TALLERES DE

GERENCIA DE
COMPRAS
2016

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
 TALLERES DE GERENCIA DE COMPRAS

DIANA PAOLA URBANO RODRÍGUEZ

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PITALITO
2014
CERTIFICACIÓN ISO 900 ALMACENES OLIMPICA

DIANA PAOLA URBANO RODRÍGUEZ

PROFESOR:

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PITALITO
2016
1. TALLER DE GESTION DE COMPRAS
 2. TALER DE PROCESOS DE CALIDAD EN GESTIÓN DE COMPRAS

OBJETIVO GENERAL

Conocer el SGC (sistema de gestión de calidad) sobre el plan de control de mercancías

en el almacén Olimpica de Pitalito empresa visitada, estudiar paso a paso y analizar la
importancia que tiene una certificación de la ISO 9001 en una empresa.

EMPRESA

OLIMPICA PITALITO

MISION

Somos una de las compañías líderes en la comercialización de productos de consumo

masivo de óptima calidad, a través de una cadena privada de Droguerías, Supertiendas y
Superalmacenes, orientadas a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad,
ofreciendo un buen servicio y los mejores precios, con el respaldo de un talento humano
comprometido e integralmente capacitado, con la confianza de sus proveedores y un
avanzado desarrollo tecnológico, procurando el bienestar de la sociedad y una adecuada
rentabilidad.
 VISION

Ser una de las compañías líderes con el más alto nivel de competitividad y eficiencia en la
comercialización de productos de consumo masivo de óptima calidad. Todo, a través de
una cadena privada claramente diferenciada de droguerías, combinación de
supermercados y droguerías, tiendas de conveniencia y almacenes, siempre orientados a
satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad colombiana, ofreciendo el mejor
servicio amigable del mercado, los mejores precios y la mejor disponibilidad de productos.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO

Este trabajo es sobre una investigación realizada en los almacenes olímpica de Pitalito
sobre la certificación de calidad que tiene en el control de las mercancías el cual tiene
una etapas o actividades, lo que daremos a conocer es como la empresa realiza este
trabajo para mantener su certificación en vigencia lo cual es un microproceso de
mejoramiento continuo, un trabajo en equipo de todos los sistemas de la empresa, un
buen servicio al cliente y altos estándares de calidad.

PLAN DE CALIDAD CONTROL DE MERCANCÍAS MICROPROCESO DE

ACTIVIDADES:

1. INGRESO DE CAMIONES A LAS BODEGA

  Se permite el ingreso del camión verificando el listado de vehículos o presentando
la ficha de identificación asignada por el coordinador de seguridad de la bodega.

 Se revisa minuciosamente la cabina, chasis, repuesto, sello o candado de

seguridad verificando que estos estén bien colocados o cerrados; así mismo que
no se ingrese mercancía sin autorización, de lo contrario se informa al superior
jerárquico quien tomara las medidas pertinentes.

 Se verifica en la hoja de control de rutas las horas de llegada, de salidas, firma y

sello recibidor de cada negocio donde realizo la entrega de los productos.

 Solicitar la planilla del puesto de control a los vehículos que realizaron viajes
regionales y nacionales y hacer entrega de esta al coordinador de seguridad.
 Finalmente se procede a abrir el furgon retirando el precinto y el candado de
seguridad.

RESPONSABLE:

-coordinador de seguridad
-vigilancia privada
-auxiliares de control de perdidas

EQUIPO:

Avantel y radios

REQUISITO:

Identificación del listado de vehículos que prestan el servicio.

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:

• Control, actualización del listado

• Revisión interna y externa del vehículo.

RESPONSABLE: • Coordinador de seguridad • Vigilancia • Auxiliar de control perdidas.

FRECUENCIA: • por evento.

REGISTROS:
• Minuta control precintos.
• FT-036 listado de requisitos para ingreso de vehículos para el transporte de mercancía
• FT-037 registro de vehículos fletados.

2. CONTROL DE SALIDA DE MERCACIAS A LAS BODEGAS

Salida de camiones hacia diferentes puntos de venta:

Identificación del camión, verificando placa y marca del mismo, revisar cuidadosamente la
cabina, chasis, guardafangos, repuestos, parte inferior del vehículo, constatar que venga
con el candado MEDECO correctamente cerrado y/o precinto de seguridad.

