Código: IP115-2

INSTRUCTIVO
Versión: 1
TRAMITAR CONCILIACIÓN Fecha: Julio 2015

1. OBJETIVO

Alistar la audiencia de conciliación con el fin de tener en cuenta todos los requisitos, documentos y validaciones requeridos
para la ejecución de la audiencia.

2. DESARROLLO

N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Registros

Recibir del usuario los documentos que respaldan la Monitores o
1
incapacidad económica, el día señalado por el Centro de Secretaria(o) del Documentos requeridos
Conciliación centro de conciliación
Monitores o
2
Buscar el expediente del caso Secretaria(o) del No Aplica
centro de conciliación
Registrar en el Libro Radicador de solicitudes del Centro de
Monitores o
3 Conciliación, la siguiente información: fecha de recibo de la Libro Radicador de
Secretaria(o) del
solicitud, nombre del solicitante(s), nombre del citado(s), tema solicitudes
centro de conciliación
a tratar y firma del responsable de la radicación.
Constancia de
Monitores o
4 Diligenciar y entregar al usuario el Formato Constancia de radicación solicitud de
Secretaria(o) del
Radicación Solicitud de Conciliación al solicitante(s). conciliación Centro de
centro de conciliación
conciliación
Adjuntar al expediente los documentos requeridos o abrir
Monitores o
5 expediente en caso que no haya diligenciado los formatos
Secretaria(o) del No Aplica
Reporte de consulta Consultorio Jurídico y Solicitud de
centro de conciliación
conciliación Centro de Conciliación –Consultorio Jurídico.
Monitores o
6 Entregar al Director del Centro de Conciliación los expedientes
Secretaria(o) del No Aplica
con las solicitudes de conciliación radicadas.
centro de conciliación
Inscribir en el Sistema de Información del Ministerio de Justicia
7 Director Centro de
y del Derecho los conciliadores, previa verificación de los No Aplica
Conciliación
requisitos.
Conformar lista de conciliadores según el instructivo para
8 Director Centro de
conformación de Listas de Conciliadores Centro de Conciliación Listado de Conciliadores
Conciliación
-Consultorio Jurídico.
Elegir el Conciliador y registrar el nombre del conciliador en el
Solicitud de Conciliación
9 formato Solicitud de conciliación Centro de Conciliación- Director Centro de
Centro de Conciliación -
Consultorio Jurídico, parte Datos generales del conciliador Conciliación
Consultorio Jurídico
asignado.
10 Secretaria(o) del
Entregar el expediente al conciliador. No Aplica
centro de conciliación
11 Analizar la solicitud de conciliación y sus anexos para verificar
Conciliador No Aplica
su viabilidad como asunto conciliable, la legalidad y pertinencia

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 N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Registros
de los anexos a la solicitud, la verificación de datos, entre otros
aspectos a revisar.
Conciliador
12 Estudiar el conflicto y decidir si el conflicto es conciliable o no
No Aplica
con el visto bueno del Asesor para citar audiencia.
Asesor
Definir fecha y hora de realización de la audiencia de
conciliación y registrarla en el formato Solicitud de conciliación Conciliador y
13
Centro de Conciliación -Consultorio Jurídico, siempre dentro de Secretaria(o) Centro No Aplica
los tres (3) meses siguientes a la presentación de la Solicitud de Conciliación
de Conciliación.
Solicitud de conciliación
14 Firmar la Solicitud de Conciliación Centro de Conciliación -
Conciliador Centro de Conciliación -
Consultorio Jurídico en la parte Programación de la Audiencia.
Consultorio Jurídico
15 Sacar fotocopiar a la Solicitud de conciliación Centro de
Conciliador No Aplica
Conciliación -Consultorio Jurídico del expediente asignado.
16
Entregar expediente a la Secretaria(o). Conciliador No Aplica

Diligenciar los formatos Citación audiencia de conciliación civil

17 centro de conciliación Consultorio Jurídico o Citación audiencia Secretaria(o) del
No Aplica
de conciliación Familia- Centro de Conciliación-Consultorio centro de conciliación
Jurídico según sea el caso.
Citación audiencia de
conciliación civil centro
de conciliación -
18 Firmar los documentos de citación a los usuarios para entrega Consultorio Jurídico
de respuesta o para citar a audiencia de conciliación según sea Conciliador
el caso. Citación Audiencia de
Conciliación Familia
Centro de Conciliación -
Consultorio Jurídico
19 Enviar por correo certificado a los Conciliantes, los formatos Secretaria(o) del Guía de envío correo
de citación a la audiencia de conciliación. centro de conciliación certificado

3. DEFINICIONES

SIC: Sistema de Información de la Conciliación.

Acta de Conciliación: Documento en el que constan las declaraciones de voluntad que se han emitido por las partes
conciliantes ante el Conciliador, con el fin de solucionar un conflicto.
Constancia: Documento mediante el cual se evidencia los resultados de los trámites conciliatorios diferentes al acuerdo.
Cosa juzgada: Efecto de la conciliación, en virtud del cual todo asunto objeto de conciliación, y que ha culminado con
un acuerdo, no puede someterse de nuevo al conocimiento de otro conciliador o de un juez de la República.
Mérito Ejecutivo: Efecto que se predica del acuerdo de conciliación, en virtud del cual sobre los asuntos conciliados
las partes pueden iniciar un proceso ejecutivo para su cumplimiento, siempre y cuando las obligaciones sean claras,
expresas y exigibles.
Requisitos de procedibilidad: Requisito que debe cumplirse cuando, por mandato legal, se quiere acudir a la
jurisdicción y que si no se cumple le impide al juez conocer del proceso y debe rechazar la demanda.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Ley 640 de 2001: Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones.
 Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
 Ley 594 d4 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
 Acuerdo 097 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
 Concepto de Línea Institucional 34-94 del 02 de Julio de 2005 del Ministerio de Justicia y del Derecho
 Decreto 1829 de 2013: Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640
de 2001 y 1563 de 2012.
 Acuerdo Superior Universitario N° 09 de julio 27 de 2007: Por el cual se modifica, adecua e integra la codificación de
los acuerdos 004 del 29 de julio de 1996 y 13 de septiembre de 2003 que crearon los Centros de Conciliación en la
Facultad de Derecho de la Universidad Cooperativa de Colombia para todas sus secciónales y unidades
descentralizadas.
 Manual del administrador de centros de conciliación del Ministerio de Educación Nacional
 Manual de usuario Director Centro de Conciliación
 Página Web Ministerio de Justicia y del Derecho

Documentó Revisó / Aprobó

Nombre: Nicolás Vásquez Cuevas Nombre: Nicolás Vásquez Cuevas
Cargo: Especialista de Proyección Social Cargo: Especialista de Proyección Social

Fecha: Julio de 2015 Fecha: Julio de 2015

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