Manual Del Usuario

Manual del
usuario
Sistema de identificación y clasificación
de potenciales beneficiarios para programas sociales
Grupo de Calidad de Vida

Dirección de Desarrollo Social
Departamento Nacional de Planeación
5
Bogotá, D. C. - 2002
Sisbén
Dirección: Santiago Montenegro Trujillo

Subdirección: Alejandro Gaviria Uribe
Secretaria General: María Fernanda Pérez Valencia
Dirección de Desarrollo Social: Jairo Augusto Núñez Méndez
Grupo de Calidad de Vida: Edgar Baldión Waldron
Programa Nacional de Desarrollo Humano: Alfredo Sarmiento Gómez
Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Desarrollo Social
Grupo de Calidad de Vida e Impacto de los Programas Sociales
Coordinación Nacional del Sisbén
Calle 26 No. 13-19 piso 5º
Bogotá, D. C.
Colombia
Teléfono (091) 5960300 / 5663666 Ext. 2050, 2051 o 2010
© El titular del derecho patrimonial de la presente obra es el DNP en virtud del artículo 91, ley 23 de 1982.
El DNP se reserva el derecho de transformación, y autorización para su reproducción y distribución
2 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual del Usuario
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION ................................................................................................................... 5
IMPORTANTE ................................................................................................................... 5
1. INSTALACION ................................................................................................................ 5
1.1 Requerimientos para la instalación ...................................................................... 5
1.2 Instalación por medio de CD o disquete .............................................................. 6
1.2.1 Instalación con Compact Disc ................................................................... 6
1.2.2 Instalación con disquetes .......................................................................... 9
2. INFORMACIÓN BÁSICA .............................................................................................. 13
2.1 Acceso inicial ...................................................................................................... 13
2.2 El navegador y sus opciones ............................................................................. 15
3. INGRESO DE CÓDIGOS AL SISTEMA ...................................................................... 16
3.1 Usuarios .............................................................................................................. 16
3.2 Barrios, veredas, centros poblados .................................................................... 19
3.4 Parámetros .......................................................................................................... 24
4. FICHAS ................................................................................................................. 25
4.1 Digitar ficha ......................................................................................................... 25
4.1.1 Fichas ....................................................................................................... 28
4.1.2 Hogares ................................................................................................... 31
4.1.3 Personas .................................................................................................. 32
4.1.4 Consultar .................................................................................................. 37
4.2 Malla de validación ............................................................................................. 39
4.3 Autorizar excepciones ........................................................................................ 44
4.4 Paso a histórico .................................................................................................. 45
4.5 Bajar a digitación ................................................................................................ 46
Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 3

Sisbén
Pág.
5. RESPALDO B.D. .......................................................................................................... 46
6. PROCESOS ................................................................................................................. 49
6.1 Unión de archivos ............................................................................................... 49
6.2 Cambiar contraseña ........................................................................................... 51
6.3 Inicializar archivos .............................................................................................. 52
7. RESULTADOS .............................................................................................................. 53
7.1 Consultas ............................................................................................................ 53
7.1.1 Consulta por mes ..................................................................................... 53
7.1.2 Consulta por años ................................................................................... 55
7.1.3 Consulta por nombre, documento, ficha ................................................. 56
7.2 Listados ............................................................................................................... 57
7.2.1 Listado ficha en digitación o en histórico ................................................ 57
7.3 Estadísticas ......................................................................................................... 58
7.3.1 Estadísticas estándar Cara A .................................................................. 59
7.3.2 Estadísticas estándar Cara B .................................................................. 60
7.3.3 Estadística “Tramos de ingresos” ............................................................ 62
7.3.4 Estadística “Tramos de puntaje” ............................................................. 63
7.3.5 Estadística “Tramos de edad” ............................................................................. 64
7.4 Generar archivo .................................................................................................. 65
8. CARNETIZACIÓN ........................................................................................................ 66
8.1 Imprimir un carné ................................................................................................ 66
8.2 Imprimir por rango de carnés ............................................................................. 67
8.3 Formato para carné ............................................................................................ 68
9. AYUDA ................................................................................................................. 68

Manual del Usuario
INTRODUCCION
El sistema de información Sisbén Windows 2.0 está diseñado para facilitar la captura, el
procesamiento y el análisis de la información recolectada en las fichas de clasificación
socioeconómica aplicadas en el municipio. Dicha información debe ser la base para la asig-
nación de beneficios sociales a la población con menores recursos.
El software del Sisbén Windows 2.0 fue creado en el Departamento Nacional de Planeación
por el Grupo Calidad de Vida de la Dirección de Desarrollo Social:
• El programa Sisbén.
Recopila, almacena y clasifica la información de las Fichas de Clasificación

Socioeconómica. Es decir, los datos sobre las condiciones de la vivienda y las ca-
racterísticas socioeconómicas y demográficas de la población.
Detecta errores e inconsistencias de la información.
Asigna a cada persona registrada en el Sisbén, un puntaje correspondiente a su

índice de pobreza, lo que facilita la identificación y selección de los potenciales
beneficiarios de subsidios.
Esta guía contiene las instrucciones para la instalación del software Sisbén Windows 2.0, y
para el manejo de sus características. Está diseñada para usuarios principiantes, por lo tan-
to, procura explicar en gran detalle cada acción que se puede realizar en el programa.
IMPORTANTE
Antes de instalar el software Sisbén Windows 2.0 debe cerrar todos los demás programas de
Windows.
Para instalar el software Sisbén Windows 2.0, efectúe los siguientes pasos:
1. INSTALACION
1.1 Requerimientos para la instalación
Antes de instalar software Sisbén Windows 2.0 debe leer el presente manual para que esté
preparado para realizar su instalación y se haya familiarizado con el manejo básico del siste-
ma.
A cada municipio se le entregará un Compact Disc que contiene el instalador del software
Sisbén Windows 2.0. En el caso en que no tenga un computador habilitado para reproducir
CD´s es necesario que descomprima la información en 6 disquetes. El programa está confi-
gurado para que su instalación se pueda efectuar de cualquier forma anteriormente mencio-
nada.

Sisbén
1.2 Instalación por medio de CD o disquete
1.2.1 Instalación con Compact Disc

Al ingresar la información que se encuentra dentro del Compact Disc entregado, se encon-
trará con dos carpetas llamadas “CD” y “Disquete” dependiendo del sistema de instalación
que vaya a utilizar.
Una vez haya abierto la carpeta de instalación con CD, abra la nueva carpeta llamada Disk1,
haga doble clic y diríjase a la sub carpeta SETUP que viene con el dibujo de un computador
señalado en azul en el dibujo. Haga doble clic e ingrese en dicha carpeta.
Carpeta para instalar el

programa Sisbénw2

Manual del Usuario
Cuando ingrese a la carpeta SETUP de inmediato se abrirá una nueva ventana que le indica
que el programa de instalación del software Sisbén Windows 2.0 está listo. Deje que la barra
de porcentaje llegue al 100%.
Al llegar al 100% automáticamente se abrirá la instalación del software Sisbén Windows 2.0.
Es importante que siga cuidadosamente las instrucciones de la instalación ya que de ello
depende su óptimo funcionamiento.
¡Importante! Siga las siguientes instrucciones a medida que van apareciendo las diferentes
ventanas dentro del proceso de instalación.
Al ingresar a la ventana “Tipo de Instalación” no modifique la información que viene prede-
terminada, simplemente oprima Siguiente >

Sisbén
De esta manera se activarán tres barras verticales y una horizontal que automáticamente se
cargarán. Permita que se finalice dicho proceso
Una vez termine el proceso aparecerá una ventana que indica lo siguiente:
Espere un momento mientras la ventana se desaparece.

En seguida aparecerá una nueva ventana llamada “Concluida la Instalación” que indica el
próximo paso a seguir en el proceso de instalación del software Sisbén Windows 2.0.

Manual del Usuario
En esta ventana hay dos opciones: Una de ellas es hacer clic en “Sí, iniciar el archivo del
programa” para que ingrese de una vez al programa y empiece a trabajar sobre él. La
segunda opción es oprimir Finalizar para que termine la instalación del programa.
¡Se recomienda seguir la segunda opción! Para trabajar sobre el programa vuelva a reiniciar
el computador e ingrese al programa nuevamente.
1.2.2 Instalación con disquetes

Para efectuar la instalación del software Sisbén Windows 2.0 desde disquetes, primero ha
debido descomprimir la información suministrada en el Compact Disc que se le ha entregado
previamente a cada municipio.
Una vez tenga la información del CD en los 6 disquetes, introduzca el primer disquete para
comenzar la instalación por éste medio.
¡Es recomendable marcar los disquetes con números ya que el orden en su instalación
es fundamental!
Una vez introducido el disquete, diríjase a “mi PC” donde encontrará la posibilidad de abrir
Disco de 3 ½ (A). Oprímalo y así verá la información contenida en el primer disquete, mostra-
do en el dibujo:

Sisbén
Carpeta para instalar el

programa Sisbénw2
Cuando ingrese a la carpeta SETUP de inmediato se abrirá una nueva ventana que le indica
que el programa de instalación del software Sisbén Windows 2.0 está listo. Deje que la barra
de porcentaje llegue al 100%.
Al llegar al 100% automáticamente se abrirá la instalación del software Sisbén Windows 2.0.
Es importante que siga cuidadosamente las instrucciones de la instalación ya que de ello
depende su óptimo funcionamiento.

