GUÍA

METODOLÓGICA

Para la elaboración de planes de trabajo

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METODOLÓGICA
Para la elaboración de
planes de trabajo
GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración Antonio Madariaga Reales

de planes de trabajo Director Ejecutivo
Bárbara González Medina
Unidad para la Atención y Reparación Directora del proyecto
Integral a las Víctimas Lida Margarita Núñez Uribe
Paula Gaviria Coordinadora del Proyecto
Directora General
Investigación y redacción
Carmela Serna Jefferson Gallego Figueredo
Subdirectora General
(Asesor de la estrategia de educación ciudadana de la Corporación
Alba García Viva la Ciudadanía, candidato a magister en Desarrollo Humano).
Directora (e) Gestión Interinstitucional
Fotografías
Gabriel Bustamante
Unidad para la Atención y Reparación Integral
Subdirector de Participación
a las Víctimas
Corporación Viva la Ciudadanía
Instituto Interamericano
de Derechos Humanos – IIDH Diseño y diagramación
Joseph Thomson SOPORTEGRÁFICO.COM.ES
Director Ejecutivo Ricardo Sánchez Muñoz
ricardo.soportegrafico@gmail.com
Juan Navarrete
Gerente del Proyecto Impreso en Colombia
Printer Colombiana
Corporación Viva la Ciudadanía
ISBN: 978-958-675-057-8
Pedro Santana Rodríguez
Presidente
 CONTENIDO
Presentación 5
1. Planes de Trabajo 9
1.1 ¿De qué estamos hablando?
1.2. Las partes que componen un plan de trabajo
1.2.1 Lectura y diagnóstico de contexto
1.2.2 Definir los objetivos generales y específicos
1.2.3 Establecer las metas para alcanzar cada uno
de los objetivos específicos
1.2.4 Establecer indicadores que permitan medir el logro de la meta
1.2.5 Determinar las actividades que se deben desarrollar
1.2.6 Especificar los responsables de llevar a cabo las actividades
y su fecha de realización
1.2.7 Definir su monitoreo y seguimiento
1.2.8 Definir su evaluación

2. Modelo de matriz del Plan de Trabajo de la Mesa de

Participación efectiva de las víctimas 21
3 Creación de pactos 27
4. Caja de Herramientas 29
4.1 Lectura y diagnóstico de contexto y construcción de
objetivos generales y específicos, metas e indicadores
4.2 Construcción de las actividades, cronograma y responsables
4.3 Definir su monitoreo y seguimiento
4.4 Definir su evaluación

5. Bibliografía 40
Presentación

E l 10 de junio de 2011 se promulgó la ley 1448 “por la cual se dictan medidas de

atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan
otras disposiciones”. Esta ley consagra derechos en materia de reparación integral, restitución,
indemnización de carácter administrativo, rehabilitación, satisfacción y garantías de no repetición.
Adicionalmente, dispone de una estructura de participación de las víctimas conformada por una
Mesa Nacional de Víctimas, Mesas Departamentales y Municipales, Mesa del Distrito Capital y la
participación en comités y subcomités.

La Ley reconoce el derecho a la participación y por ello dispone de algunos mecanismos para
garantizarlo. Establece que “es deber del Estado garantizar la participación efectiva de víctimas en
el diseño, implementación, ejecución y seguimiento al cumplimiento de los planes, proyectos y
programas que se creen con ocasión de la misma. Para ello deberá hacer uso de los mecanis-
mos democráticos previstos en la Constitución y la ley” (Artículo 192 de la ley 1448 de 2011).
Asimismo, en el artículo 28 señala que uno de los derechos de las víctimas es el de “acudir a
escenarios de diálogo institucional y comunitario”, como también lo es el derecho a “informarse,
intervenir, presentar observaciones, recibir retroalimentación y coadyuvar de manera voluntaria en
el diseño de los instrumentos de implementación, seguimiento y evaluación de las disposiciones
previstas en la Ley 1448 de 2011 y los planes, programas y proyectos implementados para fines
de materializar su cumplimiento” (Artículo 261).
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6
Una de las funciones de las Mesas de Participación es “realizar un Plan de Trabajo anual y co-
municarlo a las Secretarías Técnicas para que adopten las acciones correspondientes”, así como
“realizar observaciones sobre las políticas, planes y proyectos para la implementación de la Ley
1448 de 2011”.

Justamente, en este último marco se desarrolla el presente manual metodológico para la ela-
boración de Planes de Trabajo con el fin de fortalecer el Sistema Nacional de Participación dis-
puesto en el marco normativo de la Ley 1448 para que las víctimas cuenten con herramientas
conceptuales y metodológicas que contribuyan efectivamente a garantizar su participación en las
decisiones de política pública que les conciernen y una adecuada representación e incidencia en
los espacios institucionales de interlocución.

Por lo cual este manual metodológico es un instrumento en doble vía:

En primer lugar, está orientado a que las Mesas cumplan con una de sus funciones estipuladas
en la ley y sus decretos1, que es realizar un Plan de Trabajo.
7
En segundo lugar, busca fortalecer la capacidad de incidencia de los miembros de las Mesas de Par-
ticipación de víctimas a través de la elaboración, presentación y concertación de una metodología
que apoye la elaboración de los Planes Anuales de Trabajo, con los cuáles se contribuye a que los
representantes de las víctimas en las Mesas de Participación gestionen sus propuestas e incidan
en las decisiones de política pública.

1. Ley 1448 de 2011, Decreto 4800 de 2011 y Resolución 388 de 2013.

1 Plan de Trabajo

La planificación es una actividad compleja pero importante, que permite llevar a cabo los fines de
las Mesas de Participación de las víctimas mediante una adecuada definición de los objetivos y
las metas que se pretenden alcanzar. 9
Una de las definiciones más comunes determina que la planificación es el momento en el que
se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los
recursos; es decir que se configura como espacio de discusión sobre el qué, el cómo, el cuándo
y con quién se realizarán las acciones.

En términos cotidianos entendemos el Plan de Trabajo como la actividad que realizamos cuando
organizamos, por ejemplo, nuestra agenda o cuando aprovechamos al máximo los recursos dis-
ponibles para el gasto familiar.

