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LAS HERRAMIENTAS DIGITALES Y TECNOLOGICAS COMO CONTROL

CONTABLE EN ESTABLECIMIENTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIO HOTELERO


EN LA COMUNA 5 EN VILLAVICENCIO (META)

LAURA JULIETH MARTINEZ FLOREZ


WILLIAN ANDRIAM ESCOBAR TORRES
CLAUDIA MILENA BONILLA

FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURIA PÚBLICA
VILLAVICENCIO (META)
2020
LAS HERRAMIENTAS DIGITALES Y TECNOLOGICAS COMO CONTROL CONTABLE EN
ESTABLECIMIENTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIO HOTELERO EN LA COMUNA 5 EN
VILLAVICENCIO (META)

LAURA JULIETH MARTINEZ FLOREZ


WILLIAN ANDRIAM ESCOBAR TORRES
CLAUDIA MILENA BONILLA

PROYECTO DE TRABAJO DE GRADO PRESENTADO


COMO REQUISITO PARA OPTAR AL
TÍTULO DE: (CONTADURÍA PÚBLICA)

DOCENTE
DEICY MILENA NAVARRO JAIMES

FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA


FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURIA PÚBLICA
VILLAVICENCIO (META)
2020
Agradecimientos

Agradecemos el apoyo y la facilitación de la información proporcionada por los

establecimientos hoteleros que contribuyeron al desarrollo de nuestro instrumento de

investigación de manera oportuna por medio de la cual evidenciamos el manejo de las

herramientas de control contable y el cumplimiento de sus obligaciones formales y

sustanciales para el desarrollo de este proyecto, a la docente Deicy Milena Navarro Jaimes

Tutora del proyecto de grado, de la misma forma agradecemos el apoyo de los docentes el

grupo de investigación y docentes de la fundación Universitaria Compensar quienes

siempre estuvieron prestos a brindarnos asesorías y orientaciones pertinentes para el

desarrollo de nuestra investigación.


Declaración

Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se

han respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la

misma forma que las citas de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400

palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por

identidad. Los autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.

Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del

trabajo de investigación titulado Herramientas Digitales y Tecnológicas Como Control

Contable en Microestablecimientos de Prestación de Servicio Hotelero en la Comuna 5 En

Villavicencio (Meta), siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al

trabajo, sus autores y otros.

Laura Julieth Martinez Florez Claudia Milena Bonilla


Estudiante
Estudiante

Deicy Milena Navarro Jaimes


William Adriam Escobar Torres Docente
Estudiante
LAS HERRAMIENTAS DIGITALES Y TECNOLOGICAS COMO CONTROL

CONTABLE EN ESTABLECIMIENTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIO HOTELERO

DE LA COMUNA 5 EN VILLAVICENCIO (META).

Resumen

El propósito de la presente investigación, es analizar las herramientas digitales y

tecnologicas como control contable en el sector hotelero de la comuna 5 de la ciudad de

Villavicencio, la evolución de la tecnología e implementación y uso de las Tic’s en las

empresas sea manifestado como medio para una mayor competitividad y mejorar el

rendimiento, lo que buscamos con la presente es identificar qué beneficios o complejidad

traen estas herramientas en el área contable, La metodología utilizada es de carácter

documental y análisis de la información, complementada con una encuesta como

instrumento de investigación, con el fin de analizar características y los aspectos

importantes del uso de la tecnología en este sector de empresas como control contable, Por

otra parte, se estableció la importancia de la implementación de herramientas digitales

dichos sistemas podrán convertirse en una potente herramienta que permita crear valor a las

empresas y su estructura organizativa.


Palabras Claves

Herramientas digitales, tecnología, software, obligaciones tributarias, contabilidad,

transacciones, Codigo QR

Abstract

The purpose of this research is to analyze digital tools such as accounting control in the

hotel sector of commune 5 of the city of Villavicencio, the evolution of technology and

implementation and use of Tic's in companies is manifested as a means for a greater

competitiveness and improve commercial and advertising performance, what we are

seeking here is to identify what benefits or complexity these tools bring to the accounting

area. The methodology used is of a documentary nature, carrying out a bibliographic

review and an analysis of the information, in addition a survey instrument is used in order

to look for characteristics and important aspects of the use of technology in this sector of

companies, the importance of the implementation of digital tools was established, these

systems may become a powerful tool that allows to create value for companies and their

organizational structure.

Keywords

Digital tools, technology, software, tax obligations, accounting, transactions, QR Code.


TABLA DE CONTENIDO

Agradecimientos.....................................................................................................................3

Declaración.............................................................................................................................4

Resumen..................................................................................................................................5

Palabras Claves.......................................................................................................................6

Abstract...................................................................................................................................6

Keywords................................................................................................................................6

INTRODUCCIÓN..............................................................................................................11

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN.........................12

1.1 ANTECEDENTES......................................................................................................13

1.2 PROBLEMA...............................................................................................................15

1.3 PREGUNTA PROBLEMA.........................................................................................15

2. OBJETIVOS................................................................................................................15

2.1 OBJETIVO GENERAL..............................................................................................15

2.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS...................................................................................16

3. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................16

4. MARCO REFERENCIAL.........................................................................................18

4.1 MARCO TEORICO....................................................................................................18


4.2 MARCO CONCEPTUAL...........................................................................................29

4.3 MARCO LEGAL........................................................................................................39

4.4 MARCO HISTORICO................................................................................................45

4.5 MARCO GEOGRAFICO............................................................................................47

5. METODOLOGÍA.......................................................................................................48

5.4 FUENTES PRIMARIAS.............................................................................................49

5.5 FUENTES SECUNDARIAS......................................................................................49

5.6 PROCEDIMIENTO Y TRABAJO DE CAMPO........................................................49

5.7 ANÁLISIS DE LA ENCUESTAS..............................................................................50

6. RESULTADOS............................................................................................................50

6.1 DESARROLLO DEL INSTRUMENTO....................................................................51

7. CONCLUSIONES...........................................................................................................59

8. RECOMENDACIONES.............................................................................................61

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS......................................................................62

TABLA DE GRAFICAS
Grafica 1- Fuente: Romero, 2016, Dinero 14

Grafica 2- Fuente: Romero, 2016, Dinero 14

Grafica 3- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 53

Grafica 4- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 54

Grafica 5- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 54

Grafica 6- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 55

Grafica 7- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 56

Grafica 8- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 56

Grafica 9- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 57

Grafica 10- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020) 58

TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

...............................................................................................................................................25

Ilustración 2- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

...............................................................................................................................................26

Ilustración 3- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

...............................................................................................................................................27

Ilustración 4 - Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

...............................................................................................................................................28

Ilustración 5- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

...............................................................................................................................................29

Ilustración 6- Fuente: Revista Espacios, Publicado 21/10/2019...........................................34

Ilustración 7- Fuente: Rodriguez, M., (2004). Ponencia universidad de buenos aires........36

Ilustración 8- Fuente recuperado 1 de noviembre de 2020:

https://www.google.com/maps/place....................................................................................48

Ilustración 9- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)...............................51

Ilustración 10- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020).............................52

INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación busca identificar el impacto que tienen las herramientas

digitales y tecnológicas como software, datafonos, CRM, Portales de Pagos, Código QR,

Facturación electrónica, office y otras, como control contable.

