Инструкция по преобразованию скан-копий документов в

формат PDF

Содержание

ГЛАВА 1. Установка PDFСreator. ................................................. 4

ГЛАВА 2. Создание многостраничного PDF документа. ........ 10
ГЛАВА 3. Работа в PDFCreator. .................................................. 14
 Требования к скан-копии документа

Для того чтобы прикрепить скан копию документа в Личном кабинете в

Системе электронной записи на цикл, необходимо выполнить процедуру
сканирования оригинала документа. Для этого требуется проводить процедуру
сканирования документов в соответствии с приведенными ниже правилами.

1) Сканирование осуществляется с помощью программного обеспечения (ПО)

поставляемого с устройством сканирования изображений, либо другим
сторонним ПО, поддерживающим корректную работу с используемым
сканирующим оборудованием (например: ABBYY FineReader и др.).
2) В качестве основного формата представления документа, должен
использоваться только формат PDF.
3) Страницы, содержащие цветные, чёрно-белые и серые иллюстрации,
сканируются с разрешением от 150 DPI до 300 DPI.
4) Документы, состоящие из нескольких страниц, должны сканироваться в
многостраничном режиме. То есть после сканирования такого документа
должен получиться один файл формата PDF, содержащий образы всех страниц
документа.
5) Не допускается в файлах устанавливать опцию запрета печати содержимого
файла.
6) Не допускается устанавливать в файлах парольную защиту на открытие файла.
7) Не допускается прикрепления файла документа объемом более 5 Мб.
8) После успешной процедуры сканирования документа необходимо сохранить
его, выбрав место на ПК или съемном носителе, задать имя файла и его формат
(только PDF).
9) В том случае если файл скан копии документа превышает объём в 5 Мб, то
рекомендуем ознакомится с данной инструкцией и сформировать PDF
документ на её основе.
Инструкция будет полезна если:

− программное обеспечение (ПО), поставляемое с доступным Вам

сканирующим оборудованием, не позволяет сохранить скан-копии
документов в формате PDF;
− необходимо сформировать PDF-файл, состоящий из нескольких страниц;
− размер PDF-файла документа более 5 Мб.
Необходимое ПО:

− Microsoft Office Word 2007 и его ранние версии. Начиная с версии 2010
программа позволяет осуществить экспорт в PDF без стороннего ПО, если у
Вас версия 2010 (или более поздняя) ознакомьтесь с видеоинстуркцией по
ссылке: ► Алгоритм создания многостраничного PDF-документа.
− PDFсreator (скачать: http://download.pdfforge.org/download/pdfcreator)
 ГЛАВА 1. Установка PDFСreator
1.1. Необходимо перейти по ссылке
(скачать: http://download.pdfforge.org/download/pdfcreator)
1.2. В открывшемся окне, необходимо нажать по ссылке на скачивание файла
установки программы PDFСreator (рис. 1.1).

Рис. 1.1 - Скачивание дистрибутива программы PDFСreator

1.3. Сохранить файл, следуя инструкциям вашего браузера, и запустить скачанный
файл (PDFCreator-X_X_X-Setup.exe). В открывшемся окне нажать кнопку «ОК».
1.4. В окне программы установки необходимо ознакомиться с Лицензионным
соглашением. Выбрать «Экспертные настройки» и нажать (рис.1.2).

Рис. 1.2 - Установка программы PDFСreator

1.5. В открывшемся окне в поле «Имя принтера» ввести наименование
виртуального PDF-принтера по вашему усмотрению (например: «Создать PDF
файл»). Нажать кнопку (рис. 1.3).

Рис. 1.3 - Установка программы PDFСreator

1.6. Выбрать каталог для установки программы и нажать (рис. 1.4).

Рис. 1.4 - Установка программы PDFСreator

1.7. В открывшемся окне необходимо снять «флажок» с пункта PDF Architect и

нажать (рис. 1.5).

Рис. 1.5 - Установка программы PDFСreator

1.8. Нажать кнопку (рис. 1.6).

