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MEMORIA
PÁGINA WEB
ARCHIVÍSTICA
2003-2004
2 3
Índice:
2004 marzo-abril
4 5
2004 septiembre-octubre
Presentación
• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, IV 135
• CRITERIOS UTILIZADOS EN COSTA RICA PARA LA 145
VALORACIÓN DE DOCUMENTOS
• Manual de procedimientos técnicos para archivos 155 La página Web de ADABI de México tiene como objetivo proporcionar un
históricos de universidades e instituciones de educación espacio de actualización a los archivistas y estudiosos del libro antiguo me-
superior diante artículos de fondo, memorias, reseñas, glosario y colaboraciones.
2004 noviembre-diciembre Este segmento editorial cubre una parte importante de la página con carác-
ter formativo, dada la escasez y dificultad para conseguir literatura en el
• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, V 159
ámbito comercial y bibliotecas públicas sobre temas relacionados con los
• COMISIÓN DICTAMINADORA DE DEPURACIÓN DE 165
DOCUMENTOS archivos y las bibliotecas antiguas. Nuestro deseo fue facilitar la consulta
• Teoría y práctica archivística II 169 elaborando textos con contenidos de relevancia por su actualidad y vigen-
cia en el medio nacional. Ojalá hayamos cumplido esa tarea.
Colaboraciones
• UN RECORRIDO POR ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS 173 Este esfuerzo editorial brindado de manera virtual a la comunidad de inte-
• ARCHIVOS INDUSTRIALES 181 resados en la archivística civil y eclesiástica, así como en el libro antiguo,
• FUENTES PARA EL ESTUDIO DE LA SALUD PÚBLICA 197
queremos difundirlo de forma impresa en esta Serie que iniciamos con el
título Memoria con el fin de ampliar la circulación de esta literatura espe-
Glosario 213
cializada. Con gusto hemos visto acrecentarse el número de visitas a la
página Web, lo que nos ha animado a continuar con el proyecto inicial y a
difundirlo también por este medio.
6 7
Archivística
México.
1.México. — Archivos
2.México — Historia
I. Parra Betancourt, Margarita II. Serie
2003 septiembre-octubre
8 9
Artículo
Amanda Rosales Bada
CULTURA ARCHIVÍSTICA Y
FORMACIÓN PROFESIONAL
10 11
ra a los documentos como un conjunto estructurado, procedente de una que guarda celosamente para beneficio propio, ha cedido el paso a un pro-
institución. De tal suerte que podemos definirla como la ciencia que estudia fesional científico con actitud interdisciplinaria, abierto al análisis, a la dis-
la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organiza- cusión y a la crítica.
ción, así como los medios para su utilización.
únicamente a los archivos históricos. El documento cupó el centro de aten- expresan las raíces de nuestra cultura y civiliza-
ción de los profesionales, no el archivo. El fin último del quehacer profesio- ción en todas sus dimensiones, debido a que se
nal residía en la catalogación precisa y minuciosa de los documentos. El nutren de la actividad diaria de todo tipo. Los ar-
archivo fue privilegio de unos pocos, de sus únicos usuarios: los historiado- chivos son el instrumento para reconstruir el pa-
14 15
Conocimientos científicos base en el contexto histórico de la documentación y de las instituciones, se
aboque al restablecimiento de las relaciones que se producen entre los do-
cumentos para darle al conjunto ese sentido orgánico que caracteriza al
En los últimos treinta años el desarrollo de los conocimientos archivísticos
archivo.
se debe a los esfuerzos que encabezara el Archivo General de la Nación en
su carácter de órgano rector de la archivística nacional, pero no son sufi-
cientes para hablar de una archivística mexicana como un sistema estruc- Partiendo de estas consideraciones es necesario analizar cómo debe ser
turado de conceptos, lineamientos, políticas y principios a partir de los cua- transmitido un cuerpo de conocimientos completo a quienes se dediquen y
les se debiera realizar una práctica de conservación, organización, descrip- quieran ejercitarse en la profesión de archivista.
ción, selección y servicio de los documentos que integran los archivos.
16 17
una de las seis instituciones que ofrecen la carrera de biblioteconomía u Jorge Nacif en su ponencia Capacitación,
otra afín y la única que imparte archivonomía. para qué y para quiénes presentada en el
VII Congreso Nacional de Archivos (Toluca,
La carencia de una educación formal se ha susti- 1995) abordó la necesidad de hablar de una
que realizan las propias instituciones archivísti- Planteó que ésta se debía dirigir a los si-
guientes niveles: Los programas de capacitación
cas y que van dirigidas principalmente al ámbito contemplan cursos de conserva-
ción de documentos.
de la administración pública federal, donde el
problema de la acumulación indiscriminada de
papeles y el crecimiento de bodegas ha puesto
a) Trabajadores dentro de la administración pública que re-
en evidencia la falta de personal calificado para
pentinamente se ven convertidos en “archivistas espontá-
llevar a cabo las tareas de organización, selec-
neos”. Con la enorme responsabilidad de organizar un archi-
ción y depuración que permitan establecer un Textos básicos del progra-
vo, muchos inician su trabajo con escasa educación formal en
sistema de archivos. ma de capacitación imparti-
do por el AGN-México. principios o métodos archivísticos y no tienen la oportunidad
de acceder a una escuela que les permita obtener un diploma;
Existen otras instancia a nivel universita- han adquirido conocimientos de manera empírica gracias a los
rio, por ejemplo el Centro de Estudios de años de trabajo, pero han llegado a los archivos por cuestio-
la Universidad de la Universidad Nacional nes fortuitas, muchas veces ajenas a su voluntad.
Autónoma de México, que promueven un
importante programa de formación, a b) Funcionarios y servidores públicos encargados de los servi-
través de un seminario permanente de cios generales como de los recursos materiales a cuyo cargo
archivística y una serie de publicaciones están las unidades de archivo, son los responsables de la ges-
resultado de sus reflexiones en torno a tión de los documentos, aunque a veces esa responsabilidad
En Estados Unidos son varias las
universidades que imparten progra- esta problemática. se la transfieren a los archivistas.
mas de certificación para archivistas
de la administración pública federal.
18 19
c) Añadimos, a lo que describe Jorge Nacif, Es necesario considerar que todos estos cursos no son suficientes, ni váli-
el grupo de archivistas historiadores, con dos si no es en función de buscar un modelo de formación que incorpore a
grado universitario, quienes trabajando en la práctica profesional un planteamiento teórico sobre la ciencia que nos
los archivos -principalmente- históricos, ocupa, un modelo que concilie la línea administrativa y la línea histórica.
han realizado paralelamente y a lo largo Así que bienvenidos todos los esfuerzos por revalorizar en el ámbito social
de su ejercicio profesional, cursos de espe- y profesional el papel del archivista.
cialización, talleres y seminarios, tanto en
México como en el extranjero que les per-
Formación de asociaciones de profesionales de archivos
miten estar actualizados en cuanto a la
problemática archivística: acceso a la in-
formación, documentos electrónicos, etcé- Son las asociaciones de profesionales las que
tera. Este grupo corresponde a los archi- conociendo las necesidades del gremio pueden
vistas que ocupan puestos directivos en aportar valiosas opiniones y constituirse como
los métodos de selección de documentos, que pudiese subsanar las serias deficiencias que
Cartel del curso impartido
planificación de los trabajos de clasifica- por los Archivos Nacionales
se dan en el campo de la formación profesional.
de Washington al que han
ción, inventario, descripción de archivos y acudido archivistas
coordinación de los trabajos que se reali- mexicanos.
Las asociaciones activas garantizan la calidad y
zan con los archivos administrativos y con la solidez del trabajo archivístico, al tiempo que Las asociaciones de archi-
la comunidad científica. constituyen un incentivo al desarrollo profesional vistas como la Asociación
de Archivistas Americanos
y contribuyen a una cultura profesional: normas, (SAA) en Chicago, contribu-
yen a la promoción de la
d) Estudiantes de nivel medio o profesionistas que se han in- valores, terminología, perfil y ética comunes. cultura archivística.
teresado en realizar estudios de licenciatura o estudios supe- Esta cultura común es lo que hace una profesión.
riores en administración de documentos y archivística. Una cultura profesional sólida contribuirá a fortalecer la imagen que se tie-
ne del archivista y a demostrar su importancia dentro de la sociedad.
de especialización. En este aspecto es importante señalar que existen nu- nes para que les ayuden a reclutar y promover a los graduados de progra-
merosos cursos que sobre archivística se imparten en otros países. Algunos mas de educación archivística, así como a desarrollar normas para la acre-
de ellos han contado con participantes mexicanos, un ejemplo de esto son ditación de escuelas y cursos de estudios en la materia, además del reco-
los organizados por la Dirección de los Archivos de Francia y el Ministerio nocimiento o certificación de individuos como archivistas profesionales. De-
de Cultura de España. berá ser tarea de las asociaciones el cuidar que la formación y capacitación
de los archivistas se garanticen.
20 21
MEJÍA, Miriam. Capacitación archivística: sugerencias para planear las actividades, Santa
Conclusión Fe de Bogotá, Archivo General de la Nación, 1995, 60 p., ils. (Minimanuales, 2).
MENNE-HARITZ, Angelika, “Formación en archivística: satisfaciendo las necesidades de la
sociedad del siglo XXI: capacitación en archivística: preparando profesionales para satisfa-
En la medida que el archivista valore su papel como miembro de la socie- cer las necesidades de la sociedad del siglo XXI”, en XII Congreso Internacional de Archi-
vos: Memoria, Montreal, 1992, Montreal, Consejo Internacional de Archivos, 1992, p. 1-24.
dad y sopese la enorme responsabilidad que tiene durante su desempeño
MWANGI, Lawrence I, “El archivero de la administración en la era de la información: de
en los archivos, podrá aspirar a tener una cultura archivística. Reconocer ocupación a profesión: el sentido de la identidad del archivista: el archivista en el ámbito
gubernamental”, en XII Congreso Internacional de Archivos: Memoria. Montreal, 1992,
las exigencias de la profesión implica la necesidad de desarrollo individual y Montreal, Consejo Internacional de Archivos, 1992. p. 1-10.
colectivo en aras del mejoramiento en la conservación, catalogación y res- MYKLAND, Liv., “Protección e integridad: identidad y profesionalismo del archivero: de
tauración del patrimonio cultural. ocupación a profesión: el sentido de identidad del archivista”, en XII Congreso Internacio-
nal de Archivos: Memoria. Montreal, 1992, Montreal, Consejo Internacional de Archivos,
1992, p. 1-15.
NACIF Mina, Jorge.”Capacitación archivística ¿para qué y para quiénes?”, en Memoria del l
Esta concientización es uno de los objetivos de ADABI de México. En la ta- VII Congreso Nacional de Archivos, Toluca, México, 1995, México, Archivo General de la
Nación, 1996, p. 379-385.
rea por conquistar una cultura archivística, buscaremos hacer posible la
ORDUÑA Luna, Ángel, “La capacitación: pilar de la administración de documentos”, en Me-
sensibilización de historiadores, administradores, restauradores, arquitec- moria del VII Congreso Nacional de Archivos, Toluca, Méx., 1995, México, AGN, 1996, p.
tos e informáticos para luchar conjuntamente por el patrimonio documental 375-377.
de nuestro país. PEDERSON, Ann E., ”Escritura de materiales de divulgación e investigación: capacitación en
archivística: preparando profesionales para satisfacer las necesidades de la sociedad del
siglo XXI: desarrollo de programas de investigación”, en XII Congreso Internacional de
Archivos: Memoria, Montreal, 1992, Montreal, Consejo Internacional de Archivos, 1992, p.
1-55.
RAMÍREZ López Celia, ”La formación humanística de los archivísticas”, en Memoria del XI
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22 23
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Celia Ramírez
VÄZQUEZ, Manuel, “El patrimonio documental”, en El mundo de los archivos, Córdoba,
Argentina, vol. I, núm. 1, septiembre, 1981. LA FORMACIÓN HUMANÍSTICA
VILLANUEVA Bazán, Gustavo, ”La profesionalización integral del archivista”, en Memoria DE LOS ARCHIVISTAS
del XI Congreso Nacional de Archivos, Hermosillo, Son., 1999, México, Archivo General de
la Nación, 2000, p. 1-15.
WIMALARATNE, K.D.G., “Training in archives and Records Managment forthird world coun-
tries: its impact and development”, en Archivum: journal of the International Council on
Archives, Paris, International Council on Archives, vol. XXXIV, 1988, p. 7-12. Esta sección la dedicaremos a la participación de la maestra Celia Ramírez
YÁÑEZ Delgado, Alfonso (coord.), Conciencia y cultura archivística, Puebla, Benemérita en el XI Congreso Nacional de Archivos, celebrado en Hermosillo, Sonora
Universidad Autónoma de Puebla, Archivo Histórico Universitario, 2002, 160 p.
en 1999. En su ponencia titulada La formación humanística de los archivis-
tas señaló:
Creo que a estas alturas del trabajo queda clara mi intención de transmitir
la concepción de humanismo como una nueva actitud hacia la educación y
el saber y de allí derivar mi propuesta de una formación humanista para los
archivistas mediante la reformulación de su formación profesional.
Es por ello que considero que sólo una sólida formación, como la propuesta
por los humanistas, puede generar estos archivistas, que reciban durante
su formación materias como la filosofía, la filología y la historia, no como
'cultura general' sino como bases para fundamentar su conocimiento, como
lo ha sido para nuestros grandes teóricos de la archivística. Ellos han pro-
ducido nuestras teorías a partir de la reflexión y la investigación sobre su
práctica, abrevando de fuentes como la filosofía, la filología, el derecho y la
historia. La buena práctica profesional no se alcanza aprendiendo la meto-
dología y la normatividad y aplicándola cuidadosamente.
24 25
Es necesario tener las herramientas para recrearla ante las situaciones par- archivos, con una visión integral que solo puede dar una sólida formación
ticulares que se presentan en el desarrollo de nuestras funciones. humanista básica que permita una visión integral del campo unida a una
formación especializada en el área que le permita coordinar las funciones
de los diferentes archivos en un sistema.
La conservación de la memoria, misión fundamental de los archivos, tiene
su fundamento en diferentes bases. A cada una de las 'tres edades' corres-
ponde una disciplina diferente. A la primera: administración y planeación. A Estos archivistas se pueden formar en las escuelas, si tenemos una actitud
la segunda: legislación y contabilidad. A la tercera: historia, filología, her- decidida y valiente para lanzarnos, como en su momento los humanistas, a
menéutica. Por citar solo algunas. recrear formas de acercamiento al conocimiento archivístico. En un esfuer-
zo común de representantes de distintas ciencias que proporcionen susten-
to teórico a los profesionistas y con el auxilio de todo aquello que los dote
Es interesante observar como en las carreras de archivo se incluyen disci-
de herramientas para un desempeño acorde a las exigencias actuales..."
plinas auxiliares y se ignoran disciplinas básicas. Para un archivista históri-
co es tan importante saber paleografía, como filología y hermenéutica.
26 27
Reseña
KECSKEMETI, Charles, La formation profession-
nelle des archivistes. Liste des écoles et des
cours de formation professionnelle d'archivistes,
Bruselas, Conseil International des Archives,
1966, 96 pp.
Menciona la duración total de los estudios, que en casi todos los países es Si bien es de suponer que los datos de esta encuesta no reflejan ya por
de cinco a seis años, excepto en Argentina donde existe la posibilidad de completo la situación actual, su lectura es valiosa para el archivista mexi-
terminar los estudios en dos años. cano en cuanto que proporciona información acerca de las cualidades exigi-
das para ejercer la profesión en los países con una trayectoria más larga en
la formación profesional archivística, y puede ser un buen elemento de
El autor a continuación aborda el tema de los diplomas o títulos y resalta la
comparación con las posibilidades de formación que tiene hoy el archivista
necesidad de éstos para ejercer la profesión, la exigencia de otras condicio-
en México.
nes suplementarias y las posibilidades que le pueda brindar para ascender
a otros puestos de trabajo. Señala que Francia, las dos Alemanias y Bélgica
son los que más requisitos exigen, siendo el primero, el único en que es
absolutamente imprescindible un diploma específico de archivista para en-
MTRA. MAGDALENA MASS FUENTES
trar al servicio de los Archivos de Estado.
El autor analiza el cómo existe una tendencia actual a combinar una prepa-
ración teórica y técnica, especialmente con el tratamiento racional de las
masas documentales producidas en nuestros días en cualquier institución
por poco importante que sea. Es así como los cursos de documentalista, de
archivistas económicos, etcétera, se brindan en número creciente en varios
países para formar a los funcionarios especializados en archivos que no
necesitan poseer reglamentariamente títulos universitarios, y que constitu-
yen normalmente un cuerpo distinto al de los archivistas del cuadro cientí-
fico e histórico de cuya formación ha hecho su objeto esta encuesta. * Reseña tomada del Boletín del Sistema Nacional de Archivos, núm. 9, 1985. México,
AGN, p. 86-92.
30 31
Archivística
2003 noviembre-diciembre
32 33
Artículo
Amanda Rosales Bada
VALORACIÓN DOCUMENTAL:
PRINCIPALES CORRIENTES
Alemania
Con Karl Otto Muller, a partir de 1928, Heinrich Otto Meisner en 1937, así
como Georges Wilhelm-Sante y Wilhelm Rohr en 1957, la importancia del
organismo creador es el primer punto de reflexión que han explorado los
archivistas alemanes en materia de valoración.
34 35
El archivista Joachim Schreckenbach afirma que el archivo debe dar testi- Estados Unidos
monio de todas las actividades del conjunto de la sociedad y la importancia
del organismo creador, el uso de los documentos y la aproximación social.
En los años treinta, archivistas norteamericanos se dejaron seducir por la
idea de valorar para eliminar. Pero desde 1940, un pionero en esta mate-
ria, Phillipp C. Brook se opone a este planteamiento en un texto cuyo título
Inglaterra es muy clarificador: La selección de documentos para la conservación.
Brooks llamó la atención acerca de tres criterios para juzgar el valor per-
manente: valor que la institución de origen otorga a los documentos, utili-
La contribución de los ingleses es singular. La archivística inglesa ha estado
dad que presentan para la historia de la institución y valor histórico de di-
marcada por Hillary Jenkinson y su obra Manual para la Administración de
chos documentos.
Archivos que ha inspirado a archivistas de todo el mundo. Allí donde los
alemanes han afrontado el problema, los archivistas ingleses, siguiendo a
Jenkinson parecen dejar todo el problema al gestor. Quince años después Schellenberg definirá dos conceptos esenciales que
han suscitado consenso: el valor primario, que vincula los aspectos legales,
financieros y administrativos y el valor secundario basado en el valor evi-
dencial e informativo.
"para un organismo administrativo destruir lo que ya no necesita es un En 1981, Harold T. Pinkett apuntaba que las consideraciones más recientes
asunto de su exclusiva competencia y una acción que futuras generaciones para la valoración documental agregaban otros factores a los planteados
(aun cuando pudiesen encontrar razones para lamentarla) no pueden criti- por Brooks y por Schellenberg, tales como la factibilidad de su uso y pers-
car sino solo bajo aquellas aspectos que solo le conciernen para tomar una pectivas de investigación o metodologías, para ser tomados en cuenta al
decisión- la necesidad de sus intereses prácticos..." aplicar los principios.
36 37
se inicia la relativización del concepto y va surgiendo la concepción de que jos de Therry Cook. Según este planteamiento, es necesario conocer bien
no siempre es la conservación física de los documentos lo importante, sino las instituciones creadoras para que la valoración de los documentos sea
la conservación de la información. pertinente y adecuada. Cook aporta así un matiz esencial a la importancia
del organismo creador que desarrollaron los archivistas alemanes.
En años más recientes Frank Boles y Julia Marks Young exploran la caja
negra de la valoración. Éstos presentan en 1991 una síntesis y una articu- Terry Eastwood, por su parte, insiste en la necesidad que existe de consi-
lación de criterios vanguardistas, estructuran una teoría de la valoración y derar, también, el uso de los documentos; preocupación compartida por
articulan un conjunto de criterios en tres módulos: valor informativo, cos- varios autores europeos y americanos. También él viene a matizar ideas ya
tos de conservación y consecuencia de las decisiones resultantes de la va- conocidas. Para qué intentar, en vano, prever el uso futuro de los docu-
loración. mentos. Es mejor estudiar y entender bien el uso que se les da en el mo-
mento de su creación. Es de esta utilización de la que hay que preocuparse
pues es de ella de la que los documentos deben ser testigos privilegiados.
