Facultad de Humanidades

Semana N° 04:
Organización de documentos y fondos
documentales

Asignatura: Archivística II
Lic. Eleodoro E. Balboa Alenadro
Semestre Académico 2020-1
 Universidad Nacional
Federico Villarreal Facultad de Humanidades

INTRODUCCION
Son tiempos de búsqueda de información y, particularmente, en
documentos de procedencia archivística.
Para localizar los documentos, se acudirá al servicio de los
archivos y su fácil o difícil acceso dependerá de la organización
archivística del fondo documental que custodia.
La pregunta es:
 Entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central de una
entidad ¿Cómo fluyen los documentos y el servicio?
 Al Archivo Intermedio ¿Cómo se transfieren los documentos
de archivo y cómo se sirven a los ciudadanos?
 En el Archivo Histórico ¿Cómo están organizado los fondos
documentales y cómo es el servicio a los investigadores?
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Organización
Significado etimológico de organización
La palabra organización (acción y efecto de convertir en algo que
funciones bien) viene del subijo –ción (acción y efecto) y el elemento –
izar (convertir en) sobre la palabra “órgano” y ésta del griego
organon = “instrumento, herramienta, útil”.
Según la Real Academia Española. Del fr. Organisation.
 Acción y efecto de organizar u organizarse.
 Disposición de los órganos de la vida, o manera de estar organizado el
cuerpo animal o vegetal.
 Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función
de determinados fines.
 Disposición, arreglo, orden.
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Como se observa, el término organización es prácticamente

utilizado en todos los ámbitos (empresarial, educativo, social, deportivo,
religioso, etc.) para referirse, por una parte, a una entidad y por
otra, a una actividad.
En este contexto, el término organización deriva de organismo
(o entidad), que significa crear una estructura con partes
integradas, de tal manera que su relación entre una y otra está
gobernada por su relación con el todo.
Por lo tanto, la organización, es el ente social creado
intencionalmente para el logro de un determinado fin, mediante el
trabajo humano y la utilización de recursos materiales (tecnología,
equipos, maquinaria, instalaciones, etc.)
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Organismo
conjunto de oficinas, dependencias o empleos
que forman un cuerpo o institución (entidad).

Organigrama Funciones específicas

Disposición o esquema de Reglamento de
la organización de una organización y funciones
entidad, de una empresa de la entidad

Actividades administrativas

Documentos:
Serie documental
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En otras palabras, una organización dispone de una estructura

jerárquica conformada por órganos y unidades orgánicas,
orientadas al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados
por una serie de relaciones tales como: poder, control, divisiones
de trabajo, comunicación, liderazgo, entre otros.
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Características particulares de una organización:

a) Las organizaciones públicas sólo pueden existir si son
creados por mandatos de un dispositivo legal o constitucional.
b) Para su funcionamiento requiere de una estructura orgánica
formal.
c) Sus objetivos están orientados a satisfacer el interés público.
d) Sus funciones están regulados por el ordenamiento jurídico:
reglamento de organización y funciones o estatutos.
e) Sus recursos son públicos (aportan todos los
ciudadanos) o privados.

f) Su actuación está sujeta a control

(gubernamental, judicial, política, social).
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La Archivística y la organización documental

En general, organizar los documentos y los fondos documentales
de un archivo, consiste en dotarlo de una estructura que
reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido
generados.
Sin embargo, los verbos “organizar”, “ordenar” y “clasificar” se
utilizan de manera indistinta como si se trataran de sinónimos,
confundiéndonos.
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La organización de documentos y fondos documentales

La organización de documentos consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
signatura de los documentos de archivo, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y de orden original.