INTRODUCCIÓN

La función de almacenaje es una parte fundamental del sistema de distribución total

y representa un punto de separación entre los aspectos de la oferta y la demanda
de cualquier negocio. Tradicionalmente, la naturaleza física de la operación ha
puesto énfasis en su intensivo grado de trabajo, exigiendo un elevado nivel de
gestión y control por parte del hombre. El rápido crecimiento del soporte tecnológico
ha ofrecido una oportunidad para conseguir una mayor eficacia y eficiencia. Este
soporte tecnológico va desde la introducción de mejores equipos de manipulación y
almacenaje hasta la utilización de sistemas de control computarizados. Al igual que
sucede con otros elementos de la función de distribución, como por ejemplo el
transporte y la administración de inventarios; al almacén le conciernen dos objetivos
principales: costo y servicio.
Gestión de Almacenes

En teoría es el conjunto de procesos que optimizan la logística funcional,

permitiendo tener fiabilidad de la información, maximización de volumen de
disponible, optimización de las operaciones de manipuleo y transporte de
mercadería, rapidez en entregas y con ello reducción de costos.
Entonces, ¿Cuáles son los procesos necesarios para soportar la Gestión de
Almacenamiento?

La gestión de almacenamiento se soporta en 5 de procesos básicos que son:

1. Recepción: Proceso que permite el control y gestión de lo que ingresa al

almacén -desde una importación o compra local hasta la logística inversa
(devoluciones)-; la descarga de la mercadería y su posterior verificación
(físico vs documentos).

2. Almacenamiento: Proceso que permite identificar la mercadería y ubicarla

(guardarla) en un espacio físico.

3. Control de Inventario: La gestión de inventario tiene el encargo de velar por

la existencia de los stocks dentro del almacén. Así mismo, corresponde a
todos los movimientos que se realice de la mercadería (transferencia) de
una zona a otra.

4. Preparación de Pedidos (Picking/Surtido): Es el proceso se seleccionar la

mercadería solicitada según las características que le correspondan (lote,
fecha d vencimiento, fecha de manufactura, etc).

5. Despacho (Embarque): Proceso en el cual se gestiona la salida de la

mercadería, que va desde la generación de la documentación necesaria
(guías de remisión, hoja de packing, etc.); la inspección física del producto
(físico vs documentos); hasta el embarque de la mercadería en el transporte
correspondiente.
Como podemos observar los cinco procesos que soportan la gestión del
almacén cubren del inicio a fin todos lo que sucede, va a suceder y sucederá
con los productos. Por consiguiente, un punto principal en la gestión de
almacenes es el manejo de la información.

La Información: Soporte General de la Gestión de Almacenes

De toda la información que se encuentra dentro de la gestión de

almacenes, PRICEWATERHOUSECOOPER sugiere dividirla en 2 grupos
como tal:

1. Información para Gestión: Toda información que es caracterizada por la

importancia que supone revisar periódicamente, cuya finalidad es aportar valor.
Algunos ejemplos son:
 Datos relativos a los medios disponibles.
 Datos técnicos de los productos almacenados,
 Evolución de Indicadores.
 Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
 Perfiles y Requisitos de los Puestos.
 Registros de la actividad diaria.
2. Visibilidad y Trazabilidad de los Productos: Como base principal para
saber dónde se encuentra cada producto dentro del centro de distribución
(almacén) supone realizar 2 tareas predecesoras:
1. Codificar el Almacén: Toda bodega, nave, zona, área y ubicación debe
poseer una codificación única que la diferencia del resto.
2. Codificar la mercadería: Cada mercadería que ingrese al almacén debe ser
debidamente identificada y única. A su vez, debe estar relacionada de
forma directa con la identificación de la ubicación donde se encuentra.
Como lo podemos ver, dentro de cada uno de los cinco procesos que soportan
la gestión de almacenes se alimentan y generan información, la cual se ha
convertido en un valor diferencial en las empresas x.

Sistema de gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una aplicación de software que

da soporte a las operaciones diarias de un almacén. Los programas WMS
permiten la gestión centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de
inventario y la ubicación de existencias. Los sistemas WMS pueden ser
aplicaciones independientes o pueden estar integrados en un sistema
de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).  
Los primeros sistemas de gestión de almacenes sólo ofrecían funcionalidades
sencillas referentes al lugar de almacenamiento.Las aplicaciones WMS actuales
pueden ser tan complejas y tan intensivas en datos que requieren ser ejecutadas
por personal especializado. Los sistemas de gama alta pueden incluir
tecnologías de seguimiento y de encaminamiento como la Identificación por
Radiofrecuencia (RFID) y el reconocimiento de voz .

No importa lo simple o compleja que sea la aplicación; el objeto del sistema de

gestión de almacenes sigue siendo el mismo: proporcionar la información
necesaria para controlar eficientemente el movimiento de materiales dentro de
un almacén.

Funciones

1. Recepción de productos: a través de los muelles de carga, pasando por los

controles   de calidad y cambios de embalaje necesarios.

2. Almacenaje y manutención: Disposición de las cargas en su ubicación con

el objeto de retenerlas hasta su puesta a disposición.

