Вы находитесь на странице: 1из 46

“Año del dialogo y la reconciliación nacional”

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR


TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

ESPECIALIDAD DE
SECRETARIADO EJECUTIVO

INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES


I MODULO “RECEPCIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN”

PRESENTADO POR:

ESPINOZA PAYTAN Nora Liliana

ASESORA: PTSEC. Yrene Carmen Llaique Mamaní

Huancavelica - Perú
2018
Agradezco a mi familia y docentes
quienes me brindaron su apoyo
incondicional para lograr mis
objetivos y ser una mejor
profesional
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

INTRODUCCIÓN

El presente informe de prácticas pre profesional correspondiente al I


MÓDULO denominado “Recepción y Manejo De La Información” que
consta de 265 horas cronológicas, realizado en la Municipalidad provincial
de Huancavelica en el área de “Sub Gerencia de la Juventud,
Educación, Cultura y Deportes”; siendo un requisito indispensable para
optar mi certificado del I modulo.
Este documento pretende reflejar en formar suscrita las acciones
realizadas, en el centro de prácticas ya que es el instrumento principal que
se pone a disposición de los estudiantes para enriquecer sus conocimientos
previos, en este informe deben tomarse como pautas o modelos para seguir
al estudiante la actividad cognitiva en su propio medio, utilizado todos los
elementos y recursos naturales que están a su alcance y en un ambiente de
plena realidad y naturaleza a fin de lograr el cumplimiento ,metas y otros
aspectos fundamentales que se desarrollaron.

La estructura que contiene el presente informe consta de tres capítulos:


EL CAPÍTULO I: Contiene los datos informativos, objetivos y metódicos.

EL CAPÍTULO II: Se ha considerado naturaleza y descripción del centro de


prácticas.

EL CAPÍTULO III: contiene referencia a la descripción de las practicas


realizadas en la mencionada oficina de la Institución y finalizan con las
conclusiones, sugerencias, bibliografías y anexos en forma documentada.

Agradezco de forma muy especial al Jefa del área de Secretariado Ejecutivo,


quien hizo posible el desarrollo de mis prácticas Pre Profesionales y a
todos los docentes de la especialidad de Secretariado Ejecutivo,
quienes supieron orientarnos acertadamente para lograr los objetivos
establecidos, así como fortaleciendo mi formación personal y
profesional.

La alumna

Pá gina 1
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

SUMARIO
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONAL CORRESPONDIENTE
AL PRIMER MODULO DENOMINADO “RECEPCIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN” DE LA ESPECIALIDAD DE SECRETARIADO
EJECUTIVO, DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
TECNOLÓGICO PÚBLICO DE HUANCAVELICA REALIZADO EN LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA.

 PORTADA

 DEDICATORIA

 INTRODUCCIÓN

 SUMARIO O ÍNDICE

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES
I. DATOS INFORMATIVOS:
1.1. Institución de Estudios
1.2. Carrera Profesional
1.3. Tipo de Practica
1.4. Centro de Practica
1.5. Área
1.6. Nombre del Practicante
1.7. Duración
- Fecha de inicio
- Fecha de termino
1.8. Nombre de la Asesora
1.9. Jefe del área académica.
1.10. Jefe de Unidad Académica

Pá gina 2
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

1.11. Director General

II. FUNDAMENTACIÓN DE LA PRACTICA


II.1 Fundamentación del modulo
2.1.1. Competencia general
2.1.2. Capacidades profesionales
2.1.3. Unidad de competencia del módulo profesional
II.2 Objetivos de la Práctica
II.2.1 Objetivos Generales
II.2.2 Objetivos Específicos

II.3 Justificación
II.4 Planificación
II.5 Metodología

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICA


I. DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

1.1 Razón social


1.2 Nombre
1.3 Dirección
1.4 Teléfono
1.5 Nombre del responsable de la empresa
II. ASPECTOS TÉCNICOS DE LA ENTIDAD
II.1 Ubicación Geográfica
II.2 Plano de ubicación

III. NATURALEZA DEL CENTRO DE PRACTICAS


III.1 Reseña Histórica del Centro de Práctica
III.2 Fines del Centro de Práctica
III.3 Funciones del Centro de Prácticas
III.4 Estructura Organizacional del Centro de
Práctica

Pá gina 3
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DESARROLLADAS EN EL


CENTRO DE PRÁCTICAS

I. ANTECEDENTES DE LA PRÁCTICA

1.1 Descripción de las funciones en la Dirección


1.1.1. De la secretaria
1.1.2. De la practicante

II. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de Prácticas


2.2. Actividades eventuales realizadas en el centro de Prácticas
2.3. Bienes utilizados en el centro de Prácticas
2.3.1. Equipos de oficina
2.3.2. Mobiliarios utilizados
2.3.3. Materiales de escritorio
2.3.4. Materiales de limpieza
2.3.5. Libros
2.4. Cumplimiento de horario

III. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS


3.1. Logros
3.2. Dificultades

CONCLUSIONES
SUGERENCIAS
BIBLIOGRAFÍAS
ANEXOS

Pá gina 4
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

I. DATOS INFORMATIVOS:
I.1. Institución de Estudios : Instituto de Educación Superior
Tecnológico Público - Huancavelica.
I.2. Carrera Profesional : Secretariado Ejecutivo
I.3. Tipo de Practica : Primer Módulo
I.4. Centro de Practica : Municipalidad Provincial de
Huancavelica
I.5. Área : Oficina De La Sub Gerencia De La
Juventud, Educación Cultura Y
Deportes
I.6. Nombre del Practicante : ESPINOZA PAYTAN, Nora Liliana
I.7. Duración : Inicio : 02/02/2018
Término : 13/04/2018
I.8. Nombre del Asesor : PTSEC. LLAIQUE MAMANI, Yrene C.
I.9. Jefa Área Académica : PTSEC. LLAIQUE MAMANI, Yrene C.
I.10. Jefe Unidad Académica: MG. ALARCO VERGARA, Edita A.
I.11. Director General : ING. ENRÍQUEZ BENDEZU, Grosle M.