A manera de síntesis, los elementos más simples de la planificación responden a las siguientes
preguntas2:

¿Qué? Naturaleza del plan de trabajo

¿Por qué? Justificación (diagnóstico, marco referencial)
¿Para qué? Objetivos
¿Cuánto? Metas e indicadores
¿Cuándo? Tiempo y actividades
¿Dónde? Ubicación del lugar
¿Cómo? Técnicas, procedimientos, metodologías
¿Quiénes? Responsables

2. Escuela de Liderazgo Democrático, Módulo de planificación de proyectos y diseño de indicadores. Corporación

Viva la Ciudadanía.
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1.1 ¿De qué estamos hablando?

¿Qué es?

El Plan de Trabajo es una herramienta metodológica que permite definir prioridades, planificar el
uso de los recursos, establecer metas, logros y responsabilidades en un período determinado de
tiempo, en este caso de un año, con el fin de facilitar las acciones colectivas.

Los planes de trabajo también son un escenario de concertación y construcción colectiva, en el

que se incluyen objetivos comunes que unifican al grupo y las metas e indicadores que permitirán
medir el logro de las metas trazadas; igualmente brinda las herramientas que permiten construir
una respuesta ante las distintas problemáticas que puedan presentarse durante su implement-
ación.

¿Por qué se elabora?

10 El plan de trabajo se elaboran:

 Porque es práctico.
 Ordena lógica y secuencialmente la fase de ejecución.
 Permite realizar el seguimiento de la ejecución y ayuda a la reprogramación.
 Facilita el proceso de evaluación.

¿Cuáles son sus enfoques?

En un plan de trabajo es importante tener en consideración, los enfoques desde los cuales se
pueden construir, a saber:

 Enfoque de Derechos Humanos: Se caracteriza por su orientación a la promoción y la

protección de los Derechos Humanos, y al cumplimiento de los mismos por parte de las
instituciones y los Estados.

 Enfoque de género: Promueve la igualdad de oportunidades con especial énfasis en el em-

poderamiento de las mujeres y las niñas.

 El enfoque intercultural: Está orientado al reconocimiento de la coexistencia de diversidades

culturales en las sociedades actuales.

 Enfoque Diferencial: Brinda una adecuada atención y protección a niños y niñas, adultos
mayores, mujeres y minorías étnicas; considerados ciudadanos con mayor grado de vulnera-
bilidad en una sociedad.
¿En qué espacios se discute y se crean los Planes Anuales
de Trabajo de las Mesas de Participación de las Víctimas?
Tener claridad sobre las funciones relacionadas con el Plan de Trabajo y los objetivos de las Mesas
de Participación de las Víctimas, garantiza un marco de la concertación e incidencia en las políti-
cas públicas de atención, asistencia y reparación de las víctimas:

 Las Mesas de Participación de las víctimas: El artículo 264 del Decreto 4800 de 2011, las
define como espacios de trabajo temático y de participación efectiva de las víctimas, de or-
den municipal, distrital, departamental y nacional, destinadas para la discusión, interlocución,
retroalimentación, capacitación y seguimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1448
de 2011, sus decretos reglamentarios, normas jurisprudenciales y otras complementarias.3

Sus funciones son:

% Proponer a las respectivas entidades y autoridades, proyectos, planes y programas en

desarrollo por lo dispuesto en la Ley 1448 de 2011 y demás normas concordantes y
complementarias. 11

% Servir de espacios garantes de la participación oportuna y efectiva de las víctimas en el

diseño, implementación, ejecución y evaluación de la política pública para las víctimas a
nivel nacional, departamental, distrital y municipal.

% Establecer estrategias para que las víctimas y las organizaciones de víctimas conozcan sus
derechos, participen en el diseño de los planes, programas y proyectos dirigidos a las víc-
timas, y ejerzan veeduría en la ejecución de los mismos.

% Promover, difundir y establecer estrategias para el respeto efectivo a los Derechos Huma-
nos y el Derecho Internacional Humanitario.

% Ejercer veeduría ciudadana sobre el cumplimiento de la Ley 1448 de 2011 y demás nor-
mas concordantes y complementarias.

% Solicitar a la autoridad competente su intervención o el inicio de las investigaciones ten-

dientes a garantizar la debida aplicación de los postulados de la Ley 1448 de 2011 y
demás normas concordantes y complementarias.

% Incidir en las políticas, planes y proyectos para la implementación de la Ley 1448 de 2011.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS; Protocolo
de Participación Efectiva de las Víctimas del Conflicto Armado; Capítulo I. Mesas de participación efectiva de las
víctimas. Artículo 7: Mesas de participación de las víctimas.(Artículo 264 del Decreto 4800 de 2011).
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% Realizar un Plan de Trabajo Anual y comunicarlo a las Secretarías Técnicas de las respec-
tivas Mesas de Participación, para que adopten las acciones correspondientes. Dicho Plan
de Trabajo se integrará a los Planes de Acción Territoriales, PAT.

% Elaborar planes, programas y proyectos dirigidos a las víctimas, que contribuyan al desar-
rollo de los postulados de la Ley 1448 de 2011.

1.2. Componentes del Plan de Trabajo

El Plan de Trabajo, como se expresaba en el acápite anterior, es un instrumento que permite reali-
zar los objetivos de la Mesa para la incidencia y el goce efectivo de los derechos de las víctimas,
mediante el siguiente proceso:

1. Lectura y diagnóstico de contexto

2. Objetivos generales y específicos
12 3. Metas necesarias para cada uno de los objetivos específicos
4. Indicadores que permitan medir el alcance de la meta
5. Actividades a desarrollar
6. Especificar responsables de llevar a cabo las actividades y su fecha de realización
7. Instrumentos de monitoreo y seguimiento
8. Mecanismos de evaluación

1.2.1 Lectura y diagnóstico de contexto

Un primer paso estratégico para la elaboración de los Planes de Trabajo de la Mesa Nacional de
Víctimas, Mesas Departamentales y Municipales, Mesa del Distrito Capital y la Participación en
comités y subcomités, es hacer una lectura de la realidad y del contexto, entendiendo las inter-
relaciones existentes en el territorio, las problemáticas y los acontecimientos favorables o desfavo-
rables que suceden al interior de una comunidad, analizando las políticas públicas y su estado de
cumplimiento. Esto con el fin de mejorar el bienestar colectivo y afianzar las relaciones sociales
en términos económicos, políticos, sociales y culturales.

