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Escuela Superior de Ingenieros Industriales

Industri Injineruen Goimailako Eskola


UNIVERSIDAD DE NAVARRA - NAFARROAKO UNIBERTSITATEA

Aprenda Microsoft Excel 97


como si estuviera en primero
Aprenda Informática ...
San Sebastián, Octubre 1998

Javier García de Jalón • José Ignacio Rodríguez


Alfonso Brazález • Patxi Funes • Juan Fernández
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 97 .............................................................................................................................1
2. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL 97 ...........................................................................................2
2.1 BARRA DE TÍTULO ................................................................................................................................................3
2.2 BARRA DE MENÚS ................................................................................................................................................3
2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS...................................................................................................................................5
2.4 BARRA DE REFERENCIA ........................................................................................................................................6
2.5 BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO ...................................................................................................6
2.6 BARRA DE ESTADO ...............................................................................................................................................7
3. UTILIZACIÓN BÁSICA DE UNA HOJA DE CÁLCULO ..................................................................................8
3.1 HOJAS DE CÁLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO .....................................................................................................8
3.2 SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS .................................................................................................................9
3.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS ..................................................................................................................................10
3.3.1 Introducción de datos en una celda ......................................................................................................10
3.3.2 Introducción de datos en un rango de celdas .......................................................................................10
3.3.3 Inserción de filas, columnas y bloques de celdas .................................................................................10
3.3.4 Borrado de celdas.................................................................................................................................11
3.3.5 Mover y copiar celdas...........................................................................................................................11
3.4 REFERENCIAS Y NOMBRES .................................................................................................................................12
3.4.1 Referencias absolutas, relativas y mixtas .............................................................................................12
3.4.2 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas ........................................................................................13
3.5 FÓRMULAS Y FUNCIONES ...................................................................................................................................14
3.5.1 Introducción de fórmulas......................................................................................................................15
3.5.2 Asistente de Funciones (Function Wizard) ...........................................................................................15
3.5.3 Edición de funciones.............................................................................................................................16
4. PROTECCIÓN DE CELDAS Y HOJAS DE CÁLCULO...................................................................................18
5. FORMATOS EN HOJAS DE CÁLCULO............................................................................................................20
5.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS ....................................................................................................20
5.2 BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATEADO .....................................................................................................20
6. DEFINICIÓN DE ESQUEMAS Y VISTAS..........................................................................................................22
6.1 CREACIÓN Y BORRADO DE UN ESQUEMA ............................................................................................................22
6.2 VISUALIZACIÓN DE UN ESQUEMA .......................................................................................................................23
6.3 CREACIÓN Y GESTIÓN DE VISTAS ........................................................................................................................24
FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE ..................................................................................................................24
7. CREACIÓN DE DIAGRAMAS Y DE GRÁFICOS ............................................................................................25
7.1 ASISTENTE PARA GRÁFICOS ................................................................................................................................25
7.2 SELECCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS .....................................................................................................................27
7.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICA ..................................................................................................................28
7.4 GRÁFICOS COMBINADOS ....................................................................................................................................28
8. LISTAS Y BASES DE DATOS ..............................................................................................................................29
8.1 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA LISTA............................................................................................................29
8.2 ORDENACIÓN DE DATOS .....................................................................................................................................30
8.3 BÚSQUEDA DE REGISTROS ..................................................................................................................................31
8.3.1 Ficha de datos.......................................................................................................................................31
8.3.2 Filtros automáticos ...............................................................................................................................31
9. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO CON EXCEL 97 ..............................................................................33
9.1 OPCIONES GENERALES DE LA PÁGINA: PAGE ......................................................................................................33
9.2 MÁRGENES DE LA PÁGINA: MARGINS .................................................................................................................34
9.3 ENCABEZAMIENTO / PIE DE PÁGINA: HEADER/FOOTER ......................................................................................34
9.4 IMPRESIÓN DE LA LOS DATOS: SHEET .................................................................................................................35
10. EVITAR PROBLEMAS: AUDITING...............................................................................................................36
11. UTILIZACIÓN DEL HELP DE EXCEL 97.....................................................................................................37
Capítulo 1: Introducción a Excel 97 página 1

1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 97

Excel 97 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada
por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos,
programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y
generación de macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo son, junto a los
procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. La
versión que se va a presentar a continuación es la versión Excel 97 aparecida a mediados de 1997.
En este documento se utilizará la versión inglesa del programa.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
– texto
– valores numéricos, fechas y datos horarios
– fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función
de los valores de otras celdas.
Además, un programa como Excel 97 contiene un gran número de utilidades para introducir,
formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.
Excel 97 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo
siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo -worksheets- se
agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo -workbook-. Cada hoja puede contener
hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se
identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas
mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s
indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165,
AJ231, etc)1.
Como se ha apuntado, con Excel 97 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos
numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos
datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en
otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos,
diagramas de barras, de líneas, de tarta, ...) y estar representados en dos o tres dimensiones,
dependiendo de las necesidades del usuario. Excel 97 permite establecer relaciones entre los valores
de distintas celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida, recalculando toda
la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. Permite asimismo
generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio de
programación (Excel Visual Basic).
La utilización de Excel 97 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el
entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo
doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las
flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt + la letra subrayada de cada menú
o comando para seleccionar, etc.

1
Obsérvese que esta forma de referirse a una celda es diferente de la que se usa en Álgebra para referirse a los
elementos de una matriz, en la que primero se indica el subíndice de fila y luego el de columna.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 2

2. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL 97

Para arrancar Excel 97 en Windows 95, Windows 98 o Windows NT se puede utilizar


el menú Start o Start/Programs, del modo habitual. Se puede también buscar con el
Explorer la ventana del grupo de programas en el que está Excel y luego hacer doble
clic sobre el icono mostrado al margen. También se puede arrancar haciendo doble clic
sobre cualquier fichero producido con Excel (extensiones *.xls o -más en general- *.xl*)
Una vez arrancado el programa, dependiendo de la configuración instalada, aparecerá una
pantalla similar a la que se muestra en la figura 1.

Barra de Título
Barra de Menús
Barras de Herramientas
Barra de Referencia
Barra de Documento

Celda Activa

Barra de Estado
Hojas de Cálculo del Libro de Trabajo

Figura 1. Forma inicial de Excel 97 al arrancar.


Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno
Windows (ver figura 1) y consta de las siguientes barras o componentes:
1. Barra de Título
2. Barra de Menús
3. Barra o barras de Herramientas
4. Barra de Referencia
5. Barra de Nombre del Documento.
Capítulo 2: Descripción de la Pantalla de Excel 97 página 3

Cuando la ventana del


documento está maximizada, el
nombre del documento (Book1)
aparece en la Barra de Título a con-
tinuación del nombre de la aplica-
ción (Microsoft Excel), tal como
puede verse en la figura 2. Segui-
damente se describen cada una de las
barras citadas, así como sus funcio-
nes más importantes.
Es necesario recalcar que las
barras de herramientas son configu-
rables por el usuario y por lo tanto su
distribución, número o tipo de barras
puede coincidir o no con la distribu-
ción mostrada en las figuras. Figura 2. Excel 97 con la ventana del documento maximizada.

2.1 BARRA DE TÍTULO


La Barra de Título contiene los siguientes elementos:
- Menú de control, que contiene los comandos que permiten
mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en
Windows 95/98/NT (ver figura 3).
- Nombre de la aplicación; en este caso Microsoft Excel.
- Botón de minimización o iconización; convierte la aplicación a
forma de icono. Figura 3. Menú de control.

- Botón de restauración; restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar. Cuando la


ventana no esta maximizada, en lugar de este botón aparece el botón de maximizar.
Como estos elementos son comunes a todas las aplicaciones de Windows 95/98/NT, aquí no
se va a insistir más en su descripción.

2.2 BARRA DE MENÚS


La Barra de Menús (ver figuras 1 y 2) contiene la lista de menús propios de Excel. Cada menú
contiene una lista de diversos comandos que se utilizarán en la resolución del caso. Por ejemplo,
seleccionando con el ratón el menú File, se despliega un menú mostrando algunos comandos (ver
figura 4), entre los que están los siguientes:
New...: Permite seleccionar el tipo de documento que bajo Excel se va a desarrollar (puede
ser un libro de cálculo normal, una hoja de cálculo preparada para un uso específico,
etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre.
Open...: Abre ficheros que han sido creados previamente, cargándolos directamente desde es
disco duro o desde algún disquete. Se ofrece la posibilidad de abrir el documento en
modo Read Only, de forma que se evita la posibilidad de modificar accidentalmente
el fichero original.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 4

Close: Cierra un fichero o documento abierto.