La valoración es pues en nuestros días pieza clave porque no sólo debe ser
Canadá
lo suficientemente precisa y ser aplicada sistemáticamente para racionali-
zar y planificar un sistema de archivos, sino además pensada para que de
En Canadá los Archivos Nacionales fue una de las primeras instituciones en un fiel testimonio del devenir de las instituciones, del paso del hombre por
preocuparse por la valoración. Hasta la adopción de la Ley de Archivos de la sociedad y de la sociedad que los creó.
1987 esta institución practicó una política pasiva ante la valoración, limi-
tándose a aceptar las propuestas que les presentaban los ministerios y or-
ganismos gubernamentales. A partir de 1990 desarrollaron una política ca-
lificada como "desde arriba hasta el fondo" estableciendo un orden de prio-
ridades entre las instituciones cuyos fondos había que valorar. De aquí sur-
ge la "macrovaloración" que obtendrá carta de naturalización con los traba-
38 39
Memoria
Leopoldo Sarmiento Rea
MECANISMOS DE DEPURACIÓN
40 41
Que se destruyan documentos esenciales para el conocimien- tipos, independientemente de que se puedan crear locales a corta o larga
to de la historia regional y/o nacional. distancia.
42 43
"La integración de este comité es parte de la experiencia que hemos tenido con los demás grupos de la Comisión Técnica.
en el Estado de México. Pretendiendo que este comité se formara con em-
pleados del mismo gobierno, representantes de diferentes dependencias,
"Una de las tareas primordiales del Comité dictaminador del tiempo de con-
nos encontramos con que sus funciones eran parcialmente atendidas. Lo
servación de los documentos, será la de elaborar tablas de eliminación sis-
ideal es la creación de una comisión con personal de tiempo completo, que
temáticas, manteniéndolas al día, incluyendo los nuevos tipos de documen-
cuente con presupuesto independiente, para que pueda cumplir con sus
tos, e introduciendo las innovaciones y criterios más convenientes. El Co-
objetivos.
mité deberá aportar, al encargado de estudiar las normas para los Archi-
vos, los elementos necesarios para la elaboración del ordenamiento legal
que proteja a los Archivos de destrucciones arbitrarias, sugiriendo las san-
ciones a que se hagan acreedores quienes no cumplan las instrucciones
para la conservación de documentos o les causen daño. Una función similar
como la que tendría con los municipios se realizará con las dependencias
del ejecutivo, con los organismos descentralizados y con los poderes legis-
lativo y judicial de cada estado, cuando así lo soliciten.
miembros. Si uno o más de los integrantes del comité vota razonadamente nación de las copias o duplicados originales que existen en diferentes archi-
en contra de la proposición que haga el jefe del Archivo General del Estado vos y que resultan innecesarias y dará las indicaciones necesarias para que
(que desde mi particular punto de vista, debe fungir como coordinador del se recurra al archivo en donde queda la información, que lógicamente de-
comité) la documentación se dejaría para un segundo análisis con el fin de berá ser el del ramo de que se trata el documento.
"En la mayoría de los estados de la República, los municipios no cuentan creando archivos satélite. Ahí con menos costo podrán sellarse los expe-
con los recursos humanos y económicos suficientes. Por ello, el Comité dic- dientes que no hayan sido consultados por lo menos cinco veces en cada
taminador del Archivo General del Estado, debe darles asesoría cuando la año. Este procedimiento es recomendable para aquellas dependencias que
soliciten. En los estados con extensión territorial y número de municipios tienen un alto promedio de apertura de expedientes y poca necesidad de
considerables, será necesario que por lo menos una vez al año se agrupen consulta.
44 45
"Otra forma de depuración que no es muy usual por su alto costo es la mi- Reseña
crofilmación con destrucción del documento. Este procedimiento reduce
considerablemente el espacio ocupado y protege eficazmente la informa- DURANTI, Luciana, Carol Couture y otros, El refi-
ción y en algunos casos, reduce el tiempo en que ésta es recuperada". nado arte de la destrucción: la selección de docu-
mentos en Tabula Revista de Archivos de Castilla y
León, No.6, España, Asociación de Archiveros de
Castilla y León, 2003, 274 pp.
Puebla, Puebla, octubre de 1977.
En este libro se recopilan los textos que fueron presentados por diversos
ponentes en el III Coloquio Internacional de Ciencias de la Documentación
y el III Congreso de Archivos de Castilla y León del 9 al 11 de octubre de
2002 en Salamanca, España, bajo el auspicio de la Asociación de Archive-
ros de Castilla y León y el Departamento de Biblioteconomía y Documenta-
ción de la Universidad de Salamanca.
46 47
nos a los problemas que plantean realidades emergentes como la docu-
mentación electrónica?
Archivística
2004 enero-febrero
48 49
Artículo
Amanda Rosales Bada
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Antecedentes
Depuración documental
Ya en los años ochenta se avizoraba a la depuración como una fase del ci-
clo vital de los documentos que merecía especial atención "porque definía
el destino de los documentos al término de la utilidad administrativa". José
Antonio Ramírez Deleón en su artículo "La depuración dentro de la adminis-
tración documental" señala "...esta fase consiste por un lado en seleccionar
testimonios documentales que después de su utilidad administrativa reú-
nan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos, y del
otro, en eliminar o destruir información asentada en documentos produci-
dos y administrados por los organismos gubernamentales que no posean
aquél carácter. La depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir
determinada documentación".
50 51
Para responder a la anarquía que
privaba tanto en la producción
como en la circulación de docu- Con la aparición del concepto global del ciclo
mentos había que establecer pa- vital de los documentos cambió la perspectiva
ra efectos de una selección ade- de la administración de documentos al contem-
cuada, un sistema planificado plarlo como parte de un proceso desde el cual
que permitiera ordenar la infor- es posible la planeación, selección, y elimina-
mación documental, de acuerdo, ción desde el momento mismo de su creación.
52 53
La definición que da La Torre Merino en su entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las
libro Metodología para la identificación y valo- funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los proce-
ración de fondos documentales nos parece sos de toma de decisiones, los procedimientos de creación de documentos,
muy atinada al señalar: "la valoración será la naturaleza, la organización y administración de los documentos y los
por tanto la fase del tratamiento archivístico cambios ocurridos en el tiempo.
en la que después de analizar los valores de
los documentos se decide si éstos deben
La teoría de la valoración debe buscar especificar aquellos atributos genéri-
transferirse a otro archivo del sistema o si por
cos, interconexiones y puntos de intersección especiales o de conflicto que
el contrario deben eliminarse o conservarse Publicación de los Archivos
Nacionales de Washington. existen, entre los creadores de documentos y los patrones o sea las funcio-
parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar
nes, las actividades y los programas.
técnicas de selección. Por lo tanto no pode-
mos identificar valoración con eliminación o selección y menos con expur-
go, sino que debemos entender las anteriores como distintos procesos de
una fase mucho más amplia".
54 55
manera eficiente, dando una solución institucional a los problemas deriva- por completo ajeno a la institución que genera la documentación, así, de-
dos de la producción de documentos, los historiadores pugnan por una so- bemos considerar que la selección implica, obviamente, tanto la producción
lución cultural orientada a conservar la documentación con fines sociales. de documentos y su conservación como su utilización.
Sin embargo la naturaleza de estas soluciones en apariencia complementa-
rias ha creado un conflicto permanente entre lo institucional y lo cultural, En definitiva, la documentación que genera una entidad cualquiera en el
entre la producción y la acumulación de documentos y el valor de la infor- desarrollo de sus actividades orgánicas tiene caducidad administrativa, le-
mación que contienen. gal, fiscal, contable, y esto quiere decir simplemente que la documentación
pierde su sentido original, aunque no su información. Pues bien esta dife-
rencia fundamental entre documentación e información que se hace al tér-
En realidad las disposiciones oficiales que han regulado la conservación y la
mino de la vigencia de la primera es, en todo caso, la que justifica la selec-
eliminación de documentos han intentado implícitamente conciliar las solu-
ción documental.
ciones señaladas y neutralizar así el conflicto que las enfrenta. Sin embar-
go la armonía no se ha logrado pues la solución cultural, manifiesta en el
acto de valorar la documentación, busca justificar la solución institucional,
es decir, la eliminación de documentos inútiles para la administración, sin Problemática que presenta la valoración documental
conseguirlo plenamente. Este es sin duda el problema de la selección docu-
mental, tal como lo señala Juan Manuel Herrera.
Pese a que la valoración es un aspecto que ha sido abordado por múltiples
autores de diferentes países, aún no hay respuestas acabadas ni únicas. En
el tratamiento que le han dado los autores se reconocen principios, méto-
dos de trabajo, procesos y planteamientos. Los especialistas han transmiti-
do sus experiencias, sus reflexiones y han elaborado propuestas que abar-
can tanto concepciones como principios y técnicas específicas, que pueden
servir de referencia y orientación -muy valiosos- pero que no constituyen
una especie de recetario que puedan aplicarse universalmente.
Sería un error establecer reglas fijas, cada grupo documental tiene sus pe-
culiaridades, cada dependencia creadora de documentos o cada institución
Acervo del Archivo Municipal de Oaxaca.
de archivo tendrá sus objetivos específicos, de tal manera que no puede
decirse la última palabra, y menos en abstracto. Lo que si se puede hacer
Sin embargo, todavía existe desacuerdo en el por qué de la selección de es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan a la responsabilidad de
documentos. Hay quienes opinan que debe conservarse todo el material valorar, poner al alcance de su mano una serie de reflexiones y experien-
que genera la actividad gubernamental. Esta posición es altamente revela- cias al respecto, dar a conocer criterios y técnicas específicos, para que se
dora por dos razones: en primer lugar porque es una posición que defiende tengan presentes y se apliquen de la manera más adecuada en cada caso
cierto uso de la documentación y en segundo término, porque tal uso es concreto.
56 57
vista una formación sólida y buscar una profesionalización que lo coloque a
la altura del reto que la valoración representa.
Bibliografía
Vale la pena señalar las preguntas que de acuerdo con Carol Couture debe- FACI Lacasta, María del Pilar, "Metodología y aplicaciones de los principios de identificación
y valoración en España. Resultados obtenidos", en Entre historiadores y archivistas: el
ríamos hacernos en torno a esta problemática: dilema de la valoración documental, México, AGN, 1995, p.65-101.
GONZÁLEZ Morales, Ángel y Araceli Alday, "Normatividad y políticas aplicadas en el proce-
• ¿Cuáles pueden ser por ejemplo, las consecuencias de una so de valoración en el AGN", en Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración
documental, México, AGN, 1995, p. 131-138
selección que nos lleve a valorar para eliminar más que para
HERRERA Huerta, Juan Manuel, "La selección documental: una solución dual" en Boletín del
conservar? Sistema Nacional de Archivos, México, AGN, núm. 5, mayo-junio 1984, México, p. 30-36.
NACIF Mina, Jorge."De los archivos administrativos a los históricos: un problema de la va-
• ¿Se debe valorar pensando en los intereses del organismo
loración documental" en: Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración docu-
creador o en los del usuario? mental, México, AGN, 1995, p. 33-46.
LA TORRE Merino, José Luis, Metodología para la identificación y valoración de fondos do-
• ¿Se debe valorar para responder a necesidades administrati- cumentales, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría General de
vas o a las de investigación? Información y Publicaciones, (Escuela Iberoamericana de Archivos), 2000.
LOGAN Willis, Wilde, "Los archivos Nacionales de Estados Unidos, (traducción) en Entre
• ¿Cómo se explica que la mayoría de los textos y ensayos no historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. México, AGN, 1995, p.
traten la valoración sino con fines de investigación? 119-128.
PINKETT, Harold T., "American archival theory: the state of the art" en The American Ar-
chivist, num. 44, (verano 1981), p. 217-222.
La respuesta que dé el archivista a estas preguntas derivarán en principios
RAMÍREZ Deleón, José Antonio, "La depuración dentro de la administración documental",
que deberán regir su actividad. Esto implica que se requiere, del responsa- en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, AGN, núm. 4, marzo-abril 1984, p.
ble de las decisiones sobre valoración, características que le permitan apro- 37-42.
RIVAS Fernández, José Bernal "La valoración fundamento teórico de la archivística" ponen-
vechar las propuestas de los especialistas e identificar las diferencias entre
cia presentada en el Seminario sobre valoración de documentos de archivo. Sao Paulo,
los distintos tipos de archivos a los que se aplicarán unos u otros criterios: Brasil, 11 de abril 2000, en Antología sobre valoración, México, AGN, p. 1-8, (inédito)
preparación académica, experiencia de trabajo en archivos, conocimiento ROUSSEAU, Jean Ives y Carol Couture, Los archivos en el siglo XX, México, Université de
Montreal, AGN, 1982, Ils, (Clásicos Modernos de Archivonomía)
de las tendencias, las metodologías y los enfoques -tanto tradicionales co-
SCHELLENBERG, T.R, Archivos modernos: principios y técnicas, trad., Manuel Ca-
mo recientes- de las ciencias sociales y de la historia, así como de la histo- rrera Stampa, 2a. ed., México, AGN, 1987, (Clásicos Modernos de la Archivonomía)
ria generadora de los documentos. De ahí la importancia de darle al archi-
58 59
Memoria
Juan I. Cortés Isaías
LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y
LA SELECCIÓN DOCUMENTAL
Esto sin duda obedece a los elevadísimos costos que para su conservación,
consulta y manejo, deben realizarse y el no tener una norma general que
impida la eliminación de documentos con un alto contenido de información
testimonial y evidencial de las actividades y gestiones del gobierno del Dis-
trito Federal, desde su creación hasta nuestros días, afectándose así el pa-
trimonio cultural de nuestra ciudad.
60 61
Dado el crecimiento que el Departamento del Distrito Federal presenta en Otro factor es la falta de espacio o su saturación, con funestas consecuen-
los últimos años, que responde al crecimiento gradual de la propia pobla- cias, que van desde el traspapeleo y mutilación hasta la pérdida de docu-
ción a la que sirve, el fenómeno del gigantismo no escapa en modo alguno mentos. Asimismo este problema se agrava al observar que parte de la
al de la producción de documentos. La creación de archivos, la dotación de responsabilidad del archivista, se trata de soslayar, señalando que esto
obedece a decisiones de los funcionarios, los cuales, sin duda, al descono-
recursos para su manejo y conservación, son hechos que sin duda no pue-
cer las normas, que el propio archivista debe señalarle, proceden en oca-
den ser atendidos con la atingencia que se requiere, sobre todo, al enfren-
siones de manera equivocada. Esto no puede, ni debe excluir en modo al-
tar apatía para poner en práctica los mecanismos de control que emanan
guno, la responsabilidad del archivista.
de la Unidad central de administración de documentos, por estar dirigidos a
personal que no depende directamente de ella, al empobrecimiento de los
niveles jerárquicos de estas áreas de servicio, a la improvisación de perso- Es, por otra parte, patético y preocupante observar que en muchas de las
transferencias ocurre un fenómeno muy generalizado, la transferencia obe-
nal, el desconocimiento de técnicas y normas de personal de nuevo ingreso
dece, en gran parte a materiales que son copias múltiples o fotocopias de
y a la inobservancia del perfil del trabajador destinado a estas áreas de
otro soporte, basta decir que en ocasiones se indica en los inventarios:
servicio.
zas, expedientes, folletos, etcétera, que permita identificar claramente las rencia al Archivo General de Concentración, y lógicamente hasta en su in-
ventario.
características de la documentación objeto de la transferencia, con el con-
secuente riesgo de eliminar soportes informativos de gran valía, bajo el
pretexto bastante discutible de no ser consultados y de carecer de valores En casos muy similares se observan procesos de transferencia heterogé-
secundarios y/o históricos. Otro argumento, es la falta de recursos huma- neos al asignarse temporalidades de conservación diferente para series
nos o materiales, hecho que sin duda se podría corregir al preparar con la documentales similares o idénticas, lo que sin duda es un claro indicio de
debida anticipación sus inventarios y no hacerlo cuando el volumen de ex- falta de criterio y de desconocimiento del Catálogo de vigencias documen-
tales por el área que transfiere en lo general, y en lo particular por el archi-
pedientes sea tal que resultan difíciles de controlar, ya no digamos de te-
vista responsable de esta función.
nerlos en orden.
62 63
De menor importancia, aunque son aspectos que repercuten en los proce- trámite de los expedientes que obran en sus acervos, a efecto de determi-
sos de transferencia, es el hecho de encontrar que no se emplean los for- nar oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la docu-
matos validados para el efecto, que su llenado les representa dificultades mentación de acuerdo con su utilidad administrativa inmediata y las nor-
de apreciación, pese a que tienen el instructivo de llenado para cada caso: mas y lineamientos contenidos en el Catálogo de vigencias documentales
baja, conservación e histórico. Otro aspecto es la diversidad de tamaños de del Distrito Federal. Estas áreas también efectuarán el expurgo de los ex-
los atados, se llegan a presentar espesores de entre cinco a setenta centí- pedientes dados de baja dentro de sus archivos. A diferencia de la depura-
metros de altura, lo que dificulta el aprovechamiento racional de los espa- ción propiamente dicha, el expurgo consiste en el retiro de los documentos
cios del Archivo General de Concentración y de sobre peso en la estantería, repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, previo a su
provocando daños considerables y dificultad en su manejo y consulta. transferencia al Archivo General de Concentración.
No dejar de ser una constante el transferir la documentación cuando ya La transferencia de documentación semiactiva deberá cumplir los siguien-
tienen enfrente el problema de espacios y no se hace de manera progra- tes requisitos básicos: garantizar que la documentación que carezca de
mada, ocasionando graves problemas de congestionamiento al concurrir al utilidad inmediata sea entregada completa y oportunamente al Archivo Ge-
mismo tiempo varias solicitudes de diversas áreas que requieren espacios neral de Concentración; que sólo sea transferida la documentación que así
en el archivo de concentración. lo amerite; que la documentación transferida se conserve en condiciones
adecuadas y que esté correctamente organizada.
64 65
El Archivo General de Concentración mantendrá a disposición de las diver- Reseña
sas áreas remitentes, los documentos bajo su custodia, otorgando expe-
dientes y/o documentos únicamente a la unidad que haya transferido, res-
TORRE Merino José Luis la, Mercedes Martín- Pa-
ponsabilizándose ambas partes en la oportuna y cabal devolución. lomino y Benito, Metodología para la identifica-
ción y valoración de fondos documentales, Ma-
drid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,
S.G. de Información y Publicaciones, D.L. 2000,
109 pp.
66 67
necesario llevar a cabo tareas de identificación en el archivo intermedio o
incluso en el histórico, ya sea que se trate de fondos acumulados que no
Archivística
han tenido un tratamiento anterior o porque éste haya sido deficiente, la
metodología para hacerlo no variará.
Hace referencia también al paso de los documentos por los distintos archi-
vos (central, intermedio, histórico) y a los necesarios controles administra-
tivos que dan lugar a un expediente en el que se incluyen los oficios, infor-
mes, actas, relaciones de entrega, etcétera en donde queda consignado el
estado de conservación de la documentación, la localización topográfica
asignada, fechas extremas, forma de ingreso entre otros datos que son
fuente de información indispensable en las fases de identificación y valora-
ción.
2004 marzo-abril
68 69
Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, I
Los archivos
70 71
no es suficiente señalar que ni para los archivistas ni para la administración cación, almacenamiento, acceso, recuperación, protección y destino final
pública es posible manejar y resguardar indiscriminadamente la totalidad de los documentos.
de la documentación que ésta genera hoy día, sino que es preciso respon-
der a esta situación crítica utilizando las técnicas que permitan detectar,
La valoración
dentro de la abundante y diversificada masa documental, la parte que pue-
de ser útil, para tenerla disponible en el lugar y momento exactos en que
se requiera. El análisis de estas cuestiones lleva naturalmente al de los di- Los documentos no pueden ser valorados mediante normas exactas, por
versos tipos de usos y aplicaciones a los que puede estar sujeto un docu- ello se han desarrollado ciertos principios generales que deben tomarse en
mento dentro de la actividad gubernamental y, consecuentemente, a la cuenta al realizar la valoración. El primer paso para la valoración de una
postulación del concepto de un ciclo vital, que es, por así decirlo, el princi- serie es la identificación de la misma, es una tarea de tipo intelectual cu-
pio fundamental de la administración de documentos2. yo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha produci-
do la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgáni-
ca, competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de
Tomando en consideración que no es posible
esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro
guardar toda la documentación que una insti-
de clasificación y la ordenación de sus series documentales.
tución o persona produce, se hace necesario
valorar dicha documentación para conservar
aquélla cuya información tenga fuerza o vigor "Existe una relación directa entre la identificación de fondos y la valoración,
para obligar, testimoniar o informar. Median- ya que para valorar un fondo es necesario que esté previamente identifica-
te la valoración se pretende conseguir una do. Podemos identificar un fondo que no esté valorado o que no vayamos a
documentación seleccionada que dé el mejor valorar, lo que no podemos hacer es valorar un fondo que no esté identifi-
testimonio del conjunto de las actividades de cado.
las instituciones y de nuestra sociedad. El
valorar va a permitir la realización de un aná- La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio
lisis de la documentación para poder determi- de procedencia en sus dos niveles, el respeto a la procedencia de los fon-
nar la guarda documental o bien la depura- dos, que consiste en no mezclar los documentos generados por diferentes
ción, saber con certeza los plazos de vigen- Cualquier actividad que realice una instituciones, y el respeto a la estructura interna de los fondos y su orden
cia, así como el destino final de cada docu- institución queda plasmada en un
documento. natural. Por lo que se evitará mezclar la documentación de unas oficinas
mento. con otras de la misma institución, y de una serie con otras dentro de la
misma oficina, a la vez que se mantiene el orden en el que se han ido pro-
La valoración es, de acuerdo con el Diccionario de terminología archivística, duciendo los documentos"3.
la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los Para llevar a cabo la identificación del fondo con sus series es necesario
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. conocer el organismo que lo ha producido, para ello se hará una recopila-
Es el desarrollo de un procedimiento documentado que permite la identifi-
72 73
ción y estudio de los reglamentos, la normatividad y los lineamientos inter- Los caracteres internos consisten en:
nos de la institución, lo que va a permitir precisar tanto las actividades del
1. entidad productora, institución que generó el documento, sea una
organismo como su historia.
persona física, moral, pública o privada.
2. orígenes funcionales, causa que dio origen al documento.
Se recopilarán, también, los organigramas de la institución para conocer
3. fecha y lugar de producción, haciendo referencia a cuándo y dónde
los cambios que hubo en ella y se identificarán las funciones que realizaba se generó el documento.
o que si sigue en funciones, probablemente todavía lleva a cabo, tomando
en consideración el reglamento interior, el manual de organización, los pro- Los caracteres externos comprenden:
gramas y los proyectos. 1. clase, de acuerdo a como se trasmite la información en forma gráfica,
textual, visual (papel, acetato, papel fotográfico, cintas magnéticas, cin-
tas de audio y video, discos magnéticos u ópticos, etcétera).
Posteriormente habrá que identificar la tipología documental de la serie,
2. tipo, se identifica de acuerdo a la estructura: carta telegrama, cheques,
entendiendo como tal "la unidad documental producida por un organismo
oficios, memorias, informes, recibos, etcétera.
en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
3. formato, corresponde a las características físicas del documento, inde-
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homo-
pendientemente del soporte en que éste se encuentre (tamaño carta,
géneos" (Diccionario de terminología archivística), para lo cual se procede
oficio, esquela; disquete, CD).
a analizar los caracteres internos y caracteres externos de los docu-
4. cantidad, equivale a la unidad de medida bajo la que el documento se
mentos.
encuentra (carpeta, legajo, volumen, foja, hoja).
5. forma, se refiere a la autenticidad del documento, si está en original,
copia o reproducción (microfilmación, digitalización).
rechos de los individuos y del gobierno, por ejemplo: actas del registro ci- • valor evidente, es el que tiene un documento que revela el origen,
vil, contratos, escrituras, actas constitutivas notariadas, decretos, acuer- organización y desarrollo de las instituciones públicas o privadas.
76 77
Notas Memoria
1 2
y AMPUDIA Melo, J. Enrique, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión
Lucila Alvizu García
archivística de la Administración Pública, México, AGN-INAP, 1988, p. 61 y 78.
3
LOS TIPOS DOCUMENTALES Y
TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito, Identificación y valora-
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003, p. 12. SU VALORACIÓN
78 79
documentales producidos en la gestión administrativa de los tres poderes Como tal, los tipos documentales no son algo nuevo, ya que están indisolu-
del estado y municipios. blemente asociados al hombre, pues se derivan de las actividades que éste
realiza, como por ejemplo comunicarse, cobrar, pagar, informar, legislar,
sancionar, inspeccionar, denunciar, notificar, fiscalizar, etcétera. Un ejem-
Respecto a la denominación de tipo documental, Ana Dupla del Moral nos
plo de ello lo tenemos en el documento titulado Contrato de Préstamo Qui-
dice en el Manual de Tipología Documental de los Municipios que "...es la
rografario que celebra el ISSEMyM con sus afiliados y del cual si confronta-
expresión de las diferentes actuaciones de la administración reflejadas en
mos los expedidos durante 1970-1990 encontramos que su presentación o
un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilm, microficha,
formato ha variado, pero su finalidad no.
etcétera) y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno,
que determinan su contenido. Los tipos documentales se derivan de las
funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función Al realizarse el análisis y valoración de los documentos, es necesario consi-
se traduce en uno o varios tipos documentales". derar tanto sus aspectos cualitativos como cuantitativos, ya que esto nos
permitirá determinar su utilidad como prueba o testimonio de un hecho
determinado, así como su abundancia en las unidades documentales que
De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se derivaría
los resguardan.
un documento. Así de la función catastral tendremos, por ejemplo, la for-
mulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos
resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, factu- Lo comentado en párrafos anteriores, nos permite clarificar el concepto de
ras, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de tipo documental, lo cual dará como resultado el que cada unidad archi-
presentación, peritajes, mandamientos, etcétera. vística identifique con facilidad, cuáles son los tipos documentales que se
localizan en sus acervos y de esta forma estar en condiciones de eliminar
aquellos que estén permitidos por la Comisión dictaminadora de depuración
La generación de cada tipo documental unido a la dependencia productora
de documentos y detectar los que no cuenten con un dictamen específico.
o a la función específica, va a dar paso a la integración de las series docu-
mentales.
Ejemplo
Fondo: Dirección General de Desarrollo y Administración de Personal
Sección: Delegación Administrativa Notas
Serie: Nóminas 1
Alvizu García, Lucila, "Los tipos documentales y su valoración", Año X, octubre-diciembre
de 1997, p. 32-34.
Dentro de la serie Nóminas, encontramos que el tipo documental nómina
tiene caracteres internos que le son propios como clave de empleado, nom-
bre del empleado, categoría, sueldo, percepciones, deducciones, total y
firma. Una manera de producirse derivada de la función de pago entre em-
pleador y empleado y un trámite que es común, ya que independientemen-
te de la entidad que realice el pago, su gestión es igual.
80 81
Reseña
Schellenberg, T. R., Archivos modernos, princi-
pios y técnicas, México, Archivo General de la
Nación, 1987, 434 pp.
82 83
En la tercera parte del libro describe cómo deben manejarse o administrar-
se los archivos públicos, abordando las condiciones esenciales de la admi-
Archivística
nistración archivística (naturaleza de los archivos modernos, de las activi-
dades archivísticas, de la autoridad y facultades que debe tener el archivis-
ta y de la institución responsable de las actividades archivísticas), y la for-
ma cómo deben los documentos públicos ser apreciados o valorizados,
arreglarse, preservarse, describirse, publicarse y utilizarse. Partiendo del
hecho de que la apreciación o valuación de los documentos públicos es uno
de los más arduos problemas para un archivo, que no es tan sencillo como
a simple vista parece, le dedica un gran capítulo a la apreciación de los do-
cumentos públicos modernos. Archivos modernos, principios y técnicas, es
un texto obligatorio para quienes están interesados y trabajando en los
archivos de cualquier índole pues reúne los puntos más actuales en cuanto
a archivos se refiere.
84 85
Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, II
86 87
mentos, es decir, a partir de la elaboración de leyes, decretos y normas unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando refle-
que le dan cuerpo a la institución generadora de la documentación. Para jan su propia actividad irrepetible.
llevarla a cabo, deberán tomarse en cuenta los documentos legales que • de contenido: la misma información es mejor conservarla comprimida
rigen la actividad de la dependencia, lo que permitirá señalar la vigencia que extendida.
jurídica de las series documentales y el ciclo vital de la documentación.2 La • diplomático: es preferible conservar un original a una copia. Las copias
valoración de las series documentales se realizará cuando haya concluido se conservan únicamente cuando no existe el original.
su trámite administrativo, considerando a la documentación en su conjunto
• cronológico: fecha determinada por cada país o institución a partir de la
y no como papeles aislados, ya que de esta manera se podrá tener la infor-
cual no se puede realizar ninguna eliminación.
mación completa de problemas o de relaciones de problemas a partir de
grupos de documentos. Otros criterios serían, conservar:
1. los documentos textuales que permitan conocer los orígenes del organis-
La implantación y mantenimiento de un proceso de valoración asegura:3
mo, su organización y evolución.
• la identificación de los requisitos para la con- 2. los documentos que permitan conocer los procesos de elaboración de
servación de documentos derivados de cada leyes, decretos, normas y reglamentos que afectan al organismo.
actividad administrativa. 3. los documentos textuales que permitan valorar la eficacia de las activi-
• la especificación de qué documentos serán dades del organismo.
conservados y cómo, en atención al uso y 4. los documentos que supervisan el funcionamiento interno del organismo.
valores de los mismos. 5. los documentos que tienen datos significativos acerca de un aconteci-
• el flujo de documentos en todo el sistema de miento, un individuo, una institución o un lugar, o sobre las ciencias y
archivos. técnicas.
• la destrucción de los documentos sin valor. 6. los documentos que conservan datos significativos sobre acontecimien-
• el control de las eliminaciones. tos o movimientos importantes de la historia política, económica y so-
del proceso de valoración. 7. los documentos que contienen datos necesarios para la protección de los
Acervo del Archivo Histórico derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de los individuos,
de Tampico.
instituciones o de la misma institución.
8. los documentos que contemplan de manera significativa la información
Antes de iniciar el proceso de valoración es importante tener en cuenta los
contenida en otros fondos o series documentales.
siguientes criterios:4
9. los documentos que responden a las necesidades del análisis estadístico
• de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que pro- y de la historia cuantitativa.
ceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía ad-
Para llevar a cabo el proceso de valoración es necesario que se cree en la
ministrativa; aunque no hay que perder de vista que los documentos de
institución la comisión de valoración.
88 89
En la comisión de valoración la mayoría de los miembros son permanentes,
La comisión de valoración habiendo variación en el caso del representante de la oficina emisora de la
documentación que se ha de valorar. La creación de la comisión deberá
quedar documentada mediante un acta y en ella se consignará quien es el
La creación de la comisión de valoración corresponde a la dirección del or-
responsable de la misma.
ganismo del que se trate, con el fin de dotarla de autoridad suficiente para
que sus decisiones sean adoptadas por toda la institución. Ésta debe estar
constituida al menos por: La comisión de valoración es el cuerpo colegiado que se encarga de emitir
las políticas de valoración y selección de acervos y debe cumplir con las
• el director del archivo de concentración siguientes atribuciones:
• el director del archivo de trámite
• el director del archivo histórico • realizar el análisis y emitir juicios de valor de los tipos documentales
generados por las unidades administrativas de la institución, para deter-
• un asesor jurídico
minar su conservación permanente o su eliminación física.
• un responsable del departamento de asuntos financieros o especialista
• formular dictámenes acerca de la conservación o eliminación de los do-
en temas económicos
cumentos.
• un representante de la unidad administrativa a la que corresponda la
• dictar políticas para la valoración y eliminación de los documentos.
documentación a valorar
• brindar asistencia técnica en materia de selección y depuración de docu-
• un historiador especialista en el contenido y valor histórico de la docu-
mentos a las unidades administrativas.
mentación
• autorizar, a través del acta respectiva, la eliminación de todos aquellos
documentos sin valor informativo.
• elaborar el catálogo de disposición documental que es el instrumento de
consulta oficial para realizar la selección y depuración de documentos en
cualquier unidad administrativa de la institución.
• testificar la destrucción física de los documentos cuya eliminación ha
sido autorizada.
90 91
Notas Memoria
1
La Torre Merino, op cit. p. 27-28. Carmen Nava
2
Madrid Muliá, op cit.p. 22
3
Hernández Olivera, op cit. 32.
¿QUIÉN LE TEME A LA
4
Tallafigo, citado por La Torre Merino, op cit. p. 37. DEPURACION DE LOS ARCHIVOS?
5
Hernández Olivera, op. cit. p. 57.
92 93
Unos y otros, administradores de documentos y estudiosos de la historia, encuentren alternativas realistas que contemplen los recursos económicos
por diversas razones comparten la preocupación por encontrar una res- y humanos disponibles para la organización, la conservación y manejo ade-
puesta a la pregunta ¿es justificable desde una perspectiva histórica la de- cuados de la documentación, habrá que intentar preservar por lo menos
puración de los archivos? aquello que, de acuerdo con las tendencias actuales de la historiografía y
las ciencias sociales cubra las necesidades presentes y futuras de la inves-
tigación social.
Por lo que respecta a los historiadores —que es el gremio al que pertenez-
co y creo conocer mejor— me es posible asegurar sin temor a equivocarme
que ellos no comulgan con la idea de prescindir de su materia prima —las
evidencias fácticas— y que les sería muy difícil encontrar argumentos bien
fundamentados para justificar semejante empresa. No sólo por la razón
que ya señalamos, y que es la de más peso (sin evidencias fácticas es
prácticamente imposible pensar en recrear hechos y reconstruir procesos
históricos), sino también porque las distintas corrientes historiográficas que
están representadas en los ámbitos académicos, institucionales e informa-
les en que se efectúa la investigación histórica en nuestro país, segura-
mente tendrían muy diversas nociones teóricas y metodológicas en lo que
se refiere a qué es útil, importante, rescatable y aprovechable para las ne-
cesidades actuales y futuras de las investigaciones históricas.
No obstante, la oposición de los historiadores para encontrar razones de Historia de las Cosas de Nueva España, Códice Florentino, vol. I.
peso que sustenten la práctica y las bases teóricas de la depuración archi-
vística de ninguna manera sirve de impedimento para que ésta se efectúe. Lo anterior quiere ser una propuesta que ayude a resolver los problemas
En todo caso, propicia que los administradores de documentos tomen bajo que plantea la explosión documental, porque, aunque sostengamos que la
su cuenta y riesgo las decisiones necesarias para la selección de la docu- depuración y el expurgo de los archivos es injustificable para un historiador
mentación que se trasladará a los archivos de concentración, para ser or- desde cualquier ángulo que se le vea, eso no quiere decir que haya que
denada, conservada y puesta a la consulta, aun cuando sepan de antema- esquivar la responsabilidad de reflexionar y encontrar soluciones válidas
no que sus decisiones serán vistas con desdén y desconfianza por los in- que conduzcan a establecer criterios normativos para la práctica y las ba-
vestigadores, y además se considere que están actuando con base en pre- ses teóricas de la depuración archivística. No convalidamos la idea de que
supuestos arbitrarios y subjetivos. la depuración es la única solución que tenga que tomarse para resolver el
problema de la explosión documental, dado que sabemos que en gran me-
dida la limitación más grande que existe para conservar y manejar los tes-
Por lo tanto, es justo reconocer que, si bien las prevenciones de los histo-
timonios documentales es la falta de recursos económicos, que ha sido y
riadores con respecto a la eliminación de testimonios documentales –sean
seguramente será un problema crónico en países que, como el nuestro,
del tipo que sean- se fundan en poderosos argumentos, en tanto que no se
dependen principalmente de sus recursos naturales para subsistir y cuyas
94 95
finanzas han sido manejadas en forma irracional y dispendiosa; incluso satisfagan las experiencias y opiniones de todos ellos, en lo que se refiere a
ahora es difícil pensar en obtener mayores recursos para la investigación los criterios depurativos mencionados.
social cuando casi un tercio del presupuesto público se dedica al pago de
intereses y la amortización de la deuda pública. Si hubiere suficientes re-
Hasta aquí, parece que no hay salida fácil para depurar los archivos y, al
cursos económicos todavía podría hacerse un esfuerzo por encontrar sali-
mismo tiempo, despejar las prevenciones de los investigadores al respecto.
das menos drásticas que la depuración al problema de la conservación y
¿Qué hacer entonces? ¿Efectuar una depuración pragmática, según las ne-
manejo de los acervos archivísticos. Pero, en fin, intentemos abstraer las
cesidades de la administración pública? ¿Esperar indefinidamente hasta
condiciones socioeconómicas y políticas concomitantes al problema que nos
que los historiadores se pongan de acuerdo en lo que conviene preservar y
ocupa y retomemos el hilo de la discusión.
lo que hay que desechar? Ni una ni otra solución son suficientemente con-
venientes.
Pues bien, aunque no compartamos la idea de que la depuración es una
condición sine qua non para optimizar las operaciones de conservación y
manejo de los archivos en beneficio de los usuarios, nos parece meritoria la
aspiración de los administradores de documentos por formular en copartici-
pación con los investigadores sociales criterios normativos para la práctica
y la teoría de la depuración archivística que sean sólidos, precisos, cohe-
rentes, sistemáticos y racionales, en una palabra, objetivos. En este aspec-
to, consideramos que habrá un buen número de historiadores que estén
dispuestos a aportar sus opiniones y a colaborar en la formulación de los
criterios normativos que se requieren para evitar la arbitrariedad y el sub-
jetivismo en la selección de los testimonios documentales que se preserven
para cubrir las necesidades de la investigación social presente y futura.
Aunque es ilusorio pensar que una posición abierta por parte de los histo-
riadores frente al problema que estamos discutiendo significaría, automáti-
camente, que se podrían recabar sus opiniones y que de inmediato sería
factible formular criterios normativos objetivos para efectuar la depuración Historia de las Cosas de Nueva España, Códice Florentino, vol. I.
96 97
normativos objetivos para la depuración archivística, sugiriendo al mismo conducir su investigación para que pueda ir estableciendo, a medida que
tiempo, los medios organizativos y operativos para crear organismos con- conoce mejor el proceso, nuevas hipótesis o conjeturas con respecto a la
sultivos y/o ejecutivos (comités, consejos, comisiones, etcétera) encarga- racionalidad interna del proceso. Así, según se enfoque, métodos y técni-
dos de coordinar y dirigir los trabajos indispensables para formular las ba- cas, el investigador se abocará —con base en un proyecto de investiga-
ses técnico-metodológicas que fundamenten las prácticas mismas de la ción— a plantear las preguntas pertinentes a los testimonios disponibles;
depuración archivística, su revisión y perfeccionamiento constante, con ba- dada la diversidad que de ellos existe tendrá que seleccionar, jerarquizar,
se en planteamientos que propongan un sustento técnico-metodológico y clasificar y ordenar solamente aquellos que puedan dar respuesta a sus
garanticen decisiones coherentes y racionales. Pero en tanto no se realicen intereses. Cuando no le es posible al investigador conseguir información
los trabajos que sugerimos en líneas anteriores, estimamos conveniente pertinente de ciertos testimonios, acude a otros y, dado el caso, tiene que
avanzar en algunos puntos relacionados con la pregunta ¿es posible esta- utilizar su imaginación y capacidades intelectuales para hacer inferencias
blecer criterios normativos objetivos para la depuración archivística? con base en cierto tipo de operaciones lógicas, tales como la analogía, la
comparación, los cálculos estadísticos, etcétera. De lo anterior se despren-
den los siguientes criterios normativos para la selección de testimonios:
Mi propia experiencia en investigaciones de archivo me da elementos de
juicio para responder afirmativamente, veamos por qué:
1. Los testimonios documentales
son una fuente primordial para
Si concebimos a los procesos históricos como una suma de “prácticas so-
1 conocer cómo operan determina-
ciales organizadas y estructuradas de manera racional” , entonces es nece-
das prácticas sociales en la reali-
sario aceptar que la tarea del historiador es la de conocer y explicar a tra-
dad, pero no son los únicos rastros
vés de operaciones lógico metodológicas y prácticas la racionalidad íntima
materiales que proporcionan infor-
de esos procesos. En este sentido, el investigador requerirá de evidencias
mación acerca de ellos. Siempre es
fácticas que le indiquen de qué manera específica se organizan y estructu-
posible encontrar fuentes alternati-
ran racionalmente las prácticas sociales presentes en el proceso que quiere
vas de información acerca de tales
conocer y explicar. Pero como la realidad misma arroja infinidad de huellas
o cuales prácticas sociales (por
materiales que son portadoras de información acerca de cómo se efectua-
ejemplo: testimonios orales, cos-
ron tales o cuales prácticas de los sujetos históricos, sería ocioso pensar en
tumbres, leyes expresiones lin- Historia de las Cosas de Nueva España, Códice
recabar integralmente todos los rastros empíricos que dan cuenta de los Florentino, vol. I.
güísticas, creencias religiosas, pa-
comportamientos mencionados; además, cabe subrayar que en incontables
trones de organización social, tipos
casos las prácticas sociales sencillamente no dejaron rastro alguno. De lo
de educación, festividades, sistemas de valores, instrumentos de trabajo;
anterior podemos inferir que reproducir una práctica en sus más íntimos y
en fin todo lo que hacen y tocan los seres humanos, como diría Marc
recónditos detalles, además de ser improbable, resulta también innecesario
Bloch). Por lo tanto, la ausencia de testimonios de un cierto tipo nunca ha
para lo que realmente persigue un investigador, debido a que, como hemos
sido obstáculo insuperable para hacer investigación histórica; así, puede
dicho, lo que este se propone es conocer y explicar la realidad y no repro-
asegurarse que, según el caso, es incluso posible prescindir de algunos tes-
ducirla. Para explicarla es necesario que el historiador decida de antemano
timonios.
cuáles son los aspectos de la realidad que le interesa estudiar y cómo va a
98 99
2. Son una valiosa fuente de información los documentos para aquellos que 4. En un plano menos abstracto es necesario anotar que como la historia
saben interrogarlos, pero por sí mismos no nos explican nada. Cuando mu- es, en buena medida, cuestión de números, las prácticas sociales difícil-
cho, algunos documentos pueden darnos una idea más completa de lo que mente pueden ser comprendidas en forma individual; de ahí que algunos
queremos saber acerca de un proceso, pero rara vez los documentos, como documentos no ofrezcan información relevante cuando se les encuentra
tales, darán cuenta del proceso y de su racionalidad interna, a menos que separados de otros que registran los mismos datos. Su contenido resulta
se trate de de un documento en el que se reflexiona con un enfoque histó- tanto más significativo en la medida en que se relaciona con otros testimo-
rico. Por ende, es factible decir que los testimonios documentales tienen nios análogos, adquiriendo así mayor validez.
que ser evaluados para saber si son aprovechables o no para una investi-
gación, y esto significa que necesariamente tienen que ser seleccionados,
jerarquizados y clasificados conforme a lo que los investigadores estimen
que van a utilizar para comprobar sus hipótesis y objetivos. Si esta re-
flexión se extrapola hacia el problema de la depuración de los archivos ad-
ministrativos, se puede afirmar que algunos de los documentos que están
en esos archivos pueden ser seleccionados para su conservación, siempre y
cuando los estudiosos de los procesos institucionales prevean las necesida-
des presentes y futuras de este tipo de investigación.
