¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?

Es la aplicación  de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las

actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los

miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo
y dentro del presupuesto.

Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos

mencionadas en el punto anterior.

1. Análisis de Viabilidad:

Consiste en la evaluación de información procedente de varios ámbitos que

permite conocer si un nuevo proyecto aportará lo que se espera de él. El análisis
de viabilidad tiene que incorporar criterios económicos y de negocio, así como
aspectos organizativos, técnicos y de gestión de proyectos.

Además debe contener un benchmarck de experiencias, una evaluación inicial de

la tecnología disponible, de las capacidades propias y que se deben obtener, del
coste-beneficio y una identificación de posibles alternativas. Como parte de este
estudio es imprescindible identificar los principales riesgos del proyecto y una
visión preliminar de objetivos, alcance, calendario y presupuesto.

2. Diagramas Causa – Efecto:

Se trata de una representación gráfica para visualizar de forma intuitiva las causas
y subcausas que potencialmente explican un problema. Se conoce como «espina
de pescado» por su forma de visualizar las causas asociadas a problemas
agrupadas en categorías.

3. Diagramas de Programación:

GANTT: El diagrama de Gantt Es una herramienta para planificar y programar

tareas a lo largo de un período determinado, permite realizar el seguimiento y
control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto.

PERT: El Diagrama de PERT es una técnica que permite dirigir la programación

de un proyecto. Consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que,
cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto ,
este facilita estimar el coste y duración de las tareas del proyecto. Para hacerlo,
utiliza tres valores de referencia: el tiempo/coste pesimista (p), el más probable
(m) y el optimista (o).
CPM: Basada en el camino crítico pero con mayor incidencia en los costes, que
denominaron CPM ( Critical Path Method ). El camino crítico es la secuencia de
actividades de cuya duración depende la de todo el proyecto, por lo que no puede
retrasarse en absoluto, pues cualquier retraso en cualquiera de ellas repercute en
el retraso de todo el proyecto; hasta cierto punto es un concepto que presenta un
gran paralelismo con el de cuello de botella de un proceso productivo, ya expuesto
en su momento.

Su principal ventaja sobre el Gantt, es que pueden relacionar las variables y

estimar los momentos de acometer y terminar cada una, teniendo en cuenta estas
interrelaciones. Además, por medio de las técnicas basadas en el camino crítico
se separan la planificación de la programación, lo que no hace el diagrama de
Gantt,

4. Análisis de Riesgos:

Herramienta de análisis cualitativo de los riesgos que permite priorizar según dos
factores: la probabilidad de que ocurran y las repercusiones que puedan tener.
Estos métodos ayudan a tomar decisiones que permiten implementar medidas de
prevención para evitar peligros potenciales o reducir su impacto.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados:

En la gestión de los interesados se pretende establecer una sistemática eficaz

para manejar la comunicación con todos los interesados del Proyecto. Se
consigue comprender sus necesidades y expectativas, respetar sus legítimos
intereses sobre el Proyecto y abordar cualquier incidente o conflicto en el
momento en que se presente.

Para clasificar a los interesados en el proyecto en subgrupos y poder definir

estrategias comunes para gestionarlos y evaluar cómo pueden responder a
diferentes situaciones, se puede optar por la matriz de poder/interés, la matriz
poder/influencia o la matriz influencia/impacto. Si el foco del análisis está en los
resultados del proyecto, la matriz poder/interés los clasifica según su nivel de
autoridad (poder) y preocupación (interés).

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT):

Es una representación gráfica y descriptiva de la descomposición jerárquica,

orientada a entregables, no tareas, de todo el trabajo que se va a realizar para
lograr los objetivos del proyecto.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas :

Herramienta para documentar las lecciones aprendidas de un proyecto. Es una
matriz sencilla que permite generar una dinámica de equipo para identificar
buenas prácticas y áreas de mejora del proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades :

Es una herramienta sencilla que permite conocer los roles y responsabilidades de

cada recurso del proyecto en cada una de las actividades o tareas. Se deben
intentar estandarizar dichos roles y responsabilidades, de manera que éstos sean
homogéneos en todos los proyectos.

9. Control, Seguimiento y Monitoreo:

Identificar problemas y poder tomar medidas  preventivas, o correctivas, lo cual

puede conllevar la modificación del Plan inicial. También nos sirve para identificar
nuevos riesgos para el Proyecto y analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya
teníamos identificados.

10. Plan de Comunicaciones e Informes:

Se define como los procesos requeridos para garantizar que la generación, la

recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición
final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Un plan de
comunicación es la herramienta básica para planificar y gestionar la comunicación
con los diversos interesados de un proyecto.

11. Plan de Hitos:

Es un formato de visualización resumido de todos los estadios decisivos que se

deben alcanzar en el proyecto para llegar a su fin. Los hitos marcan estadios
intermedios en el proyecto. Para definirlos correctamente, deben ser específicos,
medibles y estar asociados a una fecha concreta.

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario :

Definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de las mismas para crear el
cronograma del proyecto. Este paso es importante tener en cuenta ya que ayuda a
la flexibilidad del proyecto teniendo en cuenta el orden y la responsabilidad, en
cada proyecto, no importa lo complicado que sea, siempre hay algunas
actividades que pueden ser iniciadas antes o completadas después sin poner en
peligro la fecha final de terminación del proyecto.
¿Cuál es la utilidad de cada una de las 12 Herramientas, en función de la
Gestión de Proyectos?

1. Análisis de Viabilidad:

La utilidad del análisis de viabilidad en función de la gestión de proyectos es:

 Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos.