II. Fundamentación de la práctica:


II.1. Fundamentación del módulo
en la actualidad el avance de la información y el adelanto
tecnológico en los equipos de oficina, exigen que el profesional de
Secretariado Ejecutivo cuente con una sólida formación en este
campo, para ello debe estar en constante proceso de aprendizaje y
actualización de las nuevas técnicas que puedan aplicar en su
trabajo.

Pá gina 5
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

II.1.1. Competencia general


Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la recepción y
manejo de la información en el desarrollo de las actividades
secretariales, así como asistir a la Gerencia de acuerdo a las
normas de seguridad integral demostrando asertividad,
proactividad, ética profesional y actitud de cambio en la
Municipalidad Provincial de Huancavelica.

II.1.2. Capacidades profesionales


Capacidades técnico transformadoras
 Tramitar los documentos según corresponda en el
momento adecuado.
 Tratar a los clientes de forma adecuad, porque ellos son
muy importantes y hacen que la entidad prospere.
 Manejar diversos programas de computación que
ayudan a mejorar el trabajo de la oficina con eficiencia.
 Utilizar diversos equipos de oficina para el buen
funcionamiento de la oficina.
 Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de la
institución.
 Demostrar capacidad para el buen desarrollo de las
diferentes actividades encomendadas por el jefe.
 Redacción de los diferentes documentos en forma
rápida, eficaz y eficiente.
 Clasificar, ordenar, archivar los documentos de diversa
índole para obtener una mejor organización
documentaria dentro de la oficina.
 Recepcionar las diferentes llamadas telefónicas de
manera adecuada, atendiéndolas según sea el caso.
 Adaptarse al tipo de oficina, para así poder
desenvolverse adecuadamente.

Pá gina 6
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Capacidades de organización
 Poseer una visión general para organizar eventos
sociales y culturales dentro y fuera de la institución.
 Diseñar, adecuar y utilizar el sistema del archivo manual
y computarizado para lograr fluidez en el trabajo.
 Organizar y administrar la oficina de acuerdo a técnicas
y criterios básicos establecidos.
 Evaluar el plan de trabajo de la oficina, contrastando los
resultados obtenidos con las metas y objetivos de la
institución, proponiendo alternativas de solución.
 Organizar la agenda coordinación con el jefe,
concertando y confirmando citas.
 Organizar la correspondencia remitida y recibida de
acuerdo a normas establecidas.

Capacidades de cooperación y comunicación


 Establecer comunicación efectiva en el desarrollo de su
trabajo, empleando un lenguaje claro y conciso.
 Mantener buenas relaciones interpersonales dentro y
fuera de la organización.
 Optimizar las relaciones públicas para mejorar la imagen
organizacional.
 Demostrar fluidez comunicativa entre las organizaciones.
 Decepcionar y transferir información, estableciendo una
eficiente comunicación.

Capacidades de contingencias
 Adaptarse a nuevas situaciones de trabajo, originadas
como consecuencia de los cambios tecnológicos,
organizativos, económicos y laborales que incidan en su
actividad profesional.

Pá gina 7
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Tomar decisiones en situaciones de contingencia, dentro


de su competencia.
 Representar a la empresa en las relaciones públicas e
imagen institucional.
 Manejar adecuadamente los recursos de la organización
en situaciones de austeridad.

Responsabilidad y Autonomía
 El profesional de Secretariado Ejecutivo trabaja bajo la
supervisión de su jefe inmediato superior de la
organización.
 Es responsable de recepción y manejo de la
información, el desarrollo de actividades secretariales y
la asistencia institucional gerencial.
 Tiene autonomía en el manejo y aplicación de técnicas
de atención al público, la organización del trabajo de la
oficina, aplicar técnicas de archivo, la operación de
equipos electrónicos e informáticos.
 Puede asistir en la verificación de las condiciones
adecuadas de los ambientes y operatividad de los
equipos utilizados en el ámbito laboral.
 Debe asistir en la determinación de estrategias
administrativas, el establecimiento del sistema de control
y seguridad de la información.
 La implementación de los cambios en los métodos de
trabajo, los criterios para la organización de reuniones y
eventos.

II.1.3. Unidad de competencia del módulo técnico profesional


Realizar la recepción y manejo de información, así como la
atención al público, teniendo en cuenta las normas y
procedimientos establecidos por la organización.

Pá gina 8
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

II.2. Objetivos de la practica

II.2.1. Objetivos generales:

 Poner en práctica, mejorar y desarrollar los


conocimientos adquiridos en el trayecto de mi formación
y experiencias teóricas, a la vez adquirir nuevos
conocimientos en el centro de prácticas, la cual me
servirá en el transcurso de mi profesión como secretaria
ejecutiva, demostrando las capacidades y/o habilidades
las labores a desarrollar.
 Colaborar en la planificación, organización, y
coordinación de los recursos con el que se cuenta en el
centro de prácticas, con el finb de proporcionar
adecuadamente los servicios administrativos y el buen
funcionamiento de la dependencia cumplie3nto conm lo
establecido de acuerdo al primer modulo y de tal manera
cumplir con el requisito para obtener el titulo profesional
de la carrera de secretariado ejecutivo.

II.2.2. Objetivos específicos:

 Formar y ampliar todos los conocimientos adquiridos y


por aprender, en el centro de prácticas.
 Contar con la satisfacción de los usuarios por la
atención adecuada.

 Identificarse como miembro del centro de prácticas y


por ende con la profesión y las actividades que se
desempeña.

Pá gina 9
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Desarrollar las relaciones públicas y humanas para un


buen desenvolvimiento y atención en el centro de
prácticas.
 Desarrollar y concretar las diversas actividades y /o
acciones en el Centro de Practicas.
 Ejecutar y dar seguimiento a los documentos
administrativos de la oficina con eficiencia.
 Acumular experiencias que consolide el perfil
profesional de la carrera de Secretariado Ejecutivo.
 Determinar el grado de responsabilidad de las
funciones de la Secretaria.