Para desarrollar este primer punto es importante considerar:

 Cuáles han sido los cambios significativos en el pasado de la comunidad y cuáles son los
antecedentes que marcan la conformación de la mesa departamental de participación.

 Cuáles son las principales demandas, necesidades y derechos de las víctimas en términos de
reparación, y cómo se priorizan dichas necesidades traducidas a derechos y políticas específi-
cas.
 Los planes y proyectos que en el departamento y los municipios se han realizado para la
población victimizada (Plan de Desarrollo Nacional y Departamental y, Planes de Acción Ter-
ritorial –PAT-.)

 Caracterización de la oferta institucional y de sus responsabilidades a nivel nacional y/o territo-

rial (SNARIV)

 Identificación de actores involucrados en el proceso de Participación

La importancia de estos puntos radica en que permiten que los miembros de las Mesas puedan
apropiarse de información básica que será de gran utilidad para programar acciones concretas
como el Plan de Trabajo o el diseño de las estrategias, de actuación que la mesa va a implemen-
tar durante su período. La lectura y el diagnóstico de contexto, ya sea nacional, departamental o
municipal, es el fundamento del Plan de Trabajo y de todas sus acciones.

En un diagnóstico, además de caracterizar un problema social, se debe conocer:4

13
 Los problemas, las causas de esos problemas y sus particularidades.

 El contexto que condiciona la situación-problema estudiada

 Los recursos y medios disponibles para resolver estos problemas

 Los factores más significativos que influyen en la problemática y los actores sociales implica-
dos en ella

 Las prioridades, objetivos y estrategias de intervención

 Los factores que determinan la viabilidad de las acciones a emprender

A manera de ejemplo:5

Conformada por Que exige el

Mesa organizaciones de reconocimiento de los
departamental víctimas y organizaciones derechos a la verdad,
de Víctimas de sociales de todas la justicia, la reparación
Antioquia las subregiones del integral y garantías de no
departamento repetición

4. Funlibre, Diagnóstico y Desarrollo Comunitario, 2004

5. Corporación Viva la ciudadanía; Las agendas regionales de las víctimas 2012, reorganización propia.
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1.2.2. Definir los objetivos generales y específicos

Un objetivo es el fin hacia el cual se dirige una acción, es el elemento que permite incubar una
situación nueva a partir de su formulación como base esencial para el desarrollo de todo proceso.
Sin objetivos claros no es posible diseñar estrategias, vías de realización, ni determinar ni ordenar
los recursos.

Un objetivo debe ser básicamente:

 Claro: Una meta precisa y bien enfocada permite que cualquier persona, aun extraña al plan,
pueda entender de qué se trata

 Concreto: Es perceptible y puede responder a problemáticas reales y prever soluciones po-

sibles; no es abstracto ni en él se plasman utopías o conceptos propios del marco referencial

 Realizable: Es viable porque cuenta con los recursos disponibles y/o posibles, y está dirigido
14 a problemas reales, percibidos de tal modo por los grupos que elaboran la programación de
sus actividades

Los objetivos son generales y específicos:

 Objetivos generales: Son la expresión cualitativa de lo que queremos conseguir a nivel más
amplio y global.

 Objetivos específicos: Son una concreción, especificación o desglosamiento de los objetivos

generales. Éstos contienen elementos particulares y concretos que viabilizan el logro del ob-
jetivo general.

A manera de ejemplo:
Objetivo general: Reconocimiento y aplicación de los Derechos de las víctimas del
conflicto armado en todos los municipios de Antioquia.
Objetivos específicos:
s!RTICULACIØNDELA,EYENSUIMPLEMENTACIØNCOORDINADACONLASDIFERENTESINSTANCIAS
territoriales del departamento y los municipios mediante ordenanzas y acuerdos.
s)NCLUSIØNDELOSDERECHOSDELASVÓCTIMASENLOSPLANESDEDESARROLLOYPLANESDEOR-
denamiento territorial.
s!RTICULACIØNDELAPOLÓTICACONLASAUTORIDADESJUDICIALESYDECONTROLESPECIALMENTEEN
lo referente a la restitución de tierras.
s)MPLEMENTACIØNDEPOLÓTICASPÞBLICASESPECÓlCASPARALASVÓCTIMAS

Tomado de: Corporación Viva la ciudadanía (2012); Las agendas regionales de las víctimas.
1.2.3 Establecer las metas necesarias para alcanzar cada
uno de los objetivos específicos.

La meta es la expresión cuantitativa del objetivo. Indica las condiciones de cantidad y tiempo que
demandará su realización.

Una meta debe ser redactada en términos de:

 Resultados; Se debe visualizar el producto final evitando que la meta se constituya en una
simple declaración de intenciones.

 Tiempo: Se debe señalar el período dentro del cual se logrará ésta

 Proceso: Indicativos para el logro de la meta

 Claridad: Especificidad, simpleza y coherencia para una más fácil comprensión del contenido.
15
A manera de ejemplo:

Objetivos específicos Metas

Los derechos de las víctimas están incluidos en

Inclusión de los derechos de las víctimas
los planes de desarrollo por medio de políticas
en los planes de desarrollo y planes de
públicas de vivienda, salud, educación
ordenamiento territorial.
y protección.

Participación efectiva de las víctimas y sus

Implementación de políticas públicas organizaciones en el diseño, implementación
específicas para las víctimas. y seguimiento de políticas públicas para las
víctimas.

1.1.4 Establecer indicadores que permitan medir el logro de la meta.

Diseño de indicadores

Los indicadores buscan señalar y ponderar hechos que den cuenta de los resultados, respon-
diendo a cuestiones tangibles y medibles de manera directa; es decir que deben ser observables,
cuantificables y mesurables de forma directa, y deben facilitar el control de los procesos.

