Portafolio 5: Dinámica del proceso

administrativo

 “La administración científica se interesaba en la organización del esfuerzo operativo o de

taller y, por lo tanto, era un micro enfoque. En contraste, se desarrolló un cuerpo de
conocimiento durante la primera mitad del siglo XX, que hacía hincapié principalmente en
el establecimiento de principios administrativos generales aplicables a los altos niveles de
organización.” 
“El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación,
organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas
y tiempo.”

 Análisis: Esta cumple un papel fundamental en cualquier empresa ya que ayuda a tener
buenas bases para un buen desarrollo en todos los aspectos tantos administrativos como en
las capacidades de cada individuo. 

 Planeación: 

 “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización.” (A.
Reyes Ponce). 
 “La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define
un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas” (J. A.
Fernández Arenas). 

Análisis: Una buena planeación, contribuye al éxito de una organización y esto se traduce

en ganancias, ya que minimiza los riesgos al tiempo que reduce costos y a su vez aumenta
los beneficios. Por ende, esto genera el desarrollo de la misma y facilita el logro de los
objetivos en corto, mediano y largo plazo.

 Organización:

“Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe
existir.” (Eugenio Sixto Velasco). “Organización es la coordinación de las actividades de
todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de
los fines que la propia empresa persigue” (Isaac Guzmán). 

Análisis: Esta cumple un papel fundamental ya que es una de las bases en el buen
desenvolvimiento de quienes integran determinada empresa y para el logro de la meta
establecida. 

 Dirección: 

 “Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de
la organización.” (Bort K. Scanlan).
 “Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los
subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y
supervisión.” (Lerner y Baker). 

Análisis: Es considerada uno de los requerimientos importantes a nivel empresarial, para

así llegar a alcanzar los fines propuestos, siempre y cuando se pongan en práctica esfuerzos
de manera colectiva.

 Ejecución: 

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas
comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a
los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante
su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

 Actividades importantes de la ejecución: 

1. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la

decisión. 
2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. 
3. Motivar a los miembros. 
4. Comunicar con efectividad.
5.  Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
6.  Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. 
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. 
8. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. 

Análisis: En toda organización, debe existir una persona capacitada para orientar al
resto de sus integrantes en el cumplimiento de sus funciones para lograr su
crecimiento a la par con el de la empresa y así lograr que los beneficios sean
recíprocos. 

 Control: 

Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con

lo que supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los
ajustes o correcciones necesarios. 
 “El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos”. (Burt K. Scanlan).

 Análisis: Es de vital importancia este punto, ya que sin este no se puede percibir o
reconocer las debilidades de una empresa, para así ser evaluadas y rectificadas a fin de
facilitar de manera determinante y fundamental el éxito de la organización. 

EN RELACIÓN CON LAS POLÍTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

BURT K. SCANLAN SEÑALA: 
“Las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias, y que estas se clasifican en: Estratégicas o
Generales, Tácticas o Departamentales y Operativas o Especificas, y que en relación a su
origen pueden ser Externas o Internas” 

Clasificación de las políticas: 

  Estratégicas o generales: Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es

establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada.
Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de
ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".
 Tácticas o departamentales: Son lineamientos específicos que se refieren a cada
departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinará los turnos de
trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales". 
 Operativas o específicas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen
que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento.
Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente
reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de
mantenimiento". 

Origen de las políticas: 

 Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la

competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, y otros. Son
 factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener
efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben
tomarse en cuenta al planear. 
 Internas: Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de
los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes,
siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los
sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos
fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, entre otros.) En las
actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión
en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos
lineamientos que, sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización.
Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su
personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

Importancia de las políticas: 

1. Facilitan la delegación de autoridad. 

2.  Motivan y estimulan al personal. 
3. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. 
4. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. 
5. Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. 

Análisis: Las políticas dentro de la empresa son las que nos conducen a seguir
lineamientos prescritos , nos orientan a llevar a cabo las actividades pertinentes
dependiendo del lugar o departamento en el cual nos encontremos, si hablamos en
términos generales, pueden lograr con su riguroso cumplimiento el éxito de la
organización como tal y si la aplicamos dentro de cada subsistema podemos hacer de
éste un departamento óptimo donde se logre la satisfacción empresarial, así como la
profesional e individual. 

