Формальные средства внутриорганизационной коммуникации:

Собрания и совещания — собой способ коллективного обмена информацией,

заканчивающийся принятием конкретных решений.
Они различаются: 1) кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты,
ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
2) характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие
конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный
период времени);
3) целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в
совершенствование текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и
определяются планы на будущее).
Типы совещаний по целям:
• ознакомительное — выдача заданий, повышение квалификации;
• информационное — обобщение сведений, изучение точек зрения;
• разъяснительное — убеждение сотрудников в чем-то;
• проблемное — коллективный поиск решения вопроса;
• инструктивное — доведение до сведения необходимой информации и объяснение
способа действий;
• оперативное — получение текущих сведений о состоянии дел и преодоление узких мест;
• координационное — обеспечение взаимодействия подразделений.
Внутренние газеты / листки новостей – одно из печатных средств формальной
коммуникации, используемое в организации. Небольшой листок – достаточно доступное и
дешевое средство коммуникации.
• Редактору такого листка приходится решать ряд проблем. Отбор материала должен
фокусироваться на организационных стратегиях и управленческих целях. Необходимо
освещать организационные изменения и показывать их причины. Статьи должны
отражать события во всех филиалах и отделениях организации, так же как показывать
различные типы людей, работающих в организации.
Справочник сотрудника (Employee Handbook) представляет собой брошюру,
содержащую основную информацию об организации, в которой работает сотрудник.
Справочники сотрудника преследуют три основные цели:
• изложить базисные ценности и философию организации, ее долгосрочные и
краткосрочные цели;
• объяснить сотрудникам, что руководство организации ожидает от них и какие
обязательства оно берет на себя;
• предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную
и социальную жизнь в организации.
Ежегодные отчеты для занятых несут информационную функцию, отражая деятельность
и значительные события организации в течение года. При этом он должен носить и
мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности,
гордости и патриотизма сотрудников. Могут быть как в печатном, так и в видеоформате.
Управленческие публикации. Менеджеры обязаны знать достаточно подробно, что
происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать
взаимодействие ее отдельных компонентов.
Систематические публикации для менеджеров – один из путей обеспечения такого
взаимодействия. Многие организации выпускают специальные бюллетени для
менеджеров с информацией о персональных изменениях, перемещениях офиса, новых
телефонных номерах и пересмотренной политике организации. По мере появления
чрезвычайных новостей выпускаются специальные бюллетени
Достоинства: Формальные средства коммуникации — надежный источник информации.
Данные исходят из первых уст организации (непосредственно начальство, его
представители, главные отдела), что несет в себе достоверность. Это значительно снижает
явление «сломанного телефона» и распространению ложных слухов.
Недостатки: Чем более обязательны формальные каналы, и чем строже они
контролируются, тем сильнее развиваются неформальные каналы, тем сильнее в них
ходит различная информация. Если порог принципа открытости низок, то сотрудники
будут пытаться сами узнать необходимую им информацию. Очень вероятен риск
получить неправильную и непроверенную информацию, которую где-то могли додумать,
где-то приукрасить. И опять же «принцип сломанного телефона». Один сказал итак
неверную — второй ее исказил, и так по кругу.