Los indicadores pueden ser revisados, ajustados o precisados, siempre y cuando no se pierda su
sentido ni la incidencia a la que se aspira. El indicador es la señal del proceso que permite redi-
reccionar, sin perder el objetivo.
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Los indicadores, construidos de acuerdo a los objetivos previamente elaborados y haciéndose

visibles en la formulación, se clasifican en:

 válidos: apropiados para el plan de trabajo

 confiables: veraces, creíbles
 específicos: corresponden a los objetivos
 sensibles: a cambios de situación
 accesibles: los datos necesarios pueden compilarse efectivamente
 unívocos: su formulación no admite diferentes interpretaciones

En síntesis, los indicadores señalan el momento oportuno, las probabilidades de obtener resulta-
dos y las causas que determinan un comportamiento específico.

Dentro de los tipos de indicadores encontramos:

 De resultado: Relativo al cumplimiento de las actividades; se formulan de acuerdo al número

16 de acciones realizadas.
 De impacto: Dan cuenta de cambios en las relaciones al interior de las veredas, de los muni-
cipios, entre autoridades y comunidad.
 Cuantitativos: Se pueden medir en números, cantidades, volúmenes, y sus resultados pu-
eden expresarse en forma estadística.

Metas Indicadores
Los derechos de las víctimas están incluidos en los Número de planes, proyectos y
planes de desarrollo por medio de políticas públicas de políticas para las víctimas construidas
vivienda, salud, educación y protección. e implementadas
Participación efectiva de las víctimas y sus
Implementación de un sistema
organizaciones en el diseño, implementación y
participativo de seguimiento a las
seguimiento de políticas públicas específicas para las
políticas públicas para las víctimas.
víctimas.

1.2.5 Determinar las actividades que se deben desarrollar

Las actividades indican los pasos que se deben dar para alcanzar los objetivos. Se expresan a tra-
vés de verbos de acción y de una manera sintética. La enunciación de las actividades nos indica
los diversos momentos o escalones que es preciso ascender para garantizar el cumplimiento con
todas las condiciones: cantidad, calidad y tiempo.

Es suficiente enunciar aquellas que son más importantes y que demandan explicaciones más
explícitas de fecha, ubicación, responsabilidad y que además consuman recursos que deban ser
tenidos en cuenta.
 Actividades indicador uno:
s2EALIZARDEMANERAPARTICIPATIVAUNACARTOGRAFÓADELMUNICIPIOPARAIDENTIlCARLOSACTORES
institucionales, el estado de las políticas sociales, el goce de derechos y a quienes corres-
ponden las diferentes soluciones.
s2EUNIONESDECONCERTACIØNCONDECISORESDEPOLÓTICAPÞBLICAYFUNCIONARIOSENCARGADOS
s#AMPA×ACOMUNICATIVADEDIFUSIØNDELPROCESO
s$OCE JORNADASDESENSIBILIZACIØNAFUNCIONARIOSYDECISORESDEPOLÓTICAPÞBLICA

1.2.6 Especificar los responsables de llevar a cabo las actividades

y su fecha de realización

Identificar claramente un responsable de cada actividad permite construir acuerdos y compromi-

sos de parte de los participantes en el Plan de Trabajo.

Las preguntas orientadoras para esto son: 17

 ¿Quién tiene el conocimiento adecuado?

 ¿Se han tomado en cuenta la capacidad, las habilidades y la experiencia de cada miembro de
los grupos de trabajo o de las partes involucradas en el proceso antes de asignar las respon-
sabilidades para las actividades y tareas previstas?

 ¿Entiende cada participante lo que le será solicitado?

1.2.7 Definir su monitoreo y seguimiento

El monitoreo y seguimiento sirve para consolidar un entendimiento de los cambios que se pro-
ducen en el entorno, a la vez que mide el alcance y evalúa las estrategias, las actividades que se
han propuesto y la manera en qué funcionan en el desarrollo de las Mesas de Participación de
las Víctimas.

“Un sistema de seguimiento sustentable debe ser fácil de entender y sencillo de implementar,
y debe proporcionar información útil de cara al aprendizaje, así como ayudar a cumplir con los
requisitos de desempeño de cuentas. El seguimiento debe facilitar al plan una visión más integral
de su trabajo”6

6. Sarah Earl, Fred Carden, Terry Smutylo (LUR, 2002) – Cartago, Mapeo de alcances: Incorporando aprendizaje y
reflexión en programas de desarrollo.
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El seguimiento no debe ser considerado de manera aislada; debe estar integrado a los procesos y
prácticas cotidianas de las actividades propuestas para no duplicar información. Es prioridad esta-
blecer lo que se pretende seguir de manera continua y lo que se quiere evaluar con mayor detalle
en el futuro. A continuación se sugieren tres opciones para dar un seguimiento global al proceso:

Desarrollar un plan de alcances: Si la intención es seguir el proceso en todo su trasegar, es clave

preparar un diario de alcances para cada problemática que se ha identificado como prioridad, es
decir por cada uno de los indicadores construidos.

Esto permite seguir y discutir las tendencias en el comportamiento de los indicadores y hacerse
una idea más clara de la manera en la que las acciones ejercen o no una influencia sobre los
resultados esperados. Esta acción permite mejorar el desempeño y crear registros de los cambios
observados que se pueden sintetizar periódicamente para relatar el nivel de incidencia y el cam-
bio generado en las áreas de interés.

Diario de estrategias: Juicio sobre la eficacia, los productos y los seguimientos oportunos de las
18 actividades. Se completa durante la realización de las actividades.

Diario de desempeño y riesgos: El diario de desempeño registra datos sobre la forma en que
está funcionando la Mesa y los riesgos a los que se exponen sus miembros.

1.2.8 Definir su evaluación7

La evaluación es un proceso de análisis crítico de todas las actividades que realizan las mesas
de participación de las víctimas y sobre los resultados obtenidos con el objetivo de determinar la
pertinencia de los métodos utilizados y la validez de los objetivos, la eficiencia en el uso de los
recursos y el impacto alcanzado en relación con los beneficiarios.

La evaluación es un proceso general de aprendizaje cuyos fines son:

 Mejorar las condiciones presentes del programa.

 Exponer las posibles insuficiencias o errores del programa para contrarrestarlos y prevenirlos
en el futuro.
 Destacar lo útil, eficiente y aceptable para actualizarlo teniendo en cuenta las circunstancias
que ayudaron a su éxito y las nuevas que se prevén.
 Cumplir con sus fines; toda evaluación concluye con una lista reducida pero sustanciosa de
críticas y recomendaciones.