 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS Y PLANES

 Formulación de objetivos: 
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un
tiempo específico.

  Objetivo general: Un objetivo general es la aspiración general deseable a

emprender. Esta se expresa de forma muy general, ejemplos en campos diferentes
serían:

1.  "Hacer que toda la maquinaria y el equipo de la compañía funcionen bien". 

 2.  "Adquirir, colocar, tener listos y en uso, un lugar y unas instalaciones adecuadas y
a un precio razonablemente bajo". 
3. "Hacer que se distribuyan libros a los clientes que compran por correo, y a todas las
tiendas o distribuidores". 

 Objetivo específico:  Identifican en forma más precisa aquello que se pretende

alcanzar con la ejecución del proyecto. 
 Objetivo administrativo: Es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito
definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta
definición incluye dos conceptos, desde el punto de vista del gerente son: 

1. Meta: Es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y

precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades
deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira. 
2. Ámbito: De la meta que se persigue está incluida en la declaración de los límites o
restricciones presitos que deberán observarse. 

 Clasificación de los objetivos según el tiempo

 Objetivos a corto plazo: Por lo general se extienden a un año o menos. Por

ejemplo, el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el
año 2003. 
 Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por
ejemplo expandir la empresa en el oriente y occidente del país entre los años 2003 y
2008.
  Objetivos a largo plazo: Se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo, buscar
establecerse en 10 países extranjeros para el año 2016.

 Planes
Son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas
detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias
para realizarlo. 

Tipos de planes 

 Estratégicos: Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación,

sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los
miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la
obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos
generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa. 
 Tácticos o funcionales: Estos determinan planes más específicos que se refieren a
cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes
Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con
el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su
 establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad
específica. 
 Operativos: Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación
Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más
desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los
planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que
se divide un área de actividad. 

Análisis: La formulación de objetivos representa los resultados que desea obtener la

empresa para realizarlos en un tiempo específico. Los objetivos varían según el tiempo, y
pueden ser a corto, mediano o largo plazo. Los planes vendrían siendo el resultado de la
planeación, detallando esquemáticamente lo que habrá de realizarse en el futuro, los planes
pueden ser estratégicos, tácticos o funcionales y operativos.

  PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES COMO PARTE DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO  

“La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con

frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto
de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier
organización.” (Chiavenato). 

Análisis: Esto significa claramente que dependiendo de las situaciones que experimentemos
y la capacidad que demostremos a la hora de asumir responsabilidades tomando la mejor
decisión, es que haremos de nuestro desempeño laboral lo mejor, logrando así no sólo la
satisfacción personal de alcanzar grandes logros laborales , sino también producirle a la
organización una gran complacencia y grandes beneficios, puesto que demostraremos
nuestra gran capacidad para la dirección de una empresa y la estabilidad de la misma. 

 EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES SE DIVIDE EN CUATRO FASES:

1. Investigar la situación: Para tomar decisiones es necesario, en primer lugar,

identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como
¿qué pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema y
definirlo en función de los objetivos organizacionales. Una vez definido el
problema, lo siguiente será decidir lo que constituya una buena solución para no
desviarse de los objetivos de la decisión de manera que tenga base para proponer y
evaluar soluciones alternativas.
2. Desarrollar opciones: Una vez analizado el problema se hace necesario buscar la
solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de
alternativas. Así evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la amplitud
necesaria. 
3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: La alternativa que se seleccione debe
representar la mejor solución al problema. El camino lógico para esto, debe ser el
establecer el pro y el contra de cada alternativa, ventajas y desventajas y comparar
 unas con otras. Para facilitar la elección de la mejor alternativa es necesario
considerar algunos criterios tales como:

   Riesgo: Deben compararse los riesgos dentro de cada curso de acción posible con
los beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la alternativa y la
solución que plantea.
 Esfuerzo económico: Consiste en juzgar la eficiencia de la solución, que significa
el mejor resultado con el menor esfuerzo posible
 Limitación de los recursos: Es necesario siempre considerar los recursos, tanto de
orden material como social, pues es evidente que estos son comúnmente limitados y
por otra parte existen las propias limitaciones del personal para llevar a cabo la
decisión. 

