Вы находитесь на странице: 1из 304

Excel 2OO2

ДЛЯ

"ЧАЙНИКОВ"
Excel 2002
FOR
ШМИ1Е6
by Greg Harvey

Hungry Minds™
HUNGRY MINDS, INC,
Best-Selling Books • Digital Downloads • e-Books • Answer Networks • e-Newsletters • Branded Web Srtes • e-Learning

New York, NY * Cleveland, OH + Indianapolis, IN


Excel 2OO2
для
"ЧАЙНИКОВ"-
Грег Харвей

ДИАЛЕКТИКА

Москва * Санкт-Петербург * Киев


2003
ББК 32.973.26-018.2.75
Х20
УДК 681.3.07

Компьютерное издательство "Диалектика"

Зав. редакцией В.В. Александров

Перевод с английского и редакция канд. физ.-мат. наук Е.Н. Дериевой

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика"


по адресу: info@dialektika.com, http://www.dialektika.com

Харвсй, Грег
Х20 Excel 2002 для "чайников".: Пер. с англ. — М.: Издательский дом "Вильяме".
2003. — 304с.: ил. — Парал. тит. англ.

ISBN 5-8459-0227-4 (рус.)

Данная книга — это простое и дружеское руководство по последней версии популярной


программы электронных таблиц Excel 2002. В ней описаны основные технические способы
создания, редактирования и печати рабочих таблиц, рассмотрены основы построения диа-
грамм и баз данных, а также представлены электронные таблицы в виде как статических, так
и интерактивных Web-страниц.
Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки. Легкий и доступный
стиль изложения поможет даже новичкам быстро освоить все возможности Excel 2002
и эффективно использовать их в повседневной работе.
ББК 32.973.26-018.2.75

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками


соответствующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких «елях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было
форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая
фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства
Hungry Minds. Inc.
Copyright © 2002 by Dialektika Computer Publishing.
Original English language edition copyright © 2001 by Hungry Minds, Inc.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form.
This edition published by arrangement with the original publisher. Hungry Minds, Inc.
For Dummies and Dummies Man are trademarks under exclusive license to Hungry Minds, Inc. Used by permission.

ISBN 5-8459-0227-4 (рус.) © Компьютерное изд-во "Диалектика", 2001


ISBN 0-7645-0822-9 (англ.) © Hungry Minds. Inc., 2001
Оглавление

Введение 16
Глава 1. Приступим, помолясь... 23
Глава 2. Создание рабочей таблицы 61
Глава 3. Попробуем все приукрасить 105
Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 139
Глава 5. Печатаем шедевр 167
Глава 6. Как легко запутаться в электронной таблице! 187
Глава 7. Работа одновременно с несколькими таблицами 207
Глава 8. Изящное искусство построения диаграмм 225
Глава 9. Обратимся к базе данных 245
Глава 10. Гиперссылки и Web-страницы 263
Глава 11. Десять новых возможностей Excel 2002 289
Глава 12. Десять правил для начинающих 291
Глава 13. Десять заповедей Excel 2002 293
Предметный указатель 295
Содержание
Введение 16

Часть I. Прописные истины 21


Глава 1. Приступим, помолясь... 23
Что мне делать с этой Excel 23
Эти маленькие-маленькие ячейки... 24
Отправьте это по адресу моей ячейки 25
Сколько же здесь этих самых ячеек? 26
Как обойтись буквами латинского алфавита для обозначения 256 столбцов 27
Что необходимо знать об Excel к этому моменту 27
Что еще нужно знать об Excel 27
Запуск этой ужасной штуки 28
Запуск Excel с панелей Программы Microsoft Office 28
Запуск Excel 2000 из меню Пуск 29
"Мышиная" возня, или Искусство управления мышью 29
Займемся "мышиными манерами" 30
Виды указателя мыши 30
И что делать со всеми этими кнопками? 32
Обратимся к строке заголовка 33
Перейдем к строке меню 33
Стандартная панель и панель инструментов форматирования 34
Пройдемся по строке формул 38
Рассмотрим окно документа 40
Операции над окном документа, выполняемые вручную 41
Перелетаем от одного листа к другому... 42
Наблюдаем за строкой состояния 42
Индикатор Автовычисление 43
Индикатор Mum Lock и дополнительная цифровая клавиатура 44
Панель задач Excel 2002 44
Вы забрали меня из этой ячейки! 45
Секреты прокрутки 45
Путешествие по столбцам с помощью горизонтальной полосы прокрутки 45
Путешествие по строкам с помощью вертикальной полосы прокрутки 46
Переход от одного экрана к другому 46
Клавиши для перемещения табличного курсора 46
Перемещение от одного блока к другому 48
Эй, быстро в свою ячейку! 48
Удачное применение клавиши <Scroll Lock> 49
Как давать команды из меню 49

6 Содержание
Раскрывающиеся меню 49
Игра в прятки 50
Займемся контекстными меню 51
Исследуем диалоговые окна 53
"Нежный" взгляд на справочную систему 56
Советуемся с Помощником 56
Поговорите со Скрепышом 57
Контекстно-зависимая справка 58
Как выйти из Excel 59
Глава 2. Создание рабочей таблицы 61
С чего начать 61
Азы ввода данных 61
Помните... 62
Приступим к вводу данных 62
Какого типа данные? 64
Основные признаки текста 65
Как Excel определяет числовые значения 66
Представление чисел в Excel 67
Как зафиксировать десятичную точку 68
Постучим по старым-добрым десяти клавишам 69
Как ввести дату безо всяких дебатов 70
Вперед, в третье тысячелетие! 71
Создание этих легендарных формул 71
Если хотите, просто укажите 74
Изменение естественного порядка операций 74
Ошибки в формулах 75
Исправление ошибок, допущенных при вводе данных 76
Средство Автозамена 76
Правила редактирования содержимого ячейки 77
Как избавиться от рутинной работы при вводе данных 78
Слушай голос хозяина 79
Восприятие голосовых команд 61
Excel пишет диктант 82
Как заставить Excel понимать все команды без исключения 84
Рукописный ввод 85
Средство Автоввод 86
Автоматическое заполнение ячеек 88
Построение последовательностей 89
Копирование с помощью средства Автозаполнение 90
Создание собственных последовательностей для автозаполнения 90
Ввод диапазона данных 92
Ввод данных экспресс-методом 93
Как стать вполне функциональным 93

Содержание 7
Как ввести функцию в формулу 94
Редактирование формул из строки формул 96
Я бы пропал, не будь автосуммирования! 96
Сохранение улик 99
Восстановление документа 101
,
Часть II. Редактирование "без слез" 103
Глава 3. Попробуем все приукрасить 105
Выбор диапазона ячеек 105
Выделение диапазона с помощью мыши 106
"Хитроумные" способы выбора блоков 106
Как выбрать прерывистый диапазон 107
Как выбрать целые строки и столбцы 107
Автоматический выбор ячеек 107
Выделение ячеек с помощью клавиатуры 109
Расширение блока 110
Применение автовыделения с помощью клавиатуры 110
Как выбрать несмежный блок с помощью клавиатуры 110
Выбор диапазона с помощью средства Переход 111
Отделка таблиц с помощью функции Автоформат 111
Форматирование с помощью инструментов форматирования 114
"Странствующие" панели инструментов 114
Как "пришвартовать" панели инструментов 116
Диалоговое окно Формат ячеек 117
Числовые форматы 117
Деньги, деньги... 118
Больше никаких переполнений! 119
Да будет разделитель! 120
Что делать с процентами 121
Сколько нужно десятичных разрядов 122
Числа под маской формата 122
Займемся другими числовыми форматами 123
Специальные числовые форматы 124
Изменение ширины столбцов 124
Изменение высоты строк 125
"Невидимки" в рабочей таблице 126
Как скрыть строки и столбцы с помощью меню 126
Как скрывать строки и столбцы с помощью мыши 127
Да это просто font-астика! 127
Равняйся! Смирно! 129
Отступаем... 130
Сверху донизу 130
Автоперенос текста 132
Изменение ориентации 133

8 Содержание
Чтобы поместилось, нужно уменьшить 134
Игра в ящик 134
Наложение узоров 136
Форматирование ячеек "на лету" с помощью копирования формата 138
Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 139
Как открыть эту штуку для редактирования 140
Как открыть несколько рабочих книг одновременно 141
Как открыть книги, которые недавно редактировались 141
И куда делась эта книга?.. 141
Поиск надиске 141
Игры с папкой Избранное 142
Игра "в прятки" с файлами 143
Использование панели задач Поиск 145
"Опознание" файлов 147
Дополнительные возможности, предоставляемые при открытии файлов 148
Отменить или повторить? 149
Как отменить отмену 150
Что делать, когда нельзя применить команду отмены 150
Старый-добрый метод перетаскивания 151
Копирование с помощью метода перетаскивания 153
Вставка методом перетаскивания 153
Копирование формул с помощью автозаполнения 154
Все относительно,.. 155
Но есть и кое-что абсолютное! 156
Команды копирования и вставки 158
Многократное копирование 159
Параметры вставки 159
Вставка из панели задач Буфер обмена 160
Специальная вставка 161
Очищать или удалять - вот в чем вопрос 162
Проверено - все чисто! 162
Уберите эти ячейки! 163
Потеснитесь, пожалуйста... 163
Исправление орфографических ошибок 164
Выявление ошибок с помощью модулятора голоса 165
Глава 5. Печатаем шедевр 167
Начните с предварительного просмотра 168
Разбиение на страницы 170
Приступим к печати 170
Вариации на тему печати 171
Подробности процесса печати 171
Как задать и убрать область печати 172

Содержание 9
Стремление к безупречной странице 173
Ориентация на местности 174
Сжать до одной страницы 175
Изменение размеров полей 175
От верхнего колонтитула к нижнему 177
Стандартные колонтитулы 177
Создание нового колонтитула 178
Разнообразные параметры печати 180
Заголовки страниц 181
Разорвите эту страницу! 182
Распечатка формул 184

Часть III. Организация информации 185
Глава 6. Как легко запутаться в электронной таблице! 187
Увеличить, увеличить еще, увеличить еще больше... 187
Разделяя различное 189
"Застывшие" заголовки на "замерзших" окнах 192
Электронные ярлыки примечаний 194
Добавление примечания к ячейке 194
Просмотр примечаний 195
Редактирование примечаний в рабочей таблице 196
Печать примечаний 197
Поиграем в имена 197
Ты меня лишь только назови.,. 197
Имена ячеек в формуле 198
Константы, которым присвоены имена 199
Кто ищет, тот всегда найдет 200
Цена замены 202
Считать или не считать 203
Защищайтесь! 204
Глава 7. Работа одновременно с несколькими таблицами 207
Манипулирование рабочими листами 207
От одного листа к другому 208
Выбор группы листов 210
Листом больше, листом меньше... 211
Лист под другим именем 212
Выбор цвета ярлыков для листов рабочей книги 213
Упорядочение листов таблиц 213
Каждому листу - по окну 215
Обмен листами "под покровом ночи" 218

10 Содержание
Время подводить итоги... 221

Часть IV. Жизнь по ту сторону таблицы 223


Глава 8. Изящное искусство построения диаграмм 225
Вызов "духов" диаграмм с помощью мастера 226
Перемещение и изменение размера диаграммы 231
Использование панели инструментов Диаграммы 231
Редактирование диаграммы 232
Изменение параметров диаграммы 234
Поговорим о текстовых окнах 234
Форматирование значений по осям X и Y 236
Измените диаграмму, изменив данные в таблице 237
Вот это картинка! 237
Добавление графических объектов из файла 239
Рисуем сами! 240
Использование WordArt 240
Создание организационных диаграмм 242
Один над другим 243
Вижу - не вижу 244
Вывод на печать только диаграммы 244
Глава 9. Обратимся к базе данных 245
Форма данных 245
Ввод новых записей 247
Ввод адресов электронной почты и Web-адресов 249
Поиск, изменение и удаление записей 250
Прокрути меня еще 250
Искатели сокровищ 251
Сортировка записей 253
Использование автофильтра 257
Просмотр десяти первых записей 258
Создание собственных автофильтров 260
Глава 10. Гиперссылки и Web-страницы 263
Как добавить гиперссылку в рабочий лист 263
На что указывают гиперссылки 266
Редактирование и форматирование гипертекстовых ссылок 269
Редактирование и форматирование графических изображений с гиперссылками 270
Электронные таблицы в Web? 270
Сохранение статической Web-страницы 272
Сохранение интерактивной Web-страницы 274
Действия с интерактивными таблицами данных 275

Содержание 11
Работа с интерактивной базой данных . 278
Работа с интерактивными диаграммами 280
Добавление данных на существующую Web-страницу , 282
Редактирование Web-страниц 282
Редактирование Web-страниц в Excel 2002 • 283
Экспорт в Excel интерактивных Web-страниц 284
Пересылка рабочей книги посредством электронной почты 285

Часть V. Великолепные десятки 287


Глава 11. Десять новых возможностей Excel 2002 289
Глава 12. Десять правил для начинающих 291
Глава 13. Десять заповедей Excel 2002 293
Предметный указатель 295

12 Содержание
Грег Харвей (Greg Harvey) — типичный представитель среднего Запада США. Он появился на
свет в окрестностях Чикаго в 1949 году, в далекие годы холодной войны, еще до начала эпохи
McDonald's, MTV "и, конечно же, персональных компьютеров (именно поэтому он говорит о себе:
"Мне столько же лет, сколько Китаю", имея в виду Красный Китай, естественно). На берегах
озера Мичиган Грег научился читать, писать и считать, а также проявил недюжинные способности
к наукам, и в 1963 году он успешно окончат школу имени Теодора Рузвельта.
Во время учебы в Торнриджской Высшей школе в Дольтоне, унылом предместье Чикаго,
Грег увлекся музыкой и театром (он и сегодня может процитировать каждую строчку из
"Тетушки Мэйм" ("Auntie Mame")). Испытывая смертельную скуку от того, что считалось
учебой, и стремясь побыстрее от нее освободиться, он окончил высшую школу за три года.
Оглядываясь на те годы становления, Грег выражает огромную благодарность музыке и
тетушкиной философии: "Жизнь, малыш, это банкет, на котором всегда найдутся несколько
голодных простаков".
В 1966 году (ах, эти шестидесятые!..) он поступил в ИллиноЙский университет, где на
него оказали большое влияние такие философы, как Эбби Хоффман (Abby Hoffman)
и Махатма Ганди,— и летом 1968 года купил пару сандалий ручной работы (от Глена,
производителя сандалий для хиппи).
Во время учебы в колледже Грег ужасно политизировался. Он участвовал в "палаточном"
марше протеста против ограничений в женских студенческих общежитиях (в те времена не
только не шла речь об "общих" общежитиях, но и имела место дискриминация — женщин
просто запирали в 23.00 в будни и в час пополуночи по выходным) и продержался дольше
других. В последующие студенческие годы он стал завсегдатаем кофейни "Красная селедка"
(Red Herring), настоящего бунтарского притона в местном университетском городке.
Грег не только участвовал в антивоенных акциях, но и посещал всевозможные лекции по
гуманитарным наукам. Наконец, он проявил большое рвение к древнегреческому и
латинскому языкам и не столь большое — к истории Америки и французскому языку. (Грег
явно обладал способностями к языкам, что, вероятно, объяснялось большими размерами его
рта.) Изучая классические языки, он впервые столкнулся с компьютером, поскольку основы
латыни он постигал с помощью компьютерной программы.
В начале 1971 года (точнее, 12 января) Грег перебрался из Чикаго в Сан-Франциско.
Решив, что настало время попробовать себя в настоящем деле, он принял участие
в программе Drafting and Design (Черчение и конструирование) в Лэйни-колледже (Laney
College) в Окленде. Последующие девять лет он провел над чертежной доской, создавая
(заметьте, вручную) всевозможные технические проекты. Во время выполнения последней
работы ему пришлось иметь дело с патентованным программным пакетом CAD компании
Bechtel Engineering, который не только облегчал создание чертежей, но и позволял иметь под
рукой справочные материалы, необходимые в процессе конструирования.
В 1981 году Грег снова засел за парту, на этот раз в университете Сан-Франциско, чтобы
получить диплом учителя. По завершении учебы он приобрел один из самых первых
персональных компьютеров IBM (с 16 Кбайт оперативной памяти и единственным гибким
диском на 160 Кбайт), чтобы было проще готовиться к урокам и вести классный журнал.
Однако Грег не стал преподавать в высшей школе, а устроился в небольшую фирму,
ITM, которая занималась разработкой интерактивной базы данных о программном
обеспечении. В силу своих обязанностей он регулярно знакомился с новым программным
обеспечением (например, с Microsoft Word 1.0 и Lotus 1-2-3 версии 1) и писал статьи для
пользователей-бизнесменов.
В 1983 году он был уволен с этой работы (одно из первых увольнений в такой
перспективной отрасли), и сразу после Рождества Грег написал для издательства Hayden
Books первую компьютерную книгу о текстовых процессорах. Затем он занимался созданием
программного обеспечения и преподавал, работая в различных фирмах. Перебрав еще
несколько мест в Силиконовой долине, связанных с тестированием и разработкой
высокотехнологичного программного обеспечения, Грег занялся обучением пользователей,
чтобы, по его словам, "проникнуться заботами чудака у терминала". В течение последующих
трех лет Грег, работая в нескольких компаниях в районе Сан-Франциско, обучал бизнесменов
работе с различными программными продуктами.
Осенью 1986 года Харвей установил контакт с Sybex, местной издательской фирмой, для
которой написал вторую компьютерную книгу, Mastering SuperCalc. Остальное, как
говорится, принадлежит истории. Сегодня Грег является автором более 30 книг,
посвященных использованию программного обеспечения для компьютеров. Произведения,
изданные в серии ...для "ча&ников", он считает самыми любимыми.
В середине 1993 года Грег основал предприятие по созданию продуктов мультимедиа, Mind
over Media. Он надеется, что зги средства станут прекрасным дополнением к его будущим
компьютерным книгам— процесс обучения пользователей всех уровней полностью станет
интерактивным. Вы можете отослать автору этой книги сообщение электронной почтой
(gharvey@mindovermedia. com) и посетить его Web-узел (www. mindovermedia. com).
Лосвзиц&ше
Крису в надежде на будущее сотрудничество

Разрешите воспользоваться предоставленной мне возможностью и выразить


признательность всем замечательным людям издательства Hungry Minds, Inc. и фирмы Mind
over Media, Inc. Благодаря их таланту и самоотверженности стало возможным издание книги,
которую вы сейчас держите в руках.
Из сотрудников издательства Hungry Minds, Inc. я хочу поблагодарить Джилл Шорр (Jill
Schorr) за помощь в продвижении проекта, Линду Моррис (Linda Morris) и Терезу Артман
(Teresa Artman) за прекрасное редактирование, а также всю группу подготовки издания.
Приношу благодарность Кристоферу Эйкену (Christopher Aiken), сотруднику Mind over
Media, за рецензирование новой редакции книги и полезные замечания, касающиеся описания
новых возможностей Excel 2002.
Введение
Рад приветствовать вас в Excel2002 для "чайников"! Эта книга не для тех, кто собирается
стать кудесником в области электронных таблиц. Здесь вы найдете простые рекомендации
для обычных людей, которые пытаются решать повседневные задачи с помощью Excel. Мои
планы таковы: я буду преподносить простые понятия и не буду докучать обилием
технических деталей, до которых вам нет дела. Я постараюсь рассказывать простым языком
только о том, что действительно нужно знать, чтобы достичь успеха при работе с Excel.
В книге Excel 2002 для "чайников" описаны основные технические способы создания,
редактирования и печати рабочих таблиц, Кроме того, вы ознакомитесь с основами
построения диаграмм, создания баз данных и преобразования электронных таблиц в Web-
страницы. Имейте в виду, что здесь указан самый простой путь освоения этих возможностей.
Я не собираюсь посвящать вас во все тонкости применения диаграмм, баз данных или
создания Web-страниц. В целом, ваше внимание будет сконцентрировано на таблицах,
поскольку именно с этой частью программы вы будете работать чаше всего.

0$ э&ой кшие
Нет никакой необходимости скрупулезно читать эту книгу от корки до корки. Хотя главы
расположены в логическом порядке (принятом для изучения Excel на курсах), каждую
рассматриваемую тему на самом деле можно изучать и отдельно.
Сначала автор любезно сообщает вам, чем предлагаемое средство будет полезно, и только
потом объясняет, как его использовать. Поскольку в Excel, как и в множестве других
программ, как правило, существует несколько вариантов выполнения любой задачи, я, здраво
поразмыслив, ограничился лишь самым эффективным способом решения, Позже, все усвоив
и сохранив настойчивость и любознательность, вы и сами сможете экспериментировать с
различными вариантами решения описываемой задачи. Сейчас же сконцентрируйтесь только
на изучении предлагаемых способов решения.
Я старался не нагружать вас излишними подробностями, тем не менее время от времени
вы будете встречать ссылки на иной раздел или главу книги. В большинстве случаев они
помогут получить более полную информацию об объекте, если у вас есть на то время и
желание. А если нет — не беспокойтесь, просто игнорируйте эти ссылки!

книгой
Эта книга построена, как справочник. Поэтому работу с ней начинайте с поиска интересующей
вас темы в оглавлении, а потом выбирайте необходимый раздел. Большая часть материала
преподносится в форме непринужденной беседы. (Представьте себе, что вы снова в школе, на
последней парте, где можно даже немножечко вздремнуть.) Правда, иногда я вхожу в раж и
составляю список мероприятий для выполнения той или иной задачи. Прошу за это прощения!

МОЖНО
В разделе, содержащем последовательность действий, которые необходимо выполнить
для решения какой-либо задачи, важные детали выделены полужирным шрифтом. И если у
вас нет ни времени, ни желания углубляться в подробности, весь остальной текст можете
безболезненно пропустить.

16 Введение
По возможности я отделял дополнительную информацию или примечания от основного
материала, оформляя подобные сведения в виде специальных, выделенных абзацев. Как
правило, эти места отмечены пиктограммами, которые помогут понять, с каким видом
информации вы имеете дело. Подобный текст также можно спокойно пропустить.
(Пиктограммы, используемые в этой книге, представлены чуть ниже.)

Я предполагаю (интересно, насколько я близок к истине?), что у вас есть доступ к


персональному компьютеру (хотя бы на некоторое время), на котором установлены Windows
98/Ме (Millennium Edition) или Windows NT и Excel 2002 (держу пари, что на вашем жестком
диске осталось совсем немного места для всего остального!). Но это совершенно не означает,
что вы когда-либо пробовали запустить Excel 2002.
Данная книга написана специально для пользователей Excel 2002. Если же у вас
установлена более ранняя версия Excel для Windows (например, Excel 2000), а также более
ранняя версия самой системы Windows (версия 3.1 или Windows 95), пожалуйста, отложите
эту книгу и обратитесь к Excel 2000 для Windows для "чайников ".

Если вы используете Excel 2000 (так как пока не видите необходимости перехода к
новой версии или просто жаль денег, а может быть, после установки Windows 98 на
жестком диске не хватает места для Excel 2002), можете изучать Excel 2000 по этой
книге при условии, что будете обращать особое внимание на пиктограмму Excel 2002,
представленную слева от текста. Каждая такая пиктограмма означает, что речь идет о
возможностях, которые присущи только Excel 2002 (поэтому в вашей версии их нет). Я
не хочу, чтобы вы забросали меня возмущенными посланиями, обвиняя в том, что
некоторые возможности описаны неправильно, хотя на самом деле в вашей версии их
просто нет. Имейте в виду, что в этом случае я напишу вам в ответ, что вы просто не
обратили внимания на пиктограмму Excel 2002. И вам будет очень-очень стыдно!

книги
Эта книга состоит из пяти частей (что дает возможность увидеть пять замечательных
карикатур Рича Теннанта!). Каждая часть содержит несколько (две или больше) глав (в угоду
редакторам), которые более-менее связаны (в угоду вам). Каждая глава, в свою очередь,
состоит из связанных между собой разделов, в которых подробно описаны основные
моменты рассматриваемой темы. Но не придавайте слишком большого значения структуре
книги; в конце концов, не имеет значения, что вы научитесь делать сначала, а что — потом
(вначале редактировать и форматировать таблицы, а затем распечатывать их или наоборот).
Гораздо важнее то, что вы сможете найти информацию, необходимую для решения
конкретной задачи, и разобраться в ней.
Для интересующихся привожу краткое содержание каждой части.

Часть 1. Прописные истины


Как следует из названия, в этой части освещены такие основные моменты, как запуск
программы, определения частей экрана, ввод информации в рабочую таблицу, сохранение
документа и т.д. Если у вас нет ни малейшего представления о работе с электронными
таблицами, то обязательно просмотрите главу 1, чтобы ознакомиться с областью применения
данной программы, и только затем переходите к созданию новых рабочих таблиц (глава 2).

введение 17
Часть II. Редактирование "без слез" •
Ознакомившись с этой частью книги, вы получите представление о том, как можно
отредактировать рабочие таблицы, чтобы они хорошо выглядели, как выполнять в них
правку, не создавая опасных ситуаций. Если необходимо изменить внешний вид данных,
представленных в таблице, обращайтесь к главе 3. А если понадобятся сведения о
перекомпоновке, удалении или вставке новой информации в таблицу, обратитесь к главе 4.
Узнать о том, как напечатать свое законченное произведение, вы сможете в главе 5.

Часть III. Организация информации


Здесь приводятся подробные сведения о работе с данными, введенными в электронную
таблицу. В главе 6 содержится ряд ценных советов о том, как отслеживать и правильно
организовывать данные в одной рабочей таблице. В главе 7 описаны все нюансы
использования данных из различных рабочих таблиц, а также приведена информация об
обмене данными между таблицами различных рабочих книг.

Часть IV. Жизнь по ту сторону таблицы


В данной части исследуются те возможности Excel, которые не имеют прямого отношения к
расчетам в электронных таблицах. Из главы 8 вы узнаете, насколько просто создать диаграмму
на основе данных рабочей таблицы. Глава 9 продемонстрирует, какую пользу можно извлечь из
возможностей базы данных Excel, если нужно отследить и организовать большой объем
информации. Глава 10 научит использовать гиперссылки, позволяющие переходить к другим
местам в таблице, к другим документам и даже к Web-страницам, а также преобразовывать
рабочие таблицы в статические и динамические (интерактивные) Web-страницы, чтобы их
можно было опубликовать на Web-узле вашей компании.

Часть V. Великолепные десятки


По традиции, принятой в серии книг ...для "чайников", в последней части приведен список
из десяти (или около того) самых полезных (и бесполезных) фактов, советов и предложений.

nfiuti&tnbte в /миге
Из приведенного ниже раздела вы узнаете о том, что издатели обычно называют соглашениями.

Клавиатура и мышь
Excel 2002 — сложная программа, в которой вы найдете множество причудливых окон,
обилие панелей и такое количество меню, что их даже трудно сосчитать. В главе 1 речь идет
о том, как использовать все эти инструменты.
Хотя для входа в таблицу Excel, выхода из нее и перемещения по ней используются мышь
и комбинации клавиш, вам придется затратить некоторое время на ввод данных, чтобы затем
с ними можно было работать уже с помощью мыши. Поэтому я периодически буду
предлагать вам ввести определенные данные в конкретную ячейку рабочей таблицы (хотя,
конечно, следовать инструкции вовсе необязательно). Когда я указываю вам ввести
некоторую функцию, вы должны набрать то, что выделено полужирным шрифтом.
Например, запись =СУММ(А2:В2) означает, что вы должны набрать непосредственно то,
что видите: знак "равно", слово СУММ, открыть скобку, ввести текст А2:В2 (в котором
комбинации букв и цифр разделены двоеточием) и закрыть скобку. После этого, конечно,
нужно нажать клавишу <Enter>.

18 Введение
Если Excel не посылает сообщений, находящихся в отдельном окне, то внизу экрана, в
строке состояния, появляются сообщения, несущие определенную информацию. В данной
книге многие сообщения из тех, что вы видите на экране, представлены следующим образом:
= СУММ(А2:В2)

Время от времени для выполнения конкретного задания я буду просить вас нажать
определенную комбинацию клавиш. Например, комбинация клавиш <Ctrl> и <S> будет
записываться следующим образом: <Ctrl+S>. Знак "плюс" посередине означает, что клавиши
<Ctrl> и <S> нужно удержать в нажатом состоянии одновременно, а затем отпустить. Чтобы
выкидывать пальцами подобные кульбиты (подчас довольно мучительные), новичкам
придется немного попрактиковаться.
Иногда для выбора нужной команды придется пройти через несколько меню. В таких
случаях, чтобы указать вам путь от первоначального меню до подменю и далее до нужной
команды, я использую командные стрелки. Например, чтобы выбрать команду Открыть,
сначала нужно открыть меню Файл. Поэтому моя инструкция будет выглядеть следующим
образом: Файл "^Открыть.
Обратите внимание, что некоторые буквы в названии команд подчеркнуты.
Чтобы открыть файл существующего документа, выберите команду
Фай л О Открыть (File^Open).

Это горячие клавиши, которые можно использовать в комбинации с клавишей <Att> для
выполнения данной команды. Иными словами, вместо того чтобы выбрать команды меню
Файл^Открыть, достаточно, удерживая нажатой клавишу <Alt>, нажать последовательно
<F> и <О>.
Если вы наблюдательны, то, вероятно, обратили внимание, что некоторые подписи
элементов диалоговых окон (разделов, переключателей, флажков) начинаются с прописной
буквы, а кое-какие — со строчной (почему так — узнайте у представителей Microsoft). В этой
книге все названия элементов диалоговых окон приводятся с прописной буквы, чтобы вам
было ясно, где название, а где описание той или иной опции.

Пиктограммы
Изображенные ниже пиктограммы специально размещаются на полях, чтобы выделить
материал, который нужно или не нужно читать.

Эта пиктограмма предупреждает об утомительных технических подробностях,


а которые лучше всего пропустить (или прочитать, если поблизости нет ничего
более интересного).

Эта пиктограмма обращает внимание на полезные сведения, связанные


с обсуждаемой темой.

\ Эта пиктограмма указывает на информацию, которую для успешной работы


обязательно нужно запомнить.

Эта пиктограмма предупреждает о том, чего делать ни в коем случае нельзя.

Введение 19
Эта пиктограмма указывает на новые возможности Excel 2002, которых не было
в предыдущих версиях программы.

увигсинься усиыие
Если вы никогда раньше не работали с электронными таблицами, прочитайте сначала
главу 1 и выясните, с чем вы имеете дело. Если вы уже знакомы с электронными таблицами, но
ничего не знаете о создании рабочих таблиц с помощью Excel, сразу переходите к главе 2, в
которой я научу вас, как вводить данные и формулы. Затем, если возникнут конкретные вопросы
(например, как скопировать формулы или напечатать лишь определенный раздел рабочей
таблицы), с помощью оглавления откройте соответствующую главу и отыщите ответ.

20 Введение
Часть I

Прописные истины

Да. очевидно, одна из ячеек!


электронной ТОБЛИЦЫ
навигации
Безнадежно испорчена
Достаточно лишь одного взгляда на экран (со всеми этими
окнами, кнопками и таблицами), чтобы понять, как много в Excel
2002 всякой всячины. Кроме того, положение усугубляется
добавлением панели задач Windows к окну Excel 2002 (и без того
достаточно насыщенному), а затем еще и панели Microsoft Office!
Но пусть вас это не смущает: основная задача главы 1 —
разобрать экран Excel 2002 по частям, чтобы внести какой-то
смысл в многообразие пиктограмм, кнопок и окон, с которыми
вам придется сталкиваться изо дня в день.
Безусловно, нельзя просто сидеть сложа руки и ждать, пока
добрый дядя расскажет, что находится на экране. Чтобы
использовать Excel в полной мере, начинайте изучать все эти
кнопочки и окошки. В главе 2 описано, как применить основные
элементы интерфейса для ввода данных в электронную
таблицу—лиха беда начало!
Глава 1

Приступим, помолясь...
бэ&ойглаве...
> Как использовать Excel 2002
> Знакомство с ячейками рабочей таблицы
> Способы запуска Excel
> Анализ экрана Excel 2002
> Сведения о панелях инструментов Excel 2002
S* Путешествие по рабочей книге Excel
> Выбор команд из раскрывающихся меню
> Выбор команд из контекстных меню
> Как воспользоваться услугами помощника
> Выход из Excel 2002

Jf огтя в современном мире персональных компьютеров электронные таблицы, подоб-


Ъг\* ные Excel 2002, стали таким же обычным явлением, как текстовые процессоры и
компьютерные игры, из этого вовсе не следует, что их хорошо знают и эффективно исполь-
зуют. Мне приходилось встречаться со многими пользователями, даже из числа имеющих
достаточный опыт работы в Microsoft Word, которые очень слабо представляли себе, что
можно или нужно делать с Excel.
Позор! И это в наше время, когда Office XP является единственным пакетом, установленным
на большинстве компьютеров (вероятно, потому, что Windows 98/Ме и Office XP занимают так
много дискового пространства, что для установки каких-либо других программ просто не оста-
ется места). Если вы один из тех, у кого на компьютере установлен Office XP, но вы, тем не ме-
нее, не в состоянии отличить электронную таблицу от простыни (игра слов: "spreadsheet" -
электронная таблица, "bedsheet"— простыня. — Прим, перее.), значит, Excel 2002 зря занимает
место на вашем компьютере. Ну что ж, пришло время исправить положение.

мне уелшпь с ainou Bxeel


Excel — великий организатор любого типа данных, будь они числовыми, текстовыми или
какими-нибудь еще. Поскольку в этой программе есть много встроенных вычислительных
возможностей, большинство людей обращаются к Excel, когда им нужно создать таблицы для
финансовых расчетов. Обычно эти таблицы заполняются формулами для вычисления общего
объема продаж, чистого дохода и убытков, процентов прибыли и т.п.
Такой же популярностью пользуются те возможности Excel, которые служат для построе-
ния диаграмм и графиков. На основании чисел, введенных в рабочие таблицы для финансо-
вых расчетов, можно построить любые виды диаграмм. Excel позволяет легко и просто пре-
вратить скучные черно-белые строки и столбцы чисел в яркие и красочные графики и диа-
граммы. Затем на основе этих диаграмм можно сделать свои отчеты (например, созданные в
Word 2002) более впечатляющими и "пробить" дополнительное финансирование с помощью
потрясающих деловых презентаций (вроде тех, которые создаются в Microsoft PowerPoint).

Глава 1. Приступим, помолясь... 23


Даже если по роду деятельности вам не приходится заниматься созданием диаграмм или
таблиц для различных финансовых расчетов, я уверен, что вы сможете найти для Excel до-
вольно много областей применения (например, нужно хранить какие-либо списки или даже
сводить данные из различных таблиц). Excel— великий хранитель списков (хотя их принято
называть в Excel базами данных) и не менее великий создатель таблиц. Поэтому Excel как
нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, об обслужи-
ваемых клиентах, о служащих, которых вы контролируете, и т.д.

Эти маленькие-маленькие ячейки...


И вот, наконец, мы добрались до истинной причины, по которой Excel является таким за-
мечательным инструментом для выполнения финансовых расчетов по формулам, а также для
хранения информации в виде списков и таблиц. Посмотрите на любую незаполненную рабо-
чую таблицу Excel (рис. 1.1). Что вы видите? Ячейки, множество маленьких ячеек (или кле-
ток)! Поэтому каждая единица информации (например, имя, адрес, число продаж в месяц и
даже дата рождения вашей тетушки Сары) занимает собственную ячейку в создаваемой рабо-
чей таблице.
Тому, кто использует в своей работе текстовый процессор, идея ввода различных типов
информации в маленькие ячейки может показаться несколько странной. Если вы привыкли
оперировать терминами обработки текста, то представьте себе процесс построения рабочей
таблицы Excel как организацию информации в виде таблицы в документе Word, а не как на-
писание письма или отчета.

Microsoft Excel - Книга!


Файл [Правка &ИД Встдака Фермат Сереж Данные £кнс С_прэвкз

У* У cf М : <S v" ^ . -• • • «1 £ * 51 Ц S ^ Arlal суг

-У '. 9 £ ; Й И азйран-юа - Передал * ; П^ ; Кита!


А1 - £
В Ф Ф Создание инми т х
Открытие книги

Создание
О Чистая книга
Создание из ииетчейси книги
l^i Bti6op «f*ir^,,,
Создан л* с щнгацыа шаблона
'2
!^^ WJIHS избгоны-.,
!4
15 *j ШаЗлсиына Herosoft.tfflTi
!6

;?
17

1и2-
7:1

23

. /. /. Много маленьких-маленьких ячеек. И все совершенно одинаковы

24 Часть I. Прописные истины


Почему в программе электронных таблиц
создаются рабочие таблицы

В программах электронных таблиц, подобных Excel 2002, о самих таблицах говорится как о рабочих, а не
как об электронных. И хотя допустимо (и даже желательно) называть отдельную таблицу рабочей, нико-
гда не говорите об Excel как о программе рабочих таблиц; она называется программой электронных таб-
лиц. Поэтому можете считать Excel программой электронных таблиц, в которой создаются рабочие таб-
программой рабочих таблиц, в которой создаются электронные таблицы. (Тем не менее в этой книге ра-
болицы, но никак не чие таблицы я часто называю электронными, и вам также это не возбраняется,)

Отправьте это по адресу моей ячейки


Как видно из рис. 1.1, по краям рабочей таблицы Excel находится рамка с обозначе-
ниями строк и столбцов. Столбцам соответствуют буквы, а строкам — числа. Эти обо-
значения необходимы, поскольку рабочая таблица Excel имеет огромные размеры (на
рис. 1.1 изображена только небольшая ее часть). Строки и столбцы играют роль улиц
большого города— они помогают вам определить свое местонахождение, хотя все рав-
но можно заблудиться.
На рис. 1.2 показано, что Excel постоянно информирует о текущей позиции в рабочей
таблице тремя способами.

L* Microsoft Fxccl - Кит ft\ -ax


X файл Правка &u Вставка Форцэт Сервис Данные фнэ Сгравка
Qa> : lilsSl l 13 : Sv' i : f ?a;' ; -~i'ift,2:'iU:|flt5? » j Arlal Сут
Ш i 'i3s © Избранное -', Передад - ГЛ | Книга!
D6
Создание кк
Открытие книги
статистика.!!*

fit Другие книги.,,

D Чичвн имига
Со1Д1ние ш имеющейся книги
Выбор книги.,,
Создание с помощью и(6*он*
Обшив шаблоны, ..
LJSUIOMUI на меня srf-ys™* ,
Шаблоны на Microsoft, com

пие уапа,,.
\2) Справка Microsoft Excel
Понааейать при запуске

Рис, 1.2. Excel информирует вас о том, где вы находитесь, и указывает адрес текущей ячейки

Глава 1. Приступим, помолись,.. 25


Ячейки: кирпичики для построения
всех рабочих таблиц

Ячейки рабочей таблицы Excel создаются в результате пересечения строк и столбцов. Подобная структу-
ра называется массивом. Местоположение каждого элемента массива однозначно определяется пози-
циями соответствующих строк и столбцов (вы все поймете, прочитав о системе адресации ячеек ниже в
этой главе). Значит, при отображении на экране данных Excel просто считывает содержимое ячеек, об-
разованных в результате пересечения соответствующих строк и столбцов.

Над рабочей таблицей, в самом начале так называемой строки формул, Excel приво-
дит адрес (координаты) текущей ячейки; в данном случае — D5. Это означает, что те-
кущая ячейка находится на пересечении столбца D и строки 5 (это так называемая
система адресации ячеек А1).
В самой таблице текущая ячейка выделяется табличным курсором (см. рис. 1.2), кото-
рый имеет вид жирной рамки вокруг ячейки.
В рамке окна рабочей таблицы буква, обозначающая колонку, и число, соответст-
вующее столбцу, на пересечении которых установлен табличный курсор, представле-
ны полужирным шрифтом. Кроме того, эти части рамки имеют тени, придающие им
рельефный вид.
Знаете, почему Excel придает такое большое значение сообщениям о том, какая ячейка рабо-
чей таблицы является текущей? Это очень важный вопрос, и ответ на него не менее важен.
Вводить или редактировать информацию в рабочей таблице можно только
в текущей ячейке.

Смысл этого, на первый взгляд, безобидного и маленького утверждения поистине огро-


мен. Это означает, что если вы будете больше думать о том, что нужно ввести в электронную
таблицу, чем о том, какая ячейка является текущей, то можете случайно ввести информацию
не туда, куда следует. Кроме того, нельзя отредактировать содержимое, находящееся в опре-
деленной ячейке, не сделав сначала эту ячейку текущей.

Сколько же здесь этих самых ячеек?


Не будет преувеличением сказать, что на каждом листе рабочей таблицы содержатся мил-
лионы ячеек, и в любую из них можно ввести информацию. На каждом листе 256 столбцов
(из которых в новой таблице на экране видны, как правило, только первые 10 или 11 (от А до
J или К)) и 65 536 строк (из которых обычно видны только первые 15-20). Если умножить
256 на 65 536, то получится, что на каждом листе рабочей таблицы к вашим услугам 16 777
216 пустых ячеек. (Подумать только, их больше шестнадцати миллионов!)

Ячейка А1, известная также как ячейка R1C1

Система адресации ячеек А1 - это пережиток, унаследованный от VisiCate (VisiCalc - "дедушка" про-
грамм электронных таблиц для персональных компьютеров). Но, кроме системы А1, Excel 2000 поддер-
| живает еще более старую, но в то же время более корректную систему адресации ячеек— R1C1. В ней
j пронумерованы и строки (rows), и столбцы (columns) рабочей таблицы, причем номер строки предшест-
| вует номеру столбца. Например, по этой системе ячейка А1 называется R1C1 (строка 1, столбец 1),
I ячейка А2 - R2C1 (строка 2, столбец 1J, а ячейка В1 -R1C2 (строка!,столбец 2).

26 Часть I. Прописные истины


Если вам этого недостаточно, имейте в виду, что любая вновь открытая рабочая книга со-
стоит из трех листов рабочих таблиц, каждая из которых содержит 16 777 216 пустых ячеек.
Поэтому, когда вы открываете любой файл Excel, в вашем распоряжении оказывается в об-
шей сложности 50 331 648 ячеек. Но если и этого окажется мало (хотя в это трудно пове-
рить), можете добавить к своей рабочей книге дополнительные листы рабочих таблиц (в каж-
дой из которых 16 777 216 ячеек).

Как обойтись буквами латинского алфавита


для обозначения 256 столбцов
Латинского алфавита с его 26-ю буквами явно недостаточно для того, чтобы обозначить
все 256 столбцов таблицы Excel. В Excel эта проблема решается путем дублирования букв в
наименовании столбцов, поэтому обозначение АА следует непосредственно за Z. Затем идут
столбцы АВ, АС и так до AZ. После столбца AZ вы обнаружите ВА, ВВ, ВС и т.д. Согласно
этой системе дублирования букв в названиях столбцов, 256 (последним) столбцом таблицы
является IV. Таким образом, последняя ячейка таблицы имеет адрес IV65536!

Что необходимо знать об Excel к этому моменту


Сейчас вы знаете (или должны знать) об Excel следующее.
Каждый файл Excel называется рабочей книгой,
•/ Каждая новая рабочая книга содержит три чистых листа рабочих таблиц.
• Каждый лист в рабочей книге разбит приблизительно на 16 миллионов ячеек, в ко-
торые можно вводить данные.
• Каждая ячейка рабочего листа имеет уникальный адрес, состоящий из букв, обо-
значающих положение столбца, и цифр, определяющих номер строки.

Что еще нужно знать об Excel


У вас может создаться впечатление, что Excel — это лишь более изощренный текстовый
редактор с сеткой, который принуждает вас заносить информацию в небольшие отдельные
ячейки, вместо того чтобы предложить все пространство листа.
Однако Билл Гейтс не стал бы миллиардером, продавая только изощренный текстовый редак-
тор. (Так что, пользователи Microsoft Word, пожалуйста, придержите язык!) Огромная разница ме-
жду ячейками рабочей таблицы и страницами текстового редактора состоит в том, что каждая
ячейка позволяет не только редактировать и форматировать текст, но и выполнять вычисления.
Эти вычисления основаны на формулах, которые вы создаете в различных ячейках таблицы.
Электронные таблицы, в отличие от бумажных, которые содержат лишь значения, полу-
ченные где-то в другом месте, могут сохранять как формулы, так и значения, вычисленные по
этим формулам. Более того, формулы могут использовать значения из других ячеек таблицы
и (как вы вскоре увидите) Excel автоматически обновляет ответы, вычисленные по этим фор-
мулам, как только вы измените какое-либо значение в таблице (см. главу 2).
Вычислительные возможности Excel плюс ее способности по редактированию и форма-
тированию дают в итоге чудесную программу для создания любого документа, который мо-
жет содержать текстовые и числовые данные и позволяет выполнять вычисления. Поскольку
вы можете сделать свои формулы динамическими (с автоматически обновляемыми вычисле-
ниями при изменении соответствующих переменных в других ячейках таблицы), итоговые
значения таблиц будут всегда актуальны.

Глава 1. Приступим, помолись... 27


Еще несколько слов по поводу размеров
листа рабочей таблицы

Чтобы воспроизвести весь лист рабочей таблицы на бумаге, понадобился бы лист приблизительно 6,4 "
метра в ширину и 416 метров в длину! На 14-дюймовом экране монитора обычно видно не более 10 или
11 полных столбцов и 15-20 полных строк всей рабочей таблицы. При ширине столбца около одного
дюйма (25,4 мм) и высоте строки в четверть дюйма (6,4 мм) десять столбцов составляют лишь 3,9%
всей ширины рабочей таблицы, а 20 строк - лишь 0,03% всей ее длины. Эти цифры должны дать вам
некоторое представление о том, насколько мала видимая на экране часть листа рабочей таблицы и как
огромна на самом деле область, находящаяся в вашем распоряжении!
s С помощью адреса в строке формул и табличного курсора Excel указывает, какая из 16 миллио-
нов ячеек рабочей таблицы является текущей (см. рис, 1.2).
s Вся помещаемая в электронную таблицу информация хранится в отдельных ячейках рабочей
таблицы, но ввести ее можно только в текущую ячейку (выделенную табличным курсором).
• В основе системы адресации ячеек рабочей таблицы - так называемой системы А1 - лежит
комбинация буквы (или букв) столбца и номера строки.
. "

Зсщ&е э&ой ужасной


Те, кто уже работал и работает в Windows 98 или Millennium Edition (Me или 2000), не бу-
дут потрясены, узнав о том, что существует тысяча способов запуска Excel (на самом деле их
всего лишь с полдюжины, но я расскажу только о некоторых из них). Но достаточно сказать,
что для применения всех этих способов запуска Excel необходимо, чтобы на вашем персо-
нальном компьютере была установлена система Windows 98, Me или 2000, И если это усло-
вие соблюдено, то вам остается только включить компьютер и воспользоваться одним из пе-
речисленных ниже вариантов запуска Excel 2002.

Запуск Excel с панелей Программы Microsoft Office


Запуск Excel с панелей быстрого доступа пакета Microsoft Office — самый простой способ
выполнения этой операции. Однако на вашем компьютере должна быть установлена панель
быстрого доступа Microsoft Office 2000 и, кроме того, должна быть выбрана или панель
Программы (Programs), или панель Microsoft Office (содержащие кнопку Microsoft Excel).
Для отображения на экране панели Microsoft Office выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач Windows. Откроется меню.
2. Перейдите в пункт Программы (Programs) меню Пуск.
3. В меню Программы выберите пункт Средства Microsoft Office (Microsoft
Office Tools).
4. В открывшемся подменю щелкните на пункте Панель Microsoft Office
(Microsoft Office) (если такого элемента в меню нет, значит, на компьютере не
установлена панель Microsoft Office).
Для открытия панели Программы или Microsoft Office щелкните правой кнопкой мыши
на панели и в открывшемся меню выберите нужную панель.
Если панель Программы или Microsoft Office отображена на экране, для запуска Excel
достаточно просто щелкнуть на кнопке с пиктограммой Microsoft Excel 2002 {определить
нужную кнопку вам поможет рис. 1.3),

28 Часть I. Прописные истины


Рис. 1. 3. Для запуска Excel 2002 на панели инструментов Microsoft Office щелкните на кнопке
Microsoft Excel 2002

Запуск Excel 2000 из меню Пуск


Если такая роскошь, как запуск Excel 2002 с панелей Office, вам недоступна (у вас не ус-
тановлена панель Microsoft Office) или вы не ищете легких путей, можете запустить эту про-
грамму из меню Пуск системы Windows.
Для запуска Excel 2002 из меню Пуск выполните следующие простые действия.
1. Чтобы открыть меню Пуск системы Windows щелкните на кнопке Пуск, распо-
ложенной на панели задач Windows.
2. В верхней части меню Пуск выберите пункт Программы.
3. В появившемся новом меню выберите пункт Microsoft Excel 2002.
Как только вы выполните п. 3, Windows откроет (запустит) Excel 2002. Во время загрузки
программы появится экран заставки Microsoft Excel 2002. Когда загрузка Excel завершится,
перед вами предстанет экран, как на рис. 1 . 1 . Он содержит новую рабочую книгу, с которой
вы можете сразу начать работать.

" возня, или


мышью
Хотя доступ к большинству возможностей Excel можно получить с помощью клавиатуры,
для выбора команды или выполнения определенной процедуры целесообразнее все-таки

Глава 1. Приступим, помолись... 29


пользоваться мышью. Поэтому, если вы регулярно работаете с Excel, постарайтесь овладеть
различными способами управления мышью. Поверьте, это стоит затраченного времени.

