3.13 Código.

Sistema convencional que identifica el departamento, el

área o la sección que produce el documento con sus respectivas
series. Éste responde al sistema de clasificación documental
establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica,
alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización,
seguida de la serie documental, en caso de que exista.
3.60 Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o
código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
3.61 Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
3.68 Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonora,
visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal,
pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
9.3 CLASES DE INFORMES Los informes pueden ser:
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b) informe corto, que consta de una a 10 páginas
9.3.1 Resumen ejecutivo Este tipo de informe breve se usa para:
- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,
- dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación
de asuntos administrativos,
- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,
- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de
verificación,
- presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,
- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo
(maquinaria), grupo de personas o de un individuo. Puede tener o no
portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento.
Se recomienda que el resumen incluya:
- encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número
o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración;
- autoría del resumen ejecutivo; -
objetivos;
- numerales o temas;
- conclusiones y recomendaciones, y
- firma.
9.3.1.1 Encabezamiento
9.3.1.7 Nombres, cargos y firmas Al finalizar el cuerpo del resumen
ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en
mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último
párrafo y a continuación se escribe el cargo
Los avances tecnológicos permiten todo tipo de soportes electrónicos
y digitales, cuyo manejo también requiere de cuidado especial; pero el
papel continúa siendo el soporte más utilizado y se recomienda
adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los
soportes, tales como:
NTC 4436, Papel para documentos de archivo, requisitos para la
permanencia y durabilidad.