ARQUIVOLOGIA

Sumário:
CONCEITOS BÁSICOS: ............................................................................................................................. 1
ARQUIVO: .............................................................................................................................................. 1
SUPORTE: ............................................................................................................................................... 1
DOCUMENTO: ....................................................................................................................................... 1
FUNÇÃO DO ARQUIVO X FINALIDADE DO ARQUIVO ................................................................. 1
FUNÇÃO: ................................................................................................................................................ 2
FINALIDADE: ......................................................................................................................................... 2
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: ....................................................................................................... 2
QUANTO AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DO ARQUIVO: ............................................................ 2
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS 3 IDADES ................................................ 3
VALOR DOS DOCUMENTOS:.......................................................................................................... 3
ARQUIVO CORRENTE ou DE 1ª IDADE: ........................................................................................ 4
ARQUIVO INTERMEDIÁRIOS ou DE 2ª IDADE: ........................................................................... 4
ARQUIVO PERMANENTES ou DE 3ª IDADE: ................................................................................ 5
QUANTO À ENTIDADE MANTENEDORA: ....................................................................................... 9
QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS: .............................................................................. 10
QUANTO À EXTENÇÃO DE SUA ATUAÇÃO: (LOCALIZAÇÃO) ................................................ 10
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ............................................................................................... 11
QUANTO AO GÊNERO: ...................................................................................................................... 11
TEXTUAIS/ESCRITOS: ................................................................................................................... 11
ICONOGRÁFICOS:........................................................................................................................... 11
FILMOGRÁFICOS: ........................................................................................................................... 11
CARTOGRÁFICOS: .......................................................................................................................... 11
MICROGRÁFICOS: .......................................................................................................................... 11
SONOROS: ........................................................................................................................................ 11
INFORMÁTICOS: ............................................................................................................................. 11
QUANTO À ESPÉCIE E A TIPOLOGIA TEXUTAL: ......................................................................... 12
ESPÉCIE DOCUMENTAL x TIPOLOGIA DOCUMENTAL; ........................................................ 12
QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO: .......................................................................................... 12
DOCUMENTOS SIGILOSOS: .......................................................................................................... 12
DOCUMENTOS OSTENSIVOS: ...................................................................................................... 14
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS: ................................................................................................... 14
FATORES FÍSICOS: ............................................................................................................................. 14
FATORES QUÍMICOS: ........................................................................................................................ 15
FATORES BIOLÓGICOS: .................................................................................................................... 16
MICROFILMAGEM: ................................................................................................................................ 16
 VANTAGENS: ...................................................................................................................................... 16
GESTÃO DE DOCUMENTOS: ................................................................................................................ 17
FINALIDADES: .................................................................................................................................... 17
GESTÃO DE DOCUMENTOS x CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ........................................... 17
FASES DA GESTÃO: ........................................................................................................................... 18
PROTOCOLO: ........................................................................................................................................... 18
ATIVIDADES DE PROTOCOLO: ........................................................................................................ 18
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS OU DE PROTOCOLO: .................................................. 20
PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA ou PROCEDIMENTOS DE
CORRESPONDÊNCIA: .................................................................................................................... 20
PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSO ou PROCEDIMENTOS DE PROCESSO:
.......... .................................................................................................................................................. 22
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: ........................................................................................................ 28
AQUIVAMENTO: ................................................................................................................................. 28
MÉTODOS:............................................................................................................................................ 28
MÉTODO ALFABÉTICO e VARIADEX: ........................................................................................ 28
MÉTODO GEOGRÁFICO: ............................................................................................................... 28
MÉTODO NUMÉRICO:.................................................................................................................... 30
MÉTODO IDEOGÁFICO: ................................................................................................................ 30
ESCOLHA DO MÉTODO: .................................................................................................................... 31
CLASSIFICACÃO ou ARRANJO ........................................................................................................ 31
REGRAS DE ALFABETAÇÃO: ............................................................................................................... 32
1a REGRA: COMUM ............................................................................................................................. 32
2a REGRA: SOBRENOMES COMPOSTOS ......................................................................................... 32
3a REGRA: SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS .................................................................. 32
4a REGRA: INICIAIS ABREVIADAS .................................................................................................. 33
5a REGRA: ARTIGOS E PREPROSIÇÕES .......................................................................................... 33
6a REGRA: SOBRENOME DE PARENTESCO ................................................................................... 33
7a REGRA: TÍTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME .................................................................... 33
8a REGRA: NOMES ESTRANGEIROS................................................................................................ 33
9a REGRA: PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS ................................................................ 33
10a REGRA: NOMES ESPANHÓIS / HISPÂNICOS: .......................................................................... 34
11a REGRA: NOMES ORIENTAIS E ÁRABES .................................................................................. 34
12a REGRA: NOMES DE INSTITUIÇÕES: ......................................................................................... 34
13a REGRA: NOMES DE EVENTOS ................................................................................................... 34
 ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS BÁSICOS:
 ARQUIVO:
o É o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa
física ou jurídica ao longo de suas atividades; (Art. 2º Lei 8159/91)
 Lugar físico que se guarda documentos;
 Documentos que comprove suas atividades;
 Provas de suas transações realizadas pela organização;
 Documentos de qualquer natureza → produzidos e
recebidos pela pessoa física ou jurídica (pública ou
privada) que foram naturalmente acumulados ao longo da
atividade;

Lei 8159/91 Art. 2º Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades especificas, bem como por
pessoas físicas, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza dos documentos.

 SUPORTE:
o É o material físico (do que material) em que a informação foi registrada;
 Os acervos arquivísticos podem ser constituídos por vários tipos
de suporte;
 Suportes são variados:
 Ex: CD; PAPEL; HD; PAPIRO; PERGAMINHO; VHS;
PEN DRIVE; DISQUETE; DVD…
 Documentos produzidos mesmo que não estejam em
suporte papel são considerados documentos de arquivo;

Dicionário de Termologia Arquivista:

Suporte: material no qual são registradas as informações;
OBS: O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes;

 DOCUMENTO:
o DOCTº = INFORMAÇÃO + SUPORTE
 Entende-se por documento de arquivo a informação fixada em
suporte;
 A composição do conceito de arquivo adotado pela arquivística
define que seus documentos podem ter suas informações fixadas
em uma variedade de suportes;

FUNÇÃO DO ARQUIVO X FINALIDADE DO ARQUIVO

FUNÇÃO DO ARQUIVO FINALIDADE DO ARQUIVO
1. Guardar e organizar os documentos, 1. Servir de apoio à administração;
tornado disponíveis as informações (finalidade principal/ primeiro momento)
mantidas sob sua guarda; → servir à Empresa;
2. Servir de base para a história; (finalidade
secundária; segundo momento)

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 ARQUIVOLOGIA

Arquivo: Teoria e Prática:

Função do arquivo: a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas
no acervo documental sob sua guarda;
Finalidade dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos (1ª) é servir à administração,
constituindo-se, como decorrer do tempo, em base do conhecimento da história (2ª);
Lei 8159/91 Art. 1º: É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração (1ª), à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

FUNÇÃO:
 Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua
guarda/ documentos mantidos sob sua guarda;

FINALIDADE:
 PRIMÁRIA/ NO 1º MOMENTO:
o É funcional→ instrumento da administração (apoio à administração);
 SECUNDÁRIA/ NO SEGUNDO MOMENTO:
o Considera-se o valor para história e cultura de uma sociedade; (ao
decorrer do tempo)
o Base de conhecimento da história da instituição a que pertence;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:

1. QUANTO AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DO ARQUIVO:

 Por quanto tempo o documento deve ser guardado no arquivo?
o Pois se tem o problema de espaço;
o Solução: os documentos têm de ciclo de vida;
 Ciclo de vida: controla a entrada e a saída dos
documentos;

Lei 8159/91 Art. 8º: Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e
permanentes.

