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Um guia para o usuário dotProject1

versão 1.0

Adriano Oliveira Pires

27 de Abril de 2010

1 Escrito com LATEX


Conteúdo

1 Introdução ao dotProject 3
1.1 Motivações deste Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2 Por que Utilizar a Ferramenta? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.3 Diferenças entre as Hierarquias do dotProject . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.3.1 Empresas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.3.2 Projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.3.3 Tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2 Detalhes gerais 5
2.1 A Fazer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2 Meus Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2.1 Editar Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.3 Demais Itens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3.1 Eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3.2 Calendário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3.3 Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3 Lidando com projetos 11


3.1 Criando Projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.1.1 Itens Obrigatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.1.2 Itens Opcionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.1.3 Código de Cores Padrão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2 Gerenciando Projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2.1 Boas Práticas de Acompanhamento . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2.2 Análise de Tarefas Problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.3 Finalizando Projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

4 Lidando com tarefas 15


4.1 Criando Tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.1.1 Detalhes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.1.2 Datas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

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Manual do usuário dotProject

4.1.3 Dependências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.1.4 Recursos Humanos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2 Gerenciando Tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.1 Legenda de andamento da tarefa . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.2 Tarefas marcadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.3 Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4.3.1 Registro de Problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2
Capı́tulo 1

Introdução ao dotProject

1.1 Motivações deste Manual


Este manual foi proposto pelo GT Planejamento e Controle durante a gestão 2010/01,
com o objetivo de tornar simples, funcional e padronizada a utilização da ferramenta de
gerenciamento de projetos denominada dotProject, bem como facilitar a ambientação de
novos integrantes do grupo com a metodologia de gerenciamento de projetos que é adota
pelo PET Engenharia Elétrica da UDESC.
É importante observar que este manual é bastante resumido e não contém grande
parte das opções avançadas que o ambiente oferece. Caso haja o interesse em buscar tais
recursos, é sugerida a leitura do manual do administrador dotProject.

1.2 Por que Utilizar a Ferramenta?


O dotProject é, básicamente, um ambiente voltado ao gerenciamento e organização de
projetos, o que vem ao encontro dos objetivos do grupo, buscando melhores alternativas
para otimizar o tempo e controlar as atividades tanto individuais quanto coletivas.
Grandes facilidades:

• O ambiente funciona online, podendo ser num servidor World Wide Web ou mesmo
numa rede local, a partir de um servidor Apache;

• Existem diversos nı́veis de organizaçao;

• Alta interatividade com o usuário;

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Manual do usuário dotProject

1.3 Diferenças entre as Hierarquias do dotProject


1.3.1 Empresas
Do ponto de vista do dotProject uma empresa é o topo da hierarquia, que irá englobar
um conjunto de projetos destinados à ela. No caso da utilização do dotProject no grupo,
foi definida uma única empresa nomeada PET Engenharia Elétrica.

1.3.2 Projetos
Do ponto de vista do gerenciamento de atividades, os projetos estão hierarquicamente
abaixo das empresas, mas são eles que delimitam os ”trabalhos”macros que estão sendo
realizados por aquela empresa, sempre definindo um responsável e uma equipe para a
realização do dado projeto.
Para a empresa PET Engenharia Elétrica foram criados diversos projetos rela-
cionados diretamente com as atividades de ensino, pesquisa, extensão e gerenciamento
interno.
Na seção 3.1 será discutido melhor este tópico.

1.3.3 Tarefas
Tarefas são as componentes fundamentais de cada projeto. Elas são as balizadoras do
cumprimento integral ou não de um projeto. Também são importantes por delimitarem
um prazo especı́fico para a realização de uma determinada atividade.
Mais detalhes na seção 4.1.

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Capı́tulo 2

Detalhes gerais

2.1 A Fazer

Figura 2.1: Tela inicial ao entrar no ambiente do dotProject

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Manual do usuário dotProject

Esta é a tela de apresentação do ambiente quando o usuário se loga no dotProject.