Por medio de esta investigación se concluirá el aporte que realizan las herramientas

digitales y tecnológicas en el sector empresarial a la hora de dar cumplimiento de sus

obligaciones formales y sustanciales como lo son, llevar contabilidad, pagar impuestos,

llevar a cabo gestión documental, con el fin de que la empresa sea más organizada y

eficiente frente al manejo de su información contable y tributaria.


1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

La desorganización en los establecimientos resulta bastante costosa, ya que representa

tiempo perdido, desperdicio, ineficiencia, falta de calidad y de motivación laboral, aspectos

que no necesariamente se reflejan en una factura, pero que afectan directamente a la salud

financiera de la empresa.

El desorden contable perjudica la toma de sesiones basadas en el manejo del dinero, lo

podemos encontrar cuando no existen registros contables, están mal elaborados o no hay un

registro completo de los movimientos financieros del negocio, La falta de estados

financieros es otro problema muy común, así como los precios mal determinados.

Es necesario que el negocio cuente con información real sustentada en sus registros

contables y así determinar la mejor estrategia empresarial en base a su situación financiera.

Las clasificaciones de los costos (fijos, variables, semifijos, semivariables) deben

registrarse oportunamente y de manera precisa, ya que en base a estos se puede decidir

mejorar los gastos, recortándolos o hacer nuevas adquisiciones. El desorden puede llegar a

ser muy grande, y provocar que la empresa no pueda cumplir con sus obligaciones fiscales

como el pago de impuestos, trazabilidad de documentos y operaciones y las declaraciones

que la ley le indica.

En la actualidad se recomienda que cualquier empresa, sin importar su tamaño, debe dar

importancia al uso de tecnología, establecer procesos claros, documentar y estructurar

actividades. En caso de que la desorganización ya esté incorporada a la forma de trabajo es


necesario tomar las medidas correctivas para estableces las rutinas de trabajo adecuadas, en

ningún caso se debe aceptar la desorganización. Arabuko, (2019).

1.1 ANTECEDENTES

Investigaciones previas realizadas por Fedesarrollo (2013), han señalado la relevancia de

las TIC como uno de los mecanismos más importantes para incrementar la supervivencia de

las pymes, aumentar la productividad, facilitar la asociatividad entre pequeñas empresas,

mejorar los mecanismos de comunicación con los consumidores y ampliar el tamaño de la

demanda.

En este sentido, una encuesta reciente presentada por el Dane refleja que, aunque se han

dado mejoras en el uso de TICs, aún existe un importante camino por recorrer. El estudio,

centrado en microestablecimientos – es decir los establecimientos de comercio, servicio o

industria donde laboran hasta 9 personas y que no tienen más de tres sucursales – evidencia

que a pesar de las mejoras recientemente, el nivel de penetración de este tipo de tecnología

sigue siendo bajo. Por ejemplo, entre 2014 y 2015, el porcentaje de microestablecimientos

que tenía conexión o usó Internet pasó de 24,4% en 2014 a 25,8% en 2015, mientras que el

porcentaje de microestablecimientos que tenían página o presencia en la web se mantuvo en

5,8% (con cifras comparables de la encuesta) Tabla 1. Es probable que una parte del

problema de adopción esté centrado en un bajo reconocimiento sobre el potencial que el

uso de estas tecnologías pueda traer. Así, el 87,7% de los microestablecimientos

investigados por el Dane que no tuvieron acceso o no usaron Internet argumentaron que no

lo necesitaron. Además, esta respuesta fue muy similar entre sectores económicos (el
88,1% en industria, 87,8% en comercio y 87,4% en servicios) Tabla 2. Por otra parte, y de

manera adicional a dicha percepción, el estudio señala otras razones que limitan el acceso

tales como costos, conocimientos o no contar con un dispositivo para conectarse. Sin lugar

a dudas, solucionar estos inconvenientes e incrementar la implementación de TIC con el fin

de aumentar la productividad, seguirá siendo una de las grandes tareas de la agenda pública

y de la política educativa del país. (Romero, 2016, Dinero).

Según cifras del DANE el sector de comercio, servicio de hoteles y restaurantes es la rama

de la actividad económica que más empleo genera en Villavicencio, aportan el 43% de

empleos al municipio.

Datos - Romero, 2016, Dinero


30.00% 25.80%
24.40%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00% 5.8% 5.8%
5.00%
0.00%
2014 2015

Uso de Internet Pagína


Grafica 1- Fuente: Romero, 2016, Dinero

Chart Title
Servicios
Uso de Intenet
Datos Dane

Comercio

Industria

87 87.2 87.4 87.6 87.8 88 88.2


Axis Title

Grafica 2- Fuente: Romero, 2016, Dinero


1.2 PROBLEMA

Con el paso del tiempo el avance de la tecnología y la creación de nuevas herramientas

digitales, se ha proporcionado ventajas competitivas entre las empresas en sus diferentes

áreas (comercial, administrativa, financiera, operativa) permitiéndoles ser mas atractivas

para sus clientes y mas productiva en el desarrollo de sus actividades diarias. Sin embargo,

la información de la cual depende las empresas y es vital para el correcto funcionamiento,

en muchas ocasiones está disponible de una forma primitiva y desorganizada, impidiendo

desarrollar las actividades de manera óptima e incluso trayendo como consecuencia

perdidas económicas.

Lo cual conlleva a considerar la desorganización en los establecimientos de servicios

hoteleros a falta de uso de las herramientas digitales.

1.3 PREGUNTA PROBLEMA

¿Cómo contribuye el uso y aplicación de herramientas digitales a los microempresarios

del sector de servicios hoteleros como control contable?

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Identificar el nivel de uso y aplicación de herramientas digitales y tecnologicas como

control contable en los establecimientos de servicios hoteleros.


2.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS

 Resaltar las consecuencias positivas que imparten en la contabilidad el uso de

herramientas digitales.

 Considerar las posibles variables que impiden el uso de herramientas digitales en el

control contable.

 Valorar el nivel de interés del sector hotelero en la implementación de herramientas

digitales y tecnológicas como control contable

3. JUSTIFICACIÓN

La herramienta digital y tecnológica de la información y las comunicaciones han sido

consideradas durante mucho tiempo un instrumento efectivo para la actualización y

facilidad en los procesos diarios de las empresas para superar los obstáculos que enfrentan

los microestablecimientos, las principales razones para su implementación son el mejor

acceso a la información, agilidad y competitividad. En la toma de decisiones

principalmente la contable y financiera facilitan la gestión administrativa y el control de

calidad, aumentan la obtención de un mejor servicio y el mejoramiento de la comunicación

entre las distintas áreas de la empresa o con otras empresas y clientes facilitando nuevas

oportunidades comerciales. (Sampedro,2002).

Los desconocimientos de las herramientas digitales imposibilitan la integración en espacios

virtuales en las actividades diarias de los microestablecimientos, además estas tecnologías

pueden llegar a cualquier empresa sin importar su actividad o tamaño. La implementación


de las herramientas tecnológicas tiene diferentes efectos, por un lado, el avance en los

instrumentos y programas informáticos supone un registro más rápido y por tanto más

actualizado de las operaciones de la de estos establecimientos,

Por otro lado, la transferencia de información desde el exterior procedente de proveedores,

clientes, administraciones públicas, es inmediata .Los principales propósitos del uso de las

herramientas digitales en el sector microestablecimientos se orientan sobre todo a facilitar

el flujo de información y compartirla mejorando la eficiencia y el control interno de la

empresa, el uso de estas herramientas también aportan con fuerza a la reducción de

costos , ahorrando no sólo en dinero, sino que también tiempo y la reducción de personal.

