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INDICADORES DE GESTIÓN GALACTEOS S.A.S.

Alexandra Castañeda
Camila Rodríguez
Cristian Ayala
Maribell Vargas
Nicolás Pinzón
Xiomara Salgado

Gestión De La Producción

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Bogotá

Agosto 2020 
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INDICADORES DE GALACTEOS S.A.S.

Alexandra Castañeda
Camila Rodríguez
Cristian Ayala
Maribell Vargas
Nicolás Pinzón
Xiomara Salgado

  Álvaro Alfredo Ochoa Moreno

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Bogotá

Agosto 2020 
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………4
2. OBJETIVOS……………………………………………………………………5
2.1. Objetivo general…………………………………………………………...5
2.2. Objetivos específicos……………………………………………………5
3. MARCO TEORICO……………………………………………………………6
3.1. Características de los indicadores………………………………………7
3.2. Elementos de los indicadores……………………………………………7
3.3. Mejoramiento continuo……………………………………………………9
3.4. Beneficios de los indicadores……………………………………………9
4. DIAGNOSTICO Y DESARROLLO DE LA EVIDENCIA……………………13
5. CONCLUSIONES………………………………………………………………14
6. BIBLIOGRAFÍA E INFOGRAFÍA……………………………………………...15
6.1. Bibliografía…………………………………………………………………15
6.2. Infografía……………………………………………………………………15
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1. INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo tiene como objetivo analizar los procesos que se realizan en la
planta de producción de GALACTEOS S.A.S mediante indicadores de gestión y
así mismo proponer metas a cumplir para realizar mejoras en la planta de
producción, este va a ayudar a los administradores con responsabilidades de
planeación y control brindando información permanente e integral sobre el
desempeño de la planta de producción que permitirá evaluar el desempeño de la
misma y tomar correctivos siendo el caso.
De igual manera los indicadores de gestión ayudarán el proceso de evaluación de
los productos de GALACTEOS S.A.S de modo que muestran detalles de posibles
desvíos en la producción y así mejorar la calidad de los productos.
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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL:

Elaborar, Controlar y medir por medio de los indicadores de gestión de la calidad,

que midan el cumplimiento de metas de la transformación, Indicadores que midan
cómo se aprovechan los recursos del proceso para llevar a cabo su
transformación e Indicadores que midan el cumplimiento del propósito del proceso.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

● Elaborar indicadores que midan el cumplimiento de metas de la

transformación, que indican qué se hizo en el proceso en un período dado
se denominan indicadores de eficacia. Por ejemplo, número de visitas,
número de producto acabado.
● Determinar las metas de los indicadores, los sistemas de medición en
aportar a la empresa GALACTEOS S.A.S un camino correcto para que ésta
logre cumplir con las metas establecidas.
● Determinar e identificar la toma de decisiones que se requiere saber si se
está en el camino correcto o no en cada área. Para qué se necesite mejorar
en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se
está más débil.
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3. MARCO TEÓRICO

Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y

desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de
referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones
correctivas o preventivas según el caso.

Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo un sistema que vaya
desde la correcta comprensión del hecho o de las características hasta la de toma
de decisiones acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual dan
cuenta. El concepto de indicadores de gestión, remonta su éxito al desarrollo de la
filosofía de Calidad Total, creada en los Estados Unidos y aplicada acertadamente
en Japón.

Al principio su utilización fue orientada más como herramientas de control de los

procesos operativos que como instrumentos de gestión que apoyaran la toma de
decisiones. En consecuencia, establecer un sistema de indicadores debe
involucrar tanto los procesos operativos como los administrativos en una
organización, y derivarse de acuerdos de desempeño basados en la Misión y los
Objetivos Estratégicos.

Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en un

momento determinado. Los indicadores en conjunto pueden proporcionar un
panorama de la situación de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo
o de las ventas de una compañía.