Manual del Usuario
¡Importante! Siga las siguientes instrucciones a medida que van apareciendo las diferentes
ventanas dentro del proceso de instalación.
Al ingresar a la ventana “Tipo de Instalación” no modifique la información que viene prede-
terminada, simplemente oprima Siguiente >

Sisbén
Al oprimir Siguiente > se activará una nueva ventana para que siga el proceso de instalación del
software Sisbén Windows 2.0 con las siguientes especificaciones:
Una vez haya aparecido dicha pantalla siga los siguientes pasos:
1. Saque el disquete número 1 que se encuentra dentro de su computador.
2. Introduzca el disquete número 2 en su computador.
3. Oprima “Aceptar” en el icono que le pide el segundo disquete. De esta manera empeza-
ran a correr las barras de porcentaje.
4. Al terminar de pasar la información del segundo disquete, el computador le pedirá que
ingrese el disquete número 3 para que siga pasando la información.
5. Ingrese el tercer, cuarto y quinto disquete y siga el mismo procedimiento.
6. Al terminar de ingresar los cinco (5) disquetes, las barras de porcentajes ya han debido
llegar al 100%.
Una vez termine el proceso, aparecerá una ventana que indica lo siguiente:
Espere un momento mientras la ventana se desaparece.

Manual del Usuario
En seguida aparecerá una nueva ventana llamada “Concluida la Instalación” que indica el
próximo paso a seguir en el proceso de instalación del software Sisbén Windows 2.0.
En esta ventana hay dos opciones: Una de ellas es hacer clic en “Sí, iniciar el archivo del
programa” para que ingrese de una vez al programa y empiece a trabajar sobre él. La
segunda opción es oprimir Finalizar para que termine la instalación del programa.
¡Se recomienda seguir la segunda opción!. Para trabajar sobre el programa vuelva a reiniciar
el computador e ingrese al programa nuevamente.
2. INFORMACIÓN BÁSICA
2.1. Acceso inicial

Para ingresar al software Sisbén Windows 2.0 debe hacer doble clic sobre el siguiente icono:

Sisbén
Al abrir el software Sisbén Windows 2.0 la primera ventana que se presenta tiene el logotipo
del Sisbén y el del Departamento Nacional de Planeación, debajo de ellos se encuentran dos
campos: “Usuario” y “Contraseña” y dos botones: “Aceptar” y “Cancelar”, en la parte inferior.
Para ingresar al programa por

primera vez digite ADMON en
este campo
Haga clic sobre este

botón para ingresar Digite nuevamente y en
al programa mayúsculas ADMON.
Únicamente haga clic sobre este botón cuando

se presenten los inconvenientes de sistema se-
ñalados en el capítulo de “Soluciones”
La sigla ADMON se encuentra predefinida en el sistema como identificación del administra-

dor, por lo tanto, al ingresar por primera vez al sistema el administrador debe digitar esta sigla
como opción de “Usuario” y “Contraseña”. Después debe hacer clic1 sobre el botón “Aceptar”
o pulsar la tecla “Enter” o “Intro” dos veces para entrar a la pantalla principal del software.
Para quienes no se encuentran muy familiarizados con el teclado, en la siguiente imagen se
señala la ubicación de las teclas de funciones, de las teclas de “control” o “ctrl” y de las teclas
“Enter” o “Intro”:
Teclas de funciones
Teclas “Enter” o “Intro”
Teclas Ctrl o control
1
Hacer clic significa pulsar y liberar rápidamente el botón izquierdo del “mouse” para seleccionar un elemento.

Manual del Usuario
Al ingresar al sistema con el usuario y la clave correcta, se presenta la siguiente pantalla:
Barra de menús
Barra de estado
Botones
En la parte superior de la pantalla se encuentra ubicada la barra de menús que contiene

cinco submenús: “Archivos”, “Fichas”, “Procesos”, “Resultados” y “Ayuda”. Al hacer clic sobre
el nombre de un submenú aparecerá una lista de comandos y al seleccionar uno de ellos se
ejecutará una acción determinada. Debajo de la barra de menú se encuentran cuatro boto-
nes: “Digitar ficha”, “Carnetización”, “Respaldo B.D.” y “Salir”. Al presionar cada botón se
ejecutará una acción determinada. Por último, en la parte inferior de la pantalla se encuentra
la barra de estado, en ella puede consultar la fecha, la hora y la identificación del usuario.
2.2 El navegador y sus opciones

En muchas pantallas del programa encontrará una barra con diversos símbolos llamada
navegador. Estos símbolos representan acciones de desplazamiento, edición o grabado. El
navegador fue diseñado para tener un cómodo acceso a los comandos con sólo hacer un clic
sobre el símbolo que lo vincula a la opción deseada.
El siguiente navegador será el que podrá apreciar en diferentes pantallas del programa:

Sisbén
3. INGRESO DE CÓDIGOS AL SISTEMA
3.1. Usuarios
Toda persona que ingrese al sistema debe tener una identificación como usuario y una con-
traseña. Existen tres grupos posibles de usuarios que pueden tener acceso al sistema:
1. Administrador: Podrá acceder a todo el sistema.
2. Digitador: Podrá ingresar al sistema y modificar, eliminar o consultar la información que se
encuentra en el sistema.
3. Consultor: Únicamente podrá realizar consultas dentro de la aplicación. Este usuario debe
estar vinculado con la oficina del Sisbén del municipio y su trabajo se fundamenta en
brindar información al público.
El administrador es la primera persona que debe ingresar al sistema y debe crear los permi-
sos de acceso a otros usuarios. Para ingresar a la ventana de “Usuarios” debe seleccionar
este nombre en la lista de comandos del submenú “Archivo” de la pantalla inicial.
Al seleccionar este comando ingresará

a la ventana de usuarios.
En la ventana “Usuarios” encontrará dos submenús: “Archivo” y “Buscar”, un navegador y

dos pestañas: “Ingresar“ y “Consultar“.
Para ingresar un usuario al sistema el administrador debe:
1. Elegir uno de los siguientes métodos:
a) seleccionar el primer comando: “Insertar registro” en el submenú “Archivo”,
b) pulsar la tecla F6 que se encuentra en las teclas de funciones, o
c) hacer clic sobre la opción del navegador.
2. El administrador debe asignar una identificación única de usuario y una contraseña perso-
nal a cada usuario del sistema. Digite el nuevo usuario, su nombre y contraseña. Para el
usuario cuenta con diez caracteres2, el nombre no puede exceder cuarenta caracteres y la
contraseña puede ser de máximo diez caracteres.

Manual del Usuario
3. Hacer clic en el botón que se encuentra al final del espacio destinado para grupo y selec-
cionar de la lista de opciones el grupo de acceso al cual pertenece el nuevo usuario.
4. Grabar el registro. Existen tres formas para grabar nueva información:
a) seleccionar el comando “Grabar registro” en el submenú “Archivo”,
b) pulsar la tecla F9, o
c) hacer clic sobre la opción ✓ del navegador.
Pestaña
Al hacer clic sobre este botón

se abre una lista de las opcio-
nes de grupos.
Para eliminar un usuario del sistema, el administrador debe:

a) seleccionar el comando “Borrar registro” en el submenú “Archivo”,
Posteriormente, aparecerá la siguiente ventana:

confirmará su deseo de eliminar
un usuario.
2
Si ingresa un usuario con los mismos caracteres de uno ya existente, el sistema le advertirá y le impedirá
continuar.

