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ÍNDICE

Introdução ................................................. ................. 5


Capítulo 1 - Conheça-se ........................... 9
Todo mundo tem pontos fortes e fracos ............................. 9

Determine o que você realmente quer .................................... 12

Quais são seus hábitos diários? ........................................... 13 Capítulo 2 - Defina

seus objetivos ...................................... 20


Defina e priorize seus objetivos ........................................ 20

Tornar cada dia mais produtivo ...................................... 24

Quando os objetivos mudam .................................................. ..... 26 Capítulo 3 - Qual a

produtividade do seu ambiente? ..... 30


Eliminar distrações .................................................. .. 30

Aprenda a se concentrar .................................................. ..... 34 Capítulo 4 -

Desenvolva Suas Habilidades .............................. 39


Lendo .................................................. ..................... 40.

Escrita .................................................. ..................... 42.

Falando................................................. ..................... 44 Capítulo 5 - As pessoas ao

seu redor são importantes ........... 47


Pessoas que podem adicionar à sua vida e produtividade .............. 49.

Cerque-se de sucesso ....................................... 50 Capítulo 6 - Gerenciamento de

tempo pessoal ....................... 54


Lembre-se - Pessoas Importam ............................................. 58

Reavaliar seus objetivos pessoais ..................................... 59.

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Capítulo 7 - Gerenciamento de pessoas ao seu redor ................... 62
A política do escritório .................................................. ............. 64

Nem todos os funcionários são criados iguais ................................ 64

Esteja ciente da carga de trabalho ............................................... 65

Crie um ambiente positivo ......................................... 65

Crie novos desafios .................................................. . 66.

Compensar seus funcionários ........................................... 66.

Descubra como os funcionários gastam seu tempo ....................... 67

Não tenha medo de delegar ........................................... ... 67

Comunique suas expectativas ...................................... 68 Capítulo 8 - Truques fáceis

para maior gerenciamento de tempo. 71


Usando aplicativos de gerenciamento de tempo ........................................ 75

Conclusão ................................................ .................. 77

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Introdução

Se você está lendo este livro, está sem dúvida tentando se tornar mais produtivo gerenciando

melhor seu tempo. Esse é um ótimo objetivo. Mas você realmente não pode gerenciar o tempo.

Uma hora consistirá sempre em 60 minutos e um dia terá 24 horas. Isso não pode ser mudado.

Então, se você está lamentando: "Eu nunca tenho tempo suficiente!" tenha em mente que você

tem a quantidade exata de tempo que todos os outros.

Você não pode gerenciar o tempo, mas pode gerenciar a si mesmo fazendo melhores

escolhas todos os dias. Com cada escolha que você faz, você pode melhorar sua vida ou

torná-la mais difícil.

O estabelecimento de metas adequadas é uma parte importante do gerenciamento do seu tempo. No

entanto, é fundamental não confundir sua meta final (o resultado final) com as etapas projetadas para

chegar lá.

Por exemplo, digamos que seu chefe o colocou encarregado de encontrar um novo espaço para

escritório. Esse é o objetivo final. Mas os passos que você toma para alcançar esse objetivo farão

uma enorme diferença.

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Você pode pesquisar e preparar uma lista de todo o espaço comercial disponível para

apresentar ao chefe. Isso provavelmente levará alguns dias. E você não está nem perto

do objetivo final, que é encontrar um novo escritório para sua empresa em particular. Você

iniciou o projeto, mas também perdeu tempo.

Se você fosse lidar com a tarefa de olho em um melhor gerenciamento de tempo,

começaria com uma lista de informações necessárias. Qual bairro seria melhor? Qual é

o orçamento mensal de aluguel e serviços públicos? Esta informação pode ser recolhida

em minutos

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(com sorte, do próprio chefe) e ele restringirá seu projeto e economizará dias de

pesquisas desnecessárias.

Manter o objetivo final em mente sempre economiza seu tempo. Tenha as informações

necessárias em mãos antes você começa o trabalho real. Isso eliminará muitos passos ao

longo do caminho.

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Capítulo 1 - Conheça-se

Todo mundo tem pontos fortes e fracos

Ninguém é igualmente bom ou ruim em tudo. Mas se você não sabe quais são suas

fraquezas e pontos fortes, pode estar se enganando. Tornar-se mais consciente de si é o

primeiro passo para ser mais produtivo.

Por exemplo, você pode ser muito analítico, o que significa que você é bom em pensar

sobre um problema até o fim e encontrar soluções. Mas essa mesma força pode

transformá-lo em um perfeccionista. Se você é uma pessoa decisiva, é ótimo em tomar

decisões, mas pode não pensar em um problema completamente antes de agir.

Quando você se conhecer melhor, poderá ampliar seus talentos e minimizar os pontos

fracos. Isso ajudará você a trabalhar com a máxima eficiência sem perder tempo.

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Dizem que temos três seres: como o mundo nos vê, como nos vemos e como realmente

somos. Para trabalhar e aprimorar seus pontos fortes, faça uma lista honesta do que

considera seus pontos fortes e fracos. Mantenha a mente aberta e permaneça honesto.

Todos conhecemos a pergunta favorita da entrevista: "Quais são suas fraquezas?" O

entrevistado radiante, é claro, responde: “Oh, eu sempre pareço aceitar demais. Sinto

que quero fazer tudo. Você consegue identificar a fraqueza? Com efeito, nossa

entrevistada afirma que ela é desorganizada e incapaz de se concentrar em uma coisa.

Ela não consegue administrar seu tempo (ou, talvez, sua vida), adequadamente.

Depois de criar sua lista de pontos fortes e fracos, pergunte-se sobre sua mentalidade

geral. Uma mentalidade é como vemos o mundo. Isso geralmente envolve pessimismo

versus otimismo. Essas atitudes acabam moldando nossos objetivos e determinam o

quanto fazemos.

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Pessoas otimistas estão abertas a aprender e experimentar coisas novas. Esse é um

elemento crítico para melhorar o autogerenciamento. Você precisa acreditar que ser mais

produtivo é possível. O otimismo, a atitude de que as coisas podem ser feitas, ajudará a

aumentar sua produtividade de várias maneiras. Pense nisso como uma arma secreta ou

uma ferramenta poderosa para gerenciar seu tempo. É realmente verdade que, se você

acha que pode, você o fará.

Esse mesmo otimismo pode ajudá-lo a obter o melhor desempenho daqueles que

trabalham para você. Em vez de manter a mentalidade de

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"É assim que sempre fazemos", você pode mudar o pensamento das pessoas para "é assim

que podemos fazer as coisas melhor".

Para ajudá-lo a obter maior autoconsciência, pode ser útil pedir às pessoas em quem

você confia um feedback honesto. Com tantas demandas em nosso precioso tempo,

tornar-se mais autoconsciente é uma ferramenta essencial para gerenciar melhor sua

vida e seu tempo.

Determine o que você realmente quer

É difícil ser produtivo se você não sabe o que deseja alcançar. O que realmente importa

para você? A resposta é crítica se você deseja gerenciar melhor seu tempo. É ver a

imagem ampla da sua vida para tirar o máximo proveito dela.

Por exemplo, se você determinar que a sua família é o mais importante, encontrará

maneiras de aumentar o tempo que passa com elas. Se, por outro lado, tudo o que você

realmente deseja é ser o chefe da sua empresa, saberá onde dedicar seu tempo com

mais eficiência.

O exercício a seguir pode ser muito útil. Pegue um caderno e escreva a pergunta:

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"Se não houvesse obstáculos, o que eu estaria fazendo agora?" Faça essas perguntas

várias vezes durante uma semana. Não pense ou analise. Apenas deixe sua caneta fluir.

Ou os dedos se movem pelo teclado. Isso é feito para fazer o sangue fluir e fornecer

uma ou duas idéias.

Depois de determinar o que é importante, você pode começar a planejar seu tempo de acordo.

Não há mais desperdício do dia em pequenas tarefas, quando as importantes são deixadas

para trás, negligenciadas e esquecidas.

Quais são seus hábitos diários?

Não queremos deixá-lo nervoso, mas você pode estar vivendo com um assassino. Mas não se

preocupe, você pode assumir o controle da situação.

Nada mata a produtividade e perde tempo como maus hábitos. Maus hábitos podem sabotar

sua vida da maneira mais espetacular. Hábitos são as coisas que fazemos todos os dias

rotineiramente, sem pensar. É quando trabalhamos no piloto automático, como escovar os

dentes, dirigir para o trabalho, preparar o jantar. Hábitos são as pequenas coisas que você

faz todos os dias e podem somar a soma da sua vida. Vejamos alguns maus hábitos que

matam o tempo:

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1 Não planejando todos os dias. Se você não agendar seu importante

tarefas, você não tem idéia do que fará em um determinado dia. Seu dia estará

correndo em você, e não o contrário.

