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PLANIFICACIÓN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS

GLORIA ESPERANZA CLAVIJO BUITRAGO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE – 2019
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Acta de constitución del proyecto

1. Descripción del proyecto (Qué, Quién, Cómo, Cuando y Donde)

El presente proyecto se realizará con el propósito de conocer a fondo las causas que generaron la
desvinculación de afiliados al sistema de ahorro programado y la deserción de empleados de la compañía
CVU en la ciudad de Villavicencio.
2. Objetivos del proyecto
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
Concepto Objetivos Métrica Indicador de éxito
1. Alcance Identificación de causas
generadoras de la
desvinculación y retiro de los
afiliados al sistema de ahorro
programado
Concluir el Proyecto en
2. Tiempo
seis meses iniciando desde la
fecha del acta de constitución.
3. Costo No exceder un monto de
más de $164.935.000 millones
de pesos M/C.
3. Definición de requerimientos del proyecto
(Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto)
Interesado Necesidades, deseos, expectativas Entregable del proyecto
Dirección Información de las causas que generaron la
desafiliación de clientes y deserción de los
empleados
Recuperación de los usuarios retirados del
sistema de ahorro de la compañía.

Contratación de personal competente y

comprometido con la compañía.
Empleados Mejoras de remuneraciones salariales.

4. Cronograma preliminar del proyecto

5. Hitos del proyecto

Hito Fecha del hito
1. Entrega del acta de constitución del proyecto 01/08/2019
2. Plan para la dirección del proyecto 01/09/2019
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3. Presentación multimedia de los avances a la alta gerencia e 01/10/2019

interesados
4. Presentación multimedia del diagnóstico del proyecto desarrollado 30/12/2019
a la alta gerencia e interesados
5. Cierre del proyecto 30/01/2020
6. Riesgos de alto nivel
No se cumple con la calidad
No se cumple con el plazo
Finalización tardía del proyecto
Se gasta más del presupuesto
Falla la comunicación entre el equipo de trabajo
7. Presupuesto preliminar
Concepto Monto ($)
1. Personal 137.700.000
2. Materiales 12.235.000
3. Reserva de contingencia 15.000.000
Total, Línea Base
4. Reserva de gestión 164.935.000
Total, Presupuesto
164.935.000

8. Lista de interesados (stakeholders)

Clasificación
Nombre Rol
Interno / Externo Apoyo / Neutral / Opositor
Gerencia Cliente Interno Neutral
Junta directiva Inversionista Interno Apoyo
Gerente de proyecto Encargado del Interno Apoyo
proyecto
Empleados Informacion Interno Neutral
Contador Responsable Externo Apoyo
recurso
financiero
Estadistico Responsable Externo Apoyo
analisis de la
informacion
Especialista RRHH Responsable Externo Apoyo
personal
Digitadores Responsables Externos Apoyo
alimentar base
de datos
Recolectores de Responsables de Externos Apoyo
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información la colección de
datos
9. Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de

autoridad
Decisiones de personal (Staffing) Director General
Gerente del proyecto

Gestión de presupuesto y de sus variaciones Director General

Gerente del proyecto

Decisiones técnicas Director General

Gerente del proyecto

Resolución de conflictos Director General

Gerente del proyecto
Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad Organigrama
10. Designación del director de proyecto

Nombre GLORIA CLAVIJO NIVEL DE AUTORIDAD

Reporta a GERENTE GENERAL
Supervisa a AREAS Y PERSONAL
PARTICIPANTE EN EL
PROYECTO
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Resumen Ejecutivo

Este documento, contiene el motivo por el cual se desarrolla el proyecto “conocer

a fondo las causas que generaron la desvinculación y retiro de afiliados al sistema de
ahorro programado de la compañía CVU[CITATION CVU70 \l 9226 ] en la ciudad de
Villavicencio y la deserción de empleados[CITATION KATre \l 9226 ] de la misma”, su
objetivo principal es crear estrategias sólidas y efectivas que permitan mitigar el
fenómeno, las directrices del proyecto dirigido por el DP, son reales y concretas,
desarrolladas a través de la identificación, análisis, seguimiento y control, los riesgos que
posiblemente se pueden generar son el gasto más del presupuestado, fallas de
comunicación entre los intervinientes y la falta de financiamiento previsto en el plan; los
costos para el desarrollo del proyecto son fijos. Tendrá un enfoque predictivo y su
organización del Plan de Gestión de los recursos físicos y de equipo son proporcionales al
presupuesto presentado.

1. Planificar la Gestión de los Recursos

1.1 Generalidades del Plan de Gestión de los Recursos

Es importante para el proyecto los recursos[ CITATION Lle173 \l 9226 ]

asignados, los cuales permitirán el desarrollo y ejecución del mismo, para develar los
fenómenos y crear las estrategias y así mitigarlos; demandara de recursos físicos
(Equipos de cómputo, materiales logísticos e insumos) y de equipo (personas, recursos
humanos).

Recursos
Físicos Equipo
05 equipos de computo 01 director de proyectos
01 impresora multifuncional 01 contador
10 resmas de papel (05 oficio y 01 estadístico
05 carta)
05 cajas esferos 01 especialista en RH
05 escritorios 05 digitadores
Plan de contingencia 10 recolectores de información
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El proyecto tendrá una duración de 6 meses cuyo costo se estima en $164.935.000

millones de pesos.
1.1.1 Visión
La dirección, adquisición, estimación y control de los recursos, permitirán generar
efectividad a cada uno de los procesos que hacen parte del proyecto, cumplirá con las
exigencias solicitadas y las que se generen durante el desarrollo del mismo.

