The 

Agility & Supply Chain Management Centre at The University of Liverpool  5S Techniqu download.doc 

ETI ACI

Intensity
Of
Dynamic
Customer
Supply
Chain
5S Technique   Product Process People Operational Organisational

   
Competition Requirements Turbulence Agility
Agility Agility Agility Agility

Explanation 
The  5S  Practice  is  a  technique  used  to  establish  and  maintain  a  quality  environment  in  an 
organisation.  The  5S’s  are  a  group  of  techniques  to  promote  workplace  organisation,  ensure 
adherence to standards and foster the spirit of continuous improvement. 

Principles/ Key Attributes 
To  successfully  convey  the  message  of  5S  across  the  organisation,  achieve  total  participation  and 
systematically  implement  the  practice,  establishing  effective  quality  processes  as  prerequisites  for 
good products and services, the following step‐by‐step approach should be adhered: 
• Organisation (Seiri) 
The objective of organisation is to get rid of unwanted items by focussing on the core items 
that are needed to fulfil the requirements of the job and discard items that are not needed. 
This  could  focus  on  the  elimination  of  excess  inventory  affecting,  warehouse  space, 
transportation, labour costs, needed items, and redundant parts, for example.  
• Neatness (Seiton) 
Neatness focuses on efficiency, with the main objective being on how quickly one can get the 
things  needed  and  how  quickly  those  things  can  be  put  away.  This  is  achieved  through 
locating a specific place for specific items of a specific quantity, where needed.  
• Cleaning (Seiso) 
The  objective  of  cleaning  is  to  identify  abnormalities  and  areas  for  improvement.  This  is 
achieved through a combination of cleaning the workplace and at the same time focusing on 
the identification of abnormalities or out of control conditions.  
• Standardisation (Seiketsu) 
The  objective  of  standardisation  is  to  consolidate  the  first  3  S’s  by  establishing  standard 
procedures. This activity is carried out to determine the best work practices and find ways of 
ensuring that everyone carries out an individual activity the same ‘best’ way. 
• Discipline (Shitsuke) 
The  objective  of  discipline  is  to  sustain  improvements  and  make  further  improvements  by 
encouraging  effective  use  of  the  ‘Check‐Act‐Plan‐Do’  cycles.  This  is  achieved  through  strict 
adherence  to  current  improvements  and  the  development  of  an  environment  for  future 
improvements.   

The Impact on functional Activities 
The approach embodied with 5S will effect everyone and everything within an organisation. 
The  technique  of  5S  begins  with  a  promotion  plan  for  the  sole  purpose  of  promoting  the 
establishment of the 5S’s. This incorporates everyone within the organisation from the highest level 
to  shop  floor  level  consisting  of  a  blame‐free  environment.  To  instil  all  viewpoints  at  each  level  a 
steering committee is formulated and is responsible for the implementation of 5S. 

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The Agility & Supply Chain Management Centre at The University of Liverpool  5S Techniqu download.doc 

The next stage is Awareness Training focusing on the dissemination of the 5S plan and its objectives 
and  incorporating  suggestion  schemes  for  the  ‘buy‐in’  of  all  employees.  An  Internal  Audit 
highlighting areas for improvement.  
The scope of activity for the implementation of the 5S technique may incorporate every area within 
your organisation or focus on specific areas. Primarily, while incorporating the 5S’s this will include: 
• Disposal of Equipment   
• Disposal of Documentation 
• Signboard Strategy Team 

Environmental Turbulence Indicators  
• Intensity of Competition       
• Dynamic Customer Requirements  
• Supply Chain Turbulence  

Agile Capabilities Index 
• Product 
• Process 
• People 
• Operational 
• Organisational     

 Risks 
The  major  problem  with  change  is  ‘buy‐in’  from  all  levels  of  personnel.  This  includes  shop  floor 
personnel  who  will  predominantly  encompass  the  ownership  of  change  on  the  shop  floor  and 
implement actual change on the surrounding area and to the processes themselves. 
Further, risks include the initial expense of equipment to start cleaning and for the dissemination of 
information in terms of notice boards, posters and stationary and awareness training. 
A major risk is the lack of discipline and maintenance of the 5S technique, effectively letting all the 
good work drop due to a lack of monitoring and keeping on top of the situation.     

Benefits 
Implementing the 5S technique will have major benefits on an organisation such as: 
• Focus on needed items and the elimination/disposal of unneeded items; 
• Cleaner workplace and brighter working environment; 
• Employee empowerment through ownership; 
• Single‐point tooling, one of everything; 
• Set point locations for needed items; 
• Understanding  by  all  of  the  implications  of  the  5S  Technique  due  to  open  channels  of 
communication. 

References 
The 5S Improvement Handbook, Productivity Europe. 

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