ALUMNA:

Salvatierra Escobal Yuliana

CURSO:

Técnica Secretarial

DOCENTE:

María Magdalena Jiménez

PIURA – 2020
1. ¿Como debe organizarse la oficina?

Las oficinas se caracterizan por tratarse de esos lugares que están especialmente
dirigidos al trabajo, e independientemente de si la labor realizada en ellas es de tipo
técnica o creativa, siempre debe proporcionar a los trabajadores las condiciones
adecuadas con el fin de que puedan llevar a cabo sus tareas de forma cómoda y con
mayor facilidad, permitiendo así que expresen plenamente la capacidad de gestión y
creativa que poseen.
Las oficinas deben ser espacios atractivos, cómodos, tranquilos y prácticos dónde
nos sintamos a gusto para poder hacer nuestra labor apropiadamente. Las oficinas
deben de tener estas características de organización siempre :

 Limpiar la oficina
 Determinar áreas de trabajo
 Encontrar una etiquetadora apropiada
 Organizar los cajones
 Revisar el sistema de archivos
 Limpiar el escritorio
 Bandejas de archivos independientes
 Carpeta de proyectos
 Establecer fechas para deshacerse de documentos innecesarios
2. ¿De qué manera se organiza un viaje?

Gestionar los viajes del directivo ha sido, desde siempre, una de las tareas más
usuales de la posición de una secretaria de dirección. En ocasiones, incluso, se le
pide que organice los desplazamientos de toda un área o departamento.
En grandes empresas, estos servicios los realizan agentes externos. Estos
profesionales son especialistas en buscar las mejores opciones para viajar y
dependiendo del número de personas que viajes y su frecuencia, realizan una
excelente gestión. Pero también es cierto que, a pesar de este buen servicio, la
secretaria debe supervisar todo el proceso ya que su objetivo es conseguir la mayor
confortabilidad y productividad en el viaje, y poder asegurar ambas cosas a su
directivo.
En otras empresas será no obstante la propia secretaria quien tenga que encargarse
de todo el proceso, actuando verdaderamente como una travel manager. Aunque
hasta hace algunos años esta figura no existía, muchas empresas apuestan por la
gestión profesional de los viajes, ya que es una importante partida de gasto que hay
que controlar y sobre todo, rentabilizar al máximo. Para ser una eficiente travel
manager la secretaria o la asistente a la dirección debe adquirir una serie de
conocimientos profesionales, que normalmente ha tenido que suplir con la
experiencia, pues no olvidemos que en la mayoría de situaciones tendrá que
organizar recursos, manejar presupuestos y en ocasiones, incluso, gestionar un
equipo.
 Como secretaria que organiza el viaje tendrá que tratar de un lado con el/los
viajeros y de otro, con los proveedores, por lo que debe aplicar siempre habilidades
de interrelación socio profesional y tener ciertos conocimientos o dotes para
negociar, no sólo en temas de precio, sino en otros muchos, que vendrán dados por
las preferencias de viaje del directivo, las circunstancias propias de cada compañía,
etc.
Para empezar a planificar un viaje deberá tener en cuenta
fundamentalmente estas variables:

Presupuesto con el que contamos

¿Quién viaja?
¿Con qué motivo? (objetivos)
¿Cuándo? (fechas)
¿A dónde? (destino)

Su valor añadido en el puesto de travel manager en la empresa es el conocimiento

que tiene de la persona que viaja, de sus preferencias, su carácter incluso, para
poder determinar qué opciones son las más adecuadas para garantizar un viaje
confortable y que cumpla sus objetivos. También conoce a la perfección la política
y tradición de la propia empresa, lo que no siempre se consigue acudiendo a un
externo.

Es fundamental preparar bien el dossier de viaje con aquellos datos que pueden

servirle en cualquier circunstancia adversa o imprevista (gestión sanitaria si viaja a
otro país, pérdida de vuelos, derechos de los viajes, cómo y cuándo realizar
determinado trámite y ante qué organismo en el país de destino) o incluso de las
particularidades culturales que pueden darse viajando a un país o cultura distinto.
Esto también es parte del trabajo de una asistente a la dirección y puede sumarlo al
proceso de gestión en sí del desplazamiento.

Pero sin duda, hay una parte más técnica que conoce el profesional que realiza esta
función en una agencia de viajes, que puede aportar también a la secretaria un valor
adicional. Dominar las condiciones de la contratación de un servicio, identificar y
poder gestionar los seguros de viaje, médicos y de automóviles, documentación
necesaria, medios de locomoción y reserva de transportes, medios de cobro y pago,
etc, pueden ayudarle a mejorar dicha gestión y actuar como un travel manager
profesional.