3. Preparación de pedidos: o picking, es la operación por la que se convierten

las unidades de carga de compra en unidades de venta.

4. Expedición: embalaje de la mercancía, precintado, etiquetado y emisión de

la documentación para que los productos lleguen en perfecto estado y en las
condiciones de entrega y transporte pactadas con el cliente.

5. Organización y control de las existencias/Salida de bienes: El control de

salidas, recuento numérico o control de calidad y el embarque en el medio de
transporte correspondiente son las funciones con las que finaliza el proceso.
Tipos

Entre estos tenemos:

1. Almacén central

Refiere a los almacenes que se instalan próximo a las plantas de producción.

Estos tienen como función principal disminuir los costos y brindar los
productos necesarios a los almacenes regionales. En estos se despachan
grandes volúmenes de materiales, lo que disminuye el tiempo de
manipulación de cargas pequeñas.

2. Almacén regional

Son los almacenes que están ubicados próximos a las zonas donde se van a
consumir los productos que almacenan. Las mercancías que se almacenan
en este lugar son productos de consumo inmediato. Estos productos son
despachados en diversas cantidades.

3. Almacén de tránsito

Refiere a lugar que es acondicionado para la recepción y despacho de

productos de una forma inmediata. Son los almacenes que son instalados en
alguna de las zonas que intermedia el lugar de consumo y el almacén
regional.

Estos son instalados para disminuir el tiempo en que las zonas de consumo
puedan recibir sus pedidos, ya que la distancia entre el almacén central y la
zona de consumo accede de un día para llevar dichas mercancías allí. Los
almacenes de tránsitos utilizan sistemas de almacenaje y equipos sencillos.

4. Almacén en punto de uso

Son los almacenes que suelen ser instalados próximos a fábricas donde se
elaboran determinados productos o ensamblan componentes, donde los
operadores podrán tener acceso a la mercancía sin necesidad de parar la
producción.

De acuerdo a su existencia se pueden encontrar:

5. Almacén de materias auxiliares

Refiere a los sitios donde se almacenan los componentes empleados para

empacar o envasar un producto determinado. Ejemplo: envases, etiquetas,
combustible, lubricantes, ect.
6. Almacenes de productos terminados

Es el almacén que almacena todas las mercancías ya preparadas para su

posterior venta, razones por lo cual presta sus servicios al departamento de
ventas.

7. Almacén de herramientas

Son los sitios donde se almacena una gran variedad de herramientas y

equipos, que se suelen prestar a diversos operarios y departamentos de
mantenimiento o de producción. Ejemplo: piezas de esmeril.

8. Almacén de productos en proceso

Refiere a los lugares destinados en alojar productos semi-terminados.

9. Almacén de materia prima

Refiere a los almacenes que almacenan materias primas para determinados

departamentos de producción.

10. Almacén de desperdicio

Refiere al sitio donde son alojados todos los materiales o productos que han
sido rechazados o que requiere de alguna reparación.

11. Almacén de devoluciones

En este tipo de almacén se alojan todos los productos y mercancías

devueltas por el cliente, allí se clasifican los productos para entrada a
almacén, para usarse como desperdicio, o para ser procesados nuevamente.

De acuerdo al material que se alojará en el almacén, se pueden encontrar

varios tipos de almacén:

12. Almacén de líquidos

Son almacenes especiales que contienen líquidos y que a la vez pueden ser
transportados por cañerías.

13. Almacén para bultos

Son los almacenes donde se acumulan mercancías de diversos almacenes

para aprovechar al máximo el vehículo de carga que los transportará,
reduciendo así el costo del transporte.

14. Almacén de gases

 Estos además de estar preparados para contener gases, cumplen con las
medidas de seguridad contra incendios y demás accidentes que puedan
surgir.

Tomando en cuenta la protección atmosférica, se puede encontrar:

15. Almacenes cubiertos

Son los sitios para almacenaje que son preparados con paneles metálicos,
ladrillos, lona, etc., que cubren perfectamente todas las mercancías y
productos para evitar que tengan modificación cuando cambia la temperatura,
la humedad, y demás incidencias dentro del almacén .

16. Almacén al aire libre o descubierto

Refiere a los almacenes que no poseen edificación alguna, donde los

productos y/o mercancías están al aire libre, solo delimitados por cercas. Los
productos que se alojan en estos son los que no se degradan con las
inclemencias atmosféricas, como son los bocks, los vehículos, etc.

Aparte de los tipos de almacenes es muy importante tener en cuenta las principales
zonas que pueden existir en un almacén. Según el tamaño y el tipo de almacén
habrá unas zonas u otras y entre las que podemos distinguir las siguientes:

a) ZONA DE DESCARGA:

 Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga de los vehículos

que traen la mercancía procedente de los proveedores, principalmente y
de las devoluciones que realizan los clientes.

 En este recinto se encuentran los muelles, que ocupan tanto la parte

interna como la parte externa del almacén.