    4. Poner en practica la decisión y hacer su seguimiento: Esta fase es esencial pues le

da valor y contenido a todas las demás. De nada vale tomar una decisión, si la decisión no
se hace efectiva mediante la acción. Poner en práctica una decisión requiere de algo más
que dar las órdenes correspondientes. Deben adquirirse recursos y asignarse conforme sea
necesario. Los gerentes establecen presupuestos y programas para las acciones. Asignar
responsabilidades de las tareas específicas. Establecer procedimientos, realizar los informes
de avance y establecer un control y seguimiento de la decisión. 

Análisis: Para que el proceso de la toma de decisiones se lleve a cabo con éxito, es
necesario cumplir con 4 fases fundamentales. Una vez diagnosticado, definido y analizado
el problema o situación, debemos seguir rigurosamente estas etapas, a fin de garantizar que
se cumplan las metas propuestas en el menor tiempo posible, en pro de minimizar los
riesgos y multiplicar los beneficios.

 GENERALIDADES SOBRE LA TOMA DE DECISIONES

 “Las decisiones que se toman sobre las personas, son las decisiones más importantes que
un ejecutivo puede tomar” (Alfred P. Sloan). Estos aspectos, problemas o dificultades, y
oportunidades, requieren de una identificación precisa ya que son, no sólo diferentes por
definición, sino que también brindan un alcance diferente. En ocasiones es más fácil
identificar un problema que una oportunidad, llegando al primero a través de criterios
vertidos por terceras personas ya sean clientes o trabajadores de la organización, por
incumplimiento en los planes de trabajo o con relación a períodos anteriores. Al respecto
Pounds, W. (1969) citado en Stonner, J.F. (2004) expresa lo siguiente: “El proceso de
identificación de problemas suele ser informal e intuitivo. Son cuatro las situaciones que
generalmente les indican a los administradores la existencia de posibles problemas: cuando
se produce un alejamiento de la experiencia pasada, cuando se produce una desviación del
plan fijado, cuando otras personas presentan problemas al administrador y cuando los
competidores actúan mejor que la organización del administrador en cuestión”. Si es
importante la identificación de problemas, que en ocasiones no es una situación sencilla, lo
es más el aprovechamiento de oportunidades, por el alcance de esta última.
  SEGÚN PETER DRUCKER (1993) EN MANAGING FOR RESULTS, EXISTEN
EN LAS ORGANIZACIONES UN GRUPO DE REALIDADES ENTRE LAS QUE
SE DESTACAN

 “Los resultados provienen de explotar las oportunidades no de solucionar los problemas”.

“Para obtener resultados, hay que adecuar los recursos a las oportunidades, no a los
problemas”. “Concentre los recursos en las oportunidades decisivas”. 

Análisis: En forma general, una decisión es una elección ante determinadas alternativas,
donde en muchos casos nos queda la duda, o sea, si tomamos o no la decisión correcta. Una
vez que se toma una decisión, debemos asumir las consecuencias que esto conlleva. En
ocasiones debemos resolver problemas o dificultades presentadas en la actividad
organizacional, lo cual requiere que restablezcamos la situación hacia su posición original o
anterior. En otros casos la toma de decisiones, no es sinónimo de que exista algún problema
o conflicto. También puede tratarse de oportunidades. Ante diferentes situaciones de la vida
familiar, social o laboral nos enfrentamos a momentos en los cuales debemos realizar
alguna elección, desde ¿qué vamos a realizar el fin de semana?, ¿qué comprar en el súper
mercado?, ¿qué ropa usaremos para tal o cual ocasión?, ¿qué diremos a nuestro jefe sobre
la idea que tenemos?, en fin, son múltiples las situaciones del día a día donde debemos
tomar decisiones, unas más sencillas que otras.

