GESTION DE LOS RECURSOS

ELIANA BLANCO MOLINA

CRISTINA MENDEZ GALAN
FREDY ALEXANDER FRANCO
JUAN GUILLERMO BEDOYA CARDONA

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C 2020
 INTRODUCCION

La entidad municipal de Gambita con ayuda de la gobernación de Santander  ha puesto

su interés darle solución a la problemática, del estado actual de la infraestructura del colegio
Luis Antonio Calvo demostrando que la construcción existente actualmente no cumple con
los lineamientos mínimos exigidos y así garantizar la vida y educación digna para la
población estudiantil del municipio de Gambita en la cabecera municipal, en los análisis
hechos por la entidad municipal La población estudiantil no cuenta con los espacios
necesarios ni las condiciones óptimas para el cumplimiento de la solución educativa, por lo
que es una necesidad la construcción de nueva infraestructura educativa, que atienda los
requerimientos del sistema educacional, con especificaciones, normas técnicas y estándares
mínimos establecidos.

En consideración a lo anterior, la entidad municipal de Gambita tiene la tarea de

diseñar y evaluar la edificación existente por medio de la contratación de una consultoría y así
en estos nuevos diseños la creación de 610 cupos que suplan la necesidad de los estudiantes
para la cabecera urbana de Gambita. Se le otorga la tarea a la alcaldía de Gambita por
intermedia de la secretaria de planeación y su equipo de trabajo de proceder a la contratación
de los estudios y diseños de la institución educativa Luis Antonio Calvo CONSULTORÍA,
para la elaboración de estudios previos estudios técnicos, valoración de predios, diseños,
trámites y permisos para la construcción de la institución educativa Luis Antonio Calvo,
teniendo en cuenta lo anterior se necesitaran recursos físicos y de equipos de trabajos los
cuales se requiriera de personal especializado y maquinaria especializada para realizar los
estudios y diseños específicos solicitados en la consultoría.

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 1. Planificar la gestión de los recursos.

1.1. Generalidades del Plan de Gestión de los Recursos.

Por parte del rubro del sector de educación de la alcaldía de Gambita, se adquieren los
recursos económicos permitiendo la iniciación de la consultoría para poder adquirir personal
especializado el cual esta orientado para la realización de estudios previos, diseños, recursos
humanos, presupuesto y cronograma, así mismo para la realización de estos se tiene en cuenta
la adquisición del equipo necesario para poder llevar a cabo el proyecto.

1.2. Visión

La gestión del proyecto determinara si el proyecto es factible antes de invertir

recursos. Este busca la orientación para establecer si la propuesta de estudios es viable,  el
consultor a de entregar un documento demostrando cuáles son los principales riesgos que se
encontrarán en el desarrollo de la misma y evaluar si la construcción a realizar y el
abastecimiento de los servicios indispensables cumplen a la necesidad  requeridas y los
estándares de calidad para el colegio Luis Antonio Calvo, este documento contiene el
conjunto de procesos o procedimientos a tomar con los resultados de un proyecto y su
viabilidad constructiva y de tiempo.

1.3. Requerimientos

La administración municipal a través de la secretaria de planeación realiza la

inspección preliminar a las instalaciones del Colegio Luis Antonio Calvo, en dicha visita se
logró evidenciar la las falencias, fallas y  problemática que presenta la institución educativa, la
cual presenta un riesgo para la población estudiantil , la planta de docentes y el personal
administrativo, es por ello que la secretaria de Planeación vio la necesidad de convocar a
sesión extraordinaria , al comité de gestión del riesgo municipal, para tomar decisiones que
conlleven a brindar una solución  definitiva a la problemática que presenta el colegio Luis
Antonio Calvo del Municipio, , y que en dicha reunión la secretaria de planeación plantea la
necesidad de declarar el colegio en riesgo inminente, para así solicitar al gobernó
departamental la ayuda con recursos necesarios para la construcción de un nuevo colegio. una
vez realizado este comité se realiza una nueva visita , y en vista que por motivos de la