II.3. Justificación:
La práctica Pre profesional tiene como la finalidad de consolidar la
situación real de trabajo, desarrollo de las competencias durante el
proceso formativo y práctico en el primer módulo “Recepción y
Manejo de la Información”, correspondientes al I y II Semestre de
formación es requisito indispensable para la certificación modular

II.4. Planificación:

MESES

Nº ACTIVIDADES
Febrero Marzo Abril Mayo

2018 2018 2018 2018

01 Orientación de practicas X

03 Ubicación de centro de X
practicas

04 Gestión de carta de X
presentación

05 Presentación de carta X

06 Ejecución de practicas X X X

07 Culminación de practicas X

Pá gina 10
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

08 Elaboración de informe. x

09 Entrega de Informes

II.5. Metodología

II.5.1. Métodos
Método es el procedimiento utilizado para llegar a un fin, su
significado original señala el cambio que conduce a un lugar.
Las investigaciones científicas se rigen por el llamado
método científico, basado en la observación y la
experimentación, la recopilación de datos, la comprobación
de las hipótesis de partida.

II.5.1.1. Método analítico sintético


Este método implica realizar el análisis y
observación de nuestro entorno social, basada en la
experimentación y la lógica, así lograr un resultado
adecuado este siempre está abierto a incorporar y
construir nuevos conocimientos y procedimientos.
II.5.1.2. Método descriptivo
Este método permite describir y evaluar ciertas
características de las actividades netamente
secretariales, para analizar y comparar dando
solución a cada dificultad que se presenta. Asimismo
para comprender y mejorar las actividades de la
secretaria, era necesario identificar las funciones de
la oficina y de la secretaria que esto me ha permitido
adaptarme con facilidad al centro de práctica.

II.5.2. Técnicas:
II.5.2.1. Observación.
Se observa los procesos de cada una de las
actividades, teniendo en cuenta la utilización de
criterios académicos e instrumentos en el cual se

Pá gina 11
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

anotó las actividades más resaltadas y precisas del


proceso.

II.5.2.2. Información bibliográfica


En el proceso de la práctica se ha consultado
diversas bibliografías teniendo en cuenta la
utilización de instrumentos como fichas de resumen
y ficha bibliográfica.

Pá gina 12
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

CAPITULO Ii

Descripción del centro de prácticas

I. Breve Descripción del Instituto de Educación Superior


Tecnológico Público – Huancavelica

1.1 Razón Social : Municipalidad Provincial de Huancavelica


1.2 Nombre : Sub Gerencia de la Juventud, Educación,
Cultura y Deportes
1.3 Dirección : Av. Celestino Manchego Muñoz N° 299
Cercado - Huancavelica
1.4 Teléfono : (067) - 452870
1.5 Responsable de la empresa: Arq. Julio Chumbes Carbajal.

II. Aspectos técnicos

2.1. Ubicación geográfica

El departamento de Huancavelica presenta una geografía


accidentada y abrupta, pero dentro de ella encierra los
paisajes más impresionantes del país. En todo el
departamento encontramos varios pisos latitudinales, desde
los 1,950 msnm. En sus valles, hasta los 5,000 msnm. En sus
altas cumbres y agrestes picachos cubiertos de nieve, que se

Pá gina 13
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

yerguen reflejados en los espejos de sus silenciosas lagunas


cristalinas, ofreciendo bellísimos paisajes que impresionan
profundamente a cualquier viajero que los contempla .

Majestuosos nevados cuyas entrañas atesoran los metales


más preciados por el hombre y de los cuales brotan sus
Fuentes termales de grandes virtudes medicinales. La parte
central es travesada en dirección NO a SE por el gran eje de
la Cadena occidental Andina, conocido como la "Cordillera de
Chonta", formada por una secuencia de elevaciones y picos
nevados que alimentan las lagunas, entre los que destacan
los nevados Citaq (5,328 msnm), Huamanrazo (5,298 msnm.)
y Altar (5,268 msnm.).

Matriz del verdor de los cultivos en sus valles y quebradas,


bosques de rocas fascinantes, con caprichosas formaciones
que hacen dudar a uno como han sido hechos.

Susurrantes ríos que corren abundantes, rompiendo el


silencio de sus hermosos parajes, dentro de sus inmensos
llanos desolados que construyen un gran atractivo turístico.

2.2. Ubicación geográfica

Fecha de Creación 04 de agosto de 1571

Población al 2007 Urbano: 59,435 Rural: 77,540


(Provincia)

Superficie 22,131.47 Km2

Clima 5°C a 18°C. Temperatura Anual

Altitud 1,950 y los 4,500 msnm

Latitud 11°16'10'' y 14°07'43''

2.3. Limite territorial

Por el Este Provincia de Acobamba

Por el Oeste Provincia de Castrovirreyna

Por el Norte Provincia de Tayacaja

Por el Sur Provincia de Huaytará y Angaraes

Pá gina 14
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

2.2. Plano de Ubicación de la Municipalidad Provincial de Huancavelica.

M.P.H

III. Naturaleza del centro de practica:

3.1 Reseña histórica del centro de práctica

La ciudad de Huancavelica fue fundada por el alcalde Mayor de Minas


Francisco de Angulo el 4 de agosto de 1571, con el nombre de Villa Rica
de Oropesa, 7 años después del descubrimiento de la mina de mercurio,
por la real orden del Virrey Toledo, Conde de Oropesa.

Huancavelica fue fundada con la finalidad de ejercer un mejor control de


los impuestos por parte de la corona española.

En esa época del virreinato las minas de azogue de Santa Bárbara


ubicada a 3,675 m.s.n.m. en los Andes centrales era la segunda más
importante mina del continente americano después de las minas de
Potosí en Bolivia, cambiando el destino de Huancavelica radicalmente.

Los españoles impulsaron la explotación de las grandes minas de


azogue (mercurio) de Santa Bárbara, haciendo trabajar a la población
indígena en condiciones inhumanas.

Su estratégica ubicación geográfica la convirtió en un lugar clave para el


comercio interandino, este factor, sumado a la inmensa riqueza
proveniente de las minas de mercurio, propició la formación de grandes
fortunas locales durante la colonia.