 Cada vez más esta zona requiere de equipamiento específico como es el

caso de las rampas de carga, que se ajustan al medio de transporte, al
nivelar la altura del muelle con la plataforma de carga del vehículo, lo que
permite la descarga con carretillas, agilizando el proceso. También se
impone la utilización de cubiertas que protegen la zona de las
inclemencias del tiempo, asegurando así la integridad de los productos y
evitando su posible deterioro.

b) ZONA DE CONTROL DE ENTRADA

 Una vez descargada la mercancía ésta se traslada a un recinto donde se

contrasta lo que ha llegado con los documentos correspondientes a lo
solicitado.

 Se realiza control cuantitativo del nº de    bultos, pallets, etc.

  Control cualitativo para comprobar el estado de la   mercancía, el
nivel de calidad, etc.

c) ZONA DE ENVASADO O REENVASADO

 Zona donde se vuelven a envasar o repaletizar, en unidades de distinto

tamaño, las cargas recibidas por exigencia del sistema de almacenaje, por
razones de salubridad o simplemente para etiquetar los productos
recibidos.

 En el caso del almacén de esta empresa, disponía de la zona de embalaje

para la expedición que veremos a continuación.

d) ZONA DE CUARENTENA

 Sólo algunos almacenes disponen de esta zona, concretamente, los

que almacenan productos farmacéuticos y agroalimentarios. Aquellos
productos de carácter especial deben pasar unos análisis previos al
almacenamiento para conocer si están en buen estado o no.

 Por lo tanto, el almacén de esta empresa tampoco dispone de esta zona.

e) ZONA DE ALMACENAMIENTO

 Espacio donde se almacenan los productos hasta el momento en que se

extraen para proceder a su expedición.

f) ZONA DE CONSOLIDACIÓN

 En el almacén de esta empresa tampoco existe esta área.

g) ZONA DE EMBALAJE PARA LA EXPEDICIÓN

 En esta zona se procede al embalaje del conjunto de mercancías

dispuestas para ser enviadas al cliente. Este embalaje puede ser manual
o bien se puede realizar a través de equipos automatizados.

h) ZONA DE CONTROL DE SALIDA

 En este recinto mediante la incorporación a los productos de etiquetas

provistas de códigos de barras, se verifica que las mercancías
relacionadas en el pedido se corresponden con las referencias que
se han preparado para servir al cliente y si la cantidad de productos
coincide con la solicitada.

 La tarea de control se puede agilizar así el operario recogerá la

información de las mismas mediante un lector óptico con el fin de
comprobar que la unidad de expedición es correcta.
i) ZONA DE ESPERA

 Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer frente a diversos

imprevistos, tales como la rapidez o lentitud en la preparación de las
mercancías que pueden ocasionar adelantos o retrasos a la hora de
cargar los medios de transporte, o el retraso del transportista en el
momento de cargar.

 La superficie reservada para esta área debe ser igual a la plataforma del
vehículo que vaya a cargar la mercancía.
 Se señaliza con una línea blanca en el suelo para delimitar la zona.

j) ZONA TÉCNICA

 Zona destinada a cargar las baterías de los medios de transporte interno y

la zona de mantenimiento de las carretillas.

 También se trata de una sala para los elementos informáticos y donde se

puede realizar la distribución eléctrica del almacén.

 Es además un espacio destinado para los elementos deficientes, como

paletas, embalajes, etc.

k) ZONA ADMINISTRATIVA

 Espacio destinado a las oficinas del almacén donde encontramos al

responsable del almacén, a los administrativos, la centralita para la
recepción y realización de llamadas telefónicas, el espacio para atender a
los transportistas, etc.

l) ZONA DE SERVICIOS

 Destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja en el

almacén: vestuarios y aseos, el comedor, la zona de descanso, la sala de
reuniones, etc.
Organización de almacenes

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico,

dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las
políticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía,
en áreas de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la
misma.

Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso

de planificación y organización se encuentran:
 

 Diseño de la red de distribución de la compañía:  

Toda compañía necesita establecer políticas respecto a su red de

distribución, dado que esta debe ser acorde a su mercado y óptima en
capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La
complejidad de las decisiones respecto al diseño de la red de distribución
es tal, dado que requiere de la combinación precisa de
instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias.

El Diseño de una Red de Distribución es la planificación y ubicación

estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que
permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta
el cliente.

Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compañía y los

clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos:
Número de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestión o el
tamaño de los mismos.
 Tras tener identificadas las necesidades de distribución y
almacenamiento, la compañía debe decidir qué tipos de almacenes y
centros de distribución se ajustan a sus necesidades de manera más
eficiente, así como la ubicación de los mismos.

 Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o

Subcontratación): 

Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si

se auto gestionará el almacén o si se subcontratará.

Una vez más la decisión depende de muchos factores dependientes de la

estrategia de la organización, de su mercado, tamaño y cadena de
abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de
acuerdo al tipo de gestión (propia o por subcontratación), dentro de las
más significativas se encuentran:
 Dado que regularmente para la determinación de la responsabilidad de la
gestión se preponderan los argumentos financieros en un apartado
posterior profundizaremos en métodos matemáticos que permitan
establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de la
planificación y organización.

 Ubicación de almacenes: 

La firma Pricewa terhouse coopers recomienda que la localización de los

almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

Una visión general del mercado: Para acotarse geográficamente a un área

amplia, y una visión local del mercado: Que contemple aspectos
particulares de las zonas acotadas en la visión general.