3. ¿Explique de qué manera la secretaria debe manejar el tiempo?

La habilidad que más nos interesa desarrollar en el ámbito de una secretaria actual
es saber organizar, planificar y gestionar de forma eficiente el trabajo y el tiempo.
Planificar es una herramienta tan esencial que si nos limitamos a planificar de
memoria corremos el riesgo de recordar las cosas, si, pero fuera de tiempo o de
contexto, sin contar con la posibilidad de no recordarlas en absoluto.
En cuanto al tiempo se debe partir de la premisa de que la gestión del tiempo tiene
que ver con hábitos, comportamientos y actitudes personales, y además de:
Una misma: aquí se incluyen todos aquellos hábitos que congestionan la
administración del propio tiempo.

De los demás: en el sentido de que mucho de nuestro trabajo depende del trabajo de
otras personas, con lo cual una buena gestión del tiempo se convierte en una
cuestión de conjunto, de departamento, etc.
De los medios de los que disponemos y de la formación que tenemos: la falta de
medios, de métodos de trabajo, de estructura, puede convertirse en una dificultad
muy importante en el momento de administrar nuestro tiempo.
 Planificar tiempo y tareas se ha de convertir en un trabajo diario, y lo que debemos
tener en cuenta en todo momento es:
Determinar ¿qué es lo urgente? Es decir cuales son esas tareas que no se pueden
dejar para más tarde, o que han de hacerse en un momento específico; porque has
acordado hacerlo con otras personas, porque se trata de un asunto inesperado que
requiere una rápida solución, porque hay una razón de tiempo para esa tarea, etc.
Hay que tener en cuenta el hecho de que una tarea sea urgente, no significa que sea
automáticamente la más importante.
Determinar ¿qué es lo importante? Son las tareas que tú y tu equipo de trabajo
habéis determinado como importante para mantener el orden diario en vuestro
trabajo, pero que pueden ser postergadas en caso de que se presentara un trabajo
urgente.
Una tarea importante sería por ejemplo la actividad de recoger, registrar y archivar
el correo diario.
Tener en cuenta los imprevistos, se trata de todo aquello que puede ocurrir que
altera tu plan de trabajo diario, por eso en el momento de planificar es básico dejar
colchones de tiempo suficientes para hacer frente a imprevistos, de tal forma que
nuestra planificación sea flexible, no sólo para que todo este terminado a su tiempo,
sino para poder ser modificado en caso de que así lo exijan las circunstancias.

4.- como debe ser la vestimenta de la secretaria

Vestir bien es una forma de comunicación, que indica nuestra

forma de ser, en lo que trabajamos y hasta el estado de ánimo.

1.- Lo primero que deben hacer es saber combinar la ropa, me

refiero a colores, la ocasión y sobre todo si les queda bien.
El hecho de que las prendas de vestir sean de marca, no quiere
decir que les queden bien, por eso digo de la moda lo que te
acomoda.
2.- Deben esmerarse en seleccionar los accesorios, en mí opinión menos, es más,
siempre lo sencillo es elegante y discreto.
3.- Recuerda siempre vestir según la hora, hay que tener en cuenta si son reuniones
de trabajo, sociales, cocteles u otra ocasión.
4.- Mírense en el espejo y jamás salgan sin hacerlo, siempre deben afinar esos
pequeños detalles.
5.- Debo mencionar algo importantísimo y es el hecho de estar cómoda con lo que
luces y saber llevarlo con elegancia.
No dejen de asesorarse con alguien más que las pueda ayudar y como les dije antes
la comodidad y el saber llevar las prendas son muy importantes, además de lo que
les queda bien para cada ocasión.

* Código de vestimenta corporativa. Debe vestir de acuerdo a las políticas de la

empresa.
* Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas,
pantalón, blusa y falda. No debe utilizar piezas extravagantes ni festivas, ya
que caería en lo vulgar. Su vestido a de ser formal. Casi siempre con tela fina,
evitando jeans y ropas muy estampadas.
* Telas lavables, suaves y sin arrugas. La ropa debe estar planchada ser una
tela flexible y duradera.
* Combinación de zapatos y carteras. La combinación es la clave para el buen
vestir. La secretaria debe saber combinar su ropa con los zapatos y la cartera
para así destacar aún más su personalidad.
* Colores básicos. Debe llevar colores básicos, nada de tonos chillones ni
atrevidos. Los zapatos por ejemplo, siempre deben ser colores oscuros, nada de
brillos ni medias de colores.
* Coordinación de accesorios. Los accesorios deben ser sencillos y delicados,
tampoco pueden tener exceso de brillo ni ser muy grandes, las secretarias no
deben llevar más de una pulsera y un reloj, juego de aretes y collar muy
sencillo.