Sisbén
Para editar la información de un usuario del sistema el administrador debe:

a) seleccionar el comando “Editar registro” en el submenú “Archivo”,
c) hacer clic en la opción del navegador.
Para desplazarse a través de los registros de usuarios grabados en el sistema debe:
a) seleccionar la acción que desee de los comandos contenidos en el submenú “Buscar”,
b) pulsar la tecla correspondiente a la acción que desee: F2 lo lleva al primer registro, F3 al
registro anterior, F4 al siguiente registro y F5 al último registro, o
7
7
c) hacer clic en las flechas de desplazamiento 3 4 del navegador.
Para consultar los usuarios que tienen acceso al sistema debe hacer clic en la pestaña
“Consultar” que se encuentra al lado de “Ingresar”. Una vez abierto podrá observar un listado
de todos los usuarios, sus nombres y el grupo de acceso al cual pertenecen. A la izquierda se
encuentra un botón con un triangulo que indica el usuario sobre el cual recaerá una acción
seleccionada, por ejemplo, borrar.
Este triangulo
corresponde a
la posición del
cursor e indica
un registro de-
terminado.
Para salir de la ventana usuarios debe:

a) seleccionar el comando “Salir” en el submenú “Archivo”,
b) mantener pulsada la tecla ctrl., pulsar la tecla S y soltarlas al mismo tiempo, o

Manual del Usuario
Cada usuario debe entrar al software Sisbén Windows 2.0 digitando su identificación de
usuario y su contraseña personal. En caso de que el sistema no valide el usuario muestra el
siguiente mensaje:

regresará a la ventana de entrada.
Si el sistema no identifica la contraseña presenta el siguiente mensaje:
Al hacer clic sobre este

botón regresará a la ven-
tana de entrada
En el evento que un usuario olvide su contraseña, el administrador debe eliminar su usuario

para después crearlo nuevamente. Si es el administrador quien olvida su contraseña, deberá
llamar al DNP – Dirección de Desarrollo Social - Grupo Calidad de Vida para que se le brinde
la asesoría respectiva.
3.2 Barrios, veredas, centros poblados
Deben ser introducidos al sistema todos los códigos y nombres de los barrios, las veredas y
los centros poblados en los cuales se va a aplicar la ficha de clasificación socioeconómica.
Para ingresar a la ventana de “Barrios, veredas y centros poblados” debe seleccionar este
comando en el submenú “Archivo” de la pantalla inicial. La ventana que se abre contiene dos
submenús: “Archivo” y ”Buscar”, un navegador y dos pestañas: “Ingresar“ y “Consultar“. En la
primera pestaña encontrará tres campos: “Código”, “Nombre” y “Zona”.

Sisbén
Para ingresar un barrio, vereda o centro poblado el administrador debe:

b) pulsar la tecla F6 que se encuentra en las teclas de funciones, o
2. Digitar el código del barrio, la vereda o el centro poblado empleando máximo 4 dígitos.
3. Digitar el nombre del barrio, la vereda o el centro poblado, cuenta con máximo 30 caracteres.
4. Hacer clic en el botón que se encuentra al final del espacio destinado para zona y selec-
cionar de la lista de opciones la zona a la cual pertenece el nuevo barrio, vereda o centro
poblado.
5. Grabe el registro. Existen tres formas para grabar un nuevo registro:
c) hacer clic sobre la opción ✓ del navegador.
Para eliminar un barrio, una vereda o un centro poblado debe:


Manual del Usuario
Posteriormente, deberá confirmar que desea borrar el registro haciendo clic sobre el botón “Si”.
Para editar la información de un barrio, vereda o centro poblado debe:
Para desplazarse a través de los registros de barrios, veredas o centros poblado graba-
dos en el sistema debe:
c) hacer clic en las flechas de desplazamiento del navegador.
7
7 3 4
Para consultar los barrios, veredas o centros poblado que fueron grabados en el progra-
ma debe hacer clic en la pestaña “Consultar” que se encuentra al lado de “Ingresar”. Una vez
abierto podrá observar la información en forma de tabla; las columnas son: “Código”, “Nom-
bre” y “Zona”. El botón con el triangulo a la izquierda indica el registro sobre el cual recaerá
una acción seleccionada.
Para salir de la ventana de barrios, veredas y centros poblados debe:

b) pulsar a la vez la tecla Ctrl. y la tecla S, o

Sisbén
3.3. Personas responsables
Debe ser introducido al programa un código que identifique a cada una de las personas
responsables del proceso de recolección, supervisión y digitación. Este código corresponde
al asignado desde la capacitación. Para ingresar a la ventana de “Personas responsables”
debe seleccionar este comando en el submenú “Archivo” de la pantalla inicial.
Al seleccionar este comando ingresará

a la ventana de personas responsables.
La ventana que se abre contiene dos submenús: “Archivo” y ”Buscar”, un navegador y dos
pestañas: “Ingresar“ y “Consultar“. En la primera pestaña encontrará cuatro campos: “Tipo”,
“Código”, “Nombre” e “Identificación”.
Al hacer clic sobre este botón se

abre una lista de las opciones de
tipos de personas responsables.
Para ingresar la información de una persona responsable al sistema debe:

c) hacer clic sobre en el navegador.

Manual del Usuario
2. Hacer clic en el botón que se encuentra al final del campo “Tipo” y seleccionar de la lista
de opciones el tipo al cual pertenece la persona responsable. Existen tres tipos pregrabados
en el programa: encuestadores (E), Supervisores (S) y Digitadores (D).
3. Digitar el código de la persona empleando máximo 3 dígitos.
4. Digitar el nombre e identificación de la persona responsable empleando como máximo 30
caracteres y 12 dígitos, respectivamente. Debe asignar un único código de persona res-
ponsable dentro de cada tipo. En caso de que digite un mismo código para dos
encuestadores, supervisores o digitadores el programa le alertará que el último código
digitado ya fue asignado.
5. Guardar una nueva persona responsable mediante uno de los siguientes métodos:
c) hacer clic sobre el botón ✓ del navegador.
Para editar la información de una persona responsable debe:
Para desplazarse a través de los registros de personas responsables debe:
b) pulsar la tecla correspondiente a la acción que desee en las teclas de funciones: F2 lo
lleva al primer registro, F3 al anterior, F4 al siguiente y F5 al último registro, o
7
7
c) hacer clic en las flechas de desplazamiento 3 4 del navegador.

Para consultar las personas responsables que están registradas debe hacer clic en la
pestaña “Consultar” que se encuentra al lado de “Ingresar”. Una vez abierto podrá observar
un listado de todos los usuarios, sus nombres y el grupo de acceso al cual pertenecen.

Sisbén
Para eliminar una persona responsable debe:

Posteriormente, deberá confirmar que desea borrar el registro haciendo clic sobre el botón “Si”.
Para salir de la ventana de personas responsables debe:
b) pulsar simultáneamente la tecla “S” y “Ctrl.”3, o
c) hacer clic en el botón del navegador.
3.4 Parámetros
Existen ciertos valores que son constantes en todas las fichas de clasificación socioeconómica
del municipio, tales como, el código DANE del departamento y del municipio, el código de la
región, el del tamaño de la cabecera municipal y la entidad o firma que aplica la encuesta.
Los dos primeros se encontrarán pregrabados en el programa y los tres últimos deberán ser
agregados por el administrador.
Para ingresar a la ventana de “Parámetros” deberá hacer clic sobre el submenú “Archivo” de
la pantalla inicial del programa y seleccionar el comando “Parámetros” de la lista.
1
La tecla “Ctrl” o “Control” se encuentra ubicada en la esquina inferior izquierda del teclado.

Manual del Usuario
En la ventana “Parámetros” encontrará cinco campos: “Departamento”, “Municipio”, “Región”,

“Tamaño de la cabecera municipal” y “Entidad o firma que aplica la encuesta”. Los dos prime-
ros se encontraran diligenciados y los restantes tienen un espacio para seleccionar o insertar
la información correspondiente.
Estos botones permiten

desplegar las opciones
disponibles.

botón confirmará su
deseo de grabar la
botón saldrá de esta
información.
ventana.
Para introducir los parámetros del municipio en el sistema debe:

1. Hacer clic en el botón que se encuentra al final del campo “Región” y seleccionar de la
lista de opciones el código y nombre de la región en la cual se ubica el municipio. Existen
nueve códigos pregrabados en el programa.
2. Hacer clic en el botón que se encuentra al final del campo “Tamaño de la cabecera muni-
cipal” y seleccionar de la lista de opciones el código del intervalo en el cual se encuentra
la población del municipio. Existen seis códigos pregrabados en el programa.
3. Digitar el nombre de la entidad o firma encargada de aplicar la encuesta en el último
campo. Puede emplear como máximo 30 caracteres que tendrán automáticamente un
formato de letras mayúsculas.
4. Guardar la información insertada haciendo clic sobre el botón “Aceptar”.
5. Oprima el botón “Salir” en caso de que no desee grabar la información o para regresar a
la pantalla inicial después de haber grabado.
4. FICHAS
4.1 Digitar ficha

La información de los códigos y nombres de usuarios, personas responsables, parámetros y
barrios, veredas o centros poblados debe incorporarse antes de comenzar a digitar las fichas.

