Manual de Usuario Solicitudes y RecepciónABR20

NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO
Manual de Usuario Solicitudes de compra

XX-XX-XXX
y Recepciones
AREA RESPONSABLE DE DOCUMENTO FECHA DE EMISIÓN VERSIÓN
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
TIPO DE DOCUMENTO RUTA INTRANET PÁGINA
Manual de Usuario Solicitudes de
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compra y Recepción
1. TABLA DE CONTENIDO
2. ALCANCE.................................................................................................................... 2
3. CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE COMPRA.........................................................2
3.1. SOLICITUD DE COMPRA PARA NEGOCIACIÓN...............................................5
3.2. SOLICITUD DE COMPRA AMPARADA EN ACUERDO ABIERTO......................6
3.3. NOVEDADES DE LAS SOLICITUDES DE COMPRA.........................................11
4. CREACIÓN DE SOLICITUDES MASIVAS.................................................................13
4.1. DESCARGUE DE ARCHIVO PARA SOLICITUDES DE COMPRA MASIVAS....13
4.2. DILIGENCIAMIENTO SOLICITUD MASIVA PARA NEGOCIACIÓN...................17
4.3. DILIGENCIAMIENTO SOLICITUD MASIVA AMPARADA EN ACUERDO
ABIERTO....................................................................................................................... 18
4.4. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE CARGUE DE SOLICITUDES MASIVAS DE
COMPRA....................................................................................................................... 20
4.5. PROCESAMIENTO DE ARCHIVO DE SOLICITUDES MASIVAS DE COMPRA
EN EL APLICATIVO......................................................................................................21
5. RECEPCIONES......................................................................................................... 36
5.1. RECEPCIÓN POR PANTALLA...........................................................................36
5.2. RECEPCIÓN MASIVA........................................................................................38
5.2.1. DESCARGUE DE PLANTILLA PARA RECEPCIONES MASIVAS..............38
5.2.2. DILIGENCIAMIENTO PLANTILLA PARA RECEPCIÓN MASIVA................42
5.2.3. GENERACIÓN ARCHIVO DE CARGUE DE RECEPCIONES MASIVAS....43
5.2.4. PROCESAMIENTO DE ARCHIVO DE RECEPCIONES MASIVAS EN EL
APLICATIVO................................................................................................44
5.3. DEVOLUCIONES POR PANTALLA....................................................................54
5.4. DEVOLUCIONES MASIVAS...............................................................................58
5.4.1. GENERACIÓN DE REPORTE.....................................................................58
5.4.2. DESCARGUE DE PLANTILLA PARA DEVOLUCIONES MASIVAS............62
5.4.3. DILIGENCIAMIENTO PLANTILLA PARA DEVOLUCIONES MASIVAS......62
5.4.4. GENERACIÓN ARCHIVO DE CARGUE DEVOLUCIONES MASIVAS........63
5.4.5. PROCESAMIENTO ARCHIVO DEVOLUCIONES MASIVAS EN EL
APLICATIVO..............................................................................................................63
Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

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y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
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compra y Recepción
2. ALCANCE
El módulo Autoservicio de Oracle Cloud es una solución que permite realizar y aprobar
solicitudes de compra por pantalla o masivas. Éstas pueden ser para llevar a cabo una
Negociación o estar amparadas en un Acuerdo abierto.
Así mismo, permite también realizar las recepciones de las solicitudes de compra.
2. CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE COMPRA
Ingreso al aplicativo
Ingrese a la herramienta Oracle por Google Chrome y digite el usuario y contraseña
asignado.
Seleccione idioma español o el idioma de su preferencia

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y Recepciones
BNI XXX
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Una vez en la herramienta, diríjase a Compras – Solicitudes de compra
Hacer click en “Editar” (Lápiz a la derecha del nombre de usuario)

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compra y Recepción
Escoger la unidad de Negocio y la Ubicación de entrega. Luego hacer click en Guardar y

cerrar.
Hacer click en “Más tareas”, “Introducir líneas de solicitud”

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compra y Recepción
Aparecerá la siguiente página en donde se diligenciará el campo “Artículo”. Si no conoce

el código puede buscarlo por descripción haciendo click en la lupa.
(Es indispensable que los artículos a solicitar se encuentren catalogados)
2.1. SOLICITUD DE COMPRA PARA NEGOCIACIÓN
Si la solicitud de compra es para llevar a cabo una Negociación, se activa la opción de

“Nuevo Proveedor”. Diligencie las cantidades y la ubicación de entrega.