 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA MEDIANTE EL MÉTODO ANALÍTICO: 

Identificación del problema:

“Todo problema se origina a partir una necesidad o necesidades, estas últimas son
deficiencias para el logro de un objetivo y esas deficiencias originan uno o más problemas
que deben ser resueltos. En los problemas se hallan aspectos conocidos y desconocidos; los
conocidos (o antecedentes), pueden constituir los síntomas o los defectos, es así que el
problema se manifiesta a través de sus consecuencias; pero también ocurre que el aspecto
conocido no sea el efecto si no la causa, factores o agentes que lo originan”. (Carvajal
Lizardo “Metodología de la Investigación”).

El método analítico: 

Es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de un todo,

descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los
efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en particular. Es necesario
conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia.
Este método nos permite conocer más del objeto de estudio, con lo cual se puede explicar,
hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer nuevas teorías.
(Ramón Ruiz Limón). 

 Análisis: Al momento de identificar un problema aplicándole el método analítico se

investiga y se desglosa la información para obtener todas aquellas causas, necesidades y
efectos que estén originando dicho problema que no permite el logro de los objetivos. Se
analizan todos los datos pertinentes para la búsqueda de una conclusión, se evalúan las
distintas conclusiones y posibles decisiones para así utilizar la más sólida, para la mejor
toma de decisiones estratégica adecuada. 

ELEMENTOS DEFINITORIOS DEL PROBLEMA: DEFINICIÓN DE

PROBLEMA: 

Es la desorientación de un estándar cuya causa es desconocida o incierta. La terminología

de “problema” se emplea comúnmente para indicar una situación que intranquiliza y que
probablemente se requiere de la visión y ejecución de medidas correctivas y
solucionadoras. En otros términos, un problema se convierte en la “desviación de lo que es
y debería ser”. 
Problema se define como “una situación real o anticipada en la vida que requiere respuestas
por parte del sujeto para un funcionamiento adaptativo; pero que no están disponibles o no
son identificables por él, debido a la existencia de barreras u obstáculos” (Nezu, 2004). Las
demandas de la situación pueden venir del exterior; pero también de los objetivos y valores
del individuo. Las barreras más comunes para alcanzar los objetivos son: ambigüedad,
incertidumbre, demandas en conflicto, falta de recursos, o novedad. En esta fase se incluye
la definición de los objetivos que el individuo quiere alcanzar (Nezu, 2004). Cuando se va a
resolver un problema es necesario analizarlo y dilucidar cuales son los procesos y aspectos
relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del problema o qué hace
amenazante la situación. 

 Fases del análisis de un problema:

 
El proceso de análisis del problema es fundamental en cualquier ámbito u organización, sea
cual fuere su índole o fin de creación. Debido a que se busca la solución del problema. Se
definen a nivel genérico las siguientes fases inmersas en el análisis: 

1. Definir y entender el problema (ENTRADA): En esta etapa se busca definir el

problema de forma clara, recogiendo hechos e información relevante que apunten al
esclarecimiento del mismo. 
2.  Identificar los datos e información y ejecución (PROCESO): Tomando en
cuenta que la necesidad de evaluar y examinar un problema es obtener una solución,
se debe explorar a profundidad el problema, a fin de hallar soluciones efectivas.
3.  Identificar los resultados obtenidos (SALIDA): El producto o resultado de una
decisión, debe ser evaluado regularmente para determinar su efectividad.

