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ACCESS
LES TABLES ET LES RELATIONS
AVANT PROPOS
Charte graphique :
Remarque importante
I. INTRODUCTION_________________________________ 1
A. LANCER ACCESS _________________________________________2
B. LA FENETRE BASE DE DONNEES ______________________________3
C. ANALYSE PREALABLE AVANT CREATION DES TABLES ________________3
II. CREATION ET STRUCTURATION D’UNE TABLE _______ 5
A. DEFINITION D’UNE TABLE ___________________________________6
B. COMMENT CREER UNE TABLE ________________________________6
C. STRUCTURE DES TABLES ___________________________________7
1. Le choix du type de données ___________________________________________________________ 7
2. Configurer les propriétés des champs____________________________________________________ 8
3. Création de la clé primaire ___________________________________________________________ 10
D. MISE EN FORME DES TABLES _______________________________11
1. Modifier la largeur des colonnes : _____________________________________________________ 11
2. Masquer / Afficher une colonne : ______________________________________________________ 11
3. Figer colonnes_____________________________________________________________________ 12
I. Introduction
Partie 1 : Introduction 1
ESTINATION FORMATION ACCESS : Les tables
Un aller simple vers le savoir-faire
A.
A. LANCER ACCESS
Access est un logiciel fonctionnant sous l’environnement Windows. Pour débuter une
session de travail sur Access, faites un clic sur l’icône :
Après chargement du logiciel, une fenêtre apparaît, vous pouvez alors ouvrir une base
de données existante ou créer une nouvelle base :
Barre de menus
Barre d’icônes
Barre d’état
Partie 1 : Introduction 2
ESTINATION FORMATION ACCESS : Les tables
Un aller simple vers le savoir-faire
1 2
Choisissez l’onglet Vous pouvez ouvrir, créer ou
désiré pour voir la liste des modifier chaque objet en cliquant sur les
objets existants. boutons correspondants
Avant toute élaboration d’une base de données, il est nécessaire de faire une analyse
préalable sur le sujet que l’on souhaite exploiter. Il faut :
ª Etablir l’objectif de la base et faire la liste des traitements qu'elle subira et devra assurer
dans le système futur (interroger les utilisateurs).
ª Schématiser les flux (documents) et le système d'informations existants.
ª Etablir la liste des questions auxquelles la base devra répondre.
ª Faire l’esquisse des états (imprimés) que vous souhaitez que la base génère ou reproduise.
ª Elaborer les formulaires (écrans permettant de visualiser ou d’interroger la base).
Partie 1 : Introduction 3
ESTINATION FORMATION ACCESS : Les tables
Un aller simple vers le savoir-faire
Règles d’analyse :
Toutes les informations essentielles sont stockées dans des champs (catégories
d'information) et regroupées dans des tables (même sujet).
Il faut éviter la redondance d’informations, par exemple, ne pas faire saisir plusieurs
fois, par l’utilisateur, le nom du client ou d’un fournisseur, si ce client passe plusieurs
commandes, sinon on augmente le risque d’erreur de saisie, et cela entraîne une perte de
temps. De plus, si le client déménage et par conséquent, change d’adresse, on sera obligé dans
ce cas, de modifier son adresse plusieurs fois.
Il ne faut pas non plus, rassembler dans une même table, des informations qui n’ont
pas la même fréquence de saisie ou de modifications.
Suggestions :
Chaque champ d'une table doit se rapporter directement au sujet de celle-ci.
Ne placez pas de données dérivées ou calculées dans les champs.
N'oubliez rien ! …(on peut facilement ajouter des champs mais difficilement les
modifier quand ceux-ci comportent déjà des données).
Stockez les infos en les regroupant par petites catégories logiques.
Cette partie analyse est indispensable pour entrer dans le logiciel de façon optimale. Elle fait
l’objet d’un cours plus développé et d’un support de cours : initiation à l’analyse et à la
conception de base de données.
