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DES BIENS
IMMOBILISÉS
Guide pratique
Guide pratique des immobilisations - GVP/DF - 1
Ce guide a pour but d’apporter aux gestionnaires, administrateurs et chercheurs les informations utiles à
la détermination, l’évaluation et le suivi des biens qui seront inscrits à l’actif du bilan de l’établissement.
Ces investissements, destinés à servir de façon durable à l'activité ou à la mission de l'établissement, font
l’objet d’un traitement précis tout au long de la durée d’utilisation depuis leur réception et mise en
service (départ des amortissements) jusqu’à leur sortie de l’actif.
- « Métier » : en présentant le périmètre, les règles et les traitements comptables relatifs à ces
biens mais également les méthodes d’évaluation, de contrôle et de recensement physique.
Des fiches pratiques seront annexées à certains de ces chapitres.
Enfin, un glossaire est présenté en fin de guide afin d’appréhender les principaux termes propres aux
« immobilisations ».
INSTRUCTION CODIFICATRICE
N° 02-038-M91 du 30 avril 2002 Article L3212-2
RÉGLEMENTATION FINANCIÈRE ET
COMPTABLE DES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS Article L3211-18
NATIONAUX À CARACTÈRE ADMINISTRATIF
Article L70
ANALYSE
Article L77
Tome 3 - Volumes 1 et 2 "Comptabilité" : 1ère mise à
jour
Date d’application : 01/01/2002 Article A114
Quels sont les niveaux d’intervention dans la gestion des biens immobilises ? 11
Le niveau local
Le niveau régional
Le niveau central
Quels est le rôle des différents acteurs intervenant dans la gestion des biens
immobilisés ? 12
Gestionnaire/ordonnateur
Le Chargé d’inventaire
Le Gestionnaire des biens
La Cellule Gestion et Valorisation du Patrimoine
Comptable
Agent comptable secondaire
Agent comptable principal
Généralités
Détermination de la valeur du bien
Les immobilisations acquises à titre onéreux par l’établissement
Les acquisitions d’immobilisations avec reprise de matériel
Les immobilisations produites par l’établissement
Les immobilisations acquises à titre gratuit
Les travaux d’entretien et de réparation
Les immobilisations affectées ou remises en dotation par l’état
Constatation de la dépréciation
Variation des provisions
Procédure d’enregistrement des provisions
PHYSIQUEMENT :
Annexes
Transactions utilisées dans SORGHO
La nouvelle comptabilité de l’Etat mise en œuvre dans le cadre de la loi organique relative aux lois des
finances (LOLF), établit, entre autres, une nouvelle définition des actifs, des amortissements et des
dépréciations. Elle détermine de nouvelles règles de comptabilisation et d’évaluation et permet une
meilleure connaissance du patrimoine de l’établissement.
1 - La nouvelle définition des actifs introduit la notion de contrôle de la ressource qui ne s’entend
pas exclusivement au sens juridique du terme (la propriété). L’établissement doit s’assurer qu’il
bénéficiera des « avantages économiques futurs correspondants *», au sens flux de trésorerie ou
potentiel de services.
Un actif devra être comptabilisé par « composants » si des éléments, identifiés dès l’entrée de
l’actif, ont des utilisations différentes. Ces éléments auront un plan d’amortissement propre.
2 – La nouvelle définition des amortissements se réfère à la notion d’utilisation et non pas à des
usages pratiques généralement admis. Une modification de l’utilisation pourra entrainer une
révision du plan d’amortissement.
3 – A chaque clôture de l’exercice, l’établissement appréciera pour chaque actif s’il existe un indice
quelconque montrant une perte de valeur et éventuellement comptabilisera cette dépréciation.
La mise en place d’un suivi physique et régulier du patrimoine mobilier et immobilier de l’IRD permettra,
outre le rapprochement avec les écritures comptables et donc la fiabilisation des données figurant au bilan,
d’avoir la connaissance en temps réel de la localisation précise et l’état de chaque bien et de répondre aux
exigences des bailleurs de la recherche.
* Dans le cas d’un EPST on fera référence à la notion de « potentiel de services attendus ».
Un Chargé d’inventaire, désigné par le responsable de la structure, suit les biens utilisés par la
structure dont il dépend.
Le second niveau (régional) qui est en fait le « niveau de gestion administrative et comptable » et qui
concerne
- la Direction des affaires générales (DAG) pour les biens des différents services ou départements
du siège
- un centre ou une représentation pour leurs propres biens et ceux des unités de recherche ou autres
services leur étant rattachés.
Un gestionnaire des biens nommé par le responsable de l’entité assure la gestion administrative des
biens des différentes structures utilisatrices. Il assiste le chargé d’inventaire.
- Il est à noter que les tâches de gestionnaire des biens ou de Chargé d’inventaire peuvent être
exercées, par exception, par le même agent au niveau d’un centre, d’une régie ou du siège. En
pareil cas, le dispositif de contrôle interne permettra de s’assurer de la fiabilité et de l’intégrité
des données enregistrées.
La cellule « Gestion et Valorisation du Patrimoine (GVP) de la Direction des finances dans laquelle
seront centralisées toutes les opérations de gestion des biens.
LE GESTIONNAIRE/ORDONNATEUR
- Maitrise les données de gestion nécessaires au suivi de l’inventaire des biens de sa structure
d’affectation
- Identifie les biens ayant été acquis avec des subventions d’équipement, en partenariat ou en
copropriété
- Connait tout ce qui caractérise un bien physiquement (désignation exacte, localisation
géographique…) et permet de l’inscrire à l’inventaire.
- S’assure de la bonne tenue du registre interne de l’inventaire
- Réalise le recensement physique des biens. Dans le cas de grosse structure, organise et pilote
l’équipe de comptage.
- Informe sur le niveau d’entretien et d’utilisation des biens par rapport aux besoins du service (en
relation avec les utilisateurs)
- S’assure du respect de la réglementation concernant tout évènement concernant le bien (mutation,
mise à disposition, cession, mise au rebut, vol, départ d’un chercheur …)
- Lorsqu’une immobilisation est en cours de construction, il suit son évolution et informe le
gestionnaire des biens de la fin des travaux et de la mise en service.
- Est l’interlocuteur des services et directions du siège, des centres et des régies
- Contrôle les actions des gestionnaires des biens concernant l’ensemble des enregistrements des biens
- S’assure du pilotage et de la cohérence du recensement physique
- S’assure de la bonne application des règles comptables
- Enregistre les transferts entre unités.
L’ACS est chargé du suivi des immobilisations enregistrées dans sa comptabilité pour l’année en cours.
Il vérifie l’exactitude des informations portées sur les fiches d’immobilisation et de la cohérence entre les
comptes de la balance et le total des biens inscrits à l’inventaire.
Il suit les Opérations en cours non terminées à la fin de l’exercice qui sont à justifier à la clôture des
comptes.
Après liquidation des factures et prise en charge des mandats sur les comptes de classe 2 par les Agents
comptables secondaires, les mandatements ainsi que les fiches d’immobilisation sont remontées
périodiquement dans les écritures de l’Agent comptable principal en vue de leur centralisation et
consolidation. A cette occasion, un nouveau numéro d’immobilisation est affecté aux biens.
Les mandats relatifs à des « immobilisations en cours » non terminées dans l’exercice ne sont remontés
chez l’ACP qu’en fin d’année et sont redescendues dès ouverture de l’exercice suivant..