Ela apresenta, por default, as atividades ordenadas conforme a data de inı́cio de cada
tarefa.
Pode-se fazer diversas variações para a vizualização das tarefas, mas a default é a
mais aconselhável.
Um fato interessante é que as atividades possuem uma legenda de cores que se apre-
senta no fundo das quatro colunas mais à direita da tabela de tarefas.

• Tarefas em atraso (vermelho): Apresenta as tarefas que estão atrasadas em relação


ao que foi previsto pelo organizador da tarefa.

• Tarefas que deveriam ter começado (amarelo): Sinaliza atençao do usuário para
uma tarefa que ele já deveria ter começado a realizar, conforme o planejamento.

• Tarefas em andamento no prazo (verde claro): São as tarefas que o usuário está no
perı́odo de execução (ou antes dele), mas que já executou algum registro definindo
quais partes da tarefa já foram realizadas.

• Tarefas concluı́das (verde escuro): Mostra as tarefas já concluı́das.

• Tarefas futuras (branco): Apresenta as tarefas que ainda não estão planejadas para
terem iniciado.

Dica: Explore o dotProject! Esta tela deverá ser seu guia básico durante a utilização
do ambiente. No entanto busque ir alem e conhecer todas as funcionalidade que ele
oferece.

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Manual do usuário dotProject

2.2 Meus Dados

Figura 2.2: Tela Meus Dados

Ao entrar nesta aba o usuário terá acesso a alguns dados pessoais que estão gravados
no sistema e terá capacidade de visualizar, acessando algumas das sub-áreas, os projetos
em que participa, alguns tipos de relatórios e o seu gráfico de gantt (que não será tratado
neste manual)

2.2.1 Editar Contatos


É sugerido que todos preencham corretamente os seus dados nesta aba, uma vez que
pela internet é muito mais simples de se obter telefone e/ou outras informações sobre
cada um que está inserido nos projetos.

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Manual do usuário dotProject

Figura 2.3: Tela para edição de contatos

2.3 Demais Itens


2.3.1 Eventos
São reuniões ou qualquer outro tipo de evento que tem um destaque em relação ao
horário, tanto no calendário quanto na agenda do dia.
Se difere bastante da tarefa pelo fato de não ter registro de presença ou conclusão da
atividade.

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Manual do usuário dotProject

2.3.2 Calendário

Figura 2.4: Tela de Calendário

Apresenta as tarefas previstas para o dia e dá um foco no horário de inı́cio dos eventos.
O calendário, atualmente, não está vinculado com nenhuma agenda externa ao dot-
Project.

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Manual do usuário dotProject

2.3.3 Contatos

Figura 2.5: Tela de contatos

Esta tela é bastante útil para pegar os dados de diversos membros do grupo ou de
projetos.

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Capı́tulo 3

Lidando com projetos

3.1 Criando Projetos

Figura 3.1: Exemplo de criação de um novo Projeto

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Manual do usuário dotProject

3.1.1 Itens Obrigatórios


São os itens com asterisco, vejamos alguns que podem causar confusão no preenchi-
mento:

• Prioridade: em princı́pio é usada a prioridade normal;

• Identificador de Cor : vide seção 3.1.3;

• Tipo de Projeto: tem pouca importância o que será preenchido, mas normalmente
trabalhamos com projetos administrativos;

• Código: É uma sigla, código identificador;

• Situação: É importante preencher corretamente e alterar ao longo do status do


projeto.

3.1.2 Itens Opcionais


Itens importantes a serem preenchidos:

• Datas;

• Descrição: pode ser sucinta ou mesmo um resumo do projeto (que tantas vezes
escrevemos para relatórios ou planejamentos).

Curiosidade: Ao ”importar tarefas de”é possı́vel copiar um projeto. Isto é bas-


tante importante quando queremos gerar novamente um projeto como o ”Qualidade no
PET”onde estão definidas todas as áreas da lista de verificação e manutenção do 5’s.