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2.2. SOLICITUD DE COMPRA AMPARADA EN ACUERDO ABIERTO

Si la solicitud de compra está amparada en un Acuerdo, escoger siempre “Acuerdo de
compra abierto” en “Tipo de acuerdo” e indicar el número.
Hacer click en “Agregar al carro”.

Repita el procedimiento por tantos productos desee solicitar.

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compra y Recepción
Una vez tenga la totalidad de los artículos, hacer clik en el carro de compras y luego en
“Revisar”.
Incluya el “Ordenador de Gasto” y “Clase Categoría”

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compra y Recepción
A continuación, señale la primera línea haciendo click izquierdo a la izquierda del número
de la línea (Quedará de color azul si está señalada). Se mostrará la información de la
línea seleccionada denominada como “Detalles”.
En “Ubicación de entrega”, incluir la gerencia u oficina donde se entregará el bien o
servicio.
Haga click en la lupa azul de la “Cuenta de cargos”.

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Diligenciar la información solicitada y luego hacer click en “Aceptar”
Repita la operación de la información de “Cuenta de cargos” por cada línea ingresada.
Cuando se haya verificado la información de todas las líneas ingresadas, hacer click en
“Enviar”.

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compra y Recepción
Si la solicitud de compra está amparada en un Acuerdo Abierto, se enviará al Comprador.
Si la solicitud de compra desemboca en una Negociación, se envía a flujo de aprobación

(Ordenador del Gasto y Comprador) quienes aprobarán en la herramienta como se
muestra a continuación:
Una vez aprobada la Solicitud de compra, se verá así:

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compra y Recepción
2.3. NOVEDADES DE LAS SOLICITUDES DE COMPRA

Si existen cambios en la solicitud, ésta se puede “Retirar y editar” como se muestra:
Sin embargo, se eliminará el flujo de aprobación como lo indica el siguiente mensaje:
También puede cancelar la Solicitud
Ingresar el motivo de la cancelación
Finalmente, puede duplicar una solicitud existente

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compra y Recepción
3.

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y Recepciones
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compra y Recepción
4. CREACIÓN DE SOLICITUDES MASIVAS
3.1. DESCARGUE DE ARCHIVO PARA SOLICITUDES DE COMPRA MASIVAS
Entrar a http://docs.oracle.com y hacer click en “Cloud Applications”
En la sección Enterprise Resource Planning, escoger Procurement

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Seleccionar Oracle Cloud 19D y luego ir a “Books”
En la sección Development, ubicar File-Based Data Import for Oracle Procurement Cloud
(html) y hacer click en las letras azules HTML

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XXXX 1.0
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compra y Recepción
A la izquierda desplegar “3 Self Service Procurement” y hacer click en “Import

Requisitions”.
A continuación, escoger RequisitionImportTemplate.xlsm

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Hacer clik en “Habilitar edición”
Hacer click en “Habilitar contenido” y guardar el archivo en el computador.

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compra y Recepción
3.2. DILIGENCIAMIENTO SOLICITUD MASIVA PARA NEGOCIACIÓN
Diligenciar la hoja POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL, así:
Interface Header Key*: Número de identificación de la cabecera.

