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CALIDAD
ISO 9001:2008
I&F/TRG/Q-04 - Rev 09 / Ene-09
I. GENERALIDADES ISO
9000:2005
II
II. INTRODUCCIÓN A LAS
AUDITORÍAS
III. GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE
CONTENIDO AUDITORÍAS
IV. ACTIVIDADES
C S DE
AUDITORÍA
V
V. COMPETENCIA Y
EVALUACION DE
AUDITORES
Los participantes exitosos
deben ser capaces de:
Entender los principios y prácticas de auditoría
Gestionar un pprograma
g de auditoría
Planificar y preparar la auditoría interna
Conseguir
C i y analizar
li evidencia
id i objetiva
bj ti
Ejecutar la auditoría y reportar sus resultados
C lid d
Calidad
Grado
G d en que un
conjunto de características
Inherentes cumplen
con unos requisitos
ISO 9000:2005
Actividades coordinadas
Gestión de la para dirigir y
Calidad controlar una organización
en lo relativo a la calidad .
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN
DE CALIDAD
1. Organización enfocada al cliente.
2. Liderazgo.
3. Participación del personal.
4. Enfoque a procesos.
5. Enfoque del sistema.
6. Mejoramiento continuo.
7. Enfoque para la toma de decisiones basado en hechos.
8. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.
Requisitos
Las organizaciones
Satisfacción del cliente
dependen de los clientes.
Identificando, J B
entendiendo y
manejando un sistema
de procesos A
interrelacionados para un
objetivo específico
F C
contribuye a la eficacia y
eficiencia.
El mejoramiento continuo
es un objetivo permanente
de la organización
L d
Las decisiones
i i efectivas
f ti se b
basan en un análisis
áli i ló
lógico
i e
intuitivo de los datos y la información.
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Principios de auditoría
5
5. Gestión de un programa de auditoría
6. Actividades de la Auditoría
P
Proceso sistemático,
i t áti
independiente y documentado
para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva
AUDITORÍA con el fin de determinar
el alcance en el que se
cumplen los criterios
de auditoría.
Criterios de Auditoría:
CLIENTE
AUDITOR AUDITADO
AUDITOR
AUDITOR: PERSONA
SO CO LA COMPETENCIA
CON CO C PARA LLEVAR A
CABO UNA AUDITORÍA
Registros, declaraciones
de hechos o cualquier
q otra
Evidencia de información que son pertinentes
la Auditoria para los
Criterios de auditoría y que
son verificables
Resultados de la evaluación
de la evidencia de la auditoría Hallazgos de
recogida frente a los criterios la auditoría
de la auditoría
PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA
Í
REFERENTES A LOS
AUDITORES: REFERENTES A LA
AUDITORÍA:
► Conducta ética : confianza,
► Independencia: la base para
integridad, confidencialidad y
discreción
discreción. la p
imparcialidad de la
auditoría y la objetividad de
► Presentación ecuánime: las conclusiones de la
obligación de reportar con auditoría.
veracidad y exactitud.
exactitud
► Enfoque basado en la
► Debido Cuidado profesional: la Evidencia : método racional
aplicación de diligencia y juicio para conclusiones de la
al auditar. auditoría fiables y
reproducibles.
UN FACTOR IMPORTANTE ES
TENER LA COMPETENCIA
NECESARIA.
I&F/TRG/Q – 04 - Rev 09 / Ene - 09
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PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 23
Introducción A Las Auditorías
CLASIFICACIÓN DE LAS
AUDITORÍAS
Auditor Auditado
Otra
Segunda Parte Organización Organización
(Auditoria Externa)
OBJETIVO DE LA
AUDITORÍA
INTERNA
Evaluar
E l ell grado
d dde adecuación
d ió entre
t
Los objetivos que se pretenden,
Las disposiciones adoptadas
Los resultados obtenidos
OBJETIVO DE LA
AUDITORÍA
EXTERNA
Implementación
p del programa
p g Competencia y
-Elaboración del calendario evaluación
Mejora del programa de H
A auditoría
-Evaluación de auditores de los auditores
-Selección del equipo auditor
-Actividades de auditoría Actividades de
-Conservación de Registros auditoría
Seguimiento y revisión
del p
programa
g de auditoría
-Identificación de la V
necesidad de acciones
correctivas/preventivas y de
oportunidades
p
de mejoramiento
¾ Prioridades de la dirección
¾ Propósitos comerciales
¾ Requisitos
R i it d dell Si
Sistema
t d
de gestión
tió
¾ Requisitos legales, reglamentarios , contractuales
9 Preparación.
9 Ejecución.
9 Informe de auditoría.
9 Seguimiento.
1. Estudio de documentos
Preparación 2 Elaboración de listas de verificación
2.
