INTRODUCCIÓN

“Las campañas de tipo cultural para la reducción del consumo

de papel en la administración pública, ofrecen importante
oportunidades en la generación de buenos hábitos en el uso
del papel en organizaciones privadas y públicas, lo cual
promueve la eficiencia y productividad, reduciendo costos,
tiempo y espacios de almacenamiento.
Cada año se producen en el planeta cerca de 300 millones de
toneladas de papel. Según la Agencia de Protección
Ambiental de los Estados Unidos- EPA, la principal fuente de
consumo son oficinas y escuelas. Esto es una figura
alarmante si se tiene en cuenta el avance de la tecnología y
aplicaciones de gestión documental dentro de las empresas e
instituciones educativas. En términos ambientales, la industria
papelera es quinta consumidora global de energía,
consumiendo cerca del 4% de uso de energía. De igual
forma, es la industria que más consumo agua para la
producción de una tonelada de papel (de 200.000 a 325.000
litros). El papel desechado corresponde en peso a cerca del
35% de los residuos sólidos en rellenos sanitarios; como si no
fuese suficiente, un estimado de 18 millones de acres de
bosques son talados para la manufactura de papel, esto
corresponde al área de 20 campos de futbol cada minuto. Es
por ende, una prioridad dentro de las políticas ambientales, la
implementación de políticas de cero papel dentro y fuera de
las entidades públicas, que generen hábitos que trasciendan
y permeen en las diversas áreas de las personas que se
acogen a las mismas; el programa de cero papel, se
complementa con las políticas de sensibilización y cultura
ambiental de acuerdo a la actualización del plan de manejo
ambiental.

OBJETIVO

El objetivo principal del presente documento es proporcionar

un conjunto de herramientas, en su mayoría de tipo cultural,
que permitirán cambiar los malos hábitos en el consumo de
papel, como un primer paso para la implementación de
estrategias Cero papel y avanzar en una administración
pública eficiente, amigable con el medio ambiente.
 INTEGRANTES

OSCAR DURAN PARRA

GLADYS CARO BARRIOS

 MAURICIO ROMERO TAPIA

SAN JUAN NEPOMUCENO BOLIVAR - 9 DIC 2019

QUÉ ES CERO PAPEL

El concepto de cero papel se relaciona con la reducción sistemática

del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en
papel por soportes y medios electrónicos.
La estrategia Cero Papel no concibe la eliminación radical de los
documentos en papel. La experiencia de países que han adelantado
iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel
tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que
el Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales
presenciales o en papel.
 ENTREVISTAS A FUNCIONARIOS

1. FUNCIONRIO DE LA UNIVERCIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA

2. FUNCIONARIO DE LA ESAP
 FORMATO DE PREGUNTAS

FUNCIONRIO DE LA UNIVERCIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA

FUNCIONARIO DE LA ESAP

1. ¿Cómo la Campaña influye en las actividades laborales 

2. Desde cuándo viene implementando su oficina la cultura del

cero papel y que la motivó a hacerlo?

3. Cómo Colabora su oficina al Cero papel?

4. ¿Qué herramientas electrónicas utiliza más en su oficina?

 5. ¿Ha mejorado la  eficacia y eficiencia en su área desde que
Utiliza menos papel, cuéntenos su experiencia?

6. ¿Otras personas en su oficina han tomado esta buena la

práctica de la utilización de menos papel?

7. ¿Nos puede hablar de los beneficios del Cero papel en su

oficina?

8. ¿Necesitó algún tipo de capacitación para realizar este

cambio en su manera de trabajar?

9. ¿Sólo en qué casos utiliza las impresoras de su oficina?