Import Source: Código de interfaz
Requisitioning BU*: Unidad de Negocio desde donde se realiza la solicitud
Batch ID: ID de lote
Status Code: Indicar INCOMPLETE
Entered By*: Correo del solicitante
Description: Objeto de la solicitud
ATTRIBUTE1: Categoría de la compra
Externally Managed: N
Las demás columnas quedan en blanco.
Diligenciar la hoja POR_REQ_LINES_INTERFACE_ALL, así:
Interface Line Key*: Identificación de las líneas. ID asociado a las líneas

Interface Header Key*: Número de identificación de la cabecera. (Es el mismo número
indicado en la hoja POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL).
Destination Type Code: Indicar EXPENSE.
Deliver-to Location: Lugar donde se entrega el bien o se presta el servicio.
Requester: Correo del solicitante
Item: Artículo a solicitar.
Line Type: Productos
Quantity: Cantidad a solicitar
Currency: Moneda de la solicitud
Price: Precio del artículo
Procurement BU: Unidad de negocio
Negotiation Required: Indicar Y
New Supplier: Indicar Y
UOM: Unidad de medida

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y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Diligenciar la hoja POR_REQ_DISTS_INTERFACE_ALL, así:
Interface Distribution Key*: ID de distribución contable, numero para enlazar con línea
Interface Line Key*: Identificación de las líneas. ID asociado a las líneas. (Es la misma
numeración indicada en la hoja POR_REQ_LINES_INTERFACE_ALL.
Los siguientes campos en esta hoja de excel, corresponden a la contenida en la Cuenta
de Cargos:
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT1: BAC
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT2: Cuenta contable de la categoría de compras a la que
pertenece el artículo.
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT3: Unidad contable
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT4: Centro de costos
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT5: Dependencia del ordenador del gasto.
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT6: Requerimiento. Indicar 00000
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT7: CDP que ampra la línea
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT8: Proyecto. Indicar 000000
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT9: Futuro. Indicar 00
3.3. DILIGENCIAMIENTO SOLICITUD MASIVA AMPARADA EN ACUERDO

ABIERTO
Diligenciar la hoja POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL, así:

Import Source: Código de interfaz
Requisitioning BU*: Unidad de Negocio desde donde se realiza la solicitud
Batch ID: ID de lote
Status Code: Indicar INCOMPLETE
Entered By*: Correo del solicitante
Description: Objeto de la solicitud
ATTRIBUTE1: Categoría de la compra
Externally Managed: N

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y Recepciones
BNI XXX
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compra y Recepción
Diligenciar la hoja POR_REQ_LINES_INTERFACE_ALL, así:

Interface Line Key*: Identificación de las líneas. ID asociado a las líneas
Interface Header Key*: Número de identificación de la cabecera. (Es el mismo número
indicado en la hoja POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL).
Destination Type Code: Indicar EXPENSE.
Deliver-to Location: Lugar donde se entrega el bien o se presta el servicio.
Requester: Correo del solicitante
Item: Artículo a solicitar.
UOM Code: Unidad de medida.
Line Type: Productos
Currency: Moneda de la solicitud
Price: Precio del artículo
Procurement BU: Unidad de negocio
Agreement: Indicar el acuerdo bajo el cual está amparada la solicitud de compra.
Agreement Line: Número de línea del artículo en el Acuerdo.
Negotiation Required: Indicar N
Diligenciar la hoja POR_REQ_DISTS_INTERFACE_ALL, así:

Interface Distribution Key*: ID de distribución contable, numero para enlazar con línea
Interface Line Key*: Identificación de las líneas. ID asociado a las líneas. (Es la misma
numeración indicada en la hoja POR_REQ_LINES_INTERFACE_ALL.
Los siguientes campos en esta hoja de excel, corresponden a la contenida en la Cuenta
de Cargos:
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT1: BAC
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT2: Cuenta contable de la categoría de compras a la que
pertenece el artículo.
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT3: Unidad contable
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT4: Centro de costos
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT5: Dependencia del ordenador del gasto.
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT6: Requerimiento. Indicar 000000000
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT7: CDP que ampra la línea
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT8: Proyecto. Indicar 000000
CHARGE_ACCOUNT_SEGMENT9: Futuro. Indicar 00

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compra y Recepción
3.4. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE CARGUE DE SOLICITUDES MASIVAS DE