Sisbén
Para ingresar a la pantalla “Digitar Ficha” debe estar en la pantalla inicial y elegir entre:
a) seleccionar el comando “Digitar ficha” en el submenú “Fichas”, o
b) hacer clic en el botón
En la pantalla “Digitar ficha” encontrará dos submenús: “Archivo” y ”Buscar”, un navegador y
cuatro pestañas: “Fichas“, “Hogares”, “Personas” y “Generar Núcleos“. A la derecha del
navegador encontrará el campo correspondiente a la pregunta 1: No. de la ficha y después
una opción de buscar ficha.
Los valores de región, departamento, municipio, tamaño de cabecera municipal y entidad o

firma que aplica la encuesta aparecerán diligenciados en esta pantalla de acuerdo con los
valores asignados en la ventana de “Parámetros”.
Para digitar una ficha debe elegir uno de los siguientes métodos:

Manual del Usuario
En la digitación siempre se debe ingresar la información siguiendo el orden de las preguntas

de la ficha de clasificación socioeconómica. Para ello debe seguir el orden de las pestañas
de izquierda a derecha: “Fichas”, “Hogares” y “Personas”
Debe comenzar por digitar la información en la pestaña “Fichas” porque es en esta parte
donde se define el número de hogares que residen en la unidad de vivienda. En segunda
instancia, debe digitar la información en la pestaña “Hogares” puesto que en esta parte se
define el número total de personas en el hogar. Por último, en la pestaña “Personas” se debe
digitar la información de la cara B de la ficha para cada persona del hogar. El programa le
impedirá quebrantar este orden al digitar una ficha.
La mayoría de los campos de respuesta cuenta con un mecanismo de validación por parte
del programa. En caso de que el valor del código digitado se encuentre fuera del límite
mínimo y máximo de opción de respuesta, el programa advierte en forma inmediata que el
dato corresponde a un valor que está fuera del rango. Por ejemplo, si digita 5 como respues-
ta de la pregunta 14 surgirá la siguiente advertencia:
Al volver a la pantalla donde estaba digitando la información deberá corregir el número que
aparecerá resaltado para ser modificado.
El software Sisbén Windows 2.0 cuenta con un sistema de grabado automático. Pero cada
vez que se termine de digitar información en una pestaña se recomienda grabar. Para gra-
bar un registro existen tres formas:
c) hacer clic sobre la opción ✓ del navegador principal o el de la pestaña.
Para eliminar una ficha debe borrar los registros de la pestaña “Personas”, después de
“Hogares” y, por último, de “Fichas”, en cada caso debe:
c) Hacer clic sobre la opción del navegador principal o el de la pestaña.
Posteriormente, deberá confirmar que desea borrar el registro haciendo clic sobre el botón
“Si”.

Sisbén
Si hace clic sobre la opción del navegador principal en la pestaña “Fichas” sin haber eli-
minado los registros relacionados con esa ficha en las pestañas de “Hogares” y “Personas” el
sistema le advertirá que está cometiendo un error mediante el siguiente mensaje:
Al hacer clic sobre este botón,

volverá a la pestaña “Fichas”
Para editar la información en alguna pestaña debe:

7

7
3 4
Para salir de digitar ficha debe encontrarse en la pestaña “Fichas”:
4.1.1 Fichas
En la pestaña “Fichas” encontrará los campos correspondientes a las tres primeras seccio-
nes de la ficha de clasificación socioeconómica: I: ”Identificación”, II: “Datos de la unidad de
vivienda” y III: “Control de trabajo” y contiene las 33 preguntas iniciales.
Para poder digitar una ficha debe necesariamente registrar el número de ficha en el campo
que se encuentra a la derecha del navegador, como máximo podrá emplear ocho caracteres.
Una vez digite el número oprima la tecla “Enter” o “Intro”. Al ingresar el número de ficha, el
sistema revisa que no exista una ficha digitada con el mismo número, en caso de que en-
cuentre una presenta el siguiente mensaje:
Al hacer clic sobre este bo-

tón, volverá a la pestaña
“Fichas”.
Después de modificar el número digitado y de que éste sea aceptado por el sistema, el
número de la ficha es registrado automáticamente en el campo “Ficha” de la sección identifi-
cación y el cursor se desplaza hasta la pregunta 5: “Zona”.

Manual del Usuario
Al hacer clic sobre este botón abrirá la ven-

tana “Barrios, veredas y centros poblados”.
Sección I
La información que digita en la primera sección de la pestaña “Fichas” se basa en la sección
I de la ficha. Digite los códigos de respuesta de la pregunta 5: “Zona” a la 13: “Teléfono. Cada
vez que digite una respuesta debe pulsar la tecla “Enter” o “Intro” para que el cursor se
desplace al siguiente campo de respuesta.
En la pregunta 11: “Barrio, vereda o centro poblado” únicamente debe digitar el número del
código asignado al nombre que se encuentra en la ficha. Cuando se digita un código que no
se haya definido previamente, el programa presenta un mensaje en el que le advierte que no
puede identificar el código digitado.

volverá a la pestaña “Fichas”.
En caso de que desee consultar la lista de barrios, veredas y centros poblados que se en-
cuentran en el sistema, haga clic sobre el botón de la flecha roja que se encuentra al final del
campo para ingresar a la ventana de “Barrios, veredas y centros poblados” y seleccione la
pestaña “Consultar”. Si el nombre que está en la ficha no se encuentra en el sistema debe
incorporarlo de acuerdo con lo establecido en el capítulo anterior.
Cuenta con cincuenta caracteres para digitar la respuesta de la pregunta 12: “Dirección” y
debe emplear las abreviaturas establecidas. Para digitar el número correspondiente a la
respuesta de la pregunta 13: “Teléfono” cuenta con diez dígitos.

Sisbén
Sección II
En la siguiente división de la pestaña “Fichas” se verá la sección II: “Datos de la unidad de

vivienda” organizada en tres columnas. En la primera deberá digitar la información desde la
pregunta 14 ”Tipo de vivienda” a la 17 ”Material pisos”. La segunda corresponde a las pre-
guntas de “Servicios”. En la tercera debe digitar las preguntas de “Estrato”, “Ubicación de la
fuente de agua” y “Grupos que cocinan por separado”.
En esta sección debe digitar únicamente un dígito por cada pregunta. En la pregunta 26:
“Grupos de personas que cocinan por separado” no debe preocuparse por digitar el cero (0)
a la izquierda cuando la respuesta se encuentre entre 1 y 9 grupos, puesto que el sistema lo
introduce después de pulsar la tecla “Enter”.
Sección III
En la parte inferior de la pantalla “Fichas” se debe digitar la información correspondiente a la
sección III: “Control de trabajo”.
Al hacer clic sobre uno de estos botones se

abrirá la ventana “Personas responsables”.
En los campos de las preguntas 27: “Modo de recolección” y 28: “Aplicación encuesta” sólo
podrá digitar el número 1 o 2. La pregunta 29 se encontrará diligenciada con la información
que se introdujo en la ventana de “Parámetros”.
Para digitar los códigos de los responsables no es necesario que digite los ceros a la izquier-
da, pues al pulsar “Enter” el sistema los asignará. En caso de que un código digitado no se
encuentre en el sistema, haga clic sobre el botón de la flecha roja que se encuentra al final
del campo respectivo para ingresar a la ventana de “Personas responsables”. En esta venta-
na puede consultar o incorporar nuevos códigos de acuerdo con lo establecido en el capítulo
anterior.

Manual del Usuario
Para ingresar la fecha de la encuesta debe digitar únicamente los números correspondientes
al día, el mes y el año, el sistema dará el formato de fecha. Después de digitar la fecha y
pulsar la tecla “Enter” el programa pasa automáticamente a la pestaña “Hogares”.
4.1.2 Hogares
Sección IV
En la pestaña “Hogares” encontrará los campos correspondientes a la sección IV: ”Datos del
Hogar” de la ficha de clasificación socioeconómica que contiene desde la pregunta 34 a la
53. Esta pestaña cuenta con un navegador propio que contiene las opciones del navegador
de la pantalla exceptuando la opción de salir.
Navegador de la Pantalla
Navegador de la pestaña “Hogares”
El la pantalla inicial de esta pestaña, el programa le permite introducir los datos del primer
hogar de la unidad de vivienda. Encontrará diligenciado el número de la ficha y el número de
hogar.
Únicamente los campos de las preguntas 36 y 37: total de cuartos y cuartos para dormir,
tienen más de dos dígitos. No debe preocuparse por digitar el cero (0) a la izquierda cuando
las respuestas se encuentren entre 1 y 9 cuartos, puesto que el sistema lo introduce después
de pulsar la tecla “Enter”.