 Assim são classificados quanto aos estágios de evolução em:

a. CORRENTES ou DE 1ª IDADE;
b. INTERMEDIÁRIOS ou DE 2ª IDADE; 3 FASES
c. PERMANENTE ou DE 3ª IDADE;

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 ARQUIVOLOGIA

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS 3 IDADES

1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE

NOVO; MENOS ANTIGO;
MUITO UTILIZADO; VALOR
UTILIZADO; HISTÓRICO;
ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

OBSERVAÇÕES:

VALOR DOS DOCUMENTOS:

 Importância do documento para definir se o documento será guardado ou será
jogado fora;
 Os documentos podem ser guardados pelos seguintes valores→ 2 valores:

a. VALOR PRIMÁRIO:
i. VALOR ADMINISTRATIVO:
 O documento ainda é importante→ tem interesse
administrativo;
OS
ii. DOCT SERVEM DE APOIO À ADMINISTRAÇÃO;
 Documentos que servem de apoio às atividades da instituição;
iii. TODO DOCUMENTO NASCE COM ESSE VALOR E DEPOIS O
PERDE;
iv. É UM VALOR TEMPORÁRIO;

b. VALOR SECUNDÁRIO:
i. VALOR HISTÓRICO;
ii. DOCUMENTOS QUE PRESERVAM A HISTÓRIA DA
INSTITUIÇÃO;
 Documentos que preservam a memória/história da instituição;
iii. NEM TODO DOCUMENTO ATINGIRÁ ESSE VALOR;
 Alguns documentos atingem esse valor; Ou seja, não nascem
com esse valor, esse é adquirido pelo documento;
iv. É UM VALOR PERMANENTE/ DEFINITIVO;
v. NÃO PODEM SER ELIMINADOS;

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 ARQUIVOLOGIA

DEMOSTRATIVO:

1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE

NOVO; MENOS ANTIGO;
MUITO VALOR
UTILIZADO;
UTILIZADO; HISTÓRICO;

ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE

VALOR PRIMÁRIO VALOR SECUNDÁRIO

(ADMINISTRATIVO) (HISTÓRICO)

I. ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DO ARQUIVO:

 ARQUIVO CORRENTE ou DE 1ª IDADE:

o Documentos mais NOVOS;
 Documentos que entram no órgão e que vão para os setores
destinatários;
o Documentos mais utilizados (ATIVO→ arquivos ativos/correntes);
 Constituídos de documentos com grande frequência de uso;
o Documentos EM TRAMITAÇÃO (em curso) → documentos em
circulação no órgão;
o Os arquivos correntes são transferidos, após o final de sua utilização,
aos arquivos intermediários, onde aguardam a destinação final;
o LOCALIZAÇÃO: pelo valor informativo que seus documentos
apresentam são mantidos PRÓXIMOS DE QUEM OS RECEBE
OU OS PRODUZ/ USUÁRIOS DIRETOS;
 ARQUIVOS SETORIAIS→ ficam nos próprios setores;
 Cada setor cuida de seus próprios documentos
(DOCUMENTOS SETORIAIS);
 ARQUIVO CENTRAL/ GERAL→ fica fora do setor/ local
próximo;

Arquivo: Teoria e Prática:

Arquivo de 1ª idade ou Corrente:constituído de documentos em curso ou consultados
frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os
produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
Lei 8159/91 Art. 8º §1º: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consulta freqüente.

 ARQUIVO INTERMEDIÁRIOS ou DE 2ª IDADE:

o Documentos POUCO UTILIZADOS (SEMI-ATIVO→ arquivos
semi-ativos/ intermediários);
 Constituídos de documentos com baixa frequência de uso;
 Documentos que deixaram de ser frequentemente
consultados, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados
em situações administrativas;
 Ainda têm valor de natureza administrativa;
o OTIMIZA O ESPAÇO dos setores;

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 ARQUIVOLOGIA

 Desafoga o problema de espaço de armazenamento;

o O ACESSO é RESTRITO ao setor que acumulou o documento ou a
outro setor autorizado por este;
 Regra: único a ter acesso ao documento guardado no arquivo
intermediário é o setor que acumulou originariamente o
documento;
 Teoricamente o documento ainda é do setor que
mandou;
 Exceção: outro setor pode ter acesso ao documento, caso seja
autorizado pelo setor originário;
 Ou seja: “o documento de arquivo transferido ao arquivo
intermediário permanece com o acesso restrito à unidade que
o acumulou, podendo, com autorização da unidade
acumuladora, ser acessado por outras unidades;
o Arquivo Intermediário: apenas guarda o documento para o dono;
o Arquivo Intermediário tem:
 GRANDES PROPORÇÕES; (armazéns/ galpões…)
 Grande volume de documentos;
 > que o Arq.Corrente;
o NÃO PRECISA ESTAR PRÓXIMO à instituição;
o Os documentos da 2ª idade AGUARDAM SUA DESTINAÇÃO
FINAL (permanência transitória)→ são mantidos por conta dos
prazos prescricionais e aguardam destinação final;
 DESTINAÇÃO FINAL:
 ELIMINAÇÃO; ou
 GUARDA PERMANENTE → Arq. Permanente;

Arquivo: Teoria e Prática:

Arquivo de 2ª idade ou Intermediários:Constituído de documentos que deixaram de ser
consultados frequentemente, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos
documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou
“purgatório”.
Lei 8159/91 Art. 8º §2º: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de
uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

 ARQUIVO PERMANENTES ou DE 3ª IDADE:

o Documentos HISTÓRICOS;
o Documentos que perderam o valor (utilidade) administrativo e
ganharam valor histórico (INATIVO);
 Todos os documentos que pelo seu valor probatório,
informativo, histórico e de investigação não podem ser
destruídos, sendo, pois, de conservação permanente ou
definitiva;
o JAMAIS elimina/joga fora os seus documentos;
o O acesso é LIBERADO AO PÚBLICO em geral (nas fases anteriores
o acesso é restrito à administração);

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Arquivo: Teoria e Prática:

Arquivo de 3ª idade ou Permanentes:Constituído de documentos que perderam todo valor de
natureza administrativa, que se conservam em valor de seu valor histórico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
Lei 8159/91 Art. 8º §3º: Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Lei 8159/91 Art. 10: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis;

RESUMO ESQUEMÁTICO:

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANETE

Documentos novos; mais Documentos pouco utilizados; Documentos históricos;
utilizados; ativos; em semi-ativos; aguardam inativos; não tem mais valor
tramitação; próximos aos destinação final; não precisam administrativo; jamais joga
usuários diretos; ficar próximos aos usuários fora os arquivos; acesso
diretos; grande proporção; liberado ao público em geral;
acesso restrito; otimiza espaço;

OBS: A APLICAÇÃO DA TEORIA DAS 03 IDADES DOCUMENTAIS PERMITE

MELHOR FLUXO DOCUMENTAL NA UNIDADE, MELHORANDO AS
CONDIÇÕES DE SEUS ARQUIVOS;

II. TABELA DE TEMPORARLIDADE/ AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:

APLICAÇÃO DE INSTRUMENTO DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTO:

“É instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e a DESTINAÇÃO FINAL dos

documentos. É criada por uma COMISSÃO DE AVALIAÇÃO e deve ser aprovada por
uma AUTORIDADE COMPETENTE do órgão.”

AVALIAÇÃO é a definição dos prazos de guarda e da destinação do documento. É realizada

por uma comissão de avaliação e resulta na elaboração da tabela de temporalidade, que
deverá ser aprovada por uma autoridade competente da instituição para que possa ser
implementada pelo órgão.