COMPRA
Una vez diligenciado el archivo, ir a la hoja “Instructions and CSV Generation” y hacer
click en “Generate CSV File de la portada”
Indicar la dirección donde se guardarán los archivos

(El sistema guardará el archivo zip y las tres hojas por lo que pedirá guardar cuatro (4)
veces el archivo)

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y Recepciones
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compra y Recepción
3.5. PROCESAMIENTO DE ARCHIVO DE SOLICITUDES MASIVAS DE COMPRA EN

EL APLICATIVO
asignado.
Seleccione idioma español o el idioma de su preferencia
Una vez en el aplicativo, diríjase a Herramientas / Procesos programados

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compra y Recepción
Hacer click en “Programar nuevo proceso”
Ir a la opción “Buscar”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
En “Buscar y seleccionar: Nombre”, ingresar “Cargar archivo de interfaz para importación”

y “Buscar”
Seleccionar “Cargar archivo de interfaz para importación” y hacer click en Aceptar

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Aparece la siguiente ventana. Hacer click en “Aceptar”
En la siguiente ventana, hiperlink Opciones básicas, en “Proceso de importación”, hacer

click en “Buscar”

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y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
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compra y Recepción
En “Buscar y seleccionar: Proceso de importación”, escribir: “Importar solicitudes” y hacer

Seleccionar “Importar solicitudes” y hacer click en “Aceptar”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
En Archivo de datos, hacer click en “Cargar un nuevo archivo”
Hacer click en “Seleccionar archivo”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Escoger el archivo .zip generado a través del “Generate CSV file”. Hacer click en “Abrir” y
“Aceptar”
Hacer click en “Enviar”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Aparecerá un mensaje indicando el envío del proceso, hacer click en “Aceptar”.
Ir al inicio y luego a Compras – Órdenes de compras

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Hacer click en “Tareas”
Ir a Importar solicitudes

XX-XX-XXX
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compra y Recepción
Hacer click en “Ejecutar Nuevo proceso”
En “Origen de importación”, ingresar el nombre de la columna “Import source” de la hoja

POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL y diligenciar la “Unidad de negocio solicitante”.
En “Agrupar”, escoger “Ninguna”. Hacer click en “Enviar”

XX-XX-XXX
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compra y Recepción
Saldrá el mensaje de envío del proceso. Hacer click en “Aceptar”.
Hacer click en el botón de refrescar hasta que aparezca el estado del proceso enviado

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Consultar en el botón azul cuyo título es “Ver Salida” el estado de la solicitud y el número
asignado.
Hacer click en las letras azules. Se mostrará un archivo txt en donde si quedó bien
cargada la solicitud, se asignará el número de la solicitud creada.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Hacer click en “Listo”
Ingresar a Compras – Solicitudes de compra

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Hacer click en “Gestionar solicitudes”
Buscar la solicitud generada en el cargue masivo (el número arrojado por el aplicativo en
el archivo txt) y digitarlo en **Solicitud.

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y Recepciones
BNI XXX
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compra y Recepción
Hacer click en la solicitud para abrirla
Ir a Acciones – Editar

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
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compra y Recepción
Asignar ordenador del gasto y categoría y luego hacer click en Guardar y Enviar.
Si la solicitud de compra está amparada en un Acuerdo Abierto, se enviará al Comprador.

Si la solicitud de compra desemboca en una Negociación, se envía a flujo de aprobación
4. RECEPCIONES
4.1. RECEPCIÓN POR PANTALLA
Ir a Compras – Mis Recepciones

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Digitar la orden de compra a recibir o la solicitud realizada. Hacer click en Buscar.
Hacer click en las líneas a recibir. Y luego en Recibir
Al hacer click en “Mostrar cantidad de recepción”, se mostrará la cantidad total de la orden

de compra. Digitar la cantidad realmente a Recibir (puede ser la cantidad total o una
cantidad menor) y hacer click en Enviar.
El sistema generará un número de recepción.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
38 DE 65
compra y Recepción
4.2. RECEPCIÓN MASIVA

4.2.1. DESCARGUE DE PLANTILLA PARA RECEPCIONES MASIVAS
Entrar a http://docs.oracle.com y hacer click en “Cloud Applications”
Identificar el título Supply Chain Management y hacer click en Inventory Management

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y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
A continuación, escoger la opción Oracle Supply Chain and Manufacturing Cloud 19D y
luego Books.
Ir a la sección Development y hacer click en HTML debajo de File-Based Data Import for
Oracle Supply Chain Management Cloud.