Análisis: Es importante tener en cuenta, que ante la presencia de un problema y una vez
definido éste, debemos identificar cuáles fueron las causas que lo generaron, a fin de
adoptar medidas preventivas a futuro y resolver en el presente de manera rápida y eficaz. El
análisis del problema es vital para la toma de decisiones que es el siguiente paso a realizar
una vez detectada la irregularidad. Cuando nos enfrentamos a grandes problemas, es
necesario sub-dividirlos para manejarlos más fácilmente. Esto nos lleva a la toma de
decisiones oportunas y adecuadas, ya que una decisión no acertada puede ocasionar
pérdidas, no sólo materiales sino de otras índoles. Igual una decisión correcta nos puede
significar ganancias y asegurarnos el éxito. Sabemos que hay problemas, cuando notamos
que las cosas no marchan bajo su curso normal. ¿Qué? ¿Cómo? ¿Para qué? son
interrogantes que se debe plantear la persona responsable de la toma de decisiones, en
miras de planificarse en tiempo y recursos que serán invertidos para llevar a cabo la
ejecución de dicho proceso. Es importante, darles una orientación positiva a los problemas,
es decir, asumirlos como un reto si se quiere y no como fracasos. Esta actitud ante los
mismos, contribuirá con la resolución más favorable. Si creemos que no contamos con las
herramientas para hallar las posibles soluciones, o sentimos incertidumbre ante la situación
existente, debemos buscar ayuda externa. En cualquier situación de la vida cotidiana que se
nos presente, no necesariamente tiene que ser un problema, debemos estar preparados para
tomar decisiones certeras que nos traigan beneficios a corto, mediano y/o largo plazo, esto
con la finalidad de alcanzar las metas establecidas en un tiempo estipulado y siempre
respetando nuestras propias convicciones (valores). "Lo bello es la consecuencia de lo
correcto", reza una regla japonesa.

 EJEMPLO DE UN PROBLEMA Y POSIBLES ALTERNATIVAS PARA SU

RESOLUCIÓN: LA INSEGURIDAD EN VENEZUELA: 

Históricamente se conoce que uno de los principales problemas que han causado grandes
conflictos en las sociedades, ha sido las diferencias entre clases o la repartición desigual de
bienes y riquezas. Las llamadas clases dominantes, sobre las dominadas. Pero en Venezuela
actualmente, estamos viviendo una situación de violencia, que no distingue entre sexo,
edad, credo, clases sociales ni preferencias políticas. Esta ola de violencia ha cobrado un
gran número de vidas, siendo los más afectados jóvenes con edades comprendidas entre los
14 y 29 años, esto según un estudio realizado en 2011 por el instituto Tecnológico de los
Llanos (Edo. Guárico, Venezuela). ¿Qué o cuáles son las causas de tal situación? ¿Cómo
podemos atacar este terrible flagelo que nos afecta a todos por igual? ¿Por qué debe crearse
un plan eficaz que logre minimizar los índices de mortandad que se están registrando
diariamente? El tema de la inseguridad es bastante complejo y hasta delicado de tratar, ya
que son diversas las causas que lo originan, y por tal motivo sólo se mencionarán los más
relevantes. Influyen tres factores: sociales, económicos y políticos. 

 Causas: 

1. El crecimiento desproporcionado de la población. 

2. La pérdida de valores como patrones de conducta. 
3. Las carencias familiares. 
4.  La cantidad de armas que se encuentran actualmente en circulación en manos
indebidas. 

Posibles soluciones: 

1. Hacer énfasis en el buen uso del tiempo libre, sobre todo en la edad escolar. 
2. Fomentar la importancia de los valores en casa y fortalecerlos en los centros de
estudios. 
3. Mostrar especial interés por las actividades que realizan nuestros niños y quiénes
son sus amistades.
 4. Crear un plan eficiente de desarme que sea eficaz y sobre todo que se le dé
continuidad. Estos programas sólo pueden funcionar si se realizan en conjunto,
(Alcaldías, gobernaciones, policías estatales y municipales, GNB y gobierno
central). 
5.  Aplicar verdaderas sanciones a quienes infringen las leyes. 

Sistemas de control en la empresa

1. Técnicas De Control

Control, Concepto:

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.
Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

• Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas

indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera.

• Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar
pruebas o notas.

• Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería
en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera.

• Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso
administrativo.

• Constituye la cuarta y última etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que
las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y
dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida
que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados,
representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en
términos tales que los logros reales de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.

Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de

servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en
términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles

para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del
desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil
establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir

inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no
se vuelvan a presentar.

Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control

con la información obtenida causante del desvío.