Lei 8159/91 → Exemplo de tabela:

PRAZO DE GUARDA
DOCUMENTOS CORRENTE INTERMEDIÁRIO DESTINO OBSERVAÇÕES
FINAL
Escala de férias 7 anos - Eliminação
Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação
Greve 5 anos 5 anos Permanente
Normas internas Vigência - Permanente

CRIAÇÃO: Comissão de avaliação (pessoa de cada área)

APROVAÇÃO: Autoridade Competente;

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 ARQUIVOLOGIA

A estrutura básica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar:

I. Os conjuntos documentais produzidos e recebidos;
II. Os prazos de guarda nas fases correntes e intermediárias;
III. A destinação final (eliminação ou guarda permanente);
IV. Campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação;

OBSERVAÇÕES:
 Cada entidade/ empresa criará sua tabela de temporalidade para seus
próprios documentos de arquivo;
o Assim: cada instituição terá que decidir especificamente, diante de
seus próprios critérios, quanto tempo tal documento ficará no arquivo
corrente; se ele irá ou não para o arquivo intermediário e por quanto
tempo ficará nesse; e qual será a destinação final do arquivo;
 A AVALIAÇÃO É PESSOAL DE CADA INSTITUIÇÃO;
 REALIZADA POR COMISSÃO DA
INSTITUIÇÃO;
 AUTORIZADO/APROVADO POR
AUTORIDADE COMPETENTE;
 Assim: NÃO HAVERÁ TEMPOS FIXADOS EM
NORMA GERAL PARA A GUARDA DE
DOCUMENTOS E SUA DESTINAÇÃO FINAL;
 PRAZO DE GUARDA: VARIA DE DOCUMENTO
PARA DOCUMENTO E ESTARÁ EXPRESSO
NA TABELA DE TEMPORALIDADE DA
INSTITUIÇÃO;
 A destinação e o prazo de guarda dos documentos são indicados pela tabela
de temporalidade;
 O Arquivo não pode eliminar os documentos, sem uso, sem autorização
(tabela);

VANTAGENS DA AVALIAÇÃO:
1) GANHO DE ESPAÇO FÍSICO;
a. A avaliação dos documentos provoca, necessariamente, a conquista de
espaço físico;
2) FACILITA A ORGANIZAÇÃO (LOCALIZAÇÃO) DOS DOCUMENTOS;
a. Facilidade na organização e localização dos documentos;
b. O resultado esperado de um processo de avaliação de arquivo inclui o
aumento do índice de recuperação (localização) da informação, ou seja,
possibilita maior agilidade ao recuperar (localizar) documentos e
informações;
3) ECONOMIA DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS;
a. A avaliação dos documentos provoca, necessariamente, uma diminuição
de gastos com recursos humanos e materiais;

V. CUMPRIMENTO DO CICLO VITAL:

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 ARQUIVOLOGIA

TRANSFERÊNCIA X RECOLHIMENTO X ELIMINAÇÃO

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO ELIMINAÇÃO

 É o envio de documentos  É o envio de documentos  É o envio de documento

da fase corrente p/ a fase da fase intermediária p/ a da fase corrente ou
INTERMEDIÁRIA; fase PERMANENTE; intermediária p/ o LIXO;

RECOLHIMENTO

1ª IDADE 2ª IDADE 3ª IDADE

NOVO; MENOS ANTIGO;
TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO
MUITO UTILIZADO; VALOR
HISTÓRICO;
UTILIZADO;
ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
CORRENTE
ELIMINAÇÃO

ELIMINAÇÃO

OBSERVAÇÕES:
 Os documentos podem ser eliminados nas fases: corrente e intermediária;
 Todo documento passa pela fase corrente (nascimento), mas nem sempre pelas
fases: intermediária e permanente;
o Ou seja: os documentos podem passar pelas 03 idades documentais, mas
obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.

VI. SINAR: SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVO

“O conjunto de todos os arquivos dos órgãos públicos federais compõe o SINAR”

DEC 4073/02→ Regulamenta a Lei 8159/91 (Lei de política nacional de arquivos

públicos e privados;
SINAR:
 Finalidade: IMPLEMENTAR A POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS
públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos
do arquivo;
 Órgão Central: CONARQ
 Integra o SINAR:
o Arq. Nacional; (arq. Permanente do Executivo)
o Arqs. do Executivo Federal;
 Quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR
por intermédio de seus arquivos centrais;
o Arqs. do Legislativo Federal;
 Quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR
por intermédio de seus arquivos centrais;
o Arqs. do Judiciário Federal;
o Arqs. Estaduais dos 3 Poderes;

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 ARQUIVOLOGIA

o Arqs. do DF dos 3 Poderes;

o Arqs. Municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;
 Pessoas físicas e jurídicas de direito privado (detentora de arquivos)→ podem
integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central;
 Competências:
o Promover: Gestão, Preservação e o Acesso às informações e aos
documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas do órgão central;
o Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas
pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;
o Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a
garantir a integridade do ciclo documental;
o Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
o Apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
o Prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
o Apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos
legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados;
o Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de
atuação;
o Propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados
de interesse público e social;
o Comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao
patrimônio arquivístico nacional;
o Colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e
privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias
referentes a arquivos;
o Possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras
setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;
o Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de
arquivo, garantindo constante atualização.
 Integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ,
sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Continuação:

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:

2. QUANTO À ENTIDADE MANTENEDORA:
a. Qual entidade mantém/ detêm guarda sob o arquivo?
i. Entidade: PÚBLICA x PRIVADA;
PÚBLICA PRIVADA
 Mantidos por órgãos/ entidades  Mantidos por entidades privadas
públicas ou por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas)
encarregadas da gestão de serviço
público;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 9

 ARQUIVOLOGIA

Lei 8159/91 Art. 7º: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
DF e municípios em decorrência de suas funções administrativa, legislativas e judiciárias;
Lei 8159/91 Art. 7º §1º: São também os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
instituições de caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos.
Lei 8159/91 Art. 11: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos
ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades;

OBSERVAÇÕES:
1. Documentos acumulados (produzidos/ recebidos) por órgãos públicos e
entidades públicas, em decorrência de suas funções e atividades, são
considerados ARQUIVOS PÚBLICOS;
2. Diferentemente dos arquivos públicos (no exercício de suas atividades),
os conjuntos de documentos acumulados por entidades privadas são
denominados ARQUIVO PRIVADOS;
3. De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos
classificam-se em: PÚBLICO e PRIVADO;

3. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS:

a. Arquivo: ESPECIAIS x ESPECIALIZADOS
ESPECIAIS ESPECIALIZADOS
 Guardam documentos de formas variadas e  Guardam documentos de uma
que exijam tratamento diferenciado determinada área do conhecimento;
(condições especiais) em sua guarda e  EX: Arquivo Médico; Arquivo Jurídico;
conservação; (ex: fotografias; CD’s; Arquivo de Engenharia…
Discos; Microfilme; Fita; Slides…  São aqueles que têm sob sua guarda os
 Documentos diferentes devem ter modos documentos resultantes da experiência
diferenciados de guarda e conservação; humanos num campo específico do
 São aqueles que têm sob sua guarda saber, como, por exemplo, os arquivos
documentos de formas físicas diversas médicos ou hospitalares, os arquivos de
(fotografias, fitas, clichês…) e que, por imprensa e os arquivos de engenharia.
esta razão, merecem seu tratamento
especial não apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como também ao registro,
acondicionamento, controle,
conservação…

4. QUANTO À EXTENÇÃO DE SUA ATUAÇÃO: (LOCALIZAÇÃO)

a. Arquivo: SETORIAIS x CENTRAL (GERAL)
SETORIAIS CENTRAL (GERAL)
 Localizados junto aos órgãos  Acumula, em um único local,
operacionais (setores), cumprindo documentos provenientes de diversos
função de arquivos correntes; setores da instituição;
 São aqueles que estabelecidos junto aos  São os que se destinam a receber
órgãos operacionais, cumprindo documentos correntes provenientes
funções de arquivo correntes; dos diversos órgãos que integram a
 Devem se localizar junto aos estrutura de uma instituição,
produtores e receptores de documentos; centralizando, portanto, as atividades
de arquivo corrente.

