ESTUDIO PREVIO GENERAL

Dependencia solicitante:
Datos del área gestora: Nombre del servidor que diligencia el
estudio previo
1.- Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer
Que con el fin de lograr la eficiencia de la administración y en concordancia con el artículo 54 de la Constitución Nacional, el cual
señala que es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran,
existe el propósito común de generar en las entidades y en los servidores del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción.

Que la Ley 115 de 1994, mediante la cual se expide la Ley General de Educación, en el artículo 43 del capítulo 3, define la educación
informal como “todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de
comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados”.

Que la Ley 190 de 1995, en su artículo 64 establece que todas las entidades públicas tendrán, además del programa de inducción
para los Servidores que ingresen a la Entidad uno de actualización cada dos años, denominado programa de Reinducción, y que el
último programa de Reinducción del Ministerio de TIC fue realizado en el año 2017.

Que mediante el Decreto-Ley 1567 de 1998, que a su vez fue reglamentado parcialmente por el Decreto 1227 de 2005, se creó el
Sistema Nacional de Capacitación, el cual se encuentra integrado por los componentes que se relacionan a continuación:

a. Disposiciones Legales. El conjunto de disposiciones legales relacionadas con la materia delimita las competencias y
responsabilidades y constituye el marco jurídico que facilita la coordinación de acciones. La capacitación de los empleados se
rige por las disposiciones del presente Decreto - Ley y por los decretos reglamentarios que expida el Gobierno Nacional, así
como por los actos administrativos emanados de cada entidad, en concordancia con las leyes generales de educación y de
educación superior, con las disposiciones reglamentarias de éstas, así como con las normas sobre organización y
funcionamiento de la administración pública, sobre carrera administrativa y administración de personal;
b. Plan Nacional de Formación y Capacitación.  El Gobierno Nacional, mediante el Plan Nacional de Formación y Capacitación,
orientará la formulación de los planes institucionales que deben elaborar las entidades públicas. El Plan tiene por objeto formular
la política en la materia, señalar las prioridades que deberán atender las entidades públicas y establecer los mecanismos de
coordinación, de cooperación, de asesoría, de seguimiento y de control necesarios;
c. Planes Institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad
mínima de un año su plan institucional de capacitación.
Este deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación
y Capacitación, con los principios establecidos en el presente Decreto - Ley y con la planeación institucional. Para ello las
entidades podrán solicitar asesoría de la Escuela Superior de Administración Pública y el Departamento Administrativo de la
Función Pública, entidad ésta que podrá revisar los planes, hacerles las observaciones que considere pertinentes y ordenar los
ajustes que juzgue necesarios, los cuales serán de forzosa aplicación. La Comisión de Personal participará en la elaboración del
plan y vigilará su ejecución.
d. Recursos. Cada entidad contará para la capacitación con los recursos previstos en el presupuesto, así como sus propios
recursos físicos y humanos, los cuales debe administrar con eficiencia y transparencia, estableciendo mecanismos que permitan
compartirlos con otros organismos para optimizar su impacto. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará la
búsqueda de mecanismos de coordinación y de cooperación institucional que hagan posible utilizar con mayor eficiencia los
recursos disponibles para hacer capacitación en las entidades del Estado.
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e. Organismos. Además de sus responsabilidades desde el punto de vista de su propia gestión interna, las siguientes entidades
tienen atribuciones especiales en relación con el sistema de capacitación:

1. Departamento Administrativo de la Función Pública. Como organismo superior de la administración pública le corresponde
establecer las políticas generales, formular y actualizar el Plan Nacional de Formación y Capacitación conjuntamente con la
Escuela Superior de Administración Pública y coordinar su ejecución; expedir normas, brindar asesoría, diseñar y adaptar
metodologías, llevar a cabo acciones de divulgación y seguimiento.
2. Escuela Superior de Administración Pública. Además de las funciones establecidas en sus estatutos, le corresponde
participar en la elaboración, la actualización y el seguimiento del Plan, así como prestar asesoría a las entidades que lo
soliciten para la ejecución de éste. Le corresponde igualmente diseñar el currículo básico de los programas de inducción y de
reinducción, siguiendo las orientaciones que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública.
3. Entidades. Cada entidad tiene el deber de ejecutar internamente las políticas impartidas por el Gobierno Nacional, formular
los planes internos y participar en programas conjuntos con otros organismos para optimizar el uso de los recursos.
4. Escuelas Públicas de Formación y Capacitación. Se entiende por escuelas públicas de formación y capacitación aquellas
dependencias de organismos públicos organizadas para impartir de manera permanente formación y capacitación a
empleados del Estado y que, para tal efecto, llevan a cabo actividades docentes y académicas. Como componentes del
sistema de capacitación deben propender por actuar integradamente para el mejor aprovechamiento de los recursos, diseñar
conjuntamente soluciones de formación y capacitación, incentivar la investigación en temas propios de la función pública y
desarrollar fortalezas pedagógicas.