Patrimoine IRD
NIVEAU CENTRAL
ACS DF (GVP) ACP
NIVEAU REGIONAL
(Administratif)
Centres
Représentations
Services du siège Gestionnaire des biens Gestionnaire des biens Gestionnaire des biens
Centre Siège Réprésentation
NIVEAU LOCAL
(Physique)
Unités Chargé Chargé Chargé Chargé Chargé Chargé Chargé Chargé
Représentations d'inventaire d'inventaire d'inventaire d'inventaire d'inventaire d'inventaire d'inventaire d'inventaire
Services du siège Unité X Centre Unité Y DSI SAS Unité Y Unité Z Représentation
Centres
- les immobilisations incorporelles sont des éléments sans consistance matérielle physique et leur valeur
repose plutôt sur un droit juridique tel que frais de recherche et développement, brevets ou marques,
licences, logiciels…
- les immobilisations corporelles qui se retrouvent physiquement dans l'établissement tels que terrains,
constructions et agencements, installations et matériels techniques ou scientifiques, matériel de
transport…
Ce guide concerne les immobilisations incorporelles et corporelles qui sont des investissements
destinés à servir de façon durable à l'activité ou à la mission de l'établissement, à remplacer le matériel
défaillant, à améliorer les conditions de travail ou de sécurité, à augmenter la valeur ou la durée de vie
d’un bien …
Il peut être un objet, une machine, un dispositif formé d'un assemblage de pièces destiné à
produire un certain résultat sans que cet appareil soit solidaire d'autre chose ou un ensemble
complet, fonctionnel et autonome, constitué par une réunion d'éléments qui concourent à la
formation d'un tout pour effectuer une fonction déterminée en toute indépendance
Un élément qui ne permet pas de remplir une fonction en toute autonomie doit être associé à
d'autres éléments pour parvenir à exercer son rôle (immobilisation subsidiaire)
Une pièce détachée, partie constitutive d'un appareil ou d'un élément qui peut être acquise
isolément n'est pas inventoriable.
Tous les biens ne sont pas concernés par l’immobilisation. Les critères cumulatifs pour enregistrer une
dépense en achat d’équipement inscrit à l’actif du bilan sont les suivants :
Le bien doit être destiné à servir de façon durable (non fongible) à l’activité de l’établissement. Il
ne se consomme pas au premier usage et est destiné à être utilisé « au-delà de l’exercice en
cours » soit une durée supérieure à 12 mois.
Le bien doit être contrôlé par l’établissement. La notion de propriété n’étant plus le seul élément
déterminant pour définir un actif, l’établissement doit maitriser techniquement le bien à savoir :
Prendre en charge les frais d’entretien ou assumer la responsabilité en cas de dommage à autrui
renforcent le caractère contrôlé du bien mais leur absence ne remet pas en cause le contrôle par
l’établissement dans la mesure où le contrôle porte sur les avantages économiques ou le potentiel
de services procurés par le bien.
A l’inverse, un bien dont l’établissement a la propriété mais pas le contrôle car confié à un
tiers doit être exclu de l’actif du bilan. Ce bien sera inscrit au bilan de l’organisme ayant le
contrôle du bien.
La valeur du bien doit être supérieure ou égale à 750 € HT (seuil IRD). Dans les cas listés dans
les paragraphes ci-dessous, nous aborderons les différentes méthodes d’évaluation des biens.
La détermination d’un bien se fait par appareil ou mobilier indépendant ou pour un ensemble
complet.
Ils sont généralement amortissables (sauf terrains) sur une durée déterminée (fiscalement ou en raison de
leur durée d’utilisation).
Dans le cas d’un EPST on fera principalement référence à la notion de « potentiel de services
attendus ».
VALEUR DU BIEN
> 750 €
OUI NON
OUI NON
Equipement Fonctionnement
Classe 2 Classe 6
STATUT
Propriété de Propriété de Bail
CONTRÔLE
DU BIEN OUI OUI NON OUI NON
Guide pratique des immobilisations - GVP/DF - 19
COMPTABLE
- le prix d'achat
- les frais liés à l’achat (droits de douane, TVA non récupérable, frais de transport...)
- les frais directement liés à la mise en place et en état de fonctionner du bien
-
Les travaux d’entretien et de réparation de ces équipements constituent en règle générale des dépenses de
fonctionnement qui seront comptabilisées en classe 6, leur but étant de maintenir un équipement en l’état
de façon à permettre la poursuite de son utilisation normale jusqu’à la fin de la période d’amortissement.
En revanche, les dépenses ayant pour effet d’augmenter la valeur et la durée de vie de l’équipement ou
sans en augmenter la durée de vie, de permettre une diminution de ses coûts d’utilisation seront
comptabilisées en classe 2. On parlera de valorisation du bien.
Dans le cas d’un achat avec reprise de matériel, on distingue deux opérations bien distinctes :
- l’achat d’un bien qui doit être entré à l’inventaire pour sa valeur brute (avant reprise)
- la vente d’un bien qui doit être sorti de l’inventaire. Son prix de cession correspondant à la valeur
de reprise
Ces opérations ne doivent pas être contractées budgétairement. Un titre de recette doit être émis pour le
montant de la reprise.
L’avis de France domaine doit être requis dans le cas où le montant de la reprise est inférieur à la valeur
vénale du bien.
Ces biens acquis sans aucune contrepartie présente ou future sont comptabilisés pour leur valeur vénale.
C’est le montant qui pourrait être obtenu, à la date de clôture, de la vente du bien lors d’une transaction
conclue à des conditions normales de marché.
L'Etat met des biens à la disposition des EPST afin de leur confier des moyens propres pour mener les
missions du service dont ils sont responsables. S'agissant d'immeubles, cette attribution revêt la forme
d'une affectation lorsqu'elle donne lieu à versement d'une indemnité, ou d'une dotation lorsque la mise à
disposition est gratuite. Ni l'affectation, ni la dotation n'ont pour effet de transférer la propriété de
l'immeuble qui conserve son caractère domanial, mais elles ont celui de lui en confier le contrôle, et à ce
titre de constituer un élément de leur actif dont les services du Domaine sont en mesure d’estimer la
valeur.
Ces biens figureront pour la valeur indiquée par les services du Domaine au crédit du compte 1021 pour
une dotation ou 1027 pour une affectation avec en contrepartie le débit des comptes 21xxx. (cette valeur
pourra être actualisée).
Une immobilisation corporelle peut être acquise par voie d’échange avec une autre immobilisation ou un
autre actif. Leur coût sera alors évalué à la valeur du marché et un ajustement de trésorerie pourra avoir
lieu.
Les biens non fongibles dont la valeur est supérieure au seuil de 750 € HT sont inventoriables et
« immobilisables ».
Les biens d’une valeur supérieure à 750 € HT qui auront une durée de vie relativement courte du
fait de leur fragilité (ex : matériel en verre), de leur constitution de petits éléments ou présentant
une partie consommable progressivement ne seront pas comptabilisés en classe 2 mais en charges
de fonctionnement (classe 6)
Exemples :
Les biens non fongibles dont la valeur est inférieure au seuil de 750 € HT sont inventoriables
selon les instructions de l’ordonnateur mais non «immobilisables »
Demande d'achat
Bon de commande
Réception - Service
fait
Fonctionnement
fonctionnement fonctionnement équipement valorisation du
inventorié* fonctionnement
bien (classe 2)
N° inventaire interne
Liquidation facture
* cf page 43
** cf page 33
Le financement du bien a un impact sur la notion de propriété du bien (notion juridique) et non pas sur la
notion de contrôle (notion d’utilisation).
RAPPEL : Un matériel qui est la propriété de l’IRD mais qui n’est pas sous son
contrôle car l’utilisation, et le bénéfice des avantages économiques ou le potentiel de service
incombent à un autre organisme, ne sera pas enregistré à son actif.
A l’inverse, si toutes ces conditions sont remplies par l’IRD mais qu’il n’est pas propriétaire du bien
il l’inscrira à son actif.
Origines du financement
Propriété du bien.
En fonction de la nature du financement ou de la convention signée entre les différents partenaires, l’IRD
pourra être propriétaire, copropriétaire ou ne pas être propriétaire du tout.
L’IRD tout en étant le seul propriétaire du bien peut ne pas être le seul utilisateur
Les financeurs autres que l’IRD versent une subvention et ne sont pas propriétaires du bien.
Toutefois, ces subventions peuvent être versées sous conditions. Elles seront déterminées lors de
la signature de la convention.
Des contraintes liées au transfert ou l’aliénation du bien peuvent exister si elles ont été prévues
lors de la signature d’une convention.
• L'IRD reçoit les quotes-parts des autres organismes financeurs et paye le fournisseur.
Toutefois, seul l’organisme qui aura le contrôle du bien, l’inscrira à l’actif de son bilan pour sa
valeur totale.