Permitir la salida del camión:

• Saludo protocolario

• Verificar el control de rutas que debe tener la siguiente información: bodega de origen
que despacha, fecha, destino, firma y sello del despachador y recibidor, hora número de
precinto y observaciones. Sello de seguridad o candado de seguridad MEDECO.

• Colocar firma, hora y sello en el documento.

• Registrar en la minuta control de precintos la información requerida

• Revisar minuciosamente la cabina. Chasis, repuestos, sello o precintos de seguridad,

verificando que estos estén bien colocados y cerrados, así mismo que no salga mercancía
sin autorización, de lo contrario informar al superior jerárquico quien tomara las medidas
pertinentes

• Reportar al controlador de escoltas (de contar con el servicio) para su respectivo

cubrimiento durante el desplazamiento del camión al punto.

RESPONSABLE:

• Coordinador de seguridad
• Vigilancia privada
• Auxiliares de control

EQUIPO:

• Avantel
• Radios

REQUISITO:

• Identificación del destino de la mercancía.

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:

• Registro de toda la información de cada uno de los camiones antes de efectuar la

salida.

RESPONSABLE:

• Coordinador de seguridad

• Vigilancia

• Auxiliar de control pérdidas.

FRECUENCIA:

• por evento.

REGISTROS:

• Minuta control precintos.

 3. CONTROL DE TRASNPORTE DE LAS MERCANCÍA

• Se realiza seguimiento del desplazamiento de la mercancía por medio de empresa

privada que prestan el servicio de monitoreo, al momento de confirmar la salida del
camión montar una logística en el momento del recorrido y la confirmación del mismo
en cada negocio.

• Igualmente el seguimiento depende de los escoltas armados a quienes se asignan

rutas de acuerdo al destino de la misma. Controlados directamente por el coordinados
de seguridad.

RESPONSABLE:
 Empresa de monitoreo
 Coordinador de vigilancia
 Escolta contratado.

EQUIPO:
 Avantel
 Radios
 Celulares.
REQUISITO:
• Identificación de la mercancía a proteger o custodiar.

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:
 Monitoreo empresa contratada
 Seguimiento de las rutas establecidas
 Comunicación constante con conductor

RESPONSABLE:
 Empresas monitoreo
 Escoltas
 Coordinadores de seguridad

FRECUENCIA:
• por evento.

REGISTROS:
• Minuta General
 4. CONTROL RECIBO MERCANCÍA EN EL PUNTO

Llegada de camiones al punto:

• Revisar minuciosamente la cabina, chasis, repuesto, precinto o candado de seguridad,

verificando que estos estén bien colocados y cerrados. Así mismo que no ingresen
mercancía sin autorización.

• La persona de seguridad encargada de recibir la mercancía, verifica la tabla de control

de ruta con las firmas respectivas, fecha, hora de salida número de precinto de seguridad,
se comunica con la empresa de monitoreo y mutuamente por medio de un avantel con un
sistema de montado verifican los datos nuevamente.

• De encontrar alguna novedad, se comunica con el superior jerárquico (coordinador)

encargado de salida de los camiones al punto de venta.

RESPONSABLE:

• Coordinador de seguridad.
• Auxiliar de control de pérdidas
• Empresa monitoreo

EQUIPO:
• Avantel
• Radios.

REQUISITO:

• Solicitud de mercancía por parte del punto.

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:

• Verificación de tabla de control de rutas

• Verificación y seguimiento con empresas de monitoreo.

RESPONSABLE:

• Coordinadores de seguridad del punto.

• Empresa de monitoreo.

FRECUENCIA: • por evento.

REGISTROS: • Minuta General

 5. CONTROL DE TRANFERENCIA DE MERCANCIAS

Para transferencia de mercancías:

• Se colocan precintos y candados de seguridad

• Se informa a la central de seguridad logística, la Salida del vehículo con
todas sus características.
• De igual forma cuando la mercancía llega al negocio, se verifica el envio y
las características del vehículo con la empresa de monitoreo

RESPONSABLE:

• Gerente y/o administrador.