Antes de cerrar un fichero, si el usuario ha
realizado algún tipo de modificación en él,
Excel abre una ventana de diálogo y le
pregunta si desea guardar dichos cambios;
de esta forma se evita perder información de
forma involuntaria.
Save: Actualiza en el disco la información del
documento en el que se está trabajando, sin
opción a modificar el nombre o a cambiar el
directorio.
Save As...: Guarda en el disco el documento en que se
está trabajando, con opción a crear un nuevo
fichero con otro nombre o en otro directorio, Figura 4. Opciones del menú File.
y/o a elegir un formato diferente.
Page Setup Este comando abre un cuadro de diálogo múltiple en el que se pueden fijar las
principales características del documento de cara a su impresión posterior: tamaño y
orientación del papel, márgenes, factor de zoom de impresión, características de la
impresora, encabezamientos y pies de página, posibilidad de dibujar o no las líneas
que separan unas celdas de otras (gridlines), etc.
Print Area Es muy frecuente que sólo se desee imprimir una parte de la hoja de cálculo con la
que se está trabajando. Con este comando se pueden especificar con todo detalle las
celdas que se desea imprimir. También se muestra en la figura 4 la forma de anular el
área de impresión seleccionada previamente. Para determinar un área de impresión
basta seleccionar dicha área en la forma que luego se verá y elegir el comando
File/Print Area/Set Print Area.
Print Preview Este comando -similar al de Word y de otras muchas aplicaciones- permite ver en la
pantalla como quedará el documento Excel cuando se envíe a la impresora. En modo
Print Preview aparecen en la pantalla algunos botones útiles para proceder a
imprimir el documento (Print), para modificar el Page Setup, o para hacer aparecer
los márgenes de la página y de las celdas (Margins). Esta última posibilidad es muy
útil para modificar interactivamente con el ratón dichos márgenes, colocando el
cursor sobre las líneas de trazos que aparecen y arrastrando.
Print Con este comando se procede a la
impresión de una parte o del
documento completo. Previamente
aparece en pantalla el cuadro de
diálogo mostrado en la figura 5. En
este cuadro de diálogo se puede
elegir la impresora; decidir si se
quiere imprimir toda la hoja o sólo
la parte que esté seleccionada en
ese momento (aunque no coincida
con lo establecido en Print Area);
las páginas concretas que se desea
imprimir, etc.
Figura 5. Cuadro de diálogo File/Print.
Capítulo 2: Descripción de la Pantalla de Excel 97 página 5

2.3 BARRA DE HERRAMIENTAS


La barra de herramientas es la barra o las barras
que se encuentran debajo de la barra de menús, y
muestran algunos botones para realizar diversas
funciones. Estas barras de herramientas pueden ser
modificadas por el usuario, por lo que no hay que
sorprenderse de que lo que se vea al abrir el
programa no coincida exactamente con lo que se
muestra en las figuras 1 y 2.
En la figura 6 se muestra el menú contextual
que se abre al clicar con el botón derecho sobre las
barras de herramientas. Dicho menú muestra las
Figura 6. Menú contextual de barras de herramientas.
barras de herramientas disponibles y -marcadas en
el margen izquierdo- las barras de herramientas
activas.
Es posible y fácil modificar las barras de
herramientas añadiendo o quitando botones en
cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir
Customize en el menú contextual de la figura 6, y
se abre el cuadro de diálogo de la figura 7. Dentro
de la opción Commands se muestran a la
izquierda todas las categorías de botones que
existen: seleccionado una de ellas aparecen a la
derecha todos los botones de esa categoría.
Clicando sobre el botón Description aparece una
pequeña descripción de su función. Para añadir un
botón a una barra de herramientas basta
seleccionarlo en el cuadro de diálogo y arrastrarlo Figura 7. Modificar las barras de herramientas.
hasta la barra correspondiente; para eliminarlo
basta seleccionarlo sobre la barra y arrastrarlo a cualquier lugar fuera de ella. De ordinario sólo
conviene que estén visibles las barras de herramientas Standard y Formatting (tener otras barras
visibles de modo innecesario resta espacio de pantalla para la hoja de cálculo). Con el menú
contextual de la figura 6 puede hacerse visible cualquier otra barra que se vaya a utilizar. Con ese
mismo menú se podrá hacer desaparecer cuando ya no sea necesaria.
Colocando el puntero sobre cualquier botón de las barras de
herramientas, en unas décimas de segundo se obtiene una
descripción breve de para qué sirve ese botón; clicando sobre él y
manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, se obtiene una
descripción mas detallada en la Barra de Estado, en la parte inferior
de la pantalla. Para una descripción aún más detallada, se puede
acudir al Help, clicando primero sobre el botón y luego sobre el
botón del que se desea obtener información.
Los principales botones de las barras de herramientas Standard y Formatting son los
siguientes (por brevedad se omiten referencias a los botones New, Open, Save, etc., comunes con
otras aplicaciones Windows, y cuyo significado se supone ya conocido):
- Botones de modelos de formato: Permiten controlar formatos de uso
habitual, tales como los símbolos para unidades monetarias, el formato
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 6

de porcentaje (%), la coma como decimal en lugar del punto, o el aumento o disminución de
cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos de acuerdo con sus necesidades.
- Botón de auto-suma: Suma automáticamente una fila o una columna de números,
introduciendo en la celda activa la función SUM con el rango de números
correspondiente que Excel trata de adivinar. Si se quiere modificar ese rango basta editarlo en
la barra de referencia o -más fácil- indicarlo arrastrando con el ratón sobre las celdas
correspondientes de la hoja de cálculo. Si por ejemplo se desea sumar los números de las
celdas comprendidas entre la C4 y la F6 (3*4 elementos) se deberá editar la celda en la barra
de referencia indicando dicho rango de la forma =SUM(C4:F6) (mediante el teclado o
directamente con el ratón).
- Botones de negrilla, itálica y subrayado: Permiten cambiar el formato de textos
y números en la forma habitual de estas opciones.
- Botones de alineamiento: Permiten centrar o alinear textos y números por la
izquierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel alinea el texto por
la izquierda y los números por la derecha. El cuarto botón se llama Center Across Selection, y
permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una selección de celdas.
- Botón Asistente de Gráficos: Permite arrancar el Asistente de Gráficos (Chart Wizard),
con objeto de preparar un gráfico de uno de los numerosos tipos disponibles en Excel, a
partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de cálculo (esta selección es el punto
más importante en el proceso de crear un gráfico). El gráfico se ubicará sobre la propia hoja,
con la posición y tamaño que se determine arrastrando con el ratón una vez determinadas las
características del mismo.

2.4 BARRA DE REFERENCIA


La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las barras de herramientas,
presenta los tres sectores siguientes:
- El sector de la izquierda muestra la ubicación de la
celda activa indicando la columna (A) y la fila (1) en
que se encuentra. Más adelante se verán otras posibles aplicaciones de este sector.
- El sector central indica que se está en modo de edición (es decir, introduciendo nombres,
funciones, números, etc..). El botón permite anular el cambio que se está realizando en el
contenido de la celda, el botón equivale a pulsar la tecla Intro, y el botón igual ( ) es
equivalente a llamar al Asistente de Funciones (Function Wizard). Excel no permite
ejecutar ningún comando mientras este sector esté activo.
- El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa (en este caso 123.45). La
edición de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.

2.5 BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO


La Barra de Nombre del Documento (ver figura 1) es similar a la Barra de Título, y contiene el
nombre del fichero sobre el cual se está trabajando (en este caso Book1). Esta barra presenta en la
parte derecha los tres botones típicos de cualquier aplicación de Windows 95, que permiten
minimizar, maximizar y cerrar el documento. Si se maximiza esta ventana, el nombre del
documento aparecerá en la Barra de Títulos, a continuación del nombre de la aplicación.
En la parte derecha e inferior de la ventana de aplicación se aprecian las Barras de
Desplazamiento (ver figura 1) vertical y horizontal respectivamente, que permiten acceder a
cualquier celda de la hoja.
Capítulo 2: Descripción de la Pantalla de Excel 97 página 7

2.6 BARRA DE ESTADO


En la parte inferior de la hoja de cálculo aparece la Barra de
Estado, en la que se presenta una breve información acerca del
comando que ha sido seleccionado o del estado actual del espacio
de trabajo (workspace).
En esta figura pueden verse también los controles que
permiten moverse entre las diversas hojas de cálculo que
constituyen el libro de trabajo en el que se está trabajando. Estos
controles se explicarán en el apartado siguiente. Figura 8. Parte izquierda de la
Barra de Estado.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 8

3. UTILIZACIÓN BÁSICA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

En este capítulo se van a explicar los fundamentos necesarios para la utilización básica de una hoja
de cálculo como Excel 97. Si el lector ha utilizado previamente (o ha visto utilizar) el programa, los
siguientes apartados le resultarán ya familiares (aunque no por ello menos útiles), ya que
constituyen las operaciones más habituales con Excel.