7. Esta metodología fue adoptada por la Escuela de liderazgo democrático, Modulo de planificación de proyectos y
diseño de indicadores. Corporación Viva la Ciudadanía (2012).
Con la evaluación se mide, entre otras cosas, la eficiencia (comparación entre los resultados ob-
tenidos y los medios empleados) y el impacto (apreciación de todos los efectos de una acción so-
bre el medio de los aspectos técnicos, económicos, sociales, culturales, políticos, ecológicos, etc.).

Tipos de evaluación:

Evaluación de la eficacia: Confronta lo logrado en cada actividad, a través de cada objetivo es-
pecífico y de acuerdo a lo planteado en el objetivo general, para determinar en qué medida se
obtuvo lo propuesto:

 ¿por qué escogimos hacer esto y no otras cosas?

 ¿por qué decidimos hacerlo así y no de otra forma?
 ¿por qué decidimos hacerlo en este momento y no en otro?

Evaluación de la eficiencia: Se determina por la confrontación entre los resultados obtenidos y

los medios empleados. La utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros
debe llevar al logro de los objetivos de la manera más económica posible. 19
 ¿Se justifica el gasto (de capital y de trabajo) realizado, en comparación a los resultados espe-
rados u obtenidos?
 ¿Es posible tener los mismos resultados con menor inversión?
 ¿Cómo se han administrado los recursos y los esfuerzos requeridos para el logro de los obje-
tivos propuestos?

Evaluación del impacto sobre la realidad: es una de las formas más convenientes de eva-
luación porque permite medir el cambio que un proyecto produjo sobre la realidad. Para poderlo
llevar a cabo se debe partir del diagnóstico hecho al iniciar la planeación, para ser comparado con
la situación presente al momento de concluir el Plan, analizando el cambio que ha producido
sobre la problemática y el aumento de los aspectos positivos que ya se consideraban en el diag-
nóstico, así como la aparición de nuevos aspectos positivos.
2 Modelo de
matriz plan de
trabajo mesa de
participación
efectiva de las
víctimas
21
 22
PAT PLANIFICACIÓN MESA DE PARTICIPACIÓN DE LAS VÍCTIMAS
Cronograma
Componente Objetivo Actividades Sub-actividades Responsables
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6
Prevención y
protección.
Asistencia y
atención.
Reparación
integral.
Restitución de
tierras.
Memoria Histórica,
Verdad y
Justicia.
EJES TRANSVERSALES
Cronograma
Componente Objetivo Actividades Sub-actividades Responsables
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6
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Sistemas de
Información y
Caracterización
Articulación
Nación-territorio
y al interior del
Gobierno Nacional.
Participación.
Enfoques
diferenciales.
 Propuesta de cronograma de actividades:8
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Objetivos Estratégicos Metas el Plan Actividades Específicas Cronograma

1. Establecer Meses Meses Meses
estrategias para que 1a3 4a6 7 a 10
la Mesa Municipal Diseño del Plan de Formación X
de Participación Ejecución del Plan (Ley 1448 -Asistencia y
Efectiva de las X
Que 350 personas de 35 Atención a las Víctimas y Participación-)
Víctimas de xxxxx y
Organizaciones de Víctimas Ejecución del Plan (Políticas Diferenciales y
las Organizaciones
conozcan el contenido y Veeduría Ciudadana)
adscritas a ella
prerrogativas que ofrece la Ejecución del Plan (Reparación Integral y
conozcan sus
Ley de Víctimas. Restitución de Tierra)
derechos, participen X
Liderazgo y Derechos
en el diseño de los Ejecución del Plan (Retorno y Reubicación)
Humanos.
planes, programas y
proyectos y ejerzan
veeduría en la Ejecución del Plan (Formación en Derechos
ejecución de los Humanos y DIH)
mismos.
Que todos los Sectores Jornada con Víctimas con Discapacidad X
Poblacionales y de Jornada con Víctimas de la 3ª Edad y Juventud X
diferentes hechos
2. Elaborar planes, Jornada con Víctimas Afros e Indígenas X
victimizantes conozcan
programas y Jornada con Víctimas de Tortura y Minas y
los mecanismos de X
proyectos dirigidos Violencia Sexual
participación y construyan
a las víctimas, que
propuestas que incluyan sus Jornada con Víctimas LGTBI y Organizaciones de
contribuyan al X
problemáticas diferenciales Mujeres
desarrollo de los
para hacer propuestas
postulados de la Ley
y diseñar proyectos Jornada con Víctimas Homicidios, Masacres,
1448 de 2011
incluyentes, al Gobierno Secuestro, Desaparición Forzada, Organizaciones X
Local en el marco de la Ley de Víctimas y ONG.
1448 del 2011.

8. Formato tomado de la Unidad de Atención y Reparación de Víctimas.

23

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Objetivos Estratégicos Metas el Plan
Realizar Tres (3) Reuniones
Mesas de Trabajo Mesa &
Instituciones
Realizar un trabajo de
3. Hacer la Incidencia evaluación sobre la
Política, Presentar implementación de las
informes al Concejo políticas públicas en el
Municipal y a la municipio.
misma mesa, sobre la Preparar Informes
Aplicación de la Ley Semestrales de evaluación
1448 de 2011 en de aplicación de las políticas
su respectivo ámbito públicas de la Ley de
territorial. Víctimas en el Municipio
de xxxxxxx y presentarlo al
Concejo Municipal.
Propiciar una sesión del
Concejo Municipal con
víctimas organizadas o no,
sobre rendición de cuentas
Ejercer control y veeduría
interna.
24
Actividades Específicas Cronograma
Meses Meses Meses
1a3 4a6 7 a 10
Reunión 1: Sector Educación Básica y Técnica,,
X
Salud Pública y Vivienda)
Reunión 2: Sector Retorno, Reubicación, Crédito
y Productividad Urbana y Rural.
Reunión 3: Reparación Administrativa,
X
Prevención y Protección
Elaborar y Presentar Informes Generales X
Realizar un evento interinstitucional, de ONG y
comunitario de evaluación a la implementación y X
ejecución de la Ley de Víctimas en el municipio.
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Presentar informe al Consejo Municipal de
xxxxxxxxx sobre la dinámica de implementación y X
ejecución de la Ley de Víctimas en el municipio.
Realizar un Cabildo Abierto X
Realizar y apoyar 4 asambleas de la Mesa
X X
Municipal
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Objetivos Estratégicos Metas el Plan Actividades Específicas Cronograma