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 ARQUIVOLOGIA

OBSERVAÇÕES:
 Arquivo Central/Geral: Setor/Unidade de Arquivo que se destina a receber os
documentos correntes, provenientes dos diversos órgãos/unidades que integram
a estrutura de uma instituição (vinculadas à mesma instituição), centralizando,
portanto, as atividades de arquivo corrente;

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

1. QUANTO AO GÊNERO:
a. GÊNERO: é a configuração que assume um documento de acordo com o
sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo;

Documentos com Texto; Ex: Ofício, Ata…

1. TEXTUAIS/ESCRITOS:
Documentos escritos;

Documentos com Imagens ESTÁTICAS

(paradas)
2. ICONOGRÁFICOS:
Ex: Fotografias; Gravuras; Desenhos;
Diapositivos (slides); Negativos…

Documentos com Imagens DINÂMICAS (em

3. FILMOGRÁFICOS: movimento);
Ex: Filmagens e Vídeos;

4. CARTOGRÁFICOS: Documento de cartografia; Ex: Mapas e Plantas;

5. MICROGRÁFICOS: Documentos registrados em Microfilmes;

Documentos cuja informação esteja em forma de

6. SONOROS: som;
Ex: Som-Áudio;

Documentos em meio digital; (formato

7. INFORMÁTICOS: eletrônico/digital)
Ex: Banco de dados email;

OBSERVAÇÕES:
 Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública deve ser
considerada como parte dos arquivos dessa instituição;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 11

 ARQUIVOLOGIA

 A legislação brasileira define arquivo como sendo conjunto formado por uma
variedade de suportes/ gêneros;

Lei 8159/91 Art. 2º Consideram-se ARQUIVOS, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público
e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades especificas, bem como
por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza dos
documentos.

2. QUANTO À ESPÉCIE E A TIPOLOGIA TEXUTAL:

ESPÉCIE DOCUMENTAL x TIPOLOGIA DOCUMENTAL;

ESPÉCIE DOCUMENTAL TIPOLOGIA DOCUMENTAL
 ASPECTO FORMAL do documento  TIPO = ESPÉCIE +
de acordo com a disposição de suas ATIVIDADE/FUNÇÃO;
informações; (Formato/Cara do doct)  É a configuração que assume uma
 É a configuração que assume um espécie documental, de acordo com a
documento de acordo com a atividade que a gerou.
disposição e a natureza das  É formado, exclusivamente, de
informações nele contidas. DUAS PALAVRAS;
 É formado, exclusivamente, de UMA 1ª: espécie: Atestado
ÚNICA PALAVRA; 2ª: atividade/função: Médico;
 Pelo nome tem-se a imagem do  Ex: Boletim escolar; Certidão de
formato padronizado do documento; Óbito; Declaração de bens; Relatório
 Ex: Boletim; Certidão; Declaração; de atividades; Fatura de cartão de
Relatório; Parecer; Atestado; crédito; Atestado Médico; Processo
Requerimento; Aviso; Processo; Judicial; Contrato de Aluguel…
Fatura, Carta, Telegrama; Precatório;
Laudo; Abaixo-assinado…

3. QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:

DOCUMENTOS SIGILOSOS x DOCUMENTOS OSTENSIVOS

a. DOCUMENTOS SIGILOSOS:
i. Documentos sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam
ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas
especiais de guarda para sua custódia e divulgação;
ii. Documentos de ACESSO RESTRITO;
iii. Tem graus de sigilo→ GRAUS DE SIGILO:
1. ULTRASSECRETO (sigilo extremo);
2. SECRETO (alto sigilo);
3. CONFIDENCIAL (sigilo médio);
4. RESERVADO (baixo sigilo);

Lei 4553/02 Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em

ULTRASSECRETOS, SECRETOS, CONFIDENCIAIS e RESERVADOS, em razão do seu
teor ou dos seus elementos intrínsecos;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 12

 ARQUIVOLOGIA

iv. SERVIDOR (quanto ↑ é o cargo ↑ é o grau de sigilo):

1. CREDENCIAL DE SEGURANÇA→ credencial
autorizativa do nível de acesso as documentos sigilosos;
a. Emitida pelo órgão;

SECRETO

v. PROCESSOS:
1. CLASSIFICAÇÃO: A autoridade ATRIBUI o grau de
sigilo ao documento;
2. DESCLASSIFICAÇÃO: A autoridade RETIRA o grau de
sigilo de um documento, tornando-o ostensivo;
3. RECLASSIFICAÇÃO: A autoridade ALTERA o grau de
sigilo de um documento;

Lei 4553/02 Art. 4º Para efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e
definições:
I. Classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado,
informação, documento, material, área ou instalação;
II. Desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de
prazo, da classificação, tornando ostensivo dados ou informações;
III. Reclassificação: alteração, pela autoridade competente de classificação de dado,
informação, área ou instalação sigilosos;

vi. TRAMITAÇÃO DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS:

1. A tramitação/circulação dos documentos sigilosos deve
ocorrem através de ENVELOPE DUPLO (2 envelopes);

1º)

EXTERNO: deve conter somente→ DESTINATÁRIO

2º)
INTERNO: deve conter→ DESTINATÁRIO + GRAU DE SIGILO

Lei 4553/02 Art. 24: Os documentos sigilosos em sua expedição e tramitação obedeceram às
seguintes prescrições:
I. Serão acondicionadas em envelopes duplos;
II. No envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do
documento;
III. No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo, de modo a serem
identificados logo que removido o envelope externo;

OBSERVAÇÃO: na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de

arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em
envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope interno;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 13

 ARQUIVOLOGIA

b. DOCUMENTOS OSTENSIVOS:
i. Documentos Ostensivo (Comum): Documentos cuja divulgação
não prejudica a administração;
ii. Documentos SEM RESTRIÇÃO quanto ao acesso;
iii. A maioria dos servidores tem acesso;
iv. Não tem classificação de nível de acesso;
v. Não há regras específicas de tramitação;

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:
 FATORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS:
o 3 FATORES:
 FATORES FÍSICOS (ambiente);
 FATORES QUÍMICOS;
 FATORES BIOLÓGICOS;

A. FATORES FÍSICOS:

a. F. Físicos prejudiciais à conservação dos documentos:

i. UMIDADE ALTA;
ii. AR SECO;
iii. TEMPERATURA INADEQUADA; (↑ calor/ ↑frio)
iv. LUMINOSIDADE:
1. Exposição à luz natural→ PIOR (U.V→queima);
a. A luz solar é mais nociva que a luz artificial na
conservação e na preservação dos documentos de
arquivo;
b. Arquivo não deve receber luz direta do sol;
2. Exposição à luz artificial;

b. Dicas:
i. O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo
com os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente
entre 21º e 55º)
1. Cada suporte de documento é mais resistente ou menos
resistente a umidade ou a temperatura devendo-se atentar
a cada um para se realizar um controle eficaz;
2. O arquivo deve controlar a umidade e a temperatura de
acordo com seu acervo;
3. A umidade e temperatura devem ser constantes (sem
oscilações)

c. Observações:
i. Ar seco e Alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 14

 ARQUIVOLOGIA

B. FATORES QUÍMICOS:

a. F.Químicos prejudiciais à conservação dos documentos:

i. POEIRA;
ii. SUJEIRA;
iii. FUMAÇA;
iv. COLAS;
v. FITAS ADESIVAS;
vi. OBJETOS METÁLICOS;
vii. ALIMENTOS;

b. Dicas:
i. ÁGUA e FOGO→ não devem entrar no ambiente do arquivo;
ii. A LIMPEZA é fator essencial na conservação dos documentos;
1. Limpeza do ambiente: Piso, Estantes e Móveis;
2. Limpeza do ambiente X Limpeza dos documentos:

L. DO AMBIENTE L. DOS DOCUMENTOS

 Pano úmido;  Trincha/ Flanela Seca;
 Aspirador de Pó;  Borracha em Pó;
 Produtos Neutros;

iii. COLCHETE/CLIPES: devem ser de PLÁSTICO;

iv. Para REPAROS em documentos deve-se utilizar COLAS e
FITAS ADESIVAS COM PH NEUTRO;

c. Observação:
i. A higienização mecânica dos documentos feita com uma
TRINCHA ou uma FLANELA é uma ação importante para a
conservação dos documentos;
ii. Na higienização dos documentos deve-se retirar a poeira e
também os objetos metálicos;
iii. Higienização e Acondicionamento → ações de conservação de
documento;
iv. A higienização é um dos procedimentos mais significativos do
processo de conservação de documentos e deve ser feita em
períodos regulares.
v. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos e
líquidos dentro do arquivo;
vi. Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos, é indicado
o uso de cola plástica ESPECIAL;
vii. No caso de rasgos, é indicado o uso de fitas adesivas ESPECIAIS
para as pequenas reparações dos documentos em suporte de
papel;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 15

 ARQUIVOLOGIA

C. FATORES BIOLÓGICOS:

a. F.Biológicos prejudiciais à conservação dos documentos:

i. INSETOS;
ii. MICOORGANISMOS;
iii. RATOS;
iv. HOMEM;

OBSERVAÇÕES:
 Os fatores físicos, químicos e biológicos são, a médio e longo prazo, prejudiciais
à conservação dos documentos;
 A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao local de
guarda;
 As oscilações freqüentes das condições climáticas ambientais no espaço físico
destinado à guarda de documentos são prejudiciais à conservação dos
documentos;

 CUIDADOS A SEREM OBSERVADOS AO SE MANUSEAR OS

DOCUMENTOS:
o FOTOS e NEGATIVOS:
 Devem ser manuseados com LUVAS DE ALGODÃO;
o ANOTAÇÕES NOS DOCUMENTOS:
 Devem ser feitas a LÁPIS;
o DOCUMENTOS EM MEIO DIGITAL:
 BACKUP (Cópia de Segurança);
 NOVAS TECNOLOGIAS DE MÍDIA;
 MUDANÇAS DE FORMATO/ EXTENSÃO;

MICROFILMAGEM:
É uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato altamente
reduzido. Ou seja, a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um
documento em formato altamente reduzido.

VANTAGENS:

 Ganho de espaço físico (ESPAÇO);

 Preservação do documento original em papel (DOCUMENTO HISTÓRICO);

o Cópia fiel do conteúdo do documento original.

 Segurança e guarda da informação (BACKUP);

o OBS: OBRIGATÓRIO: Todo microfilme deve ser gerado em 2 cópias,
que deverão ser guardados em locais separados. Assim o armazenamento
do filme original deve ser feito em local diferente daquele em que se
encontra o respectivo filme-cópia.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 16

 ARQUIVOLOGIA

 VALIDADE JURÍDICA/ LEGAL:

o Após microfilmagem pode se eliminar os documentos originais, pois os
documentos microfilmados têm validade jurídica, ou seja, têm, por si só,
valor probatório da informação. (Decreto 5.433/69→ Brasil)
o Exceção: documentos permanentes / históricos não podem ser
eliminados após a microfilmagem.

GESTÃO DE DOCUMENTOS:
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas, realizado na fase corrente e na
intermediária, referentes à produção, tramitação, uso, avaliação (tempo) e arquivamento
de documentos nas fases correntes e intermediárias, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. Ou seja, é o conjunto de medidas e rotinas
relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização e eficiência
na criação e avaliação de documentos de arquivo.

Lei 8.159/91 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

GESTÃO = CONTROLE
 Utiliza tudo da arquivologia para controlar documentos.

CORRENTE e
INTERMEDIÁRIA

 PRODUÇÃO
GESTÃO DE  TRAMITAÇÃO
DOCUMENTOS  USO
 AVALIAÇÃO
 ARQUIVAMENTO PERMANENTE
PROCEDIMENTO/
OPERAÇÕES TÉCNICAS

FINALIDADES:
 Racionalizar a produção de documentos no órgão;
 Eliminar documentos destituídos de valor;
 Preservar documentos de valor histórico (secundário);
 Controlar o uso e a conservação dos documentos na instituição.

GESTÃO DE DOCUMENTOS x CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

A gestão de documentos está intimamente relacionada ao ciclo vital dos documentos.

Ou seja, mantêm-se uma relação estreita entre esses dois conceitos, para permitir uma
melhor organização dos documentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos.

GESTÃO → CONTROLA TODO O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (3 IDADES)

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 17

 ARQUIVOLOGIA

A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos, desde a sua criação
até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e
intermediário.

FASES DA GESTÃO:

A gestão de documentos pode ser dividida em 03 fases básicas, ou seja, um programa

geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes
fases:
1. PRODUÇÃO / CRIAÇÃO: como será produzido;
2. UTILIZAÇÃO / CONSERVAÇÃO: como será utilizado / conservado;
3. DESTINAÇÃO
a. Eliminação;
b. Permanente;

PROTOCOLO:
É o controle da tramitação dos documentos, que permite localizá-los quando necessário.
É o controle da tramitação dos documentos que tramitam no órgão, de forma a permitir
a sua rápida localização e informação aos interessados. É um importante instrumento
para gerenciamento do registro e controle do trâmite documental.

É uma atividade típica da fase CORRENTE.

PROTOCOLO: porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por

suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO:
(atividades de controle da documentação (corrente) → facilitar o fluxo de informação)
1. RECEBIMENTO (entrada de documentos – Recepção/Entrada)
2. SEPARAR os documentos particulares e os sigilosos dos oficiais ostensivos;
3. REGISTRO (cadastro dos dados do documento – data; assunto; interessados…)
a. O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser
feito no setor de Protocolo e consiste na reprodução dos dados do
documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de
suas características fundamentais aos interessados.
b. É a inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados.
4. ATUAÇÃO* (termo que caracteriza a formação/ abertura de processos – não é
para todos os documentos)
5. CLASSIFICAÇÃO: Separar por assunto;
6. EXPEDIÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO: Encaminhar para o Destinatário;
7. CONTROLE/ MOVIMENTAÇÃO: controle da tramitação/ andamento;
a. SISTEMA: setor + protocolo
b. Controle da movimentação de um setor para outro.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 18

 ARQUIVOLOGIA

(EXTERNO)
Saída
EXPEDIÇÃO
PROTOCOLAR REGISTRAR
Chega - Recebimento
ÓRGÃO PROTOCO
DOCUMENTO
CLASSIFICAR
LO
CONTROLE/ MOVIMENTAÇÃO

DISTRIBUIÇÃO (INTERNO)

SETORES
FASE CORRENTE
#OBS:
1. Documentos que chegam com envelope lacrado, o Protocolo abre o envelope e
cadastra o documento (registra).
2. O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis
pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor
de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
3. As rotinas do protocolo são fundamentais para garantir o fluxo adequado do
documento dentro de uma empresa ou órgão público.