Займемся "мышиными манерами"


При выборе в окне программы и в окнах рабочей книги различных объектов в целях прове-
дения с ними различных манипуляций используется три основных метода управления мышью.
•/ Щелчок на объекте (выделение объекта). Установите указатель мыши на объекте, а
затем нажмите и быстро отпустите основную кнопку мыши (левую; для левшей —
правую).
S Щелчок на объекте правой кнопкой мыши (вызов контекстного меню). Быстро
нажмите и отпустите вспомогательную кнопку мыши (правую; для левшей — левую).
S Двойной щелчок на объекте (запуск объекта). Установите указатель мыши на объ-
екте, а затем два раза подряд нажмите и быстро отпустите основную кнопку мыши
(щелк-щелк).
S Перетаскивание объекта (метод перетащить и отпустить). Установите указатель
мыши на объекте, а затем, нажав основную кнопку мыши, передвигайте мышь в том
направлении, куда нужно переместить объект. Когда он займет нужное положение на
экране, отпустите основную кнопку мыши, и объект будет помещен в новое место.

Перед щелчком на выбираемом объекте обязательно убедитесь в том, что стрелка-


указатель касается этого объекта. Если, передвигая мышь, вы вышли за пределы коврика,
просто поднимите мышь и переставьте ее на середину коврика (это действие не вызывает пе-
ремещения указателя).
~~" ""~ •" • -•'• "•": :
. .
Когда один щелчок лучше двойного

Помните, что при работе в Windows 98 или Windows Me с усовершенствованным рабочим столом, вы
можете изменить способ открытия пиктограмм на рабочем столе Windows. Если вы применили Web- •
стиль или определенные настройки вида окон папок, то можете открывать любые программы (в том чис- ;
; ле и Excel 2000} и папки на рабочем столе Windows, в окнах Мой компьютер, Обзор или в окнах па-
j пок, просто щелкнув на соответствующей пиктограмме.

Виды указателя мыши


Самое непостоянное в программе Excel — это форма указателя мыши. При перемещении
к различным частям экрана Excel указатель мыши меняет свою форму, демонстрируя тем са-
мым изменение своей функции. В табл. 1.1 приведены различные виды указателя мыши с
комментариями относительно его использования в каждом из этих случаев.

Таблица 1.1. Виды указателя мыши в Excel

Вид указателя мыши Значение


Этот толстый белый крест появляется при перемещении указателя
по ячейкам текущей рабочей таблицы. Он используется для выбора
ячейки, с которой нужно работать. Затем эта ячейка обозначается
табличным курсором

30 Часть I. Прописные истины


Окончание табл. 1.1

Вид указателя мыши Значение


Стрелка появляется при установке указателя на панели инстру-
ментов, на строке меню Excel или на одной из границ блока вы-
бранных ячеек. Она используется для выбора команды Excel или
для перемещения и копирования выбранных ячеек методом пе-
ретащить и отпустить
l-образный курсор появляется при щелчке в строке формул, двойном
щелчке на ячейке или при нажатии клавиши <F2> в целях редакти-
рования содержимого ячейки. Он определяет то место в ячейке или
строке формул, где будет выполняться редактирование
Указатель заполнения (тонкий черный крест) появляется только при
установке указателя мыши в правом нижнем углу ячейки, выделенной
табличным курсором. Он используется для создания ряда последо-
вательных элементов в блоке или для копирования данных (или фор-
мулы) в блок ячеек
Стрелка со знаком вопроса появляется при выполнении команды
СправкаоЧто это такое? (Help^What's This) в строке меню
или при нажатии комбинации клавиш <Shift+F1>. Этот указатель
используется для выбора команды меню или какого-либо инструмен-
та, о котором нужно получить справочную информацию
Двунаправленная стрелка появляется при перемещении указателя
мыши по краю какого-либо объекта, размер которого можно изме-
нить. Она используется для увеличения или уменьшения размера
данного объекта (будь то строка, столбец или текстовое поле)
Разделенная двунаправленная стрелка появляется при помещении
указателя мыши над горизонтальной или вертикальной вешкой
разбиения или над вешкой ярлычков (см, главу 6). Она использует-
ся для разбиения окна рабочей книги на несколько частей, а также
для увеличения или уменьшения размера горизонтальной полосы
прокрутки
Указатель в виде перекрещенных двунаправленных стрелок появляется
при выборе команды Переместить (Move) из системного меню ра-
бочей книги или при нажатии комбинации клавиш <Ctrl+F7>. Он ис-
пользуется для перемещения окна рабочей книги на новое место в об-
ласти между строкой формул и строкой состояния

He путайте указатель ячейки (табличный курсор) с указателем мыши! Указатель


мыши изменяет форму, когда вы перемещаете его по экрану. Табличный курсор все
гда сохраняет свою форму в виде контура текущей ячейки или блока выбранных
ячеек (вследствие чего он расширяется, чтобы включить все выбранные ячейки).
Указатель мыши реагирует на любое движение мыши по столу и перемешается не-
зависимо от табличного курсора. Но с помощью указателя мыши можно переме-
шать табличный курсор. Для этого нужно установить толстый белый крест в ячей-
ке, куда должен быть перемещен табличный курсор, а затем щелкнуть основной
кнопкой мыши.

Глава 1. Приступим, помолись... 31


U wfio уелсинь со всеми эйаиш
кнопками?
На рис. 1.4 показаны различные элементы окна программы Excel, которое появляется при
первом запуске программы (при условии, что при запуске программы открывается сущест-
вующая рабочая книга и открыта панель Microsoft Office). Как видите, открытое окно про-
граммы Excel битком набито всякими полезными штуками, которые, тем не менее, могут оза-
дачить любого новичка!

Кнопка
восстановления
Строка заголовка Строка меню Панель инструментов Форматирование
Кнопка
Панель инструментов минимизации
эгная Строка формул Введите вопрос Закрыть

ЕЗ Microsoft Excel -Книга!


•- файл Диня U*A Вставка ' Scpnat Сервис gJiLit? [Qhw Справка

L . >! -V Создание кич и

принес. "Is
ДРУие кнт

1 •£ Выбор к«ия
Со]дание с помоцью нлб

iSStart 10'ое i

Вкладки рабочих Горизонтальная Панель


листов полоса прокрутки най
ВертИ1;алЬ
задач
Панель задач Windows полоса прокрутки
- Окно рабочей книги
Рис. 1.4. Окно программы Excel содержит множество кнопок и панелей инструментов

32 Часть I. Прописные истины


Обратимся к строке заголовка
Первая строка в окне Excel называется строкой заголовка, так как в ней указывается имя
запушенной в этом окне программы (в данном случае— Microsoft Excel). Если окно рабочей
книги увеличено до максимального размера (как на рис, 1.4), за именем Microsoft Excel будет
следовать имя файла рабочей книги.
M i c r o s o f t Excel - Книга!
Слева от имени программы и файла в строке заголовка находится пиктограмма XL. Ес-
ли вы щелкнете на ней, откроется системное меню программы с командами, с помошью
которых можно перемещать окно программы Excel, а также изменять его размер. Выбрав в
этом меню команду Закрыть (Close) (кнопка со знаком X в правом верхнем углу окна про-
граммы) или нажав комбинацию клавиш <Alt+F4>, вы выйдете из Excel и вернетесь на ра-
бочий стол Windows.
Справа в строке заголовка расположены кнопки изменения размера. Если щелкнуть на
кнопке минимизации (с изображением символа подчеркивания), окно Excel свернется до раз-
мера кнопки на панели задач Windows. При щелчке на кнопке восстановления (с изображени-
ем двух маленьких перекрывающихся окошек), окно Excel превратится в окно небольшого
размера на рабочем столе. При этом кнопка восстановления превратится в кнопку максими-
зации (с изображением единственного окна полного размера), с помощью которой можно
восстановить окно до его полного размера. Щелкнув на кнопке закрытия программы (с изо-
бражением значка "X"), вы выйдете из Excel (точно так же, как при выборе команды
Закрыть из системного меню или при нажатии комбинации клавиш <Alt+F4>).

Перейдем к строке меню


Вторая строка в окне Excel — это строка меню. Она содержит набор раскрывающих-
ся меню программы Excel, от Файл (File) до Справка (Help), в которых можно, выбрать
необходимые команды (подробную информацию о том, как выбирать команды, вы най-
дете далее в этой главе).
Слева в строке меню находится пиктограмма файла Excel. Если щелкнуть на ней, от-
кроется системное меню управления окном рабочей книги (во многом аналогичное сис-
темному меню управления окном программы Excel), в котором содержатся все необхо-
димые команды для изменения размера и перемещения окна рабочей книги
(находящегося внутри окна программы Excel). Выбрав в этом меню команду Закрыть
(или воспользовавшись комбинациями клавиш <Ctrl+W> и <Ctrl+F4>), вы закроете те-
кущую рабочую книгу Excel, не выходя из самой программы.

Справа от раскрывающихся меню находится поле со списком Введите вопрос


(Ask a Question). Его можно использовать, чтобы задать любой вопрос
Помощнику о работе Excel 2002, По мере ввода вопроса в это поле, Excel снизу от
текстового поля отображает соответствующие разделы справочной системы. При
щелчке на названии темы автоматически открывается окно справки по Excel
(подробнее см. раздел о получении справки далее в этой главе).

Те кнопки изменения размера, которые находятся справа от строки меню, и те, которые
расположены в строке заголовка, выполняют одинаковые функции. Только первые предна-
значены для работы с окном текущей рабочей книги, а вторые — для работы с окном про-
граммы Excel. Если щелкнуть на кнопке минимизации, окно рабочей книги Excel свернется в
строку заголовка, расположенную внизу окна программы Excel. При щелчке на кнопке вос-
становления в окне программы Excel появится окно текущей рабочей книги неполного разме-

Глава 1. Приступим, помолись... 33


pa. Пиктограмма файла Excel, имя файла и кнопки изменения размера переместятся в строку
заголовка этого окна. А кнопка восстановления превратится в кнопку максимизации, с помо-
щью которой можно восстановить окно до размера полного экрана. Щелкнув на кнопке за-
крытия (с изображением значка "X"), вы закроете файл текущей рабочей книги (точно так же,
как при выборе команды Закрыть из системного меню окна рабочей книги).
Excel 2002 автоматически добавляет на панель задач Windows кнопки для каждой открытой
рабочей книги Excel. Эта новая возможность значительно облегчает процесс переключения ме-
жду открытыми рабочими книгами. Если вы минимизируете окно Excel с помощью кнопки ми-
нимизации, то на панели задач появится кнопка с названием текущей рабочей книги.

Стандартная панель и панель инструментов форматирования


Третью строку в окне программы Excel 2002 занимают две наиболее популярные в
Excel панели инструментов— Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting).
Каждая из них содержит кнопки (обычно называемые инструментами), предназначенные
для выполнения определенных функций. Инструменты стандартной панели, в основном,
работают с файлами, создавая, сохраняя, открывая и печатая рабочие книги. Инструменты
панели форматирования используются для форматирования ячеек и их содержимого в ра-
бочей таблице,
Чтобы узнать название какого-либо инструмента (и, следовательно, его назначение) на
этих двух (или других) панелях, просто поместите на него указатель мыши (не щелкая при
этом кнопкой мыши) — и название инструмента появится в маленьком окошке (называемом
экранной подсказкой} под указателем мыши. Чтобы выполнить команду Excel, закрепленную
за инструментом, просто щелкните на нем мышью.
Поскольку панели инструментов Стандартная и Форматирование содержат большие
наборы инструментов, не все могут быть одновременно отображены на экране, когда эти па-
нели расположены в третьей строке окна Excel. Поэтому на каждой панели последний инст-
румент называется Параметры панели инструментов (Toolbars Options) (обозначен симво-
лом », находящимся над стрелкой вниз). Если на панели инструментов находится этот сим-
вол, значит, некоторые ее кнопки не отображаются на экране.
После щелчка на кнопке Параметры панели инструментов Excel отобразит список до-
полнительных инструментов, которые не поместились на панели инструментов. Внизу этого
списка находятся две кнопки.
Отображать в две строки (Show Buttons on Two Rows). Щелкните на этой кнопке,
чтобы панели инструментов Стандартная и Форматирование отображались в от-
дельных строках.
Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons). Эта команда вызывает ме-
ню, с помошью которого можно настроить панели инструментов Стандартная и
Форматирование.

При щелчке на инструменте Добавить или удалить кнопки Excel откроет меню, показы-
вающее все кнопки, ассоциируемые с данной панелью. Кнопки, которые отображены в теку-
щий момент на панели инструментов, помечены флажками. Для добавления кнопки из этого
меню на панель инструментов установите флажок перед названием выбранной кнопки. Для
временного удаления кнопок из панели инструментов снимите нужные флажки. (Подробнее о
настройке панелей инструментов Excel см, главу 12.)
В табл, 1.2 приведены названия и функции инструментов стандартной панели, которые
отображаются при первом открытии Excel 2002, В табл. 1,3 даны названия и описаны функ-
ции инструментов панели форматирования. По мере приобретения опыта работы с Excel вы
познакомитесь с ними поближе.

34 Часть I. Прописные истины


Расположите панели инструментов, как вам удобно

предпочитаете иметь доступ одновременно ко всем кнопкам панелей инструментов


Стандартная и Форматирование, поместите их одна над другой, а не рядом (именно так они распо-
лагались во всех предыдущих версиях Excel для Windows}. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в лю-
бой части строки меню или строки, в которой расположены эти панели инструментов, выберите в контекст-
ном меню команду Настройка (Customize), В диалоговом окне Настройка (Customize} перейдите на
вкладку Параметры (Options) и установите флажок Стандартная панель и панель
форматирования в разных строках (Show Standard and Formatting Toolbars On Two Rows). Обещаю,
что кнопка Параметры панели инструментов вам больше никогда не пригодится,

Таблица 1.2. Замечательные инструменты стандартной панели инструментов

Инструмент Название Назначение


Создать Открывает новую рабочую книгу с тремя пустыми лис-
тами рабочих таблиц
Открыть Открывает существующую рабочую книгу Excel

Сохранить Сохраняет изменения в текущей рабочей книге

Сообщение Открывает окно электронной почты, позволяющее по-


слать рабочую книгу кому-либо через Internet
Поиск Открывает панель задач Поиск справа от области ра-
бочего листа, в которой можно производить поиск фай-
лов рабочих книг или ячеек, содержащих определенные
данные
• Печать Печатает рабочую книгу

Предварительный просмотр Показывает, как будет выглядеть напечатанная рабочая


таблица
Правописание Осуществляет орфографическую проверку текста в ра-
бочей таблице
Вырезать Вырезает выделенную область в буфер обмена Windows

Копировать Копирует выделенную область в буфер обмена Windows

Вставить Вставляет содержимое буфера обмена в текущую рабо-


чую таблицу
Формат по образцу Позволяет применить атрибуты форматирования, ис-
пользуемые в текущей ячейке, к любой выделенной об-
ласти ячеек
Отменить Отменяет последнее действие

Вернуть Повторяет последнее действие

Глава 1. Приступим, помолись... '


Окончание табл. 1.2

Инструмент Название Назначение


Добавление гиперссылки Позволяет добавить гипертекстовую связь с другим
файлом, некоторым адресом Internet {URL} или опреде-
ленным местом в другом документе (информацию об
использовании гиперссылок можно найти в главе 10)
Автосумма Суммирует, находит среднее, подсчитывает количество
или находит максимум и минимум величин, содержа-
щихся в активных ячейках, позволяет выбрать и некото-
рые другие функции Excel
А| Сортировка по возрастанию Сортирует данные в наборе ячеек в алфавитном и/или
Я* числовом порядке, в зависимости от типа данных
Сортировка по убыванию Сортирует данные в наборе ячеек в обратном алфавит-
ном и/или числовом порядке, в зависимости от типа
данных
Мастер диаграмм Помогает создать новую диаграмму в активной рабочей
таблице (см. главу 8)
Рисование Отображает или скрывает панель инструментов рисова-
ния, с помощью которых можно рисовать различные
формы и указатели (см. главу 8)

75% Масштаб Позволяет изменять масштаб отображения на экране дан-


ных электронной таблицы
Справка по Microsoft Excel Активизирует Помощник по Office, который отвечает на
вопросы или дает советы (см, далее в этой главе}
Параметры панели Отображает инструменты, которые позволяют выводить
инструментов на экран панели инструментов Стандартная и
Форматирование в разных строках, а также добав-
лять и удалять кнопки с этих панелей инструментов. Ес-
ли на видимой части панели не помещаются все распо-
ложенные на ней кнопки (в этом случае над стрелкой
вниз находится двойная стрелка »), в раскрывающем-
ся меню находятся также кнопки панели инструментов,
которые не поместились в строке

Таблица 1.3. Инструменты панели Форматирование

Вид инструмента Название Назначение


Arial Суг ,, Шрифт Выбор шрифта для записей в активных ячейках

10 - Размер Выбор размера шрифта для записей в активных


ячейках
Полужирный Применение полужирного начертания в выделенных
Ж ячейках

Часть I. Прописные истины


Продолжение табл. 1.3

Вид инструмента Название Назначение


Курсив Применение начертания курсивом в выделенных
ячейках
Подчеркнутый Подчеркивает содержимое ячейки, но не ячейку.
{Если содержимое уже подчеркнуто, щелчок на этом
инструменте приведет к удалению подчеркивания)
По левому краю Выравнивает содержимое выделенных ячеек по ле-
вому краю
По центру Выравнивает по центру содержимое выделенных
ячеек
По правому краю Выравнивает содержимое выделенных ячеек по
правому краю
Объединить и по- Объединение нескольких выделенных ячеек в одну.
местить в центре Эта ячейка будет содержать данные только из пер-
вой верхней ячейки, которые помещены по центру
объединенной ячейки
Денежный формат Применение числового формата денежной единицы
в выделенных ячейках для отображения всех значе-
ний со знаком денежной единицы ($ или р.), разде-
лителем между тысячами и двумя десятичными
знаками
Процентный Применение числового процентного формата: умно-
формат жение значений в выделенных ячейках на 100 и ото-
бражение знака процента, без десятичных знаков
Формат с раздели- Применяет к выбранным ячейкам числовой фор-
телями мат, при котором тысячи разделяются запятой, а
после десятичной точки находятся две цифры
Увеличить Добавляет к числовому формату выбранных ячеек
разрядность один десятичный знак. Чтобы выполнить обратное
действие (уменьшить количество десятичных зна-
ков), нужно во время щелчка на этом инструменте
нажать клавишу <Shift>
Уменьшить Удаляет из числового формата выбранных ячеек
разрядность один десятичный знак. Чтобы выполнить обратное
действие (увеличить количество десятичных зна-
ков), нужно во время щелчка на этом инструменте
нажать клавишу <Shift>
Уменьшить отступ Уменьшает отступ от левой границы содержимого
выделенной ячейки на ширину символа стандарт-
ного шрифта
Увеличить отступ Увеличивает отступ от левой границы клетки со-
держимого выделенной ячейки на ширину символа
стандартного шрифта

Глава 1. Приступим, помолись... 37


Окончание табл. 1.3
Вид инструмента Название Назначение
Границы Позволяет выбрать рамку для выделенных ячеек из
_, палитры стилей рамки
Цвет запивки Позволяет выбрать из палитры цветов фон для вы-
деленных ячеек
Цвет шрифта Позволяет из палитры цветов выбрать цвет текста в
активных ячейках
Параметры панели Отображает меню, содержащее инструменты, кото-
инструментов рые позволяют выводить на экран панели инструмен-
тов Стандартная и Форматирование в раз-
ных строках (или в одной строке, если в текущий мо-
мент они отображены в разных), а также инструмент
для добавления и удаления кнопок. Если на видимой
части панели не помещаются все расположенные на
ней кнопки (в этом случае над стрелкой вниз нахо-
дится двойная стрелка »), в раскрывающемся ме-
ню находятся также кнопки панели инструментов, ко-
торые не поместились в строке

Панели инструментов играют в прятки!

Вам вряд ли удастся достичь того, чтобы инструменты на панелях (стандартной и панели форматирова-
ния) располагались в том же порядке, что и при первом открытии программы. Дело в том, что в Excel
2002 внедрено новое интеллектуальное (ха-ха!) средство, которое последние используемые кнопки пе-
ремещает на более высокую позицию в панели инструментов, Например, если вы использовали кнопку
из списка дополнительных инструментов, то она немедленно появится на панели инструментов. Если же
какая-либо кнопка не используется, то сначала она перемещается в конец панели инструментов, а за-
тем - в список дополнительных инструментов. Результатом такой "интеллектуальной1' деятельности яв-
ляется то, что вы никогда не знаете, где в текущий момент находится нужная вам кнопка.
К сожалению, Excel 2002 не позволяет зафиксировать положение кнопок на панелях инструментов. Вы
можете, однако, восстановить предыдущее положение кнопок на панелях инструментов (так же, как и
команд в раскрывающихся меню). Для этого щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь на панелях ин-
струментов и в открывшемся контекстном меню выберите команду Настройка (Customize). В диало-
говом окне Настройка выберите вкладку Параметры (Options). В этой вкладке щелкните на кнопке
Сброс (Reset My Usage Data). Excel отобразит окно предупреждения, что список использованных в Excel
команд будет удален. Щелкните на кнопке Да (Yes) - и программа восстановит предыдущий порядок
расположения кнопок на панелях инструментов (и команд в меню).

Пройдемся по строке формул


В строке формул отображается адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разде-
лена на три части.
I •/ Поле имени. В левой (первой) части содержится адрес текущей ячейки.
1 V Кнопки строки формул, В этой части (второй; она выделена серым цветом) распо-
ложены кнопки открывающегося списка Имя (Name) и Добавить формулу (Insert
Function) с надписью fx.

' Часть I. Прописные истины


1 S Содержимое ячейки. В правой части (третьей) представлена остальная область панели,

Если текущая ячейка пуста, третья часть строки формул останется чистой. Но как только
вы начнете вводить данные или создавать формулу, вторая и третья части строки формул
оживут. Стоит нажать любую клавишу на клавиатуре, и во второй части строки (между кноп-
кой открывающегося списка Имя и кнопкой Добавить формулу) появятся кнопки Отмена
(Cancel) и Ввод (Enter) (рис. 1.5). При вводе формул кнопка открывающегося списка Имя ав-
томатически заменяется кнопкой открывающегося списка Функции (Functions).

Кнопка открывающегося меню Имя или Функции


Кнопка Отмена
Кнопка Ввод
Поле Имя Кнопка Добавить функцию

L1 Microsoft Excel Книга! i-lDix


£эйл Ора «о |ид вставка Форцэт Сервис Данные QKHO Справка »_в х
:
Oji о - . *S Г - fc fft @
•• - .-- ,
» 10 - Ж Л 3
Избранное'! пврвюд • Г" ] Кита!
~/ A w
* * Создание кйигм ч- х
Огкрьпиеннигн
ствтистим.Л

Stir Дв/ги*книги,,,
I
! Соэданне
\[ С .Ч1СИЯ книга
l Смдлнке и)имен)цеиси книги
| U Еыборкниги..
| Создание с помсмцьп шаблона

|! ^У Шабпоиы и* note wfryiniM..


< на Mfcrosefl.com

Показывать при sanycue

ftfc. 7.5 Кнопки Отмена и Ввод появятся в строке формул сразу после ввода символа
с клавиатуры
За этими кнопками находится третья часть строки формул, содержимое которой в точности
отражает данные, введенные в текущую ячейку рабочей таблицы. Когда вы завершите ввод дан-
ных в ячейку (щелкнув на кнопке Ввод в строке формул, нажав клавишу <Enter> или клавишу
управления курсором), формула или введенные данные будут отображены в строке формул, а
набор кнопок из второй части строки формул исчезнет. С этого момента содержимое этой ячей-
ки будет появляться в строке формул, как только на ячейку укажет табличный курсор.

Глава 1. Приступим, помолись...


Рассмотрим окно документа
При первом запуске программы (при условии, что вы запустили ее не с помощью двойного
щелчка на пиктограмме рабочей книги Excel) прямо под строкой формул в окне документа появля-
ется пустая рабочая книга Excel. Как видно из рис. 1.6, если окно документа имеет неполный раз-
мер (но не свернуто в строку заголовка), у него есть собственное системное меню (которое вызыва-
ется щелчком на пиктограмме XL), строка заголовка и кнопки изменения размера.

Сисгта 1ное меню Кнопка максимизации


С Трока заголовка рабочей книги Кнопка минимизации Кнопка закрытия

! Е- Microsoft Excel вЕшЕЗ!


Цвета Вид Вст^ка Формат Сервис Дани* О<но ^правка
:
нНс' v*" ЩЗ " **;%.2*|1[ЩЗ) * A-ialCyr - 10 - Ж К 3 --. '-' ' : . _ _ ' "

. i - н*
O S : •? tU ЬЗэбрвннов - ; Парецол • 'Л Кчга!
• •• '

\ Э Книга! иетгш
-С _ ]
(•НИВаМВПВтВНШ
D . Е F ; __е,_ (, Н |. !
В

Переместить е- price, xb

1 Раэаэр
- Свернуть
"1 ^ч-л.^и, - • -• -- - — - I D чистая книга
х^ закрыть ^frH-W Создание н> нменжейся HMITH
1 £] Ввйор<**ги...
9 Создание с поимцыо имбиона
'; 1(3 - Щ] Обшие шаблоны. ..
11
. ^ Шаблонь:пл иди«б-узлах... S
1.:
13 SF] Шаблоны па Мкта 5oFt.com
1
1
15
16 __.;:.] _..
•• - — •:•• : ' -|
;: 17 : :
tii

-и 1 '" -
; 21
- 72
• 23
' 24 х
. ^Ч Дсбаеленив узпа. . .

таш
м < , „\л.
fjjj Спмика MOMoftExcel
•шмнцнйШМВВПВдяМПЙВВ^^^^^Н^ВШ ЛВОВВШ^ж!
[••' Показывать при запуске

Ввод ' CAPS - '-4

Полоса
Вкладка листа ПР^Р^™ Кнопка изменения размера
Кнопки прокрутки

Кнопки пролистывания вкладок листов

Рис. 1.6. Каждая рабочая книга Excel'имеет собственное системное меню, полосы прокрутки
и кнопки управления размером окна
В строке заголовка указывается также имя файла рабочей книги (оно появляется как
временное имя файла рабочей "книги— Книга!; если же вы откроете следующую новую
рабочую книгу, это будет Книга2 и т.д.). Временное имя остается до первого сохранения
рабочей книги.

40 Часть I. Прописные истины


Внизу окна документа находятся кнопки для прокрутки вкладок листов рабочих таб-
лиц, кнопки для перехода на другие листы книги (не забывайте, что есть три чистых
листа таблиц), а за ними — горизонтальная полоса прокрутки, с помощью которой мож-
но показать новые столбцы текущего листа рабочей таблицы. Справа в окне документа
расположена вертикальная полоса прокрутки, с помощью которой можно увидеть новые
строки текущей таблицы (помните, что в поле зрения находится только небольшая часть
всех строк и столбцов листа таблицы). На пересечении горизонтальной и вертикальной
полос прокрутки, в правом нижнем углу, расположена кнопка изменения размера, с по-
мощью которой можно вручную изменить размер и форму окна ддкумента (если у него
неполный размер).
Как только вы запустили Excel, можете сразу же приступать к созданию новой рабочей
таблицы на листе с именем Лист! в рабочей книге Книга!, которая появляется в окне доку-
мента. Открыв системное меню рабочей книги (рис. 1.6), можно изменить размеры и пере-
местить окно рабочей книги.

Операции над окном документа, выполняемые вручную


Как упоминалось в предыдущем разделе, во время работы с окном документа неполного
размера (аналогичным изображенному на рис. 1.6) можно вручную перемещать окно или из-
менять его размеры с помощью кнопки изменения размеров окна (она находится в правом
нижнем углу, на пересечении горизонтальной и вертикальной полос прокрутки).
Чтобы изменить размер окна документа, установите указатель мыши на кнопку измене-
ния размеров окна. Когда этот указатель превратится в двунаправленную стрелку, выпол-
ните перетаскивание, как при изменении размера стороны окна. Отметим, что указатель
мыши превратится в двунаправленную стрелку только в том случае, если он установлен на
границу или угол окна. Пока указатель находится на кнопке изменения размера, он сохра-
няет форму стрелки.

S Если установить указатель на нижней границе окна, а затем перетащить его вверх, ок-
но документа станет короче. Если же перетащить указатель вниз, окно удлинится.
•S Если установить указатель мыши на правой границе окна, а затем перетащить его
влево, окно сузится, а если вправо — расширится.
•/ Если установить указатель мыши в правом нижнем углу окна, а затем перетащить его
по диагонали к левому верхнему углу, окно рабочей книги одновременно станет уже и
короче; если же перетащить по диагонали в обратном направлении (относительно ле-
вого верхнего угла), окно станет длиннее и шире.

Когда окно документа, наконец, достигнет нужного размера, отпустите основную кнопку
мыши, и Excel перерисует его по новому образцу.
Если вы преобразовали окно документа с помощью кнопки изменения размеров
окна, то, чтобы восстановить форму и размеры окна, придется воспользоваться ею
снова. К сожалению, нет такой волшебной кнопки восстановления, щелкнув на ко-
торой, можно было бы автоматически восстановить окно документа в его перво-
зданном виде.
Можно не только изменять размеры окна документа, но и перемешать его в пределах об-
ласти, заключенной между строкой формул и строкой состояния окна программы Excel. Что-
бы переместить окно документа, выполните следующие действия.

Глава 1. Приступим, помолись... 41


1. Просто возьмите окно за шиворот, которым в данном случае является строка за-
головка окна.
2. После того как вы ухватились за строку заголовка, перетащите окно в нужное
место и отпустите кнопку мыши.
3. Если вам трудно перемешать объекты с помощью мыши, можете переместить
окно документа другим способом.
4. Щелкните на пиктограмме файла Excel, которая находится в строке заголовка
окна документа, чтобы открыть системное меню рабочей книги, а затем выбе-
рите в нем команду Переместить (Move) или нажмите <Ctrl+F7>.
Указатель мыши из толстого белого креста (своей обычной формы) превратится в пе-
рекрестье из двунаправленных стрелок.
5. Чтобы переместить окно документа в нужное место, перетаскивайте его с помощью
мыши или нажимайте клавший управления курсором (<<—>, <Т>, <—>> и <4>).
6. Чтобы зафиксировать окно документа в нужном положении, нажмите клавишу
<Enter>.
Указатель мыши примет обычную форму белого креста.

Перелетаем от одного листа к другому...


В самом низу окна документа Excel (там, где расположена горизонтальная полоса про-
крутки) находятся кнопки прокрутки вкладок листов таблиц, а за ними — сами вкладки трех
листов рабочей книги. Чтобы показать, какой лист активен, Excel выделяет его вкладку бе-
лым цветом и делает его частью отображенного листа. Чтобы активизировать новый лист
(т.е. поместить на верхний уровень и отобразить его содержимое в окне документа), щелкни-
те на его ярлычке.
Если вы добавили в книгу дополнительные л.исты (подробности о том, как добавлять
листы в рабочую книгу, можно найти в главе 7) и ярлычок листа рабочей таблицы, с ко-
торым нужно работать, не отображен, можно вывести его на экран с помощью кнопок
прокрутки ярлычков. При каждом щелчке на одной из кнопок с изображениями тре-
угольников, направленных влево и вправо (эти две кнопки находятся посредине ряда из
четырех кнопок), происходит просмотр листов (по одному) в соответствующем направ-
лении. Чтобы появились ярлычки первого или последнего листа книги, щелкните на
кнопках с треугольниками, направленными влево и вправо и указывающими на верти-
кальные линии (эти две к н о п к и являются крайними в ряду из четырех кнопок).

Наблюдаем за строкой состояния


Строка состояния находится в самом низу окна Excel. Ее назначение—-информировать о
текущем состоянии программы. В левой части строки состояния появляются сообщения, от-
ражающие текущее действие, предпринятое вами, или команду, выбранную из строки меню
Excel. При первом запуске Excel в этой области появится сообщение Готово (Ready)
(рис. 1.7), которое говорит о том, что программа готова к работе.
В правой части строки состояния расположены различные индикаторы. Они сообща-
ют о том, в каком состоянии находится Excel, когда это влияет на способ работы с .про-
граммой. Например, при первом запуске Excel на индикаторе NumLock обычно высвечи-
вается надпись NUM.

42 Часть I. Прописные истины


'E Microsoft Excel- пример Jds ВНО]
;fe] файл Opasna Вид Вставка осризт Сервис Данные фно Ораека .- r . - _ lJ X

D L? Ниш * а ? It feB - т " t Г- -.Л И J3 4 i IDC* - И,


1 дг ai Cyr - 12 ' . ж к ч ж; :» D
-^ ', : '-г^ '-v '"• r.-. - 1 '-=- -~ - г.;; ' А_ - ^
ВЗ - £ 6П138.5В
1 E
Х_

JM Матушка Гусыня Enterprises - продажа за 2001 гол


! D
'Z
ЯНВЭОЬ феврзпь март 1-й квартал
э Цен*р диеты "Лишний вес"; 1133,53 59389,56 19960,06 $ 159^88,20
Травматологический центр ' Ко: 1 1 S455,20 39345,70 25436,84 $ 238238,74
Товары для собак "Чапка" 1 '619.05 60543.56 42300,20 $ 39772694
Кондитерская "Дом короля flim -5 '113.56 ^0635.00 42814.99$ 140563.55*
1 :
Часозая мастерская "Дин-дон 168 291.00 62 926,31 12 ^108,73 $ 24$ 626,04
• Сыскное агенство "Ищейки" 3086,65" 71 111,25 74926,24 $ 384189.59
9 Итого $ 449705.02;$ 333951,38'$ 217847.С6 $ '1563833.06

., 0
.,

:
:
.. -- - ---} 1

1
1

-•

23

и ч f «\ Диаграмма; \млтушка Гусьп-я^ "Лка-»*1 ге;" / "Ищеьии" / "ч^пга" / "gOf* торопя rVm*ta" j «| ::::::::::,__.._J нг
Готово ty>t«-JJ83Z7,!3 CW4 NUM 5СИ. ^

Индикатор Готово Индикатор Автовычислений

Индикаторы NUM, SCRL и ЗАМ


Рис. 1.7. На индикаторе автовычисления, расположенном в строке состояния, автоматически
появляется общая сумма величин, содержащихся в выделенных ячейках

Индикатор Автовычисление
Самое широкое поле (второе слева) в строке состояния содержит индикатор Автовычис-
ление (AutoCalculate). Им можно пользоваться для получения текущей суммы любого набора
значений из рабочей таблицы (о том, как выбрать диапазон ячеек рабочей таблицы,
см. главу 3). Например, на рис. 1.7 изображена типичная рабочая таблица после выбора не-
скольких ячеек столбца, в которых содержатся некоторые значения. Общая сумма величин,
находящихся в выбранных в настоящий момент ячейках, автоматически появляется на инди-
каторе Автовычисление строки состояния.
С помощью индикатора Автовычисление можно получить не только сумму величин из вы-
бранных ячеек, но и их количество или среднее значение. Щелкните на индикаторе Автовычис-
ление правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите одну из следующих опций.

t S Чтобы вычислить среднее значение величин, содержащихся в выбранных ячейках,


в контекстном меню выберите Среднее (Average).
Чтобы узнать количество ячеек, в которых содержатся значения (ячейки с текстом не
считаются), выберите в контекстном меню индикатора опцию Количество значений
(Count Nums).

Глава 1. Приступим, помолись...


Чтобы узнать наибольшее значение, содержащееся в ячейках выделенного диапазона,
выберите в контекстном меню индикатора опцию МАКС (Мах), а для определения
наименьшего значения — функцию МИН (Min).
Чтобы в этой области строки состояния значения не появлялись, выберите Нет (None)
в контекстном меню.
| S Чтобы вернуть индикатору Автовычисление его обычную функцию суммирования,
щелкните на нем вспомогательной кнопкой мыши и в контекстном меню выберите
Сумма (Sum).

Индикатор Hum Lock и дополнительная цифровая клавиатура


Запись NUM на индикаторе Num Lock говорит о том, что для ввода значений в рабо-
чую таблицу можно использовать дополнительную цифровую клавиатуру. Если нажать
клавишу <Num Lock>, запись NUM исчезнет с индикатора Num Lock. Это означает, что
теперь вступили в действие функции управления курсором, которые также связаны с ис-
пользованием дополнительной цифровой клавиатуры. Например, если нажать клавишу
<6>, Excel переместит табличный курсор на одну ячейку вправо, а не поместит значение
"6" в строку формул.

Панель задач Excel 2002


При первом запуске Excel с пустой рабочей книгой в правой части окна автомати-
чески открывается панель задач Рабочая книга (New Workbook) (см. рис. 1.4). Эту
панель задач можно использовать для редактирования уже открытой рабочей кни-
ги, а также для создания новых рабочих книг (подробнее см. главу 2). Помимо па-
нели задач Рабочая книга, Excel 2002 поддерживает и две другие стандартные па-
нели: Буфер обмена (Clipboard) и Поиск (Search).

Панель задач Буфер обмена используют для просмотра и вставки данных, вырезанных
или скопированных в буфер обмена Windows, причем из любой программы Office XP, а не
только из рабочей книги Excel (подробнее см. главу 2). Панель задач Поиск предназначена
для поиска файлов (созданных в любой программе Office XP, а не только рабочих книг Excel)
или файлов, находящихся на жестком диске компьютера (например, сообщений электронной
почты). Эту панель задач можно использовать также для поиска значений и текста, введен-
ных в текущую рабочую книгу (подробнее см. главу 4).

Помимо трех стандартных панелей задач, применяемых в Excel, существуют и спе-


циальные панели, которые появляются только при выполнении некоторых опера-
ций. Например, при использовании команды Вставка^ Рисунок^Картинки
(Insert^PictureOClip Art) для вставки картинок, появляется панель задач Вставка
картинки (Insert Clip Art). Эта панель предназначена для просмотра изображений
различных типов, предназначенных для вставки в документ, а также для открытия
коллекции клипов (Clip Art Media Gallery), в которой изображения разделены на
категории (подробнее см. главу 8).

Панели задач Excel можно отключить, щелкнув на кнопке закрытия в правом верхнем уг-
лу окошка панели. Если при работе в Excel панель задач была отключена (и, следовательно,
увеличилось количество отображаемых на экране ячеек электронной таблицы), открыть ее
снова можно, только выбрав в меню команду Вид^Панель задач (View=>Task Pane) или
Вид^Панели инструментов^ Панель задач (View*Toolbars 1 *Task Pane).

44 Часть I. Прописные истины


Когда панель задач находится на экране, для перехода от одной панели задач к другой
щелкните на стрелке вниз слева от кнопки закрытия в верхней части панели, а затем выберите
из списка нужную панель— Рабочая книга, Буфер обмена или Поиск. После выбора но-
вой панели задач переход между ними можно осуществлять с помощью кнопок Назад
(Previous) и Далее (Next) в верхнем левом углу панели, обозначенных соответственно стрел-
ками влево и вправо.

Если вы по какой-либо причине не хотите, чтобы при запуске Excel автоматически


появлялась панель задач Рабочая книга, снимите флажок Отображать при
запуске (Show at Startup), расположенный в нижней части панели задач. Можно
выбрать команду Сервиса Параметры (Tools^Options) и снять флажок
Отображать панель задач при запуске (Startup Task Pane) на вкладке Вид
(View) диалогового окна Параметры.

Вы заЛ/гам* менл из Э1ной ячейки!


В Excel существует несколько способов перемещения по гигантским листам рабочих таб-
лиц. Давайте рассмотрим один из самых простых. Щелкните на ярлычке листа, который ну-
жен вам для работы, а затем с помощью полос прокрутки введите в видимую область экрана
новые части этого листа. Кроме того, в программе предусмотрен широкий набор комбинаций
клавиш, с помощью которых можно не только вывести новую часть листа на экран, но и ак-
тивизировать любую ячейку таблицы.

Секреты прокрутки
Чтобы понять, как в Excel работает прокрутка, представьте себе лист рабочей табли-
цы в виде гигантского папирусного свитка, намотанного на два (правый и левый) цилин-
дра. Чтобы увидеть часть папирусной таблицы, скрытую справа, нужно крутить левый
цилиндр до тех пор, пока не появятся нужные ячейки. Точно так же, чтобы сделать ви-
димой часть листа, скрытую слева, нужно крутить правый цилиндр до тех пор, пока она
не появится.
-
Путешествие по столбцам с помощью горизонтальной полосы прокрутки
С помощью горизонтальной полосы прокрутки можно перемещаться по столбцам
рабочей таблицы влево и вправо. Чтобы сделать видимой часть таблицы, скрытую
справа, нужно щелкнуть на кнопке со стрелкой, направленной вправо. Чтобы сделать
видимой часть таблицы, скрытую слева (за исключением тех случаев, когда первым
отображенным столбцом является столбец А), нужно щелкнуть на кнопке со стрелкой,
направленной влево.
Чтобы очень быстро прокрутить столбцы в одном или другом направлении, щелкните
на соответствующей стрелке прокрутки и продолжайте удерживать кнопку мыши до тех
пор, пока нужные столбцы не появятся на экране. Если таким образом выполнять про-
крутку вправо, ползунок горизонтальной прокрутки (затененная область полосы про-
крутки, расположенная между стрелками прокрутки влево и вправо) будет постепенно
уменьшаться. Он станет совсем крошечным, когда вы зайдете достаточно далеко вправо,
например до столбца ВА. А если после этого щелкнуть на стрелке прокрутки влево и
удерживать кнопку мыши, чтобы выполнить быструю прокрутку в обратном направле-
нии (влево), ползунок будет увеличиваться. Он займет большую часть полосы прокрут-
ки, когда на экране снова появится столбец А.

Глава 1. Приступим, помолясь... 45


С помощью ползунка горизонтальной полосы прокрутки можно делать большие "скачки"
влево и вправо по столбцам рабочей таблицы. Просто перетащите ползунок по полосе про-
крутки в соответствующем направлении.

Путешествие по строкам с помощью вертикальной полосы прокрутки


С помощью вертикальной полосы прокрутки можно перемещаться по столбцам
рабочей таблицы вверх и вниз. Чтобы сделать видимой часть таблицы, скрытую
снизу, нужно щелкнуть на кнопке со стрелкой, направленной вниз. Чтобы сделать
видимой часть таблицы, скрытую сверху (за исключением тех случаев, когда пер-
вой отображенной строкой является строка 1), нужно щелкнуть на кнопке со
стрелкой, направленной вверх.

Чтобы очень быстро прокрутить строки в одном или другом направлении, щелкните
на соответствующей стрелке прокрутки и продолжайте удерживать кнопку мыши до тех
пор, пока нужные строки не появятся на экране (точно так же, как при использовании
горизонтальной полосы прокрутки). Если таким образом выполнять прокрутку вниз, то
ползунок вертикальной прокрутки (затененная область полосы прокрутки, расположен-
ная между стрелками прокрутки вверх и вниз) будет постепенно уменьшаться. Он станет
совсем крошечным, когда вы опуститесь, например, до строки 100. А если после этого
щелкнуть на стрелке прокрутки вверх и удерживать кнопку мыши, чтобы выполнить бы-
строе прокручивание в обратном направлении (вверх), ползунок вертикальной прокрут-
ки будет увеличиваться. Он займет большую часть полосы прокрутки, когда на экране
снова появится строка 1.
С помощью ползунка вертикальной полосы прокрутки можно делать большие скачки
вверх и вниз по строкам рабочей таблицы. Просто перетащите ползунок по полосе прокрутки
в соответствующем направлении.

Переход от одного экрана к другому


При использовании горизонтальной и вертикальной полос прокрутки можно перемещать-
ся не только по строкам и столбцам рабочей таблицы, но и по целым экранам, Для этого
щелкните на светло-серой области полосы прокрутки, не занятой ползунком или стрелками
прокрутки. Например, чтобы выполнить поэкранную прокрутку вправо по столбцам, щелкни-
те на светло-серой области полосы прокрутки за ползунком (между ним и направленной
вправо стрелкой прокрутки). А чтобы выполнить поэкранную прокрутку влево по столбцам,
щелкните на светло-серой области перед ползунком (между ним и направленной влево стрел-
кой прокрутки).
Аналогично для выполнения поэкранной прокрутки вверх и вниз по строкам рабочей таб-
лицы нужно щелкнуть на светло-серой области над или под ползунком вертикальной про-
крутки (между ним и соответствующей стрелкой прокрутки).

Клавиши для перемещения табличного курсора


Метод перемещения с помощью полос прокрутки имеет один-единственный недостаток.
В данном случае, конечно же, становятся видимыми новые части листа таблицы, однако по-
зиция табличного курсора остается прежней. Если вы хотите ввести данные в ячейки поя-
вившейся части таблицы, не забудьте сначала выбрать нужную ячейку (с помощью мыши)
или группу ячеек (перетащив через них указатель мыши).

46 Часть I. Прописные истины


Excel предлагает множество клавиш и их комбинаций для перемещения табличного
курсора в новую ячейку. Если воспользоваться одной из них, программа выполнит авто-
матическую прокрутку, чтобы отобразить на экране новую часть таблицы, когда это тре-
буется, при перемещении табличного курсора. В табл. 1.4 перечислены эти комбинации
и указано, на какое расстояние каждая из них перемещает табличный курсор относи-
тельно начального положения.

Имейте в виду, что в случае применения тех комбинаций клавиш из табл. 1.4, в ко-
торые входят клавиши-стрелки, необходимо либо пользоваться основными клави-
шами управления курсором, либо отключать индикатор Num. Lock и работать с
клавишами-стрелками, находящимися на дополнительной цифровой клавиатуре.
Если вы попытаетесь воспользоваться этими клавишами для перемещения по ра-
бочей таблице при включенном индикаторе Num Lock (на что указывает запись
NUM в строке состояния), произойдет одно из двух — либо вы введете в текущую
ячейку нежелательные цифры, либо просто ничего не случится (и потом вы свалите
всю вину на меня!).

Таблица 1.4. Клавиши для перемещения табличного курсора


Клавиши Куда перемещается табличный курсор

или<ТаЬ> На ячейку вправо


или <Shift+Tab> На ячейку влево
На ячейку вверх
На ячейку вниз
<Home> В начало текущей строки
<Ctri+Home> В первую ячейку (А1) рабочей таблицы
<Ctrl+End> или <End>, В ячейку, расположенную на пересечении последнего столбца с данными
<Home> и последней строки с данными (т.е. в последнюю ячейку так называемой
активной области таблицы)
<PgUp> На один экран вверх в том же столбце
<PgDn> На один экран вниз в том же столбце
<Ctrl-f->> или <End, ~» Вправо в той же строке к первой занятой ячейке, перед или после кото-
рой находится пустая ячейка
<Ctrl+<-> или <End, <-> Влево в той же строке к первой занятой ячейке, перед или после которой
находится пустая ячейка
<Ctrl+t> или <End, T> Вверх в том же столбце к первой занятой ячейке, перед или после кото-
рой находится пустая ячейка
<Ctrl+i> или <End, l> Вниз в том же столбце к первой занятой ячейке, перед или после кото-
рой находится пустая ячейка
<Ctrl+PgDn> К последней занятой ячейке следующего листа рабочей книги
<Ctrl+PgUp> К последней занятой ячейке предыдущего листа рабочей книги

Глава 1. Приступим, помолись...


Перемещение от одного блока к другому
Комбинации клавиш, состоящие из <Ctrl> или <End> и клавиш управления курсором, пе-
речисленных в табл. 1.4, очень удобны для быстрого перемещения по большим заполненным
блокам ячеек от одного края к другому или от одного блока к другому в разделе таблицы, со-
держащем много таких блоков ячеек.

Если табличный курсор установлен на пустой ячейке в области слева от блока ячеек, ко-
торый вы хотите просмотреть, нажмите <Ctrl+—>>, и табличный курсор переместится к
первой заполненной ячейке у левого края этого блока (конечно, в той же строке).

Если нажать <Ctn>—>> повторно, табличный курсор переместится к последней заполнен-


ной ячейке у правого края блока (при условии, что в этой строке блока нет пустых ячеек).

Если изменить направление и нажать <Ctrl+i>, Excel переместит табличный курсор к


последней заполненной ячейке у нижнего края блока (при условии, что в этом столб-
це блока нет пустых ячеек).
Если в тот момент, когда табличный курсор будет находиться внизу таблицы, снова
нажать <Ctrl+i>, Excel переместит его к первой заполненной ячейке у верхнего края
следующего блока, расположенного ниже (при условии, что над этим блоком в дан-
ном столбце нет других заполненных ячеек).
Если нажать комбинацию клавиш, состоящую из <Ctrl> или <End> и клавиши со
стрелкой, причем в направлении выбранной клавиши-стрелки не будет заполненных
ячеек, то Excel переместит табличный курсор на крайнюю ячейку рабочей таблицы в
выбранном направлении.
Если табличный курсор находится в ячейке С15 и в строке 15 больше нет занятых
ячеек, то при нажатии <Ctrl+—>> Excel переместит табличный курсор к ячейке I V ] 5,
находящейся у правого края таблицы.
Если табличный курсор находится в ячейке СИ и под ней в столбце С больше нет за-
нятых ячеек, то при нажатии <Ctrl+vL> Excel переместит курсор к ячейке С16384, рас-
положенной у нижнего края таблицы.

При использовании <Ctrl> и клавиши со стрелкой для перемещения от одного края табли-
цы к другому или от одного блока к другому в рабочей таблице, во время нажатия одной из
четырех клавиш-стрелок удерживайте клавишу <Ctrl> (для обозначения этой операции ис-
пользуется знак "+", например <Ctrl+~»>).
Если вы применяете <End>, необходимо сначала нажать и отпустить эту клавишу и лишь
затем нажать клавишу со стрелкой (для обозначения этой операции используется запятая, на-
пример <End, —> >. Если нажать и отпустить клавишу <End>, в строке состояния появится ин-
дикатор END. Это означает, что Excel готов к нажатию одной из четырех клавиш со стрелками.

Поскольку, удерживая <Ctrl> в нажатом состоянии, можно использовать различ-


ные клавиши управления курсором по очереди, метод перемещения по блокам с
помощью <Ctrl> считается более гибким, чем с помощью <End>.

Эй, быстро в свою ячейку!