Le principe et la désignation cet organisme devront figurer dans la convention (cf. modèle type
DAJ)
L’IRD ne budgète pas les quotes-parts des autres financeurs, aucun titre de recette n’est émis. La
recette est encaissée sur un compte de classe 4 tenu par le Comptable. Lors du paiement global de
la facture, l’Ordonnateur émet un mandat pour la part incombant à l’IRD et un Ordre de paiement
pour celle des autres financeurs.
L’IRD mandatera la quote-part transmise à l’organisme qui prendra en charge le paiement. Il sera
propriétaire pour la part qu’il a financée.
En aucun cas
Un fournisseur ne doit émettre une facture à l’attention de chaque financeur à hauteur de sa participation.
Un découpage de l’opération est contraire au code des Marchés Publics.
Une convention de cofinancement sera préalablement établie entre les partenaires comprenant :
Quelle que soit la nature juridique du bien, l’IRD l’inscrira à son bilan pour sa totalité.
Une fiche d’immobilisation sera créée. Dans la rubrique « texte » seront renseignées toutes les
informations susceptibles d’avoir un impact sur la gestion du bien
- copropriété
- échéances
- contraintes diverses ….
Les subventions d'équipement dont bénéficie l'établissement pour acquérir ou créer des
immobilisations sont inscrites au compte 131.
Ces subventions sont amorties au même rythme que l’immobilisation dont il a permis
l’acquisition. Il est donc impératif d’identifier les éléments d’actif concernés par ces
financements. L’amortissement est comptabilisé au débit du compte 139.
Dons
Selon l'article16 du décret n°85-924 du 30 août 1985 modifié, c'est le conseil d'administration qui
autorise l'acceptation de dons et de legs.
Le directeur de l’unité bénéficiant du don doit adresser à la cellule GVP (DF) et au service
juridique aux fins de présentation au CA un courrier indiquant
- le détail du bien
- la valeur vénale du bien
- l’utilité du bien au sein de l’unité
- avoir les crédits suffisants pour assurer les frais de fonctionnement et de maintenance
S'il s'agit d'une donation à titre définitif, sans obligation et sans condition, concernant un bien
matériel durable qui a un caractère d'immobilisation (véhicule, matériel, mobilier…), ce bien
sera enregistré à l'actif du bilan (dans les comptes d'immobilisation) pour sa valeur vénale (avec
pour contrepartie le crédit du compte 1025).
Subvention versée par l’IRD à un autre organisme pour l’acquisition d’un bien
L’établissement peut participer à l’acquisition d’un bien par un versement sous forme de subvention.
Celui-ci sera imputé dans un compte de charge (classe 6). L’établissement ne sera pas propriétaire du bien
et celui-ci ne sera pas inscrit dans l’inventaire. Une participation à l’entretien et à la maintenance du bien
n’est possible que si elle est déterminée lors de la signature d’une convention.
Dans le cadre d’une convention, l’IRD peut recevoir des crédits lui permettant d’acquérir des biens pour
le compte d’un autre organisme.
Règle
La comptabilisation d’une immobilisation corporelle par composants devient la règle si, dès
l’acquisition ou la production de celle-ci, il est possible d’identifier de façon bien distincte les éléments :
Toutefois, afin d’éviter les excès dans le processus de décomposition, l’approche par composants sera
limitée aux éléments d’une certaine taille :
La durée de vie du composant doit être d’au moins 80 % de celle de l’immobilisation concernée. Si sa
durée de vie ne dépasse pas les 12 mois le composant ne peut être isolé.
Cette méthode est irréversible et doit être effectuée en une fois au titre d’un exercice.
Cela concerne les éléments principaux d’une immobilisation destinés à être remplacés à intervalles
réguliers avant la fin de l’utilisation de l’immobilisation et qui nécessiteront l’utilisation de taux ou de
modes d’amortissement propres.
Le remplacement d’un composant sera comptabilisé comme étant une acquisition d’actif séparé. Le
composant remplacé sera sorti de l’actif et comptabilisé en charge pour sa valeur nette comptable
(compte 675)
Les dépenses de gros entretien ou de grandes révisions (programmes pluriannuels) ont pour objet de
vérifier le bon état de fonctionnement des installations et d’y apporter un entretien sans en prolonger la
durée de vie.
Ces dépenses faisant l’objet de programmes pluriannuels peuvent être comptabilisées sous forme de
provisions ou dès l’acquisition comme un composant distinct de l’immobilisation.
Exemple : visites de conformité…
Chaque catégorie permet une distinction des immobilisations à l’intérieur des comptes de bilan en tenant
compte du tableau d’amortissement (mode et durée) et va générer les écritures automatiques
d’amortissement.
Exemple de comptabilisation :
Dans le cas où la TVA n’est pas déductible (ex véhicule de tourisme) l’immobilisation est enregistrée
pour sa valeur TTC.
Les avances et acomptes versés pour l'acquisition sont enregistrés dans un compte 237 ou 238 selon le
cas.
Les immobilisations en cours résultant de travaux confiés à des tiers sont comptabilisés dans des comptes
23 " Immobilisations en cours " qui ont pour objet de faire apparaître la valeur des immobilisations non
terminées à la clôture de l’exercice.
Les différentes factures et débits divers sont comptabilisés au fur et à mesure dans le compte 23, la TVA
étant récupérée selon les dispositions règlementaires et ce, jusqu’à la livraison ou la réception du bien.
Dès la mise en service, le montant des coûts afférents à cette immobilisation est viré au compte
d’immobilisation concerné avec dans la mesure du possible une répartition par composants.
Il ne faut pas confondre livraison du bien et admission ou réception de l’ouvrage ou des prestations.
L’admission du bien formalisée par l’établissement d’un procès verbal consiste à reconnaître que la
matériel livré est conforme aux spécifications demandées dans le marché.
Certains des comptes listés ci-dessous qui sont les plus utilisés sont repris en annexe de façon plus
détaillée.
20 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES
205 Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, droits et valeurs similaires
21 IMMOBILISATIONS CORPORELLES
211 Terrains
212 Agencements et aménagements de terrains
213 Constructions
2131 Bâtiments
2135 Installations générales, agencements, aménagements des constructions
2138 Ouvrages d'infrastructure
2181 Installations générales, agencements, aménagements divers (dans les constructions dont l'IRD n'est
pas propriétaire)
2182 Matériel de transport
2183 Matériel de bureau et matériel informatique
2184 Mobilier
2186 Emballages récupérables
23 IMMOBILISATIONS EN COURS
2312 Terrains
2313 Constructions
2315 Installations techniques, matériel et outillage industriels
2318 Autres immobilisations corporelles
Utilisateur
Après avoir déterminé son besoin, l’utilisateur effectue, dans le respect des règles de mis en concurrence,
une demande d’achat auprès du service gestionnaire accompagnée du devis retenu, d’éventuelles pièces
justificatives (proposition de remise…) et du centre de coût ou de l’EOTP sur lequel sera imputée la
dépense.
Le service gestionnaire émettra un bon de commande qui sera adressé directement au fournisseur avec
livraison dans les locaux de l’utilisateur.
A noter : Depuis le 1er janvier 2010, les commandes inférieures à 50 000.00 € peuvent être signées par
l’unité et adressées directement au fournisseur.
Dès réception du bien (validation du service fait avec signature du bon de livraison), l’utilisateur s’assure
que le bien correspond bien à sa demande et effectue la mise en service.
IMPORTANT : Le bien doit être répertorié par le Responsable de l’inventaire dans un fichier central
(intranet de la DF). Ce numéro d’inventaire sera reporté sur une étiquette apposée sur le bien et
IMPERATIVEMENT communiqué au service gestionnaire lors de la transmission du service fait pour
être renseigné sur la fiche d’immobilisation créée dans sorgho.
Ce numéro sera rappelé à chaque mouvement affectant le bien, permettant ainsi de suivre son évolution
historique.
Service Gestionnaire
Le service gestionnaire :
Le processus de l’entrée d’un bien dans l’établissement est décrit dans la documentation SORGHO
disponible sur l’intranet de la DF
Service comptable
Une fois la fiche d’immobilisation créée, la livraison du bien effectuée, la facture reçue et liquidée, le
mandat est transmis à l’Agent comptable qui doit passer les écritures comptables de prise en charge.
Ce sera le cas pour les dépenses d’entretien ou de réparation qui n’auront d’effet que de maintenir le
bien en état de marche, le simple remplacement ou échange standard d’un élément indispensable au
fonctionnement d’un matériel.