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y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
Desplegar la opción 2 Inventory Management y escoger Receiving Receipt Import

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
41 DE 65
compra y Recepción
Hacer click en ReceivingReceiptImportTemplate.xlsm
Hacer click en Habilitar edición

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
42 DE 65
compra y Recepción
Luego en Habilitar contenido y guardar el archivo en el computador.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
43 DE 65
compra y Recepción
4.2.2. DILIGENCIAMIENTO PLANTILLA PARA RECEPCIÓN MASIVA
Diligenciar la hoja RCV_HEADERS_INTERFACE, así:

Receipt Source Code: VENDOR
ASN Type: STD
Transaction Type: NEW
Supplier Name: Nombre de proveedor (Tal como se encuentra creado en la herramienta).
Supplier Site Code: PRINCIPAL
Ship-to Organization Code: Unidad de Negocio que recepciona
Employee Name: Nombre de quien recibe (Supervisor)
Transaction Date: Fecha y hora de la recepción
Business Unit: Unidad de Negocio
Diligenciar la hoja RCV_TRANSACTIONS_INTERFACE, así:
Interface Line Number: Código de interfaz de línea

Transaction Type: RECEIVE
Auto Transact Code: DELIVER
Transaction Date: Fecha y hora de la recepción
Source Document Code: PO
Header Interface Number: Igual número de Interface Header Key de la primera hoja
Organization Code: Unidad de Negocio que realizó la solicitud
Item Number: Número del artículo
Document Number: Número de la orden de compra a recibir
Document Line Number: Número de la línea en la orden de compra
Document Schedule Number: Programa de envío (Es el mismo número en “Programa” en
la pestaña de “Distribuciones” en la orden de compra).
Document Distribution Number: Número de distribución. (Es el mismo número en la
columna “Distribución” en la pestaña “Distribuciones” en la orden de compra.
Document Line Number: Línea del artículo asignada en el Acuerdo.
Business Unit: Unidad de negocio (donde se solicitó el bien o servicio)
Quantity: Cantidad a recibir
UOM: Unidad de medida del artículo

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
44 DE 65
compra y Recepción
4.2.3. GENERACIÓN ARCHIVO DE CARGUE DE RECEPCIONES MASIVAS
Una vez diligenciado el archivo, ir a la hoja “Instructions and CSV Generation” y hacer
click en “Generate CSV Fil e” de la portada.
Guardar en el archivo indicando la ruta. Aparecerá un mensaje indicando que se ha

creado un archivo ZIP. Hacer click en Aceptar.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
45 DE 65
compra y Recepción
4.2.4. PROCESAMIENTO DE ARCHIVO DE RECEPCIONES MASIVAS EN EL

APLICATIVO
asignado. Seleccione idioma español o el idioma de su preferencia.
Una vez en el aplicativo, diríjase a Herramientas / Procesos programados
Hacer click en “Programar nuevo proceso”
Ir a la opción “Buscar”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
En “Buscar y seleccionar: Nombre”, ingresar “Cargar archivo de interfaz para importación”

y “Buscar”
Seleccionar “Cargar archivo de interfaz para importación” y hacer click en Aceptar

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
47 DE 65
compra y Recepción
Aparece la siguiente ventana. Hacer click en “Aceptar”
En la siguiente ventana, hiperlink Opciones básicas, en “Proceso de importación”, hacer


XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
En “Buscar y seleccionar: Proceso de importación”, escribir: “Gestionar transacciones de

recepción” y hacer click en “Buscar”. Seleccionar “Gestionar transacciones de recepción”
y hacer click en Aceptar.
Desplegar las opciones en “Archivo de datos” y escoger “Cargar un nuevo archivo”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
49 DE 65
compra y Recepción
Buscar y agregar el archivo .zip generado para la recepción masiva y hacer click en
Aceptar.
Posteriormente, hacer click en “Enviar”

