Вы находитесь на странице: 1из 19

Документация

интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

УТВЕРЖДЕНО
Союнов С.С._________________
Мамеданнаев С.К.____________

РАЗРАБОТАНО
Кемалова Р.Х. ______________
Мамеданнаев С.К. ______________

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 1


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

№ ИЗМЕНЕНИЯ СОДЕРЖАНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ ВВЕДЕНО В


ДЕЙСТВИЕ

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 2


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

СОДЕРЖАНИЕ

Лист регистрации изменений 2


1. Цель 4
2. Область применения 4
3. Определения и сокращения 4
4. Ссылки 4
5. Ответственные за применение 5
6. Процесс 5
7. Хранение 10
8. Критерии результативности 10
9. Обучение 11
10 Внутренний аудит 11
.
11 Приложения 11
.

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 3


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

1. ЦЕЛЬ
Процедура разработана в соответствии с требованиями международных стандартов ISO 9001,
ISO 14001 и OHSAS 18001, и определяет порядок планирования и проведения внутренних
аудитов, документального оформления их результатов, оценки соответствия требованиям ISO
9001, ISO 14001и OHSAS 18001, эффективности и работоспособности интегрированной
системы менеджмента Качества, Безопасности Труда и Охраны Окружающей Среды
ХО «Нур Мимар».
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Процедура складирования и прослеживаемости применяется соответствующими
сотрудниками ХО «Нур Мимар» в головном офисе, на рабочих объектах и базах хранения
материалов и техники при проведении внутреннего аудита.
3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящей процедуре применяются следующие термины с соответствующими


определениями:

Аудит-Систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств


и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных
критериев.
Внутренний аудит-Аудит, проводимый самой организацией.
Критерии аудита-Совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в
качестве ориентира, с которыми сравнивают фактическую деятельность.
Объект аудита-Процессы и подразделения, подлежащие проверке (аудиту)
Аудитор-Лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита

Принятые в настоящей процедуре сокращения:


ИСМ – Интегрированная система менеджмента
ПРК- Представитель руководства по качеству
МТС – Материально технические средства

4. ССЫЛКИ

ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
Процедуры ИСМ ХО «Нур Мимар»
Список внешней документации ХО «Нур Мимар» П.01-ПР№04

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 4


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

5. ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ПРИМЕНЕНИЕ

Высшее руководство – предоставляет необходимые ресурсы и лидерство для выполнения


требований данной процедуры, обеспечивает и поощряет вовлеченность персонала в достижение
результативности и улучшение ИСМ.
Представитель руководства по качеству/Руководитель группы аудиторов –разрабатывает,
внедряет, применяет и контролирует результативность данной процедуры, отвечает за
составление годового плана внутреннего аудита; за разработку, выполнение, отслеживание,
анализ и улучшение программы внутреннего аудита, регулярно доводит до сведения персонала
головного офиса и специалистов, работающих на объектах и базах, а также до заинтересованных
сторон информацию о процессах, описанных в данной процедуре.
Группа аудиторов-назначается высшим руководством из сотрудников, прошедших
специальную подготовку, отвечает за проведение внутренних аудитов.

6. ПРОЦЕСС

6.1. Планирование процессов аудита

Ежегодно, до 31 декабря, ПРК ХО «Нур Мимар» составляет годовой план внутренних аудитов
П.04-Ф№01, учитывая важность и статус проверяемой деятельности, результаты ранее
проведенных внутренних и внешних аудитов, результаты анализов со стороны руководства,
результаты анализов деятельности процессов. Деятельность всех подразделений и процессов
системы менеджмента должна быть проверена, как минимум 1 раз в год. Готовый годовой план
проведения аудитов предоставляется высшему руководству для утверждения. После
утверждения, ПРК рассылает годовой план аудита руководителям процессов, внутренним
аудиторам и всем задействованным сотрудникам для ознакомления.

6.1.1. Критерии проведения аудита

Критериями проведения аудита являются стандарты, законодательные требования, внутренние


регламентирующие требования, соответствие установленным требованиям ISO 9001, ISO 14001
и OHSAS 18001, соответствие деятельности запланированным мероприятиям, включая
планирование предоставления услуг и выполнения работ, соответствие фактически
выполняемой деятельности требованиям, определенным в документации ИСМ, оценка
эффективности ИСМ, оценка внедрения ИСМ, оценка работоспособности ИСМ.

