ЭТИКЕТ ПИСЬМЕННОГО ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Вопросы и задания

1. Правила ведения деловой электронной переписки и структура текста

электронного письма

Переписка по электронной почте – это самая быстрая и комфортная

форма передачи деловой информации, которая имеет немало
преимуществ: доступность в любое время, оперативность, простота в
использовании и др.
Начнем с того, что деловая электронная переписка подчиняется
правилам ведения традиционной переписки, отличаясь от нее лишь
наименьшим количеством стандартных элементов бумажного письма –
реквизитов. Отсутствие при электронной переписке и таких атрибутов как
специально подготовленный бланк, соответствующая бумага, размещение
реквизитов и т. п., должно восполняться правилами письменного этикета.
К числу основных правил можно отнести следующие: 1. При
отправке электронных сообщений необходимо заполнить три поля:
«Кому», «Тема» и поле для размещения текста письма (так называемое
«тело письма»). В поле «Кому» вводится электронный адрес получателя.
В поле «Тема» кратко и информативно определяется тема письма (т. е. о
чём оно). Например: «Конференция в г. Москве», «Отчёт о совещании»,
«Приглашение на презентацию» и т. п. В теле письма размещается сам
текст. 2. Начинать письмо нужно с приветствия, используя следующие
формулы: «Здравствуйте, Имя!", «Здравствуйте, коллеги!" или
«Уважаемый ИО!" и т. п. Популярную сегодня фразу «Доброго времени
суток» лучше не употреблять. Это считается дурным тоном и признаком
невысокого уровня грамотности адресанта. Допускается отправление
письма без обращения, если ФИО адресата по каким-либо причинам
неизвестно. В таком случае сразу переходят к сути вопроса. Однако в
подобной ситуации филологи советуют всё же поприветствовать того,
кому назначено письмо, общепринятым «Здравствуйте!» 3. Заканчивают
письмо, используя формулы прощания: «С уважением,…»., «Искренне
Ваш(а)…»., «С наилучшими пожеланиями, …» и т. п. Подпись в конце
письма позволит понять, кто конкретно является отправителем письма.
При этом отправителю желательно указать свою должность и контактный
телефон, чтобы получатель имел возможность связаться с отправителем
для выяснения возникших вопросов. 4. Деловое письмо должно быть
точным и лаконичным. Под точностью подразумевается четкое указание
данных, на которые ссылается отправитель (дата, место, время, и т. д.), а
также отсутствие лексических и грамматических ошибок, поскольку
точность напрямую связана с грамотностью и умением подобрать нужные
слова в соответствии с их лексическим значением. Лаконичность
заключается в умении передать максимум информации при минимуме
используемых языковых средств. Избыточность информации приводит к
тому, что суть письма затуманивается, его становится тяжело читать и
воспринимать. 5. Текст письма должен быть предельно понятным.
Поэтому не рекомендуется использовать профессиональный сленг,
сложные аббревиатуры (их необходимо расшифровывать), малопонятные,
недавно вошедшие в обиход неологизмы («дедлайн», «тьютор»,
«лоукостер» и др). 6. Когда письмо содержит несколько вопросов или тем,
их необходимо структурировать и отделить друг от друга. Целесообразно
использовать деление на абзацы или смысловые части, оставляя пустое
пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию,
пункты и подпункты. 7. Вложенные (прикреплённые) файлы нужно
называть так, чтобы по их названию было понятно, что содержится
внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к
письму файлов легко найти нужный. 8. В тексте письма не должно быть
не только ошибок, но и опечаток. Безграмотная или отправленная
впопыхах корреспонденция, содержащая ошибки, опечатки, неуместные
 повторы одних и тех же слов, может дискредитировать отправителя в
глазах адресата. 9. В электронной деловой переписке не приветствуется
разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний. 10. Эмодзи
(смайлики) в деловой корреспонденции не используются. 11. При ответах
на деловые письма рекомендуется оставлять (не удалять) всю
предыдущую цепочку сообщений. История переписки поможет обеим
сторонам легко вспомнить перечень обсуждаемых вопросов и решения,
принятые по ним. 12. На деловые письма рекомендуется отвечать при
первой возможности. Оптимальное время — 20–30 минут. 13. Перед
отправлением необходимо внимательно перечитать письмо несколько раз
и проверить его на наличие фактических (правильно ли указаны все
данные), логических, грамматических, орфографических и др. ошибок.
При возникших сомнениях рекомендуется обратиться к словарям и
справочникам.

Источники:
Зверева, Е. Б. Электронная деловая переписка: правила ведения и
особенности оформления / Е. Б. Зверева. — Текст: непосредственный //
Молодой ученый. — 2020. — № 45 (335). — С. 211-212. — URL:
https://moluch.ru/archive/335/74788/ (Дата обращения: 24.11.2020).

Назарова, Д.Д. Этика традиционной и электронной переписки:

основные аспекты/ Д.Д. Назарова. – Современные научные исследования и
инновации. 2016. № 12 [Электронный ресурс]. URL:
http://web.snauka.ru/issues/2016/12/75950 (Дата обращения: 24.11.2020).