PROYECTO SERVICIO SOCIAL

WILLIAM ORLANDO VARGAS RIVERA

INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO SAGRADO CORAZON DE JESUS

GRAMALOTE

2018
 PROYECTO SERVICIO SOCIAL

WILLIAN ORLANDO VARGAS RIVERA

PRESENTADO A: JOSE GABRIEL ALVAREZ MORON

INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO SAGRADO CORAZON DE JESUS

GRAMALOTE

2018
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………….........4

pág.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ………………………………………………….5

pág.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ……………………………………………6

pág.

3. OBJETIVOS …………………………………………………………….....................7

pág.

3.1. OBJETIVOS GENERALES ……………………………………………………...7

pág.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS …………………………………………………….7

pág.

4. JUSTIFICACIÓN …………………………………………………………………….8

pág.

5. MARCO REFERENCIAL ………………………………………………...................9 pág.

6. MARCO TEÓRICO ………………………………………………………………...10

pág.

7. MARCO LEGAL …………………………………………………………………...13 pág.

8. . MARCO METODOLÓGICO …………………………………………...................16

pág.
 10. ANTECEDENTES ……………………………………………………….................17

pág.

11. RECURSOS …………………………………………………………………………18

pág.

12. CRONOGRAMA …………………………………………………………………...19

pág.

13 ANEXOS …………………………………………………………………………….20

pág.

INTRODUCCION

El presente proyecto nació en primer lugar de la necesidad de cumplir con el servicio social

obligatorio de 80 horas, que la institución educativa Colegio Sagrado Corazón de Jesús nos exige

para graduarnos. Y por otro esta la necesidad de que el servicio social también traiga consigo

conocimientos y en este caso puntual es la de archivar documentación.

La gestión documental dentro de toda organización es de vital importancia, pues es allí donde se
consigna toda aquella información relevante tanto de la empresa como de aquellas con quienes
maneja relaciones, contratos u otro tipo de convenios o concesiones.
Por esa razón la importancia de llevar de acuerdo a la ley y las estipulaciones necesarias para el
correcto funcionamiento y uso adecuado de la gestión documental ya que esto constituye la
memoria activa de toda entidad pública o privada y por ende una mayor agilización en todo lo
que tiene que ver con los documentos allí contenidos.

Conforme al Art 6° de la resolución 4210 de 1996 donde cita: “el plan de estudios del
establecimiento educativo deberá programar una intensidad mínima de ochenta (80) horas de
prestación del servicio social estudiantil obligatorio en un proyecto pedagógico, durante el tiempo
de formación en del grado 10° y 11° de la educación media, de acuerdo con lo que establezca el
respectivo proyecto educativo institucional, atendiendo las disposiciones del Decreto 1860 de
1994 y las regulaciones de esta resolución”. Dando cumplimiento al anteriormente mencionado el
colegio ofrece a los estudiantes la posibilidad de prestar el servicio social en diferentes entidades
con el fin de contribuir a su formación social y cultural, a través de la prestación de servicios
tendientes al desarrollo de valores, especialmente la solidaridad, participación, la protección, la
conservación, la dignidad y sentido del trabajo en tiempo libre.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

En toda entidad la gestión documental juega un papel muy importante, ya que esta constituye la
memoria de toda la activa. De ahí la importancia de llevar un adecuado archivo documental de
acuerdo a las estipulaciones de ley y a las exigencias correspondientes al manejo idóneo de cada
documento, y ya que en el concejo municipal no se cuenta con una persona en cargada
específicamente para esta función; en mi caso preciso fui un apoyo para la gestión documental. Y
así contribuir a un adecuado manejo de la gestión documental.
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Falta de una persona específicamente para organizar todo lo racionado con documentación
maneja en el concejo municipal de Gramalote.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Organizar la base documental del concejo municipal de Gramalote

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Ordenar cronológicamente el archivo del concejo municipal de Gramalote.

Archivar adecuadamente los documentos que se manejan en el concejo municipal de Gramalote.

Conocer el debido proceso del archivo del concejo municipal de Gramalote

Demostrar la importancia de un buen manejo documental.