6.1.2. Формирование команды аудиторов

Для проведения аудита должны привлекаться внутренние аудиторы, обученные методам


проведения аудита, владеющие знаниями по требованиям стандартов ISO 9001, ISO 14001 и
OHSAS 18001, имеющие опыт работы на предприятии не менее одного года.

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 5


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

При планировании проведения аудита высшее руководство приказом П.04-Ф№05 определяет


состав аудиторов и назначает главного аудитора, который будет курировать работу, и
формировать окончательный итоговый отчет по результатам аудита. Аудиторы должны
определяться с условием, чтобы они не осуществляли проверку собственной деятельности.

Определение компетентности группы аудиторов должно включать следующие шаги:


-определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;
-подбор членов команды аудиторов проводится таким образом, чтобы аудиторы владели всеми
требуемыми знаниями и навыками, для достижения целей аудита.

6.1.3. Подготовка плана аудита

ПРК/Главный аудитор подготавливает годовой план аудита, являющийся основой для


достижения соглашения между командой аудиторов и проверяемыми подразделениями. Этот
план должен способствовать координации аудита. Уровень детализации плана внутреннего
аудита зависит от области и сложности аудита. План аудита должен быть достаточно гибким,
чтобы допускать изменения, по срокам проведения, области проверяемой деятельности и др.,
что может оказаться необходимым в процессе проведения аудита.

План аудита включает в себя:


-Цели, область аудита;
-Состав членов группы;
-Дату и место проведения аудита с указанием проверяемых процессов;
-При составлении плана аудита главный аудитор должен учитывать независимость аудиторов
от проверяемой деятельности.
-План аудита должен анализироваться и утверждаться высшим руководством.
-План аудита должен быть разослан всем представителям подразделений, в которых будет
проводиться аудит не менее чем за 7 дней до начала проведения внутреннего аудита.

6.1.4. Подготовка рабочих документов

Перед проведением внутреннего аудита, команда аудиторов должна подготовить рабочие


документы аудита, такие как программа аудита П.04-Ф№02, форма протоколов о
несоответствии П.04-Ф№03 и вопросники по П.04-Ф№04.

В вопросниках должна содержаться следующая информация:


-Дата проведения аудита;
-Фамилия, имя аудитора;
-Наименование подразделения, в котором проверяется деятельность;
-Пункт стандарта, на основании которого сформулирован вопрос;
-Пустая графа для записей и комментариев аудитора и предварительной формулировки
несоответствия (при необходимости)

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 6


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

Все вопросники с записями должны быть сохранены после аудита, в случае если
несоответствия не были выявлены, вопросники являются доказательством проведения аудита
в подразделении.

Формы протоколов о несоответствии, которые должны находиться у руководителя группы


аудиторов/ПРК. Протоколы должны быть розданы аудиторам. Если во время аудита выявлена
несоответствия, тогда аудитор заполняет форму протокола.

6.2. Проведение аудита

При проведении аудита, используются следующие методы:


-наблюдение (констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном
доказательстве);
-опрос (получение первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы);
-доказательство (неопровержимый довод или факт, подтверждающий истинность чего-либо);
-анализ (разбор, последовательное и детальное рассмотрение какого-либо вопроса);
-оценивание (определение степени соответствия объекта аудита установленным требованиям).

Во время аудита, аудиторы могут запрашивать любые регламентирующие документы, на


соответствие которым проводится аудит, а также любые другие материалы, относящиеся к
предмету аудита (протоколы, распоряжения, регистрационные журналы, планы и т.д.).

Входными данными аудита могут служить


-информация о деятельности функционирования предприятия
-процедуры
-инструкции
-методические указания испытаний и измерений, распространяющиеся на деятельность
-требования нормативных и законодательных актов и документов.

При проведении внутреннего аудита можно рассмотреть так же:


-наличие адекватной документации;
-эффективность внедрения процессов;
-идентификацию несоответствий;
-документальное оформление результатов;
-компетенцию работников;
-возможности улучшений;
-возможности процессов;
-применение статистических методов;
-применение информационной технологии;
-анализ данных по качеству;
-определенность ответственности и полномочий персонала;
-результаты работы и ожидания;

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 7


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

-адекватность и точность измерения работы;


-деятельность по улучшению;
-отношения с заинтересованными сторонами, включая внутренних потребителей.

Проведение аудита включает следующие стадии:

1. Вводное совещание
2. Рассмотрение документов
3. Аудит проводимых работ на местах
4. Заключительное совещание
5. Документирование результатов аудита.

Вступительное совещание.
На предварительном совещании руководитель группы внутренних аудитов представляет
высшему руководству и участникам аудита членов группы аудиторов и разъясняет программу
проведения внутреннего аудита, включая цели и объем аудита, уточняет состав представителей
проверяемого подразделения, обеспечивает членов группы внутреннего аудита рабочими
местами, необходимой документацией, средствами связи и другими необходимыми средствами.

Проверка документации ИСМ.


Документация ИСМ должна удовлетворять требованиям документированных процедуры П.01.А.
«Управление документированной информацией».
При аудите адекватности проверка документов осуществляется по следующим позициям:
-проверка комплектности и полноты документов ИСМ подразделения.
-соответствие документов установленным правилам оформления;
-соответствие названия, обозначений, структурного построения документа;
-наличие подписей, их расшифровок, дат и должностей разработчиков, проверяющих,
согласующих и утверждающих документ;
-использование точных и однозначных терминов и определений;
-обеспечение непрерывности при различных процессах (деятельности);
-описание процесса с достаточным уровнем детализации (оно должно соответствовать
компетентности персонала, выполняющего процесс);
-наличие условий для функционирования ИСМ (деятельность, документальные требования к
деятельности и ее результатам, обученный персонал, ресурсы, документирование деятельности,
способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса, установленная ответственность
персонала).

Проверка на месте.
Устанавливается степень фактического выполнения персоналом требований, установленных в
документации ИСМ, а также компетентность персонала. Данные получают путем опроса
персонала и наблюдения мероприятий и условий в проверяемых подразделениях. Вся

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 8


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

информация, указывающая на возможность несоответствия/уведомления, фиксируется


независимо от того, входит она в программу аудита или нет.

Во время опроса аудитор должен внимательно слушать ответы, обеспечить взаимопонимание


обеих сторон. Для проведения опроса аудиторы могут использовать заранее подготовленные
вопросы чек-листа (форма).

Аудитор должен проверить способность подразделения обеспечить соответствие системы,


процессов установленным для них требованиям, в том числе:
-наличие персонала с необходимым уровнем квалификации и навыков;
-соответствие оборудования, контрольно-измерительных приборов и систем;
-наличие на рабочих местах необходимой документации и ее выполнение.

Если в результате аудита выявлены несоответствия, то аудитор должен зарегистрировать это


несоответствие по форме протокола о несоответствии. Кроме документирования несоответствий
в отчете по внутреннему аудиту могут быть даны рекомендации для улучшения
функционирования деятельности процесса или отметить участки, где были достигнуты
улучшения в работе.

Проведение заключительного совещания.


На заключительном совещании доводятся до сведения высшего руководства наблюдения аудита
и проект заключения по результатам проверки. Проводят оценку проделанной работы и
выявленных несоответствий и уведомлений, с целью представления и разъяснения результатов
проведенного аудита. По выявленным несоответствиям составляются планы корректирующих
действий

Подготовка, утверждение и рассылка отчёта по результатам внутреннего аудита.

Результаты аудита анализируются и передаются на проверку главному аудитору для составления


общего отчета П.04-Ф№06, для представления высшему руководству. При формулировании
заключения аудита констатируется, достигнуты ли цели аудита в соответствии с его планом.

Отчет по аудиту может включать неразрешимые противоречия между группой аудиторов и


проверяемым подразделением, если таковые имеются.

В течение 2-х недель после проведения аудита, руководитель аудиторской группы направляет
высшему руководству отчет для согласования и дальнейшего утверждения. окончательная версия
отчета доводиться ПРК до сведения всех сотрудников ХО «Нур Мимар».