С помощью команды Перейти (Go To) можно легко и просто попасть в любую отдален-
ную ячейку рабочей таблицы. Чтобы воспользоваться этой возможностью, выполните одну из

48 Часть I. Прописные истины


трех операций: выберите команду Правка^Перейти (EditoGo To), нажмите комбинацию
клавиш <Ctrl+G> либо функциональную клавишу <F5>. На экране появится диалоговое окно
Переход. В текстовое поле Ссылка (Reference) этого диалогового окна введите адрес ячей-
ки, в которую нужно перейти, а затем щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>. Заме-
тим, что при вводе адреса ячейки в поле Ссылка обозначение столбца можно набрать и
строчными, и прописными буквами.
При использовании команды Перейти Excel запоминает координаты последних четырех
ячеек, на которых вы останавливались. Эти координаты появляются затем в окне списка
Перейти к (Go To). Обратите внимание, что адрес ячейки, в которой вы только что побыва-
ли, также указан в поле Ссылка. Благодаря этому вы можете быстро перейти от текущей по-
зиции к предыдущей, нажав сначала клавишу <F5>, а затем — <Enter>.

Удачное применение клавиши <Scroll Lock>


При использовании клавиши <Scroll Lock> можно "заморозить" позицию табличного
курсора в рабочей таблице, что позволит перемещать новые области таблицы с помощью
клавиш <PgDn> и <PgDn>, не изменяя позиции табличного курсора (в сущности, эти клави-
ши будут работать по принципу полосы прокрутки).
Чтобы "разморозить" табличный курсор при прокручивании рабочей таблицы с помощью
клавиатуры, снова нажмите клавишу <Scroll l_ock>,

fouc уавсипь команды из меню


Если среди инструментов стандартной панели и панели форматирования Excel вы не най-
дете средств для выполнения определенной задачи, обратитесь к командам меню. В этом
смысле Excel обладает некоторой избыточностью, так как в дополнение к обычным раскры-
вающимся меню, которые есть почти во всех приложениях Windows, здесь предлагается еще
и вспомогательная система контекстных меню.
Контекстные меню называются так потому, что в них содержатся команды меню, обычно
используемые при работе с тем объектом интерфейса, к которому это меню прикреплено (это
может быть панель инструментов, окно документа или ячейка рабочей таблицы). В результа-
те в контекстных меню часто группируются команды, которые в противном случае нужно
было бы искать в нескольких отдельных раскрывающихся меню.

Раскрывающиеся меню
При выборе команд из раскрывающегося меню можно пользоваться как мышью, так и
клавиатурой. Чтобы вызвать раскрывающееся меню с помощью мыши, просто щелкните на
его имени в строке меню. А чтобы сделать это с помощью клавиатуры, нажмите комбинацию
клавиш <А11+буква> (имеется в виду клавиша с буквой, подчеркнутой в названии пункта ме-
ню). Например, если нажать <Alt+l~l>, откроется меню Правка, поскольку именно буква П
подчеркнута в слове "Правка".
Существует еще один способ. Чтобы получить доступ к строке меню, нажмите и отпус-
тите клавишу <Alt> или функциональную клавишу <F10>, а затем нажимайте клавишу
<—»> до тех пор, пока не будет выделено нужное меню. И наконец, чтобы открыть его, на-
жмите клавишу <•!• >.

Глава 1. Приступим, помолись... 49


При открытии меню можно выбрать любую команду одним из трех способов: щелкнуть
на ней мышью, нажать клавишу с буквой, подчеркнутой в названии команды, либо нажимать
клавишу <-\-> до тех пор, пока не будет выделена нужная команда, а затем нажать <Enter>.
По мере освоения команд Excel вы научитесь одновременно открывать меню и выбирать
одну из его команд. Щелкните на меню мышью, а затем перетаскивайте указатель вниз по от-
крытому меню до тех пор, пока не будет выделена нужная команда. После этого отпустите
кнопку мыши. То же можно сделать с помощью клавиатуры. Нажмите и удерживайте клави-
шу <Alt>, одновременно нажимая клавиши с подчеркнутыми буквами для пункта меню и для
необходимой команды. Например, чтобы закрыть окно текущего документа, можно в меню
Файл (File) выбрать команду Закрыть (Close) или просто нажать клавишу <Alt>, а затем, не
отпуская ее, набрать <Ф,3>.
Некоторым командам в раскрывающихся меню Excel соответствуют горячие клавиши
(они указаны напротив команды в раскрывающемся меню), Необходимую команду можно
выбрать с помощью комбинации клавиш, не открывая меню. Например, для сохранения ра-
бочей книги можно нажать комбинацию клавиш <Ctrl-t-S>, а не выбирать в раскрывающемся
меню Файл команду Сохранить (Save).
Выбор многих команд в раскрывающихся меню приводит к появлению диалоговых окон,
содержащих дополнительные команды и параметры (подробности далее в этой главе). Вы
можете сами определить, за какими командами меню последуют диалоговые окна, поскольку
имена этих команд сопровождаются многоточием. Например, совершенно ясно, что выбор
команды Сохранить как (Save As) в меню Файл приведет к появлению диалогового окна, по-
скольку после ее имени стоит многоточие (Сохранить как...).
Заметим также, что некоторые команды выпадающего меню не всегда доступны. Ес-
ли команда в текущий момент недоступна, ее название в списке команд меню становится
светло-серым (тусклым) и остается таким до тех пор, пока не будут созданы условия для
ее работы с документом. Например, команда Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) бу-
дет затененной до тех пор, пока буфер обмена Windows остается пустым. Но как только
вы скопируете или переместите в него некоторую информацию с помощью команды
Вырезать (Cut) или Копировать (Сору) из меню Правка, название команды Вставить
станет ярким. Открыв меню Правка, вы увидите, что эта команда нормально выглядит,
т.е. она стала доступной.

Игра в прятки
В Excel 2002 раскрывающиеся меню не всегда появляются в таком виде, в котором они
были до того, как вы их закрыли. Благодаря новому "интеллектуальному" средству, приду-
манному Microsoft, меню длительное время после первого использования открывается в усе-
ченном виде с некоторым набором команд. Эта "короткая" форма меню содержит только те
команды, которые вы недавно использовали, и скрывает команды, которые вы не использова-
ли ни разу. Отметим, что вы всегда можете определить, что меню открылось в усеченном ви-
де, — в конце списка меню находится кнопка продолжения (помеченная двойной стрелкой,
направленной вниз).
Если "короткое" меню будет открыто и вы сможете несколько секунд не предпринимать
никаких действий, Excel автоматически отобразит полную (не усеченную) версию меню. Если
у вас нет времени или терпения ждать милости от Microsoft, просто щелкните на кнопке про-
должения внизу списка меню.

50 Часть I, Прописные истины


Когда меню откроется с полным списком команд, отображаемые в "коротком" ме-
ню команды будут представлены на более светлом фоне, что даст возможность
сразу отличить команды, недавно включенные в усеченный вариант меню. Это4 од-
нако, никак не поможет определить новое местоположение команд в "короткой" и
"длинной" версиях меню (так как в следующий вариант меню могут быть включе-
ны новые команды).
Если вы (как и я) не хотите играть в прятки с выпадающими меню Excel, отключите это
чудо-средство Microsoft. Для этого выполните следующие действия,
1. Щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь в строке меню или на одной из па-
нелей инструментов. Откроется контекстное меню.
2. В контекстном меню выберите команду Настройка (Customize). Откроется од-
ноименное диалоговое окно.
3. В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Параметры (Options).
4. Снимите флажок В меню сначала отображаются последние использован-
ные команды (установите флажок Always show full menu).
5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) диалогового окна Настройка.
Если вы новичок в Excel, мой совет отключить это средство упорядочения команд
в раскрывающихся меню, так как некоторые команды придется долго искать из-за
их отсутствия в усеченной версии меню.

Замечание. Если вам понравилось играть в прятки с выпадающими меню, но вас нервиру-
ет пауза в несколько секунд перед автоматическим открытием полной версии меню, можно
отключить и эту возможность. Для этого в диалоговом окне Настройка на вкладке
Параметры снимите флажок Показывать полные меню после короткой задержки (Show
Full Menus after a Shot Delay) (он расположен непосредственно под флажком В меню
сначала отображаются последние использованные команды и доступен только в случае
установки этого флажка).
Вы должны знать, что изменения в свойствах меню и панелей инструментов, сде-
ланные в Excel 2002 в диалоговом окне Настройка на. вкладке Параметры, будут
распространены и на раскрывающиеся меню, и на панели инструментов всех уста-
новленных в системе программ пакета Office XP, например Word 2002 и
PowerPoint 2002.

Займемся контекстными меню


В отличие от раскрывающихся меню, доступ к которым можно получить с помощью мы-
ши или клавиатуры, с контекстными меню можно работать только посредством мыши. Кон-
текстные меню связаны с определенными объектами интерфейса, такими как окно документа,
панель инструментов или ячейки рабочей таблицы. Поэтому, чтобы открыть контекстное ме-
ню, в Excel используется вспомогательная кнопка мыши (т.е. правая; левая — для левшей).
Щелчок на каком-либо объекте интерфейса кнопкой, которая для вашей мыши является ос-
новной, просто приводит к выбору этого объекта.
На рис. 1.8 показано контекстное меню панели инструментов Excel. Чтобы открыть его,
поместите указатель мыши в любое место панели инструментов и щелкните вспомогательной
кнопкой мыши. Только не ошибитесь — щелчок основной кнопкой мыши приведет к активи-
зации инструмента, на котором находился указатель!

Глава 1. Приступим, помолись... 51


Microsoft Excel 1Ш
БИЛ Вставка Овраат Оэрвис

X - i! 0 ст
*'АаРгная
~10 Форматирование
избранное- Переход
Visual Basic
X ч* № М
WardArt
Создание книги *>•_ X
Веб-узел

Внешние данные статистика. «Is


e-phce.xls
Выход из режима конструктора
граница Щг Другие Ktwi
Диаграммы Создание . .
Защита Q Чистая книга
Настройка иаэбражения Создание «) t-мемнцемся кп*'

Область задач ЙЙ Быбср


с п ом ощьго шаб лона
нпнтрогьного значения
Общие
Рецензирование
Каблопы на чонх веб-узлах,.,
Рисование иабломы на
Сеодньетаблицы
Текст & речь
Формы
элементы управления

и К Лист 1/Л«гг2 / ЛистЭ /


Справка Microsoft Eicel
Пока!ывать таи 1апуск

Рис, 1.8. При щелчке правой кнопкой мыши появилось контекстное меню панели инструментов
Открыв контекстное меню панели инструментов, можно воспользоваться его командами,
чтобы отобразить или спрятать любую встроенную панель инструментов, а также приспосо-
бить ее для себя (подробнее см. главу 12).
На рис. 1.9 показано контекстное меню, соответствующее любой из ячеек рабочей табли-
цы. Чтобы открыть это меню, поместите указатель мыши на любую ячейку и щелкните вспо-
могательной кнопкой мыши.
Замечание. Такое же контекстное меню можно открыть и для выбранного диапазона яче-
ек, тогда его команды будут применены ко всему диапазону. (О том, как выбирать ячейки, вы
узнаете в главе 3.)
Поскольку в названиях команд контекстного меню есть подчеркнутые буквы, команду
можно выбрать, либо щелкнув на ней мышью (причем любой из кнопок), либо нажав клави-
шу с подчеркнутой буквой. Также можно выделить нужную команду, используя клавиши
управления курсором, а затем нажать <Enter>.

Единственное контекстное меню, которое можно открыть с помощью клавиату-


ры, — это меню, соответствующее ячейкам рабочей таблицы, Чтобы открыть
его, нажмите <Shift+F10>. Обратите внимание, что эта комбинация клавиш под-
ходит для любого типа листов Excel, кроме листов диаграмм, у которых такого
контекстного меню нет.

52 Часть I. Прописные истины


I—, " • -"' •"' - in
: т Microsoft Excel - Книга! ^""Wlff^™ fv'
!*•* £^n [Jjaeta S« Bcr^ta (DCftiaT Cgpewl Данные Э«о. Сг>ря «a . • • .- - _ S X
• •
•••
1
' :1 is Я с? «U Ф - ^^
:
'" - - 1:
i;
- it; |t 2v " Ar.sl cyr -ia -f

: *• « €: •- (3^йгф^*«е- Передад- Т Книга!


[Из -* -'" ft
A fi С Г Е . F 0 Л ! 1 • Т
-1 ;М : Открытие книги
2 • |
'з '- I
i-CIice.lls
4 ;
web-design.^
5. . • . . ; ' ; "
е : '1?
7 : Создание

^Т^Ь~ Вырезать
I Со1Д1ННс HI иненнцейся книги
10 ! "="> Копировать

12 ? •1 Создание с помощью шаблона


1 • ' is : [*S] Обцие шаблоны..
13 , .
•^1 UJ обгоны нэ и** иб-ViJWK...
#] НобпОНЫ h£ Microsoft .[НЛ
"-с ^дашть...
17 "" Очистить содержи*» | I
L3 Добавить примечание
§ [ 5 * Формат ячеек... 1
.

Дсбэвить контрольное аначеше


% Гигерсщпка...

ж
, [ . . . . . • . ; Л . j*
„ , - . - , - : Q Дсйаелгмивузла...
7! — Щ Create* Mcrnsoft Еме!
29. "Т
i иг
i*; Показьвать ip" ипускв
н < i н\Лист!/Дч:т2/ПистЭУ "' !.'.[_.
Готсво

АИ?. 1.9. Щелкните на ячейке правой кнопкой мыши (или нажмите <Shift+FW>), ипоявит-
ся контекстное меню ячейки рабочей таблицы

диалоговые окна
Как уже упоминалось, многим командам Excel соответствует диалоговое окно, которое
предоставляет разнообразные параметры команды.

Ijlax
IJLENA
_L] Messenger Service Received Files

i _| My Music
Z] my photos
_ ,i«JMy Pictures
Рабочий cron 'l My Videos

_JONTRACK
weblor dummies
Избранное

[ЭйЕЯЕ
«ру«««ие Т«1фэЙ1и: . Книга Microsofc £»

Рис. 1.10. В диалоговом окне Сохранение документа содержатся текстовые


поля, окна списков, раскрывающиеся окна списков, а также командные кнопки

Глава 1. Приступим, помолясь... 53


Междунеродные { Сохранение j Провгр*1* ошибок | Орфография j Безопасность
[ ВЧД„1| Вычисления"; Правка j Общие j Переход | Слиски | Диаграича j Цвет

I? обОЗС"^ )эдач при запуске 15 строку формул !•* строку состояния к окна на панели юлач
Примечания -
f~ не отображать только ннднклтзр ' [финечанпв и индикатор
Объект^
г
.'•' отоЁранать только суертаиня С не ото%и*атв
Параметры он^а
Г" авторагбивин* иастварвшы К* jaronosKH строки столбцов П/ур^мнтага^иялояосапрокрутк!
Г~ фор"у№1 17 cwieotw структуры !? вертикальная попоса прокрутки
!•? cejKa 1? цулмые течение fr gp"1"1*11 ^стов
IT тмин (еткпм Авто

Лие. 7, //. В диалоговом окне Параметры содержатся различные вкладки,


флажки, переключатели и командные кнопки
На рис. 1.10 и 1.11 показаны диалоговые окна Сохранение документа (Save As) и
Параметры (Options). В них можно найти практически все виды кнопок, вкладок и полей,
используемых в Excel. Описание элементов диалогового окна приводится в табл. 1.5.
Таблица 1.5. Элементы диалогового окна

Элемент диалого- Назначение


вого окна
Вкладки Представляют собой средство для отображения некоторого набора опций в слож-
ном диалоговом окне, например Параметры (рис. 1.11}. Они позволяют собрать
воедино большое количество настроек различных типов
Текстовое поле (поле Это место для ввода новых данных. Во многих текстовых полях содержатся заданные
редактирования) по умолчанию значения, которые можно отредактировать или полностью заменить
Список Предлагает параметры на выбор. Если в окне списка содержится больше параметров,
чем можно в нем отобразить, оно будет снабжено полосой прокрутки. Некоторые ок-
на списка прилагаются к текстовому полю, что позволяет вносить новые данные в
текстовое поле непхредственно или делать выбор в соответствующем окне списка
Поле со списком Разновидность списка. Показывает лишь текущий параметр (обычно заданный по
умолчанию). Чтобы открыть список и просмотреть другие опции, щелкните на
кнопке раскрытия, расположенной рядом с окном. В результате появится весь спи-
сок, в котором можно выбрать новый параметр, как из обычного окна списка
Флажок Позволяет включать и отключать настройку. Когда флажок установлен, опция вклю-
чена, когда снят - выключена
Переключатели Предлагают взаимоисключающие опции. За кнопкой в виде кружка следует назва-
ние параметра, Переключатели всегда организованы в группы, в которых можно
выбрать только одну опцию (при этом в центре соответствующего кружка находит-
ся точка). Установленный переключатель напоминает кнопку в старых радиоприем-
никах; поэтому в англоязычных версиях Excel такие кнопки называются radio
button- "радиокнопка"
Кнопки прокрутки Это пара маленьких квадратиков, расположенных один над другим. Верхняя кнопка
прокрутки имеет направленную вверх стрелку, а нижняя - стрелку, направленную
вниз. Кнопки прокрутки используются для прокручивания вверх и вниз списка па-
раметров

Часть I. Прописные истины


Окончание табл. 1,5
Элемент диалоге- Назначение
вого окна
Командные кнопки Служат для выполнения действия. Командная кнопка - это прямоугольник, внутри
которого находится имя команды. Если за именем команды следует многоточие
(...),после щелчка на этой кнопке Excel отобразит еще одно диалоговое окно, со-
держащее дополнительные параметры
Замечание. Диалоговое окно можно переместить подальше от некоторых данных рабочей таб-
лицы, но нельзя изменить его размер или форму — эти параметры зафиксированы в программе.
Многие диатаговые окна содержат стандартные (заданные по умолчанию) параметры или данные,
которые выбираются автоматически (если только они не были изменены перед закрытием окна).
•S Чтобы закрыть диалоговое окно и ввести в действие выбранные параметры, щелкните
на кнопке ОК или Закрыть (Close) (в некоторых окнах нет кнопки (Ж).
•S Если кнопка ОК имеет темную рамку, что бывает довольно часто, для ввода в дейст-
вие выбранных настроек можно нажать также <Enter>.
V Чтобы закрыть диалоговое окно и отменить выбранные настройки, в диалоговом окне
щелкните на кнопке Отмена (Cancel) или кнопке закрытия окна (отмеченную симво-
лом "х") либо просто нажмите <Esc>.
Большинство диалоговых окон воспринимает группу связанных параметров как единое
целое, часто заключая ее в рамку. Выбирая параметры в диалоговом окне с помощью мыши,
просто щелкните на нужном или, если это текст, щелкните на нем, чтобы появился курсор, а
затем отредактируйте.
Выбирая параметры с помошью клавиатуры, необходимо сначала попасть в ту область
окна, в которой будете выбирать параметры.
Чтобы добраться до нужного набора параметров, нажмите клавишу <ТаЬ>
(<Shift+Tab> — для перехода к предыдущему набору).
При нажатии <ТаЬ> (или <Shift+Tab>) Excel показывает, какая из опций активизиро-
вана, — подсвечивает ее либо обводит ее название пунктирной рамкой.
Когда опция активна, можно установить ее значение с помощью клавиш со стрелками
(чтобы выбрать переключатели и значения в списках), нажимая клавишу пробела (чтобы
установить или снять флажок) или набирая новые значения (в текстовых полях).
Вы можете также установить параметр, нажав <Alt> и клавишу с подчеркнутой буквой в
имени соответствующего элемента списка (горячую клавишу).
S Нажимая <Alt>, а затем горячую клавишу параметра текстового поля, вы выбираете со-
держимое этого поля (которое можно заменить посредством ввода новых значений).
•S Нажимая <Alt>, а затем горячую клавишу флажка, можно установить или снять флажок.
•S Нажимая <Alt>, а затем горячую клавишу переключателя, можно выбрать необходи-
мую опцию, при этом отключив ту, которая была активной прежде.
S Нажимая <Alt>, а затем горячую клавишу командной кнопки, вы отдаете приказ вы-
полнить команду или открыть другое диалоговое окно.
Можно выбрать элемент в окне списка, набрав несколько первых букв его имени. Как
только вы начнете вводить символы, Excel откроет текстовое поле, отображающее эти сим-
волы, и даже укажет первый элемент списка, название которого начинается с этих букв.
Кроме сложных диалоговых окон (см. рис. 1.10 и 1.11), вы встретите окна попроще, кото-
рые содержат сообщения или предупреждения (они называются окнами предупреждения).

Глава 1. Приступим, помолись... 55


Многие из таких диалоговых окон имеют лишь кнопку ОК, которую нужно выбрать, чтобы
закрыть окно после прочтения сообщения.

"Нежный"взги&у на справочную
Справочную информацию по Excel 2002 можно получить в любое время, когда она понадобит-
ся при работе с программой. Однако система справки будет действительно полезна только для тех,
кто знаком с терминологией Excel. Если вы не знаете, как в Excel называется какая-либо конкрет-
ная функция, разыскать ее в разделах справочной системы будет непросто (все равно что искать
слово в словаре, не зная, как оно пишется). Чтобы решить эту проблему, в Excel предусмотрен
Помощник (Ansver Wizard). Задайте (наберите) интересующий вас вопрос о работе программы, и
Помощник попытается перевести его с обычного языка на технический жаргон, понятный про-
грамме Excel, а затем отобразит справочную информацию по данной теме.

Советуемся с Помощником
Помощник поймет вопросы о работе Excel, заданные на обычном языке. Щелкните на по-
ле со списком Введите вопрос (Ask a Question) в строке меню (в нем находится текст
Введите вопрос (Type a question for help)), задайте вопрос и нажмите
<Enter>. Помощник ответит, предложив список тем, которые, по его мнению, содержат отве-
ты на поставленный вопрос. Например, на вопрос "Как напечатать рабочий лист?" Помощник
предложит список тем, приведенный на рис. 1.12.
el Кн^ а \ U.I.DI.X.
Файл Оравиз Вид Встарка Свзвис Дымные -Какнатечагать рабочую ю у _ _ ff x

• Опре дел
обгастл печати листа
ЕД
D ~Г.
• О ВОЗМОЖНОСТЯХ
письма справа
напеео
январь февраль март
[ 60136,58 59389,56 1Э5Б0.06
123466,2 89345/ 25436,64
; 17Б19Д5 60643,56 423005 •*• См. далее..
' 57113^6 40635 42Ё14Э9
168291 62926,31 12408,73 Создание иэ
имеющейся книги
3086,63, 71111.25 74926,24

Создание с помощь»
шаблона
sjj Обиле шаблоны. .
£} Шаблоны .,3 ноих вей
01 Llia6nctf иа Microsoft

Р-, Дсбавчтр узла..


L?| Справка MHjDioft Ext
Ж Покмьвлть при unyi

Рис. 1.12. Задайте вопрос в поле Вв$ците вопрос, и появится список связанных тем
справочной системы

5G Часть I. Прописные истины


Щелкните на заинтересовавшей вас теме. Помощник откроет окно Справка Microsoft
Excel (Microsoft Excel Help) (рис. 1.13), в котором содержится список заголовков разделов,
относящихся к выбранной теме. Щелкните на заголовке раздела, чтобы прочесть в окне спра-
вочную информацию (обратите внимание, что при размещении указателя мыши над названи-
ем раздела или маркером, название раздела подчеркивается, как гиперссылка).
Щелкните на названии раздела, и под ним появится содержащаяся в разделе информация
(а маркер из стрелки вправо превратится в стрелку, направленную вниз). При этом вам могут
встретиться подразделы, которые можно открыть таким же образом.
Чтобы вывести на экран информацию всех разделов данной темы, щелкните на ссыл-
ке Показать все (Show All) в правой верхней части окна Справка Microsoft Excel.
А чтобы развернуть окно справки на весь экран, воспользуйтесь кнопкой максимиза-
ции в его правой верхней части. При желании справочную информацию можно рас-
печатать, щелкнув на кнопке Печать (Print) в окне Справка Microsoft Excel.

Ш Microsoft fc'xeel- Книга! ' х-


"?" фэйп Главка Вид Вставка Форн*т Свяэис Да»** 0*но Справка -& *
_^_

-. «- «* ; @ Y? . Q 0 убранное* - Пврвлрд- . Т " Печать


J2 • - » т Печать ebiAenemoiS области,
. .А ~ . j В : С j 0 — 0-ТИВНОГО ПИСТЭ (ЛИСТОВ) ИГИ

1_ •ИНГИ

]2|Мату1ика Гусыня Enterprises^ предали за 2001 гдд Ег.ти на пиств Microsoft E«cel
3J ..январь февраль^март 1 задана область печати, будет
: зз:пеизтанэ только эта
4 г Центр длеты "Лишний вес". 80138.53. 59389,56 1 9960 si область. Например, если
5 • Травыатопогический центр "Костяная нога" ', 123456,2 8Э345,7_ 2543S S выделен диапазон ячеек и
Б Товары для собак "Чапна" '17619,05 60543,56 42эа|| угганоэлеи флажок
_?__ КоНДИТерСКЭД "ДОМ КОрОПЯ.ПиПИНбГ '. 57ПЭ,5б| 40635 42814р| Выделенный диапазон, будут
распечатаны ячей-и из этого
В j Часовая мастерская "Дин-дон" 1GB291.. 62926,31 12403 ;
диапазона, а определенные на
э Сыскное згеиство "Ищейки" - зоаб,бз: 71111,35 749^6
.10 _ __ 1 ...: . Я печати будут пропущены
1. В меню Файл выберите
команду Печать.
2. 3 группе Вывести на
14 печать выберите
.. и соответствующий
параметр, чтпйы
:; -"{• - -- ;
-1 распечатать выделенную

16 Элисты) или юнигу целиком.


W ; *щi
20
1, Выберете листы, которые
21 требуется распечатать.
i
£ J '.
1 > Мне трущий
23^ ^
2. Вменю Файл выберите
24! ,i
команду Печать
Й~^Г*~~Й\Лм:11/:Г|СГ2/11с5/" ™ ' 1*|„._ 1 »j Г"
Готово • ,/
> Печать несколько" кн-г .-1
Рис. 1.13. Выберите нужную тему из списка, и она появится в окне Справка Microsoft Excel

Поговорите со Скрепышом
После просмотра в окне Справка Microsoft Excel нужной информации вернитесь в Excel,
щелкнув на кнопке закрытия окна справки, расположенной в его правом верхнем углу. Когда
окно справки закроется, окно Excel 2002 автоматически увеличится, заполнив часть, ранее
занимаемую для получения справки.
Замечание. Получить доступ к справке можно с помощью команды Справка^Справка
по Microsoft Excel (Help"^Microsoft Excel Help) или посредством клавиши <F1>. При этом
на экране появится помощник Скрепыш — анимированная канцелярская скрепка.

Глава 1. Приступим, помолись... 57


Наберите ключевое слово или вопрос в диалоговом окне, расположенном над головой
Скрепыша. Нажмите <Enter> или щелкните на кнопке Найти (Search), и забавная фигурка
предложит список связанных тем (подобный тому, который появляется рядом с полем Задай-
те вопрос). При щелчке на какой-либо теме из списка появится окно справки по Microsoft
Excel, а слева от него расположится милая фигурка Скрепыша.
Если после просмотра справочной информации вы закроете окно справки, вместе с ним
исчезнет и Скрепыш. А вот если нажать <ESC>, не выбрав ни одной предложенной темы и не
открыв окна справки, Скрепыш станет невидимым, но останется на экране. Чтобы избавиться
от него, щелкните на пиктограмме Скрепыша правой кнопкой мыши и в контекстном меню
выберите команду Скрыть (Hide). (Думаю, что многие, как и я, предпочтут пользоваться по-
лем в строке меню, не вызывая анимированного Помощника).

Контекстно-зависимая справка
Вы можете получить контекстно-зависимую справку с помощью команды Справка=>Что
ЭТО такое? (Help 1 *What's This?) или комбинации клавиш <Shift+F1>. При этом Excel изме-
нит форму указателя мыши, добавив к нему знак вопроса. Чтобы получить справку о кон-
кретной команде или элементе окна интерфейса Excel, выберите эту команду (или элемент
окна) посредством указателя со знаком вопроса. Предположим, вы хотите вспомнить, как
пользоваться инструментом Автосумма стандартной панели инструментов, чтобы просум-
мировать столбец чисел. Щелкните на инструменте Автосумма, поместив на него указатель в
виде стрелки со знаком вопроса; на экране появится окно справки Microsoft Excel, содержа-
щее краткую информацию о том, как пользоваться данным инструментом (рис. 1.14).

U Microboft Excel Кнш al !\

Г*1 файл Эмвка ' йид ' Вставка Форцэт Сервис Дачныв Cjoc Справка •Сак напечатать рабочую к в X

Q С* О d) «U i S v" Рй . ••' - * £ - 31 Ш СЭ " firlal с


/г ' . Ж К Н I SE « ЭД
!
** -* . © Sj I иг Ф а*р*мм* Пареирд- i Tl Кн^га!
.2 - А

2j Матушка Гусыня Enterprises: продажи за 2001 год


•L январь ;февраль.нарт
4 Центр диеты "Лишний вес"; 00136,53' 59ЭЭ956: 19960,06
£___ Травматопогический центр "Костяная нога" 123466.2: 393^5,7^ 25436,ад_
JB j Товары для собак ."Чапка" 17B19.05J 605ДЭ.56, 42300.2
^ Кондитерская "Дом короля Пипина" 57113.56^ 40635 42GH,99
_8 Часовая мастерская "Дин-дон" 168291J...52926.31 12403,73
3 Сыскное агенство "Ищейки" 3096,63^ 71111.25' 74926,2.:

и ч t И\/1ист1/'1>.|Сг2^актЗ/

Рис. 1.14, Щелкните на элементе окна, поместив на него указатель со знаком вопроса, и Excel
вызовет подсказку с описанием данного элемента

Часть I. Прописные истины


С помощью контекстно-зависимой справки можно также получить информацию о любой
команде раскрывающегося меню. Предположим, вы интересуетесь командой Во весь экран
(Full Screen) из меню Вид (View). Чтобы узнать, что она делает и как ею пользоваться, выбе-
рите команду Справка^Что ЭТО такое? или нажмите <Shift+F1 >, а затем указателем в виде
стрелки со знаком вопроса щелкните на меню Вид. После того как меню откроется, щелкните
на команде Во весь экран. Появится окно справки Microsoft Excel с информацией о том, как
отобразить на экране максимальное число ячеек рабочей таблицы.
Чтобы вернуть указателю мыши прежний вид и функциональность, нажмите <ESC> или
еще раз комбинацию клавиш <Shift+F1>.

вмш&и из Sxcel
Существует несколько способов завершить работу программы.
Щелкните на кнопке закрытия в окне программы Excel.
Выберите команду Файл^ФВыхоД (File^Exit).
Дважды щелкните на кнопке системного меню (с пиктограммой "XL") в окне про-
граммы Excel (эта кнопка находится в левом верхнем углу экрана).
Используйте комбинацию клавиш <Alt+F4>.

Если вы по окончании работы с рабочей книгой попытаетесь выйти из Excel без сохране-
ния последних изменений, программа "просигналит", выдав окно предупреждения с вопро-
сом, не хотите ли вы сохранить изменения. Если вы решили ответить на этот вопрос утверди-
тельно, щелкните на кнопке Да (Yes) (подробнее о сохранении документов см. главу 2). Если
же вы просто развлекались с рабочей таблицей и сохранять изменения нет никакой нужды,
можно отказаться от документа, выбрав кнопку Нет (No).

Глава 1. Приступим, помолись... 59


Глава 2

Создание рабочей таблицы

> Создание рабочей книги


> Ввод данных различных типов
> Создание простых формул
5* Исправление ошибок, допущенных при вводе информации
> Использование средства Автозамена
> Голосовой ввод данных
> Рукописный ввод данных
> Использование средства Автозаполнение для ввода последовательностей данных
> Ввод и редактирование формул, содержащих встроенные функции
> Суммирование по столбцам и строкам с помощью инструмента Автосумма
> Сохранение электронной таблицы и восстановление данных после отказа системы

+7//
/// еперь, когда вы знаете, как войти в Excel, самое время выяснить, как избежать
*^* ** неприятностей при использовании этой программы на практике! В данной
главе рассказывается, как вводить всевозможные типы информации в те маленькие пус-
тые ячейки рабочей таблицы, о которых шла речь в главе 1. Здесь вы прочитаете о сред-
ствах Excel Автозамена и Автоввод, а также о том, как с их помощью избежать оши-
бок и ускорить работу. Вы узнаете о некоторых хитроумных способах, позволяющих
свести к минимуму такую тяжелую и нудную работу, как ввод данных, К этим способам
относятся ввод данных с помощью функции Автозаполнение и ввод одних и тех же
данных сразу в несколько ячеек.
Научившись заполнять рабочую таблицу исходными данными, вы поймете, что самое глав-
ное — знать, как сохранить всю информацию на диске, чтобы не пришлось вводить ее снова!

С чего качшнь
Когда вы запускаете Excel и не указываете, какой документ открыть, например при запус-
ке программы посредством щелчка на кнопке Microsoft Excel на панелях Office 2000 (см. гла-
ву 1), в окне документа появляется чистая рабочая книга. Эта книга, имеющая временное на-
звание Книга! (Book 1), содержит три чистых листа рабочих таблиц — Лист! (Sheet 1), Лист2
и ЛистЗ. Чтобы приступить к работе, просто начинайте вводить информацию в первую таб-
лицу рабочей книги.

Азы ввода данных


Перечислим несколько простых правил (их можно назвать этикетом ввода данных), о ко-
торых нужно помнить, приступая к созданию рабочей таблицы в своей новой книге.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 61


По возможности старайтесь организовывать свою информацию в виде блоков, в ко-
торых данные размещены в смежных строках и столбцах. Начинайте заполнять таб-
лицы с левого верхнего угла рабочего листа и продвигайтесь сверху вниз, а не разбра-
сывайте данные беспорядочно по всему листу. Для удобства можете отделять блоки
один от другого, пропуская по строке или столбцу.
Однако не пропускайте строки и столбцы только для того, чтобы "разделить" инфор-
мацию. В главе 3 вы научитесь оставлять сколько угодно свободного пространства
между соседними строками и столбцами с помощью расширения столбцов, увеличе-
ния высоты строк или изменения способа выравнивания данных.
Зарезервируйте один столбец с левой стороны для заголовков строк.
Выделите одну верхнюю строку для заголовков столбцов.
Если для блока данных нужен заголовок, введите его в строку, находящуюся над заго-
ловками столбцов. Введите заголовок блока в тот же столбец, в котором содержатся
заголовки строк. О том, как центрировать заголовок относительно нескольких столб-
цов, будет описано в главе 3.

Вас, наверное, удивляет то, что после стольких громких слов, сказанных в предыдущей
главе по поводу внушительных размеров каждого листа рабочей книги, я говорю о важности
компактного размещения данных. Огромное открытое пространство листа наводит на мысль,
что экономия места — это чуть ли не самое последнее, о чем нужно беспокоиться.
И вы совершенно правы. Тем не менее есть одно маленькое "но": экономия места на листе
рабочей таблицы эквивалентна экономии памяти компьютера. Очевидно, что по мере ввода
все новых и новых данных в таблицу Excel будет нуждаться в большем объеме памяти для
хранения содержимого используемых ячеек. Это означает, что, пропуская столбцы и строки
без особой на то необходимости, вы напрасно расходуете память компьютера, которую мож-
но было бы использовать для хранения дополнительной информации.

Помните...
Итак, теперь вы знаете, что максимальный размер рабочей таблицы определя-
ется объемом памяти компьютера, имеющейся в распоряжении Excel, а не об-
щим числом ячеек во всей рабочей книге! Если не хватит памяти, вы не смо-
жете больше заполнить ни одной ячейки, независимо от того, сколько строк и
столбцов осталось свободными. Поэтому, чтобы в таблицу можно было ввести
максимальный объем информации, всегда старайтесь размешать свои данные
как можно компактнее.

te oqtf данных
Начнем с того, что хором прочитаем основное правило ввода данных в рабочую таблицу.
Итак, все вместе...
Чтобы ввести информацию в рабочую таблицу, поместите табличный курсор в нужную
ячейку, а затем введите в нее свои данные.
Имейте в виду, чтобы вы смогли поместить табличный курсор в нужную ячейку, Excel
должна находиться в режиме Готово (Ready) (о чем сообщает индикатор Готово в строке со-
стояния). Однако, когда вы приступите к вводу данных, Ехсе] перейдет из режима Готово в
режим Ввод (Enter), о чем сообщит индикатор в строке состояния.

62 Часть I. Прописные истины


Если Excel находится не в режиме Готово, попробуйте нажать клавишу <Esc>,
Как только вы начнете вводить информацию в режиме Ввод, все символы будут
появляться сразу в двух местах: в выбранной ячейке и в строке формул, которая
находится вверху экрана. Дело в том, что при вводе данных происходят изменения
в строке формул. Перед вводимыми символами в строке формул появляются две
новые кнопки: Отмена (Cancel) и Ввод (Enter).
По мере ввода Excel показывает все введенные вами символы как в строке формул, так и в
активной ячейке рабочей таблицы (рис. 2.1). Но место вставки (его положение определяет
текстовый курсор— мигающая вертикальная полоска) отображается только после символов,
находящихся в ячейке.

|Ш Microsoft Excel - пример xls


• **'* Ф»$п ^Bаюа. . Ей* вст^» вюизат Сдлис йаниыэ .. -•- = ••;"• - .в х

^ТйЛ-м* ->
• Aral cyr » 10 •» ж к н &• ^ •=• Ы Ф % i*fl 'и Я . f ff t? _; - Ф - А , _
" *. -» ! 0 [?] ' Й €t Вэбрандае- Пераеод- ГГ : C:\MyDo3jmerts\excel2002\npMMes,x1s
B4 - " S Матушка Гусыня Enterprises продажи за 2001 год
A * Ф Создание кмти ^ х
Матушкг . усыня Enterprises продажи за 2С01 год Открытие книги
припер, sit

e-priee.sls
J
i
Ш- Другие ^мч~и..,
I Создание,
L,* Чистая кмига
. -
: • Со}дание ил имеющейся KHi-rk
;
Со9данне с помощью шаблона
' ! "l-У СЬцив табло*,"..

: [ /^ -
r
j(J Шаблоны юнш<хввб-у1яех...

i Wj Шаблоны HS Microsoft com


!
'
I
'
1 - -—
'

1 •—•— -- :

. [j>l Спиек» M,tr«tfl E«»l

И
-
«п^г/гмоэ/ • ^ , ы IV! Пошыввть при запуске

. во . eJ--^
Рис. 2.1. Вводимая информация появляется сразу в двух местах: в ячейке и строке формул
Завершив ввод данных, вы должны сохранить их в ячейке. При этом вы переводите программу
из режима ВВОД обратно в режим ГОТОВО, что дает возможность переместить табличный курсор в
другую ячейку и ввести в нее следующие данные или отредактировать содержимое.
Чтобы завершить ввод данных и перевести Excel из режима Ввод в режим Готово, щелк-
ните на кнопке Ввод, нажмите <Enter> или одну из клавиш со стрелками для перехода в дру-
гую ячейку. А еще можно воспользоваться клавишей <ТаЬ> или комбинацией <ShifHTab>.
Каждый из этих методов приводит к вводу данных в ячейку таблицы, но все они немного
отличаются друг от друга, поэтому обратите внимание на следующие особенности.
При щелчке на кнопке Ввод (с изображением галочки) в строке формул, данные бу-
дут введены в ячейку, а табличный курсор останется на том же месте (в ячейке, в ко-
торую была введена информация).

Глава 2. Создание рабочей таблицы 63


При использовании клавиши <Enter> данные будут введены в ячейку, а табличный
курсор опустится вниз на одну ячейку, т.е. перейдет на следующую строку.
Если нажать одну из клавиш управления курсором, данные будут введены в ячейку, а
табличный курсор переместится в следующую ячейку в направлении, указанном
стрелкой. Если нажать <i>, табличный курсор опустится вниз на следующую строку,
как при нажатии клавиши <Enter>. Если нажать <—>>, табличный курсор переместит-
ся вправо, в ячейку следующего столбца; если нажать <<—>, табличный курсор пере-
двинется влево, в ячейку предыдущего столбца; а если нажать <Т>, табличный курсор
перейдет вверх, в ячейку предыдущей строки.
Независимо от выбранного метода, как только вы завершите ввод в активную ячейку,
Excel деактивизирует строку формул, удалив кнопки Отмена и Ввод. Введенная информация
остается видимой в ячейке таблицы (за несколькими исключениями, о которых будет сказано
ниже в этой главе). Каждый раз при установке табличного курсора на этой ячейке ее содер-
жимое будет появляться и в строке формул.
Если во время набора данных (т.е. до завершения этой операции) вы вдруг поймете, что
работаете не с той ячейкой, можете очистить и деактивизировать строку формул, щелкнув на
кнопке Отмена (на ней изображен символ "X") или нажав клавишу <Esc>. Если же вы пой-
мете это уже после завершения ввода данных, то либо переместите введенную информацию в
соответствующую ячейку, либо просто удалите эти данные (см. главу 4) и введите их заново
туда, где они должны находиться.

Что нужно сделать, чтобы при нажатии клавиши <Enter> табличный курсор переме-
щался в нужное место

После каждого нажатия клавиши <Enter> при завершении ввода данных Excel автоматически переме-
щает табличный курсор на одну ячейку вниз. Но можно настроить параметры Excel так, чтобы нажатие
клавиши < Enter> не вызывало сдвига табличного курсора при вводе данных или чтобы он перемещался
на одну ячейку вверх, влево или вправо. Для этого в меню выберите команду Сервис^ Параметры
(Tools^Options) и в диалоговом окне Параметры перейдите на вкладку Правка (Edit).
Чтобы табличный курсор вообще не перемещался (при вводе данных), в области Параметры снимите
флажок Переход к другой ячейке после ввода (Move selection after Enter). А чтобы изменить на-
правление перемещения табличного курсора, выберите нужное- Вправо (Right), Вверх (Up) или Влево
(Left) - в раскрывающемся списке В направлении (Direction). Изменив настройки, щелкните на кноп-
ке ОК или нажмите <Enter>.

faucoto fauna данные?


Когда вы вводите данные в рабочую таблицу, Excel незаметно анализирует вводимую ин-
формацию и определяет, является ли она текстом, числовым значением или формулой.
Если Excel обнаруживает, что введенные данные представляют собой формулу, она авто-
матически проводит вычисления по ней и заносит полученный результат в соответствующую
ячейку рабочей таблицы (при этом сама формула остается в строке формул). Если Excel счи-
тает, что введена не формула (признаки формул будут приведены ниже в этой главе), она оп-
ределяет, является ли информация текстом или числовым значением.
Excel должна отличать текст от чисел хотя бы для того, чтобы знать, как их выравнивать
(текст выравнивается по левому краю, а числа — по правому). Кроме того, большинство
формул предназначено только для работы с числовыми данными. Поэтому, анализируя вве-
денную информацию, программа выясняет, что будет и что не будет работать в создаваемой

64 Часть I. Прописные истины


формуле. Достаточно отметить, что вы можете получить непредсказуемые результаты, если
формула будет обращаться к ячейке, содержашей текст, на месте которого должно было быть
числовое значение.

Основные признаки текста


Текст — это данные, которые Excel не может отнести ни к формулам, ни к числовым зна-
чениям. На практике текстовые данные представляют собой комбинации букв и знаков пунк-
туации или букв и цифр (т.е. знаков). Текст в рабочей таблице используется в основном для
заголовков и различных спецификаций и примечаний.
Вы легко определите, восприняла ли Excel введенные в ячейку данные как текст, потому что
текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячеек. Если текст не помеща-
ется в ячейке, он выходит за ее пределы и занимает пространство соседней ячейки (или ячеек)
справа. Но это возможно только до тех пор, пока соседние ячейки пусты (рис. 2.2).

jt3 Microsoft Excel - пример_х15 I-.JQ.JX


'*•' Файл Правка Ё11Д Встдака Формат Сщзвис Дакныз ' QKHO Справка --в *
D & Q d -а а а г jt'-qi«- V'«- ** - *'i\ si 51 ш д шо*
: ;
АГИ! CJT » 12 » ж JK з р]ж ж Щ' ^ % от ^ Л is i=
iSHMoe- Перевод- HI \ C:V^Documents\excsl2002\np«#«p.xh
ft Сыскное агги:твз "Ищейки"
' Ф • Буфер обмена (2 из » х
Матушка Гусьнр Enterprises : продажи за 2001 год
январь феаральмярт
да стегать все \
Центр диетъГЛишний вес";
Травматологический центр 'Костя ая нога" Выберите вставляемый o

Товары дпя собак" Чапка" 11 яневро февраль нарт


Кондитерская "Дом короля.Пипина"
расовая мастерская "Дин-дон"
:ыскно| эгенстэо "Ищейки" Й,1 Центр лиеть! "Лишний вес"
Травнатопогическя! центр
"Костянаяиога'Товгры д...

Чтобы вишь показать эту область


задач. Выберите е неню "Пряжа*
пункт "Eytbep o&teHB rf f ice" нлп
иажиите ОгН-С,
Параметры

А/с. 2 2 Длинные текстовые строки выходят за пределы ячеек и занимают пространство


соседних ячеек
Это означает, что если впоследствии вы введете информацию в ту ячейку, которая занята
текстом, не поместившимся в соседней ячейке слева, Excel отрежет лишний текст по границе
ячейки (рис. 2.3). Но пусть это вас не волнует: на самом деле Excel не удаляет эти символы из
ячейки — она просто убирает их изображение, чтобы освободить место для новых данных.
Чтобы недостающий фрагмент текста снова появился на экране, придется расширить соот-
ветствующий столбец (как это делается, описано в главе 3).

Глава 2. Создание рабочей таблицы 65


I L,' Mlcrosofl Гхсе! - пример xls
и Файл Орвекз &у вставка Форняг сервис Даннь

D й a e:ji -й: а а 5*: Л йа в - •# • - • < - - *


5
Aral Cyr - 10 - Ж /С Н i SK W :$ Ш S ^ 'W toS $ ' '•? *

*" "* i © S .' И О Щбражов' 'Перепад-.; т ' С;Ч^Г Documents\aicel2iX2Vp№


С11 "^Ш f~
А В '• ..-С,; .j D ]. „E...J F
ЩМатушка Гусыня Enterprises продажи за 2001 roj
январь .февральмарт
эа.ЕЭ
tj, Травмат! 123456,2
17619,05
§. КОНДИТер 57.11.3j56
'_ Часовая i 1В82Э1
L3 Чттвя кгата
в -'Сыскное ЭОВЕЁ2
с о j д IPHC HI имекице.Ася. книг н
Выбор книги,.,
Со>д«ние с помощь™ «кияпи*
;*•] ойши
I-JJ Шаблоны
#] ШдЙлоиы HJ Microsoft.com

до Зав пени* уми...


Спсмив Microsoft Excel
Покв1ыы-в при ыпус'
к * t и\Лист!^Лист2/ЛистЗ/
Гото»»1

Лс. 25. /7/7/f аводе информации а ячейку, которая занята текстом, не поместившимся
в соседней ячейке слева, Excel обрезает лишний текст по границе ячейки

Как Excel определяет числовые значения


Числовые значения — это "строительный" материал для большинства формул, создавае-
мых в Excel. В этой программе они бывают двух типов: количественные величины (например,
14 магазинов или 140 000 рублей) и числа, представляющие даты (например, 30 июля 1995
года) или время (например, 2:00 после полудня).
Вы можете сразу определить, восприняла ли Excel введенные в ячейку данные как число.
Как я уже упоминал, числовые данные автоматически выравниваются по правому краю ячеек.
Если число настолько велико, что оно не помещается в ячейке целиком, Excel автоматически
преобразует его в так называемое экспоненциальное представление. Например, запись 6Е+08
означает, что после цифры 6 следует восемь нулей, т.е. 600 000 000! Чтобы это число в его
нормальном (не преобразованном) виде поместилось в ячейке, нужно просто расширить со-
ответствующий столбец (см. главу 3).

Текст для Excel - это просто нуль

С помощью индикатора Автовычисление (Autocalculate) вы можете убедиться в том, что Excel при-
сваивает всем текстовым данным значение 0 (нуль). Для этого введите в любую ячейку число, например
10, а в ячейку пониже какую-нибудь глупость, скажем Excel — это коробка конфет. Установите таб-
личный курсор по очереди на каждую из этих ячеек. Когда вы поместите курсор на ячейку с текстом, по-
смотрите на индикатор Автовычисление в строке схтояния - и вы увидите запись Сумма=0. Ес-
ли теперь переместить курсор на ячейку с числом, в строке схтояния отобразится запись Сумма-10.