Partie 1 : Introduction 4
ESTINATION FORMATION ACCESS : Les tables
Un aller simple vers le savoir-faire
Une table contient des données relatives à une certaine catégorie d’informations (les
employés, les factures...). Un enregistrement contient les données d’un élément de la catégorie
(un employé, une facture...). Les enregistrements sont composés de champs (nom,
téléphone...). Une table est affichée sous la forme d’une feuille de données (tableau) dont les
lignes sont les enregistrements et les colonnes sont les champs.
3. Cliquez sur
Type de
Utilisation
données
• Texte Caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres) : la longueur d’un
champ texte est limitée à 255 caractères
• Mémo Caractères alphanumériques : longueur maxi 65535 caractères
• Numérique Nombres avec ou sans décimales
• Date/Heure Dates ou heures
• Monétaire Valeurs présentées au format monétaire (exemple : 2345,20€)
• NuméroAuto Valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie d’un
nouvel enregistrement (utilisé pour une clé ou identifiant de table)
• Oui/Non Seules 2 valeurs possibles (ex : remboursement oui ou non) = Booléen
• Objet OLE Utilisé pour insérer dans une table des objets issus d’autres
applications Windows (images)
• Lien hypertexte Adresse de lien hypertexte basé sur le principe de la navigation Internet
• Liste de choix Lance un assistant qui permet de créer un champ alimenté par une liste
A chaque champ que l’on crée, on associe un "type de données" ; dès que ce type de
données est choisi, la fenêtre de Propriétés de champ apparaît (rectangle violet sur la schéma
ci-dessus).
Taille du champ : C’est le nombre maximum de caractères autorisés (la place réellement
occupée correspond au nombre de caractères saisis).
Format : Les formats sont différents suivant le type Texte, Numérique ou Dates. Ils
permettent de modifier l'affichage d'un champ dans une table ou un formulaire.
• NULL INTERDIT : oblige la saisie d'au moins un caractère si la propriété a la valeur OUI.
Chaque table doit comporter un champ appelé identifiant ou clé primaire, qui permet
de retrouver à coup sûr, un et un seul enregistrement, (quelquefois, l’identifiant est composé
de l’association de plusieurs champs).
colonne du champ
table.
Vous obtenez :
Pour adapter automatiquement la largeur d'une colonne à son contenu le plus grand,
faites un double clic au lieu d'un clic glissé, lors du pointage de la colonne sur le
bord droit de l'en-tête :
Masquer :
Afficher :
L'absence de "coche"
indique que la colonne est
masquée.
3. Figer colonnes
♦ Pour figer :
A . L A SA I SI E
3. Faites un double clic sur le nom de la table dans laquelle vous voulez ajouter un
5. Après saisie de tous les champs de l'enregistrement, passez à la ligne suivante pour le
valider (il n'est pas nécessaire de sauvegarder cet enregistrement, sa sauvegarde est
Lors d'une saisie d'un champ, pour recopier la saisie précédente, faites :
Ctrl + '(apostrophe)
B. LA SUPPRESSION
Echap
C. LA RECHERCHE
ou cliquez sur.
Activez cette option pour que Access recherche le texte exact, en respectant les
majuscules et les minuscules.
Dans le texte recherché, insérez des caractères génériques tels que *, ? ou # selon le
principe suivant ;
• * remplace une chaîne de caractère de longueur variable.
• ? est utilisé pour remplacer un seul caractère.
• # est utilisé pour remplacer un chiffre unique.
• Les crochets [ ] sont utilisés pour rechercher des caractères parmi plusieurs.
• ! est utilisé pour exclure certains caractères.
(cliquez sur "Remplacer tout" pour que Access fasse tous les remplacements d'un seul
D. LE TRI
2. Cliquez dans la colonne sur laquelle vous voulez que s'effectue le tri
(bien entendu, les enregistrements sont triés en globalité, ce ne sont pas uniquement
Pour trier sur plusieurs colonnes, le tri s'effectue de la gauche vers la droite, aussi, si
vous sélectionnez par exemple dans l'ordre, les colonnes "NOM" et "PRENOM", le tri
s'effectuera d'abord sur le NOM, puis sur le "PRENOM", le résultat ne sera visible que s'il y a
des homonymes !
