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ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 4

EJECUCION Y PRESENTACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA


ADMINISTRATIVA

Integrantes:

Jenny Paola Lizcano Peña


Vanessa Alejandra valencia Cardona
Karen Sofía Montes Corrales

Docente:

María del Pilar Pulido

Fundación Universitaria del Área Andina


Administración de Empresas
Grupo 603
Septiembre 2020
INTRODUCCION

Para realizar el proceso de auditoria administrativa en una organización, es


importante conocer los elementos básicos para desarrollar un programa de trabajo
que permita planear, verificar y ejecutar actividades que nos encontramos a diario
en una compañía, con el fin de evidenciar aspectos de mejora que pueden
implementarse para lograr los objetivos conforme sus criterios de calidad y
generar el crecimiento organizacional.
A continuación, plasmamos una propuesta basada en el conocimiento adquirido
en esta unidad y bajo el cual apalancamos toda la información aquí recopilada.
INFORME DE LA AUDITORIA

COMPAÑÍA EMPRESA DEPARTAMENTO FECHA DE


INICIO
AUDITORA AUDITADA AUDITADO 15/09/2020
AUDIEXPRESS SERVICIOS FECHA DE
LAFAYETTE
LTDA CIERRE
NIT 860001965 GENERALES
NIT. 900130145-5 28/09/2020

INFORMACION DE LA EMPRESA AUDITADA

NUMERO DE
NUMERO DE AREAS EN LA NUMERO DE
TRABAJADORES QUE INCIDE EL TRABAJADORES DEL
CIUDAD
EN PLANTA DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
FISICA AUDITADO AUDITADO

BOGOTA
2.100 4 12
D.C

ALCANCE
Área de servicios generales en Textiles Lafayette / Informe presentado para la
gerencia ejecutiva

PORCENTAJE DE EFECTVIDAD EN PORCENTAJE DE INEFICIENCIA EN


LOS PROCEDIMIENTOS LOS PROCEDIMIENTOS

82% 18%

CONDICIONES CONTRACTUALES

Realizar Auditoria a los procesos de aseo general y servicio de cafetería de las


empresas textiles Lafayette, verificando si aplican buenas prácticas de
manufactura contempladas en la norma 3075 de 97. De igual manera verificar la
buena utilización de los productos de aseo empleados para los procesos de
limpieza de áreas comunes y baños, enfocado a la norma ISO 9001: 2008, ISO
14001: 2004 a fin de prestar un servicio integral conforme a los requerimientos
de la compañía, por tanto, esta auditoria como objetivo principal el evaluar y
buscar la mejora continua de la calidad de los procesos.

RESPONSABLES DE LA AUDITORIA
DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA LA AUDITORIA

 Organigrama de responsabilidades y funciones


 Manual de procesos y procedimientos de aseo, distribución y manipulación de
alimentos y manejo de basuras
 Cronograma de actividades del departamento de servicios generales
 Manual de funciones del departamento de servicios generales
 Fotografías en campo de los hallazgos más relevantes

OBSERVACION:
Dentro de las observaciones en campo se tomaron evidencias fotográficas que
soportan los hallazgos de la auditoría y se muestra la problemática encontrada
en diversos departamentos de la empresa.
ENTREVISTAS:
Se aplicaron entrevistas a colaboradores del área de servicios generales
escogidos al azar para identificar situaciones presentadas y conocer las
condiciones diarias de su entorno laboral.
A continuación, ficha técnica de las entrevistas aplicadas.
FICHA TECNICA
Probabilístico estratificado de
Diseño Muestral
conglomerados de áreas.
Personal del área de servicios
Población Objetivo
Generales de la empresa.
20 personas del área incluidos
Universo Representado
directivos y colaboradores.
Técnica Entrevista personal.
Tamaño de Muestra 8 de 20
Momento Estadístico 21 y 22 de Septiembre de 2020
Empresa auditora como parte del
Financiación
contrato.
Margen de Error 2.5%(error estándar relativo
máximo, para fenómenos
presentes en la población con una
frecuencia del 45% y un nivel de
confianza del 95%)

CUESTIONARIOS:
Se aplicó un cuestionario estandarizado con preguntas tipo Likert para a todo el
personal con la intención de obtener cifras más exactas de satisfacción con el área
de servicios generales y en él un espacio de observaciones donde podían
expresar libremente sus inconformidades y recomendaciones.