Que el Departamento Administrativo de Función Pública DAFP, considera conveniente implementar programas de Reinducción, según
el artículo 3, literal C del Decreto 1567 de 1998, sobre el Sistema Nacional de Capacitación “Con el propósito de organizar la
capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. Este
deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno”. Así mismo en el artículo 7, establece que “Los planes
institucionales de capacitación de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y Reinducción y señala que el
programa de Inducción – Reinducción reorienta la integración del servidor a la cultura organizacional en virtud de los cambios
producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Este programa se impartirá a todos los servidores por
lo menos cada dos (2) años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirá obligatoriamente un proceso de
actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

Que la Ley 909 de 2004 en su artículo 36 establece entre los objetivos de la capacitación, los siguientes: “La capacitación y formación
de los empleados públicos está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias
fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo
profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios” . El cumplimiento de estos objetivos está
directamente relacionado con la necesidad permanente de los servidores del fortalecimiento de sus competencias laborales y
comportamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas institucionales.

Que el Decreto 4904 de 2009 en su artículo 5.8. señala que “ La oferta de educación informal tiene como objetivo brindar
oportunidades para complementar, actualizar, perfeccionar, renovar o profundizar conocimientos, habilidades, técnicas y prácticas.
Hacen parte de esta oferta educativa aquellos cursos que tengan una duración inferior a ciento sesenta (160) horas. Su organización,
oferta y desarrollo no requieren de registro por parte de la secretaría de educación de la entidad territorial certificada y solo darán lugar
a la expedición de una constancia de asistencia. Para su ofrecimiento deben cumplir con lo establecido en el artículo 47 del Decreto
Ley 2150 de 1995. Toda promoción que se realice, respecto de esta modalidad deberá indicar claramente que se trata de educación
informal y que no conduce a título alguno o certificado de aptitud ocupacional”.

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Que la Ley 1341 de 2009 por la cual se definen los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las
TIC; tiene como uno de sus principio orientadores la investigación, el fomento, la promoción y el desarrollo de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones que involucra a todos los sectores y niveles de la administración pública y de la sociedad, para
contribuir al desarrollo educativo, cultural, económico, social y político e incrementar la productividad, la competitividad, el respeto a los
Derechos Humanos inherentes y la inclusión social.

Que así mismo, el artículo 34 de la Ley 1341 de 2009 define como objeto del FONDO “… financiar los planes, programas y proyectos
para facilitar prioritariamente el acceso universal, y del servicio universal cuando haya lugar a ello, de todos los habitantes del territorio
nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como apoyar las actividades del Ministerio y la Agencia
Nacional Espectro, y el mejoramiento de su capacidad administrativa, técnica y operativa para el cumplimiento de sus funciones.“

Que las funciones del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fueron establecidas en el artículo 35 de la Ley
1341 de 2009 así: “1. Financiar planes, programas y proyectos para promover prioritariamente el acceso universal, y del servicio
universal cuando haya lugar a ello, a las Tecnologías de la información y las Comunicaciones en los segmentos de población de
menores ingresos. 2. Financiar planes, programas y proyectos para promover la investigación, el desarrollo y la innovación de las
Tecnologías de Información y las Comunicaciones dando prioridad al desarrollo de contenidos. 3. Financiar planes, programas y
proyectos para promover el acceso de los ciudadanos a servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones y para la masificación del Gobierno en Línea. 4. Financiar y establecer planes, programas y proyectos que
permitan masificar el uso y apropiación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 5. Apoyar económicamente las
actividades del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de la Agencia Nacional de Espectro, en el
mejoramiento de su capacidad administrativa, técnica y operativa para el cumplimiento de sus funciones. 6. Financiar planes,
programas y proyectos para promover el acceso de los ciudadanos con limitaciones físicas a las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones. 7. Rendir informes técnicos y estadísticos en los temas de su competencia. 8. Realizar auditorías y estudios de
impacto de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las comunidades, para verificar la eficiencia en la utilización de
los recursos asignados.”