Часть I. Прописные истины


Представление чисел в Excel
При построении новой рабочей таблицы вы, вероятно, потратите много времени на вве-
дение чисел, представляющих все типы количественных величин — от денег, которые вы де-
лаете (или теряете), до числа процентов от бюджета фирмы, которые ушли на кофе и подарки
(как, разве вы их не получали?).
Чтобы ввести положительное значение (например, прибыль за прошлый год), просто вы-
берите нужную ячейку, введите число (например, 459600) и завершите ввод, нажав клавишу
<Enter>. Для ввода отрицательного значения (например, количества денег, потраченных в
прошлом году вашей фирмой на кофе и подарки) наберите перед числом знак "минус", на-
пример -175 (и это не так уж много, если учесть, что доход фирмы составил $459 600), а за-
тем завершите ввод.
Если вы учитесь составлять финансовые отчеты, можете заключить отрицательное число
(расход) в круглые скобки, т.е. записать (175). Только, если решите использовать круглые
скобки для отрицательных чисел (расходов), имейте в виду, что Excel пойдет еще дальше и
автоматически поставит перед числовым значением знак "минус". Это означает, что, если в
ячейке расходов на кофе и подарки набрать (175), Excel преобразует это число в -175 (как
вернуть скобки для величин расходов, вы узнаете в главе 3).
Для числовых значений, выраженных в долларах (например, доход за прошлый год),
можно вводить знак доллара (S) и запятые (,), чтобы эти величины выглядели точно так же,
как напечатанные или написанные от руки числа. Только учтите, что введенному числу с за-
пятыми Excel присвоит соответствующий формат, в зависимости от способа записи числа с
запятыми (подробнее о числовых форматах в главе 3). Аналогично, когда вы ставите знак
доллара перед денежным значением, Excel выбирает для него подходящий "долларовый"
формат (тот, в котором между разрядами автоматически добавляются запятые).
При вводе действительных чисел используйте точку для разделения целой и дробной час-
тей. Если вы наберете .34, Excel автоматически добавит нуль перед десятичной точкой, и в
результате получим 0.34. Кроме того, Excel опускает незначащие нули после десятичной точ-
ки (вставит в ячейку число 12.5, если набрано 12.50),
Если вы не знаете десятичного эквивалента дробного числа, можете ввести его в виде
смешанного числа. Например, если неизвестно, что 2 3/16 равно 2,1875, наберите просто
2 3/16 (обязательно с пробелом между 2 и 3). Завершив ввод и установив табличный
курсор на эту ячейку рабочей таблицы, вы увидите в ней 2 3/16, а в строке формул —
2.1875. С помощью простого приема можно отформатировать отображаемое в ячейке
число 2 3/16 так, чтобы оно соответствовало значению 2,1875 из строки формул (как это
сделать, описано в главе 3).
Замечание. Простые дроби, например 3/4 или 5/8, нужно вводить как смешанные числа с
нулем впереди (0 3/4 и 0 5/8). Только не забудьте о пробеле между нулем и дробной частью,
иначе Excel все перепутает и решит, что это даты — 4 марта (3/4) и 8 мая (5/8).
Существует также два способа ввода в ячейку данных в процентах.
Разделите число на 300 и введите его десятичный эквивалент (переместив десятичную
точку на две позиции влево, как вас учили в школе, например 12 процентов введите
как .12).
Введите число со знаком процента (например, 12%).

В любом случае Excel сохранит в памяти десятичное число (в нашем примере— 0.12).
Если вы воспользовались знаком процента, то Excel представит это значение в процентном
числовом формате, так что в таблице оно будет иметь вид 12%.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 67


Как зафиксировать десятичную точку
Если вы должны ввести ряд чисел с одним и тем же количеством цифр после десятичной
точки, можно включить опцию Фиксированный десятичный формат при вводе (Fixed
Decimal), чтобы программа ставила десятичную точку автоматически. Это очень удобно при
составлении финансового отчета, когда нужно вводить сотни чисел, в которых после запятой
только две цифры (например, копейки).
Чтобы зафиксировать количество цифр после запятой, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервис^Параметры (Tools^Options).
Появится диалоговое окно Параметры (Options).
2. В этом диалоговом окне выберите вкладку Правка (Edit).
3. В области Параметры установите флажок Фиксированный десятичный
формат при вводе.
По умолчанию Excel фиксирует десятичную точку так, чтобы после нее оставалось
две цифры. Чтобы изменить стандартный параметр Десятичных разрядов (Places),
перейдите к п. 4. В противном случае сразу переходите к п. 5.
4. Чтобы изменить параметр Десятичных разрядов, введите в текстовое поле
новое значение или воспользуйтесь кнопками со стрелками, расположенными
рядом с этим текстовым полем.
Например, чтобы после десятичной точки было три знака (00.000), в поле
Десятичные разряды нужно ввести число 3.
5. Щелкните на кнопке ОК или нажмите <Enter>.
В строке состояния появится индикатор FIX, указывающий на то, что активна на-
стройка Фиксированный десятичный формат при вводе.
После фиксирования десятичной точки Excel будет автоматически вставлять ее в любое
введенное вами число. Поэтому все, что теперь требуется, — набрать цифры и завершить их
ввод в ячейку. Приведем пример. Предположим, вы зафиксировали десятичную точку так,
чтобы после нее оставались две цифры. Поэтому теперь, чтобы ввести в ячейку числовое зна-
чение 100.99, нужно просто набрать 10099. После завершения ввода Excel автоматически
вставит десятичную точку, оставив после нее две цифры. Таким образом, в ячейку будет вве-
дено значение 100.99.
Чтобы вернуться в нормальный режим ввода чисел (т.е. когда вы ставите десятичную точ-
ку сами), откройте диалоговое окно Параметры, перейдите на вкладку Правка, снимите
флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, щелкните на кнопке ОК или на-
жмите клавишу <Enter>. Индикатор FIX исчезнет из строки состояния.

Не забудьте отключить фиксацию десятичной точки!

Пока включена опция Фиксированный десятичный формат при вводе, Excel добавляет деся-
тичную точку во все вводимые числовые данные. Если же вы хотите ввести число без нее или поставить
ее в позицию, отличную от заданной, наберите десятичную точку сами. Например, чтобы ввести число
1099 вместо 10.99, при условии что после десятичной точки должны оставаться две цифры, наберите
1099. и завершите ввод.
Только, ради всего святого, не забывайте отключать опцию Фиксированный десятичный
формат при вводе перед началом работы над другой рабочей таблицей или перед выходом из Excel!
В противном случае, намереваясь ввести число 20, вы получите вместо этого 0.2 и не будете иметь ни
малейшего представления о том, что происходит!

68 Часть I. Прописные истины


Постучим по старым-добрым десяти клавишам
Можно еще полнее использовать возможности фиксированного десятичного формата при вво-
де, выделив диапазон ячеек, в которые нужно ввести данные (подробности приводятся далее в этой
главе), а затем нажав клавишу <Num Lock>. После этого все данные в выделенный блок можно
вводить с дополнительной цифровой клавиатуры (т.е. как на 10-кнопочном калькуляторе).
При таком подходе потребуется только набирать цифры и нажимать клавишу <Enter> на
дополнительной цифровой клавиатуре. Excel сама вставит десятичную точку в нужном месте
и переместит табличный курсор на одну ячейку вниз. Более того, по завершении ввода по-
следнего числа в столбце нажатие клавиши <Enter> приведет к автоматическому перемеще-
нию табличного курсора в верхнюю ячейку следующего столбца отмеченного блока.
На рис. 2.4 и 2.5 показано, как эффективно использовать дополнительную цифровую кла-
виатуру. На рис. 2.4 включена опция Фиксированный десятичный формат при вводе (по
умолчанию задано два знака после десятичной точки) и выделен диапазон ячеек B3-D9. Вы
видите также, что шесть значений уже введены в ячейки от ВЗ до В8 и осталось завершить
ввод седьмого значения, 30834.63, в ячейку В9. Чтобы ввести это число, нужно просто на-
брать 3083463 на дополнительной цифровой клавиатуре.

Ей Microsoft Excel - примеров


Сервис Данные Q<HO Справка

C:\Mj1 Document \ехсэ 12002 YipwMep.xh

А D . *г * Ф Создание книги
j_. Матушка Гусыня Enterprises : продажи_за_2001 год Открытие книги
ян_вар_ь_' февраль март
1_! Центр ди
Т] Травмат
5 Товзрь1^
QJr Другие «;н«ги.. ,
6 | Кондит=(
Создание
Т!Часовая
"П *™,!нн"™
-6 jCb.CKnoe
9 Создание и] ниеюцейся книг
'if] ЁЫЁОр КИНГИ.,.
и
JX Создание с помощью шаблон
12 (4J Общие швблопе.:. . .
Ж: -»jj Шабгю-ei ча "№.i кб-у)л»

<(J Шэбпсьы на Microsoft, com
ts

Г?
1|
ш
2
21
И
2Э f" i Добавление yans...
М
(Ti Cnpafi-э Mifroiifr Eicel
.-
•1Г
'7SS2ei,39

Рис. 2.4. Чтобы ввести число 30834.63в ячейку В9, просто изберите 3083463
и нажмите клавишу <Enter>
На рис. 2.5 показано, что происходит при нажатии клавиши <Enter> (либо на обычной
клавиатуре, либо на дополнительной цифровой). Как видите, Excel не только автоматически
вставляет десятичную точку в число в ячейке В9, но и перемещает табличный курсор вверх
на ячейку СЗ, где можно продолжить ввод чисел в столбце С.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 69


IS Microsoft Excel - пример xls
: К Файл 3*вкз &ц Вставка Форнат q-рвис ^•^•9•••
fl**« ^^^^^^•
Q*Q ••••••^^^Н
&pae« _ i nl -x- ff X1
•*D G?Ht?$ ы j ев 1 ».?; J
_:-, ' •=? [-1
* '-. " ! - ' • % х * if £1 ДИФ im* ' :~[ ^
Arial Cyr - J1"! * 5- К 3 ; ?- S-? ^ Щ Ф % ш "4 fS i ^* tr . _ - * - Д. - .
:
-• -*.€»£ а QKзф**«е- r^DajOA - ГГ С: J-ly Docurr^K^xceE^^piM^.-ls
сэ А
-, д в? P 0 Е F G H ; 1 „ * * Создлие к№*» т X
1Мат/шкз Гусыня Enterprises; продажи за 2001 год Открытие кнм-я
2 янваоь сЬевоапь маот ПрНЯф,Х|5

3 Центр ди ^80138^3 ствтистика.хв


4 ТраЕмат 123456,2 ; e-prks,^
с
_2„ Товары i i *
!
Лг Другиекпиги,.,
Кондитег Sni3,S8
7 166291
8 Сыскное .
9 Создание иэ имеющейся .книги
:jj Ёыбор КНИГИ..

и12 " ' Создание с помощью шаблона


i ^ .... i i '"vj Общие швбломн,
: .;. ;. i -ifj LJJs6nOMbiH3 иои« в^й-рзла*.,,
И
14 ' »1 - а.
15
.
if • i

19
:
!
- : |
ж
1
.
' 1

Я -- я
i

•-
\2) Crtkaona Mcro»cfl ЁИСО!
Tl' fv~ Пскаэывать при илуека
и " ~t н |^пй п-\лист; ЛШ7
Готово Суяиа-М9705,02 «ИСС .л

Рис. 2.5. Нажмите <&tfer>, чтобы ввести число в ячейку В9, и Excel автоматически переместит
табличный курсор в ячейку СЗ
Как ввести дату безо всяких дебатов
На первый взгляд может показаться несколько странным то, что даты и время вводятся в
ячейки электронной таблицы как числовые значения, а не как текст. На самом деле это дела-
ется для того, чтобы в дальнейшем их можно было использовать в качестве аргументов для
формул (что невозможно в случае введения дат и времени в качестве текста). Например, если
ввести две даты в качестве числовых значений, можно будет создать формулу, по которой из
более поздней даты вычитается более ранняя и получается количество дней между ними. Но
этого никак нельзя сделать, если ввести две эти даты в качестве текстовых данных.
По указанному вами формату Excel определит, как введены дата и время — в виде числа
или текста. Если вы придерживаетесь одного из встроенных форматов Excel для дат и време-
ни, программа распознает их как числовые значения. Если же вы не пользуетесь ни одним из
имеющихся форматов, программа будет трактовать введенные даты и время как текстовые
данные. Что может быть проще?
Excel распознает следующие форматы времени.
3 AM или РМ
3 А или Р (вместо AM или РМ)
3:21 А М и л и Р М
3:21:04 AM или РМ
15:21
15:21:04
Excel воспринимает следующие форматы дат (обратите внимание, что для сокращенного
обозначения месяца всегда используются первые три буквы его названия):

70 Часть I. Прописные истины


2 Ноябрь 2001 или 2 ноябрь ОI
2.11.01 или 2-11-01
2-Ноя-01 или2/Ноя/01 или даже 2ноя01
11/2 или 2-Ноя или 2/ноя либо 2ноя
Ноя-01 или ноя/01 илинояО!

Игры с датами

Значения дат хранятся в виде целых чисел, показывающих, сколько дней истекло со времени некоторой
начальной даты. Значения времени хранятся в виде десятичных дробей, представляющих истекшую 1
часть суток. Excel поддерживает две системы дат. Во-первых, систему 1900 года, которая используется в ;
Excel для Windows. В этой системе 1 января 1900 года является начальной датой (порядковый номер - :
1}. Во-вторых, систему 1904 года, которая используется в Excel для компьютеров Macintosh. В этой сис-
теме начальной датой является 2 января 1904 года.
Возможно, вам когда-либо попадалась рабочая книга, созданная в Excel для Macintosh, в которой после
открытия файла даты оказываются совершенно неправильными. Чтобы решить эту проблему, выберите ',
команду Сервис^Параметры, а затем в появившемся диалоговом окне- вкладку Вычисления ;
(Calculation}. В облхти Параметры книги (Workbook Options) установите флажок Система дат i
1904 (1904 Date System), а затем щелкните на кнопке ОК.
^ , j

Вперед, в третье тысячелетие!


На первый взгляд может показаться, что для указания даты XXI столетия достаточно вве-
сти две последние цифры года. Например, чтобы в рабочей таблице указать дату 6 января
2002 года, я ввожу в нужную ячейку 6.1.02, а для ввода даты 15 февраля 2010 года— 15.2.10.
Необходимо отметить, что возможность ввода только двух последних цифр года прием-
лема только для первой трети нашего столетия (2000-2029). Для дат с 2030 года необходимо
вводить все четыре цифры года.
Это также подразумевает, что для указания дат первой трети XX столетия (1900-1929)
необходимо вводить все четыре цифры года. Например, если вам необходима дата 30 июля
1925 года, то в нужную ячейку следует ввести 30.7.1925. Если ввести только две последние
цифры (25), Excel воспримет пату как 2025, а не 1925 год.
Даже если вы ввели только две цифры года, Excel 2002 в ячейке и строке формул
отобразит все четыре цифры года. Например, если в ячейку ввели 11/06/03, про-
грамма преобразует это значение в 11/06/2003, которое поместит и в ячейку рабо-
чей таблицы, и в строку формул.
Таким образом, всегда можно легко определить, к какому веку относится введенная дата,
не запоминая премудрые правила интерпретации введенных данных программой Excel. (Как
отформатировать таблицу так, чтобы в ячейках отображались только две последние цифры
года, читайте в главе 3.)

Создание этих легендарных формул


В Excel формулы выступают в качестве настоящих рабочих лошадок электронных таблиц.
Если вы не ошиблись при задании формулы, она даст правильный ответ при первом же ее
вводе в ячейку. С этого момента она будет пересчитывать результаты, как только вы измени-
те хотя бы один из ее аргументов.
О том, что вы собираетесь ввести в текущую ячейку формулу (а не текст или число), гово-
рит знак равенства (=) перед первым символом формулы. В большинстве простых формул

Глава 2. Создание рабочей таблицы 71


за знаком равенства следует встроенная функция, например СУММ или СРЗНАЧ
(подробности об использовании функций в формулах см. ниже в этой главе). Другие формулы
используют ряды чисел или координаты ячеек (содержащих значения), разделенные одним
или несколькими из перечисленных ниже математических операторов:
+ (плюс) —- сложение,
- (минус) — вычитание,
* (звездочка) — умножение,
/ (косая черта) — деление,
Л
(знак вставки) — возведение в степень.
Например, чтобы создать в ячейке С2 формулу, умножающую значение из ячейки А2 на
значение из ячейки В2, введите в ячейку С2 выражение =А2*В2.
Чтобы ввести эту формулу в ячейку С2, выполните следующие действия.
1. Выберите ячейку С2.
2. Введите формулу =А2*В2 в эту ячейку.
3. Нажмите клавишу <Enter>.
Другой способ сделать то же самое таков.
1. Выберите ячейку С2.
2. Наберите = (знак равенства).
3. С помощью мыши или клавиатуры выберите в рабочей таблице ячейку А2.
В формулу будут помещены координаты ячейки А2 (рис. 2.6).

г
!Ш Microsoft Excel- пример xls !
V Файл [£ивкз ЗДд Встав» Фсрцат С^еис Д*«ые &но £гравка ^-^•".'L^ '.".'* •. '. * _ 5 X

Д.-,
** ** о !г i? ft цэбр»*яв-
D E
i р ; .5
СИФ! - X ••/ f. =A2

1 i
А В wan j i .* 4 Создание книги
Открытие «ииг« . . .
* х

2 [ 20| 100 =А2| I]


3 i .

4 = • ^ ^ ^^

51
6 . Создание и j имеющейся книги

7 . . щ .i] Выбор ч*ти^..
8 ;| Солдате с помоцьн) ииблона

9 • : i
1£] Шаблоны на MOHV в* б-уапая.. .
10. |
; ......_ . ._ :.J|
- *J L!a6m*iM на Mcrosort.com
11

jVJ
14
15.
16: 1
17! !?) Сгозвял Ki£'osoft Excel
!
1Я [У; Показывать при мпускв
м
- ; '
и < к и\Шст1/Пистг\ЛистЗ/
Еве* ^£
Рис. 2.6. Чтобы ввести формулу, наберите = и выберите ячейку А2

72 Часть I. Прописные истины


4. Наберите "звездочку" (*).
Для обозначения операции умножения используется звездочка, а не знак "X", к кото-
рому вы привыкли в школе.
5. С помощью мыши или клавиатуры выберите в рабочей таблице ячейку В2.
В формулу будут помешены координаты ячейки В2 (рис. 2.7).

[Ej Microsoft Excel - пример xls


Г*' Файл gia»ca ВИД Вставка
тяяяяштМят нинншс!::!*]
Форнат - С зрвис Данные фмо £rpasta . "'• а .•- - _S х
' Е- У ,' V > ' - • £ . vl X Ru К • •'¥* 0 . =-- ^ . if, Е - ^ н. in .$;;„"'

*™ ** С . ' ' Г " -^ Иэбра»ов • Пврвизд • С :\Му Documents\excEl2QC2YipnMep.xb


СУММ - X V f- =A2'E2

А В i С :*| 0 : Е ; F - * * Создание книги -«• х


, 1 ! | " ,
2-| 201 1001=А2-В2 статист чк а, хй

3 ; ft-prtce.xls
^]
•4; - И Другие rawn...

5: i Название
Г П Чистая |>игэ
6 ' 1
— !- -- | Создание из имеющейся кииги__
:
7 ^ •£] Выбоекнчт.,.
8j Создание с помоць» шаблона
Л; 06шжии5лоны,.,
И !
10: !
11 ;
12 г :
'- ;
13 ;
14 : • ";
I
- ' :.
15
16
i ! *1 Доблвяениеума.,.

^ |
JU3J. 1 [•? ПсЖв^ЫЕЛТЬ ПРИ 5ЛПуП»
« « » N^rVcVl/JVjcT2\/b«T3/' М _:Г .»jf
йод .

Аяг. ^7 Чтобы ввести вторую половину формулы, наберите * и выберите ячейку В2


6. Щелкните на кнопке Ввод (Enter) в строке формул, чтобы завершить ввод
формулы, оставив табличный курсор в ячейке С2.
Excel покажет полученный результат в ячейке С2, а саму формулу =А2*В2 — в строке
формул (рис. 2.8).
После того как вы введете формулу =А2*В2 в ячейку С2 рабочей таблицы, результат вы-
числений в ней будет зависеть от текущих значений в ячейках А2 и В2. Особенность элек-
тронных таблиц заключается в способности формул автоматически пересчитывать результа-
ты в соответствии с изменениями в ячейках, координаты которых используются в формуле.
Приведем пример. Предположим, вы создали формулу, аналогичную только что описан-
ной, в которой используются координаты ячеек (а не собственно значения, содержащиеся в
этих ячейках). Если теперь изменить значения в этих ячейках, то на основании новых данных
Excel автоматически выполнит перерасчет по заданной формуле и отобразит полученный ре-
зультат в рабочей таблице! Обратимся к рис. 2.8. Предположим, вы заменили в ячейке В2
число 100 значением 50. В тот момент, когда вы завершите ввод новой величины в ячейку,
Excel выполнит перерасчет по формуле и отобразит новый результат, 1000. в ячейке С2.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 73


0 Microsoft Excel - пример xls
V файл Ораека &-W Bd2E«a Форцат Capsnc Данные QKHO еграекз

D fi£ 3 c^ »U; <S lA v X E^. r- . - * • - . - • sft, s: . 3; JJ £| ^ 150%

- Arial Cyr '1C •* ' ж К ы ~ -х-, -v- •. j '-3-3 и 1.ч.-. -.4 „-* • *h|t -t- _

!**•"•*- Й>"Ш„- Й'ф Избранное- ' Перегон- (Т C:Wy CXicument3\eKcel2002''jT|*wep.*l5

В р . * Создание книги
.£! Открытие книги

20 10Q| 20QOJ
'
sb -design, i'i
кним..
Создание
LJ Ч|-;тля книга
Создание иэ нмен)цеКся_иниг и__
^] Вьйоркии-и...
Cot длине с помощью шабиоиа
X] О5щие шаблоны ..
3JJ Наблонын* моих е*б-уыи-.-. . .
И : ILaf'iC'Mti на Mfcroiorttcm

Ш Спротк» M'crnsoff ЕхЫ


:У Пока5ынвть лрч запуски
И Ч t «\ПИСт1/,-%<т2\ЛистЗ/ •1Г

/Чда. 2Д После щелчка на кнопке Ввод в троке формула ячейке (2 появится вычисленный результат
(в строке формул находится запись самой формулы, по коюрой выполнялись вычисления)

Если хотите, просто укажите


Метод выбора ячеек, используемых в формуле, в отличие от набора их координат,
называется указанием. Это не только быстрее, но и, кроме того, данный метод позволяет
уменьшить вероятность возникновения ошибки при наборе координаты ячейки. Ведь
ничего не стоит ошибиться, набирая букву, которая обозначает столбец, или номер
строки. К тому же, можно так и не заметить ошибку, глядя на отображенный в ячейке
результат вычислений.
Если выбрать ячейку, которая должна использоваться в формуле, щелкнув мышью
либо установив на ней табличный курсор, вероятность появления ошибки резко
уменьшится.

Изменение естественного порядка операций


Во многих создаваемых формулах присутствует несколько математических операций.
Excel выполняет каждую операцию в порядке слева направо, руководствуясь приоритетом
операций — умножение и деление имеют более высокий приоритет, чем сложение и вычита-
ние, и, следовательно, выполняются первыми.
Рассмотрим последовательность операций в следующей формуле;
=А2+В2*С2

74 Часть I. Прописные истины


Если в ячейке А2 находится число 5, в В2 — 10, а в С2 — 2, то, подставив их в формулу,
Excel получит следующее выражение:
=5+10*2
Вычисляя значение этого выражения, Excel сначала умножит 10 на 2 и получит 20, а по-
том прибавит это число к 5, что в результате даст 25.
Если вы хотите, чтобы Excel сначала сложила величины в ячейках А2 и В2, а потом ум-
ножила полученный результат на число из ячейки С2, воспользуйтесь круглыми скобками:
= ( А 2 + В 2 ) *С2
Скобки говорят о том, что сначала нужно выполнить операцию сложения, а уже потом опе-
рацию умножения. Если в ячейке А2 содержится число 5, в В2 — 1 0, а в С2 — 2, Excel сначала
прибавит 5 к 1 0 и получит 1 5, а после этого умножит 15 на 2, что в результате даст 30.
Чтобы задать требуемый порядок вычислений в более сложных формулах, понадобится
больше одной пары круглых скобок, вложенных одна в другую (как русские матрешки). В
случае таких вложенных скобок Excel сначала вычисляет выражение в "внутренней" паре
скобок, а затем использует полученный результат для дальнейших вычислений, продвигаясь
"изнутри наружу". Например, рассмотрим следующую формулу:
=(А4+(В4-С2)
Сначала Excel из числа, находящегося в ячейке В4, вычитает число из ячейки С2, затем
прибавляет разность к величине из ячейки А4 и, наконец, умножает эту сумму на значение
из ячейки D4.
Та же формула, но без единой скобки, вычислялась бы так: сначала число из ячейки С2
умножалось бы на число из ячейки D4, затем складывались бы значения из ячеек А4 и В4 и,
наконец, выполнялось бы вычитание.
Если вы используете в формуле вложенные скобки, проверяйте, чтобы число откры-
вающихся скобок было равно числу закрывающихся. Если не закрыть хотя бы одну
пару скобок, при попытке ввести такую формулу появится диалоговое окно с преду-
преждением об ошибке во введенном выражении. Если вы согласны с предлагаемым
Excel способом исправления ошибки, щелкните на кнопке Да (Yes). Помните, что
можно пользоваться только круглыми ( ) скобками. Применение квадратных [ ] и фи-
гурных { } скобок приведет к появлению сообщения об ошибке.

Ошибки в формулах
При определенных обстоятельствах даже самые лучшие формулы ведут себя так, как буд-
то они "выпили лишнего" сразу после ввода в рабочую таблицу. Вы обнаружите, что у фор-
мулы "не все дома", когда вместо симпатичного вычисленного значения получите странное и
непонятное сообщение из прописных букв, начинающееся со знака # и заканчивающееся во-
просительным или восклицательным знаком. На языке электронных таблиц это странное яв-
ление называется кодом ошибки. Его задача — сообщить о том. что какой-либо элемент (в
самой формуле или в координатах ячейки, используемых формулой) не позволяет Excel вы-
полнить требуемые вычисления.
Но хуже всего то, что ошибка может повлиять на другие формулы таблицы. Если формула
возвращает ошибочное значение в ячейку, содержимое которой используется при вычислени-
ях по другой формуле, последняя тоже даст ошибочное значение и т.д.
Как только в ячейке появится код ошибки, необходимо сразу же выяснить причину ошиб-
ки и отредактировать соответствующую формул}'. В табл. 2.1 приведены коды ошибок, с ко-
торыми вы можете столкнуться при работе над таблицей, а также описаны наиболее вероят-
ные причины их возникновения.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 75


Таблица 2. 1 . Коды ошибок, возникающих в неправильных формулах

Что отображается Причина ошибки


в ячейке _ _
# ДЕЛ/О ! Деление на нуль. Возникает при обращении к ячейке, содержащей нуль, либо,
что бывает чаще всего, к незаполненной ячейке. Делить на нуль нельзя, и это
вы должны были запомнить еще со школы!
#ИМЯ? Обращение к имени диапазона ячеек (об именах диапазонов рассказано в гла-
ве 5), не существующего в таблице. Возникает, если вы ввели неправильное
имя диапазона или забыли заключить в кавычки текст, используемый в форму-
ле (в этом случае Excel считает, что текст является именем диапазона)
#н/ Д Обычно возникает тогда, когда вы вставили пробел там, где должна быть запя-
тая, разделяющая аргументы функции
# ЧИСЛО! Означает, что у Excel возникла какая-то проблема с числом в формуле, напри-
мер неправильный тип аргумента функции или вычисление, в результате кото-
рого получается слишком большое или слишком малое число для того, чтобы
его можно было представить в таблице
^ССЫЛКА ! Возникает при ошибочной адресации ячейки, например если вы удалили ячей-
ку, на которую ссылается формула, либо вставили другие ячейки поверх тех,
которые упоминаются в формулах
#ЗНАЧ ! Возникает при использовании неправильного типа аргумента функции, непра-
вильного типа оператора или при вызове математической операции со ссыл-
кой на ячейк1^_сдд_е_р_жащие текстовые данные

Ucnfia(UeHMe
nftu вводе
Все мы стремимся к совершенству, но, увы. достигают его очень немногие. Поэтому са-
мое лучшее — быть готовыми к тому, что рано или поздно мы совершим ошибку. Неудиви-
тельно, что при вводе большого количества данных маленькие противные опечатки с легко-
стью закрадываются в работу! В этой ситуации в своем стремлении к созданию совершенной
электронной таблицы вы можете предпринять следующие шаги: во-первых, заставить Excel
автоматически исправлять некоторые опечатки сразу после их появления; во-вторых, вруч-
ную исправить некоторые возмутительные мелкие ошибки (это можно сделать как в процессе
ввода данных в ячейку, так и после ввода).

Средство Автозамена
Средство Автозамена (AutoCorrect) — просто находка для тех, кто постоянно совершает
одни и те же глупые ошибки. С его помощью можно предупредить Excel о некоторых харак-
терных оплошностях и сообщить, каким образом их нужно автоматически исправлять.
Уже при установке Excel средство Автозамена знает, что нужно автоматически исправ-
лять при вводе две идущие подряд прописные буквы (делая вторую прописную букву строч-
ной) и заменять некоторые слова с опечатками словами без ошибок.
Работая в Excel, вы в любой момент можете пополнить список текстовых замен. Замены
бывают двух типов: для слов с опечатками, которые вы делаете постоянно (это слова с пра-
вильным написанием), и для аббревиатур или сокращений, которыми вы постоянно пользуе-
тесь при вводе (это полное написание слов). Чтобы пополнить список замен, выполните сле-
дующие действия.

76 Часть I. Прописные истины


1. Выберите команду Сервис<=>Автозамена (Tools'^AutoCorrect).
2. В появившемся диалоговом окне Автозамена в текстовое поле Заменить
(Replace) введите слово с опечаткой или аббревиатуру.
3. Введите исправленное слово или полное написание слова в текстовое поле На (With).
4. Щелкните на кнопке Добавить (Add) или нажмите <Enter>, чтобы добавить
новую запись в список Автозамена.
5. Чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена, щелкните на кнопке ОК.

Правила редактирования содержимого ячейки


Несмотря на существенную помощь средства Автозамена, некоторых ошибок все равно
не избежать. Способ их исправления зависит от того, когда вы их заметили — до или после
завершения ввода в ячейку.
Если вы заметили ошибку до завершения ввода, можете исправить ее, нажимая кла-
вишу <Backspace> (она находится сразу над клавишей <Enter>) до тех пор, пока все
неправильные символы не будут удалены из ячейки. Затем наберите заново недос-
тающую часть данных или формулы и завершите ввод в ячейку.
V Если вы обнаружили ошибку уже после завершения ввода данных в ячейку, можете
либо целиком заменить содержимое ячейки, либо исправить только ошибки.
Если вы ввели в ячейку небольшую запись, вероятно, лучше всего пойти по пути пол-
ной замены. Чтобы заменить введенные данные, поместите табличный курсор на
нужную ячейку, наберите новые данные, а затем завершите ввод текста для замены,
щелкнув на кнопке Ввод (в строке формул) или нажав <Enter> либо одну из клавиш
управления курсором.
Если ошибку исправить сравнительно легко, а запись в ячейке очень большая, веро-
ятно, лучше отредактировать содержимое ячейки, а не менять его целиком. Чтобы от-
редактировать содержимое ячейки, дважды щелкните на ней или выберите ее, а затем
нажмите <F2>.
В любом случае снова активизируется строка формул. При этом в ячейке появит-
ся текстовый курсор (если дважды щелкнуть на ячейке, курсор появится в месте
щелчка; если нажать клавишу <F2>, курсор появится после последнего символа
содержимого ячейки).
Заметьте также, что на индикаторе режима в строке состояния появилась запись Правка
(Edit). В данном случае с помощью мыши или клавиш управления курсором можно помес-
тить курсор в то место содержимого ячейки, где следует исправить ошибку.
В табл. 2.2 перечислены клавиши, с помощью которых можно перемещать курсор и
удалять нежелательные символы. Чтобы вставить новые символы там, где установлен
курсор, просто начинайте набирать. Если же вы хотите удалять старые символы по мере
ввода новых, нажмите клавишу <lns>, чтобы перейти из стандартного режима вставки в
режим замены. А для возврата из режима замены в режим вставки просто нажмите
<lns> еще раз. После завершения редактирования нажмите <Enter>, чтобы Excel обно-
вила содержимое ячейки.
Пока Excel находится в режиме Правка, вы можете сохранить отредактированное
содержимое ячейки, либо щелкнув на кнопке Ввод в строке формул, либо нажав
клавишу <Enter>. Пользоваться для завершения ввода клавишами управления кур-
сором можно только тогда, когда программа находится не в режиме Правка. В ре-
жиме редактирования клавиши-стрелки перемещают текстовый курсор только по
содержимому редактируемой ячейки, но не переводят его в новую ячейку.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 77


Таблица 2.2. Клавиши для редактирования содержимого ячейки

Клавиша или комбинация клавиш Назначение


<Del> Удаляет символ, расположенный справа от курсора
<Backspace> Удаляет символ, расположенный слева от курсора
<i> Сдвигает курсор на один символ вправо
<«-> Сдвигает курсор на один символ влево
<Т> Перемещает курсор с последнего символа ячейки в его преды-
дущую позицию
<End> или <-1> Устанавливает курсор за последним символом содержимого
ячейки
<Ноте> Устанавливает курсор перед первым символом содержимого
ячейки
<Ctri+_»> Устанавливает курсор перед следующим словом содержимого
ячейки
<Ctrl+<-> Устанавливает курсор перед предыдущим словом содержимого
ячейки
<lns> Переключает режимы вставки и замены

О двух способах редактирования в ячейке


и в строке формул
i Excel предоставляет возможность редактировать содержимое ячейки непосредственно в ячейке (как
i описано выше) или в строке формул. В большинстве случаев очень удобно редактировать прямо в ячей-
I ке. Мо если имеешь дело с действительно длинными строками содержимого ячейки (например, с огром-
| ными формулами, которым, кажется, нет конца, или с текстом, состоящим из множества абзацев), то
лучше редактировать в строке формул. Дело в том, что Excel может расширить строку формул на столько
! строк, сколько необходимо для отображения всего содержимого ячейки. А при отображении в рабочей
; таблице содержимое ячейки может не отобразиться на экране целиком.
> Чтобы иметь возможность редактировать в строке формул, а не в самой ячейке, поместите таб-
• личный курсор s нужную ячейку, а затем дважды щелкните в каком-либо месте содержимого ячей-
: ки, отображенного в строке формул.

nftu вводе данных


Прежде чем завершить обсуждение ввода данных, я чувствую себя обязанным описать не-
которые средства и возможности, с помощью которых можно избавиться от рутинной, уто-
мительной работы. Речь идет об использовании средств голосового ввода, Автоввод и
Автозаполнение, а также о выполнении ввода в заранее выбранные блоки ячеек и занесении
одних и тех же элементов в несколько ячеек одновременно.

78 Часть I. Прописные истины


Слушай голос хозяина
Speech Recognition — функция распознавания речи — одна из самых замечательных
возможностей Excel 2002. С ее помощью можно заставить программу написать диктант
или выполнить голосовые команды, При использовании Speech Recognition в режиме
диктовки, Excel вводит произнесенные текст или числовые значения в ячейки рабочей
таблицы, а в режиме команд Excel выполняет команды меню, вызывает инструменты и
открывает диалоговые окна.
Единственное требование при работе с функцией распознавания текста— компьютер
должен иметь достаточно мощный процессор, звуковую карту, микрофон и наушники или
динамики. Кроме того, Speech Recognition не достаточно просто установить— необходимо
выполнить настройку, чтобы программа смогла верно распознавать задаваемые голосом сло-
ва. По мнению Micrisoft для использования функции Speech Recognition необходимы, как ми-
нимум, процессор Pentium II с частотой не менее 300 МГц, 128 Мбайт оперативной памяти.
Если у вас более старая конфигурация, воспользоваться преимуществами голосового ввода в
Excel вам не удастся, по-прежнему придется стучать по клавишам.
Даже если все вышеперечисленные условия выполнены, для работы понадобится еще и
качественный микрофон, желательно соединенный с наушниками (стоимость такого устрой-
ства от 40 до 80 долларов США, а найти их можно в любом магазине компьютеров и элек-
троники). Дешевые микрофоны, поставляемые сегодня в комплекте со многими компьютера-
ми, недостаточно чувствительны для подобной работы, и, в отличие от микрофона, присое-
диненного к наушникам, их сложно разместить близко ко рту и держать на одном расстоянии
на протяжении всей работы.

Рассеянный шум очень влияет на функцию распознавания речи. Если вы работаете


в помещении, где постоянно слышен шум голосов сотрудников, Office XP Speech
Recognition будет улавливать его вне зависимости от качества микрофона. В этом
случае новая возможность Excel может оказаться совершенно невостребованной —
обрывки фраз ваших коллег будут закрадываться в слова, вводимые в ячейки элек-
тронной таблицы, причем даже в то время, когда вы ничего не диктуете!

Функция Speech Recognition не входит в стандартную конфигурацию при установке Office


ХР, но при первой же попытке ею воспользоваться, она будет установлена. Иными словами,
функцию распознавания речи можно установить непосредственно из Excel 2002; выберите
команду Tool 5е* Speech ^Speech Recognition, и начнется процесс установки (для чего по-
требуется использовать компакт-диск с Office XP).
После успешной установки функции Speech Recognition, в правом нижнем углу экрана
компьютера появится ярлык панели Language (Язык) с пиктограммой EN, указывающей
на использование английского языка. Панель Language позволяет настраивать параметры
работы с речью и переключаться между режимами диктовки и команд. Функция распозна-
вания речи поддерживается как в Excel, так и в других программах Office XP: Word,
PowerPoint и Outlook.
Чтобы отобразить плавающую панель Language, щелкните на индикаторе EN правой
кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Show the Language
Ваг (Отобразить панель Язык), Если после установки такая пиктограмма не появилась в стро-
ке задач Windows, откройте панель Language из программы Excel, выбрав команду
Tools ^Speech о Speech Recognition.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 79


Если щелкнуть на кнопке минимизации панели Language (со знаком минус в правом
верхнем углу), Excel отобразит окно предупреждения, где сообщается, как можно впоследст-
вии эту панель восстановить. Щелкните на кнопке ОК. чтобы закрыть окно предупрежде-
ния, — панель исчезнет с экрана, а в строке задач Windows слева от часов появится пикто-
грамма с EN.
Панель Language может находиться на экране в двух вариантах: полном (с кнопками
Microphone (Микрофон), Dictation (Диктовка), Voice Command (Команда), Current
Mode (Режим), Tools (Сервис), Handwriting (Рукописный ввод), Writing Pad (Блокнот))
(рис. 2.9) и сокращенном (отсутствуют кнопки Dictation, Voice Command, Current
Mode) (рис. 2.10).

fcT* Microsoft Excel - Bookl


a] Elte £dll yew fenert Format loot QaU ullncb*
i.!
* • • » ; © 1^ I -"S (R Favorltai- Qa
- XJ

в/с. ^. и Панель Language отображена на экране полностью

Чтобы свернуть полностью отображенную на экране панель Language, щелкните на


кнопке Microphone. При этом не только исчезнут кнопки Dictation, Voice Command,
Current Mode, но и отключится функция распознавания речи (она работает только тогда, ко-
гда панель Language отображена полностью).
Чтобы преобразовать сокращенный вариант панели Language в полный, снова щелкните
на кнопке Microphone. При этом не только полностью отобразится указанная панель, но и
включится функция Speech Recognition в режиме Dictation (Диктовка). Чтобы переключиться
из режима диктовки в режим команд, щелкните на кнопке Voice Command (при этом на
кнопке Current Mode надпись Dictation будет заменена на Voice Command).

80 Часть I. Прописные истины


Ы Microsoft Excel - Bookl
Help
* Aria!

G * *"- New Workbook


Open a wortcbook

3JJEnehh[iMedS]«e;| '. J* Mk-iophona Шт'соЬ [J BlenkWorttxwfc


New from enhiling workbook
Options..
'ji£j Choose vnnttiook...
* Show Speech Messages New from template
[?£) General TeraoW*!...

Add/Delete Word(s).. Lj) Tsmplrtes on my Web Sites...


*] Templates on Microsoft,CCTTI
Sf-'uc- ^.p^JCli O'itsi
Current User

У Microsoft Escel Hdp


T\ Й Sf»" л£ rtvtup

Лда. 2.10. Сокращенный вариант панели Language с открытым меню Toots

Восприятие голосовых команд


Прежде чем использовать функцию распознавания речи для задания команд или заполне-
ния ячеек рабочей таблицы, необходимо потренировать программу, чтобы она смогла распо-
знавать вашу манеру речи. Эта процедура чрезвычайно проста, но бывает утомительной. Что-
бы произвести настройку, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Tools^Speech^Speech Recognition, чтобы отобразить панель
Language.
2. Щелкните на кнопке Tools (Сервис) панели Language и из открывшегося меню
выберите Training (Настройка) (см. рис. 2.10).
Откроется первое диалоговое окно мастера, в котором можно выбрать упражнения
для тренировки программы. Здесь содержится множество упражнений; чем больше
упражнений вы выполните, тем лучше Speech Recognition будет распознавать голос.
3. В первом диалоговом окне Мастер настройки голосового ввода (Voice
Training Wizard) щелкните на кнопке Next (Далее).
Появится следующее диалоговое окно, в котором необходимо указать пол и возрас-
тную категорию.
4. Установите переключатель Male (Мужской) или Female (Женский) и 12 yrs and
Less (до 12 лет) или 13 yrs and Up (после 13 лет).
5. Щелкните на кнопке Sample (Образец), отрегулируйте положение микрофона
и щелкните на кнопке Next.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 81


При чтении текста упражнений микрофон должен находиться рядом со ртом, впро-
чем, в дальнейшем тоже не стоит его слишком от себя отодвигать.
6. Прочтите текст "The papaya tastes perfect" и прослушайте воспроизведение. Если
необходимо, измените положение микрофона так, чтобы при воспроизведении
не было слышно эхо микрофона. Отрегулировав положение микрофона, перей-
дите к следующему этапу, шелкнув на кнопке Next
На протяжении всей настройки вы будете читать текст, находящийся в текстовом по-
ле диалогового окна мастера. По мере чтения Speech recognition подсвечивает распо-
знанные фрагменты текста.
Читайте текст естественно, не останавливаясь после каждого слова, в обычном темпе.
7. Прочтите текст, появившийся в следующем диалоговом окне мастера.
Если мастер настройки голосового ввода не может распознать определенное слово,
щелкните для продолжения на кнопке Skip Word (Пропустить слово) (пропуск не-
скольких слов не влияет на порядок настройки). Слово, которое программа не может
распознать, выявить достаточно просто: программа перестает подсвечивать распозна-
ваемый ею последующий текст. Если необходимо остановить настройку, щелкните на
кнопке Pause (Пауза). Для продолжения щелкните на кнопке Resume (Продолжить).
Когда вы прочтете весь текст, мастер отобразит диалоговое окно с обновленным про-
филем (он создается во время установки Speech Recognition) и результатами настрой-
ки. Далее появится последнее диалоговое окно Voice Training Wizard, которое предла-
гает либо продолжить настройку, либо прекратить ее и вернуться в Excel.
8. Щелкните на кнопке More Training (Дополнительная настройка), если решили
настройку продолжить (чем больше программа тренируется, тем лучше впослед-
ствии распознает голос). В противном случае щелкните на кнопке Finish (Готово).
Мастер настройки голосового ввода завершит работу, а вы вернетесь в Excel 2002.
Можно приступить к диктанту!

Excel пишет диктант


Функцию распознавания речи в режиме Dictation (Диктовка) можно использовать для ввода
данных в ячейки электронной таблицы. Для этого необходимо в Excel активизировать про-
граммное обеспечение для распознавания речи и на панели Language выбрать режим Dictation.
1. Запустите Excel.
2. Оденьте наушники и отрегулируйте положение микрофона. Поместите таблич-
ный курсор на ячейку, с которой будет начат ввод данных.
3. Выберите команду Tools^ Speech ^Speech Recognition в строке меню Excel.
На экране появится панель Language.
4. Убедитесь, что на кнопке Current Mode (Режим) указан режим Dictation
(см. рис. 2.9). Если на экране отображен сокращенный вариант панели
Language (см. рис. 2.10), щелкните на кнопке Microphone, чтобы расширить ее,
отобразив кнопки Dictation и Voice Command.
5. Выберите режим диктовки, шелкнув на кнопке Dictation.
6. Надиктуйте данные, которые необходимо ввести в текущую ячейку.
При диктовке произносите данные, которые необходимо поместить в ячейку (при
вводе специальных символов см. табл. 2.3). Произносите текст и не удивляйтесь, что
в ячейке и строке состояния ничего не появляется — компьютер не отображает текст,
пока не окончен его голосовой ввод. Обратите внимание на кнопку в виде воздушного
шара справа от Voice Command на панели Language. Здесь находятся подсказки,
сообщающие о том, как изменить речь, если произнесенные слова не распознаются

82 Часть I. Прописные истины


компьютером. Если данные не распознаны и вместо них появляется абракадабра, на-
жмите клавишу <ESC> и повторите ввод.
7. Чтобы отключить режим диктовки, щелкните на кнопке Microphone панели
Language или выберите команду ToolsoSpeechoSpeech Recognition (выбор
этой команды в строке меню Excel эквивалентен щелчку на кнопке Microphone
панели Language).
В табл. 2.3 приведены словосочетания, используемые для голосового ввода знаков пунк-
туации и других специальных символов.

Таблица 2.3. Голосовой ввод специальных символов

Слово Символ
Ampersand &
Asterisk
At @
At sign @
Backslash \
Bracket, left bracket или Open bracket [
Caret
Close bracket, Right bracket или End bracket ]
Close paren или Right paren }
Close quote
Close single quote
Colon :
Comma ,
Curly brace, Left brace или Open brace {
Dollar sign $
Dot
Double dash
Ellipsis
End curly brace, Right brace или Close brace }
Equals
Exclamation point !
Greater than >
Hyphen или Dash
Less than <
Open quote или Quote
Open single quote или Single quote

Глава 2, Создание рабочей таблицы 83


Окончание табл. 2.3

Слово Символ
Рагеп -
Percent или Percent sign %
Period
:
Plus или Plus sign
Question mark ?
Semi-colon ;
Slash
Tilde
Underscore
Vertical bar

При голосовом вводе числовых значений, помните следующее.

•/ Числа до 20, включительно, распознаются как текст (т.е. если вы сказали "Four", в
ячейку программа поместит слово four).
Числовые значения больше 20 записываются в таблицу арабскими цифрами ("Twenty-
two" будет помешено в таблицу как 22).

При голосовом вводе больших чисел (например 4, 524.56 произнесите "four


thousand five hundred twenty-four dollars fifty-six cents" так, как сказали бы своему
коллеге) избегайте лишь слова "and", как "four thousand five hundred twenty-four
dollars and fifty-six cents"-- в этом случае функция распознавания речи вместо
числа введет в ячейку текст.

Как заставить Excel понимать все команды без исключения


Как бы ни был удобен голосовой ввод данных, все же режим Voice Command (Команда)
значительно приятнее. Ввод в таблицу данных и текста с клавиатуры не так утомителен, как
выбор команд с помощью мыши. Для управления лучше использовать язык, а не мышь.
Заставить Excel понимать продиктованные команды очень просто — переключитесь из режима
Dictation в режим Voice Command (Команда), щелкнув на кнопке Voice Command (Команда)
панели Language. Если же этой панели не экране нет, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Tools^Speech^Speech Recognition.
2. Щелкните на кнопке Voice Command панели Language. На кнопке Current
Mode (Режим) появится надпись Voice Command. Если панель Language ото-
бражена не полностью и такой кнопки на ней нет, щелкните на кнопке
Microphone, чтобы полностью развернуть панель.
3. Можно диктовать команды меню Excel, команды панелей инструментов или
команды, перемещающие табличный курсор.
4. По окончании ввода команд (будем считать, что программа их выполнила), от-
ключите микрофон, щелкнув на кнопке Microphone панели Language.

При диктовке команд Excel помните о следующем. (В примерах команды взяты в кавычки.)

84 Часть I. Прописные истины


Чтобы выбрать команду меню Excel, назовите ее имя ("Format"), имя элемента
меню ("Column"), а если команда открывает подменю, то и имя нужного эле-
мента подменю ("AutoFit Selection"). Чтобы выйти из меню, произносите
"Cancel" или "Escape" до тех пор, пока не будет выделен ни один пункт меню.
Чтобы выбрать инструмент на любой из отображенных панелей инструментов
(обычно это Стандартная и Форматирование), назовите его ("Bold", "Align
Print", "Print Preview". "Save"); названия инструментов этих панелей приведены
в табл. 1.2 и 1.3. Чтобы отобразить другие панели инструментов, вызовите ко-
манду меню "View", затем "Toolbars", а после этого произнесите название нуж-
ной панели инструментов.
Чтобы выбрать параметры в диалоговом окне, открытом с помощью команд
меню, произнесите название нужной вкладки ("General"), а затем — параметр,
который нужно выбрать или изменить ("Sheets in Workbook"). По окончании
внесения изменений закройте диалоговое окно с помощью команды "ОК.". Что-
бы отменить изменения, выйдите из диалогового окна, задав команду "Cancel".
Чтобы перемещать табличный курсор с помощью голосовых команд, произне-
сите название клавиш, используемых для его перемещения (см. табл. 1.4). Если
для перемещения табличного курсора нужно использовать клавиши со стрел-
ками, скажите "Arrow", а затем — направление стрелки "Left", "Right", "Up",
"Down". Команда "Arrow Up" переместит табличный курсор на одну ячейку
вверх, a "Arrow Left" — на одну ячейку влево.
Соответственно, вместо "Arrow Right" можно дать команду "Tab", а вместо
"Arrow Left"— "Shift Tab".
Чтобы переместить табличный курсор в столбец А текущей строки, задайте ко-
манду "Ноте". Для того чтобы перелистывать на один экран вверх или вниз,
используйте соответственно "Page Up" и "Page Down". Обратите внимание!
Функция распознавания речи не может распознать названия комбинаций кла-
виш, использующих <:Ctrl>. Поэтому пользуйтесь командой "End" и названием
соответствующей клавиши со стрелкой. Например, если произнести "End,
Arrow Right", Excel переместит табличный курсор вправо в первую занятую
ячейку текущей строки, слева'от которой находится незанятая ячейка. Если же
активна последняя заполненная ячейка строки, табличный курсор будет пере-
мещен в последнюю ячейку строки (столбец IV).

Рукописный ввод
Голосовой ввод — не единственная возможность заполнения ячеек электронной таблицы.
Excel 2002 поддерживает также функцию распознавания рукописного текста и преобразова-
ния его в машинописный текст. Обратите внимание, что функция распознавания рукописного
текста не только воспринимает специальные устройства, например планшеты, но и позволяет
вписывать значения непосредственно в ячейки таблицы с помощью мыши (писать которой
так же просто, как куском мыла).
Функция Handwriting recognition (Распознавание рукописного текста) доступна с панели
Language, вызываемой командой Tools^Speech^Speech Recognition, но может быть ус-
тановлена и отдельно. Щелкните на кнопке Handwriting (Рукописный текст) панели
Language (см. рис. 2.10), и на экране появится меню со следующими командами.
I •/ Writing Pad (Блокнот). Щелкните на этой кнопке, чтобы открыть диалоговое окно
Writing Pad, содержащее линию, которую можно использовать при письме так же,
как линейки обычной тетради.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 85


I S Write Anywhere (Письмо по всему экрану). Щелкните на этой кнопке, чтобы вызвать
на экран палитру инструментов Write Anywhere и использовать в качестве листа для
письма всю область экрана.