Meses Meses Meses

1a3 4a6 7 a 10

Procurar las condiciones Apoyo en transporte, estadía y gastos de

X X X
técnicas, logísticas y viaje a cuatro eventos nacionales.
4. Garantizar económicas a través $SR\RPHGLDQWHDUULHQGRGHXQDR¿FLQD
la Participación de las cuales los X X X
para la Mesa
de los representantes podrán
Apoyo para consecución de equipos e
Representantes ejercer su función X X X
LPSOHPHQWRVGHR¿FLQDGHOD0HVD
ante y de la Mesa de representación y
Municipal. participación efectiva en Apoyo en el pago de servicios públicos de
X X X
los espacios dispuestos ODR¿FLQDGHOD0HVD
en la Ley 1448 de 2011. Otros apoyos X X X
5. Discutir y Hacer
propuestas en
Hacer incidencia en el Hacer evaluación, preparar y presentar
la Revisión al X X
CJT propuestas
Plan de Acción
Territorial.
25
3 Creación de
pactos
Los pactos son la carta de fundación de los planes de trabajo construidos como resultado de un
proceso de deliberación colectiva, que se ha desarrollado al interior del grupo de ciudadanas y
ciudadanos que participan en las Mesas. Sus características son:

 Ser plurales, incluyentes y concertados.

27
 Sus constructores deben reflejar su sentido de pertenencia tanto con el proyecto como con
el pacto; y, cualquiera de sus autores/as debe estar en capacidad de explicarlo, sustentarlo y
difundirlo.

 Deben ser factibles de alcanzar/negociar en un tiempo razonable, total o parcial. Es decir,

deben ser construidos sobre bases objetivas y subjetivas realmente existentes (intereses,
necesidades, sentires).

 Deben ser claros y fácilmente entendibles por los sectores que no hayan participado en su
elaboración directa.

 Deben ser propositivo y no un listado de quejas o de mercado.

 Deben señalar la responsabilidad y corresponsabilidad de todos y todas, incluidos quienes la

elaboran/proponen.

Con los pactos también se promueve y desarrolla un trabajo transversal que involucra a todas las
dependencias del SNARIV así como, al ministerio público; entidades que en razón de su compe-
tencia temática deben estar siempre vinculadas en todo el proceso.

El pacto es un dispositivo que permite concretizar características deseables para el conjunto de

las víctimas y para la implementación de la política pública, a la vez que debe responder a los
cambios y a las necesidades institucionales y colectivas. Para su desarrollo y activación es nece-
saria la formación de equipos dinamizadores y de la implementación de planes de seguimiento
en cada una de las mesas.
4 Caja de
herramientas

A continuación se abordarán una serie de instrumentos

metodológicos que permitirán concretar y realizar de 29
manera participativa cada una de las partes del plan
de trabajo de la Mesa Nacional de Víctimas, Mesas
Departamentales y Municipales, Mesa del Distrito Capital
y la participación en comités y subcomités.
 GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

4.1. Lectura y diagnóstico de contexto

(Tema/derechos a trabajar)

Línea de tiempo

Para definir los derechos a trabajar es importante saber cuáles han sido los cambios significativos
en el pasado de la comunidad y los antecedentes que permitieron la conformación de las Mesas
de Participación, considerando su influencia en los eventos y actitudes del presente. Para ello se
propone realización colectiva de una línea del tiempo, incluyendo una lista de los eventos claves
realizados.

Desarrollo:

Paso 1: organizar varios grupos de trabajo. Es importante trabajar

en grupo, para que los participantes se pongan de acuerdo y se
30 estimulen mutuamente.

Paso 2: Los facilitadores deben iniciar la discusión con

preguntas del siguiente tipo: ¿Cuáles son los primeros hitos
de la participación de las víctimas? ¿Cuáles son sus principales
demandas, necesidades y derechos como víctimas sujetas a
reparación, en el marco del fortalecimiento a la ciudadanía?

Paso 3: En una línea vertical que representa la línea del tiempo,

Tiempo requerido:
los participantes van ubicando todos los eventos, colocando
una hora
los más antiguos en la parte superior. Puede ser útil trabajar
con tarjetas de colores puesto que se van a desplazar las
Materiales:
informaciones para mantenerlas en orden cronológico. Si
Papelógrafo, marcadores
hay dificultad para establecer las fechas, se puede tratar de
y tarjetas
ubicar recordando eventos importantes de carácter nacional o
internacional.

Paso 4: Colocar todos los comentarios sobre eventos al lado de

la línea del tiempo. Es importante que estos comentarios sean
ordenados y preservados.

Paso 5: A medida que la línea se completa, se deben promover

discusiones con los participantes sobre las tendencias que se
dibujan (p. ej., frecuencia creciente de tal o tal tipo de evento).

Paso 6: Si se ha trabajado en sub-grupos, se debe discutir en

plenaria el trabajo de cada uno y establecer una línea común.
Árbol de problemas

31

Luego de realizar una contextualización e identificación de temas/derechos a los que debe res-
ponder el Plan, por medio de la línea del tiempo, se debe elaborar el plan de acción. Para ello
será necesario caracterizar los temas identificados representando los hechos victimizantes, los
enfoques diferenciales y su estado de superación, a partir de una identificación de causas y con-
secuencias para entender qué aspectos del problema deben ser abordados para lograr un cambio
significativo.
 GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

Como proceder:

Desarrollo:

1. Se Formular claramente el problema o problemas a

analizar en la línea del tiempo.

2. Identificar el problema central y ubicarlo en el centro del

árbol.
Tiempo requerido:
3. Propiciar la intervención de los participantes para
1 a 2 horas
identificar las causas del problema central. Deberán escribirse
en tarjetas que se ubicarán en relación de causalidad en las
¿Qué materiales necesito?
raíces del árbol.
Tarjetas, marcadores, tablero,
pliegos de papel.
4. Una vez establecidos los problemas de origen o causas,
se identifican y organizan, en relación de causalidad, las
consecuencias negativas del problema central. Para ello se
32 ubican las tarjetas correspondientes en las ramas del árbol.

5. Al finalizar estas tareas se analiza el esquema y se propicia

la discusión para establecer si la organización de las tarjetas
efectivamente corresponde a causas y consecuencias.

Mapeo de actores9

Luego de realizar una contextualización y problematización a partir de la línea del tiempo y el

árbol de problemas, el tercer paso del diagnóstico, es identificar los grupos o actores sociales que
estarían dispuestos a apoyar la propuesta que se está presentado y los que no lo estarían, expo-
niendo la o las estrategias que utilizarán para trabajar con cada uno.

9. Esta metodología fue adapta por la Fundación Presencia; “Elementos para el mapeo de actores sociales y el dise-
ño de estrategias para el desarrollo del plan de acción en Proyecto Ciudadano” 2001.
Como proceder:

Desarrollo:

Paso uno: identificar los actores sociales.

a. Mediante una lluvia de ideas y revisión de la información un listado lo

más completo posible de todas las personas, grupos y organizaciones
que puedan cumplir con alguna de las siguientes características:

Están siendo o podrían verse afectados por el problema.

Podrían ser afectados por la propuesta de solución del problema
presentada por el grupo.
No están siendo directamente afectados pero podrían tener un interés
en la propuesta.
Poseen información, experiencia o recursos necesarios para formular e
implementar la propuesta.
Son necesarios para la adopción de la política pública.
Son necesarios para la implementación de la política pública.
33
Consideran que tienen derecho a estar involucrados en las decisiones
relacionadas con el problema y la propuesta.
Tiempo
b. Categorizar: Después de tener su listado completo deben empezar
requerido:
a organizarlo. Para esto pueden utilizar cinco categorías básicas: actores
una hora
gubernamentales, actores armados, actores privados, organizaciones de
la sociedad civil y actores comunitarios.
Materiales:
c. Caracterizar: El siguiente paso es identificar algunas características
marcadores,
importantes de los actores que han seleccionado.
tarjetas y cinta
Estos tres pasos pueden desarrollarse mediante el siguiente
instrumento:
Posición Interés Influencia
Poca o ninguna influencia
Poco o ningún interés

Influencia moderada
Interés moderado

El más interesado

El más influyente
Mucha influencia
Oposición pasiva

Alguna influencia
Oposición activa

Mucho interés
Apoyo pasivo

Desconocido

Algún interés
Apoyo activo
Desconocida

Desconocida
Indeciso

Actores Intereses

Ahora bien con este listado y caracterización se pueden realizar mapeos

específicos bajo nuestra necesidades particulares, a saber:

Mapa de intereses: El propósito de esta técnica es organizar a los

actores según los intereses que tengan en común. Esto les permitirá
organizar estrategias dirigidas a construir alianzas que puedan orientarse
hacia el apoyo de su propuesta.
 GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

Para organizar este mapa deberán seguirse los siguientes pasos:

Escribir los nombres de todos los actores en tarjetas y ubicarlos en una

mesa. Según los intereses de cada actor, deben empezar a armarse
grupos de actores según los intereses que tengan en común. Si un actor
tiene intereses en común con más de un grupo, debe hacerse una
nueva tarjeta para ser ubicada en el grupo correspondiente.

Escribir el nombre de su propuesta en el centro de del tablero y trazar

líneas que salgan de ella (como en una estrella) que correspondan a
cada uno de los grupos identificados.

Ubicar las tarjetas de los actores sobre las líneas correspondientes,

organizándolas del centro hacia fuera según sean más o menos
importantes.

34
Tiempo
requerido:
una hora

Materiales:
marcadores,
tarjetas y cinta

Mapa de influencia: Esta técnica permite organizar a los actores según

su interés y su capacidad de incidir en la adopción de la propuesta
de política pública que ustedes están presentando. De esta manera,
se podrán identificar cuáles son los actores a los que deberán darles
prioridad en el diseño de su plan de acción.
 35
Tiempo
requerido:
una hora

Materiales:
marcadores,
tarjetas y cinta Para hacer un mapa de interés e influencia deben dibujar un plano en
el que se ubiquen los nombres de los actores sociales que identificaron,
según el análisis que hicieron de los niveles de interés y de influencia
de cada uno de ellos.

Los actores que ubiquen en el cuadrante marcado con la A, serán

aquellos en quienes deberán invertir menos esfuerzos.

Quienes estén en el cuadrante B pueden ser actores que requieran

apoyo para movilizarse, es decir, para convertirse en actores con poder
en esta situación.

El cuadrante C corresponde a los actores que pueden ser útiles como

fuentes de información y opiniones o para ayudar a movilizar a otros
actores más directamente involucrados.

Finalmente, los actores que ubiquen en el cuadrante D serán sus

objetivos prioritarios y a quienes deberán procurar traer abordo en su
iniciativa.
 GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

4.2 Construcción de objetivos generales

y específicos, metas, e indicadores
Luego de haber realizado el diagnóstico concreto los temas/derechos a las que debe responder
el plan, por medio de la línea del tiempo, el árbol de problemas y el mapeo de actores, esta in-
formación se pasará a positivo por medio de la construcción de objetivos generales y específicos,
metas e indicadores.

Desarrollo:

1. Quien facilita presenta el ejercicio y con el grupo se acuerda la

metodología y el formato de la matriz.

2. Se conforman subgrupos de trabajo, según criterios previamente

acordados. (Derechos previamente priorizados, poblaciones, procesos).

Tiempo
36 requerido:
3. A cada uno de los grupos se les entrega un formato de matriz y se
asigna un relator por grupo.
1 hora
4. Se asignan 25 minutos de tiempo para el debate y para desarrollar la
Materiales: matriz.
Papel, marcadores,
tableros, tarjetas, Objetivo Objetivos Metas Indicadores
hojas con formato general específicos
de la matriz.