 Tamaño de los almacenes: 

Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los

productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de
referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero además de estos, intervienen otros
factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño
de un almacén. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño
de un almacén son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaños)

- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
- Tiempos de producción
- Economías de escala
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias
CICLO Y COSTOS DE ALMACENAMIENTO

 CICLO DE ALMACENAMIENTO

Está constituido por los deberes que tiene el almacén, para lograr la finalidad
que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos
deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén.
Por ello se verá en esta sesión lo correspondiente a estos elementos y como
deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad
de la entidad que los agrupa.

1. RECEPCIÓN

Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que

compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de
aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

 Descargar
 Desembalaje
 Inspección, Verificación o chequeo
 Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un
parte o informe de recepción e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los

artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos
hasta su utilización.

2. DESCARGA

Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los
medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán
recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para
hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos
separadamente, cual es la mercadería que llega, como llega, su peso,
embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la
descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados.
 Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción
y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que
ésta puede dar lugar a deterioro de los materiales.

Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que

disponer de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo
tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos
o medios en que han sido transportados los materiales, puedan acercase a él
lo más posible, evitando así largos recorridos que demoran la tarea.

Contará también con personal experto en la descarga, logrando así un buen

manipuleo de los bultos. En muchos casos son los propios medios de
transporte los que con su personal efectúa la descarga, luego es
preocupación primordial del que recibe vigilar que ésta se lleve a cabo en las
mejores condiciones y lo más rápido que se pueda.

3. DESEMBALAJE

Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es
decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar
con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en
ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando
se trata de materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje
se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y
colocándolos en él o los lugares donde se efectuará la verificación o chequeo
sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificación se realiza
conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos
ya verificados se confundan con los por verificar.

Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse

con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso osea, la
verificación o chequeo.

4. INSPECCIÓN, VERIFICACIÓN O CHEQUEO

Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos

solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los
requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los artículos
llegados.

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de

ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es
que el encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección
organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea.
Es conveniente guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir
verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dicho
documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán lu8gar
a lamentaciones que no se podrán remediar.

La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y

otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la
cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe
reunir el artículo.

La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que sólo
sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artículos y
en muchos casos de verdaderos técnicos en la materia. Por ello muchas
veces el almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo
venden, a fin de que ellos mismos constaten la calidad y condiciones técnicas
de los artículos llegados, evitando así una mala recepción. Si la empresa
dispone de una dependencia de control de Calidad, es éste elemento el
encargado del control cualitativo.

Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su

llegada debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella
se produzcan repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos
inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la inexacta
identificación y clasificación de los artículos, errores de comprobación por la
falta de peso, volumen, capacidad, etc. lo que producirá generalmente
pérdidas para el almacén y diferencias entre la situación contable y la física.

Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer
de medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir,
debe contar con los catálogos apropiados, güinchas, metros, calibradores,
etc. que le permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc., de
cada uno de los artículos qu8e está recibiendo. El que recibe debe ser
desconfiado por sistema y creer solamente en lo que ve y comprueba, debe
tener en cuenta que los medios para pesar, medir, calibrar, son sus mejores
herramientas de trabajo y todo lo que llega debe hacerlo controlando a
conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya que la responsabilidad que le
cabe al dar ingreso a los artículos obliga a la entidad y por ello sólo debe
ponerlo ante la seguridad absoluta de que está recibiendo lo que se solicitó.

Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan
al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista
y le faciliten su labor. Ellas se refieren a:

 Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y

los usuarios.
  Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a
acondicionamiento de los artículos, lotes o forma en que deben llegar,
guías de remisión que deben enviar, etc.
 Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:
 Criterios de comprobación cuantitativa
 Criterio de estibaje antes del control
 Registros a efectuar
 Métodos y medios a usar en el transporte interno
 Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, al control de la
calidad, condiciones técnicas exigibles, cantidad etc.
 Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las
condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al
seguro en caso de que la mercadería esté asegurada.

En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en
la verificación y definir la forma de solucionarlos rápidamente, para evitar el
aumento en el costo de la recepción de los artículos y la pérdida de tiempo.

5. RECOMENDACIONES A LOS ENCARGADOS DE LA RECEPCIÓN

Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna

recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente.

 La desconfianza sirva más en la recepción de materiales que la

excesiva confianza o la indiferencia.
 Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está
seguro de que es exactamente lo solicitado.
 No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario
para ingresar los artículos sin una buena revisión y control.
 Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe
medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas
para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande.
 Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en
que llega el artículo.
 Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para
efectuar la recepción y los controles correspondientes.
 Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo.
Evitar hacer esfuerzos, por seguridad del personal y del artículo que
se está recibiendo.
 Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos
que denoten alteraciones.
 Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan
líquidos, no sea que se hayan derramado
 Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligroso.
  Utilizar la Orden de compra para efectuar la verificación y realizar ésta
en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan.
 Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un
artículo, con ello solamente se está asegurando que lo que se recibe
es conforme.
 Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a
última hora.
 Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en
recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia,
pero no por ello descuidar el control.
6. ENTREGA A LOS DEPÓSITOS, INGRESO DE LOS ARTÍCULOS, INFORMES O
PARTES POR EMITIR

Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay

que entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a
almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacén de la
llegada de la mercadería, indicando las novedades encontradas y
estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la
recepción.