Você atravessaria o país sem um mapa? Você pode chegar a algum lugar,

eventualmente. Mas você provavelmente seguirá a longa rota panorâmica. Programe

seu dia na noite anterior. Interrupções inesperadas acontecem, mas um cronograma

ajudará a mantê-lo no caminho certo e a gerenciar seu tempo com mais eficiência.

2) Escusado será dizer que ser desorganizado desperdiça tempo.

Passe uma boa parte de cada hora caçando as coisas que você precisa é muito

importante. Existe uma regra de gerenciamento de tempo que diz lidar com um pedaço de

papel apenas uma vez. Ao verificar o correio, responda imediatamente ou atire. Não deixe

a papelada se acumular em todo o lugar como uma nevasca de papel. Tenha um local ou

pasta específica para os itens a serem tratados em outro momento.

3) A procrastinação rouba o tempo do seu dia como Billy the Kidd

roubou dinheiro de bancos. Brutal e implacavelmente. Entenda que a procrastinação

é uma escolha. É um mau hábito, mas você tem o poder de mudar isso.

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4) Muitos de nós perdemos tempo resistindo às mudanças. Se está se preparando

uma refeição de uma nova maneira ou implementando uma nova política no trabalho, a

mudança nos deixa desconfortáveis. Há um grande conforto no conhecido e no

previsível. Mas nunca alcançaremos toda a nossa capacidade produtiva se não

mantivermos a mente aberta e permanecermos abertos a novas idéias. Os castiçais

eram resistentes à eletricidade. Isso não deu certo, certo?

5) Você tem o hábito de ver o copo meio vazio? Negatividade

não apenas define o tom do dia, mas pode realmente determinar sua vida. Está provado que

vendedores positivos fazem mais vendas. Uma mentalidade positiva ajuda as pessoas a ter

um desempenho muito mais alto. Tanto a negatividade quanto a positividade começam na

mente. Quer você perceba ou não, seus pensamentos estão sob seu controle. Na próxima

vez que você perder tempo preocupando-se com o fato de o chefe odiar seu relatório, pare e

mude seu pensamento. Uma atitude positiva seria: “Eu coloco meu melhor esforço nisso. É

um bom relatório, mesmo que o chefe faça algumas alterações. ” Quanto menos você se

preocupa, menos tempo perde.

6 Quando você carrega o passado para o presente, está carregando uma carga pesada

carga. Todos nós cometemos erros. Se você continuar a insistir neles, estará

desacelerando. Você não pode mudar o passado. Você pode, no entanto, mudar sua

reação. Simplesmente aceite isso

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todo mundo comete erros. Não é necessário perder tempo repassando a mesma

memória.

7) As distrações são óbvias. A tecnologia moderna foi

Para economizar tempo, no entanto, verificar e-mails, mídias sociais e outros sites

favoritos pode resultar em horas perdidas. A melhor maneira de deixar de ser controlado

pela tecnologia e começar a controlar o seu tempo é ter um cronograma. Tenha um

horário definido para retornar as ligações. Verifique o e-mail duas vezes por dia e

simplesmente desative as funções de mídia social.

Claro, existem outras distrações. Conversando com colegas de trabalho, tendo o chefe

redefinindo a prioridade de seu trabalho, etc. A melhor maneira de lidar com isso é

tomar consciência de quem e o que ele está consumindo no seu tempo. Passe alguns

dias respondendo a cada interrupção. Sim, isso consumirá um pouco de tempo, mas o

esforço valerá a pena. Depois de ter uma imagem clara do que ou quem está gastando

seu tempo, você pode estar preparado. Se estiverem montando chats na sala de café,

leve uma garrafa térmica de casa e evite a área. Se o chefe continuar cortando sua lista

de tarefas, adicione tempo "de sobra" extra para acomodar as interrupções dele ou dela

sem ser jogado fora do cronograma.

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Vamos considerar o seu smartphone. Muitos de nós não conseguíamos imaginar a vida sem ela, e

eles podem ser muito úteis. Eles podem freqüentemente economizar tempo. Se mal utilizados, no

entanto, eles podem comer uma porção considerável de nossos dias. Os smartphones podem ser

tão viciantes que algumas pessoas parecem ter sido permanentemente coladas ao espaço virtual.

Sem dúvida, você encontrou a seguinte cena centenas de vezes: uma mãe ocupada

está arrastando uma criança pelo mercado enquanto fala em seu smartphone.

Certamente, ela está indubitavelmente ocupada, mas como está gerenciando seu

tempo. Ela está tentando fazer três coisas ao mesmo tempo: cuidar da criança, fazer

compras para jantar e conversar ao telefone. Você pode admirá-la por "fazer tudo",

mas o que exatamente ela está fazendo? Ela não está prestando a atenção

necessária à criança; ela está comprando enquanto está distraída e provavelmente

esquecerá algo; e ela só pode prestar atenção parcial ao seu telefonema e perderá

partes importantes dele.

Infelizmente, essa mulher ocupada é não administrando bem seu tempo. Se possível,

ela deve deixar a criança com uma babá de confiança. Se isso não for viável, pelo

menos ela poderá evitar a distração do telefonema e prestar atenção no que está

fazendo. É praticamente impossível gerenciar bem o seu tempo com um telefone

celular ao seu ouvido.

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Aprender a dizer não permite que você gerencie seu tempo com mais eficiência. As

pessoas produtivas geralmente estão ansiosas para fazer as coisas, mas você deve saber

onde traçar a linha. Se você concorda com todas as tarefas que alguém exige de você, em

breve você ficará sobrecarregado e com menos tarefas. Não tenha medo de dizer: "Estou

muito ocupado para lidar com isso agora".

Não se deixe atolar com detalhes inconseqüentes. Um advogado de planejamento

imobiliário passa pelo menos 15 minutos antes de cada testamento e confiança

assinando, pensando em fornecer uma caneta azul ou preta. Outros podem passar a

melhor cor para as etiquetas. Pergunte a si mesmo: “Isso realmente importam.

A maioria de nós está tão acostumada com o nosso próprio comportamento, que é fácil permanecer

inconsciente dos maus hábitos que nos impedem de obter o desempenho ideal. É por isso que a

autoconsciência é uma ferramenta de gerenciamento de tempo tão crítica. A conscientização é o

primeiro passo para transformar um mau hábito em um bom e recompensador.

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Capítulo 2 - Defina seus objetivos

Muitas pessoas gostam de estar ocupadas. Um dia repleto de atividades aleatórias dá

um objetivo. Eles ficam atolados com minúcias triviais, perdendo de vista suas

prioridades e gerenciando totalmente sua produtividade. Pare e pense por que você

inicia cada tarefa antes de começar. Tenha um propósito para tudo que você faz. Isso

garante que cada minuto do seu dia seja bem gasto. Estar ocupado não é o mesmo que

ser produtivo.

Defina e priorize seus objetivos

Comece criando uma lista. Anote tudo o que você precisa fazer para ser eficaz e

produtivo no seu trabalho diariamente. Isso inclui algo tão banal quanto arquivar

relatórios.

Uma das coisas que esta lista lhe dirá é quanto tempo você gasta no modo "gerenciamento de

crises", lidando com os problemas de outras pessoas, em vez do modo de gerenciamento de

tempo. Embora gerenciar uma crise possa

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ser necessário às vezes, isso não ajuda a aumentar sua produtividade.

Em um segundo pedaço de papel, crie uma lista de metas de longo prazo. Se seu objetivo é

ser o chefe de seu departamento nos próximos três a quatro anos, quais são as etapas ao

longo do caminho?

Esta lista pode incluir:

1 Aumente os lucros em 15% até o final do ano.

2) Conheça mais pessoas no setor.

3) Conheça e interaja com um gerenciamento de mais alto nível.

4) Desenvolva uma estratégia de produtividade com seu chefe.

Não coloque limitações em seus objetivos. Se você sonha em administrar a empresa

inteira algum dia, escreva-a. Você sempre pode ajustar e é mais fácil subtrair do que

adicionar.

Priorize sua lista para longo prazo (presidente da empresa), a médio prazo (atenda à alta

administração) e a curto prazo (termine um relatório em dois dias).

Agora, determine toda e qualquer ação necessária para alcançar cada objetivo e subir o

próximo passo da escada. Por exemplo, que sub-

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medidas são necessárias para aumentar os lucros? Uma abordagem de publicidade diferente?

Mudança na tabela de preços? Uma equipe maior?

Pense no que você gosta de fazer e priorize seus gostos e desgostos. Volte ao capítulo

1 e revise seus pontos fortes e fracos. Você é um gênio dos números? Então essa deve

ser sua principal prioridade e aproveitar ao máximo seu tempo. Uma publicidade melhor

pode ser uma parte intricada do seu objetivo, mas talvez isso possa ser alocado para

outra pessoa, liberando mais tempo para você.

Depois de ter uma idéia de quanto tempo você precisa gastar em cada etapa, verifique se ele

está alinhado com suas prioridades.

Se o aumento dos lucros for sua principal prioridade, uma das etapas poderá ser a reunião

semanal com cada vendedor para uma sessão de revisão. Mas isso é uma boa alocação do seu

tempo ou você deve instituir relatórios escritos? Qual caminho será mais produtivo? A maioria dos

executivos não tem uma idéia clara de como eles gastam seu tempo, o que significa que muito

disso é provavelmente desperdiçado.

Aqui estão algumas dicas para o estabelecimento de metas eficazes que ajudarão você a se tornar mais

produtivo:

1 Certifique-se de que seus objetivos sejam importantes para você. Isso pode parecer

óbvio, mas precisa ser declarado. Já mencionamos o

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precisa conhecer a si mesmo para gerenciar a si mesmo. Você pode estar em um

emprego e ter o desejo normal de avançar, mas se não houver paixão, nunca será

produtivo plena e com alegria. Se você não é apaixonado por seus objetivos, isso

pode indicar que você está buscando os objetivos errados. Isso é um desperdício

não apenas de tempo, mas de sua vida.

2) Verifique se seus objetivos se encaixam em sua vida. Se você tem muitos

objetivos, você terá dificuldade em gerenciar o tempo para todos eles. A gestão do tempo

e as metas exigem um profundo comprometimento. Se você não pode se comprometer

totalmente com seus objetivos, precisa começar de novo com sua lista. Pergunte a si

mesmo: “Por que estou dedicando tempo a esta atividade? Qual será o resultado final? ”

As chances são de que você não esteja indo para a presidência da sua empresa,

tornando-se seu campeão local de tênis e ganhando o coquetel na feira ao mesmo tempo.

Como dissemos, gerenciamento de tempo significava fazer as escolhas certas para você.

3) Verifique se todos os seus objetivos e as etapas para alcançá-los têm um

prazo firme. Não há problema em reajustar para acomodar mudanças de

circunstâncias, mas um plano firme ajudará a mantê-lo no caminho certo.

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Tornar cada dia mais produtivo

Ter objetivos é uma parte necessária para gerenciar seu tempo. Mas você precisa levá-lo ao

próximo nível e garantir que todos os dias sejam gerenciados da melhor maneira possível.

Não espere até enfrentar uma crise para começar a gerenciar seu tempo. A gestão adequada

do tempo é um estilo de vida e o resultado de seus hábitos diários. O dia mais produtivo é um

dia

sem uma crise.

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Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para aproveitar ao máximo suas vinte e quatro horas.

1 Desenvolva uma rotina produtiva da manhã. Isso significa levantar-se

cedo o suficiente para um café da manhã saudável e bom e algum exercício. Você está se

preparando e seu corpo para um dia produtivo, portanto, dê a si mesmo o combustível

necessário. Também pode ser um bom momento para verificar sua caixa de entrada (em vez

de ao longo do dia) para ver se há urgências à sua espera. Ajuste sua programação (você

revisou sua programação diária na noite anterior, certo?) De acordo.

2) Se você não souber por onde começar, priorize suas tarefas no diretório

mais importante (topo da lista) até o menos importante (parte inferior da lista). Tirar

um trabalho urgente do caminho trará a você uma enorme sensação de realização e

alívio, sem se sobrecarregar com tarefas desnecessárias. Já discutimos como a

multitarefa desperdiça tempo e reduz a produtividade; portanto, conclua uma tarefa

por vez.

3) Programe seus intervalos. Quebras não são perda de tempo. Eles vão dar

você um impulso adicional para fazer mais. Fazer uma pausa de cinco minutos a cada 30 a

45 minutos é perfeitamente razoável. Você ganha tempo ao conseguir se concentrar

melhor.

4) Desenvolver um sistema de recompensa por ter um dia produtivo ou um

semana produtiva. Estudos indicam que 78% das pessoas seriam mais produtivas se

fossem recompensadas. Seja seu próprio recompensador. Planeje guloseimas (jantar

fora, tempo com os amigos, um filme)

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depende de manter sua programação. Algo tão simples como uma sobremesa pegajosa

pode ser um grande motivador. Você precisa jogar limpo e não desfrute do tratamento se

você não produziu de acordo com o plano.

Quando os objetivos mudam

Até os melhores objetivos podem mudar porque, em última análise, podemos mudar com o

tempo. O que parecia um plano perfeito há dois anos pode não ser mais o melhor uso de

nosso tempo no presente.

A jornada de conhecer a si mesmo que discutimos no Capítulo 1 está em andamento. Para

maximizar seu uso do tempo, ele deve ser revisado a cada ano. As mudanças fazem parte

do crescimento individual e devem ser bem-vindas.

Você deve começar sua carreira com um plano; caso contrário, você não irá a lugar algum muito

rapidamente. No entanto, o que acontece quando o plano não combina mais com você? Por

exemplo, muitos jovens licenciados em direito consideram um sonho começar a trabalhar para uma

grande e prestigiada empresa. Depois de alguns anos, a realidade pode bater como uma marreta.

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A maioria deles acaba trabalhando 12 a 16 horas por dia sem nunca ver a luz do sol por

pelo menos cinco anos. Essa é a norma nas grandes empresas que trabalham 24 horas

por dia. Eles estão competindo com talvez 25 outras pessoas na mesma posição por

aquela promoção única.

Trabalho duro é sempre necessário, e gerenciar o seu tempo é a melhor maneira de fazer as

coisas. Mas, independentemente de quão produtivo você seja, talvez o resultado final comece a

parecer um pouco menos atraente. Você trabalha 12 horas por dia sem ver sua família. E você

começa a se perguntar se vale a pena. Você não gerencia mais seu trabalho; você está

simplesmente colocando o tempo.

Este é o ponto em que pode ser necessário reavaliar e reajustar seus objetivos.

Enquanto você ainda deseja sua carreira, talvez esse megaambiente não seja o lugar

para alcançá-la. Considere caminhos diferentes para alcançar seu objetivo. Sair por

conta própria e abrir seu próprio escritório ainda pode envolver muito tempo, mas é hora

de você conseguir se controlar. Você decide o que é importante. Esse caminho também

pode proporcionar mais tempo para a família, pois seu cônjuge passa algum tempo ao

seu lado para ajudá-lo a crescer.

Não tenha medo de olhar periodicamente para onde está indo e, se necessário, fazer um

desvio que, na análise final, pode

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tem mais a oferecer. Você não pode gerenciar bem seu tempo e vida, a menos que realmente

goste do retorno de seus esforços.

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Capítulo 3 - Quão Produtiva é a Sua
Meio Ambiente?

Eliminar distrações

As distrações são os Bonnie e Clyde dos dias modernos. Eles roubam o tempo

necessário. É impossível ser produtivo quando você se deixa envolver por distrações - e,

sim, isso é uma escolha. Embora haja pouco que você possa fazer quando o chefe

aparecer na porta do escritório (já discutimos a programação dessa rotina), passe um dia

fazendo uma lista das coisas que consomem seu tempo. Então, elimine-os.

O chefe da gangue de ladrões é, obviamente, a mídia social. Isso pode surgir antes que

você perceba. Digamos que você arregaçou as mangas e está se preparando para

trabalhar nesse relatório importante. Antes de começar, você irá verificar rapidamente

seus e-mails. É quando você vê uma notificação que seu amigo postou no Facebook.

Não faz mal dar uma olhada rápida, existe? No Facebook, você ri da publicação de seu

amigo e observa alguns links para alguns

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postagens interessantes no YouTube. Bem ... já que você está aqui de qualquer maneira

... Uma hora depois, seu relatório ainda é intocado enquanto você clica no YouTube.

Isso acontece com todo mundo. A mídia social é viciante. As pessoas perdem horas todos os dias

com cliques irracionais. Você está sendo assaltado e nenhuma arma está envolvida! Pense em

como você poderia usar esse tempo extra de maneira produtiva.

Você precisa ser proativo para impedir que isso aconteça. Exclua aplicativos de mídia social do

seu telefone. Se você precisar desses aplicativos para fins comerciais, pelo menos desative-os

quando estiver trabalhando.

É uma resposta natural querer responder a textos e mensagens imediatamente.

Respostas rápidas chegam a ser altas em termos de etiqueta moderna. Supostamente grosseiro

para não responder o mais rápido possível. O fato é que Emily Post nunca teve um

iPhone. Vamos considerar rude alguém esperar que você pare o que estiver fazendo

imediatamente e concentre seu valioso tempo neles.

Apenas uma única resposta pode envolvê-lo em uma conversa de meia hora. Não caia

na armadilha. Ao trabalhar, desligue o telefone ou ative o modo avião. Retorne qualquer

mensagem quando estiver no almoço ou no intervalo.

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Algumas mensagens podem estar relacionadas ao trabalho e possivelmente urgentes, pelo menos para

o remetente. Adquira o hábito de verificar sua caixa de entrada em horários determinados, talvez no

meio da manhã e no meio da tarde, mas não permita que mais ninguém gerencie seu tempo.

Distrações não acontecem apenas nas mídias sociais, elas aparecem pessoalmente. Os colegas de

trabalho que estão ansiosos por um bate-papo amigável ou uma distração em sua própria rotina podem

aparecer na sua mesa sem aviso prévio. Isso pode se transformar em longas conversas pessoais, desde

fofocas sobre um novo funcionário até discussões sobre os jogos de bola do fim de semana.

Esses colegas de trabalho estão tentando ser amigáveis, mas estão interferindo na sua

agenda. Educadamente, mas com firmeza, diga a eles: “Estou no meio de algo crucial.

Que tal conversarmos no almoço? Ao gerenciar seu tempo, você precisa definir limites

firmes e sem desculpas e permanecer no controle de sua ação.

Muitos de nós sentimos que quanto mais fazemos, mais realizamos. Nós até nos gabamos de nossa

capacidade de realizar várias tarefas.

É hora de dar um passo atrás. Nosso cérebro não está preparado para se concentrar em

várias coisas ao mesmo tempo. Quando tentamos, nossa atenção se dilui e acabamos nos

concentrando sem entusiasmo em várias coisas, sem focar em uma em particular. Isso é

tudo menos eficiente.

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Procure o melhor gerenciamento do seu tempo, concentrando-se em uma tarefa de cada vez.

Defina um limite de tempo para cada tarefa que você precisa concluir e trabalhe dentro desse

prazo. Uma etapa ou tarefa de cada vez o levará ao seu objetivo da melhor e mais eficiente

maneira possível.

Você pode não ter pensado em junk food como assaltantes, mas alimentos processados

​e açúcares podem esgotar sua energia muito rapidamente e torná-lo menos produtivo.

Ignore o lanche conveniente

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máquina no refeitório e leve algumas frutas ou outros lanches saudáveis ​para o trabalho.

Enfrentamos distrações em todos os lugares, e poucos de nós se esforçam para controlá-las.

Depois de se tornar mestre de seu próprio tempo, você ficará menos estressado e realizará

mais. É simples assim.

Aprenda a se concentrar

O foco está relacionado a evitar distrações, mas leva vários passos adiante. É fácil para

nossa mente vagar, mesmo se não estamos sendo continuamente interrompidos. Temos

muito o que fazer, e nem sempre é fácil desenvolver um foco nítido para as tarefas

importantes.

Nosso cérebro é como qualquer outro músculo do nosso corpo. Se não o mantemos em forma,

torna-se lento. Também pode ir em direções diferentes ao mesmo tempo. Alguma vez você já tentou

se concentrar em um projeto de trabalho enquanto sua mente pensa sobre contas em atraso,

problemas legais e aonde ir jantar no próximo fim de semana? Todos nós já estivemos lá. Nossa

mente pode se transformar em um metrô lotado, sem espaço para agir. Você se sente como se

estivesse em um trem em alta velocidade que não leva a lugar algum rápido.

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Foco significa controle. Controle de seus pensamentos e ações. O foco adequado é uma

habilidade que pode ser aprendida e desenvolvida. Aqui estão alguns métodos comprovados

para aprimorar seu foco, gerenciar seu tempo com mais eficiência e tornar-se mais produtivo.

1 A meditação acalma uma mente fora de controle. O melhor e mais fácil

A forma de meditação é simplesmente encontrar um local confortável, fechar os olhos e

concentrar-se na respiração enquanto inspira e expira lentamente. Quando sua mente

começar a vagar (e isso acontecerá), retorne o foco à sua respiração. Meditar é um dos

melhores hábitos para se desenvolver quando você está tentando alcançar o

autocontrole. Quinze minutos a meia hora por dia é tudo o que preciso, e é tempo bem

gasto. Quando você está particularmente estressado, pode dar um "tempo" e meditar

em qualquer lugar.

2) Enquanto o efeito da música em nosso subconsciente ainda está sendo

estudado, há razões para acreditar que a música afeta nosso cérebro, especialmente a

parte inconsciente. O tipo de música é provavelmente uma escolha pessoal, mas não

deve ser muito estridente. A música é abstrata e acredita-se que a própria abstração

ajude a mente a manter o foco. Isso nos envolve em um nível emocional, de modo que

nossa mente não está correndo como um cavalo fora de controle quando ouvimos. Em

vez disso, está inconscientemente processando informações e mantendo-nos focados.

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Imagine-se sentado em casa quando ouvir um barulho inesperado. Seja o que for, ele

tem sua atenção imediata, pois todo o seu foco é imediatamente direcionado ao som

que você ouve. A música funciona muito assim. Ele chama sua atenção.

Você pode usar a música para melhorar seu foco de duas maneiras. O primeiro é

realmente ouvir a exclusão de todo o resto. O segundo método é usar fones de ouvido e

ouvir a música escolhida enquanto se desloca ou se envolve em alguma outra tarefa.

Fazer isso pode ajudar a livrar sua mente de uma confusão desnecessária.

3) Se você está preocupado com o gerenciamento do tempo, provavelmente tem

grandes objetivos. E grandes objetivos podem ser intimidantes. Como você inicia

esse livro, essa empresa ou esse projeto? É fácil ficar tão paralisado que você nem

começa. Isso não é ser produtivo.

O truque para gerenciar esses grandes objetivos é dividir cada um deles em etapas,

ou "pedaços". Significa entender quais tarefas menores precisam ser realizadas para

que você atinja seu objetivo final. Escrever um livro pode não parecer viável. Mas

escrever cinco páginas por dia é.

Desenvolva uma linha do tempo para cada etapa que leva ao seu objetivo. Administrar seu

próprio negócio pode parecer esmagador. Há muito o que

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Faz. Comece identificando metas menores e mais gerenciáveis. Como você

desenvolverá e promoverá seu produto ou serviço? Qual é o seu plano financeiro?

Crie um cronograma razoável e cronológico para cada etapa que o levará adiante. A

cada etapa, você avança sua linha do tempo. Lembre-se de um período específico

para cada etapa e trabalhe nessa etapa até que ela seja concluída. Há uma razão

para o termo "subir a escada do sucesso". São os passos que completam a jornada.

4) Dar um tempo. Pode parecer contraditório tornar-se mais

produtivo fazendo menos, mas nosso corpo tem uma quantidade finita de energia, como um

carro. Precisamos de tempo para reabastecer. Para fazer mais no tempo que você tem, faça

uma pausa ocasional de 15 minutos para regenerar as células do cérebro.

Você já lutou com um problema, apenas para desistir e dormir? De manhã, a resposta

veio clara como um sino. Algumas pessoas acreditam que encontramos respostas nos

sonhos. O fato é que o cérebro pode ficar sobrecarregado. O descanso pode limpar a

névoa em sua mente e permitir que você tenha total clareza.

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Página | 38.
Capítulo 4 - Desenvolva Suas Habilidades

Existem habilidades necessárias para sua profissão específica e habilidades pessoais

que o ajudarão a gerenciar seu tempo e produtividade para qualquer carreira ou tarefa.

As habilidades que você usa todos os dias são ler, escrever e falar. Você aprendeu tudo

isso na escola e provavelmente nem pensa em como aborda essas habilidades. No

entanto, aplicando as técnicas corretas, você pode fazer o melhor uso possível do seu

tempo.

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Lendo

A leitura é fácil, certo? É, mas você precisa ler uma maneira específica se estiver

gerenciando seu tempo.

Comece com o objetivo de sua leitura. Você está lendo por prazer ou está tentando obter

informações? Você provavelmente tem meios diferentes para diferentes necessidades.

Você pode ter um artigo para esportes, outro para editoriais e uma revista para

informações da indústria / profissional. Se for esse o caso, não perca

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tempo lendo o resto, a menos que você esteja procurando mais informações.

Ao ler, pule algumas palavras que não são imediatamente relevantes. Você quer a

essência do que está sendo dito. Leia os títulos para determinar se as informações são

pertinentes. Caso contrário, vá para o próximo artigo.

Leia o início e a conclusão de qualquer artigo primeiro. Isso informará se vale a pena ler

a barriga. Não perca seu tempo se não estiver.

Lembre-se de que as primeiras frases dos parágrafos geralmente são leadins e podem ser puladas

com segurança para obter as informações completas a seguir. O oposto será aplicado se você não

tiver certeza se o artigo tem alguma informação relevante que você possa precisar. Leia as

primeiras frases para ter uma visão geral rápida primeiro.

