Вы находитесь на странице: 1из 62

Типовые работы при

оптимизации
2.1. Работа с электронной таблицей
2.1.1. Основные положения
При вызове Excel на экране появляется окно, показанное на
рис. 2.1.1.

Рис. 2.1.1

Рассмотрим те основные элементы этого окна, с которыми мы


будем работать при поиске оптимального решения.
1 — главное меню;
2 — панель инструментов;
Глава 2. Типовые работы при оптимизации
_____________________________________________________________
31

3 — строка ввода;
4 — информационная строка;
5 — книга: основное рабочее место электронной таблицы, ко
торая является файлом;
6 — поле заголовка, где указывается имя электронной таблицы;
7 — ярлычок листа;
Книга состоит из листов, число которых обычно равно 16. Ка-
ждому листу можно присвоить имя, которое укладывается на
ярлычке листа. По умолчанию имена листов: Лист1, Лист2 и
т. д. Каждый лист — это электронная таблица, являющаяся
элементом одного файла-книги. Электронная таблица состоит
из строк и столбцов; строки нумеруются 1,2,...,16394; столбцы
обозначаются буквами А, В, ..., АА, АВ, ...; всего столбцов 256.
На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая
ячейка имеет свой адрес А1, В18, AD243 и т. д.
8 — блок прокрутки листов;
9 — угловой элемент, предназначенный для выделения всех
ячеек окна;
10— кнопки управления размером окна;
Элементы, предназначенные для работы с большими таблицами:
11 — полосы прокрутки;
12— стрелки прокрутки;
13— горизонтальный делитель;
14— вертикальный делитель.
В Excel предусмотрен ввод команд различными способами. В
дальнейшем будем отдавать предпочтение вводу команд с по-
мощью мыши. При этом будем применять обозначения, при-
веденные на рис. 2.1.2. Например, запись МН А1.В5 соответст-
вует выполнению следующих работ:
1. Курсор в А1.
2. Нажать и удерживать левую кнопку мыши.
3. Переместить курсор в В5.
4. Отпустить левую кнопку.
Действие Кнопка
левая правая
один щелчок М1 МП
двойной щелчок М2
нажатие и перемещение МН

Рис. 2.1.2

После ознакомления с элементами окна рассмотрим основные


команды, с помощью которых в Excel производится решение
задач оптимизации. Классификация команд приведена на
рис. 2.1.3.

Рис. 2.1.3
Будем вводить команды с помощью кнопок, находящихся на
панели инструментов, и лишь в случае отсутствия такой воз-
можности будем пользоваться командами меню. Работы с
кнопками панелей инструментов рассмотрены в 2.1.2. Здесь
кратко изложим некоторые вопросы, связанные с командами,
входящими в меню, которые бывают двух видов:
о иерархические; п
контекстные.
В иерархические меню входят команды трех типов: □
выполняемые,
□ вызывающие меню следующего уровня (рядом с командой
стоит треугольник);
о вызывающие диалоговое окно (после команды стоит мно-
готочие).
Различные типы команд рассмотрим на примере меню команды
Правка (рис. 2.1.4).

Рис. 2.1.4
В этом меню командами, вызывающими меню следующего
уровня, являются:
Заполнить;
Очистить.
Вызывающими диалоговые окна:
Удалить...
Переместить/скопировать...
Найти... Заменить... Перейти...
Остальные команды — выполняемые, т. е. такие, которые вы-
зывают конкретные действия. Нижним уровнем иерархических
команд являются диалоговые окна. В диалоговых окнах вводят-
ся необходимые параметры и команды. Диалоговые окна име-
ют достаточно разнообразную структуру, но вместе с тем в них
используются одни и те же типовые элементы.
Знакомиться с диалоговыми окнами будем на примере диало-
гового окна Параметры страницы (рис. 2.1.5), для вызова кото-
рого следует ввести команду Файл, Параметры страницы...

Рис. 2.1.5

В верхней части диалогового окна находятся ярлычки Страница,


Поля, Колонтитулы, Лист.
Ярлычок — это название следующего уровня в иерархическом
меню.
На рис. 2.1.5 приведено диалоговое окно ярлычка Лист.
Диалоговые окна в общем случае могут иметь структуру, вклю-
чающую элементы, показанные на рис. 2.1.6.
Рис. 2.1.6

Блок назначения команд


В поля ввода вводится запрашиваемая информация. Это могут
быть имена, данные, текст, адреса ячеек и т. д. В диалоговом
окне Параметры страницы, ярлычок Лист примером такой ин-
формации может служить Выводить на печать диапазон.
В диалоговых окнах несколько однотипных команд объединя-
ются в группу команд. На рис. 2.1.5 это Печать и Последова-
тельность вывода страниц.
В каждой группе команд имеются Поля выбора (флажки и пе-
реключатели), в которых производится выбор команд из числа
имеющихся. При этом все команды делятся на совместимые и
альтернативные.
Совместимыми называются такие команды, при которых ввод
одной из них не исключает ввода других. Левее таких команд
имеется квадратик (флажок), поэтому поля выбора таких ко-
манд иногда называют квадратными. При одном щелчке мыши
в квадратике появляется галочка (флажок установлен), которая
обозначает ввод данной команды, а ее отсутствие (флажок
сброшен) — отмену команды. В рассматриваемом примере
(рис. 2.1.5) это команды, входящие в группу Печать, и они не
исключают друг друга.
Альтернативными командами называют такие команды, для
которых назначение одной исключает назначение остальных.
Левее этих команд находится кружок (переключатель), поэтому
поля выбора таких команд иногда называются круглыми. После
одного щелчка мышью в кружке либо появляется точка, что
означает выбор команды (переключатель выбран), либо точка
убирается, что означает ее отмену. На рис. 2.1.5 в группе По-
следовательность вывода страниц такими командами являются
команды Вниз, затем вправо; Вправо, затем вниз. Очевидно,
что эти команды исключают друг друга. Назначаемый порядок
страниц иллюстрируется схемой.

Блок ввода команд


Выполняемыми командами являются ОК, Отмена, Просмотр,
вызывающими диалоговые окна — Печать..., Свойства... Вместе
с тем возможен ввод команд и другого типа, суть которых за-
ключается в следующем. Чтобы дойти до нужной команды с
помощью разветвленной иерархической структуры команд, на-
до последовательно вызывать на экран несколько меню, вклю-
чая диалоговые окна. При этом во всех меню и диалоговых ок-
нах будет значительное число команд, которые к данной ре-
шаемой задаче не имеют никакого отношения.
Для вызова не всех возможных команд, а только тех, которые
нужны в данной конкретной ситуации, существует несколько
контекстных меню, вызываемых командой МП.
Наибольшее применение имеют контекстные меню при работе:
а с кнопками панелей инструментов; а с
выделенными ячейками; п с
ярлычками листов.
Таковы основные положения, связанные с командами, входя-
щими в меню.
Рассмотрим далее работу с большими таблицами, т. е. с такими
таблицами, размер которых больше размера экрана. Предста-
вить на экран всю таблицу или нужную ее часть можно с по -
мощью следующих действий:
а уменьшить масштаб представления окна;
п произвести прокрутку окна; □
выполнить деление окна.
Первое действие не требует пояснений, два последующих рас-
смотрим подробно.

Алгоритм 2.1.1. Прокрутка окна


с фиксацией заголовков строк и столбцов
1. Курсор на рис. 2.1.7 в ячейку ВЗ, выше и левее которой на
до зафиксировать строки и столбцы при прокрутке.
1. Окно, Закрепить области.
2. Выполнить прокрутку стрелками или с помощью полосы
прокрутки.
На экране: результат прокрутки.

Рис. 2.1.7

Отмена фиксации производится командой Окно, Снять


закрепление областей.
Алгоритм 2.1.2. Деление окон
1. Курсор на горизонтальный делитель
Курсор превращается в двустороннюю стрелку с горизон-
тальными линиями
2. МН.
На экране, разделительная горизонтальная линия.
3. Перемещение курсора вызывает перемещение разделитель
ной линии.
4. Отпустить кнопку мыши.
На экране: 2 горизонтальных окна со своими вертикальными
элементами прокрутки (рис. 2.1.8).

Рис. 2.1.8

Аналогично можно производить деление с помощью верти-


кального делителя.
После деления окна, пользуясь прокруткой, можно вызывать
на экран одновременно различные части таблицы, находящие-
ся на значительном расстоянии друг от друга
Поскольку в каждом новом окне есть свои делители, процесс
деления окон можно продолжить. Но это уже экзотика из се-
рии неиспользуемых возможностей Excel.
Для устранения деления необходимо
1. Установить курсор на делитель.
2. МН.
3. Вернуть делитель в начальное положение.
С помощью приведенных алгоритмов можно работать с табли-
цами любых размеров

2.1.2. Панели инструментов


Панели инструментов — это набор кнопок, обеспечивающих
быстрый ввод команд. Все панели делятся на поставляемые и
создаваемые пользователем.
Чтобы познакомиться с поставляемыми панелями, их прежде
всего надо вызвать на экран. Это делается следующим образом.

Алгоритм 2.1.3. Вызов панелей на экран


1. Курсор на любую кнопку
2. МП (напоминаем, что это один щелчок правой кнопкой мыши)
На экране: контекстное меню, включающее перечень панелей.
3. Подвести курсор к имени панели.
4. М1.
На экране вызываемая панель.
5. Подвести стрелку курсора к кнопке
На экране' ниже кнопки находится ее название, а в инфор-
мационной строке — ее назначение
Ознакомившись с существующими панелями, посмотрим, как
можно изменять их состав и формировать панели пользователя
с помощью категорий кнопок
Алгоритм 2.1.4. Работа с категориями кнопок
1. Курсор на любую кнопку.
2. МП.
На экране: контекстное меню, включающее перечень панелей.
3. Подвести курсор к Настройка...
4. М1.
На экране: диалоговое окно Настройка (ярлычок Панели ин-
струментов)
5. Курсор на название категории.
6. М1.
На экране: кнопки, входящие в вызванную категорию (на
рис. 2.1.9 — в категорию Правка).

Рис. 2.1.9
7. Курсор на кнопку.
8. М1.
На экране: в рамке Описание указывается действие, выпол-
няемое после нажатия кнопки.
9. Для перемещения кнопки на панель необходимо:
> Курсор на перемещаемую кнопку.
> МН.
> Перетащить кнопку на панель, находящуюся на экране.
10. Закрыть.
11. Чтобы убрать кнопку с панели:
> Вызвать на экран категорию.
> Курсор на кнопку.
> МН.
> Перетащить кнопку с панели в нужную категорию.
Кнопки, необходимые для решения задач оптимизации, нахо-
дятся на разных панелях, поэтому для удобства работы целесо-
образно сформировать панель пользователя, включающую все
необходимые кнопки.
Создание такой панели состоит из двух этапов. На первом эта-
пе определяется перечень необходимых кнопок, на втором —
формируется панель пользователя.
Перечень кнопок, наиболее часто используемых при решении
задач оптимизации, приведен на рис. 2.1.10.

№ Кнопка Категория

1 Сохранить Файл
2 Печать Файл
3 Удалить в буфер Правка
4 Копировать в буфер Правка
5 Вставить из буфера Правка
6 Мастер функций Формула
7 Удаление десятичных знаков Форматирование ячеек
8 Светлое затенение Форматирование ячеек
9 Полужирный шрифт Форматирование текста
10 Мастер диаграмм Диаграмма

Рис. 2.1.10.

Создание панели производится по следующему алгоритму.


Алгоритм 2.1.5. Создание панели пользователя
1. Вид, Панели инструментов...
На экране: диалоговое окно Панели инструментов
2. Ввести имя создаваемой панели:
> Курсор в окно Имя панели инструментов.
> Ввести ИМЯ панели: Оптимизация.
3. Создать.
На экране: в левом верхнем углу созданная панель в виде
маленького квадратика; диалоговое окно Настройка панелей
инструментов.
4. В окне Категории выделить категорию (рис. 2.1.10), в кото
рой находятся нужные кнопки, вводимые на новую панель.
5. Переместить необходимые кнопки на создаваемую панель,
как это указано в алг. 2.1.4, п. 9.
6. Повторить п. 4, 5 для всех необходимых категорий.
7. Закрыть.
На экране: созданная панель Оптимизация (рис. 2.1.11).

Рис. 2.1.11
После того как панель создана, с ней можно выполнять все
необходимые действия.
При необходимости созданную панель можно удалить.

Алгоритм 2.1.6. Удаление созданной панели


1. Вид, Панели инструментов...
2. В окне Список панелей инструментов выделить удаляемую
панель; М1.
3. Удалить
На экране: диалоговое окно с вопросом об удалении выде-
ленной панели.
4. ОК.
На экране: панель удалена. В
заключение подчеркнем следующее.
Перемещение кнопок возможно только в том случае, когда на
экране находится диалоговое окно Настройка панелей инстру-
ментов. В остальных же случаях при нажатии на кнопку проис-
ходит выполнение команды, связанной с данной кнопкой.

2.1.3. Ввод и форматирование данных


Большинство работ, выполняемых с таблицей, включая ввод и
форматирование данных, требуют, как правило, предваритель-
ного выделения ячеек. Рассмотрим, как это делается.

Алгоритм 2.1.7. Выделение ячеек


1. Ячейка, в которой находится курсор, является выделенной.
2. Выделение строк:
> Курсор на левый столбец с номерами строк.
> N11.
3. Выделение столбцов:
> Курсор на верхнюю строку с именами столбцов.
> М1.
4. Выделение блока
Это наиболее общий случай выделения. Он может быть
реализован двумя способами.
Первый способ:
> Курсор в угол блока.
> МН.
> Переместить мышь в противоположный угол блока.
> Отпустить кнопку мыши.
Второй способ:
> Курсор в угол блока.
> М1.
> Курсор в противоположный угол блока.
> <Shift>+M1.
По мнению автора последний способ — наиболее удобный.
5. Выделение всей таблицы:
> Курсор в прямоугольник в левом верхнем углу таблицы.
> М1.
6. Выделение нескольких блоков:
> Выделить первый блок.
> <Ctrl>+Kypcop в угол второго блока.
> <Ctrl>+MH в противоположный угол блока,
или > Выделить первый блок.
> <Ctrl>+Kypcop в любой угол второго блока.
> Ml.
> <Shift>+Kypcop в противоположный угол блока.
> М1.
7. Отмена любого выделения:
> Курсор в любое место таблицы.
> М1.
Ввод текста, как правило, производится с помощью основных
алфавитов (кириллицы и латинского). Кроме этого, при реше-
нии задач оптимизации используются символы греческого ал-
фавита. Буквы греческого алфавита вводятся с помощью
шрифта Symbol клавишами с буквами латинского алфавита,
приведенными на рис. 2.1.12.
A В С О E F I Л К
8 H n
1
Путински J
t Aa 6b Cc Dd Ее H h l Kl LI
й
Symbol ka BЈ Xx F G h
M
t Ее Гг Н K* л Ufi
4
« Латински Nn Oo Pp Q Rr Vv
й S Tl U X Y 2z
6 Symbol Oo Пя 00
ь l Ъ Ли

Важной характеристикой шрифта является его размер, который


определяется высотой букв, измеряемой в пунктах (лт):
1 пункт = 1/72 дюйма = 0,35 мм. Наиболее удобные для чтения
шрифты находятся в интервале 9—12 пт.
При решении задач оптимизации достаточно часто использу-
ются переменные с индексами, ввод которых производится
следующим образом.

Алгоритм 2.1.8. Ввод нижних и верхних индексов


1. Ввести символ основного шрифта.
2. Формат, Ячейки...
3. Шрифт.
На экране: диалоговое окно Формат ячеек (ярлычок Шрифт)
(рис. 2.1.13).

Рис. 2.1.13
4. В группе команд Эффекты назначить Нижний индекс.
5. Назначить размер 8 пт.
6. ОК.
7. Ввести нижние индексы.
8. <Enter>.
Верхние индексы вводятся аналогично.
Размер ячейки определяется шириной столбца и высотой стро-
ки. Ширина столбца равна 8,11 ширины символов шрифта.
Высота строки измеряется, как и шрифт, в пунктах и опреде-
ляется размером назначенного шрифта. Например, для шриф-
тов размера 12 пт она составляет 15 пт. Часто возникает необ-
ходимость изменить ширину столбцов, что делается следую-
щим образом.

Алгоритм 2.1.9. Изменение ширины столбца


1. Курсор на правую границу столбца, где курсор приобретает
вид вертикальной черты с двусторонними стрелками.
1. МН.
2. Переместить курсор в направлении изменения ширины
столбца.

Алгоритм 2.1.10. Изменение ширины


нескольких столбцов
1. Выделить изменяемые столбцы.
2. Курсор в строку имен столбцов на правую границу любого
столбца.
3. МН.
4. Переместить курсор до нужной ширины столбцов.
5. Убрать выделение.

Алгоритм 2.1.11. Изменение ширины


столбцов после их заполнения
1. Выделить заполненные столбцы.
2. Курсор в строку имен столбцов на границу между любыми
столбцами.
3. М2
На экране: каждый столбец принял ширину, определяемую
максимальным количеством символов в ячейках этого
столбца.
4. Убрать выделение.
Перейдем теперь к вводу формул. Ввод формул начинается со
знака =. Буквы, вводимые в формулы, могут быть как строч-
ными, так и прописными. Достаточно часто аргументом вво-
димых формул являются адреса ячеек. При правильном вводе
Excel представляет все буквы как прописные, что является на-
глядным контролем правильности ввода.
При вводе формул на экране может отображаться либо резуль -
тат вычисления по формуле, либо сама формула. Для вывода
формул на экран необходимо выполнить следующий алгоритм.

Алгоритм 2.1.12. Представление формул на экране


1. Сервис, Параметры...
На экране: диалоговое окно Параметры (ярлычок Вид).
2. В поле Параметры окна выбрать Формулы.
3. ОК.

2.1.4. Основные задачи копирования и


переноса
Применение копирования существенно ускоряет ввод условий
задачи при поиске оптимальных решений. В Excel имеется
достаточно много различных процедур копирования. Рассмот-
рим те из них, которые наиболее часто применяются при ре-
шении задач оптимизации.

Алгоритм 2.1.13. Копирование с помощью


панели инструментов
1. Выделить копируемый объект.
2. Курсор на кнопку Копировать в буфер.
3. М1.
На экране: выделенный объект в двойной подвижной рамке.
4. Курсор в левый верхний угол нового положения копируе
мого объекта.
5. М1.
6. Курсор на кнопку Вставить из буфера.
7. М1.
На экране: скопированный объект.
8. Убрать выделение.
9. Убрать пунктир в источнике копирования: <Esc>.

Алгоритм 2.1.14. Копирование с помощью мыши


1. Выделить объект копирования.
2. Курсор подвести к границе объекта.
На экране: стрелка курсора.
3. Нажать <Ctrl> и удерживать.
На экране: к стрелке курсора добавляется знак плюс в ок-
ружности.
4. МН.
5. Удерживая <Ctrl>, переместить объект копирования в нуж
ное место.
6. Отпустить кнопку мыши.
На экране: скопированный объект в новом месте.
7. Отпустить <Ctrl>.
8. Убрать выделение.

Алгоритм 2.1.15. Копирование протаскиванием


Этот алгоритм применяется для копирования одной ячейки,
содержащей текст и число (например, N5). В результате про-
таскивания вправо или вниз в каждой новой ячейке число уве-
личивается на 1 (N6, N7, ...), а при протаскивании влево или
вверх число уменьшается на 1 (N4, N3, ...).
1. Выделить ячейку копирования.
2. Курсор в правый нижний угол выделенной ячейки.
На экране: курсор приобретает вид черного перекрестия.
3. МН.
4. Переместить курсор в ячейку копирования.
5. Отпустить кнопку мыши.
На экране: скопированные ячейки с измененными числами.

Алгоритм 2.1.16. Копирование с сохранением адресов


При решении задач оптимизации достаточно часто использу-
ются функции, аргументами которых являются адреса ячеек.
При копировании ячеек, содержащих адреса, следует иметь в
виду следующее. Пусть в ячейке В1 находится формула:
В1 =А1+5.
Если эту ячейку скопировать в ячейку, скажем, С2, то в С2
увидим:
С2 = В2+5.
Такое изменение адреса при копировании называется автома-
тической настройкой на новый адрес.
В том случае, если адрес ячейки при копировании должен быть
сохранен без изменения, необходимо ввести символ $ в адрес,
находящийся в копируемой ячейке, с учетом следующих правил:
□ при вводе $В1 в результате копирования сохраняется имя
столбца;
□ при вводе В$1 в результате копирования сохраняется но
мер строки;
□ при вводе $В$1 в результате копирования сохраняется и то
и другое.
Рассмотрим далее задачи переноса, которые от копирования
отличаются тем, что переносимый объект в источнике не со-
храняется.

Алгоритм 2.1.17. Задачи переноса


Для выполнения переноса следует применять приведенные
выше алгоритмы копирования с отличиями, показанными на
рис. 2.1.14.
Алгоритм Копирование Перенос

П. 2
алг. 2.1.13 п. 2 Копировать в буфер П. 3 Удалить в буфер
3
алг. 2.1.14 п. Нажать <Ctrl> <Ctrl> не
нажимать
Рис. 2.1.14

2.1.5. Некоторые дополнительные


процедуры
К числу дополнительных процедур, которые могут быть полез-
ны при решении задач оптимизации, относятся:
а применение защиты файлов;
а ввод комментариев.

Защита файлов
В Excel предусмотрено два независимых вида защиты файлов:
от доступа к файлу и от внесения изменений в файл.
Работы, связанные с защитой от доступа к файлу, состоят из
трех задач:
а назначение защиты файла от доступа к нему;
□ вызов защищенного файла;
□ снятие защиты от доступа к файлу.
Эти задачи решаются с помощью следующих алгоритмов.

Алгоритм 2.1.18. Назначение защиты


файла от доступа к нему
1.Вызвать на экран файл.
2. Файл, Сохранить как...
На экране: диалоговое окно Сохранение документа.
3.Ввести присваиваемое файлу имя (не пароль!) (при этом не
вводить команду Сохранить).
4. Параметры...
На экране: диалоговое окно Параметры сохранения.
5. В окне Пароль для открытия файла ввести пароль — сочетание
латинских букв, цифр и специальных символов (!, ? и т. д.) дли-
ной не более 15 символов. Следует иметь в виду, что строч-
ные и прописные буквы — это разные символы! На экране:
при вводе пароля в окне появляются звездочки по числу
введенных символов.
6. ОК.
На экране: диалоговое окно Подтверждение пароля.
7. Ввести пароль еще раз.
8. ОК.
На экране: диалоговое окно Сохранение документа.
9. Сохранить.
10. Убрать файл с экрана.

Алгоритм 2.1.19. Вызов защищенного файла


1. Файл, Открыть...
На экране: диалоговое окно Открытие документа.
2. Вызвать папку, в которой находится файл.
3. Ввести имя файла.
4. Открыть.
На экране: диалоговое окно Пароль.
5. Ввести пароль.
6. ОК.
На экране: защищенный файл.

Алгоритм 2.1.20. Снятие защиты от доступа к файлу


1. Вызвать защищенный файл на экран (алг. 2.1.19).
2. Файл, Сохранить как...
На экране: диалоговое окно Сохранение документа.
3. Параметры...
На экране: диалоговое окно Параметры сохранения.
4. <Delete>.
5. ОК.
На экране: диалоговое окно Сохранение документа.
6. Сохранить.
На экране: вопрос Заменить существующее имя файла?
7. Да.
На экране: файл, освобожденный от защиты. Перейдем
теперь к защите файла от внесения изменений.

Алгоритм 2.1.21. Защита от внесения изменений


1. Создать файл.
2. Сервис, Защита.
На экране: боковое подменю.
3. Выбрать нужную команду, например, Защитить лист...
На экране: диалоговое окно Защитить лист.
4. Ввести пароль.
5. Установить флажок Содержимое.
6. ОК.
7. Ввести пароль еще раз.
8. ОК.
На экране: лист, защищенный от внесения изменений.

Алгоритм 2.1.22. Снятие защиты от внесения


изменений
1. Вызвать файл.
2. Сервис, Защита.
На экране: боковое подменю.
3. Снять защиту листа...
4. Ввести пароль.
5. ОК.
На экране: лист, открытый для ввода изменений.

Комментарии
Красивым и эффективным средством работы с электронной
таблицей, существенно повышающим ее наглядность, является
ввод комментариев, которые могут быть двух видов: текстовые
и звуковые.
Алгоритм 2.1.23. Ввод текстового комментария
1. Курсор в ячейку, в которую следует ввести комментарий.
2. Вставка, Примечание...
На экране: диалоговое окно Примечания к ячейкам.
3. В окно Текстовое примечание ввести необходимый текст.
4. ОК.
На экране: в правом верхнем углу ячейки маленький квадра-
тик — признак наличия комментария.

Алгоритм 2.1.24. Чтение комментария


1. Курсор в ячейку, имеющую признак наличия комментария.
На экране: текст введенного комментария.
1. Вставка, Примечание...
На экране: диалоговое окно Примечания к ячейкам.
В окне Текстовое примечание показан текст комментария в
данной ячейке, который можно редактировать.

Алгоритм 2.1.25. Удаление комментария


1. Курсор в ячейку, имеющую признак наличия комментария.
2. Вставка, Примечание...
На экране: диалоговое окно Примечания к ячейкам. В окне
Текстовое примечание показан текст комментария в данной
ячейке.
3. Удалить.
На экране: диалоговое окно Microsoft Excel с текстом Приме-
чание будет удалено.
4. ОК.
5. ОК.
На экране: удален признак наличия комментария в ячейке.
Рассмотрим теперь применение звукового комментария.
Алгоритм 2.1.26. Ввод звукового комментария
1. Курсор в ячейку, в которую следует ввести звуковой ком
ментарий.
2. Вставка, Примечание...
На экране: диалоговое окно Примечания к ячейкам.
3. Запись...
На экране: диалоговое окно Звуковое примечание.
4. Курсор на кнопку Запись.
5. М1.
6. В микрофон произнести слова, предназначенные для записи.
7. Курсор на кнопку Стоп.
8. ОК.
9. ОК.
На экране: в правом верхнем углу ячейки маленький квадра-
тик — признак наличия звукового комментария.

Алгоритм 2.1.27. Работа со звуковым комментарием


1. Курсор в ячейку, имеющую признак звукового комментария.
Будет воспроизведен звуковой комментарий. Кроме того,
возможно выполнение следующих команд.
2. Вставка, Примечание...
На экране: диалоговое окно Примечания к ячейкам.
3. Ввести нужную команду Воспроизведение или Стереть.
4. ОК.
Надеемся, что применение комментариев поможет пользовате-
лю сделать работу с таблицей, включая оформление результа-
тов полученного оптимального решения, достаточно наглядной
и эффектной.
2.2. Построение диаграмм
2.2.1. Основные положения
Полученное оптимальное решение целесообразно представлять
в наглядном виде, для чего могут быть применены графические
объекты, классификация которых приведена на рис. 2.2.1.

Рис. 2.2.1

В этой классификации используются следующие понятия:


Встроенные объекты являются частью электронной таблицы и
не могут быть изменены.
В выделенных объектах можно производить самые разнообраз-
ные изменения их вида и размеров, которые называются фор-
матированием.
Переход от встроенных объектов к выделенным и обратно
производится так, как показано на рис. 2.2.2.
2.2.2. Создание встроенных диаграмм
Для создания встроенной диаграммы будем пользоваться дан-
ными таблицы, приведенной на рис. 2 2 3

Рис. 2.2.3
Алгоритм 2.2.1. Построение встроенной диаграммы
1. Выделить СЗ F5, т. е. те ячейки, значения которых должны
быть представлены на диаграмме
2. Курсор на кнопку Мастер диаграмм.
3. М1
На экране: перекрестие с символом диаграммы.
4. Курсор в угол области, выделяемой для размещения диа
граммы.
МН протащить для создания области, в которой будет по-
строена диаграмма На экране: диалоговое окно Мастер
диаграмм — шаг 1
5. Далее.
На экране диалоговое окмо Мастер диаграмм — шаг 2
В этом диалоговом окне, приведенном на рис. 2 2 4, показа-
ны типы диаграмм, которые могут быть созданы

Рис. 2.2.4
Величины, по которым строятся диаграммы, бывают двух ви-
дов непрерывные и дискретные Для наглядного представле-
ния каждого вида величин целесообразно применять опреде-
ленные типы диаграмм. Соответствующие рекомендации при-
ведены на рис. 2.2.5.

Величины Двухмерные Трехмерные


диаграммы диаграммы
Дискретные Гистограммы Гистограммы
Непрерывные Графики Поверхности
Смешанные Смешанные Графики
Одна величина Круговые Круговые

6. Курсор на выбранный тип диаграмм; в нашем случае — гис


тограммы.
7. Далее.
На экране: диалоговое окно Мастер диаграмм — шаг 3. На
этом шаге (рис. 2.2.6) назначается формат выбранного типа
диаграмм.

Рис. 2.2.6
8. Выбираем формат 2.
9. Далее.
На экране: диалоговое окно Мастер диаграмм — шаг 4. На
этом шаге назначается вариант представления рядов данных
Результаты назначений различных вариантов показаны на
рис. 2.2 3. Кроме того, назначается число строк и столбцов,
данные в которых являются метками по осям. Вид диаграм-
мы при принятых назначениях отображается на экране в
диалоговом окне.
10. Далее.
На экране: диалоговое окно Мастер диаграмм — шаг 5. На
этом шаге можно ввести легенду, а также названия диаграм-
мы и осей. Вводимый текст виден на экране.
11. Готово.
На экране: встроенная диаграмма с маркерами, показанная
на рис. 2.2.3.
Ознакомившись с алгоритмом создания встроенной диаграммы
на иллюстративном примере, перейдем к построению диа-
граммы по результатам решения задачи оптимизации.
В результате решения задачи оптимизации, которая рассматри-
вается в, главе 3, получены данные, приведенные на рис 2.2.7.
Встроенная диа-
грамма, созданная
по этим данным,
приведена на рис.
2.2.8.
Рис.
2.2.7
Рис. 2.2.8
Полученные встроенные диаграммы, как мы уже отмечали,
бывают двух видов:
а без маркеров;
□ с маркерами.
Диаграммы без маркеров являются неизменяемой частью элек-
тронной таблицы.
В результате построения диаграмм на экран выводятся диа-
граммы с маркерами, с которыми можно производить следую-
щие действия:
а изменение размеров диаграммы; о
перемещение диаграммы по экрану; а
копирование диаграммы;
□ корректировку исходных табличных данных, по которым
строилась диаграмма.
Рассмотрим, как выполняются эти действия.

Алгоритм 2.2.2. Действия со встроенной


диаграммой с маркерами
1. Изменение размеров диаграммы:
> Курсор на маркер.
На экране: стрелки, показывающие направление измене-
ния размеров диаграммы.
> МН.
> Перемещением курсора изменить размеры диаграммы.
2. Перемещение диаграммы:
Первый способ — перемещение с помощью мыши:
> Курсор в поле диаграммы.
> МН.
> Переместить поле диаграммы на новое место.
Второй способ — перемещение с помощью кнопок:
> Курсор в поле диаграммы.
> М1.
> Курсор на кнопку Удалить в буфер, М1.
> Курсор в левый верхний угол нового места расположения
диаграммы, М1.
> Курсор на кнопку Вставить из буфера.
> М1.
3. Копирование диаграммы:
Первый способ — копирование с помощью мыши:
> Курсор в поле диаграммы.
> <Ctrl>+MH.
> Переместить поле на место размещения копии.
Второй способ — копирование с помощью кнопок:
> Курсор в поле диаграммы.
> М1.
> Курсор на кнопку Копировать в буфер, М1.
> Курсор в левый верхний угол места расположения
копии, N11.
> Курсор на кнопку Вставить из буфера.
> М1.
4. Корректировка исходных данных:
> Курсор в корректируемую ячейку таблицы исходных данных.
> Ввести новые данные.
> <Enter>.
На экране: изменение значения в таблице вызывает из-
менение размеров на построенной диаграмме.

2.2.3. Работа с выделенными диаграммами


В результате выполнения алг. 2 2.1 на экране появляется встро-
енная диаграмма. Переход от встроенной диаграммы к выде-
ленной и обратно показан на рис. 2.2.2.
При вызове на экран выделенной диаграммы изменяется со-
держание главных меню Вставка и Формат, в которых появля-
ются команды, необходимые для работы с выделенными диа-
граммами.
С выделенными диаграммами можно выполнять следующие
действия:
а перемещать; о
изменять их размер;
а изменять форму представления всех элементов диаграммы.
Рассмотрим, как это делается.

Алгоритм 2.2.3. Работа с выделенной диаграммой


1. Перемещение диаграммы:
> Курсор на рамку диаграммы.
> МН.
> Переместить диаграмму в нужное место экрана.
2. Изменение размеров диаграммы:
> Курсор на маркер диаграммы.
На экране: стрелка, которая показывает направление из-
менения размера диаграммы.
> МН.
> Изменить размеры диаграммы.
Наибольший интерес представляет изменение вида диаграммы,
т. е. форматирование. При форматировании диаграммы могут
быть изменены все ее элементы:
а оси координат;
а ряды данных (столбцы, графики); а
область построения диаграммы; а поле
всей диаграммы.
Начнем с форматирования гистограммы, показанной на рис. 2.2.8.
При этом целью форматирования будет:
□ удаление рамки и фона в области построения диаграммы;
□ ввод меток, показывающих значения величин, представ
ленных на гистограмме.
Эти работы будем выполнять по следующему алгоритму.
Алгоритм 2.2.4. Форматирование гистограммы
1. От встроенной гистограммы (рис. 2.2.8) перейти к выделен
ной, как это показано на рис. 2.2.2.
> Удалим рамку и фон.
> Курсор на область построения диаграммы.
> М2.
2. М2
На экране: Форматирование области построения.
3. Ввести:
> Рамка: невидимая.
> Заливка: цвет Белый.
4. ОК.
5.Курсор вне выделенной области.
6. М1.
На экране: рамка и фон, которые были в области создания
встроенной диаграммы, удалены.
Перейдем теперь к вводу меток.
7. Курсор на любой столбец.
8. М1.
На экране: на столбцах появились маркеры.
9. Вставка, Метки значений...
10.Значения элементов ряда.
11.ОК.
12.Курсор на кнопку Полужирный.
13.1И1.
14.Курсор в поле диаграммы.
15.Убрать выделение меток: N11.
16.Курсор вне диаграммы.
17. М1.
На экране: отформатированная диаграмма (рис. 2.2.9).
После рассмотрения этого конкретного примера форматирова-
ния построенной гистограммы перейдем к общему алгоритму
форматирования элементов диаграммы.

Рис. 2.2.9

Алгоритм 2.2.5. Общий алгоритм форматирования


элементов диаграммы
1. Курсор на форматируемый элемент.
2. М1.
На экране: форматируемый элемент выделен маркерами.
3. Курсор на элемент с маркерами.
4. М2.
На экране: диалоговое окно Форматирование выделенного
элемента.
При этом диалоговое окно для каждого вида элементов
свое: при форматировании ряда данных диалоговое окно
имеет 6 ярлычков; при форматировании оси — 5 ярлычков
и т. д. В каждом ярлычке предусмотрен ввод различных ко-
манд для форматирования выделенного элемента. Очевидно,
что такие диалоговые окна дают широкие возможности
форматирования диаграмм.
5. В диалоговом окне вызвать нужный ярлычок.
6. В ярлычке ввести нужные команды.
7. Перейти к следующему ярлычку, в котором также ввести
требуемые команды и т. д.
8. ОК.
На экране: диаграмма с выполненным форматированием.
Пользуясь приведенным алгоритмом, можно выполнять самое
различное форматирование диаграмм.
В заключение этого раздела рассмотрим еще один алгоритм
форматирования, который применим для корректировки ис-
ходных данных при построении диаграмм.
Поясним сказанное на примере построения графика по исход-
ным данным, приведенным на рис. 2.2.10.

Алгоритм 2.2.6. Изменение значений


элемента ряда данных
1. По данным, представленным на рис. 2.2.10 в ячейках B2:G3,
построить по алг. 2.2 1 смешанную диаграмму, вид которой
после форматирования приведен на том же рисунке в блоке
B5:G16.
2. Скопировать B2:G3 в I2.N3 (рис. 2.2.11).
3. Для блока I2:N3 построить аналогичный график в ячейках
I5-.N16.
4. Далее необходимо выделить график, построенный в п. 3.
Для этого:
1. Курсор на линию графика.
1. М2
На экране: во всех точках графика — маркеры.
7. Курсор на маркер для точки t = 4.
8. М1.
На экране: курсор на маркере приобрел вид двусторонней
стрелки.
9. МН и перемещать маркер.
На экране: при перемещении маркера изменяется положение
графика, при этом вверху электронной таблицы в строке вво-
да отображаются измененные значения х.
10. При достижении нужного вида графика отпустить кнопку
мыши.
На экране: откорректированный график; в таблице в ячейке
МЗ новое значение величины х (рис. 2.2.11), измененное в
соответствии с откорректированным графиком.

Рис. 2.2.11
Аналогично выполняются работы по корректировке размеров
столбцов гистограммы.
Приведенный алгоритм достаточно удобен при анализе и кор-
ректировке исходных табличных данных, по которым строятся
диаграммы.
2.2.4. Построение диаграмм с рисунками
Весьма наглядным является представление результатов опти-
мального решения в виде диаграмм с рисунками, которые мо-
гут быть как готовые, так и создаваемые пользователем.
Начнем с готовых рисунков.

Алгоритм 2.2.7. Просмотр и вызов готовых


рисунков
1. Вызвать Excel.
2. Курсор в то место электронной таблицы, где должен быть
расположен вызываемый рисунок.
3. Вставка, Рисунок...
На экране: диалоговое окно Вставка рисунка.
4. В окно Папка ввести: C:\MSOffice\Clipart.
На экране: в окне Имя — имена файлов рисунков; представ-
ление рисунков в диалоговом окне.
5. Выбрать нужный рисунок. Для примера — курсор на Hardware.
6. ОК.
На экране: в месте курсора выбранный встроенный рисунок
с маркерами (рис. 2.2.12).
Со встроенным рисунком с мар-
керами можно делать те же про-
цедуры, что и со встроенной
диаграммой с маркерами:
□ копировать;
□ перемещать;
о изменять размеры; а
Рис.
2.2.12 убирать маркеры.
Алгоритм 2.2.8. Построение
диаграммы с готовыми рисунками
1. Скопировать отформатированную диаграмму (рис. 2.2.9) на
новый лист.
2. На этот же лист скопировать вставляемый по алг. 2.2.7 рисунок
(рис. 2 2.12). (Вызов рисунка на тот же лист удобен, но необя
зателен )
3. Выбранный рисунок копируем с помощью кнопки Копировать
в буфер
4. Выделить диаграмму.
5. На выделенной диаграмме выделить столбцы.
6. Кнопка Вставить из буфера.
Наэкране- диаграмма с рисунками (рис. 2.2.13).

Рис. 2.2.13
7. Выделить диаграмму.
8. Курсор на любой столбец с рисунком.
9. М2.
На экране: диалоговое окно Форматирование ряда данных
(рис. 2.2 14).
10. Установить переключатель Масштабированный ряд
рисунков,
Единиц измерения 2.
11.ОК.
На экране: рис. 2.2.15 с масштабированными рисунками.
Перейдем теперь к построению диаграмм с рисунками пользо-
вателя. Пользователь может создать рисунок в любом графиче-
ском приложении Windows.
Наиболее простым является создание рисунков в Excel с по-
мощью панели инструментов Рисование
Рис. 2.2.14

Рис. 2.2.15

Алгоритм 2.2.9. Построение


диаграммы с рисунками пользователя
1. Вызвать Excel
2. Панель Рисование.
3. Построить рисунок строим эллипс
1. Курсор на рисунок.
1. М2.
На экране: диалоговое окно Форматирование объекта.
6. Назначить желаемый цвет.
7. ОК.
На экране: построенный рисунок, выделенный маркерами.
8. Перейти к алг. 2.2.8 и выполнить пункты от п. 4 и до конца
алгоритма.
На экране: рис. 2.2.16.

Рис. 2.2.16

Приведенные алгоритмы дают возможность достаточно на-


глядно представить табличные данные, что было убедительно
показано на диаграммах, построенных по результатам опти-
мального решения.

2.3. Работа с базами


данных 2.3.1. Основные
положения
С электронными таблицами Excel можно выполнять целый ряд
действий, характерных для работ с базами данных (БД). При
выполнении этих действий столбцы таблицы будем называть,
как это принято в БД, полями, а строки — записями.
Основные работы, выполняемые с БД, следующие: □
сортировка;
□ поиск записей по принятому критерию;
□ действия с записями, удовлетворяющими принятому кри
терию.
Начнем с сортировки, под которой понимают упорядочение
записей по возрастанию или по убыванию принятого признака в
назначенном столбце. Процесс выполнения сортировки пока-
жем на примере упорядочения результатов оптимального рас-
пределения ресурсов во времени, которые получены в главе 8 и
приведены там же на рис. 8.4.3 (в данной главе рис. 2.3.1).