Para hacerlo hay que preparar un parte o informe de recepción, en el cual se

consideren todos los datos correspondiente s y necesarios para que compras,
Producción o Ventas, control y Contaduría, además de Almacenes tengan los
elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o
la utilización de la mercadería llegada.

Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos

llegados y que entregan a los depósitos en que deben guardarse, recibiendo
a su vez la conformidad del jefe de dicho depósito de que ha recibido los
artículos en buenas condiciones y donde o en qué lugar se han colocado; en
esta forma, el informe o parte hecho por recepción es completado en el
almacén y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a
informar a su vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado
líneas arriba.

Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los

artículos a los depósitos y para ellos e debe establecer como norma el no
pagar ninguna factura sino tiene la conformidad del almacén, que comprueba
haber recibido el o los artículos de acuerdo a las especificaciones y
cantidades en que fueron solicitada s y que se han recibido de acuerdo con la
orden de compra y la guía de remisión del proveedor.

7. PORCIONAMIENTO:

Este es uno de los procesos más importantes que se dan en el almacén bajo
la supervisión del chef encargado, ya que de aquí se supervisará el tamaño y
 peso adecuado para cada producto basándose en las especificaciones de la
carta. Su importancia está dada por el rendimiento de todas las mercaderías
y la correcta valoración de los productos para el costeo posterior.

 RENDIMIENTOS: se refiere al peso o volumen neto de un elemento

después de que ha sido procesado y está listo para su venta, es decir
la parte útil.

 MERMAS: es toda parte comestible y no comestible de un alimento, que

no es posible de ser usada por diversas razones, puede ser por
inutilización, higiene, descomposición, depuración, etc. Y que forma
parte del costo de los alimentos.

 REGLAS:

1. El peso bruto es el peso recibido de la mercadería en el almacén tal

y como nos lo traen.
2. Para obtener el peso neto, se le resta al peso bruto el peso de la
merma.
3. Para hallar el valor de la porción, se divide el valor pagado al
proveedor por el insumo entre el número de porciones.
4. Para hallar el número de porciones se divide el peso neto entre el
peso de la porción.

8. ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que

puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el momento que los
necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos
relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben
almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma más
adecuada posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados
fácilmente por el personal de despachadores para su control.

Es función del personal de almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya

establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para
que pueda ser retirado cuando lo necesiten.

La forma de almacenar depende del artículo en sí y de las disposiciones que

la jefatura de almacenes haya dictado al respecto, teniendo en cuenta el
sistema de despacho que hay que seguir y que se tratará posteriormente.

Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento

propiamente dicho son:

 Zonas bien planificadas

 Ubicación de los artículos
 Distribución de los locales
  Métodos o procedimientos estrictos de almacenaje
 Orden en la clasificación de la mercadería, facilitando la toma de
inventarios
 Conservación
 Rotación de los productos
 Control de los artículos
 Clasificación y simbolización de los artículos
 Reposición
Es muy importante almacenar cada mercadería según el tipo de conservación
que requiera, teniendo en cuenta la temperatura y la humedad.

9. DESPACHO O ENTREGA

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una

orden o vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que
constituye un comprobante del movimiento efectuado.

El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en él hay que

tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de
los artículos, por cuanto con la entrega se efectúa la rotación de ellos, y ésta
debe ser planificada para evitar la formación de pequeños saldos que
generalmente llegan a constituir existencias sin movimiento, en vista de su
pequeña magnitud. Además, hay que salir de los artículos antes de que
hayan alcanzado el límite de conservabilidad, y por ello es que en todos los
artículos debe adoptarse el método o sistema de que lo que entra primero
sale primero, que se explica a continuación:

 Sistema de lo que entra primero sale primero

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en

almacén sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en
muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias
antiguas a continuar en el depósito mientras las nuevas son despachadas.
Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicación las existencias
antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que
obligadamente sean despachadas primero.

Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias

más antiguas, o, mejor dicho, que un artículo de gran movimiento
permanezca en el Almacén si efectuar su rotación.

La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en

determinadas mercaderías, pero en muchos casos en que los artículos
son pesados resulta sumamente costoso por los movimientos que hay que
hacer. Por esta razón se han previsto variaciones de este sistema que
eviten el manipuleo necesario de las existencias antiguas pero que al
mismo tiempo aseguren su salida.

Dichos sistemas son:

 Sistema a base de cupones:

Consiste en utilizar un cupón desglosable formado de dos partes

iguales, que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del
artículo. Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una
parte y guardándola en cajones especiales en orden correlativo y de
llegada. Cada vez que el artículo sea solicitado, se saca el cupón más
antiguo y se despacha el artículo que tiene el mismo número,
asegurándose así la rotación de todos los artículos.

 Sistema de doble área:

Este sistema asigna a un artículo doble área de la que necesita para

su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se
almacena en el espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta
terminar con la que ya existía. Como inconveniente de este sistema,
podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de espacio, lo
que muchas veces no es posible tener.

