PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE DEL ENTREGABLE FINAL

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación:TAA. TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Competencia y resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Competencia:

240201528. RAZONAR CUANTITATIVAMENTE FRENTE A SITUACIONES SUSCEPTIBLES DE

SER ABORDADAS DE MANERA MATEMÁTICA EN CONTEXTOS LABORALES, SOCIALES Y
PERSONALES.

Planear

R1. Identificar situaciones problemáticas asociadas a sus necesidades de contexto aplicando

procedimientos matemáticos.

Hacer

R2. Plantear problemas aritméticos, geométricos y métricos de acuerdo con los contextos productivo y
social.

R3. Solucionar problemas del entorno productivo y social aplicando principios matemáticos.

Verificar y Actuar

R4. Verificar los resultados de los procedimientos matemáticos conforme con los requerimientos de los
diferentes contextos.

 Duración de la Guía: 8 horas

2. PRESENTACIÓN
Apreciado Aprendíz, reciba un cordial saludo

Esta guía de aprendizaje tiene como propósito ayudar al aprendiz en el proceso de afianzamiento de
sus conceptos básicos para las operaciones de sistemas numéricos, como también su habilidad
matemática (entendimiento, comunicación, resolución de problemas, conexiones y razonamiento
lógico), comprendiendo el alcance en sus diferentes usos en la vida cotidiana y profesional.
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 Se sugiere trabajar de forma colaborativa y participativa, esto significa que la fuente de conocimiento
surgirá de la interacción entre los aprendices a través de la realización de los diferentes ejercicios,
tareas y demás actividades propuestas.

Le deseo éxitos en el desarrollo te todas sus labores.

3. ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN Y COMPRENSIÓN

El aprendiz tiene a su alcance espacios académicos con clases sincrónicas y con tutorías programadas en el
horario establecido por el instructor, para que a través del material de apoyo y diferentes ejemplos pueda
pensar, entender, ejercitar y aporpiarse de los procedimientos numéricos que fortalecen su capacidad para
resolver las diferentes problemáticas de gestión en las empresas:

¿Qué aplicaciones tiene el control de gestión empresarial?

3.1. Actividad de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

ACTIVIDAD No. 1

Control de Gestión

Esta actividad consiste en la comprensión de los conceptos básicos para el control de gestión en las
organizaciones, a partir de los videos que adelante se le indica observar a través de los enlaces

Video 1. : ¿Qué es Control de Gestión?

https://www.youtube.com/watch?v=CpvouO9uVZU

Una vez observado el video puede construir el marco teorico del informe de gestión que se aportará a la
empresa real o simulada, que cada GAES ha determinado para desarrollar el proyecto formativo del programa
de formación que están cursando:

A. Concepto de control de gestión

B. Propósito del control de gestión
C. Función del control de gestión
D. Proceso de control de gestión
E. Método de control de gestión.
F. Características del control de gestión
G. Alcances de la gestión de control.
H. Areas del control de gestión
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Video 2. : INDICADORES 📊: Cómo se definen, interpretan y construyen (Parte 1)
https://www.youtube.com/watch?v=cUw-rOYt1pE&t=1s

INDICADORES 📊: Cómo se definen, interpretan y construyen (Parte 2)

https://www.youtube.com/watch?v=iiv5Foct03o&t=76s

Una vez observado el video puede continuar construyendo el marco teorico del informe de gestión que se
aportará a la empresa real o simulada, que cada GAES ha determinado para desarrollar el proyecto formativo
del programa de formación que están cursando:

Una vez observado el video debe construir las definiciones de los términos que a continuación encuentra:

A. Concepto de Indicador de Gestión.

B. Tipos de Indicadores de Gestión.
C. Variables que componen los Indicadores de Gestión.
D. Pasos sugeridos para la construcción de Indicadores de Gestión.
E. Diseño de la tabla que consolida la información de los Indicadores de Gestión.
F. Análisis de los Indicadores de Gestión ( Cuando conviene sea Creciente; Cuando conviene sea
Decreciente; cuando conviente esté dentro de límites de control)
G. Creencias sobre los Indicadores de Gestión.
H. Describa las aplicaciones y beneficios que tienen los Indicadores de Gestión en las empresas.

