Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
оптимизации
2.1. Работа с электронной таблицей
2.1.1. Основные положения
При вызове Excel на экране появляется окно, показанное на
рис. 2.1.1.
Рис. 2.1.1
3 — строка ввода;
4 — информационная строка;
5 — книга: основное рабочее место электронной таблицы, ко
торая является файлом;
6 — поле заголовка, где указывается имя электронной таблицы;
7 — ярлычок листа;
Книга состоит из листов, число которых обычно равно 16. Ка-
ждому листу можно присвоить имя, которое укладывается на
ярлычке листа. По умолчанию имена листов: Лист1, Лист2 и
т. д. Каждый лист — это электронная таблица, являющаяся
элементом одного файла-книги. Электронная таблица состоит
из строк и столбцов; строки нумеруются 1,2,...,16394; столбцы
обозначаются буквами А, В, ..., АА, АВ, ...; всего столбцов 256.
На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая
ячейка имеет свой адрес А1, В18, AD243 и т. д.
8 — блок прокрутки листов;
9 — угловой элемент, предназначенный для выделения всех
ячеек окна;
10— кнопки управления размером окна;
Элементы, предназначенные для работы с большими таблицами:
11 — полосы прокрутки;
12— стрелки прокрутки;
13— горизонтальный делитель;
14— вертикальный делитель.
В Excel предусмотрен ввод команд различными способами. В
дальнейшем будем отдавать предпочтение вводу команд с по-
мощью мыши. При этом будем применять обозначения, при-
веденные на рис. 2.1.2. Например, запись МН А1.В5 соответст-
вует выполнению следующих работ:
1. Курсор в А1.
2. Нажать и удерживать левую кнопку мыши.
3. Переместить курсор в В5.
4. Отпустить левую кнопку.
Действие Кнопка
левая правая
один щелчок М1 МП
двойной щелчок М2
нажатие и перемещение МН
Рис. 2.1.2
Рис. 2.1.3
Будем вводить команды с помощью кнопок, находящихся на
панели инструментов, и лишь в случае отсутствия такой воз-
можности будем пользоваться командами меню. Работы с
кнопками панелей инструментов рассмотрены в 2.1.2. Здесь
кратко изложим некоторые вопросы, связанные с командами,
входящими в меню, которые бывают двух видов:
о иерархические; п
контекстные.
В иерархические меню входят команды трех типов: □
выполняемые,
□ вызывающие меню следующего уровня (рядом с командой
стоит треугольник);
о вызывающие диалоговое окно (после команды стоит мно-
готочие).
Различные типы команд рассмотрим на примере меню команды
Правка (рис. 2.1.4).
Рис. 2.1.4
В этом меню командами, вызывающими меню следующего
уровня, являются:
Заполнить;
Очистить.
Вызывающими диалоговые окна:
Удалить...
Переместить/скопировать...
Найти... Заменить... Перейти...
Остальные команды — выполняемые, т. е. такие, которые вы-
зывают конкретные действия. Нижним уровнем иерархических
команд являются диалоговые окна. В диалоговых окнах вводят-
ся необходимые параметры и команды. Диалоговые окна име-
ют достаточно разнообразную структуру, но вместе с тем в них
используются одни и те же типовые элементы.
Знакомиться с диалоговыми окнами будем на примере диало-
гового окна Параметры страницы (рис. 2.1.5), для вызова кото-
рого следует ввести команду Файл, Параметры страницы...
Рис. 2.1.5
Рис. 2.1.7
Рис. 2.1.8
Рис. 2.1.9
7. Курсор на кнопку.
8. М1.
На экране: в рамке Описание указывается действие, выпол-
няемое после нажатия кнопки.
9. Для перемещения кнопки на панель необходимо:
> Курсор на перемещаемую кнопку.
> МН.
> Перетащить кнопку на панель, находящуюся на экране.
10. Закрыть.
11. Чтобы убрать кнопку с панели:
> Вызвать на экран категорию.
> Курсор на кнопку.
> МН.
> Перетащить кнопку с панели в нужную категорию.
Кнопки, необходимые для решения задач оптимизации, нахо-
дятся на разных панелях, поэтому для удобства работы целесо-
образно сформировать панель пользователя, включающую все
необходимые кнопки.
Создание такой панели состоит из двух этапов. На первом эта-
пе определяется перечень необходимых кнопок, на втором —
формируется панель пользователя.
Перечень кнопок, наиболее часто используемых при решении
задач оптимизации, приведен на рис. 2.1.10.