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
50 DE 65
compra y Recepción
Aparecerá un mensaje de confirmación del envío del proceso:
Verificar el estado del cargue del archivo. Debe ser “Correcto”.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
51 DE 65
compra y Recepción
Hacer click en Programar nuevo proceso.
En Nombre, buscar “Gestionar transacciones de recepción”.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
52 DE 65
compra y Recepción
Hacer click en Aceptar.
Hacer click en Enviar

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
53 DE 65
compra y Recepción
Verificar el estado del cargue del archivo. Debe ser “Correcto”.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
54 DE 65
compra y Recepción
Verificar en Log y Salida el resultado del cargue haciendo click en la línea a la derecha de
la palabra “anexo”.
Descargar el archivo .txt y verificar el resultado del cargue.
Puede verificar el número de recepción revisando el ciclo de vida de la solicitud de

compra.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
56 DE 65
compra y Recepción
4.3. DEVOLUCIONES POR PANTALLA

Hacer click en Compras – Mis recepciones
Ir a Tareas – Gestionar Recepciones

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
57 DE 65
compra y Recepción
Digite el criterio de búsqueda (Recepción u Orden de compra)
Seleccionar las líneas a devolver (deben quedar azules). Hacer click en Devolver.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
58 DE 65
compra y Recepción
Digite la cantidad a devolver.
Una vez diligenciadas las cantidades a devolver, hacer click en Enviar.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
59 DE 65
compra y Recepción
Aparecerá un mensaje de confirmación indicando la creación de la transacción de

devolución.
A continuación, se evidencian las cantidades devueltas.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
60 DE 65
compra y Recepción
4.4. DEVOLUCIONES MASIVAS
4.4.1. GENERACIÓN DE REPORTE
Hacer click en el Navegador
A continuación, ir a Herramientas – Informes y análisis

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
61 DE 65
compra y Recepción
Hacer click en Examinar catálogo
Carpetas compartidas – Personalizar

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
62 DE 65
compra y Recepción
Compra – Ampliar
Info_Recepciones – Ampliar

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
63 DE 65
compra y Recepción
INFORME RECEPCIONES – Abrir
Digitar la Orden de compra y hacer click en Aplicar:

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
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compra y Recepción
A continuación, ir a Acciones (tuerca) – Exportar – Excel
Descargar el archivo el cual servirá para diligenciar la plantilla de Devoluciones.
4.4.2. DESCARGUE DE PLANTILLA PARA DEVOLUCIONES MASIVAS
Seguir el mismo paso a paso descrito en el numeral 5.2.1.
4.4.3. DILIGENCIAMIENTO PLANTILLA PARA DEVOLUCIONES MASIVAS
Diligenciar únicamente la hoja denominada RCV_TRANSACTIONS_INTERFACE, así:
Interface Line Number: Código de interfaz de línea

Transaction Type: RETURN TO VENDOR
Transaction Date: Fecha de la devolución (incluyendo la hora). Favor mantener el formato.
Source Document Code: PO
Parent Transaction Id: Columna “TRANSACTION_ID” del Reporte
Organization Code: Código de la unidad de inventarios
Item Number: Número del artículo a devolver
Document Number: Número de la orden de compra
Document Line Number: Se encuentra en la orden de compra, pestaña Distribuciones,
columna Línea.