I -/ On-Screen Standard Keyboard (Стандартная клавиатура на экране). Щелкните на


этой кнопке, чтобы отобразить на экране мини-аналог стандартной клавиатуры, кото-
рую можно использовать для письма с помошью пера планшета или посредством
щелчка на ее кнопках мышью.
I S On-Screen Symbol Keyboard (Клавиатура символов на экране). Щелкните на этой
кнопке, чтобы отобразить на экране мини-клавиатуру для ввода символов с ударени-
ем, используемых во многих европейских языках: французском, немецком, испан-
ском. Как и в предыдущем случае, символы этой клавиатуры можно вводить с помо-
щью мыши или пера планшета.

При выборе Writing Pad или Write Anywhere рукописный текст автоматически распозна-
ется и помещается в текущую ячейку в следующих случаях.
I •/ Написан объем текста, достаточный для того, чтобы функция Handwriting recognition
могла распознать его корректно.
Пауза во время письма.
Достигнут конец строки в диалоговом окне Writing Pad.
Щелчок на кнопке Recognize Now (Распознать); на этой кнопке находится буква Т.

Если рукописный текст преобразован неверно (следовательно, в ячейках рабочей таблицы


допущены ошибки), нажмите клавишу ^Backspace> для удаления неверно преобразованных
символов и напишите их повторно.
Диалоговое окно Writing Pad и палитра Write Anywhere содержат следующие кнопки,
позволяющие выполнять команды не с помощью клавиатуры, а посредством мыши или пера
планшета.
Enter (Ввод). Завершает ввод и перемещает табличный курсор к нижеследующей
ячейке.
Backspace (Возврат каретки на одну позицию). Удаляет символ слева от курсора.
Space (Пробел). Добавляет пробел.
Tab (Табуляция). Завершает ввод данных в ячейку и перемещает табличный курсор на
одну ячейку вправо.
Clear (Очистить). Удаляет символы справа от курсора.

Кроме того, можно расширить диалоговое окно и палитру, включив в них допол-
нительные средства. Щелкните на кнопке с символом », и на экране появятся до-
полнительные средства, включая кнопки со стрелками для управления табличным
курсором.

Средство Автоввод
С возможностью Автоввод (AutoCompIete) программы Excel 2002 делать ничего не нуж-
но; о ней просто необходимо помнить во время ввода данных. Наши друзья — разработчики
программного обеспечения из фирмы Microsoft-— придумали это средство, чтобы облегчить
жизнь во время ввода данных.
Автоввод — это нечто вроде прозорливого читателя, который предвидит, что будет дальше,
основываясь на том, что было до сих пор. Эта функция начинает действовать при вводе текста в

86 Часть I. Прописные истины


столбец ячеек (она не действует при вводе числовых значений или формул, а также при вводе
текста в строку ячеек). При вводе текстового столбца Автоввод анализирует введенные данные.
И если в последующих ячейках вы начнете набирать новый текст, который начинается с той же
буквы, что и уже введенный, Автоввод автоматически продолжит его ввод.
Например, я ввел в ячейку A3 слова Центр диеты "Лишний вес" (одно из предприятий,
владельцем которого является компания Матушка Гусыня Enterprises), а затем переместил
табличный курсор вниз, в ячейку А4 (т.е. в следующую строку), и нажал клавишу <Ц> (не
имеет значения, строчные или прописные буквы вы набираете). Автоввод мгновенно про-
должил: ентр диеты "Лишний вес"(рис. 2.11).

С Microsoft Excel - пример xls


Жайп Ээаека ЙИД Вставка Фодаат Сэжиг. Да(*ъю Слравка

i AnatCyr •-12 ': Ж К И - _ -,

1 Избранное - . Перевод - | ~ Doaiments\Bicel20Q2\npM4Gp.xls


* X t fr Центр диеть! "Лишьий вес"
. __ D I i A i * Ф Создание «№ги ^
i"
'-":! Открыт«_кннг1^_
2 ;Матушка Гусыня Enterprises продежиэа 2001-од
Щ L --. ;.... --_._..
л_ Ценф диеты "Лишний вес"
:
5 Цен~р диеты "Ллыний вес"
S Цен~р диеты "Лишний sec"
| " "'н р дн^ты' Лишний вес
т
: Со^двн^е
-
5 • Сидение я.

Создание с помшцын шабяоиа


;я} общие шаблоны...
„*I llJsGnOMbl на НОНК Чй">У"ГТЙ^г.

Рис. 2.11. Функция Автоввод дублирует предыдущий элемент, если следующий в этом же
столбце элемент вы начинаете набирать с той же буквы
И если действительно в ячейках A3 и А4 должно быть одно и то же название, то все пре-
красно. Но что если мне нужно набрать нечто совсем другое, например текст, который слу-
чайно начинается с той же буквы, что и предыдущая фраза? Автоввод способен предвидеть и
это. Он автоматически отмечает в скопированном элементе все символы после первой буквы
(рис. 2.11). Это позволяет отказаться от предложенного средством АВТОВВОД варианта фра-
зы, т.е. нужно просто продолжить набор символов.
Если вы отвергаете вариант, предложенный средством Автоввод, набрав другой текст, то
больше на ввод этой буквы (в данном случае — Ц) никакой реакции не последует. В приве-
денном примере в ячейку А4 введен другой текст, отличный от предложенного средством
Автоввод. Поэтому, если бы я начал набор текста в ячейке А5 снова с буквы Ц, Автоввод
больше ничего не предложил бы. Другими словами, если вы отказываетесь от услуг средства
Автоввод, вам предоставляется полная свобода действий.

Если Автоввод затрудняет работу по вводу данных, не имеющих ничего общего,


но начинающихся с одной и той же буквы, это средство можно отключить. Выбе-
рите команду Сервис1^Параметры и перейдите на вкладку Правка. Снимите
флажок Автоввод для значений ячеек (AutoComplete for Cell Values) и щелкните
на кнопке ОК.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 87


Автоматическое заполнение ячеек
Во многих рабочих таблицах, создаваемых в Excel, требуется ввести ряд последователь-
ных дат или чисел. Например, нужно дать столбцам наименование месяцев (январь-декабрь)
или пронумеровать строки (1-100).
Средство Автозаполнение (Autofill) справляется с этой задачей легко и быстро. При этом
все, что от вас требуется. — ввести начальный элемент ряда. В большинстве случаев средство
Автозаполнение достаточно сообразительно для того, чтобы понять, как продолжить ряд, ко-
гда вы перетаскиваете указатель заполнения вправо (по строке) или вниз (по столбцу).
Помните, что маркер заполнения выглядит как маленький черный крестик (+) и по-
является только при помещении указателя мыши в правый нижний угол ячейки
(или на последнюю ячейку выбранного блока). Имейте в виду, что при перемеще-
нии указателя мыши в виде белого крестика (а не маркера заполнения) через диапа-
зон ячеек, Excel просто расширяет выделенный блок на те ячейки, по которым вы
перетащили указатель (см. главу 3). При перемещении указателя мыши в виде
стрелки через блок выделенных ячеек. Excel переместит сам блок (см. главу 4).
Создавая ряд элементов с помощью маркера заполнения, можно выполнять перемещение
одновременно только в одном направлении. Например, можно продолжить ряд или заполнить
диапазон ячеек слева или справа (выше или ниже) от диапазона, в котором содержатся на-
чальные элементы. Но сделать это в двух направлениях одновременно нельзя (например, дви-
гаясь вниз и вправо, перетаскивая указатель заполнения по диагонали).
Во время перемещения мыши программа информирует вас о том, что будет введено в по-
следнюю выбранную в диапазоне ячейку, отображая эту информацию рядом с указателем
мыши (своего рода экранная подсказка средства Автозаполнение). Когда, расширив диапа-
зон с помощью указателя заполнения, вы отпустите кнопку мыши, Excel либо создаст после-
довательность элементов во всех выбранных вами ячейках, либо заполнит весь диапазон на-
чальным элементом.
На рис. 2.12 и 2.13 показано, как использовать средство Автозаполнение для ввода строки
из названий месяцев, начиная с января в ячейке В2 и заканчивая июнем в G2.

|S Microsoft Excel - пример-xls


;
|Й" Фа(ет О»вка Вид Встдвиз Фореат Сервис ДЖМЬЕ &»о Спрэаа
шяяввяОяшишш
..!.= ;..-( • ™ - - * x
: : л
- о ^ У .1 j в & LI с* > > 1 - <? - - • - • • : в, к - »* i» = й л ио* - 'Jy,
* Aria' Суг *• 14 » Ж Л Ч a! If S (T| S? % 'С" *j^ /S Vp ^ * ^ * £-* " ,
г
" -"> Lj "Jj €| Избранное- Переход- ГГ\ C:'>1IVyDocumerts\eic?l2002\npwr«p."ls -,
В2 »: " ! S Январ»
A B - | C > D E f : G H
1 i Открытие книги
; припев.** •
- ^Ян.Е5Еь1
3 . Икнь fc-price.xls
4 ' web-design, sis
|: Q£ Двугие книги...
5
: Создание
". j Г-Ь

7
в•
""-;i со»длниенэ имеющейся книги
э |; aJ Выбар ™™.

, . Создание с помтцыо шаблона


11 • ;«П Сбш«"ш«6лонь1...
12 -^J Шаблоны нл ииихвеб-^злах...
-Н : - -1-
и < t ч \Лист1 /ЛистЗуЛистЗ/ - j<j HPdT~7.'.-v. - :":~Z/ г-->"Гл
Таците, что&^ мпопнить ячейки рялон знлчеииЙ -
Рис. 2,12. Чтобы создать ряд названий месяцев, наберите в первой ячейке Январь, азатем
с помощью маркера заполнения выберите диапазон ячеек для остальных месяцев

88 Часть I. Прописные истины


Microsoft Cxcel - пример xls
£айгт ВЗЭЕКЭ $ид - Встала Фодзэт сдзвис Данные Ц*ю Справка

Создана книги ,;. ч


Открытие книги _
[Январь Февраль Март '- АпреЫ. пример, ill
статистика хЬ
Ei$ e-prite.sk
J Ёпироеать. леЬ-desion.xSs
1
[И Другие ичиги...
Оиддние
"5 Заполнить тага,»» форматы
С Чиста» книга
•г i Заполнить тогъко значения
Создание из имекицелся кн^ги
-,' ' Заполнить по i Щ Выбор книги...

Рис. 2.13. Как только вы отпустите кнопку мыши, Excel автоматически заполнит выбранные ячейки
названиями последующих месяцев
Чтобы это сделать, просто введите слово Январь в ячейку В2, затем поместите указатель
мыши в правый нижний угол этой ячейки (в результате появится маркер заполнения) и, нако-
нец, перетащите курсор вправо до ячейки G2 (рис. 2.12). Когда вы отпустите кнопку мыши,
Excel заполнит выбранные ячейки названиями месяцев (рис. 2.12). Заметьте, Excel оставляет
ячейки с названиями месяцев выделенными, что дает нам еще один шанс изменить этот ряд.
Если вы зашли слишком далеко, перетащите маркер заполнения влево, чтобы сократить спи-
сок месяцев; если же вы еще не дошли до нужного элемента, перетащите маркер вправо, что-
бы продолжить этот список.
В следующем разделе, в табл. 2.4 приведены некоторые начальные значения, используе-
мые средством Автозаполнение, и последовательности, которые Excel создает на их основе.

Построение последовательностей
Средство Автозаполнение использует выбранное начальное значение (дату, время, день,
год и т.д.) для построения последовательностей. Все примеры рядов в табл. 2.4 имеют шаг
изменения 1 (один день, один месяц или число один). Чтобы функция Автозаполнение соз-
давала последовательности по иному принципу, введите два значения-образца в соседние
ячейки, они зададут изменения между соседними элементами последовательности. Потом
выделите эти два значения маркером заполнения при расширении диапазона.
Таблица 2.4. Примеры рядов, которые можно создать с помощью средства
Автозаполнение

Начальное значение Продолжение ряда, созданного средством


в первой ячейке Автозаполнение в последующих трех ячейках
Июнь Июль, Август, Сентябрь...
И юн Июл, Авг, Сен...
Вторник Среда, Четверг, Пятница...
Вт Ср, Чт, Пт...

Глава 2. Создание рабочей таблицы


Окончание табл. 2.4

Начальное значение Продолжение ряда, созданного средством


в первой ячейке Автозаполнение в последующих трех ячейках
41 qq
т-, 1 133 ч 1 QQ fi 1 чч 11 QQ
>J. I .Э J, U. I -iJO, I • I .УУ...

Янв-00 Фев-00, Map-00, Апр-00...


15-Фев 16-Фев, 17-Фев, 18-Фев...
10:00 РМ/22ЮО 11:00 РМ, 12:00 AM, 1 :АМ/23:00,0:00,1:00...
8:01 9:01,10:01,11:01...
Квартал 2 Квартал 3, Квартал 4, Квартал 1...
Кв2 КвЗ,Кв4,Кв1...
Изделие 1 Изделие 2, Изделие 3, Изделие 4...
1 -е изделие 2-е изделие, 3-е изделие, 4-е изделие...
Например, чтобы начать ряд с субботы и обозначить в строке дни недели через день, вве-
дите Суббота в первую ячейку и Понедельник в следующую. Затем, выделив эти две записи,
растяните область заполнения вправо, насколько необходимо. Когда вы отпустите кнопку
мыши, Excel последует образцу заполнения первых двух, ячеек и запишет в ряд дни недели
через день (понедельник, среда, пятница и т.д.).

Копирование с помощью средства Автозаполнение


Диапазон ячеек можно заполнить также с помощью средства Автозаполнение, копируя
один текст во все ячейки диапазона (без создания последовательностей). Чтобы это сделать,
нажмите клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, установите тонкий черный крестик на правом
нижнем углу ячейки и шелкните на нем, а затем двигайте его, расширяя область заполнения.
При нажатой клавише <Ctrl> справа от черного крестика появляется знак "плюс". Плюс оз-
начает, что Автозаполнение заполнит все отмеченные ячейки одним значением, не создавая
последовательностей. (При этом можно также ориентироваться по подсказке средства
Автозаполнение, которая появляется рядом с указателем мыши. Во время перетаскивания
здесь отображается постоянный текст, совпадающий с содержимым исходной ячейки.) Если
после копирования исходного значения вы решили использовать в диапазоне последователь-
ность значений, щелкните на стрелке вниз, появившейся на месте маркера заполнения справа
от последней заполненной ячейки, и выберите из появившегося контекстного меню
Параметры автозаполнения (Autofill Options) команду Последовательность (Fill Series).
Операция <С1г1>-*-перемешение маркера заполнения выполняет копирование тек-
стовых данных, но, если дело касается числовых значений, все обстоит как раз на-
оборот! Если вы введете в ячейку число (например, 17), а затем перетащите маркер
заполнения вдоль строки, Excel просто скопирует число 17 во все выбранные ячей-
ки. Если же вы будете перетаскивать маркер заполнения, удерживая нажатой кла-
вишу <Ctrl>, Excel будет продолжать ряд (т.е. введет в выбранные ячейки числа 17,
18, 19 и т.д.). Если вы забыли о такой особенности и заполнили ячейки последова-
тельностью значений, в контекстном меню Параметры автозаполнения выбери-
те команду Копировать содержимое ячеек (Copy Cells).

Создание собственных последовательностей для автозаполнения


В дополнение к описанным возможностям автозаполнения вы можете создать свои после-
довательности. Например, под крылышком Матушки Гусыни Enterprises вы обнаружите сле-
дующие предприятия.

90 Часть I. Прописные истины


Центр диеты ''Лишний вес"
Травматологический центр "Костяная нога"
Товары для собак "Чапка"
Кондитерская "Дом короля Пипина"

Вместо того чтобы вводить список этих фирм в ячейки каждой новой рабочей таблицы
(или даже копировать его из существующей таблицы), можно создать собственный ряд, что
позволит воспроизводить весь список фирм путем ввода в первую ячейку названия Центр
диеты "Лишний вес" и перемещения маркера заполнения по чистым ячейкам, в которых
должны появиться названия остальных фирм.
Чтобы создать свою последовательность, выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервисы-Параметры.
Появится диалоговое окно Параметры (рис. 2.14).

[Параметры НО:
Мелдучародньи \ Сохраните | проверка ошибок Орфография j Бемпвсноггь ' |
Вид Вычисления | Г^мвка 06и1нв | Переход Списки | Диаграина | Цвет |

ГЭвси: • аЬвиенты списке i ' •


НОВЫЙ СПИСОК - 1 Центр диеты "Пищний вес" ^-| [р Зосиюить" i]
Пи, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, 8с
Понедельник, Вторник. Среда, чвтевог ' '; 0
яне, фее, пар, лпр, наА, июн, люп, авг. I? ""
Товары дня cocas Hsrua
'Ъмю.
Январе, Февраль, Март Апрель, Май v Кондитерская "Доч короля ПиГ'Инл"
Часовая пас терская "Дим -дои"
Ськкное агЕнство "Ищейг^и"
'
,

Импорт стека м ячеек: "$& й*юрт

ОК Оп4ана_]

Рис. 2.14. Создание собственного списка из уже вв^ценных элементов


рабочей таблицы
2. Выберите вкладку Списки (Custom Lists), на которой находятся окна списка
Списки и Элементы списка (List Entires).
По умолчанию выбирается список НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST).
Если вы уже потратили время и нервы на ввод собственного списка в диапазон ячеек
таблицы, переходите к п. 3. Если же вы еще не набрали ряд в открытой таблице, пере-
ходите к п. 6.
3. Щелкните на текстовом поле Импорт списка из ячеек (Import List From Cells),
а затем на кнопке Минимизировать диалоговое окно (Minimize Dialog Box)
(это кнопка с изображением таблицы справа от текстового поля Импорт списка
из ячеек).
Таким образом, ничто не будет закрывать .уже готовый список (подробнее
см. главу 3).
4. Выберите нужный диапазон ячеек, а затем щелкните на кнопке
Максимизировать диалоговое окно (Maximize Dialog Box).
Эта кнопка автоматически заменяет кнопку Минимизировать диалоговое окно
справа от текстового поля Импорт списка из ячеек.

Глава 2. Создание рабочей таблицы -


5. Щелкните на кнопке Импорт (Import), чтобы скопировать список в окно
Элементы списка
Перейдите к п. 8.
6. В окне Элементы списка наберите все элементы последовательности (в тре-
буемом порядке), не забывая нажимать клавишу <Enter> после каждого из них.
Когда все элементы списка появятся в окне Элементы списка в нужном порядке, пе-
реходите к п. 7.
7. Чтобы добавить эту последовательность в окно Списки, щелкните на кнопке
Добавить (Add).
Ну вот, вы создали собственную последовательность. Теперь переходите к п. 8.
8. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>, чтобы закрыть диалого-
вое окно Параметры и вернуться в текущую таблицу активной рабочей книги.
После создания собственной последовательности от вас потребуется только ввести в
ячейку первый ее элемент, а затем с помощью маркера заполнения продолжить последова-
тельность вправо или вниз.
Если вас затрудняет ввод даже первого элемента, воспользуйтесь средством
Автозамена (речь о котором шла ранее в этой главе). Создайте для первого эле-
мента аббревиатуру, набор которой приводил бы к вводу этого элемента
(например, цдлв для элемента Центр диеты "Лишний вес ").

Ввод диапазона данных


Чтобы ввести диапазон данных в новом месте таблицы, можно упростить ввод информации,
выделив все чистые ячейки, с которыми вы собираетесь работать, еще до внесения каких-либо
данных. Необходимо только поставить табличный курсор на первую нужную ячейку нового
блока и затем отметить все ячейки в соответствующих строках и столбцах (как это делается, бу-
дет описано в главе 3). После выделения диапазона ячеек можно вводить первую запись.
Когда вы отмечаете диапазон (или блок) ячеек перед вводом какой-либо информации,
Excel ограничивает ввод данных этим диапазоном следующим образом.
Программа автоматически перемещает табличный курсор на следующую ячейку диа-
пазона после нажатия <Enter>.
Если диапазон ячеек расположен в нескольких строках и столбцах, Excel заполняет
блок по столбцам сверху вниз и слева направо. После заполнения самой нижней ячей-
ки столбца табличный курсор передвигается в верхнюю ячейку соседнего столбца
справа. Если диапазон содержит только одну строку, Excel перемещает табличный
курсор по строке слева направо.
Когда ввод в последнюю ячейку диапазона завершен, Excel помещает табличный курсор
в первую позицию уже заполненного диапазона. Чтобы отменить выделение диапазона
ячеек, надо просто щелкнуть мышью на любой ячейке таблицы (не важно — внутри или
вне выделенного участка) или нажать одну из клавиш управления курсором.

Следите затем, чтобы не нажать клавишу управления курсором при вводе в ячейку
выделенного блока: пользуйтесь клавишей <Enter>. Нажав клавишу управления
курсором, вы отмените выделение диапазона! Чтобы перемещать табличный кур-
сор, не отменяя при этом выделение, используйте следующие клавиши.

92 Часть /. Прописные истины


Для перемещения табличного курсора вперед по ячейкам диапазона нажимайте
<Enter>. Комбинация клавиш <Shift+Enter> будет возвращать табличный курсор
на предыдущую ячейку.
Чтобы двигаться вправо по строке, а затем вниз, нажимайте <ТаЬ>, а для движения
в обратном направлении — <Shift+Tab>.
Применяйте комбинацию <Ctrl+.>, чтобы перемещаться от одного угла диапазона
| к другому.

Ввод данных экспресс-методом


Иногда возникает необходимость ввести один и тот же элемент (текст, число или
формулу) в несколько ячеек рабочей таблицы. К счастью, это можно сделать с по-
мощью всего лишь одной операции, сэкономив таким образом время и силы. Сна-
чала выделите диапазон ячеек, в которые нужно ввести информацию (Excel позво-
ляет выбрать для этого сразу несколько блоков (подробности — в главе 3)). Затем
введите данные в строку формул и нажмите <Ctrl+Enter>, чтобы поместить их во
все ячейки выбранного диапазона (или диапазонов).

Чтобы операция прошла успешно, удерживайте клавишу <Ctrl> при нажатии


<Enter>. Тогда Excel вставит запись из строки формул в каждую выбранную ячей-
ку. Если же вы забудете о клавише <Ctrl> и нажмете только <Enter>, запись будет
внесена лишь в первую ячейку выбранного диапазона.
Можно ускорить ввод данных в последовательности ячеек, содержащие формулы, если
установить флажок Расширять форматы и формулы в списках (Extend List Formats and
Formulas) на вкладке Правка диалогового окна Параметры (оно открывается с помощью
команды Сервис^ Параметры). Когда эта опция включена, Excel автоматически формати-
рует новые данные, вводимые в последнюю строку, по подобию предыдущих строк, а также
копирует формулы, представленные в предыдущих строках. Но чтобы это средство себя про-
явило, вы должны вручную ввести формулы и отформатировать данные в трех строках, и
только в четвертой и последующих строках данное средство заработает.

ctfUunb впсине
В этой главе уже говорилось о том, как создавать формулы из нескольких простых ариф-
метических операций — сложения, вычитания, умножения и деления. Но вместо того, чтобы
создавать с нуля сложные формулы с различными замысловатыми комбинациями этих опера-
ций, можно воспользоваться функциями Excel.
Функция— это заданная формула, выполняющая определенный тип вычислений. Чтобы
воспользоваться функцией, вы должны предоставить ей все необходимые для вычисления ве-
личины (которые на языке "крутых" специалистов по электронным таблицам называются ар-
гументами функции}. Как и в случае простых формул, аргументы большинства функций
можно ввести тремя способами. Во-первых, как числовое значение (например, 22 или -4.56),
во-вторых, (и это наиболее распространенный вариант) как координаты ячейки {например,
В10) и, в-третьих, как диапазон ячеек (например, C3:F3).
Точно так, как и при построении формул, каждая функция должна начинаться со знака ра-
венства (-), чтобы Excel восприняла ее как формулу, а не как текст. После знака равенства
вводится имя функции (не важно, какими буквами — строчными или прописными; главное,
чтобы вы запомнили, как пишется это имя). После имени функции введите все аргументы,
необходимые для вычисления. Все аргументы заключаются в круглые скобки.

Глава 2, Создание рабочей таблицы 93


При вводе функции непосредственно в ячейку не добавляйте пробелы между зна-
ком равенства, именем функции и аргументами, заключенными в круглые скобки.
Некоторые функции используют несколько параметров. В этом случае разделите
все параметры запятыми (но не пробелами).
После ввода знака равенства, имени функции и левой круглой скобки, которая обозначает
начало записи аргументов, можно щелкнуть на ячейке (или диапазоне ячеек), содержимое ко-
торой будет использоваться в качестве первого аргумента функции, а не набирать координа-
ты ячейки вручную. Если у функции несколько аргументов, то, поставив после первого запя-
тую, сразу после нее можете указать мышью ячейки (или диапазон ячеек), которые должны
использоваться в качестве второго аргумента.
После ввода последнего аргумента наберите правую круглую скобку, чтобы обозначить
конец списка аргументов. Затем щелкните на кнопке Ввод в строке формул, нажмите
<Enter> или клавишу управления курсором— и функция будет вставлена в ячейку, куда
Excel занесет результат вычислений.

Как ввести функцию в формулу


Хотя функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке, Excel предоставляет на стандарт-
ной панели инструментов кнопку Вставка функции (Insert Function). В открывшемся диало-
говом окне Мастер функций: шаг 1 (Insert Function) можно указать нужную функцию. После
выбора функции Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции (Function Arguments),
в котором необходимо ввести аргументы функции. Для тех, кто запутался, работая с незнако-
мой или непомерно сложной функцией (некоторые из них могут быть действительно слиш-
ком запутанными), в обоих диалоговых окнах в левом нижнем углу расположена гиперссылка
Справка (Help on Function).
:
tL<Mitf<- пример .гаг.
f. файл Qaa&o Вид Ветерка Фсриэт С^жис Данные QKHQ

u !*'н et'ei* а ^ ! > ч>«- <»!« -. ^ - 1% JE • w |


*ы суг - ю - 1 ж к а I * ш т Ш ' Ф У- т *& - -з» -
** ** © "В ' flu Ci Избраннсе- Перевод* Т! С;^Лу Documents^ ice
" XV * =

2 Катушка Гусыня Enterprises продажи за 2001


3.! январь
4 i Центр диеть! "Лишний вес" 60136,58..
5 ...| Травматологический центр"Костяна 123456,2
Sj Товары для собак'Чапка" 17619,05 Выберите
7...I Кондитерская "Дом короля Пипина"; 57113,56
а )Часоаая мастерская "Дии-дон" 168291
3 l Сыскное агенство "Ищейки" ЗОВ6.6Э
ЕС ПИ
, i
SIN
СУММ(чилс|1;ч

Рис. 2.15. Выбор функции

94 Часть I. Прописные истины


Чтобы открыть диалоговое окно Вставка функции, выберите ячейку, в которой требует-
ся создать формулу, а затем щелкните на кнопке Вставка функции (с пиктограммой f x ) стан-
дартной панели инструментов. Появляется диалоговое окно Вставка функции (рис. 2.15).
В этом диалоговом окне содержатся три окна списка: Поиск функции (Search for a
function), Категория (Select a category) и Функция (Select a function). При открытии указанно-
го диалогового окна Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно
использовавшихся (Most Recently Used), а в списке Функция отображает функции, которы-
ми вы пользуетесь чаще всего.
Если в списке функций, которые использовались последними, нужной функции нет, необ-
ходимо выбрать соответствующую категорию из списка Категория. Если вы не знаете, к ка-
кой категории отнести нужную функцию, опишите ее назначение в текстовом поле Поиск
функции и нажмите <Enter> или щелкните на кнопке Найти (Go). Например, чтобы найти
функцию, которая подсчитывает итог, введите в текстовом поле Поиск функции ключевое
слово итог и нажмите <Enter>. В список Функция Excel поместит все функции, подходящие
под данное вами описание. Выберите одну из предложенных функций в появившемся диало-
говом окне. Аргументы и описание выбранной функции приводится в нижней части диалого-
вого окна Вставка функции.
Выбрав нужную функцию, щелкните на кнопке ОК., чтобы поместить ее в текущую ячейку
и открыть диалоговое окно Аргументы функции, в котором находятся как обязательные, так
и не обязательные аргументы. Предположим, что из списка Функция выбрана функция
СУММ (SUM) ("бриллиант в оправе" часто используемых функций). Как только вы это сде-
лаете, программа внесет в ячейку (и в строку формул) =СУММ { } , а в диалоговом окне
Аргументы функции появятся поля, куда можно ввести ее аргументы (рис. 2.16).

to' £эйп Орэака &дд Вставка Формат Серии; Данные QKHO Справка

•* , $ [*1! £| И Избранное- :Парв£од- i Pf j C:\MrDoom


СУММ - X JO =CVMMJB4:B91

Щ
2 ; Матушка Гусыня En,
• Лргумемты функции
4 'Центрдиеты"Лиы! :OWI
;_5 i Травматопогическ; - - №138,58: 1234SS,;
J_3ToBSpDi дпя собак'=
2....I Кондитерская "Дог •
В |Часовая мастерок
"ЁПСыскное агенство

Число!: ^>ti!n!;i»icno2;..- от 1 до 30 артуиг орые dv"«WOTc


Логические значеын игпориРУ>°т™

I'i I HI

Рис. 2.16. Аргументы для выбранной функции можно указать в этом диалоговом окне

Глава 2. Создание рабочей таблицы 95


Чтобы выбрать аргументы, поместите точку вставки в поле Число") (Number 1) и щелкни-
те на ячейке электронной таблицы (или перетащите мышь, выделив нужный диапазон). После
этого в текстовом поле Число"! появится адрес ячейки (либо адрес диапазона) и одновремен-
но в окне справа— числовое значение, введенное в эту ячейку (или ряд значений, если вы
выбрали диапазон ячеек), а также итоговое значение функции внизу диалогового окна после
слова Значение (Formula Result).
У вас есть возможность уменьшить это диалоговое окно до размера поля Число1 и кноп-
ки максимизации. Для этого щелкните на кнопке минимизации, находящейся справа от поля.
После минимизации диалогового окна для ввода аргументов, что позволит вам выбрать ячей-
ки для использования в качестве первого аргумента, вы можете восстановить первоначаль-
ный размер окна, щелкнув на кнопке максимизации (единственной кнопке, отображаемой
справа). Вместо минимизации диалогового окна, вы можете также временно отодвинуть его,
щелкнув в нем и перетащив на новое место.
Если нужно просуммировать содержимое нескольких ячеек (или нескольких диапазонов
ячеек), нажмите клавишу <ТаЬ> или щелкните на текстовом поле Число2, чтобы поместить в
него курсор (Excel реагирует на это расширением списка аргументов — появляется текстовое
поле ЧислоЗ). В текстовом поле ЧИСЛ02 укажите вторую ячейку (или диапазон), которую сле-
дует прибавить к указанной в поле Число"!. После того как вы щелкнете на нужной ячейке (или
перетащите указатель мыши через второй диапазон ячеек), в текстовом поле Число2 появится
адрес ячейки (или ячеек), справа от поля — ее (их) содержимое, а в нижней части палитры фор-
мул, после слова Значение, — текущая сумма (см. рис. 2.16). При этом есть возможность со-
кратить диалоговое окно для ввода аргументов до поля редактирования, с которым вы в на-
стоящее время работаете, щелкнув на соответствующей кнопке минимизации.
Когда вы укажете все ячейки или диапазоны для суммирования, щелкните на кнопке ОК, чтобы
закрыть диалоговое окно Аргументы Функции и ввести функцию СУММ в текущую ячейку.

Редактирование формул из строки формул


В Excel есть кнопка Изменить формулу (Insert Function), позволяющая редактировать
формулы (прежде всего те, которые содержат функции) непосредственно в строке формул.
Чтобы воспользоваться этой кнопкой (которая обозначена знаком равенства и расположена
непосредственно перед содержимым текущей ячейки, отображенным в строке формул), необ-
ходимо выбрать ячейку, содержащую формулу.
После щелчка на кнопке Изменить формулу Excel открывает диалоговое окно
Аргументы функции, в котором можно отредактировать аргументы, указав новые ссылки на
ячейки или диапазоны ячеек в текстовых полях Число"!, Число2 и т.д. Помните, что Excel
автоматически добавляет в текущий аргумент любую выделенную в рабочей таблице ячейку
(или диапазон ячеек). Если необходимо заменить текущий аргумент, его необходимо выде-
лить, а затем удалить, нажав клавишу <Del>, и лишь после этого вводить новое значение ар-
гумента. (Помните, что для удобства диалоговое окно можно минимизировать.)
Когда завершите редактирование формулы, щелкните на кнопке ОК или нажмите
<Enter> f чтобы закрыть диалоговое окно редактирования аргументов, преобразовать форму-
лу и обновить значение функции в ячейке.

Я бы пропал, не будь автосуммирования!


Завершая рассказ о вводе функций, необходимо остановиться на инструменте Автосумма
(AutoSum), который находится на стандартной панели инструментов (он обозначен прописной
греческой буквой 2j (сигма)). Этот маленький инструмент ценится на вес золота. Судите са-
ми— он не только вводит функцию СУММ, но и выбирает диапазон ячеек текущего столбца

96 Часть /. Прописные истины


или строки, содержимое которых, как он полагает, вы намерены просуммировать, и автоматиче-
ски залает их в качестве аргументов функции. И в девяти случаях из десяти Excel точно выбира-
ет диапазон ячеек для суммирования. Но в десятом случае придется указать диапазон вручную,
просто перетащив табличный курсор через блок ячеек, которые нужно просуммировать.
По умолчанию Автосумма помешает в текущую ячейку функцию СУММ. Чтобы с
помощью этого инструмента можно было поместить другую функцию (СРЗНАЧ
(Average), МАКС (МАХ) или МИН (M1N)), щелкните на кнопке со стрелкой вниз
справа от него и выберите в раскрывающемся меню имя нужной функции. Обра-
тите внимание! При щелчке на кнопке Дополнительно (More Functions) Excel от-
кроет диалоговое окно Вставка функции (как при щелчке на кнопке Вставка
функции стандартной панели инструментов).
На рис. 2.17 показано, как пользоваться инструментом Автосумма для итога продаж в
строке 3. Поместите табличный курсор на ячейку ЕЗ, где должен находиться итог за первый
квартал, и щелкните на инструменте Автосумма. Excel вставит функцию СУММ (знак равен-
ства и все остальное) в строку формул, создаст маркировку (подвижную пунктирную линию)
вокруг ячеек ВЗ, СЗ, D3 и использует диапазон B3:D3 в качестве аргумента функции СУММ.

Е Microsoft Excel - пример.х1$

. Избранное- перевод-
- X - J & =СУММ[ВЗ D3)
[ ,„._..*__ __ . в _ С
: Матушка Гусыня Enterprises продажи за 2001 год

| Центр диеты "Лишний вес"


• Травматологический центр "Костяна 123456,2 892-15.7 25Д36.В4
^Товарыдлясобак"Чзпка" 17Б-,э,об 6С54Э.56 42300^
I Кондитерская "Дом короля Пипина" 57113.56 «В35 4231 Л,ЭЭ
|Часовая мастерская "Дин-дон" 1S8291 62926,31 1240В ,73
Юыскное агенство "Ищейки" зоеб,бэ 71111,25 7Л326.24

v
к « > -- "1J * I-а <.^~~
Укажите

Рис. 2.17. Использование инструмента Автосумма в строке 3


На рис. 2.18 показана таблица после вставки этой функции в ячейку ЕЗ. Итог заносится в
ячейку ЕЗ, а функция появляется в строке формул:
=СУММ(ВЗ:03)
Введя функцию для подсчета итогов продаж в строке 3, можно скопировать ее для под-
счета объемов продаж во всех остальных строках. Для этого перетащите маркер заполнения
(черный крестик) вниз по столбцу Е, чтобы выделить диапазон ЕЗ:Е9.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 97


£3 Microsoft Excel - пример xls ттяяянят ннннвнмнин^и
• •: -.•:••!/ :.-••.--=-
- шз" _ a зx
*j*s* файл Правка ОД Вставка Форцат С; ээис Данные ркно Сграека
:
•""* • ь~' г ' • *- • tA.
Т*Т*•*» iят
1 ^At1 ' ЯМг
У]1
r г
Kl k£ Э -' 43 ^ RA " * Л 4'i if*
j Aral Суг » ю 'i ж л s i*
ГП C:\My Documen)s\ei(cel2002V
ез -
& =сумм(ззоз;
F !
:V ' В..... С 1 D _J HW ....'... б ' н f. . i Ti
;
".1, l Матушка Гусыня Enterprises : продажи за 200' год
2 январь февраль март
_з]Центрдиеты"Лишнийвес" ао1ЭЭ,5е 59369.56 19ЭбО,Об[ 155438.21
1
j^ Травматологический центр "Костянй 123456,2; ВЭ345.7 254Э6.В4
5 -Товары ДЛЯ СОбак "Чап<а" . 17619,06, 60543,56, 42300,2
:
;
i I i
S Кондитерская "ДОМ КОРОЛЯ ПИПИНЭ" ' 57П3.56 40635 42814,99:
7^; Чйссвая мастерская "Дмн-дон" [ 163291 ' 62926,31 12доЭ7з;
а. • Сыскное агенствй "Ищейки" 3DB6.63 71111,25 74926,24
9
101
11
12
'• : •
13
11 ; : ;

18
17!

20

ГотиВД
, :^. ,г
Рис. 2. 18. Таблица с итоговыми данными по продажам в третьей строке
О Microsoft Excel - пример jits
Г*.' Файп Цзавка giu Витька Формат ^^к
Q эвк Данные С*НО £фэвга
И-jajxl

- >-i-, . ; ;; ;

СУММ " X \/ * =СУММ(ВЗ'ВЕ)


Е I F . G Н : 1 -т-1
jj Матушка Г/сыня Enterprises, продажи за 2С01 год
2: январь февраль март
3 : Центр диеты "ЛишНИЙ_вес" '/ 8013Э,58| 59389,5Б_ 1S9GD,06 1 5948В ^,
S~] ТраВМаТОЛОГНЧеСКИЙ Центр "КОСТЯН^ 12345a,2j B9345.7 2543Б.84 236238.7;
5 -Товары для собак'Чапка" M7S19D5! EOS43.5S 42300,2 1 20462 ,в:
SJ Кондитерская "Дом короля Пипина" 57113,56; _40635 42314,99 140563.61
7 басовая мастерская "Дин-дон" j isa23i] 62926,31 i24oa,73 243Б2Б
a ChiCKHoe агенство "Ищейки" 1_ЭОбб,й! 71111,25 74926,2Л 149124,1
9 1= 'VWM^gp»)
10 СУММ{ч^сло1; [ч(.'спо2], . ,) 1 |
: .... ... ..... _. .
;
.11 ;• ;
14
! :
• '- — i

.а<_'_. . , . --у. . -
• г'
УквянТВ __» ;-

РЙК 2. 19. Использование инструмента Автосумма для итога продаж за январь (столбец В)

98 Часть I. Прописные истины


На рис. 2.19 показано, как воспользоваться инструментом Автосумма для подсчета ито-
гов продаж в фирме Матушка Гусыня Enterprises за январь (столбец В). Поместите табличный
курсор в ячейку В10, где должно появиться итоговое значение. При щелчке на инструменте
Автосумма Excel создаст маркировку вокруг ячеек ВЗ:В9 и совершенно правильно укажет
диапазон ВЗ:В9 в качестве аргумента функции СУММ.
На рис. 2.20 показана рабочая таблица после вставки функции в ячейку В1 и использова-
ния средства Автозаполнение для копирования этой формулы в ячейки СЮ, D10 и ЕЮ.
(Чтобы воспользоваться средством Автозаполнение, перетащите маркер заполнения вправо
до ячейки ЕЮ, а затем отпустите кнопку мыши.)

MS Microsoft Excel - пример .xls


*.ах

избранное- . Перевод - "71 С :\№ Documents \е*сеИЮ2<лример.:

_ . ........ _ _ . _
[Матушка Гусыня Enterprises. прадшиза2С01 год
январь феврапь^март __
Центр ДиеТЫ "ЛИШНИЙ вес" 801ЭЗ,56, 55389,56 19960.06 15S48B.2
j Травматологический центр "Костянз i23J5G,2;___ 89345,7' 2543Б.ал ззвзэе/
;Товарыдлясобак'Чапка" '17619,05 БОМЗ,56 42300,2 120462,8
Кондитерская "Дом короля Пипина" : 57li3j56 40635 42014,дэ 140563.Ё
: Часовая мастерская "Дин-дон" 1S329_1__ 62926,31 i240873 f МЭЁЗБ
Сыскное агенство "Ищейки" зовб.еэ т и п а 74926,24 нэ124,1
44Э735-'ЗаЭ9513В 2.17847 ff.

Сумга-1051503,46

Рис. 2.20, Рабочая таблица после копирования формулы суммирования

Над всей работой в Excel висит дамоклов меч до тех пор, пока документ не сохранен на
диске. Если пропадет питание в сети или компьютер поломается до сохранения документа,
удача повернется к вам спиной. Вы должны будете заново ввести каждую буковку, а это мо-
жет занять не один день. Чтобы этого не случилось, сохраняйте рабочую таблицу всякий раз,
когда введено столько информации, что ее потеря вас ошеломит.
Excel предлагает инструмент Сохранить (Save) на панели инструментов (третий слева, с
изображением дискеты), благодаря которому вы даже не будете тратить время на выбор ко-
манды Файл^Сохранить (File^Save) или нажатие комбинации клавиш <Ctrl+S>,— просто
щелкните на кнопке, и вся рабочая таблица будет сохранена на диске.
После первого щелчка на кнопке Сохранить появится диалоговое окно Сохранение
документа {Save As) (рис. 2.21). Воспользуйтесь им для того, чтобы заменить временное имя
документа (Книга! и пр.) более содержательным, атакже указать диск и папку для сохранения.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 99


Удалить
Найти в Web Создать папку
Переход на один уровень в вверх Представления
J
(Сохранение документа L
Об]
Пажа: tfS My Documents 3 ** " B=J ' ВД **• Cj Й- сервис- :
JJ ALINA *}Copy of статистикой
^jChessBese S] стетистика.х!5
§ j-^ *
Журнал _Lj excel200Z
Zjlex
ZlLENA
,j Messenger Service Received Files
Мои ,11 My eBooks
документы
^J My Music
-'Л ,U my photos
—~_а ^] My Pictures
Рабочий стоп Z] My Videos
JD My Webs

_.«)
^ ONTRACK
Hlwebtordumrnies t
| Избранное ^рабств

Й- ияяфайлв: jfefaSWE у|- - сохранить


, Мое сетевое
: окружение ТИП файла JKn-ira Microsoft Excel (*.*ls) v Отявна
— 1 • ____,... — — . — A3

Рис. 2,21. Диалоговое окно Сохранение документа


Чтобы переименовать рабочую книг>р, наберите имя файла в текстовом поле Имя
файла (File Name). Когда диалоговое окно Сохранение документа открывается в
первый раз, в окне Имя файла находится стандартное имя файла— Книга! (Bookl).
Чтобы его заменить, просто наберите новое имя.
Чтобы изменить диск, на котором должна быть сохранена рабочая книга, щелкните на
кнопке раскрывающегося списка Папка (Folder), а затем выберите нужное имя диска.
I S Чтобы изменить папку, в которой должна быть сохранена рабочая книга, выберите
(если это необходимо) соответствующий диск, а затем щелкните на нужной папке.
Если вы хотите сохранить рабочую книгу в папке, которая находится внутри одной из папок,
перечисленных в раскрывающемся списке, дважды щелкните на ней. В результате имя папки, в ко-
торой будет сохранен файл с рабочей книгой, появится в поле Папка. Если нужно сохранить файл
в совершенно новой папке, щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder) (рис. 2.21),
введите ее имя в поле Имя (Name) и щелкните на кнопке ОК или нажмите клавиш)' <Enter>.
В Excel 2002 в диалоговом окне Сохранение документа содержится пять новых кнопок:
Журнал (History), Мои документы (My documents), Рабочий стол (Desktop), Избранное
(Favorities) и Web-папки (Web-folders). Используя эти кнопки, вы можете выбрать следую-
щие папки для сохранения файла новой рабочей книги.
»-S Щелкнув на кнопке Журнал, вы сохраните рабочую книгу в папке W i n -
1 dows\Application Data\Microsoft\0ffiсе\Recent.
г •/ Кнопка Мои документы позволяет сохранить рабочую книгу в одноименной папке.
а: ^ Щелчок на кнопке Рабочий стол приведет к сохранению рабочей книги на рабочем
столе' компьютера.

I S Кнопка Избранное позволяет сохранить рабочую книгу в папке Favorites


(Избранное), которая расположена в папке Windows.
i? J Щелкнув на кнопке Web-папки, вы сохраните рабочую книгу в одной из Web-папок
на Web-сервере вашей фирмы. Эта кнопка особенно полезна, если необходимо опуб-
ликовать лист Excel как Web-страницу на Web-узле фирмы или в intranet (локальной

100 Часть I. Прописные истины


сети, построенной на основе Web-протоколов). (Подробнее о создании Web-папки и
! сохранении рабочей таблицы как Web-страницы см. главу 10.)

Помните, что в Windows 98/Ме и 2000 имена файлов могут содержать пробелы и состоять
(максимум) из 255 символов (только стоит ли давать своему файлу имя, состоящее из целого абза-
ца?). Вероятно, это очень обрадует пользователей DOS и Windows 3.1, которые так долго страдали
от ограничений, накладываемых на имя файла (восемь символов, точка, три символа). Только, при-
сваивая имя своей рабочей книге, имейте в виду, что если вы перенесете ее на компьютер, на кото-
ром не установлена система Windows 98 или Millennium Edition, имена файлов Excel будут значи-
тельно урезаны и у них появится расширение .XLS (это расширение всех файлов рабочих книг,
созданных в Excel 2002; просто Windows 98 и Me не обременяют вас такими мелочами).
Сделав необходимые в диалоговом окне Сохранение документа изменения, щелкните
на кнопке Сохранить (Save) или нажмите клавишу <Enter>, чтобы Excel 2002 сохранила ва-
шу работу. Сохраняя файл с рабочей книгой, Excel запоминает всю информацию в каждой
таблице рабочей книги (включая даже последнюю позицию табличного курсора) и записыва-
ет ее в заданной папке на диске. Не мудрите с диалоговым окном Сохранение документа,
кроме тех случаев, когда необходимо сохранить документ в другой папке или переименовать
рабочую книгу. Чтобы сделать это, выберите команду Файл^Сохранить как, не пользуясь
инструментом Сохранить или комбинацией клавиш <Ctrl+S>.

восстановление уокцмешна
Excel 2002 позволяет восстанавливать документы, утерянные в случае аварийного завер-
шения работы компьютера (вследствие отключения электропитания, отказа операционной
системы). Функция Авто восстановлен не (AutoRecover) сохраняет документ Excel через оп-
ределенные промежутки времени. В случае отказа системы при последующем запуске Excel
выводит на экран панель задач Восстановление документа (Document Recovery) (рис. 2.22).

При установке Excel 2002 функция Автовосстановление автоматически сохраняет


файл рабочей книги каждые 10 минут. Этот интервал можно изменить в соответствии
с собственными потребностями. Выберите команду Сервис1^ Параметры
(Tools^Options) и перейдите на вкладку Сохранение (Save). Измените интервал
времени в поле Сохранять данные для автовосстановления каждые минут
(Save AutoRecover Info Every __ Minutes) и щелкните на кнопке ОК.
На панели задач Восстановление документа находятся доступные версии файлов рабо-
чих книг, открытых во время отказа системы с указанием оригинального названия файла ра-
бочей книги и временем сохранения, а также файл автосохранения рабочей книги с указанием
времени последного сохранения. Чтобы открыть восстановленную версию файла рабочей
книги (например, чтобы узнать, сколько информации утеряно с момента последнего сохране-
ния), поместите на нее указатель мыши, щелкните на стрелке вниз, а затем в появившемся
меню выберите Открыть (Open). При открытии восстановленную версию документа (при не-
обходимости) можно сохранить, выбрав команду Файл^Сохранить в строке меню Excel.
Чтобы сохранить восстановленную версию файла, не открывая ее в самой программе, по-
местите указатель мыши на название восстановленного документа, щелкните на стрелке вниз
и в открывшемся меню выберите Сохранить как. Чтобы отказаться от восстановленной вер-
сии (оставив лишь данные исходной версии файла), щелкните на кнопке Закрыть (Close) па-
нели задач Восстановление документа. При этом появится окно предупреждения, предла-
гающее сохранить восстановленные файлы для последующего просмотра; установите пере-
ключатель Да и щелкните на кнопке ОК. Чтобы на панели задач остался только исходный
файл, установите переключатель Нет.

Глава 2. Создание рабочей таблицы 101


Е< Microsoft Excel - Книга! Li
QpoBtta Е«д Вставка Формат Сдавис в X

с; « . S U V . * ЧаР -'."* -
-г 10 - - Ж «: 3 ^ —

' ?] i (3 Щ ффанное - • Парепшд - ! ГП .

1
восстановление документов
1]
- А ' - Б ; С D 1 F G Н

Excel восстановил следующие файлы,
Сочините требуемые. 2
. - -
3
Да ступные фаллы 4 '
5
Книга! (version U.xls [E
Поспелпе* охранениеi 6
7
тября 2001 г
В • 1
9 •
IS":
Последнее сохранение сред.., Это копия после автоматического восстановлений.
Н:50 2* октября 2001 г.

