CÓDIGO

VERSIÓN
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL SIG DE LA EMPRESA INDUSTRIAS ALIMENTICIAS VITARRICO
FECHA

PÁGINA

COMUNICACIÓN INTERNA
PROCESO QUE COMUNICAR CUANDO COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR COMO COMUNICAR QUIEN COMUNICA REGISTRO
Lista asistencia, inducción
Política, Misión, Visión y • Ingreso de personal Reuniones de difusión, Correo,
A todo el personal Encargado del SIG reinducción - correo - medios
Objetivos de SIG • Actualización folletos
audiovisuales
• Ingreso de personal
Reuniones de difusión, Correo,
Procedimientos del SIG • A todo el personal Encargado del SIG Lista asistencia y correo
folletos
Actualización
Seguimiento a los procesos del SIG
Desempeño de los Dependiendo de la periodicidad del Responsables de los Envío de informe de
Encargado del SIG
procesos proceso procesos indicadores Acciones Correctivas, preventivas y
de mejora
Resultados de la
Responsable de los Alta dirección Informe de la evaluación de
evaluación de satisfacción Durante la revisión de la dirección Envío de informe por Email
procesos Líder comercial satisfacción del cliente
del clientes
Cada vez que se establezca un
Programa de auditoria Auditor líder Reunión Encargado del SIG Correo electrónico
programa de auditoria
Responsable de los
Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas Comunicación interna Auditor Formato del plan de auditoria
procesos
Entrega de informe general y
Resultados de la auditoria Responsable de los por proceso.
Al finalizar la auditoria Encargado del SIG Informe de la auditoria Interna
interna procesos Envío de informe por Email

Responsable de los
procesos.
Registro y documentaciones y
Estados de la acciones Continuo desde la apertura hasta el Responsables de la
Correo electrónico Responsables asignados seguimiento eficaz de la acciones
correctivas y mejoras cierre de la acción acciones
correctivas y de mejoras del SIG
Encargado
del SIG
Actualización de Cambios en las actividades de los Registro y documentaciones de las
Responsable de los Correo electrónico
documentos de los procesos / actualización de Responsables asignados actualizaciones de los documentos de
procesos Reuniones
procesos del SIG herramientas y medios los procesos del SIG

Matriz de riesgos y Cuando se requiera y en la revisión Verbal, reuniones, charlas y Encargado del SIG y
A todo el personal Matriz de riesgos y oportunidades
oportunidades por la dirección conferencias Alta dirección

Análisis del contexto Cuando se requiera y en la revisión Verbal, reuniones, charlas y Encargado del SIG y Informe análisis del contexto interno y
A todo el personal
interno y externo por la dirección conferencias Alta dirección externo

Indicadores de gestión del SGSST

Responsables de los
Dependiendo de la periodicidad del
Desempeño del SGSST procesos Indicadores de gestión Director SIG Acciones Correctivas, preventivas y
proceso
Copasst de mejora
Evaluación Inicial

Responsable de los
H.S.E.Q Actualización de Cambios en las actividades de los Correo electrónico
procesos y personal que Acta de reuniones o
documentos de los procesos / actualización de Reuniones Responsables asignados
realice nuevas Lista de asistencia
procesos del SIG herramientas y medios Capacitaciones
actividades

Visitante Lista de asistencia

Encargado del SIG
Aspectos e impactos Todo el personal Charlas, reuniones, cartillas, Inducción
En Inducción al personal Responsable de cada
ambientales significativos Proveedores y pagina web, etc. Acta de reunión
proceso
contratistas

Programas ambientales
Visitante
Encargado del SIG
Todo el personal Charlas, reuniones, cartillas, Lista de asistencia-Inducción
Según cronograma SIG Responsable de cada
Proveedores y pagina web, etc. Acta de reunión-correos electrónicos
proceso
contratistas

Informar a los integrantes de las Preparación ante emergencias

Acta de reuniones y Listas de
Reunión de Brigadas de brigadas las fechas, horarios y Inspecciones de elementos del Encargado del SIG
Integrantes de Brigadas asistencia
Emergencias temáticas de las reuniones con plan de emergencias Brigadistas
Informe de simulacro
brigadas de emergencia. Simulacros

Dar a conocer a todas las personas

que visitan la empresa, las rutas de Reunión informativa, Avisos
Ruta de Evacuación Trabajadores y visitantes Encargado del SIG Acta de reuniones y registro visita
evacuación previstas por la empresa en la pared
en caso de emergencias.