2. Factores Del Control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.

• Cantidad

• Tiempo

• Costo

• Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo. El

factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del
factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador
de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de
ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto
producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles Utilizados Con Más Frecuencia En Los Factores Del Control

Cantidad Tiempo Costo Calidad

Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos Evaluación de la
 actuación
Costo por metro Pruebas
Estimaciones Fechas límite
cuadrado psicológicas
Productos Inspecciones
Programas Costos estándar
terminados visuales
Unidades vendidas Tiempo – máquina Pronósticos Coeficientes
Unidades Medición del Rendimiento del
Contabilidad
rechazadas trabajo personal
Inventarios de
Procedimientos Productividad Informes
personal
Medición del Rendimiento
Estándares Procedimientos
trabajo s/inversión
Pronósticos Estándares
Control de Calificación de
inventarios méritos

Importancias Del Control

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza
rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse
en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la
ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide
directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de
la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tipos De Controles

• Control preliminar: Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

• Control concurrente: Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

• Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información

de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar
aceptable.

Áreas Del Control

El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente
todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.

Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como:

• Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la

eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
aplicando técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación
lineal, análisis estadísticos y gráficas.

• Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad
específica tanto en materias primas como en los productos terminados; establece límites
aceptables de variación en cuanto al color, acabado, composición, volumen, dimensión,
resistencia, etc.

• Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los

almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en
proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento
o falta de existencias en el almacén.

• Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:

a) Selección adecuada de los proveedores,

b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante,

c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material,

d) Determinación del punto de pedido y reordena,

e) Comprobación de precios.

• Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas

donde se analiza si las metas de mercadeo se han cumplido o no; comprende áreas tales
como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.

• Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el

establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de
la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas
correctivas adecuadas.

• Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la

empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integran.
• Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la
implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del
cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluación al
reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios,
seguridad e higiene y prestaciones.

3. Técnicas De Control

Técnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con

que se utilizan esos procedimientos. Método habilidad, táctica

Tomando en cuenta la definición de la palabra técnica, se puede definir a las técnicas del
control como todos los procedimientos o métodos usados una una organización para
controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.

Existen diferentes técnicas de planeación-control que usa un ejecutivo. Por ejemplo, las
normas administrativas que son un tipo de planeación importante, también se usa para
propósitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso,
adecuadamente llamado formulación de presupuestos, es esencialmente una función de
control, así como los estudios de evaluación de personal están realizados de acuerdo con el
proceso de control.

Presupuesto:

Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto. Por

tanto, se ha supuesto, a veces, que la presupuestario es el mecanismo para llevar a cabo el
control.

La presupuestario es la formulación de planes para un determinado periodo futuro en

términos numéricos. Como tales los presupuestos son estados de resultados anticipados, en
términos financieros –como en los de ingreso y capital- o en aspectos no financieros –como
en el caso de horas de mano de obra directa, materiales, volumen físico de ventas o
unidades de producción -. Se dice que los presupuestos es la monetización de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin
pérdida de control. Es decir, la reducción de los planes a números definitivos obliga a usar
una clase de método que permite al administrador ver claramente qué capital será necesario,
para quién, dónde y qué costo, ingreso o unidades de insumo o producto físico incluirán sus
planes. Una vez hallado esto, puede delegar más libremente la autoridad para efectuar el
plan dentro de los límites dl presupuesto.

Balance General Comparativo:

Son especialmente útiles en el control del funcionamiento general de la empresa. En él
puede observarse los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.

Un resumen de las partidas del balance general que abarquen un período relativamente
largo, muestra importantes tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciación
amplia de la actuación general y de lo que pudiera ameritar algunas modificaciones.

Estado De Ganancias Y Perdidas:

Muestran en forma breve el monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados
de ganancias y pérdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles
remedio.

Se pueden crear Estados de Ganancias y Pérdidas tentativos, utilizándolos como metas

hacia las cuales tender. La actuación se mide con referencia a esas metas, que equivalen a
normas para fines de control.

Este tipo de instrumento se aplica más comúnmente a una empresa completa o, en el caso
de una corporación, a sus subsidiarias. Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá tener
suficiente autoridad para manejarlo, porque de otra manera, este no revelará íntegramente
las actividades sobre las cuales pueda él ejercer control, y por lo tanto no será un buen
medio de control.

Auditoría Financiera:

La auditoría financiera es la inspección periódica de los registros contables, para verificar

que estos hayan sido adecuadamente preparados y estén correctos, además ayuda al control
general de la empresa.