Elles constitueront alors des dépenses de fonctionnement et seront comptabilisées en charges
(compte classe 6)
Exemple :
- microsondes pour désintégrateurs ultrasoniques
- manodétendeur pour bouteilles
- plateaux pour agitateurs
- tiroirs pour oscilloscopes
- drives pour centrifugeuses
- tiroirs pour récipients à azote liquide
- objectifs, filtres et autres accessoires pour microscopes optiques
- disques durs et fours d’imprimantes laser
- barrettes informatiques
- cartes informatiques…
(Liste non exhaustive)
Cela concerne des dépenses qui apportent une amélioration permettant d’augmenter la valeur, la
durée de vie du bien ou de permettre une diminution des coûts d’utilisation.
Cette valorisation sera comptabilisée en investissement (compte classe 2).
Le plan d’amortissement du bien sera révisé en conséquence (valeur, durée)
(Automatique valorisation de la fiche d’inventaire dans SORGHO)
Ces éléments peuvent avoir une durée de vie ou un rythme d’amortissement différents.
Sa structure qui ne fera l’objet d’aucun remplacement durant sa durée de vie sera l’immobilisation
principale et portera le numéro 353535 – 0000
Les autres éléments, mis en service à la même date, qui ont des durées de vie différentes seront
considérés comme étant des composants et feront l’objet de fiches d’immobilisations
subsidiaires. Ils auront des plans d’amortissement qui leur seront propres.
Deux ans après la mise en service, une avancée de toiture servant d’abri pour véhicules est créée,
cette nouvelle construction fait partie intégrante de l’immeuble et doit donc y être associée. On
créera une fiche subsidiaire qui portera le numéro 353535 – 0004 et qui aura une date de mise en
service différente de l’immobilisation principale.
La valeur totale du bien sera le cumul de toutes les fiches ayant la même racine soit dans ce cas le
353535.
DOMAINE FINANCIER
L’amortissement est une technique de renouvellement des immobilisations. Son rôle est de constater en
comptabilité la dépréciation irréversible d'un actif, sa " consommation "… Il constitue une charge interne
qui a pour effet de dégager des ressources susceptibles d’être utilisées pour le financement du
renouvellement.
L’amortissement d’un bien est déterminable lorsque l’usage attendu est limité dans le temps du fait :
· de l'usure physique subie par l’usage qui est fait du bien ou par le passage du temps
· de l'évolution technique qui peut impliquer l’obsolescence du bien (nouvelles normes…)
· et, dans le cas des immobilisations incorporelles, de règles juridiques (durée de protection légale ou
contractuelle).
Ces critères ne sont pas exhaustifs. D'autres critères peuvent également être pris en compte. Dans ce cas,
l’utilisation la plus courte sera retenue pour définir la période d’amortissement du bien.
Périmètre de l’amortissement
De façon générale, un actif n'est amortissable que si son usage est limité dans le temps. C'est le cas, entre
autre, des constructions, des installations techniques, du matériel et de l'outillage industriels, du mobilier,
du matériel de bureau, du matériel informatique et des logiciels.
Si une immobilisation a une durée d'utilisation indéterminable, elle n'est pas amortissable, les terrains, par
exemple, ne se déprécient pas par l'usage et le temps.
Les immobilisations en cours ne peuvent pas faire l’objet d’un amortissement. Celui-ci ne peut débuter
qu’à partir de la mise en service du bien, donc de leur transfert dans un compte 20 ou 21.
Méthode d’amortissement
Le mode d’amortissement utilisé à l’IRD est l’amortissement linéaire (ou constant). Le bien est amorti sur
sa durée probable d’utilisation par annuités constantes.
L'amortissement est pratiqué à partir de la mise en service des constructions et matériels. Il doit donc être
fait application du prorata temporis apprécié en jours pour la première année.
La dépréciation constatée au cours d'un exercice sur les actifs immobilisés (amortissement) figure dans le
tableau de synthèse du bilan, ainsi que leur valeur nette comptable (valeur d'acquisition diminuée des
amortissements cumulés).
Les immobilisations, même amorties, restent à l'actif du bilan jusqu'à leur cession ou leur mise au rebut.
Traduction budgétaire
Au début de l'exercice, les crédits budgétaires sont ouverts sur les comptes de dotations aux
amortissements intéressés de la section de fonctionnement (compte 68) et la prévision de recette
correspondante est inscrite au compte d'amortissement (comptes 280 et 281).
A la fin de l'exercice, pour les biens dont la charge de renouvellement incombe à l’établissement,
l'ordonnateur émet :
- un mandat pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le montant des amortissements
calculés au titre de l'exercice ;
- un ordre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le même montant.
Traduction comptable
Dans le cas d’un financement par subvention d’investissement (région, commune, département…)
l’amortissement concernant la quote-part de la subvention affectée au matériel devra être neutralisé.
Traduction budgétaire
Inscription des crédits budgétaires nécessaires à la section des opérations en capital au compte
d'amortissement des subventions (139).
- d'un mandat pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable), pour le montant de la quote-part de la
subvention d'investissement virée au compte de résultat, imputé au compte d'amortissement des
subventions (139) ;
- d'un ordre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable), pour le même montant,
imputé au compte de produits intéressé.
Traduction comptable
Ces modifications et régularisations seront effectuées par les services du siège (DF/ADP)
Constatation de la dépréciation
Si l’on veut faire apparaître au bilan la valeur réelle du patrimoine de l’établissement, il convient de
calculer et de comptabiliser la dépréciation des immobilisations.
La provision pour dépréciation d’un actif est la constatation que sa valeur actuelle* est devenue
notablement inférieure à sa valeur nette comptable.
Elle doit être appréciée à chaque clôture des comptes. Les règles retenues lors de la constatation de la
première dépréciation de l’actif doivent être appliquées lors des évaluations postérieures.
Les actifs dont l’utilisation est limitée dans le temps - immeubles, installations, machines, licence de
fabrication, frais de recherche, etc. - se déprécient, c’est-à-dire perdent de la valeur, pour différentes
raisons
Les terrains ne peuvent donner lieu à un amortissement. Toutefois, dans la mesure où un terrain fait
l'objet d'une dépréciation effective par suite de circonstances particulières (modifications des plans
d'urbanisme …), il peut être tenu compte de cette dépréciation qui doit alors être constatée par voie de
provision.
A la différence des amortissements, les provisions n'ont pas un caractère irréversible. Les comptes
correspondants doivent donc faire l'objet d'un ajustement à la fin de chaque exercice afin de constater soit
:
- l'augmentation ou la diminution de l'amoindrissement déjà comptabilisé ;
- la survenance d'une perte définitive ;
- la disparition du risque d'amoindrissement.
S'il s'agit d'une augmentation de l'amoindrissement, il convient de suivre la même procédure que pour la
constitution des provisions.
Dans les autres cas, il convient de procéder à une reprise totale ou partielle de la provision selon la
procédure décrite ci-après.
*La valeur actuelle étant la valeur la plus élevée de la valeur vénale ou de la valeur d’usage.
Cette dernière est retenue lorsque la valeur vénale ne peut pas être déterminée
Traduction budgétaire
Au début de l'exercice, les crédits budgétaires sont ouverts sur les comptes de dotations aux provisions de
la section de fonctionnement (compte 68) et la prévision de recette correspondante est inscrite sur le
compte de provision correspondant.
- un mandat pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le montant des provisions
constituées ;
- un ordre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent comptable) pour le même montant.
Traduction comptable
Ces modifications et régularisations seront effectuées par les services du siège (DF/ADP)
Les biens étant centralisés au niveau du siège, aucune sortie d’actif n’est effectuée.
Le plan d’amortissement est repris en l’état et se poursuit jusqu’au terme de l’échéancier initial.
Ce transfert peut être effectué à titre gratuit ou à titre onéreux (par transfert de crédits généralement).
PROCEDURE :
La structure d’origine :
1. La demande doit être établie par le responsable des biens au sein de l’unité ou du service de la
structure d’origine du bien à l’aide de l’imprimé (annexe 7).