3.1 HOJAS DE CÁLCULO DE UN LIBRO DE TRABAJO


Cuando se abre Excel 97 en el menú Start
o clicando sobre su icono, cuando se
ejecuta el comando New del menú File o
cuando se clica sobre el icono en la
barra de herramientas Standard, se abre un
nuevo libro de trabajo -workbook-, que
por defecto tiene 3 hojas de cálculo, Figura 9. Hojas de cálculo de un libro de trabajo.
llamadas también por defecto Sheet1,
Sheet2 y Sheet3. En la figura 9 (que es una versión extendida de la figura 8), puede verse la parte
inferior de un libro de trabajo con las pestañas correspondientes a algunas de las hojas de cálculo.
Clicando en los controles adyacentes -a la izquierda- pueden llegar a verse las pestañas de todas las
hojas, o bien desplazarse hasta la primera o la última con una sola operación. En todo momento
Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de cálculo activa (aquélla cuya pestaña aparece
resaltada en la parte inferior de la pantalla).
Por defecto, la hoja activa es la primera, en este caso
Sheet1. Puede activarse una hoja u otra sin más que clicar con
el ratón en la pestaña correspondiente. También pueden
mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo,
pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se clica sobre las
pestañas de otras hojas (si la hoja esta activada, al clicar sobre
su pestaña con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva, y
viceversa). Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo,
los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se Figura 10. Menú contextual para
trabajar con las distintas hojas de
introducen también en las demás hojas activas, en las
cálculo de un libro de trabajo.
posiciones correspondientes.
Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de las pestañas, se despliega un menú
contextual como el de la figura 10, en el que le permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla,
cambiarle el nombre, moverla y/o copiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas las hojas.
La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es clicar dos veces sobre la
pestaña que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo da la pestaña pasa a ser negro, pudiendo escribir
directamente el nuevo nombre.
Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo sin más que
clicar sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea
que ocupe.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 9

3.2 SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS


En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa
(y sólo una). La celda activa se distingue claramente de las
demás, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de
modo diferente (normalmente en color más oscuro, como en
la figura 11 o si pertenece a un conjunto de celdas
seleccionadas, en color más claro, como en la figura 12).
La celda activa es la única celda que está preparada
para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado.
Así pues, antes de introducir -o borrar- algo en una celda, Figura 11. Celda activa aislada.
hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se
convierte en celda activa clicando sobre ella. La celda activa
se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del
teclado. Puede también avanzar o retroceder una “pantalla”
con las teclas AvPag y RePag.
El contenido de la celda activa aparece en la parte
derecha de la Barra de Referencia, y es en esta barra o sobre
la propia celda donde se realizan las operaciones para Figura 12. Celda activa dentro de una
modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se selección de celdas.
hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al clicar sobre el
icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado.
Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se
selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la
zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se
vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de
celdas, desplazándose automáticamente al pulsar Intro.
A parte de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar
simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc) siempre que
dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque
adquieren color oscuro (como se muestra en la figura 12). A continuación se van a describir algunas
de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas:

1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con clicar con el ratón
en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila con
los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas).
2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará clicar una sola vez sobre la
etiqueta -el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente-. Para
seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta clicar sobre la primera (o
última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del
rango deseado.
3. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas -un rectángulo-, hay que clicar con el ratón
en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del
bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo clicando primero
sobre la celda de una esquina y luego -manteniendo pulsada la tecla Mayus- volviendo a clicar
sobre la celda en la esquina opuesta; esta operación selecciona todo el rango de celdas entre
las dos operaciones de clic.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 10

4. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por el
procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva
selección no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta técnica puede utilizarse
en combinación con la indicada en 2 para seleccionar filas o columnas no contiguas.
Como se verá más adelante, la selección de celdas tiene muchos campos de aplicación en la
utilización normal de Excel.

3.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS

3.3.1 Introducción de datos en una celda


La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la
celda correspondiente para que se convierta en celda activa,
y a continuación introducir en ella los datos -texto, números,
fórmulas, ...- mediante el teclado o haciendo Paste de una
selección previamente almacenada en el Clipboard.
Los datos introducidos aparecen tanto en la propia
celda como en la Barra de Referencia (figura 13). Estos
datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres,
sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las Figura 13.
aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las
flechas del teclado. También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los
datos se terminan de introducir clicando sobre el botón de validar en la Barra de Referencia,
pulsando Intro, o simplemente cambiando de celda activa.
Recuérdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo
simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

3.3.2 Introducción de datos en un rango de celdas


Como ya se ha dicho, la selección de celdas puede emplearse también para introducir datos en un
conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Cuando una zona de la hoja está seleccionada, los datos
que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda
activa se traslada de modo automático a la celda siguiente de la selección. Las zonas rectangulares
se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la selección,
si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

3.3.3 Inserción de filas, columnas y bloques de celdas


Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción.
A continuación se elige el comando Rows del menú Insert.
De modo análogo, para insertar N columnas, basta seleccionar las N columnas delante de las
cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Columns del menú Insert.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 11

Para insertar un bloque de celdas rectangular,


basta seleccionar un bloque de las mismas
dimensiones delante del cual se quiere realizar la
inserción. A continuación se elige el comando Cells
del menú Insert, y se abre una caja de diálogo
(figura 14) que pregunta si, para realizar la
inserción, se quieren desplazar las otras celdas
hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de
fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de
columna).
En el cuadro de diálogo de la figura 14
también se ofrece la posibilidad de insertar filas o
columnas completas, de acuerdo con la selección
Figura 14. Inserción de celdas.
realizada.

3.3.4 Borrado de celdas


El borrado de celdas puede entenderse de dos formas:
1. Borrado de las celdas con todo su contenido. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el
comando Delete del menú Edit. Se abre una caja de diálogo completamente análoga a la de la
figura 14 que pregunta qué celdas se quiere desplazar -las de la derecha o las de debajo- para
que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas.
2. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con
el comando Clear del menú Edit. Se abre un sub-menú en el que hay que especificar qué
elementos de las celdas -todo, formatos, contenidos o notas- se quieren borrar. También se
pueden borrar los contenidos de toda una selección de celdas por medio de la tecla Supr.
Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligiéndola como celda
activa y operando sobre ella en la barra de fórmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta
que se pulsa Intro.

3.3.5 Mover y copiar celdas


Para trasladar (o copiar) el contenido de una
selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra
parte de la misma hoja de cálculo), puede procederse
de los modos siguientes:
1. Después de seleccionar las celdas, elegir el
comando Cut (o Copy) del menú Edit. Tal
como indica la figura 15, la selección queda
rodeada por un contorno especial (contorno
circulante), que indica que su contenido está Figura 15. Selección preparada para ser copiada o
dispuesto para ser pegado en otro sitio. A trasladada a otra parte de la hoja de cálculo.
continuación, se elige el comando Paste o Paste Special, del menú Edit. Con el comando
Paste Special puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar: datos, fórmulas,
formatos, o todo. Por supuesto, pueden utilizarse también los iconos correspondientes de la
barra de herramientas. El contorno circulante se elimina al hacer Paste o al hacer un nuevo
Cut o Copy sobre otra selección.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 12

2. Los comandos Paste y Paste Special superponen la selección sobre las celdas
correspondientes a partir de la posición de la celda activa.
3. Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de
celdas es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se
coloca el cursor sobre el borde de la misma y adquiere la forma de flecha
apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se clica y se arrastra la selección hasta
la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada; apretando al mismo
tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia (aparece un signo + junto al cursor que indica que se está
copiando).
4. Con lo indicado en el párrafo anterior, la selección de celdas se superpone sobre las otras
celdas ya existentes. Si se desea insertar la selección, hay que mantener apretada la tecla
Mayúsculas. En la hoja de cálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a
realizar la inserción.
Es muy conveniente practicar con estas posibilidades de Excel para copiar y trasladar datos,
que se encuentran entre las más utilizadas.

3.4 REFERENCIAS Y NOMBRES


Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El
uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de
cálculo para realizar determinados cálculos.
Una celda se referencia siempre por su identificador de
columna -una letra o conjunto de 2 letras- y de fila -un
número-. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en
la intersección de la fila 21 con la columna A. La referencia
de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la
izquierda de la barra de referencias.
Los rangos de celdas se expresan por medio del
operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera Figura 16. Selección B2:D3.
celda del rango de la de la última celda. Por ejemplo, en la
figura 16 se muestra una selección rectangular cuya
referencia es (B2:D3).
Las referencias múltiples consisten en referencias
sencillas separadas por el carácter punto y coma (;). En la
figura 17 se muestra una selección doble, consistente en dos
zonas rectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6). Se
pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja Figura 17. Selección B2:D3;C5:D6.
de cálculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la
referencia a las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo: (Sheet1!B5:C6).
Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas, Excel no distingue entre
letras mayúsculas y minúsculas.

3.4.1 Referencias absolutas, relativas y mixtas


Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas.
Esto significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde tras copiar la fórmula de una
celda a otra. Con mucha frecuencia éste es el comportamiento deseado.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 13

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para
apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una
celda en una fórmula, basta clicar en dicha celda. De esta forma, se minimizan también los errores
en la inserción de referencias a celdas.
Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a
otra celda, basta seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la fórmula.
2. Teclear un signo igual (=).
3. Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La dirección de la
celda apuntada aparece en la posición del punto de inserción, en la barra de fórmulas.
4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5. Si se desea introducir más referencias celdas en la fórmula, basta repetir los pasos 3 y 4
cuantas veces sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se pulsa Intro.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la
fórmula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utilizar
referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se
convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el
número de fila, que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas
ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes:
1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de
columna que se quiere mantener constante.
2. Colocando el punto de inserción en la barra de referencias de manera que esté dentro de la
referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias relativas,
absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan sólo una
de las dos dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una
referencia mixta, es decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y
relativas. Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se
adapta cada vez que se copia la fórmula. Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia,
mientras que la fila 5 siempre permanece constante.