3.1.3 Código de Cores Padrão


O grupo adotou um padrão de cores semelhante ao do Departamento de Engenharia
Elétrica, a fim de melhor organizar os tipos de projetos que realizamos. A saber:

• Extensão → Azul: #09d0f0;

• Ensino → Verde: #AAEE00;

• Pesquisa → Vermelho: #FF0000;

• Administrativo → Amarelo: #FFFCAE;

• Assuntos Gerais → Preto: #000000.

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Manual do usuário dotProject

3.2 Gerenciando Projetos


A partir deste ponto, vamos supor que o projeto já passou pelo seu perı́odo de plane-
jamento e está em fase de execução das tarefas.

3.2.1 Boas Práticas de Acompanhamento


Não há uma metodologia firmada sobre o acompanhamento das atividades, ainda sim,
aconselha-se que os coordenadores fiquem atentos semanalmente aos seus projetos, verif-
icando as tarefas em atraso e o nı́vel de desmembramento de todo o projeto, equalizando
as carga-horárias de cada integrante.

3.2.2 Análise de Tarefas Problemas

Figura 3.2: Exemplo de um projeto com atividade problemática

Quando aparecer o ı́cone triangular como na figura 3.2.2 o coordenador deve urgente-
mente entrar em contato com o responsável pela atividade e procurar alternativas para
solucionar o problema, mesmo que isto implique em procurar o lı́der ou o tutor do grupo.

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Manual do usuário dotProject

3.3 Finalizando Projetos


Quando um projeto for finalizado, seu coordenador tem a incumbência de editar as
propriedades do projeto e mudar sua situação para completo. Isso o colocará imediata-
mente para uma lista de projetos concluı́dos que servirá de base para outros projetos,
relatórios e etc.

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Capı́tulo 4

Lidando com tarefas

4.1 Criando Tarefas

Figura 4.1: Tela para a criação de uma nova Tarefa

Criar tarefas é bastante fácil e visual dentro do ambiente dotProject.

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Manual do usuário dotProject

Cada tarefa linkada a um projeto precisa ser criada no ambiente do mesmo. Como
vemos no exemplo da figura 4.1, a tarefa que será inserida dentro do projeto ”Extensão
- X SETEEL”.

4.1.1 Detalhes
Os itens obrigatórios de preenchimento estão destacados com um asterı́sco e normal-
mente definimos a prioridade como ”normal ”.
Nesta aba os pontos mais importantes de se preencher é o responsável pela tarefa
(lembrando que nem sempre o responsável pela tarefa é a pessoa que irá executá-la,
normalmente um resposável de alguma tarefa é o coordenador do GT/projeto ou o gestor
do cargo).
Atente sempre à Descrição. Este item é essencial para que a tarefa seja bem com-
preendida e torne a ferramenta útil, evitando que o criador da tarefa precise ficar se
explicando quanto ao que deve ser feito. Muitas vezes, quando o criador e o executor são
a mesma pessoa, a descrição da tarefa fica quase como que um lembrete, mas ainda sim é
válido para que os outros membros do grupo possam fazer um possı́vel acompanhamento
das atividades.
Temos ainda a opção de definir uma tarefa como filha de uma dada tarefa, quando
escolhemos esta opção isto colocará a tarefa organizada imediatamente abaixo da tarefa
pai e haverá um mecanismo gráfico linkando visualmente as duas. Vale observar que
neste estágio a tarefa filha só irá influenciar na pai caso a última seja classificada como
dinâmica (Seção 4.1.3).
Atenção: É comum o usuário querer criar a tarefa já na primeira aba, clicando no botão
”salvar”. Isso é uma péssima prática, o ideal é sempre seguir todas as abas preenchendo-
as corretamente.