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, mediante circular Nº100 – 07 de 2010 establece que el derecho a
la información pública ha sido reconocido como un derecho fundamental de los colombianos, el cual es determinante para la
efectividad de los mecanismos de la democracia participativa y la garantía de otros derechos fundamentales como el de la
participación. Para atender a esta necesidad se deberán atender programas de capacitación para sensibilizar a los servidores públicos
sobre la importancia del acceso a la información pública, el derecho ciudadano de acceso a la información y la responsabilidad que
tienen los servidores en la materialización de este derecho, utilizando metodologías de capacitación basadas en “aprender haciendo”,
que fortalezcan competencias laborales de transparencia, innovación, y orientación al ciudadano desarrollando así la vocación por el
servicio para el buen gobierno.

Que de conformidad mediante Decreto 2618 de 2012, se modificó la estructura del Ministerio de Telecomunicaciones de la información
y las comunicaciones, con el fin de mejorar la capacidad de respuesta en sus procesos misionales y de apoyo especialmente en las
tecnologías de la información y los programas sociales y en su artículo 37 numeral 11 se señala que corresponde a la Subdirección
Administrativa y de Gestión Humana, entre otras funciones: “ Trazar las políticas y programas de administración de personal, bienestar
social, selección, permanencia, retiro, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento humano y dirigir su gestión”.

Que a su vez la Resolución 787 de 2014 en su artículo 14 establece las funciones de los Grupos Internos de Trabajo, asignándole al
Grupo de Transformación Organizacional, entre otras, las funciones de: “(…) 6.d. Coordinar el diseño e implementación oportuna y

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eficiente del plan de formación y capacitación de la entidad. (…) 8. Adelantar los trámites precontractuales y contractuales necesarios
para garantizar el funcionamiento eficiente de los procesos de mejoramiento continuo y gestión del talento humano. (…)”.

Que mediante la Resolución Interna N° 3174 de 2014 el Ministerio TIC adoptó el reglamento para los programas de Capacitación,
Bienestar Social, Educación y Estímulos para sus servidores y estructuró el Comité de Bienestar y Capacitación.

Que el Comité de Bienestar y Capacitación mediante Acta No. 02 del 10 de febrero de 2017, aprobó el Plan Institucional de
Capacitación, el cual incluye entre sus actividades el Programa de Reinducción para todos los servidores del Ministerio TIC.

Que la capacitación en Reinducción, objeto del presente contrato tienen una intensidad horaria inferior a 160 horas, motivo por el cual
hace parte de los programas de “Educación Informal” conforme a lo establecido en el Decreto 4904 de 2009.

Que para la ejecución del programa de Reinducción del Ministerio TIC es necesario contar con los servicios de organización,
administración y ejecución de acciones logísticas necesarias para su desarrollo; para tal fin es indispensable contar con una entidad
especializada en este tema que brinde los servicios requeridos para el cumplimiento de los objetivos propuestos y mediante el uso de
la metodología de Aprender Haciendo. Por esta razón se hace necesaria la contratación de una persona natural o jurídica con
experiencia en la organización de eventos empresariales y capacidad logística para más de 200 personas en una misma jornada.

Que COMPENSAR es actualmente la Caja de Compensación Familiar de los servidores del Ministerio de TIC y que dicha entidad ha
presentado una propuesta fundamentada en la metodología de aprender haciendo para llevar a cabo este programa para toda la
población de funcionarios del Ministerio, y su propuesta está directamente alineada con las estrategias definidas por el Grupo de
Transformación Organizacional. La propuesta también incluye el acompañamiento de Formadores con amplia experiencia en
capacitación experiencial, los cuales han sido partícipes durante los años 2013 y 2015 de los programas de Reinducción realizados por
el Ministerio mediante los contratos 565 de 2013 y 519 de 2015, así mismo CAFAM durante los años 2012, 2013, 2014 y 2015 ha
ejecutado las actividades de capacitación experiencial en diversas temáticas para los servidores del Ministerio, mediante los contratos
454 de 2012 en el tema de “Competencias de cambio y relaciones interpersonales”, 1024 de 2012 en el tema de y “Derechos
Humanos”, 524 de 2013 en el tema de “Inteligencia Emocional y Desarrollo Profesional” y 519 de 2015 en los temas de “Competencias
de Orientación a Resultados y Orientación al Usuario y Ciudadano”, “Competencias de Adaptación al cambio y Relaciones
interpersonales para Asistenciales”, “Competencias de Solución de Problemas y Pensamiento Estratégico”, “Competencias de
Proactividad y Empatía”, “Competencias de Capacidad de análisis y Negociación”, “Competencias de Manejo de la presión y
Comunicación Asertiva”, “Relaciones Humanas”, “Sinergia en la dinámica de equipos”, “Cultura de la Felicidad”, “Derechos Humanos”
y“ Taller de acciones de mejora en ambiente laboral”, lo cual ha permitido su acercamiento a la gente y a los procesos que vive
el Ministerio, demostrando que es una entidad idónea para la ejecución de las actividades de capacitación experiencial del Ministerio
de TIC.