La información se incluirá en el documento de Word “Informe de Gestión de la Empresa…”

3.2. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En el caso de la apropiación del conocimiento se debe ubicar el aprendiz en su propio contexto y sus referentes
en el ámbito laboral, profesional y laboral, de esta forma tendrá una mejor aproximación y entendimiento de la
importancia de las operaciones de la potenciación, en el cálculo de problemáticas propias de la administración
y gestión empresarial.

Consecuente con lo anterior se empezará con la exposición de los conceptos básicos de la siguiente manera:

APLICACIONES DE EXCEL EN EL CONTROL DE GESTIÓN EMPRESARIAL

A lo largo de la carrera profesional de cualquier persona que se dedique a la gestión empresarial y financiera,
es relativamente frecuente que se produzcan cambios de empresa, así como en las aplicaciones de gestión y
contabilidad que utiliza en su operativa diaria. Sin embargo, hay una constante, la utilización de Excel aplicado
a la gestión administrativa y al diseño y manejo de diferentes modelos financieros, así como al tratamiento de
la información generada en el desarrollo de la actividad de la empresa.

El conocimiento y utilización de hojas de cálculo en la administración de una empresa no es pues una opción,
es una obligación, tanto a nivel de la gestión administrativa, como a nivel de la dirección administrativa y
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financiera, ya que su potencia, además de permitir importantes ahorros de tiempo en la manipulación de los
datos, permite diseñar de forma rápida informes y gráficos dinámicos de gran utilidad.

Algunos ejemplos de los beneficios y utilidad de las hojas de cálculo en Excel para la gestión administrativa y
financiera serían los siguientes:

Optimiza el tiempo de la manipulación y el procesamiento de datos. Excel permite mejorar la productividad

al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como la ordenación, los filtros, la búsqueda, entre otras.

Presentación de informes ad hoc, es decir informes específicamente elaborados para resolver un problema
o con una finalidad precisa y, por lo tanto, no generalizables ni utilizables para otros propósitos.

Es ampliamente utilizado en el reporting de datos para facilitar información de utilidad para la toma de
decisiones. En la realización y supervisión de estos estudios especiales, se debe asegurar el adecuado análisis
de las decisiones estratégicas de la empresa y, en particular, las referidas a nuevas inversiones.

Facilita la presentación de los datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y gráficos dinámicos permiten
analizar los datos desde diferentes ópticas.

Se pueden analizar grandes volúmenes de datos.

La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos de los programas de gestión y contabilidad, así
como de los extractos bancarios.

Se puede trabajar en equipo, de manera que diferentes usuarios puede trabajar en una misma hoja de Excel.

Es muy útil para verificar la corrección de los datos contables, facilitando por ejemplo el punteo de los
mayores contables.

El tratamiento en Excel de un balance de sumas y saldos facilita el estudio de la integridad contable de las
diferentes cuentas que lo componen.

Se suele utilizar para construir el pool bancario.

Se puede conectar con otros programas de Office como Access y Word.

Permite el desarrollo de modelos financieros complejos en donde utilizar diferentes escenarios.

Facilita la creación de modelos de estados financieros para la planificación presupuestaria integral, generando
diferentes escenarios en función de las diferentes hipótesis del negocio.

Se pueden utilizar todo tipo de funciones y formulas que facilitan el tratamiento de los datos.

Simplifica y mecaniza las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión, facilitando medidas de
rentabilidad, liquidez, simulaciones, etc.
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Permite la creación de cuadros de mando, integrando diferentes hojas de cálculo.

Control de Caja. Se genera una hoja de cálculo con los cobros y los pagos, en donde se parte del saldo inicial
de la anterior. Cuando se cierra la caja tendremos el saldo que tendría que haber en caja, que podemos
contrastarlo con otra hoja en donde realicemos un arqueo de caja en el que solo tengamos que introducir el
número de monedas y billetes de cada tipo.

Para la elaboración de cuadros de amortización de préstamos a interés fijo o variable, el cálculo de la TAE y el
coste del capital, tanto de los recursos ajenos como propios, utilizando para ello las funciones financieras.

Hoja de previsiones de pagos vinculada a una tabla dinámica donde la actualización de los saldos bancarios
indica las necesidades. Si se incluyen los préstamos y se refleja este concepto podemos realizar otra tabla
dinámica con las cargas por amortización e intereses totales agrupadas por banco.