XX-XX-XXX
y Recepciones
BNI XXX
XXXX 1.0
DD de MM de AAAA
65 DE 65
compra y Recepción
Document Schedule Number: Se encuentra en la orden de compra, pestaña

Distribuciones, columna Programa.
Document Distribution Number: Se encuentra en la orden de compra, pestaña
Distribuciones, columna Distribución.
Business Unit: Unidad solicitante.
Quantity: Cantidad a devolver
Nota: Asegúrese de borrar la información contenida en las demás hojas del archivo para
que su cargue se dé correctamente.
4.4.4. GENERACIÓN ARCHIVO DE CARGUE DEVOLUCIONES MASIVAS
Seguir el mismo paso a paso descrito en el numeral 5.2.3
4.4.5. PROCESAMIENTO ARCHIVO DEVOLUCIONES MASIVAS EN EL APLICATIVO
Seguir el mismo paso a paso descrito en el numeral 5.2.4. Al abrir el archivo txt,
aparecerá el mensaje con el número de líneas devueltas exitosamente:
Verifique las cantidades devueltas consultando la Recepción.

Manual de Usuario Solicitudes y RecepciónABR20

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NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO

Manual de Usuario Solicitudes de compra

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

2. CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE COMPRA

Seleccione idioma español o el idioma de su preferencia

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Una vez en la herramienta, diríjase a Compras – Solicitudes de compra

Hacer click en “Editar” (Lápiz a la derecha del nombre de usuario)

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Escoger la unidad de Negocio y la Ubicación de entrega. Luego hacer click en Guardar y

Hacer click en “Más tareas”, “Introducir líneas de solicitud”

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Aparecerá la siguiente página en donde se diligenciará el campo “Artículo”. Si no conoce

2.1. SOLICITUD DE COMPRA PARA NEGOCIACIÓN

Si la solicitud de compra es para llevar a cabo una Negociación, se activa la opción de

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

2.2. SOLICITUD DE COMPRA AMPARADA EN ACUERDO ABIERTO

Hacer click en “Agregar al carro”.

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Incluya el “Ordenador de Gasto” y “Clase Categoría”

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Haga click en la lupa azul de la “Cuenta de cargos”.

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Diligenciar la información solicitada y luego hacer click en “Aceptar”

Repita la operación de la información de “Cuenta de cargos” por cada línea ingresada.

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Si la solicitud de compra está amparada en un Acuerdo Abierto, se enviará al Comprador.

Si la solicitud de compra desemboca en una Negociación, se envía a flujo de aprobación

Una vez aprobada la Solicitud de compra, se verá así:

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

2.3. NOVEDADES DE LAS SOLICITUDES DE COMPRA

Sin embargo, se eliminará el flujo de aprobación como lo indica el siguiente mensaje:

También puede cancelar la Solicitud

Ingresar el motivo de la cancelación

Finalmente, puede duplicar una solicitud existente

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

4. CREACIÓN DE SOLICITUDES MASIVAS

3.1. DESCARGUE DE ARCHIVO PARA SOLICITUDES DE COMPRA MASIVAS

Entrar a http://docs.oracle.com y hacer click en “Cloud Applications”

En la sección Enterprise Resource Planning, escoger Procurement

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Seleccionar Oracle Cloud 19D y luego ir a “Books”

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

A la izquierda desplegar “3 Self Service Procurement” y hacer click en “Import

A continuación, escoger RequisitionImportTemplate.xlsm

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Hacer clik en “Habilitar edición”

Hacer click en “Habilitar contenido” y guardar el archivo en el computador.

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

3.2. DILIGENCIAMIENTO SOLICITUD MASIVA PARA NEGOCIACIÓN

Diligenciar la hoja POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL, así:

Interface Header Key*: Número de identificación de la cabecera.

Las demás columnas quedan en blanco.

Diligenciar la hoja POR_REQ_LINES_INTERFACE_ALL, así:

Interface Line Key*: Identificación de las líneas. ID asociado a las líneas

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Diligenciar la hoja POR_REQ_DISTS_INTERFACE_ALL, así:

3.3. DILIGENCIAMIENTO SOLICITUD MASIVA AMPARADA EN ACUERDO

Diligenciar la hoja POR_REQ_HEADERS_INTERFACE_ALL, así:

Interface Header Key*: Número de identificación de la cabecera.

Las demás columnas quedan en blanco.

Banco Agrario de Colombia S.A MC-FT-035 Vs 1.0

Diligenciar la hoja POR_REQ_LINES_INTERFACE_ALL, así: