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Los documentos existentes, y que se continuan anadiendo en los archivos, las bibliotecas
y las colecciones de nuestra isla y otros países, son piezas claves para construir el
rompecabezas de nuestra historia. Por ello, promover su examen y uso es sinonimo de
apoyo al mantenimiento y conservacion de tan valiosos recursos. Buscar y re-buscar
entre documentos historicos es un ejercicio casi de espía y a su vez una de las pocas
formas por la cual se viaja a nuestro pasado a traves de cartas, mapas, documentos
escritos, fotos, musica, entre otros.
RECUADRO 1.
¿CÓMO CREAR UN ÍNDICE, BASE DE DATOS O INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS REVISADOS?
A continuacion, el metodo para crear un índice, una base de datos o un inventario utilizando programas como
Excel, Access, u otros especializados.
Usualmente recomiendo hacer una tabla en Excel, ya que este programa con frecuencia es bastante accesible. En
Excel las columnas (usualmente indicando las letras del abecedario de izquierda a derecha) puede ser el listado
de cotejo antes mencionado. Segun aplique, pueden incluir: lugar físico/institucion que custodia, direccion digital,
autor o institucion al que pertenecía, fondo, # caja, # expediente, fecha, título/topico, formato (papel, foto, mapa,
etc.), descripcion, palabra clave, título y lugar donde los grabo, otras notas (segun aplique):
Nota importante: las columnas se crean segun la necesidad y los tipos de documentos. Es recomendable tener mas
columnas y, en caso que la informacion para alguna columna no existe, solo la deja en blanco o escribe no aplica o
no disponible.
Una vez terminada la entrada de datos, tanto usted como cualquier otra persona, podra, por palabra clave buscar
en su índice. Esto se puede hacer utilizando el espacio provisto en Excel, bajo search o buscador. El usuario del
índice podra escribir una palabra en este espacio y el programa indicara todas las entradas donde se
encuentra la misma.
Para que su índice, base de datos o inventario le funcione adecuadamente debe crear, ademas, una meta-data;
esto es, un documento escrito donde explique el contenido de su tabla, los datos que se entraron, quien entro los
datos (en este caso usted- su nombre y algun correo electronico o direccion donde conseguirle), fecha de
actualizacion, proposito, informacion contenida y forma en que se eligio entrar datos, ademas de cualquier otra
nota. Un detalle importante, tanto en el índice que cree como en su meta-data, es ser consistente en las
decisiones/reglas que elija para entrar sus datos. Por ejemplo, si va a utilizar: letras mayusculas y minusculas,
orden [Apellido de autor, Ano, Titulo, etc.], si pone o no acentos, entre otras decisiones que se deben tomar con
anticipacion. Con estas reglas tanto usted como otros usuarios de su índice, base de dato o inventario, sabran
como realizar una busqueda efectiva y utilizar la informacion.
Romanos De Tiratel, S. (2000). Guía de fuentes de Para acceder la versión electrónica de esta,
informacion especializadas. GREBYD Centro de y otras guías para investigación del CIEL
Estudios y Desarrollo Profesional en Visite https://ciel-uprm.org/guias-de-investigacion/.
Bibliotecología y Documentacion. 2da Edicion;
Buenos Aires.
Para conocer acerca del Centro
University Library. (2015). Library Guides: Distin- Interdisciplinario de Estudios del Litoral
guish Between Primary and Secondary Sources:
Visite https://ciel-uprm.org/ o escriba un correo
Home. Guides.library.ucsc.edu. Obtenido 20 enero
electronico a ciel@uprm.edu.
2015, de http://guides.library.ucsc.edu/
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