Высшее руководство и ПРК по выявленным несоответствиям проводят корректирующие


действия в соответствии с требованиями документированной процедуры ИСМ «Управление
несоответствиями», учитывая рекомендации по улучшению.

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 9


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

6.3. Анализ и проведение корректирующих действий

Зарегистрированные несоответствия должны анализироваться высшим руководством и ПРК для


определения степени необходимости корректирующих действий и составления плана
корректирующих действий, если в этом есть необходимость.

Выполнение плана корректирующих действия подлежит мониторингу и контролю со стороны


высшего руководства и назначенных за выполнение действий сотрудников.

По истечении срока выполнения, предусмотренного для завершения корректирующих действий,


проводится контрольный (внеплановый) аудит для проверки выполнения и эффективности
предпринятых исправлений и закрыть отчет о несоответствии.

7. ХРАНЕНИЕ

ПРК хранит отсканированный экземпляр оригинала настоящей процедуры, наряду с


отсканированными экземплярами остальных процедур.

Оригинал данной процедуры в бумажном виде хранится в архиве, наряду с оригиналами


остальных процедур до окончания срока действия и контролируется специалистом отдела
кадров.

Контролируемые копии данной процедуры хранятся на местах у держателей копий в


соответствии с условиями пункта 6.1.3. Процедуры П.01.А.

8. КРИТЕРИИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ

Процедура внутреннего аудита проверяется ПРК на результативность в составе ежегодного плана


внутреннего аудита, 1 раз в год.

Результаты проверки используются в качестве информационного материала для проведения


общего анализа.

Критерий Метод получения Плановый показатель и


№ результативности свидетельств периодичность контроля
Внутренние аудиты Проверка годового плана Отклонение от плана не более
проводятся в соответствии с аудита и протоколов и 2 дней.
1
годовым планом внутренних отчетов проведенных 1 раз в год
аудитов аудитов
Все записи внедрены и 90% записей внедрены и
Проверка протоколов о
2 поддерживаются в успешно поддерживаются
несоответствии
актуальном состоянии 1 раз в год
3 Отчетность о проведенном Проверка отчета по Не более 5 дней задержки
аудите предоставляется в проведенному аудиту, 1 раз в год

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 10


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

плана и программ
установленные сроки
аудитов.
Проверка протоколов, Не более 5 дней задержки
Рекомендации аудиторов
отчетов и плана См. по плану корректирующих
4 учитываются и выполняются
корректирующих действий
в установленные сроки
действий

9.ОБУЧЕНИЕ.

ПРК и специалист отдела кадров проводят регулярное обучение персонала головного офиса
задействованного в процессе выполнения данной процедуры. Обучение проводят так же для
руководителей объектов. Обучение проводится в соответствии с порядком, установленным в
процедуре П.05.А:

- Начальное – при введении документа (ов) в действие;


- Плановое – один раз в год;
- Внеплановое – при внесении в документы изменений.

После проведения обучения лиц задействованных в процессе выполнения данной процедуры,


соответствующая отметка делается в журнале регистрации обучения (П.05-Ж№06 и П.11-
Ж№01).

10. ВНУТРЕННИЙ АУДИТ И КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ.

Необходимость применения корректирующих действий определяется по результатам общего


анализа ИСМ, проводимого 1 раз в год.

Досрочное изменение или отмена документов проводится согласно пунктам 6.1.4-6.1.7.

11. ПРИЛОЖЕНИЯ
№ НАЗВАНИЕ КОД
1. Годовой план аудитов П.04-Ф№01
2. Программа аудита П.04-Ф№02
3. Протокол о несоответствии П.04-Ф№03
4. Опросной лист П.04-Ф№04
5. Приказ П.04-Ф№05
6. Форма отчета П.04-Ф№06
7. Чек-лист результативности П.04-Ф№07

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 11


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№01
Годовой план аудитов
УТВЕРЖДАЮ
_________________
«___»______________201_ г.

РАЗРАБОТАНО

__________________
«___»______________201_ г.

План проведения внутренних аудитов на 201_г.