4.1.2 Datas
O mais importante nesta área é a definição das datas de inı́cio e de encerramento.Não
é fácil definir isto exatamente, principalmente quando estamos nos referindo a atividades
que devem ser feitas ao longo de um dado tempo. O mais aconselhável em se tratando
de tarefas grandes e de longo perı́odo é quebrá-las em tarefas menores, possibilitando
um melhor acompanhamento da mesma.
Por hora, do ponto de vista do grupo, não é importante preencher os outros campos
dessa aba, mas o excesso de informação só vai enriquecer a descrição da tarefa e acostumar
o criador da mesma a se organizar melhor.

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Manual do usuário dotProject

4.1.3 Dependências
Provavelmente esta é a parte mais complexa por trás do dotProject.
Do ponto de vista do ambiente, possuı́mos tarefas dinâmicas, dependentes e a combinação
destas opções. Cada variação vai gerar um certo tipo de apresentação e comportamento
da atividade para o dotProject.

Vamos ver as classificações:


• Tarefas Dependentes: Esta configuração gera uma tarefa que só pode ser mar-
cada como concluı́da (do ponto de vista do ambiente) após a conclusão da tarefa
da qual depende.
• Tarefas dinâmicas: Esta configuração dá um efeito bem interessante do ponto de
vista organizacional: a tarefa ganha um destaque (deixando seu tı́tulo em negrito),
sua data de inı́cio, previsão de término e percentual concluı́do passam a depender
das tarefas filho. Normalmente utilizamos este modo quando queremos organizar
melhor a apresentação de um conjunto de atividades como por exemplo: ”acom-
panhamento dos e-mails do grupo”, o criador poderia tornar esta tarefa dinâmica
e gerar x tarefas filho com o mesmo nome, referente a cada semana do acompan-
hamento.

4.1.4 Recursos Humanos


É bastante visual a maneira de lidar com esta aba. Vale atentar para desmarcar
a opção ”Notificar Designados à Tarefa por Email”a menos que esta realmente seja a
intenção, neste caso sugere-se que haja um comentário anexado ao e-mail.

4.2 Gerenciando Tarefas


Cada um conhece a melhor maneira de se gerenciar, porém é interessante apresentar
algumas ferramentas que o ambiente dotProject possui para auxiliá-lo.

4.2.1 Legenda de andamento da tarefa


Isto já foi apresentado na seção 2.1. É uma ferramenta importante se estamos sempre
preocupados em não deixar tarefas em atraso.

4.2.2 Tarefas marcadas


Em diversas partes do ambiente, podemos marcar uma tarefa, quando feito, a marca
acenderá uma espécie de LED verde. Isto pode ser útil para algum tipo de organização,

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Manual do usuário dotProject

mas talvez a utilização mais interessante seja no uso da amostragem das tarefas como
na tela da figura 2.1 quando for selecionada a opção mostrar tarefas marcadas.

4.3 Registros

Figura 4.2: Novo registro

Os registros servem para acompanhar o andamento da tarefa. A descrição do registro


é opcional se a atividade foi 100 % concluı́da e sem problemas. Demais itens são sempre
opcionais.
Vale notar que os registros podem ser encaminhados por e-mail para aqualquer membro
do dotProject, basta escolher quem irá receber a descrição do registro em ”Enviar registro
para:”

4.3.1 Registro de Problemas


No canto superior direito do cadastro de registro existe a opção Problema. Ela deve
ser utilizada quando o executante da tarefa observar alguma dificuldade que não tem

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Manual do usuário dotProject

certeza que conseguirá resolver, algo que impedirá a completa realização da atividade.
Os coordenadores devem estar sempre atentos às tarefas que estiverem com problemas,
para garantir que não hajam atrasos nos projetos.

Obs: As tarefas com registro de problemas aparecem acompanhadas de um pequeno


ı́cone triangular amarelo com um sinal de exclamação preto dentro, como na figura 3.2.2.

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