Facilitaría las actividades y procedimientos de estos microestablecimientos Así, las

tecnologías se han convertido en un elemento trascendental en nuestra forma de trabajar.

Gonzales Soto, (2003)

Por tal motivo se considera importante indagar en el sector hotelero y su nivel de

participación con las herramientas digitales y los beneficios que estas le proporcionan a la

hora de tener control contable, ya que al no avanzar a la velocidad de los nuevos métodos o

herramientas tecnológicas los servicios se empiezan a tornar obsoletos, lo cual conlleva a la

perdida de clientes, al no crecimiento progresivo, al no cumplimiento de normatividad

contable, entre otros, situaciones que muy probablemente se verán reflejadas en grandes

perdidas monetarias e incluso en el cierre de las instalaciones.


4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO TEORICO

Hoy en día, la Contabilidad va más allá de la generación y comunicación de la información

financiera de las entidades económicas. Los reportes financieros deben ser entendidos y

analizados de manera que propicien una toma de decisiones exitosa, La vida

contemporánea ha sufrido muchos cambios drásticos en muy poco tiempo, de todo tipo y

naturaleza, y uno de ellos, muy relevante, es la influencia que han tenido los avances

tecnológicos en el manejo de la información. Se está viviendo en un mundo totalmente

diferente al de hace pocas décadas, por lo que hay que afrontarlo de una manera distinta, lo

cual aplica, por supuesto, al mundo de los negocios. “El marcado aumento de la

productividad y el crecimiento económico de los años recientes están directamente

vinculados con los progresos de las tecnologías de la información y las comunicaciones,

donde la aplicación intensiva de las tecnologías ha propiciado una rápida reducción de los

precios y los costos en los ámbitos de la informática y las telecomunicaciones” (Grisanti,

2017).
La práctica de la Contabilidad requiere un conjunto de habilidades diferentes de las

requeridas en otras disciplinas. Si el proceso de captura de la información sobre las

actividades, así como la elaboración de los estados financieros, puede realizarse a través de

de herramientas tecnológicas, disminuirá la cantidad de horas dedicadas en el proceso y el

tiempo de obtención de los reportes financieros se acelera, otorgando la importancia debida

al análisis e interpretación de la información contenida, y, por ende, a la aportación de datos

valiosos para la toma de decisiones. En la Contabilidad en las organizaciones, además de

los conocimientos y de las habilidades, requieren de una comprensión de la economía y del

entorno social en el que operan las entidades económicas, Contar con herramientas

tecnológicas en la obtención de los reportes financieros permitirá considerar el impacto de

las diferentes variables económicas en los resultados de la organización y ser una fuente

importante de información para la toma de decisiones. “Las comunidades de Contadores

deberían unirse para satisfacer la creciente demanda de profesionistas brillantes y capaces,

profesionistas que posean una competencia técnica y con habilidades de pensamiento

crítico a través de la utilización de un software computacional” (Hart y Wang, 2016).

“La digitalización ha impactado a los profesionales de la contaduría en cuanto a las

habilidades tecnológicas que deben poseer para realizar su trabajo. Ya se han detectado esas

habilidades tecnológicas y se han clasificado de acuerdo a la destreza que se requiere.”

(Moncada, 2014).

De acuerdo con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el país hay alrededor de

14.000 hoteles registrados oficialmente, y de ellos, el 91% son pequeños y medianos. Al

respecto, este tipo de negocios maneja muchas áreas que tienen que estar debidamente
controladas para su buen funcionamiento. Los pequeños hoteles tienen necesidad de hacer

un estricto seguimiento de sus reservaciones y, por lo general, no cuentan con herramientas

que se acomoden a sus condiciones. Lo que hay en el mercado son softwares de gestión

para el negocio hotelero muy costosos, los cuales les implica, además, adquirir un servidor.

Entonces, adicionalmente del software, se requiere comprar un hardware que resulta

complejo para las personas que acostumbran a trabajar en estos lugares: técnicos o

bachilleres, a quienes les resulta muy complicado su manejo; además, su rotación es alta y

los hoteleros no pueden solicitar capacitación constantemente porque les resulta oneroso y

el negocio no genera los suficientes recursos para cubrir esos gastos. Algunos hoteles que

finalmente adquieren ese tipo de software terminan trabajando manualmente, y eso les

implica muchos problemas.

De cualquier forma, Según Silvia, (s.f.) este tipo de hoteles gestionan mucha información;

por ejemplo, si un hotel pequeño cuenta con 20 habitaciones y tiene una ocupación media

del 70% al mes, puede estar generando 500 reservas mensuales y eso significa gestionar los

datos de 500 personas y 500 facturas. Y ese tipo de información debe manejarse con una

herramienta que vaya más allá de una tabla de Excel o una agenda. Adicionalmente, los

hoteleros tienen clientes nuevos cada mes, entonces deben gestionar un gran número de

facturaciones, y eso les implica no solo el proceso de reservación sino todo el tema de

operación.

El impacto de la tecnología en la profesión contable opera como motor del cambio que

permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Este motor conduce a una
nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras

empresariales que no sepan adaptarse.

Entre los beneficios que podemos encontrar es la mayor velocidad, ya que en tiempos

pasados se realizaba la contabilidad de forma manual, lo cual ahora se utiliza un soporte

informático para: Obtener los balances y cuentas de ahorro en tiempo real y trasferir las

cuentas en los registros mercantiles, transferencias de dinero por Internet, liquidar los

impuestos, enviar facturas por intercambio electrónico. Así además poder realizar por

medio de software estados financieros, balances contables entre otras.

Tales elementos sólo demuestran que la contabilidad juega un papel decisivo dentro del

sistema informativo de una empresa, sus objetivos están orientados hacia la comunicación

de información útil a los distintos usuarios de la misma. Dicha información, producto del

desarrollo económico de las sociedades, cada vez exige mayor exactitud, diversidad,

accesibilidad y por tanto un mayor volumen de la misma, ciencia de las técnicas de

información y comunicación.

Junto con los beneficios de la tecnología en la contabilidad se requiere del equipo

necesario, para un programa de grado asociado en tecnología de la contabilidad, que

a la vez mejora su capacidad de comunicación, la capacidad de trabajo en equipo,

capacidad de decisión y resolución de problemas. (Susana V., 2016)

Según Martínez, F. y Ángel, M. (2008) El Sistema de Información está compuesta por el

Sistema de Información Contable y el Sistema de Información Gerencial los cuales se

alimentan de las transacciones realizadas por las decisiones operacionales, de inversión y


financiamiento y operan en forma integral para obtener el mejor provecho de la tecnología

disponible en las recolecciones de la información y así poder apoyar la toma de decisiones

en cada uno de las áreas funcionales, que a su vez sirven a directivos y dueños de negocios

para analizar e interpretar y evaluar la gestión administrativa.

Los registros contables proporcionan al equipo de gestión interna la información que

necesitan para mantener al negocio financieramente saludable, parte de esa información se

origina en las transacciones registradas, mientras que otra parte consiste de estimaciones y

proyecciones basadas en varios supuestos.

La información contable brinda a la alta gerencia una perspectiva amplia y clara de cómo se

está desempeñando financieramente el negocio, poniendo a su disposición la información

que requiere para una óptima toma de decisiones, la labor del contador encamina a la

empresa al éxito pues los datos y el análisis financiero que aporta ayudan a: garantizar la

rentabilidad, lanificar a futuro, impulsar la productividad, fijar costos de producción

óptimos, ofrecer un panorama general de la situación financiera empresarial, el crecimiento

sostenible no sería posible sin toda la información que el área contable.

Es fundamental llevar registros precisos para elevar la productividad para lo cual es

adecuado proporcionar herramientas electrónicas que faciliten el registro de entradas y

gastos, liberando tiempo y evitando costosos errores humanos.

Utilizar software de contabilidad electrónica además de que ya es un requisito de las

autoridades hacendarias, agiliza el proceso de pagos y cobranza, la elaboración de

declaraciones de impuestos y la deducibilidad de gastos. con este tipo de herramientas es


fácil desglosar las cantidades correspondientes a algún tipo de impuesto, ya sea en el

momento de una venta o del pago de la nómina, también ayudará a llevar un registro

puntual de la facturación a tus clientes que contenga información útil no solo sobre el

monto de una venta sino sobre las condiciones de la transacción. Banco Base. (2018).

Importancia de la contabilidad en el éxito de una empresa. Grupo financiero base,

Recuperado desde: https://blog.bancobase.com/la-importancia-de-la-contabilidad.

Las TIC buscaran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos,

suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más

importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales

hablar de tecnología de información es referirse a los medios colectivos para reunir y luego

almacenar, transmitir, procesar y recuperar electrónicamente palabras, números, imágenes y

sonidos, así como a los medios electrónicos para controlar máquinas de toda especie. Sobre

la “Concepción de las TIC, Barragán sostiene que las tecnologías de la información cubren

cualquier tipo de equipo (hardware) o técnicas utilizadas para la obtención, procesamiento

y presentación de datos utilizados por cualquier empresa que manipula información como

tal, además señala que para que exista un manejo adecuado de la información”.

Dentro de las ventajas específicas que generan las TIC, se mencionan los aumentos en la

productividad como resultado de la mejora de procesos, la creación de valor para clientes y

empleados de la organización y la creación de ventaja sobre la competencia.12 Durante la

década pasada las TIC como Internet y el e –commerce han presentado un crecimiento

significativo, sin embargo, la investigación demuestra que las pequeñas empresas han sido

lentas para adoptar e implementar TIC como las e-commerce en sus negocios.
Según MacGregor y Vrazalic, (2006, p.98) Plantear el uso de las tecnologías como factor

clave en la estrategia de una PYME, requiere en primera instancia hacer mención del

concepto estrategia. De acuerdo con Stoner, el termino estrategia incluye tanto un

componente de planificación como un componente de toma de decisiones o de

acción.14Para la adopción adecuada de la tecnología de la información en las PYMES, es

importante analizar los flujos de liquidez futuros y los costos de oportunidad asociados a la

adopción.

Indicadores Básicos De Tenencia Y Uso De TIC’S En Las Empresas Colombianas

El cálculo de los indicadores básicos de tenencia y uso de tecnologías de la información y

comunicación en las empresas colombianas obedece al interés de hacer seguimiento al

proceso de informatización de la economía, consecuencia del cambio del paradigma tecno

productivo y de la masificación de estas tecnologías a nivel mundial desde la última década

del siglo XX. Tanto para los países desarrollados como para los países en vías de desarrollo

se ha evidenciado que las TIC son un factor clave para mejorar el desempeño productivo y,

con esto, el crecimiento económico y desarrollo social al hacer parte de estrategias

integrales de negocios.

En 2018, en CIIU Rev. 4 A.C., la Encuesta Anual de Servicios investigó 6.084 empresas

que rindieron el módulo TIC y se encontraban activas al momento de la encuesta. De éstas,

el 16,7% correspondían a empresas dedicadas a suministro de empleo, seguridad privada y

servicios a edificios, el 13,6% a actividades relacionadas con salud humana privada, y el

13,5% a actividades profesionales, científicas y técnicas. El 56,2% restante correspondió a

las otras actividades de servicios cubiertas por la encuesta. DANE, (2018).


Ilustración 1- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

En 2018, la actividad de salud humana privada registró el mayor número de computadores

de escritorio y tabletas suministrados a su personal con 127.737 y 6.198 unidades

respectivamente. Por su parte, las actividades dedicadas al desarrollo de sistemas

informáticos y procesamiento de datos reportaron el mayor número de computadores

portátiles provistos a su personal con 46.438 unidades, y las empresas dedicadas a correo y

almacenamiento registraron el mayor número de teléfonos móviles inteligentes

(smartphones) suministrados a su personal, con 24.365 unidades, mientras que el

alojamiento no tuvo mayor relevancia en los indicadores. DANE, (2018).


Ilustración 2- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

De igual manera, en 2018 las empresas de las actividades de servicios que reportaron tasas

más altas de uso de internet para recibir pedidos fueron las dedicadas a agencias de viajes y

alojamiento, con 92,9% y 80,4% respectivamente. DANE, (2018).


Ilustración 3- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

En 2018, las actividades de alojamiento registraron el mayor porcentaje de empresas que

utilizaron una plataforma electrónica para vender sus productos con 83,9%; le siguieron, en

su orden, agencias de viajes y actividades de edición, con 81,2% y 53,7% respectivamente.

DANE, (2018).
Ilustración 4 - Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

En 2018, las actividades de alojamiento registraron el mayor porcentaje de ventas

efectuadas a través de comercio electrónico con 41,6% del valor total, seguidas por las

dedicadas a agencias de viajes con 33,3% y educación superior privada con 19,5%. DANE,

(2018).
Ilustración 5- Fuente: Boletín Técnico Indicadores básicos de tenencia y uso de TIC (2018)

4.2 MARCO CONCEPTUAL

La incorporación de las tecnologías digitales y la aplicación de la Internet generó un

cambio sin precedentes en las economías y sociedades de América Latina y el Caribe.

En poco más de una década, se duplicaron con creces los usuarios de Internet, que ya

alcanzaban el 50,1% de la población en 2014; hoy existen más de 700 millones de


conexiones a telefonía móvil, con más de 320 millones de usuarios únicos, y muchos países

de Latinoamérica se encuentran entre los que más usan las redes sociales globales. Es la

nueva era que impactó al mundo; pero también a los gobiernos, quienes han tenido que

incorporar el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la gestión

pública. Gaston, (s.f)

En criterio de Alejandra Naser, especialista de gobierno, el uso de las TIC´s ha sido una

eficaz plataforma para impulsar iniciativas de participación ciudadana, transparencia

gubernamental e innovación; y se ha venido constituyendo en un elemento clave en los

procesos de modernización del Estado.

El principal efecto de la digitalización ha sido su capacidad de transformar todos los flujos

económicos al reducir los costos de transacción y los costos marginales de producción y

distribución. El impacto económico de las tecnologías digitales, en particular Internet, ha

sido objeto de estudios que evidencian su contribución positiva al crecimiento del PIB

(Producto Interno Bruto), la productividad y el empleo.

De ahí que la necesidad de lograr una administración ágil, flexible, eficiente y sobre todo

transparente ha impulsado a los gobiernos a trabajar en forma intensa con las TIC´s y la

provisión de servicios web.

Para Naser, su enorme capacidad de difusión y penetración las ha convertido en

protagonistas en casi todos los sectores y en múltiples ámbitos de la sociedad, generando

una estrecha relación con el origen del Gobierno Electrónico en la prestación de servicios

públicos.
El aporte de las Tics para promover mayor productividad y competitividad de las

pequeñas empresas es innegable, además el mejoramiento de la calidad, el control,

facilidad de comunicación, entre otros beneficios. Sin embargo, es necesario tener

presente que el acceso, uso y adopción de estas, constituye una condición necesaria pero no

suficiente para el mejoramiento de estos aspectos.

Sin duda las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Tic), son una

excelente herramienta de gestión empresarial, que ayuda positivamente para el

desarrollo y viabilidad de las organizaciones vistas como sistemas abiertos, se dice

que empresas que no se adapten a las nuevas tecnologías, especialmente

que no formen parte de empresas canales virtuales con el tiempo perderan

posicionamiento. Galo (2018).

Las pequeñas empresas de Villavicencio deben ser conscientes de los cambios que

abarca la revolución digital y comenzar a adoptar medidas que permitan la

incursión de herramientas digitales haciendo que sus procesos sean más efectivos,

eficientes y rentables.

Los beneficios que ofrecen las Tecnologías de información y la Comunicación

(Tics), son notorios por este motivo esta investigación busca conocer que uso y

aplicabilidad tienen las empresas del sector hotelero en el municipio de Villavicencio,

poder identificar si se encuentra desinteresadas en el proceso de adopción e identificar

cuáles son los inconvenientes para utilizarlas.

La factura electrónica
Este nuevo proceso denominado facturación electrónica es un proyecto que se ha venido

desarrollando en diferentes países de América Latina, esto debido a la modernización y a la

globalización de los sistemas y al tratamiento de llevar a cabo transacciones más rápidas y

eficaces con el fin de maximizar los niveles de requerimientos y necesidades tanto de los

contribuyentes como del Estado.

Surge este proyecto como una alternativa para el desarrollo económico de los países de la

región y del mundo global, para implementar una modalidad para registrar sus actividades

económicas, utilizando como herramienta la tecnología moderna y teniendo como base el

comercio electrónico.

Esta innovación modifica a su vez a la gestión que realiza el ente regulador de tributos con

el objetivo de incrementar los controles en la administración tributaria y maximizar la

recaudación fiscal, garantizando el cumplimiento de la obligación tributaria.

La facturación electrónica se muestra como una versión digital del procesamiento

tradicional de emisión de facturación con documentos físicos, en el que dicho proceso sirve

como soporte informático reemplazando al soporte físico, en cuanto a su emisión,

almacenamiento y gestión. Este nuevo proceso es garantizado al igual que la emisión del

documento tradicional, cuya veracidad son comprobados por medio de las firmas digitales

que le dan la validez y autenticidad tanto legal como tributaria.

De acuerdo a la Ley de Comercio Electrónico y Mensaje de Datos del registro oficial No.

557 del año 2002, la factura electrónica es el conjunto de registros lógicos archivados en

soportes susceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos que
documentan la transferencia de bienes y servicios, cumpliendo con los requisitos exigidos

por las Leyes Tributarias, Mercantiles y más normas y reglamentos vigentes.

La implementación del proceso de factura electrónica documenta la transferencia de bienes

y servicios y al igual que la factura física es un documento que prueba la eficacia y

veracidad de las transacciones, observando que Riofrío (2004) “No existe inconveniente en

considerar los medios informáticos como fuentes de prueba, por ser realidades materiales,

instrumentos naturalmente aptos para informar –principalmente mediante el sentido de la

vista- sobe el objeto de la prueba” (p. 249).

Una factura electrónica se forma con las características del documento y se almacena en

una base de datos, luego se da procedimiento a la firma con un certificado digital o

electrónico que es responsabilidad y propiedad del emisor que cifra el contenido de datos

de la factura y le anexa un sello digital; dicho proceso garantiza la autenticidad e integridad

del documento emitido.

Ventajas y desventajas del uso del Software en Contabilidad


Maryelis (2014) en su blog spot: Introducción a la informática-Sistemas Contables,

menciona que entre las ventajas y desventajas de un sistema contable se encuentran las que

se demuestra en la figura: VIZCAINO, Alexandra M. 1 y BECERRA, Gladys A (2019)

Ilustración 6- Fuente: Revista Espacios, Publicado 21/10/2019

Caracterizacion Tecnologica

Es interesante como los representantes de los países en vías de desarrollo (como India)

señalaron la importancia del documento para los organismos reguladores de sus países que

aún no habían desarrollado investigaciones sobre este tema. En este sentido, entendemos

que la misma observación sería aplicable para Argentina.


Finalmente, se consensuó que se trataba de una discusión que debía ser incluida en la

agenda del IASC, aunque otros organismos se estuvieran ocupando del tema (como ya lo

estaba haciendo la FASB a través de un informe sobre distribución electrónica de la

información financiera en su Report on Electronic Distribution of Financial Information

(FASB, 2000) y la Comisión Europea) y posteriormente pudiera llegar a trabajarse en

forma conjunta aprovechando los resultados de otros reguladores. Rodriguez, (2004)


Ilustración 7- Fuente: Rodriguez, M., (2004). Ponencia universidad de buenos aires

Antes de abordar el tema objeto de estudio es necesario hacer unas precisiones sobre estos

términos:

Los soportes contables son los documentos de origen interno o externo de la entidad, que

sirven de base para registrar sus operaciones económicas. Algunos ejemplos son los recibos

de caja, las facturas de ventas y documentos equivalentes, las letras de cambio y las notas

de contabilidad.

Los comprobantes de contabilidad son los documentos que genera la entidad para

registrar cada una de sus operaciones, los cuales deben estar numerados consecutivamente e

indicar la fecha, origen, descripción de la operación y las cuentas involucradas, además del

respectivo soporte. Algunos ejemplos de comprobantes de contabilidad son, entre otros, los

de ingresos, egresos, ventas y de nómina. Gerencia (2019, 17 septiembre).

Los libros de contabilidad, por su parte, son aquellos en los cuales quedan asentados los

comprobantes en orden cronológico, y es con base en estos que se preparan los estados

financieros.

Moneda tradicional, Esta es la que se ha aceptado toda la vida y la que se seguirá

aceptando durante muchos años... aunque los expertos opinan que irá a menos hasta que

desaparezca y dejemos de manejar dinero físico como lo conocemos hoy en día.

Tarjeta de crédito, Es ya hoy en día un método tradicional, pero hace tan sólo 15 años

eran pocas las personas que confiaban su dinero a una tarjeta de crédito y muchas las que
preferían utilizar cartillas de banco. Hoy en día se puede pagar en el 99% de los hoteles del

mundo con este método e incluso diría que es más popular que el dinero en efectivo, debido

a que por ejemplo el euro no es aceptado en todos los países, sin embargo, las tarjetas de

crédito son aceptadas en la gran mayoría de países y suponen una forma muy efectiva,

cómoda y rápida de hacerlo.

Transferencia bancaria, La tecnología ha mejorado y por ello ahora nosotros podemos

desde nuestra propia casa pagar la reserva de un hotel con transferencia bancaria o

mediante tarjeta de crédito sin tener que acudir a nuestra oficina del banco como se tenía

que hacer hace algunos años.

Criptomonedas, La más aceptada es el bitcoin y cada año se acepta en más plataformas el

pago de productos o servicios con este tipo de monedas virtuales. Si no sabes que es bitcoin

aún, te recomiendo que te informes en muchas webs de las que ya existen por internet;

porque podríamos estar ante el mismo caso que ocurrió con las tarjetas de crédito hace

algunos años que la gente no las conocía y a día de hoy están completamente instaladas y

aceptadas.

Teléfono móvil, Es una de las últimas y grandes novedades, ahora podemos emplear la

tecnología contactless en nuestros dispositivos móviles para olvidarnos de llevar con

nosotros la cartera e incluso la tarjeta de crédito. Es una forma muy sencilla y segura de

hacer un pago, ya que requiere de nuestra contraseña para desbloquear el teléfono que

puede funcionar con la huella de nuestro dedo, con un patrón o con nuestro reconocimiento

facial. Sin duda esta última es la más segura, ya que evita que usen nuestro dinero, aunque

nos roben el teléfono móvil. Ostertur, (2020)


4.3 MARCO LEGAL

Como se planteó desde la introducción del presente proyecto, la parte de marco legal se

refiere a la normatividad de la investigación, de acuerdo a esto, esta parte contiene toda la

normatividad, contabilidad, tributos, impuestos excluidos, conservación de soportes

vigentes y formas de pagos, por medio de la cual se rigen en el sector hotelero.

Por regla general, todos los comerciantes están obligados a llevar Contabilidad; así lo

dispone el Código de comercio en su artículo 19:

El Código de comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de

modo pues que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer

interrogante que se debe responder es si esa persona es o no comerciante.

Pues bien, el mismo código de comercio establece que se consideran comerciantes todas

aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas

por la ley como mercantiles. Dapre (2016, 6 diciembre).

Desde el punto de vista del código de comercio, todo comerciante, sin excepción está

obligado a llevar contabilidad, pero desde el punto de vista tributario tal obligación no les

asiste a todos.
Siendo así, es oportuno decir que toda persona que pertenezca al régimen común en el

Impuesto a las ventas está obligado a llevar contabilidad, las personas que pertenezcan al

régimen simplificado en el impuesto a las ventas, desde el punto de vista tributario, no

están obligadas a llevar contabilidad, aunque sean comerciantes, pero de acuerdo al código

de comercio si les asiste la obligación de llevar contabilidad. Gerencie (2019)

Tiempo de conservación para efectos comerciales, los artículos 28 de la Ley 962 de 2005

y 60 del Código de Comercio señalan que las entidades o personas naturales deberán

conservar sus libros y papeles por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha

del último asiento, documento o comprobante. Los citados artículos explican que estas

entidades o personas naturales que lleven contabilidad podrán elegir si conservarán los

libros y papeles en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico que

garantice su reproducción exacta. Al respecto, es necesario puntualizar que el medio

elegido debe permitir el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 12 de la

Ley 527 de 1999, los cuales se listan a continuación: Que la información que contengan

sea accesible para su posterior consulta, Que el mensaje de datos o el documento sea

conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato

que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o

recibida, y Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el

origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o

producido el documento.

Tiempo de conservación para efectos fiscales, para verificar la exactitud de los activos,

pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y


retenciones consignadas en las declaraciones, la Dian puede solicitar al contribuyente la

inspección de sus libros y soportes de contabilidad.

Al respecto, los artículos 632 del Estatuto tributario –ET– y 46 de la Ley 962 de 2005

(este último modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016) señalan que las

personas naturales o entidades obligadas a llevar contabilidad deberán conservar, hasta que

se cumpla el término de firmeza de la declaración tributaria

“El Ministerio de Comunicaciones de la república de Colombia expidió el plan nacional

de tecnologías de la información y las comunicaciones. El Gobierno Nacional se ha

comprometido con un Plan Nacional 2008-2019 (PNTIC) que busca que, al final de este

período, todos los colombianos se informen y se comuniquen haciendo uso eficiente y

productivo de las TIC, para mejorar la inclusión social y aumentar la competitividad. El

Plan hace énfasis en tres aspectos fundamentales que hay que realizar en el corto plazo por

el efecto que pueden ejercer sobre la masificación de las TIC en la sociedad; mejorar el

acceso a la infraestructura, ayudar a la masificación de las TIC en las Pymes y consolidar el

proceso del Gobierno en Línea”

Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la

información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

–TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.

Artículo 2°. Principios orientadores. La investigación, el fomento, la promoción y el

desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones son una política de

Estado que involucra a todos los sectores y niveles de la administración pública y de la


sociedad, para contribuir al desarrollo educativo, cultural, económico, social y político e

incrementar la productividad, la competitividad, el respeto a los Derechos Humanos

inherentes y la inclusión social.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deben servir al interés general y

es deber del Estado promover su acceso eficiente y en igualdad de oportunidades, a todos

los habitantes del territorio nacional.

Por mandato de esta ley, el Estado, bajo la dirección del Presidente de la República y por

intermedio de las entidades a que hace referencia la presente ley, intervendrá la economía,

limitando la libertad económica, para expedir normas contables, de información financiera

y de aseguramiento de la información, que conformen un sistema único y homogéneo de

alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, por cuya virtud los informes contables

y, en particular, los estados financieros, brinden información financiera comprensible,

transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para la toma de decisiones por parte

del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas, los inversionistas

actuales o potenciales y otras partes interesadas, para mejorar la productividad, la

competitividad y el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las personas

naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras.

Con tal finalidad, en atención al interés público, expedirá normas de contabilidad, de

información financiera y de aseguramiento de información, en los términos establecidos en

la presente ley. Con observancia de los principios de equidad, reciprocidad y conveniencia

nacional, con el propósito de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas,

la acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de


información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares

internacionales de aceptación mundial, con las mejores prácticas y con la rápida evolución

de los negocios.

Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema

documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los

informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus

notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente.

A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico

de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables

por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la

autenticidad e integridad documenta y podrán regular el registro de libros una vez

diligenciados

Decreto 410 de 1971. Por el cual se expide el Código de Comercio, Son comerciantes las

personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera

mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere, aunque la actividad mercantil se ejerza

por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.

Artículo 13. Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio

en los siguientes casos: Cuando se halle inscrita en el registro mercantil; Cuando tenga

establecimiento de comercio abierto, y Cuando se anuncie al público como comerciante por

cualquier medio. Artículo 19. Es obligación de todo comerciante: Matricularse en el

registro mercantil; Inscribirse en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos
respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; Llevar contabilidad regular de sus

negocios conforme a las prescripciones legales; Conservar, con arreglo a la ley, la

correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;

Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones

mercantiles, y Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Artículo 48. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,

inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás

normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la

microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será

permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con

el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la

historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los

negocios.

Artículo 50. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema

de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara,

completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones

que expida el gobierno

Artículo 51. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan

de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente

relacionada con los negocios.


Artículo 52. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo

comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera

clara y completa la situación de su patrimonio.

Artículo 53. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y

todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a

los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el

documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual

se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las

cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo

justifiquen.

Artículo 54. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en

relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la

copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades

comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

Artículo 55. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los

asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite

verificar su exactitud.

4.4 MARCO HISTORICO

Gracias a la facilidad de los desplazamientos, la cultura del turismo, a las tecnologías que

llevamos y que conectamos a una red común, el espacio del hotel se define como un
espacio contemporáneo y ubicuo, continuamente cambiante cuya materialidad ya no deriva

o se adscribe necesariamente a un progreso técnico, constructivo, formal o conceptual, sino

que asume la implementación de las TIC y permite que sus habitantes reúnan en un punto

de la red sus diversas experiencias individuales.

Todas las características del espacio ubicuo contemporáneo convergerían en este modelo

planteado: así, sería un espacio aplicado, en el que los usuarios implementan sus diferentes

personalidades y espacios privados que viajan con ellos. Un espacio de espacios ubicuos,

un lugar de lugares privados. También sería un espacio informal, en la medida de que no

necesita una forma predeterminada, un tipo constructivo (rascacielos, casa…), sino que

admite cualquier configuración, tanto exnovo, como resultado de rehabilitación de edificios

existentes para este uso.

La condición háptica queda clara en la propia esencia del concepto hotel, como un lugar de,

fundamentalmente, descanso y relación con el propio cuerpo, cuya función originaria es la

de ofrecer relax y ocio. La proactividad está cada vez más implantada en ellos, aparte de la

necesaria Wifi en todos sus espacios en su condición de edificio servidor, en el que

personas podrán recibir información ubicuamente en los espacios comunes o privados

mediante las TIC existentes en él.

La multicronicidad de los tiempos que portan sus usuarios resulta por definición evidente y

la condición de lugar utópico (ajeno de su situación física) parece consustancial con el

concepto de hotel. Hoy ya no es extraña tampoco la posibilidad de uso del hotel “reservado

por horas”, en el que el concepto “densidad de uso” se hace cada vez más presente.
La mundaneidad y globalidad de su espacio puede perfectamente verse reflejada en la

multiplicidad de nacionalidades que se reúnen en él diariamente, posibilitando la mezcla, la

hibridación cultural, en la que sus usuarios diariamente coproducen el espacio

interactuando con él, usando sus servicios, gracias a la mezcla de actividades y necesidades

que portan consigo y la potencialidad que la tecnología ubicua ofrece.

El espacio del hotel resulta así dialogado, puesto en común, utilizado por diferentes actores,

acordando lugares de reunión, sistemas de trabajo e interacciones cada día diferentes,

nuevas. Resulta así el hotel como nuevo modelo propuesto para un proyecto que refleje la

esencia de la actual era digital, integrando muchas de las características de la ubicuidad

contemporánea que defiendo y propongo y que se materializan en este nuevo icono

construido que la era digital aporta a la historia de los modelos y tipos arquitectónicos.

Hace años cuando no existía apenas internet y las cosas eran más sencillas en los hoteles

tan sólo te cobraban con monedas en efectivo (billetes al caso) o con cheques. Pero hoy en

día son multitud las formas con las que se puede pagar en un hotel. Ostertur, (2020)

4.5 MARCO GEOGRAFICO

El mayor número de hoteles de la ciudad se encuentra ubicados en el Sector del Terminal,

ya que es considerado el Centro de ingreso turístico, lo cual corresponde a la comuna 5, en

la ciudad de Villavicencio capital del Departamento del Meta, fundado el 6 de abril del año

1840 y desde ese momento ha tenido un significativo crecimiento económico, comercial y

turístico, debido en gran parte a la vía que lo une con Bogotá, también cuenta con una
importante infraestructura que ha ido surgiendo desde el año 2000, la calle centro de la

presente investigacion es la Calle 15.

Ilustración 8- Fuente recuperado 1 de noviembre de 2020: https://www.google.com/maps/place

5. METODOLOGÍA
Teniendo en cuenta el objetivo a investigar, se utiliza el método mixto, analizando y

virtiendo datos cuantitativos y cualitativos en el estudio, se recolecta información por

medio del instrumento de investigación denominado encuesta con una muestra seleccionada

de la población objeto de estudio.

5.1 TIPO DE ESTUDIO

En la presente investigación se utilizo el estudio descriptivo que sirve para analizar cómo es

y cómo se manifiestan fenómenos o componentes. Permiten detallar el fenómeno estudiado

básicamente a través de la medición de uno o más de sus atributos, junto a el enfoque mixto

puede ser comprendido como “(…) un proceso que recolecta, analiza y vierte datos

cuantitativos y cualitativos, en un mismo estudio” (Tashakkori y Teddlie, 2003, citado en

Barrantes, 2014, p.100).


5.2 POBLACIÓN

La presente investigación se llevará a cabo en la comuna 5 en Villavicencio (meta) en los

establecimientos de prestación de servicio hotelero donde se encuentra gran porcentaje de

la población que la componen el sector hotelero.

5.3 MUESTRA

Se aplicará el instrumento de investigación al 60% de la población objeto de investigación

para realizar la recolección de datos y desarrollo del trabajo de investigación.

5.4 FUENTES PRIMARIAS.

La información llevar a cabo este proyecto la información fue suministrada por dueños,

empleados, administradores de los establecimientos que tienen amplio conocimiento del

desarrollo de las funciones y control contable.

5.5 FUENTES SECUNDARIAS.

Se utilizó información de trabajos e investigaciones de años anteriores, fuentes de

información de datos e indicadores.

5.6 PROCEDIMIENTO Y TRABAJO DE CAMPO

El instrumento será aplicado por medio de una herramienta digital denominada Formulario

Google - Drive - el cual permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas y

recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente, se realizará visita a los

establecimientos para que sea diligenciado el formulario de recolección de datos.


5.7 ANÁLISIS DE LA ENCUESTAS

La encuesta se aplicó durante en el mes octubre del presente año, por todos los

participantes de trabajo de la presente investigación, fue diligenciada por 16 hoteles de

Villavicencio de la comuna 5, algunos en la modalidad virtual y presencial, unificadas

digitalmente con la finalidad de realizar indicadores y graficas.

6. RESULTADOS

Tomando como base la investigación realizada, se evidencia que herramientas tales

como softwares contables, facturación electrónica, pagos en línea, Datafonos, herramientas

office (Excell, Word), herramientas digitales han facilitado los procesos tradicionales como

registros en libros manuscritos, almacenamiento de archivo de facturas, manejo de altas

cantidades de dinero en efectivo, entre otras. Además, brindan beneficios como reducción

de costos, mejora en tiempos de gestión, facilitan la búsqueda de información en tiempo

real, permiten mayor control y flujo de transacciones, mejoran la conservación de

información que puede ser consultada a corto, mediano y largo plazo. Acciones positivas

que contribuyen a tener una empresa organizada y productiva, No obstante, un alto


porcentaje del Sector hotelero de la comuna 5 aun no implementa un porcentaje

significativo de TIC’S.

Con la evolución tan rápida de la tecnología las empresas deberían realizar un

presupuesto anual para la implementacion de nuevas herramientas tecnológicas y digitales

que les permitan estar actualizadas en el mercado y procedimimientos administrativos.

A continuación, se presentan los resultados de los análisis a la encuesta aplicada como

instrumento de investigación.

6.1 DESARROLLO DEL INSTRUMENTO

Pregunta No. 01 – Razón Social

Esta pregunta nos sirve para conocer la denominación por la cual se conoce

colectivamente a la empresa bien sea su nombre oficial y legal.

