Cómo evitar que fallen los programas de reducción de

costos usando el costeo basado en actividades

Muchas empresas implantan programas de reducción de costos basados en medidas que lejos de
ayudar a la organización le ocasionan problemas, dado que presentan algunas debilidades.

Fallas principales de los programas de reducción de costos basado en volúmenes

Con la finalidad de contrarrestar los problemas de liquidez y rentabilidad, y debido a la

competencia, muchas empresas implantan programas de reducción de costos basados en:

 Controles presupuestales muy estrictos.

 Restricciones en el uso de recursos
 Disminución o eliminación de posiciones staff.
 Reducción generalizada de personal .

Dichos programas presentan algunas debilidades, entre las que se pueden enumerar las que se
mencionan a continuación:

 Se impulsa muy poco la ventaja competitiva de la organización .

 Se debilitan algunos controles, lo cual provoca que los descuidos tengan un efecto
superior a la disminución de costos generada por el programa.
 Se reduce el personal de la empresa, pero no las actividades que realiza, por lo cual el
personal que permanece tiene cargas de trabajo excesivas .
 Se disminuyen los costos en forma generalizada, lo cual crea la tendencia a descuidar la
calidad de los productos , servicios y procesos

Cuando se implanta el CBA como herramienta para reducir costos, la empresa puede:

 Enfocarse en lo que causa un mayor efecto.

 Determinar las actividades que no agregan valor y los costos de calidad.
 Eliminar dichas actividades.

De esta manera se logra colocar a la entidad en una posición ventajosa, ya que le otorga una
ventaja competitiva.

La metodología que se propone para evitar que fallen los programas de reducciones de costos es
la siguiente:
PASO 1 Determinar la situación actual de la empresa con base en actividades El esquema de
costeo por actividades permite comprender el costo de las actividades que afectan en forma más
relevante los productos y procesos.

PASO 2 Determinar qué actividades no agregan valor y eliminarlas, se pueden implantar las
siguientes medidas:

 Identificar las actividades que los clientes no visualizan como un beneficio para ellos.
 Eliminar en orden de relevancia las actividades que no agregan valor .
 Hacer conocer al personal la interrelación de disminuir costos, mejorar la calidad y servir a
los clientes.
 Destacar que la calidad es la mayor prioridad.
 En muchos de los casos se busca una menor cantidad de personal pero con mayor calidad.

PASO 3 Establecer un programa de orden en la organización En el área operativa, mantener el

almacén de herramientas ordenado reduce el tiempo para localizar un artículo. En el área
administrativa es igual de importante que exista orden y limpieza, lo que implica desechar
reportes ya no aplicables, tener documentos correctamente clasificados para su rápida localización
y tener sobre el escritorio, como máximo, los asuntos del día. Este tipo de emprendimiento se
fortalece mediante la formación de grupos de mejora en las diferentes unidades que integran la
organización.

PASO 4 Establecer una cadena cliente-proveedor interna Al estudiar las demandas de cada cliente
y los productos que entregan los proveedores internos o externos a la empresa, todos los
miembros de la organización serán responsables de satisfacer con calidad las necesidades de sus
clientes y, por lo mismo, tendrán el derecho de exigir calidad a sus proveedores directos.

PASO 5 Elaborar un sistema para medir los avances Comúnmente se dice que lo que no se mide
no se mejora; por lo tanto, es necesario contar con un sistema que mida los avances del programa
de reducción de costos y que cuantifique el efecto en las cadenas de clientes y proveedores
internos. Es necesario estar conscientes de que existen medidas correctivas adecuadas para cierto
tipo de empresas; sin embargo, en otras organizaciones no sería una opción adecuada imitar las
acciones que han sido exitosas en otros ambientes, pues es posible que se requiera de una nueva
estrategia y reestructuración de acuerdo con las necesidades específicas de la organización.
 Administrar con base en actividades

Esta enfocada en la gestión y en el mejoramiento continuo de las

actividades de una organización. En este enfoque, el análisis de las
actividades es importantes para la toma de decisiones. Mediante sus
generadores de costo, el Costeo con bases de actividades ayuda a
identificar oportunidades de mejora. Las formas en que las actividades
y sus costos generadores proporcionan información indispensable
para administrar un negocio son los siguientes:

1. Indicadores de medición del costeo con base en

actividades: Los indicadores de medición del costeo por
actividades son los generadores de costo, los cuales son los que
indican por qué se realiza una actividad y cuántos recursos se
consumieron en su realización.
2. ¿Cómo administrar con base en actividades? La
administración con base en actividades tiene dos objetivos
principales:
 Incrementar el valor agregado en beneficio del cliente.
 Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor
agregado que se le proporciona al cliente.
Es importante destacar que identificar las necesidades del cliente es
un punto, pero más importante es satisfacerlas a un costo óptimo, para
lo cual se requiere:

 Eliminar las actividades que no son apreciadas por

el cliente o que no son esenciales para la marcha de
la organización.
 Seleccionar la actividad de menor precio que puede
reducir costos, siempre y cuando se relacione con
los procesos, servicios o productos.
 Reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para
desempeñar una actividad.

La administración debe tomar una decisión inteligente sobre qué hacer

con los recursos sobrantes después de eliminar actividades
innecesarias, por ejemplo:

 Utilizar la capacidad ociosa.

 Emplear los recursos en otras actividades.
 Eliminar los recursos ociosos de la compañía.
 3. Recomendaciones para que el costeo con base en
actividades sea un detonador del proceso de mejora

La razón principal del costeo por actividades es porque ayuda a la

mejora continua. Para que el CBA cumpla con su cometido se
recomienda:

 Identificar las actividades innecesarias, esto es, aquellas que no

son apreciadas por los clientes o no son esenciales para la
marcha de la organización.
 Analizar las actividades significativas, que son las que
proporcionan las más grandes oportunidades de mejora