100 101
mentos cuya información es aprovechable en términos cualitativos y cuan- Estas son algunas de las reflexiones que por ahora me sugiere el problema
titativos. de la depuración de los archivos. Más adelante será necesario ampliarlas y
pensar en otras más que se me escapan por el momento. Por mi parte,
sólo me resta reiterar mi confianza en que mis colegas historiadores se den
5. Hay documentación que en ciertos ca-
cuenta que su temor a ver desaparecer su materia prima —los testimonios
sos se encuentra subsumida en otros tes-
documentales— sólo es comparable al que sienten quienes no saben qué
timonios documentales, como los cortes
hacer cuando han dejado pasar la oportunidad de actuar en defensa de sus
de caja, dictámenes, extractos, planes de
intereses.
trabajo, manuales de procedimientos, me-
moriales y manifiestos, principalmente.
Cuando ésta sea la situación, tal vez se No esperemos a que los sucesos nos conduzcan a servirnos de testimonios
requiera preservar solamente los docu- que nos han sido impuestos con base en criterios archivísticos desconoci-
mentos representativos, que servirían co- dos: salgamos al paso de quienes tienen que decidir —con o sin nosotros—
mo base de información respecto al tipo qué, cómo, cuándo y para qué depurar los archivos, afrontando conjunta-
de testimonios como los arriba enumera- mente con ellos esta responsabilidad.
dos, desechando los demás por ser de me-
nor importancia, ya que los datos están
Historia de las Cosas de Nueva
contenidos dentro de un tipo de documen- España, Códice Florentino, vol. I.
tos más ampliamente.
6. Entre los criterios normativos que hay que evitar a toda costa, están los
que tienen un sustrato elitista y discriminatorio, ya sea en razón de inter-
eses clasistas, religiosos, sexistas, ideológicos y racistas, o de enfoques
historiográficos unilaterales y con pretensiones de encerrar verdades irre-
batibles.
102 103
Reseña
ISLAS Pérez, María Estela, La archivística en
México, México, Benemérita Universidad Autóno-
ma de Puebla, 2003, 207 pp.
Esta obra, nos dice Gustavo Villanueva Bazán, permite entender el concep-
to de archivo como una conjunción entre los documentos que lo conforman
y la necesidad de que éstos se encuentren organizados para poder aspirar
a ser realmente archivos.
104 105
nuestro país, así como del Archivo General de la Nación. Presenta también
un panorama de la capacitación y profesionalización archivística y del Sis-
Archivística
tema Nacional de Archivos así como de la administración de documentos
106 107
Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, III
108 109
12.Acceso libre o restringido y fecha de acceso
13.Fechas extremas de la serie
14.Clasificación
15.Observaciones
Fachada del Archivo Histórico del Poder Judicial del Estado de Oaxaca.
5. Soporte
6. Tipología de la documentación
7. Descripción de la serie
8. Ordenación de la serie
9. Instrumentos de descripción existentes
10.Vigencia documental, plazos de transferencia y propuesta de conserva-
ción
11.Procedimiento de selección
110 111
Ficha de identificación de la serie Se realizará una descripción somera del contenido
Descripción de la serie de los expedientes de la serie, consignando, ade-
más, si el documento forma parte de la documenta-
ción comprobatoria al realizarse alguna auditoría, en
qué lapso de tiempo el usuario debe renovar o ac-
Nombre de acuerdo con la función
Serie tualizar el documento generado, y si se elaboran
estadísticas con la información contenida en los
documentos. 2
Unidad administrativa que genera la documentación
Organismo productor (Dirección General, de Área, Subdirección, Coordi-
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de
nación, Departamento, etcétera).
Ordenación de la serie organización y consiste en establecer secuencias
dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales, puede ser cronológica, alfabética o
Las que tiene la unidad administrativa y cuyo ejerci-
numérica.
Funciones cio genera la documentación.
Referencias de las disposiciones legales que dan Anotar si cuenta con guía, inventario, catálogo, índi-
Instrumentos de
Legislación origen a los documentos y que regulan su tramita- ces.
ción. descripción existentes
112 113
Procedimiento de
selección
La fase activa se desarrolla en las unidades de trámite y
Se registrará el criterio que se utilizó para conservar o
termina una vez que se resuelve definitivamente el asunto
eliminar la serie.
que generó la documentación. Su lugar de depósito nor-
malmente está en la propia área generadora.
La selección de la serie documental se lleva a cabo
La fase semiactiva comienza cuando el trámite al que dio cuando ha concluido su trámite administrativo y es du-
vida el documento ha concluido. Si bien es cierto que la rante esta fase que se decide la conservación o elimina-
razón por la que el documento fue generado ha sido cu- ción total o parcial de la misma. En el caso de conser-
bierta y ya no es de uso corriente, la documentación aún vación parcial debe registrarse el tipo de muestreo que
conserva valor administrativo, legal o fiscal que exige con- fue utilizado.
servarla durante un plazo conocido como precaucional
para fines de consulta o de referencia. Su lugar de depósi- Durante la selección deberán identificarse los valores
to está en las áreas que se conocen como archivos de secundarios de la documentación ya que esto nos per-
concentración. Una característica de la fase semiactiva es mitirá saber si tienen valor informativo, evidente e ins-
el bajo nivel de consulta de las unidades administrativas titucional.
que produjeron la documentación, y ésta es una justifica-
ción para su traslado a los archivos de concentración don-
de su uso se convierte en más potencial que real.3 Este Además, durante la selección se desecharán todos los
periodo de conservación precaucional, depende del carác- documentos que están duplicados siempre y cuando se
ter legal, fiscal o administrativo de la documentación, con- conserven los originales y se reorientará todo lo que no
forme a los requerimientos institucionales de la misma, es material de archivo: libros, folletos, revistas, objetos
Acervos del Archivo por ejemplo la de servir de antecedente directo o necesa- de naturaleza museológica, etcétera.
Histórico del Poder
rio para otro documento (el nombramiento es antecedente
Judicial del Estado de
Oaxaca. necesario para la jubilación).4 Para llevar a cabo la selección es importante considerar
que la Ley Federal sobre Monumentos Arqueológicos,
Cuando la documentación pierde su valor de uso para la Artísticos e Históricos, dispone en el artículo 36, fracc.
entidad productora, comienza precisamente la fase inacti- II que son monumentos históricos los documentos del
va de la misma. siglo XIX hacia atrás.
114 115
Acceso libre o restringi- REGLA DE CONSERVACIÓN
do/fecha de acceso Institución (1)
No. (2)
Se refiere a si la documentación está o no a disposi-
ción del público y los investigadores y, a la fecha,
en el caso de estar restringido su acceso, en que se Denominación de la serie (3) Código de
podrá consultar. clasificación (4)
116 117
Contenido del formato: Regla de conservación Notas
1. Nombre de la institución. 1
Berta Bravo en Los archivos de México... op. cit. p. 18.
2
2. Número de regla de conservación: será asignado por la Comisión de Vázquez, Manuel, op. cit. p. 23
3
valoración. Franco Huerta, op. cit. p. 22.
4
Báez Rivera, op. cit. 48.
3. Nombre de la serie de acuerdo con la función. 5
Heredia Herrera, op. cit. p. 125.
4. El código de clasificación que le corresponda.
5. Unidad administrativa que genera la documentación: dirección general, Bibliografía
de área, subdirección, coordinación, departamento, etcétera.
6. Las que tiene la unidad administrativa y cuyo ejercicio genera la docu- ALVIZU García, Lucila, “La depuración en el contexto de la administración de documentos”,
mentación. Boletín del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, México, Sistema Esta-
tal de Documentación, abril-mayo-junio, 1995.
7. Referencias de las disposiciones legales que dan origen a los documen-
BÁEZ Rivera, Pablo, “Mecanismos de depuración de los archivos de la administración públi-
tos y que regulan su tramitación. ca federal”, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, número 4, México, AGN, marzo-abril,
8. Breve descripción del contenido de la serie y fechas extremas de la mis- 1984.
ma. BRAVO, Berta, Identificación y valoración de series en el Archivo Regional de Madrid, citada
por Marín Salguero en Los archivos de México en el umbral del siglo XXI, IX Congreso Na-
9. Tipos de documentos que contienen los expedientes. cional de Archivos, México, octubre, 1997.
10.Breve descripción de la utilidad que tiene la documentación para el or- COUTURE Carol, Jean-Yves Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, AGN-Universidad
ganismo productor. de Montreal, 1988.
11.Tipos de soporte en que se encuentran los documentos: papel, discos, FRANCO Huerta, Eutiquio, Tendencias contemporáneas de la valoración documental, Me-
microfichas, película, etcétera. moria de la XI Reunión del Sistema Nacional de Archivos, México, 1988.
12.Duración de la conservación en el periodo activo HEREDIA Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Pro-
vincial de Sevilla, 1991.
13.Duración de la conservación en el periodo semi-activo HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
14.Duración de la conservación en el periodo inactivo. La indicación de los tal, España, ALCAL Ediciones, 2002, (Colección Estudios Profesionales, 01)
periodos temporales se expresará generalmente en años. Conservación MADRID Muliá, Héctor, “Normas de valoración histórica”, Normatividad Archivística, Méxi-
total y permanente se expresará mediante la letra C; destrucción total co, AGN, 1996.
con la letra D, muestreo con la letra M. (Hernández Olivera, p. 68.) MARÍN Salguero, Gabino, Los archivos de México en el umbral del siglo XXI, IX Congreso
Nacional de Archivos, México, octubre de 1997.
15.Si la consulta es libre o restringida. En el caso de ser restringida a partir
de cuando se podrá consultar. PORRAS Cornejo, Juan, "La selección documental en los archivos de concentración", Boletín
del Sistema Estatal de Documentación, Estado de México, Año IX, octubre-diciembre de
16.Se registrará el criterio que se utilizó para conservar o eliminar la serie 1996.
y, en su caso, tipo de muestreo que se prescribe.
SCHELLENBERG, Theodore, Archivos modernos. Principios y técnicas, trad. Manuel Carrera
17.Lugar y fecha de elaboración de la regla de conservación. E., México, AGN, 1987.
18.Nombre y firma del responsable de la Comisión de valoración. TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito. Identificación y valora-
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003.
19. Nombre y firma del representante del organismo productor ante la Co-
VÁZQUEZ, Manuel, “Cómo definir el término del valor administrativo de los documentos”,
misión de valoración. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, número 4, México, AGN, marzo-abril, 1984.
118 119
Memoria
Manuel Vázquez
CÓMO DEFINIR EL TÉRMINO DEL
VALOR ADMINISTRATIVO DE LOS
DOCUMENTOS
El problema
1. Planteamiento
Los documentos que hoy tienen valor administrativo, mañana tendrán valor
histórico o podrán ser eliminados. Pero, entre el hoy administrativo y el
mañana histórico, ¿hay una línea definida y concreta, o se pide al archivis-
ta algún tipo de instinto o adivinación para establecer lo que se halla en
una etapa o en otra?
120 121
2. Un factor de confusión 3. Cantidad y calidad de uso de los documentos
Lea usted conmigo estos párrafos1: La conservación de un documento sólo tiene sentido por el uso que ese
documento pueda tener. La tarea del archivista, por ello, consiste funda-
mentalmente en tener siempre el documento en el lugar más favorable
“La norma generalmente aplicada para juzgar si ciertos antecedentes son o
para el usuario en turno. Por lo tanto, cuando un documento se use menos
no pasivos es la aplicada por los centros de documentación. Aquellos ante-
lo archivará más lejos, a fin de ahorrar espacio, que siempre resulta caro, y
cedentes o documentos aún en activo y que como promedio no originan
para que no entorpezca el servicio de los documentos más activos. Dicho
más de una consulta por pie cúbico y mes se consideran como documentos
sea esto respecto a la cantidad, o repetición de uso de los documentos. En
pasivos. Esta norma se aplica solamente a documentos en bruto contenidos
cuando a la calidad del uso de los documentos, observemos lo siguiente:
en más de tres o cuatro armarios de archivo.
Parece que ningún autor, cuando escribe, afirma que el carácter de inactivo La propuesta
permita eliminar o pasar al archivo histórico un papel. Pero la idea, cons-
tantemente repetida, produce la impresión en los oyentes o lectores de
1. Definiciones
que, efectivamente, inactivo es sinónimo de documento sin valor adminis-
trativo.2 Este es un error tan peligroso que daría lugar a descartar los pla-
nos de edificios antiguos que aún se hallan en pie y, apurando las cosas, El nombre clásico del valor al que nos venimos refiriendo y que vamos a
hasta las actas de nacimiento de los ancianos. definir, es el valor primario de los documentos. Este nombre tiene el incon-
veniente de que los valores que se le contraponen se llaman secundarios.
Estos adjetivos, de origen numeral, producen la sensación de jerarquía,
122 123
como si unos fueran más que los otros. Hay que evitar esto. Ambas cate- el documento está cumpliendo -actúa- lo que expresa su texto; está sir-
gorías son igualmente importantes, sólo que una se da primero en el tiem- viendo al fin específico para el que fue creado. Consideremos, en este sen-
po y la otra después. Esto, en nuestra opinión, obliga a buscar otro térmi- tido, algunos documentos: “El decano resuelve designar a...”; “Páguese a
no. fulano de tal o a su orden...”; “Quiero comunicarte que viajaré...”; “y para
que se lo reconozca como licenciado, firmamos...”; “Planos aprobados del
inmueble...”; etcétera. Con las más dispares palabras, todos estos docu-
Por nuestra parte, en sustitución del concepto “valor primario” de los docu-
mentos expresan, formulan, estampan el fin para el que fueron creados. El
mentos, proponemos el de “valor inmediato”3 este concepto nos parece
documento está vigente mientras tiene fuerza o vigor para obligar, otorgar,
más preciso porque relaciona al documento con el trámite que le da origen.
testimoniar, comunicar, etc., las palabras de su contenido.
Su antónimo sería el de “valor inmediato”, y es también correcto porque
con él nos referiríamos al valor que aflora, aparece, interesa una vez ago-
rado el valor que se buscó al crear el documentos o iniciar el trámite. Llega un momento en que el documento pierde esta virtud. Volvamos a los
ejemplos: el designado se jubiló; el cheque se cobró; la comunicación in-
formó; el licenciado falleció; el inmueble fue totalmente modificado.
Ya en el título de este trabajo empleé el término “valor administrativo”.
¿Terminó el valor administrativo? No, aún no. El documento no sirve para
Pues bien, creemos que este es un nombre bien justificado, por la defini-
lo que expresa su texto, pero ¿qué sucede si hay un ulterior reclamo? ¿Qué
ción que vamos a dar enseguida. Pero antes, digamos que presenta un in-
pasa si este documento es antecedente necesario de otro documento? Así,
conveniente menor, que consiste en que engloba diversos aspectos o face-
debe de tomarse en cuenta un segundo momento, el de plazo precaucio-
tas —legal, contable, fiscal—, además de lo propiamente administrativo. Al
nal. Entre el momento en que el documento deja de actuar y el momento
respecto, debe decirse que el aspecto administrativo nunca falta, aún es-
en que puede destruirse o pasar al archivo histórico ha de fijarse un plazo,
tando presente cualquiera de las otras facetas.
un “colchón de tiempo” como precaución para alguna eventual utilización
administrativa que interese a la institución. Esta “eventual utilización” no
Expuestos estos tres conceptos, en mi opinión sinónimos, para el presente es concepto vago; abarca taxativamente dos finalidades:
trabajo utilizaré el término valor administrativo.
• La de utilizar el documento para responder a reclamaciones administra-
Ahora bien, entiendo por valor administrativo el valor o interés que presen- tivas o judiciales, y
ta un documento para la institución que lo crea o recibe y para el individuo • La de servir de antecedentes directo o necesario para otro documento;
que inicia o es destinatario de dicho documento. Esto es admitido por to- por ejemplo, la designación es antecedente necesario para la jubilación.
dos, pero, para fines de establecer el momento concreto del paso de este
valor al histórico, se impone mayor detalle. Una vez que el documento no sirve ya ni para responder a un juicio ni co-
mo antecedente directo de otro documento vigente, realmente ha conclui-
Efectivamente, el valor administrativo incluye dos momentos claramente do su interés, su valor administrativo. Así quedan definidos en teoría los
4
separables por su distinta finalidad : el momento de vigencia y el momento dos momentos que sucesivamente integran el valor administrativo. Pero
de plazo precaucional. El momento de vigencia es el tiempo durante el cual aún es menester concretar más.
124 125
La propuesta mostrará, primero, cómo establecer el fin de la vigencia y, de la institución.
luego, cómo fijar el agotamiento del plazo precaucional. 2. Los documentos que disponen la organización interna tienen vigencia
hasta que son sustituidos por otras disposiciones. Ejemplo: Los organi-
gramas y manuales de procedimientos.
2. El fin de la vigencia
3. Los papeles contables y fiscales tienen vigencia hasta que se aprueba el
balance anual en el tribunal de cuentas. Los que contienen comproban-
El fin de la vigencia, en la mayoría de los casos, surge “naturalmente”, por tes de bienes amortizables tienen vigencia hasta que se concluye la
amortización.
la fuerza de las cosas. Por ejemplo, el acta de nacimiento pierde vigencia
con la muerte de un individuo; el comprobante de venta de un terreno la 4. Los informes, memorias y similares pueden considerarse vigentes hasta
que aparecen otros más nuevos.
pierde cuando se da la siguiente venta; el cheque cuando se cobra, o cuan-
do se vence, sin cobrar, el plazo permitido en cada país.
Documentos referidos a personas:
Hay, sin embargo, una minoría de casos en que no existe un término 1. Los documentos que sustentan derechos de la persona tienen vigencia
mientras dura el derecho. La vigencia del derecho puede ser más breve
“natural” de la vigencia. Tal el caso de los documentos denegatorios o que
que la vida de la persona o más larga, si es transmisible por herencia.
prohíben. Si alguien solicitó una designación y se le denegó, ¿hasta cuándo
2. Los documentos que se refieren a una persona pero han sido creados en
le está vedado volver a solicitar la designación? ¿Qué hacer cuando no hay
interés del Estado, tal como declaraciones juradas y censos, están vi-
un hecho que “naturalmente” marque el fin de la vigencia? En estos casos
gentes mientras dure el interés del Estado y, más frecuentemente, has-
se ha de establecer un término legal para fijar la vigencia. Por ejemplo: “la ta el primer documento posterior que el Estado solicite, es decir, hasta
denegación de solicitudes de trabajo estará vigente seis meses, a contar la próxima declaración jurada, si es que no ha cambiado lo informado
desde su firma.” Esto suena insólito. Normalmente se establece el plazo antes.
precaucional, pero, cuando se toma conciencia que son dos los momentos 3. Si se refieren a una persona pero interesan al Estado y al individuo tie-
de valor administrativo, la mente se acostumbra a distinguir claramente las nen vigencia mientras permanezca el interés de uno o de ambos. Ejem-
dos realidades. plo: los registros de propiedad inmueble.