Aplicándolos en forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten tener

control adecuado sobre una situación dada; la principal razón de su importancia
radica en que es posible predecir y actuar con base en las tendencias positivas o
negativas observadas en su desempeño global.
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3.1 Características de los indicadores de gestión.

Los indicadores de gestión deben cumplir con unos requisitos y elementos para
poder apoyar la gestión para conseguir el objetivo. Estas características pueden
ser:

● Simplicidad: Puede definirse como la capacidad para definir el evento que

se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.
● Adecuación: Entendida como la facilidad de la medida para describir por
completo el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del hecho
analizado y mostrar la desviación real del nivel deseado.
● Validez en el tiempo: Puede definirse como la propiedad de ser
permanente por un periodo deseado.
● Participación de los usuarios: Es la habilidad para estar involucrados
desde el diseño, y debe proporcionarles los recursos y formación
necesarios para su ejecución. Este es quizás el ingrediente fundamental
para que el personal se motive en torno al cumplimiento de los indicadores.
● Utilidad: Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a
buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular y
mejorarlas.
● Oportunidad: Entendida como la capacidad para que los datos sean
recolectados a tiempo. Igualmente requiere que la información sea
analizada oportunamente para poder actuar.

3.2 Elementos de los indicadores de gestión

Para la construcción de indicadores de gestión son considerados los siguientes

elementos.

● La Definición: Expresión que cuantifica el estado de la característica o

hecho que quiere ser controlado.
● El Objetivo: El objetivo es lo que persigue el indicador seleccionado. Indica
el mejoramiento que se busca y el sentido de esa mejora (maximizar,
minimizar, eliminar, etc.). El objetivo en consecuencia, permite seleccionar y
combinar acciones preventivas y correctivas en una sola dirección.
● Los Valores de Referencia: El acto de medir es realizado a través de la
comparación y esta no es posible si no se cuenta con un nivel de referencia
para comparar el valor de un indicador. Existen los siguientes valores de
referencia.
● Valor histórico: Muestra cómo ha sido la tendencia a través en el
transcurso del tiempo. Permite proyectar y calcular valores esperados para
el período, El valor histórico señala la variación de resultados, su capacidad
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real, actual y probada, informa si el proceso está, o ha estado, controlado.

El valor histórico dice lo que se ha hecho, pero no dice el potencial
alcanzable.
● Valor estándar: El estándar señala el potencial de un sistema determinado.
● Valor teórico: También llamado de diseño, usado fundamentalmente como
referencia de indicadores vinculados a capacidades de máquinas y equipos
en cuanto a producción, consumo de materiales y fallas esperadas. El valor
teórico de referencia es expresado muchas veces por el fabricante del
equipo.
● Valor de requerimiento de los usuarios: Representa el valor de acuerdo
con los componentes de atención al cliente que se propone cumplir en un
tiempo determinado.
● Valor de la competencia: Son los valores de referencia provenientes de la
competencia (por benchmarking); es necesario tener claridad que la
comparación con la competencia sólo señala hacia dónde y con qué
rapidez debe mejorar, pero a veces no dice nada del esfuerzo a realizar.
● Valor por política corporativa: A través de la consideración de los dos
niveles anteriores se fija una política a seguir respecto a la competencia y al
usuario.

No hay una única forma de estimarlos, se evalúan posibilidades y riesgos,

fortalezas y debilidades, y se establecen.