Ao ler um longo artigo, faça algumas anotações sobre pontos importantes pertinentes.

Isso ajudará a organizar as informações em sua mente.

Isso soa como coleta de informações desleixadas? Não é. Você está tentando

determinar quanto tempo deve gastar em um

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artigo ou livro em particular. Depois de ter uma ideia clara, você pode reunir todas as

informações necessárias e ler o quanto for necessário. Isso economizará muito tempo de

leitura desperdiçado, em vez de ler “adequadamente” todas as palavras e depois

escolher os pontos mais importantes. Para melhor gerenciamento do tempo, faça o

contrário.

Escrita

Escrever é outra habilidade que você aprendeu na escola. Infelizmente, poucos de nós somos

ensinados a escrever de forma clara e concisa. Além disso, o uso de e-mails e textos corroeu muito

as poucas habilidades de escrita que ainda restam.

Antes de escrever seu relatório, pare e pense nas informações que você precisa

transmitir. Faça um brainstorming e anote idéias à medida que elas surgirem. Este será o

começo de um roteiro que lhe dirá para onde você está indo e para onde precisa chegar.

Iniciar qualquer relatório sem uma ideia clara desperdiçará tempo e esforço.

Depois de anotar suas anotações, categorize as informações em grupos específicos. Por

exemplo, você pode querer categorizar um

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relatório da empresa em informações financeiras, informações sobre produtos, dados de vendas,

responsabilidade departamental etc.

Agora, você está pronto para começar um esboço do seu relatório. Antes de começar seu

esboço, considere seu público. Que informação requer mais persuasão? Por exemplo, um

grupo de investidores provavelmente estará mais interessado nos resultados financeiros.

Uma reunião com novos funcionários pode precisar de mais informações sobre o produto e

dados da estrutura da empresa.

Agora você está finalmente pronto para começar a escrever um relatório claro e conciso.

Comece com uma introdução, vá para o tema principal e encerre-o com uma conclusão.

O uso de cabeçalhos e frases de entrada pode ajudar a esclarecer as informações,

conforme indicado na seção "Leitura". Também pode ajudar a mantê-lo organizado.

Tente manter o jargão da indústria no mínimo. Você já leu um manual, apenas para

saber se está lendo latim? Usar linguagem clara e frases curtas economiza tempo para

todos.

Reserve um tempo para editar e revisar seu trabalho, mas não descreva cada palavra. Tais

tendências perfeccionistas forçarão você a tomar o dobro do tempo necessário para concluir

seu trabalho.

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Falando

Falar em público é um pouco mais complicado. Como escrever, falar começa com o

conhecimento do seu público. Quem estará lá e qual é o seu propósito? Com quais

informações seus ouvintes esperam ir embora?

Depois de conhecer seu público, será muito mais fácil direcionar seu discurso para os

interesses dele.

Um discurso é diferente de escrever porque você não pode editar. Sua primeira tentativa é

sua única chance. Mas não se preocupe demais com a perfeição. É uma perda de tempo

real.

Você deve escrever um resumo dos fatos que deseja descobrir durante o seu discurso. Após

a sua introdução, aqueça o apetite do seu público, explicando por que suas informações são

relevantes para eles. Como isso pode ajudá-los? Depois, conte a eles alguns "cabeçalhos"

verbais, dizendo a eles sobre o que você estará falando, como em "aqui está um problema",

"aqui estão meus pensamentos sobre o problema" e "aqui está como podemos resolver o

problema" . ”

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Antes de realmente dar a sua palestra, faça vários ensaios, de preferência na frente de

familiares críticos. Você quer falar em voz alta para ajudá-lo a obter o andamento e as

inflexões.

Ninguém quer ouvir alguém lendo um discurso, então trabalhe com o seu esboço. É por

isso que praticar de antemão é tão importante.

É provável que ler, escrever e falar em público faça parte da sua vida profissional.

Quando feito corretamente, você pode gerenciar seu tempo com mais eficiência e ser

mais produtivo.

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Página | 46.
Capítulo 5 - As pessoas ao seu redor
Importam

Lembra quando mamãe disse para você sair com a multidão certa? Ela não estava apenas

tentando ser irritante. Ela conhecia alguns fatos sérios.

As pessoas ao seu redor podem fazer uma enorme diferença em como você é produtivo.

De fato, a decisão de com quem passamos o tempo é tão importante que ela deve ser

incluída no estabelecimento de metas (sinta-se à vontade para fazer isso).

É difícil não adotar os hábitos daqueles que nos rodeiam - sejam eles bons ou ruins.

Para a melhor vida produtiva, escolha as pessoas mais produtivas. Isso o ajudará a

gerenciar seu tempo e sua vida. Vamos dar uma olhada nas pessoas que podem nos

roubar tempo e produtividade. Esteja ciente de que isso provavelmente resultará em

você ter que fazer algumas escolhas difíceis. Nem todo mundo atualmente em sua vida

pode estar adicionando a isso.

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1 Você conhece alguém que é um maratonista de reclamações? este

a pessoa está cheia de negatividade e verá o copo totalmente sem água sempre.

Segundo essa pessoa, ninguém pode fazer nada direito. Essa pessoa pode ser

especialmente venenosa no escritório. Ouvir as pessoas queixam-se de quão ruim é

o chefe e o trabalho, vai arrastá-lo para baixo e interferir na sua produtividade.

Beneficiará que você os deixe de lado.

2) Muitas pessoas do seu círculo quebraram consistentemente? A menos que

eles ainda estão na escola ou estão iniciando um plano de carreira no final de uma longa

escada, provavelmente não são candidatos à produtividade e ao bom gerenciamento da

vida. Isso não quer dizer que você precise deixar velhos amigos, mas provavelmente deve

gastar menos do seu valioso tempo com eles. Procure pessoas que já são produtivas e

aprenda seus segredos.

3) Algumas pessoas simplesmente drenam a energia necessária. Eles

parecem estar vivendo em constante drama de proporções shakespearianas. E eles

esperam que você esteja lá para oferecer um ombro gentil. Eles vão aparecer sem aviso

prévio e ligam às 3:00 da manhã, geralmente bêbados. Eles esperam que você gaste seu

tempo resolvendo os problemas deles.

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Qualquer um pode ter uma crise. Estar lá para um amigo em necessidade faz de você

uma boa pessoa. Ser usado por uma rainha do drama pode prendê-lo a perder tempo.

Retire-se dessas pessoas por seu próprio bem, mesmo que sejam membros da família.

Pessoas que podem adicionar à sua vida e


produtividade

Pessoas produtivas devem ser seu modelo. Colete o máximo que puder. Crie o hábito de

conhecer pessoas que gerenciam seu tempo com sucesso.

Antes de discutirmos o quanto as pessoas produtivas podem adicionar ao seu sucesso,

vamos abordar um ponto importante. Todo escritório é um local de competição. Os

funcionários querem ser notados pelo chefe, obter um aumento e as melhores tarefas. E na

maioria dos locais de trabalho, existe invariavelmente uma pessoa qualificada para todos os

itens acima. A pessoa que parece estar avançando mais rápido.

É fácil se ressentir desse colega de trabalho. É ainda mais fácil falar mal dele, tentar fazê-lo

parecer mal e assumir que ele é simplesmente sortudo.

Página | 49.
É normal sentir ressentimento e ciúmes em relação a alguém que tem o que deseja.

Antes de atribuir más qualidades a essa pessoa, pense por um momento. Considere que

ele ou ela talvez saibam coisas sobre produtividade que você não conhece. Se assim for,

este é alguém que você quer como amigo. Isso não significa que você está usando essa

pessoa. Mas se você é capaz de deixar de lado seu ressentimento compreensível, poderá

ver que é um trabalho árduo e melhores habilidades de gerenciamento que estão fazendo

com que essa pessoa seja notada. É alguém que sabe como administrar seu tempo e ser

produtivo o suficiente para agradar o chefe. Este é o tipo de colegas de trabalho com quem

você deve fazer amizade e passar mais tempo.

Cerque-se de sucesso

Quando você estiver com pessoas produtivas, aumentará automaticamente sua própria

produtividade. Também há uma boa chance de você ser mais produtivo enquanto

trabalha menos. Lembre-se, é tudo sobre melhor gerenciamento de tempo.

Página | 50.
Pessoas produtivas aprenderam a se organizar. Se isso é algo com o qual você está

lutando, que melhor maneira de aprender do que observar uma pessoa organizada em

ação?

Como as pessoas produtivas tendem a ser mais focadas, essa pessoa frequentemente

reconhece um problema antes que ele se torne óbvio. Corrigir um problema em potencial

consome muito menos tempo do que tentar reparar um grande desastre no escritório. Isso

economiza muito tempo para todos.