126 127
3. El fin del plazo precaucional 4. El plazo precaucional debe ser lo más breve posible. Esto por interés de
la entidad productora —que cuanto antes quiere desocupar sus estan-
tes— y de los investigadores, que siempre quieren escribir la historia
El fin del plazo precaucional, al contrario de lo que ocurre con el fin de la más reciente. De todos modos, el plazo no puede ser menor que lo que
vigencia, sólo en una minoría de casos se halla determinado por algún se extiende el derecho que el documento respalda. Por ejemplo, sí un
hecho jurídico. Los casos en que la conclusión del plazo precaucional están derecho prescribe a los diez años, el plazo precaucional no puede ser
menor, sino que debe ser un poco más largo.
determinados son los que se hallan bajo la prescripción jurídica, sea adqui-
sitiva o extintiva.6 En estos casos, el documentos sustenta un derecho, 5. El plazo precaucional de las copias ha de ser distinto del plazo de los
originales. Para fijar a las copias plazo precaucional ha de conocerse el
hasta que el derecho se agota.
objetivo para el cual se han hecho. Si dice “copia para la serie cronoló-
gica” o “copia para el cajero”, entonces ha de definirse qué tiempo tiene
En la mayoría de los casos, sin embargo, el plazo precaucional ha de esta- que durar para llenar su cometido. Esto impone que efectivamente las
blecerse voluntariamente, convencionalmente, por las tablas de plazos de copias se hagan con un objetivo concreto y no caprichosamente:
¡Hágame cuatro copias de todo lo que escriba a máquina!
conservación.
Conclusión
Aquí conviene repetir la pregunta del principio ¿Cuánto dictaminar de plazo Los que no somos marineros nos admiramos cuando un marino fija con
precaucional? ¿Por qué 5 años, y no 10 ó 45 años? todo aplomo la posición de su barco en la inmensidad siempre igual. ¡Ay de
nosotros si quisiéramos hacer lo mismo sin asimilar sus conocimientos!
¡Idéntica cosa puede suceder al archivista novicio, cuando pretenda deter-
A pesar de la increíble variedad de tipos documentales, se pueden formular
minar el fin del valor administrativo en el inabarcable mar de los tipos do-
pautas que tengan utilidad general. A mí juicio, pueden ser las que siguen:
cumentales. Espero que mi propuesta sea útil y, más aún, que se generali-
1. El plazo precaucional de documentos de gran interés político-social debe ce el uso del concepto de vigencia y su correlativo plazo precaucional. Esto
ser algo más largo que los lapsos de rotación de las autoridades. Por constituye, en mi opinión, una explícitación verificable de los factores que
ejemplo, en Argentina, el periodo presidencial es de seis años; el plazo implícitamente hacen jugar quienes actualmente asignan plazos de conser-
precaucional debe ser, pues, mayor de seis años. El motivo es que se dé
vación a los documentos.
la posibilidad de ser evaluados por una administración distinta a la que
produjo el documento.
2. Para documentos de menor interés administrativo, la fijación del plazo Notas
precaucional ha de incluir una o dos fechas anuales de revisión rutina-
1
ria. Por ejemplo, los papeles económicos de menor importancia han de Guía para selección, conservación y eliminación de documentos generales oficiales, pág.
11 (Las citas bibliográficas completas véanse en Bibliografía).
ver pasar uno o dos balances anuales antes de ser destruidos. Puede leer también las siguientes frases: “La frecuencia y el motivo de la utilización en
la oficina de origen son la mejor indicación del valor administrativo de los documentos,
3. A veces la amplitud del plazo viene dada por el tiempo que un docu-
así como indican cuándo pueden ser trasladados. Los documentos que se consultan rara-
mento es antecedente directo de otro. Por ejemplo, las planillas de suel- mente, pronto son olvidados y su retención sólo sería aceptable si contienen información
do para la liquidación del haber jubilatorio. Las planillas de sueldo de un única que no puede recabarse en otras fuentes”. (Brichford, op, cit,p.6). “No se debe
olvidar o perder de vista que ciertos documentos pueden contener correspondencia que
joven de dieciocho años serán antecedente, a lo mejor, cuarenta años data de varios años, sin dejar de ser activos. Por el contrario, se pueden encontrar piezas
después de haber sido producidas. de correspondencia que datan de sólo seis meses y son ya documentos inactivos o redi-
midos, por lo que deben ser destruidos de inmediato”. (Plan de conservación y elimina-
128 129
ción de documentos, p. 32.). Puede verse además Baudot, Le lieu et le moment du tria- Reseña
ge, p. 171.
130 131
colección de la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM; Da-
vid Sergio Placencia Boragin, La necesidad de formación y planeación en
Archivística
los archivos de instituciones educativas; Walter F. Vallejo Romero, Los pro-
cesos de investigación en los archivos históricos universitarios; Alma Leticia
Gómez Gómez y Gustavo Villanueva Bazán, Los archivos y la investigación
histórica; Vanesa Veintemilla Minaya, El archivero universitario: una voca-
ción con formación; Andrea Escobar Barrios, Importancia de la enseñanza
de la historia para los estudiantes de archivonomía; Humberto Sotelo Men-
doza, En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos universi-
tarios; Fernando Hernández Olvera, Aplicación de las nuevas tecnologías en
los archivos históricos; Ramón Rivera Espinosa, La era de la información y
la ciberantropología; Georgina Fores, María del Carmen Cifuentes y María
de Jesús Díaz, El cuadro de clasificación: una tarea pendiente de los archi-
vos de las instituciones de educación superior; Alicia Barnard Amozorrutia,
Un modelo para la organización de un sistema de archivos de instituciones
de educación superior.
2004 septiembre-octubre
MARGARITA PARRA BETANCOURT
132 133
Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, IV
134 135
La elaboración del Catálogo de disposición documental, recae en la comi- • se anotará si la documentación de acuerdo con la Ley tiene restricciones
sión de valoración, en la que deberán estar representadas las entidades para su consulta.
136 137
• 888, se utilizará para expresar que la documentación se conservará en Las transferencias
el archivo de trámite hasta que termine la actividad (el trámite).
• 999 se utilizará para indicar que la documentación se conservará en el
De acuerdo con las propuestas en materia de
archivo de trámite hasta que sea sustituida por una nueva versión.
valoración aprobadas en el Catálogo de dispo-
El guión largo (—) se utilizará para indicar un periodo cero. Se emplea ex- sición documental, cada centro de archivo,
clusivamente para la fase de semiactividad, para indicar que el documento independientemente de la fase documental
mentos semiactivos (archivo de concentración). Toda documentación a eli- ner la documentación, así como para elaborar
minar debe registrarse previamente4. los registros correspondientes y realizar los cambios necesarios en sus ins-
trumentos de control y de descripción; en el segundo para recibir la docu-
mentación, cotejar con el registro de entrega, instalar la documentación en
sus depósitos y modificar sus instrumentos de control.
138 139
tas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, res- Relación de entrega
guardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales; tar-
jetas informativas, de recordatorio; información de acontecimientos luc-
tuosos o cívicos, tarjetas navideñas, instrucciones internas, hojas y tar- Todas las transferencias y en general todos los movimientos dentro de los
jetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. diferentes archivos deberán estar documentadas. La relación de entrega
Eliminar además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico y sirve para el control de la documentación durante sus traslados. Es impor-
todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conser-
tante que se haga una relación para cada una de las series que se transfie-
vación del papel.
ran.
guías, inventarios, etcétera) relativos a la documentación que se remite, y • fecha de realización de la transferencia
deberán ser anotados a su vez en la relación de entrega (también conocida • dirección general a la que pertenece
como registro de entrega, transferencia o registro de salida). • estructura jerárquica a la que pertenece (subdirección, departamento,
etcétera)
• nombre y teléfono del responsable de los documentos que se transfieren
• denominación de la serie
• código del cuadro de clasificación que corresponde a la serie transferida
• número de regla de conservación
• número consecutivo
• nombre del expediente
• fechas extremas de cada expediente
• fecha prevista para el próximo tratamiento de la documentación.
• disposición: tratamiento que corresponde realizar a la documentación
de acuerdo con la regla de conservación, (T) transferencia, (D) destruc-
ción o (M) muestreo.
Documentación en proceso de organización del Archivo de la Delegación Chiapas del RAN.
• signatura topográfica (será asignada por el archivo destinatario).
• observaciones
• firma, nombre y apellidos del responsable de la documentación que se
transfiere.
140 141
• firma, nombre y apellidos del responsable del archivo destinatario de la Eliminación de documentos
documentación que se transfiere.
142 143
Las actas de eliminación de documentos se anotan en el registro de elimi- Memoria
naciones con la finalidad de tener debidamente documentado el proceso.
Marco Antonio Calderón Delgado*
CRITERIOS UTILIZADOS EN COSTA
RICA PARA LA VALORACIÓN
DE DOCUMENTOS
Este artículo forma parte del libro Entre historiadores y archivistas: el dile-
ma de la valoración documental.
Introducción
El aumento progresivo de la producción documental en el ámbito de la ad-
ministración pública es una preocupación mortificante para aquellos que
tenemos la responsabilidad histórica de bregar con el patrimonio documen-
tal de la nación.
Bibliografía
CALDERÓN Delgado, Marco Antonio, Criterios utilizados en Costa Rica para la valoración de
documentos,
COUTURE Carol, Jean-Yves Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, AGN-Universidad
de Montreal, 1988.
HEREDIA Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Pro-
vincial de Sevilla, 1991.
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal España, ALCAL Ediciones, 2002, (Colección Estudios Profesionales, 01)
SCHELLENBERG, Theodore, Archivos modernos. Principios y técnicas, trad. Manuel Carrera
E., México, AGN, 1987.
TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito. Identificación y valora- Oficinas del Archivo Municipal de Durango,
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003
Hoy más que nunca, y a sabiendas de los efectos del proceso de globaliza-
ción política social y económica que sufre el mundo, debemos abrir más Elementos previos al proceso de valoración documental
nuestros ojos e intelecto para buscar respuestas concretas a las siguientes
preguntas: Antes de realizar una valoración apropiada de documentos públicos y,
eventualmente, privados, sujetos a selección, es necesario tomar en cuen-
¿Qué va a suceder con nuestros archivos? ta los siguientes seis aspectos:
¿Qué respuestas vamos a dar a las de-
mandas inmediatas de información?
¿Están nuestros archivos y sus adminis- 1. La oficina productora o de procedencia y su ubicación dentro del
traciones preparados para emitir criterios organigrama de la administración.
sabios y mesurados al momento de valo- Es necesario definir con muchas precisión la oficina donde se generaron los
rar la documentación que conservamos? documentos: su nombre, particularidades, cómo está representada dentro
¿Estaremos más bien dejando en manos de la estructura orgánica de la administración total y el impacto que tiene
de indoctos la definición de dichos crite- dentro de ella. De igual importancia es definir sus relaciones dentro y fuera
rios, poniendo al borde del abismo la me- de la institución a la cual pertenece y el ámbito de acción que se le concede
moria de nuestra nacionalidad? en ella.
¿Existirán en nuestros países legislaciones
lo suficientemente maduras para combatir
este proceso veloz de producción y elimi- 2. Las funciones que le corresponden a la oficina productora o de
Archivo de la Fábrica de Hilados y
Tejidos de Metepec, Puebla antes nación irracional de documentos? procedencia de los documentos.
de su limpieza, organización e
inventario. Esto es fundamental al momento de diagnosticar la importancia de la infor-
mación implícita y explícita en ellos y de aplicar criterios sólidos para la
selección. Estamos en el entendido de que los documentos deben reflejar
En Costa Rica antes y, con más razón, después de aprobarse la Ley del
con claridad las funciones que se realizan en cada oficina que los genera, y
Sistema Nacional de Archivos en octubre de 1990, ya se habían iniciado
que éstas son las que definen los tipos documentales que se crean y las
esfuerzos para regular los procesos de selección y eliminación de documen-
secciones que forman parte del fondo general de la entidad.
tos. La experiencia nos enseñó que las instituciones y los archivos adscritos
146 147
3. La fecha de creación y/o supresión del organismo cuyas oficinas 6. Conocimiento de la realidad archivística de la entidad y del siste-
producen y conservan los documentos. ma al cual pertenece.
Esto es vital para el proceso previo y posterior a la valoración documental, No es lo mismo valorar documentos que ya
especialmente en lo que concierne a la periodización de los procesos histó- fueron sometidos a un proceso sistemático
ricos reflejados en los documentos. Si no tenemos clara la fecha de crea- de organización, que hacerlo con aquellos
ción y/o supresión del organismo, difícilmente podremos contextualizarlo que aún se encuentran durmiendo el sueño
históricamente para definir sus efectos en el desarrollo del país. También de los justos en una bodega. Tampoco es lo
es importante tomar en cuenta los organismos que le han precedido y que mismo coordinar un trabajo previo y poste-
heredan competencias semejantes a las que tiene aquél. rior de valoración y selección con un archi-
vista, encargado de archivo u oficinista de-
bidamente asesorado, que hacerlo con una
4. Legislación y cualesquiera otras normas que afectan el devenir persona que ni siquiera conoce la realidad
de la institución. administrativa de su institución.
Para el caso costarricense, en la Ley 7202, que creó el Sistema Nacional de Para conocer la realidad archivística, es im-
Archivos, el artículo IV ordena la creación de la Comisión Nacional de Se- portante la existencia de manuales de pro-
lección y Eliminación de Documentos, a cuyo cargo está la definición de los cedimientos administrativos claramente
criterios para eliminar y conservar los documentos con valor para la ciencia definidos que sean del conocimiento de los
y la cultura producidos por las oficinas de la administración pública. Igual- funcionarios de las oficinas que producen Archivo de la Fábrica de Hilados
y Tejidos de Metepec, Puebla
mente, ordena la conformación de Comités de Selección y Eliminación en los documentos en su entidad. Esto incluye antes de su organización, lim-
pieza e inventario.
las mismas oficinas, para emitir los criterios que establecerán la vigencia el control de los instrumentos de trabajo
administrativa y legal de los documentos. que se van a crear, la normalización de los
tipos documentales que se producen y la ejecución sistemática de las ta-
reas archivística bajo la inspección de expertos en la materia.
5. Conocimiento de la realidad archivística de la entidad y del siste-
ma al cual pertenece.
Antes de valorar los documentos producidos por la entidad, es necesario Criterios que se utilizan para establecer el valor de los documentos
que el experto se identifique con los tipos documentales que con frecuencia
se generan en ella. Esto es importante no por el sólo hecho de informarse, Valor primario
sino para establecer relaciones entre el material que se produce y la infor- Éste se refiere a la capacidad que tienen los documentos para informar,
mación que se condensa usualmente en cada tipo documental. De hecho, ordenar o testimoniar acciones que son fundamentales para la buena mar-
esto facilitará el proceso de selección. Por ejemplo, sería absurdo encontrar cha de la administración o bien para efectos legales. Dicho valor, como ya
dentro de un convenio información en trámite que usualmente se condensa dijimos, es fijado por los miembros de los Comités de Selección y Elimina-
en la correspondencia rutinaria. Por eso es fundamental la uniformidad en ción de Documentos, que deben funcionar en las instituciones públicas.
la producción de documentos en los archivos de gestión.
Los criterios de evaluación de estos documentos son los siguientes:
148 149
1. Frecuencia de consulta. Está muy ligado al valor del documento en cuan- e) Plazo precaucional. Es decir, el tiempo en que los documentos se con-
to a su capacidad para probar derechos, es decir, al valor legal. La vigencia servan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir
del documento propiamente dicho debe estar regulada en la legislación na- de antecedente a otro documento. En el caso costarricense, en vista de la
cional. Para el caso costarricense, se acude a ciertas recomendaciones de dificultad que existe para determinar dónde termina la vigencia y dónde
la Contraloría General de la República y a la experiencia acumulada en la empieza el plazo precaucional, preferimos unir ambos conceptos en uno
aplicación de criterios de selección. Al momento de considerar el criterio solo, entendiéndolo como “plazo de vida útil del documento para fines ad-
“frecuencia de consulta” para evaluar documentos, es importante no perder ministrativos”.
de vista que, al término de la vigencia, en no pocos casos (principalmente
los expedientes judiciales) se da un tiempo extra denominado En general, el experto, al momento de emitir sus criterios, debe tener pre-
“prescripción” en el que los documentos pueden ser objeto de nuevas soli- sente el impacto que sus decisiones tendrán en el interés de los usuarios
Es importante tomar en consideración algunos aspectos útiles cuando ape- 2. Duplicidad de los documentos. Los documentos repetidos, en general,
lamos al criterio “frecuencia de consulta”, a saber: pueden eliminarse, excepto cuando se desee conservarlos como antece-
dentes de un trámite o como prueba para la oficina que conserva el origi-
nal. Contrariamente, si no existen originales, es necesario dejar copias,
a) La legislación mediante la cual se define el periodo de vigencia del docu-
como testimonio de la realización de un acción, por su valor informativo y,
mento, por ejemplo: un contrato, un cheque.
principalmente, si tienen valor para la ciencia y la cultura.
b) La sobrelegislación. Es decir, aquellas leyes que vienen a sustituir una
norma con otra, afectando los plazos de vigencia concedidos anteriormente
3. Duplicidad de la información. Con mucha frecuencia la información con-
al documento. Por ejemplo: modificaciones a una ley de jubilación.
densada en un documento se repite en otros. Por ejemplo, los informes de
c) Desaparición de la persona física o jurídica que generó el documento. labores mensuales y trimestrales que, a la postre, se recogen en los anua-
Esto es muy importante y debe tomarse en cuenta. Para el caso de entida- les. Estos documentos, posterior al cumplimiento de su vigencia adminis-
des gubernamentales que desaparecen por diferentes circunstancias y que trativa y legal, pueden eliminarse siempre y cuando exista la fuente alterna
no son sustituidas o asimiladas por una nueva u otra de naturaleza similar, que refleje su valor científico-cultural.
sus documentos deberán ser valorados a partir del concepto de “fondo ce-
rrado”.
4. Soporte del documento. Debemos tener mucho cuidado al emitir criterio
d) Vigencia de la información. Muchos documentos pierden actualidad a de selección en soportes no textuales, por ejemplo, la microfilmación. En
partir de que se agota la actividad comunicativa. Es decir, que al haber si- nuestro país el documento microfilmado tiene valor legal en la medida en
do informado el destinatario sobre el contenido del documento, éste deja que se pueda dar fe pública de que es copia de un original en soporte tex-
de ser frecuentemente consultado. Sin embargo, este criterio pueden tener tual. La Ley 7202 que nos rige señala que todas las entidades públicas de-
variantes a partir del valor testimonial o legal que cobre el documento en ben solicitar asesoría al Archivo Nacional cuando decidan integrar sistemas
otras esferas de trámite. de microfilmación en vista de que, para documentos con valor científico-
150 151
cultural, no opera la sustitución del original sino el principio de la confiere a un organismo colegiado la responsabilidad de emitir directrices.
“seguridad”. Este órgano es la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Docu-
mentos. Algunos de los criterios que se han utilizado son:
Valor secundario
Este valor establece la potencialidad de un documento para servir como
a) El grado en que los documentos reflejan los objetivos de la entidad pro-
fuente histórica. Es decir, documentos con valor para la ciencia y la cultura.
ductora, así como sus funciones sustantivas.
Es una tarea bastante complicada, ya que el experto interviene directa-
mente en el proceso de selección manejando dos premisas:
b) Nivel de la estructura orgánica. Se seleccionan para conservar básica-
• No se puede conservar todo por los problemas espaciales que sufren
mente los documentos generados en los mandos superiores con el propósi-
nuestros archivos y porque tampoco se cuenta con los recursos
to de recoger la acción administrativa que finiquita los trámites. Sin embar-
humanos suficientes para atender grandes volúmenes documentales.
go, dado que estamos hablando de instituciones públicas de compromiso y
de que en ellas difícilmente se pueden recoger al menos las huellas de la
• Se debe conservar lo realmente sustantivo, capaz de servir de evi- cultura popular, hemos dirigido esfuerzos para hacerlo en las organizacio-
dencia en la realización de investigaciones históricas. Aquí se define nes de base como sindicatos, asociaciones solidaristas, cooperativas, etcé-
a la selección como un proceso con una alta carga de subjetividad, tera.
donde el experto (aparte de sus inclinaciones académicas) es presa
de su propia visión del mundo al emitir criterios.
c) Volumen. Utilizamos el sistema de muestreo para fondos o secciones
documentales muy grandes, o bien los recibimos en otros soportes.