Proporcionar al concejo municipal del municipio de Gramalote un archivo ordenado

cronológicamente para su uso cotidiano.
 JUSTIFICACION

La formación y ejecución del servicio social hacen parte de la educación de los jóvenes su
importancia comprende valores como la responsabilidad, puntualidad entre otros.

Por tal razón se realizó el presente proyecto pretendemos mostrar la forma en que
desempeñaremos las labores relacionadas con la prestación del servicio social obligatorio
realizando actividades que nos permitan aplicar los conocimientos y valores adquiridos en el
proceso de formación, prestando un servicio de calidad y eficiente.

La misión de los archivos es salvaguardar la documentación y ponerla a disposición de los

usuarios. La ordenación y la descripción son procedimientos que se realizan de manera paralela y
que se conocen como procesamiento. De este modo, la ordenación y la descripción forman parte
de un proceso que hace posible la consulta de los documentos, otorga relevancia a la obtención y
preservación de los fondos y al mismo tiempo, contribuye a controlar y administrar los
documentos encargados al archivista.

MARCO REFERENCIAL

En este proyecto fue realizado por el estudiante WILLIAM ORLANDO VARGAS RIVERA con
el acompañamiento del concejo municipal de Gramalote, se realizará este proyecto con el fin de
cumplir con las horas sociales estipuladas en la Institución Educativa Colegio Sagrado Corazón
de Jesús, participarán activamente en la gestión documental en el Concejo Municipal de
Gramalote.
 MARCO TEORICO

Para el desarrollo de un sistema de gestión documental, obedece a un plan de

acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla

la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los

requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,

planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan

discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la

gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan
las políticas generales de la gestión documental en cada organización y un conjunto de

directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:

contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos

regulados, manual de funciones, tablas de retención documental y tablas de valoración

documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general. Para ello, se deberán

verificar el cumplimiento de la siguiente condición:

 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento

General de Archivos y demás normas complementarias, que garantice el

cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo,

control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos,

ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos,

adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia

de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística

dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en

la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos

relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y

comités de informática.

Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el sistema o programa

de gestión documental, con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con

los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las

que haga uso la entidad. Aquí también podemos mencionar los primeros manuales de archivística
que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística,
impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI. A su
autor, el hidalgo alemán Jacob von Rammingen, podemos considerarlo el «padre» de esta
disciplina. Fundó una tradición archivística, que en Alemania siguió viviendo durante al menos
un par de siglos. La primera teoría archivística fue formulada por él. Ver: [1]

Es en esta perspectiva que son llevados a cabo en el siglo XVIII, los primeros trabajos que
pueden considerarse relevantes en la archivística: estos consisten en mostrar los principios
directores de la clasificación de los archivos y del establecimiento de los instrumentos de
búsqueda.

La revolución francesa se hizo un principio de la accesibilidad a todos los ciudadanos franceses

de los archivos de los poderes públicos. En consecuencia una imponente red de archivos fue
engendrada, la cual necesitaba dotarse de reglas.

Es a Natalis de Wailly que se debe, en una circular enviada en 1841 por el primer ministro del
interior a los Archivos departamentales, la primera conceptualización del principio de respeto de
los fondos. En la práctica, este principio ya existía montañas, arboles, casas etc. Los componentes
móviles quieren decir los medios de locomoción, agua, nubes, fenómenos naturales etc. y los
componentes vivos son los seres humanos y animales. La fotografía es indiscutiblemente un
soporte documental de gran importancia ya que en ella podemos encontrar grandes factores que
no percibimos en otros documentos, también podemos decir que se debe ser cuidadoso ya que las
fotografías como cualquier documento pueden ser distorsionadas o manipuladas en interés
políticos, sociales o culturales. La fotografía nos permite detectar diferentes factores del entorno,
un soporte fotográfico aparte de conservar la memoria de un acontecimiento también lleva
consigo información desde el contexto histórico ya que las imágenes describen aspectos que se
pueden pasar por alto cuando no se tienen en cuenta este tipo de soportes. Por último, queda decir
que la fotografía es sumamente importante en cualquier investigación histórica ya que permite
recrear hechos pasados cuando no hay suficiente documentación lado y lado, no solamente en
Francia. Este principio del respeto de los fondos, que impone tratar los documentos en función de
su origen y no de su sujeto, es uno de los conceptos de base de la disciplina archivística.