2. Elle doit faire mention des conditions de transfert du matériel (transport, coût…)
3. Elle doit être adressée :
- à la structure d’accueil pour accord du transfert.
- Le cas échéant, au titulaire du contrat de recherche qui a financé l’achat pour information
- au gestionnaire des biens pour information
La structure d’accueil :
- à la cellule GVP (siège) pour régularisation dans SORGHO. Une nouvelle fiche immo
sera créée en en précisant l’origine du bien (code émetteur = structure d’origine) et en
mentionnant le numéro d’immobilisation d’origine de façon à rapatrier toutes les
informations comptables (cf. fiche procédure sorgho).
Un bien affecté dans une structure de l’IRD peut être appelé à être mis à la disposition d’un organisme
extérieur en France ou à l’étranger.
Cette situation ne peut être établie que sur la base d’une convention de mise à disposition ou d’une
convention de coopération.
La demande de mise à disposition peut-être consécutive au départ d’un chercheur ou d’une équipe vers
une structure extérieure à l’IRD, à une collaboration scientifique ou s’opérer dans le cadre d’une
fermeture d’unité ou d’un changement d’affectation.
Elle devra être faite à l’aide de l’imprime (annexe 3) par le responsable de l’unité et transmise au chargé
d’inventaire de la structure administrative dont il dépend qui le transmettra à son tour à la cellule GVP/DF
accompagnée de la convention de mise à disposition.
Cette convention établie soit par le chargé d’inventaire soit par la DF (modèle DAJ) sera cosignée par les
différentes parties (ordonnateur pour les établissements publics) et éventuellement par le titulaire du
contrat qui a financé l’achat.
Devront y figurer tous les renseignements concernant le bien, la durée de la mise à disposition,
l’utilisation, les modalités de prise en charge des frais inhérents à son déplacement, la responsabilité de
son entretien, son retour dans une structure IRD…
Il y sera joint, le cas échéant, le contrat de coopération qui en est le support juridique.
Tout matériel mis à disposition reste la propriété de l’IRD et ne peut subir d’affectation (vente,
déplacement, don, destruction…) sans son autorisation.
Les biens mis à disposition restent à l’inventaire de l’établissement et sont donc suivis par le siège (cellule
GVP/DF).
En l’absence de convention, une subvention (sur décision du Président) peut être proposée à une structure
extérieure pour l’acquisition d’un bien.
Le gestionnaire des biens devra indiquer sur la fiche « immobilisation » dans la zone texte, le plus
d’informations possibles permettant de localiser le bien. (cf. procédures sorgho)
La remise d’un bien à titre définitif ne peut être réalisée par voie de convention de mise à
disposition.
Tous les biens destinés à rester durablement (durée de vie supérieure à un exercice comptable et
budgétaire = 12 mois) sous la même forme dans l’établissement doivent figurer à l’inventaire. Cela
concerne les biens de toutes natures, corporels ou incorporels, meubles ou immeubles, affectés à
l’établissement ou acquis par lui.
Toutefois, l'article 36 du décret du 14 janvier 1994 précise que cet inventaire doit distinguer les biens
propres de l'établissement de ceux qui sont affectés ou mis à sa disposition ;
Par dérogation, les biens dont la valeur est inférieure à 750 € quelle que soit leur durée de vie seront
imputés en charge. Leur inventaire se fera par la tenue d’un fichier excel.
Ne seront immobilisés, c'est-à-dire comptabilisés en classe 2 que les biens dont la valeur est supérieure à
750 €. L’inventaire de ces biens se fait par l’enrichissement de fiches « immo » dans Sorgho qui font état
de tous les éléments indispensables à son identification, sa localisation ou son coût.
Ordonnateur :
C’est l’ordonnateur qui a la responsabilité de tenir à jour la liste exhaustive d’identification des biens
figurant à l’inventaire. Celle-ci lui permet de valider l’inventaire comptable.
Comptable :
Pour cela, il doit s’assurer de la bonne imputation des biens dans sa comptabilité et de la concordance
entre l’inventaire de l’ordonnateur et les fichiers comptables. Il doit procéder aux ajustements nécessaires
(réforme, transfert…) afin de produire un compte financier annuel donnant une image fidèle du
patrimoine de l’institut. (cf. art 27 de la loi organique relative aux lois des finances (LOLF) disposant que
les comptes doivent être « réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine et de la situation
financière » de l’état).
En résumé :
Suivre les immobilisations incombe, de manière conjointe, à l’ordonnateur chargé plus spécifiquement du
recensement des biens et de leur identification et au comptable, chargé de leur enregistrement et de leur
suivi à l’actif du bilan. L’état des immobilisations est de la compétence exclusive de l’ordonnateur et
l’état de l’actif, de celle du comptable. Ces deux états doivent en toute logique coïncider, ce qui exige un
système cohérent d’échange d’informations entre les services de l’ordonnateur et ceux du comptable,
aboutissant à un ajustement régulier des deux documents.
L’opération est initiée et coordonnée par la cellule GVP de la direction des finances :
- Détermination de la période à laquelle aura lieu l’inventaire physique
- Inventaire exhaustif ou pas
- Détermination de seuils.
- Modalités de restitution des états…
Ces biens feront l’objet d’une demande de sortie d’inventaire à l’aide d’un imprimé type par le Chargé
d’inventaire qui sera adressée au gestionnaire des biens
L’IRD ne peut céder que les biens lui appartenant en totalité. Si un matériel a été acquis en commun
avec un autre organisme, la vente ne peut être effectuée qu’avec l’accord écrit du copropriétaire. Le
produit de cette cession sera partagé au prorata du financement apporté par chaque partenaire.
Toute décision de cession ou de réforme d’un bien faisant partie de l’état de l’actif de l’établissement
(inscrit en dépense d’investissement en classe 2 lors de son acquisition, soumis à amortissement ou non,
totalement amorti ou non, neutralisé ou non) doit faire l’objet d’une demande auprès de la structure
administrative dont l’unité ou le service dépend et être transmise au pôle Gestion et valorisation du
patrimoine de la Direction des Finances
En application des dispositions de l’article L70 du code des domaines, les objets mobiliers et les
matériels dont l’établissement n’a plus l’emploi, doivent être remis au service du domaine du pays, seul
compétent pour procéder à la vente soit :
La zone de compétence des Commissariats aux ventes est fonction du lieu de stockage des biens à
réformer. (Liste des Commissariats aux ventes en métropole)
Cela implique qu’aucun de ces matériels ne peut être donné à titre gratuit (sauf dispositions de l’article
L.3212-2 du CG3P) même s’il est devenu inutile pour l’établissement.
1 - Les matériels informatiques réformés acquis depuis plus de 5 ans et totalement amortis et dont la
valeur unitaire n’excède pas 300 € peuvent être sans avis des services des Domaines et sous conditions :
- Cédés gratuitement à des associations
- Cédés gratuitement au personnel de l’établissement
- Retraités par des prestataires agréés.
-
Dans ce cas une attestation devra être remplie (annexe 6) et adressée à la cellule GVP
a – Bien acquis sur contrat géré par l’IRD dont il est prévu qu’il soit remis au partenaire. Dans ce
cas, la convention de recherche doit stipuler que le bien est acquis pour le compte du partenaire et sera
comptabilisé en classe 6 (fonctionnement)
b – La convention ne prévoit pas la remise du bien au partenaire et fera l’objet d’un avenant.
Le bien comptabilisé en classe 2 (équipement) fera l’objet d’une sortie de l’actif.
Toutes les recettes qu’elles soient réalisées en métropole, en Corse, dans les ROM-COM ou à
l’étranger, issues d’une vente mobilière doivent être transférées au Comptable Supérieur des Domaines
(CSDom). Il est seul habilité à imputer le produit de la vente (par adjudication ou cession amiable) en
comptabilité de l’état.
L’agent du service local du domaine chargé des ventes mobilières (ou un agent délégué par l’ambassadeur
ou le consul général) est donc habilité par le CSDom à réceptionner les fonds issus des cessions qu’il
réalise et à les déposer auprès du service de la comptabilité de la Trésorerie Générale.
La DNID n’a pas en charge les cessions avec les Etats étrangers, cette mission revenant au Ministère du
budget, des comptes publics et de la fonction publique par l’entremise des services de Trésorerie.