Алгоритм 2.3.1. Сортировка элементов столбцов


1. Вызвать на экран БД, приведенную на рис. 2.3.1, для вы-
полнения сортировки.

Рис. 2.3.1

2.Курсор в любую ячейку БД.


3. Данные, Сортировка...
На экране: диалоговое окно Сортировка диапазона
(рис. 2.3.2).
4.Ввести имена полей и направление сортировки, которые
отображаются в диалоговом окне.
5. ОК.
На экране: результат сортировки (рис. 2.3.3).
Рис. 2.3.2

Рис. 2.3.3

Алгоритм 2.3.2. Сортировка элементов строк


1. Вызвать БД для сортировки строк (рис. 2.3.4).
2. Выделить сортируемую часть
БД: ячейки C2:F4.
3. Данные, Сортировка...
Рис.
2.3.4 4. Параметры...
2. Сортировать: столбцы (!) диапазона
3. ОК.
7. Ввести:
> номер строки электронной таблицы Excel (а не порядко
вый номер строки в БД);
> направление сортировки.
8. ОК.
На экране: результат сорти-
ровки (рис. 2.3.5).
Рис. 2.3.5

Алгоритм 2.3.3. Сортировка с помощью кнопок


панели инструментов
С помощью кнопок можно выполнить сортировку по элемен-
там только одного столбца.
1. Курсор в ячейку столбца, по которому производится сорти
ровка.
2. Курсор на кнопку По возрастанию или По убыванию.
3. М1.
На экране: результат сортировки.
Рассмотренный алгоритм сортировки обеспечивает упорядоче-
ние данных как по столбцам, так и по строкам. Другой важ -
ной, если не основной, задачей БД является поиск записей,
удовлетворяющих назначенному критерию. Однако поиск про-
изводится только по полям, т. е. по столбцам электронной таб-
лицы.
Если же необходимо выполнить поиск по записям, т. е. по
строкам электронной таблицы, то предварительно электронную
таблицу надо транспонировать, в результате чего строки табли-
цы станут столбцами, а столбцы — строками. И такая транспо-
нированная таблица будет готова для выполнения требуемого
поиска.

Алгоритм 2.3.4. Транспонирование базы данных


1. Вызвать на экран БД (рис 2.3.6).
2. Выделить всю БД, т. е B4.F9.
3. Правка, Копировать...
Рис. 2.3.6

4. Курсор в левый верхний угол места расположения транспо


нируемой БД, в В13.
5. Правка, Специальная вставка...
6. Транспонировать.
7. ОК.
На экране: в ячейках B13:G17 находится транспонированная
БД, в которой строки исходной БД (B4:F9) стали столбца-
ми, а столбцы — строками. При необходимости в транспо-
нированной БД можно изменить ширину столбцов, после
чего транспонированная БД будет готова к поиску нужной
информации.

2.3.2. Поиск
Под поиском, который часто называют фильтрацией, будем
понимать нахождение в БД таких записей, которые удовлетво-
ряют требованиям, вводимым для полей. Эти требования назы-
ваются критерием поиска (фильтрации).
В Excel предусмотрено 2 вида поиска:
□ автофильтром;
□ расширенным фильтром
Алгоритм 2.3.5. Поиск автофильтром
1. Вызвать на экране БД (рис. 2.3.1).
2. Курсор в любую ячейку БД.
3. Данные, Фильтр, Автофильтр.
На экране: в каждом имени поля появилась стрелка.
4. Курсор на стрелку того поля, по которому хотим произвести
поиск (в примере: Стоимость).
5. М1.
На экране: перечень значений всех записей в этом поле.
6. Ввести значение, по которому нужно выполнить поиск.
На экране: все записи, удовлетворяющие введенному значению.
Но это еще не все.
7. Если требуется выполнить поиск по такому значению, кото
рого нет ни в одной записи, то необходимо:
8. Условие...
На экране: диалоговое окно Пользовательский автофильтр.
9. Ввести необходимый критерий поиска.
В качестве примера выберем критерий:
200 < Стоимость < 4 00 (рис. 2.3.7).

Рис.
2.3.7 10. ОК.
На экране: результат поиска (рис. 2.3.8).

Рис. 2.3.8

Такой поиск можно последовательно выполнять по несколь-


ким полям.

Алгоритм 2.3.6. Восстановление исходной


базы данных
1. Данные, Фильтр, Показать все.
На экране: БД со стрелками.
2. Данные, Фильтр, Автофильтр.
На экране: исходная БД.
Кроме рассмотренного поиска Автофильтром в Excel есть ре-
жим поиска Расширенным фильтром, который позволяет произ-
водить следующие действия:
о одновременный поиск по нескольким полям, □
поиск по вычисляемому критерию.
Ввод условий при формировании критерия поиска производит-
ся по правилам, показанным на рис. 2.3.9.

Рис. 2.3.9
Алгоритм 2.3.7. Поиск расширенным фильтром 1.
Вызвать БД (рис. 2.3.1) в ячейки B3:J8 (рис. 2.3.10).

Рис. 2.3.10

2. Сформировать критерий поиска.


3. Определить координаты ячеек, в которых сформирован кри
терий (в примере: D11:E13).
4. Определить ячейки в БД для представления результатов по
иска; принимаем B16:J22.
5. Курсор в любую ячейку БД.
6. Данные, Фильтр, Расширенный фильтр.
На экране: диалоговое окно Расширенный фильтр
(рис. 2.3.11).
7. Ввести необходимые данные, как показано на рис 2.3.11.
8. ОК.
На экране: результат поиска в ячейках B16:J20 (рис. 2.3.10).
Из результатов поиска видно, что записей, удовлетворяющих
критерию, оказалось меньше, чем было для них выделено ячеек
Рис. 2.3.11

Кроме критериев, рассмотренных выше, можно производить


поиск еще по одному очень мощному типу критериев, который
называется вычисляемым.
Вычисляемый критерий, вводимый как обычный критерий при
работе с расширенным фильтром, может включать формулы, в
которых аргументами являются поля БД.
Вводимые формулы могут быть двух видов:
□ формулы, составленные пользователем;
□ формулы, включающие функции Excel.
Работа с вычисляемыми критериями проиллюстрирована на
рис. 2.3.12:
о в С4:К9 введена исходная база данных;
□ в F12 — имя вычисляемого критерия при вычислении
формулы. (Это имя может быть любым, но не должно по
вторять имени поля в исходной БД.)
□ в F13 — введена формула, являющаяся критерием поиска.
Как видно из формулы (рис. 2.3.12), в нее вводятся зависимо-
сти для первой строки БД, содержащие конкретные значения.
При этом, если вводимые условия для первой строки справед-
ливы, в ячейке ввода F13 появляется ИСТИНА, в противном
случае - ЛОЖЬ.
Рис. 2.3.12