10. ¿Desde su experiencia qué le puede decir a las demás

dependencias que aún no  logran hacer este cambio?
RESPUESTAS

1. El Cero Papel tiene como aliado la Ley Anti trámite, para llevar a
cabo muchos de los procesos que tenemos, debíamos imprimir mucha
documentación con el fin de informar a la comunidad, ahora estos son
publicados en una página web y  todos los pueden buscar
digitalmente, nosotros como dependencia hemos reducido
sustancialmente la producción de documentos.
Uno de los casos más exitosos donde se ve reflejado la disminución
del consumo de papel es durante las pruebas de admisión, aquí
hacemos separación del plástico y el papel, el plástico lo distribuimos
para reutilizarlo en diversas actividades y las citaciones para los
admitidos que anteriormente se imprimían, ahora se tiene un eficiente
sistema donde los estudiantes pueden ingresar y consultar la
información que necesiten. Anteriormente también se entregaba un
plegable durante la prueba de admisión al aspirante, donde se
indicaba que documentación era necesaria en caso de ser admitido,
hace un año aproximadamente no se imprime este documento, sino
que se publica en la página web de registro y matricula, solo con este
proceso nos estamos ahorrando cerca de 8000 hojas de papel
anualmente y de manera digital los estudiantes pueden visualizar la
información
2. Desde que llegue como jefe de la Sección hace 5 años, la cultura
del cero papel se desarrolla paralelamente con el desarrollo de la
ley anti trámite, si analizamos esta iniciativa una se complementa
con la otra.
3. Es un apoyo de todo el equipo de trabajo, incorporando la
automatización de los procesos, la utilización de archivos digitales,
es una cultura que ha ido llegando a todos con el pasar del tiempo
ya que no es fácil.”
4. La principal herramienta que utilizamos es el Sistema de
Información Académica y de allí se han hecho varios desarrollos
que ayudan a facilitar las tareas, tenemos portafolios de servicio,
repositorios de los actos académicos, la entrega de algunos
certificados de manera digital, y tenemos el proyecto como acción
de mejora, incorporar  a la gestión del archivo de historias
académicas la nueva impresora que permite tener el control de las
historias académicas para la digitalización de estas.
5. Desde mi punto de vista personal, hemos logrado tener mayor
control sobre los procesos que manejamos ya que las actividades
de la dependencia son muy delicadas, y queremos tener registro de
todo lo que hacemos, esto nos permite ser más productivos.
6. Esta es una iniciativa en la que todo el equipo de trabajo participa
activamente, un ejemplo de esto es que cuando tenemos la
obligación de imprimir algún documentos, lo hacemos en papel
reutilizable, tanto con el personal de planta como los contratistas la
aceptación es muy buena y se tiene la conciencia de imprimir lo
mínimo posible
7. Los beneficios son muchos, el objetivo es trabajar con control y
autocontrol, y ahora tenemos mayor control de nuestras
actividades, el tener el registro digital nos facilita mucho más la
búsqueda de las evidencias, no es fácil dejar la cultura de
estar rayando o escribiendo, ya que hace parte de nuestro
proceso de formación y tenemos claro que aún nos falta mucho,
pero todo el equipo está dispuesto a adoptar esta práctica.
8. Sí claro, es un proceso de transformación donde están
implicadas algunas dependencias que también nos apoyan como
Gestión Documental, la OTIC y las otras dependencias donde
hemos llegado a acuerdos y establecer directrices compartidas, es
un trabajo mancomunado
9. Aún tenemos mucha certificación que debemos manejar en
papel, donde aquí detectamos dos situaciones, la primera es el uso
del papel y el segundo el costo que asume el estudiante, en su
mayoría la impresión se utiliza para este propósito.
10. Yo entiendo que muchas dependencias deben por requisitos de
ley manejar evidencia en físico, lo que habría que analizar es que
tramites se pueden automatizar donde el control  y el flujo de las
evidencias queden soportados en sistemas de información.

FUNCIONARIO DE LA ESAP

1¿Cómo la Campaña influye en las actividades laborales 

2.Desde cuándo viene implementando su oficina la cultura del

cero papel y que la motivó a hacerlo?
 3.Cómo Colabora su oficina al Cero papel?

4¿Qué herramientas electrónicas utiliza más en su oficina?

5¿Ha mejorado la  eficacia y eficiencia en su área desde que

Utiliza menos papel, cuéntenos su experiencia?

6¿Otras personas en su oficina han tomado esta buena la

práctica de la utilización de menos papel?

7¿Nos puede hablar de los beneficios del Cero papel en su

oficina?

8¿Necesitó algún tipo de capacitación para realizar este

cambio en su manera de trabajar?

9¿Sólo en qué casos utiliza las impresoras de su oficina?

 10¿Desde su experiencia qué le puede decir a las demás
dependencias que aún no  logran hacer este cambio?

