UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

SEDE LA ANTIGUA GUATEMALA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

ESCUELA DE VISITA MÉDICA

JORNADA SABATINA

II SEMESTRE VISITA MÉDICA

LIC. SILVIA DE SANTA MARÍA

TEORÍA ADMINISTRATIVA II

RESUMENES EJECUTIVOS TEMAS DE

TEORÍA ADMINISTRATIVA II

LUIS FERNANDO HERNANDEZ CARDONA

CARNÉ 0228-04-12852

LA ANTIGUA GUATEMALA, 28 DE NOVIEMBRE 2009

 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Concepto:

Sistema administrativo que integra varias actividades administrativas fundamentales de una manera sistemática,
consciente, dirigida hacia el logro eficiente y efectivo de los objetivos organizacionales e individuales, que surgió cómo un
método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido.

Objetivo:

La APO es un proceso que busca que los gerentes, principales y subordinados, identifiquen objetivos comunes y definen
las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean estos objetivos como guías
para la operación de la empresa. Es decir, la APO como objetivo primordial, es hacer que las grandes metas
organizacionales, sean vistas y compartidas por el personal, y que cada uno de ellos enfoque su esfuerzo a cumplirlas,
satisfaciendo también sus objetivos personales.

Ventajas:

 Clarificación de la organización, ya que obliga a los administradores a definir los papeles y las estructuras
organizacionales.
 Otra ventaja, es el Compromiso Personal, pues estimula al personal colaborador a comprometerse con las
metas.

Desventajas:

 Que los objetivos no sean comprendidos por el personal de la organización, cuando no son bien claros y
específicos.
 Que el objetivo que se quiere cumplir, no sea un objetivo de interés común entre el personal.

EL PROCESO DE LA APO:

Consiste en los siguientes pasos:

1. Establecimiento de objetivos
2. Clarificación de los papeles
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados
4. Reciclaje de objetivos

Comentario:

Como una herramienta Administrativa, considero que la APO es una de las indicadas para poner en práctica en una
empresa que tiene ya sus objetivos y metas bien definidas, ya que esto facilitará la comunicación de los mismos hacia
toda la organización y al cumplimiento de los mismos. Cabe mencionar o sugerir, que se definan objetivos por
departamento, que se enfoquen a la visión general de la empresa, para que sean un poco más fáciles de concretarse.
 PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Concepto:

Proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver situaciones de la vida.

Los términos que se utilizan en este proceso son:

Problema, brecha existente entre la condición presente real y la condición deseada o potencial (existirá en el futuro)

Decisión: es la selección realizada entre varias alternativas.

Objetivo:

Seleccionar entre varias opciones, la mejor de éstas para la resolución de un problema existente en la empresa o en la
vida personal.

Ventajas:

Permite conocer varias opciones potenciales para resolver una situación dada en la empresa, y de todas esas elegir la
que más convenga a la empresa.

Desventajas:

El tiempo que se requiere a veces para seleccionar la mejor opción, es muy largo, ya que se tienen que revisar
documentos como cotizaciones de las distintas ofertas, y hay casos en que la solución tiene que ser pronta.

La toma de decisiones puede presentarse en diferentes contextos, como el nivel laboral, familiar, sentimental,
empresaria, etc., ya que en todo momento, aunque no nos demos cuenta tomamos decisiones. La diferencia entre cada
una de ellas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas.

Para poder tomar decisiones es necesario: conocer, comprender y analizar el problema para darle la mejor solución.

Los pasos a seguir son los siguientes:

 Identificación de un problema
 Identificación de los criterios de decisión
 Asignación de ponderaciones a los criterios.
 Desarrollo de alternativas
 Análisis de alternativas
 Selección de una alternativa
 Implementación de la alternativa y
 Evaluación de la eficacia de la decisión

Comentario:

El proceso de toma de decisiones, es un herramienta de la que se puede disponer en cualquier momento, según sea
necesario, es recomendable utilizarla ya que ésta permite encontrar la mejor de las soluciones al problema existente, y
que sea de beneficio para la empresa y a la vez para todo el personal.
 MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO:

Son herramientas y guías que utiliza la administración para comunicar una serie de elementos administrativos, con el fin
de orientar y uniformar la conducta que se pretende de cada grupo humano en la empresa.