La constitución de los fondos de archivos de otra parte y de su utilización para probar los
derechos y concurrir a la administración y luego como fuente de la historia es a partir del siglo
XIX, el gran sujeto de reflexión y de inquietud de los archivistas.
El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los documentos pasen de
manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las instituciones
de archivos donde deben ser conservados.

MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar
el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la
educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas
del proceso de creación de la identidad nacional. Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo
General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades
de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Artículo 21. Programas de
Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Decreto 2364 de 2012. Por medio del
cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan
otras disposiciones. Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales
para la integración de la planeación y la gestión. Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen
los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se
reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la
Red Nacional de Archivos. Decreto 103 de 2015. Por medio del cual se reglamenta parcialmente
la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 07 de 1994. Reglamento General de
Archivos. Acuerdo 027 de 2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994. Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a
tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular 02
de 2010. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de Gestión Documental
ORFEO. Circular 04 de 2010. Expedida por COINFO estándares mínimos en procesos de
administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Circular 02 de 2012.
Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. Circular 01 de 2014.
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el
Decreto 1515 de 2013.

Es importante señalar que hablar de normatividad en relación con el archivo, es remitirse

necesariamente al conocimiento del marco dentro del cual ésta se expide y se debe cumplir, por
ello se ha dispuesto un módulo dedicado a tal fin. A continuación, se presenta una síntesis de
algunos aspectos relevantes para la fundamentación básica de la Administración Documental. Al
entrar a definir cualquier tipo de reglamentación que afecte los procedimientos relacionados con
la administración de los documentos de archivo, es fundamental partir del marco legal, general y
específico vigente. El marco legal puede definirse como el conjunto de normas jurídicas dentro
del cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos. Las normas jurídicas fueron creadas
por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la
sociedad. La normatividad archivística jurídica comprende el conjunto de normas que regulan la
gestión y todo el ciclo de los archivos. Estas normas marco, en su gran mayoría, definen y
establecen los alcances y usos de los documentos, el modo y tiempo de conservación, así como
las series documentales de carácter histórico que deben ser transferidas a los archivos históricos.
Por ello, ninguna determinación podrá ser tomada sin consultar estas normas. En Colombia, la
normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en normas de carácter variado o
múltiple, que de una u otra manera tienen que ver con los documentos, sin embargo, el Archivo
General de la Nación como ente rector de las políticas archivísticas en Colombia, ha hecho una
compilación de los más importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos. La
legislación colombiana relacionada con los archivos, los documentos y el acceso a la información
se encuentra enmarcada por la Constitución Nacional de 1991(es el punto de partida). Varios de
sus artículos directa o indirectamente hacen mención a estos temas, en particular al que tiene que
ver con el acceso a los documentos. Se destacan los siguientes: Artículo 15. Derecho a la
intimidad personal, familiar y al buen nombre. Artículo 20. Derecho a la información. Artículo
23. Derecho de petición. Artículo 67. Acceso al conocimiento y a la educación. Artículo 70.
Acceso a la cultura. Artículo 72. Patrimonio cultural de la nación. Artículo 74. Acceso a los
documentos públicos. Artículo 78. Regula el control de calidad de la información brindada a la
comunidad. Otros aspectos de la legislación colombiana en esta materia se hayan contemplados
particularmente en la Ley 80 de 1989, mediante la cuál se creó el Archivo General de la Nación,
y se estructuró un marco para la ley reglamentaria y ordenación de los archivos públicos de
Colombia, con miras a la preservación del patrimonio histórico. En julio de 2000 fue promulgada
la Ley 594 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”. Igualmente, aunque un poco dispersas, existen una variedad de normas y
reglamentaciones en Leyes, Decretos y Códigos que reglamentan el manejo, conservación y
acceso a la información contenida en los documentos de archivo, dentro de las cuales se destacan
las siguientes: Código de Procedimiento Civil: Artículo 251. Definición de documento. Artículo
252. Documento auténtico. Artículo 253. Aportación de documentos. Artículo 254. Valor
probatorio de las copias. Artículo 255. Cotejo de documentos. Artículo 256. Copias registradas.
Artículo 261. Documentos rotos o alterados. Artículo 269. Instrumentos sin firma. Artículo 276.
Reconocimiento implícito. Código Contencioso Administrativo: Artículo 12. Acceso de los
ciudadanos a los documentos. Artículo 13. Reserva legal. Artículo 17. Acceso a los documentos
públicos. Código Penal: Artículo 154. Revelación de secreto. Artículo 218. Falsedad material de
empleado oficial en documentos público. Artículo 219. Falsedad ideológica en documento
público. Artículo 220. Falsedad material de particular en documento público. Artículo 221.
Falsedad en documento privado. Artículo 222. Uso de documento público falso. Artículo 223.
Destrucción, supresión y ocultación de documentos. Modificado Ley 43/82. Artículo 224.
Destrucción, supresión y ocultación de documento privado. Artículo 275. Obligación de entregar
los documentos. Código de Comercio: Artículo 44. Certificación del contenido de documentos
registrados. Artículo 251. Comprobantes. Artículos 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y
destrucción de libros y papeles del comerciante.

