Elaborado por Simón Aranguren

Consultor de Soporte Técnico PSK Andina

Nov. /2015 v1.0
 CRM

Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los clientes, es una utilidad que ofrece el
sistema Administrativo PSKLOUD 9x, el cual permite realizar un seguimiento a sus clientes mediante la
asignación de Actividades y Tareas a los usuarios del sistema los cuales pueden apoyarse en este para la
ejecución efectiva de las mismas.

Objetivos del CRM

 Maximizar la información del cliente

 Identificar nuevas oportunidades de negocio
 Mejora del servicio al cliente
 Personalizar y mejorar los Procesos
 Mejora de ofertas y reducción de costos
 Identificar los clientes potenciales que mayor beneficio generen para la empresa

Observacion

Esta herramienta viene incluida en su sistema Administrativo BackOffice 9x, puede utilizarla
cuando lo desee y sin limitaciones.

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 ¿Como utilizar el CRM Essentials?

Para utilizar la aplicacion de CRM Ingresamos al sistema Administrativo 9x, ubicamos en la parte derecha del
sistema el boton “Otras Opciones”.

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En este Menú Seleccionamos la opción CRM Essentials El cual está Identificado con un logo de fondo Amarillo.

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 ¿Cómo está compuesta la ventana del CRM?

Ahora que podemos Visualizar nuestra ventana de CRM, vamos a dividirla en 4 Secciones principales para
explicar cómo se compone y cuáles son las distintas opciones que pueden utilizarse, las cuales explicaremos
a continuación:

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 - Estos Menús desplegables nos permiten escoger distintas opciones para indicarle al sistema la
información que deseamos visualizar en pantalla.

Estas opciones son:

Usuario Destino: En este Menú vamos a seleccionar el usuario del sistema el cual deseamos ver sus tareas o
actividades asignadas.

Clase: Las Clases nos permiten escoger de estas 3 opciones Todos, Internas, Externas, esto le indica a la
siguiente Opción cuales de sus opciones deben ser mostradas en pantalla.

Tipo: Seleccionamos si deseamos ver las Actividades, Tareas o Ambas de las opciones que hemos escogido en
los 2 menús anteriores.

Estatus: Por último Seleccionamos el estatus en el que se encuentran las Tareas y/o Actividades, Internas y/o
Externas del Usuario que hemos seleccionado.

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A medida que se seleccionen las distintas opciones, el sistema aplicará estos filtros a la información y mostrará
progresivamente los resultados en el siguiente componente.

- En esta sección vamos a visualizar la información correspondiente a las opciones que

anteriormente hemos seleccionado, en la misma podemos observar lo siguiente:

Asunto o Título: Esta sección mostrará las distintas Tareas o Actividades con sus respectivos Títulos
Ordenados por la fecha de Asignación del evento.

Asignada: Indica la fecha en la cual debe ejecutarse la tarea, este campo determinará el orden en el que
aparecen las Tareas y Actividades que ya fueron creadas.

Días: Muestra los días faltantes o Transcurridos de las Distintas Tareas y Actividades basándose en la Fecha
Asignada a dicho evento.

Notas: El sistema nos muestra la cantidad de Notas que posee el evento, este cambiará cada vez que los
usuarios registren algún cambio por el seguimiento.

En la parte Final de esta sección podemos observar cuantas Actividades o Tareas se están mostrando en
Pantalla según las opciones seleccionadas.

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 - En esta sección vamos a generar las Actividades o Tareas para los distintos usuarios del sistema,
revisar y aplicar seguimiento, generar el reporte de las Actividades mostradas en pantalla según
opciones seleccionadas, crear o modificar clientes y basándose en estos realizar una consulta a
nivel gerencial de cada uno de ellos visualizando los distintos movimientos que tenga
registrados en el sistema.

F3 - Actividades: Para crear nuevas Tareas o Actividades debemos seleccionar las siguientes opciones y
rellenar algunos campos los cuales son:

1. Usuario destino: Seleccionamos el Usuario

del Sistema el cual se le asignara el evento.
2. Clase: Indicamos como vamos a clasificar el
evento si es Interno o Externo.

3. Tipo: Escogemos el Tipo de Evento si es una

Actividad o es una Tarea.

4. Estatus: El estatus es la única opción que

no podremos seleccionar desde esta
sección, esto debido a que es un evento
nuevo y el mismo se grabará por defecto
como Pendiente, esto puede ser
modificado por Seguimiento.

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 5. Fecha: Este menú incluye un calendario el cual nos permitirá seleccionar la fecha que deseamos
asignar al evento que estamos creando, también podemos colocar los números de manera
manual sin necesidad de abrir el calendario.

6. Cliente: Esta Opción nos permite seleccionar el cliente de nuestra base de datos, al cual se le
registrara el evento que estamos creando y podemos realizar la consulta Gerencial de este Cliente
haciendo clic en el botón ubicado en el borde derecho de las opciones.

Consulta Gerencial

En esta Consulta Gerencial podemos encontrar lo Siguiente:

6a. Datos Generales: Muestra los datos que se han creado desde la ficha del cliente de una
manera general y nos permite también generar un gráfico analítico de estimaciones, que a su
vez le podemos indicar al sistema que nos genere otros gráficos que representen cada una de
las columnas mostradas, calcular diferencial en base a la información mostrada, graficar
consolidado e incluso imprimirlo.