OBJETIVOS

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos,
normas, etc.
 Precisa las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades evitando
duplicidad y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo

VENTAJAS:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general de la empresa y del
papel que desempeñan en la misma
 Pone en claro las fuentes de aprobación del progreso de cada quién.
 Sirve para sistematizar la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias para la
organización.

DESVENTAJAS:

 Se considera como demasiado costoso, limitativo y laborioso

 Existe el temor que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez
 Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

TIPOS DE MANUALES MAS UTILIZADOS

1. Manuales de organización
2. Manuales de políticas
3. Manuales de normas y procedimientos
4. Manuales para especialistas
5. Manual de finanzas

POR SU CONTENIDO SE CLASIFICAN EN:

 De historia
 De organización
 De políticas
 De contenido múltiple

COMENTARIO

Los manuales administrativos, es un instrumento muy necesario y útil para cualquier organización, pues en ellos se
contempla información valiosa para el recurso humano que le ayudará a desempeñar de una buena manera sus
funciones asignadas
DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

Es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental detectar las consecuencias que
dentro de los problemas de organización y funcionamiento afectan a la empresa, con el objeto de encontrar las
alternativas de solución tomando en cuenta los recursos disponibles.

OBJETIVO

Detectar los problemas que producen situaciones críticas dentro de una organización así como las causas que los
generan y estar en capacidad de plantear posibles soluciones.

VENTAJAS

 Provee parámetros de solución

 Muestra la situación real y objetiva de la empresa
 Nos permite conocer las oportunidades y puntos fuertes de la empresa.

DESVENTAJAS

 Probabilidad de despido de personal no calificado o por excesivo personal

 Resistencia al cambio

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS QUE SE UTILIZAN PARA EJECUTAR UN DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

 Cuestionarios
 Entrevistas
 Encuestas
 Observación directa
CARACTERÍSTICAS  Estudio documental TIPOS DE DIAGNOSTICO

 Es un estudio  El efectuado por el

 Es sistemático consultor
 Es integral  El auto-diagnóstico
 Análisis periódico
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ESQUEMA A SEGUIR PARA REALIZAR UN EL DISNOSTICO

1. Identificación del problema

2. Diagnóstico
3. Presentación de resultados
4. Diseño de estrategias
5. Plan de implementación
6. Retroalimentación

Comentario

Herramienta muy importante para conocer la situación general de la empresa, a partir del diagnóstico financiero y que
luego termina con todas las demás áreas, ya que se evalúan los procesos de la empresa así como las áreas
administrativas.

DIAGNÓSTICO FODA
CONCEPTO

Herramienta que permite evaluar los factores internos y externos de una empresa. Dentro de los factores internos se
evalúan las fortalezas y debilidades y dentro de los factores externos las oportunidades y amenazas.

OBJETIVO

Es una herramienta de aplicación diversa que nos proporciona una radiografía general de la empresa

VENTAJAS

 Proporciona información sobre la situación real de la empresa, su entorno y la competencia

 Sirve para tomar decisiones de lata gerencia
 Es de fácil aplicación a cualquier empresa

DESVENTAJAS

Si la información no es verídica proporciona datos inexactos

FACTORES EXTERNOS:

AMENAZAS: conjunto de variables externas que estando fuera del control de la organización representan una potencia
latente de peligros diferentes

OPORTUNIDAES: situaciones que escapan del control gerencial que representan niveles potenciales de casual
aprovechamiento

FACTORES INTERNOS:

FORTALEZAS: todas aquellas ventajas competitivas, atributos especiales y habilidades desarrolladas que tiene la
empresa o el producto que se vende

DEBILIDADES: aspectos controlables que la organización aún domina. Las debilidades son el talón de Aquiles
organizacional.

