Mode d_emploi

FRAIS : MODE d'EMPLOI

Nous vous remercions de bien vouloir respecter les dispositions ci-après.

Ceci permettra un traitement plus facile donc cela nous évitera de vous poser des questions.

- Pour les frais payés par une carte bleue société à débit différé (fin de mois), il faut établir une note de frais par mois dont le total est égal au montant des cartes bleues
qui sera débité sur votre compte bancaire.
- Pour les frais payés de votre compte personnel pour la société, vous pouvez établir une note de frais par mois ou trimestre.
Il peut donc y avoir 2 notes de frais chaque mois : une pour les dépenses payées de votre comptes personnel et une pour les Cartes Bleues du compte PRO.
Les dépenses payées par chèque, virement, prélèvement sur le compte professionnel n'étant pas à inclure, copie de la facture devant nous être donnée pour saisie.

- Seuls les frais pour lesquels vous avez une facture (ou facturette comme pour les distributeurs d'essence, de transport ou de timbre) peuvent être pris en compte.
Le ticket distribué par les terminaux de paiement électronique ne sont pas des justificatifs car ils ne précisent pas le produit acheté.
Une exception, les frais bancaires, sont justifiés par leur simple existence sur le relevé.
Bien sur ces frais doivent correspondre à des dépenses professionnelles normales que vous accepteriez de prendre en charge pour un collaborateur.

- Classez vos frais par ordre chronologique et ventilez-les par nature puis inscrivez-les sur la ligne du jour concerné.

Vous êtes seul responsable de la conservation de tous vos justificatifs, pour les besoins de la saisie nous allons donc simplement avoir besoin de ce fichier,
mais il est de votre responsabilité d'imprimer un exemplaire de ce fichier et d'y accrocher tous les justificatifs correspondants.
Seuls les frais accompagnés de justificatifs peuvent être pris en charge et en ce domaine il n'y a pas d'exception : pas de justificatif = pas de frais.
En cas de contrôle fiscal il est impératif de produire l'ensemble des justificatifs afférents à ces frais.
Toutefois si vous avez une dépense supérieure à 500 € HT qui n'est pas liée à une facture d'hôtel ou d'avion, merci de nous donner copie de la facture.

- Dans le cas de sous-traitance, de factures spécifiques, et chaque fois que cela est possible, veillez à faire libeller les frais au nom de votre entreprise.
Un moyen simple, pour ce faire, mettez le nom de votre entreprise dans la première ligne du complément d'adresse, elle apparaitra alors sous votre nom.

- Pour les invitations au restaurant, merci de mentionner le nom des personnes invitées au dos de la facture (c'est une obligation légale).

- Pour nous permettre de récupérer la TVA dans votre intérêt, veillez à ce qu'elle apparaisse sur la facture avec son taux.
Il ne faut jamais mettre un montant de TVA a récupérer s'il n'est pas sur le justificatif en votre possession (certains fournisseurs sont exonéré de TVA ou non soumis).
Si le fournisseur a fait une erreur sur la TVA qu'il a mentionné, le montant maximum déductible est de 19,6% du HT (8,5 dans les DOM) plafonné au montant écrit sur la facture.
Veillez à porter les montants TTC sur la note de frais et faire ressortir distinctement la TVA dans la colonne prévue,
si la colonne n'est pas prévue pour ce type de frais c'est que la TVA n'est pas récupérable.

- Une note de frais envoyée est définitive, il ne peut donc exister deux versions de la même note de frais.
En cas d'erreur, vous remettrez le montant en négatif à la même date et dans la même colonne sur la prochaine note de frais.

Enfin, en tant que chef d'entreprise individuelle, actionnaire ou associé (gérant ou non), vous n'avez jamais l'obligation de vous rembourser ces frais.
Si votre entreprise n'a pas la trésorerie, ou si vous n'avez pas le besoin de cet argent, vous vous rembourserez plus tard.
En revanche, vous devez rembourser les frais de vos salariés (y compris le gérant s'il n'est pas associé).
Maintenant ne pas se rembourser ces frais ne veut pas dire ne pas les mettre en charges.

