27-9-2020

ENSAYO DE LA
IMPORTANCIA DE LAS
TRD EN COLOMBIA Y EL
CUMPLIMIENTO DE LA
NORMATIVIDAD
ARCHIVISTICA

Sheryl Enit Parra Payares.

FICHA 2023203
 ENSAYO DE LA IMPORTANCIA DE LAS TRD EN COLOMBIA Y EL
CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el

almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e instituciones. Para
el año 2000, entro en nuestra legislación la ley 594, por medio de la cual se dicta la ley
general de archivos, esta ley tiene por objeto “establecer las reglas y principios generales
que regulan la función archivística del Estado y de las entidades privadas que cumplen
funciones públicas.”

En la actualidad se puede evidenciar un gran avance en la gestión documental, ya

que permite a través de sus tablas de retención documental, manejar un sinfín de
información de manera organizada y estandarizada, con series y sub-series, que permiten a
una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando una historia y una
memoria intacta y bien maneja.
Otro aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística y
que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención
documental, es el poder saber la disposición desde el inicio hasta el final del desarrollo de
un documento, ya que anteriormente, se desconocía el ciclo vital de los documentos y
archivos, a diferencia de la actualidad, la cual permite conocer las fases por las que
atraviesa un archivo y su valor primario o secundario dentro de la organización.
Cabe agregar, que la implementación de las tablas de retención documental y su
manejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa u organización privada,
publica, o persona natural y jurídica, organizar de acuerdo a la normatividad vigente y
aplicable y con base a sus necesidades y estructura orgánica el desarrollo del ciclo vital de
la documentación que se genera. Para dar cumplimiento, la empresa debe realizar un
diagnóstico y bosquejo de cada una de sus áreas y dependencias en relación a sus
funciones, pudiendo de este modo conocer cada uno de los procesos y personas productoras
de documentos, para generar el desarrollo de las TRD.

Actualmente en Colombia, las entidades públicas y las empresas privadas que

prestan servicios públicos, tienen el deber de manejar sus documentos según la
normatividad especial para ello, salvaguardando por supuesto, la autonomía administrativa
de cada cual. Es así como el legislador, es decir, el congreso de la república expidió en el
año 2000 la Ley 594, también conocida como “Ley de Archivo”, la cual establece las reglas
y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Así mismo, y para complementar esta legislación, el congreso, en el año 2014
expide la Ley 1712 “Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública
nacional”, la cual como su nombre lo dice, busca el máximo nivel de transparencia y

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CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

publicidad que deben tener los documentos públicos, salvo las excepciones descritas dentro
de la misma.
Así pues, a partir de estas dos leyes especiales en materia archivística, se da cuenta
de la importancia de la estandarización y organización que deben tener todos los
documentos de las entidades publicas y las privadas que presten servicios públicos; esto
con el fin de brindar un mejor servicio al ciudadano, al garantizar un fácil acceso a estos
documentos.
Es por esto, que, de acuerdo a la normatividad precitada, los documentos públicos
se han clasificado de la siguiente manera, en tres clases de archivos: archivo de gestión,
archivo documental, y archivo histórico; cada uno de estos con valores primarios o
secundarios de acuerdo a cada una de sus características, las cuales están detalladas en las
leyes objeto de este análisis.
Teniendo en cuenta la anterior clasificación y características de los documentos
públicos, se crearon las Tablas de retención documental, punto clave de la Ley 594 de
2000, ya que son una herramienta técnica que facilita la clasificación documental de
acuerdo a cada entidad, ayudando con la organización, estandarización y su eventual
conservación o eliminación; así como a determinar el valor de los documentos y de la
información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de
la producción de información y la categorización y optimización de los procesos.
Es decir, define el ciclo vital de la documentación pública, esto en concordancia de
la misión del Archivo General de la Nación, el cual es garantizar la conservación del
patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la
información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia
del Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
Podemos concluir, que la situación actual de los archivos que se manejan en
Colombia en relación con la aplicación de tablas de retención documental, han permitido
sistematizar y estandarizar los archivos de las organizaciones. Que las tablas de retención
documental facilitan el manejo de la información, permitiendo racionalizar la producción
de documentos y ayudando a que las organizaciones puedan prestar un servicio efectivo en
el acceso y control de los documentos. Que la Ley 594 del 2000, es de carácter obligatorio
para cada empresa, institución u organización que cumpla funciones de servicios públicos.

Y por último resalto, la importancia de la Gestión Documental en las empresas y el

desarrollo adecuado de las tablas de retención documental. Ya que, si bien con anterioridad
hablamos de la Ley 1712 del 2014, la cual establece la transparencia y derecho de acceso a
la información; al tener este proceso archivístico tal y como lo establece la ley y de acuerdo

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CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

a las indicaciones que como empresa se establecen para el manejo de la información, este
permitirá dar cumplimiento a los principios de transparencia, facilitación, celeridad, calidad
de la información y por último la divulgación proactiva de la información.