Pá gina 15
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Testimonio de este pasado de riqueza son las grandes casonas que


engalanan las calles céntricas de la ciudad.

Pero la riqueza tuvo un paso fugaz por estas tierras. En el siglo XVII,
como consecuencia del agotamiento de los yacimientos mineros,
Huancavelica inició su paulatina decadencia como centro urbano.  

En el siglo XIX, la ciudad fue escenario de importantes levantamientos


indígenas, como el de Mateo Pumacahua (1814), líder indígena que se
sublevó repetidas ocasiones contra la opresión de los españoles.

Fue reconocida como ciudad el 21 de junio de 1825.

3.2 Fines del centro de prácticas


3.2.1. Misión
Gestionamos eficientemente el desarrollo, con participación de la
población organizada a través de los espacios y mecanismos de
participación ciudadana.
3.2.2. Visión
Ejercemos el emprendimiento económico productivo y vida
saludable con justicia social, como base del desarrollo de
capacidades de los huancavelicanos.
3.2.3. Objetivos
 Promover el desarrollo económico local con criterio de justicia
social, incidiendo en las actividades empresariales de la micro
y pequeña empresa, a través de planes de desarrollo
económico provincial y distritales aprobados en armonía con
las políticas y planes regionales y nacionales.
 Fomentar y facilitar el desarrollo social y humano, el desarrollo
de capacidades y la equidad.
 Propiciar mejores condiciones de vida y bienestar de su
población mediante las obras y la prestación y mantenimiento
adecuado de los servicios públicos locales de su competencia.

Pá gina 16
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Reivindicar, revalorar y promover la práctica de los valores


tradicionales, históricos y culturales de la Nación
Huancavelicana.
 Promover el desarrollo integral para viabilizar el crecimiento
económico, la justicia social y la sostenibilidad ambiental.

3.3. FUNCIONES DEL CENTRO DE PRACTICAS


3.3.1. FUNCIONES DE GERENCIA MUNICIPAL DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAS
Es el órgano máximo de gestión administrativa, que tiene
bajo su dirección y responsabilidad la administración
municipal. Está a cargo del gerente municipal, funcionario
de confianza a tiempo completo y dedicación exclusiva
designado por el alcalde, quien puede cesarlo sin
expresión de causa.
 Planear, coordinar, organizar, dirigir, supervisar, evaluar
y controlar la prestación de los servicios públicos locales
y los programas, actividades y proyectos de desarrollo
local.
 Dirigir, supervisar y controlar las acciones de los
órganos de asesoramiento (técnico legal), de apoyo y de
línea (gestión) municipal.
 Programar, organizar, dirigir, supervisar, coordinar y
controlar las acciones de gestión municipal,
relacionadas con la ejecución y cumplimiento de los
Planes de Desarrollo Local Concertado a mediano y
largo plazo, así como del Presupuesto Participativo
Municipal para cada periodo anual.
 Programar, organizar, dirigir y controlar los procesos de
modernización y fortalecimiento institucional para
garantizar que el desarrollo de la organización éste
acorde con los objetivos estratégicos del desarrollo
local.

Pá gina 17
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Ejecutar el Presupuesto Municipal Participativo


correspondiente a la Gerencia Municipal, disponiendo
eficiente y eficazmente de los recursos presupuestales,
económicos, financieros, materiales y equipos
asignados.
 Proponer al alcalde las políticas y acciones de gestión
municipal, de los servicios públicos y de las inversiones.
 Proponer al alcalde las normas y disposiciones
necesarias para el desarrollo de la gestión municipal.
 Emitir Resoluciones de Gerencia Municipal aprobando
directivas o resolviendo asuntos administrativos en
materias relacionadas con la gestión municipal, de los
servicios públicos locales, de las inversiones
municipales, así como en aquellos asuntos que le
fuesen delegados por el alcalde.
 Emitir, por delegación del alcalde, Resoluciones de
Gerencia Municipal en segunda y última instancia
excepto en los asuntos tributarios frente a resoluciones
de gerencia o resoluciones directorales emitidas en
primera instancia, en los casos comprendidos en la
presente Ordenanza.
 Velar por la legalidad y continuidad de todos los
procesos de la gestión municipal.
 Informar, dar cuenta y apoyar al alcalde de las acciones
relacionadas con la gestión municipal.
 Suscribir, por delegación del alcalde, los contratos que
formalicen la adquisición y/o contratación de bienes,
servicios y obras generados por procesos de licitación
pública, concurso público, adjudicación directa y
adjudicación de menor cuantía conforme a la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
Reglamento.

Pá gina 18
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Suscribir, por delegación del alcalde, los contratos que


formalicen actos de administración y disposición de
bienes municipales, a través de las modalidades que la
Ley prevé y conforme a los procedimientos vigentes.
 Suscribir, por delegación del Alcalde, los comprobantes
de pago que autorizan los egresos.
 Informar o emitir opinión sobre la gestión municipal
solicitados por los Regidores o las Comisiones del
Concejo Municipal.
 Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y políticas de
gestión emanadas del Concejo Municipal, el Alcalde, en
relación con la ejecución de las actividades y proyectos
previstos.
 Representar al alcalde ante organismos públicos y
privados nacionales e internacionales, en actos
relacionados con la gestión municipal y de los servicios
públicos locales.
 Apoyar y asesorar permanente a la Alcaldía y al Concejo
Municipal en gestión municipal.
 Proponer a la Alcaldía y al Concejo Municipal planes,
políticas, programas, acciones y medidas pertinentes
para efectos de lograr mayor eficiencia en la gestión
pública.
 Controlar, supervisar y evaluar la gestión administrativa,
financiera y económica de la Municipalidad, proponiendo
innovaciones de financiamiento y tributación.
 Presentar el Presupuesto Municipal, la Cuenta General
del ejercicio fenecido y la Memoria Anual de la
Municipalidad.
 Proponer estrategias y políticas de recaudación de los
recursos directamente recaudados y controlar su destino
conforme a las normas vigentes.