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 pandemia y teniendo en cuenta que no hay clases en el momento , no se puede declaró en
riesgo inminente, a lo cual si se devalara el colegio en como una alerta temprana la cual se
envía a gestión del riesgo departamental, para así lograr una pronta y definitiva solución a la
problemática presentada, , a lo que el gobierno departamental pide al municipio los estudios y
diseños para poder acceder a los recurso de la construcción de un nuevo colegio, razón por la
cual el municipio creo la necesidad de realizar un proceso de consultoría de estudios y diseños
para la construcción del colegio Luis Antonio calvo.
1.4. Beneficios esperados

- Mediante la consultoría el municipio espera que la inversión a realizar genere un

cambio en la calidad de vida en la comunidad estudiantil.
- A través del nuevo diseño de la infraestructura institucional la cual brindara
condiciones óptimas se espera el mejoramiento, crecimiento y desarrollo del
municipio.
- Generación de nuevas oportunidades para la accesibilidad a la educación
garantizando los derechos de la población estudiantil.
1.5. Objetivos del Plan de Gestión de los Recursos.

Realizar la consultoría de estudios, diseños, valoración y permisos que facilite la

construcción de la institución educativa garantizando la seguridad y bienestar de la población
estudiantil.
1.6. Alcance del Plan de Gestión de los Recursos.

1.6.1. Entregas

- 1.1 Metodología general.

- 1.1.1 Definición de procesos
- 1.1.2 Documentación
- 1.2 Análisis del sector.
- 1.2.1 Localización del proyecto.
- 1.2.2 Levantamiento topográfico.
- 1.3 Estudios.
- 1.3.1 Estudio de suelos
- 1.3.2 Estudio hidrológico

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 - 1.3.3 Estudio hidráulico
- 1.3.4 Estudio de plan de manejo ambiental
- 1.3.5 Plan de manejo de transito
- 1.4 Diseños.
- 1.4.1 Diseño y memorias estructurales
- 1.4.2 Diseño urbano
- 1.4.3 Diseño arquitectónico
- 1.4.4 Diseño paisajístico
- 1.5 Costos.
- 1.5.1 Presupuesto
- 1.5.2 Cronograma
- 1.6 Dirección de Proyectos.

1.6.2. Medidas

- Indicadores de eficacia y eficiencia: Se debe de cumplir los objetivos propuestos

al obtenerse el resultado, donde se analizan los resultados cumpliendo los tiempos
estipulados, esfuerzo y costos que se empleen para obtener los resultados.
- Indicadores de rendimiento de los procesos: Se verifica los resultados mediante
indicadores de calidad, eficiencia, tiempos, rentabilidad, productividad entre otro.
- Satisfacción de los clientes: Se evalúa la satisfacción del cliente, mediante
reuniones generando un dialogo directo y estableciendo los parámetros a
conseguir.

1.6.3. Exclusiones

Las exclusiones precisan todo lo que esta fuera del alcance del proyecto, es decir no se
considera como parte del proyecto.
- No se incluirá dentro del proyecto documentación del trabajo de depuración para
estudio y análisis de otros predios ya que se cuenta con un terreno existente ya
aprobado y avalado.

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 - No se incluirá dentro del proyecto recopilación de documentación respecto al
potencial de población estudiantil, debido a que esta información ya existe y estas
cifras reposan en la documentación de la entidad municipal.
- No se incluirán estudios sobre la construcción existente del colegio Luis Antonio
Calvo, ya que el proyecto se basa en la consultoría para la elaboración de estudios
y diseños de una infraestructura institucional completamente nueva, sin tener en
cuenta lo existente.

1.6.4. Restricciones

- El proyecto debe desarrollarse dentro del presupuesto establecido.