№ Кнопка Категория
1 Сохранить Файл
2 Печать Файл
3 Удалить в буфер Правка
4 Копировать в буфер Правка
5 Вставить из буфера Правка
6 Мастер функций Формула
7 Удаление десятичных знаков Форматирование ячеек
8 Светлое затенение Форматирование ячеек
9 Полужирный шрифт Форматирование текста
10 Мастер диаграмм Диаграмма
Рис. 2.1.10.
Рис. 2.1.11
После того как панель создана, с ней можно выполнять все
необходимые действия.
При необходимости созданную панель можно удалить.
Рис. 2.1.13
4. В группе команд Эффекты назначить Нижний индекс.
5. Назначить размер 8 пт.
6. ОК.
7. Ввести нижние индексы.
8. <Enter>.
Верхние индексы вводятся аналогично.
Размер ячейки определяется шириной столбца и высотой стро-
ки. Ширина столбца равна 8,11 ширины символов шрифта.
Высота строки измеряется, как и шрифт, в пунктах и опреде-
ляется размером назначенного шрифта. Например, для шриф-
тов размера 12 пт она составляет 15 пт. Часто возникает необ-
ходимость изменить ширину столбцов, что делается следую-
щим образом.
П. 2
алг. 2.1.13 п. 2 Копировать в буфер П. 3 Удалить в буфер
3
алг. 2.1.14 п. Нажать <Ctrl> <Ctrl> не
нажимать
Рис. 2.1.14
Защита файлов
В Excel предусмотрено два независимых вида защиты файлов:
от доступа к файлу и от внесения изменений в файл.
Работы, связанные с защитой от доступа к файлу, состоят из
трех задач:
а назначение защиты файла от доступа к нему;
□ вызов защищенного файла;
□ снятие защиты от доступа к файлу.
Эти задачи решаются с помощью следующих алгоритмов.
Комментарии
Красивым и эффективным средством работы с электронной
таблицей, существенно повышающим ее наглядность, является
ввод комментариев, которые могут быть двух видов: текстовые
и звуковые.
Алгоритм 2.1.23. Ввод текстового комментария
1. Курсор в ячейку, в которую следует ввести комментарий.
2. Вставка, Примечание...
На экране: диалоговое окно Примечания к ячейкам.
3. В окно Текстовое примечание ввести необходимый текст.
4. ОК.
На экране: в правом верхнем углу ячейки маленький квадра-
тик — признак наличия комментария.
Рис. 2.2.1
Рис. 2.2.3
Алгоритм 2.2.1. Построение встроенной диаграммы
1. Выделить СЗ F5, т. е. те ячейки, значения которых должны
быть представлены на диаграмме
2. Курсор на кнопку Мастер диаграмм.
3. М1
На экране: перекрестие с символом диаграммы.
4. Курсор в угол области, выделяемой для размещения диа
граммы.
МН протащить для создания области, в которой будет по-
строена диаграмма На экране: диалоговое окно Мастер
диаграмм — шаг 1
5. Далее.
На экране диалоговое окмо Мастер диаграмм — шаг 2
В этом диалоговом окне, приведенном на рис. 2 2 4, показа-
ны типы диаграмм, которые могут быть созданы
Рис. 2.2.4
Величины, по которым строятся диаграммы, бывают двух ви-
дов непрерывные и дискретные Для наглядного представле-
ния каждого вида величин целесообразно применять опреде-
ленные типы диаграмм. Соответствующие рекомендации при-
ведены на рис. 2.2.5.
Рис. 2.2.6
8. Выбираем формат 2.
9. Далее.
На экране: диалоговое окно Мастер диаграмм — шаг 4. На
этом шаге назначается вариант представления рядов данных
Результаты назначений различных вариантов показаны на
рис. 2.2 3. Кроме того, назначается число строк и столбцов,
данные в которых являются метками по осям. Вид диаграм-
мы при принятых назначениях отображается на экране в
диалоговом окне.
10. Далее.
На экране: диалоговое окно Мастер диаграмм — шаг 5. На
этом шаге можно ввести легенду, а также названия диаграм-
мы и осей. Вводимый текст виден на экране.
11. Готово.
На экране: встроенная диаграмма с маркерами, показанная
на рис. 2.2.3.
Ознакомившись с алгоритмом создания встроенной диаграммы
на иллюстративном примере, перейдем к построению диа-
граммы по результатам решения задачи оптимизации.
В результате решения задачи оптимизации, которая рассматри-
вается в, главе 3, получены данные, приведенные на рис 2.2.7.
Встроенная диа-
грамма, созданная
по этим данным,
приведена на рис.
2.2.8.
Рис.