 Sistema de separación móvil:

Es utilizado generalmente con artículos que pueden apilarse, es decir,

colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo
una dirección, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo, de derecha
a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, se colocan los
artículos recién llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos
despachos efectuados, o sea, a la derecha y se comienza a despachar
del lado contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta
forma el sentido o dirección en que se toman los artículos para su
entrega. Hay que tener especial cuidado en vigilar los que quedan al
centro para evitar que al cambiar de dirección no se despachen y se
produzca lo que queremos evitar, es decir, su envejecimiento en el
almacén.

 Sistema de alimentación por gravedad:

consiste en el ordenamiento de los artículos nuevos en la parte

superior del estante o ubicación que ocupan, e irlos despachando por
la parte inferior, de manera que siempre se despachen los más
antiguos y queden los más nuevos. Se utiliza generalmente con
 artículos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse
ranflas o estantes inclinados y diseñados especialmente de manera
que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se colocan los
nuevos en la parte alta o superior y se despacha de abajo. Todos
estos sistemas son variaciones del denominado “ lo que entra primero
sale primero”, depende del artículo para adoptarlos, sobre todo si se
tiene en cuenta que permite la renovación o rotación de todas las
mercaderías.

10. ENTREGA DE ARTÍCULOS

Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una
orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es
conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar
tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas.
Por ejemplo, es conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega
de manera que contengan todos los datos que requiere contaduría y
almacenes para efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre y
símbolo del artículo deseado, la cantidad que se solicita y la unidad de
medida o despacho, quien lo solicita y para qué, etc., está demás decir que
dichas órdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan,
reciben y autorizan la salida del artículo.

También resulta muy conveniente que en el almacén exista un catálogo de

las firmas que pueden autorizar la salida de los artículos, para que el
despachador pueda efectuar la confrontación de las firmas que autoriza y que
figura en la orden, evitando así que salga la mercadería con cualquier firma.

 Formas de Entrega:

La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede

ser éste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de
entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o
planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos.

En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente

ambas formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al
consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la
entidad.
 Lo esencial en ambas formas es que exista la Orden de Producción y la
Nota, Vale u Orden de Salida y que sea firmada por la persona que retira
el artículo, por cuanto constituye comprobante de la salida o entrega
efectuada y representan para el almacenero lo que los cheques para el
Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su equivalente en
el artículo que se está despachando.

11. CONTROL

Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en

el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el proceso, desde la
recepción hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del
almacén, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendrá que
intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones técnicas que
debe requerir el artículo, es decir Control de Calidad.

En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de éstos,

existe una dependencia especial separada del almacén que se encarga del
control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para
así poder evitar su agotamiento o su inmovilidad.

Este control de existencias es muy importante para el estudio de los costos,

así como conocer los movimientos diarios, semanales y mensuales de cada
producto.

Para esto se deberá definir primero cuáles serán los stocks mínimos,
máximos, óptimos y si los hubiera stock cero de cada producto.

 COSTO DE ALMACENAMIENTO:

Con mucha frecuencia no se le da importancia al costo de almacenamiento,

pero se debe de tener en cuenta y es de mucha importancia ya que es de gran
necesidad hacer más productivas las empresas. Tener existencias en los
almacenes cuesta, por esto mientras más cantidad almacenada de cualquier
tipo de material o artículo, mayor el incremento de su costo por unidad anual.
Los costos más comunes de almacenamiento son los siguientes:

1. ESPACIO: Todo espacio, por ejemplo, una bodega, tiene un costo, ya

sea propiedad de la empresa o rentado. El espacio ocupado tiene un
valor de renta. Sabiendo el promedio del espacio que ocupa un
inventario se multiplica por el precio de renta, por área o por volumen
de almacén, ya sea metro cuadrado o metro cúbico, dentro de este
apartado se incluyen:
 ALQUILERES Y AMORTIZACIONES: En el caso de que el almacén esté en
régimen de alquiler consideraremos el importe que en este concepto
pagamos al arrendador. Si el almacén es propiedad de la empresa
consideraremos la amortización. Para calcular esta última hay que
tener en cuenta que de la totalidad del importe pagado por el almacén
sólo se deteriora la parte de la construcción, nunca la parte
correspondiente al terreno sobre el que se construye.

 FINANCIACIÓN: Coste del capital propio y ajeno empleado para financiar

la adquisición del almacén.

 MANTENIMIENTO: Se incluyen los costes de reparar y mantener el

edificio (pintura, reparación y pavimentación de suelos, etc.)

 SEGUROS: Primas de seguros que la empresa tiene para cubrir el

edificio (continente)de siniestros tales como incendios, inundaciones,
etc.
 IMPUESTOS: Se incluyen todos los impuestos que recaigan sobre el
edificio, tales como el Impuesto de Bienes Inmuebles.

 NÚMERO DE PEDIDOS: Una misma demanda de productos puede

atenderse haciendo pedidos grandes o pequeños a los proveedores. Si
se hacen muchos pedidos pequeños se ocupará menos espacio en el
almacén que si se realizan pocos pedidos, pero de un volumen mayor.

 NÚMERO DE REFERENCIAS EN STOCK: Tener muchas referencias implica

tener un stock mínimo de cada una de ellas.