- Las metas propuestas se cumplan según los objetivos.
- El cronograma debe ser ejecutado en sus tiempos propuestos
1.6.5. Supuestos

1.6.6. Factores críticos de éxito

- Tiempo: Establecer tiempos de inicio y fin en cada entregable, evitando retrasos

en el cronograma.
- Costos: Tener control del presupuesto estipulado para poder cumplir con las metas
establecidas sin afectar el cronograma.
- Comunicación: Generar de una manera dinámica el diálogo entre los interesados,
patrocinador y el equipo de trabajo para así generar una buena estrategia y concluir
el proyecto.
- Objetivos: Establecer objetivos alcanzables que sean claros y medibles.

1.7. Clasificación de los involucrados

Clasificación de los involucrados

CLASIFICACIÓN
NOMBRE ROL EN EL PROYECTO
INTERNO / EXTERNO APOYO / NEUTRAL / OPOSITOR

Alcaldía municipal Patrocinador Interno Apoyo

Concejo municipal Involucrado Interno Neutral

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 Comunidad Involucrado Externo Neutral
Entes de control Involucrado Externo Neutral

1.8. Organigrama

1.9. Roles y responsabilidades

ROLES Y RESPONSABILIDADES

CONSULTORÍA PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS COLEGIO LUIS ANTONIO CALVO

%
CAN
CARGO ROLES RESPONSABILIDADES DEDICACIÓ
T.
N
PATROCINADOR DEL PROYECTO
Administraci Aportar los recursos para la ejecución de la consultoría,
1 Contratante 100%
ón municipal Supervisor Del contrato de Consultoría

PERSONAL PROFESIONAL PRINCIPAL

Director Director general del

1 Financieras Administrativas, operativas Judiciales 100%
consultoría proyecto
Coordinar,
Residente de
1 Supervisar, y Dirigir Responsable de personal operativo, informes 100%
Consultoría
el Proyecto

7
 Ingeniero de Coordinación de programas, matrices, informes de
1 Estructuras 100%
Apoyo 1. supervisión, informes de actividades, planos estructuraras les

Licencias, permisos, autorizaciones presentados ante los

Ingeniero de
1 Ambiental entes de control ambiental (CAS) Corporación Autónoma 100%
Apoyo 1
Regional de Santander
Cálculo de
cantidades, Entregables exigidos por la entidad, con los parámetros
1 Topógrafo 100%
reubicación de la lineales calculados
estructura
PERSONAL TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO

Apoyo Técnico en Realizar todo tipo de informes de Supervisión, Informes de

Ingeniero
2 toda la parte Actividades, Proyección de presupuestos, análisis de precios 100%
auxiliar
administrativa unitarios, elaboración de planos

atender todas los requerimientos y situaciones que requiere el

1 Cadenero Apoyo topográfico 100%
equipo de topografía

Asistente Actividades secretariales, proyección de nómina, oficios

1 Secretaria 100%
administrativo cartas y demás requeridos por los directivos

Contabilidad del proyecto, informes a los entes de control,

1 Contador Revisor Fiscal 50%
reporte de información en plataformas

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Referencias

Andes, U. d. (s.f.). Coursera. Obtenido de Coursera: https://es.coursera.org/lecture/gestion-alcance-

proyectos/supuestos-restricciones-y-exclusiones-para-proyectos-simples-sOhiv
Empresas, N. y. (2 de Abril de 2018). Negocios y Empresas. Obtenido de
https://negociosyempresa.com/factores-criticos-de-exito-empresa/
Institute, P. M. (2017). A guide to the ptoject managemet body of knowledge, PMBOOK guide, 6 edicion.
Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
lledó, P. (2017). Administracion de proyectos. USA: Pablo lledó.
Rodriguez, J. (8 de Julio de 2020). Hubspot. Obtenido de https://blog.hubspot.es/sales/factores-criticos-
exito
Roncancio, G. (19 de Agosto de 2019). Pensemos. Obtenido de
https://gestion.pensemos.com/indicadores-de-gestion-tipos-y-ejemplos