MANEJO DEL TIEMPO Recuerda que son ladrones de tiempo

externos, pero tú decides si permites que

OBJETIVO: Propender por el equilibrio y ocupen tu tiempo o no.
conciliación entre la vida personal-familiar y Si recibes una de estas
laboral de los colaboradores que hacen parte interrupciones, valora si es una
de la empresa.
urgencia que requiere tu atención
EL VALOR DE ADMINISTRAR
EFECTIVAMENTE EL TIEMPO inmediata. También puedes poner
algunas barreras para evitar estas
Seleccionar y darle prioridad a las interrupciones, como apagar el
actividades que realizamos no es sólo teléfono, cerrar la puerta del despacho,
cuestión de diferenciar entre lo urgente y usar auriculares, pedir que en
lo importante, sino además cuestión de determinados horarios no te interrumpan,
hacer coordinar nuestro propio tiempo etc.
con el de las otras personas para
alcanzar los resultados con un sentido de 2. Notificaciones: Son similares a
cooperación las interrupciones, con la diferencia
de que casi nunca son urgentes.
Hablo del correo, las redes sociales,
mensajería instantánea,
suscripciones, etc. La clave es
recordar que ninguna tarea
urgente llega a través de estos
La Administración del tiempo es un medios.
asunto de interés para todos y tiene una Debes perder el miedo a estar
relación directa con la calidad de vida desconectado de estos canales
personal y laboral. durante algunas horas.
Piensa que, si alguien necesita algo
Quien administra bien el tiempo trabaja
urgente de ti, no va a enviar un
en el día a día para lograr sus propósitos
correo y mucho menos una
puesto que tiene definidas sus metas,
conoce sus fortalezas y busca su notificación por redes sociales.
felicidad. Seguro que te llamará por teléfono
o irá a visitarte.
Para evitar estos ladrones de
tiempo lo más efectivo es
silenciar todas las
notificaciones, en el móvil y en
La ventaja de ser el responsable es
el ordenador.
que tienes la capacidad de Ignorarlas es difícil, así que mejor
actuar para corregir tu conducta y no tenerlas.
evitar estas pérdidas de tiempo en También deberás resistir la
futuras ocasiones. tentación de consultar si has
LADRONES DE TIEMPO EXTERNO recibido algo.
1. Interrupciones: Es uno de los Establece los momentos del día en
ladrones de tiempo más evidentes. que revisarás cada canal.
Llamadas de teléfono, visitas no
pactadas, peticiones de ayuda, etc. 3. Reuniones: Demasiado
Cuando te enfrentes a una interrupción frecuentes,  demasiado largas y mal
es importante que te muestres firme. preparadas. No es lo mismo asistir a
una reunión de trabajo que
participar. Preparar bien una
reunión es fundamental para
aprovecharla bien, tomar decisiones
adecuadas etc…
Si asistes a una reunión sin haber
hecho el trabajo previo estáis
perdiendo el tiempo y lo haces
perder a los demás.
4. Urgencias: No podemos
controlarlo todo y a veces surgirán
asuntos que requieren atención
inmediata. El problema es que la
mayoría de estas situaciones no
son verdaderas urgencias, son
ladrones de tiempo. Surgen de una
mala planificación, cosas que no se
hicieron bien en su momento,
errores que no se corrigieron,
tareas aplazadas, etc.
Para evitarlo es importante que
tengas controladas tus
obligaciones y fechas límite.
No permitas que una tarea normal
se convierta en urgente solo porque
olvidaste agendarla.
También debes poner límite a las
urgencias de los demás.
Recuerda que cada persona es
responsable de su propia gestión del
tiempo. No sirve de nada que
mejores tu organización, si luego
debes cargar con la mala gestión de
otros.
Si sabemos dónde perdemos el
tiempo es más fácil controlarlo.
Tenemos que aprender a decir NO,
evitar que interrumpan nuestro
trabajo.
No se trata de “pasar a los demás”
sino atenderles a su debido tiempo.
LADRONES DE TIEMPO
INTERNOS
La falta de planificación de la
jornada. Es importante elaborar
una agenda al principio de cada día
y repasar al final del mismo.
Objetivos y prioridades confusas
y cambiantes. Identifica las tareas
que aportan más valor a tu trabajo
priorízalas. Intenta organizar tus
tareas por similitud y fíjate límites
de tiempo para cada una.
Los hábitos multitarea. Saltar de
un tema a otro no sólo resta energía
sino también eficacia. No empiecen
una tarea si no has acabado la
anterior.
El perfeccionismo y el detalle
excesivo.
La falta de orden y clasificación.
Dificultad para entender el cambio.
La falta de comprensión de la
información.
Dificultad para decir que no.
La fatiga, el estrés.
La dificultad de tomar una decisión.
Si eliminas o controlas algunos de
estos ladrones de tiempo verás
rápidamente cómo mejorarás tu
eficacia. Aportarás más valor a tu
organización y sobre todo
dispondrás de más tiempo para ti.
Los ladrones de tiempo son
determinados actividades, situaciones o
personas que te hacen desperdiciar tu
valioso tiempo. Lo preocupante es que
esto sucede porque tú has dado
permiso para ello, aunque no seas
del todo consciente. Sobre esta
situación es necesario actuar para
evitar que el tiempo se escape de
manera tan improductiva.