3.4.2 Nombres de celdas y de conjuntos de celdas


A veces resulta molesto tener que utilizar repetidamente
referencias tales como B2:B4 ó B2:D3;C5:D6 en una hoja de
cálculo, o seleccionar los mismos rangos una y otra vez.
Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y
asignarlos a una celda o a una selección. Estos nombres de
celdas o de rangos se pueden utilizar en las fórmulas sin
ningún problema. También se pueden crear nombres
compuestos, e incluso asignar un nombre más significativo a
Figura 18. Nombres de celdas y de rangos
las constantes de uso más frecuente. o grupos de celdas.
El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la
posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a celdas.
A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas. Los nombres deben
siempre empezar por una letra o por el carácter subrayado (_); tras este primer carácter, se puede
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 14

usar cualquier conjunto de letras, números y caracteres especiales. Sin embargo, no se pueden
utilizar espacios en blanco. Como alternativa a los espacios en blanco, se puede emplear un carácter
de subrayado o un punto.
Por ejemplo, no son válidos los nombres VENTAS ANUALES, 1993 y %Compras. En
cambio, sí son válidos VENTAS_ANUALES, Año1993, PorcentajeCompras.
Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean más cortos. Puesto
que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos espacio para
operadores y funciones. Además, estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de
diálogo o en las propias celdas.
La forma más simple de definir nombres es mediante el comando Insert/Name/Define. Para
ello, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al
que desee asignar el nombre.
2. Elegir el comando Insert/Name/Define, con lo
cual se abre un cuadro de diálogo tal como el
mostrado en la figura 19.
3. Teclear el nombre que desee -en este caso
concepto- en el cuadro Names in Workbook.
4. Hacer clic en Add o en OK.
Otra posibilidad -más sencilla- es seleccionar la Figura 19. Definición de nombres.
celda o rangos de celdas a las que se desea dar un
nombre, y luego clicar sobre el cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda
activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Intro las celdas seleccionadas quedan
registradas con el nombre tecleado.
Si lo que se desea es cambiar un nombre a unas celdas se debe proceder del siguiente modo:
1. Seleccionar la celda, rango o rango múltiple al que desee cambiar el nombre.
2. Activar el cuadro de nombres en la barra de referencia.
3. Cambiar el nombre y pulsar Intro.
Para borrar un nombre se puede utilizar el botón Delete del cuadro de diálogo de la figura 19.

3.5 FÓRMULAS Y FUNCIONES


Las fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. Mediante
fórmulas, se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo. Las fórmulas
se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y
restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos.
Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo,
en comparación con la tarea de escribir una fórmula. Por ejemplo, se puede crear la fórmula
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función AVERAGE(A1:A8) para realizar la
misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas.
Las funciones son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la
posibilidad de errores tipográficos.
Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la
misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la
que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 15

es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores
lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

3.5.1 Introducción de fórmulas


La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la
propia celda. La fórmula debe empezar con un signo igual (=). A continuación, la fórmula se irá
construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.
Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.
2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir
en la celda activa es una fórmula.
3. Teclear valores numéricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados
por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro.

3.5.2 Asistente de Funciones (Function Wizard)


La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más
argumentos. Si la función contiene más de un
argumento, éstos han de ir separados por el carácter
punto y coma (;). Al escribir una función no se han de
incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios
vayan entre comillas. Para facilitar la comprensión del
significado de palabras separadas, se puede incluir un
guión o subrayado, como por ejemplo en num_caract.
A primera vista el uso de funciones puede parecer
difícil, especialmente por las diversas posibles formas
Figura 20. Asistente de Funciones.
disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones o
Function Wizard facilita este trabajo. Este Asistente sirve de guía a través de todo el proceso de
introducción de una función y proporciona una breve explicación tanto de la función como de cada
uno de sus argumentos.
Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el
siguiente proceso:
1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa).
2. Hacer clic sobre el botón Function Wizard (Asistente de Funciones) para mostrar el
cuadro de diálogo que se muestra en la figura 20. En este cuadro de diálogo se debe elegir
la función que se desea utilizar. En cuadros de diálogo posteriores se podrán elegir los
argumentos.
3. El cuadro de diálogo de la figura 20 muestra las distintas categorías de funciones (Function
Category) disponibles en Excel. Estas categorías clasifican el gran número de funciones
disponibles en grupos más reducidos. Excel muestra también una lista de las funciones
utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece entre las más recientemente
utilizadas y no se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría All
y se busca en el conjunto de todas las funciones disponibles. En la parte inferior del cuadro de
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 16

diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus
argumentos. Si se desea más información sobre esa función se puede clicar en el botón Help.
4. Después de seleccionar la función deseada se clica en el botón OK y se siguen las
instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de diálogo que aparece, que
permite definir los argumentos.
5. Al completar este cuadro se clica en el botón OK para completar la función e insertarla en la
celda activa.
Se puede, análogamente, introducir funcio-
nes desde la barra de referencia, clicando sobre el
botón. Aparece la paleta de fórmulas de la
figura 21, que permite elegir la función a utilizar,
consultar su sintaxis y muestra el resultado
obtenido a medida que se introducen los argu-
mentos. Por supuesto una función puede llamar a
otras funciones. De ordinario esto se hace
sustituyendo uno de los argumentos de la función
principal por una llamada a la otra función, al
estilo habitual en matemáticas y en muchos Figura 21: Paleta de fórmulas.
lenguajes de programación.
Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:
• Funciones más recientemente utilizadas (Most Recently Used)
• Todas las funciones disponibles (All)
• Funciones Financieras (Financial)
• Funciones para manejo de fechas y horas (Date & Time)
• Funciones matemáticas y trigonométricas (Math & Trig)
• Funciones estadísticas (Statistical)
• Funciones de búsqueda y referencia (Lookup & Reference)
• Funciones para usar bases de datos (Database)
• Funciones para manipulación de texto (Text)
• Funciones lógicas (Logical)
• Funciones para obtener información (Information)
El Asistente de Funciones ayuda a introducir funciones en una hoja de cálculo. Los usuarios
expertos pueden encontrar más fácil el teclear directamente la función con sus argumentos en la
fórmula correspondiente. Por supuesto, es también posible que el usuario cree sus propias funciones
en Excel.

3.5.3 Edición de funciones


Después de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de modificarlas o
editarlas. Se puede volver a usar para ello el Asistente de Funciones o bien se puede editarlas
manualmente.
Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene la función.
2. Hacer clic en el botón Funtión Wizard. Aparecerá el Asistente de Funciones mostrando la
primera función que aparezca en la fórmula contenida en la celda activa.
Capítulo 3: Utilización Básica de una Hoja de Cálculo página 17

3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera función de la fórmula.


4. Cuando se acaben de realizar los cambios, clicar en Finish. Si hay alguna otra función que se
desee editar en la misma fórmula, clicar en Next.
5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada función que se desee editar.
Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:
1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula (celda activa).
2. Pulsar F2 para editar en la barra de fórmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar
el cursor en el lugar adecuado.
3. Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee modificar.
4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un
nombre o insertando una función.
5. Terminar haciendo clic en OK.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 18

4. PROTECCIÓN DE CELDAS Y HOJAS DE CÁLCULO

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura toda una hoja de cálculo o al menos ciertas
celdas de ella, de forma que sea imposible el borrar o cambiar accidentalmente la información de
dichas celdas. En otras ocasiones puede interesar ocultar las fórmulas con las que se han calculado
los valores mostrados en algunas celdas. Excel dispone de varias formas de proteger la información
contenida en un libro de trabajo.
Una primera forma de
proteger un documento es decla-
rarlo como Read Only (sólo
lectura). Un documento Read Only
puede leerse pero no modificarse. Si
voluntaria o accidentalmente se
ejecuta el comando Save, el
ordenador pide un nombre diferente
para almacenar el archivo, pues el
archivo original no puede ser
modificado. El carácter Read Only
de un documento se establece a
nivel del sistema operativo Figura 22. Apertura de un fichero como Read Only.
(Windows 95). Para establecer o
quitar este carácter de un archivo, se utiliza el comando File/Properties en la aplicación Explorer o
My Computer (teniendo el correspondiente archivo previamente seleccionado). También puede
abrirse un determinado fichero como Read Only (sin estar previamente declarado como tal)
utilizando la opción Open Read-Only del menú contextual que se abre al clicar con el botón
derecho del ratón sobre el fichero a abrir, como se indica en la figura 22, que muestra el resultado
del comando File/Open de Excel 97.
Excel dispone de dos niveles de protección: a nivel de hoja de cálculo (o workbook) y a nivel
de celda. Para que la protección surta efecto ambos niveles de protección tienen que estar activados.
Por defecto, todas las celdas están protegidas, pero no las hojas de cálculo o el libro de trabajo.
Las celdas de una hoja de cálculo pueden tener dos tipos de protección:
• locked: No se puede modificar el contenido de la celda
• hidden: En la barra de fórmulas se ve el valor, pero no la fórmula que hay en la celda
Las celdas se declaran locked o hidden con el cuadro de diálogo Protection al que se accede
con el comando Format/Cells (figura 23). La protección surgirá efecto cuando se active también la
protección a nivel de hoja de cálculo o libro de trabajo. Esta protección a nivel de hoja o libro se
activa con el comando Tools/Protection/Protect Sheet. Como se ha dicho, por defecto todas las
celdas están locked; por tanto si se activa el comando anterior no se podrá modificar ninguna celda.
Para modificar de modo selectivo la protección de algunas celdas se puede proceder del
siguiente modo:
Capítulo 5: Formatos en Hojas de Cálculo página 19

1. Si el documento está protegido, elegir


Tools/Protection/Unprotect Sheet.
2. Seleccionar todas las celdas del docu-
mento. Elegir el cuadro de diálogo
Protection en el menú Format/Cells y
desactivar la protección de las celdas.
Pulsar O.K.
3. Seleccionar las celdas que se desea
proteger.
4. Activar la protección de las celdas en el
cuadro de diálogo Protection (Locked),
que se abre con el comando ya citado
Format/Cells.
Figura 23. Protección a nivel de celdas.
5. Activar de nuevo la protección del
documento por medio del comando
Tools/Protection/Protect Sheet.
El cuadro de diálogo que se abre con el
comando Tools/Protection/Protect Sheet per-
mite proteger el documento con un password o
palabra clave, definida por el usuario, que
impida al acceso a dicho documento a todas
aquellas personas que no conozcan dicho
password. Conviene precisar que si el usuario
olvida dicho password, ni siquiera él mismo
podrá acceder al documento: es como si se
hubiera borrado.
Figura 24. Protección a nivel de hoja de cálculo.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 20

5. FORMATOS EN HOJAS DE CÁLCULO

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenidos en las celdas de
datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de
verdadera calidad. A continuación se describen algunas de estas posibilidades.