Поиск проводится по описанному выше алг. 2.3.7. Результаты


поиска приведены в ячейках С16:К17. Далее в ячейках произ-
водится поиск по вычисляемому критерию, включающему
функцию Excel. В качестве примера функции Excel принята
функция СЕГОДНЯ( ), которая использует системную дату.
В F21 введено значение критерия, с помощью которого нахо-
дятся работы, оканчивающиеся после сегодняшнего дня. Заме-
тим, что текст в ячейки D21:E21 введен только для иллюстра-
ции и к производимому поиску отношения не имеет.
Совершенно очевидно, что поиск по такому критерию имеет
исключительно важное значение на практике при контроле за
ходом выполнения планируемых работ
Автор надеется, что приведенные примеры показали, что поиск
является мощным средством анализа информации имеющейся
базы данных.
2.3.3. Функции базы данных
Как мы выяснили, при поиске расширенным фильтром нахо-
дятся записи, удовлетворяющие введенному критерию, причем,
как и в исходной БД, в полученных записях ряд полей содер-
жит числа. В Excel есть возможность сразу же в процессе поис-
ка производить действия над этими числами. Для этого ис-
пользуются функции базы данных, которые обеспечивают с за-
писями, удовлетворяющими введенному критерию, следующие
основные действия:
п арифметические, включающие сложение и умножение ве-
личин, находящихся в ячейках отфильтрованных записей;
а статистический анализ величин, находящихся в ячейках
отфильтрованных записей. При этом в ходе такого анализа
определяются как минимальные, так и максимальные зна-
чения, а также средние значения и дисперсии тех величин,
которые находятся в отфильтрованных записях.
Ознакомление со списком функций базы данных производится
следующим образом.

Алгоритм 2.3.8. Вызов списка функций базы данных


1. Курсор на кнопку Мастер Функций.
2. М1.
3. Курсор на Работу с базой данных.
4. М1.
На экране: список функций, входящих в эту категорию.
5. Курсор на интересующую функцию.
6. М1.
На экране: внизу диалогового окна показано назначение вы-
деленной функции.
Рассмотрим действия с некоторыми функциями базы данных.
Алгоритм 2.3.9. Вычисления с помощью функций
базы данных
1. Вызвать на экран исходную БД, определить ее координаты:
С4:К9 (рис. 2.3.13).

Рис. 2.3.13
2.Курсор в F12.
3.Ввести критерии отбора записей для вычисления назначен
ной функции.
Критерии вводятся по тем же правилам, что и при работе с
расширенным фильтром. В качестве критерия принимаем
работы, выполняемые исполнителем Орловым.
4. Определить координаты ввода критерия (для нашего случая:
F12:F13).
5. Курсор в ячейку, где должен быть результат, — F15.
6. Мастер функций, Работа с базой данных, БДСУММ.
7. Далее.
На экране: диалоговое окно БДСУММ (рис. 2.3.14).
8. Ввести необходимые данные, как показано на рис. 2.3.14.
При этом в окно Поле вводится имя поля, для значений, в
которых выполняется назначаемое действие, в данном слу
чае, суммирование. В нашем примере таким полем является
D4 — Стоимость.
Рис. 2.3.14
9. Готово.
На экране: в ячейке F15 находится суммарная стоимость ра-
бот 280, выполняемых Орловым, т. е. F15 = 280.
Аналогично выполняются работы со всеми функциями базы
данных, которые являются удобным средством анализа инфор-
мации, содержащейся в БД.

2.4. Список алгоритмов


1.Алгоритм 2.1.1. Прокрутка окна с фиксацией
заголовков строк и столбцов...................................................37
2.Алгоритм 2.1.2. Деление окон..................................................38
3.Алгоритм 2.1.3. Вызов панелей на экран...............................39
4.Алгоритм 2.1.4. Работа с категориями кнопок.......................40
5.Алгоритм 2.1.5. Создание панели пользователя.....................42
6.Алгоритм 2.1.6. Удаление созданной панели..........................43
7.Алгоритм 2.1.7. Выделение ячеек............................................43
8.Алгоритм 2.1.8. Ввод нижних и верхних индексов................45
9.Алгоритм 2.1.9. Изменение ширины столбца.........................46
10. Алгоритм 2.1.10. Изменение ширины нескольких
столбцов.....................................................................................46
11. Алгоритм 2.1.11. Изменение ширины столбцов
после их заполнения.................................................................46
12. Алгоритм 2.1.12. Представление формул на экране..............47
13. Алгоритм 2.1.13. Копирование с помощью панели
инструментов.............................................................................47
14. Алгоритм 2.1.14. Копирование с помощью мыши.................48
15. Алгоритм 2.1.15. Копирование протаскиванием....................48
16. Алгоритм 2.1.16. Копирование с сохранением адресов...........49
17. Алгоритм 2.1.17. Задачи переноса............................................49
18. Алгоритм 2.1.18. Назначение защиты файла
от доступа к нему......................................................................50
19. Алгоритм 2.1.19. Вызов защищенного файла.........................51
20. Алгоритм 2.1.20. Снятие защиты от доступа к файлу...........51
21. Алгоритм 2.1.21. Защита от внесения изменений..................52
22. Алгоритм 2.1.22. Снятие защиты от внесения изменений.......52
23. Алгоритм 2.1.23. Ввод текстового комментария....................53
24. Алгоритм 2.1.24. Чтение комментария...................................53
25. Алгоритм 2.1.25. Удаление комментария................................53
26. Алгоритм 2.1.26. Ввод звукового комментария......................54
27. Алгоритм 2.1.27. Работа со звуковым комментарием............54
28. Алгоритм 2.2.1. Построение встроенной диаграммы...........57
29. Алгоритм 2.2.2. Действия со встроенной диаграммой
с маркерами..............................................................................60
30. Алгоритм 2.2.3. Работа с выделенной диаграммой...............62
31. Алгоритм 2.2.4. Форматирование гистограммы....................63
32. Алгоритм 2.2.5. Общий алгоритм форматирования
элементов диаграммы..............................................................64
33. Алгоритм 2.2.6. Изменение значений элемента
ряда данных..............................................................................65
34. Алгоритм 2.2.7. Просмотр и вызов готовых рисунков.........67
35. Алгоритм 2.2.8. Построение диаграммы с готовыми
рисунками..................................................................................67
34. Алгоритм 2.2.9. Построение диаграммы с рисунками
пользователя..............................................................................69
35. Алгоритм 2.3.1. Сортировка элементов столбцов.................71
36. Алгоритм 2.3.2. Сортировка элементов строк.......................72
37. Алгоритм 2.3.3. Сортировка с помощью кнопок панели
инструментов.............................................................................73
38. Алгоритм 2.3.4. Транспонирование базы данных.................73
39. Алгоритм 2.3.5. Поиск автофильтром...................................75
40. Алгоритм 2.3.6. Восстановление исходной базы данных.......76
41. Алгоритм 2.3.7. Поиск расширенным фильтром.................77
42. Алгоритм 2.3.8. Вызов списка функций базы данных.........80
43. Алгоритм 2.3.9. Вычисления с помощью функций
базы данных..............................................................................81