 Definir los requisitos que configuran el proyecto.
 Evaluar las distintas alternativas.
 Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción.
 Debe definir el ámbito de aplicación de forma clara, concisa y precisa, para
evitar confundir a los participantes del proyecto.
 Facilita la introducción de cambios en las áreas donde son requeridos.
 Permite definir directrices que pueden aplicarse a futuros proyectos,
suponiendo un ahorro considerable en tiempo y dinero.
 Inicia con un análisis del costo total estimado del proyecto.
 Se calcula también el coste de otras alternativas, aparte de la solución
recomendada, con el fin de ofrecer una comparación económica.
 Culmina con el cálculo del coste total, aspecto esencial para poder determinar
la viabilidad de un proyecto.
 Centrarse en el proyecto en sí y obtener una perspectiva más completa de las
distintas alternativas.
 Aumentar la probabilidad de éxito al descubrir los distintos factores que, desde
el principio, podría afectar al proyecto y perjudicar a sus resultados.

2. Diagramas Causa – Efecto:

La utilidad del diagrama de causa-efecto en función de la gestión de proyectos es:

 Determinar las posibles causas de un problema.

 Agrupar estas causas en diferentes categorías o factores.
 Proporcionar un nivel común de comprensión.
 Reflejar la dispersión del conocimiento del equipo.
 Ayuda a la objetividad, aunque no es un método cuantitativo.
 Para concentrar la atención en el proceso en el que se produce el problema.
 Para permitir el uso constructivo de la información.
 Para expresar hipótesis sobre las causas del problema.
  
3. Diagramas de Programación:

La utilidad de los diagramas de programación en función de la gestión de

proyectos es:

GANTT:

 Permite una visualización rápida y sencilla de cómo está estructurado un

proyecto.
 Organiza las actividades y facilita la comunicación entre los miembros de un
proyecto.
 Exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a
lo largo de un tiempo total determinado.
 Permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las
etapas de un proyecto.
 Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del
calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista

PERT:

 Planificar proyectos en los que hace falta coordinar un gran número de

actividades.
 Permite representar gráficamente las diferentes actividades que componen el
proyecto y calcular los tiempos de ejecución.
 Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.
 Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la
ejecución supone un retraso del proyecto completo.
 Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el
tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el
proyecto se vea retrasado por ello.

CPM:

 Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.

 Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes
y cuál debe seguir después.
 Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus
relaciones de precedencia.
 Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.
 Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que determinará
la duración del proyecto (Ruta Crítica).
 Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el
proyecto.

4. Análisis de riesgos:

La utilidad del análisis de riesgos en función de la gestión de proyectos es:

 Para hacer el análisis y evaluación de los riesgos para no cometer errores en el

desarrollo del proyecto.
 Abordar los riesgos del Proyecto en función de su prioridad. Introduciendo
recursos y actividades en el presupuesto, el cronograma y el plan para la
dirección del Proyecto

5. Análisis de Stakeholders o Interesados:

La utilidad del Análisis de Stakeholders o Interesados en función de la gestión de

proyectos es:

 Nos permitirá desarrollar estrategias de gestión cuyos objetivos incluyan la

participación activa y eficaz de los interesados tanto en la ejecución del
proyecto como las decisiones que se tomen durante su ciclo de vida.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT):

La utilidad de la estructura desglosada del trabajo (EDT) en función de la gestión

de proyectos es:

 Identificar los paquetes de trabajo, responsables, presupuestos y recursos

necesarios para llevar a cabo la ejecución de cualquier proyecto.
 Definir el alcance del proyecto en términos de los entregables y
la descomposición de tales entregables en paquetes de trabajo.
 Definir el ciclo de procesos y los entregables de cada fase.
 Dotar al equipo de dirección del proyecto con un marco de referencia adecuado
para la toma de decisiones sobre el avance del proyecto.
 Facilitar la comunicación entre el director de proyecto y los interesados a
lo largo de la vida del proyecto.
 Facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas :

La utilidad de la evaluación de lecciones aprendidas en función de la gestión de
proyectos es:

 Documentar las lecciones aprendidas de un proyecto.

 Evita cometer errores.
 Mejora la planeación de Proyectos futuros.
 Disminuye los riesgos de los Proyectos.
 Ayuda a detectar oportunidades de mejora y a capacitar futuros gerentes y
miembros de equipos de Proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades :

La utilidad de gestión de roles y responsabilidades en función de la gestión de

proyectos es:

 Conocer los roles, funciones, responsabilidades de cada integrante del

proyecto para su correcto desarrollo.
 Ayudar a cada miembro de comprender el alcance de su papel.

9. Control, Seguimiento y Monitoreo:

La utilidad de control, seguimiento y monitoreo en función de la gestión de

proyectos es:

 Identificar problemas y poder tomar medidas  preventivas, o correctivas.

 Identificar nuevos riesgos para el Proyecto y analizar, revisar y monitorear los
riesgos que ya teníamos identificados.
 Permite verificar si el proyecto va marchando según lo planificado.

10. Plan de Comunicaciones e Informes:

La utilidad del plan de comunicaciones e informes en función de la gestión de

proyectos es:

 Para revisar el avance del proyecto a medida que este avance.

 Mejorar la toma de decisiones.
11. Plan de Hitos:

La utilidad del plan de hitos en función de la gestión de proyectos es:

 Representación gráfica del desarrollo de un plan de proyecto.

 Ayuda a mantener el enfoque del equipo y a realizar el seguimiento de su
avance.

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario :

La utilidad de la programación, ajustes y optimización del candelario en función de
la gestión de proyectos es:

 Ayuda a la flexibilidad del proyecto teniendo en cuenta el orden y la

responsabilidad, en cada proyecto.
 Para analizar las secuencias de actividades, duraciones y requerimientos de
recursos con el objetivo de crear el Cronograma del Proyecto.