2019 Manual Liquidación Control Horas Extras Gobernación Tolima PDF

MANUAL PARA LA LIQUIDACIÓN Y CONTROL DE HORAS EXTRAS
EN LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
Juliana Andrea Moreno Quintero
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE IBAGUÉ
ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
IBAGUÉ - TOLIMA
2019
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CompartirIgual 4.0 Internacional.
MANUAL PARA LA LIQUIDACIÓN Y CONTROL DE HORAS EXTRAS
EN LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
Asesor
Mg. Edgardo Mejía Herrera
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE IBAGUÉ
ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
IBAGUÉ - TOLIMA
2019
Tabla de contenido
Introducción................................................................................................................................... 7
1. Planteamiento del Problema ................................................................................................... 9
1.1. Objetivos ...................................................................................................................... 11
1.1.1. Objetivo General ................................................................................................... 11
1.1.2. Objetivos Específicos ............................................................................................ 11
1.2. Justificación ................................................................................................................. 12
2. Marco teórico ....................................................................................................................... 14
2.2. Horas Extras..................................................................................................................... 15
2.2.1. Tipos de Horas Extras ............................................................................................... 16
2.2.1.1. Hora Extra Diurna ............................................................................................. 16
2.2.1.2. Horas Extras Nocturnas ..................................................................................... 16
2.2.1.3. Recargo Nocturno ............................................................................................. 16
2.2.1.4. Recargo Dominical o Festivo ............................................................................ 17
2.2.1.5. Hora Extra Diurna Dominical o Festiva ............................................................. 17
2.2.1.6. Hora Nocturna Dominical o Festiva Nocturna ................................................... 18
2.2.2. Horas Extras En el Sector Publico Para Funcionarios Administrativos ....................... 18
2.2.2.1. Decreto Número 1042 De 1978 para los Permanentes Funcionarios
Administrativos .................................................................................................................... 19
2.2.2.2. Decreto Número 199 de 2014 para Funcionarios Administrativos ...................... 22
2.2.3. Secretaria Administrativa Central.............................................................................. 23
2.2.4. Secretaria de Salud ................................................................................................... 25
2.2.5. Secretaria de Educación y Cultura ............................................................................. 26
2.2.5.1. Decreto Número 1092 del 26 de Mayo De 2015 de los Servidores Públicos
Docentes y Directivos Docentes ........................................................................................... 27
2.2.5.2. Decreto Número 1116 Del 27 de Mayo de 2015 de los Servidores Públicos
Docentes y Directivos Docentes ........................................................................................... 29
2.2.6. Horas Extras en el Sector Privado ............................................................................. 30
2.2.6.1. Código Sustantivo del Trabajo........................................................................... 33
2.2.6.2. Ley 1846 del 18 de Julio de 2017 ...................................................................... 36
2.3. Proceso ............................................................................................................................ 37
2.4. Procedimiento .................................................................................................................. 37
2.5. Manual ............................................................................................................................. 38
2.5.1. Manual de Proceso y Procedimientos ........................................................................ 38

2.5.1.1. Etapas ............................................................................................................... 39
2.5. Control de Horas Extras.................................................................................................... 40
2.5.1. Tipos de Controles .................................................................................................... 41
2.5.1.1. Control Preventivo ............................................................................................ 41
2.5.1.2. Control Detectivos ............................................................................................ 42
2.5.1.3. Controles Correctivos ........................................................................................ 42
2.5.1.4. Controles Directivos.......................................................................................... 43
2.5.1.5. Control Preventivo y Simultáneo ....................................................................... 43
2.5.1.6. Control Interno Superior.................................................................................... 43
2.5.2. Presupuesto............................................................................................................... 44
2.5.3. Sistema de Información ............................................................................................ 45
2.5.4. Intranet ..................................................................................................................... 45
2.5.5. Registro Biométrico Dactilar ..................................................................................... 45
2.5.6. Apps para Registrar la Jornada Laboral de los Empleados. ........................................ 46
3. Marco Normativo ................................................................................................................. 47
4. Metodología ......................................................................................................................... 48
4.1. Etapa 1 ......................................................................................................................... 49
4.2. Etapa 2 ......................................................................................................................... 49
4.3. Etapa 3 ......................................................................................................................... 50
4.4. Etapa 4 ......................................................................................................................... 51
5. Manual para la Liquidación y Control de Horas Extras en la Gobernación del Tolima ........... 52
5.1. Diseño del Proceso de Horas Extras de la Secretaria Administrativa Central ..................... 52
5.1.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria Administrativa
58
5.2. Diseño del Proceso de Horas Extras de la Secretaria de Salud. .......................................... 62
5.2.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria de Salud ........ 67
5.3. Diseños de Formatos Estándar para el Proceso de Horas Extras ..................................... 70
5.4. Diseño del Proceso de Horas Extras de la Secretaria de Educación .................................... 78
5.4.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria de Educación y
Cultura 81
5.5. Controles para El Proceso de Horas Extras para la Gobernación del Tolima ...................... 82
5.5.1. Planificación y Asignación Presupuestal para Cada Dependencia .............................. 82
5.5.2. Sistemas de Información ........................................................................................... 83
5.5.3. Registro Biométrico Dactilar ..................................................................................... 85
5.5.4. App para registrar la Jornada Laboral de los Empleados ............................................ 91

5.4.5. Formatos Para El Proceso de Horas Extras ................................................................ 94
6. Conclusiones ........................................................................................................................ 95
7. Recomendaciones ................................................................................................................. 96
8. Referencias .......................................................................................................................... 97

Lista de Figuras
Figura 1. Mapa Conceptual Marco Teórico ...................................................................... 14

Figura 2. Según el grado que los docentes acrediten en el escalafón. ................................ 28
Figura 3.Según el grado que los docentes acrediten en el escalafón. ................................. 29
Figura 4. Grado en el escalafón ........................................................................................ 30
Figura 5. Tipos de Control ............................................................................................... 44
Figura 6.Proceso de funcionamiento del sistema biométrico ............................................. 46
Figura 7. Metodología ...................................................................................................... 48
Figura 8.Portal Web Supervisor ....................................................................................... 86
Figura 9.Cambio de Horario ............................................................................................. 87
Figura 10.Detalle Total de horas trabajadas por taller del supervisor en tiempo real. ....... 88
Figura 11.Detalle de avance diario por trabajador............................................................. 89
Figura 12.Diferentes técnicas de identificación ................................................................ 90
Figura 13.Biométrico de Control de Asistencia ................................................................ 90
Figura 14.Time Attendace System.................................................................................... 92
Figura 15.Time Attendace System.................................................................................... 93

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Introducción
Para lograr una mejora constante y un desarrollo en la organización, debe existir un
equilibrio entre la planeación, la dirección, el control y la organización; esto será la base para
implementar los procesos y procedimientos correctos en las organizaciones. El cual permitirá
tomar decisiones adecuadas con la ayuda de conocimientos y experiencias, que el talento
humano y las mismas empresas han vivido y aprendido durante varios años a través del
mercado competitivo; gracias al mundo globalizado en el que vivimos, hoy en día se puede
acceder a redes, información y tecnología para conocer el avance en los procesos que las
entidades necesitan para lograr una productividad y competitividad más eficaz, esto permite
obtener una estructura más organizada en cada procedimiento que conforman a la
organización, con el propósito de cumplir con los objetivos y metas que se tienen tanto a corto
como a largo plazo.
Como dice el autor Zaratiegui (1999) ‘’ Los procesos se consideran actualmente como la
base operativa de gran parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la
base estructural de un número creciente de empresas’’ (pág. 81).
Para hallar los procesos correctos para las organizaciones, es necesario conocer el estado
actual de la empresa, la mejora continua se basa en contar con Talento Humano adecuado, el
ahorro de recursos, conocer los factores económicos del país y del mercado competitivo, entre
otras. De esto, se desprende el proponer una transformación o modificación en los procesos,
con el fin de optimizarlos para beneficio no solo de las empresas, sino también del bienestar
de los colaboradores.

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En la actualidad, se ha reconocido la importancia que ostentan los manuales de procesos y
de procedimientos dentro de una organización como herramienta fundamental para el
desarrollo y crecimiento tanto competitivo como productivo, puesto que se requiere mejorar el
control y organización del proceso de horas extras, desde su autorización hasta la liquidación
de estas, y así adaptar a los funcionarios de la Gobernación del Tolima a este nuevo método
de trabajo.
Dado a lo anterior, el presente trabajo está enfocado a proponer un manual para diseñar el
proceso de pago de horas extras general para la Secretaria Administrativa Central, Secretaria
de Salud, Educación y Cultura, y, sugerir controles del proceso desde el comienzo hasta el
final, dado que esto ayudara aumentar la optimización en el proceso y asegurar el desempeño
de la entidad.

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1. Planteamiento del Problema
Luego de haber realizado las prácticas y los diferentes tipos de recolección de la
información caracterización se pudo determinar que, en la Gobernación del Tolima no existe
una guía o manual donde se describa y sugieran controles para el proceso de horas extras, una
vez entrevistados a los funcionarios encargados de la nómina en la Dirección de Talento
Humano, se concluyó que, como tal no hay un proceso y procedimiento ordenado de las
horas extras sobre todo en la Secretaría Administrativa Central, mientras que en la Secretaría
de Salud existe una mejor organización y control de dicho proceso.
Siendo así una dificultad para la Dirección de Talento Humano controlar este proceso,
provocando que este sea registrado en el mapa de riesgo de corrupción de la Gobernación del
Tolima, por la falta de documentación del proceso y así mismo de ejercer control sobre este,
presentándose posibles casos de corrupción y atraso en los procesos de nómina según lo que
comentan los funcionarios, el problema se fundamenta en que no hay un proceso plasmado el
cual los empleados se rijan al momento de solicitar su autorización, certificación y pago de
horas extras.
Según el (Decreto 1042 , 1978), articulo 36:
 ‘’El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación
escrita, en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse.’’
 ‘’El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada.’’
Por otra parte, cabe resaltar que en la Secretaria Administrativa Central no sucede así, se
hayo un desorden en su proceso, pues primero se liquidan las horas que el empleado realizo
pasando así un oficio firmado por Secretario encargado u Ordenador del Gasto para dar

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trámite al pago, anexo a las actividades que realizo. Según el Decreto Interno de la Secretaria
Administrativa Central, se deben pasar el oficio para dicha liquidación los primeros 5 días
hábiles de cada mes, pero en su proceso lo llegan a llevar hasta 10 días hábiles después. Esto
hace que no solo se atrase o se estanque el pago de horas extras mes a mes, sino también
pagar la nómina total y así mismo dar paso del pago a Presupuesto.
En la Secretaria de Salud, primero pasan la carta donde se autoriza las horas extras y las
actividades que realizara dicha persona, luego se realiza una certificación firmada por el Jefe
inmediato y la Resolución Motivada para la liquidación de horas extras, se pasa a nómina y
como último paso se liquidan dichas horas.
En el caso de la Secretaria de Educación y Cultura, tiene un control más monitoreado por
mencionarlo así, dado que maneja toda la parte de docentes, directivos docentes y
funcionarios públicos que hacen parte de ella, siempre cada año lectivo tienen que planear las
horas que se vayan a ejecutar llamándose así Proyecto de Horas Extras en cada colegio
público, cuando se sube a la plataforma de Informe de labores y se revisa dicho proyecto sí
cumple con todos los requisitos y normatividad, se da paso a subir el reporte de horas extras
realizas al sistemas y así mismo rectificar que las horas que hayan autorizado estén acorde con
las realizas para dar paso a su liquidación, todo esté control tiene manejo desde sus sistema, el
cual se planean las horas extras, se autorizan, se verifican y así se liquidan.
Mientras que se encontró un proceso mejor organizado en la Secretaria de Salud y en la
Secretaria de Educación y Cultura para el proceso de horas extras, en la Secretaria
Administrativa Central este proceso está sin ejercer control alguno, no se hayo controles para
verificar si, por ejemplo: los colaboradores cumplen con dichas horas y actividades, si cuentan
con los formatos adecuados para solicitar el trabajar en horas extras, el registro de tareas
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realizadas o hasta una asistencia, o si los Jefes Inmediatos controlan desde su aprobación y
certificación de la necesidad de hacer trabajo fuera de la jornada laboral. A pesar de liquidar,
verificar y controlar el valor de las horas extras mediante el sistema humano, se requiere
estructurar el procedimiento a seguir para el reconocimiento y control de las horas extras.
A lo anterior, se crea la pregunta siguiente ¿Se debe realizar un manual para diseñar la
liquidación de horas extras y sugerir controles en la Gobernación del Tolima?, lo anterior para
implementar en la entidad y así mismo mejorar su proceso, el cual ayudara a disminuir el ítem
negativo en el que se encuentra la Dirección de Talento Humano en el mapa de riesgo de
corrupción.
1.1. Objetivos
1.1.1. Objetivo General
Diseñar un manual para la liquidación y control de las horas extras en la Gobernación del
Tolima.
1.1.2. Objetivos Específicos
 Diseñar el proceso para la liquidación y control de las horas extras a la Secretaria
Administrativa Central.
 Diseñar el proceso para la liquidación y control de las horas extras a la Secretaria de
Salud.
 Diseñar el proceso para la liquidación y control de las horas extras a la Secretaria de
Educación y Cultura.
 Sugerir los controles para proceso de las horas extras para la Gobernación del Tolima

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1.2. Justificación
El presente trabajo se realizará con la finalidad de diseñar un manual donde se documente
el proceso de horas extras de las Secretaria Administrativa Central, Secretaria de Salud y
Secretaria de Educación y Cultura, y así sugerir también controles para su mejora, con el
objetivo de que los trabajadores se adapten a este nuevo método y de esta manera aumentar su
eficiencia y eficacia en los procedimientos de La Gobernación del Tolima.
Establecer un proceso adecuado para controlar el proceso general de las horas extras
lograra que se disminuya la corrupción dentro de la entidad, esto permitirá crear una correcta
organización para implementar técnicas que ayuden con este caso, que actualmente se está
presentando en la Gobernación del Tolima, disminuyendo así las falencias que se dan entre
los procedimientos que conforman a la entidad.
Según el autor Robbins (1996) ‘’el control puede definirse como el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
cualquier desviación significativa" (pag.654).
Así como lo menciona el autor, el control regula actividades que fueron planificadas para
la corrección de los posibles inconvenientes que se producen durante cada sistema, por lo
anterior es extremadamente útil e importante ejercer controles que ayuden a disminuir errores
en cada procedimiento y paso que pertenecen al proceso de horas extras de la Gobernación del
Tolima.