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Encontre as pessoas em seu escritório que parecem mais focadas, as que não estão preenchendo

o dia com tarefas irrelevantes. Estes são os trabalhadores que planejam com antecedência e

permanecem no controle de seu tempo.

Fique de olho nas pessoas que Veja ocupado. Freqüentemente, eles são os multitarefas.

Eles parecem estar ocupados, mas, na realidade, perdem tempo e não realizam o que

deveriam. Às vezes, as pessoas escolhem trabalhar com essa pessoa porque pensam

que terão uma aparência melhor em comparação. O oposto é verdadeiro. Essa pessoa vai

atrasar você para o nível dele ou dela. Nem sempre você pode escolher com quem

trabalha, mas quando o faz, opte pela pessoa produtiva. Então observe como ele ou ela

trabalha e aprenda. As pessoas produtivas tendem a garantir que as pessoas ao seu

redor sejam mais organizadas para seu próprio benefício.

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Página | 53
Capítulo 6 - Tempo Pessoal
Gestão

Todos estão preocupados, e com razão, em gerenciar o tempo de trabalho. Mas todos nós

temos uma vida pessoal. O tempo pessoal é um luxo, e quanto mais organizados nos tornamos,

mais ricos somos.

Mesmo quando não estamos no trabalho, o tempo é precioso. Passamos cerca de 8 horas

dormindo, 2 a 3 horas nas tarefas e, se temos uma família, passamos várias horas cuidando

dos outros.

Onde nos encaixamos nessa foto de 24 horas? Ainda resta algum tempo que pertence

apenas a nós?

Precisamos que o sono permaneça saudável, para que sejam tomadas 8 horas. Depois de

passar 8 horas no escritório ou no trabalho, ficamos com mais 8 horas, o que parece muito.

Mas, como vimos, a maior parte desse tempo é gasta em tarefas e obrigações. Quando é que

há tempo para relaxar ou trabalhar com objetivos pessoais?

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Muitos de nós podem considerar a administração do tempo fora dos limites do tempo pessoal.

Afinal, gerenciar nosso tempo é trabalho! Ao mesmo tempo, porém, queremos aproveitar ao

máximo o tempo que temos para nós mesmos. Isso significa que precisamos controlar

ativamente como passamos essas horas preciosas.

Quando estamos lutando com uma carreira, é fácil deixar nossa vida pessoal ficar em

segundo lugar. Mas com o equilíbrio certo, você pode ter os dois. Mais importante, você precisar

ambos.

Ter uma vida pessoal que vale a pena exige o mesmo tipo de compromisso que uma

carreira. Faça seu trabalho e crie o hábito de deixar o escritório na hora certa, sempre que

possível. Às vezes, horas extras e trabalho de fim de semana são necessários. Mas, na

maioria das vezes, adiar horários fora da hora de expediente é um meio de ser visto e

percebido pelo chefe. O que o chefe realmente se importa é com a qualidade do seu

trabalho. Quando você gerencia seu dia de trabalho com eficiência, trabalha menos e pode

sair quando terminar. Esqueça de andar pelo escritório às oito horas da noite, em um

esforço para impressionar seu chefe. Ele ou ela ficará mais impressionado se o trabalho for

feito corretamente e no prazo.

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Faça uma programação do seu tempo pessoal, da maneira que agendaria sua rotina de

trabalho.

1 Determine suas prioridades. Você quer correr, ter uma aula, ler

um livro, assiste a um filme? O tempo simplesmente não acontece arbitrariamente. Você precisa

reservar um tempo para as coisas que são importantes para você e aumentar a qualidade de

sua vida.

2) Depois de ter um cronograma, pense em como liberar esse horário.

Você precisa de uma babá? Você terá que desistir de alguns de seus programas de

TV favoritos ou atividades de mídia social? Às vezes, é necessário compromisso.

Página | 56.
3) Trabalhe em sua agenda pessoal antes de dormir, enquanto você

faria em sua agenda de negócios. Faça uma lista de coisas pessoais que você

deseja realizar no dia seguinte.

4) Executar recados é considerado um dos maiores momentos pessoais

ladrões. Crie o hábito de nunca executar a mesma tarefa duas vezes na mesma semana. Ao

comprar comida, tenha uma lista prática que tenha tudo o que você precisa para a semana.

Não há mais itens esquecidos que exijam uma segunda viagem. Coloque toda a sua limpeza

a seco em uma pilha para evitar esquecer um item importante.

5) Tempo é dinheiro e, às vezes, vale mais que dinheiro.

Considere contratar alguém para executar algumas das tarefas, como um

adolescente do bairro. Ter alguém vindo uma vez por semana para fazer as tarefas

pesadas pode liberar um fim de semana e valer a pena.

6 Não tenha medo de pedir ajuda à família. Forneça às crianças

uma lista de tarefas. Peça ao seu cônjuge que pegue itens na loja. Você tem mais

tempo para si mesmo quando se esquece da ideia de que é responsável por todos os

outros.

7) Espalhe as tarefas necessárias por alguns dias. Limpe a cozinha

Segunda-feira e deixe o banheiro para terça-feira. Isso lhe dá tempo para relaxar,

assistir a um filme ou ler esse livro.

8) Planejar com antecedência pode lhe dar um presente de tempo. Quantas vezes executar

sem pilhas, cartões importantes, papel de embrulho, selos etc.? É difícil agendar

esses itens porque não os usamos

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todo dia. Mas quando precisamos deles, isso pode absolutamente nos atrasar.

Certifique-se de ter sempre essas necessidades em mãos. Pegue-os na sua próxima

viagem de compras, armazene-os e simplesmente procure-os quando necessário.

9 Conseguir o melhor de seu Tempo. Não basta pular no chuveiro; relaxar

em uma banheira quente e perfumada.

Lembre-se - Pessoas Importam

Muito do nosso tempo pessoal é gasto com pessoas com as quais estamos acostumados. Seja

dolorosamente honesto consigo mesmo e pergunte quem o está drenando de energia e tempo.

Sua mãe liga todas as noites? Você tem um amigo com quem você faz compras todo fim de

semana há anos, mas essa pessoa não acrescenta nada à sua vida? O seu vizinho se sente à

vontade para comparecer a qualquer momento?

Para um tempo pessoal mais gratificante, podemos precisar livrar nossa vida de algumas

pessoas tóxicas. Remova gradualmente essas pessoas da sua vida ou limite o tempo que

você aloca para elas. Aproveitar ao máximo seu tempo pessoal pode significar fazer

escolhas difíceis, mas pode ser necessário.

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Reavaliar seus objetivos pessoais

Grande parte deste livro trata de como gerenciar seu tempo para atingir seus objetivos de

carreira. Sabemos que, para ter sucesso em uma carreira, precisamos estabelecer metas

menores e, lenta mas seguramente, subir cada degrau da carreira.

Quantas vezes, no entanto, você já pensou em mudar de vida? É fácil tomar nossa

rotina pessoal como garantida. Você pode correr e se exercitar, ler, preparar refeições

nutritivas, etc. Mas por que se contentar com o bem quando sua vida pessoal pode ficar

ainda melhor?

1 Digamos que você corra várias vezes por semana. Estabelecer um nível ainda maior

objetivo pessoal treinando para uma maratona. Bloqueie uma certa quantidade de tempo de

cada vez para atingir esse objetivo. Reservar um tempo para elevar objetivos pessoais pode

melhorar a vida.

2) Se você já está preparando boas refeições para si e para o seu

família, dê um passo adiante e invista em uma aula de culinária gourmet. O tempo

gasto aumentará tremendamente o seu prazer em comer. Reserve um tempo para

tratar seriamente seus objetivos pessoais.

3) Se você ler, conte seu material de leitura. Gaste seu

tempo de leitura em clássicos da qualidade que desafiam sua mente. Quando nos

perdemos no desejo de uma carreira de sucesso, é fácil perder

Página | 59.
visão de se tornar uma pessoa melhor e mais eficaz. Aproveite o tempo para expandir seus

objetivos pessoais para uma vida pessoal mais agradável.

Página | 60
Página | 61
Capítulo 7 - Gerenciando pessoas ao redor
Vocês

Parabéns. Você é o chefe. É um passo importante na carreira, mas a realidade é que agora

você é responsável não apenas por gerenciar seu próprio tempo, mas também pelas pessoas

que se reportam a você. Independentemente de quão bem você faça seu trabalho, se sua

equipe não apoiar, você estará perdendo tempo e mão de obra.

Não surpreende que estudos tenham constatado que a coisa mais importante para os funcionários

é a satisfação no trabalho. Eles precisam saber que o que fazem é importante. Se eles se

sentirem desvalorizados, não trabalharão em todo o seu potencial, o que significa que estão

apenas perdendo tempo.