Pá gina 19
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Proponer al alcalde acciones de ascensos, ceses,


rotación y racionalización de personal.
 Resolver los asuntos administrativos internos conflictivos
o que comprenden decisiones compartidas de más de
un órgano de la Municipalidad, según las políticas,
planes y objetivos de la gestión edil.
 Disponer o asumir directamente controles previos,
concurrentes y la realización de auditorías operativas.
 Otros que el alcalde le encomiende en materias de su
competencia.

3.3.2. Funciones de la oficina de sub gerencia de la juventud,


educación, cultura y deportes
 Planear, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las
actividades de orden educativo, cultural, deportivo y
recreacional
 Elaborar estudios que conlleven a un mejoramiento en el
nivel de educación de la comunidad estudiantil,
estableciendo una permanente coordinación con las
entidades públicas y privadas, velando por el beneficio
de los sectores de mayor índice de pobreza
 Apoyar y promover la conformación de redes educativas
como formas de participación y cooperación entre los
centros y programas educativos de su jurisdicción,
estableciendo alianzas con instituciones públicas y
privadas especializadas de la comunidad
 Promover, coordinar, ejecutar y supervisar las
actividades formativas extraescolares en los centros
educativos del distrito, con los alumnos y docentes de
los mismos, proponiendo el uso adecuado del tiempo
libre
 Organizar y ejecutar programas de capacitación de
habilidades y calificación para el trabajo de la juventud

Pá gina 20
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Organizar, dirigir, coordinar y evaluar la realización de


actividades culturales de acuerdo con los programas
aprobados
 Planear, organizar y promover las actividades conjuntas
con las instituciones representativas, orientadas a
descubrir y modelar la entidad cultural, en base a los
valores, tradiciones y acervo de nuestra comunidad
 Promover la Biblioteca Municipal su implementación y
mantenimiento y una constante actualización y
equipamiento
 Organizar y ejecutar el Programa de Vacaciones Útiles
 Organizar y ejecutar programas educativos y culturales
destinados a erradicar del distrito la drogadicción,
delincuencia juvenil y prostitución
 Fomentar la práctica del deporte en la niñez y juventud a
través de la promoción y participación en las actividades
deportivas
 Incentivar en la juventud la práctica y fomentar el folklore
nacional

Pá gina 21
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

3.4. Organigrama estructural de la Municipalidad provincial de


Huancavelica

CONCEJO COMISIÓN DE REGIDORES


MUNICIPAL
PROVINCIAL CONSEJO DE COORDINACIÓN
LOCAL PROVINCIAL

COMITÉ PROVINCIAL DE
SEGURIDAD CIUDADANA

JUNTA DE DELEGADOS
VECINALES
OFICINA DE CONTROL
INSTITUCIONAL ALCALDÍA PLATAFORMA PROVINCIAL DE
MUNICIPAL DEFENSA CIVIL

COMISION AMBIENTAL
MUNICIPAL

CONSEJO CONSULTIVO DE EX
PROCURADURIA PÚBLICA SUB GERENCIA DE SECRETARÍA ALCALDES
MUNICIPAL GENERAL Y GESTION

CONSEJO DE COORDINACIÓN
PROVINCIAL DE LA JUVENTUD

CONSEJO DE COORDINACIÓN CON


ALCALDES DISTRITALES Y C. POBLADOS

GERENCIA
MUNICIPAL COMITÉ DE GERENTES

COOPERACION TECNICA
INTERNACIONAL

GERENCIA DE
GERENCIA DE PLANEAMIENTO GERENCIA DE ASESORÍA
ADMINISTRACIÓN Y
Y PRESUPUESTO JURÍDICA
FINANZAS

SUB GERENCIA DE SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y


RECURSOS HUMANOS PRESUPUESTO

SUB GERENCIA DE SUB GERENCIA DE RACIONALIZACION,


CONTABILIDAD Y FINANZAS ESTADISTICA E INFORMATICA

SUB GERENCIA DE
SUB GERENCIA DE LOGISTICA PROGRAMACION DE INVERSIONES
Y PATRIMONIO

GERENCIA DE
GERENCIA DE DESARROLLO GERENCIA DE DESARROLLO GERENCIA DE GERENCIA DE GESTION
INFRAESTRUCTURA Y
ECONOMICO SOCIAL ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA AMBIENTAL
PLANEAMIENTO TERRITORIAL

SUB GERENCIA DE DESARROLLO SUB GERENCIA DE SUB GERENCIA DE RESIDUOS


SUB GERENCIA DE OBRAS SUB GERENCIA DE LA JUVENTUD,
AGROPECUARIO EDUCACION, CULTURA Y DEPORTE RECAUDACION TRIBUTARIA SOLIDOS Y AGUAS RESIDUALES

SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO SUB GERENCIA DE PROMOCION SUB GERENCIA DE SUB GERENCIA DE MEDIO
URBANO Y ORDENAMIENTO SUB GERENCIA DE PARTICIPACION
TERRITORIAL
EMPRESARIAL Y TURISMO VECINAL Y SEGURIDAD CIUDADANA FISCALIZACION TRIBUTARIA AMBIENTE Y SALUBRIDAD

SUB GERENCIA DE SUB GERENCIA DE


SUB GERENCIA TRANSITO, SUB GERENCIA DE SALUD Y
COMERCIALIZACION
TRANSPORTE Y SEGURIDAD VIAL PROGRAMAS SOCIALES COBRANZAS

SUB GERENCIA DE LA
SUB GERENCIA DE ESTUDIOS,
SUPERVISION Y LIQUIDACION MUJER

EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA CAJA MUNICIPAL DE CENTRO MEDIC0 TERRAPUERTO ALBERTO INSTITUTO VIAL PROVINCIAL
BENEFICENCIA PÚBLICA POTABLE Y ALCANTARILLADO MUNICIPAL BENAVIDES DE LA QUINTANA DE HUANCAVELICA
AHORRO Y CREDITO