COMENTARIO

El Diagnóstico FODAL, es una herramienta imprescindible a nivel organizacional, e incluso personal, ya que nos permite
conocer más a fondo situaciones diversas, que podemos aprovechar para ser mejores y otras que no son tan buenas y
que podemos fortalecer.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONCEPTO
Es una herramienta administrativa que consiste en la revisión y evaluación objetiva, imparcial, amplia y constructiva de la
gestión gerencial de una organización en función del desarrollo del proceso administrativo y todas las actividades que
este implica, la toma de decisiones y los esfuerzos orientados al logro de los objetivos organizacionales en un ambiente
de constantes cambios.

OBJETIVO

Identificar problemas, defectos y/o irregularidades administrativas y operativas mientras se están dando y al mismo
tiempo, formular recomendaciones para corregirlos.

VENTAJAS

 Sus resultados ayudan a detectar y superar las deficiencias administrativas, así como los problemas que de
éstas resultan
 Evalúa el cumplimiento de los objetivos trazados por la gerencia, el proceso administrativo y las decisiones a
largo plazo
 Detecta problemas o dificultades antes de que sucedan

DESVENTAJAS

 El tiempo necesario para realizarla es una limitante

 Puede influir negativamente en el ánimo del gerente
 Confusión entre evaluación y fiscalización

PROCESO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

 Determinar el alcance de la A.A.

 Determinar el enfoque de la A.A.
 Formar el equipo de trabajo
 Determinar la frecuencia de la A.A.
 Ejecución

El uso de estas herramientas dependerá de los aspectos determinados en la planeación de la A.A. y su diseño deberá
responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué se está haciendo?

2. ¿Quién lo hace?
3. ¿Dónde se hace?
4. ¿Cómo se hace?
5. ¿Cuándo se hace?
6. ¿Por qué se hace?

COMENTARIO

La Auditoria Administrativa, a mi parecer, se debiera aplicar constantemente para ver si los resultados obtenidos, son de
acuerdo con la planeación, y de no ser así, verificar desde la alta gerencia si es por las decisiones que allí se toman el
por qué de la situación actual de la organización.

ORGANIZACIÓN Y METODOS

CONCEPTO
Es una función especializada cuya finalidad es alcanzar la eficiencia en los procedimientos, procesos y controles de
todas las áreas que conforman una organización.

OBJETIVO

Contribuir al mejoramiento administrativo de la empresa, asesorando a sus funcionarios y empleados en todos aquellos
aspectos de organización y procedimientos, que permitan elevar de manera sistemática y permanentemente, la eficiencia
de las diferentes dependencias de la empresa.

VENTAJAS

 Permite la optimización del recurso humano

 Reducción de los costos de operación
 Tecnifica el control de las operaciones

DESVENTAJAS

 Dificultad en utilizar cada uno de los métodos que acá se sugieren

 El tiempo que se necesita para la planificación de cada uno

INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

 Organigramas, que son la representación gráfica de la estructura orgánica de la empresa

 Diagramas de proceso, representan gráficamente hechos, situaciones o relaciones de todo tipo, por medio de
símbolos
 Diagramas de Distribución del Espacio, que es la disposición física de los puestos de trabajo
 Control o manejo de formas en las organizaciones, herramienta o medio de comunicación escrita, normalmente
impreso

CONTROL O MEDICIÓN DE TRABAJO

Conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas.

 Diagrama de Gantt, permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un
proyecto
 Diagrama de flechas, utilizada para programar las actividades necesarias en el cumplimiento de una tarea
compleja lo más pronto posible, controlando el progreso de cada actividad.
 Método de la Ruta Crítica, se refiere a una serie de técnicas gráficas que se utilizan en la planeación y control de
proyectos bastante rutinarios.

COMENTARIO

Cada una de las herramientas y métodos anteriormente descritas, son útiles para poder tener un panorama general de
cada una de las actividades que con antelación fueron preparadas y planeadas, viendo con esto los tiempos, estándares
e incluso calidad de trabajo y resultados.

ADMINISTRACIÓN POR VALORES

CONCEPTO

Es una filosofía o nueva forma de administrar, estableciendo valores primeramente en la conducta individual y
posteriormente en la organización.

OBJETIVO
Establecer a Los Valores individuales y organizacionales, como los patrones a regir sobre la conducta del recurso
humano dentro de la organización buscando con esto que siempre se haga lo correcto, llevando los valores por delante y
por sobre todas las cosas.