1.1.2 Requerimientos
Es necesario de los recursos para realizar las actividades del proyecto, los
recursos físicos y de equipo, se convierten en el insumo que permitirá dar inicio al trabajo
proyectado el cual tiene un único fin, generar información coherente y concreta que
permita develar los fenómenos que infieren en el desarrollo del objetivo principal de la
compañía y buscar la solución

1.1.3 Beneficios

 Estructura jerárquica del equipo.

 Roles definidos: cargo o posición que ocupa una persona en cada actividad
del proyecto. Ejemplo: Estadístico, Contador, digitador, entre otros,
 Competencias solidas: habilidades y capacidades para realizar el trabajo
 Creación de necesidades y planes de capacitación
 Responsabilidades definidas.

1.1.4 Estrategia
Determinar las acciones a seguir para el desarrollo de los planes y mejoras que
contribuyan a mejorar la calidad de los servicios que ofrece la compañía y el bienestar y
remuneración salarial de los empleados.

1.2 Objetivos del Plan de Gestión de los Recursos

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Fomentar planes orientados al mejoramiento continuo de los servicios y la calidad

de los mismos.

1.3 Alcance del Plan de Gestión de los Recursos

El proyecto[CITATION recre \l 9226 ] denominado creación de estrategias para
mitigar la desvinculación de clientes al sistema de ahorro programado y la deserción de
empleados de la compañía CUV, está supeditado al desarrollo de los procesos como
supervisión (DP), distribución financiera (contador), análisis y procesamiento de datos
(estadístico), asesoramiento y selección de personal (especialista RRHH), digitalización
de información (digitador) y recolección de información (recolectores de información),
procesos que de forma engranada y holística permiten cumplir con los objetivos
(Fomentar planes orientados al mejoramiento continuo de los servicios y la calidad de
los mismos) propuestos por el plan de gestión de recursos, los cuales se irán desarrollando
en el tiempo establecido (6 meses).

Entregas:

# Nombre de tarea Agosto. Sep. Oct. Dic Ene

2019 2019 2019 2019 2020
1 Entrega del acta de constitución del proyecto 1/8
2 Plan para la dirección del proyecto 1/9
3 Presentación multimedia de los avances a la alta gerencia e 1/10
interesados
4 Presentación multimedia del diagnóstico del proyecto 30/12
desarrollado a la alta gerencia e interesados
5 Cierre del proyecto 30/01

Exclusiones
1. Medios físicos como escritorios, equipos de cómputo e impresora
multifuncional.

Restricciones
1. Clientes desafiliados que no permitan la interacción con los recolectores
de información.
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2. Cambio de domicilio y números telefónicos de los usuarios desafiliados.

3. Desconocimiento de información de los clientes por parte de los
recolectores de información.
Supuestos
1. Se mantiene comunicación con un 60% de los clientes desafiliados.
2. Instalaciones idóneas para el desarrollo de la actividad administrativa del
proyecto
3. Se cuenta con personal profesional para el desarrollo del proyecto.

Factores críticos de éxito

Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito:
1. Conocimiento del mercado.
2. Equipos disponibles
3. Experiencia en servicios de planes de ahorro programado para viajes.
4. Cumplimiento de la legislación nacional.
5. Seguridad y confidencialidad de la información de los clientes.

1.4 Clasificación de los Involucrados

El plan de gestión de los Recursos tiene el siguiente inventario de involucrados, a
diferentes niveles:

1. Lista de interesados (stakeholders)

Clasificación
Nombre Rol
Interno / Externo Apoyo / Neutral / Opositor
Gerencia Cliente Interno Neutral
Junta directiva Inversionista Interno Apoyo
Gerente de proyecto Encargado del Interno Apoyo
proyecto
Empleados Información Interno Neutral
Contador Responsable recurso Externo Apoyo
financiero
Estadístico Responsable análisis Externo Apoyo
de la información
Especialista RRHH Responsable personal Externo Apoyo
Digitadores Responsables Externos Apoyo
alimentar base de
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datos
Recolectores de Responsables de la Externos Apoyo
información colección de datos

1.5 Organigrama
El organigrama[CITATION glaww \l 9226 ] que se presenta a continuación
describe la organización básica del plan de gestión de los Recursos (Equipo).

1.5 Roles y Responsabilidades

Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados, se establecen los
siguientes roles y responsabilidades dentro del equipo del proyecto:

Nombre Rol Responsabilidades

Gerente Gerente general de la Patrocinador económico del proyecto
compañía
Director de proyecto Encargado del Controlar las actividades y personal que hace
proyecto parte del proyecto, gestiona las necesidades del
mismo.
Contador Recurso financiero Responsable de las cuentas, pagos, nomina,
gastos, y demás actividades económicas
Estadístico Análisis de la Responsable de analizar y procesar la información
información colectada por el personal de recolección
Especialista RRHH Manejo de personal Responsable de asesorar y contratar el personal
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idóneo para el desarrollo del proyecto

Digitadores Base de datos Responsables de ingresar los datos a las bases de
datos
Recolectores de Colección de datos Responsables de hacer el trabajo de campo
información consistente en la colección de información

Bibliografía

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eAcns5gKa57S4Dw&q=proyecto+circulo+de+viajes+cartagena&oq=proyecto+ci
rculo+de+viajes+cartagena&gs_l=psy-
ab.3...55233.57906..60258...0.1..0.149.1059.0j8......0....1..gws-
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