5.1 ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS


Las alturas de las filas y las anchuras de las
columnas pueden modificarse de varias
maneras:
1. Con el ratón, arrastrando el borde de la
cabecera de la fila o de la columna (la
modificación afecta a la fila o columna
anterior al borde arrastrado). Sobre el
cursor aparece la dimensión de la fila o
columna que se está modificando.
2. También con el ratón, con elección
automática de la anchura de la columna
de acuerdo con el contenido de sus
celdas, clicando dos veces en el borde
Figura 25. Cuadro de diálogo Format/Cells/Alignement.
derecho de la cabecera de una columna.
3. Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar, y eligiendo
los comandos Row Height y/o Column Width en el menú Format. En el cuadro de diálogo
que se abre se teclea la dimensión deseada.
4. El cuadro de diálogo Alignment, que se abre con el comando Format/Cells (ver figura 25),
ofrece la posibilidad de posicionar el texto en horizontal y/o vertical, así como repartir el texto
en varias líneas dentro de la misma celda (Wrap Text). Igualmente se puede determinar la
orientación del texto, introduciendo la inclinación deseada en grados.
5. También en el cuadro de diálogo Alignment, la opción Center Across Selection permite
centrar el texto contenido en una celda, a lo ancho de varias celdas horizontales
previamente seleccionadas. El botón mostrado a la derecha realiza esta misma función.

5.2 BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATEADO


Excel dispone de varias barras de herramientas
que pueden utilizarse para fines diversos. Las
barras de herramientas disponibles aparecen
con el comando View/Toolbars o bien con el
menú contextual que aparece al clicar con el Figura 26. Barra de herramientas Formatting
botón derecho del ratón en una de las barras de
herramientas visibles. Eligiendo Formatting aparece en la pantalla la barra de herramientas de
formateado. Esta barra puede arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de la pantalla.
La figura 26 representa la barra de herramientas Formatting. Dicha barra tiene tres campos de
selección (fonts, estilos y tamaños de letra) y diversos botones con opciones de formateado. Para
saber para qué sirve cada botón, basta colocar el cursor sobre él y esperar un par de segundos. La
descripción de para qué sirve el botón aparece en la parte inferior del mismo. También puede
utilizarse el botón de Help.
Capítulo 5: Formatos en Hojas de Cálculo página 21

Como ya se ha dicho, otra forma de


hacer aparecer la barra de herramientas es
utilizando el menú contextual. Cuando
se seleccionan una serie de celdas y se
clica con el botón derecho del cursor
sobre la hoja de cálculo, el menú
contextual que se abre es el que aparece
en la figura 27. Este menú está orientado
a cambiar los formatos y a hacer
operaciones de edición (cut, copy, paste,
etc.). Por el contrario, cuando se clica con
el botón derecho del ratón con el cursor Figura 27. Menú contextual Figura 28. Menú contextual
sobre la barra de herramientas aparece sobre celdas seleccionadas. sobre barras de herramientas.
el menú contextual de la figura 28, que
está orientado a abrir o cerrar distintas barras de herramientas (cuando se elige una barra que ya está
abierta, ésta se cierra). Con este segundo menú contextual puede hacerse aparecer la barra de
Formatting.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 22

6. DEFINICIÓN DE ESQUEMAS Y VISTAS

En Excel, el uso de esquemas


(Outlines) permite expandir o
contraer la apariencia de una hoja
de cálculo, de forma que la
información se pueda ver con más
o menos detalle. En la figura 29 se
muestra un ejemplo de tabla con
totales absolutos y por trimestres. Figura 29. Ejemplo de tabla sin esquemas.
En la figura 30 se muestra la misma
tabla, con dos niveles de esquema
por columnas y uno por filas. En la
figura 31 se ha “contraído” el nivel
de esquema correspondiente a los
trimestres.
Excel puede crear un
esquema de modo automático. Para
ello busca celdas con fórmulas que
sean un resumen de las filas por Figura 30. Esquemas en la tabla de la figura 29.
encima o bien de las columnas a la
izquierda. El esquema de la figura
30 ha sido obtenido de este modo
por medio del comando Data /
Group and Outline / Auto Outline
(figura 32).
Un esquema en Excel puede
contener hasta ocho niveles de filas
y columnas y se puede colocar en
cualquier parte de la hoja de
Figura 31. Contracción de un nivel de columnas en el esquema de la figura 30.
cálculo.
Cuando se muestra un esquema, los símbolos necesarios para
contraer o expandir (pequeños botones con números y con signos
más (+) y menos(-)) se presentan en unas barras especiales situadas
en la parte superior e izquierda de la hoja de cálculo que contiene
dicho esquema (figura 30). Estos símbolos permiten ocultar o
mostrar los diferentes niveles del esquema, para poder mostrar más
o menos información.
Con estos botones se contrae o expande la información del
esquema. Para comprender bien como funcionan lo mejor es
practicar con ejemplos sencillos.

6.1 CREACIÓN Y BORRADO DE UN ESQUEMA


Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creación
Figura 32. Comando Data / Group
automática por parte de Excel y otra la creación manual por parte and Outline / Auto Outline.
del usuario.
Capítulo 6: Definición de Esquemas y Vistas página 23

La creación automática de esquemas funciona bien en la mayoría de los casos y es la forma


más simple de crear esquemas. La creación manual es necesaria en el caso de que los datos estén
organizados en una forma tal que Excel no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se tiene
experiencia anterior en la creación de esquemas, la creación manual permite también una mayor
flexibilidad a la hora de definir el esquema.
Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automáticamente, hay que
comprobar cómo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto de celdas que
contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen en filas se
deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de
columnas deben referirse a celdas con detalles situadas por encima. Esta condición puede cambiarse
con el comando Data/Group and Outline/Settings, que abre el cuadro de diálogo de la figura 33.
Para crear de modo automático un esquema en una hoja
de cálculo, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere
generar el esquema. Si se trata de la hoja de cálculo al
completo, basta seleccionar únicamente una celda.
2. Seleccionar el comando Data/Group and Outline/Auto Figura 33. Formas de orientar la creación
de líneas-resumen en Outlines.
Outline.
Para eliminar un esquema de modo automático basta seleccionar el comando Data/Group and
Outline/Clear Outline.
Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a
continuación. Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay
que dar los pasos siguientes:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o columna
resumen. No se deben incluir en la selección las filas o columnas que contienen las fórmulas
de resumen.
2. Elegir el comando Data/Group and Outline/Group. Esto mismo se puede conseguir clicando
en el botón Group ( ).
Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas
o columnas con la información detallada y se elige el comando Data/Group and Outline/Ungroup
o se clica sobre el botón Ungroup ( ). Es posible que los botones Group and Ungroup no se
encuentran en la barra de herramientas Standard y que haya que añadirlos; esto se hace por medio
del comando Customize del menú contextual de barras de herramientas. Los botones Group and
Ungroup están en la categoría de botones Data.

6.2 VISUALIZACIÓN DE UN ESQUEMA


La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la información
mostrada en la hoja de cálculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle que sea
necesario.
Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuación
se indican:
1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar.
2. Ejecutar el comando Data/Group and Outline/Hide Detail o Show Detail. Esto mismo puede
hacerse por medio de los pequeños botones con números o con signos (+) o (-) que aparecen
en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de cálculo.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 24

Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de cálculo sigue conteniendo
la misma información, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear gráficos de sólo los datos
visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel que use sólo los
datos visibles o bien todos los datos -incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un gráfico.
Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos
siguientes:
1. Crear un gráfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre él, de forma que los menús de
gráficos correspondientes estén accesibles.
2. Elegir el comando Tools/Options.
3. Seleccionar la ficha Chart.
4. Seleccionar o deseleccionar la opción Plot Visible Cells Only. En la mayoría de los casos, esta
opción estará ya seleccionada
5. Hacer clic en OK.
Para determinar manualmente que sólo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe
mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean
necesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el
comando Edit/Go to.../Special; en el cuadro de diálogo resultante seleccionar la opción Visible
Cells Only y hacer clic en OK para concluir.

6.3 CREACIÓN Y GESTIÓN DE VISTAS


Las Vistas (Views) son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una única información
contenida en una hoja de cálculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener un outline con distintas
filas y/o columnas expandidas u ocultas.
Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando View Manager, en el menú View.
El View Manager es un añadido a add-in de Excel, lo cual quiere decir que no se instala por
defecto, sino que hay que instalarlo a propósito. Para más información sobre las Vistas, consultar el
Help.