Cas particuliers :
1. Le responsable de biens qui souhaite aliéner du matériel dont il n’a plus l’usage ou qui est
obsolète ou hors service, adresse une demande à l’aide d’un imprimé (annexe 1) au gestionnaire
des biens de la structure administrative dont il dépend.
3. Après décision de la commission, le dossier doit être adressé à la direction des finances (pôle
Gestion et valorisation du Patrimoine) pour information.
Pour la métropole il est recommandé de faire cette demande via le portail extranet de la DNID
Manuel d’utilisation
http://extranet.ventes-domaniales.fr/manuel_utilisation/Manuel_utilisateurEXTRANET_27022006.pdf
et
extranet DNID
7. Si la vente n’aboutit pas, une autorisation de destruction sera adressée par le service des
Domaines au service livrancier
8. Lorsque la vente est conclue, le service des Domaines adresse au service livrancier les pièces
justificatives mentionnant :
9. Le gestionnaire des biens modifie la fiche « immobilisation » dans sorgho qui passera du statut
« Présent » à « Réformé » et édite le Procès verbal de réforme et le certificat de radiation de
l’inventaire (cf. manuel utilisation sorgho)
10. Après signature, le gestionnaire des biens adresse alors à la Cellule GVP de la Direction des
finances en trois exemplaires :
11. Après s’être assurée de l’exactitude des informations renseignées dans sorgho et de la conformité
du dossier, la Cellule GVP transmet un exemplaire du dossier complet à l’ACP
12. – Dans le cas où des biens ne seraient pas amortis il sera émis, sous contrôle de la cellule GVP, et
pour le montant de la valeur résiduelle des biens :
13. – Le Bureau des Recettes émettra un titre de recette pour le montant du produit de la vente.
14. L’ACP effectuera la sortie comptable du bien via sorgho (cf. manuel utilisation sorgho) et prendra
en charge les mandats et titres de recettes émis par la DF.
Si le paiement n’est pas effectué, la recette divisionnaire des services fiscaux prononce la résolution de la
vente et le service livrancier peut alors soit trouver un nouvel acquéreur, en vue d’une nouvelle cession
amiable, soit demander au service des domaines de procéder à une vente aux enchères publiques.
L’acquéreur dispose de 20 jours pour retirer son bien auprès du service livrancier, muni de son titre
d’autorisation d’enlèvement. Le cas de non retrait dans les délais entraîne la résolution de la vente et la
conservation de l’acompte réglé en salle.
Il est à noter que le bien est vendu sans garantie de la part de l’IRD, l’acheteur étant réputé avoir vu le
bien et avoir pris connaissance de son état avant l’achat.
Les modalités de consultation des lots sont indiquées dans l’annonce de la vente.
En l'espèce, les opérations comptables peuvent précéder les opérations budgétaires. Par ailleurs, ne sont
pas retracés les mouvements affectant le compte de disponibilités.
Opérations comptables
L'agent comptable constate la sortie du bien du patrimoine de l'établissement par les écritures suivantes :
- pour le montant des amortissements constatés : Débit subdivision intéressée du compte 28
par crédit du compte d'immobilisation intéressé (opération comptable d'ordre) ;
- pour la valeur nette comptable de l'immobilisation : Débit 675 "Valeur comptable des éléments
d'actif cédés" par crédit du compte d'immobilisation intéressé.
Par ailleurs, il constate le produit de la cession par un débit au compte "Créances sur cessions
d'immobilisations" et un crédit au compte 775 "Produits des cessions d'éléments d'actif".
Enfin, il demande l'émission des ordres de recettes et des ordres de dépenses correspondants qui seront
émis par la direction des finances.
Traduction budgétaire
L'ordonnateur émet :
- pour le montant du produit de la cession : un titre de recette imputé sur le compte 775 ;
- pour la valeur nette comptable : un titre de recette pour ordre (à l'ordre de l'agent
comptable), imputé sur le compte d'immobilisation concerné ;
- pour la valeur nette comptable : un ordre de dépense pour ordre (à l'ordre de l'agent
comptable), imputé sur le compte 675
Le taux de la taxe forfaitaire devant couvrir les frais engagés et à verser par l’acquéreur est de 6% en cas
de cession amiable. (cf. A 114).
1. Le chargé de l’inventaire qui souhaite réformer du matériel qui est hors service, adresse une
demande à l’aide d’un imprimé (annexe 1) au gestionnaire des biens de la structure
administrative dont il dépend.
3. Cette commission, composée de trois personnes qui sont généralement le Directeur du centre,
l’administrateur ou le représentant, le régisseur, le responsable du pôle maintenance et travaux…
devra statuer.
4. Après accord de la commission, une demande de remise de matériel aux domaines pour
destruction sera établie (annexe 2) et transmis au service des domaines en précisant les motifs de
cette demande : matériel hors d’usage, détérioré…
Dans la mesure où il ne fait aucun doute qu’il s’agit d’un vol ou de dégradations, il est nécessaire de :
3. Prévenir les services d’administration du siège, les autorités scientifiques et éventuellement les
tutelles (UMR…)
4. Adresser au gestionnaire des biens une demande de sortie de bien accompagnée de la liste
détaillée des biens concernés où seront mentionnés les numéros d’inventaire, la description et
l’année d’acquisition des biens … et du PV de dépôt de plainte
- modifie le statut du bien dans sorgho qui passera de « Présent » à « Réformé » (cf. procédure
sorgho)
Cette procédure est à appliquer dans le cas où les locaux n’appartiennent pas à l’IRD et dans lesquels des
aménagements ont été effectués et comptabilisés à l’actif du bilan (classe 2).
Le gestionnaire des biens, informé de la libération des locaux par les équipes IRD, établira la liste des
aménagements solidaires du bâtiment.
- modifie le statut des biens dans sorgho qui passera de « Présent » à « Réformé » (cf. procédure
sorgho)
Par restitution à l’organisme d’origine dans le cas de bien reçus en dotation ou affectation.
Sortie d’un ensemble de biens d’une valeur n’excédant pas 115 € (n° 1965 I.9644 du 17 décembre
1965)
Dans un but de simplification, une ancienne pratique de France Domaine permet la cession amiable de
biens dont la valeur vénale* n’excède pas 115 € sans en référer à leurs services. Pour cette appréciation, il
convient de considérer la valeur de l’ensemble des matériels de même nature, entreposés dans un même
lieu et non le prix de chaque cession isolément.
Il s’agit là d’une ancienne pratique des Domaines qui ne fait l’objet d’aucune codification.
Afin de faciliter les justifications lors de contrôles et afin de disposer de pièces irréfragables, il est
toutefois conseillé d’utiliser les services de France Domaine.
* La valeur vénale d’un bien est le prix présumé qu’accepterait d’en donner un acquéreur éventuel dans
l’état et le lieu où se trouve le bien. Montant net des coûts de sortie.
Demande d'achat
Bon de commande
N° inventaire interne
Mandatement facture/enregistrement
comptable
Sortie du bien
Demande d'accord du siège co signée Décision de la commission de réforme Décision de la commission de réforme Demande d'accord du siège co signée
par structure de sortie et d'accueil par structure de sortie et d'accueil
Création d'une fiche immo pour la Transmission du dossier pour accord Transmission du dossier pour accord
structure d'accueil et mise en vente au service des au service des domaines ou à son
domaines ou à son représentant représentant (ambassade)
(ambassade)
Après liquidation des factures et prise en charge des mandats sur les comptes de classe 2 par les Agents
comptables secondaires, les mandatements ainsi que les fiches d’immobilisation sont remontées
périodiquement dans les écritures de l’Agent comptable principal en vue de leur centralisation et
consolidation.
A cette occasion, un nouveau numéro (centralisé) est affecté à chaque bien remonté.
Les mandats émis sur des opérations en cours (imputation sur les c/ 23xxx «IEC / immobilisation en
cours ») et non terminées au 31/12/N, sont remontés uniquement en fin d’année. Les ACS doivent joindre
aux documents de fin d’année à transmettre à l’ACP un tableau des opérations en cours (c/23xxx)
cohérent avec leur comptabilité (balance).