Sumado a lo anterior, el archivista tiene
el firme convencimiento de que no todo
d) Relevancia social de los fenómenos que reflejan los documentos. El en-
se puede conservar, ya que su ámbito de
foque crítico es fundamental en medio del intercambio interdisciplinario;
trabajo y la experiencia propia le con-
con ello se puede garantizar el acceso a un rango de objetividad lo sufi-
vencen de eso. En tanto, el historiador,
cientemente madura pra tomar decisiones prudentes. No sólo debemos
amante de todo lo que presente
conservar lo positivo sino también los aspectos negativos del conflicto so-
“indicios” del pasado que se puede re-
cial.
construir, tiene la convicción de que todo
debe conservarse porque cualquier cosa
es “evidencia histórica”. De ahí la necesi- e) Existencia de duplicados. Este criterio se aplica de la misma manera que
dad de que el experto en selección ma- en los documentos con valor primario. Sin embargo, hay fuentes históricas
neje ambas disciplinas. en duplicados que solemos conservar por su relevancia institucional. Por
152 153
f) Existencia de fuentes alternas: donde se duplica o complementa la infor- Reseña
mación para la mejor comprensión de un fenómeno.
VILLANUEVA Bazán, Gustavo et al., Manual de pro-
cedimientos técnicos para archivos históricos de
g) Coyunturas sociales con características especiales demandan la conser- universidades e instituciones de educación supe-
vación de los documentos que las reflejan. rior, México, BUAP-UNAM, 2002, 131 pp.
h) Antigüedad. Para el caso de Costa Rica, la Comisión Nacional de Selec- El Manual tiene la intención de aportar algunos elementos para la forma-
ción estableció como fecha límite el año de 1920. De ahí para atrás todos ción de cultura archivística en las instituciones de educación superior y sen-
los documentos deben conservarse. tar las bases para el análisis y tratamiento más profundo del tema de los
archivos universitarios.
154 155
Archivística
2004 noviembre-diciembre
156 157
Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, V
El cuadro de clasificación1
158 159
FONDO: ARCHIVO MUNICIPAL DE (NOMBRE DEL MUNICIPIO)
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre
es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos genera- SECCIONES
dos en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en ope- 400 REGISTRO
100 PRESIDENCIA 200 TESORERÍA 300 JUSTICIA
CIVIL
ración, por lo que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear
las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la series series series series
realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, ade- 201 Contaduría mayor 401 Actas de
101 Acción cívica 301 Amparos
de glosa defunción
cuando a ella la producción documental anterior.
102 Actas de nombra- 402 Actas de
202 Cortes de caja 302 Averiguaciones
mientos divorcio
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
203 Informes sobre el
403 Actas de
103 Alcaldías mayores crédito activo y pasivo 303 Citatorios
El fondo es el conjunto documental pro- del fondo municipal
matrimonio
fico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la 117 Cultura
317 Órdenes de
aprehensión
organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su es-
318 Reconocimiento
tructura (secciones y series): 118 Deportes
de firmas
160 161
119 Educación 319 Juicios verbales
El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de docu-
120 Ejidos 320 Actas por injurias mentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
121 Elecciones resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie. En la cará-
tula del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la sección, la
122 Estadísticas
serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas, el tipo de
123 Fiel contraste
restricciones que haya para su consulta, así como una breve síntesis del
124 Ganadería asunto que trata.
125 Informes
126 Instrucción pública Los principios archivísticos nos indican que es necesario contar con una codi-
127 Licores y tabacos ficación que nos permita sustituir el nombre propio o título de la categoría de
145 Silvicultura
162 163
Notas Memoria
1
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal, España, pp.226-227.
Rodolfo Alanís Boyzo, Jorge Luis
Valverde Mejía y Juana Porras Cornejo
COMISIÓN DICTAMINADORA DE
2
Ibid., p.39.
DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS
164 165
La valoración de documentos en los archivos municipales: el caso del Solicitud de visita de inspección fiscal
Archivo Municipal de Ecatepec de Morelos, para apertura de establecimiento
comercial.
Estado de México
Dictamen No. 1290
Destruible después de un año de
Uno de los problemas más frecuentes en las unidades archivísticas, es la
haberse generado
irracional generación de documentos que provocan la saturación de los luga-
res destinados a preservar el acervo documental. Tarjeta de control de suministro de
combustible, lubricantes, servicios y
talachas.
Debido a esto, cada vez más
Dictamen No. 1291
unidades documentales acuden
Destruible después de un año de
al Departamento de Dictamina- haberse generado.
ción y Depuración de Documen-
tos, para asesorarse respecto a Ficha de registro personal para la
la documentación que conservan expedición de la precartilla del Servicio
Militar Nacional.
y que pudiera eliminarse. Dentro
Dictamen No. 1294
de estas unidades documentales
Destruible después de un año de
encontramos los archivos muni- haberse generado.
cipales de Toluca, Tlalnepantla, Naucalpan, Villa Nicolás Romero, Huehueto-
ca, Juchitepec, Atizapán de Zaragoza, Cuautitlán y Ecatepec de Morelos. Relación de niños registrados en una
Oficialía del Registro Civil y que
nacieron muertos.
Del Archivo Municipal de Ecatepec se han valorado algunos documentos, Dictamen No. 1295
que han tenido el dictamen siguiente: Destruible después de un año de
haberse generado.
Informe de asunto no diligenciado.
Dictamen No. 1288 Notificación de existencia de datos
Destruible después de un año de Sobre el registro civil de una persona.
haberse generado. Dictamen No. 1296
Destruible después de un año de
Solicitud de autorización de horario haberse generado.
extraordinario para funcionamiento de
establecimientos comerciales. Relación de tripulantes y sectores bajo
Dictamen No. 1289 la custodia de unidades de la policía
Destruible después de un año de municipal.
haberse generado. Dictamen No. 1299
Destruible después de un año de
haberse generado.
166 167
Cédula de empadronamiento de
Reseña
locatarios de un mercado.
Dictamen No. 1293
Villanueva Bazán, Gustavo, coordinador,
Destruible después de 5 años de
Teoría y práctica archivística II, México,
haberse generado.
Centro de Estudios sobre la Universidad
Nacional Autónoma de México, 2000, 140
Notificación de quedar a disposición
pp. (Cuadernos del Archivo Histórico de la
del Ministerio Público el presunto
UNAM, 12)
responsable de la comisión de un
delito.
Dictamen No. 1297
Conservable por 20 años después de
haberse generado. Este libro presenta textos que aportan puntos de vista interesantes y nove-
dosos acerca de la temática archivística y su relación con otras disciplinas.
Acuerdo judicial en materia civil y/o
penal.
Dictamen No. 1298 Celia Ramírez plantea la revalorización social y cultural de la profesión archi-
Conservable por 20 años después de vística, con base en el contenido de la propia disciplina y en la forma en que
haberse generado.
satisface las exigencias del mundo moderno; Gustavo Villanueva aborda el
tema del “principio de procedencia y orden original”, considerado uno de los
pilares sobre los que descansa la ciencia archivística; por su parte, Luis To-
Cabe mencionar que los dictámenes emitidos por la Comisión Dictaminadora
rres expone la necesidad de una serie de planteamientos ético-filosóficos
de Depuración de Documentos para el Municipio de Ecatepec de Morelos, son
para efectuar la restauración de los documentos en los archivos históricos.
aplicables a todos aquellos documentos que cumplan la misma función del
dictamen citado, no importando el Ayuntamiento o unidad administrativa en
donde se generaron, ya que la resolución es la misma. María Rosa Ávila y Leticia Puente dan una visión amplia de dos archivos fun-
damentales para el conocimiento del pasado nacional desde diversas pers-
pectivas: el acervo histórico del Palacio de Minería y el acervo colonial de la
Notas
Curia Metropolitana.
1
ALANIS Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “La valoración y depuración de
documentos en los archivos públicos del Estado de México”en Revista del Sistema Es-
tatal de Documentación, año 2, número 2, julio-diciembre de 1994, p.24.
Leticia Medina, Paulina Michel y Marta Ochoa detallan las tareas realizadas
en la organización y descripción de la colección fotográfica Raúl Estrada Dis-
2
Ibid., “La valoración y Selección Documental en el Estado de México. Concepción y cua, fotógrafo oficial de la UNAM durante muchos años. Enrique Lira, presen-
Experiencias”, p. 9.
ta los criterios y acciones bajo los cuales se realizó la organización y descrip-
ción del fondo Miguel Palomar y Vizcarra, uno de los más destacados intelec-
tuales del movimiento cristero.
168 169
Se presentan, además, dos artículos de Georgina Flores y Rodolfo Aguirre
que ofrecen estudios diplomáticos e históricos elaborados a partir de docu-
Archivística
mentos tanto del Archivo Histórico de la UNAM como de otros acervos, y que
tienen en común el análisis de un tipo documental particular, las Informacio-
nes de limpieza de sangre y buenas costumbres.
Colaboraciones
170 171
Artículo
Juan Manuel Herrera
UN RECORRIDO POR ARCHIVOS
Y BIBLIOTECAS
172 173
Faulkes y Laura Salinas, entre otros, llevaron a cabo para establecer una Vale señalarlo porque la propia Asociación
relación constante y fructífera con los numerosos depositarios de documen- es más amplia en recursos de información
tos mexicanos en instituciones en el extranjero, particularmente en las is- que lo que el propio recorrido muestra, por
las británicas y en los Estados Unidos. No debe olvidarse que eran tiempos virtud de que existen instituciones en el
previos al internet, por lo que uno y otro censo supuso dificultades conside- directorio que seguramente habitarán las
rables. En cualquier caso, a esas dos experiencias que tuvieron resultados páginas de próximas entregas: la Orquesta
desiguales, se sumó otra de índole catastrófica: el sismo de septiembre de Clásica de México, A. C., el Consejo de Cul-
1985. Con la pérdida o el traslado de volúmenes inmensos de documenta- tura de la Arquidiócesis de Morelia (María
ción pública, quedó siempre pendiente la evaluación acerca del daño, dete- Isabel Sánchez dio noticia de un libro anti-
rioro o pérdida de papeles privados de importancia mayor para la historia guo excepcional), la Biblioteca Pro-historia
de México. La suerte en todo caso de los archivos judiciales, agrarios, de Peninsular, la Biblioteca Juan Sánchez Na-
Marina, dejó ver la dimensión del problema. Contrastadamente, los esfuer- Portada del libro varro y Peón, la Biblioteca Franciscana, la
Un recorrido por archivos y
zos por ubicar, realizar una tarea de convencimiento y resguardar archivos bibliotecas privados IV. Biblioteca Cervantina. El Instituto Tecnoló-
privados desde instituciones públicas resultó -en una primera etapa- enor- gico de Estudios Superiores de Monterrey,
memente exitosa. Los trabajos -especialmente los de Jorge Álvarez Fuen- el Archivo Fundación Merced, el Archivo del
tes- dieron ejemplo y como en muchos terrenos se abrió o se profundizó en Cabildo de la Catedral de México, el Archivo Histórico de la Provincia Fran-
las tareas de conservación de un invaluable patrimonio de interés general. ciscana del Santo Evangelio de México y el Archivo de la Arquidiócesis de
Sigo hablando de una experiencia de hace poco más de veinte años. Guadalajara. Otras instituciones han participado en tramos anteriores de
los recorridos y sería deseable seguir contando con su aportación en los
derroteros por venir.
Como en rigor los archivos y las bibliotecas son un asunto del tiempo, re-
sulta por lo menos curioso que en el recorrido nos parezca transitar un an-
tiguo camino siendo que apenas el próximo abril la Asociación celebrará Sin duda hay cierto azar en la propia naturaleza del contenido de un reco-
diez años de su fundación. Ha sido tan fructífera su actividad que por una rrido, es decir, en el camino y en el andar, un tanto a la manera en la que
ilusión pareciera que este recorrido inició antes de 1996, año en que apare- en la Biblioteca Palafoxiana en Puebla, se puede ver el conjunto de un solo
ció el primer volumen de la serie. Pero no, en efecto, el camino se empren- golpe de vista y se tiene también el mueble que, como molino de viento,
dió hace apenas siete años, lo que pone en perspectiva la enorme contribu- sugiere el territorio inabarcable, interminable de más de cuarenta mil volú-
ción que la Asociación ha realizado en tan poco tiempo, pues a la par de menes. El mecanismo giratorio está diseñado para tener a la mano unos
difundir en su guía los acervos, ha convocado a reuniones de primera im- cuantos libros y facilitar su consulta. Como ese mueble, Un Recorrido por
portancia para la conservación de un patrimonio que se remonta a siglos los archivos y bibliotecas privados, es un logrado mecanismo de movimien-
de historia. En realidad el esfuerzo continuo que desde las instituciones to continuo.
públicas se ha mantenido debe también a la Asociación, ser referencia in-
dispensable y, sobre todo, a los buenos resultados de sus actividades.
Es cierto, en poco tiempo, la Asociación ha puesto en movimiento un vasto
patrimonio documental, bibliográfico, hemerográfico, fotográfico. Como un
complejo sistema de caminos, con segundos, terceros y más pisos, un re-
174 175
corrido dibuja en primer lugar un itinerario central, el más evidente, pero a Un segundo itinerario, sólo en apariencia más
un tiempo, el que define la dirección principal: el que nos lleva de lo priva- fácil, es que estos documentos suponen la se-
do a lo público. En ocasión de la presentación de los anteriores recorridos, lección de un tema, un buen ejemplo, un botón
se hizo énfasis en la generosidad y en el valor de que información, docu- de muestra; algo representativo, un buque
mentos y libros bajo custodia de archivos y bibliotecas privados se difun- insignia. De ahí que la diversidad de temas, la
dan y se propicie su estudio. No se puede sino refrendar esa idea. Es inteli- amplitud cronológica, la multiplicidad de as-
gente guardar y conservar estos testimonios: ha sido labor de generacio- pectos, refleja ese camino múltiple que cada
nes. Es un signo generoso e inequívoco, considerarlos de interés general. institución emprendió para abrir o despertar el
interés de los usuarios en cada uno de los
acervos. La decisión no es un asunto menor y
En algunos casos, los institucionales, se convier-
cada institución advierte la magnífica oportuni-
te en parte de la actividad actual de la propia
dad de presentar material de interés e impor-
institución, pienso en el Archivo Histórico del
Interior de la tancia. La cuestión que resuelve editorialmente
Arzobispado, que ha publicado su espléndida
Biblioteca Palafoxiana. Un recorrido, es parecida a la identificación de
Guía de Documentos Novohispanos; en otros,
los documentos estrella, por así decir, o si se
digamos, los que refieren la actividad de una
prefiere, de los documentos que se suman a ese viaje y que van mostrando
persona destacada, se convierte en un homena-
al paso las estaciones de la memoria.
je a la propia persona. Imagino esta biblioteca
en la casa de don Manuel frente al parque Espa-
ña, se trataba de un territorio privado es cierto,
pero la actividad de Gómez Morin estaba orien-
Portada de un libro Un tercer itinerario que la propia serie ha propiciado es la de la colección
de la biblioteca privada
tada también y constantemente a los asuntos
Fernando Solana. fortuita que encierra cada volumen. Un tema predilecto, no podía ser de
públicos. Esa naturaleza original, toma su forma
otra forma, ha sido el viaje, los apuntes, la correspondencia, las fotos, los
aquí, se recrea. De suyo, muchas de las activi-
libros de viajeros. De suyo, muchos de los testimonios que se describen en
dades documentadas en los acervos de la Asociación, fueron en su origen
los recorridos, han llegado tras episodios de cambio, de traslado, recorrien-
actividades de instituciones públicas, lo que refuerza esa vocación.
do el camino en ocasiones inverosímil de los vestigios del pasado.
En otros casos, los acervos se reúnen ante la convocatoria del interés pú-
La Asociación ha propiciado también el llamado del imán a sus fragmentos.
blico. Un ejemplo claro y repetible es Papeles de Familia: una iniciativa en-
Don Luis González recordaba en San Miguel Regla -en el Primer Coloquio
sayada con buen tino por el Instituto Nacional de Antropología e Historia
de Archivos y Bibliotecas Privados- que su propia biblioteca resultaba un
que, María Isabel Saldaña ha sabido hacer suyo, es decir, de la Universidad
lugar irresistible para quienes en San José de Gracia deseaban conservar
Iberoamericana, La laguna. Antonio Saborit y más tarde Salvador Rueda
fotos, libros y documentos. También señaló que se puede pensar que las
fueron a la Ibero y bajo el impulso de María Isabel documentos y fotografí-
bibliotecas privadas son un vicio "probablemente el más digno y más caro".
as hacen de la afinidad el interés por documentar historias comunes, histo-
rias de una región.
176 177
Un itinerario del recorrido que es explícito es el que muchas tareas de la
Asociación resultan de la colaboración entre instituciones. El recorrido des-
pierta también oportunidades de tareas en común, posibilidades de trabajo
conjunto: por ejemplo, en la conservación de los acervos fotográficos en el
país se ha avanzado enormemente en las tres últimas décadas, gracias al
Sistema Nacional de Fototecas, y al interés por rescatar y utilizar los acer-
vos de imágenes que, como bien dice María Isabel Saldaña, iluminan la
memoria.
178 179
propia Asociación. Artículo
Mariano Castellanos Arenas
La coordinación del volumen que hoy saludamos se debe al Centro Cultural
ARCHIVOS INDUSTRIALES
Manuel Gómez Morin: Elena Fuentes, Alejandra, Angélica y Mauricio Gómez ARCHIVO HISTÓRICO DEL ECOMUSEO
Morin. Angélica también es Oliver Pesqueira. Hay que reconocer su trabajo. METEPEC–EL LEÓN–SAN MATEO
Al paso, el de Cecilia Landerreche, quien durante un buen periodo tuvo a
su cargo esta Biblioteca Manuel Gómez Morin.
180 181
Si bien es cierto que a través de la tradición oral podemos construir una casos tienen sus series truncadas, huecos que se puede llenar con los do-
historia; a través de los archivos podemos conocer la misma historia de cumentos empresariales.
modo más preciso, y esto es así porque no son discursos subjetivos cons-
truidos a posteriori sino testigos auténticos que no olvidan. Por eso el do-
Sin embargo, cuando intentamos trabajar archivos empresariales, la mayor
cumento es el cimiento indispensable para construir sobre él, el conoci-
parte de las veces es necesario comenzar a ordenarlos y la labor puede
miento histórico. En cualquier investigación histórica desde cualquier enfo-
tomar mucho tiempo. Pero en la medida en que las empresas mismas, las
que siempre se valorará la riqueza del trabajo documental.
universidades, los archivos estatales y municipales vayan cobrando con-
ciencia de la importancia de este tipo de acervos y contribuyan en su con-
En los archivos de las empresas indus- servación y ordenamiento, esta tarea resultará más sencilla.
triales encontramos una fuente suma-
mente rica y poco explorada para la in-
El Ecomuseo de la Comunidad Urbana de Metepec-El León-San Mateo
vestigación histórica. Los archivos de las
cuenta con el Centro de Investigación y Documentación del Patrimonio In-
fábricas, como la de Metepec, son un
dustrial, ubicado en la exfábrica de hilados y tejidos de Metepec en Atlixco,
recurso inagotable para la historia so-
Puebla; en donde su acervo documental es testigo de los hombres y muje-
cial, la económica e incluso la política.
res que no han tenido voz propia para dejar memoria de sí mismos por
Desgraciadamente no todas las fábricas
otros medios, y su memoria está en los documentos que inmortalizan los
nacidas a finales del siglo XIX y princi-
espacios en que trabajaron y vivieron, y las cosas que con su esfuerzo pro-
pios del XX han guardado sus archivos;
dujeron, aunque nunca fueran suyas.
por ejemplo los documentos de la Fábri-
ca de la Constancia Mexicana, en Pue-
bla, terminaron en el río por no tener El proyecto del Ecomuseo de la Comu-
espacio para contenerlos. Pero no así los nidad Urbana de Metepec-El León-San
Calderas. Mateo nace en 1985, y tanto especia-
de la Compañía Industrial Veracruzana,
la Compañía Industrial de Orizaba o la listas como miembros de la comuni-
Compañía Industrial de Atlixco S. A., esta última, con su Fábrica de hilados dad, nos hemos dado a la tarea de
y tejidos de Metepec, ubicada en la periferia de la ciudad de Atlixco, en el estudiar, valorar y rescatar parte de
El archivo tiene aproximadamente cien metros lineales de documentos y Luis Barroso Arias, representante de CIASA, se asoció con franceses, espa-
está compuesto por un fondo que corresponde al archivo de la Fábrica de ñoles e ingleses para comenzar la construcción de la factoría. En 1899, en
hilados y tejidos de Metepec, que si bien no fue la más grande del país en la Ciudad de México, se otorgó la escritura definitiva que constituyó a la
su género, si fue la más importante durante el periodo de la Revolución sociedad con el objetivo de comerciar y fabricar hilados, tejidos, blanquea-
Mexicana. Y es en este fondo en el que me detendré más adelante, para dos y estampados de algodón.
compartir la importancia que tiene para la construcción de la historia indus-
trial en nuestro país.