6.4 FILAS Y COLUMNAS QUE SE VEN SIEMPRE


En muchas ocasiones, el contenido de una hoja
de cálculo no cabe en una pantalla y se deben
utilizar las barras de desplazamiento para que
aparezca la información que de otro modo
quedaría oculta. No es extraño en estos casos
que la primera fila y/o la primera columna
contengan información sobre el significado de
las restantes celdas de la tabla. En estos casos
interesaría desplazar la hoja en la pantalla pero
de modo que las filas y/o columnas que
definen el significado de las demás filas y
columnas siempre estén a la vista (figura 34). Figura 34. Primera fila y columna siempre a la vista.
Esto se consigue colocando el cursor en
la celda que delimite por la izquierda y por arriba las filas y columnas que siempre van a estar a la
vista y eligiendo la opción Freeze Panes en el menú Window. Para desactivar esta opción basta
elegir la opción Unfreeze Panes en el mismo menú.
Capítulo 7: Creación de Diagramas y de Gráficos página 25

7. CREACIÓN DE DIAGRAMAS Y DE GRÁFICOS

Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo. El
usuario puede “incrustrar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial
para gráficos. En cada caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado,
por lo que si en algún momento los datos cambian, el gráfico se actualizará de forma automática.
Los gráficos de Excel contienen muchos objetos -títulos, etiquetas en los ejes, etc.- que
pueden ser seleccionados y modificados individualmente. En las figuras 35-37 se muestran algunos
de ellos.

7.1 ASISTENTE PARA GRÁFICOS


La manera más simple de introducir un gráfico en Evolución de Gastos
Excel es mediante la utilización del Asistente para
Gráficos o ChartWizard ( ). Antes de presionar este 3000000
botón, deben seleccionarse sobre la hoja los datos que 2000000
se desea representar. Aunque el Asistente para 1000000
Gráficos permite también seleccionar mediante 0
referencias los datos a representar gráficamente, el Ene Feb Mar Abr May Jun
proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección
se realiza antes de llamar al Asistente para Gráficos. Figura 35. Gráfico bidimensional x-y.
Para crear un gráfico con el ChartWizard, deben Porcentajes de Gastos
seguirse los siguientes pasos: Jun Ene
1. Seleccionar los datos a representar. 21% 16%
Feb
2. Ejecutar el comando Insert/Chart o clicar en el May 15%
botón de Asistente para Gráficos. 16%
Abr Mar
A continuación aparece el primero de una serie 16% 16%
de cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, Figura 36. Gráfico en forma de tarta.
cuyas indicaciones deben seguirse para terminar
creando el gráfico deseado. Distribución de Gastos
El primer cuadro de diálogo mostrado por el
Asistente (figura 38) permite elegir el tipo y subtipo de 3000000
gráfico que se va a utilizar entre dos listas que
2000000
clasifican los gráficos en estándar y normalizados. Al
Ene 1000000
clicar sobre cada posibilidad aparece una breve
0
explicación de la información que cada gráfico May
Total
Generales
Viajes

proporciona. Además da acceso a una vista preliminar


Personal

de la aplicación del gráfico elegido a los datos


seleccionados, clicando sobre el botón Press and hold
to view Sample. Una vez realizada la selección se
puede optar por pasar al siguiente cuadro de diálogo Figura 37. Gráfico de barras tridimensional.
clicando sobre el botón Next, o por insertar el gráfico
tal como aparece en la vista preliminar clicando sobre el botón Finish. Además, desde cualquier
cuadro se puede acceder directamente a la ayuda, clicando sobre el botón de ésta que aparece en la
parte inferior izquierda.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 26

El segundo cuadro de diálogo (figura 39)


permite comprobar o corregir, mediante sus referen-
cias, la selección de datos realizada. Ésta aparece
representada del mismo modo que en la barra de
fórmulas. Así, los rangos de datos no continuos están
separados en el cuadro Data Range por un carácter
punto y coma (;). Si se quiere modificar el rango
caben dos posibilidades: cambiar las referencias de las
celdas seleccionadas directamente sobre el cuadro o
clicando sobre el botón que aparece en la parte
derecha de éste. Con esta última opción, se accede de
nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos
seleccionados rodeados por un contorno circulante,
además de una ventana que refleja las referencias de
las celdas elegidas cada vez que cambia la selección. Figura 38. Elección del tipo de gráfico.
Clicando de nuevo sobre la parte derecha de la
ventana se vuelve al cuadro de diálogo del Asistente.
Desde este mismo cuadro se puede controlar si la
selección se lee por filas (Rows) o por columnas
(Columns), así como las series que se están
considerando para la representación gráfica y para los
rótulos de los ejes. Éstas vienen dadas por sus
referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo
análogo el proceso a seguir para modificar cualquiera
de las series. Desde este cuadro de diálogo se puede
dar por terminado el gráfico (Finish), pasar al
siguiente cuadro de diálogo (Next) o volver al anterior
(Back).
El tercer cuadro de diálogo (figura 40) permite
configurar todos los aspectos que conciernen a la
presentación del gráfico, aportando una vista
preliminar del mismo. Así, se determinan el título, las Figura 39. Verificación de la selección de datos
inscripciones de los ejes, la apariencia de éstos, la realizada.
leyenda, la aparición o no de tabla de datos y los
rótulos. Las opciones de acabar, continuar o volver
hacia atrás son las mismas que en los otros cuadros.
El cuarto y último cuadro de diálogo (figura 41)
se refiere a la ubicación del gráfico. Así se puede
colocar en la hoja en que se esta trabajando o en otra
nueva. Clicando sobre el botón Finish, el gráfico
aparece ya en el lugar seleccionado (figura 42). Si se
quiere desplazar a algún otro lugar sobre la propia
hoja en que se encuentra basta seleccionar todo el
Figura 40. Configuración del gráfico
gráfico y arrastrarlo con el ratón (cuando el cursor
tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el gráfico esté alineado con el
borde de las celdas pues no está contenido sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el
gráfico ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo.
Capítulo 7: Creación de Diagramas y de Gráficos página 27

Figura 41. Adición del gráfico al lugar seleccionado. Figura 42. Gráfico ya finalizado y colocado.

7.2 SELECCIÓN DE OBJETOS GRÁFICOS


Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, títulos, ejes,
texto y la propia área de gráfico. El usuario puede configurar los gráficos, puede añadir objetos, o
bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto
gráfico, es necesario seleccionarlo.
Para “editar” un objeto gráfico concreto, hay que clicar sobre el objeto gráfico que engloba el
que se desea modificar y luego volver a clicar sobre el objeto particular que se desee seleccionar.
Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que
clicar dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas
pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto
deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los
rótulos de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a
continuación clicar en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El
primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la serie y el segundo selecciona un
rótulo individual. Si hace doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las
opciones para formatearlo. Si solamente se desea seleccionar el objeto se clica una vez sobre él.
Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es clicar sobre el objeto que interesa en
cada caso con el botón derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar las
características del mismo.
Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos
de los menús de Excel, como Insert y Format, muestran posibilidades específicas para dicho
gráfico y para sus elementos. Por ejemplo, si se ha construido un gráfico tridimensional, el comando
Format/3D View permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el gráfico.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 28

7.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICA


Excel dispone de una barra de
herramientas gráfica, denominada Chart,
que puede visualizarse en la pantalla por
medio del menú contextual. En esta barra
está el botón Chart Type, que da paso al
menú desplegable de la figura 43 donde
es posible elegir el tipo de gráfico
deseado. Además, Excel tiene una barra
de herramientas de dibujo, denominada
Drawing, que se muestra en la figura 44.
Con esta barra se pueden realizar dibujos Figura 43. Barra de herramientas Chart y botón Chart Type.
geométricos sencillos sobre la propia
hoja de cálculo.
Figura 44. Barra Drawing.
7.4 GRÁFICOS COMBINADOS
Los gráficos combinados (combination charts) permiten representar 2 ó más series de datos con
formatos diferentes sobre un mismo gráfico. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo gráfico
dos series usando columnas para representar una serie y líneas para la otra. De esta manera se
facilita la comparación entre ellas y es posible investigar posibles interacciones entre los dos
conjuntos de datos. Un gráfico combinado también puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes
de abscisas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy diferentes.
Para introducir un gráfico combinado se construye inicialmente un gráfico del mismo tipo
para todas las series. Tras colocarlo en la hoja, se selecciona la serie que se quiere representar con
otro tipo de gráfico (clicando sobre cualquier punto de ella) y se clica sobre el comando Chart Type
del menú Chart. Se abre de nuevo la primera ventana del Asistente para Gráficos, pudiendo elegir
el tipo de gráfico que se va a aplicar a la serie
seleccionada. Igualmente, se puede utilizar el
Chart Type de la barra de herramientas Chart
(figura 43).
Si se desea introducir un nuevo eje para
facilitar la lectura de los datos del nuevo
gráfico, se selecciona la serie representada en
éste y se abre el menú Format->Selected
Data Series. Desde aquí se accede a la
ventana de la figura 45 y en el apartado Axis
se elige la opción Secondary Axis.

Figura 45. Gráficos combinados. Ejes secundarios.