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A lo anterior, es conveniente crear un manual para que en un futuro sea posible
implementar un proceso de liquidación de horas extras con control y así mismo mejor
organizado donde se refleje una eficaz, eficiente y transparente proceso. Los manuales son
una herramienta y una base importante para el buen desarrollo de la organización, porque en
ellos se ofrecerá la información que permite a los empleados realizar apropiadamente los
procesos y procedimiento que componen a la empresa, con el fin de ofrecer una estructuración
adecuada para que los procesos de la empresa y las funciones que realizan los empleados
estén sincronizados para el cumplimiento de los objetivos.

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2. Marco teórico
2.1. Mapa Conceptual
Figura 1. Mapa Conceptual Marco Teórico
Fuentes: Redacción propia

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Para hacer las cosas mejores para las organizaciones, para su crecimiento competitivo y
ofrecer servicios y productos que contenga valor agradado para los clientes, es necesario la
mejora de los procesos, pues diariamente las empresas están conformadas por actividades que
tiene que llevar a cabo y debe ser afrontadas con acciones y controles.
Por lo anterior, es preciso contar con un sistema de información, esto ayudara a tomar
mejores decisiones y así determinar los puntos de mejora y control. El método que contribuirá
a dicha mejora, es por medio de herramientas como la gestión de medición de los procesos.
Toca tener en cuenta que el proceso de pago de horas extras, es un proceso de soporte que
ayuda con el logro de los objetivos de las organizaciones, dado que hay funciones y
actividades que requieres más tiempo y dedicación. Pero, en la Gobernación del Tolima no
cuenta con un sistema de información donde se muestren por ejemplo el control de asistencia
laboral de los funcionarios y algo que podría ser realmente útil para su control es un registro
biométrico dactilar del personal, desde que ingresa a la entidad hasta su finalización de
jornada.
2.2. Horas Extras
Según la página (Actualizate, 2015) comenta ‘’que las horas extras hacen referencia al
tiempo que un empleado labora como tiempo adicional a su jornada de trabajo habitual o
contractual.’’
Por otra parte, (Prevencionar, 2017) comenta
‘’Hora extra es aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias o a la jornada pactada
entre las partes. Si en un día se trabajan 10 horas, y se ha pactado la jornada máxima legal (8 horas),
entonces tendremos 2 horas extras, que son la que han superado el límite de las 8 diarias’’.

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2.2.1. Tipos de Horas Extras
Existen diferentes tipos de horas extras, los cuales se definirán a continuación
2.2.1.1. Hora Extra Diurna
La hora extra diurna es la que se labora luego de la jornada laboral, y entre las 6 de la mañana y las
9 de la noche.
Es el típico horario de un trabajador de oficina que tiene una jornada diurna entre las 8 de la
mañana y 6 de la tarde con el habitual descanso del medio día. Si este trabajador labora más allá de las
6 de la tarde y hasta las 9 de la noche, estamos ante una hora que es extra y es diurna.
La hora extra diurna se paga con un recargo del 25% sobre el valor ordinario de la hora. Por
ejemplo, si la hora ordinaria cuesta $10.000 la hora extra diurna costará $12.500 (10.000x1.25).
(Gerencie, 2019)
2.2.1.2. Horas Extras Nocturnas
El trabajo extra nocturno es aquel que cumple dos condiciones
 Se labora luego de cumplida la jornada ordinaria
 Se laborar luego de las 9 de la noche y las 6 de la mañana del día siguiente.
La hora extra nocturna se paga con un recargo del 75%, según el numeral 3 del artículo 168 del
código sustantivo del trabajo. Ejemplo: si la hora ordinaria cuesta $10.000 la hora extra nocturna
costará $10.000 (10.000 x 1.75). (Gerencie, 2019)
2.2.1.3. Recargo Nocturno
El recargo nocturno es aquel recargo que se paga al trabajador que desarrolla su jornada ordinaria
en la noche, que en Colombia es entre las 9 de la noche y las 6 de la mana del día siguiente.
En este caso no hay trabajo extra, sino simplemente un recargo por trabajar en horario nocturno.

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Es el caso del trabajador que es contratado para hacer turnos nocturnos, y empieza su turno a las 10
de la noche hasta las 6 de la mañana. Como se puede observar, sus 8 horas diarias las labora en la
noche sin que se cause trabajo extra por cuanto no labora sino las 8 horas de ley.
El recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria, según lo estipula el numeral 1 del artículo
168 del código sustantivo del trabajo, es decir, que si la hora ordinaria vale $10.000, con el recargo
nocturno valdrá $13.500. (Gerencie, 2019)
2.2.1.4. Recargo Dominical o Festivo
El recargo dominical y festivo es aquel recargo al trabajador que por una u otra razón debe laborar
un domingo o un festivo.
Allí tampoco hay trabajo extra, pues se supone que laborar solamente las 8 horas de ley.
El recargo por trabajar una jornada ordinaria en un domingo o festivo es del 75% sobre la hora
ordinaria, por el sólo hecho de trabajar en esos días. Así lo dispone el artículo 179 del código
sustantivo del trabajo. Por ejemplo, si la hora ordinaria vale $10.000, la hora dominical o festiva vale
$17.500. (Gerencie, 2019)
2.2.1.5. Hora Extra Diurna Dominical o Festiva
La hora extra diurna dominical o festiva se da cuando se cumplen las siguientes condiciones:
 Se trabaja en un domingo o festivo.
 Se trabajan más de 8 horas diarias si esa es la jornada ordinaria.
En este caso existen dos recargos individuales que se deben sumar:
 Recargo por trabajo extra diurno del 25%
 Recargo por trabajo dominical o festivo del 75%

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Los dos recargos sumados dan un total del 100% sobre el valor ordinario de la hora, de modo que si
el valor ordinario de una hora trabajada es de $10.000, el valor de la hora extra dominical o festiva es
del 200%. (Gerencie, 2019)
2.2.1.6. Hora Nocturna Dominical o Festiva Nocturna
Para que se configure una hora dominical o festiva nocturna el trabajador debe cumplir dos
condiciones:
 Trabajar la jornada ordinaria en un domingo o un festivo
 Trabajar en horario nocturno (9pm – 6am)
Tenga en cuenta que el domingo inicia luego de las 12 de la noche del sábado y que termina a las
12 de la noche del domingo, pues luego ya será lunes, y el mismo criterio se tiene en cuenta para los
festivos.
Aquí concurren dos recargos que se acumulan:
 Recargo dominical o festivo del 75%
 Recargo nocturno del 35%
Esto nos da un recargo total del 110% sobre el valor ordinario de la hora. (Gerencie, 2019)
2.2.2. Horas Extras En el Sector Publico Para Funcionarios Administrativos
‘’La Legislación Laboral Colombiana permite una jornada de trabajo diaria, máximo de
ocho (8) horas, es decir, que las horas extras son aquellas que excedan dicha jornada laboral y
por las cuales se debe recibir una remuneración especial.’’ (Actualizate, 2015)

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2.2.2.1. Decreto Número 1042 De 1978 para los Permanentes Funcionarios
Administrativos
Este decreto se aplica para los funcionarios administrativos los cuales hacen parte de la
Gobernación del Tolima, como la Secretaria Central Administrativa, Secretaria de Salud y
Secretaria de Educación y Cultura. Lo cual el Decreto 1042 , 1978 menciona lo siguiente:
Artículo 33. De La Jornada De Trabajo. <Modificado en lo pertinente por los Artículos 1o. a 3o.
del Decreto 85 de 1986; ver Nota de Vigencia. El texto original del artículo es el siguiente:> La
asignación mensual fijada en las escalas de remuneración a que se refiere el presente Decreto,
corresponde a jornadas de cuarenta y cuatro horas semanales. A los empleos cuyas funciones implican
el desarrollo de actividades discontinuas, intermitentes o de simple vigilancia podrá señalárseles una
jornada de trabajo de doce horas diarias, sin que en la semana excedan un límite de 66 horas.
Artículo 34. De La Jornada Ordinaria Nocturna. Se entiende por jornada ordinaria nocturna la que
de manera habitual empieza y termina entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a. m. del día siguiente.
 Sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales para quienes trabajan por el sistema de
turnos, los empleados que ordinaria o permanentemente deban trabajar en jornada nocturna tendrán
derecho a recibir un recargo del treinta y cinco por ciento sobre el valor de la asignación mensual.
 No cumplen jornada nocturna los funcionarios que después de las 6:00 p.m. completan su jornada
diurna hasta con una hora de trabajo.
Artículo 35. De Las Jornadas Mixtas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales para los
funcionarios que trabajen ordinariamente por el sistema de turnos, cuando las labores se desarrollen
ordinaria o permanentemente en jornadas que incluyan horas diurnas y horas nocturnas, la parte del
tiempo trabajado durante estas últimas se remunerará con el recargo del treinta y cinco por ciento, pero
podrá compensarse con períodos de descanso.

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Artículo 36. De Las Horas Extras Diurnas. <Artículo modificado por los Decretos anuales
salariales>. Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas
distintas de la jornada ordinaria de labor, el jefe del respectivo organismo o las personas en quienes
este hubiere delegado tal atribución, autorizarán descanso compensatorio o pago de horas extras El
pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetarán a los siguientes
requisitos:
 El empleo del funcionario que va a trabajarlas deberá tener una asignación básica mensual que no
exceda de diez mil pesos. "El empleo deberá pertenecer al nivel operativo, hasta el grado 17 del nivel
administrativo y hasta el grado 39 del nivel técnico."
 El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación escrita, en la
cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse.
 El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada y se
liquidará con un recargo del veinticinco por ciento sobre la remuneración básica fijada por la ley para
el respectivo empleo.
 En ningún caso podrá pagarse más de 50 horas extras mensual
Artículo 37. De Las Horas Extras Nocturnas. Se entiende por trabajo extra nocturno el que se
ejecuta excepcionalmente entre las 6:00 p.m. y las 6:00a.m. del día siguiente por funcionarios que de
ordinario laboran en jornada diurna. Este trabajo se remunerará con un recargo del setenta y cinco por
ciento sobre la asignación básica mensual.
Artículo 38. De Las Excepciones A Límite Para El Reconocimiento de Horas Extras. Las
restricciones de tiempo y de monto total por concepto de horas extras de que trata el artículo 36, no se
aplicarán respecto de los siguientes funcionarios:
 Los empleados subalternos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tengan la
obligación de participar en los trabajos ordenados para la preparación y elaboración del Presupuesto de

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Rentas y Ley de Apropiaciones, su liquidación y las demás labores anexas al cierre e iniciación de
cada vigencia fiscal.
 Los auditores de impuestos.
Artículo 39. Del Trabajo Ordinario En Días Dominicales Y Festivos. Sin perjuicio de lo que
dispongan normas especiales respecto de quienes presten servicio por el sistema de turnos, los
empleados públicos que en razón de la naturaleza de su trabajo deban laborar habitual y
permanentemente los días dominicales o festivos, tendrán derecho a una remuneración equivalente al
doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de
descanso compensatorio, sin perjuicio de la remuneración ordinaria a que tenga derecho el funcionario
por haber laborado el mes completo. La contraprestación por el día de descanso compensatorio se
entiende involucrada en la asignación mensual.
Artículo 40. Del Trabajo Ocasional En Días Dominicales Y Festivos. <Artículo modificado por los
Decretos anuales salariales> Por razones especiales de servicio podrá autorizarse el trabajo ocasional
en días dominicales o festivos.
Para efectos de la liquidación y el pago de la remuneración de los empleados públicos que
ocasionalmente laboren en días dominicales y festivos, se aplicarán las siguientes reglas
 Para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos,
así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar de descansos compensatorios de que trata el
Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el
grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19.
 El trabajo deberá ser autorizado previamente por el jefe del organismo o por la persona en quien
éste hubiere delegado tal atribución, mediante comunicación escrita en la cual se especifiquen las
tareas que hayan de desempeñarse.
 El reconocimiento del trabajo en dominical o festivo se hará por resolución motivada.