припер, ik [Исходный]
Последнее сохранение попь...
11:24 24 октября 2001г.

Кекой йэпп нуичо COSPSIMTE'

.tir
Ява ^.22 Неприятно, но не опасно. Для восстановления данных, утраченных вследствие отказа
системы, воспользуйтесь функцией Автовосстановление

Обратите внимание, что функция Автовосстановление работает только с файла-


ми, которые вы сохранили по крайней мере один раз. Другими словами, если вы
создали новую рабочую книгу и не позаботились об ее сохранении и переименова-
нии до отказа компьютера, функция Автовосстановление не сохранит ни одной
резервной копии и, следовательно, не сможет этот документ восстановить. Поэто-
му чрезвычайно важно позаботиться о сохранении рабочей книги в самом начале
работы с ней (воспользуйтесь командой Файл^Сохранить или комбинацией кла-
виш <Ctrl+S>).

102 Часть I. Прописные истины


Часть II

Редактирование "без слез"

А по-моему, учитель, курсор не движется,


лотому что вы держите в руках щетку, а не мышь
Вэ&ойчае&и.
Деловой мир не уж так плох, как кажется. Но иногда он нас
разочаровывает. Например, в тот момент, когда вы почти
справились со своей работой, приходит шеф и дает вам;
дополнительное задание. И так всю жизнь Е Необходимость
постоянно уступать, приспосабливаться и "плыть по течению"
может вывести из себя кого угодно! Горькая правда заключается
в том, что большая часть работы в Excel 2002 — это изменение
того, над чем вы так упорно трудились, вводя данные в
электронную таблицу. В части II рассматриваются три основных
этапа (после ввода данных) работы с таблицами: форматирование
данных, переупорядочение отформатированных данных и/или их
удаление (в некоторых случаях) и, наконец, печать полностью
отформатированных и отредактированных данных. Поверьте,
когда вы научитесь изменять свои рабочие таблицы (а именно
этому посвящена данная часть книги), можете смело утверждать,
что более чем наполовину овладели Excel 2002.
Глава 3

Попробуем все приукрасить


8 э&ой главе..,
> Выбор ячеек для форматирования
> Форматирование блока данных с помощью средства Автоформат
> Использование числовых форматов
> Изменение ширины столбцов и высоты строк рабочей таблицы
> Сокрытие строк и столбцов таблицы
> Изменение шрифта и его размера
> Изменение типа выравнивания содержимого в ячейках
> Добавление рамок, тени и цвета к выбранным ячейкам
> Добавление границ, тени и изменение цветовой гаммы рабочей таблицы

т / ользователей таких программ электронных таблиц, как Excel, вопрос об оформле-


+J •" нии данных обычно не волнует до тех пор, пока данные не будут введены в таблицу
рабочей книги и записаны на диске в полной целости и сохранности (см. главы 1 и 2). И толь-
ко потом наступает время заняться внешним видом таблицы; чтобы введенная информация
лучше воспринималась.
Выбрав тип форматирования, который вы хотите применить к определенной части рабо-
чей таблицы, выделите ячейки, а затем щелкните на соответствующем инструменте панели
инструментов форматирования или выберите подходящую команду из меню. Это означает,
что, прежде чем приступить к изучению невероятных возможностей форматирования, с по-
мощью которых можно улучшить внешний вид данных, необходимо узнать, как выбрать под-
лежащий форматированию диапазон (блок) ячеек.
Имейте в виду, что ввод данных в ячейку и форматирование данных в Excel — это две со-
вершенно разные вещи. Поэтому, если изменить содержимое отформатированной ячейки, но-
вые элементы также будут представлены в заданном формате. Следовательно, можно отфор-
матировать чистые ячейки рабочей таблицы, а затем ввести в них данные. В результате со-
держимое этих ячеек автоматически примет установленный вид.

диапазона ячеек
Поскольку по своей природе рабочая таблица и ее компоненты имеют прямоугольную
структуру, нет ничего удивительного в том, что все выбранные диапазоны оставляют такое
же ощущение кубизма. Ведь, в конце концов, рабочие таблицы — это просто блоки ячеек, со-
стоящие из числа строк и столбцов.
Выбранный диапазон (интервал ячеек, или блок ячеек) — это любой набор ячеек, выде-
ленный с определенной целью, например для форматирования или редактирования. Мини-
мально возможный блок ячеек в таблице — это просто одна ячейка (так называемая активная
ячейка —- та, на которой находится табличный курсор). Максимально возможный выбранный
блок на листе— это блок, который состоит из всех ячеек листа. Скорее всего, большинство

Глава 3. Попробуем все приукрасить 105


необходимых для форматирования блоков будет иметь средний размер и состоять из не-
скольких соседних строк и столбцов.
Excel выделяет выбранный блок подсветкой. На рис. 3.1 показано несколько выбранных
блоков различных размеров и форм.
В Excel можно выбрать несколько диапазонов ячеек одновременно (такое явление называ-
ется прерывистым или несмежным выделением). Поэтому, хотя я и объявил, что на рис. 3.1
выделено несколько блоков, на самом деле это всего лишь один несмежный блок с активной
ячейкой D12, которая была выбрана последней.

Microsoft Excel - пример.х1з


W файл Эмекз Вид Bcrasra Фермат сдзвие Дга**в

Anal Суг "10 ••• Ж К Ч IP Я1 5 г - 1 И" % Ж- t;5 w. iP iP

4- •• ^p p j'J ^Иэфа>»ве- Перевод- Т* С'>1у Docurnents\exce'20C2\npHHep,sls

K23 ' "- ft ____""!


"О"'! ' E | Г

Яис1.3. f. Несколько выбранных блоков различных размеров и форм

Выделение диапазона с помощью мыши


Для выбора диапазона ячеек лучше всего пользоваться мышью. Поместите указатель мы-
ши (в форме толстого белого креста) на первую ячейку и, нажав кнопку мыши, перетащите
его в нужном направлении.
Чтобы расширить блок по столбцам вправо, перетащите указатель вправо. По мере
движения будут выделяться соседние ячейки.
Чтобы расширить блок по строкам вниз, перетащите указатель вниз.
Чтобы расширить блок вправо и вниз одновременно, перетащите указатель по диагона-
ли по направлению к ячейке, расположенной в правом нижнем углу выделяемого блока.

"Хитроумные" способы выбора блоков


Для ускорения процедуры выбора блоков можно воспользоваться старым-добрым мето-
дом — <5г11п>+щелчок, — который состоит в следующем.

106 Часть II. Редактирование "без слез"


1. Щелкните на первой ячейке выделяемого блока.
В результате эта ячейка будет выделена.
2. Поместите указатель мыши (не щелкая) на последнюю ячейку выбираемого блока.
При выборе прямоугольного блока эта ячейка будет расположена по диагонали от первой.
3. Нажмите клавишу <Shift> и, удерживая ее, еще раз щелкните мышью.
При повторном щелчке кнопкой мыши Excel выбирает все ячейки в строках и столб-
цах, заключенные между первой и последней ячейками.
Клавиша <Shift> в сочетании с мышью используется как клавиша расширения', она рас-
ширяет блок от первого до последнего выбранного объекта включительно.
Если, выбирая блок с помощью мыши и еще удерживая ее кнопку, вы заметили, что выде-
лили не те ячейки, просто вернитесь назад, чтобы отменить выбор ненужных ячеек. Если вы
уже отпустили кнопку мыши, щелкните на первой ячейке выделенного блока, чтобы выбрать
только ее (и отменить выбор всех остальных), и снова повторите процедуру выделения блока.

Как выбрать прерывистый диапазон


Чтобы выбрать прерывистый блок, состоящий из нескольких несоприкасающихся диапазонов
ячеек, выполните следующие действия. Щелкните на первой ячейке первого диапазона и перета-
щите по нему указатель мыши. Затем, удерживая клавишу <Ctrl>, щелкните на первой ячейке вто-
рого диапазона и перетащите по нему указатель. Пока вы удерживаете клавишу <Ctr1>, продолжая
выбирать последующие диапазоны, Excel не отменяет выбор ни одного из предыдущих.
Клавиша <Ctrl> в сочетании с мышью применяется как клавиша добавления; она
позволяет включить несоприкасающиеся элементы в какой-либо общий объект.

Как выбрать целые строки и столбцы


Чтобы выбрать целиком строки и столбцы или даже все ячейки рабочей таблицы, нужно
применить метод щелкнуть и перетащить.
Чтобы выбрать все ячейки в определенном столбце, щелкните на букве, обозна-
чающей столбец (на той, которая находится в верхней части окна документа).
Чтобы выбрать все ячейки в заданной строке, щелкните на номере строки, рас-
положенном по левому краю окна документа.
Чтобы отметить диапазон, состоящий из целых строк или столбцов, перетащи-
те указатель по буквам столбцов или номерам строк, расположенным по краям
рабочей книги.
Чтобы выбрать несколько целых строк или столбцов, которые не примыкают
друг к другу (опять прерывистый блок), нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая
ее, щелкните на буквах наименований столбцов и номерах строк, которые
нужно добавить к блоку.
Чтобы отметить все до единой ячейки листа рабочей таблицы, щелкните на
"чистой" кнопке в левом верхнем углу (на пересечении строки букв — наиме-
нований столбцов и столбца с номерами строк).

Автоматический выбор ячеек


В Excel предусмотрено автовыделение— действительно быстрый способ выбора всех ячеек
блока данных, в котором отсутствуют пустые ячейки. (Не пытайтесь с помощью автовыделения
выбрать пустые ячейки или блок данных, содержащий пустые ячейки в первом столбце или в верх-
ней строке.) Чтобы воспользоваться автовьщелением. выполните следующие действия.
1. Чтобы выбрать первую ячейку блока, щелкните на ней.
2. Имеется в виду ячейка, расположенная в левом верхнем углу блока.
Удерживая клавишу <Shift>. дважды щелкните кнопкой мыши (указатель в виде
стрелки) на правой или нижней границе выбранной ячейки (рис. 3.2).

Глава 3. Попробуем все приукрасить 107


ЕЗ Microsoft Excel - пример.х1з i-
*•* файл Энека Вид Встщзка Форнат Сэжис Данте 2*на Этравкэ ' . - • ' • •---..;., •* J а ж
. Д ^ Hot 4Ь S ПЬ ?" - X. % Л - - ^ ^ - -•• 4 Z -$, Si Ш*1, -.№% -г Э. ._
г
' Anal Суг - 12 •» : Ж Л У @^ =ж Ш !* "» га !,:•! ;''; *- t& _ - -3* > А, - „
*° •* ' С" ^ О © Избранное- j Перевод - 77] ' С:^У DocumenlB^cei^OOS'vTfUMea.xIs », „
eHT
А? » fi M P Диеты "Ляшний вес".
%~~^А~~~, В ; С 0 j .£ ! _F • , ,-G { _ Н : 1 ; J - К , —
j Мэтушма Гусыня Enterprises : продажи за 2001 год;
2 : янваоь февоапь март
3 [Центр^ёть! 80139 593896 13960,1
ЛТраематоф 123456 89345,7 25^136,8
5 ;~Гозарыдпя. 17619 60543.6 42300.2
-G \ Кондитерски 57114 40635 42815
-7 Часовая мае 168291 62926,3 12408,7!
в Сыскноеаге 3086,6. 71111.3 74926,2
9
"ID"
| -
12

1.3' . : ; « ; _• ;

is

mi "::""; . _..]" j Г рт"4 ; .:::_..


I. . > '«K^cTj^vrra/irwfay н| ^ Hf^
Готото
D
jW7. J.2 Поместите указатель мыши на нижнюю границу первой ячейки

Ш Microsoft Excel - пример xls ! L 1 v


ч
JSQ Файл Qp^sca ЁИД Bti^wa Фврщэт Снзеис данньв >но (^^авкэ '---•: - » И х
:
J Е£ Я с* $3 ^ Гй '^" * Чэ f*, • <<f ^ - ' • • : & £ - и. * 1 Ц -*У :°с% - ;^ ,
'•дгн1суг -12 - ; ж /с з '^]^ ™ Щ и' % да У! ^'Ё fs |а= _ - ^ - А, * „
; 4» •* ' g pj |^ © |^6раннсю- :ПвредОД- ! П1: C:V^yDocurrients\excelaiD2\npiiM9p.x!a ч-,
A3 * jK Центр диеты "Лишний вес";
.......А:.. ....:. .....1 В ; С P~D j _Ё • F G г _ Н | 1 Д„ J ___К_. ; Т1
. 1 Маттшка Гусыня Erterpr 5es : продажи за 200 1 год
2 . январь февоапь март
3 Центр дие-ь S0139 5938S.6 19960,1
л Траемдгшо 123456 SS345.7 254Э6.8
_6_ Товары ДПЯ 1761S 60543,6 42300,2
в Шндитерска|57114 40635 42815
_7_ Часоваяма< 168291 62926,3 12408.7
е-Ськжноеаге 3086.6 71ШЗ 74926,2]
9
ю . ' _ . . : . . . ; " _1-
:
Ж;
-1ii
ni
i6j
17
И"
!9 „ . ±J
< •< i н\Ли!:т1/"ГЬ1ст2/Г|истЗ/ " )*j i iij^
Готово

°ис.3.3. Удерживая клавишу <Stiift>, дважды щелкните на нижней ячейке, чтобы выделить
первый столбец таблицы данных

108 Часть II, Редактирование "без слез"


Если вы дважды щелкнете на нижней границе ячейки, выбранный блок расширится
вниз по столбцу до последней непустой ячейки (рис. 3.3). Если вы дважды щелкнете
на правой границе ячейки, выбранный блок расширится вправо по строке до послед-
ней непустой ячейки в этой строке.
3. Дважды щелкните на правой границе выбранного блока (рис. 3.3), если он со-
стоит только из одного (первого) столбца таблицы данных.
В результате будут выбраны все остальные столбцы таблицы данных (рис. 3.4).
4. Дважды щелкните на нижней границе выбранного блока, если он состоит толь-
ко из одной строки данных.
В результате будут выбраны все остальные строки таблицы данных.

Microsoft Excel - примерен


Г"-' фа/п Правка ЁИД Вставка Формат Сервис Данные ОиО £гравка

Агн! Суг - 12 ' Ж К 3 jp]S ^S S "В? % № л? Л ' '=- iF


** "* ' 0 Э (л! © И^знное- Гйредад- ГЗ] Ci'fly ОоситвгЫ\ехсе12002Уриг.1вр.я'Е
A3 '**!'• - А Центр диеты "Лишний ве

\ Матушка Гусыня Enterpri вез . продажи за 2001 год


2 январь февраль март
З1"ентр 80139 59389,6 19960.1
Трзематопо 123456 89345.7 254.3S.S
Товары дяя • --J7919 60543,8 42300,2
57114 4063S 42815
1S82S1 62926.3 1240S.7
Сыекноеагв 3086.6 71111.3 74926.?.

и\лист1/г|«г1г/Пиаэ/

Яда. 3.4, Удерживая клавишу <Shift>, дважды щелкните на правой границе столбца D,
чтобы выбрать все остальные столбцы в таблице данных
Хотя из описания приведенной выше процедуры можно сделать вывод, что при исполь-
зовании автовыделения необходимо выбирать первую ячейку в таблице данньк, на са-
мом деле можно выбрать любую из четырех ее угловых ячеек. Затем, расширяя блок
при нажатой клавише <Shift>, можно двигаться в любом направлении (влево, щелкнув
на левой, вправо — на правой, вверх — на верхней и вниз — на нижней границе ячей-
ки). Когда блок будет состоять из первой или последней строки либо первого или по-
следнего столбца, нужно щелкнуть на соответствующей границе блока так, чтобы в него
вошли все оставшиеся строки или столбцы таблицы данных.

Выделение ячеек с помощью клавиатуры


Если вам не очень нравится пользоваться мышью, можете выбирать ячейки с помощью
клавиатуры. По аналогии с методом <ЗЫп>+щелчок, самый простой способ выбора ячеек с

Глава 3. Попробуем все приукрасить 109


помощью клавиатуры— это комбинация клавиши <Shift> с клавишами управления курсо-
ром. (Список этих клавиш приведен в главе 1.)
Сначала поместите табличный курсор на первую ячейку блока, а затем, удерживая клавишу
< >
<Shift>, нажимайте нужные клавиши управления курсором (<Т>, <<—>. —>>, <4- ), а также
клавиши <PgUp> и <PgDn>. В результате Excel фиксирует выбор текущей ячейки и не просто
перемещает табличный курсор, как обычно, а выделяет ячейки по мере его перемещения.
Выбирая таким образом блок ячеек, можно с помощью клавиш управления курсо-
ром изменить его форму и размер, если вы еще не отпустили клавишу <Shift>. Но
стоит только отпустить ее, и нажатие любой клавиши управления курсором мгно-
венно отменит выбор блока и оставит выделенной лишь ту ячейку, в которой нахо-
дится табличный курсор.

Расширение блока
Если удерживать клавишу <Shift> при перемещении табличного курсора для вас слишком
утомительно, переведите Excel в режим Выделение (Extend), нажав (и сразу отпустив) кла-
вишу <F8>. А уже после этого можете нажимать любую клавишу управления курсором. В
строке состояния появится индикатор ВДЛ (ЕХТ) — признак того, что программа выделит
все ячейки, через которые будет перемещаться табличный курсор (точно так же, как при ис-
пользовании клавиши <Shift> в нажатом состоянии).
После выделения нужного диапазона ячеек выключите режим Выделение, снова нажав
клавишу <F8>. Индикатор ВДЛ исчезнет из строки состояния, и вы сможете по-прежнему
перемешать табличный курсор с помощью клавиатуры, не выделяя все на своем пути.

Применение автовыделения с помощью клавиатуры


Функция автовыделения может выполняться с использованием комбинации клавиши
<F8> (переход в режим расширения — Выделение) или <Shift> с клавишами
<СЛг1>+клавиша управления курсором или <Епс1>-<-клавиша управления курсором. Этот спо-
соб дает возможность мгновенно перемещать табличный курсор с одного конца блока на дру-
гой, выделяя все ячейки по пути его следования.
Чтобы выделить заполненную целиком таблицу данных с помощью автовыделения, вы-
полните следующие действия.
1. Установите табличный курсор на первой ячейке.
2. Имеется в виду ячейка, расположенная в левом верхнем углу блока.
Нажмите сначала клавишу <F8> (или удерживайте <Shift>), а затем — <Ctrl+—>>
(или <End, —>>), чтобы расширить блок вправо по столбцам.
3. Затем нажмите <Ctrl+Jr> (или <End, 4>), чтобы расширить блок вниз по строкам.
Помните, порядок выбора направления не имеет значения! Вы точно так можете
сначала нажать <Ctrl+i> (или <End, i>), а уже потом— <Ctrl+—>> (или <End,
->>). Если вы пользуетесь клавишей <Shift>, а не <F8>, внимательно следите за
тем, чтобы не отпустить ее до завершения маневров в обоих направлениях. Но ес-
ли, нажав клавишу <F8>, вы перевели программу в режим Выделение, не забудь-
те выйти из него (снова нажав <F8>), как только диапазон ячеек будет выделен (в
противном случае при следующем перемещении табличного курсора будут выбра-
ны ненужные ячейки).

Как выбрать несмежный блок с помощью клавиатуры


Выбрать несколько диапазонов ячеек с помощью клавиатуры немного сложнее, чем с по-
мощью мыши. При .работе с клавиатурой нужно выполнить следующие действия: выделить

110 » Часть II, Редактирование "без слез"


один диапазон, затем "открепить" курсор от выделенного диапазона и передвинуть его к на-
чалу следующего. Для "открепления" табличного курсора нажмите <Shift+F8>. Теперь вы
находитесь в режиме Добавление (Add), в котором можно перемещаться к первой ячейке
следующего диапазона, не выбирая по пути никаких ячеек. О том, что табличный курсор
"откреплен", свидетельствует индикатор ДОБ (ADD) в строке состояния.
Чтобы выбрать с помощью клавиатуры несколько диапазонов ячеек, выполните следую-
щие действия.
1. Установите табличный курсор на первой ячейке первого диапазона, который
нужно выбрать.
2. Нажмите клавишу <F8>, чтобы перейти в режим Расширение.
Переместите табличный курсор так, чтобы выбрать все ячейки первого диапазона.
Есть альтернативный способ: нажать клавишу <:Shift> и, удерживая ее, перемещать
табличный курсор.
3. Нажмите <Shift+F8> для перехода в режим Добавление.
В строке состояния появится индикатор ДОБ.
4. Переместите табличный курсор к первой ячейке следующего (не соприкасающе-
гося с первым) диапазона, который тоже нужно выбрать.
5. Снова нажмите <F8>, чтобы вернуться в режим Расширение, а затем перемес-
тите табличный курсор, выбирая все ячейки нового диапазона.
6. Повторяйте пп. 3-5 до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые диапазоны.

Выбор диапазона с помощью средства Переход


Предположим, необходимо выбрать действительно большой блок, на выделение которого с
помощью различных клавиш управления курсором уйдет слишком много времени. В таком случае
лучше всего воспользоваться средством Переход, которое позволяет расширить диапазон до
ячейки, находящейся на значительном расстоянии. Для этого выполните следующие действия.
1. Установите табличный курсор на первой ячейке диапазона, а затем нажмите
<F8>, чтобы перейти в режим Выделение.
2. Нажмите клавишу <F5> или воспользуйтесь командой Правка^ Перейти
(Edit^Go To), чтобы открыть диалоговое окно Переход. В этом окне наберите
адрес последней ячейки диапазона, а затем нажмите <Enter>.

Поскольку Excel находится в режиме Выделение, программа не только перемес-


тит табличный курсор в ячейку с указанным адресом, но и выделит блок между
первой и последней ячейками. Когда с помощью функции Переход диапазон бу-
дет выбран, не забудьте снова нажать клавишу <F8> (для выхода из режима
Выделение), чтобы при следующем перемещении табличного курсора не выделя-
лись ненужные ячейки.

/но^мщ с помощью

А теперь займемся методом форматирования, не требующим никакого предварительного


выбора ячеек. Для использования функции Автоформат (AutoFormat) нужно только помес-
тить табличный курсор где-нибудь внутри таблицы данных, а затем выбрать команду

Глава 3. Попробуем все приукрасить 111


Как только откроется диалоговое окно Автоформат, Excel автоматически выберет все
ячейки в заполненном блоке данных. (Вы получите достаточно сердитое сообщение в окне
предупреждения, если в момент выбора команды Автоформат табличный курсор не будет
находиться внутри блока или в одной из соседних с ним ячеек.)
Вы быстро справитесь с форматированием выделенного блока, выбрав один из 16 встро-
енных табличных форматов. Вот как это делается.
1. Откройте диалоговое окно Автоформат, выбрав команду Формата Автоформат.
2. Выберите какой-либо формат в диалоговом окне Автоформат (рис. 3.5).

ИНН фев ut|) Всего яле rfts tap Bet го


Восток 7 Г 6 19 Восток 7 7 5 19
Зелен 6 4 7 17 Звпад 5 1 7 17
Юг 6 7 9 2в Юг 3 7 9 24
Бее re 21 18 11 60 Б«го_ 21 18 21 60

Класомеский 1

Клксгчвскин 2 Классический з

»й в«го; '— •„„, " фее VHll Все гс


Восток 7р. 7р 5р. 19р. - Эос ток 7р. 7р. 5В 19р
Загвд Б 17 Залац е i
Юг 8 7 9 24 [ s 7 9 24
See IQ 21р. 18р. 21В 60р , Всего 21р. 1Вр 21|1 60р.

Рис. 3,5, Диалоговое окно Автоформат с выбранным


форматом Простой
Если необходимо, прокрутите список возможных форматов. Когда вы щелкнете на каком-
либо формате. Excel выделит его (черной рамкой), показывая, что этот формат выбран.
3. Выбрав нужный формат, щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>,
чтобы закрыть диалоговое окно Автоформат и отформатировать выбранный диа-
пазон данных.
Если вы уже достаточно знакомы с табличными форматами и знаете, какой из них вам нужен,
можете сэкономить время, дважды шелкнув на имени этого формата в окне Автоформат, что по-
зволит одновременно закрыть диалоговое окно и отформатировать выбранный блок.
Каждый из встроенных табличных форматов, предлагаемых функцией Автоформат, —
это не что иное, как определенная комбинация различных типов форматирования ячеек и
данных, которая применяется к выбранному блоку в процессе одной операции (а как это эко-
номит время!). Для каждого формата характерны свои спо.собы выделения заголовков и чи-
словых значений в таблице.
Если вы ошиблись и применили формат, который просто терпеть не можете, выбе-
рите команду ПравкаоОтменить Автоформат (Edit^Undo AutoFormat) (или на-
жмите <Ctrl+Z>) перед тем, как начнете делать что-нибудь еще, Excel восстановит
первоначальный вид таблицы {подробнее о возможностях команды Отменить
см. главу 4). Если впоследствии вы решите, что ни один из примененных автома-
тических табличных форматов не нужен, можете избавиться от них (даже если вы-
полнять команду Отменить уже слишком поздно). Откройте диалоговое окно
Автоформат и выберите автоформат Нет (None), расположенный в самом низу
списка форматов, а затем щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>.

112 Часть П. Редактирование "без слез"


El Microsoft Excel - пример xls ИИИИИИЕ ШЕ
"я* Файл гравка Вид Встдакз Фседат •
^
С^рви :••
•••
•i
Данные 'Окна Справка
100%
.•:•- -'Ji^X ""_ в X

Г; t? У ^ ч а П1 "" * "Ь ? -" « - -» - «4 £ - si 'h и -Д •


f
3 ,
1
,;ArialCyr '12 -: » Л н И™ ;S УЙ] hp v{. Ш $ Л t™. ?^ __ - '>'&',
:
: *» -* ; @ !7j ! "3 Q йзйр»«»- период- = ГГ C:\My Oocuments\Bicel2002VTp"Mep, xls
А12 - ft
^_| В j С : D I- I, F G | -3
«
Матушка Гусыня Enterprise? : продажи ta2001 год
:
1
2 : январь февраль март I :
_3 ^Центр диеты "Лишний вес"; : 8Q13B.5B 55389,56^ 19S6D.D6
_Д J Травмэтолагический_центр ''Костяная нога" j 123456,2! 89345.7-25436,84 .
:
5 'Товары для собак'Чапка" 17819.05' BC543.5B 42300,2
Е ' Кондитерская "Дом короля Пипинэ"
_7__Часовая мастерская "Дин-дон"
:
8 Сыскное агенствс "Ии^ей-ги"
9 Итого
; 57113,56:
;
40635 42811,99
168201, Б2926.Э1 1240Е.73
308В,6Э' 71111,25 74926,24'
449705 383S51.4 217847,1'
=E i
-i
;
[|
12 1 <* •
Пз i
:
'•
: ;•! : j . :
1Б :

17,

15
- -4 --
М «' » «ХЛигг^/ОистЗ/ШстЗ/ 1д1__. Si ,_._..^J_ 2*Г
Готово

Рис. 3.6. Таблица данных после применения формата Простой

£3 Microsoft Excel - пример xb J.DI.X


Ц" файл Правка Вид Встдага в х

1 Матушка Гусыня Enterprises : продажи ta 2001 год


3i fttf(Wp«.:

3_jЦентр диаты "Лишний вес". 8013а,58р ' 59Э99,56р.. 19 ЭбО.Эбр.


t j Травматологический центр "Костяная нога" 123456,20 i ВЭЭЛб/О ; 25436,84
5 !Товапы дпв собак "Чапка" 17619,05 БО 543,56
_В_ Кондитерская "Дои короля Пнпнна" 57113,56 40535,00
7 'Часовая шстер:кая "Дин-дон" 166 291,00 62926,31
8 [Сыскное а'енство "Ищейки" 3036,63 71 111,25
9 'Итого 449705,02р. ', 363Э51,Здр. 217В47,Р6р

ш
1_1_1
"Щ о
13'

15
16

Н 4 1 И\ЛИСТ1^ЛИСТ2/ГМСТЗ/

Готово

Рис. 3.7. Таблица данных после применения формата Финансовый 1

Глава 3. Попробуем все приукрасить 113


На рис. 3.5 показано диалоговое окно Автоформат с выбранным табличным форматом
Простой, а на рис. 3.6 — таблица после применения этого формата. Обратите внимание, что
в результате Excel выделила полужирным название таблицы и заголовки столбцов в строке 2,
а также отделила заголовки от остальных данных, заключив последние в рамку. Кроме того,
Excel отцентрировала название таблицы относительно столбцов А-Е и заголовки в ячейках
В2-Е2. Заметьте, однако, что этот формат никак не выделяет числовые значения.
На рис. 3.7 изображена уже знакомая вам таблица после того, как заново открыто
диалоговое окно Автоформат и выбран формат Финансовый 1 (Accounting 1) для того
же блока ячеек. Как видите, после применения этого формата Excel применила к число-
вым значениям в первой и последней строках таблицы числовой формат Денежный (о
чем свидетельствует знак денежной единицы), а к остальным числам -- Формат С
разделителем. Кроме того, появилась разделительная линия между заголовками столб-
цов и остальными данными.

Если необходимо отцентрировать заголовок таблицы относительно столбцов.


либо щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge and
Center), либо воспользуйтесь командой Формат^Автоформат, Второй спо-
соб более предпочтителен, если табличный курсор находится в ячейке, содер-
жащей текст заголовка. В этом случае Excel отформатирует только ту ячейку,
в которой находится табличный курсор (программа самостоятельно выделит
все необходимые ячейки).

с помощью

Для некоторых таблиц функция Автоформат неприемлема, так как к ним нужно добавить
лишь несколько завершающих штрихов. Например, есть такие таблицы, в которых необхо-
димо выделить только заголовки столбцов полужирным шрифтом или подчеркнуть строку с
итоговыми значениями.
С помощью инструментов, расположенных на панели форматирования (она находится
справа от стандартной панели инструментов), можно отформатировать данные и ячейки, да-
же не обращаясь к контекстным и выпадающим меню.
С помощью инструментов форматирования можно назначать ячейкам новые шрифты
и числовые форматы, изменять способы выравнивания их содержимого, а также добав-
лять к ним рамки, узоры и цвет. (В табл. 1.3 кратко описано назначение каждого из этих
инструментов.)

"Странствующие" панели инструментов


Обычно панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting)
находятся в верхней части окна Excel (сразу под строкой меню). Хотя Excel автоматически
располагает эти панели инструментов в верхней части экрана, вы вольны перемещать их
(см. главу 12), перетаскивая в другие места экрана.
Если переместить какую-либо из этих панелей в область открытой рабочей книги, то она
появится в отдельном окне, аналогичном изображенному на рис. 3.8. Такая "панель в окош-
ке" называется плавающей, так как она "плавает", подобно облаку, над открытой рабочей
книгой (как поэтично!), И вы можете не только перемещать эти прелестные маленькие штуч-
ки, но и менять их размер.

114 Часть II. Редактирование "без слез"


£? Microsoft Excel - пример Jtls
файл Оээв*а - 8ид Screws Форцат Сервис Данные £«но Отравка

" 0 Г'1 й ©изфанное-


С14 !«>•••='- " £

1 Матушка Гусыня Enterprises : продажи «а 2001 год


2 ' SWiK.T/. фащшиъ • миря
3'> Центр диеты'Лишний вес"; 9Q 138,5Эр 5938956р.: 19960,06р.
4 j Травматологический цгнтр 'Костяная нега" 123 466,20 39345.70 ! 25ДЭе,В4 .
5 'Товары для собак "Чзгка" 17G19.D5 605Л3.56 ; л; 300,20
8 ' Кпндите екая "Дом короля Пипина" 57113,55 40Б35Д] ' 42814,99
7 Часовая мастерская "Днн-дон" _ 188291,00 62926,31 1240973
8 Хь.скное агекство "Ищейки" 3 DB6.63 71 11125 ТА 926 24
3 'Итого W9 706.02р. 383 951 ,39р. 217647,06р.
Щ
LI, Aral Cyr т. Ю » ... —

~ =, ^ El-j Я? % ^f! *й ;^ '.*•'.=• __ т <1« • А^ -

N
\$ц
ш
V

-.....-j
;. 3.8. Панель инструментов форматирований, "плавающая"над рабочей книгой

Можно переместить плавающую панель инструментов на новое место над рабочей


таблицей, перетащив ее строку заголовка.
Можно изменить размер плавающей панели инструментов, перетаскивая любую из ее
сторон. Подведите указатель мыши к одной из границ окна (в результате он превра-
тится в двунаправленную стрелку), а затем начинайте перетаскивать.
При перетаскивании одной из сторон плавающей панели инструментов меняется и ее
контур, что позволяет разместить все инструменты в установленном порядке. Когда
контур панели приобретет нужные очертания, отпустите кнопку мыши, и Excel пере-
рисует панель инструментов.
v- Чтобы закрыть плавающую панель (если она больше не нужна над окном документа),
щелкните на кнопке закрытия (маленьком прямоугольнике, который находится в пра-
вом верхнем углу окна панели инструментов).

Строка меню "пускается в плавание"

; В Excel "плавать" умеют не только панели инструментов (например, Стандартная и


• Форматирование}. Вы можете переместить даже строку меню (вот почему она, находясь на привыч-
; ном месте, сразу под строгай заголовка, также содержит двойную вертикальную черту (||}). При выборе
; одного из пунктов плавающей строки меню соответствующие команды могут появиться не только ниже,
:
но и выше строки, в1 зависимости от наличия свободного места.

г Чтобы переместить панель инструментов в новое место на экране, щелкните на двойной вертикальной
черте (||), отображенной в начале панели инструментов. Чтобы вернуть плавающую панель на прежнее,
"пришвартованное" место, дважды щелкните на строке заголовка панели инструментов.

Глава 3, Попробуем все приукрасить 115


Как "пришвартовать" панели инструментов
Давайте посмотрим правде в глаза. Иногда плавающая панель инструментов ужасно раз-
дражает, так как ее постоянно приходится убирать при внесении и редактировании данных.
Если вы хотите убрать эту панель с дороги так. чтобы она больше не закрывала ячейки рабо-
чей таблицы, просто "пришвартуйте" ее.
Для этого в Excel существует четыре "причала": вверху экрана над строкой формул, по
левому и правому краям экрана и внизу, сразу над строкой состояния. На рис. 3.9 показаны
панели инструментов Рисование (Drawing) и Текст в речь (Text to Speech), присоединенные
к нижней части рабочей области экрана.

Ei Microsoft Excel - пример xls


Файл Правка @ид Ветрена Формат Сэрви: Данные C**ic

й£ В £j У <йг 2* '* & Ч> Р • -^ • > - ' - : 1, г • JU


ial Суг т 12 » . Ж К ц . — _ — ",- £Р % i ••]
:
ВЗ * Л ВО!33,56
А В С О Е F i-1

Матушка Гусыня Enterprises : продажи за 2001 год


2 ; январь февраль марго ; 1-й квартал
3 'Центе диеты "Лишний вес"; 8013S.53I 59389.56 19960.06: $ • 15948~8,20;
j*~! Травматологический центр "Кос" 123456,20 89345.70 25436,84 $ 238238,74;
5 :Товарь' дпд собак'Чапка" 17619,05 60543.56 42300,20" $ 397 726.94 :
_6j Кондитерская'Дом короля Пили 57113,56' 40635,00 42814.991 S 140563.55;
?_]Часовая мастерская "Дин-дон" 168291,00 62926.31 12408.73' $ 243626,04-
а ; Сыскное агенство "Ищейки" 3086,63 71 111,25 74926.24' $ 384 189.59 '
9 °Итсго $ 44970~5"02" $ 363951,38 $ 217_8_47Ж] $ 1 563833.06 '

12
13
. . . . . . '-
15
16 |
1?
1В- . . . : ! " :
19 i i
; ... . ; — I
30.

и ч * и\ Диаграиги! \Млт ушка Гусыня/ ТЙ5*«ви:' / ШаЙии' ^ "Чяпз- / "Дсм 1орсАЯ rvrn*ia" j « f t] |

' forbad

I I

Панель инструментов Рисование Панель инструментов Текст в речь


Рис. 3.9. Панели инструментов Рисование и Текст в речь пришвартованы к нижней части ра-
бочей области окна программы
Чтобы пришвартовать плавающую панель инструментов к одному из четырех причалов,
перетащите ее строку заголовка к соответствующей части окна. Отпустите кнопку мыши, ко-
гда контур панели примет форму столбца (при швартовке к левой или правой границе) или
строки (при швартовке к верхней или нижней границе окна Excel). Кнопки панели инстру-
ментов, расположенной вдоль левого или правого краев окна документа, меняют свою гори-
зонтальную ориентацию на вертикальную.
Excel не позволяет расположить панели инструментов Стандартная, Форматиро-
вание и Web no левому или правому краю экрана, так как каждая из них содержит
раскрывающееся окно списка, которое нельзя переориентировать вместе с панеля-
ми инструментов (раскрывающийся список не может открываться влево или впра-
во от панели инструментов).

116 Часть II. Редактирование "без слез"


Отметим также, что, когда вы прикрепляете рядом несколько панелей, Excel автоматиче-
ски определяет для них наилучшие (с ее точки зрения) размеры и выбирает, какие инструмен-
ты отобразить на панели, а какие спрятать на палитре дополнительных инструментов
(которая открывается после щелчка на кнопке Параметры панели инструментов (Toolbar
Options)). При желании вы можете изменить размеры соседних панелей, расположенных го-
ризонтально, перетащив серую вертикальную полоску в начале панели влево (увеличивая ее
размеры) или вправо (уменьшая размеры).

Диалоговое окно Фо/гмшй ячеек


1
С помощью команды Формат^Ячейки (Format ^Cells) (или воспользовавшись комбина-
цией клавиш <Ctlr+1>) можно с легкостью применить к выбранному диапазону целый набор
различных стилей форматирования. После выполнения этой команды появляется диалоговое
окно Формат ячеек, которое содержит шесть вкладок: Число (Number), Выравнивание
(Alignment), Шрифт (Font), Рамка (Border), Вид (Patterns) и Защита (Protection). В этой гла-
ве описано назначение параметров, содержащихся в первых пяти вкладках; как и когда ис-
пользовать вкладку Защита, см. главу 6.
Советую запомнить комбинацию клавиш <Ctrl+1>, с помощью которой можно
открыть диалоговое окно Формат ячеек. Только помните, что в этой комби-
нации, наряду с клавишей <Ctrl>, участвует клавиша с цифрой 1, расположен-
ная в верхнем ряду стандартной клавиатуры (не перепутайте ее с функцио-
нальной клавишей <F1> и, тем более, с клавишей <1> на дополнительной
цифровой клавиатуре).

Числовые форматы
Как отмечалось в главе 2, по способу ввода чисел в рабочую таблицу Excel определяет на-
значаемый для них числовой формат. Приведем'несколько примеров.
| S При вводе в ячейку денежного значения с символом денежной единицы
(установленной по умолчанию) и двумя цифрами после десятичной точки Excel при-
сваивает этой ячейке и ее содержимому числовой формат Денежный (Currency).
Р S При вводе в ячейку величины в процентах (целого числа с символом процента (%) и
без цифр после запятой) Excel присвоит этой ячейке и ее содержимому числовой
формат Процентный (Percentage).
| S При вводе даты (помните, что дата— это тоже число) в соответствии с одним из
встроенных в Excel форматов для ввода дат, например 19.2.99 или 19-Фев-99, ячейке
и ее содержимому будет присвоен формат Дата (Date) (он определяет способ записи
даты, а также специальное числовое значение, собственно определяющее эту дату).
я

Хотя подобный способ форматирования данных по ходу дела довольно удобен (а для дат
он даже необходим), совершенно необязательно им пользоваться. Всегда можно присвоить
числовой формат группе значений до или после их ввода. И, как показывает опыт, формати-
рование чисел после ввода— это, как правило, самый эффективный метод работы, поскольку
состоит только из двух этапов.
1. Выделите все ячейки, содержащие величины, которые нужно отформатировать.
2. Выберите нужный числовой формат либо на панели инструментов форматиро-
вания, либо в диалоговом окне Формат ячеек.

Глава 3. Попробуем все приукрасить 117


Даже если вы прекрасно владеете искусством набора и предпочитаете вводить ка-
ждое значение именно так, как оно должно выглядеть в таблице (я вам мысленно
аплодирую!), все равно придется пересмотреть числовые форматы, чтобы сохра-
нить соответствие между введенными данными и значениями, вычисленными по
формулам. Дело в том, что всем вычисленным значениям, а также тем введенным
значениям, которые не соответствуют ни одному из числовых форматов Excel,
присваивается формат Общий (General). Самый большой недостаток основного
формата состоит в том, что у него есть плохая привычка пропускать нули в начале
и в конце числа. В результате выравнивание чисел в столбце по десятичной точке
превращается в очень сложную задачу (рис. 3.10).

!S Microsoft Excel - пример. xis •мм ШЯШЯЯЯЯЯЯЕШШ


1
Т* файл Орава Вид Bcrj^xa Формат
Сервис Дам*е QKMO • Справка es ед[тт( e'jf?sj > _ ff x

• • • • • •

:
J *• *» S Ш и €| Избранное- Пфеяад- - Гл C:\Mj DcicomenteSexCB И 02\npnMap.xls
ВВ - Д 3035,63
А - в __ . . с 0 i .Е ; F G Н — ':
1 VlatvuiKa Гусыня Enterprises продажи за 2001 год ~~
2 ' январь февраль март ИТОГО
ЭНТ
3 Д Р диеты "Лишний вес", 80138,58 59389.56 19960,06 .159488
4 Травматологический центр 'Кос' 123456,2. 89345.7 25436.84 238239:
5 Товарыдпя собак'Чэпка" 17619,05 6054i.5e 42300.2 397727
Ё Кондитерская "Дом короля Пигм 57113.56 £0635 42814.99 140564:
7 Часовая мастерская "Дин-дон" 168291 6292S.3" 12408,72 243626
••'В • С=шкное агенство "Ищейки" 308б.63| 71111.25 74926,24 384190
9 Лтого 449705.02 383951,36 217847.06 1051503-
10
11
13 . ... . _; . . i
14,

16
EJ •» '

IM . -:.
-- и -^ О .5 21 $" •
длс^^Т1^^*3! ч п
—=
^ ВЯг
-- з±Ь т т£.-
-,
Готово

Рис. 3.10, Данные о продажах за первый квартал выписывают зигзаги в столбцах В-Е
Как сказал бы известный персонаж — печальная картина, душераздирающее зрелище!
Перед вами образец рабочей таблицы перед форматированием числовых данных. Посмотри-
те, какие неровные столбцы чисел! Это результат работы формата Общий. Единственное
средство исправить подобную ситуацию — применить другой числовой формат, который
лучше выравнивает числа.

Деньги, деньги...
Поскольку данные большинства рабочих таблиц относятся к финансовой сфере, вы, веро-
ятно, будете использовать формат Денежный чаще других. Применить этот формат легко,
поскольку на панели форматирования предусмотрен соответствующий инструмент; он так и
называется — Денежный формат. Этот формат добавит знак денежной единицы, раздели-
тель разрядов (запятую, пробел или другой) и два десятичных знака к каждому числовому
значению в выделенном блоке ячеек. Если в блоке есть отрицательные значения, в денежном
формате они могут быть заключены в круглые скобки (как это любят делать бухгалтеры)

118 Часть П. Редактирование "без слез"


и отображены красным цветом на экране цветного монитора (как это любят делать в государ-
ственных учреждениях).
На рис. 3.11 для применения денежного формата выбраны только ячейки с итоговыми
значениями (диапазоны ячеек ЕЗ:Е9 и B9:D9). Затем, чтобы отформатировать их, я просто
щелкнул на кнопке Денежный формат, расположенной на панели инструментов
Форматирование.
Примечание. Чтобы выровнять десятичные точки, все цифры в таблице можно
представить в формате Денежный, но это приводит к загромождению сравнительно
небольшой таблицы обозначениями денежной единицы. Здесь формат Денежный
применен только к ежемесячным и ежеквартальным итогам.

ЕЗ Microsoft Excel -примеров • >i


to" д>эйл Оравка Вид Ветерка Форцат СЕРВИС Данные а*ю Оравка .•-•;,•!-• <:;.:..:: •„и X
D й# Н iJ И ^ а У А чз С' "Г* . --• - - - -•• г - S i L ttg]ioo% - Э,
| AralCyr -12 ' Ж А Ч Е = ^ 5~ ^ % аь ^ и "-" ^= Фг „ л_.ч
;4--V'"e-Q И ^ избранное- Перевод- Т7Л;С:\м у Do:umenl3\excei?002\npnHep.!(is -,
ЕЗ f- =СУММ(ВЗ D3)
А В С | D - Е - 1 F • ~
1 Матушкз Гусыня Enterprises . продажи за 2С01 гэд ~
2, январь февраль .март ИТОГС :
Э Центр диеты 'Лишний вес"; 80138.58 59389.56 19960,06 Л5Э488.201
t Травматологический цектр "Кос~ 123456,2 89345.7 25436,34 -$238233.74
5 Товары дпя собак "Чайка" 17619.05 60543.56. 42300,2 $ 397 72&.S4
_6_ Кондитерская "Дом короля Пипи. 571 13,56 40635 42814.99 $ 140 563.55
7". Часовая мастерская "Дин-дон" 168291 62926.31. 12408.73 $243626.04-
-в. Сыскное агенство "Ищейки" ЗП8П,С?. 71111,25 7^926,24 $384183,59
_9j№oro $445705,02 $383951;38:-$217&47,Ье; -$ г- 1051 533.46
\
10 | . ......
11 |

12 ;
Гэ]

'fi j
•v .
Г, > ИК^Т1./ГКТ2/Л,СГЭ/ ' ' ] ИГ
• Действия - и; ' Автофицурь! • \ Ч Г] О (=j ^|S О ! 2.- Ё * ' *й.;*"Д * ** -----з S в ш ,
гвгом , „ - ; ~ с^н«-*збйбез<

Рис. 3.11. Итоговые значения после щелчка на кнопке Денежный формат

Больше никаких переполнений!


Когда я применил формат Денежный к выделенным диапазонам ячеек ЕЗ:Е9 и B9:D9 в
таблице продаж (рис. 3.11), Excel не только добавила к выделенным величинам денежные
знаки, разделители между разрядами (тысячами), десятичные точки и два десятичных разря-
да, но и автоматически расширила столбцы В, С, D и Е именно настолько, чтобы помести-
лись все вновь появившиеся элементы форматирования. В более ранних версиях Excel в та-
ких случаях приходилось расширять столбцы вручную, и поэтому вместо красиво выровнен-
ных чисел отформатированные диапазоны ячеек содержали последовательности символов
# # # # # # # . Присутствие этих знаков там, где должны быть отформатированные значения,
свидетельствовало о переполнении, возникшем в результате добавления элементов формати-
рования (Excel не могла отобразить значения в новом формате в пределах существующей
ширины столбца).
К счастью, автоматически расширяя столбцы, Excel исключила возможность переполне-
ния. Вы можете столкнуться с неприятными символами £ # # # # # в ячейках только в том слу-

Глава 3. Попробуем все приукрасить 119


чае, если сами сузите столбец рабочей таблицы до такой степени, что какое-либо из содер-
жащихся в нем значений не будет помешаться в своей ячейке (см. раздел "Изменение шири-
ны столбцов" далее в этой главе).

Да будет разделитель!
Формат С разделителем групп разрядов (Comma Style) является хорошей альтернати-
вой формату Денежный. Так же, как и в денежном формате, в нем для разделения тысяч, со-
тен тысяч, миллионов и других разрядов используются специальные разделители.
В этом формате можно установить, чтобы отображались две цифры после десятичной
точки, а отрицательные числа заключались в круглые скобки и отмечались красным цветом
(на цветном мониторе). Единственное отличие данного формата от денежного — отсутствие
знака денежной единицы. Формат С разделителем групп разрядов идеален для тех таблиц,
где и так ясно, что числовые значения выражаются в рублях (а значит, отпадает необходи-
мость показывать букву/), (или другой знак денежной единицы) в каждой ячейке). Этот фор-
мат часто используется и для представления больших чисел (необязательно имеющих отно-
шение к деньгам).
Формат С разделителем групп разрядов подходит для данных по продажам за первый
квартал из нашей таблицы. На рис, 3.12 показана таблица после форматирования соответст-
вующих ячеек (кроме ячеек с итоговыми значениями) в данном формате. Чтобы это сделать, я
отметил блок B3:D8 и щелкнул на инструменте Формат с разделителями, расположенном
на панели инструментов форматирования.

ЕЗ Microsoft Excel примеров ВЕвШ


ft»" Файл Оранка Вид Вставка Фермат С@реис Sa*t* Окне Справка '-^'•'••'. '•>•• '- г:> » _ в х

А" 7сг '12 - К « 3 ^^ЗШ Ф* г.-й :$, л * « - *•- А,-,-.


L-J k' ^ Вйр*юе- Период- Т! CiV-lyOocume nts\excel20G 2 \пример.>1в т ^
ВЗ • ~i6 30133,68
А 8 -.-{- С f 0 1 Б - , F , Т
1 -Матушка Гусыня Enterprises ' продажи за 2001 год
2 январь Февраль март итого
з Центр диеты'Лишнийвес", SO 135.5S - 5= 389.56 19960,06 $ 159488,20
4 Трэвматспогический центр " Кос 123 455,20 89 345,70 25436.84 $ 238233,74
5 Товары для собак "Чалка" " ; 1761S.05 60 543,56 42300,20 $ 397726,94
I Кондитерская "Дом коропя flunt . 57 1 13,56
_
40 635,00 42G14.99 $ 14056355
Часовая мастерская "Дин-дон" !С8 291 .00 S3 926.31 12408.73 $ 24362604
Я Сыскное агенство "Ищейки" 3(^6.63- 71 111.25 '74926.24 $ 38*118959
9 Итого S-i49 705л 951.38 $217847,06 $1051503,46
10
11 Месяц/Квартал 0.427S78117 О.Э65145К2 0.20717Б741!

i
13
;

! . • \
и
15

• -— г — - - -:•- - --': • • >
и < . .»iV_^iyfvcr27r^3/ г ,| ; т л! р
Дей^вия- Tj ; Аетофвдры - '' "*• ^3 О ^ -4! О ;.«• И '^ "»'«•"-•"•" t ^ 9 f e ,
ГОТ»о ""С>«ма"1 551 503,46

Яда. J. 12. Значения ежемесячных продаж после представления в формате с разделителем


групп разрядов
На рис. 3.12 показано, как в этом формате происходит выравнивание значений. Более то-
го, обратите внимание, как числа, представленные в формате с разделителем, идеально соче-
таются с числами в денежном формате. А если присмотреться еще лучше, можно заметить,

720 Часть //. Редактирование "без слез"


что отформатированные значения больше не упираются в правые границы своих ячеек -— они
слегка сдвинуты влево. Промежуток между последней цифрой и границей ячейки образован
для размещения там круглой скобки в случае появления отрицательного значения, чтобы не
нарушить выравнивания по десятичной точке.

Что делать с процентами


Во многих рабочих таблицах содержатся величины в процентах, выражающие, например,
процентные ставки, темпы роста, инфляции и т.д. Чтобы ввести в ячейку величину в процен-
тах, поместите после числа знак процента. Например, чтобы указать процентную ставку в
размере 12%, введите s ячейку 12%. Excel установит для этой ячейки формат Процентный,
одновременно разделит введенное значение на 100 (приведет его к процентному отношению),
а затем поместит результат в ячейку (в данном случае — 0.12).
Не все величины в процентах вводятся в рабочую таблицу таким способом. Некоторые из
них могут вычисляться по формуле и возвращаться в свои ячейки в виде обычных десятич-
ных чисел. В подобных случаях вы сами должны назначить процентный формат, чтобы пере-
вести вычисленные десятичные значения в проценты (умножая десятичное значение на 100 и
добавляя в конце знак %).
В нашей рабочей таблице есть несколько вычисленных по формулам величин в процентах
в строке 12, которые нужно отформатировать (эти величины показывают, какой процент от
итогового составляет объем продаж в каждом месяце). На рис. 3.13 рассматриваемые значе-
ния показаны после того, как они были представлены в формате Процентный. Чтобы это
сделать, просто выделите нужные ячейки и щелкните на кнопке Процентный формат, рас-
положенной на панели инструментов форматирования (надеюсь, вы догадались, что это тот
самый инструмент, на котором изображен знак процента).

'№•' файл Вид вставка Фогвд» Сервис Данные QMHQ'

D Е*Ы
-ID - ж к

_i_ в ; с ; о_ . _

щ
fj Матушка Гусын продажизэ2001 год
янверв февраль мэрт итого
JLJ Центр диеты "Лишний вес"; 80 13S.58 59389,56 19960,06 $ 159488,20
4 Травматологический центр "Кос 123456.20: 89 345.70,' 25436,84 $ 238238,74
' Товары для собак'Чалка" 17_619£15, 60543,56 42300,20 $ 397726,94
Б
1 Кондитерская "Дом короля Пипи 57113,56^ 40635,00 42814,99 "$ 140563.55
7 • Часовая мастерская "Дин-дон" 168291,00. 62926,31 12408.73 $ 243626.04
Сыскное эгенство "Ищейки" 3086,63 71 111,25 74926.24 $ 384 189,59 j
Итого $449705,02 ' $383951,38 $217847,06 $1 051 503,46

! Месяц/Квартал . 37%

Дей£1вия - !$ ' Аетофцэры •


Готово

five. J./5 Отношения ежемесячных продаж к квартальной продаже, представленные


в процентном формате

Глава 3. Попробуем все приукрасить 121


Сколько нужно десятичных разрядов
Количество десятичных разрядов, заданное в форматах Денежный, С разделителем
групп разрядов и Процентный, можно увеличить или уменьшить. Для этого необходимо
щелкнуть на кнопке Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность панели инстру-
ментов Форматирование. Только не забудьте выбрать соответствующий диапазон ячеек,
прежде чем щелкать.
После каждого щелчка на кнопке Увеличить разрядность (на ней изображена направ-
ленная влево стрелка и куча нулей) Excel добавляет к установленному формату числа еще
один десятичный разряд. На рис. 3.14 приведены процентные соотношения в диапазоне ячеек
B11:D11 после увеличения десятичных разрядов в процентном формате-— не было ни одно-
го, а стало два (в формате Процентный нет дробной части числа). Для этого просто щелкни-
те на кнопке Увеличить разрядность два раза подряд.

Ш Microsoft Excel - пример.х1з IDJ*


№" файл Главка Вид Bagaa Формат сервис Дани* $<но 'Отравкэ а>
-'] «# У о! в • в С& V ' /> Чг *»- • ** ю . г. - % г. - ftl «1 ittCiftjioCK.
Ariai cyr -ID »- ж к. а ^ а Я Щ &' % гэд ta" Л : sS iS?; j
*•• ** 3 ill и 0 Иэбражое- Перевод- : Г71. C:\My Documents\exceВО:э\тример.х,5
D13 - А
А_ , 8 С D
Х^ Катушка Гусыня Enterprises: продажи за 2001 ~сд
2__i ; январь . феврапь март итого
3 ; Центр диеты "Лишний вес", 80 138,58 59389.56 19960,06""$' 159488,20
_*j Травматологический центр" Кос' 123 456,20 89345,70' 25436,84 $ 238238.74
гаТовары для собак*Чапка" 17615.05 60543,56: 42300.20 $ 397726.94
BJ Кондитерская "Дсм короля Пипи 57 113,56 40635.00; 42814,99 $ 140563.55
7J Часовая мастерская "Дин-дэн" 168 291,00 62926,31: 12.408,73 $ 243625,04
aj Сыскное агеиство "Ищейки" 3 036,63 71111.25! 74926,24'$ 384189,59
9'л Итого $449705.02 I $383951.38. $217647.06 $1051503,46

11 Месяц/Квартал 42,77% 36.51% 2072%


12
13
»


Дейсгвия- !•> Автофикзы- ч- Ч Г!
Готово

Рис. 3.14. Процентные соотношения после добавления двух десятичных разрядов

Числа под маской формата


Все, что могут сделать самые различные числовые форматы,— изменить внешнее пред-
ставление чисел в рабочей таблице. Как хороший фокусник, каждый числовой формат может
магическим образом преобразить некоторые элементы, но на самом деле от изменения фор-
мата сами числа не меняются. Предположим, по формуле было вычислено следующее число:
25.6456
Допустим, ячейка, содержащая это число, отформатирована с помощью кнопки
Денежный формат. Теперь это значение примет вид
2 5 . 6 5 р.

122 Часть П. Редактирование "без слез"


В результате вы можете прийти к выводу, что Excel округлила это значение до двух цифр
после десятичной точки. Ничего подобного! На самом деле программа округлила только ото-
бражение десятичного числа— в ячейке по-прежнему находится значение 25.6456. И если вы
будете использовать это значение в других формулах, имейте в виду, что Excel будет подстав-
лять истинное, "закулисное" значение, а не преобразованное в результате форматирования.
/^~^\ Как быть, если нужно, чтобы значения имели одинаковые внутренние и внешние
( /^ь^ представления? Никаких проблем! Excel может сделать это с помощью одной опе-
xJl^P/ рации. Но имейте в виду, что обратной дороги уже не будет. Выбрав всего лишь
одну опцию, вы можете преобразовать все значения так, чтобы они полностью со-
ответствовали своему внешнему представлению на экране. Но, отменив выбор этой
опции, восстановить первоначальное значение будет невозможно.
Если несмотря ни на что вы продолжаете настаивать на своем, так и быть, я расскажу вам
об этом (только не говорите потом, что вас не предупреждали).
1. Убедитесь в том, что у всех величин в рабочей таблице установлено нужное ко-
личество десятичных разрядов.
Это обязательно нужно сделать перед преобразованием чисел в соответствии с их
внешним представлением на экране.
2. Выберите команду Сервис<=>Параметры (Tools^Options).
3. В диалоговом окне Параметры (Options) перейдите на вкладку Вычисления
(Calculations).
4. В области Параметры книги (Workbook options) установите флажок Точность
как на экране (Precision as Displayed), а затем щелкните на кнопке ОК.
Excel отобразит диалоговое окно с предупреждением Данные будут изменены'
- точность будет понижена (Data Will Permanently Lose Accuracy).
5. Ну а теперь — смело вперед (навстречу жизненным трудностям)! Щелкните на
кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>, чтобы преобразовать все значения в
соответствии с их внешним представлением.
После преобразования всех значений в рабочей таблице с помощью описанного
выше способа далее можно поступить более благоразумно. Выберите команду
ФайлОСохранить как (File^Save As), и в текстовом поле Имя файла (File
Name) измените имя файла (например, добавив как на экране к текущему имени
файла) и только после этого щелкните на кнопке Сохранить (Save) или нажмите
клавишу <Enter>. Таким образом, вы сможете сохранить на диске копию первона-
чального файла рабочей книги с теми величинами, которые были введены и вы-
числены по формулам. Этот файл может служить резервной копией новой версии
"как на экране".

Займемся другими числовыми форматами


Кроме описанных форматов, Excel поддерживает массу других. Чтобы воспользоваться
ими, выделите диапазон (или диапазоны) ячеек для форматирования и в контекстном меню
ячейки (для его вызова шелкните правой кнопкой мыши в любом месте диапазона) выберите
команду Формат ячеек. Можно поступить иначе— выбрать команду' ФорматоЯчейки
(или нажать <Ctrl+1>).
Как только откроется диалоговое окно Формат ячеек, перейдите на вкладку Число
(Number), а затем в списке Числовые форматы (Categories) выберите нужный формат. Не-
которые наборы форматов — например, Дата, Время, Дробный (Fraction) и Дополни-

Глава 3. Попробуем все приукрасить 123


тельный (Special) — дают возможность выбирать другие форматы в окне списка Тип (Туре).
У других числовых форматов, например Числовой и Денежный, есть свои окна, предостав-
ляющие возможность более точного выбора формата. Если щелкнуть на каком-либо формате
в этих окнах списков, то вверху, в области Образец (Preview), Excel продемонстрирует, ка-
кое действие окажет этот формат на первое значение текущего диапазона. И когда вы таким
образом найдете нужный вам формат, просто щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу
<Enter>, чтобы применить его к выделенному диапазону.

Специальные числовые форматы


Excel поддерживает "модный" набор числовых форматов под названием
Дополнительный. В этом наборе содержатся следующие четыре числовых формата,
которые могут быть полезны.

^ Почтовый индекс (Zip Code). Сохраняет любое количество нулей, стоящих перед
числом, что имеет значение для почтовых индексов (но не для арифметических опе-
раций), например 00123,
S Индекс + 4 (Zip Code+4). Автоматически отделяет последние четыре цифры от пер-
вых пяти и сохраняет любое число стоящих впереди нулей, например 00123-5555.
•S Номер телефона (Phone Number). Автоматически заключает первые три цифры
числа в круглые скобки и отделяет дефисом последние четыре цифры от трех преды-
дущих, например (999) 555-1111.
•/ Табельный номер (Social Security Number). Автоматически расставляет дефисы в чис-
ле, чтобы разделить его на группы из трех, двух и четырех цифр, например 666-00-9999.

Эти числовые форматы очень удобны при создании баз данных в Excel, в которых часто
встречаются почтовые индексы, телефонные номера, а иногда даже номера социального
обеспечения (подробнее о создании баз данных см. главу 9).

иифины
Если Excel 2002 автоматически не отрегулирует ширину столбцов, существуют другие
возможности расширить или сузить столбцы. Проще всего это сделать методом оптимальной
подгонки с помощью средства Автоподбор (AutoFit) . Суть этого метода заключается в том,
что Excel автоматически расширяет или сужает столбец так, чтобы полностью отобразить
самый длинный (на текущий момент) элемент в этом столбце.
Чтобы осуществить оптимальную подгонку, выполните следующие действия.
1. Установите указатель мыши на рамку столбца (букву над столбцом) по его пра-
вой границе, которая затем передвинется.
Указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку.
2. Дважды щелкните кнопкой мыши.
Excel расширит или сузит столбец так, чтобы самый длинный элемент в нем был ото-
бражен полностью.
Кроме того, можно одновременно выполнять оптимальную подгонку нескольких столб-
цов. Выделите все столбцы, ширину которых нужно отрегулировать. Если это смежные
столбцы, просто перетащите курсор по их буквам. А если нет, удерживайте клавишу <Ctrl>
при выделении отдельных столбцов. Когда столбцы выделены, дважды щелкните на правой
границе любого столбца.

124 Часть II, Редактирование "без слез"


Метод оптимальной подгонки не всегда дает хорошие результаты. Из-за слишком длинно-
го заголовка, выходящего за пределы своего столбца далеко вправо, при выполнении опти-
мальной подгонки этот столбец непомерно расширяется.
Если метод оптимальной подгонки не подходит, переместите правую границу
столбца вручную (удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии, а не щелкая ею
дважды), установив требуемую ширину. Этот метод изменения ширины столбца
вручную можно применять также к нескольким выбранным столбцам. Только
имейте в виду, что ширина всех отмеченных столбцов станет такой же, как ширина
того столбца, границу которого вы перетащили,
Установить ширину столбцов можно также с помощью диалогового окна Ширина
столбца (Column Width); необходимо ввести количество символов, которое должно помес-
титься в столбце. Чтобы открыть это диалоговое окно, в контекстном меню столбца
(открывающемся после щелчка правой кнопкой мыши на любом выбранном столбце или его
букве) выберите команду Ширина столбца (Column Width) либо команду
Формат^ Столбец'ФШирина(Рогта11^Со1итпс> Width).
В текстовом поле Ширина столбца в одноименном диалоговом окне указано число сим-
волов, которые помещаются по ширине стандартного столбца таблицы или текущего, если вы
уже регулировали его размеры. Чтобы изменить ширину всех выбранных столбцов таблицы
(кроме тех, которые регулировались вручную или с помощью автоподгонки), введите новое
значение в текстовое поле Ширина столбца и щелкните на кнопке ОК.
Чтобы выполнить оптимальную подгонку столбца с помощью меню, выберите команду
Формат^>Столбец^Автоподбор ширины (Format^Column^Autofit Selection). Обратите
внимание, что с помощью этой команды можно выполнить оптимальную подгонку столбца
не по самой длинной записи в столбце, а по записям выбранных ячеек. Например, вам нужно
с помощью оптимальной подгонки расширить столбец так, чтобы в нем помещались только
заголовки строк, но никак не полное название рабочей таблицы (которое выходит за пределы
своего столбца далеко вправо). Чтобы это сделать, выделите те ячейки указанного столбца,
которые содержат заголовки строк, а затем выполните команду Формат^Столбец"^1
Автоподбор ширины.
Если же вы хотите с помощью меню вернуть выбранным столбцам стандартную ширину
(принятую по умолчанию), выберите команду Формат^Столбец^Стандартная ширина
(Format^Column^Standard Width). Откроется диалоговое окно Ширина столбца, в текстовом
поле Ширина столбца которого вы увидите значение 8.11 (это стандартная ширина всех столб-
цов новой рабочей таблицы). Чтобы вернуть всем выбранным столбцам стандартную ширину,
щелкните на кнопке ОК в этом диалоговом окне или просто нажмите клавишу <Enter>.

Изменение высоты строк


Процедура регулировки высоты строки мало чем отличается от регулировки ширины
столбцов; разве что со строками возникает гораздо меньше проблем. Дело в том, что Excel
автоматически изменяет высоту строк, чтобы приспособиться к изменениям их содержимого
(например, к выбору более крупного шрифта). В большинстве случаев изменение высоты
строк выполняется для того, чтобы увеличить расстояние между заголовком таблицы и ее со-
держимым или между строкой с заголовками столбцов и самой информацией, не добавляя
пустую строку (подробно об этом будет сказано ниже).
Чтобы увеличить высоту строки, перетаскивайте ее нижнюю границу вниз по обрамле-
нию окна до тех пор. пока она не станет достаточно высокой. Чтобы сузить строку, проде-
лайте обратную операцию, т.е. перетащите нижнюю границу строки вверх. Для выполне-
ния оптимальной подгонки высоты строки дважды щелкните на нижней границе строки в
обрамлении окна.

Глава 3. Попробуем все приукрасить 125


Как и при изменении ширины столбцов, высоту выбранных строк можно изменять с по-
мощью диалогового окна Высота строки (Row Height). Для открытия этого окна выберите
команду Высота строки из контекстного меню строки (открывающегося при щелчке правой
1
кнопкой мыши на выбранной строке) либо команду ФорматоСтрока^Высота (Format ^
1
Row *Height). Чтобы задать новую высоту для выбранной строки (или строк), введите соот-
ветствующее число (число пунктов) в текстовое поле Высота строки и щелкните на кнопке
ОК (стандартная высота строки 12,75 пунктов, если вас это интересует). Чтобы выполнить
оптимальную подгонку конкретной строки, выберите команду Формат^ Строка^
Автоподбор высоты (Format^Row^AutoFit).

"Невидимки" в рабочей таблице


Сужение строк и столбцов иногда приводит к забавным результатам. Предположим, вы
слишком увлеклись и сделали столбец таким узким (или строку такой невысокой), что он
полностью исчез из рабочей таблицы! Это очень удобно только в том случае, если нужно,
чтобы определенная информация в таблице стала невидимой. Например, в таблице есть стол-
бец с данными по заработной плате служащих, но вы не хотите, чтобы эти цифры попали в
распечатку отчета. В таком случае, вместо того чтобы тратить время на перемещение этого
столбца за пределы области распечатки, достаточно просто сделать его невидимым до тех
пор, пока отчет не будет напечатан.

Как скрыть строки и столбцы с помощью меню


Как было описано выше, столбцы и строки рабочей таблицы можно скрыть, изменяя их
размеры. Однако в Excel есть еще более простой способ сделать их невидимыми, а именно —
с помощью меню Формат или контекстного меню столбца или строки. Допустим, вам нужно
скрыть столбец В рабочей таблицы. Чтобы это сделать, выполните следующие действия.
1. Чтобы выделить столбец, щелкните на букве В в обрамлении окна.
2. Выберите команду Формат-ФСтолбец^Скрыть (Format^CoIumn^>Hide).

И дело сделано! Столбец В скрылся в тумане! Вся содержащаяся в нем информация исче-
зает с рабочего листа. Когда вы спрячете столбец В, обратите внимание, что последователь-
ность букв для обозначений столбцов примет вид А, С, D, E, F и т.д.
Можно точно так же спрятать столбец В, щелкнув на его букве правой кнопкой мыши, а
затем выбрав команду Скрыть (Hide) из контекстного меню столбца.
Теперь предположим, что таблица уже распечатана и необходимо внести изменения в од-
ну из ячеек столбца В. Чтобы столбец опять стал видимым, выполните следующие действия.
1. Поместите указатель мыши на букву А и перетащите его вправо, чтобы выде-
лить столбцы А и С.
Вы должны перетаскивать указатель от А к С, чтобы включить скрытый столбец В в
выделенный блок. Во время перетаскивания не нажимайте клавишу <Ctrl>, иначе вы
никогда не увидите столбец В.
2. Выберите команду Формат^Столбец^Показать (Format^ColumnOUnhide).
Excel снова сделает столбец В видимым, причем все три столбца (А, В и С) останутся вы-
деленными. Чтобы отменить выделение, щелкните на любой ячейке рабочей таблицы.
Точно так же можно сделать столбец В видимым, если выделить столбцы А и С, щелкнуть
на любом из них вспомогательной кнопкой мыши, а затем выбрать команду Показать
(Unhide) в контекстном меню столбца.

126 Часть П. Редактирование "без слез"


Как скрывать строки и столбцы с помощью мыши
Не буду вас обманывать — скрывать и восстанавливать столбцы с помощью мыши очень
сложно. Этот процесс требует точности и внимательности (особенно если вы совсем недавно
начали пользоваться этим "грызуном"). Но если вы считаете себя крупным специалистом в
использовании мыши, можете скрывать и восстанавливать столбцы, перетаскивая указатель
мыши следующим образом.
•S Чтобы скрыть столбец с помощью мыши, перетащите его правую границу влево, что-
бы она совпала с левой границей.
S Чтобы скрыть строку, перетащите ее нижнюю .раницу вверх, чтобы она совпала с
верхней границей.

При перемещении границы Excel отображает текущую ширину столбца или высоту стро-
ки в окошке, расположенном рядом с указателем мыши (так же, как при использовании полос
прокрутки). Как только здесь появится значение 0.00, можете отпустить кнопку мыши.
Восстановление строки или столбца с помощью мыши — процесс, полностью противопо-
ложный сокрытию. Чтобы восстановить строку или столбец, перетащите границу между не-
последовательными столбцами (например, А и С) или строками в противоположном направ-
лении (вниз - — для строк, вправо — для столбцов). Единственная сложность этой процедуры
состоит в том, что указатель мыши нужно поместить чуть правее границы между непоследо-
вательными строками или столбцами; он должен превратиться в двунаправленную стрелку,
разделенную посередине, а не просто в обычную двунаправленную стрелку (указатели мыши
представлены в табл. 1.1).
Если вы спрятали строку или столбец, а теперь не можете вызвать этот проклятый
указатель, чтобы восстановить скрытую часть таблицы, не отчаивайтесь. Просто
перетащите указатель мыши через те строки или столбцы, между которыми нахо-
дятся скрытые, а затем выберите команду Показать из контекстного меню строки
или столбца (см. предыдущий раздел).

Когда вы приступаете к созданию новой рабочей таблицы, Excel назначает всем вводимым
элементам ячеек единый шрифт одного размера. Этот шрифт варьируется в зависимости от ис-
пользуемого принтера; для лазерного принтера, например HP LaserJet или Apple Laser Writer, Excel
использует шрифт Arial размером десять пунктов. Хотя он и хорош для обычных элементов, вам
может понадобиться нечто более интересное для названия таблицы и заголовков столбцов.
Если вас не удовлетворяет стандартный шрифт Excel, замените его. выбрав коман-
ду Сервис^Параметры, и перейдите на вкладку Общие (General). Вы увидите в
нижней части вкладки список Стандартный шрифт (Standard Font). Выберите но-
вый стандартный шрифт из раскрывающегося списка. Если хотите изменить раз-
мер стандартного шрифта, введите новый размер в пунктах либо выберите нужное
значение из раскрывающегося списка Размер (Size).
С помощью инструментов панели форматирования можно выполнить большинство необ-
ходимых изменений шрифта, включая выбор нового шрифта и его нового размера.
•S Чтобы выбрать шрифт для выделенного диапазона ячеек, щелкните на кнопке рас-
крывающегося списка, расположенной рядом с окном Шрифт (Font) на панели инст-
рументов Форматирование, а затем из этого списка выберите нужный шрифт. Отме-
тим, что Excel 2002 отображает название шрифтов именно теми шрифтами, которые

Глава 3. Попробуем все приукрасить 127


они обозначают (т.е. сразу показывает, как будут выглядеть ваши данные после при-
менения того или иного шрифта, по крайней мере на экране).
Если вы хотите изменить размер шрифта, щелкните на кнопке раскрывающегося спи-
ска, расположенной рядом с окном Размер шрифта (Font Size) на панели инстру-
ментов Форматирование, а затем выберите из этого списка нужный размер.

Вы также можете установить некоторые атрибуты шрифта: полужирный, курсив, под-


черкнутый или зачеркнутый. (На панели инструментов форматирования есть соответствую-
щие кнопки: Полужирный (Bold), Курсив (Italic) и Подчеркнутый (Underlined), которые
служат не только для добавления, но и для удаления соответствующих атрибутов. Для вклю-
чения одного из этих атрибутов необходимо щелкнуть на нем кнопкой мыши; пиктограмма
приобретет более светлый оттенок серого цвета. При повторном щелчке на включенном ат-
рибуте Excel возвращает пиктограмме первоначальный вид.
В большинстве случаев вы, скорее всего, будете изменять шрифты с помощью панели ин-
струментов, но иногда удобнее воспользоваться вкладкой Шрифт (Font) из диалогового окна
Формат ячеек (открыть окно можно с помощью комбинации клавиш <Ctrl+1 >).
Как видно из рис. 3.15, вкладка Шрифт объединяет "под одной крышей" шрифты, стили
шрифтов (такие, как полужирный и курсив), эффекты (например, зачеркивание), а также цвет
шрифта. Изменить несколько атрибутов шрифта одновременно лучше всего с помощью па-
раметров вкладки Шрифт. К тому же, эта вкладка имеет существенное преимущество — окно
Образец (Preview), в котором можно увидеть, как будет выглядеть ваш шрифт (по крайней
мере, на экране) после внесения изменений.

Формат ячеек
Число | Выравнивание, j Цфнфт j I Граница | Вид j Защита

Aiial Cyi
'Т Anal Alternative SymhcZI
•f Anal Black

Подчеркивание;
,1

• Видоизменение Образец

Г~ вдзхннй индекс АаВЬБбЯя


Г":"И*»***1Н*о:Е

Шрифт типа TrueType. Щр»)1т будет ншогалован как длв вывода но жран, -
тки для печати.

Рис. 3.15. Чтобы выполнить несколько изменений


шрифта одновременно, воспользуйтесь вкладкой
Шрифт диалогового окна Формат ячеек
Если изменить цвет шрифта с помощью раскрывающегося списка Цвет (Color) на
вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек или кнопки Цвет шрифта (Font Col
or) панели инструментов Форматирование и распечатать таблицу на черно-белом
принтере, Excel передаст цвета в виде оттенков серого цвета. Если на вкладке Шрифт в
раскрывающемся списке Цвет выбрать опцию Авто (Automatic), будет назначен цвет,
который в Windows принят по умолчанию. Это черный цвет (если только вы не измени-
ли его в диалоговом окне Панель управления (Control Panel)). (Подробнее см. Win~
daws 98 для "чайников " и Microsoft Windows Me Millennium Edition для "чайников ".)

128 Часть II. Редактирование "без слез"


Вы уже знаете, что тип выравнивания элементов ячейки зависит от типа самих элементов:
текстовые данные выравниваются по левому краю, а числа— по правому. Но этот стандарт-
ный тип выравнивания можно изменить в любой момент.
Панель инструментов Форматирование содержит три инструмента выравнивания: По
левому краю (Left), По центру (Center) и По правому краю (Right). С их помощью можно
выровнять содержимое выбранных ячеек так, как вам нужно. Справа от кнопки По правому
краю обычно находится специальный инструмент выравнивания, который называется
Объединить и поместить в центре (Merge and Center).
Кнопку Объединить и поместить в центре можно использовать для центрирования
названия рабочей таблицы по всей ширине блока данных в считанные секунды (или
еще быстрее, в зависимости от скорости работы компьютера). На рис. 3.16 и 3.17
показано, как пользоваться этим инструментом, Обратите внимание, что на рис. 3.16
название таблицы введено в ячейку А1. Поскольку это название длинное, оно вышло
за пределы ячейки. Чтобы разместить его по центру относительно всего блока данных
(размешенного в столбцах от А до Е), выделите диапазон ячеек А1:Е1, а затем
щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре. Результат показан на рис. 3.17.

[ЕЗ Microsoft Excei - пример xls твт


^
^••
- !js* а<йп В^аека &«' Вставь Фдрцат Сервис -Данные О<но Оравк»••

,••
••••Н .s-js^™1I
Як1«вд^« о 1 т _хв х1
• • •

..•.к- - 12 -: ж л: g ;
*• -* © Ш SJ €| Избранное - - Перевод • !Т1 C:V^y Глкитеп|£\е<се12ГО2Уритер.*1в -
L

А1 •» - f t Матуика Г/сыня Ег terprises пяодэжи за 2001 год


- - А -- 1 - е С г_5 j- - е --=• j F i т1
1 |Матуикэ Гусыня Enterprises посща»<иэа2001 гш I ~^
2 январь февраль мар! итого
3 'Центр диеты "Лишний вес"; 80138.58 59 389,56 19960.06 $ 159468,20
4 Травматопогкческийцентр"Ког 123456.20 89 345,70 25436,84 $ 238238,74
5 Тозары для собак "Чапка" 17 619.05 60 543,56 42300.20 $ 397726,94
6 • Кондитерская "Дом коропя Пипи 57 1 1 3.56 '40635,00 42814,99 5 140563,55
7_- Часовая мастерская "Дин-дон"
:
168 291 ,00 62926,31 12408,73 $ 243626,04
в . Сыскное агенство "Ищейки" 3 086,63 71 111.25 74926,24 $ " 3 8 4 1 8 9 , 5 9
9 ".Итого $449705,02 $383951,38 $217847.06 $1051503,46 | Щ
1 } ЦШ
ц 'Месяц/Квартал 42,77% 36.61% . 20,72%
12

щ
13 .._.. - I

Ё I ~
sV


17- ,

_ Дейдаия - у Автоф^сп^ы • •. * Г*1 О ! ШИ>;.4-ч


Готово

Яда. 3 /6! Центрирование названм? таблицы с помощью инструмента Объединять


и поместить в центре
Если по какой-либо причине вам очень хочется большую суперячейку, полученную
в результате выполнения операции Объединить и поместить в центре, раз бить
на отдельные ячейки, откройте диалоговое окно Формат ячеек (<Ctrl+1>), перей-
дите на вкладку Выравнивание (Alignment) и снимите флажок Объединение
ячеек (Merge Cells). Затем щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>.

Глава 3. Попробуем все приукрасить 129


Вид -.Встдака' чюрцат сервис Дан*я Олю Справка
z -
r
12 - Ж А Н яьЙГшИП W % ад !Й ^ *;*E«
. L— — ' 1^7^ I .
:
- Перевод- ; ГЛ ciyviy Do;umenis\aicel2002VipMf«p.xls
£ Матушка Гусыня Enterf risas : продажи за 3001 год

Мзт\'шка Гусыня Enterprises . пропажи за 2001 год


январь :март итого
Центр диеты "Лишний вес". 80 138.58 593S9.56i 19960.06 159488.2С
Травматологический центр 'Кос 123456,20 89345.70; 25436.84 238 238.74
Товарьщля собак "Чалка" 17619.05 60 543.56: 42300,20 397 726.94
Кондитерская "Дом короля Пипи 57113.56 40635.00' 42814^99 140563,55
Часовая мастерская " 168291,00 12-408.73 243 626 .СИ
Сыскное агенство "Ищейки 3 086,63 74 926.24 $ 384189.59
Итого $449 705.02 1383951,38; $217847,06 $1051503,46

Рис. 3. 17. Название рабочей таблицы после центрирования по столбцам А-Е

Отступаем...
В Excel 2002 вы можете увеличивать отступ содержимого ячейки (от ее правого края),
щелкая на кнопке Увеличить отступ (Increase Indent) (с изображением стрелки,
"подталкивающей" строки текста вправо); обычно она располагается на панели форматиро-
вания слева от кнопки Границы (Borders). При каждом щелчке на этой кнопке Excel сдвигает
содержимое текущей ячейки (или выбранных ячеек) вправо на ширину одного символа стан-
дартного шрифта. (Если вы не знаете, что такое стандартный шрифт и как его заменить, вер-
нитесь к разделу данной главы "Да это просто font-астика!".)
Вы можете уменьшить отступ, щелкая на кнопке Уменьшить отступ (Decrease Indent) панели
инструментов форматирования (с изображением стрелки, "подталкиваемой" строками текста);
обычно она располагается слева от кнопки Увеличить отступ. Кроме того, увеличить или умень-
шить отступ можно с помощью диалогового окна Формат ячеек (<Ctrl+1>). Для этого необходи-
мо перейти на вкладку Выравнивание, а затем изменить значение поля Отступ (Indent).

Сверху донизу
Выравнивание по левому и правому краям, а также по центру относится к размещению тексто-
вых данных относительно левой и правой границ ячейки (т.е. по горизонтали). Кроме того, содер-
жимое ячеек можно выравнивать относительно их верхней и нижней границ (т.е. по вертикали).
Обычно все элементы выравниваются по нижним границам ячеек. Но можно также выполнить
центрирование элемента по вертикали или выровнять его по верхнему краю ячейки.
Чтобы изменить выравнивание по вертикали в выбранных ячейках, откройте диалоговое
окно Формат ячеек (нажав <Ctrl+1>), перейдите на вкладку Выравнивание и в раскры-
вающемся списке Ло вертикали (Vertical) выберите По верхнему краю (Тор), По центру,
По нижнему краю (Bottom) или По высоте (Justify) (рис. 3.18).

130 Часть И, Редактирование "без слез"


Формат ячеек

:
Выраанивание • f рисктлцня
; "fto горижщталн! .
1
' jna зпачечпю _»J +
Т
по вертикали ""• P "Я е
к Надпись * ^
(
г
Г Ч .
Отображение . - '*
Г" первноснтвпс сновав
• Г" автоподбор няфины . || ;3 срааусов |
1 о5ъедге«нне ячеек
Направление теяета
- нагрввпвнив текста!
;.; |noKOHrexas'

flm;, J. 18. Изменение вертикального выравнивания


с помощью опций вкладки Выравнивание диалого-
вого окна Формат ячеек

На рис. 3.19 показано название таблицы после центрирования в ячейках по вертикали.


Этот текст был предварительно отцентрирован по диапазону ячеек А1:Е1; высота строки 1
увеличилась — от 12,75 до 22,50 пунктов.

S3 Microsoft Excel - пример .xls


e" файл Омека &чд • истока Фсрнат сервис данные " Осно

ArialCyi -12 - ж к н
. *- •* J © Ш ~ и G Избранное- Перевод- ГП' C:V-ty Doajmerts\e«cel2002Vipi'MeD.i!s
Матуь.*а Гусыня Enlerpiises продажи за 2001 год

Матушка Гусыня Enterprises : продажи за 2001 год

январь март итого


Центр диеты "Лишний вес";... 80138,58' 59389,56 19960,08 $ 159488,20
1
йЦ Травматопогический центр "Кос 123458,20 89345.70' 25436,84 $ 238238.74
Щ Товары для собак "Чайка" 17619,05 60543,56 42300,20 $ 39Т726,94
ЕМ Кондитерская "Дом коропя Плпи 5711356 40635,00. 42814,99 $ 140563,55
7;] Часовая мастерская "Дин-дон" 168291,00 62926,31' 12408,73 $ 243626,04
[Сыскное агенство^'Ищейки"^ 30S6.63 7J.1J1^J_ 74926,24 $ 38*189,59
Итого $449705,02' $383951.38 $217847,05 $1051503,46

36,51%' 20,72%

Готово

Рис. 3.19. Название таблицы после центрирования по вертикали

Глава 3. Попробуем все приукрасить 131


Автоперенос текста
Как правило, заголовки столбцов таблицы всегда представляли большую проблему, так как
приходилось делать их очень короткими или просто сокращать, чтобы избежать неоправданного
расширения столбцов. В Excel этого можно избежать с помощью функции автопереноса текста. На
рис. 3.20 изображена новая рабочая таблица, где заголовки столбцов (представляющие собой на-
звания различных компаний) отформатированы с помощью функции автопереноса текста. В ре-
зультате можно избежать непомерного расширения столбцов из-за длинных названий компаний.

ЕЗ Microsoft Excel - пример xls


У? файл Правка' Вид • Встдака Фермат СЕРВИС Д**«в О«з S?paera • . - ••.

[ArialCyr" '12 -.Ж К У Be S S |J] 53? «. И» $ 4*8 Tit tp ^•'З'-А,-


*>"•* ; @ Ш ' G О Иэбра>*юв- ; П^зе^од- ГП , СЛ^уОоштеп^\е>:се1200г\пр"мео.хЬ
В2 » • jfe Центр диеты "Лишний вес';
FiniBHB D н

Центр ^^НН екая Часовая


длеты и центр Товары . "Дом • мастерск Сыскное
"Лишний "Костяная дпя собак короля зя"Дин- агенсгво
вес"; : |" 'Чапка'__.. ПипиЛС дон"; "Ищейки'

Але1.5.Л7. Заголовки столбцов, отформатированные с помощью функции автопереноса текста


Для включения автопереноса текста выделите ячейки с заголовками столбцов (В2:Н2), а
затем установите флажок Переносить по словам (Wrap Text) на вкладке Выравнивание
диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 3.18).
При включенном автопереносе Excel разбивает длинные строки текста (которые либо вы-
ходят за пределы ячеек, либо усечены) на короткие. Чтобы разместить в ячейке больше одной
строки, программа автоматически увеличивает высоту строки, чтобы весь введенный в ячей-
ку текст был видимым.
При включенной функции автопереноса текста Excel продолжает использовать для ячейки
заданное вами выравнивание по горизонтали и вертикали. Обратите внимание, что при этом
можно использовать любой способ выравнивания по горизонтали, кроме С заполнением
(Fill). Выбирайте выравнивание с заполнением только в том случае, когда нужно, чтобы Excel
повторяла введенный элемент до тех пор, пока не будет заполнена вся ячейка по ширине.
Чтобы разбить длинный текст на отдельные строки, поместите курсор в строке
формул в то место, где должна начинаться новая строка, и нажмите комбинацию
клавиш <Alt+Enter>. По завершении ввода или редактирования в результате нажа-
тия клавиши <Enter> Excel автоматически перенесет текст в ячейке, руководству-
ясь шириной соответствующего столбца и указанным разбиением текста на строки.

132 Часть II. Редактирование "без слез"


Изменение ориентации
Кроме разбиения текста на отдельные строки, иногда полезно изменить и его ориентацию.
На рис. 3.21 показано изменение ориентации заголовков столбцов; так они выглядят намного
лучше, чем с обычной ориентацией.

Прг&з Вид вставка Форнзт Сщяис дэжые •' £жно Справка

а'9-1 A ML а*? • -з ^ • -- - * г -*i


- 12 " " ж л а : = * я g. щ?
* Период
Центр диеты "Лишний ввс

Н\ЛмСГ1\Лист2/Пист5У
i-t : Автофцдаы • \

/. Таблица после поворота заголовков столбцов на 90°


Заметьте, что при изменении ориентации столбцы стали уже, чем при обычной ориентации.
Чтобы изменить ориентацию, выделите диапазон ячеек, а затем щелкните на самом верх-
нем делении (12:00) диаграммы в области Ориентация (Orientation) на вкладке
Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (так, чтобы слово "Надпись" повернулось
вверх, а ниже, в поле редактирования, появилось значение 90°). Если вы не хотите возиться с
делениями диаграммы в диалоговом окне, введите значения углов в этом поле. Обратите
внимание, что по-прежнему должен быть установлен флажок Переносить по словам, чтобы
текст одновременно поворачивался и разбивался на строки (это позволит избежать появления
невероятно длинных и "тощих" столбцов).
На рис. 3.22 показаны те же заголовки при использовании поворота текста на 45°. Для то-
го чтобы выполнить это, щелкните на делении, расположенном посередине между верхним и
средним делениями на диаграмме, или введите 45 в текстовом поле под диаграммой.
g M можете указать любое значение угла поворота текста, от 90° вверх от горизон-
тали (со значением 90° в текстовом поле) до 90° вниз (со значением в текстовом
поле -90°). Для этого либо введите нужное значение в текстовом поле под диа-
граммой, либо щелкните в соответствующем месте на полукруглой диаграмме, ли-
бо перетащите слово "Надпись" за его правый край так. чтобы оно заняло нужное
положение. А чтобы отформатировать текст по вертикали (когда каждая следую-
щая буква будет расположена под предыдущей), щелкните на области, содержащей
слово "Текст" (слева от диаграммы).

Глава 3. Попробуем все приукрасить 133


Рис. 3.22. Таблица после поворота заголовков столбцов на 43е

Чтобы поместилось, нужно уменьшить


Чтобы разместить в ячейках все содержимое и при этом сохранить исходную ширину
столбца (например, когда требуется всю таблицу отобразить на одном экране или напечатать
на одной странице), можно воспользоваться флажком Автоподбор ширины (Shrink to Fit) на
вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек. Когда флажок установлен, Excel
уменьшает размер шрифта содержимого выбранных ячеек так, чтобы не требовалось расши-
рять текущий столбец (помните о длине записей в ячейках и ширину столбца, иначе можно
получить текст, совершенно неразличимый для человеческого глаза).

Игра в ящик
Линии сетки, которые обычно отображаются на листе, являются только направляющими;
они помогают при размещении элементов таблицы. Вы сами решаете, печатать их вместе с
данными или нет. А чтобы выделить определенные ячейки рабочей таблицы, можно заклю-
чить их в рамку или затенить. Не путайте рамку, которая используется для выделения блоков,
с линиями сетки, определяющими границы ячеек в рабочей таблице (добавленная рамка по-
является в отпечатанном документе в любом случае, независимо от того, печатаете вы линии
сетки или нет).
Чтобы добавленная рамка была лучше видна, удалите линии сетки следующим образом.
1. Выберите команду Сервис^Параметры и перейдите на вкладку Вид (View).
2. Снимите флажок Сетка (Gridlines).
3. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>.
Помните, что флажок Сетка определяет, должны ли отображаться линии сетки на экране.
Чтобы определить, нужны ли они при распечатке рабочей таблицы, выберите команду

134 Часть //. Редактирование "без слез'


Файл-^Параметры страницы (File^Page Setup), перейдите на вкладку Лист (Sheet) и уста-
новите или снимите флажок Сетка.
Чтобы заключить диапазон ячеек в рамку, откройте диалоговое окно Формат ячеек, а за-
тем выберите вкладку Граница (Border) (рис, 3.23). Выберите желаемый тип линии в области
Тип линии (Style), а затем в области Отдельные (Border) определите, к какому краю (или
краям) нужно применить выбранную линию.

Формат ячеек
Число | Выравнивание | Шрифт [Граница^ вид • ] Зашита ]
Все . _ .. . . Пиния
" т и п пинии;
В
дет внешние виутсенние

Надпись Надпись

Выберите тип линии и с тояюдью ныши упеките, к какой части выделенного


диапазона он относится; внешней границе кати диапазона, всем внутренних
границ an ячеек или отдельной ячейке.

Рис. 3.23. Выбор рамок на вкладке Граница диалогового


окна Формат ячеек
Выбирая тип обрамления, имейте в виду следующее.
Чтобы Excel очертила только внешнюю границу выделенного диапазона, в области
Все (Presets) щелкните на кнопке Внешние (Outline).
Если вы хотите очертить все стороны каждой ячейки выделенного диапазона, щелк-
ните на кнопке Внутренние (Inside).

Чтобы обрамить отдельную ячейку или выделенный диапазон ячеек, не нужно даже
переходить во вкладку Граница. Просто выделите нужную ячейку или диапазон яче-
ек, затем щелкните на кнопке раскрывающегося списка инструмента Границы
(Borders) на панели форматирования и выберите нужный тип обрамления.
Чтобы избавиться от обрамления, выделите ячейку (или ячейки), которая в настоящее
время очерчена, откройте диалоговое окно Формат ячеек, перейдите на вкладку Граница к
щелкните на кнопке Нет (None). Вы можете достичь того же результата, щелкнув на первой
кнопке в раскрывающемся списке инструмента Границы на панели форматирования.
В Excel 2002 есть возможность заключить ячейки таблицы в рамку без помощи
диалогового окна Формат ячеек и его вкладок. Щелкните на элементе
Нарисовать границы (Draw Borders) в раскрывающемся меню кнопки Границы
панели инструментов Форматирование. Появится панель инструментов Граница
(Borders) (рис. 3.24).
При открытии на этой панели выбран инструмент Граница рисунка (Pencil). Перетащив
его по ячейкам можно добавить внешнюю рамку диапазона. А чтобы были обрамлены все
ячейки диапазона, щелкните на кнопке со стрелкой вниз справа от кнопки Граница рисунка
и выберите в открывшемся меню инструмент Сетка по границе рисунка (Draw Border Grid).

Глава 3. Попробуем все приукрасить 135


ЕЗ Microsoft Excel -
Г*" Осип фаеиа fru Ъа&ка Фэрцат

;
: Aral cyr ч- 10 - Ж К 3

*- •» I - -Перевод-

_„_.в :. с - .D I Ж ; F ... 0 н , К~
—;

:
Травмато Кондитер
Центр логически екая Часовая
диеты ; и центр Товары "Дом
[
мастерен Сыскное
"Лишний •"Костяная для собак короля ея "Дин- агенство
вес", •нога" "Чалка" Пипина" дон" 'Ищейки"

Стереть границу Вид линии


Рис, 3.24. С помощью инструментов панели Граница рамку диапазона
ячеек можно просто нарисовать

Чтобы изменить тип или толщину линии рамки, щелкните на кнопке со стрелкой сниз
справа от кнопки Вид линии и укажите в открывающемся меню тип линии и ее толщину,
Чтобы изменить цвет линии, щелкните на кнопке Цвет линии и выберите нужный цвет.
Чтобы удалить нарисованную рамку, щелкните на кнопке Стереть границу (Erase Border)
и перетащите указатель мыши по обрамленным ячейкам. Обратите внимание, что удалить
границу можно и с помощью инструментов Граница рисунка и Сетка по границе рисунка,
выбрав элемент Нет границы (No Border) в списке Вид линии.

Наложение узоров
Некоторые области рабочей таблицы или один из диапазонов данных можно выделить также
путем изменения цвета и/или узора ячеек. Если у вас черно-белый принтер (как и у большинства из
нас, за исключением немногих счастливчиков), то при выборе цветов лучше ограничиться светло-
серым. Что же касается применения узора к блоку ячеек, то, какие бы типы элементов в них ни со-
держались, советую пользоваться только очень светлыми узорами с небольшим количеством точек
(иначе при распечатке содержимое этих ячеек будет практически невозможно прочесть).
Чтобы выбрать новый цвет и/или узор для области рабочей таблицы, выделите соответст-
вующие ячейки, а затем откройте диалоговое окно Формат ячеек (<Ctrl+1>) и перейдите на
вкладку Вид (рис. 3.25). Чтобы изменить цвет фона выделенных ячеек, щелкните на нужном
цвете палитры Цвет (Color). Чтобы изменить узор фона ячеек (добавить впервые или заме-
нить уже имеющийся), щелкните на раскрывающемся списке Узор (Pattern). В результате

136 Часть //. Редактирование "без слез"


появится расширенная цветовая палитра, содержащая ряд черно-белых узоров. Выберите из
нее нужный, а затем Excel в окне Образец (Sample) продемонстрирует, как ваше творение
будет выглядеть в рабочей таблице.

Формат ячеек
Число | Выравнивание j Шрифт ] Граичш

Загавкаячеек • -
Цвет:
, _Нет цвета j

*штяа**т
********
I К
• С?: II ' Г-"И- .

Рис. 3.25. Выбор цветов и узоров на вкладке Вод


диалогового окна Формат ячеек
Чтобы удалить из ячеек затененный фон, выделите нужный диапазон ячеек, откройте диа-
логовое окно Формат ячеек и перейдите на вкладку Вид. Далее выберите Нет цвета (Ко
Color), сверху над палитрой Цвет.
Новые цвета фона (но не новые узоры) можно назначить блоку ячеек с палитры цветов с
помощью кнопки Цвет заливки (Fill Color), расположенной на панели инструментов форма-
тирования {на ней изображено ведерко с краской). Просто выберите ячейки для закрашива-
ния, щелкните на кнопке раскрывающегося списка Цвет заливки и выберите нужный цвет из
появившейся палитры. (Кстати, палитру цветов можно "открепить" от панели инструментов
форматирования и сделать плавающей по рабочей таблице.)
Хотя с помощью инструмента Цвет заливки нельзя выбирать новые узоры фона (а толь-
ко цвета), зато можно удалять и цвета, и узоры, назначенные диапазону ячеек. Для этого сна-
чала выделите соответствующие ячейки, затем щелкните на кнопке раскрывающегося списка
Цвет и выберите Нет заливки, сверху над появившейся цветовой палитрой.
Если вы хотите, чтобы цвет текста, находящегося в выделенном диапаз-оне ячеек, отличался от
цвета назначенного вами фона, измените его с помощью палитры цветов шрифта. Чтобы открыть
ее, щелкните на кнопке Цвет шрифта (Font Color) панели инструментов форматирования (это по-
следняя кнопка). Чтобы вернуть тексту его прежний (черный) цвет, выделите соответствующие
ячейки, а затем выберите Авто (Automatic) в верхней части палитры цветов шрифта.

Плавающая палитра рамок — это просто потрясающе!

С помощью палитры рамок, которая открывается после щелчка на кнопке Границы панели инструмен-
тов Форматирование, можно как добавлять, так и удалять рамки. Не забывайте и о том, что палитру
мок (как и палитры цветов фона и шрифтов) можно "открепить" от панели инструментов форматиро-
вания, перетащив подальше от панели и превратив таким образом в плавающую палитру, которая будет
оставаться открытой. А когда впоследствии понадобится закрыть ее, щелкните на кнопке закрытия окна,
оторая находится в правом верхнем углу ее маленького окошка.

Глава 3. Попробуем все приукрасить 137


ячеек "на
с помощью кошфовшшя
Использование стилей при форматировании ячеек — это хороший выход, когда нужно
снова и снова применять один и тот же метод форматирования при создании новых рабочих
книг. Но бывают случаи, когда вам просто нужно еще раз применить особый формат ячейки к
выбранной группе ячеек, не заботясь о создании специального стиля.
В таких случаях, когда вы хотите форматировать, так сказать, "на лету", пользуйтесь инст-
рументом Формат по образцу (Format Painter) стандартной панели инструментов (на нем изо-
бражена кисточка). Этот замечательный маленький инструмент позволяет взять за образец тип
форматирования некоторой ячейки и применить его к отмеченным ячейкам рабочей таблицы.
Чтобы использовать инструмент Формат по образцу для копирования атрибутов форма-
тирования в другие ячейки рабочей таблицы, выполните следующие несложные действия.
1. В качестве образца отформатируйте ячейку или диапазон ячеек рабочей книги,
выбирая нужные вам шрифты, типы выравнивания, рамки, шаблоны и цвета.
2. Оставив табличный курсор в одной из ячеек, которые вы только что отформа-
тировали, щелкните на кнопке Формат по образцу стандартной панели инст-
рументов.
Указатель мыши изменит свою форму (к стандартному толстому белому кресту доба-
вится кисточка).
3. Перетащите этот указатель по всем ячейкам, которые нужно отформатировать
точно так же, как ячейку-образец.
Как только вы отпустите кнопку мыши, Excel применит тип форматирования, выпол-
ненный в ячейке-образце, ко всем только что выбранным ячейкам!
Чтобы с помощью инструмента Формат по образцу можно было отформатировать мно-
жество различных диапазонов ячеек, желательно оставлять его выбранным. Для этого после
выбора ячейки-образца с нужными атрибутами форматирования дважды щелкните на кнопке
Формат по образцу (после двойного щелчка она остается в нажатом состоянии, т.е. инстру-
мент выбран). Чтобы прекратить форматирование ячеек, снова щелкните на этой кнопке,
вернув ее в обычное (не нажатое) состояние. При этом указатель мыши принимает свою
обычную форму толстого белого креста (без кисточки).
Обратите внимание, что формат по образцу можно использовать для восстановления
скучного стандартного формата в диапазоне ячеек, который вы как следует разукра-
сили. Чтобы это сделать, сначала щелкните на пустой ячейке, которая раньше не
форматировалась, а затем — на кнопке Формат по образцу. После этого перетащи-
те указатель мыши по ячейкам, которым хотите вернуть стандартный формат.

