30/08/2013

Como o Translation Office 3000 mudou a minha vida - parte 1

INTRODUÇÃO E IMPRESSÕES GERAIS

Um dos meus maiores desafios profissionais sempre foi organizar o aspecto administrativo e
financeiro do trabalho. Quando comecei a trabalhar como tradutora autônoma, fazia cópias de
uma planilha em branco que preenchia manualmente com os dados básicos do trabalho,
incluindo uma coluna para o ok da entrega e o ok do pagamento. Mais tarde, passei a trabalhar
em parceria com uma colega, ter clientes internacionais e receber pagamentos em três países
diferentes. Aí entrou o Excel. Montei uma planilha bonitinha, coloridinha, que foi crescendo, se
tornando mais complexa, ganhando mais e mais abas.

Embora conceitualmente fosse boa, tinha alguns problemas. Mais de uma vez fiz uma
modificação específica para um mês e esqueci de desfazer no mês seguinte, passando para a
frente uma fórmula ou cálculo errados. Sempre descobri esses tropeços a tempo, mas custaram
muitas horas de angústia e páginas e páginas de anotações tentando entender onde estava o
erro. Outro problema da minha super planilha de Excel é que ela funcionava muito bem para o
controle do andamento dos projetos, mas nunca consegui encontrar um jeito prático e preciso
de controlar a situação das cobranças e pagamentos. E isso foi um sofrimento durante muito
tempo.

Da primeira vez que ouvi falar sobre o Translation Office 3000, não fiquei muito animada. Vários
colegas diziam que já tinham “tentado” usar o programa, mas que era difícil de entender, pouco
intuitivo, muito complicado, cheio de coisas desnecessárias. Não me pareceu tão interessante,
mas comecei a prestar atenção às conversas sobre o peso das tarefas administrativas. O papo era
unânime: não existe nenhum programa realmente bom. O TO3000, se não fosse complicado, se
não fosse difícil, se não fosse, se não fosse.

De repente, em meio a um período de muitíssimo trabalho — com um novo cliente grande e

vários novos clientes médios e pequenos —, meu marido me perguntou quanto eu tinha para
receber e quando. Passei três dias fazendo listas, abrindo minhas planilhas mensais no Excel,
criando novas planilhas, fazendo cálculos, anotando em calendários, fazendo mais listas... e não
conseguia dar uma resposta concreta. Não sei se tinha chegado a perder as rédeas da coisa, mas
estava segurando pela pontinha. Talvez no 4° dia eu conseguisse chegar a um número exato,
definitivo e indiscutível. Mas três, quatro dias, só para saber quanto tinha para receber era tempo
demais. Não estava nem fazendo notas e faturas, estava só tentando me entender no meio das
minhas colunas e filas coloridas.

No dia 1° de maio baixei o trial do TO3000 e comecei a colocar os trabalhos dos dois principais
clientes ali. Estamos a meados de agosto e minha vida profissional é outra.

É verdade que a navegabilidade do programa não é das melhores. A sequência das ações poderia
ser mais lógica e direta. Essa desvantagem explica os três meses que levei para conhecer o
programa e passar a depender dele para administrar meu trabalho. Decidi escrever este artigo
porque sei que vários colegas podem se beneficiar incrivelmente do programa e não é preciso
que cada um perca três meses se eu acabo de passar por isso. Então aqui vou explicar o que eu
já descobri e como estou usando o programa. Outros usuários já terão descoberto mais coisas
que eu, ou outras formas de aproveitar os recursos do TO3000 (como usar o modo Projects, que
não uso), mas eu vou contar aqui o que eu estou fazendo e que está dando resultados muito
bons.
IMPORTANTE: Tenho a versão 10, Professional Edition. Se você já comprou a licença Starter ou
Standard, não vai poder usar algumas das funções aqui descritas. (Veja a comparação aqui.) Se
você for baixar o trial, poderá experimentar o Advanced Edition, que tem ainda mais funções do
que o Professional.

Revisão JAN2016:
Atualizei para a versão 11, mas as diferenças são poucas.

O QUE É E O QUE NÃO É

O TO3000 não mexe com memórias, glossários, nada relacionado à atividade de traduzir. O foco
é administrativo, centralizando o controle de todo o processo. Na minha opinião, estas são
principais vantagens que ele oferece:

Visualização da fila de trabalhos. Os trabalhos pendentes aparecem graficamente representados

em um calendário.

Fácil geração de documentos como orçamentos ou faturas. Com todos os dados do cliente já
armazenados e modelos personalizados, o tempo necessário para montar uma proposta ou uma
fatura é irrisório.

Administração da política de preços. Os preços podem ser padronizados para cada tipo de
serviço, ou por cada cliente, ajudando muito na hora de montar um orçamento.

Controle dos invoices enviados e pagamentos recebidos. É muito fácil consultar os invoices que
já foram enviados, os que é preciso enviar, os pagamentos já recebidos e os que ainda devem
entrar.

... E UM DIA EU ENTENDI

Praticamente todos os comentários que ouvi até hoje sobre o TO3000 batem na mesma tecla: o
programa é difícil de entender. É, eu também achava. Mas enquanto fui montando este texto,
percebi uma coisa — muito óbvia, você verá — que foi reveladora. A lógica do programa é
simples: tudo o que está no menu superior, em cada uma das guias, se refere ao cliente que você
selecionou na guia Main. O menu vertical à esquerda repete o mesmo menu, mas reunindo dados
de todos os clientes. É uma coisa ridícula, mas o design da tela parecia muito mais sem pé nem
cabeça antes de eu entender isso. Menu vertical, dados gerais. Menu horizontal, dados por
cliente.

Dentro do programa temos três tipos de funções (embora elas não estejam agrupadas nem sigam
esta ordem): relacionamento com o cliente (dados de contato, tabela de preços, formas de
pagamento, outras informações), controle do fluxo de trabalho (lista de trabalhos, calendário de
entregas) e controle financeiro (invoices, pagamentos, balanços, relatórios de resultados).

As funções de relacionamento com o cliente (esses nomes eu estou inventando agora, não
procure no programa) são seções que você preenche uma vez e esquece. O controle de fluxo de
trabalho é o que você vai preenchendo e atualizando (marcando como entregue, por exemplo)
ao longo do mês. E os controles financeiros você faz com alguns cliques quando chega a hora.

É ou não é uma belezinha?