Que es necesario y conveniente dar continuidad a los procesos de formación para el fortalecimiento de competencias del personal que
ha desarrollado el Ministerio con el apoyo de CAFAM en años anteriores, en temáticas como trabajo en equipo, derechos humanos,
comunicación asertiva, adaptación al cambio y reinducción. COMPENSAR se destaca por su gran experiencia en la metodología
solicitada (metodología experiencial), de otra parte las temáticas que tocan fibras personales para el comportamiento de los individuos
y los equipos han sido manejadas por COMPENSAR idóneamente, lo cual hace conveniente dar continuidad a los procesos de
formación que esta entidad ya ha adelantado con los servidores del Ministerio, por último la Caja de Compensación Familiar cuenta
con una gran infraestructura logística para este tipo de eventos.

Que la propuesta recibida de COMPENSAR cumple con los requerimientos técnicos, logísticos, metodológicos del Ministerio y que

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conforme a la Ley los programas de Reinducción deben realizarse cada dos años, es oportuna la contratación de este programa para
ser ejecutado en el mes de septiembre de 2019, considerando que el último programa de Reinducción de la entidad fue realizado en el
año 2017.

Que para la contratación de los recursos en referencia, se cuenta con la disponibilidad presupuestal de Ciento veinte millones de
pesos M/Cte. ($000.000.000) incluido IVA, de la ficha de inversión “FORTALECIMIENTO Y APROPIACIÓN DEL MODELO DE
GESTIÓN INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO TIC BOGOTÁ” vigencia 2019 De la Actividad: Ejecutar la estrategia de aplicación de
las políticas de gestión y desempeño institucional de Talento Humano e Integridad.

De acuerdo a la normatividad vigente y lo establecido en el Programa de Inducción y Reinducción adoptado por la entidad, se hace
necesario actualizar y orientar a los funcionarios sobre la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de
los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, para que ellos puedan desempeñar óptimamente sus funciones y asumir las
responsabilidades propias del cargo, por lo anterior, se requiere realizar la jornada de Reinducción a 1000 funcionarios y contratistas
del Ministerio de las Tecnologías de la información y de las comunicaciones durante x días, con grupos de 25 xx funcionarios por día
durante los primeros cuatro (x4) días y 23 xx funcionarios el ultimo día, con el fin de dar a conocer la entidad a los funcionarios recién
ingresados y actualizar y orientar a todos los funcionarios sobre la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, para que ellos puedan desempeñar óptimamente sus funciones y
asumir las responsabilidades propias del cargo, la reinducción se debe brindar a todo el personal que labora en la entidad.

Para llevar a cabo esta Reinducción de los 1000 funcionarios y contratistas, se requiere la contratación de facilitadores, un salón de
conferencias adecuado con todas las ayudas audiovisuales, transporte, logística y el servicio de alimentación, almuerzos y refrigerios,
ya que las jornadas de capacitación serán desde las 08:00 am., hasta las 6:00 pm, durante los xxx días, para lograr Reorientar la
integración del empleado hacia la cultura organizacional en virtud a los cambios administrativos, metodológicos, formativos,
misionales, los nuevos sistemas, procesos, procedimientos, actividades y políticas de la entidad

Que dada la descripción hecha de la necesidad que, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones pretende
satisfacer, se encuentra conveniente, justificado, necesario y oportuno adelantar el presente proceso de contratación, mediante la
modalidad de contratación directa por Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión, conforme a la propuesta presentada por la CAJA
DE COMPENSACIÓN FAMILIAR CAFAMCOMPENSAR, entidad que conoce el Ministerio TIC, que cuenta con la idoneidad,
experiencia, capacidad instalada y con un equipo de profesionales competentes y capacitados en la materia para desarrollar
satisfactoriamente las actividades de Capacitación Experiencial para los Servidores Públicos del Ministerio.
2.- Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
2.1. Descripción del Objeto a
contratar Prestar servicios de apoyo a la gestión del Ministerio TIC para el desarrollo de competencias de sus
funcionarios en materia de conocimiento institucional a través del Programa de Reinducción.

APOYO LOGISTICO PARA REALIZAR EL PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCION DIRIGIDO A LOS

EMPLEADOS PUBLICOS DEL MINISTERIO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y DE LAS

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COMUNICACIONES.

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