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 El trabajo ocasional en días dominicales o festivos se compensará con un día de descanso
remunerado o con una retribución en dinero, a elección del funcionario. Dicha retribución será igual al
doble de la remuneración correspondiente a un día ordinario de trabajo, o proporcionalmente al tiempo
laborado si éste fuere menor.
 El disfrute del día de descanso compensatorio o la retribución en dinero, se reconocerán sin
perjuicio de la asignación ordinaria a que tenga derecho el funcionario por haber laborado el mes
completo.
 La remuneración por el día de descanso compensatorio se entiende incluida en la asignación
mensual. (Decreto 1042 , 1978)
2.2.2.2. Decreto Número 199 de 2014 para Funcionarios Administrativos
A continuación, se mencionará los siguientes Artículos del Decreto 199 de 2014 para
Funcionarios Administrativos:
Artículo 14. Horas extras, dominicales y festivos. Para que proceda el pago de horas extras y del
trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere
lugar, de descansos compensatorios de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el
empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado
19.
Los Secretarios Ejecutivos del despacho de los Ministros, Viceministros, Directores y
Subdirectores de Departamento Administrativo y los Secretarios Ejecutivos de Grado 20 en adelante
que desempeñen sus funciones en los Despachos de los Ministros, Directores de Departamento
Administrativo, Viceministros y Subdirectores de Departamento Administrativo, Secretarías Generales
de Ministerios y Departamento Administrativo, tendrán derecho a devengar horas extras, dominicales
y días festivos, siempre y cuando laboren en jornadas superiores a cuarenta y cuatro (44) horas
semanales.

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En los Despachos antes señalados solo se podrán reconocer horas extras máximo a dos (2)
Secretarios a los que se refiere el inciso anterior.
Parágrafo 1. Los empleados públicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del
Departamento Nacional de Planeación que tengan la obligación de participar en trabajos ordenados
para la preparación y elaboración del presupuesto de rentas y la ley de apropiaciones, su liquidación y
demás labores anexas al cierre e iniciación de cada vigencia fiscal, podrán devengar horas extras,
dominicales y festivos, siempre y cuando estén comprendidos en los niveles asistencial, técnico y
profesional. En ningún caso podrá pagarse mensualmente por el total de horas extras, dominicales y
festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual de cada funcionario.
Parágrafo 2. El límite para el pago de horas extras mensuales a los empleados públicos que
desempeñen el cargo de Conductor Mecánico en las entidades a que se refiere el presente decreto, será
de cien (100) horas extras mensuales.
En todo caso la autorización para laborar en horas extras solo podrá otorgarse cuando exista
disponibilidad presupuestal. (Decreto 199 , 2014)
2.2.3. Secretaria Administrativa Central
La Secretaria Administrativa Central es aquella que se encarga de liquidar las horas extras
y tener controles sobre el resto de las otras Secretarias que conforman a la Gobernación del
Tolima, excepto la Secretaria de Salud y de Educación y Cultura, el cual tienen su propio
grupo de nómina, que se encarga del proceso de horas extras.
A lo anterior, se mencionará como está actualmente el proceso de horas extras, el cual se
encontró una desorganización en el proceso y al mismo tiempo la falta crear controles para la
elaboración y pago de las horas extras.

24
 Los funcionarios de la Gobernación de Tolima, lo primero que hacen es laborar horas
extras.
 Los funcionaros tiene la responsabilidad de realizar la solicitud y la certificación de que
sí laboraron horas extras, el cual su Jefe Inmediato deben firmar.
 Cuando se realizan los formatos anteriores, se anexa dicha solicitud y certificación, junto
a otros documentos el cual cada funcionario realiza o crean, dado que no hay formatos
estándar para ello, donde contiene los siguientes datos
 Cantidad de horas realizadas
 Fecha de las horas realizadas
 Actividades realizadas
 Hora en que se desarrolló dichas actividades
 Nombre Completo y datos personales
 Tipos de Horas Extras
 Entregan y se radican los formatos realizados a la Secretaria Ejecutiva del Despacho de la
Secretaria Administrativa, el cual se encarga de pasar el oficio al Ordenador del Gasto o
Secretario Encargado para darle tramite al pago de las horas extras
 Luego de firmar los documentos, se pasa a la nómina de la Dirección de Talento
Humano, se recibe y radica la entrega de los documentos, a esto el Grupo de Nómina procede
a pre liquidar las horas extras y así mismo revisar documentos revisados y la nómina
 Al ver que no hay inconsistencia y/o se corrigen, se incluyen en la nómina, y se elabora la
resolución motivada donde se evidencia que se les pagaron las horas extras a los funcionarios.
 Se tramita firmas para el pago de nómina y se radica en la ventanilla de presupuesto.

25
2.2.4. Secretaria de Salud
A comparación de la Secretaria Administrativa Central, la Secretaria de Salud tiene un
poco más controlado y organizado su proceso de horas extras, dado que por ejemplo si no le
pasan la Resolución Motivada a la persona encargada de liquidar las horas, no dará paso a
dicho trámite.
Aunque los funcionarios crean sus propios formatos, y no hay formatos estándar generales.
Se controla no solo a la hora de liquidar las horas, sino también cuando se reciben los
documentos se revisan para que no contenga ninguna fallas o toque hacer correcciones.
 El primer paso para el proceso de horas en la Secretaria de Salud, se pasa la solicitud para
trabajar horas extras, el cual el jefe inmediato se encarga de autorizar o no.
 Los funcionarios de la Secretaria de Salud se encargan que realizan las horas extras y
crear el certificado de horas extras, para que el jefe inmediato firme y certifique que realizaron
dichas horas.
 Los funcionarios deben realizar sus formatos, donde enuncie todos los datos
correspondientes:
 Cantidad de horas realizadas
 Fecha de las horas realizadas
 Actividades realizadas
 Hora en que se desarrolló dichas actividades
 Nombre Completo y datos personales
 Tipos de Horas Extras

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 El profesional universitario encargado de la Red de Urgencias Cruet, realiza los formatos
correspondientes de los funcionarios que pertenecen a esta dependencia con todos sus datos e
información necesaria, y el Director revisa dichos formatos.
 Luego se envían los documentos por vía correo, donde cada funcionario anexa la
certificación de horas extras y los documentos realizado, mientras que en el Cruet el
Profesional Universitario envía dichos documentos a la Secretaria Ejecutiva de la Secretaria
de Salud.
 Una vez recibido los documentos completos por vía correo, la Secretaria Ejecutiva se
encarga de realizar la Resolución Motiva, imprimir los documentos recibidos y anexar la
resolución motivada el cual el Ordenador de Gasto o Secretaria Encargado firma para dar
trámite a la liquidación, para llevar al grupo de nómina de la Secretaria de Salud, para dar
paso al pago de horas extras.
 Luego de firmar los documentos, se pasa a la nómina de la Dirección de Talento
Humano, se recibe y radica la entrega de los documentos, a esto el Grupo de Nómina procede
a pre liquidar las horas extras y así mismo revisar documentos revisados y la nómina
 Al ver que no hay inconsistencia y/o se corrigen, se incluyen en la nómina, y se elabora la
resolución motivada donde se evidencia que se les pagaron las horas extras a los funcionarios.
 Se tramita firmas para el pago de nómina y se radica en la ventanilla de presupuesto.
2.2.5. Secretaria de Educación y Cultura
Según lo manifiesta la autora Izquierdo (2016)
La aplicación de la normatividad vigente frente al procedimiento para la autorización,
reconocimiento y pago de horas extras para el personal docente y directivo docente (coordinador) que

27
labora en las Secretarías de Educación y que se financia con cargo a los recursos del Sistema General
de Participaciones (SGP) para Educación dentro del marco legal que le sea aplicable.
2.2.5.1. Decreto Número 1092 del 26 de Mayo De 2015 de los Servidores Públicos
Docentes y Directivos Docentes
Cabe resaltar, que en la Gobernación del Tolima no solo se aplica el Decreto1042 de1978 a
funcionarios administrativos, sino que también a Docentes y Directivos Docentes se le pagan
horas extras, el cual se menciona a continuación por medio del Decreto 1902 del 26 de Mayo
de 2015:
Artículo 14. Servicio Por Hora Extra. El servicio por hora extra efectiva de sesenta (60) minutos
cada una, es aquel que asigna el rector o director rural a un docente de tiempo completo por encima de
las treinta (30) horas semanales de permanencia en el establecimiento educativo, que constituyen parte
de la jornada laboral ordinaria que le corresponda, según las normas vigentes. Estas horas extras
solamente procederán cuando la atención de labores académicas en el aula, no pueda ser asumida por
otro docente dentro de su asignación académica reglamentaria.
 El rector solamente podrá asignar horas extras a un directivo docente - coordinador por encima de
las ocho (8) horas diarias que deberá permanecer en la institución y solamente para la atención de
funciones propias de su cargo. Para el coordinador, el servicio por hora extra no procederá para
atender asignación académica.
 No procede la asignación y reconocimiento de horas extras para el rector o director rural
establecimiento educativo.
 El servicio de hora extra que se asigne a un docente de tiempo completo o a un directivo docente
- coordinador no podrá superar diez (10) horas semanales en jornada diurna o veinte (20) horas
semanales tratándose de jornada nocturna.

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 Para asignar horas extras, el rector o director rural deberá solicitar y obtener la autorización y la
disponibilidad presupuestal expedida por el funcionario competente de la entidad territorial certificada.
Sin el cumplimiento de este requisito, el rector o director rural no puede asignar horas extras.
 Cuando por motivo de incapacidad médica, licencia por maternidad, o licencia no remunerada se
generen vacantes temporales que no puedan ser cubiertas mediante nombramiento provisional, habrá
lugar a la asignación de horas extras para la prestación del servicio correspondiente, las cuales se
imputarán a la disponibilidad presupuestal expedida para el pago de la nómina de la planta de personal
docente; en consecuencia, no requieren la expedición de nueva disponibilidad presupuestal.
 En ningún caso, la autoridad nominadora podrá autorizar horas extras en el acto administrativo de
nombramiento de un docente o directivo docente o en otro acto relativo a situaciones administrativas.
Artículo 15. Valor Hora Extra. A partir del 1° de enero de 2015, el valor de la hora extra de sesenta
(60) minutos es el que se fija a continuación, dependiendo del correspondiente grado en el escalafón:
a. Según el grado que los docentes acrediten en el escalafón
Figura 2. Según el grado que los docentes acrediten en el escalafón.

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b. Para docentes no escalafonados:
Figura 3.Según el grado que los docentes acrediten en el escalafón.
Artículo 16. Pago De Horas Extras. El reconocimiento y pago de las horas extras asignadas a un
docente o directivo docente - coordinador procederán únicamente cuando el servicio se haya prestado
efectivamente.
 Para efectos del pago, el rector o el director rural del establecimiento educativo deberá reportar a
la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, en los primeros cinco (5) días hábiles
del mes siguiente, las horas extras efectivamente laboradas. (Decreto 1092 , 2015)
2.2.5.2. Decreto Número 1116 Del 27 de Mayo de 2015 de los Servidores Públicos
Docentes y Directivos Docentes
Artículo 9°. Valor Hora Extra. A partir del 1° de enero de 2015 el valor de la hora extra de sesenta
(60) minutos es el que se fija a continuación, dependiendo del correspondiente grado en el escalafón:
(Decreto 1116, 2015)

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Figura 4. Grado en el escalafón
2.2.6. Horas Extras en el Sector Privado
Aunque en el Sector Publico se maneja de manera diferente las horas extras al Sector
Privado, para que una empresa privada labore horas extras, deben solicitar una autorización
por del Ministerio del Trabajo, lo que a continuación menciona el autor Mosquera (2019):
¿Se requiere de alguna autorización para que los trabajadores de una empresa laboren horas extras?
R: Si. Se debe solicitar autorización al Ministerio del Trabajo.
Norma General. Un Empleador ni aún con el consentimiento expreso de los trabajadores podrá
laborar horas extras sin contar con la autorización especial del Ministerio del Trabajo, mientras no
haya tal autorización no se podrá exceder la jornada máxima legal de trabajo.
Artículo 2.2.1.2.1.1 Decreto 1072 de 2015.
Consecuencia Legal. Trabajar horas extras sin la autorización requerida da lugar a sanciones de
conformidad con las normas legales.

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Autorización Límite. La autorización de Ministerio solo podrá otorgarse para laborar dos (2) horas
extras diarias y doce (12) semanales ya sean diurnas o nocturnas. Artículo 22, Ley 50 de 1990.
Requisitos De La Solicitud.
El Ministerio del Trabajo ha establecido los siguientes:
 Solicitud suscrita por el empleador, dirigida al Director Territorial del domicilio principal de la
empresa, indicando los lugares donde se requiere laborar horas extras, las razones claras que justifican
la petición y la vigencia requerida que en todo caso no podrá ser superior a un año.
1) Relación de actividades (cargos) para los cuales solicita la autorización.
2) Certificación expedida por la ARL a la cual la empresa se encuentra afiliada especificando:
a) Las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren
trabajar horas extras.
b) Evaluación donde establezca a manera general si los trabajadores que desempeñen los cargos
que requieren trabajar horas extras, por este hecho se verían afectados por las exigencias de carga
física, psicosocial y demás riesgos (Tomando como referencia los programas de vigilancia
epidemiológica).
c) Existencia en la empresa solicitante de programas de vigilancia epidemiológica de factores de
riesgo, relacionados con las actividades laborales para las que se está solicitado autorización de horas
extras
 Manifestación expresa sobre la existencia o no de la organización sindical en la empresa. En caso
de existir deberá aportar nombre y dirección.
 Manifestación expresa sobre la existencia o no de Pactos o Convenciones Colectivas en caso de
contar con alguno, y anexar la parte pertinente del mismo donde se estableció la jornada laboral, el
horario de trabajo y el trabajo suplementario.
 Copia del depósito en caso de tener Pacto o Convención Colectiva.