Процесс Подразделение Месяц
(Головной офис/
Сентябрь
Февраль

Октябрь

Декабрь
Январь

Апрель

База/ Ноябрь
Август
Июнь

Июль
Март

Май

Объект)

Процесс управления
документированной информацией
Процесс оценки рисков и
планирования со стороны
Процесс управления
несоответствиями
Процесс и аудита
внутреннего
Процесс подбора и обучения кадров
Процесс закупки и работы с
субподрядчиками
Процесс управления
производственной
Процесс деятельностью
складирования
Процесс управления
инфраструктурой
Процесс работы с клиентами и
развития бизнеса
Процесс обеспечения безопасности

Составил:

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 12


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№02
Программа аудита
УТВЕРЖДАЮ
_________________
«___»______________201_ г.

РАЗРАБОТАНО

__________________
«___»______________201

Программа внутреннего аудита


с «___» _________ 201_ г. по «___» __________201_ г.

Цель аудита______________________

Область аудита ___________________

Пункты стандартов,
Время
Процесс или на которые будет
№ проведения Аудитор Примечания
подразделение проверяться
аудита
деятельность

В план аудита могут быть внесены изменения

Главный аудитор Подпись

Согласованно:

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 13


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№03
Протокол несоответствия
Протокол о несоответствии

Процедура Дата Отчет №


Ссылка на раздел стандарта
Аудитор Проверяемый
(подпись) (подпись)
Значительное Незначительное
Отчет аудитора

Корректирующие действия

Предполагаемая дата
Подпись руководителя завершения корректирующих
процесса действий
Проверка выполнения корректирующих действий

Подпись аудитора Дата проверки

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 14


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№04

Опросный лист

Процесс/подразделение _______________________________________________

Фамилия проверяемого _______________________________________________

Дата ________________

Вопросы Пункт Комментарии аудитора Заключение


стандарта

Аудитор:

Главный аудитор:

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 15


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№05
Приказ
«Утверждено»

Директором _________

«___» ____________ 201_ года

ПРИКАЗ

О проведении внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента ХО «Нур Мимар».

В целях совершенствования системы управления в ХО «Нур Мимар», в соответствии с требованиями


международных стандартов ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001,

Приказываю:

Создать группу внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента Качества, Безопасности Труда
и Охраны Окружающей Среды ХО «Нур Мимар», которая будет состоять из следующих лиц:

- Должность, Ф.И.О.
-
-
-
-

1. Назначить руководителем группы внутреннего аудита (главным аудитором) интегрированной системы


менеджмента, Представителя Руководства по Качеству, Ф.И.О.

2. Утвердить персональный состав группы внутреннего аудита (реестр аудиторов) из числа сотрудников
компании прошедших обучение «Внутренний аудит».
3. Утвердить план проведения внутренних аудитов на 201__год.

Директор Союнов С.С. ___________

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 16


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№06
Форма отчета

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 17


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04-Ф№07
ЧЕК ЛИСТ ДЛЯ ПРОВЕРКИ КРИТЕРИЕВ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ
Дата проведения проверки

Место проведения проверки Головной офис Объект База хранения

Ф.И.О/кем проведена проверка

Плановый показатель Отметка о Комментарии


Критерий Метод получения
№ и периодичность соответствии/не
результативности свидетельств
контроля соответствии
Внутренние
аудиты
Проверка годового Отклонение от плана
проводятся в
плана аудита и не более 2 дней.
1 соответствии с
протоколов и отчетов 1 раз в год
годовым планом
проведенных аудитов
внутренних
аудитов
2 Все записи
90% записей
внедрены и
Проверка протоколов о внедрены и успешно
поддерживаются
несоответствии поддерживаются
в актуальном
1 раз в год
состоянии
3 Отчетность о Проверка отчета по Не более 5 дней
проведенном проведенному аудиту, задержки
аудите плана и программ 1 раз в год
предоставляется аудитов.
в установленные
сроки
4 Рекомендации Проверка протоколов, Не более 5 дней
аудиторов отчетов и плана задержки
учитываются и корректирующих См. по плану
выполняются в действий корректирующих
установленные действий
сроки

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 18


Документация
интегрированной системы
Внутренний аудит менеджмента качества

П.04.А «8» Мая 2017 СТРАНИЦА 19