Se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo

revisa y evalúa los proyectos, actividades y procedimientos de la empresa.

Permite hacer comparaciones entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo que en realidad
está logrando. Pone en evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias de acciones
correctivas.

Este tipo de auditoria de registros contables y reportes de la misma área, debe ser realizada
por una firma externa de contadores públicos.

Saber que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con las prácticas contables
aprobadas forma una base confiable para los propósitos de un buen control general.

Auditoria Administrativa:

Es la confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control

administrativo de una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa. Además,
chequea las diferentes áreas de la compañía con el fin de verificar si están logrando el
máximo resultado de sus esfuerzos.

Solo se puede realizar una auditoria administrativa a una organización que tenga
suficientemente tiempo funcionando. Esto ayuda a establecer un patrón de su
comportamiento.

Los beneficios de este tipo de auditoria son:

a) Revisión de las nuevas políticas y prácticas, tanto respecto a su conveniencia como a su

cumplimiento,

b) Identificación de áreas débiles dentro de la organización, que requieren mayor apoyo,

c) Mejor comunicación, esto permite informar a los empleados del estado de la compañía,

d) Mide el grado de efectividad de los controles administrativos actuales,

e) La auditoría administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el

funcionamiento personal.

Los resultados de la auditoria administrativa son reflejados en un reporte de auditoria que

está escrito desde un punto de vista y con un estilo que presente resultados y
recomendaciones objetivas, haciéndolos tan impersonales como sea posible. El trabajo del
auditor es practicar la auditoría; la implantación de sus recomendaciones es potestad del
gerente que tenga la autoridad suficiente sobre el área o la actividad de que se trate. En
otras palabras, si un funcionario puede hacer el cambio deseado, un reporte de auditoria
debe ir dirigido a él.

La auditoría en sí certifica: a) Lo que la organización ha hecho por sí misma y lo que ha

hecho para sus clientes o receptores de los productos o servicios que proporciona, para esto
debe evaluar ciertos factores tales como: atributos de estabilidad financiera, eficiencia de la
producción, efectividad en las ventas, desarrollo del personal, aumento de utilidades,
relaciones públicas y responsabilidad cívica, etc.

Reportes – Informes:

Son todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo reportes de producción,
informes de embarque, reportes financieros etc. El estudio de los datos que ellos arrojan y
su comparación con otros reportes similares, ayudan al gerente a la toma de decisiones y a
un mayor conocimiento del estado de la empresa.

4. Análisis Estadístico
Es muy importante para un buen control los análisis estadísticos de los innumerables
aspectos de la operación de un negocio o empresa, así como la presentación clara de estos,
ya sean históricos o de pronóstico.

La mayor parte de los administradores comprenden mejor los datos estadísticos cuando se
le presenta en forma gráfica, allí se representan mejor tendencias y relaciones.

Los datos deben ser presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones con
ciertos estándares. Ejemplo: ¿Qué significa un aumento del 3 al 10%, o una reducción en
las ventas o los costos?, ¿Qué era lo que se esperaba? ¿Cuál era el estándar? ¿Qué tan seria
es la desviación? ¿Quién es el responsable?

Puesto que ningún administrador puede hacer nada con respecto al pasado, es esencial que
los reportes estadísticos muestren tendencias para que las personas que los observan puedan
extrapolar y estimar el rumbo, o tendencia. Esto significa que la mayor parte de los datos,
cuando se presentan en gráficas, deben estar disponibles en promedios de tiempos para
eliminar las variaciones debidas a períodos contables, factores estacionales, ajustes
contables y otras variaciones asociados con tiempos determinados.

Mi opinión acerca del Impacto de las personas en la dirección de

las empresas:
Toda organización debe ser consciente de que su actividad tiene repercusiones para la
comunidad en la que opera. Los entornos donde están ubicadas las empresas, pueden sufrir
tanto externalidades negativas (impacto paisajístico, fluctuaciones en el valor del suelo…)
como positivas (mejoras en las vías de comunicación, aumento de la renta disponible…).