La fábrica de Metepec comenzó a funcionar en 1902 y se llegaron a produ-
cir hasta setenta y nueve artículos textiles diferentes, que pasaban por dis-
tintos departamentos para blanquearlos y estamparlos. Siempre se recono-
ció que las telas de la fábrica eran de una calidad competitiva similar a las
que se producían en Canadá, Estados Unidos e Inglaterra. Aunque uno de
sus principales clientes fue el gobierno mexicano, el cual fomentó al mismo
tiempo la exportación de la producción. Así, la fábrica se constituyó en un
importante mercado para proveedores de combustible, productos químicos,
refacciones, algodón nacional, americano y egipcio, principalmente.
184 185
cida a diez horas y en 1925 se ganó que los obreros percibirían hasta un nes del gobierno de Puebla, fincas rústicas, fincas urbanas, obras hidráuli-
treinta y cinco por ciento de utilidad del total de los ingresos de la empresa cas, reclamaciones al gobierno federal y marcas de fábrica, entre otros.
en lugar del 2.2% que hasta ese momento obtenían.
186 187
la empresa al empezar negociaciones, y de forma resumida las cuentas que También tenemos cartas de los llamados libros copiadores, en los cuales se
se llevaban en el libro de caja. copiaba, mediante un proceso químico, la correspondencia relativa al co-
mercio y a las cuentas de clientes deudores. Por medio de estas cartas po-
Las operaciones anotadas en el libro de diario se pasaban después al libro demos saber acerca de los principales problemas que enfrentó la empresa,
mayor. Mientras que en el libro diario las operaciones están anotadas cro- así como las decisiones que se tomaban para su solución. La corresponden-
nológicamente, en el libro mayor se anotaban por tipo de cuenta. Entonces cia con el gobierno, con los sindicatos, con sus socios y proveedores ex-
cuando queremos conocer que es lo que fue sucediendo en la empresa res- tranjeros y con otras fábricas del ramo, resulta de gran interés.
190 191
poner en práctica todos los lineamientos para la conservación física de los la autenticidad de todo el patrimonio, lo que a su vez explica la relevancia
materiales, desde el local donde se depositará todo el material hasta la de otros bienes documentales. Parece tan evidente su importancia que re-
restauración de los documentos; y en la etapa, de difusión, los inventarios flexionamos poco sobre ellos y no les damos la valoración cultural que les
se podrán consultar en discos compactos y en internet. corresponde.
Debo decir que aunque México cuenta con algunas de las más ricas colec- Los materiales archivísticos empresariales
ciones documentales de empresas industriales no hemos logrado su justo desempeñan un papel clave en la recons-
reconocimiento. Las tareas para dicho reconocimiento por parte de la so- trucción de los procesos históricos aún por
ciedad son responsabilidad de aquellos que tienen a su cargo los bienes descubrir por parte de la historiografía
documentales. Este patrimonio es conocimiento que debe ser organizado, mexicana. Porque esta prodigiosa memoria
preservado y difundido por su significado y su valor ya mencionado. documental nos permite reconstruir con in-
usual lujo de detalles, toda la evolución de
las instalaciones industriales a lo largo del
Conservar los documentos históricos, y en este caso los industriales, signi-
tiempo, desde todo lo que ellas contenían
fica dar la oportunidad de conocer su pasado a quienes lo han heredado;
hasta la vida cotidiana de los habitantes del
esto es, al grupo social que encontrará en ellos su identidad. La defensa
lugar; y sobre todo, el trabajo de los miles
del patrimonio documental debe ser considerada como un sistema en el
de hombres y mujeres que a lo largo del
que deben interactuar las partes esenciales que lo integran: las autorida-
tiempo construyeron, pusieron en funciona- Portada de un libro de
des gubernamentales, las instituciones encargadas de su preservación y los
Inventario.
miento e hicieron productivas esas instala-
profesionales responsables de su organización, conservación y difusión.
ciones.
La valoración por parte de las instituciones que custodian esta riqueza cul-
El documento industrial es un testigo de la historia social, cultural, econó-
tural debe ser el punto de partida. Estos bienes nunca se dan aisladamen-
mica y política de un país. Son estos documentos el reflejo directo de la
te, siempre pertenecen a un entidad sea ésta de la naturaleza que sea.
vida social, que al industrializarse se validan de una forma u otra. Por esa
Ciertamente, algunos de estos bienes invariablemente tendrán un valor
razón tanto su existencia como su ausencia son igualmente importantes en
especial por su singularidad o representación para el colectivo que los ha
la valoración histórica-cultural. Pero es necesario verificar que su existencia
heredado; pero buscar y proteger estas singularidades, sin considerar que
corresponda a la propia historia de la industria que refleja y lo que signifi-
su presencia se justifica en un marco general, propiciaría la pérdida más
ca, su valor cultural dependerá en gran medida de su autenticidad.
que el rencuentro con una memoria colectiva.
192 193
que tuvieron su origen como testimonio de algún trámite o función social, pacidad de utilizar todos nuestros recursos para transformar creativamente
en la actualidad han ganado valor cultural, por lo que representan, valor el presente.”
que no es gratuito, pues en ellos está el sudor, esfuerzo, trabajo, organiza-
ción, la vida de quienes hicieron posible el desarrollo industrial de México.
Bibliografía
El siglo XIX, que vio nacer la ciencia histórica y el interés por conocer y
Archivo Histórico del Ecomuseo de la Comunidad Urbana Metepec-El León-San Mateo, DIH-
preservar los acontecimientos del pasado, también le proporcionó al docu- MO-BUAP-IMSS.
mento su cédula de identidad. El asunto es complejo: cuando la historia se CHANFÓN Olmos, Carlos, Fundamentos teóricos de la restauración, UNAM, México, 1988.
establece como ciencia se advierte su relación con el sentido de identidad; Declaratoria Ciudad de México 1999. Sobre Conservación, Identidad y Desarrollo en Améri-
ca Latina Hacia el Nuevo Milenio. México, 1999.
se entiende entonces que el documento está ahí para probar que un hecho
DIAZ-BERRIO, Salvador, Conservación del patrimonio cultural en México, INAH, México,
aconteció. Que el hecho que prueba nuestra explicación de un fenómeno 1988.
social, en efecto existió. GARCIA, Idalia, Miradas aisladas, visiones conjuntas: Defensa del patrimonio documental
mexicano; UNAM; México, 2001.
GOMEZ, Aurora y Bernardo García, “La industria textil del valle de Orizaba y sus trabajado-
Recordar la historia no tiene porque ser un acto de melancolía, puede ser res: fuentes locales para su estudio” en América Latina en la Historia Económica, Boletín de
Fuentes No. 4, Instituto Mora, México, julio-diciembre, 1995.
una inequívoca manifestación de vida, un deseo patente de porvenir, por-
MALPICA, Samuel, Arqueología Industrial de Metepec, libro electrónico, ECUML, México,
que conservar el patrimonio documental es construir puentes entre el pa- 2002.
sado y el futuro.
194 195
Artículo
María del Pilar Pacheco Zamudio
FUENTES PARA EL ESTUDIO
DE LA SALUD PÚBLICA
196 197
hizo cargo de las acciones de los establecimientos de beneficencia pública y San Juan de Dios fue la que alcanzó mayor auge2. En Puebla la de los Jua-
privada y de organizar la asistencia del Distrito Federal y demás territorios ninos fue la más importante pues fundó hospitales conservando en sus orí-
federales. Más adelante, en el año de 1943 se convirtió en la Secretaría de genes la tradición medieval de las viejas hospederías en donde también
Salubridad y Asistencia y en ese mismo año nació el Instituto Mexicano del podían descansar los viajeros3. Tal es el caso del hospital de San Pedro que
Seguro Social. En respuesta al crecimiento poblacional y por ende del apa- nació en el siglo XVI y fue administrado por esa orden en el siglo XVIII,
rato burocrático del gobierno federal, en el año de 1959 se creó el Instituto recibiendo el reconocimiento real, por lo que desde ese entonces se le de-
de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Como nominó Real Hospital de San Pedro.
podemos ver, en la ciudad de México, por la concentración de población y
la centralización de las actividades administrativas, la beneficencia pública
se diluyó, pero en el interior de la república la situación fue diferente.
Desde los inicios del período virreinal, las órdenes religiosas mendicantes,
respondiendo a los designios divinos de conocer y evangelizar a los gentiles
hombres encontrados en el Nuevo Mundo, se encargaron de registrar, al
igual que en Europa, el ciclo de vida de todos sus pobladores. La participa-
ción directa en los asuntos de la salud y la asistencia de todos los habitan-
tes era una acción de caridad. En América desde principios del siglo XVII
las órdenes religiosas habían hecho un voto especial de hospitalidad to-
El gobierno de la Nueva España, por medio del Real Tribunal del Protome-
mando en sus manos el control de los hospitales, siendo las más importan-
dicato, vigilaba y controlaba el ejercicio profesional de los médicos, ciruja-
tes la orden de los hermanos de la caridad de San Hipólito, la de los Canó-
nos, boticarios, parteras y flebotomianos.
nigos Reglares de San Agustín, la de Nuestra Señora de Belén. La orden de
198 199
El arribo a América de las ideas liberales en la segunda mitad del siglo Durante los tres primeros tercios del siglo XIX, la salud, la sanidad y la
XVIII y las incesantes epidemias que diezmaban a la población convirtieron asistencia social fueron poco a poco siendo tomadas por las autoridades de
a la salud y la sanidad en temas de interés público. los ayuntamientos y de los departamentos o estados.
En Puebla desde 1741, por disposi- El 27 de febrero de 1861 el gobernador poblano Miguel Cástulo de Alatriste
ción real, se autorizó la enseñanza por bando oficial dio a conocer y aplicó en el estado la disposición presiden-
de la medicina, aunque los médicos cial de secularizar todos los establecimientos de beneficencia pública, que
y cirujanos tiempo atrás ya practica- en la práctica y paulatinamente desde principios de siglo habían sido, como
ban en los hospitales de la ciudad. ya mencioné, parte de los programas de las autoridades civiles.
En el año de 1813 se creó en Puebla
la Junta de Sanidad, presidida por el Pero fue hasta 1880 en que el gobernador del estado Juan N. Méndez auto-
alcalde de la ciudad y como socio rizó se formaran los Estatutos de la Junta Directiva de Beneficencia, que
nato el cura párroco más antiguo, el absorbió las cuatro instituciones ya existentes y captó muy pronto a la Es-
resto de los miembros fueron desig- cuela de Artes y Oficios, al Hospital de la Caridad, al Monte de Piedad, al
nados por el Ayuntamiento constitu- Panteón de la Piedad y ya en el siglo XX la Casa del Anciano.
cional4. En 1820 se dio a conocer su
Reglamento en el que las funciones
Aunque desde 1861 el gobernador
básicas de este organismo secular
Miguel Cástulo de Alatriste comuni-
serían el de cuidar la salud pública,
có la Creación de la Lotería Nacio-
tanto en los tiempos bonancibles
nal, y por lo tanto la supresión de
como de epidemias, debía crear mecanismos que previeran las enfermeda-
las loterías locales, en Puebla algu-
des estacionales como las esporádicas, debía velar por la buena calidad de
nos establecimientos de beneficen-
los alimentos, debía promover el establecimiento de un panteón o cemen-
cia como el Hospital de San Pedro,
terio público; debía también visitar los hospitales, cárceles y casas de be-
el de San Roque y el Hospicio las
neficencia, además debía mantener el ramo de vacuna, pues en Puebla se
mantuvieron hasta principios del
había empezado a aplicar desde épocas muy tempranas.
siglo XX, pues el financiamiento de
estas instituciones era por dos vías:
Para ese entonces, sobrevivían desde el siglo XVI los hospitales Real de sus propias loterías y los réditos
San Pedro y el de mujeres dementes de San Roque y desde principios del obtenidos por préstamos hipoteca-
XVII el primer orfanatorio. Más tarde, en 1832 -después de cincuenta años rios. Fue hasta la incorporación del
de estudios y discusiones- se fundó el Hospicio de Pobres, ocupando las Monte de Piedad Vidal y Ruiz a la
instalaciones de uno de los colegios que los jesuitas dejaron tras su expul- beneficencia pública que se convir-
sión5. tió en el principal proveedor de toda
la institución, hasta nuestros días.
200 201
La Beneficencia Pública en el año de 1984 cambió su nombre por el de Ins- cajas archivadoras que suman 11.25 metros lineales.
tituto para la Asistencia Pública del Estado de Puebla, en 1996 sufrió modi- 6. El Hospital de la Caridad se fundó en 1877. Está organizado en tres sec-
ficaciones que le permitieron una mayor integración de la sociedad en los ciones con dieciocho series. La documentación comprende treinta cajas
programas de Asistencia Pública, adquiriendo gran relevancia social duran- archivadoras que suman 3.75 metros lineales.
te los últimos años, formando parte, hoy en día, del sector Salud como or- 7. La Junta Directiva de la Beneficencia Pública quedó ordenada en cinco
ganismo descentralizado. secciones: Dirección, Asistencia, Administración, Tesorería y Defensoría.
Con diez series, las más importantes por su tamaño son Hipotecas y
Departamento Jurídico. Comprende los años 1726 a 1984, en 184 cajas
A continuación los organigramas de las once instituciones que dirige la Be- archivadoras, sumando veintitrés metros lineales.
neficencia Pública desde su creación: 8. El Monte de Piedad Vidal y Ruiz se fundó en 1890 y pasó a formar parte
de las instituciones de la Beneficencia Pública en el año de 18966, la
1. Administración General. Con cuatro secciones: Dirección, Administra- documentación está ordenada en dos secciones: Administración y Con-
ción, Asistencia y Tesorería. Entre las cuatro tiene 29 series documenta- taduría, con catorce series documentales, siendo las más grandes Caja
les, entre las que destacan la serie Dependencias por ser la que se rela- y Empeños. El periodo que comprende la información va del año 1890 a
ciona con cada una de las diez instituciones, también es importante la 1984, con once metros lineales en 89 cajas archivadoras.
serie Caja por contar con información seriada. La documentación com-
9. El fondo Orfanatorio, con cinco secciones: Dirección, Administración,
prende los años 1849 a 1984, y suma 13.75 metros lineales en 110 ca-
Asistencia, Tesorería y Educación con veinte series, de las cuales las
jas archivadoras.
más grandes son Asilados y Personal. Comprende los años 1810 a 1983.
2. El fondo Casa del Anciano con tres secciones: Asistencia, Administración Suma once metros lineales con noventa cajas archivadoras.
y Tesorería, con nueve series, es uno de los más pequeños pues consta
10.El fondo documental Panteón de la Piedad está organizado en dos sec-
de tres metros lineales en veinte cajas archivadoras. La documentación
ciones con siete series. Es muy pequeño y abarca los años 1943 a 1983.
comprende los años 1937 a 1984.
Está ordenado en dos secciones: Administración y Tesorería.
3. El fondo de la Escuela de Artes y Oficios es uno de los más ricos, pues
permite conocer los intereses de capacitación para la industria a fines
del siglo XIX, pues se funda en 1885. Está organizado en tres seccio-
nes: Dirección, Educación y Tesorería con dieciocho series documenta-
les. Siendo las más grandes Prefectura y Misceláneos. Tiene un total de El Hospital de San Pedro y Hospital General
30.50 metros lineales guardados en 244 cajas archivadoras y compren- quedó organizado en tres secciones: Asisten-
de los años: 1885 a 1965. cia, Administración y Tesorería, con diecisiete
4. El fondo Hospicio es el más grande, pues consta de 39.62 metros linea- series documentales. Comprende el periodo
les, en 317 cajas archivadoras. Consta de cinco secciones, Dirección, 1705 a 1963. Tomando en cuenta que en
Administración, Asistencia, Tesorería y Educación, con veintidós series 1917 dejó sus viejas instalaciones coloniales y
documentales. Las más abundantes son Asilados y Rectoría. Comprende
cambió de nombre. El fondo cuenta con 146
los años 1758 a 1982.
cajas archivadoras que suman 18.24 metros
5. El fondo Hospital de Dementes está organizado en cuatro secciones:
lineales. Las series más importantes por su
Dirección, Administración, Asistencia y Tesorería, con veinticuatro se-
riqueza informativa son Asilados y Lotería.
ries, de las cuales las más ricas son: Asilados y Junta. La documenta-
ción abarca los años 1792 a 1984, se encuentra guardada en noventa
202 203
El proyecto Organización física: comprendió la transferencia a las instalaciones del
AGEP de las dos terceras partes de los documentos restantes, aproximada-
mente 250 metros lineales, la identificación por fondos documentales o sea
El mes de enero de 1996 salió publicada la primera convocatoria del pro-
por institución, la clasificación por secciones y series, siguiendo las normas
grama de apoyo a la investigación de la Delegación centro-oriente del CO-
archivísticas vigentes a nivel internacional y la foliación.
NACYT, formada por los estados de Hidalgo, Puebla y Tlaxcala. Se marcaba
un hito nacional en la historia de esta institución, pues hubo un apartado
dedicado al rescate de patrimonio histórico7. Organización Intelectual: la descripción. El Objetivo de esta actividad fue
crear descriptores permitiendo el acceso a la información desde el área de
consulta del Archivo o desde cualquier otra institución o domicilio particu-
El Archivo General del Estado de Puebla
lar. Para ello se preparó un catálogo por medio de la producción y edición
(AGEP), creado por ley el 8 de septiembre
de un CD que permite al investigador la consulta rápida y efectiva desde
de 1978, había rescatado, en los prime-
cualquier punto de referencia.
ros meses de 1985 aproximadamente la
tercera parte de los papeles depositados
en una bodega de las oficinas de la Bene- Difusión: para lo cual se editó un libro con la
ficencia Pública. En el transcurso de once colaboración de historiadores, que haciendo
años, esta documentación se ordenó de uso de la documentación ya ordenada y des-
manera institucional y cronológica, por lo crita, nos hablan del antiguo Real Hospital
que se supo que estos 148 metros linea- de San Pedro. El libro comprende historia
les correspondían al hospital de San Pe- social, demográfica y económica, con estu-
dro, al hospital para mujeres dementes dios sobre la ciencia médica en Puebla, la
de San Roque, al Orfanatorio y al Hospi- mortandad masculina y femenina y el finan-
cio de Pobres. ciamiento institucional por medio de su pro-
pia lotería, además de un estudio fotográfico
artístico del majestuoso edificio. También se
El objetivo del proyecto fue rescatar y difundir el patrimonio histórico docu-
han organizado exposiciones documentales
mental más antiguo existente en el AGEP, tanto en su estructura física co-
y mesas redondas.
mo en el aspecto técnico. Para lograr estos fines, el trabajo se dividió en
cuatro etapas:
La metodología desarrollada en el proyecto de organización y descripción
de uno de los grupos documentales más ricos del estado de Puebla, en par-
Rescate físico: consistió en la fumigación especializada, la limpieza cuida-
ticular para el estudio de los siglos XVIII, XIX y XX, estructuró un proyecto
dosa, la restauración de los documentos del siglo XVIII y la preservación
interdisciplinario, conjuntando la metodología del trabajo archivístico en
preventiva de todo el acervo.
todas sus etapas, actualizado a nivel internacional y los métodos de inves-
tigación de la ciencia histórica.