Après remontée dans les écritures de l’ACP au 31/12/N, les IEC sont immédiatement redescendues dans
les écritures des ACS au 01/01/N+1 pour y être complétées par de nouvelles écritures. Lorsque les
opérations sont terminées, l’Ordonnateur secondaire transmet à l’ACP un certificat administratif
l’informant de la fin des opérations, du montant global de la dite opération et du compte d’imputation
définitive sur lequel l’opération doit être affectée . A réception et après remontée de la fiche l’ACP passe
les opérations d’ordre nécessaires à l’imputation définitive du bien sur un compte de type 20 ou 21.
En ce qui concerne les IEC passées par l’Ordonnateur principal, la procédure est identique : lorsque les
opérations sont terminées, l’Ordonnateur principal transmet à l’ACP un certificat administratif
l’informant de la fin des opérations, du montant global de la dite opération et du compte d’imputation
définitive sur lequel l’opération doit être affectée. A réception, l’ACP passe les opérations d’ordre
nécessaires à l’imputation définitive du bien sur un compte de type 20 ou 21.
les immobilisations
Les agents comptables secondaires sont chargés du suivi des immobilisations enregistrées dans leur
comptabilité pour l’année en cours.
Au moment du visa de la facture, l’ACS vérifie que les biens sont inscrits sous la bonne imputation
comptable, puis prend en charge le mandat correspondant. Cette opération affecte définitivement en
classe 2 le montant de la dépense. En cas d’IEC, celle-ci est inscrite sur un compte de type 23. Cela
nécessitera une régularisation comptable ultérieure, lors de son imputation sur une rubrique comptable
définitive (voir ci-dessus).
L'agent comptable secondaire remontent périodiquement les immobilisations dans les écritures de l’ACP,
à l’exception des opérations sur c/ 23xxx qui sont elles-mêmes transmises en fin d’année. Cette opération
de remontée se traduit par une mise « hors service » du bien dans Sorgho sous le N° d’inventaire initial et
par une entrée sous le nouveau N° d’inventaire attribué dans la comptabilité de l’ACP.
Lors du visa des factures, l’ACS vérifie les informations portées sur les fiches d’immobilisations et
demandent le cas échéant (avant prise en charge des mandats) au service Ordonnateur la correction des
fiches incomplètes ou ayant des informations erronées. Ce contrôle est important dans la mesure où la
réussite des remontées périodiques repose sur la qualité des données saisies sur ces fiches.
Cette vérification s’effectue dans Sorgho via la transaction AS03. Les informations à contrôler sont (voir
fiche n°3)) :
L'agent comptable principal agit en sa qualité de comptable du siège et en tant que comptable
centralisateur.
L’ACP intervient au même titre que les ACS pour les opérations du siège en matière d'enregistrement
des immobilisations (entrées et sorties, vérification des fiches immobilisation avant prise en, charge des
mandats…). Il effectue également les opérations de liquidation de l'amortissement des biens du siège et
des ACS ainsi que les contrôles périodiques de ses propres opérations.
- demander à la Direction des finances (cellule GVP, Bureau d’exécution et BRC) l'émission des
titres de recettes et mandats (opération d'ordre budgétaire) nécessaires à la comptabilisation des
amortissements et à celle des sorties lorsque cela est nécessaire.
1- Une fiche immobilisation doit être créée avant l’enregistrement de la facture par F871 ou ZMIR4
Dans le cas de facture avec « service fait » il faut créer la fiche immo dès saisie de la commande.
Elle permet de dériver sur un compte collectif fournisseur sur immobilisation et sur un compte
TVA sur immobilisation.
5 – Du fait de cette obligation SAP, nous ne pouvons pas traiter une facture avec un poste de la
classe 6 et de la classe 2 sur la même facture.
1° Les cessions de biens meubles dont la valeur n'excède pas des plafonds fixés par l'autorité désignée par
décret en Conseil d'Etat à des Etats étrangers dans le cadre d'une action de coopération ;
2° Les cessions de biens meubles dont la valeur unitaire n'excède pas un plafond fixé comme il est dit au
1° à des associations relevant de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association visées au 1 b de
l'article 238 bis du code général des impôts et dont les ressources sont affectées à des oeuvres d'assistance,
notamment à la redistribution gratuite de biens meubles aux personnes les plus défavorisées. Ces
associations ne peuvent procéder à la cession, à titre onéreux, des biens ainsi alloués à peine d'être exclues
définitivement du bénéfice des présentes mesures ;
3° Les cessions des matériels informatiques dont les services de l'Etat ou de l'un de ses établissements
publics n'ont plus l'emploi et dont la valeur unitaire n'excède pas un seuil fixé par décret aux associations
de parents d'élèves aux associations de soutien scolaire et aux associations d'étudiants. Les associations
s'engagent par écrit à n'utiliser les matériels qui leur sont cédés que pour l'objet prévu par leurs statuts, à
l'exclusion de tout autre. Elles ne peuvent procéder à la cession, à titre onéreux, des biens ainsi alloués, à
peine d'être exclues du bénéfice des présentes mesures ;
5° Les cessions des matériels informatiques et des logiciels nécessaires à leur utilisation, dont les services
de l'Etat ou de l'un de ses établissements publics n'ont plus l'emploi et dont la valeur unitaire n'excède pas
un plafond fixé par décret, aux personnels des administrations concernées ;
6° Les cessions de biens meubles, dont le ministère de la défense n'a plus l'emploi, à des associations ou
organismes agissant pour la préservation ou la mise en valeur du patrimoine militaire, ou contribuant au
renforcement du lien entre la Nation et son armée
Lorsque les produits procurés par un immeuble ne sont pas aliénés et sont conservés pour son usage par
un service de l'Etat non doté de l'autonomie financière, ce service doit verser au budget général la valeur
de ces produits.
2120.
Il en est de même en ce qui concerne les objets mobiliers et matériels sans emploi provenant des
établissements publics de l'Etat à caractère industriel ou commercial chaque fois qu'il est fait appel à la
concurrence. Ces dispositions ne sont pas applicables aux établissements publics composant le réseau des
chambres de commerce et d'industrie mentionné au titre Ier du livre VII du code de commerce pour les
biens mobiliers d'une valeur inférieure à un montant fixé par décret.
NOTA:
Ordonnance 2006-460 art. 8 I : L'abrogation des dispositions du code du domaine de l'Etat mentionnées
au I de l'article 7 ne prendra effet qu'à compter de la publication des dispositions règlementaires
correspondantes du code général de la propriété des personnes publiques.
Le taux de ce prélèvement est fixé par arrêté du ministre des finances, dans la limite de 12 p. 100 du
montant des recouvrements lorsque ceux-ci sont afférents à la gestion de patrimoines privés et de 8 p. 100
dans les autres cas.
Le produit du prélèvement est affecté, dans des proportions et conditions déterminées par arrêté du même
ministre, au remboursement des dépenses de matériel et à la rémunération des travaux supplémentaires
effectués par les personnels participant aux opérations d'administration, de vente et de recouvrement.
Article A114
Le taux de la taxe forfaitaire visée au premier alinéa de l'article A. 113 est fixé à 11 % en cas de ventes
avec publicité et concurrence et à 6 % en cas de cession amiable.
Valeur vénale d’un bien : C’est le prix présumé qu’accepterait d’en donner un acquéreur éventuel dans
l’état et le lieu où se trouve le bien. Montant net des coûts de sortie.
La valeur nette comptable est la valeur brute du bien diminuée des amortissements cumulés.
ACTIF
Un actif est un élément du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l’entité publique, c’est-
à-dire une ressource qu’elle contrôle du fait d’événements passés et dont elle attend des avantages
économiques futurs. Le contrôle desdits avantages suppose que l’entité en ait la maîtrise et qu’elle assume
tout ou partie des risques y afférents.
Ainsi, un bien est considéré comme un actif et inscrit à ce titre au bilan :
- S’il est probable que les avantages économiques futurs, et/ou le potentiel de services attendus, associés à
l’utilisation de cet actif iront à l’État ;
- Si le coût de cet actif peut être évalué de façon fiable.
ACTIFS CORPORELS
Les actifs corporels sont des actifs détenus par une entité soit pour être utilisés dans la production ou la
fourniture de biens ou de services, soit pour être loués à des tiers, soit à des fins administratives et dont on
s’attend à ce qu’ils soient utilisés sur plus d’un exercice.