Pá gina 22
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

3.5. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE SUB GERENCIA DE LA


JUVENTUD, EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

GERENCIA DE
DESARROLLO
SOCIAL

SUB GERENCIA DE LA JUVENTUD, EDUCACIÓN,


CULTURA Y DEPORTE

Practicante: Nora Liliana,


Espinoza Paytan

Pá gina 23
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

CAPITULO IiI
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA PÚBLICA DE
HUANCAVELICA

3.1. Antecedentes de la practica:


Las practicas pre profesionales correspondiente al Módulo I
“RECEPCIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN” se desarrolló en la
Sub Gerencia de la Juventud, Educación, Cultura y Deportes de la
Gerencia de Desarrollo Social
3.2. Descripción de las funciones
3.2.1. Función de la secretaria
 Recepcionar, orientar, informar y atender a las comisiones,
autoridades, personas internas y externas que concurran a la
Gerencia de Desarrollo Social indagar sobre la situación de sus
expedientes pendientes o en trámite
 Coordinar, controlar y organizar la Agenda diaria del Gerencia
de Desarrollo Social de acuerdo a disposiciones generales,
programando y/o concertando la realización de las mismas; así
como confeccionar, organizar y actualizar los Registros, Guías
Telefónicas, Directorios y documentación respectiva;
 Atender y efectuar llamadas telefónicas y registrarlas de ser el
caso; consecuentemente concertar reuniones de trabajo
autorizadas por el Gerente de la Gerencia de Desarrollo Social;
así como informar las ocurrencias que se presenten
 Recibir, revisar, clasificar, numerar, fechar, foliar los
expedientes y firmar los cargos de recepción; así como hacer
firmar los cargos de entrega de los mismos;

Pá gina 24
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Registrar la documentación y/o expedientes recibidos y/o


entregados, mediante el SYTRA y/o a través de registros
manuales y elaborar cuadros estadísticos de la documentación
recibida, remitida y pendiente;
 Organizar y hacer el despacho, colocar sellos, tramitar y
distribuir la documentación o expedientes que llegan o se
genera en la Gerencia de Desarrollo Social; así como realizar
el control y seguimiento de los mismos archivando en forma
diaria cuando corresponda;
 Tomar dictado taquigráfico, transcribir y operar el equipo de
cómputo para elaborar cartas, informes, oficios, memorandos,
citaciones y otros documentos que se emitan en el despacho
de la Gerencia de Desarrollo Social
 Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo
correlativo y clasificado de dispositivos legales, Ordenanzas,
Decretos, Reglamentos, Directivas y otras normas de
competencia de la Gerencia de Desarrollo Social; así como de
los expedientes rutinarios y demás documentos
 Hacer conocer a los servidores, las normas y dispositivos del
despacho de la Gerencia de Desarrollo Social; así como hacer
firmar los cargos respectivos de tramitación del comunicado
 Solicitar, administrar los pedidos de útiles, elaborar y gestionar
el cuadro de necesidades; así como distribuir, custodiar y/o
controlar el material logístico y útiles para el uso del despacho
de la Gerencia de Desarrollo Social y las propias del cargo
 Cumplir las disposiciones relativas a la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública; así como el Código de Ética
de la Función Pública orientados a cumplir sus funciones con
integridad y valores éticos que contribuyan al desempeño
eficaz, eficiente y diligente de las tareas asignadas
 Las demás que le asigne el Gerencia de Desarrollo Social y
que sean de su competencia.

Pá gina 25
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

3.2.2. Función de la Practicante


 Asistir puntualmente y responsablemente
cumpliendo con el horario de trabajo establecido.
 Mantener en orden y limpio la oficina.
 Recepcionar, analizar, sistematizar y archivar la
documentación correspondiente.
 Archivar el acervo documentario según
corresponda.
 Registrar los documentos que ingresan en el
sistema SITRA.
 Tramitar los documentos y realizar el seguimiento
respectivo.
 Redactar documentos solicitados por el jefe.
 Brindar la asistencia adecuada al público.
 Realizar y recibir llamadas telefónicas en
coordinación del jefe.
 Apoyo en la organización de eventos que se
puedan suscitan.
 Apoyo en otras actividades que se requieran.
I. Descripción de las actividades realizadas
Las practicas pre profesionales, tiene como finalidad fomentar una
adecuada interconexión entre la oferta formativa y la demanda del
mercado laboral, promoviendo así, la igualdad de oportunidades para
mejorar la empleabilidad.
Las practicas correspondientes al Módulo I “RECEPCION Y MANEJO
DE LA INFORMACION” con una duración de 265 horas cronológicas, se
desarrolló en la Municipalidad Provincial de Huancavelica, en el que he
cumplido con satisfacción el horario, las normas y reglas establecidas
por la institución y las diversas actividades que me asignaron durante la
ejecución de la práctica, para su mejor entendimiento paso a detallar
cada una de las actividades realizadas.

Pá gina 26
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

1.1 ACTIVIDADES FRECUENTES REALIZADAS EN LA GERENCIA


DE DESARROLLO SOCIAL -SUB GERENCIA DE LA
JUVENTUD, EDUCACION, CULTURA Y DEPORTES DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAVELICA
Las labores realizadas diariamente dentro del marco de mis
prácticas son:

1.1.1. Atención a los usuarios


La atención que se le brinda a los usuarios habla siempre de
una persona (secretaria) y por ende de la empresa, porque
de ello depende ganarse la confianza del usuario y mantener
una buena comunicación; de tal manera consiguiendo la
satisfacción de ambos.

