Вы находитесь на странице: 1из 8

Создание однотипных документов с использованием слияния

Слияние используется для создания однотипных документов: писем, наклеек,


конвертов и т.д. Такие документы отличаются друг от друга вводимыми данными. При
этом создается так называемый Основной документ и используется Источник данных,
который может быть создан не обязательно в MS Word.
Однотипные документы создаются как Основной документ и получается
соответствующее количество однотипных документ. Этот документ оформляется
требуемым образом, но вместо повторяющихся данных вставляются Поля слияния, на
место которых в процессе слияния будут вставлены необходимые значения. Для ввода
данных используется Источник данных, который содержит список данных одинаковой
структуры в виде таблицы. Затем выполняется слияние, при котором либо все записи,
либо какие-то указанные вставляются на место полей слияния в основной документов.

ЗАДАНИЯ:

Создайте рассылки приглашений на юбилей компании, используя механизм


слияния.
1. Запустите программу текстового редактора MS Word.

2. Выберите вкладку Рассылки группу Начать слияние

.
3. На экране (справа) появится область задач Слияние. Из списка Выбор типа
документа в области задач Слияние выберите тип основного документа Письма.
Перейдите по ссылке Далее (справа внизу).
4. На следующем этапе из списка Выбор документа выберите Текущий
документ. Перейдите по ссылке Далее.
5. Из списка Выбор получателей выберите пункт Создание списка. Там же

щелкните по ссылке . На экране появится диалоговое окно Новый


список адресов.
В области Ввод данных адреса перечислены названия полей, ниже расположены
кнопки. Нажмите кнопку Настройка столбцов. В списке Поля перечислены
имеющиеся поля данных.

Для нашего задания необходимы следующие поля:


Фамилия
Имя
Город
Адрес
По России
Ближнее зарубежье
Дальнее зарубежье
Лишние поля необходимо удалить, недостающие добавить и расставить в
приведенном порядке, используя кнопки Вверх - Вниз.
После заполнения данными полей первой записи (данные вводятся из
нижеследующей таблицы; перемещаться между полями можно клавишей Tab)
нажмите кнопку запись и перейдите к заполнению следующей записи. После того как
все записи будут заполнены, нажмите кнопку Закрыть / OK. Появится диалоговое окно
Сохранение списка адресов с открытой по умолчанию папкой Мои источники
данных. Сохраните список в свою папку под именем Список клиентов. После этого на
экране появится диалоговое окно Получатели слияния. Если допущены ошибки при
заполнении, то их можно исправить. Для того чтобы вернуться в основной документ,
нажмите кнопку ОК.

Фамилия Имя Город Адрес

Иванов Сергей Киров Кирова, 3


Межуева Елена Барнаул Юрина, 215
Трошин Геннадий Томск Красная, 7
Круг Ирина Минск Мирская, 6
Петров Кирилл Душанбе Ленина, 1
Андреева Анастасия Вильнус Космонавтов, 12

6. Щелкните по ссылке Далее. Создание письма. В области задач появится


список Создание письма. Оформите нужным образом бланк организации (Основной
документ), вставив логотип организации и необходимые поля (они выделены синим
цветом).
Указания:
 Текст письма, который следует набрать, выполнен шрифтом Monotype Corsiva.
 Для вставки полей «Фамилия», «Имя», «Город», «Адрес» выберите из списка на
области задач Слияние пункт Другие элементы, а затем выберите и вставьте нужные
поля.
 При наборе текста необходимо расставить в соответствующих местах все
пробелы, запятые, точки, переходы к следующей строке. Символом • показаны
пробелы рядом с полями слияния, которые нужно обязательно поставить.
 Для вставки поля {FILLIN} выполнить Рассылки – Правила. Это поле
используется для введения меняющейся информации, не включенной в источник
данных. В нашем случае это дата проведения мероприятия. Поле содержит
поясняющий текст запроса (поскольку их может быть несколько) и окно, специально
предназначенное для ввода информации по запросу. В качестве поясняющего текста
введите «Дата проведения юбилея», в поле ответ по умолчанию – 10 декабря 2018
года. Поле вставит эту дату в текст каждого документа. В нашем случае поле
{FILLIN} следует использовать только один раз, выбрав соответствующую опцию.

Для вставки даты и времени используйте меню Вставка Дата и время.

Адресат: • «Фамилия» • «Имя»


«Город» •«Адрес»
От Ваша Фамилия Имя Отчество

Уважаемый «Имя»!

Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится
{FILLIN} в 18.00.
Ждем Вас в ресторане «Барнаул», г. Барнаул, пл. Победы, д. 3.

Приглашение действительно на одного человека.