• Coordinados de seguridad y/o Auxiliar de control de perdidas

EQUIPO: • Avantel • Radios.

REQUISITO:

• Solicitud de trasferencia y/o traslado de activo.

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:

• Revisión y Verificación de mercancía a transferir.

• Comunicación constante con el conductor

RESPONSABLE:

• Coordinadores de seguridad y/o auxiliar de pérdidas.

FRECUENCIA:

• por evento.

REGISTROS:

• Minuta control precintos.

 6. CONTROL DE HURTO DE MERCANCÍA

 Identificar el infractor
 Ejecutar seguimiento visual, dar aviso vía radio a los compañeros.
 Se actúa de forma prudente
 Si no ha superado el área de cajas de forma protocolaria se le invita a
cancelar o reintegrar la mercancía.
 Si supero el área de caja se requiere de forma respetuosa su traslado a un
área adecuada
 Se revisa al posible infractor
 Una vez reunidos lo elementos probatorios, se judicializan las bandas
delincuenciales.

RESPONSABLE:

 Coordinador de seguridad
 Administrador o gerente del negocio
 Auxiliar control de perdidas

EQUIPO: radio avanteles

REQUISITO:

 Tener plenamente detectado el caso y su responsable

 Tener elementos de prueba suficientes
 Conocer procedimientos

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:

Indicador de gestión recuperaciones

RESPONSABLE:

 Coordinador de seguridad

FRECUENCIA: • por evento.

REGISTROS:

FT-010 acciones de mejora

 7. TOMA DE ACCIONES

 Analizar los resultados de acuerdo a indicadores y novedades presentadas

 Identificar oportunidades de mejora
 Definir las acciones de mejoras necesarias
 Implementar acciones realizar seguimiento.

RESPONSABLE:

 Director nacional de seguridad

 Director regional
 Asistente D.N.S

EQUIPO: N/A

REQUISITO:

 Acciones de mejora definidas

 Acciones de mejora implementadas
 Cierre eficaz de las acciones de mejora

MÉTODO DE SEGUIMIENTO:

Cuadro de medición JHONATAN II

RESPONSABLE:

 Director nacional de seguridad

FRECUENCIA: • por evento.

REGISTROS:

FT-010 acciones de mejora

APLICACIÓN O PRÁCTICA
La norma ISO 9001:2008 se basa en ocho principios de gestión de calidad los cuales de
acuerdo a nuestro trabajo concluimos que los supermercados Olimpica de Pitalito Huila si
cumple con estos procesos de calidad y mantiene un trabajo de mejora continua.

 Enfoque al cliente
 Liderazgo
 Participación del personal
 Enfoque basado en procesos
 Enfoque de sistema para la gestión
 Mejora continua
 Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
 Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

CONCLUSIONES

 Los almacenes Olimpica cumple de acuerdo a cada proceso para mantener

el control de la mercancía y su certificación de la ISO 9001 vigente, el
impacto desde su certificación ha sido positivo; Al mejorar los sistemas de
gestión de calidad de su organización, podrá aumentar positivamente su
rentabilidad. Si demuestra que está realmente comprometido con la calidad
de los productos y servicios, podrá transformar su cultura empresarial, ya
que, como resultado, los empleados entenderán la necesidad de mejorar
continuamente.

 La certificación del sistema de gestión de la calidad con SGS ayuda a que

la organización desarrolle y mejore su rendimiento.

 La certificación ISO 9001:2008 le permite demostrar alto nivel de calidad de

servicio al hacer ofertas para contratos; además, un certificado ISO
9001:2008 válido demuestra que su organización sigue los principios de
gestión de calidad internacionalmente reconocidos.

3. TALLER DE PROVEEDORES Y CADENA DE SUMINISTRO.

4. TALLER DE MANEJO ESTRATEGICO DE INVENTARIOS.
5. TALLER DE PRESUPUESTOS Y COSTOS
 BIBLIOGRAFÍA

Fuente interna Almacenes Olimpica Pitalito Huila

CIBERNOGRAFÍA 

http://olimpica.com.co/empresaMision.jsf