 Se brindo el saludo respectivo a los usuarios que


asistieron a la oficina, se les dio indicaciones para
cumplir con sus citas programadas y tramites a realizar.
 Se le invita a sentarse y se le consulta en que se le
puede ayudar, amable y moderadamente.
 Recepción del documento en caso presenten.
 Orientar al usuario de que manera realizar sus trámites.
 Escuchar con atención y proporcionar comprensión al
usuario.
 Brindar la información requerida y despedirlo como:
amabilidad.
 La atención al cliente es de vital importancia ya que con
ello en el transcurso de mis practicas brinde la atención
a los usuarios que acudieron a la oficina de sub gerencia
de la juventud , educación, cultura y deportes con
cortesía, amabilidad, respeto y escuche las quejas o
necesidades y ayudarlos.
1.1.2. Recepción de documentos

Pá gina 27
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Todos los documentos que ingresa a la oficina se recepción


colocando su sello de recepción donde se registra la hora y
el número de folios decepcionados.
 La recepción del documento se realiza de manera
inmediata sin hacer esperar al usuario.
 Al momento de recibir el documento es necesario
verificar que los documentos que se presentan estén
dirigidos a la oficina y se encuentren firmados.
 Los documentos que ingresan para recepcionar
principalmente fueron oficios, de diferentes oficinas

1.1.3. Registro de documentos


 Para registrar un documento que ingresa a la oficina de
prácticas se ingresa al sistema SITRA
 Se registra los datos básicos del documento en el
cuaderno de registro, considerando dentro de ello:
número de expediente donde se señala la enumeración
correlativa de ingreso del documento siempre con tres
dígitos de manera ascendente, con la finalidad de llevar
el control correspondiente; fecha de recepción del
documento, tipo de documento y si no tiene se coloca la
idea principal del documento, en síntesis, procedencia
del documento y folios.
 Luego se coloca la hoja de “PROVEIDO” para derivar al
jefe quien será el encargo de dar de proveído
correspondientes al documento.
 Se recepcionó los documentos como: informes,
notificaciones, oficios, oficios múltiples, cartas,
solicitudes, entre otros documentos que ingresaban a la
Municipalidad Provincial de Huancavelica.
1.1.4. Tramite documentos

Pá gina 28
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Se organiza los diferentes documentos de las deferentes


oficinas del área de construcción civil del IESTPH para
derivarlos teniendo en cuenta el proveído y los folios.
 El trámite que se da es referente a los documentos
decepcionados para derivarlas a las diferentes oficinas,
mediante un oficio a veces con memorando considerado
los asuntos.
1.1.5. Redacción de documentos
Consiste en redactar los documentos, de acuerdo a las
indicaciones generales dadas por la Jefa, para redactar los
documentos se utilizó una computadora con su respectiva
impresora, utilizando el programa Word 2010.
Los documentos más utilizados son:
 Oficios: Es un documento de carácter oficial, protocolar
que se utiliza con la finalidad de comunicar y coordinar
ocasiones invitar, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajo administrativo, en la oficina de prácticas se
redactaron con los siguientes asuntos:
a. Invitación a participar en los distintos eventos.
b. Renito informe a las altas jerarquías
 Memorando:
Es un documentó simplificado, flexible breve y directo,
se redacta en papel A 4. Se redactaron estos asuntos:
a. Memorandos de llamadas de atención
b. Encarga tura de despacho
c. Requiriendo información de las distintas
funciones y proyectos que ejecuta la
Municipalidad Provincial de Huancavelica.
d. Comisión de servicios
 Informes:
Es un documento escrito mediante el cual se da a
conocer a un jefe o superior un asunto encomendado o

Pá gina 29
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

imprevisto, pero de importancia. Se redactaron los


siguientes asuntos:
a. Envió de información solicitada
b. Remitiendo y solicitando información a las
distintas oficinas de la Municipalidad Provincial de
Huancavelica.

1.1.6. Llamadas telefónicas


La secretaria debe llevar acabo las llamadas solicitadas por
su jefe en su ausencia llevar un registro minucioso en todas
y cada una de las llamadas teniendo en cuenta el asunto ,
así mismo tener un directorio telefónico con los números
utilizados cotidiana mente . Las llamas telefónicas dentro de
la oficina, fueron imprescindibles ya que mediante estas se
efectuaron las comunicaciones internas.

1.1.7. Fotocopiado de documentos


 El fotocopiado de documentos se utiliza generalmente
cuando el documento se ha de derivar a una
determinada distancia el cual requiere de varios cargos o
se requiere una copia para su archivo.
 Esta actividad se realizó diariamente de acuerdo a los
requerimientos del jefe.
 Se fotocopio los documentos originales para tener
prueba en mis cargos de documentos.

1.1.8. Archivo
 Se archivó de acuerdo al tipo de documentos emitidos y
recibidos como (Informes, Memorando, Cartas, Oficios,
Resoluciones, Notificaciones y otros) por secuencia de
numeración y por fecha.
 El archivo me facilito a ubicar los expedientes de una
manera rápida y eficiente a la hora de la búsqueda.

Pá gina 30
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Por lo tanto, el archivo es importante para la adecuada


conservación de los documentos, con el fin de brindar
información en el momento que se requiera.
1.1.9. Forrado de materiales

En la Sub Gerencia de la Juventud, Educación, Cultura y

Deportes se necesitaba fólderes, archivadores para guardar

documentos de derivación, pendientes, trámite, entre otros

para que no se maltraten mientras dure el trámite.

1.1.10. Limpieza y organización la oficina.


El aseo y organización de la oficina, se realizó todos los días
a la hora del ingreso (se limpió la oficina, descargo el tacho
de basura, se limpió los escritorios, muebles, las
computadoras, CPU, impresora, teléfono, archivos).

1.2. Actividades eventuales realizadas en el I.E.S.T.P.H.


La labor realizada eventuales dentro del marco de mis prácticas y
en mi condición de futura Secretaria Ejecutiva, desarrollada en la
oficina de Sub Gerencia de la Juventud, Educación, Cultura y
Deportes.
 Participación en reuniones que realiza la institución
 Se apoya como anfitriones en actividades que realiza la
Municipalidad Provincial de Huancavelica.
 En algunas ocasiones se brindo apoyo como secretaria e
algunas oficinas que requieran
 Se realizó el preparado de café para el personal de la oficina.
 Se elaboro las respectivas caratulas para el lomo de los
archivadores que se requiera
 Se escanearon los documentos que requería el jefe.