#DOCUMENTOS QUE NÃO PODEM SER ABERTOS PELO PROTOCOLO:

1. DOCUMENTOS PARTICULARES;
a. Documentos pessoais dos servidores; Recebe, Separa e Encaminha ao
destinatário;
2. DOCUMENTOS SIGILOSOS;
a. Ultrassecretos; Não tem registro;
b. Secretos;
c. Confidencial;
d. Reservado;

 O Protocolo tem o controle do recebimento e da distribuição dos documentos

particulares e sigilosos, porém não faz o registro (cadastro no sistema) desses
documentos. Ou seja, Os documentos particulares ou sigilosos recebidos pelo
protocolo não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos
aos destinatários.
 Devem ser encaminhados diretamente ao destinatário;

#DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ABERTOS PELO PROTOCOLO:

1. DOCUMENTOS OSTENSIVOS;

OBS: O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares

e a correspondência oficial de caráter sigiloso da de caráter oficial;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 19

 ARQUIVOLOGIA

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS OU DE PROTOCOLO:

(PORTARIA n° 05/2002 MPOG)

2 PARTES:

1. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA ou

PROCEDIMENTOS DE CORRESPONDÊNCIA:

CORRESPONDÊNCIA: É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos

órgãos ou entidades, à exceção dos processos. (ex: ofícios,
cartas, telegramas, avisos…). Ou seja, é tudo o que não for
processo. É todo documento, à exceção dos processos.

CORRESPONDÊNCIA ≠ PROCESSO

TUDO (ofício, portaria, memorando, aviso, cartas, telegramas…) menos Processo.

# CLASSIFICAÇÃO DAS CORRESPONDÊNCIAS:

 INTERNA x EXTERNA:

INTERNA
 Aquela que tramita dentro do órgão;
 É a correspondência mantida entre
as unidades do órgão, ou seja,
aquelas trocadas entre os órgãos de
uma mesma instituição.
EXTERNA
 Aquela que tramita entre instituições
distintas.
 É a correspondência mantida entre os
órgãos ou entidades da Administração
Pública Federal;

 OFICIAL x PARTICULAR:

OFICIAL
 Aquela que trata de assuntos da
instituição;
 É a espécie formal de comunicação
mantida entre os órgãos ou entidades
da Adm.Pública Federal ou destes
para outros órgãos públicos ou
empresas privadas;
PARTICULAR
 Aquela que trata de assuntos particulares/
pessoal.
 É a espécie informal de comunicação
utilizada entre autoridades ou servidores
e instituições ou pessoas estranhas à
Administração Pública Federal;

 RECEBIDA x EXPEDIDA:

RECEBIDA
 Aqueles documentos que foram
recebidos pela instituição;
 Aquela de origem interna ou externa
recebida pelo Protocolo central ou
setorial do órgão ou entidade.
EXPEDIDA
 Aquelas correspondência que saem da
instituição.
 Expedição: remessa da correspondência
interna ou externa no âmbito da
Adm.Pública Federal.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 20

 ARQUIVOLOGIA

# PROCEDIMENTO DE CORRESPONDÊNICA:

1.1. RECEBIMENTO e REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIA:

 Ocorre no PROTOCOLO;
a. Correspondência recebida será entregue no Protocolo de cada órgão ou
entidade para posterior distribuição.

 Rotina:
a. Receber a correspondência;
b. Conferir se o destinatário está correto, ou seja, verificar se o destinatário
ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade;
i. Se caso negativo: devolver correspondência ao remetente, apondo
carimbo, e identificando o motivo da devolução.
c. Verificar se há recibo para devolução (controle do recebimento);
d. O Protocolo tem prazo para enviar os documentos para os setores
destinatários;
i. PRAZO NO PROTOCOLO: 24 HORAS, exceto 6as feiras,
véspera de feriado ou pontos facultativos. Ou seja, nenhuma
correspondência permanecerá no Protocolo por mais 24 horas,
salvo as exceções anteriores.

 OBS: ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o

protocolo setorial deverá observar:
a. Se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou
procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de
procuração;
b. Se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c. Se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva
devolução.
d. Se a correspondência será atuada ou não;

1.2. EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS:

 Controlada pelo PROTOCOLO; (é obrigatório o controle da expedição)

 Rotinas de envio:
a. Correspondências → pode ser encaminhada:
i. Pelo próprio protocolo;
ii. Por via postal;

#A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do

protocolo do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios
(Via Postal), ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega (Via
próprio Protocolo);

#Correspondência interna→será encaminhada por intermédio do Protocolo.

#Apenas o Protocolo têm responsabilidade pela expedição de correspondências.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 21

 ARQUIVOLOGIA

 Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação em

sistema próprio:
o A espécie do documento e o órgão emissor; Seguido:
o Da sigla da unidade;
o Do número de ordem;
o Do destinatário;
o Do assunto;
o e Da data de emissão.

#Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope,

contendo no canto superior esquerdo:
 Nome;
 Cargo;
 Endereço;
 Destinatário;
 Espécie;
 Número da correspondência;
 Nome e endereço do remetente; (Em caso de devolução → para
empresa de correio o localize)

OBSERVAÇÕES:
1. Documento oficial faz referência ao CARGO do destinatário e não da pessoa
que o ocupa.
a. Quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que
não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.

2. Correspondência Particular:
a. Não será expedida pelas unidades de protocolo do órgão ou entidade, ou
seja, o protocolo não envia correspondência particular.
i. Protocolo: Correspondência Particular apenas recebe, separa e
envia para o destinatário. Não registra e nem envia.
ii. A correspondência particular recebida deverá ser encaminhada
diretamente ao destinatário.

2. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSO ou PROCEDIMENTOS

DE PROCESSO:

PROCESSO: é o documento que, para cumprir a sua finalidade, deve tramitar por vários
órgãos, onde será analisado e receberá despachos diversos. É o
documento ou conjunto de documentos que exige um estado mais
detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos,
pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de
despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos
autorizados a executar tais procedimentos.

AUTOS DE PROCESSO

DESPACHO: é a decisão da autoridade em um processo. Pode ser favorável ou

desfavorável.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 22

 ARQUIVOLOGIA

1.1. AUTUAÇÃO ou FORMAÇÃO DE PROCESSO:

É a transformação de um documento em processo (Formação/ Abertura de Processo)

 Ocorre no PROTOCOLO;
o Na autuação é feito o registro do processo atribuindo-lhe um número.

 Etapas/ Rotina da Autuação:

a. Capa/ Cochete;
a. Preencher a capa, juntamente com toda a documentação, com
cochete;
b. Etiqueta com os dados na capa;
a. Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número
de protocolo;
c. Etiqueta na primeira folha do processo;
a. Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo
número de protocolo;
d. Numerar as folhas do processo;
a. Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número
da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
e. Registrar no sistema; (atribuindo-lhe um número)
a. Registrar em sistema próprio, os dados do processo, a fim de
permitir sua recuperação (Ex: espécie, número, data, procedência,
interessado, assunto…)
f. Encaminha ao primeiro setor;

 Correspondência não autuada seguirá as regras de norma para ser registrada em

sistema próprio e encaminhada à unidade de destino.

OBS: AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS (secretos, confidenciais ou

reservados)
 Deve ser feita por servidor do Protocolo especialmente designado para esta
atividade;
 Ou seja, a autuação será processada por servidor com competência para tal, da
mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, lacrarem o
envelope processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o
carimbo correspondente ao grau de sigilo.

NÃO SERÃO AUTUADOS:

 Documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para
festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia
de processo, desarquivamento de processo e outro que, por sua natureza, não
devam constituir um processo.
 Documentos que não passem por tramitação não devem ser autuados.

DOCUMENTOS QUE FORAM PROCESSOS DEVEM SER:

 ORIGINAIS (Preferencialmente)
 CÓPIA AUTENTICADA:
o Em cartório;
o Pelo próprio servidor público;

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 23

 ARQUIVOLOGIA

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no

entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o
servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firma.

DOCUMENTOS RECEBIDOS POR FAX:

 Não podem formar processo.
 Mensagens e documentos resultantes de tramitação via fax não poderão se
constituir em peças de processo.
 OBS: Documentos recebidos por meios eletrônicos (lacuna na portaria: ainda
não dispõe a respeito).