Capítulo 8: Listas y Bases de Datos página 29

8. LISTAS Y BASES DE DATOS

Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas2 de información: nombres,
direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de información sencillas o puede trabajar
con listas más complejas, también conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no
es más que una lista o una tabla que contiene una o más columnas.
Con la capacidades que ofrece Excel la información de la lista se puede ordenar según
diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se puede incluso extraer copias de
información de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de
Microsoft® Access, Excel no permite trabajar con bases de datos relacionales3.

8.1 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA LISTA


Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de
listas, que pueden ser muy útiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mercado,
para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los
almacenes. La combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de
cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de negocios y sistemas de
gestión que no sean excesivamente complicados.
Toda lista debe contener nombres de
campo o field names en una fila situada en
su parte superior (llamados encabezamientos
o headers), si se quiere usar las capacidades
de filtrado de datos. La lista deberá tener
por lo menos una fila de datos directamente
debajo de los nombres de campo. Las filas
de datos se llaman registros. En la figura 46 Figura 46. Posibles headers de una lista.
se muestra la única parte obligatoria de una
lista: la fila de headers.
Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en
cuenta los puntos siguientes:
1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los
filtros de datos de Excel.
2. No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo.
Una vez definidos los headers de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias
formas. Quizás el método más fácil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de
cálculo. De todas formas el método más seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer
errores) es la ficha de datos (Form) generada automáticamente por Excel.

2
En este apartado, las palabras lista y tabla se utilizarán indistintamente.
3
Bases de datos relacionales son un tipo particular de bases de datos en las cuales la información es almacenada en
varias tablas con campos relacionados, consiguiendo no duplicar información (Consultar "Aprenda Access como si
estuviera en Primero")
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 30

Para introducir datos mediante una ficha automática, se


pueden completar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de headers de la lista.
2. Elegir el comando Data/Form (aparece el cuadro de
diálogo mostrado en la figura 47).
3. Clicar en el botón New.
4. Teclear los datos en los campos.
5. Para finalizar clicar en el botón Close.

8.2 ORDENACIÓN DE DATOS


Excel puede ordenar según distintos criterios y con gran facilidad
los datos de una lista, base de datos o columnas de una hoja de Figura 47. Ficha de datos (Form).
cálculo. Al ordenar estos elementos, los datos se pueden organizan de forma ascendente o
descendente, siguiendo un orden numérico o alfabético.
Al elegir el comando Data/Sort, Excel muestra el cuadro de diálogo mostrado en la figura 48.
entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de diálogo, merece destacar las claves de
ordenación, el tipo de ordenación a seguir y la presencia o no de headers.
Excel puede usar diferentes campos como criterios para
la ordenación de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las
diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros
desplegables de la figura 48.
Los botones de opción Ascending y Descending
determinan en qué sentido se va a realizar la ordenación:
ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las
celdas en blanco siempre son las últimas, independientemente
del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica
es la siguiente: Números (del más negativo al más positivo),
texto, valores lógicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por
último las celdas en blanco.
También puede indicar si quiere que se tenga en Figura 48. Cuadro de diálogo para la
ordenación de una lista.
consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas)
durante la ordenación.
Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:
1. Seleccionar las celdas que va a ordenar.
2. Ejecutar el comando Data/Sort.
3. Si la lista o base de datos tiene headers en la fila superior (y se han seleccionado junto
con los datos), seleccionar el botón de opción Header Row. Así se evita que estos
nombres sean ordenados junto con los demás datos.
4. Ejecutar el comando Sort by e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar
primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se
utiliza la letra que la identifica.
5. Seleccionar el orden Ascending o Descending.
6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se muestra en el cuadro de
diálogo Sort. Es típico utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas
Capítulo 8: Listas y Bases de Datos página 31

alfabéticamente: primero por el primer apellido, después por el segundo y finalmente por
el nombre.
7. Clicar en OK.
Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba a abajo, se sigue
un procedimiento análogo al descrito anteriormente, pero antes hay que clicar en el botón
Options…, para poder cambiar el sentido de la ordenación.

8.3 BÚSQUEDA DE REGISTROS


La búsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar
para realizar dicha búsqueda. El resultado será el conjunto de todos aquellos registros que
satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.

8.3.1 Ficha de datos


La ficha de datos (form) es un medio simple de buscar y
editar registros que satisfagan criterios de comparación
sencillos o múltiples. Si se desea buscar registros en una lista
por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a
continuación de detallan:
Seleccionar una celda dentro de la lista.
1. Ejecutar el comando Data/Form para mostrar la
ficha de datos (ver figura 49).
2. Hacer clic en el botón de Criteria. Al hacerlo,
cambia el juego de botones presente en la ficha, a la
vez que se ponen en blanco todos los campos que Figura 49. Ficha de datos o Data Form.
componen la ficha.
3. Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de búsqueda. Si se quieren
añadir más criterios para otros campos, se puede usar el ratón o la tecla Tab para pasar de
unos a otros.
4. Hacer clic en los botones Find Prev o Find Next para recorrer en un sentido o en otro los
diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos.
Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay más que hacer clic en el campo
correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al
registro siguiente, se clica en el botón Restore.

8.3.2 Filtros automáticos


En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos. Con
operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden filtrar o eliminar rápidamente
aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A diferencia de la ficha de datos, los filtros
automáticos muestran los datos en la misma hoja de cálculo. Los datos que no cumplen los criterios
que se han especificado, simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en
la hoja de cálculo.
Antes de seleccionar un filtro automático, hay que asegurarse de que no hay ya otro activado.
Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción
Data/Filter/AutoFilter. En caso de que exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a
empezar volviendo a elegir ese comando.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 32

En la figura 50 aparece una


tabla con datos correspondientes a
5 personas ficticias. Para crear un
filtro automático en una lista, no
hay más que seleccionar los datos
que forman la lista y ejecutar el
comando Data/Filter/AutoFilter.
Como se observa en la figura 51,
los nombres de campo que están
como headers de la columnas Figura 50. Base de datos correspondiente a 5 registros.
pasan a ser listas desplegables que
permiten realizar la selección.
En el caso de que la base de
datos o lista esté formada por
distintos campos, y que se haya
aplicado a cada uno de ellos un
filtro automático, el resultado
final equivale a realizar una
operación lógica “Y” o “AND”
entre todas las condiciones. Sólo
se mostrarán aquellos registros Figura 51. Resultado del comando Data/Filter/AutoFilter.
que cumplan todas las condicio-
nes expresadas en cada uno de los filtros.
Si para un campo determinado no se quiere
imponer ninguna condición, se selecciona la
opción All en el menú desplegable. Seleccionando
la opción Custom en el menú desplegable de la
figura 51 se abre el cuadro de diálogo de la figura
52, en el cual se pueden elegir dos condiciones
relacionadas mediante “AND” o “OR”, y basadas
cada una de ellas en los operadores relacionales
que se muestran en la figura 52.
Si en un momento dado se quieren mostrar Figura 52. Autofilter con la opción Custom.
de nuevo todos los registros, olvidándose por
tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, se selecciona el comando
Data/Filter/Show All. Con el comando Data/Filter/Advanced Filter se tiene acceso a otras
posibilidades más avanzadas que no serán explicadas aquí.
Capítulo 9: Impresión de Hojas de Cálculo con Excel 97 página 33

9. IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO CON EXCEL 97

La impresión de tablas y gráficos es una


de las posibilidades más interesantes de
Excel. Es este apartado se darán unas
indicaciones básicas sobre la impresión
de hojas de cálculo en general, sin
considerar algún caso particular como la
impresión de sólo gráficos.
Tal y como se indicó en la
explicación del comando Print, mediante
el cuadro de diálogo de la figura 53 es
posible seleccionar distintas opciones:
rango de impresión (Print Range) qué se
desea imprimir (Print What), impresora
donde imprimir el trabajo junto con
algunas propiedades propias de dicha Figura 52. Cuadro de diálogo File/Print
impresora (Printer), número de copias (Copies) y visión preliminar de cómo aparecerá en la
impresora lo seleccionado para imprimir (Preview)4.
La configuración de cómo se imprimirán las páginas (Page Setup) se realiza desde el menú
File/Page Setup. Otra forma de acceder a la misma utilidad es desde File/Print Preview/Page
Setup pero utilizando este segundo método aparecerán algunas opciones inactivas (sin posibilidad
de seleccionar o modificar).
Al seleccionar File/Page Setup se muestra una caja de diálogo con 4 conjunto de opciones:
Page, Margins, Header/Footer y por último Sheet. Desde cualquiera de los 4 formularios es
posible acceder a una vista preliminar (Print Preview) de forma que se pueda ir observando los
cambios que se están realizando. A continuación se presenta una breve descripción de cada uno de
los 4 formularios.

9.1 OPCIONES GENERALES DE LA PÁGINA: PAGE


En este caso los elementos configurables
son:
• Orientación (Orientation): Es
posible seleccionar entre vertical
(Portrait) y apaisada u horizontal
(Landscape).
• Escala (Scale): Mediante la
opción Adjust to se aumenta o
reduce el tamaño de la hoja el
porcentaje que se especifique.
Aparece también la opción de
ajustar el área a imprimir a un
número específico de páginas de

4 Figura 53. Cuadro de diálogo File/Page Setup/Page


Si lo que se desea es la vista preliminar de una parte de la hoja previamente seleccionada y no de la hoja completa,
es necesario seleccionar previamente Print What/Selection y posteriormente clicar sobre el botón Preview. No es
válido utilizar directamente el menú File/Print Preview
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 34

alto por un número específico de páginas de ancho.