Sisbén
Para añadir hogares debe:

c) hacer clic sobre en el navegador de la pestaña “Hogares”.
1. Digitar los códigos de respuesta para cada pregunta de la ficha.
2. Guardar la información del hogar.
Cuando hay más de un hogar por unidad de vivienda podrá consultar la información de cada
uno empleando las opciones de desplazamiento. Para consultar todos los hogares que se
encuentran en una misma unidad de vivienda debe:
7
7
c) hacer clic en las flechas de desplazamiento 3 4 del navegador de la pesta-

ña “Hogares”.
Cuando en la unidad de vivienda hay un sólo hogar, estas opciones no estarán disponibles.
4.1.3 Personas
Secciones V, VI, y VII
En la pestaña “Personas” encontrará los campos correspondientes a las secciones de la
Cara B de la ficha de clasificación socioeconómica (V: ”Antecedentes sociodemográficos”,
VI: “Educación” y VII: “Ocupación – Ingreso”) que comprende las preguntas 54 a 74. Para
cada persona miembro del hogar deberá ser digitada la información en la pestaña “Perso-
nas”. Al igual que la pestaña “Hogares”, este segmento cuenta con un navegador propio que
contiene las opciones del navegador de la pantalla exceptuando la de salir.
En la pantalla inicial de esta pestaña, el programa le permite introducir los datos de las
personas que fueron registradas en la unidad de vivienda. Encontrará diligenciado el número
de la ficha, el número de hogar y el número de orden.

Manual del Usuario
En los cuatro campos iniciales correspondientes a los apellidos y nombres, debe introducir
únicamente caracteres como opción de respuesta. En caso contrario, el sistema le advertirá
el error con el siguiente mensaje:

botón, volverá a la pes-
taña “Personas”.
En la pestaña “Personas” deberá digitar dos veces la información en los campos de respues-
ta del primer y segundo apellido así mismo del número de documento de identidad. Cuando
se digita la información por primera vez y se oprima la tecla “Enter”, el campo respectivo
aparece vacío y el cursor vuelve al inicio para que digite por segunda vez la información. En
caso de que los caracteres o dígitos no coincidan el sistema lo advertirá, por ejemplo, si el
primer apellido fue diferente las dos veces que se digitó aparece el siguiente mensaje:

Sisbén
Al hacer clic sobre

este botón, volverá a
la pestaña “Personas”
Los apellidos y nombres ingresarán al sistema con el formato de letra mayúscula. Para digitarlos
no se deben agregar caracteres diferentes a letras, por tanto, no se debe poner acentos o
digitar otros símbolos. En el caso de que la persona sólo tenga un apellido o un nombre no
debe digitar ningún carácter en el campo correspondiente al segundo, únicamente debe
pulsar la tecla “Enter” para que el cursor se traslade al siguiente campo.
Para las preguntas 57: “Parentesco”, 59: “Cónyuge (No. Orden)” y 60: “Hijos de (No. Orden)”
no debe preocuparse por digitar el cero (0) a la izquierda cuando la respuesta se encuentre
entre 1 y 9, puesto que el sistema lo introduce después de pulsar la tecla “Enter”.
Si en la pregunta 58: ”Estado civil” digita como opción de respuesta el código 3: “Viudo”, 4:
”Separado o divorciado” o 5: “Soltero”, al pulsar la tecla “Enter” el sistema pondrá como
respuesta de la pregunta 59, “No. Orden del cónyuge”, el código cero (0), debido a la impo-
sibilidad de que una persona viuda, separada, divorciada o soltera tenga cónyuge.
Si en la pregunta 61: “Tipo de documento” se digitó un código de respuesta diferente a cero

(0), en la siguiente, 62: “No. Documento” el sistema no le permitirá digitar cero (0) como
respuesta, y le advertirá:
Por lo tanto, si la persona tiene un tipo de documento de identidad debe tener registrado el
número, en caso de que no sea así, debe digitar cero (0) en ambos campos.
El formato de la fecha de nacimiento se encuentra en el sistema, en consecuencia, para

digitar esta respuesta sólo debe introducir los dígitos correspondientes al día, mes y año.
Una vez que digite la fecha y pulse la tecla “Enter”, el sistema realizará el cálculo de la edad
de la persona y lo registrará en el campo ubicado frente a la fecha.

Manual del Usuario
Si digita como respuesta de la pregunta 64: ”Sexo” el código 1: “Hombre”, al pulsar la tecla
“Enter” el sistema asignará como respuesta de la siguiente pregunta, “Embarazo”, el código
2: “No”, debido a la imposibilidad de que un hombre se encuentre embarazado. En el campo
de la pregunta 65 simplemente debe pulsar la tecla “Enter” para que el sistema acepte el
código y el cursor se traslade al campo de la siguiente pregunta. De la misma manera, si en
el campo de respuesta de la pregunta 68: “Asiste a centro educativo” digita el código 2: “No”,
el sistema pondrá como respuesta de la pregunta 69: “Tipo de establecimiento” el código
cero (0): “Ninguno”, puesto que si la persona no asiste a centro educativo, el tipo de estable-
cimiento al que asiste es necesariamente “Ninguno”.
En el campo de respuesta de la pregunta 73: “Semanas buscando trabajo” debe digitar como
máximo 52. Si el número que se encuentra en la ficha es mayor a 52, se debe advertir al
administrador para que modifique el código de respuesta de la pregunta 73: “Actividad en el
último mes” por cero (0): “Sin actividad” y el número de semanas que lleva buscando trabajo
también por cero (0).
El último campo de respuesta de la pestaña “Personas” corresponde a la pregunta 74: “In-
gresos mensuales”. En el no debe digitar ningún tipo de signo, sólo los dígitos que se en-
cuentran en la ficha el cual debe ser un número entero. El programa no le permitirá digitar el
signo pesos ($).
No introduzca puntos para diferenciar miles, el sistema lo adoptará como el punto de
los decimales.
Cuando termine de introducir los códigos de respuesta de la primera persona debe pulsar la
tecla “Enter”. Aparecerá una nueva pestaña de “Personas” indicando el mismo número de
ficha y el mismo hogar, pero en el campo de “No. Orden” se encontrará diligenciado el código
“02” para identificar a esta persona. Además note que las opciones de flechas de desplaza-
miento del navegador de la pestaña se vuelven disponibles, ya que hay más de un registro
de persona.
Debe digitar la información de la Cara B correspondiente a todos los miembros del hogar. El
sistema no le permite introducir un mayor número de personas del que fue registrado en la
pestaña “Hogares” como respuesta de la pregunta 53: “Total de personas en el hogar”. Al
pulsar la tecla “Enter” después de digitar la información del número de orden de la persona
equivalente a la respuesta de la pregunta 53 el sistema le mostrará el siguiente mensaje:

Sisbén

botón, volverá a la pes-
taña “Personas”.
Cuando el código de respuesta de la pregunta 53 sea erróneo, bien sea por que está mal en
la ficha o porque se digitó mal, debe volver a la pestaña “Hogares” y editar el número digitado.
Recuerde que para editar un registro debe:
c) hacer clic en la opción del navegador de la pestaña “Hogares”.
Si en la unidad de vivienda reside más de un hogar debe, en primera instancia, guardar la
información digitada de todas las personas del hogar. Existen tres formas:
c) hacer clic sobre la opción ✓ del navegador de la pestaña “Personas”.
En segunda instancia, debe hacer clic sobre la pestaña “Hogares” e insertar un nuevo registro.
Para agregar un hogar debe elegir uno de los siguientes métodos:
c) hacer clic sobre la opción del navegador de la pestaña “Hogares”.

Manual del Usuario
No es necesario volver a digitar la información de las tres primeras secciones de la ficha

puesto que la unidad de vivienda en la que residen los hogares es la misma.
Cuando haya terminado de digitar los códigos de respuesta para cada pregunta de la sec-
ción IV: “Datos del Hogar”, al pulsar la tecla “Enter” el sistema lo conducirá a la pestaña
personas, pero a diferencia del primer hogar aparece diligenciado en el segundo campo
“Número de hogar” el número 2.
Pestaña
“Personas”
Debe digitar la información siguiendo el orden establecido por el número de orden que iden-
tifica a cada persona. Cuando termine de introducir toda la información de la Cara B del
último hogar grabe lo digitado.
4.1.4 Consultar
En la pestaña “Consultar” podrá ver la información que ya posee archivada en “digitación”.