Plantilla de Excel para facilitar la realización del asiento de nóminas y el control de los empleados. Se
pueden desglosar los empleados en una tabla, agruparlos en función de los centros de costes para los que
trabajen y a partir de ahí generar diferentes informes, entre ellos uno que facilite el registro contable del asiento
de nóminas.

Conciliación de mayores. En ocasiones la revisión de determinados mayores presenta cierta complejidad,

siendo de gran utilidad la utilización de hojas de cálculo para ir conciliando las operaciones.

3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

Con fundamento en lo anterior y teniendo en cuenta que en las clases sincrónicas se ha explicado el
planteamiento y solución de diferentes ejercicios para ubicar y graficar puntos en el plano cartesiano, y se han
desarrollado ejercicios de funciones para establecer sus tablas de valores y la elaboración de la gráfica
correspondiente, cada aprendiz realizará la siguiente actividad:

Cada GAES debe desarrollar los contenidos, ejercicios y gráficos para contruir el informe de gestión aplicado
acad una de las empresas reales o simuladas para el proyecto formativo.

ACTIVIDAD No. 2: CALCULOS, GRAFICOS Y ANALISI DEL INFORME DE GESTIÓN

1. En la empresa ---- el área de contabilidad ha reportado la siguiente información al cierre del primer
semestre de 2020:

Costos Fijos mensuales: Arriendo: $ 5.600.000; Salarios: $ 14.000.000; Suministros (Papeleria,

Cafetería): $ 2.500.000; Seguros: $ 2.200.000; Servicios de Seguridad y Vigilancia: $ 3.100.000

Costos Variables por Unidad (Producto): Materias Primas por unidad: $ 6.000; Energía y recursos
motrices por unidad: $ 2.000; Comisiones por unidad vendida $ 3.000; Envase y embalaje por unidad:
$ 1.500; Transporte por distribución: $ 2.800

Precio de Venta por unidad de Producto: $ 32.000

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 Con fundamento en la información anterior elabore en Excel la tabla de valores, calcule el punto de
equilibrio, los ingresos de equilibrio y la grafica correspondiente.

Inserte los resultados de punto de equilibrio y gráfica en el documento de informe de gestión y describa
sus análisis y comentarios sobre los resultados observados.

Cálculo del Punto de Equilibrio

𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐𝒔 𝒇𝒊𝒋𝒐𝒔
𝑷𝒆𝒒 =
(𝑷𝒓𝒆𝒄𝒊𝒐 𝑼𝒏𝒊𝒕𝒂𝒓𝒊𝒐 − 𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐 𝑽𝒂𝒓𝒊𝒂𝒃𝒍𝒆 𝑼𝒏𝒊𝒕𝒂𝒓𝒊𝒐

2. En la empresa ---- el área de talento humano informa lo siguiente:

La empresa requiere analizar las causas y consecuencias que conlleva la rotación del personal. Sus
directivas se han concientizado que cada despido tiene un impacto en los costos y gastos de la
organización, ese mismo razonamiento aplica para los colaboradores que renuncian a sus cargos.

Las dependencias de contratación y nómina reportan la siguiente información al cierre del primer
semestre de 2020:

Durante el primer semestre de 2020, se han realizado las siguientes contrataciones de personal: Enero:
5; Febrero: 4; Marzo:3; Abril:1; Mayo:7; Junio: 4

En el mismo periodo el consolidado de cancelaciones de contrato laboral y las renuncias voluntarias

registran lo siguiente: Enero: 3; Febrero: 2; Marzo: 1; Abril: 4 ; Mayo: 3; Junio: 2

Número de colaboradores que se jubilaron y/o fallecieron es: Enero: 1; Febrero: 1; Marzo: 0; Abril: 3;
Mayo: 1; Junio: 0.

La planta de personal al inicio del mes de Enero registró 58 colaboradores activos.

El intervalo de rotación de personal aceptable para la empresa oscila entre el 2% y 4%

Determine el índice de rotación mensual. Elabore la tabla y cálculos correspondientes en Excel y

presente sus resultados en el informe elaborado en Word.