Frais de voiture :
Fiscalement le plus avantageux est de garder la voiture à votre nom et de vous faire uniquement rembourser les frais kilométriques.
Dans le fichier des frais annuels, nous vous fournissons le type de justificatif à produire.
Ces frais inclus : le coût de posséder un véhicule (capital ou loyer), l'essence, les réparations (sauf accidents) et l'assurance.
Vous pouvez donc en plus des frais kilométriques vous faire rembourser les frais de parking, péage, lavage, …
Maintenant si vous le souhaitez vous pouvez mettre tous les frais du véhicule sur l'entreprise : Essence, réparation, assurance, location.
Mais en ce cas vous devrez déclarer un avantage en nature soumis à charge sociales, de 12% de la valeur du véhicule. Et, si vous êtes en société, vous aurez à payer la TVS.

Nous vous remercions de votre collaboration !

Page 1
Note de Frais (une feuille par devise et par mode de paiement : Compte Perso / CB Société)
Semaine / mois ou Trimestre TTC TVA HT
Société Employé Division Outils de calcul 10 1.66666667 8.333333
Refacturation client (O / N) Projet/client BC Numéro Taux de TVA 20.00%

DESCRIPTION Frais de carburant Frais de voyage et déplacement + Restaurant - Mission – Réception Communication
DATE A remplir si mis en « autres » Parking, Lavage, péage Gasoil : O/N ? Hôtel Repas Seul moins 50 km Seul > 50 km Invitation Clients ADSL, Téléphone, Poste DNR, Hébergement web
facultatif sinon TTC Dont TVA TTC Dont TVA TVA déduc. TTC Dont TVA TTC Déductible TTC TTC Dont TVA TTC Dont TVA TTC Dont TVA
<------ Début de liste -----> 4.75 18.40
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
O 0.00 0.00
<------ Fin de liste ----->
Total en devise (EUR) EUR 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
DEPENSES TOTALES EN EUROS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Part non remboursables 0.00

Montant des frais à vous rembourser ERREUR - Nom de la société non rempli - cellule B3

En cas de récapitulatif de dépenses CB

Montant des Dépenses personnelles faites par erreur avec la CB Société 0.00 (aucun détail requis ce sont des dépenses privées à rembourser à la société)
(ou dépenses sans justificatifs) TOTAL CB ERREUR - Nom de la société non rempli - cellule B3

Écriture Comptable Note : sans le nom de la société le risque de mélange avec une
Débit Crédit autre société lors de la saisie au sein du cabinet n'est pas nul. Donc
625000 Frais VL 0.00 merci de renseigner ce champs - cellule B3.
615400 Carburant 0.00
625000 Voyages 0.00
625000 Repas 0.00
455000/108000 C/C 0.00
626000 Téléphone 0.00
611000 IT 0.00
605000 Matériel 0.00
606000 Fourniture 0.00
617000 Livres 0.00
??? Autres - saisir en détail 0.00
445603 TVA 0.00
511000 / 455000 / 108000 CB ou C/C ERREUR - Nom de la société non rempli - cellule B3
Verif Ecar #VALUE!
Note de Frais (une feuille par devise et par mode de paiement : Compte Perso / CB Société)
Semaine / mois ou Trimestre
Société
Refacturation client (O / N)
Merci de ne pas modifier les formules de calcul
DESCRIPTION Fournitures Divers TOTAL Pour
DATE A remplir si mis en « autres » Petit matériel Fournitures de bureau Livres, Documentation Autres (Doc, bureau, ...) Devise HT - Conversion en EUR - TTC vérification
facultatif sinon TTC Dont TVA TTC Dont TVA TTC Dont TVA TTC Dont TVA EUR 1.00000 Taux TVA
<------ Début de liste ----->
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
0.00 0.00 0.00 0.00%
<------ Fin de liste ----->
Total en devise (EUR) EUR 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
DEPENSES TOTALES EN EUROS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Part non remboursables