Contiene dos submenús: “Archivo” y ”Buscar” y un navegador que sólo tiene activas las
flechas de desplazamiento. A la derecha del navegador se muestra un campo con el número
de ficha y la opción de buscar un número de ficha determinado. En la pestaña se encuentran
tres tablas, cada una con sus propias barras de desplazamiento horizontal y vertical. La
primera columna de cada tabla indica el número de ficha y la primera fila presenta una pala-
bra relacionada con cada pregunta de la ficha de clasificación socioeconómica.
Pestaña “Consultar”

Sisbén
La primera tabla se encuentra en la parte superior de la pestaña “Consultar”. En ella se

presenta el listado del total de fichas en digitación con la correspondiente información que
fue digitada para cada una en la pestaña “Fichas”. A la izquierda de esta sección se encuen-
tra un botón con un triangulo que indica la ficha de la cual se presenta la información en las
siguientes tablas. El número de ficha señalado con el triangulo aparecerá en el campo “Fi-
cha” que se encuentra a la derecha del navegador.
Para desplazarse a través de las diferentes fichas en digitación debe elegir una de las
siguientes acciones:

registro anterior, F4 al siguiente registro y F5 al último registro,
7
7
c) hacer clic en las flechas de desplazamiento 3 4 del navegador,
d) hacer clic sobre el recuadro a la izquierda del número de ficha al cual desee desplazarse.
En la segunda sección se presentan los hogares que residen en la unidad de vivienda co-
rrespondiente al número de ficha indicado en el campo 1:”Ficha”. Los códigos de esta sec-

Manual del Usuario
ción corresponden a las respuestas digitadas en la pestaña “Hogares”. Cuando hay más de
dos hogares por unidad de vivienda habrá varias filas de respuestas. En la columna “Hogar”
se podrá distinguir el número de cada uno. El botón con el triangulo a la izquierda indica cuál
es el hogar del que se presenta la información de las personas en la última tabla.
En la tercera sección encontrará la información digitada en la pestaña “Personas” para cada
miembro del hogar señalado en la sección anterior. En la primera columna está el número de
la ficha y en la segunda el número de hogar al cual pertenece la persona. La tercera columna
muestra el número de orden de la persona de la cual se muestra a continuación los datos de
antecedentes sociodemográficos, educación y ocupación – ingreso.
Cuando haya terminado de digitar las fichas recuerde que para salir de “Digitar ficha”
debe:
4.2 Malla de validación

Las mallas de validación fueron diseñadas para contrastar las opciones de respuesta que se
encuentran relacionadas entre diferentes preguntas de la ficha. En el “Manual del Supervi-
sor” encontrará las mallas de validación que fueron incorporadas en el sistema. Para ingre-
sar a la ventana de “Malla de validación” debe estar en la pantalla inicial y seleccionar el
comando “Malla de validación” en el submenú “Fichas”.
Al seleccionar este comando

ingresará a la ventana de Ma-
lla de validación.
En la pantalla “Malla de validación” encontrará cinco campos, una barra que indica el progre-
so del proceso y dos botones: “Aceptar“ y “Cancelar”. El primer campo hace referencia al
total de fichas en digitación que se encuentran en el sistema y se encontrará diligenciado. El
segundo campo indica el intervalo del número de fichas sobre las que se aplicará el proceso
de mallas de validación y se encuentra diligenciado desde la 00000001 a la 99999999. Los
tres últimos campos corresponden a los códigos de los responsables y cada uno se encuen-
tra diligenciado de 001 a 999.
En caso de que desee modificar un intervalo debe ubicar el cursor en el campo correspon-
diente y hacer un clic para modificar los dígitos. Si desea realizar el proceso de mallas de

Sisbén
validación al trabajo de un responsable específico debe escribir su código en los dos campos
correspondientes a su cargo. Por ejemplo, para evaluar el trabajo del encuestador 25, debe
escribir en “Encuestador de” 25 “a” 25.
Si desea aplicar el proceso de mallas de validación a la totalidad de fichas que se encuentran
en digitación no modifique los intervalos que fueron diligenciados por el sistema y únicamen-
te haga clic sobre el botón “Aceptar”. Esto activará la barra del proceso hasta 100%. Des-
pués el sistema le advertirá la culminación del proceso mediante el siguiente mensaje:

volverá a la pantalla “Malla de
validación”.
Al regresar a la ventana “Malla de validación” encontrará sobre la barra que indicó el progre-
so del proceso, un nuevo botón:
Al hacer clic sobre el botón de “Listado Inconsistencias” ingresará a la pantalla “Errores e

inconsistencias”. Esta pantalla contiene un navegador y páginas, en las cuales se presentan
aquellos errores que señalan una contradicción entre las respuestas digitadas de la ficha.

Manual del Usuario
El navegador de esta pantalla difiere de los utilizados en ocasiones anteriores. Este se en-
cuentra dividido en cinco secciones: presentaciones posibles de las páginas, flechas de des-
plazamiento, impresión, grabado y salida.
Las tres primeras opciones corresponden a las diferentes formas en que podrá observar las
presenta el texto de la pági-

na de forma que la totalidad del ancho quepa en la pantalla.
En la segunda sección del navegador están las flechas de desplazamiento de las páginas. Al
En la tercera sección encuentra las opciones para imprimir las páginas de errores e
puede configurar la impresora que emplea-
rá, las páginas que desea imprimir y el número de copias que desea sacar de la información
que se encuentra en las tablas de errores e inconsistencias.

Sisbén
La opción de impresión se presenta en el navegador con el icono . Al hacer clic sobre

él, realizará la impresión de las páginas de acuerdo con lo determinado en la opción anterior
del navegador. Aparecerá una barra que indica el progreso del proceso de impresión y al
culminar desaparecerá automáticamente y volverá a la pantalla de “Errores e Inconsistencias”.
Al hacer clic sobre el icono que representa un disquete, grabará la información de erro-
res e inconsistencias contenidas en la pantalla. Aparece una ventana en la que debe especi-
ficar en dónde desea guardar la información, con qué nombre y puede guardarlo como un
archivo de Texto, extensión txt, o como un archivo de Excel, extensión xls.4 Para consultar
esos archivos deberá abrirlos en el programa correspondiente a la extensión con la cual los
guardó. No emplee la opción que se encuentra en el navegador. La ultima opción del
navegador Close significa “cerrar” en inglés, por tanto, al hacer clic sobre él saldrá de la
pantalla de “Errores e inconsistencias”.
4
La extensión de un archivo hace referencia a los tres caracteres después del nombre de un archivo e identi-
fica el programa con el cual se puede abrir el archivo. Por ejemplo, el archivo “Errores.xls” es un archivo de
Excel.

Manual del Usuario
Las páginas que se muestran en la pantalla “Errores e inconsistencias” presentan la fecha

y la hora en la esquina superior izquierda, y el número de la página en la esquina superior
derecha. Como título de cada hoja encontrará “Sisbén – COLOMBIA”, el municipio y el de-
partamento correspondiente y, por último, “Listado de errores e inconsistencias”. Para cada
número de ficha se presentan los errores e inconsistencias. Se indica el número de error, el
tipo de error, el número de hogar al cual corresponde, el número de orden de la persona, el
número de las preguntas y sus valores, por último, se repite el número de las preguntas
seguidas por un espacio en blanco sobre el cual el administrador deberá realizar las correc-
ciones pertinentes.
En el anterior listado de errores e inconsistencias, el error No. 1 de la ficha 8057 indica una
inconsistencia en el hogar número 1 entre el código de respuesta de la pregunta 36: “Total de
cuartos” y 37: “Cuartos que usa para dormir”, puesto que se digitó que ocupa un (1) cuarto en
total pero usa tres (3) para dormir. El error No. 2 muestra una inconsistencia entre la respues-
ta de la pregunta 57: “Parentesco familiar” y la 58: “Estado civil” de la persona identificada
con el número de orden 01 del hogar 01, ya que se digitó que su parentesco era de cónyuge
o compañera y su estado civil de soltero.
Después de identificar los errores es conveniente remitirse a la ficha física para revisar si
hubo algún error en la digitación. Si la información en la ficha también presenta el error o
inconsistencia el administrador es quien deberá realizar las correcciones.

Sisbén
4.3 Autorizar excepciones
Si en una ficha se encuentra información que es inconsistente según la “Malla de validación”

incorporada al sistema, pero que fue la suministrada al aplicar la ficha, por ejemplo, si un
joven de 15 años aprobó sexto de bachillerato, el administrador debe “autorizar” estos erro-
res, es decir, permitir que el sistema los acepte como códigos de respuesta. Para ingresar a
la ventana de “Autorizar excepciones” debe estar en la pantalla inicial y seleccionar el
comando “Autorizar excepciones” en el submenú “Fichas”.
La ventana de “Autorizar excepciones” tiene un campo donde debe digitar el número de la

ficha a autorizar, debajo de este campo debe elegir entre dos clases de autorización: “Con-
sistencia” o “Duplicidad”. La función de “Duplicidad” solo debe emplearse en el momento en
que la ficha se encuentre en “Histórico”.
“Consistencia” significa que es una información que existe, que es cierta pero que el sistema
no la recibe y se debe ingresar por este medio para que sea aceptada.

Manual del Usuario
4.4 Paso a histórico
Para pasar el intervalo de fichas o ficha (1), deberá digitar los números de las fichas que
desea pasar a “Histórico”. Si es una sola ficha, marque en los espacios de los intervalos
ese mismo número; por ejemplo: ficha de 00000001 a 00000001, indicando que solo desea
pasar esa ficha indicada. Oprima “Aceptar”, de esta manera empieza a pasar la información
iniciando su proceso en la barra de porcentaje hasta completar el 100%.
Al terminar el proceso, aparecerá automáticamente otra ventana así:
Al seleccionar cualquiera de los tipos de “Listado” en esta ventana se podrá archivarlos ya

sea en Texto o en Excel.