Formula para calcular el índice de rotación de personal - IRP

A. Numero de trabajadores contratados por la empresa durante el periodo.

D. Numero de trabajdores desvinculados durante el mismo periodo (Excepto pensionados y
defunciones).
F1 Numero de trabajadores existentes al inicio del periodo.
F2 Numero de trabajadores existentes al cierre de cada periodo.
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 𝐴−𝐷
𝐼𝑅𝑃 = 𝐹1 + 𝐹2 ∗ 100
2

3. En la empresa ----, como un medio de obtención de información directa con los clientes, se determinó
la realización de encuestas, las que fueron aplicadas vía telefónica entre el periodo de enero a junio
de 2020.

El total de la población de clientes ascendió a 110 individuos. Calculando con un nivel de confianza del
95% y un margen de error del 5%, se obtuvo un tamaño de la muestra de 86 encuestas, obteniéndose
de forma efectiva 84 encuestas válidas.

Con la información de los resultados que adelante encuentra construya en Excel las tablas de
frecuencias:
 Absoluta,
 Absoluta Acumulada,
 Relativa y
 Relativa Acumulada.
 Elabore y grafique el histograma de frecuencias

Los resultados obtenidos insértelos en el informe de gestión en Word.

Rangos de Edad 19 - 29 30 -39 40 - 49 50 - 59 60 - 69 70 a 79 Total

Frecuencia 53 21 3 2 3 2 84

Tiempo de respuesta a sus 0-1 2 -5 6 - 10 11 - 20 21 - 30 Total

PQR (Peticiones Quejas
Reclamos)
Frecuencia 52 22 7 1 2 84

Género Masculino Femenino Total

Frecuencia 44 40 84
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 ¿Cuál es la Totalmente Es muy Probablemente Es poco Nunca Total
probabilidad que probable probable
usted recomiende
nuestro producto
(Bienes / Servicios)
a un familiar, amigo
o conocido?
Frecuencia 16 50 14 3 1 84

4. El área de mercadeo informo que los registros obtenidos por la inversión en las campañas publicitarias
a través de Google y Redes Sociales durante el primer semestre de 2020 presentaron el siguiente
comportamiento de ventas de producto on-line

Mes Ene Feb Mar Abr May Jun

X Inversión $200 $300 $500 $700 $900 $1000

Y Producto 150 350 750 1150 1550 1750

Vendidos

Considerando que la variable “X” corresponde a la inversión publicitaria y que la variable “Y”
corresponde al número de productos vendidos on-line, por la gestión comercial realizada a través de
las campañas publicitarias de la empresa, construya el pronóstico de ventas para el todo el año 2020
(ene a dic).

 Determine en Excel la función que le permite obtener la proyección.

 Construya la tabla de valores con la siguientes serie de inversiones (Valores de “X”)
X $100 $400 $700 $1000 $2000 $3000 $5000 $7000 $10000 $15000

 Elabore la gráfica donde se visualiza el pronóstico solicitado.

 Inserte los resultados obtenidos en el documento de Word del informe de gestión.
 Realice los análisis pertinentes a los resultados obtenidos.
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ENTREGABLE

1. Trabajo en GAES.
2. La información se desarrolla en el documento de Word :“Informe de Gestión de la Empresa…”
3. Estructura del Informe de Gestión:
 Portada correspondiente,
 Tabla de contenido,
 Introducción al contenido del Informe.
 Marco Teórico del Informe de Gestión (La información indicada en el numeral 3.1. -Videos).
 Por área de gestión: Tablas, gráficas, análisis comentarios de las cifras y resultados.
 Conclusiones del Informe de Gestión
 Bibliografía consultada.
 Anexos – Calculos realizados en Excel
4. Video de sustentación:
Cada aprendiz que integra el GAES, debe aparecer en el video presentando la parte que le corresponde
del informe de gestión, utilizando como material de apoyo el documento de Word del Informe, las tablas y
graficos obtenidos. Los aprendices deben portar su uniforme Sena o una camisa blanca en caso de no
tener el uniforme.

ENVÍO

 Envíen sus evidencias únicamente a través de la plataforma Territorium.

PLAZO MÁXIMO PARA EL ENVÍO DE EVIDENCIAS

 El plazo máximo de entrega finaliza a las 21:00 horas del día Martes 13 de Octubre de 2020.

4. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Camilo Ávila García Instructor CGA Jornada Agosto de 2020
Madrugada
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