• Tamaño de papel y calidad de impresión(Paper Size/Print Quality): Las opciones
disponibles dependerán de la impresora instalada.

9.2 MÁRGENES DE LA PÁGINA: MARGINS


Independientemente de la orientación de
la página, Excel permite modificar los
márgenes que se desean para la hoja. Se
aconseja unos márgenes mínimos de 0.7
cm ya que muchas impresoras no
soportan cantidades inferiores.
Como norma general tanto el
encabezado (Header) como el pie de
página (Footer) deben ser inferiores a los
valores de margen superior (Top) e
inferior (Botton) respectivamente, ya que
estos últimos delimitan el espacio donde
insertar las celdas con la información.
Las posiciones del encabezado (Header)
y del pie de página (Footer) se refieren a
Figura 54. Cuadro de diálogo File/Page Setup/Margins
la distancia desde el borde de la página, y
no desde el margen correspondiente. Otra forma bastante más rápida y fácil de indicar los márgenes
es a través de la Vista Preliminar (Print Preview) donde es posible modificar estos valores
gráficamente con el ratón.

9.3 ENCABEZAMIENTO / PIE DE PÁGINA: HEADER/FOOTER


Tanto el encabezado (header) como el pie
de página (footer) se utilizan para incluir
información que se desea aparezca en
todas las páginas, tales como número de
página, fecha, nombre del documento,
nombre del autor, … Excel ofrece un
conjunto de opciones predefinidas tanto
para el header como para el footer, pero
también permite personalizar estos valores.
Por defecto suele estar seleccionada
la opción “none”. Para modificar alguno
de los valores se clica sobre uno de los dos
botones (Custom Header o Custom
Footer) apareciendo una ventana donde
insertar distintos campos predefinidos o
incluso teclear directamente el texto que se Figura 55. Cuadro de diálogo File/Page Setup/Header-Footer
desee.
Capítulo 9: Impresión de Hojas de Cálculo con Excel 97 página 35

9.4 IMPRESIÓN DE LA LOS DATOS: SHEET


En la siguiente figura se muestran las opciones correspondientes a la impresión de los datos, es decir
de las celdas. Aparecen 4 apartados: área de impresión (Print Area), imprimir títulos (Print Titles),
imprimir (Print) y orden de las páginas (Page Order).
• Área de impresión (Print
Area): Permite especificar el
rango de celdas que se desea
imprimir. Se puede indicar
mediante teclado (ej. B6:H29) o
directamente con el ratón
clicando sobre el botón . El
área de impresión es posible
indicarla también directamente
desde el menú File/Print Area
donde aparecen las opciones de
seleccionar y anular el área de
impresión (Set Print Area y
Clear Print Area).
• Imprimir títulos (Print Titles): Figura 56. Cuadro de diálogo File/Page Setup/Sheet
Esta opción se utiliza para que
aparezca en todas y cada una de las páginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s)
y/o fila(s) de la hoja de cálculo. Generalmente se desea repetir la fila y/o columna que
contiene los títulos. Utilizando nuevamente el botón es posible indicar esta
información por medio del ratón. Si se teclea directamente hay que indicar el rango
utilizando el símbolo $ precediendo el número de las filas o las letras de las columnas (ej.
$4:$5 para repetir siempre la fila 4 y 5, ó $C:$D para indicar que se repetirán las columnas
C y D).
• Imprimir (Print): De las varias opciones presentes cabe destacar Gridlines que permite
realizar la impresión utilizando los bordes de las celdas que tiene por defecto la hoja de
cálculo. Normalmente no suele estar seleccionada y el usuario del programa define sus
propios bordes de celdas.
• Orden de las páginas (Page Order): Indica el orden en que se va a realizar la impresión.
Por defecto se realiza primero hacia abajo hasta finalizar las filas y luego hacia la derecha.
En este primer caso la página 2 será el área de impresión que esté inmediatamente debajo
de lo impreso en la página 1. La otra opción es imprimir primero hacia la derecha y luego
hacia abajo. Esta opción produce que la página 2 sea el área que se encuentra a la derecha
de la página número 1.
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 36

10. EVITAR PROBLEMAS: AUDITING

Al trabajar sobre una hoja cálculo se introducen datos, se relacionan mediante fórmulas, etc. Pero al
mismo tiempo se elimina información que se cree innecesaria. Sin embargo, puede ocurrir que el
contenido de una celda dependa del de otra, de manera que si se elimina la información contenida
en la segunda, la primera no se puede recalcular.
Excel permite una solución inmediata, ya que puede deshacer las 16 últimas acciones desde el
menú Edit/Undo o clicando directamente sobre el botón correspondiente ( ). Aun así, puede
ocurrir que el autor se dé cuenta del error demasiado tarde. Por ello Excel dispone de la barra de
herramientas Auditing (figura 58) que ayuda precisamente a determinar si la eliminación de una
determinada celda puede tener efectos perjudiciales sobre la hoja. Así, si se quiere eliminar una
celda, pero no se tiene seguridad sobre si la hoja de cálculo se verá afectada por la eliminación, se
puede recurrir a la barra Auditing encontrando las celdas que dependen de ella (Trace Dependents)
así como las celdas de las que depende (Trace Precedents).

Figura 58. Barra de herramientas Figura 59. Botón Trace Figura 60. Botón Trace Depedents
Auditing Precedents
Para acceder esta barra hay que ejecutar el comando Auditing/Show Auditing Toolbar del
menú Tools. Se trata entonces de seleccionar la celda sobre la que se quiere la información y de
clicar sobre el botón Trace Precedents (figura 59) para buscar sus precedentes. Éstos aparecerán
rodeados de un marco azul y unidos por una flecha del mismo color a la celda seleccionada.
Análogamente, se puede utilizar el botón Trace Dependents (figura 60) que sirve para buscar sus
dependientes que aparecen igualmente rodeados de un marco de color azul, con una flecha del
mismo color. Las figuras 61 y 62 permiten observar el resultado de utilizar estos comandos. Las
flechas permanecen en pantalla hasta que se guarda la hoja o hasta que se clica sobre el botón
Remove All Arrows.

Figura 61. E2 es la celda precedente de E5 Figura 62. J4 es la celda dependiente de I4.


Capítulo 11: Utilización del Help de Excel 97 página 37

11. UTILIZACIÓN DEL HELP DE EXCEL 97

Una vez que se ha visto de una forma bastante general qué es


Excel, se va a explicar cómo se utiliza el Help de esta aplicación.
Esta utilidad de ayuda o tutorial está realmente bien hecho y es
una forma muy sencilla de aprender a manejar el programa.
Entre las posibilidades de ayuda que ofrece Excel 97 al
desplegar el menú Help, se encuentran, como se ve en la figura
63.
a) El Ayudante de Office (Office Assistant), al que se puede
acceder desde la opción Microsoft Excel Help,
con la tecla F11 o clicando directamente sobre el
botón mostrado al margen. Figura 63. Menú Help.

Este asistente se muestra en la forma en que aparece en la


figura 64, y clicando sobre él ofrece la posibilidad de leer la
sugerencia del día, a través de la opción Tips, la posibilidad
de configurar determinados aspectos del Help de Excel y del
propio asistente en concreto utilizando el botón Options.
Permite además consultar información sobre el programa, Figura 64. Ayudante de Office.
introduciendo aquello que se desea consultar en el espacio
que reserva a este efecto, y clicando después en Search. Ésta es su función más útil.
b) El índice de materias y términos sobre los que se puede encontrar ayuda, al que se accede a
través de la opción Contents and Index. Se abre un cuadro como el de la figura 65 que
permite, por un lado, consultar la información que Excel tiene ya clasificada por temas, y por
otro buscar, tras clicar sobre la lengüeta Index, términos más concretos dentro de una lista por
orden alfabético (figura 66). La primera opción incluye además la posibilidad de consultar una

Figura 65. Contents and Index. Figura 66. Índice de términos.


pequeña guía sobre el programa destinada bien a usuarios nuevos o bien a usuarios de
versiones anteriores. Los temas se encuentran clasificados en libros, que se abren clicando
sobre ellos y se cierran con un doble clic. En lo que se refiere a la segunda opción, una vez
localizado el término que se está buscando, se clica sobre él, abriéndose una ventana con la
ESIISS: Aprenda Excel 97 como si estuviera en Primero página 38

información correspondiente y la opción de acceder a información sobre otros aspectos


relacionados con el término.
c) La posibilidad de obtener una breve explicación sobre cada uno de los elementos y comandos
de la ventana con sólo clicar sobre la opción What’s this?. Al hacer la selección aparece una
interrogación al lado del cursor. De esta forma, clicando sobre cualquier elemento de la
pantalla se ofrece una explicación sobre el mismo como se ve en la figura 68 y el cursor
vuelve a su forma original. Si no, para desactivar esta opción es necesario volver al menú
Help y clicar nuevamente sobre What’s this?. El cursor recuperará entonces su apariencia
habitual.

Figura 67. Cursor. Figura 68. Explicación del comando sobre el que estaba el cursor

d) El acceso a la variada información sobre Excel y Microsoft que se puede encontrar en


Internet desde la opción Microsoft on the Web.