Sisbén
4.5 Bajar a digitación
Este proceso es utilizado en caso que desee bajar una ficha o varias fichas de “Histórico ya
archivadas para hacerle las modificaciones que éstas necesiten. En los espacios digite el
número de fichas o la ficha que desea bajar para modificarla, oprima “Aceptar” para que el
proceso de búsqueda de la ficha comience. Una vez el sistema haya encontrado la informa-
ción necesaria se podrán efectuar los cambios.
5. RESPALDO B.D.
Esta ventana se encuentra en el menú principal del software Sisbén Windows 2.0 identifica-
da con el siguiente icono el cual tiene dos procesos a seguir, el de “Respal-
do” o el de “Recuperación”.
A. El proceso de “Respaldo” se utiliza cuando se requiere una copia de la información.
B. El proceso de “Recuperación” se utiliza en caso de que se pierda toda la informa-

ción. Es por eso que el proceso se debe hacer como una medida preventiva ante los
posibles accidentes. Cuando este proceso se ha llevado a cabo se recomienda reiniciar
el software Sisbén Windows 2.0.
Para escoger cualquiera de los dos procesos, solamente indíquelo en el espacio correspon-

diente a “Proceso” con la flecha Para hacer cualquier proceso escogido en la parte de

Manual del Usuario
arriba indique en donde lo desea archivar ya sea en la unidad C: que corresponde al disco
duro o en la unidad A: que corresponde a un disquete. Al terminar el proceso a seguir y
ubicar el lugar en el cual va a archivar la información, indique la información que desea
guardar.
Barra que indica el

momento en que la
información ha pa-
sado a la Unidad C
o A según lo selec-
cionado.
NOTA: En esta parte se recomienda seleccionar todos los archivos y tablas que en total son
cinco (5). Concluya el proceso oprimiendo “Aceptar”. De esta manera aparecerá una nueva
pantalla pequeña que le indica si desea realizar una copia ya sea de “Respaldo” o de “Recu-
peración” para lo cual debe oprimir “Si”.
Si seleccionó guardar la información en el disco duro C:, al oprimir “Si” empezará el proceso
de archivo de la información indicado con una barra azul en la parte inferior de la ventana
“Procesos de Respaldo/ Recuperación”.

Sisbén
Oprimir “Si”
Si seleccionó guardar la información en un disquete A: el proceso varía. Al oprimir “Si” apa-

recerá una nueva ventana que le indica lo siguiente:
De inmediato ingrese en su computador un disquete o disquetes necesarios para archivar la

información. De esta manera empezará a pasar la información indicando el proceso con la
barra azul que se encuentra en la parte inferior de la ventana “Procesos de Respaldo/
Recuperación”.

Manual del Usuario
NOTA: Como un solo disquete no es suficiente, a medida que se va archivando, el computa-

dor le irá solicitando más disquetes para que pueda pasar toda la información.
RECOMENDACION: Utilice disquetes formateados o nuevos, no comparta con otro tipo de

información.
Una vez termine el proceso oprima “Aceptar” para concluir.
6. PROCESOS
La opción de “Unión de archivos”, “Cambiar contraseña” e “Inicializar archivos” se encuentra
en el menú del software Sisbén Windows 2.0 en el icono de “Procesos” como lo indica el
dibujo:
6.1 Unión de archivos

Esta opción se utiliza para agregar a la base de datos información de otros computadores.

Sisbén
Recuerde que solo se pueden unir los archivos que se encuentran en “Digitación”, no los que
están en “Histórico”.
Una vez haya abierto la ventana “Unión de archivos en digitación” oprima “Aceptar” y de
inmediato abrirá una ventana la cual mostrará una carpeta del Sisbén llamada “Unión”. Ahí
quedarán guardados todos los archivos de los diferentes computadores de los cuales se ha
sacado copia de respaldo de los archivos de digitación (estos deben haberse descomprimido
previamente en el subdirectorio C:\SISBENW1\UNION\. Cuando ya están copiados los archi-
vos, entre al programa Sisbén y regrese a la opción “Unión de archivos”, una vez desplegada
la ventana debe buscar dentro del directorio “Unión”, el archivo “Fichad”. Una vez encuentre
el archivo lo marca con doble click, para que se inicie el proceso “Unión de Archivos”. Esto se
debe hacer en cada uno de los computadores por separado.

Manual del Usuario
6.2 Cambiar contraseña
Normalmente para ingresar al software Sisbén Windows 2.0 se le pide al usuario una contra-
seña que le permitirá tener acceso a todas las funciones de dicho software. En caso que
desee cambiar la suya diríjase a esta ventana donde podrá hacerlo. Primero identifique el
usuario y la actual contraseña con la que ingresó al software, posteriormente digite la nueva
contraseña que desea utilizar y confírmela en el espacio de abajo. Oprima “Aceptar” y así
quedará ingresada su nueva contraseña con la que podrá tener acceso al software de ahí en
adelante.
Icono que muestra

el proceso de cam-
bio de contraseña
aprobada.
Icono que muestra

error al confirmar
nueva contraseña

Sisbén
6.3 Inicializar archivos
Esta opción es utilizada en caso de que desee borrar la información que tiene guardada ya
sea en “Digitación” o en “Histórico”. Solamente seleccione qué desea borrar en la parte que
dice: “Inicializar” y oprima “Comenzar proceso”. Al hacer esta operación tenga mucho cui-
dado ya que perderá toda la información, por eso es recomendable tener un archivo con
dicha información en caso de tener que usarla nuevamente.

Manual del Usuario
7. RESULTADOS
“Resultados” se encuentra en el menú del software Sisbén Windows 2.0 como lo indica el
dibujo. Así mismo dentro de esta opción se encuentran más opciones:
“Consultas” que abrirá sus propias opciones como lo son: “Consulta por mes”, “Consulta
por año” o “Consulta por nombre, documento, ficha”.
“Listados” abrirá sus propias opciones: “Listado ficha en digitación”, “Listado ficha en histó-
rico”.
“Estadísticas” le mostrara toda la información a modo de tablas.
“Generar archivo” que lo llevará automáticamente a su función.
7.1 Consultas
Esta es una opción del software Sisbén Windows 2.0 para poder recurrir a la información que
se necesite según sea el caso, de manera discriminada sin tener que acceder a toda la
información.
7.1.1 Consulta por mes

Al ingresar en la ventana de “Consulta por meses” deberá ingresar una serie de datos que
demarcarán la búsqueda de la información necesaria. Ingrese: “Año”, “Zona”, “Puntaje” y

Sisbén
“Fechas de nacimiento”. Con las flechas que se encuentran al lado de “Otras variables”
escoja qué información desea obtener, llenando el espacio de “Pregunta 1”, “Pregunta 2” y
“Pregunta 3”. Oprima: Clik para Generar Consulta
Fechas para selec-

cionar información
mas detallada
De esta manera comenzará la búsqueda de la información.
De inmediato se activará la búsqueda como lo muestra el dibujo:

Cuando termine la búsqueda si lo desea, puede mandar a imprimir dicha información.

Manual del Usuario
7.1.2 Consulta por años
Al ingresar en la ventana de “Consulta por años” deberá ingresar una serie de datos que
demarcarán la búsqueda de la información necesaria. Ingrese: “Zona”, “Fechas de nacimien-
to” y “Puntaje”. Con las flechas que se encuentran al lado de “Otras variables” escoja qué
información desea obtener, llenando el espacio de “Pregunta 1”, “Pregunta 2” y “Pregunta 3”.
Oprima: Clik para Generar Consulta
Una vez genere la consulta saldrá la información que se necesita. Si desea puede mandar
a imprimir dicha información.

Sisbén
7.1.3 Consulta por nombre, documento, ficha
Pestañas que indican las posibilidades

de consulta. Al hacer clic sobre cada
una deberá llenar los espacios requeri-
dos para comenzar la búsqueda.
Al seleccionar cualquiera de las pestañas se deben ingresar los datos que el programa pide.

Manual del Usuario
Para el caso de la pestaña “Documento” ingrese el número del documento de identidad que
desea buscar. Oprima “Generar consulta” para que inicie la búsqueda. De inmediato apare-
cerán los datos concernientes a dicho número de documento.
Para el caso de la pestaña “Ficha” ingrese el número de ficha sobre el cual desea adquirir
información. Oprima “Generar consulta” para que inicie la búsqueda. De inmediato aparece-
rá la ficha con los datos correspondientes.
Para el caso de la pestaña “Nombres” ingrese el primer apellido, el segundo apellido, el

primer nombre y el segundo nombre. Oprima “Generar consulta” para que inicie la búsqueda.
De inmediato aparecerán todos los datos que se tengan sobre dicha persona.
7.2 Listados
La función de “Listados” está creada para ver las fichas que están archivadas ya sea en
“Histórico” o en “Digitación”.
7.2.1 Listado ficha en digitación o en histórico
Digite el rango de fichas o la ficha que desea ver e identifique si ésta se encuentra en “Histó-
rico” o en “Digitación”. Al oprimir “Aceptar” podrá ver la “Ficha imagen”.