204 205
En primer lugar, ante el total desorden y mal estado de los aproximada- Este fue un proyecto interinstitucional, ya que intervinieron además del
mente 250 metros lineales transferidos a las instalaciones del AGEP, se AGEP, proporcionando la dirección del proyecto, apoyo logístico, personal
realizó una investigación histórica institucional que nos permitió conocer el especializado y la restauración de los documentos del siglo XVIII, la Uni-
desarrollo y las funciones de los organismos relacionados con la salud pú- versidad Tecnológica de Tulancingo quien presentó el proyecto ante el CO-
blica y la asistencia social en Puebla durante los siglos XVIII a XX. Esta ta- NACYT. También se contó con la participación de un tesista de la licenciatu-
rea no fue sencilla, pues, salvo algunos viejos estudios y los muy recientes ra en historia de la Universidad de las Américas Puebla; de la Benemérita
de Ana María Huerta sobre los boticarios de principios del siglo pasado, la Universidad Autónoma de Puebla, participaron una investigadora y una te-
historia de la salud en la entidad aún está por hacerse. Prácticamente, la sista del Colegio de Historia.
reconstrucción orgánico-funcional de los fondos documentales se hizo con
base en el análisis y la información proporcionada por los propios docu- Cabe mencionar que desde el año 2000, los es-
mentos. Además, se consultaron otros acervos históricos complementarios tudiantes del curso de Historia y Filosofía de la
de otras instituciones locales y nacionales8. Medicina de la Facultad de Medicina de la BUAP
realizan sus prácticas con la documentación del
Tanto historiadores como archivistas estamos de acuerdo que al crear un Real Hospital de San Pedro, bajo la dirección del
instrumento de descripción, éste debe reflejar fielmente el contenido infor- Dr. Rodolfo Cortés Riveroll, quien a su vez ha
mativo de cada una de las unidades documentales. Al respecto Lawrence desarrollado investigaciones sobre la terapéutica
Dowle9 dijo que la situación ideal de todo investigador es el poder platicar seguida a fines del siglo XVIII y principios del
con el “archivista de descripción”, como él le llamó, y yo le agrego el califi- siglo XX, trabajos que le han permitido obtener
cativo de” sensible”, pues es éste quien mejor conoce la información de un el título de maestro y doctor en medicina.
fondo documental, teniendo a su vez una visión clara del conjunto. Pero
como muy pocas veces sucede esto, en la elaboración del “puente” entre Como resultado de este trabajo se editó un disco compacto en el cual se
acervo documental e investigador, los que trabajamos en el proyecto ela- puede consultar el planteamiento del proyecto, las fichas descriptivas, ver
boramos para cada uno de los fondos, secciones y series de los 25,539 ex- imágenes en video y realizar búsquedas.
pedientes, un código único que refleja tanto, instituciones, funciones, acti-
vidades, como tipos documentales, de tal forma que el interesado puede
La variedad y riqueza informativa del grupo Beneficencia Pública del estado
realmente tener acceso a la información desde cualquier punto de interés.
de Puebla está listo y espera a la imaginación histórica de todos aquellos
interesados en estos temas.
El catálogo de las siete secciones y las 65 series documentales no hubiera
sido posible sin la historia institucional realizada. Los fondos documentales nos permiten diseñar varias líneas de investiga-
ción para la historia de Puebla de los siglos XVIII a XX.
La ficha única de descripción tiene un número de control, un casillero para
cada uno de los datos topográficos y de clasificación específicos del expe- 1. Historia Institucional. No sólo es importante por conocer las funciones
diente y el asunto del mismo. desempeñadas, sino por la filosofía que existe detrás de cada una de ellas,
206 207
los intereses gubernamentales laicos o eclesiásticos: En este caso, El trabajo de archivo tiene una doble importancia: por un lado la preserva-
¿cuándo, cómo y por qué la enfermedad, la asistencia y la sanidad dejaron ción de la prueba y el testimonio y por otro lado el uso de la información de
de ser un asunto privado para convertirse en interés público, y cómo las los documentos de archivo, pues sin esto último sería como conservar un
instituciones respondieron a esto? ¿De qué manera fueron cambiando los tesoro precioso que de tan valioso no se puede ver ni tocar y sólo puede
ámbitos de influencia geográfico-políticos de los organismos gubernamen- permanecer en una caja fuerte. La información plasmada en los documen-
tales, ante la instauración de la República y sus instituciones federales, es- tos de archivo debe ser usada, pero el reto en nuestro país ahora es definir
tatales y municipales?Al mismo tiempo, se pueden hacer estudios de larga y diferenciar en dónde empieza y termina lo público y lo privado en los ex-
duración sobre los procedimientos administrativos y legales de estas insti- pedientes clínicos y judiciales.
tuciones.
208 209
Estado actual de la documentación.
Notas
1
HERRERA Huerta, Juan Manuel y Félix Alonso Gutiérrez del Olmo, coordinadores, Guía de
Fuentes para la Historia de la Salud, 1987, Archivo General de la Nación, inédito.
2
MURIEL, Josefina, Hospitales de la Nueva España. Fundaciones de los siglos XVII y XVIII,
México, UNAM, tomo II, 1991.
3
MALVIDO, Elsa, 1993, el hospital de mujeres dementes de San Roque en Puebla cumplió
esas funciones en sus inicios en el siglo XVI, ver proyecto de tesis de licenciatura en Historia
de Elvira Cid.
Glosario
4
HUERTA Jaramillo, Ana María, 1996, p. 34.
5
Aunque por la información encontrada existió otro hospicio de pobres desde principios del
siglo XVIII.
6
MELÉNDEZ, Jaime, 1998.
7
Convocatoria publicada en los principales diarios de los tres estados el mes de enero de
1996.
8
Se trabajó en la Sección Expedientes del Archivo Histórico del Ayuntamiento de la Ciudad
de Puebla. No se pudo trabajar en el acervo histórico de la Biblioteca Lafragua de la BUAP.
Se agradece a Félix Alonso y Juan Manuel Herrera el haber permitido la consulta del texto
Guía de fuentes para la historia de la salud en México, con introducción de Elsa Malvido,
elaborado en 1993.
9
DOWLE, Lawrence, 1992.
210 211
• ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circula-
ción, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de
archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a
lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.
• ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, pro-
ducidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado
en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o
por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una
institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conserva-
ción y servicio.
Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.
• ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben
de los archivos de trámite y en donde se conservan precaucionalmente
hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como
archivo de transferencia.
• ARCHIVO DE TRÁMITE
Aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conoci-
do como archivo de oficina o de gestión.
• ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previa-
mente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El
archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
212 213
• CATÁLOGO ción de trabajo, los perjudican. Octubre 30 de 1911 a abril 13 de
Instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante 1912.Caja 1, exp. 5, f. 22
la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compues- 2. 1912. AGUASCALIENTES, Ags. Conciliación y arbitraje Conflictos. obre-
tas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las seccio- ro-patronales. La Unión de Mecánicos Mexicanos de Aguascalientes, se de-
nes y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográ- clara en huelga en contra de las líneas de reparación de los Ferrocarriles
fica son: Nacionales de México por no reconocerle el nuevo reglamento y estatutos.
1) número progresivo de la ficha Noviembre 30 de 1912 a enero 23 de 1913.Caja 5, exp. 5, f. 119
2) cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa 3. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah. Conciliación y arbitraje. Conflictos obre-
en el caso de pieza documental. ro-patronales. a Unión Minera Mexicana en Coahuila se queja en contra de
la compañía carbonífera de Río Escondido por amenazar el cierre de minas.
3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece;
Marzo 4 a abril 22 de 1912.Caja 5, exp. 6, f. 33
4) elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento
4. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah. Conciliación y arbitraje. Conflictos obre-
5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el docu-
ro-patronales. Copia del pliego petitorio de los obreros de las minas de car-
mento, sus profesiones, oficios o cargos.
bón de la compañía carbonífera, dónde solicitan aumento de salarios y re-
6) temas contenidos, usando la terminología de los documentos y regis-
baja de ciertos salarios. Octubre 6 a 31 de 1912Caja 5, exp. 7 f. 3
trando los fenómenos más relevantes que se mencionan;
5. 1912. ALLENDE, Chih. Conciliación y arbitraje. Conflictos obrero-
7) figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones;
patronales. L os propietarios de la fábrica de hilados y tejidos.
8) en caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua
Tomado del Catálogo del Departamento del Trabajo, 1911-1914, Amanda Rosales Bada.
utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera ubicación topográfica
México, AGN, 1982, 148 p. (Guías y Catálogos, 71)
indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expe-
diente que le corresponde en el volumen o caja y número de folios (inicio y
• CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
fin) en el volumen.
Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y
Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse
vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en
en minucias. Por ejemplo, si se hace un catálogo del Departamento del
el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición
Trabajo deberá señalarse que éste fue creado en el periodo del presidente
jurídica se da a ciertos documentos.
Madero, definir cuál fue la intención de su creación, y ubicar las funciones
que tenía, las cuales se verán reflejadas en las series de documentos que
lo conforman. • CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Ejemplo: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo
1. 1911. PUEBLA Y VERACRUZ. Conciliación y arbitraje. Conflictos con el desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de con-
Departamento del Trabajo. Los propietarios de algunas fábricas de hilados centración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
y tejidos de algodón, se quejan de que los arreglos hechos por el Departa- Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de
mento del Trabajo y obreros con respecto a aumento de salarios y disminu- los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valo-
214 215
res primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evi- • GUÍA GENERAL
dencial, informativo). Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos
y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de
• CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL Descripción Archivística, ISAD (G) debe contener los siguientes datos:
nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, men-
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el
ción de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada
archivo de concentración
uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias
que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías,
• CUADRO DE CLASIFICACIÓN
cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conserva-
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se ción, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan
utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esen- con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo,
ciales de su estructura (secciones y series). datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de con-
sulta, domicilio, teléfono y correo electrónico).
• EXPEDIENTE Ejemplo de descripción de un Fondo en una guía general
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados 208
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un Departamento del Trabajo
mismo asunto.
Procedencia institucional
El presidente interino Francisco León de la Barra propuso crear una oficina
• FONDO DOCUMENTAL de trabajo dependiente de la Secretaria de Fomento, Colonización e Indus-
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o perso- tria. El 18 de diciembre de 1911, con el gobierno de Francisco Indalecio
na, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de Madero se expidió el decreto que estableció el Departamento del Trabajo,
archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza. el cual se encargaría de: reunir, ordenar y publicar datos e informaciones
relacionados con el trabajo en toda la República; servir de intermediario en
todos los contratos entre braceros y empresarios, cuando los interesados lo
• GUÍA
solicitaran; procurar facilidades en el transporte de los obreros; procurar el
Proporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y
arreglo equitativo en los casos de conflicto entre empresarios y trabajado-
deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre
res, y servir de árbitro en sus diferencias, siempre que así lo solicitaran los
del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingre-
interesados.
so, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, caracte-
Periodo
rísticas físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eli-
minación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación, 1911-1932[1911-1928](1929-1932)
condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementa- Volumen
rias, observaciones. 1,949 volúmenes (234 metros lineales)
216 217
Ordenación Incluye legislación y reglamentación sobre el funcionamiento del Departa-
La documentación está ordenada cronológicamente bajo los siguientes ru- mento del Trabajo: presupuestos; oficinas del Departamento en provincia y
bros: asuntos administrativos; estadística; conciliación y arbitraje; legisla- en el Distrito Federal; organismos e instituciones extranjeras; comprende
ción; auxilios; asociaciones obreras y patronales; estudios; informes sobre expedientes de personal; correspondencia e inventarios; informes, circula-
condiciones de trabajo e industria; publicaciones; migración; conciliación e res y relaciones del Departamento con diversas dependencias gubernamen-
inspección; contabilidad; investigaciones e información social; industrias tales. Existe abundante información estadística relativa a: salarios; censos
mineras; industrias varias; higiene y seguridad industrial; economía del industriales y obreros; oferta y demanda de mano de obra; reportes judi-
trabajo y la industria y seguro social. ciales; instituciones de beneficencia y penitenciarías; censos ocupaciona-
les; quejas; auxilios del Departamento del Trabajo; juntas de conciliación y
Instrumentos de consulta
arbitraje; generalidades; movimientos migratorios; conflictos; censos agrí-
Rosales, Amanda y otros, Fondo del Departamento del Trabajo:
colas y de población; es abundante la información acerca de costo de la
Serie Conflictos, 1911-1914.
vida; huelgas y paros; accidentes y condiciones de trabajo. Sobre concilia-
México, AGN, 1982, 148 pp. (Serie Guías y Catálogos, 71). ción y arbitraje hay abundante información de conflictos obrero patronales
U. D.: expediente. y en menor proporción se encuentra documentación de conflictos entre
P. C.: volúmenes 1, 5 al, 11,32 al 37, 70 al 75. agrupaciones obreras; entre patrones con autoridades estatales; conflictos
campesinos. Con relación a auxilios, se tiene información referente a solici-
Rosales, Amanda, Fondo del Departamento del Trabajo
tudes de empleo; cartas de recomendación; destacando la documentación
(1915-1917).
de colocaciones; pases y descuentos para trabajadores ferrocarrileros, apo-
México, AGN, 1979, 80 pp. (Serie Guías y Catálogos, 40).
yo y gestiones para obtener materia prima. Los asuntos de asociaciones
U. D.: expediente. obreras y patronales incluyen información acerca de reglamentos y estatu-
P. C.: del volumen 95 al 110. tos; mesas directivas, proyectos y proposiciones; auxilios; asociaciones,
Catálogo del grupo documental del Trabajo: 1911.1923 (inédito). obreras y patronales extranjeras; convenciones, pactos y convenios. Los
asuntos de estudios incluyen información sobre industrias y armas indus-
U. D.: expediente.
triales; formas de organización del trabajo; seguridad social y situación de
P. C.: del volumen 1 al 704.
la clase obrera. De legislación es singularmente importante la información
García, Juan Carlos, Catálogo del fondo Departamento del Trabajo: Serie
de leyes y decretos en materias obrera, industrial y agraria. De informes
Huelgas y Conflictos. 1924.1928 (inédito).
referentes a condiciones del trabajo e industria se localizan Informes de
U. D.: expediente. obreros; del Departamento del Trabajo; de particulares, predominando los
P. C.: del volumen 705 al 1 684 (discontinuo). informes de inspectores del Departamento del Trabajo; de industriales y de
Lascuráin Chávez, Elena, Catálogo de material fotográfico del grupo docu- asuntos gubernamentales.
mental Departamento del Trabajo, 1914.1926 (inédito) Sobre publicaciones, destacan las del Departamento del Trabajo y, en me-
U. D.: pieza. nor proporción, aparecen recortes de prensa, proyectos para publicaciones
del Departamento del Trabajo, y remitidas al mismo, además de materiales
P. C.: del volumen 91 al 957 (discontinuo).
para el Boletín mensual del Departamento del Trabajo y La gaceta del Tra-
Descripción informativa
218 219
bajo. En los asuntos de migración se encuentra información acerca de con- Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descri-
diciones de trabajo de mexicanos en el extranjero. tos en las fichas catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas,
onomásticos y topográficos, el más común es el índice general en donde se
incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones.
Fuentes complementarias
Ejemplo:
Archivo General de la Nación: Francisco l. Madero (181), Alvaro Obregón -
Plutarco Elías Calles (182), Emilio Portes Gil (183), Pascual Ortiz Rubio INDICE DE MATERIAS
(184), Convención Revolucionaria (194), Gobernación: Período Revolucio- Abasto: 857, 890
nario (195), Dirección General de Gobierno (196), Departamento Autóno- Abogado: 914, 952
mo del Trabajo (209), Secretaría del Trabajo y Previsión Social (210), Jun-
Accesorios, traer: 1056
ta Federal de Conciliación y Arbitraje (211), Tribunal Federal de Concilia-
Aderezos: 793
ción y Arbitraje (212), Departamento del Petróleo (216), Archivo Particular
Adeudos: 628
de Emilio Portes Gil (246) y Archivo Fotográfico Díaz, Delgado y García
(284). Administrador: 74
Tomado de Archivo General de la Nación, México, Guía General, México, Archivo General de Agravios: 984, 1068, 1141, 1143, 1230, 1243
la Nación, 1990, 528 pp. Ils., p. 302-303. Agua: 761, 817, 932
Agua, amparo de: 62, 105
• IDENTIFICACIÓN Agua, aprovechamiento de: 974, 1224
Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objeti- Agua, cañería del: 925
vo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el docu-
Agua, limpieza de: 852
mento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos docu-
Agua, medida de: 62
mentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y de-
Agua, merced de: 669
más disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la
delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la orga- Agua, posesión de: 477, 821
nización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la Agua, regar tierras con: 982
ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su poste- Agua de sal: 4
rior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación
Agua, sustento: 750
de manera directa del principio de procedencia.
Agua, traslado de: 871
Aguamiel de maguey, licencia vender:
• ÍNDICE
Aguardiente de maguey, vender: 1222,
Es una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede
Ahijadero: 2
al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una
Alcalde: 123, 144
vez terminado el catálogo partiendo de los resúmenes de los expedientes.
220 221
Alcalde de Cholula: 1016, 1040 5) Clave y número de identificación de cada uno de los expedientes conte-
Alcalde de Michoacán: 1146 nidos en los legajos
Alcalde mayor: 19, 65, 80, 83, 150, 159, 161, 165, 168, 353, 456, 459, 6) Aclaraciones y comentarios suplementarios que se requieran para la me-
472, 476, 1079, 1294, 1117, 1244, 1258,84, 86, 100, 107, 115, 117,143, jor identificación del material que se transfiere
174, 199, 211,250, 278, 288, 31,655, 725, 734, 761, 979, 1051. 7) Nombre y forma del responsable de ordenar y relacionar la documenta-
Tomado de Serie Indios, tomo III de Cayetano Reyes G. y Magdalena Gómez Z., México, ción por transferir en la Unidad de Archivo de Concentración
AGN, 1984, 300 p., ils, (Serie Guías y Catálogos, 19), p. 206.
8) Fecha de recepción en que se efectúe la operación entrega-recepción del
material transferido
• INVENTARIO
9) Nombre y firma del responsable de la revisión y recepción de la docu-
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales
mentación transferida en la Unidad de Archivo Histórico.
que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se
deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas
Tomado de Inventario de control [del grupo documental] Secretaría del Trabajo y Previ-
(anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen sión Social [1937-1978] de Partida Gómez Alberto y Verónica Ortiz Rubio (coord.), México,
AGN, 1993, 204 p.
del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número
de caja, estante, planero, expedientes, folios).
Existe también el inventario de control que se elabora cuando se realiza • MUESTREO
una transferencia de archivos. Por ejemplo un archivo considerado "activo" Operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en
en una dependencia determinada se da de "baja" para incorporarlo a su vista de su conservación, algunos documentos siguiendo un criterio deter-
propio acervo histórico, o bien se transfiere a otro archivo, por ejemplo, al minado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo es
Archivo General de la Nación. aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significati-
Para elaborar este tipo de inventario hay un formato establecido por la en- vos. Tiene el peligro del subjetivismo; sistemático es aquel que precisa
tonces Dirección de Archivos del Gobierno Federal, hoy Sistema Nacional necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente,
de Archivos, que se publicó en el Manual de procedimientos de la Unidad conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéti-
de Archivo de Concentración, México, AGN, 1986 ( Los Sistemas Red de camente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un ex-
Archivos del Gobierno Federal, núm. 5). Este inventario es básico para te- pediente de cada tantos eliminados; aleatorio es aquél que toma las
ner un criterio de valoración del fondo y poder dictaminar si su contenido muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igual-
es o no histórico. Este tipo de inventario contiene los siguientes elementos: mente representativos. (Heredia, 1991).
222 223
• PLAZO PRECAUCIONAL • SERIES PARALELAS
Ver Conservación precaucional. Son aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones
administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera) y que
en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada orga-
• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
nismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estu-
Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos
dio global debido a su homogeneidad.
de cualquier naturaleza recibidos y generados por un organismo público o
privado determinado, sin mezclarlos con otros.
• TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Documentos producidos por una actividad que obedece a una función espe-
• REGLA DE CONSERVACIÓN
cífica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene for-
Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental.
matos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición,
Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores
de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función
primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este
catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas ca-
juicio en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento
tastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de dia-
de los documentos desde la creación hasta su eliminación o su transferen-
rio, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la ave-
cia a los archivos históricos. (Couture, 1999).
riguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos,
etcétera.
• SECCIÓN
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al prin-
• TRANSFERENCIA
cipio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los
orgánica o por la función de la institución u organismo.
documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de
• SELECCIÓN
un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias docu-
ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus mentales.
valores primarios y secundarios.
• UNIDAD DOCUMENTAL
• SERIE
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documen- por varios que forman un expediente o documento de archivo.
tos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad adminis-
trativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un
• VALORACIÓN
tema específico.
Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los
valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer
224 225
criterios de disposición y acciones de transferencia.
• VALOR PRIMARIO
Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede
tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.
• VALOR SECUNDARIO
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores prima-
rios y pasa a tener utilidad histórica y social.
• VIGENCIA DOCUMENTAL
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores ad-
ministrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposi-
ciones jurídicas vigentes y aplicables.
www.adabi.org.mx
226 227
Memoria 2003-2004
Página Web: Archivística
Se imprimió en ADABI de México A.C.
Cerro San Andrés 312, Col. Campestre Churubusco,
04200 Coyoacán, DF, México
El tiro consta de 1000 ejemplares
Enero 2005
228