DETALLES DE CONTRATACION
Se realiza un contrato de prestación de servicios con la empresa AUDIEXPRESS
LTDA NIT. 900130145-5; Para realizar la auditoria en el área de servicios
generales con una duración de 15 días, por un valor de $ 10.000.000 Mtc. Los
procedimientos por la empresa Audiexpress Ltda, para el cumplimiento del
contrato es la visita de 4 auditores en el área de servicios generales los cuales se
encargaran de realizar encuestas a los empleados, evidencias fotográficas y los
procedimientos relacionados con el área de servicios generales tales como:
rutinas de aseo, manejo de residuos, preparación de alimentos, distribución de
alimentos, manejo de insumos y uso de herramientas.

CRITERIOS
Según el manual de funciones de servicios generales de la empresa se establecen
procesos y procedimientos que deben cumplir a cabalidad responsables y
colaboradores según sus funciones específicas para lograr los resultados
requeridos por el área. Los criterios establecidos por la empresa para realizar la
auditoria es que se deben evitar en las interrupciones en los servicios prestados
por el área de servicios generales, se debe realizar de lunes a viernes con un
horario de 2:00 Pm a 4:00 Pm, este horario es cuando ya se han realizado varias
actividades por parte de la encargada de los servicios generales. Adicional a esto
la empresa pide que seamos muy claros al momento de realizar preguntas para
evitar confusiones o especulaciones entre el personal implicado de la auditoria.
Las entrevistas se deben realizar al personal ejecutivo o administrativo esto con el
fin que sean resueltas con mayor asertividad sobre los servicios que se reciben de
esta área y si están satisfechos.

DETALLES DE LOS PUNTOS CENTRALES


Se examina que un factor es la falta de personal en el área de servicios generales,
lo cual ocasiona incumplimiento en la rutina de aseo de oficinas, la distribución de
alimentos de manera puntual y el incorrecto manejo de residuos de oficina.
Se evidencia que otro factor es la falta de capacidad de la empresa contratada
para la recolección de residuos industriales, debido a que han aumentado en
relación al año anterior. Lo cual afecta el correcto manejo de los mismos.
Se puede evidenciar que el personal está capacitado para sus funciones, sin
embargo, un factor es la sobrecarga laboral ocasionada por la falta de personal en
misión en esta área de la compañía.
Otro factor es que en consecuencia de lo anterior no se cumplan los cronogramas
de trabajo a cabalidad.
Se evidencia una capacitación permanente por parte de la empresa al personal del
área; en referencia a manejo de productos, herramientas, seguridad y salud en el
trabajo y optimización del tiempo.
Se encontró que las rutinas de aseo en zonas sociales, baños, cocina y
comedores, de producción, puntos de venta y preparación de alimento son acorde
al cronograma establecido por la dirección de área y se cumple a cabalidad con
las actividades.
Se encontró que la rutina de aseo de oficina no se lleva a cabo según el
cronograma lo cual ocasiona deterioro de algunos muebles y enceres, también
atención intermitente al personal de estas áreas.
Se evidencio un correcto manejo de los residuos sanitarios y de alimentos.
Se evidencio un incorrecto manejo de residuos industriales y de oficina.
La distribución de alimentos se hace de manera puntual y con los estándares de
higiene y salubridad; en el comedor ejecutivo y casino.
La distribución de los alimentos no se hace de manera puntual en puestos de
trabajo, aunque si se están cumpliendo con los estándares de higiene y
salubridad.
Se puede determinar que en un 82% se está cumpliendo con la ejecución del
proceso de acuerdo con la planeación del área de servicios generales.
Se hallaron falencias en la ejecución del 18% de los procedimientos, lo cual
genera un impacto negativo en el objeto principal del área.

CONCLUSIONES

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