Sisbén
La “Ficha imagen” mostrará las fichas que se poseen. Utilice en la barra la flecha que indica
para ver la totalidad de las fichas, una por una.
7.3 Estadísticas
Esta es una opción que tiene el software para que el usuario pueda ver las diferentes esta-
dísticas de la información que ha ingresado. Las opciones son las siguientes: “Estadísticas
estándar cara A”, “Estadísticas estándar cara B”, “Estadística tramos de ingresos”, “Estadís-
tica tramos de puntajes” y “Estadística tramos de edad”.

Manual del Usuario
7.3.1 Estadísticas estándar Cara A

En esta ventana digite la fecha de la ficha que desea ver, ubíquela según barrio, estrato o
nivel, y según la zona: urbana, rural disperso, rural centro poblado o todos.
Una vez tenga delimitada la búsqueda, oprima “Generar informes” y aparecerá la siguiente
ventana con toda la información requerida sobre la ficha y las características que digitó en la
ventana anterior.

Sisbén
En esta ventana simplemente seleccione los datos que necesita imprimir. Así saldrá la infor-
mación requerida:
7.3.2 Estadísticas estándar Cara B
En esta ventana el usuario tiene la posibilidad de sacar los datos de las personas ingresados
anteriormente en el software. Para esto deberá ingresar la fecha de la ficha y ubicarla según:
barrio, estrato y niveles y ubicarla en la zona: urbana, rural disperso, rural centro poblado o
todos.

Manual del Usuario
Una vez tenga delimitada la búsqueda, oprima “Generar informes” y aparecerá la siguiente
ventana con toda la información requerida sobre la ficha y las características que digitó en la
ventana anterior.

Sisbén
En esta ventana simplemente seleccione los datos que necesita imprimir.
7.3.3 Estadística “Tramos de ingresos”
Al ingresar a esta ventana lo primero que debe hacer es darle un nombre al listado que
desea observar, esto es explicar para que va a ser utilizado (explique brevemente). Poste-
riormente, identifique el “Área” a la cual se va a remitir y el sexo sobre el cual desea obtener
los datos.
El campo de “otra selección” funciona como un filtro para delimitar la información que desea
obtener. Utilícela si lo cree necesario.
En la opción “Dado por” podrá delimitar aun más la información, ya sea por barrio, estrato o
niveles.
En “Incremento” digite el valor del salario mínimo sobre el cual desea obtener la información.
Esto se verá reflejado en los tramos que están enumerados hasta 10.
Una vez finalizado este proceso oprima Clik para Comenzar Proceso para que pueda ob-
servar a modo de tabla, la información solicitada sobre los ingresos.

Manual del Usuario
7.3.4 Estadística “Tramos de puntaje”
Al ingresar a esta ventana debe darle un nombre al listado que desea observar, esto es
explicar para que va a ser utilizado (explique brevemente). Posteriormente, identifique el
“área” a la cual se va a remitir y el sexo sobre el cual desea obtener los datos.
niveles.
En “Incremento” digite el número sobre el cual desea obtener la información. Esto se verá
reflejado en los tramos que están enumerados hasta 10. Si por ejemplo, digita 10, en los
tramos la información saldrá así: de 0 a 10, de 10 a 20 de 20 a 30…etc. Si por ejemplo digitó
2, en los tramos aparecerá la información de 0 a 2 de 2 a 4 de 4 a 6 …etc.
servar a modo de tabla la información solicitada sobre los puntajes.

Sisbén
7.3.5 Estadística “Tramos de edad”
Al ingresar a esta ventana debe darle un nombre al listado que desea observar, esto es
explicar para que va a ser utilizado (explique brevemente). Posteriormente, identifique el
“área” a la cual se va a remitir y el sexo sobre el cual desea obtener los datos.
niveles.
En “Incremento” digite el número sobre el cual desea obtener la información. Esto se verá
reflejado en los tramos que están enumerados hasta 10. Si por digita 10, en los tramos verá
que la información saldrá así: de 0 a 10, de 10 a 20 de 20 a 30…etc. Si por ejemplo digitó 2,
en los tramos aparecerá la información de 0 a 2 de 2 a 4 de 4 a 6 …etc.
servar a modo de tabla la información solicitada sobre la edad.

Manual del Usuario
7.4 Generar archivo
Esta opción se utiliza para hacer filtros y generar la información que se necesite. Una vez
haya seleccionado las “Variables para el archivo” colocando un ✓ y las “Variables
para filtrar” con la flecha demarque en “Filtro de” el rango de fichas o ficha que desea

archivar.
Una vez terminado este proceso oprima “Aceptar” para que la barra de porcentaje empiece a
correr buscando la información. Al final de la búsqueda aparecerá una ventana que le indica-
rá “El proceso de Generación de Archivo, terminó satisfactoriamente…”
NOTA: Una vez aparezca esta ventana simultáneamente se generará un archivo llamado
archivo.dbf en la carpeta Temp del software Sisbén Windows 2.0.

Sisbén
Ventana que indica el

proceso de generación
de archivo
8. CARNETIZACIÓN
La opción de carnetización se encuentra en el menú del programa y está identificado con el

icon para imprimir los carnés hay dos opciones: i) imprimir un solo carné y
ii) imprimir un intervalo, por lo tanto es un número superior a uno (1).
8.1 Imprimir un carné
Ingrese al icono para comenzar el proceso de carnetización de las perso-

nas.
Para imprimir un solo carné diríjase a “Imprimir un carné” de esta manera se abrirá una
ventana que le solicita el número de ficha, la fecha de expedición y la fecha de vencimiento
para efectuar la impresión.
NOTA: Las fechas son determinadas por los municipios donde se expiden los carnés, no se
hacen con fechas arbitrarias.

Manual del Usuario
8.2 Imprimir por rango de carnés

Ingrese al icono para comenzar el proceso de carnetización de las perso-
nas.
Para imprimir mas de un carné, ingrese a “Imprimir por rango de carnés” y digite en los
intervalos las fichas que desea carnetizar. Continúe y digite la fecha de expedición y luego la
de vencimiento, finalmente haga “Click para comenzar proceso”.
NOTA: Las fechas son determinadas por los municipios donde se expiden los carnés, no se
hacen con fechas arbitrarias.

Sisbén
8.3 Formato para carné
9. AYUDA
Para acceder a esta ayuda pulse o seleccione el submenú “Ayuda” de la barra de “Menú
principal”, aparecerá la ventana de “Ayuda” En el “CD” encontrará la ayuda de un tutor, el
cual le mostrará cada uno de los procesos del manejo del programa Sisbén.

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Grupo de Calidad de Vida

Dirección: Santiago Montenegro Trujillo

Departamento Nacional de Planeación

2 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 3

4 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Recopila, almacena y clasifica la información de las Fichas de Clasificación

Detecta errores e inconsistencias de la información.

Asigna a cada persona registrada en el Sisbén, un puntaje correspondiente a su

1.1 Requerimientos para la instalación

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 5

1.2 Instalación por medio de CD o disquete

1.2.1 Instalación con Compact Disc

Carpeta para instalar el

6 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 7

Espere un momento mientras la ventana se desaparece.

8 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

1.2.2 Instalación con disquetes

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 9

Carpeta para instalar el

10 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 11

Espere un momento mientras la ventana se desaparece.

12 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

2.1. Acceso inicial

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 13

Para ingresar al programa por

Haga clic sobre este

Únicamente haga clic sobre este botón cuando

La sigla ADMON se encuentra predefinida en el sistema como identificación del administra-

Teclas Ctrl o control

14 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Al ingresar al sistema con el usuario y la clave correcta, se presenta la siguiente pantalla:

En la parte superior de la pantalla se encuentra ubicada la barra de menús que contiene

2.2 El navegador y sus opciones

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 15

3. INGRESO DE CÓDIGOS AL SISTEMA

Al seleccionar este comando ingresará

En la ventana “Usuarios” encontrará dos submenús: “Archivo” y “Buscar”, un navegador y

16 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Al hacer clic sobre este botón

Para eliminar un usuario del sistema, el administrador debe:

Al hacer clic sobre este botón

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 17

Para editar la información de un usuario del sistema el administrador debe:

Para salir de la ventana usuarios debe:

18 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Al hacer clic sobre este botón

Si el sistema no identifica la contraseña presenta el siguiente mensaje:

Al hacer clic sobre este

En el evento que un usuario olvide su contraseña, el administrador debe eliminar su usuario

3.2 Barrios, veredas, centros poblados

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 19

Para ingresar un barrio, vereda o centro poblado el administrador debe:

Para eliminar un barrio, una vereda o un centro poblado debe:

20 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Para salir de la ventana de barrios, veredas y centros poblados debe:

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación 21

3.3. Personas responsables

Al seleccionar este comando ingresará

Al hacer clic sobre este botón se