Рис. 1.6 - Установка программы PDFСreator

1.9. Нажать кнопку (рис. 1.7).

Рис. 1.7 - Установка программы PDFСreator

1.10. Нажать кнопку (рис. 1.8).

Рис. 1.8 - Установка программы PDFСreator

1.11. Нажать кнопку (рис. 1.9).

Рис. 1.9 - Установка программы PDFСreator

1.12. Запустится процедура установки программы (рис. 1.10).

Рис. 1.10 - Установка программы PDFСreator

1.13. После копирования файлов программы откроется окно (рис. 1.11) в котором

необходимо нажать кнопку и установку.

Рис. 1.11 - Установка программы PDFСreator

 ГЛАВА 2. Создание многостраничного PDF документа

После установки программы PDFCreator в системе появится виртуальный

принтер, позволяющий любой документ/файл представленный текстовым
документом или изображениями, перевести в PDF формат.

Сформируем многостраничный PDF документ на примере скан-копи Трудовой

книжки.

2.1. Необходимо отсканировать все заполненный страницы (менее 300 dpi)

заверенных копий трудовой книжки, сохраняя скан-копии как отдельные файлы
изображений (PNG/JPEG/JPG(рис. 2.1)).

Рис. 2.1 – Скан-копии трудовой книжки

2.2. Необходимо создать новый документ Microsoft Office Word (рис. 2.2)

Рис. 2.2 – Пустой документ

2.3. Выделить кнопкой мыши все файлы изображений трудовой книжки (рис. 2.3).
и перетащить их курсором в рабочее поле программы Microsoft Office Word. (рис. 2.3)

Рис. 2.3 – Открытие изображений в документе

2.4. Необходимо отформатировать изображения, приведя их к читаемому и
удобному виду (рис. 2.4) и сохранить документ Word (.doc/.docx).

Рис. 2.4 – Многостраничный документ doc

2.5. Далее необходимо отправить документ на печать (CTRL+P) и, в открывшемся
окне настройки печати из списка доступных принтеров, выбрать созданный при
установке программы PDFCreator виртуальный принтер, (Пункт 1.8.) названный
«Создать PDF файл» (рис. 2.5). Настроить и запустить процедуру печати.

Рис. 2.5 – Выбор виртуального принтера

 ГЛАВА 3. Работа в PDFCreator
3.1. После подачи документа на печать откроется окно настройки программы
PDFCreator (рис. 3.1).

Рис. 3.1 – Настройка PDFCreator

В настройках (Рис. 3.1) необходимо:

− написать «Имя выходного файла» (Трудовая.pdf);

− выбрать «Папку для сохранения документа» (например: Рабочий стол);

− изменить настройки «Профиля сохранения документа» (кнопка ).

3.2. Открыв изменение настроек «Профиля по умолчанию» необходимо:

− выбрать вкладку «Преобразование»;

− выбрать режим сжатия изображения – JPEG (макс. сжатие);
− отметить галочкой «Изменить разрешение изображений на» и ввести
число точек на дюйм (обычно 150dpi достаточно);

− нажать кнопку (рис. 3.2).

150

Рис. 3.2 – Настройка преобразования

3.3. Программ вернет Вас к настройкам (перепроверьте Папку для сохранения и

выбранный <Профиль по умолчанию>), где также нужно нажать (рис. 3.3).

Рис. 3.3 – Настройка преобразования

3.4. Программа сформирует PDF документ. Необходимо проверить читаемость
документа и загрузить его в соответствующий раздел Личного кабинета слушателя.
3.5. Если при загрузке документа система выдает ошибку «Размер файла должен
быть менее 5Мб» (рис. 3.4), необходимо повторить процедуру создания PDF файла
(этапы: 2.5 – 3.4).

Но на этапе 3.2 уменьшать число точек на дюйм (с шагом в 10) до тех пор, пока
файл не станет нужного размера (меньше 5 Мб).

Рис. 3.4 – Ошибка размера файла

3.6. Загрузить документ в соответствующий раздел Личного кабинета слушателя.