PLAN DE TRABAJO DE UN EVENTO ESPECÍFICO

PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La solución integral de un evento consta de:

• Definir el tipo de evento.
• Gestión y planeación.
• Presentación de proyecto.
• Desarrollo del evento.
• Sistema de gestión presupuestaria, financiamiento.
• Preproducción, producción y postproducción.
• Selección de proveedores.
• Logística.
• Protocolización del evento.
• Previsión de riesgos.
• Atención al cliente Satisfacción al 100%.
• Ejecución (Dia D).
• Reuniones de balance post evento.
• ROI (Retorno de la Inversión y su medición).
Lejos de ser una tarea sencilla la Organización de un Evento requiere de un minucioso
diseño y una planificación coherente con los objetivos de la Entidad Convocante. Entre las
cuestiones más relevantes a tener en cuenta se encuentran tanto las instituciones
invitadas (ya sea como invitados u oradores durante alguna actividad) como los
participantes del Evento.
La Entidad Convocante que asuma la Organización de cualquier Tipo de Evento debe
preocuparse por ofrecer excelencia, eficiencia y confiabilidad en los servicios que ofrece,
para mantener su prestigio y proyectar una imagen de seriedad y responsabilidad.
Del grado de rigurosidad profesional con el que se encaren las Etapas de Diseño y
Planificación de un Evento como también aquellas cuestiones que hacen a la Gestión de
Recursos (Económicos y Humanos) y al Seguimiento y / o Evaluación dependerá – en
gran parte - el éxito o el fracaso de la actividad realizada.

A continuación, citaremos los diferentes conceptos que hacen a las Etapas de la

Organización de Eventos.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
En la Organización de Eventos se utilizan y combinan un conjunto de medios y técnicas
para que una Organización se vincule con sus distintos públicos tanto externos como
internos, de manera personal y directa con el objeto de agregar valor a su imagen
corporativa.
Algunos de estos Eventos suelen ser: Encuentros Corporativos, Conferencias, Jornadas
de Puertas Abiertas, Acciones con la Comunidad, Etc.
1- DISEÑO
En esta Etapa Preliminar o de Planificación General se presentan una serie de cuestiones
que requieren de la atención de los organizadores. Algunas de ellas están en esta “Check
List”:
• Selección del Tema del Evento.
• Definición del Objetivo que éste tiene para la organización.
• Elección o no de un copatrocinador.
• Asignación de un Coordinador General y su Contraparte.
• Selección del Lugar del Evento.
• Selección de Posibles Fechas de Realización y Duración.
• Elección de Posibles Oradores y Consulta de los mismos.
• Definición de los Temas Específicos para cada Sesión del Evento.
• Determinación del Tipo de Participación para cada Sesión.
• Determinación del Método de Selección de los Participantes
• Redacción del Plan de Ejecución donde se detallan: Título del Evento; Lugar y
Fecha; Nombre de los Patrocinadores; Antecedentes y Objetivos del encuentro; Temario a
Desarrollar; Procedimientos de Trabajo; Financiamiento del Evento.
• Redacción del Borrador de la Carta de Invitación o Folleto Explicativo.

2. PLANIFICACIÓN
• Envío de Gacetillas y Comunicados de Prensa a los diferentes Medios para que
informen sobre el Cronograma y la Temática del Evento.
• Preparación de Documentos o Material Bibliográfico.
• Redacción y Envío de la Nota informativa en la que se proporcionan datos de
utilidad para los participantes sobre: inscripción, asistencia, alojamiento y condiciones del
lugar donde se efectuará el encuentro.
 • Acreditación de Medios y Periodistas que cubrirán el Evento.
• Acreditación de los Participantes.
• Establecimiento y control de un Fondo Fijo destinado a los gastos menores
imprevistos que surjan durante el Evento.
• Pago (en caso de ser necesario) de los viáticos asignados a los Participantes.
• Control del Desempeño y Puntualidad de los Recursos Humanos asignados al
Evento.
• Todas estas actividades son solo algunas de las que se pueden establecer durante
la Etapa de Planificación.
Dichas actividades pueden ser llevadas a cabo por el propio Coordinador General o
delegar la tarea a diferentes personas para prever mayor eficiencia en la gestión de las
mismas.
Durante la realización del Evento seguramente irán surgiendo cuestiones que requerirán
de ciertos ajustes en la Planificación original por lo cual es necesario prever cierta
flexibilidad en esta Etapa para que los pequeños desvíos no se vuelvan amenazas para la
culminación de la actividad.