Ilustración 9- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)


Pregunta No. 02 Nombre (Persona Encuestada)

Esta pregunta sirve para conocer los nombres de la persona encargada o quien brindo la

información de encuesta.

Ilustración 10- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)

Pregunta No. 03 Teléfono

Esta pregunta se realiza con la finalidad de tener una línea de acceso directo con la

entidad en caso de requerirse.

Datos no son ilustrados ni reflejados en la presente investigacion de acuerdo a la ley

1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en

Colombia.
Pregunta No. 04 ¿Tiene usted control contable en su establecimiento?

A través de esta pregunta se evidenció que solo un 12,5% de los establecimientos

hoteleros de la comuna 5 de Villavicencio tienen 100% control contable en sus

establecimientos y un 18,8% desconoce el termino y la aplicación.

Grafica 3- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)

Pregunta No. 05 ¿Considera que el internet es una herramienta útil para su

establecimiento?

A través de esta pregunta se pudo identificar que un 62,5% de los hoteles entrevistados

consideran que la herramienta del internet trae consigo beneficios para el desarrollo de las

actividades de sus establecimientos.


Grafica 4- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)

Pregunta No. 06 - ¿Qué herramientas digitales y/o tecnológicas usa en su

establecimiento para ayudar al control contable?

Esta pregunta sirve para conocer a que herramientas digitales y tecnológicas tienen

acceso los hoteles de esta comuna. La encuesta final arroja como principal herramienta

tecnológica el Celular Móvil con un 93,3% de uso de 14 de los 16 hoteles encuestados y la

menor herramienta de control contable usada la Facturación electrónica con un 6,7% de uso

del 100% de encuestados.

Grafica 5- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)


Pregunta No. 07 - ¿En cuáles de las siguientes opciones le ayuda las herramientas

digitales y tecnológicas en su organización?

Se logrará saber que los participantes reconocen que las pocas o muchas herramientas

de control contable con las que cuentan son útiles principalmente como método de eficacia

y eficiencia en los procesos de la organización teniendo esta pegunta un 60% de respuestas

a su favor, a su vez la elaboración de soportes cuenta con un 46,7% de respuestas.

Grafica 6- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)

Pregunta No. 08 - ¿la mayoría de sus soportes contables son ?

Se muestra que un 43,8% de los hoteles manejan soportes físicos, un 37,5% soportes

digitales y un 18,8% No cuentan con proceso de control de soportes.


Grafica 7- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)

Pregunta No. 09 - ¿Su empresa que medios de pago maneja?

Por medio de esta pregunta se identifica que medios de pagos son más recurrentes como

alternativas de pago para los clientes y la trazabilidad de las transacciones, Los resultados

que se obtuvieron mostraron que el 100% maneja efectivo y tan solo un 18,8% maneja

pagos PSE.

Grafica 8- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)


Pregunta No. 10 - ¿Cómo registra las reservas y/o ingreso de sus clientes?

El desarrollo de esta pregunta permite conocer en modo en que se hace el registro de

reservas de clientes para dar trazabilidad contablemente y buscar determinada información.

Teniendo en cuenta, que pueden emplearlo en varias situaciones, en la encuesta está

disponible la opción de elegir varias respuestas, quedando las reservas presenciales como

principal medio, ya que en todos los hoteles encuestados la aplican, las reservas vía

telefónica con un 62,5% ocupan el segundo puesto como medio más utilizado.

Grafica 9- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)

Pregunta No. 11 - Cuáles crees son los principales motivos que no le han permitido

implementar las herramientas digitales y tecnológicas en su empresa como control

contable?

A través de esta pregunta, se logra determinar si los establecimientos tienen claros los

factores que le impiden implementar herramientas digitales y tecnológicas en su


establecimiento. Con el desarrollo de la encuesta, se detecta que existe una igualdad entre la

falta de recursos (28,6%) y la opción de no considerar importantes estos medios para su

empresa (28,6%) y el mayor índice es para el desconocimiento de plataformas con un 50%.

Grafica 10- Fuente: Instrumento aplicado por investigadores (2020)


7. CONCLUSIONES

El objetivo fundamental de la presente investigación es identificar el nivel de uso y

aplicación de herramientas digitales como control contable en los establecimientos de

servicios hoteleros, durante el desarrollo de la misma se evidencia la importancia que tiene

la transformación digital en todas las áreas de una empresa, en especial la contable donde se

debe llevar un orden adecuado y la trazabilidad de todas las operaciones que ejecuta en las

mismas.

Se logra concluir que la herramienta tecnológica más utilizada en esta comuna del

sector hotelero como control contable es el correo, la página web y el teléfono móvil, dado

que por estos medios establecen canales de comunicaciones con sus clientes internos y

externos que les permiten crear una trazabilidad de las operaciones.

Adicionalmente se identifica que para este sector la implementación de software

contable, facturación electronica y pagos virtuales, no han sido una prioridad, manejan un

mecanismo tradicional como los son documentos físicos, registros manuscritos y tan solo

un 13,3% de los encuestados cuentan con implementación de contabilidad oficial.

Actualmente las herramientas que se están empezando a implementar son el Datafono y el

pago PSE como necesidad del cliente de pagar de manera virtual y como herramienta de

trasabilidad mediante el soporte que le arroja estas herramientas al ya que estas

transacciones quedan registradas en varias plataformas que a largo y mediano plazo pueden

ser consultadas.
Se evidencia que el uso del internet es una herramienta que están utilizando en un gran

porcentaje para uso de los clientes (Wifi) y no para alternativas administrativas y contables,

sim embargo los establecimientos resaltan que el uso del internet, proporciona a sus

establecimientos Eficacia y Eficiencia en los procesos.

Los establecimientos que cuentan con herramientas tecnológicas y digitales evidencian

que la implementacion de dichos elementos proporcionan a su negocio rapidez, mayores

ventas y por ende mayores ingresos, minimización de errores, preparación de informes

acertiva, economía en costos, retroalimentación instantánea y productividad.

Se concluye que una de las variables más significativas que impide a los hoteles de la

comuna 5 de Villavicencio hacer uso de herramientas digitales en el control contable, es el

desconocimiento de las herramientas y su funcionalidad, sumado la falta de presupuesto

para dicha implementación y como último factor el considerar no importante dejar la

tradicionalidad, argumentando que el flujo de clientes y registros es contante es contante y

cuentan con las herramientas necesarias para atender tanto los procedimientos de servicio al

cliente como los administrativos y contables, dando mayor valor a la presencialidad y el

pago en efectivo.
8. RECOMENDACIONES

Como recomendaciones adicionales se sugiere los siguientes:

A los establecimientos de sector hotelero de la comuna 5 que consideren a mediano

plazo hacer un presupuesto de inversión a las herramientas digitales para así obtener

beneficios tanto en su productividad como en la entrada a nuevos mercados, considerando

que la tecnología día a día avanza y se deben cubrir necesidades de los clientes internos

como externos de la manera más ágil, y proyectarsen seguir implementando procesos según

sus necesidades y tamaño, para así mismo ser una empresa más atractiva en el mercado, a

corto y largo plazo y pensar en la apertura de neuvas sedes y/o servicios llevando un

control contable al día sin incurrir a falta con el estado y normas contables.
9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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contabilidad? https://actualicese.com/cuanto-tiempo-deben-conservarse-los-soportes-
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