Seg
1. Reunión de apertura
Ejecución 2. Recopilación y verificación de información
3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace
4. Comunicación con el cliente y el responsable del
proceso auditado ( reuniones de retroalimentación)
Informe 5. Preparación de la reunión de cierre
6. Reunión de cierre
Considere:
La importancia
p de la actividad
Estado de la actividad
Resultado de auditorías previas
p
Minimice la distracción
Disponibilidad de trabajadores
j
Planeación
c. Suficientemente
S fi i t t flexible
fl ibl para permitir
iti cualquier
l i cambio
bi que
pueda surgir.
AUDITORÍA: 6.4
7.1
Work environment
Planning of product realisation
7.2 Customer related processes
Procesos y requisitos 7.3
7.4
Design and development
Purchasing
7.5 Production and service
provision
7.6 Control of measuring and
monitoring devices
8.1 Planning
8.2 Measurement & monitoring
8.3 Control of nonconformity
84
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement
TOTALS
FINAL TOTALS MAJOR MINOR
COMMENTS
EQUIPO AUDITOR :
Líder: ______________________________
Secundarios:_________________________
EJEMPLO:
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
.
FORMATO DE ALCANCE DE LA AUDITORIA:
PLAN DE .
____________________
FIRMA AUDITOR LIDER
Documentos de trabajo
Son todos los documentos requeridos para facilitarlas
investigaciones del auditor y para documentar y presentar los
resultados,
l d estos documentos
d pueden
d ser:
•Procedimientos de auditoría
•Listas de verificación
•Formatos de No Conformidad
•Actas
Actas de Reunión
•Formatos de informes de auditoría
Guías
Procesos
Procedimientos
¾ Es una herramienta
para relacionar los
resultados y ayudar a
LA LISTA hacer una síntesis
DE ¾ Su contenido depende
VERIFICACIÓN de la situación a
examinar
¾ Ayuda a preparar la
entrevista
¾ Permite estructurar la
auditoría.
Ayudar a la memoria.
Ayudar
y al manejo
j del tiempo.
p
Organizar la toma de notas.
Es p
parte del reporte
p de auditoría.
¾ Los cuestionarios p
pueden limitar la visión.
¾ Los cuestionarios pueden obstruir la
comunicación.
¾ Un seguimiento estricto a la lista de verificación
puede resultar en la omisión de importantes
pistas de auditoría.
1. Reunión de apertura.
3 Hallazgos
3. H ll d
de lla auditoría
dit í y reuniones
i d
de enlace.
l
6. Reunión de cierre.
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS
Fuentes de información
Recolección y selección ( a través de
revisión de documentos, entrevistas,
observación otros) Información
Verificación
Evidencia de Auditoría
Comparación con los
criterios de Auditoria
Hallazgo de la Auditoría
Revisión
Conclusiones de la Auditoría
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS,
DOS CAMINOS PARA OBTENERLAS:
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS
¿Qué debemos EL FONDO
examinar sobre ¾ Cubrimiento del tema
la documentación? ¾ Quién, qué, cuándo, cómo. . . ?
¾ Exactitud de las referencias a otros
documentos
¾ Secuencia adecuada
¾ Coherencia
¾ Actualizado
LA FORMA
¾ Conformidad con la norma
fundamental de la empresa
¾ Id tifi
Identificación
ió
LA APLICACIÓN
¾ Adecuada difusión
¾ Efectiva implementación
Buscar
RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS
evidencias
objetivas
Actividades Verificaciones
Tratamiento
T t i t de d los
l Separación,
S ió Registros,
R i t
no conformes Autoridad, Trazabilidad
Programa
g de Calibración
Calibración Hojas de vida
Registro de Comprobaciones
Revisión p
por la
A t
Actas, acciones
i emprendidas
did
Gerencia
LA ENTREVISTA
DATOS DE DATOS DE
ENTRADA PROCESO SALIDA
Preguntar Resultados
Información Efectividad
Escuchar
Eficacia
Reformular
- objetivos
Tomar Notas
Requisitos
Agradecer Riesgos y consecuencias
LA ENTREVISTA
LOS % DE LA COMUNICACIÓN
G t
Gestos, actitudes,
tit d mirada:
i d
75%
Expresión oral :
25%
LA ENTREVISTA
LA ENTREVISTA
¿Cuándo lo envía
¿Comó lo recibe?