1.2. NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS DO PROCESSO:

Todas as folhas devem ser enumeradas, carimbadas e rubricadas.

Enumeração:
1. Em ordem crescente;
2. 1a folha: número 01
3. Capa: não é enumerada;
4. Numeração:
a. Canto superior direito da folha;
b. Verso: não é enumerado;

Responsável pela enumeração:

1. Folhas iniciais (Recebimento): PROTOCOLO;
a. As folhas de um processo devem ser inicialmente numeradas e
rubricadas pelos funcionários do protocolo;
2. Demais folhas: PRÓPRIO SETOR
a. As seguintes folhas incluídas posteriormente deverão ser numeradas e
rubricadas pelos responsáveis dos setores pelos quais os documentos irão
tramitar, ou seja, pelos responsáveis pela inclusão.

Não é permitido:
1. Rasuras;
3. Utilização de letras;
a. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não
sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasuras.

Correção:
A. Marca-se um “X” na data/ carimbo e renumera corretamente;
a. Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção
de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo
um “X”sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes,
sem rasuras certificando-se a ocorrência.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 24

 ARQUIVOLOGIA

Resumo e observações:

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser
utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito,
recebendo, a primeira folha, o número “1”.

A numeração das peças do processo será iniciada no protocolo (ou unidade

protocolizadora) da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As
peças subseqüentes/ posteriormente serão numeradas e rubricadas pela unidade que as
adicionarem, ou seja, pelo responsável pela inclusão; a capa do processo não será
numerada.

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colocada em
folha de papel em branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que
o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

1.3. JUNTADA DE PROCESSOS:

A juntada será executada pelo PROTOCOLO central ou setorial da unidade

correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. Ato de reunir
uma ou mais folhas/ documentos em um processo, obedecendo à ordem cronológica de
sua apresentação.

 Estudo e uniformização de tratamento em matérias semelhantes.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO JUNTADA POR APENSAÇÃO

 É a juntada definitiva de um processo a  É a juntada provisória de um processo a
outro; desde que pertencentes a um outro;
mesmo interessado e que contenham o  É a juntada de um processo a outro em
mesmo assunto. caráter provisório. Neste caso, os
 Tem renumeração de páginas, processos mantêm sua independência e
renumeração a partir do processo numeração originais;
principal.
 Vira um processo só; DESAPENSAÇÃO
 Será feita somente quando houver  É a separação de processos apensados;
dependência entra os processos a serem  A despensação, como a juntada de
anexados; processos, serão executadas pelo
 A dependência será caracterizada Protocolo central ou pelo setorial da
quando for possível definir um unidade correspondente, mediante
processo como principal e um ou mais determinação, por despacho, de seu
como acessórios; dirigente.
 Após a decisão final, os processos
poderão ser desapensados no Protocolo
setorial da unidade onde se
encontrarem;
 A desapensação ocorrerá antes do
arquivamento.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 25

 ARQUIVOLOGIA

1.4. DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS:

É a retirada de peças/ documentos de um processo. Pode ocorrer a pedido do interessado

ou por interesse da administração. É o processo inverso ao da juntada, que consiste em
desanexar um ou mais documentos/ folhas de um processo.

A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontra o processo, mediante despacho

prévio da autoridade competente.

No desentranhamento no local coloca uma observação sobre o desentranhamento para

não ter remuneração. Ou seja, o processo que tiver folha ou peça retirada conservará a
numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha (s)
correspondente (s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.

Sempre que houver a retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o
“TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.

Quando a retirada de folha ou peça for a pedido de terceiros, usar carimbo de

desentranhamento de peça, onde conta o recibo da parte interessada. Assim, o
desentranhamento de peças ou folhas de um processo pode ocorrer quando houver
interesse da Administração ou a pedido do interessado.

1.5. DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS:

É a retirada de uma peça/ documento de um processo para formar outro processo. Ou

seja, é a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro
processo, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o
“TERMO DE DESMENBRAMENTO”, conforme metodologia a seguir:

A. Retirar os documentos que constituirão outro processo;

B. Apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram
retirados os documentos.
C. Proceder à atuação dos documentos retirados, conforme esta norma,
renumerando suas páginas.

1.6. DILIGÊNCIA:

É a devolução do processo a um setor em que tramitou anteriormente para corrigir

alguma falha verificada.

É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades

indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim
procedeu (de origem), a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 26

 ARQUIVOLOGIA

1.7. ENCERRAMENTO DO PROCESSO:

O encerramento do processo pode ocorrer:

A. Pelo indeferimento do pleito; (Pedido Negado)

B. Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados
ou dela decorrentes; (Pedido Atendido)
C. Pela expressa desistência por parte do interessado;
D. Pela interrupção por mais de 01 ano por omissão da parte do interessado;

1.8. ABERTURA DE VOLUMES:

Limites do processo:
 Número máximo de folhas do processo: NÃO HÁ LIMITES;
o Processo será dividido em volumes:
 O número máximo de folhas por volume: 200 folhas;
 Ou seja: os autos não deverão exceder a 200 folhas em
cada volume.
 Um mesmo documento não pode ser desmembrado em 02
volumes diferentes.
 Inclusão: a inclusão que exceda às 200 folhas, esse documento
abrirá um novo volume.
 Numeração: Pára a numeração que ficou no último documento
juntado e começa o novo volume com o novo documento.
 O encerramento e a abertura de novos volumes serão
efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em
folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem
solução de continuidade, no volume subseqüente.
 Ex: Processo contendo 180 folhas, ao que será incluído
um documento contendo 50 folhas, encerra-se o volume
com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido
documento de 50 folhas.
 A abertura do volume subseqüente será informada no volume
anterior e no novo volume.

1.9. RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS:

Havendo extravio ou desaparecimento de processo:

A. Servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará à sua chefia o

ocorrido. (SERVIDOR→COMUNICAR CHEFIA PARA TOMAR
PROVIDÊNCIA)
B. Autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua
apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo
disciplinar. (CHEFE→INSTAURAR SINDICÂNCIA OU PAD PARA
APURAÇÃO DO FATO)
C. Independente das ações anteriores, o processo deverá ser reconstituído.
(RECONSTITUIÇÃO DO PROCESSO DESAPARECIDO).

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 27

 ARQUIVOLOGIA

a. O protocolo verificará por onde o processo passou e será refeito pela

reconstituição dos seus passos.
b. O processo reconstituído não terá o mesmo número do processo
extraviado.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:
AQUIVAMENTO:

 Conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e armazenamento de

documentos.
 Meios de colocar os documentos em ordem.

MÉTODOS:

1. HORIZONTAL/ VERTICAL;
2. ALFABÉTICO;
3. GEOGRÁFICO;
4. NUMÉRICO;
5. IDEOLÓGICO;

2. MÉTODO ALFABÉTICO e VARIADEX:

O método Alfabético é aquele que organiza os documentos por NOME (A-Z);

VARIADEX: é uma variante/ método espécie do método Alfabético que organiza os

documentos, além de usar nomes, atribui cores às letras para facilitar o arquivamento.

 O método Alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o

NOME como principal elemento a ser considerado.
 O método de arquivamento Variadex adota cores preestabelecidas como
diferencial o que facilita o arquivamento e a localização de documentos.

3. MÉTODO GEOGRÁFICO:

O método é aquele que organiza os documentos pela procedência ou local.