● Determinación de valores por consenso: Cuando no se cuenta con

sistemas de información que muestran los valores históricos de un
indicador, ni cuente con estudios para obtener valores estándar, para lograr
determinar los requerimientos del usuario o estudios sobre la competencia,
una forma rápida de obtener niveles de referencia es acudiendo a las
experiencias acumuladas del grupo involucrado en las tareas propias del
proceso.
● Responsabilidad: Clarifica el modo de actuar frente a la información que
suministra el indicador y su posible desviación respecto a las referencias
escogidas.
● Los Puntos de Medición: Define la forma cómo se obtienen y conforman
los datos, los sitios y momento donde deben hacerse las mediciones, los
medios con los cuales hacer las medidas, quiénes hacen las lecturas y cuál
es el procedimiento de obtención de las muestras.
● Esto permite establecer con claridad la manera de obtener precisión,
oportunidad y confiabilidad en las medidas.
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● La Periodicidad: Define el período de realización de la medida, cómo

presentan los datos, cuando realizan las lecturas puntuales y los
promedios.
● El Sistema de Procesamiento y Toma de Decisiones: El sistema de
información debe garantizar que los datos obtenidos de la recopilación de
históricos o lecturas, sean presentados adecuadamente al momento de la
toma de decisiones.

Un reporte para tomar decisiones debe contener no sólo el valor actual del
indicador, sino también el nivel de referencia.

3.3 Mejoramiento continuo

Es una estrategia para la supervivencia con un nuevo conjunto de valores que

continuamente mejoran la calidad y la productividad.

Todo proceso busca en el tiempo optimizar sus recursos para alcanzar lo

propuesto; siendo necesario un proceso de innovación, el cual no va acompañado
por una retroalimentación oportuna, por ello al comenzarse con éste la mejora se
sostiene determinado tiempo y luego empieza a decaer, en este punto vuelve a
hacerse una innovación iniciando nuevamente el ciclo. Esta forma de trabajar
requiere mucho tiempo y posiblemente no alcance el objetivo deseado.

Trabajar con la filosofía del Mejoramiento Continuo permite obtener beneficios

como: mejoramiento en calidad, alta productividad, mejor disponibilidad y
confiabilidad de cada uno de los equipos, estandarización, servicios de preventa y
postventa a los clientes y competitividad en un futuro.

3.4 Beneficios de los Indicadores de gestión

● Permiten la medición de objetivos y metas de la organización.

Aunque pueden confundirse fácilmente, los KPI con los objetivos de la empresa,
en realidad se diferencian porque los primeros son la medición de objetivos que
permiten hacer el seguimiento del desempeño de las metas establecidas. Por
ejemplo, si el objetivo de su empresa es incrementar la venta de productos de alto
precio cada mes, sus indicadores de gestión le mostrarán qué tan cerca o lejos
está de alcanzar esos objetivos y llegar a la meta.
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Los indicadores de desempeño son vitales en el cumplimiento de los objetivos

estratégicos porque mantienen estos objetivos siempre presentes al tomar
decisiones. Es esencial que la estrategia sea comunicada eficientemente a toda la
organización, de este modo cuando cada KPI es asignado a un responsable, se
logra que los objetivos estratégicos sean conocidos por cada persona. Para
visualizar la correcta alineación entre los indicadores de gestión y la estrategia de
su organización puede hacer uso de un mapa estratégico.

Esta es posiblemente la razón más importante y lógica por la que se usan los
indicadores de desempeño. Sin embargo, existen otros beneficios que se hacen
visibles dentro del proceso de ejecución de la Planeación Estratégica.

● Crean una atmósfera de aprendizaje en la empresa.

No todas las campañas comerciales o nuevos productos alcanzan las metas

definidas. Sin embargo, hacerle seguimiento al cumplimiento de las metas, ya sea
este bueno o malo, crea la posibilidad de aprender. Usando indicadores de
gestión, los equipos pueden ver exactamente cómo se están desempeñando en
un momento dado. Ya no tienen que esperar hasta el final de un trimestre o
proyecto para tabular los resultados.

La información que se genera al medir los Indicadores de gestión conduce a

conversaciones importantes y difíciles que requieren consenso dentro de los
equipos de trabajo, el diálogo que ellas se genere es clave para que las decisiones
que se tomen cobijen las necesidades y apunten a la misión y visión de la
organización.