•¿Cuáles
¿Cuáles son los métodos que se aplican para monitorear este
proceso?
•Pedir Evidencia del monitoreo
•¿Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del
V proceso??
•Pedir Evidencia de indicadores
•¿Cuál fue la última auditoría que le realizaron?
MALOS HÁBITOS A
EVITAR DURANTE SUS ENTREVISTAS:
Fingir atención
Ocuparse previamente
Sobre reacción
► Eliminar miedos
► Elimine obstáculos
Procedimientos Contratos
Instrucciones Pedidos
de trabajo
Registros
Normas
Certificados
► Manténgase observando la
evidencia física:
z Productos
z E i
Equipo
z Instrumentos
z C di i
Condiciones
z Operaciones
Planee bien.
REPORTES DE
NO
O
CONFORMIDAD
No conformidad:
“No cumplimiento
de un requisito”
ISO 9000:2000
NO CONFORMIDAD MAYOR :
NO CONFORMIDAD MENOR :
Incumplimiento
p p
puntual o
DOCUMENTO OBSOLETO
aislado de algún requisito de la
norma o criterio de auditoría.
Falla no sistemática.
PLANO
1998 PLANO
Nota: Se puede levantar una 2010
no conformidad mayor por la
acumulación de varias no
conformidades
f id d menores d dell
mismo requisito o criterio
(Ver definición de n.m. Mayor)
Claro
Reportar el hallazgo explicando
Conciso y exacto
el requisito que se incumple y
Completo soportado en la evidencia
Que describa el objetiva.
problema
Esto ayuda a la
investigación y sirve al
auditor como una
autoverificación,
t ifi ió para
evitar “inventar los
requisitos”
Ejemplo S ig n e d :
de Formato D a te :
C a u s e & P r o p o s e d C o r r e c t iv e A c t io n :
P r o p o s e d C o m p le t io n D a t e :
D a te : S ig n a t u r e
C o r r e c t iv e A c t io n R e v ie w :
S ig n e d :
D a te :
Formato utilizado
para los ejercicios
Auditor
If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for
your decision and state also what further actions the auditor should take.
AL REDACTAR EL REPORTE DE NO
CONFORMIDAD:
-actividad auditada
-aspectos favorables
-aspectos no conformes
•CONCLUSIONES SOBRE:
- aspectos favorables
- aspectos no conformes
las solicitudes de acción correctiva
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PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 82
Etapas De La Auditoría - Ejecución
Declaración Confidencialidad
Resumen General
Preguntas y respuestas
Seguimiento
CONCLUSION GENERAL
APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
El informe debe:
1. Emitirse dentro del período de tiempo convenido. Si no es posible,
las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe
acordarse una fecha revisada de emisión.
2. Ser fechado y firmado por el líder del equipo auditor, revisado y
aprobado como está definido en los procedimientos
d
documentados.
t d
3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la
auditoría.
SEGUIMIENTO
A dit
Auditor Auditado
Identifique,anote
& comunique Acuerdo
Propone la
Acuerdo tiempo Acción Correctiva
z En el tiempo acordado
Registros
Certificados de entrenamiento
Procedimientos
P di i t modificados
difi d
Fotografías
Videos
Auditoría
Exitosa
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PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 91
CAPÍTULO V
COMPETENCIA Y
EVALUACION DE
AUDITORES
Imparte conocimiento
► Experiencia
p laboral.
► Experiencia en Auditorías.
Perceptividad
Persistencia
Enfoque Disciplinado
Habilidades Técnicas
Habilidades de
Presentación
La h
L habilidad
bilid d para expresar
claramente juicios, ideas y
propuestas, tanto oral como
por escrito.
Habilidades Sociales
► Cortés.
Cortés ► Tenaz.
Tenaz
► Servicial.
S i i l ► Diplomático.
Diplomático
► Constructivo. ► Honesto.
► Informativo. ► Maduro.
► Perceptivo. ► Modesto.
► Juicioso. ► Ético.
► Criticón. ► Inflexible.
► Polémico. ► Perezoso.
► Agresivo. ► Errático.
► Desconsiderado. ► Susceptible.
► Inconsistente. ► No práctico.
► Indeciso. ► Sabelotodo.
► Permita
P it que su interlocutor
i t l t se exprese. Recuerde
R d que la
l cortesía
t í no
está demás y siempre es el mejor camino.