2.2.7
Рис. 2.2.8
Полученные встроенные диаграммы, как мы уже отмечали,
бывают двух видов:
а без маркеров;
□ с маркерами.
Диаграммы без маркеров являются неизменяемой частью элек-
тронной таблицы.
В результате построения диаграмм на экран выводятся диа-
граммы с маркерами, с которыми можно производить следую-
щие действия:
а изменение размеров диаграммы; о
перемещение диаграммы по экрану; а
копирование диаграммы;
□ корректировку исходных табличных данных, по которым
строилась диаграмма.
Рассмотрим, как выполняются эти действия.
Рис. 2.2.9
Рис. 2.2.11
Аналогично выполняются работы по корректировке размеров
столбцов гистограммы.
Приведенный алгоритм достаточно удобен при анализе и кор-
ректировке исходных табличных данных, по которым строятся
диаграммы.
2.2.4. Построение диаграмм с рисунками
Весьма наглядным является представление результатов опти-
мального решения в виде диаграмм с рисунками, которые мо-
гут быть как готовые, так и создаваемые пользователем.
Начнем с готовых рисунков.
Рис. 2.2.13
7. Выделить диаграмму.
8. Курсор на любой столбец с рисунком.
9. М2.
На экране: диалоговое окно Форматирование ряда данных
(рис. 2.2 14).
10. Установить переключатель Масштабированный ряд
рисунков,
Единиц измерения 2.
11.ОК.
На экране: рис. 2.2.15 с масштабированными рисунками.
Перейдем теперь к построению диаграмм с рисунками пользо-
вателя. Пользователь может создать рисунок в любом графиче-
ском приложении Windows.
Наиболее простым является создание рисунков в Excel с по-
мощью панели инструментов Рисование
Рис. 2.2.14
Рис. 2.2.15
Рис. 2.2.16
Рис. 2.3.1
Рис. 2.3.3
2.3.2. Поиск
Под поиском, который часто называют фильтрацией, будем
понимать нахождение в БД таких записей, которые удовлетво-
ряют требованиям, вводимым для полей. Эти требования назы-
ваются критерием поиска (фильтрации).
В Excel предусмотрено 2 вида поиска:
□ автофильтром;
□ расширенным фильтром
Алгоритм 2.3.5. Поиск автофильтром
1. Вызвать на экране БД (рис. 2.3.1).
2. Курсор в любую ячейку БД.
3. Данные, Фильтр, Автофильтр.
На экране: в каждом имени поля появилась стрелка.
4. Курсор на стрелку того поля, по которому хотим произвести
поиск (в примере: Стоимость).
5. М1.
На экране: перечень значений всех записей в этом поле.
6. Ввести значение, по которому нужно выполнить поиск.
На экране: все записи, удовлетворяющие введенному значению.
Но это еще не все.
7. Если требуется выполнить поиск по такому значению, кото
рого нет ни в одной записи, то необходимо:
8. Условие...
На экране: диалоговое окно Пользовательский автофильтр.
9. Ввести необходимый критерий поиска.
В качестве примера выберем критерий:
200 < Стоимость < 4 00 (рис. 2.3.7).
Рис.
2.3.7 10. ОК.
На экране: результат поиска (рис. 2.3.8).
Рис. 2.3.8
Рис. 2.3.9
Алгоритм 2.3.7. Поиск расширенным фильтром 1.
Вызвать БД (рис. 2.3.1) в ячейки B3:J8 (рис. 2.3.10).
Рис. 2.3.10
Рис. 2.3.13
2.Курсор в F12.
3.Ввести критерии отбора записей для вычисления назначен
ной функции.
Критерии вводятся по тем же правилам, что и при работе с
расширенным фильтром. В качестве критерия принимаем
работы, выполняемые исполнителем Орловым.
4. Определить координаты ввода критерия (для нашего случая:
F12:F13).
5. Курсор в ячейку, где должен быть результат, — F15.
6. Мастер функций, Работа с базой данных, БДСУММ.
7. Далее.
На экране: диалоговое окно БДСУММ (рис. 2.3.14).
8. Ввести необходимые данные, как показано на рис. 2.3.14.
При этом в окно Поле вводится имя поля, для значений, в
которых выполняется назначаемое действие, в данном слу
чае, суммирование. В нашем примере таким полем является
D4 — Стоимость.
Рис. 2.3.14
9. Готово.
На экране: в ячейке F15 находится суммарная стоимость ра-
бот 280, выполняемых Орловым, т. е. F15 = 280.
Аналогично выполняются работы со всеми функциями базы
данных, которые являются удобным средством анализа инфор-
мации, содержащейся в БД.