С уважением, Игорь Иванович Сухов,


директор компании «Лидер»

Текущая дата и время в формате 17.11.2018 18:00


7. Щелкните по ссылке Далее. Просмотр писем. Этот режим позволяет
предварительно увидеть, как будут выглядеть созданные документы.
8. Щелкните по ссылке Далее. Завершение слияния. В результате слияния получится
шесть однотипных писем, причем каждое письмо будет располагаться на отдельном
листе.
9. Сохраните документ под именем Слияние1 в своей папке. Следует учесть, что при
сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.
Поэтому в следующий раз, когда документ будет открыт, MS Word задаст вопрос,
нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния.
Задание 2 (слияние с условием)
Учитывая тот факт, что клиентами фирмы могут быть мужчины, женщины и
организации, можно установить обращение, соответствующее каждому из клиентов.
Для этого при создании источника данных необходимо предусмотреть поле «Пол», в
котором можно отмечать пол клиента (м / ж) или оставлять его пустым для
организаций.

1. Запустите программу текстового редактора MS Word и выполните пункты 1–4


задания 1.
2. Из списка Выбор получателей выберите пункт Использование списка. Щелкните
по ссылке Обзор и откройте созданный в задании 1 источник данных Список
клиентов, находящийся в вашей папке. Добавьте в него поле «Пол».
Фамилия Имя Пол Город Адрес

Иванов Сергей м Киров Кирова, 3


Межуева Елена ж Барнаул Юрина, 215
Трошин Геннадий м Томск Красная, 7
Круг Ирина ж Минск Мирская, 6
Петров Кирилл м Душанбе Ленина, 1
Андреева Анастасия ж Вильнус Космонавтов, 12
3. Щелкните по ссылке Далее. Создание письма. Наберите нижеследующий текст
типового письма. При наборе текста обратите внимание на правильность расстановки
пробелов, точек и запятых, которые должны набираться в соответствующих местах.
Пробелы рядом с полями слияния показаны символом •.
Для установки правильного обращения к клиенту используйте поле
{IF…THEN…ELSE}. Для вставки поля выполнить Рассылки – Правила. Поле
проверяет «Условие» и, если оно верно, вставляется один текст, в противном случае,
если необходимо, другой.
Если в поле «Пол» находится значение м, то используйте обращение «Уважаемый»,
если значение ж – обращение «Уважаемая». Если строка пуста, используйте
обращение «Уважаемые господа». Поскольку обращения отличаются лишь
окончаниями, то в основном документе следует набрать текст «Уважаем», а затем
добавить нужные окончания. Для этого необходимо 3 раза вставить поле
{IF…THEN…ELSE} следующим образом:
Адресат: • «Фамилия» • «Имя»«Фамилия»
«Город» •«Адрес»
От Ваша Фамилия Имя Отчество

Уважаем{IF поле Пол равно м Вставить текст ый}


{IF поле Пол равно ж Вставить текст ая}
{IF поле Пол пусто Вставить текст ые господа} • «Имя»!

Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится
{FILLIN} в 18.00.
Ждем Вас в ресторане «Барнаул», г. Барнаул, пл. Победы, д. 3.

Приглашение действительно на одного человека.

С уважением, Игорь Иванович Сухов,


директор компании «Лидер»

Текущая дата и время в формате 17.11.2018 18.00

4. Выполните слияние созданного документа с источником данных. Сохраните


документ под именем Слияние2 в своей папке.

Задание 3 (создание наклеек)


В MS Word имеется большой выбор стандартных наклеек и конвертов. Все они
имеют определенные параметры, которые можно корректировать, либо создавать
наклейки и конверты с собственными параметрами. При создании наклеек их размеры
можно рассчитать таким образом, чтобы на стандартном листе помещалось
определенное количество одинаковых наклеек. В наклейки можно помещать рисунки
или другие элементы оформления.
Запустите программу текстового редактора MS Word. Создайте наклейки
следующего вида:

на собрание акционеров, которое состоится


21 декабря 2018 года по адресу
Ленина, 86
Для этого с помощью инструмента WordArt (панель Вставка группа Текст )
создайте надпись «Приглашаем» такого вида, как показано на рисунке.

Скопируйте объект. Войдите в меню Рассылки – Наклейки. В окно сверху вставьте


содержимое буфера (если оно не вставилось само), выровняйте его по центру,
нажмите Enter. Затем наберите текст, выровняйте его по центру. Нажмите на кнопку
Параметры, а затем на кнопку Настройка. Установите следующие параметры наклеек:

Нажмите два раза OK, затем кнопку Создать. Просмотрите результат (должна
получиться страница с 12 одинаковыми наклейками). Сохраните его под именем
Наклейки в своей папке.