2. EL COSTE DE LAS INSTALACIONES: En este apartado encontramos

principalmente las estanterías y el resto de instalaciones fijas. Los
costes que generan las instalaciones son muy similares al coste del
espacio e incluyen:

 ALQUILERES Y AMORTIZACIONES: Dependiendo del régimen de las

instalaciones.

 FINANCIACIÓN.

 REPARACIONES Y CONSERVACIÓN.

EJEMPLO:

Distribuidora de Recambios S.A. instaló en su almacén estanterías

convencionales adquiridas hace cuatro años por 200,000 Y se espera
que tengan una vida útil de 10 años, al término de los cuales se espera
que tengan un valor residual de 10,000. Estas estanterías han tenido
que ser reforzadas este año, lo cual supuso una inversión de 2,300. En
el almacén también se ha instalado una puerta de acceso eléctrica
adquirida por 50,000 hace cinco años. Se le espera una vida útil de 10
años y un valor residual de 3,000.
 Se pide: Calcular el coste de instalaciones correspondiente a este año.

SOLUCIÓN:

1. Amortizaciones:

Estanterías = 200.000 -10.000 = 19000 al año.

10
Puerta = 50.000 - 3.000 =.4700 al año.
10
2. Financiación: Dado que el coste medio ponderado del capital de la
empresa es del 5% hay que aplicar este tipo al total de la inversión
realizada en instalaciones.

Total inversión = 200,000 + 50,000 = 250,000.

Coste financiación = 250.000 x 5 =12500 al año.

100
Coste de instalaciones anual:

CONCEPTO IMPORTE
AMORTIZACIONES 23,700
FINANCIACIÓN 12.500
REPARACIONES 2,300
TOTAL 38,500

 NÚMERO DE REFERENCIAS EN STOCK

Dimensiones y volumen de la mercancía:

Las mercancías muy voluminosas requieren estanterías e

instalaciones más complejas.

 SISTEMA DE ALMACENAJE: Hay sistemas de almacenaje que

requieren una inversión superior a otros y, por tanto, generan
unos costes mayores. Hay que pensar que, aunque estos
sistemas tengan un coste superior a las estanterías
convencionales, ahorran costes de espacio al disminuir la
superficie ocupada.

 OPERATIVA PARA LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS: Si se realiza el

picking en una zona a parte de la de almacenaje tendremos que
invertir en estanterías especiales para esta función.

3. COSTE DE MANIPULACIÓN: En este concepto se incluyen los recursos

empleados para manipular las mercancías en el almacén. Estos
recursos serán tanto los técnicos (carretillas, transpalets, rodillos,
trans-elevadores, etc.) como humanos, e incluyen:
  PERSONAL: En el coste de personal se incluyen todos los costes
empresariales correspondientes a los trabajadores que
manipulan la mercancía, tales como carretilleros, preparadores
de pedidos, cargadores, etc. Estos costes son:

Sueldos y salarios: Sueldo bruto de los trabajadores.

Seguridad Social a cargo de la empresa: Parte

de la financiación de
la Seguridad Social de los trabajadores que paga la empresa.
Se trata de un porcentaje sobre el salario bruto de los
trabajadores.

 SUMINISTROS: Incluiremos la electricidad y/o combustible

empleado en la maquinaria.

 NÚMERO DE REFERENCIAS: A mayor cantidad de stock, mayor

número de artículos que manipular.

 UNIDAD DE CARGA: La mercancía paletizada requiere 'menor

número de manipulaciones que si se emplean unidades
menores, tales como cajas. Si además los palets salen
completos, el coste de manipulación es menor que si es preciso
realizar picking.

 TIPO DE DEMANDA: Si los clientes hacen pedidos en una

frecuencia y tamaño regulares los medios serán utilizados más
eficientemente, sin existir períodos de infrautilización de
recursos.

 AUTOMATIZACIÓN, RADIOFRECUENCIA: La automatización de un

almacén reduce los costes de personal, pero incrementa los
costes financieros, de reparación, amortizaciones, alquileres,
etc., de los equipos. La radio frecuencia y otros sistemas
reducen los recorridos innecesarios y permiten mejorar la
eficiencia en la utilización del personal y el equipo. Todos estos
equipos aumentan la inversión requerida en equipos, y con ello,
los costes asociados a esta inversión.
 ALTURA DEL ALMACÉN: Cuanto más altas sean las estanterías, más
difícil y. costoso será el manejo de cargas.