5. Una vez completada la matriz, se revisa.

6. Los resultados de los grupos se presentan en la plenaria, y se

discuten los diferentes enfoques con el fin de complementar la
información y obtener una matriz muy completa
4.3 Construcción de las actividades, cronograma
y responsables

Desarrollo:

1. A partir de los grupos conformados en el trabajo anterior y de la

matriz priorizada y concertada, se reparten en grupos de 6 personas.
Cada grupo elige: un coordinador con la función de controlar el
tiempo y permitir que cada miembro del grupo exponga sus ideas; un
secretario que toma apuntes y anota las conclusiones para presentarlas
después ante la plenaria en un Acta.

2. Se precisa el tema y se desarrolla la siguiente matriz definiendo cada

uno de los aspectos

Actividades Responsables Insumos Cronograma

Tiempo 1 2 3 4 37
requerido:
1 hora

Materiales:
Papel, marcadores,
tablero, tarjetas, 3. Los grupos tienen 6 minutos para responder la matriz. Luego, el
hojas con formato grupo discute sobre lo expuesto en busca de un acuerdo. La conclusión
de la matriz. es redactada y registrada por el secretario.

4. Todos se reúnen en plenaria y los secretarios exponen brevemente

(1 minuto para cada uno) las conclusiones de su grupo (mencionando
también las diferencias o discrepancias de opiniones, si las hubo).

5. Se anota en una cartelera o pizarra la síntesis de las exposiciones de

los secretarios (1 minuto para cada uno) las conclusiones de su grupo
(mencionando también las diferencias o discrepancias de opiniones, si
las hubo).

6. Los resultados de los grupos se presentan en la plenaria y se

discuten los diferentes enfoques con el fin de complementar la
información y obtener una matriz muy completa
 GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

4.4 Definir monitoreo y seguimiento

La siguiente metodología debe estar integrada a los procesos y prácticas del cotidiano de las
actividades propuestas para no duplicar información. Es prioridad establecer lo que se pretende
seguir de manera continua y lo que se quiere evaluar con mayor detalle en el futuro. A continua-
ción se sugieren tres opciones para dar un seguimiento global al proceso

Desarrollar un plan de alcances:

Diario de alcances10
Actividades desde/hasta
Contribuyen a este informe (quien lo elaboró)
Indicadores
Alcance deseado
Bajo:
38 Medio:
Alto:
Se espera que la mesa realice lo siguiente ¿Quién?
1
2
3
Sería positivo que la mesa lograra
1
2
3
Sería ideal que la mesa lograra
1
2
Descripción del logro

Factores y actores contribuyentes

Fuentes de los indicios

Cambios imprevistos

Lecciones y cambios que hay que introducir.

10. Sarah Earl, Fred Carden, Terry Smutylo. – Cartago, Mapeo de alcances: Incorporando aprendizaje y reflexión
en programas de desarrollo /: LUR, 2002.
Diario de estrategias: Juicio sobre la eficacia, los productos y los seguimientos oportunos de las
actividades. Se completa a lo largo de la realización de las actividades.

Diario de estrategias11

Actividades desde/hasta:

Contribuyen a este informe

Estrategia que se desea controlar Tipo de estrategia

Descripción de las actividades (¿Qué se ha hecho? ¿Con
quién? ¿Cuándo?
Efectividad

Productos
Seguimiento o cambios que se deben aportar al Plan
de Trabajo
Lecciones
39
Fecha de la próxima reunión de seguimiento:

Diario de desempeño y riesgos: El diario de desempeño registra datos sobre la forma en que
está funcionando la mesa y los riesgos a los que se expone sus miembros.

Hoja de seguimiento desempeño

Persona
Tiempo
responsable
¿Qué es lo que estamos haciendo bien y lo que
debemos seguir haciendo?
¿Qué tenemos que cambiar para mejorar?

¿Qué estrategias prácticas debemos añadir?

¿A qué estrategia práctica tenemos que renunciar?

¿Ha surgido alguna cuestión que tengamos que evaluar con mayor detenimiento? ¿Cuál?
¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo?
¿A qué riesgos y amenazas hemos estado expuestos?

11. Sarah Earl, Fred Carden, Terry Smutylo. – Cartago, Mapeo de alcances: Incorporando aprendizaje y reflexión en
programas de desarrollo /: LUR, 2002.
 GUÍA METODOLÓGICA para la elaboración de planes de trabajo

4.5 Definir su evaluación

Plan de evaluación

Desarrollo:

El plan de evaluación ofrece una breve descripción de los principales

elementos que el programa deberá tener en cuenta al realizar dicha
evaluación, entre ellos: el aspecto que hay que evaluar, el uso de los
resultados, las preguntas por realizar, las fuentes de información, los
métodos de evaluación, el equipo encargado, las fechas en las que tendrá
lugar y su costo aproximado.
1. Se formula y se visualiza en el tablero la pregunta que el grupo debe
resolver, a partir del tipo de evaluación escogido o la mezcla de ellos.
Tiempo 2. Se reparten a todos los participantes marcadores y tantas tarjetas como
requerido: sean necesarias.
1 hora 3. Se asigna el tiempo suficiente para que puedan llenar las tarjetas.
40 4. Se coleccionan las tarjetas y se mezclan, especialmente si para la
composición del grupo o para la temática es importante que se
Materiales:
mantenga el anonimato de las respuestas.
Un marcador para
cada persona, 5. Se leen las tarjetas mostrándolas al grupo.
suficientes 6. Conforme se leen, se agrupan temáticamente en el tablero con la
tarjetas ayuda de los participantes.

Bibliografía
% Carmen Cándelo R (2003); “Hacer Talleres. Una guía práctica para capacitadores” Cali, Colombia.
% Fundación Presencia 2001. “Elementos para el mapeo de actores sociales y el diseño de estra-
tegias para el desarrollo del plan de acción en Proyecto Ciudadano”.
% Corporación Viva la Ciudadanía 2006; “Módulo de planificación de proyectos y diseño de indi-
cadores” Escuela de liderazgo democrático.
% Sarah Earl, Fred Carden, Terry Smutylo (LUR, 2002) – “Mapeo de alcances: Incorporan-
do aprendizaje y reflexión en programas de desarrollo.” Cartago.
% http://www.mincultura.gov.co/?idcategoria=26023