Una empresa socialmente responsable es consciente de su capacidad de impacto en su

entorno y estableciendo cauces de diálogo y cooperación con él, identifica estos impactos e
intenta implementar mecanismos para minimizar o compensar los negativos y potenciar los
positivos. Este compromiso con su entorno social cercano crea vínculos muy estrechos
entre la empresa y la comunidad de la que forma parte, que repercutirán positivamente en la
organización tanto por la identificación y compromiso de los miembros de esa comunidad
que la empresa incorpore como trabajadores como por la especial atención que cabe esperar
le brinden las administraciones que representan a la misma.

Las empresas tienen la obligación ética de identificar tanto los impactos positivos como los
negativos y se adoptar las medidas necesarias para potenciar aquellos y minimizar estos
últimos.

Las principales características de la metodología desarrollada son:

 Está basada en lo que hacen las empresas: la metodología se desarrolló en

colaboración con las empresas miembro de esta organización y a instancias de las
mismas y, consecuentemente, para dar respuesta a sus inquietudes y satisfacer sus
necesidades
  Va más allá del mero cumplimiento: La metodología desarrollada intenta responder
a la inquietud de muchas organizaciones de hacer contribuciones concretas, yendo
más allá de la presentación de informes tradicionales
 Fomenta la participación de los interesados: apoya el diálogo abierto con los grupos
de interés para crear un entendimiento compartido de los impactos de la actividad
empresarial y de las necesidades de la sociedad, y permite explorar lo que las
empresas pueden hacer para responder a estas necesidades
 Flexible: el diseño de esta metodología permite aplicarla a cualquier tipo de
empresa, de cualquier sector y en cualquier etapa de su ciclo de vida
 Hace uso y complementa las herramientas existentes

La metodología se despliega en cuatro pasos:

Etapa 1– Definir los límites: Determinar el alcance y la profundidad de la evaluación en

términos de límites geográficos y tipos de actividades empresariales que serán objeto de
evaluación.

1.1.  Identificar el objetivo (s) para la evaluación

1.2.  Definir el área geográfica de la evaluación

1.3.  Recopilar información de contexto para el desarrollo del área de evaluación

1.4.  Seleccionar las actividades a ser evaluadas

Etapa2– Medir impactos directos e indirectos: Identificar y medir los impactos directos e
indirectos, identificar lo que está dentro del control de la compañía y aquello en lo que
puede influir a través de sus actividades empresariales.

2.1.  Identificar las fuentes de impacto para cada actividad

2.2.  Identificar los indicadores relevantes para los impactos directos e indirectos

2.3.  Medir

Etapa 3 – Evaluar la contribución al desarrollo: Evaluar qué impactos directos e indirectos

de la organización contribuyen a los problemas de desarrollo /prioridades del área de
evaluación.

3.1.  Determinar el nivel de participación de los grupos de interés

3.2.  Consultar con las partes interesadas para dar prioridad a las cuestiones de
desarrollo (opcional)

3.3.  Construir hipótesis acerca de la contribución empresarial al desarrollo

3.4.  Prueba de hipótesis con los grupos de interés para perfeccionar la evaluación global
(opcional)

Etapa 4 – Redefinir las prioridades gerenciales: Resumir los principales riesgos y

oportunidades en relación con el impacto social de la empresa y en base a esto, desarrollar
un plan de acción.

4.1.  Identificación de áreas prioritarias para la acción

4.2.  Examinar las posibles acciones y perfilar un plan de acción

4.3.  Desarrollar un plan de acción

4.4.  Desarrollar indicadores para monitorear el progreso

Si bien todas las Etapas son importantes, sin duda cobran especial relevancia la 2 y la 3 en
las que esta metodología ofrece indicaciones precisas para poder identificar y evaluar los
impactos directos e indirectos permitiendo a las organizaciones ser conscientes de los
mismos y gestionarlos responsablemente. Al finalizar la Etapa 3 dispondremos de un mapa
con los impactos de las actividades, y un listado de los mismos que permitirá sino
cuantificar, sí al menos identificar las contribuciones de la organización al desarrollo
económico y social de su entorno de influencia