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Empiece lo más pronto posible

• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia meta
• Realizar el presupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
• Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose
en cámaras y asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas,
entre otros

A ocho meses del evento

• Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje,
transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido,
promoción y publicidad
• Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
• Analizar viajes y cotizaciones
• Elección de sede y recinto
• Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
• Revisar basa de datos
• Diseñar el Manual del Expositor
• Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
• Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing,
revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
• Definir plan de medios de promoción (calendarización)

A seis meses del evento

• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
• Revisión de presupuesto
• Depuración de la base de datos
• Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones
públicas, ruedas de prensa, etc.)
• Presentación del evento en medios y a clientes potenciales
• Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados
• Definir cómo se hará el pre registro (invitaciones y/o telemarketing)
• Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes
• Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones,
souvenirs, fotografía, filmación, grabación de videos y memorias del evento, iluminación,
escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, traducción, módulos de recepción e
información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos,
mensajería, mobiliario

A cuatro meses del evento

• Enviar correspondencia de promoción
• Impresión de programas definitivos
• Diseñar el programa turístico para acompañantes
• Primer cierre y monitoreo del pre registro
• Continua la depuración de la base de datos
• Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto
 A tres meses del evento
• Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
• Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
• Ajustar necesidades de hotelería y transportación
• Continua preregistro y ajuste presupuesto
• Entregar Manual del Expositor

A dos meses del evento

• Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
• Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, señalización, gafetes, etc.)
• Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
• Verificar avance de materiales impresos
• Revisar el presupuesto actual y pre registro
• Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores
A un mes del evento
• Prueba y confirmación del menú/montajes/colores del mantel
• Confirmar habitaciones del hotel
• Confirmar transportación
• Revisar equipo de apoyo
• Preparar paquetes de información para participantes registrados
• Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
• Labor de telemarketing para quienes no se han registrado
• Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo

A una semana del evento

• Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
• Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y
desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado,
apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro,
requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales,
etc.
• Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos
• Junta con hoteles, confirmar últimos detalles
• Junta con empresa de transportación

• Confirmación de programa de acompañantes

 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA EVENTOS SOCIALES,
CULTURALES Y DE NEGOCIOS

LA CONTRATACIÓN DE HOTELES

El Organizador Profesional de Congresos no puede escapar a tener que negociar con los
representantes de los hoteles para lograr espacios para el congreso que piensa organizar
y para obtener las habitaciones necesarias a precios competitivos. La negociación es para
mí, la parte más apasionante de esta actividad ya que implica el uso de todas nuestras
habilidades para lograr las mejores condiciones posibles. Si hacemos una mala
negociación, y no sólo me refiero al precio, es muy probable que el éxito financiero del
congreso se vea comprometido.

Es justo mencionar que en general, el personal que trabaja en Hotelería es gente

habituada al servicio, amable, y siempre dispuesta a ayudar, lo que hace más agradable
siempre iniciar una negociación.
Antes de empezar a negociar debemos tener una idea clara de nuestras necesidades. Si
el hotel con el que vamos a negociar será además la sede oficial de las actividades
académicas del congreso, es preciso que cuente con las áreas que requerimos para el
buen desarrollo del mismo. Con frecuencia los vendedores nos quieren convencer de
instalar exposiciones técnico-científicas en los jardines o áreas descubiertas del hotel.
No existe error más grande que eso. Todas las actividades del congreso, a excepción
quizá de algunos eventos sociales como cócteles de bienvenida deben llevarse a cabo en
áreas cubiertas y preferentemente climatizadas que garanticen comodidad, seguridad y
disponibilidad.
Cada vez es más común que nuestro cliente solicite una visita de inspección que el hotel
siempre está dispuesto a facilitar. Este es un asunto delicado ya que a veces se presta a
que el comité organizador lo utilice como viaje de vacaciones gratis, en ocasiones con su
esposa y amistades. Lamentablemente ha ocurrido que el cliente nos engaña diciendo
que quiere realizar el congreso en determinado destino cuando en realidad ya lo tiene
decidido para algún otro sitio con el único fin de viajar gratis. Asuntos como este
entorpecen desde luego nuestra negociación con los hoteles.
Una vez que hemos determinado que el hotel es adecuado para el desarrollo de nuestro
evento podemos iniciar la negociación. Yo sugiero que proporcionemos a los vendedores
una lista con todas nuestras peticiones y necesidades para que ellos elaboren una
propuesta que será la base de la negociación. Entre más claros seamos con nuestras
demandas, más fácil será para la contraparte hacernos una propuesta que incluya todas
nuestras necesidades. Desde luego la propuesta del hotel siempre dejará “espacios” para
hacer concesiones al final lo cual constituye parte de la sal y la pimienta de esta relación.

Que pedir y que no es cuestión de cada Organizador y por tanto no me detendré en ello,
sin embargo, creo que todo debe estar pactado claramente por escrito y en esto incluyo
Garantías, número de habitaciones, cortesías, precios de salones, habitaciones, recesos
de café, alimentos programados, equipos especiales y demás que el hotel proporcione.
Las propinas a Bell Boys y Camaristas deben estar consideradas y desde luego las
políticas de cancelación, anticipos, liquidaciones, etc. deben ser sumamente claras.