INSCRIPTION D’UN ACTIF AU BILAN
Un actif est inscrit au bilan lorsque 1) il est identifiable et que son coût, ou sa valeur, peut être évalué avec
une fiabilité suffisante ; 2) il est probable que l’entité bénéficiera des avantages économiques futurs
correspondants.
ACTIF AMORTISSABLE
Un actif amortissable est un actif dont l’utilisation par l’entité est déterminable, c’est-à-dire finie et
mesurable.
UTILISATION
L’utilisation pour une entité se mesure par la consommation des avantages économiques
ou du potentiel de services attendus de l’actif.
CHARGE D’UTILISATION DU PARC IMMOBILIER NON SPÉCIFIQUE
C’est la mesure annuelle de l’utilisation du potentiel de service, calculée sur la base de la valeur de
marché, pour les biens ayant une durée d’utilisation très longue et non déterminable de manière
prévisionnelle. La technique de comptabilisation de cette charge s’assimile à de l’amortissement.
COÛT
Le coût est le montant de trésorerie ou d’équivalents de trésorerie payé ou la juste valeur
de toute autre contrepartie donnée pour acquérir un actif au moment de son acquisition ou de sa
construction.
AMORTISSEMENT
L’amortissement d’un actif est la répartition systématique de son montant amortissable en fonction de son
utilisation.
MONTANT AMORTISSABLE
C’est la valeur brute de l’actif sous déduction de sa valeur résiduelle.
VALEUR RÉSIDUELLE
C’est le montant net que l’État s’attend à obtenir pour un actif à la fin de sa durée d’utilisation après
déduction des coûts de sortie attendus.
DÉPRÉCIATION
La dépréciation d’un actif est la constatation que sa valeur actuelle est devenue inférieure à sa valeur
comptable.
Guide pratique des immobilisations - GVP/DF - 69
PERTE DE VALEUR
Excédent de la valeur comptable d’un actif sur sa valeur recouvrable (avantage économique ou potentiel
de service).
VALEUR BRUTE
La valeur brute d’un actif est sa valeur d’entrée dans le patrimoine ou sa valeur de réévaluation.
VALEUR ACTUELLE
Valeur la plus élevée de la valeur vénale ou de la valeur d’usage.
VALEUR VÉNALE
Montant qui pourrait être obtenu, à la date de clôture, de la vente d’un actif lors d’une transaction conclue
à des conditions normales de marché, net des coûts de sortie.
VALEUR D’USAGE
La valeur d’usage d’un actif est la valeur des avantages économiques futurs attendus de son utilisation et
de sa sortie. Dans la généralité des cas, elle est déterminée en fonction des flux nets de trésorerie attendus.
Si ces derniers ne sont pas pertinents pour l’entité, d’autres critères devront être retenus pour évaluer les
avantages futurs attendus (potentiel de services attendus).
VALEUR DE MARCHÉ
Montant qui serait dû pour l’acquisition (ou être obtenu de la vente) d’une immobilisation corporelle sur
un marché actif.
MARCHÉ ACTIF
Marché pour lequel les éléments négociés sur celui-ci sont homogènes et où on peut normalement trouver
à tout moment des acheteurs et des vendeurs consentants à des prix mis à la disposition du public.
JUSTE VALEUR
Montant pour lequel un actif pourrait être échangé ou un passif éteint, entre parties bien informées,
consentantes et agissant dans des conditions de concurrence normale.
CONTRAT DE LOCATION – FINANCEMENT
Il s’agit d’un contrat de location ayant pour effet de transférer au preneur la quasi-totalité des risques et
des avantages inhérents à la propriété d’un actif. Le transfert de propriété peut intervenir ou non, in fine.
� Critères de reconnaissance d’un contrat de location-financement
De façon générale, la distinction se fonde sur le degré d’imputation à l’État des risques et des avantages
inhérents à la propriété de l’actif loué.
Les risques s’analysent comme des pertes liées à l’utilisation minorée de l’actif par rapport à son potentiel
initial, son obsolescence technologique ou sa baisse de rentabilité.
Les avantages correspondent à la probabilité de rentabilité de l’actif sur sa durée de vie économique, au
gain résultant de l’augmentation de la valeur de l’actif ou de la réalisation de la valeur résiduelle.
Pour être qualifiée de contrat de location-financement, un contrat de location doit déterminer que le bien
loué relève de l’une des situations suivantes regroupées en trois types :
a) détention du bien
- Lorsque la durée du contrat est écoulée, la propriété du bien est transférée à l'État.
- La levée de l’option d’achat du bien par l’État en fin de contrat s’effectue à un prix qui doit être
suffisamment inférieur à sa juste valeur pour que, dès l’origine du contrat, la levée de l’option apparaisse
comme raisonnablement certaine.
- La nature spécifique du bien justifie son utilisation exclusive par l’État, sans recours à des modifications
substantielles.
- L’État a la faculté de renouveler le contrat dans des conditions plus avantageuses que celles prévalant
sur le marché.
b) durée de la détention du bien
- La durée du contrat couvre la majeure partie de la durée de vie économique du bien, même en l’absence
de transfert de propriété.
c) transfert des risques et avantages au preneur
- Au commencement du contrat, la valeur actuelle des paiements s’approche de la juste valeur du bien
loué.
Guide pratique des immobilisations - GVP/DF - 70
- En cas de résiliation du contrat par l’État, les pertes qui en résultent pour le bailleur sont à la charge de
l'État.
- Les gains et les pertes consécutives aux variations de la juste valeur de la valeur résiduelle reviennent à
l’État.
Le bien loué qui correspond à l’une de ces indications fait l’objet d’un contrat de location-financement et
est enregistré en immobilisation corporelle au bilan de l’État. A l’inverse, le bien fait l’objet d’un contrat
de location simple et demeure un actif corporel enregistré au bilan du bailleur.
NOTION DE CONTRÔLE
Cette notion fondée sur un critère économique du contrôle distinct du critère juridique de la propriété
consiste à inscrire à l’actif du bilan de l’État l’ensemble des biens qu’il contrôle.
Généralement organisé sous une forme juridique déterminée (droit de propriété ou droit d’usage), le
contrôle se caractérise par la maîtrise des conditions d’utilisation du bien, la maîtrise du potentiel de
services et/ou des avantages économiques dérivés de cette utilisation. Le fait que l’Etablissement supporte
les risques et charges afférents à la détention du bien renforce le caractère contrôlé du bien mais son
absence ne remet pas en cause le contrôle de l’Etablissement sur les avantages économiques ou le
potentiel de services procurés par le bien.
Unité :
Service
Désignation précise :
Motif de la demande :
Sortie d’inventaire
Cession
Cession amiable
Matériel hors service à détruire
Fait à , le
Le Responsable du bien
Annexe 2
Centre :
Unité :
Représentation :
Service
Matériel examiné :
Désignation précise :
En vue de :
Cession
Cession amiable
Matériel hors service à détruire
Fait à , le
Le directeur de centre
Centre :
Unité :
Représentation :
Service
Matériel concerné:
Désignation précise :
Etablissement bénéficiaire :
Fait à , le
Le directeur de centre
Annexe 4
Centre :
Unité :
Représentation :
Service
Désignation précise :
N° Sorgho : n° subsidiaire :
N° inventaire interne :
Année d’acquisition :
Date de réforme :
Kilométrage :
Caractéristiques :
Fait à , le
Le directeur du centre
Annexe 5
Le directeur du centre de
Certifie que le (s) matériel (s) ci-dessous, compris dans le procès-verbal ci-joint, a été rayé de
l’inventaire du centre.
Fait à , le
Le Directeur du centre
Annexe 6
Le (la) cessionnaire reconnaît avoir accepté le matériel cédé sans réserve et en l’état. Il ne peut faire
l’objet d’aucune reprise ultérieure par l’IRD pour quelque raison que ce soit (utilisation personnelle ou
professionnelle).
Fait à, le
Annexe 7
A compléter par la structure d’accueil (en adresser une copie à la structure d’origine et au
gestionnaire des biens)
Observations
N° inventaire Désignation du Nouvelle localisation
Prix d’achat (informations
interne matériel du bien
budgétaires)