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Os funcionários satisfeitos com seu trabalho permanecerão leais, o que significa que haverá

menos rotatividade e menos tempo gasto no treinamento de substituições. Reter

trabalhadores talentosos é uma das melhores maneiras de gerenciar seu próprio tempo.

São os funcionários satisfeitos que se esforçam para realizar o trabalho dentro do prazo e

resolver problemas, liberando você para realizar suas próprias tarefas. Eles também são os

menos propensos a serem reclamantes negativos. Como discutimos, a negatividade suga o

tempo necessário fora do local de trabalho.

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A política do escritório

Como chefe, você precisa conter a política no escritório. Isso significa evitar ter “favoritos”

e criar ciúmes entre as fileiras. Esteja alerta aos membros da equipe que sentem

continuamente a necessidade de fornecer informações negativas sobre outras pessoas,

como: "O relatório seria concluído a tempo se Mary não estivesse atrasada". O problema

aqui é provavelmente menos Mary e mais a pessoa que está falando mal dela. Quando

você fica ciente de que os funcionários tentam prejudicar um ao outro, pode colocar mais

facilmente um fim no problema.

Nem todos os funcionários são criados iguais

Felizmente, cada funcionário terá seus próprios pontos fortes e fracos. Ao distribuir tarefas,

dar o trabalho certo à pessoa certa pode economizar muito tempo. Se você não tiver

certeza de sua área de especialização, faça questão de perguntar durante a entrevista de

emprego ou durante reuniões privadas. Você quer que sua equipe permaneça motivada.

Os funcionários capazes de utilizar plenamente seus talentos trabalham de maneira mais

eficaz em termos de tempo do que aqueles que estão lutando com a tarefa em questão.

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Esteja ciente da carga de trabalho

As pessoas devem trabalhar duro, mas é contraproducente sobrecarregá-las. Isso é

especialmente verdadeiro se alguns selecionados (talvez seus melhores trabalhadores)

obtenham a maior parte do trabalho, enquanto os demais têm permissão para trabalhar em

um ritmo mais fácil. As atribuições devem ser distribuídas igualmente. Se alguém tiver

problemas para lidar com a tarefa, precisará saber que pode pedir ajuda e

esclarecimentos. Isso os impedirá de procrastinar e fazer algo mal no último minuto ou

inventar desculpas por não fazer o trabalho.

Crie um ambiente positivo

Seu escritório é um local de trabalho e deve ser profissional, mas uma atmosfera

agradável nos ajuda a ser mais produtivos. Ele também cria um ambiente mais aberto

para uma melhor comunicação. Por exemplo, um almoço de entrega de pizza na

sexta-feira para todos na sala de conferências pode ajudar as pessoas a relaxar. Você

pode descobrir quem está tendo problemas fora do escritório (um cônjuge ou filho

doente) e facilitar as coisas para ele ou ela, não esperando muitas horas extras nesse

momento. Uma equipe tão informal se reúne

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também facilita para as pessoas mencionarem problemas, mesmo que de brincadeira.

Crie novos desafios

As pessoas podem facilmente se cansar da mesma rotina e simplesmente perder o

interesse. Isso se traduz em menos trabalho e mais perda de tempo. Forneça novos

desafios e oportunidades para as pessoas crescerem. Uma excelente maneira de abrir

idéias para novas oportunidades é usar a reunião informal do almoço de sexta-feira. Jogue

fora a pergunta: "Alguém tem alguma idéia brilhante de como podemos melhorar as coisas

por aqui?" Você pode se surpreender com as respostas.

Compensar seus funcionários

Os funcionários mal remunerados não trabalharão em todo o seu potencial, desperdiçando

tempo e recursos da empresa. Embora exista uma necessidade de compensação financeira

justa, existem outras maneiras de manter os funcionários satisfeitos. Dê crédito onde é devido

e observe essa pessoa se tornar duas vezes mais produtiva. Se você não conseguir gerenciar

um

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bônus, meio dia de folga uma vez por mês é outra maneira de recompensar sua equipe por

uma excelente produtividade. Pense nisso. Por que alguém trabalharia em sua capacidade

total se não tiver incentivo?

Descubra como os funcionários gastam seu tempo

Mesmo seus trabalhadores mais diligentes podem estar desperdiçando tempo inadvertidamente sem

estarem cientes de que estão fazendo isso. Peça a seus funcionários que monitorem seu tempo por

duas semanas e revejam sua programação. Eles podem estar gastando muito tempo na tarefa errada.

Não tenha medo de delegar

Se você precisar gerenciar tudo de forma micro, não estará sendo produtivo. Muito do

seu tempo valioso será gasto olhando por cima dos ombros das pessoas e realizando

tarefas que outra pessoa poderia e deveria estar fazendo. Isso é muito mau

gerenciamento de tempo. Se você se cercou de funcionários leais, é inteligente usá-los.

Muitos gerentes acham que ninguém pode fazer certos trabalhos da melhor maneira

possível. Isso é pensamento limitado. Se você oferecer à sua equipe novos

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desafios e treiná-los corretamente, ele pode liberar uma grande parte do seu tempo que pode

ser melhor aproveitada.

Gerenciamento eficaz de tempo significa saber quando deixar ir. Comece a delegar

pequenas tarefas. À medida que você se sentir mais confortável, aumente a

responsabilidade. Se você seguiu os conselhos deste capítulo, deve estar mais consciente

dos pontos fortes de sua equipe. Use isso para sua vantagem e atribua novas tarefas que

se enquadram na faixa de suas capacidades.

Forneça instruções claras e deixe-os fazer o trabalho. Confie neles para fazer o trabalho, mas

faça check-in periodicamente e confirme seu progresso.

Comunique suas expectativas

Discutimos sobre a delegação do trabalho à sua equipe, mas não se esqueça de

comunicar claramente suas expectativas. "Preciso de um relatório financeiro da empresa

XYZ" é muito vago para ser eficaz e você provavelmente se decepcionará. Ao atribuir

uma tarefa, seja muito claro sobre o que você precisa e quando precisa. Confirme se a

pessoa é capaz de lidar com a tarefa no prazo fornecido. Em seguida, peça para ser

notificado um dia antes do tempo, caso haja algum problema.

Página | 68
Isso deve garantir que você receba as informações necessárias quando o desejar.

Página | 69
Página | 70
Capítulo 8 - Truques fáceis para maiores
Gerenciamento de tempo

Esperamos que este livro tenha sido útil para você gerenciar seu tempo. No entanto, ainda

há mais. Existem pequenos truques que você pode usar todos os dias para fazer mais nas

24 horas previstas do que você jamais imaginou.

1 Todo mundo tem a experiência de perder papéis e gastar

horas tentando caçá-los. Para evitar isso, use uma pasta com um fecho e use um

furador para todas as suas anotações. Prenda-os na pasta, onde você sempre terá

acesso fácil. Não deixe páginas soltas por aí. Quantas vezes os dados importantes

foram enviados por engano para o lixo?

2) Enquanto estamos no assunto de anotações, se você deve ir às reuniões

(a maioria deles é uma tremenda perda de tempo), pelo menos faça anotações diligentes. Isso significa

que você não esquecerá os detalhes e poderá facilmente fazer perguntas posteriormente, se necessário.

3) Muitas pessoas se orgulham de uma mesa bagunçada como sinal de

produtividade. Na verdade, procurando arquivos e outras informações

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desperdiça muito tempo. Em vez disso, pegue um pequeno gabinete de arquivo portátil e coloque

os arquivos lá depois de cada uso. Eles ainda estarão à mão, mas não criarão confusão

desnecessária.

4) Se você estiver no negócio, é provável que colete cartões de visita.

Esses cartões geralmente terminam em um vazio escuro, onde você não pode localizá-los

quando necessário, especialmente se estiverem meses depois. Salve os cartões de visita em

um tipo de álbum de recortes ou, melhor, invista em um scanner de cartões de visita. Dessa

forma, as informações estarão sempre disponíveis sem que você perca seu tempo procurando

por elas.

5) Considere uma alternativa para dirigir para o trabalho. Pendulares leva

hora, às vezes uma hora em cada sentido. Uma opção de economia de tempo seria o

carpooling ou um trem. Você pode discutir negócios em uma carona ou pelo menos

interromper o bate-papo diário. Pegar um trem permitirá que você leia e faça anotações e

fique à frente de sua programação diária.

6 Recomendamos verificar o correio de voz e o email apenas durante

horários programados todos os dias, mas abriremos uma exceção para o seguinte

truque muito útil. Se você estiver discutindo negócios com alguém, não anote nomes,

números de telefone e outros dados vitais em pedaços de papel. Ligue para as

informações em seu próprio correio de voz e recupere os dados em um momento mais

conveniente. Você nunca precisará se preocupar com nomes e números de telefone

novamente.