Cuando observa una lectura desfavorable en un indicador de desempeño, tiene la

oportunidad de hablar con la persona o el equipo responsable del indicador de
gestión específico. Esta es una gran oportunidad para que les enseñe a los
empleados cómo hacer las cosas de manera diferente y a desempeñarse mejor
para alcanzar los objetivos establecidos.

Además, se podrán realizar las modificaciones necesarias si los objetivos y metas

no son realistas acordes a la perspectiva del equipo.

● Brindan información fundamental para la toma de decisiones.

Los indicadores de gestión proporcionan una foto instantánea del rendimiento

general de su empresa. Cuando se encuentra en un mercado altamente
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competitivo, esa información puede ser una parte crucial para "vencer" a la
competencia de su industria.

Los datos en tiempo real que proporcionan los indicadores de desempeño le

permiten realizar ajustes sistemáticos evitando hacer cambios frenéticos al final de
cada mes para alcanzar sus objetivos.

Algunas compañías usan los indicadores para medir qué tan bien están
alcanzando ciertos estándares que pueden no estar directamente relacionados
con sus negocios. Por ejemplo, medir un factor externo como proteger el medio
ambiente puede ser una prioridad para su negocio y esto puede ser algo que
ayude a mejorar la reputación de su empresa en medio de la creciente presión
política.

● Fomentan la rendición de cuentas y la transparencia.

Puede ser que sus indicadores de gestión sean SMART o sean FAST, cualquiera
que sea su naturaleza tener la información actualizada y verificada genera la
cultura de transparencia dentro de la organización. Las decisiones serán tomadas
con metodología, asertividad y justificación, no sólo con la intuición y
apreciaciones subjetivas.

Tener un propósito claro por el cual trabajan en la empresa los líderes y sus
equipos promueve el valor de la responsabilidad de encaminar sus acciones y
proyectos hacia las metas estratégicas.

La publicidad y visibilidad de los indicadores de desempeños son fundamentales

para reconocer los logros, las dificultades y las oportunidades de mejora. Dicho
escenario fomenta la participación, retroalimentación y el mejoramiento continuo.

● Elevan la motivación en los empleados.

La cultura organizacional es extremadamente importante para el desempeño

global de cada empresa. Una cultura que apoya y motiva a todos aquellos que
hacen parte de ella está destinada a lograr mejores resultados que una que no lo
hace. En este sentido, el seguimiento de los indicadores de gestión permite
reconocer el trabajo arduo de los empleados, y garantizar su involucramiento y su
sentido de responsabilidad. Aquí puede encontrar útil nuestro artículo: ¿Cómo dar
y recibir retroalimentación en la evaluación de desempeño?

A menudo puede ser difícil motivar a tu equipo cuando los objetivos establecidos
solo se pueden lograr una vez al trimestre o una vez al año. Sin embargo, puede
ser muy gratificante y motivador para los empleados recibir informes positivos por
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cumplir ciertos KPI mientras tanto. Los resultados son a menudo instantáneos.
Crea un sentido de propósito los mantiene enfocados en cumplir sus objetivos. El
propósito en el trabajador es un elemento primario para su satisfacción laboral.

● Controlan la salud de la organización.

Los indicadores de desempeño son un “cuadro de mando” para la salud de la

empresa. Solo se necesitan algunos indicadores de desempeño de alto nivel para
controlar los signos vitales de su empresa. Por lo tanto, es importante que durante
la formulación de indicadores se hayan tenido en cuenta todos los ámbitos en
donde se desea accionar desde la Planeación Estratégica. Pensemos hemos
recopilado ejemplos de indicadores en las siguientes disciplinas: Recursos
Humanos, Marketing, Entidades Públicas, Ventas y Financieros.

En ese sentido, primero asegúrese de elegir los indicadores de gestión correctos

para su compañía, luego preocúpese por quién es responsable de ellos.

● Miden el progreso en el tiempo.