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 6b. Ventas: En esta ventana veremos los movimientos que tenga el cliente con respecto a
Facturas, Presupuestos, Pedidos, Notas de Entrega y Operaciones en tránsito y filtrarlos por el
estatus en que se encuentren estos, (Pendientes, Abonados, Cobrados, Anulados o Todos).

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 6c. Cheques Devueltos: Si el cliente seleccionado tiene registrados cheques en el sistemas los
cuales fueron devueltos estos aparecerán en esta ventana ordenados por fecha de emisión, nos
mostrará el concepto, usuario, fecha, estación en el que se registró, y los respectivos montos.

6d. Devoluciones: Al igual que los cheques devueltos, las Devoluciones registradas del cliente
aparecerán por fecha de emisión, se puede observar el tipo de documento y el número, si
seleccionamos una Devolución podremos visualizar del lado derecho los artículos que fueron
devueltos del documento.

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 6e. Cobros: Esta ventana nos muestra el saldo y los movimientos de cada una de las
transacciones registradas por el cliente, Número del Documento, Débitos, Créditos, el saldo
luego de cada transacción y al final del recuadro el saldo Total de cada columna.

6f. Artículos: A través de esta ventana podremos visualizar el movimiento de los artículos que
han sido Vendidos, Presupuestados, Entregados, Devueltos, y Pedidos por el cliente, se
organizan por código y podremos consultar nombre, la Fecha del movimiento y la Cantidad de
artículos.

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 6g. Notas: Esta Ventana nos permite añadir notas a esta consulta gerencial la cual podemos
modificar cada vez que ingresemos a esta Ventana.

7. Asunto o Título y Referencia: Para continuar creando la Actividad o Tarea le debemos indicar un
nombre para poder Diferenciarla de los demás eventos, este nombre puede ser Letras, Números o
Ambos. En el campo Referencia podemos colocar cualquier Información Adicional que nos pueda
ayudar a identificar el evento.

8. Descripción: El campo descripción nos permite colocar toda la información referente al evento que
estamos creando, este puede ser llenado con Letras, Números o una combinación de Ambos
incluyendo Algunos Caracteres Especiales.

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 Luego de haber Seleccionado las opciones deseadas y llenado los Campos necesarios para generar
nuestra nueva Tarea o Actividad procedemos a procesarla para ello hacemos clic en el botón procesar
el cual está representado en la imagen anterior por un recuadro de color VERDE (1), si por lo contrario
deseamos dejar sin efecto lo que hemos realizado podemos darle al botón de cerrar el cual se
representa en la imagen anterior por un recuadro de color ROJO (2).

F4 – Seguimiento: Esta opción nos permite visualizar la información correspondiente al Asunto o Título del
evento que seleccionemos en la sección 2. Al presionar el botón Seguimiento nos aparecerá la siguiente
ventana.

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 Esta Ventana nos muestra la información que le hemos suministrado al momento de crear el Evento,
una cronología donde se reflejan las fechas y las horas en las cuales se realizaron movimientos sobre
este evento (Cambio de Estatus).

Para Cambiar el Estatus del Evento hacemos clic en el botón + Nuevo en la parte Inferior de la Ventana,
esto Activara los Campos: Registrado por, Fecha, el Botón Autorizar el Cual permitirá seleccionar el
nuevo Estatus del Evento y agregar la Descripción del Movimiento.

Agregamos la descripción del seguimiento cambiamos el estatus y le damos Procesar o en caso

contrario le damos Salir para dejar sin efecto los cambios.

F5 – Reportes: Para generar este Reporte debemos seleccionar las opciones deseadas en la sección 1 para que
los resultados se muestren en pantalla, luego de esto presionamos el botón y nos mostrara el reporte de los
eventos seleccionados.

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F6 – Clientes: Esta Opción es la misma que podemos Utilizar desde el Sistema Administrativo, en ella podemos
Crear o Modificar los datos de Nuestros Clientes.

- Esta última Sección de nuestro sistema CRM Essentials, vamos a poder Actualizar Buscar y
Recalcular los eventos que se encuentran almacenados en nuestra base de datos, para acceder
a estas opciones debemos hacer clic en el icono que representa el Menú de Procesos ubicado
en la esquina superior derecha de la ventana.

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 Luego de hacer clic en este Botón podremos Visualizar estas 3 opciones las cuales cumplen
estas Funciones:

 Esta Opción permite realizar un refrescamiento de los datos, esto se hace

mediante una consulta a la base de datos para que se reflejen aquellos eventos
que fueron creados desde otros usuarios y/o estaciones.

 La segunda Opción nos habilita en la sección 3 un nuevo cuadro el cual podemos

utilizar para buscar en nuestra base de datos las diferentes Actividades o Tareas
según las opciones que le indiquemos.

Podemos realizar la Búsqueda de una Actividad o una Tarea seleccionando algún filtro como los son:
Por Fecha, Por Asunto, Por #ID, Por Seguimiento o por Próxima Cita. Al seleccionar alguno de los filtros,
estos activarán los campos de la parte de abajo que permitirán al usuario indicarle al sistema la
información necesaria para la búsqueda, los resultados se mostraran en la sección 2 de la Ventana del
CRM.

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  La última Opción le indicara al sistema que realice un recálculo de los
seguimientos para cada uno de los Eventos, al momento de seleccionar esta
opción nos saldrá el siguiente aviso el cual nos permite elegir si deseamos o no
ejecutar este proceso.

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