VENTAJAS

Identifica e integra a todos los involucrados en una organización comprometiéndose en la obtención de utilidades con los
valores establecidos.

DESVENTAJAS

Resistencia al cambio

Es a largo plazo

FASES DE LA ADMINISTRACIÓN POR VALORES:

FASE I: ACLARAR SU MISIÓN Y SUS VALORES

Los valores no son cosas que se le hacen a las personas, sino que se hace con ellas.

FASE II: COMUNICACIÓN

Dar a conocer dentro de la organización cuáles son los valores a vivir dentro de la misma

FASE III: ALINEAR

Es el corazón y el alma de la Administración por valores, toda vez que se haya aclarado los valores y la misión y que se
han comunicado, es hora de concentrarse en las prácticas y la conducta organizacional

LOS TRES ACTOS DE LA VIDA

Realizar: hacer para hacer en el futuro

Conectar: relación con nuestros semejantes

Integrar: Integrar o cambiar para hacer, quiere decir combinar los dos primeros actos

COMENTARIO

En realidad, la Administración por Valores, es un estilo de vida de las personas, que se puede aplicar a la organización,
que cuente con personas íntegras y honestas, con las que se pueda contar para poder implementar un programa, tan
difícil en estos días, pero que no es imposible.

PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

Es la serie de etapas que representan a la administración en acción, las que deben ser interrelacionadas para lograr los
objetivos organizacionales.

OBJETIVO

Planear, organizar y controlar, todas aquellas actividades que nazcan dentro de una empresa, con el fin de conseguir los
mejores resultados, mediante un método que indica paso a paso qué hacer, tomando en cuenta el recurso material y
financiero, y el más importante, al recurso humano.
VENTAJAS

 Un claro panorama desde el inicio de una actividad

 Permite una ejecución ordenada
 Permite ubicar al recurso humano en el puesto necesario

DESVENTAJAS

 Que el personal desconozca lo que es un Proceso Administrativo

 Poco interés en ejecutar las tareas
 Retrasos en la ejecución de tareas según lo planeado

ETAPAS DEL P.A.

1. Estática o mecánica
1.1. Previsión
1.2. Planeación
1.3. Organización
2. Dinámica
2.1. Integración
2.2. Dirección
2.3. Control

La etapa mecánica responde a la pregunta ¿cómo deben ser las cosas?

La etapa dinámica responde a la pregunta ¿cómo son las cosas?

El control y la planeación son las fases gemelas de la administración. Si el control determina que los resultados no son
los esperados, se vuelve a la planeación para replantear los objetivos.

COMENTARIO

El proceso administrativo, como tal, es una sucesión de pasos y procesos, que se deben ejecutar con un orden pre-
establecido, para la consecución de los objetivos planteados por la organización. También podemos aplicar un P.A. a una
actividad personal, que por lo general lo hacemos, pero sin darnos cuenta, pero sería mejor si primero se escribe para
poder tener planes de contingencia.
 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES

CONCEPTO

Herramienta, que, basada en la investigación científica, permite el desarrollar planes para los distintos estudios dentro de
una organización, al enfrentarse con la necesidad de crear algo, transformarlo o cambiarlo.

OBJETIVO

Proveer al administrador de una herramienta, que sea de carácter universal al aplicar el método científico, para la
elaboración de estudios de organización para analizar, investigar y replantear nuevas dimensiones a la empresa.

VENTAJAS

 Permite un estudio de una manera ordenada

DESVENTAJAS

 El tiempo disponible para la ejecución del estudio

 Alto costo

Esta es una herramienta, que al utilizarse, nos permitirá poner a prueba nuestra hipótesis con respecto al estado de una
empresa y de sus posibles mejoras.

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA:

 Visión del estudio

 Planeación del estudio
 Recopilación de datos
 Análisis de datos
 Formulación de recomendaciones
 Implantación
 Evaluación

COMENTARIO

La M.D.E.O. no es más que la aplicación del método científico al campo administrativo, que permitirá luego de haber
recolectado toda la información necesaria, la obtención de recomendaciones o propuestas de acción dentro de la
empresa, para la mejora contínua.