Identificación de peligros, Dar a conocer los peligros a los que

Charlas, reuniones, cartillas, Copasst Lista asistencia, correo o registro de
evaluación y control de esta expuestos dentro de la Trabajadores y visitantes
pagina web, etc. Encargado del SIG visita
riesgos instalaciones de la empresa

Cuando se modifique la legislación

Requisitos legales y otros Charlas, reuniones, cartillas, Lista asistencia, correo o registro de
aplicable a la empresa según el Todos el personal Encargado del SIG
requisitos pagina web, etc. visita
sector

A todo el personal
Investigación de accidente
implicado Trabajador
Accidentes e incidentes de Cada vez que se presente un Acta reunión
ARL Reuniones, capacitaciones, Encargado del SIG
trabajo y enfermedades accidente o incidente de trabajo o Correo electrónico
Ministerio de trabajo correo electrónico, charlas, etc. Responsable del
laborales una enfermedad laboral Matriz de riesgos y plan de acción
(Cuando aplique) proceso
COPASST

Acoso laboral o situación Cuando se presente posible acoso Acta de reunión

Comité de convivencia Correo electrónico o verbal Personal afectado
similar entre compañeros o jefes inmediatos Lista de asistencia

Tratar temas relacionado con la

Reunión de COPASST - Integrantes de Comunicación Interna Integrantes de
seguridad y Salud en el Trabajo de Acta de reuniones
VIGIA COPASST Correo electrónico COPASST
la empresa

Registro de asistencia
Cada vez que se establezcan Divulgación de Procedimientos e
Requisitos de los Clientes A todo el personal Verbal, charlas y conferencias Líder Comercial
GESTIÓN nuevos requisitos instructivos
COMERCIAL Actas de Reuniones
Peticiones, Quejas o Alta dirección- Líder
Cuando se presente PQR Verbal, charlas y conferencias Encargado de la PQR Formato de PQR
Reclamos comercial
Al personal involucrado
Necesidades de compra Cuando se genera una necesidad Orden de compra / email Líder Administrativo Orden de compra y factura
en los procesos
Necesidades de
GESTIÒN Alta dirección
personal, formación y Cuando de genere la necesidad Líder de RRHH Perfil del personal Manual de perfil y funciones
FINANCIERA
clima organizacional
Necesidades de Cronogramas de
Cuando de genere la necesidad Líder de mantenimiento todos Cronogramas
mantenimiento mantenimientos
Responsabilidad y Ingreso de nuevo personal a la Trabajadores y partes Perfiles, hoja de vida y entrega Contrato de trabajo afiliaciones
Líder de RRHH
autoridad empresa interesadas de contrato inducciones
Informe estadístico de
Cada vez se haga revisión de esta Encargado del SIG Estadísticas Líder de RRHH Formato indicador
Ausentismo
Planes de mejoramiento Después de evaluación de Al personal involucrado Acta de reuniones y evaluación de
Reuniones Líder de RRHH
de competencia desempeño por toma de conciencia en la empresa toma de conciencia
RRHH
 Plan de trabajo SIG,
presupuesto SIG, Plan
Dar a conocer las actividades a
Anual de Seguridad y Alta dirección Charlas, reuniones, correos
realizar anualmente en materia de Líder de RRHH Cronogramas
Salud en el Partes interesadas electrónicos, etc.
SIG
Trabajo(Objetivos, metas y
programas)

Desempeño del SIG y de

Alta dirección
cualquier necesidad de Cuando se presente la actividad Correo electrónico Director SIG Correo electrónico
Partes interesadas
mejora.