 A ordenação geográfica tem como elemento principal o LOCAL/

PROCEDÊNCIA DO CORRESPONDENTE;

1. REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO:

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 ARQUIVOLOGIA

POR ESTADO POR PAÍS POR CIDADE

1. Colocar os Estados em 1. Colocar os Países em 1. Colocar as Cidades em
ordem Alfabética. ordem alfabética; ordem alfabética;
2. Organizar as cidades 2. Organizar as cidades 2. Identificar, ao final de cada
dentro de cada Estado na dentro de cada País na cidade, o Estado entre
ordem: CAPITAL (1O) + ordem: CAPITAL (1O) + parênteses;
OUTRAS EM ORDEM OUTRAS EM ORDEM
ALFABÉTICA. ALFABÉTICA.

Ex:
A. Por Estado:
Ordem Alfabética dos Estados

Alagoas

Dentro da pasta do Estado Goiânia Cidade Capital do Estado 1o

Goiás

Alexânia
Pará Demais cidades do Estado:
ORDEM ALFABÉTICA
São Paulo Itumbiara

B. Por País:

Alemanha
Ordem Alfabética dos Países

Dentro da pasta do País Brasília Cidade Capital do País 1o

Brasil

Alagoas
E.U.A Demais cidades do País:
ORDEM ALFABÉTICA
Japão São Paulo

C. Por Cidade:
Ordem Alfabética das Cidades

Brasília (DF)

Goiânia (GO)

Uberaba (MG)

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 ARQUIVOLOGIA

4. MÉTODO NUMÉRICO:

É aquele que organiza os documentos por números.

Pode ser dividido em:

a) SIMPLES;
b) CRONOLÓGICO;
c) DIGITO TERMINAL;

SIMPLES CRONOLÓGICO DÍGITO TERMINAL

 Os documentos são  Organiza os documentos
organizados pelo número
inteiro, na ordem crescente.
 É indicada para números
pequenos;
 Organiza os documentos
por data. pelos 02 últimos algarismos.
 É indicado para números
grandes.
 Caminha de 02 em 02 se os
últimos números se repetirem
(forem iguais), da direita para
a esquerda;
 Dica: separar de 02 em 02
primeiro da direita pra
esquerda.
 Completar com zeros onde
faltar numero;

Demonstração: Simples x Digito Terminal

Números Simples Números Digito Terminal

(ordem crescente dos números) (ordem crescente dos 2 últimos
números)

345.654 1. 4.558 34 5.6 54 1. 914.302

914.302 2. 75.789 91 4.3 02 2. 345.654
764.158 3. 345.654 76 4.1 58 3. 764.158
4.558 4. 764.158 00 4.5 58 4. 4.558
75.789 5. 914.302 07 5.7 89 5. 75.789

 O método numérico digito terminal determina a numeração seqüencial dos

documentos, dispondo os números em grupos de dois dígitos cada um. Por
exemplo: 526.319 → 52 – 63 – 19.

5. MÉTODO IDEOGÁFICO:

É o método que organiza os documentos por assunto, ou seja, o principal elemento a ser
adotado para a recuperação da informação é o assunto.

Pode organizar os documentos de forma alfabética (IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO)

ou numérica (IDEOGRÁFICO NUMÉRICO).

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 ARQUIVOLOGIA

Ex:

2 2. PESSOAL;
2.1. FÉRIAS;
2.2. APOSENTADORIA;
2.3. LICENÇA;
2.3.1. PATERNIDADE;
2.3.2. MATERNIDADE

ESCOLHA DO MÉTODO:

O método a ser adotado no arquivo deverá ser definido após análise, ou seja, o
responsável deve conhecer e considerar 02 aspectos:

A. Os documentos a serem organizados (arquivados);

B. A estrutura e o funcionamento da instituição; (das características da instituição
que está sendo organizada)

Assim, o método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir
da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe.

O arquivo pode usar quantos métodos forem necessários, de forma a atender as

necessidades da instituição. Sendo que o conjunto de métodos a ser adotado é chamado
de CLASSIFICAÇÃO ou ARRANJO.

CLASSIFICACÃO ou ARRANJO

É a disposição física dos documentos no arquivo, a partir de métodos pré-ordenados.

Ex: ARQUIVO GRANCURSO

o Ceilândia;
o SIG; GEOGRÁFICO
o TAGUATINGA;
 Unidade 01
 Unidade 02 NÚMERO SIMPLES
 Unidade 03
 2008
 2009 NÚMERO CRONOLÓGICO
 2010
o Facon
o Plêiade IDEOGRÁFICO
o Regular
 (...)

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 ARQUIVOLOGIA

 Nome, Local, Número, Data e Assunto são elementos de um documento que

devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.
 É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal
e métodos auxiliares para a organização da documentação. Ou seja, os
documentos de arquivo não obedecem a um método de arquivamento único.
 A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do
classificador, conhecimento não só da empresa ou do órgão público, mas da
natureza dos documentos a serem classificados. Ou seja, a atividade de
classificação exige do responsável conhecimento de administração da
organização à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a
serem classificados.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO:
1a REGRA: COMUM

Nome de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

ÚLTIMO SOBRENOME VÍRGULA DEMAIS NOMES

Ex:
João Barbosa → Barbosa, João
Pedro Álvares Cabral → Cabral, Pedro Álvares

OBS: Se no arquivamento de fichas por nomes houver sobrenomes iguais, prevalece a

ordem alfabética do Prenome:
Ex:
1. Barbosa, Antônio;
2. Barbosa, João;

2a REGRA: SOBRENOMES COMPOSTOS

Sobrenomes compostos de Substantito + Adjetivo OU Ligados por hífen não se

separam.
Ex:
Camilo Castelo Branco → Castelo Branco, Camilo
Substantivo + Adjetivo
Heitor Villa-Lobos → Villa-Lobos, Heitor

3a REGRA: SOBRENOMES COM NOMES DE SANTOS

Os sobrenomes formados com as palavras: SANTO, SANTA ou SÃO não se separam.

Ex:
Luciano Santo Cristo → Santo Cristo, Luciano
Carlos São Paulo →São Paulo, Carlos

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 ARQUIVOLOGIA

4a REGRA: INICIAIS ABREVIADAS

As iniciais abreviadas de prenomes tem preferência na classificação de sobrenomes

iguais.
Ex:
Vieira, J.
Vieira, João
Vieira, José

5a REGRA: ARTIGOS E PREPROSIÇÕES

Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma; não são
considerados.
Ex:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’

6a REGRA: SOBRENOME DE PARENTESCO

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto…; são
considerados parte integrante do último sobrenome, ou seja, não devem ser separados.
Ex:
Almeida Filho, Antônio
Vasconcelos Sobrinho, Paulo

7a REGRA: TÍTULOS QUE ACOMPANHAM O NOME

Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome, entre
parênteses.
Ex:
Campos, Milton (Ministro)
Pereira, Paulo (General)

8a REGRA: NOMES ESTRANGEIROS

Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais.
Ex:
Aubert, Georges
Müller, Paul

9a REGRA: PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS

As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser considerados. O mais comum é

considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra
maiúscula.
Ex:
Capri, Giulio di
Mc Adam, John
O’Brien, Gordon

RODRIGO GOMES VIEIRA Página 33

 ARQUIVOLOGIA

10a REGRA: NOMES ESPANHÓIS / HISPÂNICOS:

Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome.

Ex:
Angel de Arco y Molinero → Arco y Molinero, Agel de
José de Oviedo y Baños → Oviedo y Baños, José de

11a REGRA: NOMES ORIENTAIS E ÁRABES

Os nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) são registrados exatamente como se

apresentam.
Ex:
Al Bem-Hur → Al Bem-Hur
Li Yutang → Li Yutang

12a REGRA: NOMES DE INSTITUIÇÕES:

Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos entre parênteses após o nome.
Ex:
Álvaro Ramos & Cia.
Embratel
Libery of Congress (The)

13a REGRA: NOMES DE EVENTOS

Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os

números devem aparecer no fim e entre parênteses.
Ex:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geologia (5o)

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