Se podría decir que este también es el motivo esencial por el que los indicadores
clave de desempeño son importantes. Resume todas las razones anteriores: lo
que se mide se puede mejorar. La motivación, la cultura y las habilidades de los
empleados, entre otros, contribuyen al desempeño. Los KPI simplifican la gestión
del desempeño al permitir no solo que cada uno vea su propio avance, sino
también el avance de los demás. Para llevar la gestión del desempeño un paso
más adelante puede consultar nuestra completa guía sobre Balanced Scorecard.

● Analizan patrones a lo largo del tiempo.

Si mide los mismos indicadores de gestión trimestre tras trimestre, puede

comenzar a detectar patrones en sus números. Hay innumerables formas en que
estos patrones pueden ayudarlo en su organización. Tal vez pueda predecir
cuándo será su trimestre más lento y usar ese tiempo para hacer una
actualización del sistema o una iniciativa de capacitación para toda la empresa.
Esto le permite entender los procesos con mayor profundidad.
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4. DIAGNÓSTICO Y DESARROLLO DE LA EVIDENCIA

Según los diagnósticos generados por el grupo proyecto se determinó que la

empresa GALACTEOS S.A.S no cuenta con indicadores de gestión que evalúen
los procesos de la empresa de una manera controlada. Por tal razón, se hizo una
propuesta de indicadores de gestión.

En la empresa se detectaron 6 indicadores a los cuales se dividen de la

siguiente manera:

- Almacén de materia prima:

● Gestionar el almacenamiento de la materia prima.
● Mantener y/o aumentar la calidad de la materia prima.
- Producción:
● Disminuir la cantidad de productos no conformes.
● Aumentar la producción total de la empresa.
- Almacén de producto terminado:
● Controlar la distribución del almacén para aumentar las unidades
almacenadas.
● Disminuir la cantidad de pérdidas por fecha de caducidad durante el
almacenamiento.
Los índices que se encuentran en condiciones de óptimas son:

- Almacén de materia prima:

● Mantener y/o aumentar la calidad de la materia prima.
- Producción:
● Disminuir la cantidad de productos no conformes.
- Almacén de producto terminado:
● Disminuir la cantidad de pérdidas por fecha de caducidad durante el
almacenamiento.
Los índices que se encuentran en condiciones de precaución son:

- Almacén de materia prima:

● Gestionar el almacenamiento de la materia prima.
- Producción:
● Aumentar la producción total de la empresa.
- Almacén de producto terminado:
● Controlar la distribución del almacén para aumentar las unidades
almacenadas.
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Según los análisis realizados por el grupo proyecto, se determinaron las siguientes
propuestas para controlar y/o mejorar los índices de gestión:
- Mantener el almacenamiento a disposición completa para así, usar todo el
volumen de almacenamiento, con esto, existe la posibilidad de aumentar la
producción ya que se tiene más materia prima.
- Realizar controles de calidad para identificar las fallas del proceso y de esta
forma corregirlo según la situación.
- Proponer una distribución óptima para controlar el espacio usado y
aprovecharlo al máximo.
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5. CONCLUSIONES

- Los indicadores de gestión se utilizan como estándares para la toma de

decisiones debido a esto su utilización es de suma importancia en
cualquiera organización.

- Son adaptables y flexibles ante cualquier tipo de empresa u organización.

- Se determinó que tanto como los factores internos como externos a la

empresa pueden causar variabilidad del resultado del indicador esperado
en un momento determinado.
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5. BIBLIOGRAFÍA E INFOGRAFÍA

5.1 Bibliografía
- Rincón Bermúdez, Rafael David. “Los indicadores de Gestión
Organizacional”. Artículo, Una Guía para su definición.
- Pérez Jaramillo, Carlos Mario. “Curso Índices de Gestión”.

5.2. Infografía

- https://reliabilityweb.com/sp/articles/entry/los-indicadores-de-gestion

- https://gestion.pensemos.com/8-beneficios-de-los-indicadores-de-gestion