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 Conformación del COPASS O Vigía ocupacional y dos últimas actas con evidencias de su debido
funcionamiento.
 Copia de la Resolución del Reglamento de Trabajo y parte pertinente al horario que está aprobado
en el mismo reglamento y Circular de acuerdo con la Ley 1429 de 2010.
 Certificado de existencia y representación legal con vigencia no mayor de un mes. En caso de
requerir autorización para otras ciudades diferentes a la principal anexar la respectiva Cámara de
Comercio.
Concepto Del Sindicato. Si hubiere sindicato o sindicatos en la empresa, Mintrabajo les solicitará
concepto acerca de los motivos expuestos por el empleador y les notificará de ahí en adelante todas las
providencias que se profieran.
Publicidad. Copia de la solicitud se debe fijar en todos los lugares o establecimientos de trabajo
por lo menos hasta que sea decidido lo pertinente por el Ministerio.
Concedida la autorización o denegada el empleador debe fijar copia de la providencia en los mismos
sitios antes mencionados. Artículo 2.2.1.2.1.1 Decreto 1072 de 2015.
Termino De La Autorización. Según lo establecido en el anexo técnico administrativo del
Mintrabajo, no podrá superar un (1) año y una vez vencida deberá hacerse nueva solicitud.
El acto administrativo que resuelve la petición debe ser notificado a la empresa y a la organización
(es) sindical (es), de ser el caso.
Recursos.
El sindicato o sindicatos que hubiere tendrán derecho, al igual que el empleador a hacer uso de los
recursos legales contra la decisión del Mintrabajo.

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Obligaciones Del Empleador.
 Llevar diariamente por duplicado un registro del trabajo suplementario de cada trabajador, en el
que se especifique: nombre de este, edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas laboradas con
indicación si son diurnas o nocturnas y la liquidación de la sobre remuneración
correspondiente. Artículo 2.2.1.2.1.2 Decreto 1072/2015
 El duplicado de tal registro entregarlo diariamente por el empleador al trabajador firmado por
aquel o su representante.
Si el empleador no cumpliere con estos requisitos se le revocara la autorización
No Se Requiere Autorización.
Se podrá superar la jornada legal sin autorización legal:
 Por fuerza mayor o caso fortuito.
 Amenazar u ocurrir algún accidente.
 Trabajos de urgencia en las maquinas o dotación.
 Pero solo se permite el trabajo en la medida necesaria para evitar que la marcha normal del
establecimiento sufra una perturbación grave. Artículo 2 del Decreto 13 de 1967 y artículo 2.2.1.2.1.3
Decreto 1295. Mosquera (2019)
2.2.6.1. Código Sustantivo del Trabajo
La ley que menciona el trabajar horas extras, a los empleados del Sector Privado es el
Código Sustantivo del Trabajo, el cual se mencionaran los siguientes artículos para conocer
más:
Artículo 4. Servidores Públicos. Las relaciones de derecho individual del Trabajo entre la
Administración Pública y los trabajadores de ferrocarriles, empresas, obras públicas y demás
servidores del Estado, no se rigen por este Código, sino por los estatutos especiales que posteriormente
se dicten.
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Artículo 159. Trabajo Suplementario. Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de
la jornada ordinaria, y en todo caso el que excede de la máxima legal.
Artículo 160. Trabajo Ordinario Y Nocturno: Articulo Modificado Por El Artículo 25 De La Ley
789 De 2002. Diario Oficial 45046 Del 27/12/02. 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis
horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las
veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.). Texto original del código sustantivo del
trabajo.
Artículo 160. Trabajo Diurno Y Nocturno. 1. Trabajo diurno es el comprendido entre las seis horas
(6 a.m.) y las dieciocho (6 p.m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las dieciocho horas (6
p.m.) y las seis (6 a.m.).
Artículo 161. Duración. La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8)
horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana.
Artículo 164. Descanso En La Tarde Del sábado. Pueden repartirse las cuarenta y ocho (48) horas
semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por dos (2) horas, por acuerdo entre las
partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sábado. Esta
ampliación no constituye trabajo suplementario o de horas extras.
Artículo 165. Trabajo Por Turnos. Cuando la naturaleza de la labor no exija actividad continuada y
se lleve a cabo por turnos de trabajadores, la duración de la jornada puede ampliarse en más de ocho
(8) horas, o en más de cuarenta y ocho (48) semanales, siempre que el promedio de las horas de
trabajo calculado para un período que no exceda de tres (3) semanas, no pase de ocho (8) horas diarias
ni de cuarenta y ocho (48) a la semana. Esta ampliación no constituye trabajo suplementario o de horas
extras.
Artículo 167-B. Límite Del Trabajo Suplementario. En ningún caso las horas extras de trabajo,
diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. Cuando la jornada
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de trabajo se amplíe por acuerdos entre empleadores y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se
podrá en el mismo día laborar horas extras
Artículo 179. Remuneración: Modificado por el Artículo 26 de la Ley 789 de 2002. Diario Oficial
45046 del 27/12/02.
 El trabajo en domingo y festivos se remunerará con un recargo del setenta y cinco por
ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas.
 Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado solo tendrá derecho el
trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior.
 Se exceptúa el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales previstas en el
artículo 20 literal c) de la Ley 50 de 1990.
 Parágrafo 1°. El trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso
obligatorio el día sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos como
descanso dominical obligatorio institucionalizado.
 Interprétese la expresión dominical contenida en el régimen laboral en este sentido
exclusivamente para el efecto del descanso obligatorio. Las disposiciones contenidas en los
artículos 25 y 26 se aplazarán en su aplicación frente a los contratos celebrados antes de la
vigencia de la presente ley hasta el 1º de abril del año 2003.
 Parágrafo 2°. Se entiende que el trabajo dominical es ocasional cuando el trabajador
labora hasta dos domingos durante el mes calendario. Se entiende que el trabajo dominical es
habitual cuando el trabajador labore tres o más domingos durante el mes calendario.
 El trabajo en domingo o días de fiesta se remunera con un recargo del ciento (100%)
sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas sin perjuicio del salario
ordinario a que tengan derecho el trabajador por haber laborado la semana completa.

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 Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado solo tendrá derecho el
trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior.
 Se exceptúa el caso de la jornada de treinta y seis (36) horas semanales previstas en el
artículo 20 literal c) de esta ley. (Codigo Sustantivo del Trabajo, 1951)
2.2.6.2. Ley 1846 del 18 de Julio de 2017
Por medio de la Ley 1846 del 18 de Julio de 2017, se modificó los siguientes artículos:
Artículo 160. Trabajo Diurno y Nocturno.
 Trabajo diurno es el que se realiza en el periodo comprendido entre las seis horas (6:00 a. m.) y
las veintiuna horas (9:00 p. m.).
 Trabajo nocturno es el que se realiza en el período comprendido entre las veintiún horas (9:00 p.
m.) y las seis horas (6:00 a. m.).
Artículo 2o. El literal d) del artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, quedará así:
d) El empleador y el trabajador podrán acordar que la jornada semanal de cuarenta y ocho (48)
horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en máximo seis días a la
semana con un día de descanso obligatorio, que podrá coincidir con el domingo. Así, el número de
horas de trabajo diario podrá repartirse de manera variable durante la respectiva semana teniendo
como mínimo cuatro (4) horas continuas y como máximo hasta diez (10) horas diarias sin lugar a
ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el número de horas de trabajo no exceda el
promedio de cuarenta y ocho (48) horas semanales dentro de la Jornada Ordinaria de 6. a. m. a 9 p. m.
Artículo 4o. La presente ley rige a partir de su promulgación, modifica en lo pertinente los
artículos 25 y 51 de la Ley 789 de 2002 que a su vez modificara los artículos 160 y 161 del Código
Sustantivo del Trabajo, y demás disposiciones que le sean contrarias. (Ley 1846, 2017)

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2.3. Proceso
(ISO 9000, 2015) define proceso como ‘’Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados’’.
Para el logro de las metas de las entidades, requiere de una integración de su sistema con
sus procesos, pues ahora en día las empresas buscan implementar procesos que ayuden
aumentar la eficiencia, el desarrollo de la productividad y la misma competitividad, para
generar un valor diferente y de calidad para sus clientes, para que sea distinguido en el
mercado.
Estrada (1994) afirma que, ‘’ El éxito de una empresa depende del éxito de sus procesos.
automatizar ineficiencia solo ahora las compañías han comenzado a pensar en términos de
procesos y a comprender los problemas de la organización funcional’’.
2.4. Procedimiento
Según Melinkoff (1990) ‘’Los procedimientos consisten describir detalladamente cada una
de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminución de errores"
Desde otro punto de vista Según Biegler (1980)" Los procedimientos representan la
empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor
función en cuanto a las actividades dentro de la organización".

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2.5. Manual
Según manifiesta Torres (2017):
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la
mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los
objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo
constituyen.
2.5.1. Manual de Proceso y Procedimientos
Los manuales ayudan a consolidar todas las tareas e información para implementar y
ejecutar un proceso, pues de modo como lo menciona Ibañez (2008) :
El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y las técnicas
que se generan en un organismo; se considera que esta suma de experiencias y técnicas conforman la
tecnología de la organización, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle.
El anterior Autor realiza una pregunta que es muy llamativa e importante, Ibañez (2008)
dice:
¿Para qué documentar los procesos en la empresa? Cuando se documenta la tecnología, se
contribuye a enfocar los esfuerzos y la atención de los integrantes de una organización hacia la mejora
de los sistemas de trabajo y su nivel de competitividad. Ibañez (2008).
Esto ofrece elementos con el fin de obtener información para ser analizada por medio de la
formulación de indicadores, que permitirán arrojar un porcentaje para el control sobre la
ejecución de los sistemas, procesos, procedimientos y tareas.

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Según (Gerencia, 2015) comenta que una empresa que no cuente con un manual de
procesos, corre el riesgo de:
a) Que se confundan las responsabilidades.
b) Que no haya reglas.
c) Que no haya un control eficaz de las actividades.
d) Que no haya un procedimiento establecido.
2.5.1.1. Etapas
2.5.1.1.1. Técnicas de Recolección de Datos
Una de las principales herramientas que nos ayudaran en la investigación es la observación
directa y las encuestas. Según lo menciona Malhotra (2004):
 La observación directa: Tiene la característica principal de ser un hecho irrepetible y el
evento debe ser registrado en el acto.
 Le encuesta: las encuestas son entrevistas con un gran número de personas utilizando un
cuestionario prediseñado. Según el mencionado autor, el método de encuesta incluye un
cuestionario estructurado que se da a los encuestados y que está diseñado para obtener
información específica. Malhotra (2004)
2.5.1.1.2. Identificación de Actividades
Según manifiesta Bergholz (2011)
Los procesos vistos en más detalle son una secuencia de actividades o acciones que a su vez están
constituidas por una serie de tareas. La diferenciación entre actividad y tarea puede ser arbitraria y el
sentido que tiene es que permite definir responsabilidades, asociando a cada tarea o parte de la tarea un
determinado recurso que debe realizarla.

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Cuando las actividades y tareas están adecuadamente diseñadas, significa que están
interrelacionadas e integradas en torno a un objetivo único y común, agregando valor al resultado
final. Se dan siempre en un tiempo y espacio determinado y consumen recursos, sean éstos materiales
o no materiales.
2.5.1.1.3. Diagrama de Flujo
Según Gomez (1997) comenta que : “El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que
expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de
este, estableciendo su secuencia cronológica”
Según Chiavenato (1993) los flujogramas contienen la siguiente simbología:
 El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación se
realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.
 La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro.
Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro.
 El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de
verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma.
 La letra D: representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera
de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o
la llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso.
 El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o
muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva
(cuando se trata de documentos).
2.5. Control de Horas Extras
El controlar las horas extras diarias de cada empleado no es tarea fácil y mucho menos el
contabilizarlas y pagarlas, esto ha hecho que no exista un control en el proceso de pago de

41
horas extras de la Gobernación del Tolima, además de que haya brechas entre el proceso, pues
este no tiene una organización adecuada por lo tanto hace que el disminuir los índices de
corrupción sea casi nulo, además de que para la Dirección de Talento Humano se le ha hecho
difícil dedicar tiempo para documentar un procedimiento más estructurado y organizado, y al
mismo tiempo siendo casi imposible ejercer control sobre él.
Por ende, es fundamental crear control sobre las brechas que se han presentado en el
proceso que como tal no existe, y así ayudar a la Dirección de salir del ítem negativo que lo
encuadra en el plan de anticorrupción.
Según la página (Control Laboral, 2017) afirman que:
Controlar las horas laborales de todos los empleados mediante un sistema de registro supone un
importante avance en labores administrativas dentro del departamento de RRHH, que podrá gestionar
fácilmente las horas extraordinarias. Además, poder acceder en cualquier momento a los informes con
los registros validados y firmados por los empleados, supone una cómoda ventaja ante una posible
inspección, por no decir que evita posibles irregularidades e imprevistos.
2.5.1. Tipos de Controles
Existen diferentes de controles, los cuales se mencionan a continuación por la pagina
Auditoria informática Notas Importantes:
2.5.1.1. Control Preventivo
Controles Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan.
 Son más rentables
 Deben quedar incorporados en los sistemas

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 Evitan costos de corrección o reproceso
Ejemplo: El software de seguridad que evita el acceso a personal no autorizado, para tratar de evitar
la producción de errores o hechos fraudulentos. (Cata Grajales, 2015)
2.5.1.2. Control Detectivos
Controles Detectivos: Identifican los eventos en el momento en que se presentan.
 Son más costosos que los preventivos
 Miden la efectividad de los preventivos
 Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva
 Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeño)
 Conciliaciones, confirmaciones, conteos físicos de inventarios, análisis de variaciones, técnicas
automatizadas
 Límites de transacciones, passwords, edición de reportes y auditoría interna.
Ejemplo: Un programa de auditoría, para descubrir a posteriori errores o fraudes que no haya sido
posible evitarlos con controles preventivos. (Cata Grajales, 2015)
2.5.1.3. Controles Correctivos
Controles Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un
evento no deseado.
 Acciones y procedimientos de corrección (la recurrencia).
 Documentación y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta que son
corregidos o solucionados.
Ejemplo: Asesorar sobre el conocimiento de las normas. (Cata Grajales, 2015)

43
2.5.1.4. Controles Directivos
 Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados
 Los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que
favorecen al control interno (una política de contratación de un Director Financiero).
Ejemplo: Una política de contratación de un Director Financiero. (Cata Grajales, 2015)
2.5.1.5. Control Preventivo y Simultáneo
El Control Previo y Simultaneo competen exclusivamente a las autoridades, funcionarios y
servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son
inherentes, sobre la base de normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos
establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen
las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
(R&C Consulting , s.f.)
2.5.1.6. Control Interno Superior
‘’ El Control Interno Posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o
funcionario público ejecutor, en cumplimiento de las funciones establecidas, así como, por el
órgano de control institucional’’ (R&C Consulting , s.f.)