Es muy importante que se establezca en el contrato la necesidad de contar con una

cuenta maestra para el evento con las subcuentas que se deseen de tal forma que tanto
hotel, cliente y organizador sepan con exactitud cuánto se adeuda o cuanta sobra en caso
de haber adelantado dinero, para que las cuentas se salden al terminar el evento. Yo
sugiero que la cuenta maestra se revise diariamente y se hagan los ajustes pertinentes
sobre la marcha. En mi experiencia no encontré un patrón para el manejo de la cuenta
maestra en ninguno de los hoteles con los que he trabajado. Algunos “Auditores de
Grupos” lo hacían bien y otros no tan bien o muy mal por lo que desarrollé mi propio
formato utilizando un programa de “Hoja de cálculo” mismo que aplico en todos los
hoteles en donde manejo grupos y disminuyo notablemente las posibilidades de error. El
uso de este sistema es parte integral del contrato que yo pido al Hotel que se firme.

Todos sabemos que el personal de los hoteles está sujeto a una gran rotación y por ello la
importancia de que el contrato sea lo más claro posible para que no dé pie a
interpretaciones de una u otra parte. La tarifa que se pacta en el contrato debe ser la
misma que se dé a conocer a los congresistas. No es ético que el organizador infle los
precios para su beneficio o el del Comité Organizador al darle parte de la diferencia entre
el precio pagado por el cliente final y el precio pactado con el hotel. No es ético tampoco
que el hotel se preste a este tipo de juegos cobrando más al cliente para después
entregar una sobre comisión al OCC o al Comité.

Organizador. La comisión por así llamarle, aunque para mí se trata de un honorario, es un

ingreso lícito para el OCC por el trabajo que desempeña al contratar el hotel, recibir las
reservaciones de los clientes, confirmar las mismas, elaborar el rooming list, (asignación
de habitación por persona) hacer la carta de instrucciones etc., y por consiguiente debe
estar perfectamente bien clara en el contrato. La comisión no es algo de lo que debamos
avergonzarnos. Es un pago a nuestro trabajo y por tanto no hay motivo para esconderla o
para compartirla. Me ha ocurrido frecuentemente que el comité Organizador me cuestiona
acerca de este punto e incluso han llegado a pedirme una participación de ella. Mi
respuesta siempre ha sido un categórico NO, a menos que ellos hagan todo el trabajo de
reservaciones y negociaciones lo cual desde luego, nunca ha ocurrido.

Recientemente han florecido en nuestro país los llamados hoteles “todo incluido”. Hace
unos días tuve una interesante plática con dos excelentes representantes de uno de estos
hoteles; mujeres con gran experiencia en el ramo hotelero que actualmente trabajan para
un hotel todo incluido. Deseo aclarar que no tengo nada contra este sistema, sin embargo,
no creo que sea adecuado para un congreso. Seguramente funciona muy bien en
convenciones o grupos de incentivo sin embargo en congresos, por ser eventos de
inscripción abierta y hospedaje libre nos enfrentamos a un primer gran problema cuando
el evento se lleva a cabo en las instalaciones del hotel: Los congresistas que no están
hospedados en dicho hotel no tienen acceso a alimentos, bebidas, recesos de café y en
ocasiones simplemente no pueden acceder a las áreas de convenciones. Si el congresista
desea tomar una bebida y no está hospedado en ese hotel no le será posible adquirirla ya
que no existe el sistema de cajeros. La única forma de poder tener estos servicios es
pagar una cuota por día con lo cual adquiere un brazalete que le da derecho a todos los
servicios del hotel a excepción de la habitación.

Personalmente siempre trato de buscar para el congresista la mayor libertad posible. Me

gustan los sitios que les permiten salir a tener sus alimentos en restaurantes ajenos al
hotel y sobre todo cuando entre dichos establecimientos existan diferentes opciones de
precio y variedad de alimentos.
 Seguramente los hoteles “todo incluido” son una excelente solución para el turismo
individual o familiar. Quizá funcione bien en una convención o en un viaje de incentivo,
pero en congresos definitivamente no.

Una vez que hemos contratado los hoteles o incluso centros de convenciones necesarios
para nuestro evento debemos concentrarnos en la contratación de otros bienes y servicios
que requeriremos para el congreso. Es conveniente mencionar que para ello requerimos
del esquema del programa que el Comité Organizador debe entregarnos lo más
tempranamente posible ya que sin el, difícilmente podremos continuar con nuestra labor
de planeación del evento.

Los siguientes son los servicios a contratar necesarios para la mayor parte de los
congresos:

1.       Transporte
2.       Audiovisual
3.       Traducción
4.       Diseño
5.       Imprenta
6.       Registro
7.       Edecanes
8.       Servicios de Seguridad
9.       Tours
10.   Banquetes
11.   Sistemas de comunicación telefónica o de Internet
12.   Mamparas para exposición comercial
13.   Señalización
14.   Promoción y difusión
15.   Agencia Aduanal
16.   Traslados Aeropuerto-hotel aeropuerto
17.   Elaboración de artículos necesarios como portafolios, portagafetes, etc