4. EL COSTE DE POSESIÓN DEL STOCK: Por el mero hecho de tener mercancías

en el almacén las empresas incurren en dos tipos de costes: Nos
encontramos en un escenario de costes financieros reducidos, tipos de
interés bajos, pero no por ello las empresas tienen mejores costes de
gestión del stock. Factores que históricamente no se han tenido en
cuenta, como la gestión interna de los materiales, ineficiencias en el
control de ubicaciones, picking, preparación de pedidos y logística
inversa, pesan cada vez en el coste de gestión del stock, además del
coste de obsolescencia, muy importante hoy en día. ¿Qué está
 pasando?. Cada vez más, la logística, entendida ésta como la gestión
de operaciones de almacenamiento, distribución y transporte, tiene
mayor importancia en la empresa, de hecho, en algunos sectores
como el mayorista, es el “core business” del negocio. Hoy en día,
vemos que una de las ventajas competitivas reside en la propia
capacidad de gestionar adecuadamente la logística, se ha convertido
en elemento clave de diferenciación empresarial.
Uno de los costes con más incidencia en la gestión de stock, son los
llamados Costes de mantenimiento. Son aquellos en los que incurre la
empresa por el mero hecho de tener stocks. Los stocks, cualquiera que
sea la naturaleza de los productos o materias primas que los
componen, representan un capital inmovilizado durante un tiempo más
o menos largo. Su valor pertenece al activo de la empresa, pero
difieren de otras partidas en que la realidad física que esta partida
cubre está en constante modificación. Los costes de mantenimiento se
subdividen en dos categorías, Costes financieros (intereses y costes
de oportunidad) y Costes de Almacenaje (costes de funcionamiento del
almacén, costes de obsolescencia, mermas y deterioros). La suma del
coste financiero más el de almacenaje será el coste de mantenimiento.
La tasa de posesión del stock, se define como el cociente entre coste
de mantenimiento y valor del stock medio.

 INVERSIÓN INMOVILIZADA: El tener stocks en el almacén supone que

tenemos una inversión inmovilizada y, por tanto, suponen un coste
financiero al igual que ocurre con el resto de las inversiones que
realiza la empresa. Este coste se calculará aplicando al valor medio
del inventario el coste del capital.

 SEGURO DE LAS MERCANCÍAS: Primas de seguros correspondientes a

cubrir los riesgos de robos, incendios etc., de los productos
almacenados.

5. COSTE DE ADMINISTRACIÓN: Son los costes derivados de la correcta

gestión de las existencias, tales como la identificación de etiquetas,
inventario s periódicos, Una organización no puede tolerar el
desperdicio de recursos. Todos los miembros de la organización
deben ser administradores de costos, comprender la variada
naturaleza de los costos y adoptar una mentalidad de costos. Sin
embargo, la administración de costos se complica cuando se requiere
invertir en la reducción de costos, cambiar la composición de los
costos, o analizar la interacción de diferentes costos de producción, de
organización y de transacción, y analizar diferentes opciones bajo una
perspectiva más amplia que considere tanto costos como beneficios.

El seminario presenta una metodología probada para identificar el

desperdicio de recursos, sugiere políticas concretas para identificar
costos excesivos, y describe opciones de reducción, contención y
control de costos empleando una perspectiva procesal. Se ilustra el
uso de los conceptos mediante abundantes ejemplos y casos. A su
vez, el orden en la presentación del material define los componentes
 de posibles proyectos de costos que los participantes pueden diseñar y
ejecutar al término del seminario, etc. Incluye:

 COSTE DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN: Sueldo bruto, Seguridad

Social a cargo de la empresa y otros gastos del personal de
administración.

 COSTE DE LOS EQUIPOS: Amortización y alquileres, y costes

financieros de los equipos informáticos, programas de estos
equipos, sistemas de radiofrecuencia, mobiliario, etc.

6. OTROS COSTES GENERALES: Dentro de este grupo se incluyen otros

costes tales como la limpieza del local, los costes de la luz, agua,
calefacción Son las erogaciones que corresponden a las oficinas
generales, el departamento de contabilidad, la oficina de personal, el
departamento de crédito y cobranza y demás actividades distintas de
la venta de mercancías. Es una subdivisión de los gastos de
operación., etc.

7. COSTES OCULTOS: El hecho de tener existencias en el almacén genera

otra serie de costes de muy difícil cuantificación, pero de una gran
importancia. dado que están allí, pero no son fácilmente cuantificables
o asignables a las unidades producidas o vendidas, Los costos ocultos
siempre están presentes y no son evidentes en la contabilidad
financiera. Como los que hemos presentado puede haber muchos
más. En cada proyecto, inversión y negocio hay que preguntarse:
¿dónde están sus costos ocultos? Su identificación y cuantificación
será muy determinante en las decisiones de negocios Algunos de
estos costes son:

 RUPTURA DE STOCKS: Más que un coste por tener existencias es un

coste por no tenerlas, ya que se trata de lo que la empresa pierde
por el hecho de no poder atender los pedidos de sus clientes.

 OBSOLESCENCIA: Si el almacenaje dura mucho tiempo, los artículos

pueden sufrir una pérdida de valor por quedarse obsoletos, es
decir, porque salen al mercado productos que incorporan nuevas
tecnologías. También otros artículos (sobre todo el textil) quedan
obsoletos por los cambios de temporada. La obsolescencia es,
también, consecuencia directa de las actividades de investigación y
desarrollo que permiten en tiempo relativamente breve fabricar y
construir equipos mejorados con capacidades superiores a las de
los precedentes. El paradigma, en este caso, lo constituyen los
 equipos informáticos capaces de multiplicar su potencia en cuestión
de meses. La vida útil de las unidades de superficie está
influenciada por variados y múltiples factores tangibles e
intangibles, entre los que se cuentan las especificaciones de diseño
y sus grados de obsolescencias económica, logística, táctica y
estratégica.

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