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Figura 5. Tipos de Control
Fuente: Ley N° 27785, Art. 7°
2.5.2. Presupuesto
Según el autor (Gonzales, 2013) manifiesta:
El presupuesto es la espina dorsal de las finanzas. Sin éste es muy cuesta arriba llevar una buena
gestión del dinero, ya que marca la pauta a la hora de gestionar de manera eficiente los recursos
económicos. Por lo que el objetivo de este se bifurca en servir como una herramienta de planificación
y como un sistema de evaluación y control financiero.
En otra parte, Welsch, Hilton, & Gordon (2005) dicen:
Lo denominan planificación y control integral de utilidades, y lo definen como un enfoque
sistemático y formalizado para el desempeño de fases importantes de las funciones administrativas de
la planificación y control. En este sentido, se puede establecer que el presupuesto ayuda a determinar
cuáles son las áreas fuertes y débiles de las organizaciones, el control presupuestal genera la
coordinación interna de esfuerzos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos contables y financieros de la empresa.

45
2.5.3. Sistema de Información
Como lo define Whitten, Bentley, & Dittman (2004) ‘’un sistema de información es un
conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que interactúan para
recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto
funcionamiento de la organización.
El avance tecnológico y el mundo globalizado en el que vivimos hoy en día, han
permitido aumentar la agilidad de los sistemas de las empresas, además de ejecutar nuevos
métodos y herramientas para seguir compitiendo en el mercado, y así mismo cumplir con los
estándares que ahora en día tiene el consumidor, que son tan cambiantes.
2.5.4. Intranet
Según Ferreira (2005)
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet.
Aportan la interfaz de exploración del World Wide Web (www) a la información y servicios
almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas por que
disminuyen el costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la
productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a los servicios que
necesitan.
2.5.5. Registro Biométrico Dactilar
Según Vargas (2013) comenta:
El sistema Biométrico dactilar es el sistema de acceso más utilizado no solamente en controles de
acceso para ingreso y salida, también como método de control del personal dentro de la organización

46
para hacer un mejor uso del tiempo de la jornada laboral, pago de nómina, voto electrónico, acceso a
computadoras, redes y control a zonas restringidas dentro de la misma organización.
Figura 6.Proceso de funcionamiento del sistema biométrico
Fuente: https://www.google.com.co/search?q=proceso+de+funcionamiento+del+sistema+biometrico& bav=on.2
2.5.6. Apps para Registrar la Jornada Laboral de los Empleados.
Según lo manifiesta la autora Martinez (2016)
‘’ Llevar un registro de las horas trabajadas y las tareas realizadas por los empleados
externos, puede llegar a ser un caos. Es por ello, por lo que nacen herramientas adaptadas a
los nuevos modelos de empresa’’.
Por eso existen diferentes tipos de herramientas para tener un control en el registro de
asistencia de la jornada laboral de los empleados y así mismo, cuando se realizan horas extra,
desde el cual puede acceder el jefe de talento humano y el grupo de nómina para verificar el
cumplimiento de la asistencia de cada empleado, para ejercer una mejor organización y
planificación.

47
3. Marco Normativo
El presente manual para la implementación del proceso de pago y control de horas extras,
tiene los siguientes fundamentos legales:
 Decreto 1042 de 1978 de las horas extras para Funcionario Públicos Administrativos.
 Decreto Número 199 de 2014 de las horas extras para Funcionario Públicos
Administrativos.
 Decreto Número 1092 del 26 de Mayo De 2015 de los Servidores Públicos Docentes y
Directivos Docentes.
 Decreto Interno No. 0960 Del 29 de Diciembre de 2004 de la Secretaria Administrativa
Central.
 Decreto Número 1116 Del 27 de Mayo de 2015 de los Servidores Públicos Docentes y
Directivos Docentes.

48
4. Metodología
Figura 7. Metodología
Fuentes: Redacción propia

49
4.1.Etapa 1
Visita y presentación de la estudiante y la entidad: En esta etapa, se presentó la
estudiante al grupo de trabajo de la Dirección de Talento Humano en la Gobernación del
Tolima, el encuentro se hizo el día 12 de Diciembre de 2018.
Redacción de Actas: Una vez presentado la estudiante al grupo de la Dirección de Talento
Humano, se redactó actas donde se mencionó el valor agregado que se dejara en la
Gobernación del Tolima.
Firma de Actas: Cuando se redactó las actas, el cual describe la reunión de la
presentación se firmó por parte de la Directora de Talento Humano, la Delegada Especializada
en la Gobernación del Tolima y el Director de Grado Encargo.
Investigación de la falta de Valor Agregado: Al realizar las tareas diarias que realizaba
en la Gobernación del Tolima, se empezó a investigar qué valor agregado necesita la entidad
con prioridad.
4.2.Etapa 2
Recolección de la Información: A lo anterior una vez hablado con la Profesional
Especializado encargado y el grupo de nómina, se hayo el valor agregado que la entidad
necesita en este momento.
Asesoría con el profesor: Se presentó al profesor la información recolectada inicial sobre
la falta de un proceso más controlado y organizado, para luego ser implementado ‘’Proceso de
Horas Extras, desde su Autorización hasta su Liquidación’’ en las principales Secretarias de la
Gobernación:

50
 Secretaria Administrativa Central
 Secretaria Salud
 Secretaria de Educación y Cultura
Entrevista con el grupo de Nomina de la Secretaria Administrativa Central, Secretaria
de Salud, Secretaria de Educación y Cultura: La liquidación de nómina de ambas Secretarias
se encuentra en la Dirección de Talento Humano, la cual se les pregunto sobre el proceso y
control de horas extras, mientras la Secretaria de Educación y Cultura tienen su propia área de
Talento Humano.
Creación de Cuestionario: Al obtener una información directa con los que conforman la
nómina en la Gobernación del Tolima, se envió por correo electrónico un cuestionario para
obtener más información a profundidad sobre el proceso.
4.3. Etapa 3
Recolección de la Información: Cuando se recoleto la información de la entrevista del
grupo de nómina de las Secretarias y del cuestionario se procede a aplicar dicha información
para la elaboración del trabajo.
Aplicación de la información recolectada: Con la suficiente información recolectada, se
empieza a describir cada proceso de pago de horas extras de las 3 secretarias con su flujograma.
Asesoría con el docente: Se presenta al profesor encargado el avance del trabajo.
Corrección de fallas: Se mejoran y organizan las correcciones que el profesor sugirió.

51
4.4. Etapa 4
Investigación de métodos para sugerir controles: Ya descrito el proceso de las 3
secretarias, se hace comparaciones entre ellas y otras entidades para verificar, que mejoras se
pueden hacer en el proceso para documentar y luego ser implementados. Y así mismo, sugerir
que controles pueden ayudar a mejorar y organizar el proceso de pago de horas extras.
Avance de Trabajo y Revisión por parte del Docente: El profesor rectifico el trabajo y
sugirió cambios y mejoras para terminarlo, además de enviarlo para su revisión final.
Aprobación y entrega final: El docente revisa por última vez todo el trabajo completo, para
pasar a su último.
Presentación Final: Se expone el trabajo final ‘Manual para la Liquidación y Control de
Horas Extras’’ en sus 3 principales Secretarias Correspondientes Administrativa Central, Salud,
Educación y Cultura a los jurados de la Universidad Cooperativa de Colombia.

52
5. Manual para la Liquidación y Control de Horas Extras en la Gobernación del

Tolima
5.1. Diseño del Proceso de Horas Extras de la Secretaria Administrativa Central
En el siguiente punto se describirá el proceso de las horas extras, el cual corresponde a la
Secretaria Administrativa Central y se encarga de dicho proceso de todas las otras Secretaria y
Direcciones que conforman a la Gobernación del Tolima, dado que la Secretaría de Salud y
Educación y Cultura tiene su propio grupo de nómina.
La Dirección de Talento Humano, donde se encuentra el grupo de nómina, se encarga de
recibir los documentos de los funcionarios que tienen permitido laborar horas extras, y así
mismo liquidarlas.

53
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 1 de 9
Proceso De Horas Extras Para La Secretaria Administrativa Central

No. Actividad Descripción Punto de Control Responsable
1 Diligenciar el Los funcionarios de la Gobernación del Formato de Funcionarios
Formato de Tolima, deben diligenciar el formato con Autorización para la de la
autorización de horas cada jefe inmediato para la autorización ejecución de horas Gobernación
extras de las horas extras. extras, cada del Tolima
funcionario revisa
que todos sus datos e
información este
bien.
2 Autorización para Cuando se realiza el formato para su Verificar y revisar Auxiliar/
laborar horas extras autorización, se entrega al que el formato Secretaria
auxiliar/secretaria del jefe inmediato de contenga toda la del Director
cada dependencia, este rectifica que la información y/o Jefe
información en el formato este bien. Si necesaria. inmediato
no se autoriza la ejecución de horas
extras, se devuelve para realizar ajustes
y se evalúa de nuevo la justificación para
laboral dichas horas.
3 Firma de Una vez revisado la autorización, se Firmar de formato Jefe
Autorizando las entrega el formato jefe inmediato para su para la autorización Inmediato.
Horas Extras revisión y con su firma autorizar al de horas extras.
funcionario para la ejecución de horas
extras, además de revisar la asignación
presupuestal para horas extras, para dar
paso al trámite.
Realizado por: Vigencia: Aprobado por:

Fecha de realización: Fecha de Aprobación:
Junio de 2019

54
MANUAL DE

4 Realización de Horas Cuando el jefe inmediato autoriza Reclamación de Funcionarios de la
Extras por medio del formato y firma la formato de Gobernación del
ejecución de las horas extras, el autorización Tolima
funcionario procede a realizar las
horas extras.
5 Planilla de Cada Jefe inmediato con esta Jefe Inmediato
Cumplimiento planilla verifica que los
funcionarios quienes se les haya
autorizado horas extras y las haya
realizado, rectifica que haya
cumplido con las actividades para
dar paso a certificar dichas horas
con su firma
6 Solicitud para el Ya una vez realizada las horas Revisar que la Funcionarios de la
reconocimiento de extras y se haya cumplido con la información este Gobernación del
Horas Extras planilla de cumplimientos, los bien. Tolima
funcionarios deben diligenciar el
formato de la certificación para el
reconocimiento de horas extras.
7 Firma de Cuando se realiza la certificación Se revisa y verifica Jefe Inmediato
Certificación de de las horas extras, se pasa a la que lo que lo que
Horas Extras oficina del jefe inmediato con su contiene la
auxiliar/secretaria, donde el jefe certificación de las
inmediato por medio de su firma horas extras,
certifica que si realizo las horas coincida con la
extras y las actividades anexadas carta de
con el formato de autorización de autorización y el
horas extras. cuadro anexado de
sus actividades,
fecha, hora de
inicio y
terminación y
cantidad de horas
etc.

Junio de 2019

55
MANUAL DE

8 Entrega Cuando se tiene al día los documentos Se recibe los Secretaria
documentos se lleva todos al despacho de la documentos y se Ejecutiva del
Secretaria sea Administrativa Central. radican. despacho de la
Secretaria
9 Elaboración de Una vez recibido los documentos y Se elabora la Secretaria
Resolución radicados, se procede a realizar la Resolución y el Ejecutiva del
Motivada y resolución motivada, para dar paso al Formato de Despacho de la
Formato de trámite de liquidación de horas extras Verificación y Secretaria
Verificación y y, así mismo se diligencia el Formato Autorización de
Autorización de de Verificación y Autorización de Pago de Horas
Pago de Horas Pago de Horas Extras. Extras, esta debe
Extras coincidir con la
Los documentos solo se recibirán los
información
primeros 5 días hábiles de cada mes,
recibida de la
para la realización de la resolución y
certificación de las
el Formato de Verificación y
horas extras y la
Autorización de Pago de Horas
autorización, por el
Extras. Si se llegan a llevar los
cual se debe revisar
documentos, después del quinto día
y verificar que la
hábil del mes se dará paso para el
información sea la
siguiente mes la liquidación de las
correcta.
horas extras, que quedaron pendientes

Junio de 2019

56
MANUAL DE

10 Firma de Cuando se realiza la motivación y el Firmar Formatos Ordenador del
Formato de Formato de Verificación y Autorización Gasto/
Verificación y de Pago de Horas Extras, donde se Secretario
Autorización de plasma la información, se entrega al Encargado.
Pago de Horas Ordenador del Gasto/ Secretario
Extras y Encargado el cual con su firma autoriza
Resolución el pago de las horas extras.
Motivada
11 Entrega de Cuando se recoge los documentos Se radica todos los Secretaria
todos los firmados por el Ordenador del documentos Ejecutiva del
documentos al Gasto/Secretario Encargado, se entrega a entregados a Despacho de la
grupo de Nómina todos los documentos que se Nómina Secretaria.
nómina. recibieron hasta el día quinto hábil del
mes, anexados su resolución motivada y
el Formato de Verificación y
Autorización de Pago de Horas Extras
12 Revisión de El profesional Universitario del Grupo de Revisión detallada Profesional
Documentos Nómina, revisa, verifica y reporta si de los documentos Universitario.
encuentra alguna anomalía en los recibidos.
documentos recibidos, sí es así, se
devuelve de nuevo al Despacho de la
Secretaria para su Corrección.
13 Liquidar Horas El grupo de nómina encargado de este Verificar que las Profesional
Extras procedimiento registra las horas extras horas extras Universitario.
laboradas del mes vencido en el Software incluidas en los
de nómina , previa revisión del formato documentos
de solicitud de Horas extras de cada entregados y
funcionario, no hay formatos estándar diligenciados
para unificar el proceso. correspondan a las
autorizadas por los
jefes de las
dependencias.

