APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

YESICA NATALIA CUETO TIQUE

SERVICIONAL NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SEMANA 2
ARAUCA- ARAUCA
2019
 APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

YESICA NATALIA CUETO TIQUE

PROFESOR LUIS MANUEL FUENTES

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SEMANA 2
ARAUCA- ARAUCA
2019
Al aplicar este tema importante en La legislación colombiana, las TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL - TRD, que actualmente nos Sirven para
formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.

Estas promueven la organización y el fortalecimiento de los archivos

públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental.

No solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino

también para la gestión de control, para particulares, para la ciencia, la
investigación y la cultura en general.

Aplicando el concepto del cual define las TRD como una serie conformada
por tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La organización archivística, estructurada según las orientaciones plasmadas en la

Tabla de Retención Documental, asegura un procedimiento eficaz y eficiente en la
consolidación de un sistema archivístico, garantizando el control de los
documentos y el fácil acceso a su información cuando esta sea requerida.

Actualmente podemos ver que en la mayor parte de las entidades ya están

aplicando las TRD dando con esto un ciclo de vida a la documentación que cada
uno de ellos maneja.

CONSULTA PRESENCIAL 
El patrimonio documental colombiano está compuesto por toda la documentación
que se ha producido a nivel institucional en el territorio de la actual Colombia
desde el año de 1543. Toda institución que ha existido a partir de ese año produjo
una buena cantidad de documentos que, hoy por hoy y después de un cuidadoso
proceso de análisis y selección, se han conservado por su gran valor histórico
y cultural. A este patrimonio pertenecen los documentos producidos por los
órganos administrativos coloniales: Real Audiencia, Real Hacienda, capitanías
generales, corregimientos, alcaldías, entre otros; así como las más definidas
instituciones de la época republicana: Secretarías Generales, Ministerios,
Gobernaciones, etc. Podría decirse en síntesis que, el patrimonio documental
colombiano alberga dentro de sí la historia de la institucionalidad colombiana.

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series

con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las 
unidades administrativas de una entidad o institución,  en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO
HISTÓRICO O PERMANENTE
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la  institucionalización del ciclo vital de los documentos
en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.  Según la Ley
General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:
Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar
Las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:
 Establecimientos Públicos, empresas sociales del Estado, Industriales y
comerciales del estado.
 Empresas de Economía Mixta, entidades descentralizadas indirectas,
Unidades administrativas especiales
 Igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales
como: Comunas Y Corregimientos
 Los cuerpos o instituciones  Legislativos: Senado de la República,
Cámara de Representantes
 Asambleas departamentales, Concejos municipales, los organismos de
Control:  Personería 
 Contraloría y procuraduría, veedurías, los órganos de administración de
Justicia: Cortes
 Consejo de la Adjuticatura, Fiscalía, Juzgados.
Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad
productora para identificar las series y subseries.  Los períodos de retención en
cada fase de archivo. La presentación, aprobación, difusión, aplicación y
actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la información.
Racionalizan la producción documental, permiten brindar un servicio eficaz y
eficiente facilitan el control y acceso a los documentos, garantizan conservación
de documentos históricos. Regulan transferencias primarias y secundarias,
Racionalizan procesos administrativos archivísticamente facilitan todos los
procesos.
El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:    
 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
 Análisis e interpretación de la información recolectada
 Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para
su aprobación. 
 Aplicación
 Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.
Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental
se estipulan en el MINI/MANUAL N° 4 tablas de retención y transferencias
documentales, directrices básicas e instructivas para su elaboración.
BIBLIOGRAFIAS
 https://elpais.com/tag/archivos/a -dado por EL PAIS
 https://www.clubensayos.com/Temas-Variados/Ensayo-Aplicaci%C3%B3n-de-Tablas-de-
Retenci%C3%B3n-Documental/4688585.html
 https://www.archivogeneral.gov.co/Conoce-Patrimonio-Documental/Consulta-
Documentos -dado por ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.