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7) Ao marcar consultas, sempre, sem falhar, leia novamente o

hora e local da reunião - "É segunda-feira, quinta, às 10:00 da manhã em seus

escritórios na 123 Main Street, correto?" Você quer ser pontual e no lugar certo, na

hora certa. Se necessário, obtenha instruções, como em "Seu prédio fica do outro

lado da rua do shopping, certo?" Não há necessidade de perder tempo procurando

um endereço.

8) Muitas pessoas que viajam a negócios absolutamente odeiam fazer

relatório de despesas. Eles são um aborrecimento necessário, no entanto. Na próxima vez

que você estiver em um avião, organize suas despesas, recibos etc. ao voltar para casa

em vez de perder tempo em um filme a bordo.

9 Programe números chamados frequentemente em sua discagem rápida. que

poupa tempo de repetir o soco no mesmo número. Faça uma vez e pronto.

10) Melhore seu gerenciamento de tempo pedindo ao chefe

comentários. A maioria dos chefes está ocupada e geralmente não oferece muito

feedback. No entanto, vale a pena tentar, e seu chefe apreciará seu desejo de

melhorar. Pergunte: “Você acha que eu poderia ter feito o trabalho de Smith de uma

maneira melhor? Eu poderia ter lidado com mais produtividade? ” A resposta será útil

na próxima vez que você receber uma tarefa; portanto, não hesite em fazer essa

pergunta.

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11) Se você precisar realizar reuniões, as reuniões com café da manhã são mais

eficientes em termos de tempo. Garante uma boa refeição e um avanço no dia. As

pessoas são geralmente mais frescas e no seu melhor pela manhã. Se você não puder ir

a um restaurante, configure bagels e café na sala de conferências.

12) Evite agendar reuniões até o final do dia, quando

as pessoas estão cansadas e ansiosas para chegar em casa. Você não terá toda a atenção e

poderá perder tempo tendo que fazer ligações telefônicas no dia seguinte para esclarecer

alguns pontos.

13) Isso pode parecer um ponto menor, mas qualquer pessoa que já tenha

derramou uma xícara de café sobre o teclado ou um relatório importante minutos antes de uma

reunião conhecer o pânico que pode ocorrer. O trabalho está perdido e precisa ser refeito. Se um

cliente estiver esperando, isso pode ser desastroso. Invista em um recipiente à prova de

derramamento e use-o, esta dica pode salvar sua vida.

14) Um computador bagunçado pode perder tanto tempo quanto uma mesa bagunçada.

Arquive arquivos antigos ou salve-os na nuvem. Você deve fazer uma “limpeza de primavera”

dos arquivos antigos pelo menos uma vez por ano para permanecer organizado e produtivo.

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Usando aplicativos de gerenciamento de tempo

Abaixo estão alguns aplicativos de gerenciamento de tempo que você pode achar úteis. Embora a

tecnologia às vezes seja um ladrão de tempo, esses aplicativos são uma excelente maneira de manter

o controle de sua tarefa - um tipo de punhal eletrônico.

1 FocusBooster: Este aplicativo, disponível por US $ 2,99 por mês, ajuda

divida seu trabalho em uma sessão programada. Defina o alarme por meia hora e concentre

esse tempo inteiramente na tarefa em questão. Quando o alarme tocar, faça uma pausa de

cinco minutos. Você pode acompanhar suas sessões e determinar como foi gasto seu

tempo.

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2) SaneBox: Sua caixa de entrada de e-mail pode ser sua melhor amiga ou sua pior

inimigo. Por US $ 7,00 por mês, a SaneBox classifica seu email em pastas e separa

os mais importantes dos demais. Ele também fornece um resumo diário para sua

revisão.

3) 30/30: esse é outro aplicativo gratuito que permite dividir seus

tarefas em períodos específicos, exigindo sua concentração total. Depois, permite

fazer uma pausa. Então você pode retornar para outra sessão.

4) O Trello é uma lista de tarefas virtuais dividida em seções que

passe para ativo, em andamento e finalize enquanto trabalha em uma tarefa. Uma

excelente maneira para uma equipe inteira acompanhar qualquer tarefa. O custo é de US $

12,50 anualmente.

5) O Wunderlist é um aplicativo que cria listas de tarefas para sua equipe, com

lembretes e datas de conclusão. Custa US $ 4,99 por mês.

6 Todoist é um aplicativo de lista de tarefas que permite agendar e

priorize suas tarefas, juntamente com as datas de conclusão.

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Conclusão

Como nunca há horas suficientes em um dia, quanto melhor você administra o seu, mais

tempo terá. São necessários objetivos claros e bons hábitos para aproveitar ao máximo o

tempo disponível. Com tudo acontecendo ao nosso redor, perder tempo é fácil. Mas com um

pouco de esforço, você pode gerenciar seu tempo como um profissional. Revise as etapas de

ação listadas abaixo:

• Saiba o que você realmente quer. Pode parecer óbvio, mas frequentemente, pode

haver uma grande lacuna entre o que na realidade quer e o que nós pensar nós

queremos. Gaste tempo examinando seus objetivos finais. Será tempo bem gasto.

• Crie objetivos. Isso significa metas para a vida toda, metas para cinco anos, metas

anuais, metas mensais, semanais e diárias. Cada objetivo deve ter as etapas

necessárias para alcançá-lo. O fato é que, sem objetivos claros, você perderá muito

tempo. Ao mesmo tempo, permaneça flexível para fazer alterações quando as

circunstâncias exigirem ajustes.

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• Revise seu ambiente de trabalho. É voltado para economizar seu tempo ou

desperdiçá-lo? Faça as alterações possíveis para otimizar seu dia útil.

• Sempre podemos melhorar nossas habilidades profissionais para maximizar a produtividade.

• As pessoas com as quais você se associa diariamente terão um grande impacto em como

você gerencia seu tempo. Escolha sabiamente e no seu melhor interesse. Em alguns

casos, pode ser necessário escolher egoisticamente.

• Se você está gerenciando outras pessoas, está gerenciando o tempo deles e o seu.

Não microgerencie, mas entenda o fluxo de trabalho.

Este livro tratou principalmente do gerenciamento do seu tempo comercial. No entanto,

você também tem uma vida pessoal e deseja tirar o máximo proveito dela.

Você é mais produtivo ao gerenciar seu horário de trabalho, e o mesmo ocorre no

restante do seu tempo. Você pode nunca ter considerado "gerenciar" seu tempo

pessoal, mas tem muito a ganhar com isso.

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As técnicas são as mesmas. Você começa com suas metas de longo prazo, médio e

curto prazo. Pode ser uma segunda casa, um carro, móveis novos ou comprar

mantimentos para a noite.

Digamos que você queira comprar uma casa. Quais são as etapas necessárias que lhe

permitirão fazer isso? Primeiro, você precisa de um orçamento. Quais itens da sua vida você

pode eliminar para atingir esse orçamento? Você é capaz de renunciar a jantares semanais

para colocar mais dinheiro de lado?

Então você precisa decidir que tipo de casa e em que bairro. Considere pendulares,

escolas e outros interesses. Descrever essas etapas o ajudará a atingir seu objetivo

mais rapidamente do que você imagina ser possível.

O mesmo vale para objetivos de curto prazo. Se você for ao mercado sem uma idéia

clara do que estará comprando, estará perdendo muito tempo. Muito provavelmente,

você também não chegará em casa com todos os itens necessários, o que pode

significar uma viagem de volta. Isso está desperdiçando uma boa parte do seu dia.

Comece com uma lista. Saiba o que você quer e concentre-se nas suas compras (ou

seja, sem telefones celulares). Por estar preparado e

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concentrando-se na tarefa em questão, que é pegar as coisas para o jantar, você

será feito com mais rapidez e eficiência.

Gerenciar seu tempo pessoal permite que você gaste mais tempo com a família e os

amigos, e esse é o objetivo final de uma vida pessoal bem-sucedida, não é? Permite

definir seu objetivo e aproveitar as recompensas que você merece. Se você gosta de

passatempos e outras formas de entretenimento, terá mais tempo se planejar com

antecedência e definir um cronograma para criar o tempo necessário. Muitos de nós

passamos por nossa vida pessoal esperando, ocasionalmente, caber em algum tempo de

academia ou tempo de leitura pessoal sem planejar com antecedência. Invariavelmente,

algo inevitável pode acontecer abruptamente para arruinar nossos dias. Com um

cronograma, você pode estar melhor preparado para lidar com todas as suas tarefas

pessoais e ainda aproveitar algum tempo de luxo.

Gerenciar seu tempo para aumentar a produtividade exige um pouco de esforço, mas pode

trazer enormes recompensas. Esperamos que este livro o coloque no caminho certo.

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