Junio de 2019

57
MANUAL DE

No Actividad Descripción Punto de Control Responsable
14 Revisar, El grupo de nómina una vez pre Verificar que las horas Profesional
liquidar, liquidada la nómina extras, sean acorde a Universitario.
corregir adecuadamente, imprimen el las liquidadas y
inconsistencias reporte de horas extras, revisan las corregir
e incluir nómina horas y valores correspondan inconsistencias si se
correctamente a las liquidadas. presentan.
15 Tramitar Firmas Recolección de firmas, El
para el pago de Coordinador De Nómina, Profesional
Nomina Profesional Universitario Del Firmas. Universitario.
Grupo De Nómina, Director De
Talento Humano, Secretario
Administrativo.
16 Radicación de Se entrega la nómina a la Radicado. Coordinador del
nómina en la dependencia de Secretaría de Grupo de nómina.
ventanilla de Hacienda a la dirección de
presupuesto. presupuesto.

Junio de 2019

58
5.1.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria
Administrativa
MANUAL DE
SECRETARIA ADMNISTRATIVA
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS PARA LA SECRETARIA

ADMINISTRATIVA CENTRAL
FUNCIONARIOS DE DIRECCIÓN/ DESPACHO DE LA NÓMINA
LA GOBERNACIÓN DEPENDENCIA SECREATARIA
DEL TOLIMA
INICIO
Autorización
de horas
extras
Realizar El
Formato de
Autorización
¿Se
Realizar autorizó?
ajustes No
Si
Realización Revisión y
de Horas firma de
Extras Autorización

Junio de 2019

59
MANUAL DE

DEL TOLIMA
Revisión y Entrega de
Firma de documentos
Planilla de Certificado
Cumplimiento
¿Hay
Si
Solicitud de errores? Entrega de
horas extras documentos
(certificado)
No
Reclamo de Revisión de
Certificado Realización documento
de
Resolución y
formato
Realización Firma de
de formatos Resolución y
formato

Junio de 2019

60
MANUAL DE

DEL TOLIMA
Devolver
documentos ¿Hay
errores en
Silos
formatos?
No
Liquidar
horas
Extras

Junio de 2019

61
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS PARA LA SECRETARIA CENTRAL

ADMINISTRATIVA
DEL TOLIMA
¿Se
revisó
No y
corrigió?
Tramitar
firmas para el
pago
Radicación de nómina
en ventanilla de
presupuesto
FIN

Junio de 2019

62
5.2. Diseño del Proceso de Horas Extras de la Secretaria de Salud.
A continuación, se muestra el proceso de horas extras de la Secretaria de Salud, donde no solo
se menciona el procedimiento para los funcionarios administrativos, sino también para las
personas que son parte de la Red de Urgencias CRUET.

63
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 1 de 7
Proceso De Horas Extras Para La Secretaria de Salud

1 Autorización de Horas Cada jefe inmediato autoriza las Carta de Jefe Inmediato.
Extras horas extras. Autorización.
2 Realización de horas Cada funcionario realiza las Funcionarios
extras horas extras, con el fin de de la Secretaria
cumplir sus tareas y así mismo de Salud.
con los objetivos de la
Secretaria.
Se realiza un horario mensual Profesional
para realizar las horas extras Universitario.
para los funcionaros que
pertenecen a la Red de
Urgencias Cruet.
3 Solicitud de Los funcionarios deben realizar La certificación de Jefe Inmediato.
reconocimiento de la certificación de las horas horas extras
horas extras extras, el cual el jefe inmediato realizadas.
de cada dependencia firma..
4 Realización de Cada funcionario realiza los Verificar que los Funcionarios.
Formatos formatos, donde enuncie todos datos sea legibles y
los datos correspondientes, que las horas
cantidad de horas realizadas, corresponda con Profesional
fecha, actividades entre otras. las que se Universitario y
El Profesional Universitario certifican. Director de
encargado en la Red de Seguridad
Urgencias Cruet, realiza los Social.
formatos correspondientes de los
funcionarios que perteneces a
esta dependencia, con todos sus
datos e información necesaria, y
el Director revisa dichos
formatos.

Junio de 2019

64
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 2 de 7

5 Envía de Cada funcionario una vez que Correo Electrónico. Funcionarios de
documentos por realice los formatos con su la Secretaria de
vía correo información, anexa la Salud.
certificación y envía por correo
los documentos que realizo.
Profesional
El Profesional Universitario envía Universitario.
todos los documentos por correo a
la Secretaria Ejecutiva del
Despacho de la Secretaria de
Salud.
6 Realización de Una vez certificada las horas Se realiza, corrige y Secretaria
Resolución extras, se da paso a redactar la verifica que en la Ejecutiva del
Motiva resolución motivada donde resolución motivada se Despacho de la
especifica la cantidad de horas plasme lo que Secretaria de
extras, tipo de horas, nombre contiene el Salud.
completo etc. de cada funcionario. reconocimiento y pago
de horas extras.
7 Anexo de Cuando se realiza la resolución Anexo de documentos Secretaria
documentos motiva, se da paso a imprimir y junto la resolución Ejecutiva del
recibidos por anexar los documentos que motivada. Despacho de la
correo llegaron al correo institucional. Secretaria de
Salud.
8 Firmar de El ordenador del gasto o Ordenador del
oficios secretario encargado debe firmar Gasto/Secretario
los oficios y resolución motivada Encargado.
para dar trámite a la liquidación
de horas extras en la Secretaria de
Salud .
9 Entrega de La Secretaria Ejecutiva entrega Documentos y Oficios. Secretaria
formatos los documentos y oficios firmados Ejecutiva del
a Nomina. despacho de la
Secretaria de
Salud.

Junio de 2019

65
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 3 de 7

10 Revisión de El profesional Universitario del Revisión detallada de Profesional
Documentos Grupo de Nómina, revisa, los documentos Universitario.
verifica y reporta si encuentra recibidos.
alguna anomalía en los
documentos recibidos, sí es así,
se devuelve de nuevo al
Despacho de la Secretaria de
Salud para Corrección.
11 Liquidar Horas El grupo de nómina encargado Verificar que las horas Profesional
Extras de este procedimiento registra extras incluidas en los Universitario.
las horas extras laboradas del documentos
mes vencido en el Software de entregados y
nómina , previa revisión del diligenciados
formato de solicitud de Horas correspondan a las
extras de cada funcionario, no autorizadas por los
hay formatos estándar para jefes de las
unificar el proceso. dependencias.
12 Revisar, liquidar, El grupo de nómina una vez pre Verificar que las horas Profesional
corregir liquidada la nómina extras, sean acorde a Universitario.
inconsistencias e adecuadamente, imprimen el las liquidadas y
incluir nómina reporte de horas extras, revisan corregir
las horas y valores correspondan inconsistencias si se
correctamente a las liquidadas. presentan.

Junio de 2019

66
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 4 de 7

13 Tramitar Firmas Recolección de firmas, El
para el pago de Coordinador De Nómina, Profesional
Nomina Profesional Universitario Del Firmas. Universitario.
Grupo De Nómina, Director De
Talento Humano, Secretario
Administrativo.
14 Radicación de Se entrega la nómina a la Radicado. Coordinador
nómina en la dependencia de Secretaría de del Grupo de
ventanilla de Hacienda a la dirección de nómina.
presupuesto. presupuesto.

Junio de 2019

67
5.2.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria de
Salud
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 5 de 7
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS EN LA SECRETARIA DE

SALUD
FUNCIONARIOS DE
LA SECRETARIA DE SECRETARIA DE SALUD GRUPO DE NOMINA
SALUD
INICIO
Realización
de horas Autorización
extras de Horas
Extras
Solicitud de
horas extras
(certificado)
Realización
de formatos

Junio de 2019

68
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 6 de 7
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS EN LA SECRETARIA DE

SALUD
FUNCIONARIOS DE
LA SECRETARIA DE SECRETARIA DE SALUD GRUPO DE NOMINA
SALUD
Enviar Entrega de
Realización de
documentos documentos
Resolución
por correo y oficios
Motivada
Imprimir
resolución,
documentos y ¿Hay errores
Si Si
anexar en los
documentos?
Firma de No
oficios
Devolver
documentos

Junio de 2019

69
MANUAL DE
SECRETARIA DE SALUD
Página 7 de 7
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS EN LA SECRETARIA DE SALUD

FUNCIONARIOS DE LA
SECRETARIA DE SALUD SECRETARIA DE SALUD GRUPO DE NOMINA
Liquidar
Horas Extras
¿Se
revisó y
No
corrigió?
Si
Tramitar
firmas para el
pago
Radicación de nómina
en ventanilla de
presupuesto
FIN

Junio de 2019

70
5.3.Diseños de Formatos Estándar para el Proceso de Horas Extras
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA GUI-GH-001
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
MACROPROCESO: GESTION HUMANA Pág. 1 de
FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA LABORAR Vigente desde:
HORAS EXTRAS 01/12/2016
SECRETARIA:
DIRECCIÓN:
FECHA:
FECHA DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y/O TOTAL

DIA MES AÑO ACTIVIDADES DESDE HASTA DE
HORAS
TOTAL DE HORAS AUTORIZADAS
FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA JEFE INMEDIATO O DE DEPENDENCIA

LABORAR HORAS EXTRAS
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO:
Firma del Funcionario Firma del Jefe Inmediato

71
Código: GUI-GH-001
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
FORMATO DE PLANILLA DE CUMPLIMIENTO Vigente desde:
01/12/2016
NOMBRE DEL FUNCIONARIO CON HORAS EXTRAS

AUTORIZADAS:
CEDULA:
SECRETARARIA: DIRECCIÓN:
MES: AÑO:
Horas No. Horas Extras Laboradas ¿Cumplió Jefe Inmediato o De Dependencia
No. Día Extras Observaciones con las
Laboradas Tareas y /o Actividades actividades?
Hora Hora Hora Hora Recargo Recargo Hora Hora Desarrolladas Nombre Cargo Firma
Inicio Fin Extra Extra Nocturno Nocturno Extra Extra Completo
Diurna Nocturna Dominical Diurna Diurna Si No
o Festivo Dominical Dominical
o Festiva o Festiva
Total de Horas Extras

Laboradas
72
Código: GUI-
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA GH-001
INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
FORMATO DE CERTIFICACIÓN PARA EL Vigente desde:
RECONOCIMIENTO DE HORAS EXTRAS 01/12/2016
NOMBRE DEL FUNCIONARIO:

CEDULA:
SECRETARIA:
DIRECCION:
CARGO:
MES:
Fecha Hora Tipo de Hora Extra Justificación y

Observaciones
Día Año Inicio Fin Hora Hora Recargo Recargo Hora Hora
Extra Extra Nocturno Nocturno Extra Extra
Diurna Nocturna Dominical Diurna Diurna
o Festivo Dominical Dominical
o Festiva o Festiva
Total de Horas Extras

Certificadas:
Firma del Funcionario Firma del Jefe Inmediato

Quien Reconoce y Certifica las horas Extras
laboradas del Funcionario a Cargo

73
Código: GUI-GH-
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA 001
INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
FORMATO DE VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE Vigente desde:
PAGO DE LAS HORAS EXTRAS LABORADAS 01/12/2016
SECRETARIA:
DIRECCIÓN:
MES:
LISTA DE FUNCIONARIOS QUE REALIZARON HORAS EXTRAS

Tipo De Hora Extras
No. Nombre No. Cédula Cargo Hora Hora Recargo Recargo Hora Hora Cantidad
Completo Extra Extra Nocturno Dominical Extra Extra De Horas
Diurna Nocturna o Festivo Diurna Nocturna
Dominical Dominical Extras
o Festiva o Festiva Laboradas
Firma del Ordenador del Gasto O Secretario Encargado

Reviso y Verifico:
Aprobó:

74
Formato De Horas Extras, Dominicales Y Festivos, sacado de la (Función Publica)
(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
RESOLUCIÓN No. ________ DE _________
(FECHA DE LA RESOLUCIÓN)
Por la cual se liquida y ordena el pago de (Horas extras diurnas, nocturnas y festivas o de
trabajo ocasional en días dominicales y festivos a un servidor de la Entidad
EL (NOMINADOR) DE (NOMBRE DE LA ENTIDAD),
en ejercicio de sus facultades legales, y en especial, de las que le confiere la Resolución

número (_____) del (día) de (mes) de (año),
C O N S I D E R A N D O:
Que el Decreto 1042 de 1978 establece que el reconocimiento del trabajo suplementario se
liquidará con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre la asignación básica fijada por la
Ley para el respectivo empleo, el trabajo extra nocturno con un recargo del setenta y cinco por
ciento (75%) y el trabajo dominical y festivo se pagará con el doble del valor de la remuneración
correspondiente a un (1) día ordinario de trabajo.
Que de conformidad con lo señalado en el Decreto (__________) por el cual se fijan las escalas
de asignación básica de los empleos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, para que proceda
el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el
reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, de descansos compensatorios, el empleado deberá
pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19".
Que la Resolución (_____) de (______) estableció un horario de (___) horas diarias de trabajo
para todos los servidores de (Nombre de la Entidad).
Que el(a) servidor(a) (nombre) de (entidad) laboró (horas extras, diurnas y nocturnas –
dominicales y festivos) durante el mes de (_________) del año (__), en los horarios que se
relacionan en la planilla de control respectiva, de la siguiente forma:
NOMBRES Y APELLIDOS MES DIURNAS NOCTURNAS FESTIVAS
Que, en consecuencia, se hace necesario ordenar el pago de las sumas que se le adeuda a cada
servidor.
En mérito de lo anteriormente expuesto,

75
RESUELVE:
Artículo 1. Liquidación y pago de trabajo suplementario. Ordenar el pago de la suma que se

relaciona a continuación por concepto de (horas extras, diurnas y nocturnas o trabajo ocasional
en días dominicales y festivos), laboradas (os) por el (a) servidor(a) (nombre), identificado(a) con
cédula de ciudadanía (____) de (____) y quien desempeñaba el cargo de (Denominación) Código
(___________) Grado (____) de la Planta Global de (Nombre de la Entidad) durante el mes de
(______) de (__), de acuerdo con la parte motiva de la presente resolución.
SERVIDOR CÉDULA SALARIO DIURNAS NOCTURNAS TOTALES
El pago de las sumas ordenadas en el artículo anterior será cubierto por (nombre de la entidad)
en la nómina del mes de (_____) de (__), con cargo al (_________) del presupuesto de gastos
para la presente vigencia fiscal.
Artículo 2. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en (ciudad), a los
_____________
Nominador

76
Formato de Pago En Dinero De Días Extras Compensatorios, sacado de la Función Publica (Función
Publica)
(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
RESOLUCIÓN No. ______DE _____
(FECHA DE LA RESOLUCIÓN)
Por la cual se liquida y ordena el pago en dinero de días extras compensatorios
EL (NOMINADOR) DE (NOMBRE DE LA ENTIDAD),
en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confiere la Resolución N°. (___)
del (día) de (mes) de (año),
C O N S I D E R A N D O:
Que el Decreto (_______) por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos de
la Rama Ejecutiva del orden nacional, amplió a cien (100) horas el límite para el reconocimiento
y pago de horas extras a los empleados públicos que desempeñen el cargo de Conductor
Mecánico en las entidades del nivel nacional.
Que los servidores de (Nombre de la Entidad) que laboraron durante el año (__) un número de
horas extras que supera las cien (100) horas extras mensuales, tienen derecho a que el
excedente se les reconozca en tiempo compensatorio de un día hábil por cada ocho horas de
trabajo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 del Decreto 1042 de 1978.
Que los siguientes servidores tienen derecho a las horas extras que se relacionan a continuación,
como descanso compensatorio:
NOMBRES Y APELLIDOS MES RESOLUCIÓN HORAS
Que, en consecuencia, se hace necesario ordenar el pago de las sumas que se le adeuda a cada
servidor.
En mérito de lo expuesto,

77
R E S U E L V E:
Artículo 1. Liquidación y pago de días compensatorios. Ordenar el pago de las sumas que
se relacionan a continuación, a los siguientes servidores, por concepto de días compensatorios
por trabajo suplementario durante el año (__) de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva de
la presente resolución:
NOMBRE CÉDULA TOTAL HORAS
El pago de las sumas ordenadas en el artículo anterior será cubierto por la Pagaduría de (Nombre
de la Entidad), en la nómina de (___) de (__), con cargo a (_____), del presupuesto de gastos
para la presente vigencia fiscal.
Artículo 2. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en (ciudad), a los
_____________________
_____________
Nominador

78
5.4. Diseño del Proceso de Horas Extras de la Secretaria de Educación
En la Secretaria de Educación y Cultura, todo lo maneja desde la plataforma de Labores
de Novedades, donde se reporta mes a mes las horas extras por parte de las instituciones, a
continuación, se muestra el paso a paso del procedimiento de horas extras de la Secretaría,
desde su autorización hasta su liquidación.

79
MANUAL DE
SECRETARIA DE
EDUCACIÓN Y CULTURA Página 1 de 3
Proceso De Horas Extras Para La Secretaria de Educación y Cultura

1 Planeación de Cada año lectivo los rectores Se verifica que las Rector.
Proyecto de Horas de cada institución deben horas extras
Extras planear y realizar el proyecto necesarias sean las
de horas extras, de acuerdo a correctas.
su planta, número de
estudiantes y cantidad de
grupos.
2 Subida de proyecto a Cada rector debe subir su Proyecto de Horas Rector.
la plataforma proyecto de horas extras a la Extras.
plataforma.
3 Revisión del proyecto Se revisa toda la información Verificar si es Profesional
de horas extras del proyecto desde su necesario la Universitario.
matrícula, planta de cada aprobación de horas
institución entre otras cosas. extras de las
instituciones que lo
solicitan.
4 Rechazo de horas Si se rechaza el proyecto, se Profesional
extras hace anotaciones en el reporte Universitario.
del porque no se aceptó, los
rectores llaman, ellos revisan,
verifican y vuelven a subir el
proyecto.

Junio de 2019

80
MANUAL DE
SECRETARIA DE
Proceso De Horas Extras Para La Secretaria de Educación y Cultura

5 Aprobación de horas Dado el caso, de que si es Profesional
extras necesario de realizar horas Universitario.
extras en la institución
Educativa, se da paso a
aprobación del proyecto de
horas extras.
6 Reporte de horas Mes a mes los rectores de Verifica que las Rector.
extras cada institución debe reportar personas, las cuales
desde la plataforma, las horas hicieron horas extras,
extras de cada docente y estén bien
funcionario administrativo, seleccionadas, al igual
seleccionando sede, que el municipio, sede,
municipio, tipo de hora extra y tipo y cantidad de horas
cantidad de horas extras, y etc. Luego de insertar y
tipo de hora extra. subir a plataforma.
7 Cierre de plataforma Se deja abierta plataforma Técnico
máximo 3 días a final de cada Operativo.
mes, para que los rectores
suban los reportes de las horas
extras.
8 Reporte general Una vez cerrado plataforma, el . Técnico
grupo de nómina baja el Operativo.
archivo de reporte general de
las horas extras elaborado por
el sistema de informe de
labores.
9 Liquidar Horas Extras Se procede a subir el archivo El Sistema Humano Técnico
de reporte general al Sistema hace la operación de Operativo.
Humano. liquidar las horas
extras, en base al
reporte generado por el
sistema de informe de
labores.

Junio de 2019

81
5.4.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria de
Educación y Cultura
MANUAL DE
SECRETARIA DE
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE HORAS EXTRAS EN LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN

Y CULTURA
SECRETARIA DE INSTITUCIONES SISTEMAS GRUPO DE NOMINA
EDUCACIÓN Y EDUCATIVAS
CULTURA
INICIO Bajar reporte

Revisión del general de
proyecto de horas extras
horas extras Planeación de
proyecto de
horas extras Subir
reporte al
Sistema
¿Se Subida del
Si el
aprobó Humano
proyecto a la Cierre de
proyecto
? plataforma Plataforma
Realizar Liquidar
No
reportes mes a Horas Extras
mes
Realizar
observaciones
Realizar los
y anotaciones
cambios sugeridos FIN
para la aprobación
del proyecto

Junio de 2019

82
5.5. Controles para El Proceso de Horas Extras para la Gobernación del Tolima
5.5.1. Planificación y Asignación Presupuestal para Cada Dependencia
Es importante planificar el presupuesto, pero no solo es planificar y ya, proceder a laborar
horas extras, sino que, a cada dependencia que conforman a la Gobernación del Tolima,
elaborar un plan de proyecto de horas cada año lectivo, o más cada seis meses. Donde se
justifique la gran necesidad, importancia y ejecución de laborar horas extras para cumplir con
los objetivos que tiene cada área y en general la entidad.
Al elaborar un proyecto de horas extras como se suele hacer en las Intuiciones Educativas,
dará paso a asignar y planificar un presupuesto a cada área dependiendo de los compromisos
administrativos que tiene que cumplir a corto, mediano y largo plazo. Si se realiza un estudio
donde compruebe que demencias o cargos, tienen carga laboral o que realmente necesitan
laborar horas extras, ayudaría a disminuir la falta de transparencia cuando los funcionarios
elaboren horas extras, porque en algunos casos, puede presentarse que se les autorice las horas
extras, pero se, ¿Sabe realmente si lo que cada Jefe Inmediato certifica, es acorde a lo que los
trabajadores realizaron?
Aunque cuando se realizó la conversación con el grupo de nómina, comentaban que, si
existe un presupuesto, y si se llega acabar, entonces se finalizaría el pago de horas extras. Pero
no se trata de la disponibilidad presupuestal, sino de planificar y asignar dicho presupuesto a
cada dependencia luego de haber realizado un estudio donde muestra la importancia y
necesidad de cada dirección para realizar horas extras, donde evidencie los cargos que

83
realmente necesitan realizar sus actividades y/o tareas y así mismo si también se descubre si
tienen carga laboral.
5.5.2. Sistemas de Información
Los sistemas de Información, son el segundo control propuesto dado que no solo se
trata del Sistema Software que tiene la Gobernación del Tolima, para liquidar la nómina que
es llamado Sistema Humano, y la importancia que ha venido tomando la tecnología y es un
claro el Sistema tan útil que creo la Secretaria de Educación y Cultura para reportar mes a mes
las horas extras realizas en cada institución, y en como permite que se disminuya costos para
cada rector al venir hasta la ciudad de Ibagué y reportar dichas horas, además del tiempo que
le llevaba ese viaje.
La Plataforma se llama informe de labores, donde cada año lectivo el rector crea un
proyecto de horas extras, el cual sube a dicha plataforma para su aprobación y rechazo,
cuando se aprueba se da paso cada final de mes el grupo de sistema abre la plataforma de 2 a
4 días hábiles para que cada rector realice la gestión de comunicar las horas extras que se
realizaron. El sistema esta tan adecuado conforme a la normatividad, que el rector solo debe
seleccionar:
o Numero de Cedula del Funcionario
o Nombre
o Sede
o Municipio
o Código Dane
o Tipo de Hora Extra

84
o Cantidad de Hora extra.
Este sistema ha ayudado a mejorar el proceso en tiempo para los funcionarios de la
Secretaria de Educación y Cultura, cuando revisan y verifican que todo esté bien,
anteriormente esto se hacía manualmente el cual era más complicado, y se presentaban errores
cuando los rectores colocan mal la cedula de la persona o algún dato, el cual tenían que llamar
al rector para rectificar de la información estuviera bien, dado que cuando se ingresa al
Sistema Humano pasaba que la cedula estaba mal por alguno número, para dar un ejemplo.
La idea para mejorar el proceso de horas extras en la Secretaria Administrativa Central y
la Secretaria de Salud, seria por medio de la creación de una plataforma parecida a la que
tiene la Secretaría de Educación y Cultura ‘’Informe de Labores’’.
 Donde contenga la información completa de los funcionarios de planta
 Dependencia
 Tipo de Horas Extras
 Cantidad de Horas Extras
 Fecha
 Actividades realizadas
 Hora de Inicio y Terminación
 Cantidad de Minutos por cada Actividad Realizadas
Como no existe un manual documentado con el proceso de horas extras de la Gobernación
del Tolima, hasta ahora en este trabajo donde se evidencia como esta cada proceso de las 3
Secretarias, y como en la Secretaria Administrativa Central existe un desorden en su proceso
desde su autorización hasta su pago. El crear una plataforma donde contenga los formatos

85
necesarios para laborar horas extras, y que cada jefe inmediato reporte mes a mes los primeros
5 días hábiles, las horas extras realizadas del personal que tiene a cargo, ayudaría a mejorar el
orden y el control en el proceso.
A lo anterior, la nómina de la Secretaria de Educación cuando bajan el reporte general de
las horas extras realizadas, lo único que hacen es subir dicho archivo al Sistema Humano, el
cual se encarga de liquidar las horas extras, si se diseñara y se creara un sistema parecido o
mejorado apoyaría a agilizar el pago y revisión de las horas extras de los funcionarios de la
Gobernación del Tolima.
5.5.3. Registro Biométrico Dactilar
El tercer control sugerido, para controlar el proceso de horas extras específicamente en la
asistencia y jornada laboral de los servidores públicos, es por medio del registro biométrico
dactilar junto a la creación o diseño de un intranet. Existen otros tipo de Registro Biométricos,
pero el que mejor se puede adaptar es el por medio de la huella, este permitirá monitorear a la
hora que entran y salen los empleados, y así mismo verificar que aquellos que realizaron horas
extras corresponda con la asistencia que el Registro Biométrico Dactilar podrá mostrar,
evidenciando que servidores públicos llegan temprano, salen tarde, y también a la hora del
almuerzo, de quienes se quedan a trabajar realizando horas extras o por el contrario salen a su
descanso de 12:00 a 2:00 de la tarde.
Un ejemplo claro de cómo se puede proponer un sistema como un intranet junto a un
registro biométrico o reloj biométrico se verá a continuación el cual lo menciona y explica el
autor Gino Orjeda y Guillermo Valderrama, que decidieron proponer y diseñar dicho sistema
en una empresa de metal- mecánica:

86
 Primera Propuesta: Implementación de un intranet para el control de las horas
Este intranet tiene como finalidad recopilar información para el control del supervisor, gestionar
información de cada trabajador y autorización para el pago de horas extras.
Figura 8.Portal Web Supervisor
Fuente y Elaboración: Gino Orjuela y Guillermo Valderrama
En la figura 2, se observa la vista inicial donde cada supervisor selecciona su nombre para que
aparezca solo su personal a cargo.
Cualidades del Intranet:

1. Cambio de Horario

87
Figura 9.Cambio de Horario
En la figura 3. se observa los pasos que al técnico le permite realizar a el mismo sus cambios de
horarios para luego ser validado por el supervisor. Al supervisor le permite tener una herramienta más
ágil para poder validar los cambios de horario realizados mediante acuerdo con los técnicos

88
2. Avance de horas trabajadas:
Figura 10.Detalle Total de horas trabajadas por taller del supervisor en tiempo real.
En la figura 4, se observa como en una sola vista muestra el desempeño del personal por supervisor,
como van con el cumplimiento de horas, a que cantidad de horas deben llegar, en cuanto van y en
cuanto deberían estar, así como, que supervisor genera más horas extras con su equipo de trabajo.
3. Avance diario de horas trabajadas

89
Figura 11.Detalle de avance diario por trabajador
En la figura 5, se muestra como el sistema permite ver el nivel de registro diario, tanto de horas
normales como de sobretiempo, así como cuantas horas deben registrar, por ejemplo, Flores Moreno.
Segunda Propuesta: Implementación de equipos biométricos para la mejora de proceso de

registros

90
Figura 12.Diferentes técnicas de identificación
Fuente: http://oa.upm.es/32372/1/tesis_master_mario_navalpotro_molina.pdf
Figura 13.Biométrico de Control de Asistencia
Fuente:https://www.netexpertos.cl/control-asistencia-horarios-huella-biometrico

91
5.5.4. App para registrar la Jornada Laboral de los Empleados
5.5.4.1. Inngresa Asistencia: Es una aplicación inteligente para el registro y gestión de la
asistencia laboral, que utiliza reconocimiento biométrico de rostro para identificar a aquellos
empleados que laboran en un lugar fijo de trabajo.
Es bastante sencilla y actúa como un práctico e innovador reloj de control de asistencia, está
diseñada para Tablets y es útil para empresas tipo oficinas, fábricas, etc. donde los empleados asisten a
un lugar fijo de trabajo para marcar asistencia. (Asistencia, 2018)
¿Cómo funciona esta aplicación, según la página de (Asistencia, 2018)?
 Primer paso: Inngresa Asistencia.
 Digite su número de identificación.
 Identifíquese usando reconocimiento de rostro.
 Listo, siguiente empleado. (Asistencia, 2018)
5.5.4.2. Software de control horario Time@Work: es un software de gestión del
horario laboral especialmente diseñada para empresas cuyos empleados trabajan
principalmente con dispositivos tecnológicos. (Time@Work, 2019)
La aplicación se instala en cuestión de minutos en los ordenadores de los empleados y permite
recopilar, de forma 100% automática, la actividad de las personas.
 Elimina el tiempo de fichaje, los empleados no tienen que rellenar hojas de presencia.
 Disminuye las tareas administrativas del departamento de RRHH que tiene que procesarlas. Todo
es automático, preciso y objetivo
 Ahorra tiempo y dinero para gestionar las retribuciones de las horas extra. Proporciona completos
informes de las horas extras.

92
 Es una herramienta colaborativa y transparente. Los empleados pueden consultar sus datos y
tomar conciencia de cómo gestionan su tiempo. Son más productivos y están más motivados.
 Los managers pueden fácilmente analizar los resultados de sus equipos, evaluar el rendimiento,
mejorar el reparto de las cargas de trabajo y la asignación de recursos.
 Es un software flexible y móvil adaptado a los nuevos entornos laborales.’’ (Time@Work, 2019)
5.5.4.3. Ceres Time & Attendance System: Este Sistema permite controlar la asistencia,
con motor de base de datos SQL, elaborado en Microsoft Visual Studio. (Centor, s.f.)
Figura 14.Time Attendace System
Fuente: Centor- http://www.control-entradas-y-salidas.com/Ceres_Software.html

93
Figura 15.Time Attendace System
Fuente: Centor- http://www.control-entradas-y-salidas.com/Ceres_Software.html
5.4.4.3. Control Laboral de Google Play: permite que cualquier empresa disponga de un
sistema de control de horarios y cumpla la Ley de una forma fácil, práctica y económica.
(Google Play, s.f.)
 Control de acceso multidispositvo.
 Gestión rápida de empleados.
 Generación de informes para la inspección con posibilidad de exportación a múltiples formatos
(XLS, CSV, PDF…) con verificación jurídica.
 Visualización de jornada en cuadrante.
 Control de vacaciones, bajas y total de horas trabajadas.
 Adaptada a la Ley de Seguridad Social, con la información del número de horas trabajadas en
cada convenio colectivo estatal.
 Testada y adaptada con el fin de facilitar de forma fácil, rápida y veraz de los datos solicitados
por Inspección de Trabajo en la campaña NTOO46. (Google Play, s.f.)

94
5.4.5. Formatos Para El Proceso de Horas Extras
Como se pude evidencia en el trabajo, sobre todo en la Secretaría Administrativa Central y
Salud, el grupo de nómina afirmaban y en el cuestionario que respondieron que los
funcionarios cada uno redactan y hace sus formatos para la autorización de horas extras,
certificación de las horas extras, las actividades que realizaron junto a la fecha, hora de inicio
y terminación, hora por cada actividad realiza, y hasta el final que se realizaba la resolución
motiva, no existe como tal formatos estándar donde ellos se apoyen para diligencia dichos
formatos necesario para obtener una información más organiza y detallada y así mismo dar
paso a la liquidación de horas extras, muchas veces hasta no anexaba la certificación de horas
extras o, sí se autorizó para laboral aquella horas para su pago.
Es importante diseñar y crear formatos estándar para tener mejor gestionado sus procesos de
horas extras, que conforme a la necesidad podrían implementarse en la Gobernación del
Tolima en el futuro, para tener formatos estándar y así mismo, una información detalla, un
proceso más organizado y controlado por medio de estos formatos. Como los siguientes
 Formato de Autorización para laborar horas extras
 Planilla de Cumplimiento de activadas, tareas o objetivos
 Certificación para el reconocimiento de horas extras laboradas
 Formato de Verificación y Autorización para el pago de horas extras
 Resolución Motivada

95
6. Conclusiones
 El documentar el proceso de las 3 Secretarias, Secretaria Administrativa Central,
Secretaria de Salud y Secretaria de Educación y Cultura, permitió conocer que la falta de
organización y de más control sobre el proceso de horas extras en la Secretaria de
Administrativa Central, aunque existe mejor organizado el proceso de Salud se necesita
implementar formatos estándar para los dos Secretarias, ya que cada funcionario crea sus
propios formados, mientras que la Secretaria de Educación y Cultura su proceso es más
óptimo y controlado, dado que todo lo maneja desde su plataforma Informe de Labores.
 El identificar los problemas que se causaban en el proceso de horas extras se determinó,
que como tal no existe un manual donde se diseñe y describa el proceso de una manera más
asertiva, para implementarse en la Gobernación del Tolima, además de que esto ayudará a que
los funcionarios se adapten a este nuevo método de proceso de horas extras para lograr más
control y optimización en sus sistemas y dependencias.
 Durante la recolección de la información se detectó que, en la Secretaria Administrativa
Central – Dirección de Talento Humano, en el mapa de riesgo de corrupción que, a pesar de
liquidar las horas extras, se necesitaba documentar, diseñar y estructurar el procedimiento de
horas extras y sugerir posibles controles para su futura implementación.
 Aunque no existe un documento donde se diseñe y la creación de un manual para el pago
y control de horas extras, según el grupo de nómina de la Secretaria Administrativa Central no
hay como tal dicho proceso, dado que solo hacia falta de planificar, organizar, diseñar y
estructurar el proceso; para que así mismo sugerir un manual para la descripción de cada uno
de ellos y observar la diferencias en las 3 Secretarias.

96
7. Recomendaciones
 Se recomienda la entidad, que diseñen y realicen formatos generales y estandarizados
para que los funcionarios los utilicen, plasmando los datos requeridos y documentos para la
liquidación de horas extras. Como una autorización para laborar horas extras, certificación de
que se realizaron las horas, y un cuadro donde se muestre las actividades que realizó, el tipo
de horas extras, fecha, horas de inicio y terminación, además de usar la resolución motivada
antes de pagar las horas extras para su reconocimiento.
 Otra recomendación que podría ayudar optimizar y mejorar la productiva del proceso, es
diseñar una plataforma donde puedan reportar mes a mes las horas extras de los funcionarios
de la entidad, así como lo tiene la Secretaria de Educación y Cultura, el cual les ayudado a
mejorar su proceso y perder menos tiempo al revisar el reporte general, dado que la
plataforma ya tiene instalado las forma en cómo debe operar para rectificar el tipo de horas
extras y así mismo su valor.
 Ahora con el avance tecnológico y globalizado en el que vivimos, es bueno sugerir un
sistema intranet y un registro biométrico, para verificar y controlar que lo que los Directores
certifican a su personal a cargo de las horas extras realizadas, realmente corresponda al
reporte que genera este tipo de sistema de la asistencia de los funcionarios.
 Existen apps que ayudar en el control de la asistencia de la jornada laboral, que los jefes
inmediatos pueden utilizar y crear una exigencia en los horarios y la realización de horas
extras que los funcionarios realizan, para así mismo ser transparente con lo que concluye el
sistema y en la certificación de las horas.

97
8. Referencias
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MANUAL PARA LA LIQUIDACIÓN Y CONTROL DE HORAS EXTRAS

EN LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA

Juliana Andrea Moreno Quintero

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE IBAGUÉ

ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

EN LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA

Juliana Andrea Moreno Quintero

Mg. Edgardo Mejía Herrera

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SEDE IBAGUÉ

ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

Esta obra está bajo una licencia de Creative

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Figura 1. Mapa Conceptual Marco Teórico ...................................................................... 14

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Para lograr una mejora constante y un desarrollo en la organización, debe existir un

implementar los procesos y procedimientos correctos en las organizaciones. El cual permitirá

tomar decisiones adecuadas con la ayuda de conocimientos y experiencias, que el talento

obtener una estructura más organizada en cada procedimiento que conforman a la

como a largo plazo.

base operativa de gran parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la

base estructural de un número creciente de empresas’’ (pág. 81).

otras. De esto, se desprende el proponer una transformación o modificación en los procesos,

Esta obra está bajo una licencia de Creative

En la actualidad, se ha reconocido la importancia que ostentan los manuales de procesos y

de procedimientos dentro de una organización como herramienta fundamental para el

Esta obra está bajo una licencia de Creative

1. Planteamiento del Problema

Luego de haber realizado las prácticas y los diferentes tipos de recolección de la

información caracterización se pudo determinar que, en la Gobernación del Tolima no existe

vez entrevistados a los funcionarios encargados de la nómina en la Dirección de Talento

de Salud existe una mejor organización y control de dicho proceso.

comentan los funcionarios, el problema se fundamenta en que no hay un proceso plasmado el

cual los empleados se rijan al momento de solicitar su autorización, certificación y pago de

Según el (Decreto 1042 , 1978), articulo 36:

 ‘’El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente, mediante comunicación

escrita, en la cual se especifiquen las actividades que hayan de desarrollarse.’’

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inmediato y la Resolución Motivada para la liquidación de horas extras, se pasa a nómina y

como último paso se liquidan dichas horas.

En el caso de la Secretaria de Educación y Cultura, tiene un control más monitoreado por

público, cuando se sube a la plataforma de Informe de labores y se revisa dicho proyecto sí

cual se planean las horas extras, se autorizan, se verifican y así se liquidan.

Mientras que se encontró un proceso mejor organizado en la Secretaria de Salud y en la

Secretaria de Educación y Cultura para el proceso de horas extras, en la Secretaria

certificación de la necesidad de hacer trabajo fuera de la jornada laboral. A pesar de liquidar,

estructurar el procedimiento a seguir para el reconocimiento y control de las horas extras.

negativo en el que se encuentra la Dirección de Talento Humano en el mapa de riesgo de

1.1.1. Objetivo General

1.1.2. Objetivos Específicos

 Diseñar el proceso para la liquidación y control de las horas extras a la Secretaria

 Diseñar el proceso para la liquidación y control de las horas extras a la Secretaria de

 Diseñar el proceso para la liquidación y control de las horas extras a la Secretaria de

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El presente trabajo se realizará con la finalidad de diseñar un manual donde se documente

el proceso de horas extras de las Secretaria Administrativa Central, Secretaria de Salud y

eficiencia y eficacia en los procedimientos de La Gobernación del Tolima.

los procedimientos que conforman a la entidad.

cualquier desviación significativa" (pag.654).

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A lo anterior, es conveniente crear un manual para que en un futuro sea posible

estén sincronizados para el cumplimiento de los objetivos.

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