138 Часть П. Редактирование "без слез"


Глава 4
Внесение изменений в рабочую книгу
/Зэ&ои главе,..
> Открытие рабочей книги для редактирования
> Отмена ошибочных действий
^ Перемещение и копирование методом перетаскивания
> Копирование формул
> Перемещение и копирование с помощью команд
> Удаление содержимого ячеек
> Удаление строк и столбцов
> Добавление новых строк и столбцов в рабочую таблицу
> Проверка правописания в рабочей таблице

*77
/ / редставьте себе, что вы только что закончили создание, форматирование и распе-
*^ ** чатку важного проекта— рабочей книги, созданной в Excel, с бюджетом отдела на
следующий финансовый год. Поскольку вы, в конце концов, уже немного знакомы с Excel и
ее возможностями, работа была выполнена раньше срока.
Вы несете документ шефу, чтобы тот мог сверить цифры. Еще есть уйма времени для вне-
сения окончательных правок, и поэтому вы чувствуете себя хозяином положения.
Но суровая реальность опускает вас на землю — шеф приносит документ обратно и гово-
рит до боли знакомое: "Мы забыли включить расчеты для работающих по совместительству
и для сверхурочников. Эти данные нужно поместить вот сюда. И раз уж все равно таблицу
придется переделывать, не могли бы вы переместить эти строки вниз, а вот те столбцы поме-
нять местами?".
По мере того как шеф продолжает черкать лист и предлагать дальнейшие улучшения, ва-
ше сердце ноет все больше и больше. Такие правки не относятся к типу "давайте изменим
этот полужирный в заголовках на курсив и добавим затенение к строке итогов". Вы чувствуе-
те, что предстоит значительно больше работы, чем ожидалось. Хуже того, вы осознаете, что
придется вносить изменения, разрушающие основную структуру документа.
Описанная выше ситуация показывает, что редактировать рабочую таблицу можно на раз-
ных уровнях.
•S Можно вносить изменения, влияющие на содержимое ячеек, например копировать стро-
ку с заголовками столбцов или перемещать блок данных на новое место в таблице.
•S Можно вносить изменения, затрагивающие структуру самой рабочей таблицы, напри-
мер добавлять новые строки или столбцы (чтобы ввести недостающие данные) или
удалять ненужные так, чтобы не оставалось промежутков.
•/ Можно даже изменить количество листов в рабочей книге (добавляя или удаляя их).

В этой главе вы узнаете, как выполнять подобные изменения в рабочей книге, не под-
вергая ее опасности. Вы увидите, что научиться перемещать и копировать данные,
вставлять и удалять строки совсем несложно. Правда, для ликвидации последствий та-

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 139


ких действий потребуется немного больше усилий. Но не волнуйтесь! У вас всегда под
рукой команда Отменить (Undo), к которой можно прибегать в тех (будем надеяться,
редких) случаях, когда вы сделали одно маленькое изменение, мгновенно превратившее
таблицу в полный хаос.
В коние этой главы вы узнаете о том, как использовать новую возможность Text to
Speech (Текст в речь) для проверки правильности ввода данных с листа.

о/н/с/гы/нь aintf

Перед тем как нанести какие-либо повреждения (я хотел сказать "внести изменения") ра-
бочей книге, нужно сначала открыть ее в Excel. Для этого либо щелкните на кнопке Открыть
(Open) стандартной панели инструментов (обычно второй слева, с изображением открытой
папки), либо выберите команду ФаЙЛ'ФОткрыть (FileOOpen), либо, если предпочитаете
функциональные клавиши, нажмите <Ctrl+O> (или <Ctrl+F12>).
В любом случае после открытия рабочей книги появится диалоговое окно Открытие
документа (Open) (рис. 4.1). Выберите файл с нужной рабочей книгой из окна списка,
расположенного в центре диалогового окна Открытие документа. Чтобы открыть файл,
щелкните на его имени в списке, а затем на кнопке Открыть (Open) или нажмите клави-
шу <Enter>. Если вам удобнее работать мышью, чтобы открыть файл, дважды щелкните
на его имени.

Удалить Создать папку


Найти в web Представления
Переход на один уровень вверх Сервис

JJLENA
LLj Messenger Service Received Files
„LjMyeBooks
Ц} My Music

гГ - аэрабртка программ с открытыми исходниками как особый вил нвучных иссле.


Мое сетевое

Ьи
окружение

УКя файла! '• Открыть

Тип файлов: ..^ВсефаЗлы Microsoft Excel (*,xl*; ~.ils; *.=lt; ".htm; *.html; ^J Отмена

Рис. 4.1. Диалоговое окно Открытие документа

140 Часть //. Редактирование "без слез"


Как открыть несколько рабочих книг одновременно
Если нужно отредактировать несколько рабочих книг, выберите соответствующие файлы
в окне списка, а затем щелкните на кнопке Открыть или нажмите клавишу <Enter>. В ре-
зультате Excel откроет все эти файлы (в том порядке, в котором они перечислены).
Для выбора нескольких файлов, перечисленных в окне списка последовательно
друг за другом, щелкните на первом имени файла, а затем, удерживая клавишу
<Shift>, — на последнем. Для выбора файлов в произвольном порядке, щелкая на
различных именах файлов, удерживайте клавишу <Ctrl>.
После открытия необходимых файлов можно переключаться между документами, выби-
рая соответствующие имена файлов из меню Окно (Window) (работа с несколькими рабочи-
ми таблицами одновременно подробно описана в главе 7).

Как открыть книги, которые недавно редактировались


Если рабочая книга, которую нужно редактировать, — одна из тех, которую вы недавно
открывали, диалоговое окно Открытие документа вам совершенно ни к чему. Просто от-
кройте меню Файл (File) и выберите имя файла внизу этого меню (Excel сохраняет имена по-
следних четырех файлов, которые вы открывали в программе). Если рабочая книга, с которой
вы собираетесь работать, — одна из тех, которые перечислены внизу в меню Файл, можно
открыть ее, щелкнув на соответствующем имени файла или набрав его номер (1,2, 3 или 4).
При желании можно изменить количество файлов, предлагаемых Excel в нижней
части меню Файл, выполнив следующие действия.

1. С помощью команды Сервис^Параметры (Tools^Options) откройте диалого-


вое окно Параметры (Options).
2. В этом; диалоговом окне перейдите на вкладку Общие (General).
3. Найдите опцию Помнить список файлов до (Resentty Used File List), содержа-
щую текстовое поле с кнопками счетчика. Введите новое число в текстовое поле
или щелкните на кнопках счетчика для увеличения или уменьшения числа,
отображаемого в этом поле.
4. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter> для выхода из диалого-
вого окна Параметры.
Можно совсем отменить вывод в меню Файл списка недавно используемых фай-
лов, сняв в диалоговом окне Параметры флажок Помнить список файлов до.

И куда делась эта книга?..


Единственная проблема, с которой вы можете столкнуться при открытии документа с по-
мощью диалогового окна Открытие документа, — это отсутствие в списке нужного имени
файла. Хорошо, если ваш документ есть в окне списка. Но что делать в тех случаях, когда
файл, похоже, канул в Лету и его нигде не видно?

Поиск на диске
Если вы не можете найти имя файла в окне списка, первое, что нужно сделать, — прове-
рить, в той ли папке вы ищете (если не в той, то пропавший файл найти, естественно, не уда-

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 141


стся). Чтобы узнать, какая папка в настоящий момент открыта, загляните в окно списка Пап-
ка (Folder), которое находится вверху диалогового окна Открытие документа (см. рис. 4.1).
Если в настоящий момент открыта не та папка, откройте другую — ту, в которой действи-
тельно содержится нужный вам файл. В диалоговом окне Открытие документа есть кнопка
Переход на один уровень вверх (Up One Level), с помощью которой можно переходить от
одного уровня к другому, пока в окне списка не появится нужная вам папка. Чтобы открыть
новую папку, щелкните на ее пиктограмме в окне списка, а затем на кнопке Открыть или на-
жмите клавишу <Enter> (можно просто дважды щелкнуть на пиктограмме папки).
Если файл с рабочей книгой находится на другом диске, щелкайте на кнопке Переход на
один уровень ввер* до тех пор, пока в раскрывающемся окне списка Папка не появится
имя папки Мой компьютер (My Computer). Теперь можно переключиться на другой диск,
шелкнув на соответствующей пиктограмме в окне списка и затем выбрав кнопку Открыть
или нажав клавишу <Enter> (можно также просто дважды щелкнуть на пиктограмме диска).
Когда вы, наконец-то, обнаружите нужный файл в окне списка, откройте его, щелкнув на
соответствующей пиктограмме, а затем выбрав кнопку Открыть или нажав клавишу <Enter>
(можно также просто дважды щелкнуть на пиктограмме этого файла).
Используя кнопки левой панели диалогового окна Открытие документа (Журнал
(History), Мои документы (My Documents), Рабочий стол (Desktop), Избранное
(Favorites) и Web-папки (Web Folders)), можно легко открыть любую папку, ассоциируе-
мую с этими кнопками.
Щелкнув на кнопке Журнал, вы найдете файлы рабочих книг, сохраненных в папке
Windows\Application Data\Microsoft\ Office\Recent.
Щелчок на кнопке Мои документы приводит к отображению файлов рабочих книг,
находящихся в одноименной папке.
С помощью кнопки Рабочий стол вы найдете файлы рабочих книг, сохраненные не-
посредственно на рабочем столе компьютера.
Кнопка Избранное позволяет открыть рабочие книги из папки Favorites
(Избранное), которая расположена в папке Windows.
Щелкнув на кнопке Web-папки, вы сможете открыть рабочую книгу в одной из Web-
папок на Web-сервере вашей фирмы. Эта кнопка особенно полезна, если вы сохрани-
ли рабочую таблицу Excel как Web-страницу. (Подробнее о создании Web-папки и со-
хранении рабочей таблицы как Web-страницы см. главу 10.)

Игры с папкой Избранное


Предположим, что в результате перемещения вверх и вниз по иерархии папок на диске,
вам удалось разыскать свой файл. Чтобы не делать этого в следующий раз, когда вам снова
понадобится открыть данный файл, добавьте его в папку Избранное.
Чтобы добавить папку (или файл) в Избранное, выполните следующие действия.
1. В диалоговом окне Открытие документа выберите пиктограмму папки или
файла способом, описанным в предыдущем разделе.
2. В этом же диалоговом окне выполните команду Сервис^Добавить в папку
"Избранное" (Tools'^Add to Favorites) (см. рис. 4.1).
В результате в папку Избранное будет добавлена выбранная папка (или файл).
После добавления в папку Избранное вы сможете легко открыть книгу в диалоговом ок-
не Открытие документа. Щелкните на кнопке Избранное левой панели диалогового окна, а
затем либо дважды щелкните на пиктограмме этой папки, либо выберите ее, а затем щелк-
ните на кнопке Открыть или нажмите клавишу <Enter>.

142 Часть II. Редактирование "без слез"


Игра "в прятки" с файлами
В диалоговом окне Открытие документа есть встроенная функция поиска, которой все-
гда можно воспользоваться при поиске конкретного файла внутри открытой папки. Эта функ-
ция позволяет ограничить круг поиска в списке диалогового окна Открытие документа
только теми файлами, которые либо относятся к определенной категории (например, файлы,
отредактированные сегодня или на этой неделе), либо содержат некоторую фразу, либо обла-
дают каким-либо свойством (например, созданы определенным автором или содержат ключе-
вое слово).
При использовании функции поиска диалогового окна Открытие документа вы можете
точно сообщить Excel, по каким критериям должен проводиться поиск. Эти критерии могут
быть следующими.
S Файлы рабочих книг, в именах которых содержатся определенные символы.
S Файлы, которые содержат некоторый текст или обладают определенным свойством
(заданный заголовок, имя автора или ключевое слово).
•/ Файлы, которые созданы или редактировались в определенном интервале времени.

Чтобы использовать сформулированные критерии поиска, в диалоговом окне Открытие


документа выберите команду Сервис=*Поиск (Tools^Search). Откроется диалоговое окно
Поиск (рис. 4.2).

Обычный j Расширенный

Искать;

Другие параметры f
Сфисть поиска: Тты
(Выбранные рзэнешення {выбранные типы файлов

Емупьтвты:

Рис. 4.2. Вкладка Обычный диалогового окна Поиск


Это окно содержит две вкладки — Обычный (Basic) и Расширенный (Advanced). Вклад-
ка Обычный позволяет при поиске файла задать три критерия.
Текст (Search Text). В этом текстовом поле задайте ключевые слова или словосочета-
ния. Поиск этого фрагмента текста производится в имени файла, содержании или
свойствах файла.
Область поиска (Search In). В этом раскрывающемся списке выберите диски и пап-
ки, в которых будет произведен поиск. Чтобы выполнить поиск по всем дискам, вы-

Глэва 4, Внесение изменений в рабочую книгу 143


берите из списка элемент Везде (Everywhere). Чтобы ограничить поиск отдельным
диском или папкой, снимите знак + из окошка Везде и установите его только напро-
тив названий нужных дисков и папок, перечисленных ниже.
Тип файлов результатов (Results Should Be). Используйте этот раскрывающийся
список для указания типа файлов, среди которых будет выполняться поиск. Чтобы ог-
раничить поиск только файлами Excel, снимите все флажки, за исключением Файлы
Excel (Excel Files).

Задав нужные критерии на вкладке Обычный, запустите поиск, щелкнув на кнопке


Найти (Search).
Чтобы усовершенствовать критерии поиска, перейдите на вкладку Расширенный. Поле
Текст будет разбито на три элемента: Свойство (Property), Условие (Condition), Значение
(Value) (рис. 4.3).
Чтобы задать критерий поиска, выберите свойство в первом раскрывающемся списке, тип
условия — во втором и укажите значение, с которым сравнивается свойство, в третьем тек-
стовом поле.

Условна:
|не ра

I
Удалить все

Другие параметры псиска!


Обчесть поиска! Типы файлда результатов:
ВМДоНМ мзмещеш!

Отивна |

Рис. 4.3. Для поиска по сложным критериям используйте


вкладку Расширенный
Далее щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить условие поиска в располо-
женный ниже список (см. рис. 4.3). При определении критериев поиска на вкладке
Расширенный диалогового окна Поиск, не забывайте о следующем.
" Обычно все критерии, указанные во вкладке Расширенный, кумулятивны, т.е. Excel
выберет только те файлы, которые удовлетворяют всем этим критериям (поскольку
установлен переключатель И (And)). Если необходимо, чтобы Excel нашел файлы, от-
вечающие хотя бы одному из критериев, установите переключатель ИЛИ (Or).
По умолчанию программа ищет текст или свойство и проверяет его соответствие со-
держимому текстового поля Значение. Если необходимо проверить соответствие,

144 Часть II. Редактирование "без слез"


например, автора, даты создания или других свойств документа, выберите нужное
свойство из раскрывающегося списка Свойство.
V Вообще. Excel просматривает, содержится ли нужный текст в указанном свойстве
(если выбрано, например, название файла или имя автора). При выборе некоторых
свойств, например наименование компании или адрес, можно также выбирать лишь
те файлы, которые в точности соответствуют указанному значению или тексту. Для
этого в списке Условие выберите элемент Совпадает точно с (Exactly),
V В поле Значение введите значение или текст, которому должно соответствовать вы-
бранное свойство. Например, если вам нужно найти все файлы, в которых есть слова
Честный Шурик, введите в это текстовое поле Честный Шурик. Но если вам нужны
все файлы, в которых есть число 1250750, введите 1250750 в поле Значение.

Когда вы определите все параметры для критерия поиска (во вкладке Обычный или
Расширенный), щелкните на кнопке Найти, чтобы Excel приступила к поиску нужных фай-
лов. По окончании работы программа отобразит список найденных файлов в поле
Результаты (Results) в нижней части диалогового окна Поиск,
Если нужная вам рабочая книга уже появилась в окне поиска, можно остановить поиск,
щелкнув на кнопке Отмена (Stop). Если область поиска содержит множество вложенных
папок (например, весь жесткий диск), возможно, по окончании поиска придется просмат-
ривать список файлов в окне результатов. Если появляются все новые файлы, следующую
страницу можно просмотреть, щелкнув на гиперссылке Далее (Next 20 Results) в нижней
части окна.
Если в текстовом поле Результат находится название нужного файла, дважды щелкните
на нем кнопкой мыши (указатель в виде кисти руки). Диалоговое окно Поиск будет закрыто,
а в диалоговом окне Открытие документа откроется папка, содержащая данный файл. Два-
жды щелкните на пиктограмме файла либо выберите его и щелкните на кнопке Открыть. В
результате файл будет открыт в Excel.

Использование панели задач Поиск


Excel 2002 позволяет выполнять основной и расширенный поиск не только из
диалогового окна Открытие документа, но и из панели задач Поиск (Search). Для
поиска с помощью панели задач, выполните следующие действия.

1. Если панель задач не отображается в правой части окна Excel, выберите


команду Вид^Область задач (View^>Task Pane).
2. Выберите панель задач Поиск (если она еше не выбрана), щелкнув на стрелка
вниз в правой части заголовка панели и выбрав в раскрывшемся меню элемент
Поиск (рис. 4.4).
3. Чтобы выполнить обычный поиск, введите ключевые слова в поле Текст
(Search Text).
Далее определите местоположение и тип файлов в раскрывающихся списках
Область поиска (Search In) и Типы файлов результатов (Results Should Be) соот-
ветственно (подробнее см. предыдущий раздел).
4. Чтобы выполнить более узкий поиск, щелкните на гиперссылке Расширенный
поиск (Advanced Search) в нижней части панели задач Поиск.
В нижней части панели задач в режиме Обычный поиск располагается гиперссылка
Расширенный поиск, а в режиме Расширенный поиск— гиперссылка
Обычный поиск (Basic).

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 145


E? Microsoft Excel - web-design .xls
Шайп (Травка Вид Вставка Формат Сервис Данные Очно

А
дополнения
•дополнения
|. |дополнения
•дополнения
! .дополнения
i допопквння Всего
1 I часть 1
! часть_1

:;м ; часть 1
I часть 1
! часть 1
is [часть
Б [часть 2
• ' I часть2
•| |чясть 2
i [часть 2
О !часть 2
: ; часть 2

' 1?!, часть 3


Область поиска: __
• : !2б'частьЗ
[Выбранные ринещемин
ffijM часть 3 Bt*ro
• [2Э : часть 4 Типы файлов
>'Ш|час>ьЛ Выбранные тиы фвйлое
•.! 30 : часть Л
• 131 'часть 4
-J Ш1часть4 Вмго

Укахит* »*йку и гмчоитв Enter ыи выберите "Вст

Рис. 4.4. Для поиска рабочих книг используйте панель задач Поиск
5. Задайте критерии поиска, указав в полях Свойство, Условие и Значение
нужные параметры, затем щелкните на кнопке Добавить.
О задании критериев описано в предыдущем разделе.
6. После этого инициируйте поиск, щелкнув на кнопке Найти (Search).

Быстрый поиск

Для быстрого поиска файла необходимо установить Microsoft Fast Searching. Для этого щелкните на ги- \
пересылке Установка (Install) панели задач Обычный поиск (Basic Search) (если эта надстройка
установлена, ссылка работать не будет). В появившемся диалоговом окне (которое уведомляет, что Fast
Searching не установлен, и предлагает его установить) щелкните на кнопке Да. Поставьте CD-ROM с Of-
fice ХР и по запросу щелкните на кнопке ОК, чтобы выполнить установку.
После установки Fast Searching необходимо ее активировать. Для этого щелкните на гиперссылке !
Параметры поиска (Search Options), которая появилась вместо гиперссылки Установить, а за- Ti
| тем в диалоговом окне Настройки Indexing Service (Indexing Service Settings) установите переключа- j
[ тель Да, подключить Indexing Service (Yes, Enable Indexing Service) и щелкните на кнопке ОК.

После запуска функции поиска, независимо от того, выполняется она в режиме обычного
или расширенного поиска, панель задач Поиск изменится на панель задач Результаты
поиска (Search Results). На этой панели задач Excel отобразит название всех файлов, соответ-
ствующих заданным критериям. Как и при поиске из диалогового окна Открытие докумен-

146 Часть П. Редактирование "без слез"


та, можно открыть рабочую книгу, щелкнув на ее имени в панели задач Результаты поиска,
затем на появившейся справа от нее кнопке со стрелкой вниз и выбрав в меню команду
Изменить с помощью Microsoft Excel (Edit with Microsoft Excel).
Если команда Изменить с помощью Microsoft Excel недоступна, поскольку вы-
бранный файл не распознается Excel 2002 как рабочая книга, попробуйте отк рыть
его с помощью команды Копировать ссылку в буфер обмена (Copy Link to
Clipboard). Затем откройте диалоговое окно Открытие документа (<Ctrl+0>) и
вставьте в текстовое поле Имя файла (File Name) ссылку на путь и имя файла
(<Ctrl+V>), после чего щелкните на кнопке Открыть.

"Опознание" файлов
Обычно Excel отображает папки и файлы в диалоговом окне Открытие документа в виде
простого списка пиктограмм папок или файлов.
Чтобы переключить режим представления файлов в диалоговом окне Открытие доку-
мента, щелкните на кнопке Представления (Views) панели инструментов этого окна (см.
рис. 4.1) и выберите одно из представлений.
Выберите представление Таблица (Details), чтобы, наряду с пиктограммой файла и
его именем, отобразить размер файла в килобайтах, тип файла и дату последнего ре-
дактирования (рис. 4,5).

'3 fax File Folder 19.11.200012:51


1JLENA File Folder 13.11.200012:51
'2i Messenger Servic File Folder 04,01.2001 22:38
_Lj My Music File Folder 04,11,200014:42
File Folder 16.01.2001
JSl My Pictures File Folder 02.06.2001 20:03
ideos File Folder 11.01.2001 22:49
web for dummies File Folder 09.08700117-48
J работе File Folder 19,11,200012:51
14KB Пист Microsoft Excel 26.09.2001 0:00
пзка MHTML Document 02.09.200011:47
ст от и стике-xls 14KB Лист Microsoft Excel 26.09.2001 0:00
(УШиэориум-прох БОКВ HTML Document 23.01,200020:24

Рис, 4.5. Диалоговое окно Открытие документа после


переключения в представление Таблица
Выберите Свойства (Properties), чтобы при выборе любого файла из списка рядом с
его пиктограммой и именем отображалась краткая информация о нем (рис. 4.6). (Для
того чтобы создать резюме файла, выделите файл в диалоговом окне Открытие доку-
мента, выберите команду Сервис^Свойства (Tools^Options) и в диалоговом окне
Свойства, которое отобразится, щелкните на вкладке Документ (Summary).)
Щелкните на кнопке Просмотр (Preview), чтобы при выборе любого файла из списка
рядом с его пиктограммой и именем появлялось миниатюрное изображение неболь-
шой части (левого верхнего угла) первой таблицы рабочей книги (рис. 4.7).

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 147


1
Наток - jf^ M;, Documents

Name S&s ' Автор; IgorO


--31 DAUNA Автор (unmet W: Igorf)
Журнал CDChessBese Г^мпсржемие; Mteosoft Excel
О ехсэ 12 002 Напечатай: гЗ.Й.гГО! £3:55
CJtax Соэдон: 07.09,2001 14:38
CJLENA И!яенен.
Jj Messenger Servic . Органтация: Home
Cj My eBooks Рлзнер: 0
!^J My Music
C] my photos
iiJMyPjOures
Ц) My Videos
CJMyWebs
Избран*»
CJONTRACK
Cj web fcr dummies
CjpaCoie.
Ч]СорУ!Э1статисти... НКВ .
|Щ Разработка про. . 1 33 KB т j
,ll ' ' • • M
ИиофаЛчи Г

Тип файл»: 1|все файлы Microsoft Excel (*..!*;


.
*,it:
. . .
'M', " htm;* '.html, J—J
*J

А«т. 4.6. Диалоговое окно Открытие документа после переключения в


представление Свойства

Открытие документе]

Месте
]rneBa05.dac 7flKB
79 KB
59 KB
?8КВ
Мои
в]гпава[19.йос 7СКВ
BE KB-
ЩглаваП.йос гекв

Щгпава! 3.doc гзкв


ддивгрвммаЫгл 2БКВ^
У ищейки htm
й^квриквтуры.Ьос 13KB,
Избраимов
Щсвложка йос
иТ
16KB
га KB
Мое сетевое } iu п ар га л к.а. d о с
(жружет**

Имя файла:

Рис. 4.7. Диалоговое окно Открытие документа после переключения в


представление Просмотр

Дополнительные возможности, предоставляемые


при открытии файлов
Раскрывающееся меню, которое появляется при щелчке на кнопке Открыть диалогового
окна Открытие документа, позволяет открыть выбранный файл (файлы) рабочей книги сле-
дующими способами.

748 Часть II. Редактирование "без слез"


Открыть для чтения (Open Read Only). Эта команда открывает файлы, вы-
бранные в диалоговом окне Открытие документа и предназначенные только
для чтения. Это означает, что смотреть можно, но трогать нельзя (вернее, по-
трогать-то можно, но вот сохранить внесенные изменения нельзя). Чтобы со-
хранить изменения в файле только для чтения, нужно воспользоваться коман-
дой Сохранить как из меню Файл и дать этому файлу новое имя (о сохра-
нении файла см. главу 2).
Открыть как копию (Open As Copy). Данная команда открывает копии фай-
лов, которые выбраны в окне Открытие документа. Благодаря этому, если ко-
пии окажутся испорчены, всегда можно вернуться к оригиналам.
Открыть в обозревателе. Эта команда открывает рабочие книги, сохранен-
ные как Web-страницы (подробности— в главе 10), в вашем обозревателе Web
(обычно это Microsoft Internet Explorer). Отметим, что данная команда недос-
тупна до тех пор, пока программа не распознает выбранный файл (файлы) как
Web-страницы.
Открыть и восстановить (Open and Repair). Эта команда пытается восстано-
вить испорченный файл Excel перед тем, как открыть его в программе. При
выборе этой команды появляется диалоговое окно, в котором вам предлагается
на выбор либо попытаться восстановить поврежденный файл, либо открыть
резервную копию и попытаться получить данные из испорченного файла и по-
местить их в новую рабочую книгу (которую затем можно сохранить с помо-
щью команды Файл^Сохранить (File^Save)). Щелкните на кнопке
Восстановить (Repair), чтобы попытаться восстановить и открыть файл. А ес-
ли попытка восстановить книгу ранее не удалась, щелкните на кнопке Извлечь
данные (Extract Data).

или
Прежде чем окунуться с головой в только что открытую рабочую книгу, научитесь поль-
зоваться командой Отменить (Undo), помогающей исправлять ошибки, которых все равно не
избежать. Команда Отменить меню Правка (Edit) — настоящий хамелеон: если удалить со-
держимое блока ячеек с помощью команды Очистить (Clear) из того же меню, она превра-
тится в Отменить очистку (Undo Clear). А при перемещении некоторых элементов в другую
часть таблицы с помощью команд Вырезать (Cut) и Вставить (Paste) (опять-таки из меню
Правка ) команда Отменить превращается в Отменить вставку (Undo Paste)
Чтобы выполнить команду Отменить (в каком бы облике она ни предстала), необязатель-
но выбирать ее из меню Правка. Можно воспользоваться комбинацией клавиш <Ctrl+Z> ли-
бо кнопкой Отменить (с изображением стрелки, завернутой влево), расположенной на пане-
ли инструментов Стандартная.
Команда Отменить меню Правка изменяется в зависимости от действия, которое вы
только что выполнили. Поэтому, как говорится, куй железо, пока горячо, т.е. используй-
те команду отмены для восстановления прежнего состояния рабочей таблицы перед вы-
полнением следующей команды. Если вы забыли воспользоваться командой Отменить
сразу, чтобы отменить предыдущее действие, придется обратиться к раскрывающемуся
меню кнопки Отменить на стандартной панели инструментов. Чтобы открыть это ме-
ню, щелкните на кнопке раскрывающегося списка справа от пиктограммы Отменить.
После появления меню щелкните в нем на действии, которое хотите отменить. Excel
отменит его, а также все действия, предшествующие ему в списке.

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 149


Как отменить отмену
После выбора команды Отменить (любым удобным способом) Excel 2002 добавит в ме-
ню Правка новую команд)' Вернуть (Redo). Предположим, вы удалили содержимое ячейки с
помощью команды Правка^Очистить^Все (Edit^Clear^AU), а затем выбрали в том же
меню команду Отменить очистку (Edit^Undo Clear) (можно также нажать клавиши
<Ctrl+Z>). Тогда, открыв меню Правка в следующий раз, вместо-Отменить вы увидите сле-
дующую команду:
Вернуть очистку C t r l + Y
При выборе команды Вернуть, Excel снова выполняет команду, которую вы только
что отменили. (Если вы ничего не поняли, не отчаивайтесь — на самом деле все гораздо
проще, чем может показаться на первый взгляд). Сказанное означает, что команда
Отменить служит для переключения (туда и обратно) между результатом действия и со-
стоянием рабочей таблицы непосредственно перед выполнением этого действия. Може-
те продолжать поочередное выполнение команд Отменить и Вернуть до тех пор, пока
не решите, какой вид рабочей таблицы вам больше нравится (или пока не выключат свет
и не закроют помещение).
Возможно, вам будет проще щелкать на кнопках Отменить и Вернуть стандарт-
ной панели инструментов, вместо того чтобы выбирать команды меню Правка.
Кнопки Отменить и Вернуть содержат пиктограммы со стрелкой, повернутой
влево и вправо соответственно. Отметим, что кнопки Вернуть может не оказаться
на стандартной панели инструментов (в частности, если вы ею еще ни разу не
пользовались). В этом случае вы найдете ее на палитре дополнительных инстру-
ментов, открываемой после щелчка на кнопке Параметры панелей
инструментов (Toolbar Options).
Вы можете отменить множество действий в рабочей книге, щелкнув на кнопке выпадаю-
щего меню (справа от кнопки Отменить) и указав некоторое действие. Excel отменит это
действие, а также все предшествующие ему.

Что делать, когда нельзя применить команду отмены


Если вы думаете, что уже сейчас можете взяться за самую важную рабочую книгу
компании, я обязан вас предупредить, что команда Отменить работает не во всех
случаях. Можно отменить последнее ошибочное удаление содержимого ячейки, не-
удачное перемещение или неправильное копирование, однако нельзя отменить не-
верное сохранение файла. (Например, вы хотели выбрать команду Сохранить как
(Save As) меню Файл, чтобы сохранить отредактированную рабочую таблицу под
другим именем, но вместо этого выбрали команду Сохранить, сохранив таким обра-
зом все изменения в текущем документе.)
К сожалению, Excel не сможет вас предупредить о шаге, последствия которого необрати-
мы. Если вы открыли меню Правка после того, как выполнили необратимое действие, то на
месте команды Отменить увидите следующее;
Нельзя отменить
И что самое обидное, эта совершенно беспомощная команда еще и тусклая, т.е. ее нельзя
выбрать. Как будто от этого что-то изменилось бы!
Из этого правила есть только одно исключение — случай, когда Excel заранее предупреж-
дает о необратимости команды (и на это стоит обратить внимание). Предположим, вы выбра-

150 Часть II. Редактирование "без слез"


ли команду, которая обычно является обратимой, но в настоящий момент после ее выполне-
ния Excel не может восстановить прежнее состояние таблицы, например из-за нехватки памя-
ти или из-за того, что действие данной команды затронет слишком большую часть рабочей
таблицы (или и то, и другое вместе). В подобном случае появляется окно предупреждения с
сообщением о том, что для отмены данной операции не хватит памяти, и с вопросом, хотите
ли вы выполнить эту команду несмотря на предупреждение. Щелкая на кнопке Да (Yes), вы
должны отдавать себе полный отчет в том, что обратной дороги не будет. И если вы пойме-
те (увы, слишком поздно!), что удалили строку важнейших формул (о которых вы забыли, так
как не могли их видеть), то уже не сможете восстановить их с помощью команды Отменить.
В этом случае следует закрыть файл с использованием команды ФайлОЗакрыть
Close) и не сохранять сделанные изменения.

Самый первый метод редактирования, который нужно освоить, называется методом


перетаскивания. Как следует из названия, это способ выделения блока ячеек и его пере-
таскивания в новое место таблицы с помощью мыши. Хотя данный метод предназначен
в основном для перемещения элементов по рабочей таблице, его можно применять и при
копировании.
Чтобы переместить диапазон ячеек методом перетаскивания (причем перемещать можно
только по одному диапазону ячеек за один раз), выполните следующие действия.
1. Выделите диапазон ячеек обычным способом.
2. Поместите указатель мыши на одну из границ отмеченного диапазона.
Сигналом к тому, что вы можете начать перемещение отмеченного диапазона на но-
вое место в рабочей таблице, является превращение указателя мыши в стрелку.
3. Перетащите диапазон ячеек.
Перетаскивание заключается в перемещении мыши при одновременно нажатой и
удерживаемой левой кнопке мыши.
По мере перетаскивания на самом деле перемещается только контур диапазона ячеек,
при этом Excel постоянно сообщает о возможном новом адресе диапазона ячеек, если
вы отпустите кнопку мыши. Перетаскивайте контур до тех пор, пока он не займет
нужное положение в рабочей таблице.
4. Отпустите кнопку мыши.
Как только вы отпустите кнопку мыши, элементы ячеек отмеченного диапазона поя-
вятся в новом месте таблицы.
На рис. 4.8 и 4.9 показано, как изменить положение диапазона ячеек методом перетаски-
вания. На рис. 4.6 вы видите отмеченный диапазон А10:Е10 (с итоговыми данными за квар-
тал), готовый к перемещению в строку 12, чтобы освободить место для данных по двум но-
вым компаниям, которые не были внесены в рабочую книгу при ее создании. На рис. 4.9 та
же таблица показана после перемещения диапазона ячеек.
Обратите внимание, что аргумент функции суммирования в ячейке В12 не претер-
певает изменений — суммирование по-прежнему выполняется по диапазону ВЗ:В9.
Но со временем данный диапазон можно расширить, чтобы включить ячейки В10 и
В11 (о том, как это сделать, вы узнаете дальше в этой главе).

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 151


Microsoft Excel - пример_х!з
&эйл Орава E*W 'Всгдаа Формат Сврвис OJKHQ ОрЭЁКЗ ' '. л<л.-,г -к.->.
1
1- ' я4- *i И^Ц-ОО * •* СЗ „
rial Суг - 12 »Г Ж /£ • S JE В Я Ш: S3 % Я» '$ Л' «* *£ I -— ' ^" - &, * .
" "* О П"1 Г^ '

А В С D F '•- -?>

Матушка Гу сыня Enterprises: продажи за 2001 год

2 январь февэаль .март итого


а ; Центр диеты 'Лишний вес!. 80138,58" "59389.56! 19960,06 $ 1594S8.2C
< 5 Травматологический центр "Кос 123455,20 89 345.70 25436,84 $ 238233.74
Е Товары для собак'Чапка" 17619,05 60 543.56 42300,20 $ 397726.94
6 1 Кондитерская "Дом короля Пипи 57 113,56 40 535.00 42814,99 $ 14056355
| \ Часовая мастерская "Дин-дон" 168291,00 62926.31 12408,73 $ 243626,04
В 1 Сыскное агенстео "Ишейки" 3085.63 7- 111,25 74 926 24 $ 384 139.59
ч (Итого 4449705.02 -$38395138 ?$'217847.Фе-"$1-OSt603?t6 I
JC
11 1меся4Квартал Л277% 36,51% 20,72%
i,'

14 I
^14]
^
1! 4 * «\Лист1/Писг27.^ Э/
т
^ 1 •: •!Г
•'Дейсгвия--л! Аатофцуры- ', ^ L.I '
TauDfre для переноса с мяенсй («чтой лист - ft), Супна-2103006,92

Рис. 4.8. Перетаскивание диапазона на новое место в рабочей таблице

ЕЗ Miciosoft Excel - пример xls


jw" с£айп ^СЗР^та ВИД Встдака CgpBic Дэчые QPKI Справка

С13 ' '-"И


,ч - А
та! в е I _Р Е^
: F
,

Матушка Гусыня Enterprises : продажи з; 2001 ГОД


:
январь февраль !март ИТОГО
э Центр диеты 'Лишний вес", 80 138,58 59 389,56 19960,06 $ 159488,20
А Тр^вматопогический центр "Кос 1 23 456,20 89 345,70 25436.84 $ 238 238.74
.$. . Товары для собак'Чапка" : 17619,05 60543,56 42 300,20 ' $" 397726.94"
6 Кондитерская "Дом короля Пипи 57 113,56 40635,00 42814,99 $ 140563.55 хх_.
Часовая мастерская "Дин-дон" 1 68 291 ,00 62 926,31 12408,73 $ 243626,04
3 Сыскное агенство "Ищейки" 3086J33 71 111,25 74 926, 2_4 ^$ 384189,59
9
10
МесяцКвартал 42,77% 35,51% 20.72^
I
Итого $449705,02 $383951.33 ; $217847.06 ' $ 1 051 503,46
14 О
•'
IE
и , „v^/кад»/ - -- *\ ' Ш! 1

Рис. 4,9. Рабочая таблица после выполнения операции перетаскивания

152 Часть //. Редактирование "без слез"


Копирование с помощью метода перетаскивания
Итак, теперь вы знаете, как перемещать диапазон ячеек методом перетаскивания. Но что
если нужно не переместить, а скопировать ряд ячеек? Допустим, вам необходимо ввести дан-
ные в нойый блок ячеек в нижней части рабочей таблицы и скопировать туда ячейки с от-
форматированным названием таблицы и заголовками столбцов. Чтобы скопировать ячейки с
отформатированными заголовками столбцов, выполните следующие действия.
1. Выделите диапазон ячеек.
2. Поместите указатель мыши на границу отмеченного диапазона и нажмите кла-
вишу <Ctrl>.
Указатель из толстого с тенью крестика превратится в стрелку со знаком "плюс"
(справа от нее), которая информирует о том, что при перетаскивании диапазон будет
не перемещен, а скопирован.
3. Перетащите контур выделенного диапазона в нужное место и отпустите
кнопку мыши.
Если вы поместили контур блока так, что он перекрывает заполненные ячейки,
появится окно предупреждения со следующим вопросом:

Заменить содержимое конечных ячеек?


Чтобы избежать замены существующих элементов и прервать операцию копирования,
выберите в окне предупреждения кнопку Отмена (Cancel). Если же вы все-таки хотите заме-
нить данные, выберите кнопку ОК или нажмите клавишу <Enter>.

Вставка методом перетаскивания


Подобно пиратам из приключенческих фильмов, программы электронных таблиц
(например, Excel) никогда не берут пленных. Когда вы помешаете или перетаскиваете новый
элемент в уже заполненную ячейку, он полностью заменяет старый (тот исчезает, будто его
никогда и не было).
Чтобы добавить диапазон ячеек, которые вы перемещаете или копируете в "заселенный"
район рабочей таблицы, не удаляя уже существующих элементов, во время перетаскивания
удерживайте нажатой клавишу <Shift> (при копировании нужно одновременно удерживать
клавиши <Shift> и <Ctrl>). Тогда вы будете перемещать на новое место не прямоугольный
блок ячеек, а блок в форме буквы I. По мере передвижения указанной формы заметьте, что
она приобретает очертания границ строк и столбцов, через которые проходит. При этом по
экрану, непрерывно обновляясь, перемещается окно с возможным новым адресом
(являющееся своего рода экранной подсказкой). Когда 1-образная форма достигнет нужного
места, отпустите кнопку мыши. Excel вставит диапазон пустых ячеек и перенесет уже суще-
ствующие элементы в эти ячейки.
При вставке ячеек с помощью метода перетаскивания полезно рассматривать I-
образный индикатор как инструмент, раздвигающий строки или столбцы в зависи-
мости от ориентации индикатора. Помните также, что иногда после перемещения
на новое место в ячейках вместо данных можно видеть последовательность симво-
лов ####### (Excel 2002 не расширяет колонки автоматически в соответствии с
вносимыми в них новыми данными, как это происходит при форматировании). Из-
бавиться от этих символов можно, если расширить колонки так, чтобы в них по-
местились отформатированные данные. Подобное расширение проще всего вы-
полнить, дважды щелкнув на правой границе столбца.

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 153


Но я же удерживал нажатой клавишу <Shift>

Использование метода перетаскивания в режиме замещения (о чем сообщает индикатор ЗАМ (Ins) в строке
состояния) не вызывает проблем, но иногда появляется окно предупреждения с сообщением о том, что бу-
дут заменены существующие данные. Если увидите подобное предупреждение, обязательно щелкните на
кнопке Отмена (Cancel)! К счастью, скопировать содержимое ячеек электронной таблицы можно и с помо-
| щью команд меню и не беспокоиться при этом о виде указателя в момент перетаскивания.

Кошфовсише фо/ии/л с помощью

Если нужно скопировать ряд смежных ячеек в другую область рабочей таблицы, лучше всего
воспользоваться методом перетаскивания (с нажатой клавишей <Ctrl>). Но чаще всего необходи-
мо скопировать всего лишь одну только что созданную формулу в ряд смежных ячеек, где должны
выполняться одинаковые вычисления (например, суммирование столбцов цифр). Хотя этот вид ко-
пирования формул достаточно распространен, его нельзя выполнить с помощью метода перетас-
кивания. Для этого воспользуйтесь функцией Автозаполнение (AutoFill), описанной в главе 2, или
командами Копировать (Сору) и Вставить (Paste), описанными ниже в этой главе.
На рис. 4. 10 и 4. И показано, как с помощью функции автозаполнения
скопировать одну формулу в диапазон ячеек.
На рис. 4.10 в ячейке В9 использован инструмент Автосумма. При перетаскивании мар-
кера автозаполнения по диапазону С9:Е9 выполняется копирование формулы.

IE* Microsoft Excel - пример-xls -iDixi


•^' *айл Оржка ОД Вставка Фод* FT•
Сервис ДЯ11.Д &*Ю £правкз BgP'^'*'^ PSTS?JI>; -.ex
• • •

"«-"* Q Q Г^Оаз6рэнное-;пвре ЯД * ^-1 r CiV*1;1 Dacuments^exce l3002\npuMep.xls



В9 '••'.."" S =СУМУ(БЭ В8)
А ВИНВ - _С, , j D ; _Е _...__;.!._._
январь фе зраль ' март итого
3 Центр диеты "Лишний вес"; 80138,58 '" 59.389.5ёТ "19960,06"$ 159488,20
;лП Травматологический центр "Кос~ 123 456.20 < 89345,70' 25436,84 $ 238238,74
i
s Товарыдпясобак'Чапка' 17619,05: 60543,56 42300,20 $ 397726,94.
;бл Кондитерская "Дом короля Пипи 57113.56: 40635,00 4 2 8 1 4 , 9 9 $ 140563,55.
1 :• Часовая мастерская "Дин-дон" 168 291. 00 • 62926,31! 12408,73.$ 243626,04
9 ".Сыскное агенстео "Ищейки" 3086.63 71 111.25* " 74 926,24 $ 384189,59
Шитого $44970502) : .. 1 >
10:

12

13;
.]_
Щ
т
щ
\4
15
— .
JS i
Щ • '
i i
йП
э в -<" о ш оа
*> Тешите, 4TO&J запоянть ячейки радой зн^еиий

Рис. 4.10. Копирование формулы в диапазон ячеек с помощью функции Автозаполнение

154 Часть //. Редактирование "без слез"


=СУММ(33:В8)
& в . _._i с _j 7" в
.январь февраль _ [март итого
_3_; Центр диеты "Лишний вес"; 8Q"l38,58"'' 59 389",5бГ 19 960.06 $ 159488,20
4„;| Травматологический центр" Кос* 123456,20 83 345.70 25436.84" $ 238238.74
Товары для собак "Цапка" 17619,05 60 543.56 42300.20 $ 397726,94
Кондитерская "Дом короля Пипи _ 57113,56 40 635,00 42814,99 $__140 563.55
Часовая мастерская "Дин-дон" ! 168291,00 62926,31 12408.73 $ 243626.04
Сыскное эгенство "Ищейки". 3086,63 711J1,25 74926,24 $ 384189.59
Итого $449705.02 $383951.38 $217847,06 $1563833.06

Рис. 4.1 /. Рабочая таблица после копирования формула суммирования


На рис. 4.11 показана таблица после копирования формулы.
К сожалению, Excel не обновляет значение суммы, включая в нее содержимое двух новых
ячеек (суммируются по-прежнему ячейки ВЗ:В9, без 10 и 11 строк). Например, чтобы вклю-
чить в сумму строки 3-11, поместите табличный курсор в ячейку В12 и щелкните на кнопке
Автосумма (AutoSum) панели инструментов Стандартная. Суммирование будет произведе-
но по диапазону ВЗ:В11.

Все относительно...
Взгляните на рис. 4.11, и вы увидите рабочую таблицу после копирования формулы из
ячейки В9 в диапазон ячеек С9:Е9. Обратите внимание на то, как Excel копирует формулы.
Первоначальная формула в ячейке В9 выглядит так:
=СУММ(ВЗ:В8)
После копирования этой формулы ячейка С9 изменилась и выглядит следующим образом:
=СУММ(СЗ:С8)
Excel корректирует наименование столбца, изменяя букву В на С.
При копировании формулы в диапазон ячеек, расположенных в одном столбце, Excel бу-
дет корректировать в формулах номера строк, а не буквы столбцов. Например, ячейка ЕЗ в
рабочей таблице содержит следующую формулу:
=СУММ(ВЗ:03)
При копировании этой формулы в ячейку Е4 Excel преобразует ее следующим образом:
=СУММ(В4:04)
Excel меняет номер строки в соответствии с новой (четвертой) строкой и корректирует
координаты ячеек в скопированных формулах относительно нового положения формул. По-
этому такие координаты (или ссылки на ячейки) называются относительными.

Глава 4. Внесение изменений в рабочую книгу 155


Но есть и кое-что абсолютное!
Обычно вновь создаваемые формулы содержат относительные координаты ячеек. Исклю-
чение составляют лишь некоторые особые случаи. Поскольку при копировании большинства
формул ссылки на ячейки требуется корректировать, такое положение вещей обычно меняют
в очень редких случаях, когда приходится вводить ограничение на время и способ коррекции
ссылок на ячейки.
Один из самых распространенных случаев такого рода —когда нужно сравнить ряд раз-
личных величин с каким-либо одним значением (допустим, вычислить, какой процент от об-
щего составляет каждая часть). Например, в нашей рабочей таблице необходимо создать и
скопировать формулу, вычисляющую, какой процент от квартального итога в ячейке Е9 со-
ставляет итог каждого месяца (в диапазоне ячеек BlhDll).
Предположим, вы хотите ввести эти формулы в строку 11, начиная с ячейки В11. Форму-
ла в ячейке В11 для вычисления того, какой процент от итога за первый квартал составляют
продажи за январь, очень проста:
=В9/Е9
Эта формула делит итоговые данные по продаже за январь из ячейки В9 на кварталь-
ный итог в ячейке Е9 (что может быть проще?). Но посмотрите, что произойдет, если
перетащить указатель заполнения на одну ячейку вправо, чтобы скопировать эту форму-
лу в ячейку СП:
=C9/F9
Изменение первой координаты ячейки с В9 на С9 — это именно то, что нужно. Но кор-
рекция второй координаты с Е9 на F9 приведет к катастрофе. Вы не только не вычислите, ка-
кой процент от итогов за первый квартал (в ячейке Е9) составляет продажа за февраль (в
ячейке С9), но и получите в ячейке СИ одно из этих ужасных сообщений об ошибке:
# Д Е Л / 0 ! (#DIV/0, деление на нуль).
Чтобы предотвратить изменение координаты ячейки в формуле при ее копировании, нуж-
но превратить относительную ссылку на ячейку в абсолютную, нажав функциональную кла-
вишу <F4>. О том, что координата ячейки стала абсолютной, свидетельствует знак доллара
($) перед буквой столбца и номером строки в формуле. В качестве примера рассмотрим
рис. 4.12. Ячейка В11 на этом рисунке содержит формулу, которую уже можно безболезненно
скопировать в диапазон C11:DI1:
=B9/$ES9
На рис. 4.13 таблица показана после копирования этой формулы в диапазон C11:D11 с
помощью маркера заполнения. Обратите внимание на строку формул: она указывает на то,
что в ячейке С11 содержится следующая формула:
=С9/$£$9
Поскольку в первоначальной формуле координата Е9 была заменена на $Е$9, во всех копиях
данной формулы будет содержаться одна и та же абсолютная (т.е. не изменяющаяся) координата,
Если вы замечтались и скопировали формулу с относительными координатами, в то
•время как их нужно было преобразовать в абсолютные, отредактируйте первоначаль-
ную формулу следующим образом.
1. Дважды щелкните на ячейке с нужной формулой и щелкните на кнопке Изменить
формулу (Edit Formula) в строке формул или нажмите клавишу <F2>.
1, Установите курсор на ссылке, которую нужно п