1.3. Bienes utilizados en la Sub Gerencia de la Juventud,


Educación, Cultura y Deportes

Pá gina 31
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

1.3.1. Equipo de oficina


Los equipos que se utilizaron fueron:
 01 Computadora
 01 CPU para la computadora
 01 Monitor
 01 Impresora
 01 Teclado
 01 teléfono fijo (llamadas internas)
 01 Estabilizador
 Archivadores

1.3.2. Mobiliarios utilizados


 01 mueble para computadora
 01 mueble de escritorio
 01 stand largo especialmente para los archiveros de los
documentos de la oficina de Dirección General.
 01 stand para los expedientes.
 01 Silla
 03 sillas para el usuario.

1.3.3. Materiales de escritorio, limpieza, etc.


Materiales de Escritorio:
 Hojas boom A4
 01 bandeja porta documentos
 02 tampones color negro y rojo
 01 borrador
 Lapiceros colores rojo, negro y azul
 Lápiz
 Resaltador
 Corrector
 Goma en barra
 01 foliador
 Archivadores

Pá gina 32
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Fastenes
 Regla de 30 Cm.
 01 engrapador color plata
 01 perforador color negro
 01 Fechador pequeño color plomo con rojo
 01 porta lapiceros.
 Folders para el trámite de documentos (pendiente,
archivo, proveído y otros)
 Archivadores
 Sellos (redondos de la jefatura de construcción civil,
post firma, del jefe, sello de cargo, sello de recepción
sello archivo, sello urgente, sello muy urgente, sello
original firmado, incluyo hojas de tramite).

Materiales de limpieza
 01 limpia vidrios
 Hervidora eléctrica
 05 tazas para café
 01 azucarero
 Una Escoba
 01 tacho de basura
 Un Recogedor
 01 ambientador spray

1.3.4. Documentos
 Solicitudes
 Oficios
 Informes
 Memorando
 Resolución
 Cartas
 Notificaciones
 Otros.

Pá gina 33
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

1.4. Cumplimiento de horario:


En la oficina de la jefatura de construcción civil, el control se realiza
de la siguiente manera:
La oficina de personal hace una relación con los nombres y
apellidos de los practicantes el cual se firmó en un cuaderno de
asistencia de entrada y salida cumpliendo estrictamente el
siguiente horario: De lunes a viernes.
 Mañanas : 08:00 am a 13:30 Horas
 Tardes : 14:30 pm a 17:30 Horas

II. Descripción de los resultados obtenidos


3.1. Logros
 Logre constatar la teoría con la práctica llagando a un
conocimiento científico, al término de mi práctica.
 Logre cumplir con mis practicas Pre Profesionales en forma
satisfactoria y aprendí las diversas actividades que se realizan
en la jefatura de construcción civil del IESTPH
 Practique la forma de trabajo de una secretaria ejecutiva en el
ámbito institucional.
 Atendí varios tipos de clientes logrando sobrellevarlos y
respondí a sus pedidos
 Aprendí a registrar, decepcionar, archivar y tramitar los
documentos
 Plasme y adquirí nuevos conocimientos
 Sociabilice con las diferentes personas y profesionales del
entorno.
3.2. Dificultades
 Dificultad en el seguimiento de documentos y sus derivaciones
correspondientes.

Pá gina 34
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 La falta de apoyo por parte del personal que labora en la


Municipalidad Provincial de Huancavelica, sobre puntos que se
desconocen.
 La preponderancia de algunos trabajadores de la Municipalidad
Provincial de Huancavelica.

CONCLUSIONES

 Logre cumplir con mis practicas pre profesionales del Módulo I


denominado “Recepción y manejo de Información”, que consta de
265 horas cronológicas, en forma satisfactoria.
 Logre aprender las diversas actividades que se realizan en la oficina.
 Aprendí a manejar dIferentes programas, materiales, archivo y
atención al cliente.
 Gane experiencias en cuanto a relaciones públicas, con los
miembros de las oficinas y el personal que labora en la institución.
 Adquisición de conocimiento de atención a los clientes, docente y
alumnos de la IESTPH.
 Brindar un buen trato a todo tipo de clientes y saber sobrellevarlos.

Pá gina 35
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

 Los conocimientos adquiridos durante mi permanencia en el instituto


de educación superior tecnológico público “Huancavelica”, me sirvió
para aplicar en el centro de prácticas.

SUGERENCIAS

 Mayor apoyo y consideración de parte de los docentes para así no


tener dificultades al realizar nuestra practica Pre Profesional.
 En la unidad didáctica de servicio al cliente debe contar con más
horas de enseñanzas, ya que algunas secretarias no cuentan con la
suficiente paciencia.
 En la especialidad de Secretariado Ejecutivo, se debe implementar
los diferentes programas de gestión que se usan en las entidades,
como el SISGEDO, SITRA entre otros.
 Implementar la biblioteca del instituto de educación superior
tecnológico publico de huancavelica, con libros actualizados de la

Pá gina 36
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

especialidad de secretariado ejecutivo y la atencion debería realizarse


en dos horarios diurno y nocturno.

Es cuanto informo a ustedes, para su conocimiento y fines pertinentes.

Atentamente,

……………………………………………………
Nora Liliana Espinoza Paytan
Alumna

BIBLIOGRAFÍA

 Manual de Organizaciones y funciones (MOF)


 Reglamento de Organización y funciones (ROF).
 Diseño Básico Curricular de la Especialidad de Secretariado
Ejecutivo- MINEDU.
 Manual de Redacción “Otto Valladares Rodríguez”.
 www.minedu.gob.pe

Pá gina 37
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Pá gina 38
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Anexos

Registrando y
Archivando documentos en la
oficina

Pá gina 39
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Pá gina 40
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Pá gina 41
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Recepcionando y realizando
llamadas telefónicas en la oficina

Pá gina 42
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Pá gina 43
Fundado con R.S. Nº 131-83-ED, el 09 de marzo de 1983
Revalidado con R. D. Nº 214-2005-ED
INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIORProlongación Santos Villa S/N Telefax 067 – 453321
TECNOLÓGICO PÚBLICO “HUANCAVELICA”

Pá gina 44

Вам также может понравиться