Promover la toma de
conciencia en la
disminución de aspectos e Alta dirección
Todo momento Correo electrónico Director SIG Correo electrónico
ALTA DIRECCIÓN impactos ambientales en Partes interesadas
todos los niveles de la
organización.
Desempeño,
Informe de la revisión por la Informe de la revisión por la alta
conveniencia, adecuación Revisión por la alta dirección Partes interesadas Alta dirección
dirección dirección
y eficacia del SIG Lideres de procesos
Cartelera de cada área de trabajo e
Cada vez que haya un cambio en la Cartelera y verbal
Mapa de procesos A todo el personal Alta dirección instructivos
versión Página Web
Pagina Web

PROCESO QUE COMUNICAR
Requisitos de los Clientes
Peticiones, Quejas o
Reclamos
GESTIÒN
COMERCIAL Dar a conocer los servicios
Cuando sea necesario y oportuno
y productos de la empresa
No conformidades en el
productos y servicios
Portafolio de Servicios
Resultados de la auditoria
Al finalizar la auditoria
Externa
Plan de emergencias
H.S.E.Q Identificación de peligros,
evaluación y control de
riesgos
Requisitos legales y otros
requisitos
Aspectos e impactos
ambientales significativos
GESTIÒN
Necesidades de compra
FINANCIERA
COMUNICACIÓN EXTERNA
CUANDO COMUNICAR AQUIEN COMUNICAR COMO COMUNICAR QUIEN COMUNICA REGISTRO
Registro de asistencia
Cada vez que se establezcan Divulgación de Procedimientos e
A toda la Empresa Verbal, charlas y conferencias Encargado del SIG
nuevos requisitos instructivos
Actas de Reuniones
Cada vez que se genere una Alta dirección y
Líder comercial
Petición, Queja o Reclamo al Interior Responsables del Correo electrónico Formato de PQR
de la Empresa proceso
Clientes y partes Correo electrónico, visita , Alta dirección Contrato firmado - ordenes de
interesadas pagina web Líder comercial servicio mediante correo electrónico
Cuando haya una no conformidad Encargado del SGI
Correo electrónico Clientes Formato de acción correctiva
del servicio o del productos Líder comercial
Dar a conocer a los clientes Correo Electrónico,
Alta dirección
potenciales nuestros servicios Clientes Documento Físico o en medio Propuestas cotizaciones
Líder comercial
prestados. magnético
Entrega de informe general y
Responsables del por proceso. Encargado del SIG
Informe de la auditoria externa
proceso Envío de informe por Email Auditor líder
Dar a conocer a todas las personas
que visitan la empresa, las rutas de
evacuación, ubicación de botiquín, Visitantes, proveedores y Reunión informativa, Avisos Acta de reuniones, cartilla y control de
Encargado del SIG
camilla, brigadistas, punto de otras Partes interesadas en la cartelera visitantes
encuentro y que hacer en caso de
emergencias.
Dar a conocer los peligros a los que
Visitantes, contratista y
esta expuestos dentro de la Charla informativas Copasst Lista asistencia, control de visitantes
Partes interesadas
instalaciones de la empresa
Cuando se modifique la legislación Matriz requisitos legales
Parte interesadas Email, verbal Encargado del SIG
aplicable en SIG Correo electrónico
Visitante Lista de asistencia
Encargado del SIG
Todo el personal Charlas, reuniones, cartillas, Inducción
En Inducción al personal Responsable de cada
Proveedores y pagina web, etc. Acta de reunión
proceso
contratistas correo electrónico
Al personal involucrado
Cuando se genera una necesidad Verbal, correó electrónico Líder Administrativo Solicitud de compra
en los procesos