RESPUESTAS

1. ofrecen importante oportunidades en la generación de buenos hábitos en el uso del papel

en organizaciones privadas y públicas, lo cual promueve la eficiencia y productividad,
reduciendo costos, tiempo y espacios de almacenamiento
2. SE VIENE IMPLEMENTANDO HACE 3 AÑOS, el programa de cero
papel, se complementa con las políticas de sensibilización y cultura ambiental de acuerdo
a la actualización del plan de manejo ambiental DE LA ENTIDAD EN PRO DE EVITAR LA
CANTIDAD DE DOCUMENTOS ALMACENADOS.
3. Fotocopiar e imprimir a doble cara. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o
fotocopiar Elegir el tamaño y la fuente pequeños Evitar copias e impresiones innecesarias
4. CORREOS ELECTRONICO,APP PARA ENVIO DE DOCUMENTOS Y ESNES DE LOS MISMOS,
MENSAJERIA INSTANTANIA con eficacia las herramientas existentes tales como el correo
electrónico, la red interna, los sitios web internos
5. SI A MEJORADO .DISMINUCION DE ALMACENAJE, ENVIO RAPIDO Y EFICAS DE
DOCUMENTOS , REDUCION DE GASTOS EN PAPELERIA Y TIMPO, MAYOR ACCESO A LA
INFORMACION POR MEDIO DE LA PAGINA WED DE LA ENTIDAD.
6. SI SE IMPLEMTO A NIVEL DE LA SEDE PRINCIPAL Y SUB SEDES EN POS DE MEJORAR EL
ENTORNO LABORAL Y SOCIAL
7. implementar acciones que favorezcan el medio ambiente e incrementar la eficiencia
administrativa, La formación de una cultura que usa racionalmente los recursos se verá
reflejada en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión
documental y por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos”REDUCION
DE COSTOS Y SE A MEJORADO LA EFICIENCIA EN TODOS LAS DEPENDENCIAS. Disminución
de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento y
materiales. Aumento de la productividad. Disminuir los tiempos de localización de los
archivos. Eliminar la duplicidad de documentos. Disminución del consumo de recursos
naturales empleados en la fabricación del papel: árboles, agua y energía. Disminuir el
consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc. Contribuir al desarrollo
sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y
ambiental de las generaciones futuras. Reducir los residuos contaminantes como tóner,
cartuchos de tinta, etc.
8. SE DEBEN IMPLEMENTAR PROGRAMAS PARA EL BUEN MANEJO DE LAS REDES Y USO DE
CORREOS Y SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

9. SOLO SE USA CUANDO LODS DOCUMNTOS SON

EXIGIDOS EN FISICO POR LA ENTIDAD Y PAR ATRAMITES
FUERA DE LA MISM

10. MIRAR DE SIERTO MADO QUE DOCUMENTOS SON DE

VITAL IUMPORTNCIOA PARA ASI SISTEMATISAR
AQUELOS QUE NO LO SON.

RECOMENDACIONES
1.Fotocopiar e imprimir a doble cara

2. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar

3. Elegir el tamaño y la fuente pequeños

4. Configuración DE las páginas

5. Revisar y ajustar los formatos

6. Lectura y corrección en pantalla

7. Evitar copias e impresiones innecesarias

8. Guardar archivos no impresos en el computador

9. Conocer el uso correcto de impresora y fotocopiadoras.

10. Reutilizar el papel usando por una cara

11. Reciclar

ALGUNOS PROGRAMAS

1. Uso de la intranet
2. Uso del correo electrónico
3. Herramientas de colaboración(espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería
instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para
uso y edición de documentos compartidos)
 4. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido

I'm Mauricio, I'm 45. I don't like

Food prepared outside the home; I prefer healthy food and sometimes I buy

Hamburger or pizza. Mev

Wife says it's bad for everyone in the house, but

They have a rich flavor and sometimes they get us out of trouble. On Fridays we always

eat a lot of vegetables

With natural juice. I don't eat a lot of fat

But I eat some fruits. I love avocado.

 (Evidence: What did I do yesterday?), (Evidence: interactive activity

"telling a story"), (Evidence: Memorable moments), (Evidence: Blog
"My favorite vacation")

I woke up at 6.00 am.

/
I didn’t wake up at 6.00 am.
Me desperté a las 6.00 de la
mañana. /