MARCO METODOLOGICO

La metodología que se ejecutó, se llevó a cabo en horas de la tarde en días aleatorios. El trabajo
realizado dependerá de los documentos que haya que archivar y realizar el debido proceso para su
foliación y posterior archivo.
Para ayudar a cumplir con estos tres principios fundamentales y facilitar el cumplimiento de las
funciones que tiene asignadas los archivos de oficina o unidades administrativas ofrecemos una
serie de recomendaciones básicas:

 Casi todos los documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un expediente
administrativo, entendido como conjunto ordenado de documentos generados por una unidad
(productor) en la resolución administrativa de un asunto.

 Todos los documentos y expedientes que se hayan generado de esta manera, deben formar
parte de una misma serie documental, entendida como conjunto de expedientes generados por
una unidad productora resultados de una misma gestión, actividad o procedimiento.

 Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente organizado mediante la

formación de expediente y series documentales, de acuerdo a criterios archivísticos para
garantizar una gestión rápida y eficaz durante el periodo inicial en el que los expedientes se
tramitan y custodian.

 Esta organización debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de
expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignada la oficina productora.

 Es aconsejable que en cada Sección/Unidad administrativa haya un responsable de su archivo

de gestión que a su vez sea el punto de conexión entre la unidad administrativa y el Archivo.

 El primer paso a seguir en la organización del archivo de oficina será identificar y separar los
documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trámite administrativo y
que si son considerados documentos de archivo.

ANTECEDENTES

A lo largo del tiempo se ha venido evidenciando que en el concejo del municipio de Gramalote
necesitan personas para la archivación, ya que no había quien hiciera esta labor porque solo se
cuenta en esta área con la secretaria del concejo.
Las estudiantes del grado 11° como tienen que cumplir un total de 80 horas de servicio social
exigidas por la institución optarán por asistir al concejo del municipio de Gramalote para que así
el concejo tenga el archivo ordenado cronológicamente.

El servicio social estudiantil es un componente curricular exigido para la formación integral de

las estudiantes que contribuye a la construcción de su identidad cultural, nacional, regional y
local.

RECURSOS

Los recursos que se utilizaron en la ejecución fueron:

RECURSOS ADMINISTRATIVOS.
Se realizó por parte del ponente del proyecto.
RECURSOS HUMANOS.
Los participantes fueron principalmente los integrantes de la institución; WILLIAM
ORLANDO VARGAS RIVERA.
RECURSOS INSTITUCIONALES.
Se cuenta con la ayuda del concejo municipal de Gramalote.
RECURSOS FÍSICOS.
Instalaciones de la alcaldía donde sesiona el concejo.

CRONOGRAMA
 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Semana

actividad

Recopilar X
información

foliar X X X X X X X

Organizar X X X X X X X X X X
documentos
en orden
cronológico

Archivar X X X X X X X X X X
documentos

Entrega del X
archivo al
concejo de
Gramalote.

Colaboración X X X X X X X X X X
en la
actividad del
día del
campesino