Si vous souhaitez effectuer un tri sur plusieurs champs alors que les
colonnes ne sont pas dans le bon ordre, par exemple, d'abord sur le
PRENOM, puis sur le NOM, il faudra déplacer les colonnes et les mettre
dans le bon ordre (de gauche à droite), avant de demander le tri.
Nota : le déplacement d'une colonne s'effectue à l'aide d'un clic glissé sur
l'en-tête de la colonne à déplacer.
Les filtres permettent de limiter, de façon temporaire les enregistrements affichés dans
la feuille de données (ou dans le formulaire).
Avec un seul critère, sélectionner du texte dans une colonne. Le filtre permet de ne
visualiser que les enregistrements qui contiennent ce texte.
Au départ, la sélection est : "AI" Après application du filtre par sélection, on ne visualise
Dans la colonne "Nom" que les enregistrements dont le champ "Nom" contient
la valeur AI
Ce filtre permet de sélectionner des enregistrements à l'aide d'une liste déroulante des
valeurs, associée à chaque colonne, donc d’utiliser plusieurs critères :
Ou cliquez sur
3. Précisez les différents critères, en les tapant, ou en choisissant une valeur dans
(Remarque : cliquez à nouveau sur ce bouton pour afficher tous les enregistrements).
Þ
ouvert).
Les filtres que nous avons vu précédemment ne permettent pas de répondre à tous les
critères, par exemple, ils ne permettent pas de trier les enregistrements sur le NOM dans
l'ordre croissant et sur les DATES DE NAISSANCE dans l'ordre décroissant (dans un seul
tri).
Le filtre tri avancé va vous permettre de poser des critères très élaborés.
4. Faites glisser dans les colonnes de la grille, les champs sur lesquels vous devez poser
des critères.
Une fois que les tables sont construites, il reste à les relier entre elles suivant le modèle
relationnel, créé préalablement. Pour relier les tables deux possibilités s’offrent à vous.
Il est possible de relier deux tables en passant par l’assistant liste de choix. Cet
assistant permet de créer une liste déroulante, qui évite d’utiliser les clés primaires. Pour
accéder à cet assistant, ouvrez la table à relier en mode création.
L’utilisateur choisit ensuite le champ qu’il veut faire apparaître dans sa liste
déroulante. Ici, il s’agit du nom de la région. Le numéro de région, qui sert de clé primaire à la
table REGION sert à faire le lien, sans que cela soit visible.
Cliquer sur suivant, donner un nom à la liste…ça y est, le lien est fait !!!
Il est possible de relier des tables de façon plus directe. Cependant, cette deuxième
méthode ne crée pas de liste déroulante, qui possède l’avantage d’être plus facilement
utilisable.
Pour créer les liens, aller dans le menu OUTILS et choisir RELATION. Le logiciel
vous demande d’ajouter les tables. Ajouter celles de votre choix. Ensuite, la table des relations
s’ouvre.
Pour relier deux tables, il faut prendre l’un des deux champs à relier et le glisser sur
l’autre.
Dès lors, le lien est créé…
Pour établir une liaison, les deux champs reliés doivent être du même type.
Si le premier est en type texte, l’autre ne peut pas être en numérique, et
vice-versa.
Lorsque deux champs sont reliés avec la deuxième méthode, la fenêtre suivante
apparaît :
Cette fenêtre apparaît aussi en faisant un clic droit sur la relation et en choisissant
« Modifier une relation ». Cette méthode est utilisée lorsque deux tables sont déjà reliées avec
l’assistant liste de choix.
Pour que le logiciel prenne en compte les cardinalités, il faut appliquer l’intégrité
référentielle. Ce terme veut dire qu’une sécurité est appliquée lors de la saisie de données.
L’intégrité référentielle évite la redondance des informations.
Elle oblige aussi à saisir les informations dans un ordre logique.
Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, il n’est pas possible d’affecter un transporteur à une
région qui n’existe pas.
Après utilisation de votre support, vous avez peut être des remarques
ou des suggestions à formuler.
DESTINATION FORMATION
2, rue des Meuilles
38370 LES ROCHES DE CONDRIEU
rd.formation@wanadoo.fr
Merci d'avance.